Нужна работа связанная с документами: Профессии, связанные с документами | Про профессии.ру

Профессии, связанные с документами | Про профессии.ру

Профессии, связанные с документами

 

Издревле замечено, а таким советским поэтом, как Лебедев-Кумач иронически сформулировано, что без бумажек все букашки, а лишь с бумажками мы – люди.

Иначе говоря, в чем и состоит суть профессии деловода, а именно в том, что документы — это отнюдь не обыкновенные бумажки, а для представителей этой профессии – это их объекты и инструменты для деятельности.

Актуальность этой деятельности не утратила своего значения с появлением электронного документооборота.

Более того, в современных реалиях тот или иной вид информации, а тем более личные данные являются наиболее востребованным рыночным товаром. Поэтому,  как и всякий нужный товар, информация требует осуществления манипуляций на ее составление, на поиск, на хранение, на анализ или на обработку.

И всем этими манипуляциями занимаются деловоды по различным направлениям деятельности или в зависимости от взаимоотношений человека и знаковых систем, которые могут быть :

• непосредственно связаны с формированием документов или с делопроизводством;
• связаны с анализом документов, с их текстами, с преобразованием их из бумажного вида в электронный или в цифровой формат;
• объектами документооборота являются цифровые значения или количественные показатели;
• деятельностью связанной с поиском, с обработкой или с анализом информации с помощью электронных систем идентификации, как предприятий и учреждений, так и людей.                    

Список профессий, связанных с документами

Исходя из этих основных направлений документооборота, список профессий сферы делопроизводства,  можно привести в таком виде, что это:

• регистраторы ЗАГС;
• инспекторы паспортных отделов МВД и ОВИР;
• деловоды предприятий и учреждений;
• кадровики;
• работники нотариальных контор;
• служб адвокатуры;
• специалисты служб статистики;
• работники архивов;
• администраторы персональных баз данных клиентов;
• работники отделов формирования и хранения баз данных избирателей, жителей населенного пункта, региона, страны по их возрастным категориям и половой или социальной принадлежности.

Все эти профессии, несмотря на различные функциональные обязанности их представителей, являются по сути родственными по такому виду деятельности, которую осуществляют документоведы. Происхождение названия этой деятельности состоит, из латинского значения документа, как доказательства и русского значения ведать, или знать.

Из истории деятельности документоведов известно, что изначально это были писари, которые фиксировали доказательства или сведения о том или ином человеке, о событии, о  решении того или иного правителя или законодательного органа. Со временем документоведами стали называть не только писарей, но и тех, кто систематизировал и сохранял архивы документов, а затем и тех, кто эти документы анализировал.

Сейчас обязанности документоведов кардинально разнятся по сравнению с их еще недавней  деятельностью. Эта смена функций произошла в прошлом веке после того, как само понятие документа обрело новое содержание, а именно того, что документом является любая информация, которая зафиксирована  и хранится на любом носителе.

Поэтому работа с документами сейчас связана с:

• как с разработкой самих форм документооборота, так и с автоматизацией их сбора и хранения;
•  с анализом и с экспертизой документации;
• обеспечением документооборота;
• формированием баз документов;
• с регистрацией и присвоением электронных адресов;
• оптимизацией документооборота.

Плюсы и минусы профессий, связанных с документами

Что касается преимущественных особенностей деятельности с документами, то это, вероятно, в первую очередь, универсальность, и, несмотря на предполагаемую рутинность этих профессий – они во многом интересны и разнообразны.

При этом, документоведы всегда являются обладателями самой актуальной информации в силу того, что они ее получают первыми, а отсюда, во-вторых, в некоторой мере они становятся владельцами если не всего, но части мира из-за того, что сейчас тот, кто владеет информацией он и становится повелителем всех остальных, не владеющих ею.

Конечно, помимо, самих руководителей, которые являются первыми лицами владения секретами, как предприятий, так и учреждений, не говоря уже о руководителях государственных, в том числе, и высших структур.

Как и в любых профессиях, помимо преимуществ у деловодов есть и издержки их профессиональной деятельности. И это, прежде всего, высокая ответственность. Причем, вне зависимости от занимаемой должности, будь это работник федерального архивного учреждения или ответственный специалист рядовой нотариальной конторы.

Независимо от того, что первая структура готовит документацию и хранит ее для выработки тех или иных решений  правительства, которые касаются всех граждан. А второе – хранит документацию для того, чтобы подтвердить или опровергнуть те или иные документальные доказательства наличия имущества или обладания или утраты тех или иных прав для отдельных людей.

Тем не менее, профессии, связанные с документами испытывают не только постоянную, но и все возрастающую востребованность на рынках труда. Причем во всех сферах, начиная от специалистов по подбору кадров и, заканчивая архивариусами и администраторами баз данных.

 

Топ-6 профессий, связанных с бумажной работой

Такой вид деятельности нельзя назвать простым. Здесь нужны ответственность, грамотность, внимательность, аккуратность и усидчивость. Тем, кто обладает этими качествами, представляем топ профессий, связанных с бумажной работой.

Документовед

Деловые бумаги в любой организации должны быть правильно оформлены и систематизированы. Поэтому профессия документоведа сегодня весьма востребована. Он контролирует документооборот, сортирует входящие материалы, следит за исполнением поручений руководства, передаёт в архив бумаги с истёкшим сроком. Для успешной работы необходимы теоретические знания в данной области, поэтому наличие профильного высшего образования обязательно.

Делопроизводитель

В обязанности делопроизводителя входит оформление рабочих бумаг согласно определённым стандартам. Он занимается исходящей и входящей корреспонденцией, ведением реестров и архивов, поэтому часто его функции совмещены с работой офис-менеджера или секретаря. Получить эту должность можно, окончив колледж. Но у тех, кто имеет высшее образование и неплохо разбирается в законодательстве, есть больше шансов для карьерного роста.

Специалист отдела кадров

Учёт сотрудников, документальное оформление приёма, перевода и увольнения, ведение личных дел, заполнение трудовых книжек, выдача справок о трудовой деятельности – у специалиста отдела кадров немало бумажной работы. Помимо этого он обеспечивает укомплектованность штата организации. Работать кадровиком смогут люди с юридическим и экономическим образованием, а также выпускники специальностей «Управление персоналом» или «Документоведение».

Архивариус

Архивариус может трудиться как в отделе организации, так и в специализированном учреждении, где находятся старые или с истёкшим сроком действия документы. Он систематизирует их и отвечает за сохранность. Работа специалиста очень кропотливая, поскольку каждую бумажку он должен внимательно прочитать, оценив её значимость и назначить срок хранения. Такая профессия подойдёт усидчивым, скрупулёзным и любящим порядок людям.

Специалист отдела ЗАГС

Специалист отдела ЗАГС осуществляет документальную регистрацию брака, рождения, смерти. Этой профессии нигде не обучают, но высшее образование необходимо. Подойдёт любое гуманитарное образование, но лучше всего юридическое, поскольку в работе пригодиться хорошее знание законодательства. Из личных качеств должна присутствовать предельная внимательность, так как ошибки могут привести к большим проблемам (например, неверная запись в свидетельстве о рождении).

Секретарь суда

Главная обязанность секретаря суда – это помощь в подготовке к судебному процессу. Специалист собирает необходимые документы, делает запросы и рассылки, оформляет сопутствующие бумаги. Объём работы у него довольно большой, поэтому важно обладать организованностью, грамотностью, уметь оперативно работать на компьютере и с оргтехникой. Профессия отлично подойдёт тем, кого привлекает юриспруденция, но не нравится много общаться с людьми.

_______________

Читайте также:

Распространенные профессии умственного труда и их психологические типы

Рассмотрим одни из самых распространенных профессий.

Архитектор

Должностные обязанности. Осуществляет техническое руководство разработкой архитектурной части комплексных проектов объектов различного назначения. Принимает непосредственное участие в проектировании, разработке планов организаций, зданий и сооружений, согласовании с соответствующими органами намечаемых проектных решений и условий осуществления строительства. Обеспечивает соблюдение установленных сроков выполнения проектных работ, повышение их качества и экономичности, а также соответствие принятых проектных решений действующим нормативным документам по проектированию и строительству. Руководит составлением необходимых технико-экономических обоснований и расчетов по объему строительно-монтажных работ, определением сметной стоимости строительства, необходимых состава и количества оборудования, изделий и материалов. Подготавливает материалы для заключения договоров с заказчиками и субподрядными организациями на проведение проектно-изыскательских работ. Разрабатывает технические задания субподрядным организациям и обеспечивает их необходимыми данными для выполнения поручаемых работ. Участвует в проведении исследовательских работ по изысканию наиболее целесообразных экономических проектных решений и их экспериментальной привязке. Осуществляет проработку различных вариантов для выявления прогрессивных конструктивных решений. Обеспечивает увязку архитектурной части с другими разделами проектов, комплексность необходимой технической документации, сокращение объемов проектной документации на всех стадиях проектирования. Принимает участие в рассмотрении, согласовании и защите проектов в вышестоящих организациях и органах экспертизы. Осуществляет авторский надзор за строительством проектируемых объектов. Контролирует соответствие применяемых и утвержденных проектами, стандартами и техническими условия ми на строительство строительных материалов, конструкций, изделий. Участвует в разработке нормативных документов на проектирование и строительство. Составляет разделы научно-технических отчетов о выполненных работах. Изучает передовой отечественный и зарубежный опыт проектирования и строительства. Дает отзывы и заключения на рационализаторские предложения и изобретения, также проекты нормативных документов, касающихся проектирования и строительства.

Деятельность архитектора чрезвычайно разнообразна и должна совмещать в себе искусство, проектирование и организацию внедрения этих проектов. Все же если выделить главное, без чего нельзя обойтись в этой профессии творческое мышление в области искусства. Этика помогает разбираться в вопросах искусства, а интуиция — «строит воздушные замки» , а в более прозаическом смысле — прогнозировать градостроительную ситуацию. Лучшими архитекторами являются этические интуиты (Гамлет, Есенин, Достоевский, Гексли) худшими — логические сенсорики (Максим, Жуков, Штирлиц, Габен). При этом интроверты Есенин и Достоевский — лучшие разработчики, экстраверты Гамлет и Гексли — организаторы проектов и строительства. Остальные варианты являются приемлемыми.

Аудитор, бухгалтер-ревизор, контролер

Должностные обязанности. Осуществляет в соответствии с действующими инструкциями и положениями плановые и, по специальным заданиям, документальные ревизии хозяйственно-финансовой деятельности организаций, а также их подразделений, находящихся на самостоятельном балансе. Своевременно оформляет результаты ревизии и представляет их в соответствующие инстанции для принятия необходимых мер. Дает оперативные указания руководителям ревизуемого объекта об устранении выявленных нарушений и недостатков, проведении контрольных проверок выполненных работ. Контролирует достоверность учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных фондов, своевременное отражение в: бухгалтерском учете операций, связанных с их движением, правильность расходования материалов, топлива, электроэнергии, денежных средств, соблюдение смет расходов, порядок составления отчетности на основе первичных документов, а также организацию проведения инвентаризаций и бухгалтерского учета в подразделениях организаций. Участвует в разработке и осуществлении мер, направленных на повышение эффективности использования финансовых средств, их экономию, усиление контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью организации, обеспечение правильной организации бухгалтерского учета. Контролирует деятельность работников организации по вопросам ведения бухгалтерского учета и отчетности.

Главное занятие аудиторов, ревизоров, контролеров — аудит, проверки, ревизии, инвентаризации. Работа проходит преимущественно с бумагами, документами, компьютером, а ее содержание — проверка правильности составления и заполнения документов, поиск ошибок, неточностей, сознательного обмана. Заканчивается любая проверка составлением акта и предложениями по устранению недостатков. Сенсорные интроверты любят и умеют замечать ошибки, придают большое значение деталям, мелочам, что важно при аудите и существенно при контроле. Поэтому лучшие аудиторы, ревизоры, контролеры — сенсорные интроверты (Дюма, Максим, Драйзер, Габен), худшие — интуитивные экстраверты (Дон Кихот, Гамлет, Джек, Гексли). Дюма и Габен при этом предпочитают заниматься контролем, а из Максим и Драйзер получаются хорошие аудиторы. Остальные варианты являются приемлемыми.

Бухгалтер, финансовый менеджер

Должностные обязанности. Выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учета (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками за предоставленные услуги и т.п.). Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке. Отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных средств и товарно-материальных ценностей. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению. Производит начисление и перечисление платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, заработной платы рабочих и служащих, налогов и других выплат и платежей. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственной деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения вычислительной техники, а также в проведении инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

Работа бухгалтеров и финансовых менеджеров проходит по плану (бухгалтерский учет, ежемесячные, ежеквартальные и годовые отчеты) и включает в себя сбор, компоновку, анализ, обработку финансовой информации. Рациональный логик любит и умеет считать денежные средства и планирует свою деятельность, поэтому это наиболее подходящий психологический тип для финансовой сферы. Для тех, кто имеет дело с деньгами, лучший вариант — рациональные логики (Робеспьер, Максим, Джек, Штирлиц), а худший — иррациональные этики (Дюма, Есенин, Наполеон, Гексли). Остальные варианты являются приемлемыми.

Дизайнер

Должностные обязанности. Разрабатывает художественно-конструкторские проекты изделий (комплексов) производственного и бытового назначения, обеспечивая высокий уровень потребительских свойств и эстетических качеств проектируемых конструкций, соответствие их технико-экономическим требованиям и прогрессивной технологии производства. Осуществляет отбор и анализ патентной и другой научно-технической информации, необходимой на различных стадиях (этапах) художественного конструирования. Изучает требования, предъявляемые заказчиками к проектируемым изделиям, технические возможности организации для их изготовления. Проводит сравнительный анализ аналогичной отечественной и зарубежной продукции, оценку их эстетического уровня. Участвует в выполнении отдельных стадий (этапов) и направлений научно-исследовательских и экспериментальных работ, связанных с решением художественно-конструкторских задач, в составлении технических заданий на проектирование и согласование их с заказчиками, в разработке художественно-конструкторских предложений. Осуществляет поиск наиболее рациональных вариантов решений, конструкционно-отделочных материалов и деталей внешнего оформления, объемно-пространственное и графическое проектирование, детализацию форм изделий, разрабатывает компоновочные и композиционные решения, подготавливает данные для расчетов экономического обоснования предлагаемой конструкции. Разрабатывает необходимую техническую документацию на проектируемое изделие, участвует в подготовке пояснительных записок к проектам, рассмотрении их и защите. Выполняет работу, связанную с проектированием форм сопроводительных документов, упаковкой и рекламой конструируемых изделий. Подготавливает материалы для проведения работ по стандартизации в области художественного конструирования.

Осуществляет контроль за соответствием рабочих чертежей изделия художественно-конструкторскому проекту, а также авторский надзор за реализацией художественно-конструкторских решений при проектировании, изготовлении, испытаниях, доводке опытных образцов изделий и подготовке технической документации для серийного производства. Участвует в оформлении заявок на промышленные образцы, в подготовке материалов для художественно-конструкторской экспертизы проектов и представлении вновь освоенных изделий на аттестацию по категориям качества. Изучает передовой отечественный и зарубежный опыт в области художественного конструирования с целью использования его в практической деятельности. Подготавливает отзывы и заключения на рационализаторские предложения и изобретения, касающиеся разрабатываемых конструкций изделий, проекты стандартов, технических условий и других нормативных документов по художественному проектированию. Оформляет документацию на законченные художественно-конструкторские разработки, составляет отчеты о результатах выполненных работ.

Работа дизайнера сочетает в себе двойную направленность человека: «человек — техника» , и «человек — художественный образ». Абсолютно адекватные качества для этого варианта подобрать трудно. Можно предложить на роль заводского дизайнера этического интроверта: этика позволяет разбираться в искусстве и общаться с людьми, а инт-роверсия — спокойно работать над проектами, чертить и считать, что требует определенной усидчивости. Лучшими дизайнерами являются этические интроверты (Дюма, Есенин, Драйзер, Достоевский), худшими — логические экстраверты (Дон Кихот, Жуков, Джек, Штирлиц). Остальные варианты являются приемлемыми.

Диспетчер (включая старшего)

Должностные обязанности. Осуществляет оперативное регулирование хода производства и других видов основной деятельности организации или ее подразделений в соответствии с производственными программами, календарными планами и сменно-суточными заданиями. Контролирует обеспеченность подразделений организации необходимыми материалами, конструкциями, комплектующими изделиями, оборудованием, а также транспортом и погрузочно-разгрузочными средствами. Осуществляет оперативный контроль за ходом производства, обеспечивая максимальное использование производственных мощностей, ритмичное и бесперебойное движение незавершенного производства, сдачу готовой продукции, выполнение работ (услуг), складских и погрузочно-разгрузочных операций по установленным графикам. Обеспечивает соблюдение установленных норм заделов на участках и в цехах, размеров партий запуска и сроков их подач. Принимает меры по предупреждению и устранению нарушений хода производства, привлекая при необходимости соответствующие службы организации. Выявляет резервы производства по установлению наиболее рациональных режимов работы технологического оборудования, более полной и равномерной загрузке оборудования и производственных площадей, сокращению длительности цикла изготовления продукции. Осуществляет внедрение и обеспечивает рациональное использование технических средств оперативного управления производством. Ведет диспетчерский журнал, составляет отчетные рапорты и другую техническую документацию о ходе производства. Участвует в боте и оценке деятельности подразделений организации, выявлении внутрипроизводственных резервов. Руководит работой операторов диспетчерской службы.

Работа диспетчера заключается в непрерывном контроле производственного процесса, отслеживании отклонений от него, принятии решений, внесении корректирующих изменений. Абсолютно необходимым качеством в этих условиях является иррациональность — умение действовать по ситуации, быстро ориентироваться в резко меняющейся обстановке. Хорошо дополняет это качество сенсорика — конкретность, умение замечать незначительные информационные сигналы. Поэтому лучшими диспетчерами являются иррациональные сенсорики (Дюма, Жуков, Наполеон, Габен), худшими — рациональные логики (Робеспьер Максим, Джек, Штирлиц). Остальные варианты являются приемлемыми.

Инженер

Должностные обязанности. Выполняет работы в области научно-технической деятельности по проектированию, строительству, информационному обслуживанию, организации производства, труда и управления, метрологическому обеспечению, техническому контролю и т.п. Разрабатывает методические и нормативные документы, техническую документацию, а также предложения и мероприятия по осуществлению разработанных проектов и программ. Проводит технико-экономический анализ, комплексно обосновывает принимаемые и реализуемые решения, изыскивает возможности сокращения цикла выполнения работ (услуг), содействует подготовке процесса их выполнения, обеспечению организации необходимыми техническими данными, документами, материалами, оборудованием и т.п. Участвует в работах по исследованию, разработке проектов и программ организации (цеха, участка и т.п.), в проведении мероприятий, связанных с испытаниями оборудования и внедрением его в эксплуатацию, а также выполнении работ по стандартизации технических средств, систем, процессов, оборудования и материалов, в рассмотрении технической документации. Подготавливает обзоры, отзывы, заключения по вопросам выполняемой работы. Изучает и анализирует информацию, технические данные, показатели и результаты работы, обобщает и систематизирует их, проводит расчеты, используя современные технические средства. Составляет графики работ, заказы, заявки, инструкции, пояснительные записки, карты, схемы и другую техническую документацию, а также установленную отчетность по утвержденным формам и в установленные сроки. Оказывает методическую и практическую помощь при реализации проектов и программ, планов и договоров. Осуществляет экспертизу технической документации, надзор и контроль за состоянием и эксплуатацией оборудования. Следит за соблюдением установленных требований, действующих норм, правил и стандартов. Организует работу по повышению научно-технических знаний работников. Способствует развитию творческой инициативы, рационализации, изобретательства, внедрению достижений отечественной и зарубежной науки, техники, использованию передового опыта, обеспечивающих эффективную работу организации.

Работа инженера связана с материальными объектами (оборудованием, машинами, транспортом, миром вещей) — он их видит, осязает, описывает, моделирует их работу планирует ее. Это непосредственное восприятие объекта как такового и непосредственные действия над ним. Кроме того, инженер много работает с информацией, обычно связанной с этими материальными объектами. Люди, у которых лучше всего работает этот канал связи, бывают хорошими практиками: инженерами, строителями, механиками, техниками. Это соционическое качество — логика. Оно дополняется сенсорикой — умением ощущать мир конкретным. Логические сенсорики любят и умеют заниматься конкретными деталями, продумывают все до мелочей.

Поэтому лучшими инженерами-практиками являются логические сенсорики (Максим, Жуков, Штирлиц, Габен), худшими — этические интуиты (Гамлет, Есенин, Достоевский, Гексли). При этом Максим и Штирлиц предпочитают работать по плану, заранее продумав детали, а Жуков и Габен — не загадывая заранее, «работа покажет, что надо делать». Остальные варианты являются приемлемыми.

Конструктор

Должностные обязанности. Разрабатывает эскизные, технические и рабочие проекты особо сложных, сложных и средней сложности изделий, используя средства автоматизации проектирования, обеспечивает соответствие разрабатываемых конструкций техническим заданиям, стандартам, нормам техники безопасности, требованиям наиболее экономичной технологии производства. Проводит патентные исследования и определяет показатели технического уровня проектируемых изделий. Составляет кинематические схемы, общие компоновки и теоретические увязки отдельных элементов конструкций на основании принципиальных схем и эскизных проектов, проверяет рабочие проекты и осуществляет контроль чертежей по специальности или профилю работы, снимает эскизы сложных деталей с натуры и выполняет сложные деталировки. Проводит технические расчеты по проектам и технико-экономический анализ эффективности проектируемых конструкций, составляет инструкции по эксплуатации конструкций, пояснительные записки к ним, карты технического уровня, паспорта (в том числе патентные и лицензионные), программы испытаний, технические условия, извещения об изменениях в ранее разработанных чертежах и другую техническую документацию. Изучает и анализирует поступающую от других организаций конструкторскую документацию в целях ее использования при проектировании и конструировании. Согласовывает разрабатываемые проекты с другими подразделениями организации, представителями заказчиков и органов надзора, экономически обосновывает разрабатываемые конструкции. Участвует в монтаже, наладке, испытаниях и сдаче в эксплуатацию опытных образцов, в составлении заявок на изобретения и промышленные образцы, а также в работах по совершенствованию модернизации, унификации конструируемых изделий, их элементов и в разработке проектов стандартов, рационализаторских предложений и изобретений, касающихся отдельных элементов и сборочных единиц.

Основное содержание в работе конструктора — проектирование, конструирование мира вещей: оборудования, станков, автомобилей, столов и т.д. и т.п. Они разрабатывают проекты различных изделий и участвуют в разработке опытных образцов. Поэтому им так же, как и инженерам, абсолютно необходима логика — хорошее восприятие материального мира, но ее дополняет не сенсорика, а интуиция

— умение мыслить абстрактными образами. Логические интуиты любят и умеют теоретизировать и даже фантазировать, что необходимо инженерам-теоретикам и ученым. Лучшими конструкторами (теоретиками) являются логические интуиты (Дон Кихот, Робеспьер, Джек, Бальзак), а худшими — этические сенсорики (Дюма, Гюго, Драйзер, Наполеон). Робеспьер и Джек при этом предпочитают строить теории логически, сознательно, а Дон Кихот и Бальзак больше ориентируются на догадку, подсознание. Остальные варианты являются приемлемыми.

Логистик (товаровед)

Должностные обязанности. Определяет требования к материальным ресурсам, а также соответствие их качества стандартам, техническим условиям, договорам и другим нормативным документам. Принимает участие в определении соответствия проектов планов материально-технического обеспечения организации планам производства, в контроле за выполнением договорных обязательств, поступлением и реализацией фондов на сырье, материалы, топливо и оборудование в подготовке данных для составления претензий на поставки некачественных товарно-материальных ценностей и ответов на претензии заказчиков. Контролирует наличие материальных ресурсов и готовой продукции на складах. Осуществляет связь с поставщиками и потребителями и оформляет документы на отгрузку продукции в соответствии с планом. Участвует в разработке и внедрении стандартов организации по материально-техническому обеспечению, сбыту, контролю качества продукции, организации транспортировки и хранения сырья, материалов, топлива, оборудования и готовых изделий. Ведет оперативный учет поступления и реализации товарно-материальных ценностей, контролирует своевременность отгрузки возвратной тары, в необходимых случаях ведет розыск не поступивших грузов. Участвует в проведении инвентаризаций, изучает причины образования излишних сверхнормативных материалов и «неликвидов» , принимает меры по их реализации. Осуществляет контроль за соблюдением правил хранения товарно-материальных ценностей на складах, подготовкой готовых изделий к отправке потребителям, оформляет необходимые документы, связанные с поставкой и реализацией продукции, составляет отчетность по установленным формам.

Логистик — это организатор и контролер транспортных потоков. Его работа включает несколько основных стадий: расчет потребности в материальных ресурсах, выбор для них оптимальных маршрутов, постоянный контроль за передвижением этих материальных ресурсов. То есть хотя он обычно имеет дело с конкретными материальными вещами, находятся они «в текучем состоянии». Сочетание конкретности и «текучести» материальных потоков хорошо организуют иррациональные сенсорики, которые являются лучшими логистиками (Дюма, Жуков, Наполеон, Габен), худшими — рациональные интуиты (Робеспьер, Гамлет, Джек, Достоевский). Иррациональные сенсорики умеют оперативно реагировать на резко меняющуюся обстановку, что характерно для организации товародвижения в торговых фирмах. Дюма и Габен при этом предпочитают общаться с товарами и компьютером, Жуков и Наполеон — с торговыми агентами и телефоном. Остальные варианты являются приемлемыми.

Менеджер по продажам

Должностные обязанности. Консультирование покупателей о назначении, свойствах, качестве, конструктивных особенностях товаров, правилах ухода за ними, ценах, состоянии моды текущего сезона. Предложение новых, взаимозаменяемых товаров и товаров сопутствующего ассортимента. Оформление неприлавочных и внутримагазинных витрин и контроль за их состоянием. Составление и оформление подарочных и праздничных наборов. Изучение спроса покупателей. Участие в проведении инвентаризации, составление и оформление товарных отчетов, актов на брак, недостачу, пересортицу товаров и приемо-сдаточных актов при передаче материальных ценностей. Разрешение спорных вопросов с покупателями в отсутствие представителей администрации. Руководство работой продавцов более низкой квалификации и учеников. Обслуживание покупателей: предложение и показ товаров, демонстрация их в действии, помощь в выборе товаров. Подсчет стоимости покупки и выписка чека. Оформление паспорта на товар, имеющий гарантийные сроки пользования. Упаковка товаров, выдача покупки или передача ее на контроль. Контроль за своевременным пополнением рабочего запаса товаров, их сохранностью, исправностью и правильной эксплуатацией оборудования, чистотой и порядком на рабочем месте. Подготовка товаров к продаже: распаковка, сборка, комплектование, проверка эксплуатационных свойств. Подготовка рабочего места: проверка наличия и исправности торгово-технологического оборудования, инвентаря и инструментов; размещение товаров по группам, видам и сортам с учетом частоты спроса и удобства работы. Работа на контрольно-кассовой машине, подсчет чеков и денег и сдача их в установленном порядке.

Содержание работы менеджеров по продажам — это работа с людьми и работа с товарами. Такого рода работе больше всего подходит сочетание этики и экстраверсии. Лучшими менеджерами по продажам являются этические экстраверты (ВИК, ГАЛ, ЛЕО, ГЕК), худшими — логические интроверты (РОБ, МАК, БАЛ, ГБН). Этический экстраверт л» бит и умеет убеждать других, развивать перед ними блестящие перспективы, что необходимо коммерции, ведь главное в работе торгового менеджера — талант убеждения покупать ля в том, что товар ему необходим. ВИК и ГАЛ при этом предпочитают действовать эмоциональным напором и работать сразу с группой людей, а ЛЕО и ГЕК — индивидуальными уговорами. Остальные варианты являются приемлемыми.

Механик

Должностные обязанности. Обеспечивает безаварийную и надежную работу всех видов оборудования их правильную эксплуатацию, своевременный качественный ремонт и модернизацию. Осуществляет технический надзор за состоянием и ремонтом защитных устройств на механическом оборудовании, зданий и сооружений цеха. Организует подготовку календарных планов (графиков) осмотров, проверок и ремонта оборудования, заявок на централизованное выполнение капитальных ремонтов, на получение необходимых для планово-предупредительных и текущих ремонтов материалов, запасных частей, инструмента и т.п., составление паспортов на оборудование, спецификаций на запасные части и другой технической документации, Участвует в приеме и установке нового оборудования, проведении работ по аттестации и рационализации рабочих мест, модернизации и замене малоэффективного оборудования высокопроизводительным, во внедрении средств механизации тяжелых физических и трудоемких работ. Организует учет всех видов оборудования, а также отработавшего амортизационный срок и морально устаревшего, подготовку документов на их списание. Изучает условия работы оборудования, отдельных деталей и узлов с целью выявления причин их преждевременного износа. Осуществляет анализ причин и продолжительности простоев, связанных с техническим состоянием оборудования. Разрабатывает и внедряет прогрессивные методы ремонта и восстановления узлов и деталей механизмов, а также мероприятия по увеличению сроков службы оборудования, сокращению его простоев и повышению сменности, предупреждению аварии и производственного травматизма, снижению трудоемкости и себестоимости ремонта, улучшению его качества. Подготавливает для предъявления инспекции Госгортехнадзора подъемные механизмы и другие объекты государственного надзора. Осуществляет техническое руководство смазочно-эмульсионным хозяйством, внедряет прогрессивные нормы расхода смазочных и обтирочных материалов организует регенерацию отобранных масел. Участвует в проверке оборудования цеха на техническую точность, в установлении оптимальных режимов работы оборудования, способствующих его эффективному использованию, в разработке инструкций по технической эксплуатации, смазке оборудования и уходу за ним, безопасному ведению ремонтных работ. Организует учет выполнения работ по ремонту и модернизации оборудования, контролирует их качество, а также правильность расходования материальных ресурсов, отпущенных на эти цели. Обеспечивает соблюдение правил охраны труда и техники безопасности при производстве ремонтных работ. Руководит работниками цеха, осуществляющими ремонт оборудования и поддержание его в работоспособном состоянии.

Работа механика, как и инженера, связана с материальными объектами (оборудованием, машинами, транспортом, деталями машин) — он их видит, осязает, описывает, моделирует их работу, планирует ее. Кроме того, он много работает с информацией, обычно связанной с этими материальными объектами. Как уже отмечалось, люди, у которых лучше всего работает этот канал связи, бывают хорошими практиками: инженерами, строителями, механиками, техниками. Это соционическое качество -логика. Оно дополняется сенсорикой — умением ощущать мир конкретным. Логические сенсорики любят и умеют заниматься конкретными деталями, продумывают все до мелочей. На практике работа механика более «материальна» и менее «информативна» , чем работа инженера.

Поэтому лучшими механиками, как и инженерами-практиками, являются логические сенсорики (Максим, Жуков, Штирлиц, Габен), худшими -этические интуиты (Гамлет, Есенин, Достоевский, Гексли). При этом Максим и Штирлиц предпочитают работать по плану, заранее продумав детали, а Жуков и Габен — не загадывать заранее. Остальные вари-

Программист

Должностные обязанности. На основе анализа математических моделей и алгоритмов разрабатывает программы, реализующие решение экономических и других задач, разрабатывает технологию, этапы и последовательность решения. Осуществляет выбор языка программирования и перевод на него используемых моделей и алгоритмов. Определяет информацию, подлежащую обработке на ЭВМ, ее объемы, структуру, макеты и схемы ввода, обработки, хранения и выдачи информации, методы ее контроля. Определяет объем и содержание данных текстовых примеров, обеспечивающих наиболее полную проверку соответствия программ их функциональному назначению. Выполняет работу по подготовке программ к отладке и проводит отладку. Разрабатывает инструкции по работе с программами, оформляет необходимую техническую документацию. Определяет возможность использования готовых программных средств. Осуществляет сопровождение внедренных программ и программных средств. Проводит камеральную проверку программ на основе логического анализа. Определяет совокупность данных, обеспечивающих решение максимального числа условий, включенных в программу, выполняет работу по ее подготовке к отладке. Проводит отладку и корректировку разработанных программ. Разрабатывает инструкции по работе с программами, оформляет необходимую техническую документацию. Разрабатывает и внедряет методы автоматизации программирования, типовые и стандартные программы, программирующие программы, трансляторы, входные алгоритмические языки. Выполняет работу по унификации и типизации вычислительных процессов. Принимает участие в создании каталогов и картотек стандартных программ, в разработке форм документов, подлежащих машинной обработке, в проектных работах по расширению области применения вычислительной техники.

Работа программиста в основном — это работа с информацией, разработка, отладка, постановка программ. Необходимо знание математического аппарата, моделей и алгоритмов. Работа требует плановости, системности, строгой последовательности, т.е. рациональности и логики. Лучшими программистами являются рациональные логики (Робеспьер, Максим, Джек, Штирлиц), худшими — иррациональные этики (Дюма, Есенин, Наполеон, Гексли). Робеспьер и Максим при этом предпочитают работать непосредственно с программой или компьютером, а Джек и Штирлиц — организовывать работу других программистов, сами также хорошо разбираясь в программах. Остальные варианты являются приемлемыми.

Психолог

Должностные обязанности. Изучает влияние психологических, экономических и организационных факторов производства на трудовую деятельность работников организации в целях разработки мероприятий по улучшению их условий труда и повышению эффективности работы. Участвует в работе по составлению проектов планов социального развития коллектива, определяет психологические факторы, оказывающие влияние на работников. Проводит совместно с физиологом обследования индивидуальных качеств работников, особенностей их трудовой деятельности, связанных с профессиональным подбором, проверкой психологических условий труда, выявлением интересов и склонностей, удовлетворенности трудом. Участвует в экспериментах по определению влияния условий труда на психику работающих. Анализирует трудовые процессы и психологическое состояние работника во время его работы. Совместно с социологом и другими специалистами организации участвует в рассмотрении задач социального развития организации. Осуществляет выбор наиболее актуальных вопросов и проблем, требующих решения (текучесть кадров, нарушения трудовой дисциплины, малоэффективный труд), определяет пути устранения причин, их вызывающих. Разрабатывает профессиограммы и детальные психологические характеристики на профессии рабочих и должности служащих, определяемые влиянием производственной среды на нервно-психическое напряжение работающего. Дает рекомендации относительно условий оптимального использования личных трудовых возможностей человека с учетом перспективы развития его профессиональных способностей. Участвует в осуществлении мер по производственной и профессиональной адаптации молодых специалистов и рабочих. Подготавливает рекомендации и предложения по внедрению результатов психологических исследований в производственную практику, способствующие организации оптимальных трудовых процессов, установлению рациональных режимов труда и отдыха, улучшению морально-психологического климата, условий труда и повышению работоспособности человека, и осуществляет контроль за их выполнением. Анализирует причины текучести кадров, подбор и их расстановку исходя из требований организации труда и управления производством. Разрабатывает предложения по обеспечению стабильности кадров в организации, принятию мер, способствующих адаптации работников, в том числе молодых специалистов и рабочих. Принимает участие в формировании трудовых коллективов, в проектировании систем организации труда (организации рабочего времени, рационализации рабочих мест) с учетом эргономических требований. Консультирует руководителей организации по социально-психологическим проблемам управления производством и социального развития коллектива.

Работа психолога — это работа с людьми, но требующая не внешнего, а как бы внутреннего общения. Психолог должен понимать мышление людей, мотивы их поступков, уметь подолгу разговаривать с человеком наедине. Хорошим сочетанием соционических качеств для этой работы является этика и интроверсия. Этический интроверт хорошо понимает психическое состояние свое и других людей, отношение к себе и между людьми. Должность психолога на производстве вполне может занять этический интроверт (Дюма, Есенин, Драйзер, Достоевский), плохо подходит к этой должности логический экстраверт (Дон Кихот, Жуков, Джек, Штирлиц). В соответствии с классической схемой Достоевский и обозначен как «психолог» (табл. 2). Остальные варианты являются приемлемыми.

Специалист по кадрам (персоналу)

Должностные обязанности. Выполняет работу по обеспечению организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации. Изучает личный состав организации и ее подразделений, установленную документацию по учету кадров, связанную с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, а также расстановку работников, их деловые качества с целью подбора их на замещение вакантных должностей руководителей. Участвует в организации работы квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и в оформлении их решений. Анализирует движение кадров и принимает участие в разработке мероприятий по устранению их текучести. Организует профессиональное обучение рабочих и повышение квалификации руководителей и специалистов. Участвует в работе по профессиональной ориентации, а также в разработке учебно-методической документации (учебных планов и программ, пособий и рекомендаций, расписаний занятий учебных групп) Ведет учет работы по подготовке и повышению квалификации кадров, анализирует качественные показатели результатов обучения и его эффективность (изменение профессионально-квалификационного и должностного состава работников! ведет установленную отчетность. Принимает меры по соблюдению трудовой дисциплины и правил трудового распорядка в организации, порядка установления льгот и назначения пенсий, оформления документов, необходимых для представления в соответствующие органы.

Управление персоналом на современном предприятии — это большая область, включающая целый ряд направлений и специалистов. Сюда включаются планирование, подбор отбор, прием и увольнение кадров, ведение их учета и другие функции. Однако если говорить в узком смысле, то специалист по кадрам — это человек, работа которого заключается в общении с людьми, их оценкой, включая профессиональную и психологическую. Хорошим сочетанием соционических качеств для этой работы является иррациональность и этика. Иррациональный этик любит и умеет работать с людьми и легко ориентируется в меняющихся обстоятельствах. Лучшими специалистами по кадрам являются иррациональные этики (Дюма, Есенин, Наполеон, Гексли), худшими — рациональные логики (Робеспьер, Максим, Джек, Штирлиц). Дюма и Есенин при этом предпочитают индивидуальную работу с людьми, а Наполеон и Гексли — групповое общение. Остальные варианты являются приемлемыми.

Социолог

Должностные обязанности. Проводит социологические исследования с целью разработки и внедрения мероприятий, направленных на создание на предприятии наиболее благоприятных социально-психологических условий, способствующих повышению степени удовлетворения материальных и духовных потребностей работников и производительности их труда. Участвует в составлении проектов перспективных и годовых планов экономического и социального развития организации и в планировании фондов на социально-культурные мероприятия. Составляет программы социологических исследований и контролирует их выполнение. На основе проведенных исследований разрабатывает рекомендации по совершенствованию форм организации труда, его разделению и кооперации, улучшению условий трудовой деятельности. Участвует в работе по определению перспектив роста заработной платы работников, совершенствовании систем материального и морального стимулирования трудовой деятельности работников, возможностей более полного удовлетворения потребностей членов трудового коллектива в жилье и детских учреждениях, улучшения организации общественного питания и бытового обслуживания работников, развития санаторно-курортной сети и обеспечения медицинской помощью. Совместно с психологом и другими специалистами организации изучает наиболее актуальные вопросы и проблемы социального характера и пути устранения причин, вызывающих текучесть кадров, нарушения трудовой дисциплины и т.п. Разрабатывает мероприятия по наиболее актуальным вопросам и проблемам социального характера с указанием конкретных сроков и исполнителей, а также необходимых финансовых и материальных средств, принимает меры по мобилизации трудовых коллективов на выполнение этих мероприятий.

Подготавливает предложения по укреплению трудовой дисциплины, духа коллективизма и товарищеской взаимопомощи, организации досуга и быта работников, повышению их общественной и творческой активности. Организует пропаганду социологических знаний, оказывает методическую помощь работникам организации при решении социальных вопросов.

Работа социолога на предприятии чрезвычайно разнообразна, но без чего он обойтись не может в принципе — это анкетирование работников и, соответственно, обработка результатов анкетирования. В обязанности социолога входит проведение и обработка результатов социологических исследований, причем в процессе подготовки исследования и обработки его результатов желателен плановый (рациональный) подход, при проведении исследования (анкеты, опросы) к месту оказывается экстраверсия. Рациональный экстраверт — по определению темперамента — сангвиник, человек общительный, которому хорошо подходят вышеперечисленные обязанности. Должность социолога на предприятии вполне может занять рациональный экстраверт (Гюго, Гамлет, Джек, Штирлиц), плохо подходит к этой должности иррациональный интроверт (Дюма, Есенин, Бальзак, Габен). Остальные варианты являются приемлемыми.

Техник

Должностные обязанности. Под руководством более квалифицированного специалиста выполняет работу по обработке информации, проведению необходимых технических расчетов, разработке несложных проектов и простых схем, обеспечивая их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным документам. Осуществляет наладку, настройку, регулировку и опытную проверку оборудования и систем в лабораторных условиях и на объектах, следит за его исправным состоянием. Участвует в проведении экспериментов и испытаний, подключает приборы, регистрирует необходимые характеристики и параметры и проводит обработку полученных результатов. Принимает участие в разработке программ, инструкции и другой технической документации, в изготовлении макетов, а также в испытаниях и экспериментальных работах по проводимым исследованиям и разработкам. В процессе осуществления исследований и разработок в соответствии с утвержденной методической программой выполняет работу по сбору, обработке и накоплению исходных материалов, данных статистической отчетности, научно-технической информации. Составляет описания проводимых исследований и разрабатываемых проектов, необходимые спецификации, диаграммы, таблицы, графики и другую техническую документацию. Изучает с целью использования в работе справочную и специальную литературу. Участвует в обосновании экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений. Выполняет техническую работу по оформлению рукописей, плановой и отчетной документации, осуществляет графическое оформление материалов. Вносит необходимые изменения и исправления в техническую документацию в соответствии с решениями, принятыми при рассмотрении и обсуждении выполняемой работы. Сверяет и исправляет документы после копирования и размножения. Принимает и регистрирует поступающую документацию и корреспонденцию по выполняемой работе, обеспечивает ее сохранность, ведет учет прохождения документов и контроль за сроками их исполнения, а также осуществляет техническое оформление документов, законченных делопроизводством. Систематизирует, обрабатывает и подготавливает данные для составления отчетов о работе.

Работа техника, как и механика, связана с материальными объектами (оборудованием, машинами, транспортом, их составляющими) — он их видит, осязает, описывает, моделирует их работу планирует ее. Как уже отмечалось ранее, люди, у которых лучше всего работает этот канал связи, бывают хорошими практиками: инженерами, строителями, механиками, техниками. Это соционическое качество — логика. Оно дополняется сенсорикой — умением ощущать мир конкретным. Логические сенсорики любят и умеют заниматься конкретными деталями, продумывают все до мелочей.

Лучшими техниками, как и механиками, являются логические сенсорики (Максим, Жуков, Штирлиц, Габен), худшими — этические интуиты (Гамлет, Есенин, Достоевский, Гексли). При этом Максим и Штирлиц предпочитают работать по плану, заранее продумав детали, а Жуков и Габен не планировать заранее, «нет смысла загадывать на будущее». Остальные варианты являются приемлемыми.

Технолог

Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы и режимы производства на выпускаемую продукцию и все виды различных по сложности работ. Устанавливает порядок выполнения работ и пооперационный маршрут прохождения продукции (деталей, сборочных единиц). Составляет планы размещения оборудования, технического оснащения и организации рабочих мест, рассчитывает производственные мощности и загрузку оборудования. Участвует в разработке технически обоснованных норм времени (выработки), линейных и сетевых графиков, отработке изделий на технологичность, рассчитывает нормативы материальных затрат (технические нормы расхода сырья, полуфабрикатов, материалов, инструментов, технологического топлива, энергии), экономическую эффективность проектируемых технологических процессов. Разрабатывает технологические нормативы, инструкции, схемы сборки, маршрутные карты, карты технического уровня и качества продукции и другую технологическую документацию, вносит изменения в техническую документацию в связи с корректировкой технологических процессов и режимов производства. Согласовывает разработанную документацию с цехами и отделами организации. Составляет технические задания на проектирование приспособлений, оснастки и специального инструмента, предусмотренных технологией, участвует в разработке программ (для оборудования с ЧПУ), в отладке разработанных программ, корректировке их в процессе доработки, составлении инструкций по работе с программами. Проводит патентные исследования и определяет показатели технического уровня проектируемых объектов техники и технологии. Участвует в проведении экспериментальных работ по освоению новых технологических процессов и внедрению их в производство, в составлении заявок на изобретения и промышленные образцы, а также в разработке планов по внедрению новой техники, организационно-технических мероприятий по своевременному освоению производственных мощностей, совершенствованию технологии и контролирует их выполнение. Осуществляет контроль за соблюдением технологической дисциплины и правильной эксплуатацией технологического оборудования. Изучает передовой отечественный и зарубежный опыт в области технологии производства, разрабатывает и принимает участие в реализации мероприятий по повышению эффективности производства, направленных на сокращение расхода материалов, снижение трудоемкости продукции, повышение производительности труда. Анализирует причины брака и выпуска продукции низкого качества и сортов, принимает участие в разработке мероприятий по их предупреждению и устранению, а также в рассмотрении поступающих рекламаций на выпускаемую организацией продукцию. Разрабатывает методы технического контроля и испытания продукции. Участвует в составлении патентных и лицензионных паспортов, заявок на оборудование, изобретения и промышленные образцы. Рассматривает рационализаторские предложения по совершенствованию технологии производства и дает заключения о целесообразности их использования в организации.

Основное содержание в работе технолога — разработка технологических процессов и режимов производства мира вещей: оборудования, станков, автомобилей, столов и т.д. и т.п. Они разрабатывают технологические проекты и карты и участвуют в опытном опробовании разработанной технологии. Поэтому им, так же как и инженерам, абсолютно необходима логика — хорошее восприятие материального мира, но ее дополняет не сенсорика, а интуиция — умение мыслить абстрактными образами. Логические интуиты любят и умеют теоретизировать и даже фантазировать, что необходимо технологам. Лучшими технологами, теоретиками по образу мыслей, являются логические интуиты (Дон Кихот, Робеспьер, Джек, Бальзак), а худшими — этические сенсорики (Дюма, Гюго, Драйзер, Наполеон) Робеспьер и Джек при этом предпочитают строить теории логически, сознательно, а Дон Кихот и Бальзак больше ориентируются на догадку, подсознание. Остальные варианты являются приемлемыми.

Художник

Должностные обязанности. Проводит работу по внедрению в организации производственной эстетики, способствующей повышению производительности труда, его привлекательности и эффективности. Принимает участие в разработке художественно-конструкторских проектов реконструкции и строительства помещений организации. Осуществляет контроль за соблюдением эстетических требований производственных, служебных и культурно-бытовых помещений, за правильным художественным решением промышленных интерьеров, цветовым оформлением производственных, служебных, культурно-бытовых помещений, мест отдыха и приема пищи, размещением в| них мебели, инвентаря, рациональным освещением помещений и рабочих мест. Разрабатывает рекомендации по выбору рабочей одежды, соответствующей специфике производства и виду труда. Оказывает методическую помощь при оборудовании производственных, служебных и культурно-бытовых помещений мебелью, инвентарем, оргтехникой и оснасткой, а также средствами наглядной агитации. Разрабатывает проекты благоустройства и озеленения территории организации, архитектурно-художественного оформления фасадов зданий, проходных и т.п. Следит за правильностью осуществления оформительских работ (наглядной агитации, выставок, панно, плакатов и т.п.).

В обязанности художника входит разработка художественно-конструкторских проектов реконструкции и строительства помещений организации, участие и контроль за соблюдением эстетических требований к производственным помещениям, производственной оснастке, рабочей одежде и т.д. Иррациональный интроверт — по определению темперамента — меланхолик, человек художественного типа, которому хорошо подходят вышеперечисленные обязанности. Должность художника на предприятии вполне может занять иррациональный интроверт (Дюма, Есенин, Бальзак, Габен), плохо подходит к этой должности рациональный экстраверт (Гюго, Гамлет, Джек, Штирлиц). Остальные варианты являются приемлемыми.

Эколог

(инженер по охране окружающей среды)

Должностные обязанности. Осуществляет контроль за соблюдением организацией действующего законодательства, инструкций, правил и норм по охране окружающей среды. Разрабатывает проекты перспективных и годовых планов проведения мероприятий по охране окружающей среды, контролирует их выполнение. Участвует в подготовке технических заданий на проектирование новых, расширение и реконструкцию действующих производств и объектов организации с учетом требований рационального использования природных ресурсов и охраны окружающей среды, осуществлении мероприятий по внедрению новой техники, проведении научно-исследовательских и опытных работ по очистке промышленных сточных вод, предотвращению загрязнения окружающей среды и выбросов вредных веществ в атмосферу, уменьшению или полной ликвидации технологических отходов, рациональному использованию земельными водных ресурсов. Осуществляет контроль за соблюдением технологических режимов природоохранных объектов, анализирует их работу, следит за соблюдением правил охраны природы, за состоянием окружающей среды в районе расположения организации. Составляет технологические регламенты, графики аналитического контроля, паспорта, инструкции и другую техническую документацию. Участвует в проверке соответствия технического состояния оборудования требованиям охраны окружающей среды. Составляет установленную отчетность о выполнении мероприятий по охране окружающей среды, принимает участие в работе комиссий по проверке деятельности организации в этой области.

Работа эколога на производстве достаточно разнообразна, включает в себя целый ряд направлений деятельности, поэтому четко выделить необходимые соционические характеристики можно только условно. Тем не менее можно попытаться выделить главные направления — конструирование и мониторинг экологической обстановки на предприятии, в регионе. В этом случае хорошим сочетанием для этой деятельности являются логика и интуиция. Лучшими экологами являются логические интуиты (Дон Кихот, Робеспьер, Джек, Бальзак), а худшими — этические сенсорики (Дюма, Гюго, Драйзер, Наполеон). Остальные варианты являются приемлемыми.

Экономист

Должностные обязанности. Подготавливает исходные данные для составления проектов перспективных, годовых и оперативных планов хозяйственно-финансовой и производственной деятельности организации. Выполняет расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для проведения работ (услуг), исследований и разработок, освоения новой техники и технологии. Осуществляет экономический анализ хозяйственной деятельности организации, разрабатывает мероприятия по обеспечению режима экономии, повышению эффективности работ, выявлению резервов, предупреждению потерь и непроизводительных расходов, более рациональному использованию всех видов ресурсов. Определяет экономическую эффективность проводимых работ, исследований и разработок, внедрения новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений. Принимает необходимые меры по использованию современных технических средств при выполнении расчетов и вычислительных работ, участвует в формировании экономической постановки задач, решаемых с их помощью. Выполняет необходимую работу, связанную с нерегламентными расчетами и контролем за правильностью осуществления расчетных операций, внесением изменений в справочную и нормативную информацию, которая используется в процессе машинной обработки. Осуществляет сбор, накопление научно-технической информации и других необходимых материалов для плановой работы или выполнения отдельных заданий. Систематизирует и обобщает статистические материалы и другие данные по теме (заданию) в целом, ее отдельным разделам или этапам. Изучает специальную литературу, касающуюся выполняемой работы, а также по тематике проводимых исследований и разработок, составляет различные экономические обоснования, справки, периодическую отчетность, аннотации и обзоры. Принимает участие в рассмотрении разработанных планов, методических и рабочих программ, вопросов организации выполнения работ, а также в совершенствовании прогрессивных форм труда и управления.

В обязанности экономиста входит подготовка данных для экономических планов и отчетов, проведение экономических расчетов, экономический анализ хозяйственной деятельности организации. Рациональный интроверт — по определению темперамента — флегматик, которому хорошо подходят вышеперечисленные обязанности. Лучшими экономистами являются рациональные интроверты (Робеспьер, Максим, Драйзер, Достоевский), худшими — иррациональные экстраверты (Дон Кихот, Жуков, Наполеон, Гексли). Остальные варианты являются приемлемыми.

Экономист-маркетолог, эксперт по маркетингу

Должностные обязанности. Ведет изучение рынка. Выполняет расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для освоения рынка. Осуществляет экономический анализ хозяйственной деятельности организации, разрабатывает мероприятия по обеспечению режима экономии, повышению эффективности работ, выявлению резервов, предупреждению потерь и непроизводительных расходов, более рациональному использованию всех видов ресурсов. Определяет экономическую эффективность проводимых работ, исследований и разработок, внедрения новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений. Принимает необходимые меры по использованию современных технических средств при выполнении расчетов и вычислительных работ, участвует в формировании экономической постановки задач, решаемых с их помощью. Осуществляет сбор, накопление научно-технической информации и других необходимых материалов для работы с рынком. Систематизирует и обобщает статистические материалы и другие данные по вопросам изучения рынка. Изучает специальную литературу, касающуюся выполняемой работы, а также по тематике проводимых исследований и разработок, составляет различные экономические обоснования, справки, периодическую отчетность, аннотации и обзоры. Принимает участие в рассмотрении разработанных планов, методических и рабочих программ, вопросов организации выполнения работ.

Экономист — маркетолог изучает рынок, анализирует его, разрабатывает мероприятия по проникновению на рынок, рост доли предприятия на нем, сокращение доли или уход с рынка с наименьшими потерями. При этом ему приходится работать с информацией, документами, таблицами и с людьми. Хорошим сочетанием соционических качеств для этого направления деятельности являются логика и экстраверсия. Логический экстраверт умеет работать с людьми и при этом мыслить логически. Лучшими экономистами-маркетологами являются логические экстраверты (Дон Кихот, Жуков, Джек, Штирлиц), худшими — этические интроверты (Дюма, Есенин, Драйзер, Достоевский). Джек и Штирлиц при этом предпочитают действовать по плану, Дон Кихот и Жуков — по ситуации. Остальные варианты являются приемлемыми.

Экономист по планированию

Должностные обязанности. Подготавливает исходные данные для составления проектов перспективных, годовых и оперативных планов хозяйственно-финансовой и производственной деятельности организации. Выполняет расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для проведения работ (услуг). Осуществляет экономический анализ хозяйственной деятельности организации, разрабатывает мероприятия по обеспечению режима экономии, повышению эффективности работ, выявлению резервов, предупреждению потерь и непроизводительных расходов, более рациональному использованию всех видов ресурсов. Определяет экономическую эффективность проводимых работ, исследований и разработок, внедрения новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений. Принимает необходимые меры по использованию современных технических средств при выполнении расчетов и вычислительных работ, участвует в формировании экономической постановки задач, решаемых с их помощью. Осуществляет сбор, накопление научно-технической информации и других необходимых материалов для плановой работы или выполнения отдельных заданий. Систематизирует и обобщает статистические материалы и другие данные по теме (заданию) в целом, ее отдельным разделам или этапам. Изучает специальную литературу, касающуюся выполняемой работы, а также по тематике проводимых исследований и разработок, составляет различные экономические обоснования, справки, периодическую отчетность, аннотации и обзоры. Принимает участие рассмотрении разработанных планов, методических и рабочих программ, вопросов организации выполнения работ.

Работа экономиста-плановика заключается в разработке системы бизнес-планов на предприятии: прогноз, стратегический план, тактические планы. При подготовке к планированию необходимо собрать и обработать аналитическую информацию по выполнению предыдущих планов и на этой основе разрабатывать дальнейшие планы Для анализа и планирования нужна логика, для планирования и прогнозирования — интуиция. Лучшими плановика ми являются логические интуиты (Дон Кихот, Робеспьер, Джек, Бальзак), худшими — этические сенсорики (Дюма Гюго, Драйзер, Наполеон). Логический интуит любит и умеет планировать, при этом Робеспьер и Джек рассчитывают варианты будущего сознательно (они рациональные типы) а Дон Кихот и Бальзак предвидят будущее подсознательно (они иррациональные типы). Остальные варианты являются приемлемыми.

Электроник

Должностные обязанности. Обеспечивает правильную техническую эксплуатацию, бесперебойную работу электронного оборудования. Участвует в разработке перспективных и годовых планов и графиков работы, технического обслуживания и ремонта оборудования, мероприятий по улучшению его эксплуатации, предупреждению брака и простоев в работе, повышению качества работы, эффективному использованию вычислительной техники. Осуществляет подготовку машин к работе, технический осмотр отдельных устройств и узлов, контролирует параметры и надежность электронных элементов оборудования, проводит тестовые проверки с целью своевременного обнаружения неисправностей, устраняет их. Производит наладку элементов и блоков электронных вычислительных машин, радиоэлектронной аппаратуры и отдельных устройств и узлов. Организует техническое обслуживание электронной техники, обеспечивает работоспособное состояние, ее рациональное использование, проведение профилактического и текущего ремонта. Принимает меры по своевременному и качественному выполнению ремонтных работ согласно утвержденной документации. Осуществляет контроль за проведением ремонта и испытаний оборудования, соблюдением инструкций по эксплуатации, техническому уходу за ним. Участвует в проверке технического состояния электронного оборудования, проведении профилактических осмотров, текущего ремонта и приемке его из капитального ремонта, а также в приемке и освоении вновь вводимого в эксплуатацию оборудования. Ведет учет и анализирует показатели использования оборудования, изучает режимы работы и условия его эксплуатации, разрабатывает нормативные мероприятия по эксплуатации и техническому обслуживанию электронного оборудования. Составляет заявки на оборудование и запасные части, техническую документацию на ремонт, отчеты о работе. Осуществляет контроль за своевременным обеспечением электронной техники запасными частями и материалами, организует хранение радиоэлектронной аппаратуры.

Работа электроника, как и работа механика, например, связана с обслуживанием оборудования, поэтому логика (мир вещей) для него обязательна. Только оборудование это несколько специфично — оно электронное. В этом существует заметное пересечение с профессией программиста, для которой хорошо подходит рациональный логик. Рациональный логик обладает системным мышлением, что особенно важно для электроника. Поэтому лучшими электрониками, как и программистами, являются рациональные логики (Робеспьер, Максим, Джек, Штирлиц), худшими — иррациональные этики (Дюма, Есенин, Наполеон, Гексли). Остальные варианты являются приемлемыми.

Юрисконсульт, эксперт по юридическим вопросам

Должностные обязанности. Разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера. Осуществляет методическое руководство правовой работой в организации и оказывает правовую помощь ее структурным подразделениям. Участвует в подготовке обоснованных ответов при отклонении претензий. Подготавливает с участием подразделений организации материалы о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной продукции и иных правонарушениях для передачи их в арбитраж, следственные и судебные органы, осуществляет учет и хранение находящихся в производстве и законченных исполнением судебных и арбитражных дел. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению хозяйственного расчета, договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности собственности организации, по борьбе с растратами и хищениями. Анализирует и обобщает результаты рассмотрения претензий судебных и арбитражных дел, а также изучает практику заключения и исполнения договоров с целью разработки соответствующих предложений об устранении выявленных недостатков и улучшении хозяйственно-финансовой деятельности организации. В соответствии с установленным порядком оформляет документы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности. Принимает участие в работе по заключению договоров, подготовке заключений об их юридической обоснованности, рассмотрении вопросов о дебиторской и кредиторской задолженности. Контролирует своевременность представления справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензии. Подготавливает совместно с другими подразделениями предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов и других нормативных актов, изданных в организации. Ведет справочно-информационную работу по законодательству и нормативным актам с применением технических средств, а также учет действующего законодательства и других нормативных актов, производит отметки об их отмене, изменениях и дополнениях. Принимает участие в подготовке заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности организации, проектам нормативных актов, поступающих на отзыв, а также в разработке предложений по совершенствованию деятельности организации. Проводит работу по правовой пропаганде, ознакомлению должностных лиц организации с нормативными актами, относящимися к их деятельности, и об изменениях в действующем законодательстве. Дает справки и консультации работникам организации о текущем законодательстве, а также делает заключения по организационно-правовым и другим юридическим вопросам, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно-правового характера.

Юристы работают с законами, постановлениями, инструкциями. Вся юридическая база построена плановым, рациональным образом, при этом для работы с подобными документами очень важно знание деталей. Лучшее сочетание соционических характеристик для этой области — рациональность и сенсорика. Рациональный сенсорик умеет планировать свою деятельность и хорошо работает с документами, что важно в работе юриста, юрисконсульта. Лучшими юристами являются рациональные сенсорики (Гюго, Максим, Драйзер, Габен), худшими — иррациональные интуиты (Дон Кихот, Гамлет, Бальзак, Гексли). Максим и Драйзер при этом предпочитают работать с документами, что свойственно юрисконсультам, а Гюго и Габен — с людьми, что более подходит для адвокатов. Остальные варианты являются приемлемыми.

5 профессий, связанных с текстом — Учёба.ру

1.​ Журналист

На первый взгляд может показаться, что даже работа пишущего журналиста связана не с текстами, а больше — с поиском информации, общением с лидерами мнений. Нужно посещать профильные мероприятия, презентации и конференции, брать интервью.

С одной стороны, зачастую это и правда так. С другой, профессия журналиста достаточно гибкая, чтобы каждый мог выбрать подходящую себе специализацию. Новостные журналисты действительно большую часть времени ищут информацию, а тексты пишутся достаточно быстро. Однако если вы станете экспертом в какой-то теме (музыка, кино, IT, медицина и т. д.), вам с радостью будут заказывать сложные аналитические статьи, тематические колонки, обзоры, в которых вы вполне сможете раскрыть свой писательский талант. Можно также обратить внимание на репортажи: для создания эффекта присутствия необходимо отлично владеть словом.

В любом случае, для работы журналистом, помимо умения писать тексты, понадобятся навыки коммуникации, способность договариваться с людьми и быстро находить информацию, а также наблюдательность, точность и внимательность.

Где учат:

2.​ Переводчик

Несмотря на обилие современных средств, «живые» переводчики все еще высоко ценятся, особенно когда речь идет о редких языках. Для технических переводов в первую очередь будут важны точность и ясность текста, а в случае с публицистикой и, тем более, с художественными произведениями, потребуется чувство стиля, богатая лексика и писательские навыки. Помимо непосредственно текстов, вы также можете переводить фильмы, где тоже понадобится все вышеперечисленное.

Кроме владения русским языком необходимо отличное знание иностранного (лучше — не одного, а нескольких), усидчивость, умение соблюдать сроки. Вам нужно будет достаточно хорошо разбираться в теме в случае технических или публицистических переводов, знать творчество и стиль автора, если дело касается художественных текстов, или же уметь быстро находить необходимую информацию.

Где учат:

3.​ Сценарист

Сценарное дело — достаточно широкая профессия. Вы можете писать сценарии как для кино (игрового или документального), так и для мультфильмов, сериалов, телепередач, рекламы, клипов и даже игр. У каждого из этих направлений есть свои особенности, но все сценарии так или иначе подчиняются законам драматургии, которые необходимо хорошо знать.

В сценарии меньше, чем в художественном тексте, имеет значение богатство и красота языка, зато на первый план выходит действие, четкие мотивы персонажей, отточенность диалога.

Несмотря на то, что «костяк» работы — это непосредственное написание текста, нужно понимать, что «кино» в широком смысле слова — творчество совместное, и, помимо своего видения, сценаристу придется обращать внимание на мнение продюсера, режиссера, актеров. Нужно быть готовым к тому, что сюжет может преобразиться до неузнаваемости.

Таким образом, чтобы стать сценаристом, помимо владения словом и знания законов драматургии нужно уметь услышать коллег, не бояться постоянного переделывания и переписывания текста, а также учиться доносить свою мысль и отстаивать точку зрения, когда это принципиально.

Где учат:

4.​ Редактор

Под одним названием профессии «редактор» в действительности скрываются две не всегда пересекающиеся задачи. Часто здесь подразумевается литературный редактор: человек, который доводит до совершенства журналистские или писательские тексты, исправляет стилистические ошибки и неточности. Однако, как правило, это только часть (причем небольшая) работы. В книжном бизнесе литературный редактор может быть отдельным человеком, но и там, и, особенно, в СМИ в список его основных задач входит общение с авторами, составление плана, оценка текстов и их перспективности, распределение обязанностей, контроль сроков и качества выполнения работы, решение других организационных вопросов.

Чтобы стать хорошим редактором, необходимо быть начитанным, уметь быстро оценивать качество текста, находить и исправлять или указывать на его недостатки, иметь определенные лидерские качества и навыки коммуникации, а также навыки планирования своих и чужих действий на несколько шагов вперед.

Где учат:

5.​ Писатель

Писатель — одна из самых привлекательных и при этом самых непростых профессий для тех, кто любит текст. С одной стороны, вам практически не нужно ни с кем договариваться — долго согласовывать и переделывать тексты. Писатель — сам себе хозяин: целыми днями пишешь, а затем отправляешь материалы редактору. С другой, основная сложность писательства как профессии заключается в том, что лишь небольшой процент пишущих людей способен не просто добиться того, чтобы их опубликовали (хотя и это непросто), но еще и достигнуть такой популярности и таких тиражей, чтобы с процента от них можно было жить. Гонорары начинающих авторов художественной литературы ниже, чем месячная зарплата промоутера, а книги часто пишутся не один год. Несколько лучше обстоят дела у авторов нон-фикшн, но и там не стоит ждать мгновенного успеха, большого заработка и миллионных тиражей.

В отличие от работы редактора и журналиста, особенность работы писателя заключается как раз в достаточно сильной изоляции. Подавляющее большинство работы — это сидение за компьютером, написание и переделывание текстов. Фактически единственный человек, с которым общается писатель, — это редактор. Да и то, большая часть коммуникации, как правило, проходит по электронной почте или по телефону.

При этом нужно понимать, что просто научиться быть писателем нельзя: хорошее произведение помогает создать только опыт — как профессиональный, так и жизненный. Также много значит умение этот опыт переработать и выразить в понятном другим людям увлекательном тексте.

Где учат:

Не знаешь, кем быть?Поможем выбрать перспективную специальность, подберем вузы и колледжи, расскажем, как поступить.Пройти профориентацию

Работа с документами в Word для Windows

В этом курсе:

Эти краткие инструкции помогут вам приступить к работе в Word с помощью этих быстрых инструкций, как создавать, совместно использовать и редактировать документы самостоятельно или в команде.

Чтобы преобразовать документы Google в документ Word, выберите файл > загрузить > Microsoft Word (DOCX). Затем откройте файл в Word. Ознакомьтесь с дополнительными сведениями в разделе Приступая к работе с документами.

Примечание: Функции и информация в этом руководстве относятся к Word, доступ к которому можно получить с помощью Microsoft 365.

Создание документа

1. Выберите файл > Главная.

2. Выберите пункт пустой документ, выберите один из шаблонов или откройте рекомендованный или последний файл.

Открытие документа

• Выберите файл > Открыть, а затем выберите нужный документ.

• Если файл сохранен в OneDrive и вы работаете в автономном режиме, ваши изменения будут сохранены при следующем подключении к Интернету.

Переименование документа

Чтобы переименовать документ, выполните указанные ниже действия.

• Если файл сохранен в OneDrive, выберите его имя в верхней части экрана и введите нужное значение.

• Выберите файл > Сохранить как, выберите папку для сохранения и переименуйте файл.

Выбор варианта сохранения

• Сохранение документа в OneDrive

  Если файл сохранен в OneDrive, внесенные вами изменения будут автоматически сохранены.

  • Выберите Файл > Сохранить как.

  • Выберите OneDrive.

  • Введите имя и нажмите кнопку сохранить.

• Другие возможности сохранения

Существуют и другие способы сохранения документа. Сначала выберите файл:

• Чтобы сохранить файл, нажмите кнопку сохранитьили выберите файл > сохранить.

• Чтобы сохранить файл в формате PDF, выберите файл > сохранить в формате Adobe PDF.

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Формы документов, связанных с противодействием коррупции, для заполнения

Обращение гражданина, представителя организации по фактам коррупционных правонарушений

Подарки

Акт приема-передачи подарков, полученных в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями

Уведомление о получении подарка в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением должностных (служебных) обязанностей

Договор хранения подарков, полученных в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением должностных (служебных) обязанностей

Заявление о выкупе подарка

---

Сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера

«Справка БК» — специальное программное обеспечение для заполнения справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера претендующими на замещение должностей государственной гражданской службы Санкт‑Петербурга, размещенное на официальном сайте государственной информационной системы в области государственной службы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (http://gossluzhba.gov.ru/page/index/spravki_bk)

Заявление о невозможности по объективным причинам представить сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей

---

Личная заинтересованность, конфликт интересов

Уведомление о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов

Журнал регистрации обращений, заявлений и уведомлений, являющихся основаниями для проведения заседания Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Санкт‑Петербурга, замещающих должности руководителей

Журнал регистрации уведомлений о возникновении личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов

---

Иная оплачиваемая работа

Уведомление о намерении выполнять иную оплачиваемую работу (о выполнении иной оплачиваемой работы)

Журнал регистрации уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу (о выполнении иной оплачиваемой работы)

---

Разрешение на участие на безвозмездной основе в управлении некоммерческой организацией в качестве единоличного исполнительного органа или вхождения в состав коллегиальных органов управления

Ходатайство о получении разрешения на участие на безвозмездной основе в управлении некоммерческой организацией (для государственного гражданского служащего Санкт‑Петербурга)

Ходатайство о получении разрешения на участие на безвозмездной основе в управлении некоммерческой организацией (для руководителя исполнительного органа государственной власти Санкт‑Петербурга)

Журнал учета ходатайств  о получении разрешения на участие на безвозмездной основе в управлении некоммерческой организацией в качестве единоличного исполнительного органа или вхождения в состав коллегиальных органов управления

---

Уведомление о фактах обращения в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений

Уведомление представителя нанимателя (работодателя) о фактах обращения в целях склонения государственного гражданского служащего, замещающего должность в исполнительном органе государственной власти Санкт‑Петербурга

Уведомление представителя нанимателя о фактах обращения в целях склонения руководителя исполнительного органа государственной власти Санкт‑Петербурга к совершению коррупционных правонарушений

Журнал регистрации уведомлений представителя нанимателя о фактах обращения в целях склонения государственного гражданского служащего Санкт‑Петербурга к совершению коррупционных правонарушений

Журнал регистрации уведомлений представителя нанимателя о фактах обращения в целях склонения руководителя исполнительного органа государственной власти Санкт‑Петербурга к совершению коррупционных правонарушений

---

Получение почетного или специального звания, награды

Уведомление об отказе в получении почетного или специального звания, награды иностранного государства, международной организации, политической партии, иного общественного объединения, в том числе религиозного

Ходатайство о разрешении принять почетное или специальное звание, награду иностранного государства, международной организации, политической партии, иного общественного объединения, в том числе религиозного

Журнал регистрации ходатайств (уведомлений) о разрешении принять (об отказе в получении) почетное или специальное звание, награду иностранного государства, международной организации, политической партии

---

Иные формы документов, связанные с деятельностью лиц, ответственных за вопросы противодействия коррупции

Обращение о даче согласия на замещение должности в коммерческой или некоммерческой организации (выполнение работы на условиях гражданско-правового договора в коммерческой или некоммерческой организации)

Таблица сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, подлежащих опубликованию на официальных сайтах

Перечень показателей антикоррупционного мониторинга и информационных материалов антикоррупционного  мониторинга

Протокол заседания комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Санкт‑Петербурга и урегулированию конфликта интересов

---

Органам местного самоуправления внутригородских муниципальных образований

Примерный план мероприятий (аитикоррупциоииая программа) по противодействию коррупции во внутригородском муниципальном образовании Санкт‑Петербурга на 2018-2022 годы

Санкт-Петербургский технический колледж управления и коммерции (ТКУиК)

Образовательные ресурсы Министерство образования и науки Российской Федерации: www.minobrnauki.gov.ru Федеральный портал «Российское образование»: www.edu.ru Единое окно доступа к образовательным ресурсам: window.edu.ru Федеральный центр информационно- образовательных ресурсов: fcior.edu.ru

Колледж по праву считается одним из ведущих профессиональных образовательных учреждений Санкт-Петербурга и Северо-Западного региона России. Это многофункциональное, многопрофильное, многоуровневое учебное заведение. Качество предоставляемых колледжем образовательных услуг напрямую связано с наличием современной материально-технической базой, высокопрофессионального педагогического коллектива, информационно-методического обеспечения образовательного процесса, использования передовых образовательных технологий. Подтверждением данного факта является включение колледжа в ТОП — 500 лучших учреждений Российской Федерации и ТОП — 10 по Санкт — Петербургу по данным Мониторинга качества профессиональной подготовки в учреждениях СПО (за 2017 г.), и в ТОП — 100 лучших образовательных организаций движения «Молодые профессионалы (WorldSkills Russia) за 2018 год. Реализует  образовательные программы подготовки специалистов среднего профессионального образования по 17 специальностям. Обучение осуществляется по очной, очно-заочной формам обучения с применением электронного обучения и дистанционных образовательных технологий, а также предоставляет широкий спектр дополнительных образовательных услуг. Приглашаем выпускников 9-х и 11-х классов для получения среднего профессионального образования. Обучение студентов производится на учебных площадках в зависимости от направления подготовки. Колледж имеет государственную лицензию и аккредитацию на осуществление образовательной деятельности по образовательным программам, программам профессиональной подготовки. По окончании обучения выдается диплом государственного образца! ИЗМЕНЕНИЕ РЕЖИМА РАБОТЫ ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ 03 августа 03.08.2021 Уважаемые абитуриенты, родители и (или) законные представители! В связи с плановыми работами по электроэнергии в Санкт-Петербургском техническом колледже управления и коммерции режим работы Приемной комиссии будет изменен: 03 августа 2021 года личный прием документов осуществляется с 10.00 до 14.00   ИЗМЕНЕНИЕ РЕЖИМА РАБОТЫ ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ с 12 по 16 ИЮЛЯ 12.07.2021 В соответствии с рекомендацией Роспотребнадзора от 21.06.2021 года «О рекомендациях для работающих в условиях повышенных температур воздуха», изменен режим работы Приемной комиссии с 12.07.2021 по 16.07.2021 прием документов осуществляется с 10.00 до 15.00   сокращение времени работы приемной комиссии на 9 июля 09.07.2021 В соответствии с рекомендацией Роспотребнадзора от 21.06.2021 года О рекомендациях для работающих в условиях повышенных температур воздуха, режим работы Приемной комиссии Санкт-Петербургского технического колледжа управления и коммерции 09.07.2021 сокращен на 2 часа. Прием документов осуществляется с 10.00 до 15.00   сокращение времени работы приемной комиссии на 8 июля 08.07.2021 В соответствии с рекомендацией Роспотребнадзора от 21.06.2021 года О рекомендациях для работающих в условиях повышенных температур воздуха, режим работы Приемной комиссии Санкт-Петербургского технического колледжа управления и коммерции 08.07.2021 сокращен на 2 часа. Прием документов осуществляется с 10.00 до 15.00   ИЗМЕНЕНИЕ РЕЖИМА РАБОТЫ ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ 20 И 21 ИЮЛЯ 08.07.2021 Уважаемые абитуриенты, родители и (или) законные представители! В связи с плановыми работами по электроэнергии в Санкт-Петербургском техническом колледже управления и коммерции режим работы Приемной комиссии будет изменен: 20 июля 2021 года личный прием документов осуществляется с 10.00 до 13.00 21 июля 2021 года личный прием документов осуществляется с 14.00 до 17.00   «Сохраним в памяти» 22.06.2021 22 июня 2021 года, в День памяти и скорби, студенты учебной группы 9П-11 Коник Анастасия, Ариепринцева Анастасия, Лавренева Элина и Протас Диана в сопровождении педагога-организатора Налимовой О.С. и преподавателя Мироновой Е.С. возложили цветы к Вечному огню на Марсовом поле. В память о тех, кто не вернулся с этой страшной войны, в память о тех, кто погиб на полях сражений, кто был замучен в концлагерях, в память о ветеранах и героях, не доживших до сегодняшней годовщины! Обращение губернатора Санкт-Петербурга Александра Беглова к гражданам https://topspb.tv/news/2021/06/22/aleksandr-beglov-obratilsya-k-peterburzhcam-v-den-pamyati-i-skorbi/   «Завтра была война» 22.06.2021 «Я часами смотрю на выцветшую фотографию, на уже расплывшиеся лица тех, кого нет на этой земле: я хочу понять. Ведь никто же не хотел умирать, правда?» Борис Васильев 2 июня 1941 года навсегда изменило жизни сотен тысяч девчонок и мальчишек. Вчерашние школьники, они строили планы на будущее и мечтали, но одно сообщение в одночасье перевернуло все их планы и  надежды. В 4 часа утра началась Великая Отечественная война советского народа против немецко-фашистских захватчиков. Подробнее…   «Тот самый длинный день в году…» 21.06.2021 22 июня — День памяти и скорби. В этот день в 1941 году Вторая Мировая война пришла в СССР. Германия без предупреждения атаковала советскую границу, положив начало одной из самых кровопролитных кампаний в истории. Бомбардировкам подверглись города: Рига, Виндава, Либава, Шауляй, Каунас, Вильнюс, Гродно, Лида, Волковыск, Брест, Кобрин, Слоним, Барановичи, Бобруйск, Житомир, Киев, Севастополь и многие другие, железнодорожные узлы, аэродромы, военно-морские базы СССР, осуществлялся артиллерийский обстрел пограничных укреплений и районов дислокации советских войск вблизи границы от Балтийского моря до Карпат. Началась Великая Отечественная война… Впереди были 1418 дней и ночей, отступления и потери, миллионы жертв и победа, которую называли «праздником со слезами на глазах». О памятной дате на сайте издания «Комсомольская правда» https://www.kp.ru/putevoditel/istoria/den-pamyati-i-skorbi/ Подробнее…   ИЗМЕНЕНИЕ РЕЖИМА РАБОТЫ ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ 19.06.2021 ВНИМАНИЕ! ИЗМЕНЕНИЕ РЕЖИМА РАБОТЫ ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ В связи со сложной эпидемиологической обстановкой, связанной с распространением коронавирусной инфекции COVID-19, на основании письма Комитета по науке и высшей школе Правительства Санкт – Петербурга № 01-21-58/21-0-0 от 15.06.2021 г. с 21 июня 2021 года Приемная комиссия колледжа работает в следующем режиме: ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ЧЕРЕЗ ЭИС «ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ АБИТУРИЕНТА». Прием документов «ЛИЧНО» осуществляется для следующих категорий граждан: — подающих оригинал документа об образовании независимо от формы обучения и финансирования; — подающих документы на места, финансируемые за счет средств физических и юридических лиц и требующие подписания договора, а также посредством материнского капитала.   Подача документов 17.06.2021 Уважаемые абитуриенты, родители и законные представители! В связи с обостряющейся ситуацией, связанной с распространением новой коронавирусной инфекции, наиболее предпочтительным и безопасным для Вашего здоровья способом подачи документов является ЭИС «Личный кабинет абитуриента». Подать документы через ЭИС «Личный кабинет абитуриента» можно с 18 июня 2021 года по будням с 10.00 до 17.00 Перед регистрацией в «Личном кабинете абитуриента» внимательно ознакомьтесь с инструкцией.   «МОЙ ДОМ — МОЯ РОССИЯ» 10.06.2021 9 июня 2021 года в учебном корпусе на Б.Сампсониевском проспекте, 61 состоялось праздничное мероприятие, посвященное Дню России. Студенты учебных групп 9СО-12к, 9П-11, 9ГД-21 Якшенева Арина, Сахневич Алексей, Березкина Анастасия, Микаилов Руслан, Зиновьева Анастасия и Меликьянц Карина подготовили презентации и рассказали о достопримечательностях своей малой Родины — городах Мурманске, Арзамасе, Подпорожье, Петергофе, Кургане и Приморске. Студентка 2 курса Екатерина Ракунова исполнила песню «Матушка-Россия».   «СЛАВЬСЯ, ОТЕЧЕСТВО НАШЕ СВОБОДНОЕ…» 10.06.2021 День России (до 2002 года — День принятия Декларации о государственном суверенитете РСФСР) — 12 июня — государственный праздник Российской Федерации. 12 июня 1990 года первый съезд депутатов РСФСР принял Декларацию о государственном суверенитете России. Страна стала называться Российской Федерацией. В Декларации утверждалось, что Конституция и законы РСФСР имеют приоритет над законодательными актами СССР. Так же утверждались равные правовые возможности для новообразованных политических партий, а также общественных организаций и объединений, включая неформальные. В документе утверждается и принцип разделения законодательной, исполнительной и судебной властей, прописана необходимость существенного расширения прав автономных республик, областей, округов и краёв в составе РСФСР. В этот же день в 1992 году состоялись первые открытые всенародные выборы Президента России. Победу на них тогда одержал Борис Николаевич Ельцин. Подробнее…   «ТЕБЯ Ж, КАК ПЕРВУЮ ЛЮБОВЬ, РОССИИ СЕРДЦЕ НЕ ЗАБУДЕТ!» 09.06.2021 «ТЕБЯ Ж, КАК ПЕРВУЮ ЛЮБОВЬ, РОССИИ СЕРДЦЕ НЕ ЗАБУДЕТ!» (Ф.И. Тютчев) Ежегодно 6 июня отмечается Пушкинский день в России — День русского языка. Александра Сергеевича Пушкина называют основоположником современного русского литературного языка. Его произведения переведены на многие языки мира, поэта почитают почти во всех уголках нашей планеты.   Подробнее…   «БОГ СОХРАНЯЕТ ВСЕ» 09.06.2021 В мае-июне 2021 года студентам колледжа выпало счастье посетить мемориальную квартиру Анны Ахматовой в Фонтанном доме. С осени 1924 по февраль 1952 Анна Андреевна Ахматова жила в южном флигеле дворца Д. Н. Шереметева (квартира Н. Н. Пунина, Институт Арктики), где до сих пор находится герб графа со словами «Бог сохраняет все». Эти слова Ахматова использовала в качестве эпиграфа в «Поэме без героя». С этим местом связана огромная часть жизни Ахматовой. Благодаря аутентичному интерьеру в сочетании с объектами культурного наследия, путешествие по мемориальной квартире Ахматовой переносит гостей на сто лет назад, во времена ее непростой и удивительной жизни. Комнаты Шереметьевского дворца проводят сквозь годы жизни Ахматовой, знакомя с ее бытом — здесь и маленькая кухня со старыми советскими тарелками и круглым радио, о котором часто вспоминала Ахматова, и записка на двери, обращенная к ней, и рабочий стол с фотографиями, и знаменитая софа, на которой она принимала гостей. Кроме черно-белых фотографий и книг, писем, переводческих работ Ахматовой, сохранился и знаменитый клен, о котором она писала: «Самое красивое в моей комнате — это клен за окном». Благодаря замечательному экскурсоводу, посетители действительно могут почувствовать дух эпохи, настроение жизни… В конце экспозиции расположено мультимедийное пространство, где можно, дотронувшись до сенсорных экранов, узнать истории представленных на выставке экспонатов. Подробнее…   «АДМИНИСТРИРОВАНИЕ БАЗ ДАННЫХ» 08.06.2021 5 июня 2021 года в учебном корпусе на Кондратьевском проспекте состоялась олимпиада по компетенции «Администрирование баз данных» в формате Worldskills, в которой принял участие 31 студент из 4 учебных групп. В настоящее время основная информация формируется и обрабатывается в виде баз данных. Компетенция «Администратор баз данных» является востребованной в промышленных, торговых, медицинских, культурных, образовательных организациях. Работоспособность такой информационной системы, как база данных, определяется наличием соответствующего инструментария для обработки данных, и невозможна без профессионального сопровождения и поддержки. Создавая базу данных, администратор, стремится упорядочить информацию по различным признакам для того, чтобы потом извлекать из нее необходимые пользователю данные в любом сочетании. В ходе выполнения олимпиадного задания  использовалась СУБД MS Access 2016. Участникам требовалось создать базу данных, заполнить ее идентичной информацией, обеспечить возможность выборки данных из базы (создание запросов и отчетов) и организовать пользовательский интерфейс для работы с базой данных. Предметная область — «Пункт проката спортивного инвентаря». Подробнее…

Подтверждающие документы для подачи заявления о приеме на работу

Когда вы подаете заявление о приеме на работу, работодателю может потребоваться дополнительная информация, чем просто копия вашего резюме и сопроводительное письмо. Компания может запросить так называемую «подтверждающую документацию» для заполнения вашего заявления. Знание того, что и как включать, поможет вам оставаться в борьбе за эту роль.

Что такое подтверждающие документы?

Вспомогательная документация для заявления о приеме на работу может включать резюме, сопроводительное письмо, стенограммы об образовании, образцы письменных работ, документы о предпочтениях ветеранов, портфолио, сертификаты, список литературы, рекомендательные письма и другую документацию, как указано в объявлении о вакансии.Требуемая информация зависит от должности и требований работодателя к найму.

Как правило, работодатели указывают, какие документы они хотели бы, чтобы вы включили в свое заявление.

Если нет, не стесняйтесь спросить менеджера по найму или представителя отдела кадров, какую подтверждающую документацию отправить. Обязательно следуйте всем их инструкциям о том, что отправлять и как это отправлять. (Например, официальные стенограммы обычно отправляются непосредственно из соответствующей школы или учреждения.)

Почему работодатели запрашивают подтверждающую документацию?

Получение подтверждающей документации от кандидатов помогает компаниям оценивать заявки. Для многих работодателей резюме (или резюме и сопроводительное письмо) предоставляет всю необходимую информацию. Однако другим работодателям может потребоваться дополнительная информация, чтобы определить, с какими кандидатами они будут проводить собеседование и в конечном итоге нанять.

Причина запроса информации — получить полное представление о вас как о кандидате или подтвердить данные, указанные в вашем резюме или заявлении о приеме на работу.

Например, требование транскрипта в качестве подтверждающей документации позволяет работодателям подтвердить, что вы закончили учебу, а также ваш средний балл.

Запрос документации также может быть проверкой того, могут ли соискатели следовать инструкциям. Например, если в объявлении о вакансии указано, что кандидаты должны предоставить список рекомендаций вместе со своим заявлением, менеджеры по найму могут немедленно исключить всех кандидатов, которые не представили рекомендации.

Список подтверждающих документов

Ниже приведен список подтверждающих документов, которые вам может потребоваться подать вместе с заявлением о приеме на работу:

• Резюме
• Сопроводительное письмо
• Справочный лист
• Рекомендательные письма
• Выписка
• Портфолио
• Образец письма (эссе, статьи или другие образцы письма)
• Свидетельство о трудоустройстве
• Сертификаты (например, сертификаты обучения или компьютера)

При приеме на работу вам понадобятся дополнительные документы.Вам нужно будет подтвердить свое право на работу в Соединенных Штатах, и в процессе приема на работу может потребоваться другая документация.

Как получить копии документов

Работодатель может запросить оригиналы некоторых документов, например, стенограммы. В этом случае запросите их заранее в учреждении, где вы их получили.

Чтобы запросить копию стенограммы из учебного заведения, отправьте письменный запрос регистратору или руководящему офису и попросите, чтобы ваша стенограмма была отправлена ​​непосредственно работодателю.Некоторые школы могут позволить вам запросить стенограмму в электронном виде, в то время как в других может потребоваться официальное письмо.

Школы обычно взимают номинальную плату за стенограммы, часто в диапазоне от 5 до 30 долларов. Для получения информации о сборах и других требованиях посетите веб-сайт вашей школы или позвоните в офис напрямую.

Как отправить подтверждающую документацию

Одновременный сбор всей этой информации, будь то во время процесса подачи заявки или после первоначального собеседования, очень помогает работодателям.Это позволяет менеджеру по найму иметь под рукой всю необходимую информацию о кандидатах и ​​сокращает последующие электронные письма и телефонные звонки для запроса дополнительных документов.

Кандидатам может показаться, что сбор и подача документов менее удобны, а создают больше хлопот. Чтобы найти некоторые документы, может потребоваться немного покопаться. Например, где ваш профессиональный сертификат по управлению проектами и кому вы можете позвонить, чтобы получить копию, если вы не можете найти свою?

Для сборки другой документации может потребоваться небольшая работа.Например, если вы отправляете список отзывов, вам нужно спросить разрешения использовать их в качестве справочника и сообщить им, что кто-то из компании может вскоре связаться с вами. Вы также должны проинформировать их об описании должности и напомнить им о ваших соответствующих навыках и квалификации для этой должности, чтобы они могли представить вам веские аргументы.

Наклейте на документы свое имя

Тщательно пометьте и назовите все файлы, включая ваше имя и сведения о том, что находится в документе.Ваш файл ссылок, например, может называться «Сара-Вонг — Ссылки» или «Ссылки Сары Вонг».

Не называйте их просто «Ссылки», поскольку менеджеры по найму, как правило, имеют много файлов и не смогут легко идентифицировать вашу документацию.

Следуйте единому шаблону именования во всех документах. Это упростит работу рекрутеров и менеджеров по найму и создаст более профессиональное первое впечатление.

Следуйте инструкциям в объявлении о вакансии

Собрав всю подтверждающую документацию, следуйте инструкциям работодателя о том, как ее подать.Работодатели могут попросить вас загрузить файлы или прикрепить их к электронному письму.

Если работодатели запрашивают файлы определенных форматов (например, PDF), обязательно следуйте этим инструкциям.

Подайте сразу все документы вместе с резюме или заявлением. Если вам чего-то не хватает, попробуйте получить копию перед подачей заявки. Более того, сэкономьте себе немного времени и получите копии всего, что вам может понадобиться в связи с поиском работы на вашем компьютере, готовых к компиляции и отправке.

Документация на собеседование

Если компания просит принести подтверждающую документацию на собеседование, принесите с собой фотокопию каждого из запрошенных документов, чтобы передать их менеджеру по найму.

Также убедитесь, что у вас есть все необходимое, чтобы взять с собой на собеседование.

Документация на рабочем месте | Indeed.com

Поддержание системы организованной, точной и последовательной документации на рабочем месте необходимо и полезно.Сделав документацию приоритетом, особенно когда речь идет о кадровом отделе компании, можно смягчить споры, предложить ресурсы, когда они необходимы, и ответить на важные вопросы о компании. В этой статье мы обсудим, почему документация важна, и способы улучшения процесса документирования.

Что такое документация?

Документация относится к набору записей, которые существуют в Интернете, на бумаге или на жестких дисках. Это материал, который предоставляет доказательства или информацию для записи.На рабочем месте хранится документация о занятости и действиях и событиях компании в соответствии с требованиями законодательства и политикой компании.

Лучшие методы работы с персоналом включают ведение как формальных, так и неофициальных записей о событиях приема на работу. Сюда могут входить такие элементы, как:

• Действия
• Взносы
• Дисциплинарные меры
• Споры
• Расследования
• Оценка эффективности
• Нарушения политики

Ведение обширных записей позволяет отделу кадров сохранять письменную историю событий .Документация может помочь руководству в продвижении по службе, дисциплинарных мерах, повышении заработной платы и увольнении. Документация всегда должна быть основанной на фактах, подтверждающей идеи, не полагаясь на мнение других.

Причины важности документации

Хотя существует множество причин, по которым поддержание согласованной, организованной системы документации может помочь вам и вашей организации в достижении успеха, вот три основные категории, которые следует учитывать:

1.Она демонстрирует профессионализм.

Документация показывает как сотрудникам, так и клиентам, что вы привержены защите важной информации и стремитесь предоставлять заинтересованным сторонам фактическую информацию по мере необходимости. Сама по себе практика ведения точной документации обеспечивает доступную и управляемую структуру для решения проблем, приносящих пользу каждому.

2. Он дает полезные рекомендации по производительности.

Документирование ваших процессов обеспечивает согласованность, эффективность и стандартизацию для всех, кто следит за ними, чтобы работать с максимальной эффективностью и четко соответствовать вашим ожиданиям.Потратив время на документирование каждой из ваших процедур в пошаговом формате, вы сэкономите время и деньги в долгосрочной перспективе. Это также должно включать в себя миссию и видение компании, роли и обязанности на каждой должности и любые другие ожидания людей, которые присоединятся к вашей компании.

После того, как вы обозначите, что важно для бизнеса и как достичь целей, ваши общие групповые усилия станут более прямыми и целенаправленными. В результате ваши сотрудники могут быстрее и легче достигать целей.

3. Бизнес может быть более прибыльным

Документирование информации и процессов экономит важное и дорогостоящее время сотрудников, предлагая ответы на вопросы в доступной форме. Когда предприятия документируют процедуры, они будут работать более эффективно.

Официальная и неофициальная документация

Хотя некоторые документы, такие как записи о занятости, должны быть формальными, для других уместно быть неформальными. Например, менеджер может вести случайный учет обсуждений, которые он вел с сотрудниками в течение года, чтобы обсудить с ними их цели, проекты или уровень морального духа во время индивидуальных встреч.

Неофициальная документация может даже состоять из заметок или писем, сохраненных в личном деле сотрудника. Если сотрудник записывает предложение и передает его руководству, они могут сохранить его для дальнейшего использования. Электронная почта и межофисная онлайн-коммуникация также могут служить неформальной документацией, когда возникает необходимость.

Напротив, официальная документация соответствует определенным стандартам и соглашениям, установленным компанией и официальными процедурами управления персоналом.

Как правильно вести документацию сотрудников

Ведение кадровых файлов сотрудников — одна из важнейших обязанностей отдела кадров.Несмотря на то, что требования вашей компании могут различаться, надежный кадровый файл сотрудника должен включать, помимо прочего, следующие данные сотрудника:

• Заявление о приеме на работу
• Резюме и сопроводительное письмо
• Подтверждение трудоустройства и образования
• Описание должности
• Контактное лицо в экстренных случаях информация
• Письмо с предложением о приеме на работу, контрастное письмо или письмо с отказом
• Подписанная форма подтверждения в справочнике сотрудника
• Документы и соглашения о переезде
• Контрольный список для ориентации сотрудников
• Отчеты о дисциплинарных мерах
• Самооценка
• Признание
• Предложения и ответы компании
• Запросы на обучение
• Жалобы коллег
• Отчеты о расходах на обучение

Если сотрудник уволен или увольняется из компании по другой причине, HR должен продолжить оформление документации сотрудника:

• Отставка или увольнение на письме
• Выездное собеседование
• Информация о страховании
• Информация об оставшейся зарплате

Примеры документации помимо HR

Документация предназначена не только для учета сотрудников и методов управления.Он также может включать такие элементы, как технические спецификации, требования, бизнес-логику и руководства компании. Вот несколько примеров отраслевой документации:

1. Разработка программного обеспечения

Разработка программного обеспечения — это отрасль, в которой важность документации очевидна. Независимо от того, говорите ли вы о небольшой команде или о большой корпорации, многие люди часто участвуют в проектах по разработке программного обеспечения. Поэтому для качественного выполнения задач важна соответствующая техническая документация.

Проектная документация при разработке программного обеспечения может:

• Определить проект
• Описать, как должен выглядеть продукт
• Установить стандарты кодирования
• Руководства по стилю и шаблоны проектирования
• Сформулировать стандарты тестирования
• Определить предмет тестирования
• Документируйте результаты тестирования
• Предоставьте инструкции по установке, использованию и обслуживанию продукта

Документация должна быть исчерпывающей в такой отрасли, как разработка программного обеспечения, поскольку любые ошибки создают пробелы между теми, кто имеет доступ к информации.Например, если заинтересованные стороны не полностью осознают продукт, у них могут быть другие ожидания от него, чем то, что инженеры пытаются реализовать. В документации не только четко представлена ​​важная информация, но и предотвращаются неудачи и недопонимание.

2. Управление компьютерной системой

Системная документация относится к решению, которое служит справочным материалом для будущих обновлений программного и аппаратного обеспечения или работ по обслуживанию. Другими словами, он описывает возможности и требования программного обеспечения и информирует читателей о его функциональных возможностях.Системная документация носит более технический характер, чем другие формы документации, потому что она включает в себя такие аспекты, как:

• Документация по тестированию
• Документация по исходному коду
• Документация по API
• Документация по архитектуре программного обеспечения
• Инструкции по решению для продвинутых пользователей

Пользовательская документация в данной области системной документации относится к информации, которую пользователь, не являющийся ИТ-специалистом, может легче усвоить. Типы пользовательской документации включают руководства пользователя, учебные руководства, руководства по установке и примечания к выпуску.

3. Исследование

Проведение исследования и запись результатов требуют от вас создания и поддержки аргументации. Документирование вашей учебы и признание тех, чьи идеи вы основываете, имеют решающее значение. Причины для документирования вашего исследования могут включать:

• Предоставление кредита или ссылки на первоначального создателя или автора
• Обеспечение доступа к источникам, которые вы использовали в своем исследовании
• Предоставление вашим читателям возможности следить за исследованием
• Предоставление другим возможности проверить достоверность полнота и точность вашего исследования
• Прозрачность, честность и доверие во избежание плагиата

Частью профессионального исследователя является ведение письменной, аудио- и визуальной документации о вашем исследовании.Это включает запись их гипотез, выводов, вопросов и выводов. Ученые также должны собирать данные для их анализа — форму документации. Кроме того, ученые могут захотеть повторить эксперимент, чтобы увидеть, изменяются ли результаты теста в зависимости от определенной переменной. Чтобы повторить эксперимент точно так же, как и раньше, им нужна документация предыдущего эксперимента или оригинального ученого.

Тем, кто выполняет научные исследования, необходим точный набор инструкций для проверки гипотез, повторения экспериментов, получения результатов и публикации своих выводов.Без надлежащей документации по исследованиям у нас не было бы передовых технологий, лекарств и сельскохозяйственных методов, которыми мы пользуемся сегодня.

Последствия ненадлежащей документации

Многие отрасли требуют тщательной документации, выполненной определенным образом. Если организациям не удается вести систематизированный учет, некоторые из последствий могут включать:

• Текущие проверки
• Неправильное выставление счетов
• Неэффективность для роста сотрудников
• Потерянный доход
• Нарушение безопасности

Во всех организациях используется документация для регистрации разнообразная информация.Независимо от вашего карьерного пути, важно понимать, какую роль документация играет в рабочей силе и какую пользу вы можете извлечь из ведения систематизированного учета для вашей собственной карьеры.

Соблюдение требований трудовой книжки

Обзор

Требования к ведению документации могут сбивать с толку, учитывая, что существует множество правил, регулирующих некоторые аспекты ведения и хранения документации работодателем.

Не только различные федеральные агентства имеют свои собственные требования к ведению документации, но также необходимо учитывать индивидуальные государственные и местные законы и правила.Некоторые из положений применяются практически ко всем работодателям, тогда как другие применяются в первую очередь к государственным подрядчикам и субподрядчикам. Кроме того, многие из этих обязательств зависят от количества сотрудников в компании. См. Федеральный закон о труде по количеству сотрудников.

Работодатели создают и получают значительный объем документации, и для руководства важно представить убедительное экономическое обоснование для внедрения комплексной программы управления записями. Основные причины включают:

• Контроль за созданием, ростом и доступностью документации компании.
• Снижение эксплуатационных расходов и затрат на хранение.
• Повышение эффективности и производительности, а также внешнего вида офиса.
• Помощь в соблюдении нормативных требований и снижение судебных рисков.
• Защита конфиденциальной информации о сотрудниках.
• Обеспечение легкого доступа к записям при необходимости.

Подразделение отдела кадров в организации обычно несет основную ответственность за ведение документации и хранение / удаление записей, связанных с наймом на работу.Применимые законы часто предусматривают гражданские денежные штрафы, а в некоторых случаях предусмотрены как индивидуальная, так и уголовная ответственность. Кроме того, ведение трудовой книжки имеет решающее значение для защиты от судебных тяжб, связанных с трудоустройством. Фактически, работодатель может быть привлечен к ответственности за неправомерное уничтожение трудовой книжки в соответствии с теорией хищения доказательств. Очень важно, чтобы работодатели обеспечивали наличие на их рабочем месте эффективных процедур для создания и ведения необходимых записей. См. Сопоставление данных для защиты электронных записей.

Руководство по разработке политик

Эффективная политика ведения документации на рабочем месте — это план обеспечения соответствия федеральным законам и постановлениям и законам штата, а также практическое руководство по последовательному и эффективному управлению и хранению документации. При разработке, внедрении и поддержании политики учета рабочего места следует учитывать несколько ключевых элементов.

	Определение слова «запись.« Четко определите, что подразумевается под« записью », чтобы соответствующие документы регулировались политикой. Как правило, записи не включают проекты или документы, которые находятся в стадии разработки, а только окончательные версии документов.
	График хранения. Определите срок хранения для каждой категории документов. Некоторые записи могут регулироваться несколькими законами; однако сроки хранения часто различаются, поэтому обычно рекомендуется хранить информацию в течение самого длительного периода. требуемый период.Записи, относящиеся к незавершенным искам или судебным разбирательствам, должны храниться до полного разрешения вопроса. Краткое изложение федеральных требований к хранению записей можно найти на сайте SHRM в Интернете. ресурсы соответствия.
	Доступ. Ограничьте доступ только тем, у кого есть законные деловые потребности. Такие законы, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и положения о конфиденциальности данных содержат конкретные положения о том, кто может получать доступ к информации и как ее можно использовать.Кроме того, определите права нынешних и бывших сотрудников на просмотр и / или копирование информации в их личном деле.
	Хранение и форматирование. Укажите конкретное место, куда записи будут отправляться на хранение, а также формат, в котором они будут храниться.
	Безопасность и конфиденциальность. Обеспечьте физическую безопасность записей, хранящихся в бумажном или электронном виде, для защиты конфиденциальности записей сотрудников и конфиденциальности информации, содержащейся в них. См. Политику конфиденциальности записей сотрудников .
	Уничтожение документов. Определите, как записи будут удалены после выполнения требований к хранению. Записи, содержащие конфиденциальную, личную или финансовую информацию, должны быть измельчены или сожжены для защиты конфиденциальности сотрудников и соблюдения применимого законодательства.
	Последовательная реализация политики и периодические проверки. Правила и процедуры хранения записей должны применяться последовательно для обеспечения соответствия. Периодически проверяйте политику и практику, чтобы убедиться, что внутренние требования актуальны и соблюдаются правильно. См. Политика ведения документации: ведение, хранение и уничтожение документации.

Сохранение записей о найме

Файл найма включает в себя документы и действия, предпринятые для найма на каждую должность. Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, представленные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, использованных в процессе отбора, данные кандидатов для кандидатов, не нанятый, и сопутствующая информация.Эти записи должны вестись как для нанятых, так и для неприемлемых кандидатов. См. EEOC: Информация о невыбранных кандидатах также должна быть сохранена и Каковы федеральные правила хранения записей для заявлений и резюме кандидатов, которых мы не отбираем?

Федеральные подрядчики, в отношении которых действуют требования о позитивных действиях, должны вести записи, относящиеся к их найму и выбору, включая рекламу; объявления о вакансиях; Приложения; резюме; записи интервью; просьбы о разумных приспособлениях; тесты и результаты тестов; личные дела; ставки заработной платы и других компенсаций; отбор для обучения или ученичества; и другая информация о найме, переводе, продвижении по службе, увольнениях и увольнениях.В рамках своих обязательств по хранению записей федеральные подрядчики должны хранить записи, относящиеся ко всем лицам, которые соответствуют критериям «Интернет-заявителя», наряду с другими записями о занятости.

Единые руководящие принципы процедуры отбора сотрудников (UGESP) используются судами для определения того, была ли незаконная практика найма основанием для иска о дискриминации. Хотя это и не требуется по закону, отслеживание кандидатов рекомендуется этими руководящими принципами для всех работодателей, подпадающих под действие Раздела VII, и может проводиться до приема на работу, если это является частью решения работодателя следовать руководящим принципам.Соблюдение этих руководящих принципов убедительно свидетельствует о том, что работодатель свободен от незаконной дискриминационной практики приема на работу.

См. Современные решения ATS выходят далеко за рамки хранилища резюме

Ведение файлов сотрудников

Файлы сотрудников следует хранить в безопасном месте и хранить в строгой конфиденциальности. Доступ должен быть ограничен для тех, у кого есть законная потребность знать или в соответствии с требованиями закона. В соответствии с конкретными требованиями необходимо вести несколько категорий записей. См. Что следует и не следует включать в личное дело?

Учетные записи сотрудников должны храниться в личном деле

Определенные записи, относящиеся к сотрудникам и их истории занятости, должны храниться в личном деле сотрудника . Эти записи включают:

• Документы перед приемом на работу. Сюда входят должностные инструкции; заявления о приеме на работу или резюме; предлагать письма; подписанные квитанции о получении и согласие со справочником для сотрудников компании, кодексом поведения и другими ключевыми политиками; и формы уведомления о чрезвычайных ситуациях, среди прочего.
• Трудовая документация. Сюда входят записи, относящиеся к работе, продвижению по службе и переводам, компенсациям, служебным аттестациям, наградам или наградам за отличную работу, записи посещаемости и завершения программ обучения, предупреждения и любые формальные дисциплины, заметки о посещаемости или опоздании, а также любые контракты или письменное соглашение между работником и работодателем.
• Разделение документов о приеме на работу. Сюда входят собеседования при увольнении, контрольные списки для прекращения службы, заметки о причинах увольнения, письма об увольнении, документы о безработице, соглашения о прекращении службы, корреспонденция и справочные документы. См. Должен ли работодатель объединять файлы сотрудников после увольнения?

Записи должны храниться отдельно от кадрового дела

Определенные записи сотрудников должны храниться отдельно от кадровых файлов , чтобы защитить права сотрудников на неприкосновенность частной жизни и оградить работодателей от ответственности.Сюда входят следующие типы записей:

• Медицинский. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников велись конфиденциально и отдельно от общего личного дела сотрудника. Сюда входят медицинские осмотры сотрудников, формы заявлений о пособиях по инвалидности , записки врачей, запросы на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA), запросы на размещение в ADA, история компенсаций работникам, требования и сопутствующие документы, результаты пригодности к работе, оценка функциональных возможностей, направления к специалистам, касающиеся участия сотрудника в программе помощи сотрудникам компании, результаты тестов на наркотики / алкоголь, запросы на возмещение медицинских расходов, информация о здоровье членов семьи сотрудника, а также любая документация о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья , или инвалидность.Этот файл также будет содержать регистрацию в медицинском страховании, формы продолжения и уведомления КОБРЫ.
• Кредитная информация. Кредитная информация потребителей, кредитные отчеты, а также личные или финансовые данные должны храниться конфиденциально в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности (FCRA) 1969 года.
• Иммиграционные формы. Форма I-9 и подтверждающие документы, подтверждающие право на трудоустройство, хранятся отдельно для конфиденциальности и для облегчения проверки в случае проведения государственного аудита.
• Документы по жалобам и расследованиям. Сюда входят внутренние претензии, претензии государственных органов и документы, связанные с судебными исками, которые должны храниться в файлах до полного урегулирования претензии или другого судебного разбирательства.

Электронный учет

Работодатели часто предпочитают вести учет в электронном виде, а не хранить бумажные файлы. Это избавляет от необходимости иметь физическое место для хранения данных о занятости на протяжении многих лет, что может сэкономить деньги и время.Кроме того, электронное хранилище облегчает поиск информации и обеспечивает эффективный доступ к документам. Организации также могут отказаться от бумажного документооборота в рамках своей приверженности принципам устойчивого развития.

У работодателей есть варианты при создании стратегии электронного учета, и доступны многочисленные поставщики и программные платформы. Облачный подход или подход «программное обеспечение как услуга» (SAAS) позволяет компаниям быстрее внедрять новые процессы, с большей легкостью обновлять программное обеспечение и снимать бремя технической поддержки с HR.С другой стороны, некоторые профессионалы считают, что частные локальные системы предлагают больше контроля при определении того, как использовать, хранить и находить данные. См .:

6 советов по поиску подходящего HRMS

Какие факторы следует учитывать при переводе файлов персонала из бумажного в электронный формат?

Риски соответствия программного обеспечения I-9

Руководство по соответствию предоставляется для определенных типов записей, таких как формы I-9 и правила OFCCP для федеральных подрядчиков.Для обзора конкретных требований по типу записи, см .:

OFCCP: Сохранение данных о занятости и персонале в электронном формате

Правило безопасности HIPAA

Советы по сохранению и хранению новой формы I-9

Окончательные правила, касающиеся использования технологий электронной связи и ведения учета в планах пенсионного обеспечения и социального обеспечения сотрудников

Доступ к кадровым файлам

Законы многих штатов требуют, чтобы работодатели разрешали нынешним и / или бывшим сотрудникам доступ к содержимому их кадрового файла.Работодатели должны понимать требования закона в штате (ах), в котором работают их сотрудники, и определять внутри компании, какой доступ разрешен в штатах, где нет нормативных требований. Некоторые соображения включают:

• Будет ли доступ предоставлен как нынешним, так и бывшим сотрудникам?
• Будет ли разрешено сотрудникам делать фотокопии из своих файлов?
• Какие процедуры используются сотрудниками для оспаривания информации, которую они считают неверной?
• Существуют ли ограничения на конфиденциальную информацию, такую ​​как проверка рекомендаций бывшего работодателя и конфиденциальные расследования?
• Следует ли организации ограничивать частоту доступа сотрудника к его или ее личному делу, например, количество раз в год или другие временные рамки?

Работодателю из нескольких штатов нужна гибкая политика, поэтому она применима ко всем сотрудникам.Например, уместно такое заявление, как «Доступ к личным файлам будет предоставлен в соответствии с законодательством штата».

См .:

Должны ли работодатели показывать работникам свои кадровые дела?

Политика доступа к кадровому файлу сотрудников

Безопасность трудовой книжки

Работодатели должны применять меры предосторожности для защиты личной информации сотрудников. Кража личных данных стала одной из основных проблем мошенничества потребителей, и Федеральная торговая комиссия (FTC) сообщает, что кража личных данных возглавляет список жалоб потребителей, о которых сообщается каждый год.Каждый работодатель ведет записи, которые могут быть украдены или использованы не по назначению; поэтому работодатели должны разработать процессы, которые защищают эту конфиденциальную информацию о сотрудниках.

См .:

Как предотвратить утечку данных

Что делать в случае компрометации медицинских данных сотрудника

Политика ведения учета: Сохранение номеров социального страхования

Защита личной информации: руководство для бизнеса

Хранение записей

Хранение трудовых книжек регулируется многочисленными федеральными законами и законами штата.Работодатели должны обеспечить ведение всех записей на бумажном носителе или в электронном виде в течение минимально необходимого периода времени. Часто работодатели используют правило 7 лет для очистки файлов уволенных сотрудников, поскольку это обычно распространяется на государственные и федеральные сроки давности; хотя для некоторых записей, таких как формы I-9, может быть достаточно более коротких периодов хранения, а для других записей, таких как записи о воздействии OSHA, могут применяться более длительные периоды. SHRM имеет график федеральные требования к хранению документации, чтобы помочь в определении законодательных требований.

См .:

Как соблюдать требования к ведению учета заработной платы

Ознакомьтесь с требованиями OSHA по созданию и хранению документов

Как долго должны храниться письменные предупреждения или консультативные заключения?

Что мы делаем с записями компании и сотрудников после закрытия компании?

Хотя большинство требований к хранению записей продиктовано федеральными законами или законами штата, бывают ситуации, когда срок не установлен.Закон о единообразном хранении записей частного бизнеса (UPPBRA) устанавливает трехлетний срок для записей без установленного законом срока хранения. Этот единообразный закон был принят рядом штатов и содержит общие руководящие принципы для других, хотя работодатели должны проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить свои индивидуальные обязательства по соблюдению и рекомендовать передовой опыт.

Уничтожение документов

После того, как работодатель выполнил требования по сохранению трудовых книжек, необходимо соблюдать эффективный план ликвидации.Простое выбрасывание трудовых книжек в корзину создает значительный риск кражи или неправомерного использования информации о сотрудниках, что может привести к регулирующим расследованиям, штрафам, потенциальным гражданским искам, плохой рекламе и нанесению ущерба бренду работодателя.

Если записи о занятости содержат личную информацию (PII), такую ​​как имя, адрес, номер социального страхования и т. Д., Работодатели должны надежно распорядиться этой информацией.

Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует следующие методы утилизации:

• Уничтожение или стирание электронных файлов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
• Измельчение, сжигание или иное уничтожение бумажных документов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
• Наем сертифицированного подрядчика, специализирующегося на уничтожении документов, после проведения комплексной проверки операций и политик безопасности компании.

См. Политику ведения документации — Ведение, хранение и уничтожение документации

Форма I-9 Приемлемые документы | USCIS

Сотрудники должны предоставить своим работодателям документы, подтверждающие их личность и разрешение на работу.

Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

Документы, указанные в Списке А, содержат удостоверение личности и разрешение на работу. Сотрудники, представляющие приемлемый список. Не следует требовать, чтобы документ представлял какой-либо другой документ. Некоторые документы Списка А фактически представляют собой комбинацию из 2 или более документов. В этих случаях представленные вместе документы считаются одним документом Списка А.

Паспорт США или паспортная карта США

Форма I-551, карта постоянного жителя или квитанция о регистрации иностранца

1 мая 2017 года USCIS начала выпускать карточки с измененным дизайном, на которых больше не отображается подпись человека.Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 года, могут по-прежнему отображать предыдущий формат. И предыдущая, и новая карты будут действительны до истечения срока, указанного на карте. Эти карты также известны как «Зеленые карты».

Карта постоянного жителя:

Предыдущая версия карт была выпущена после 30 апреля 2010 г. и может содержать подпись, а может и не содержать ее. Подпись не требуется, чтобы карта была действительна для формы I-9 «Проверка права на трудоустройство».

Карточка предыдущего постоянного жителя с подписью:

Карточка постоянного жителя с пометкой «Отказ от подписи»:

Кроме того, карта постоянного жителя с наклейкой, выпущенной USCIS, продлевающей срок ее действия, является документом Списка А и принимается для формы I-9.

Форма I-766, карточка с разрешением на трудоустройство

USCIS начала выдавать текущую карту 1 мая 2017 года. Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 года, могут по-прежнему отображать предыдущий формат.И предыдущая, и новая карты будут действительны до истечения срока, указанного на карте.

Разрешение на работу:

Заграничный паспорт с формой I-94 или формой I-94A с отметкой о прибытии-отбытии и разрешением на работу

К заграничному паспорту должна быть приложена форма I-94 / 94A «Запись о прибытии-отбытии» с тем же именем, что и в паспорте, и содержащая подтверждение неиммиграционного статуса человека и разрешение работать на конкретного работодателя на основании этого статуса.

Этот документ можно использовать только в том случае, если период подтверждения еще не истек и предлагаемая работа не противоречит каким-либо ограничениям или ограничениям, перечисленным в форме I-94 или I-94A, Отчет о прибытии и отбытии. Примечание: некоторые лица, представляющие этот документ Списка А, например, некоторые студенты-неиммигранты и посетители по обмену, должны представить дополнительную документацию, чтобы подтвердить свое разрешение на работу в США

.

В апреле 2013 года форма I-94 была автоматизирована в аэропортах и ​​морских портах.Таможенная и пограничная служба США больше не предоставляет путешественникам автоматически бумажную копию формы I-94. Путешественники могут получить доступ к информации формы I-94 через веб-сайт Службы таможенного и пограничного контроля США или могут запросить бумажную форму I-94 во время процесса проверки.

Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94 или формой I-94A

К паспорту

необходимо предъявить форму I-94 или форму I-94A, подтверждающую допуск неиммигрантов в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США.S. и FSM или RMI.

Заграничный паспорт со штампом формы I-551 или распечаткой формы I-551

Паспорт должен содержать временную печать формы I-551 или временную печатную отметку формы I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе (MRIV).

Этот документ подлежит перепроверке.

Документы, удостоверяющие личность

Документы из Списка Б только удостоверяют личность.Сотрудники, которые решили представить документ Списка B, должны также представить документ из Списка C для Раздела 2. Сотрудники могут представить один из следующих неистекших документов Списка B:

Водительское удостоверение

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленной территорией США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес.

• Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
• Школьный билет с фотографией
• Регистрационная карточка избирателя
• U.С. военная карточка или досье
• Удостоверение военнослужащего
• Карта морского торгового документа прибрежной охраны США (MMD)
• Племенной документ коренных американцев
• Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады.

Допустимый список B Документы для лиц в возрасте до 18 лет, которые не могут предоставить документы, перечисленные выше:

• Школьная успеваемость или табель
• Справка из поликлиники, врача или больницы
• Запись в детский сад или детский сад

Для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет и некоторых лиц с ограниченными возможностями, которые не могут предъявить какие-либо из перечисленных документов, удостоверяющих личность, вместо документа Списка B могут использоваться специальные пометки.

Документы, указанные в Списке C, только подтверждают разрешение на работу.

Сотрудники, которые решили предоставить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B, удостоверяющий личность, для Раздела 2.

Сотрудники могут предоставить один из следующих не истекших документов списка C:

Карточка с номером счета в системе социального обеспечения США

Карточка с номером счета

в системе социального обеспечения США, доступ к которой не ограничен. Допускается ламинированная карта. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

• НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
• ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
• ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS

Форма ФС-240, Консульский акт о рождении за границей

Форма FS-545, Свидетельство о рождении за границей, выданное U.S. Государственный департамент

Форма DS-1350, Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США

Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью

Племенной документ коренных американцев

Форма I-197, удостоверение личности гражданина США

Форма I-179, Удостоверение личности гражданина-резидента США

Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выдаваемые DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Запись о прибытии / отбытии», выдаваемую лицам, получившим убежище, или неиммигрантам, имеющим разрешение на работу (например, неиммигрантам H-1B) в связи с их иммиграционным статусом, форму I-571, Проездной документ беженца (PDF), неистекшая форма I-327, разрешение на повторный въезд, форма N-560, сертификат U.S. Гражданство или форма N-561, замещающее свидетельство о гражданстве (PDF, 40,3 КБ) или форма N-550, свидетельство о натурализации или форма N-570, замещающее свидетельство о натурализации (PDF, 176,3 КБ). Форма I-797, выданная условному резиденту, может быть приемлемым документом Списка C в сочетании с его или ее формой I-551 с истекшим сроком действия. Контактный центр формы I-9 может помочь с вопросами по документам, выданным DHS.

Список B Документы

Документы, удостоверяющие личность

Документы из Списка Б только удостоверяют личность.Сотрудники, которые решили представить документ Списка B, должны также представить документ из Списка C для Раздела 2. Сотрудники могут представить один из следующих неистекших документов Списка B:

Водительское удостоверение

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленной территорией США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес.

• Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес. Идентификационная карточка школы с фотографией Карточка регистрации избирателя U.S. военный билет или призывной билет Удостоверение военного иждивенца
• Карта морского торгового документа прибрежной охраны США (MMD)
• Племенной документ коренных американцев
• Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады.

Допустимый список B Документы для лиц в возрасте до 18 лет, которые не могут предоставить документы, перечисленные выше:

• Школьная успеваемость или табель
• Справка из поликлиники, врача или больницы
• Запись в детский сад или детский сад

Для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет и некоторых лиц с ограниченными возможностями, которые не могут предъявить какие-либо из перечисленных документов, удостоверяющих личность, вместо документов Списка B могут использоваться специальные пометки.

Список C Документы

Документы, указанные в Списке C, только подтверждают разрешение на работу.

Сотрудники, которые решили представить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B для раздела 2.

Сотрудники могут предоставить один из следующих не истекших документов списка C:

Неограниченная карта с номером счета в системе социального обеспечения США

Карточка с номером счета

в системе социального обеспечения США, доступ к которой не ограничен. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

• НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
• ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
• ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS

Консульский акт о рождении за границей (форма FS-240)

Свидетельство о рождении за границей, выданное U.S. Государственный департамент (форма FS-545)

Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (форма DS-1350)

Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью

Племенной документ коренных американцев

Удостоверение гражданина США (форма I-197)

Идентификационная карта для использования гражданином-резидентом США (форма I-179)

Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выдаваемые DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Запись о прибытии-отбытии», выдаваемую лицам, получившим убежище, или не иммигрантам, имеющим разрешение на работу (например, неиммигрантам H-1B) в связи с их иммиграционным статусом, неистекшим разрешением на повторный въезд ( Форма I-327), Свидетельство У.S. Гражданство (форма N-560) или замещающее свидетельство о гражданстве (форма N-561) (PDF, 40,3 КБ), либо свидетельство о натурализации (форма N-550) или N-570 (PDF). Форма I-797, выданная условному резиденту, может быть приемлемым документом Списка C в сочетании с его или ее формой I-551 с истекшим сроком действия. Для получения дополнительной информации о документах, выданных DHS, обратитесь в службу поддержки пользователей.

10 кадровых документов, необходимых для беспроблемного и безопасного рабочего места

Вы когда-нибудь задумывались, почему документы так важны для любого бизнеса? Они служат доказательством наличия записей обо всех официальных мероприятиях компании.Кадровые документы жизненно важны для записи всех транзакций, действий и событий, связанных с организацией. Вам необходимо иметь все важные кадровые документы, чтобы обеспечить бесперебойное управление бизнесом и надежность системы внутреннего контроля. Убедитесь, что у вас есть эти документы.

Посмотрим правде в глаза, процесс документирования не самый изумительный, но это очень важная часть любого бизнеса. В наши дни очень важно записывать информацию о занятости. Эти важные кадровые документы играют жизненно важную роль в управлении любым бизнесом.

В современном динамичном деловом мире вам необходимо хранить и архивировать официальные документы. Эти кадровые документы пригодятся в будущем или при непредвиденных обстоятельствах.

Важные кадровые документы необходимо хранить с особой тщательностью, поскольку они служат «доказательством» важных действий и событий. Основа успешной организации — это эффективный процесс документирования и сопровождение.

Почему важны кадровые документы?

Специалист по персоналу расскажет вам о важности хорошей документации.Очень часто менеджеры приходят в отдел кадров с планами уволить сотрудника или предпринять другие дисциплинарные меры без подтверждающих документов.

Кадровая документация важна по многим причинам. Документация узаконивает трудовую деятельность, начиная с зачисления, увольнения, выхода на пенсию или увольнения. Развитие и вознаграждение являются частями документации сотрудника. Ведение точной и полной документации способствует достижению целей HR, например, при планировании преемственности и продвижения по службе.Кадровая документация, если она организована осторожно, тайно и в соответствии с политикой организации, является основой кадрового офиса. Важные кадровые документы жизненно важны не только для отдела кадров, но и для бизнеса в целом.

Типы документации

Существует много типов важных кадровых документов, которые составляют важную часть процесса документирования.

Политики, процедуры, управление эффективностью и уставные документы составляют основу важных кадровых документов.Они важны для обозначения ожидаемого поведения сотрудников и стандартов на рабочем месте, которые необходимо поддерживать в порядке, в котором сотрудники знают, чего от них ждут.

Эти документы содержат записи в письменной форме. Он включает постоянные записи, такие как трудовые договоры, документы, связанные с наймом, такие как должностные инструкции, резюме, проверки биографических данных, политики компании и многое другое. Документы могут быть как формальными, так и неофициальными.

Неофициальные записи, такие как записи переговоров менеджера с сотрудником.Хранение таких неофициальных документов так же важно, как и ведение официальных документов.

Следует бережно хранить официальную документацию. Эти документы играют важную роль независимо от того, связаны ли они с административными или юридическими вопросами.

Также прочтите: Performace Management Tempaltes

Также прочтите: Полное руководство по соблюдению законодательных требований в области управления персоналом и заработной платой

Загрузить: 1000+ шаблонов деловой и юридической документации

Зачем компаниям нужна надлежащая документация?

Кадровые документы играют очень важную роль в процессе документирования организации.Он действует как доказательство или свидетельство деятельности, связанной с бизнесом. Документирование таких событий, как положительных, так и отрицательных, необходимо поддерживать, потому что они могут пригодиться в будущем.

Ниже приведен список важных кадровых документов, которые должны быть у каждого предприятия.

1. Описание работы

Описание работы дает компании и сотруднику четкое представление о потребностях конкретной работы. JD определяет все обязательства и обязанности, относящиеся к конкретной должности.Это также указывает на те способности, которые необходимы для эффективного выполнения этой конкретной работы. По большей части подробный JD будет включать в себя всю важную информацию о любой конкретной работе, например, должность, должность, обязанности, резюме должности и так далее.

2. Трудовой договор

Трудовой договор — это письменное доказательство профессиональных отношений между работодателем и работником. Документ открыт для сотрудника или для всей организации.Трудовой договор может полностью искоренить добровольную работу, что делает его полезным документом для привлечения новых сотрудников.

Это подписанный документ, который служит доказательством соглашения между работодателем и работником. В трудовом договоре оговариваются права и обязанности обеих сторон.

3. Документы по процессу найма

Процедура отбора состоит из множества этапов, например, отбор, собеседование, встреча, отбор, вводный курс и адаптация.Специалист по найму отрабатывает каждую из этих процедур, чтобы выбрать квалифицированного кандидата из отобранных.

Все эти процессы необходимо фиксировать в официальных документах, чтобы отслеживать, как и куда идет процесс.

Следующие документы жизненно важны, когда дело доходит до процесса найма:

• Письмо с предложением
• Заявка на рабочую силу
• Описание работы
• Трудовой договор и контракт
• Трекер найма
Форма оценки кандидата
• Справочное руководство по проверке

4.Документы служебной аттестации

Документ служебной аттестации помогает в управлении производительностью и ее измерении для обеих сторон.

Сильная система управления эффективностью основана на простой концепции целей SMART (Конкретные. Измеримые. Достижимые. Актуальные. На основе времени)

Кроме того, обратная связь может помочь организации в базовом процессе принятия решений в будущем. Что касается совета директоров, то вклад сотрудника может побудить к обновлению процедур и стиля управления.

Создание стандартизированного и единого формата для определения производительности и постановки целей для сотрудников различных уровней.

Ниже приведены некоторые примеры документов об оценке эффективности,

• Процесс управления эффективностью
• Анализ производительности
• План повышения производительности
• Письмо об оценке эффективности
• Письмо с предупреждением о производительности
• 908 КРА

5.Справочник сотрудника

Справочник сотрудника состоит из всех процедур, политик, полномочий и ответственности, а также ожиданий от определенного сотрудника, выполняющего определенную работу в организации.

Это один из важных кадровых документов, поскольку он содержит административные процедуры предприятия. Как правило, его выдают сотруднику в первый день приема на работу. Справочник для сотрудников используется работодателями для обозначения важных политик компании и для защиты прав и обязанностей как работодателя, так и работника.

Справочник для сотрудников содержит юридическую информацию, например, о политике в области найма, политике противодействия преследованию, а также об ожидаемом уровне безопасности сотрудников в организации.

Справочник сотрудника является очень важной частью политики компании в отношении сотрудников.

6 типов документов, подтверждающих занятость и доход | Центр знаний

Однако не всегда ясно, какие документы должны заполнять верификаторы. Чтобы помочь в этом, мы создали список наиболее распространенных форм, используемых при проверке занятости и дохода, чтобы и сотрудники, и работодатели знали, какие документы наиболее актуальны для соответствия местным законам.

Формы подтверждения занятости

Проверка занятости возникает во многих ситуациях, от компании, нанимающей нового сотрудника до кредитора, оценивающего соискателя новой ссуды. Основная цель проверки занятости — убедиться, что кто-то занимал должность в данной компании, но проверяющим также может быть полезно узнать об обязанностях сотрудника, чтобы получить представление об их прошлом опыте.

Форма I-9

Форма I-9 IRS является обязательной для всех новых сотрудников и подтверждает право сотрудника на работу в США.S. Форма, которую в первую очередь заполняет работодатель, требует наличия документов, подтверждающих личность и статус работника. Однако первая часть формы заполняется сотрудником и запрашивает личную информацию, такую ​​как имя, адрес и номер социального страхования.

Самый важный раздел формы I-9 — это то, где работодатели предоставляют подтверждение права сотрудника на работу. Разные документы, удостоверяющие личность, имеют разный вес, причем некоторые из них сами по себе достаточны для подтверждения права на участие, а другие нуждаются в дополнительной поддержке.Для заполнения формы I-9 существует три категории документов:

.

Список документов A: Подтверждение права на трудоустройство и личности

• Паспорт или паспортная карточка США
• Карта постоянного жителя или регистрация иностранца
• Карточка с разрешением на трудоустройство
• Заграничный паспорт с разрешением на работу по форме I-94 или I-551

** Список документов B: только удостоверение личности (необходимо объединить с документом из Списка C)

• Текущий U.S. Водительские права
• Канадские водительские права
• Федеральная, государственная или местная идентификационная карта
• Школьный билет с фотографией
• Регистрационная карточка избирателя
• Военная карта США или запись о призыве
• Удостоверение военнослужащего
• Документ торгового мореплавателя береговой охраны США (MMD)
• Документ индейского племени

Список документов C: только свидетельство о приеме на работу (необходимо объединить с документом из Списка B)

• U.S. Карточка с номером счета социального страхования
• Справка о рождении за границей
• Свидетельство о рождении Госдепартаментом США
• Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении с официальной печатью
• Документ индейского племени
• Удостоверение гражданина США
• Удостоверение личности для жителей США
• Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности

Работодатели должны хранить копию заполненной формы I-9 каждого сотрудника в течение трех лет после даты приема на работу.Наказания за несоблюдение или ненадлежащее раскрытие информации могут быть столь же серьезными, как тюремное заключение.

Письмо о подтверждении занятости

Также известное как письмо с подтверждением занятости (PoE), письмо с подтверждением занятости выдается новым работодателем для подтверждения того, что потенциальный сотрудник ранее занимал должность, которую он, по их утверждениям, занимал.

Формат и содержание письма-подтверждения приема на работу могут различаться, но обычно они основаны на должности, сроках работы и обязанностях сотрудника.

Дополнительная информация, необходимая для заполнения письма, обычно включает:

• Название и адрес компании работодателя (или используйте стандартный бланк компании)
• Название и адрес компании, запрашивающей подтверждающее письмо
• Должность нынешнего или бывшего сотрудника
• Даты работы нынешнего или бывшего сотрудника
• По желанию, перечень обязанностей сотрудника
• Заработная плата нынешнего или бывшего сотрудника, включая бонусы
• Ваше имя, подпись и контактная информация, чтобы получатели могли связаться с вами при необходимости.

Мы предоставили образец шаблона письма в Документах Google (https: // docs.google.com/document/d/1C8WqTS40h3CgwliT9xQ28e0ryKM_ziszPjOlRDRkjTw/edit?usp=sharing) и MS Word (https://drive.google.com/file/d/1jYEzZiJoGk3K8RHIZghDhWP), чтобы убедиться, что все сведения, которые помогут вам в помощи, чтобы включить все детали для справки, которые помогают, чтобы все справки (help) были включены в справку, чтобы включить все сведения, которые помогут необходимо предоставить соответствующее подтверждение занятости.

Форма подтверждения безработицы

Когда сотрудник был уволен без причины, он или она часто обращается за поддержкой через государственное страхование по безработице. Форма заявки в каждом штате различается, но обычно заполняется сотрудником и обычно включает раздел, в котором указывается причина увольнения и общий заработок заявителя.

Работодатели могут оспорить претензии бывшего сотрудника в заявлении. Однако споры замедлят процесс подачи заявки, потенциально задерживая выплаты и затрудняя для сотрудников оплату текущих расходов.

Документы, подтверждающие доход

Сотрудников могут попросить подтвердить свой доход по запросам на подтверждение занятости, обусловленным финансовыми соображениями. Предоставление ссуды, новая кредитная линия и даже переговоры об аренде собственности могут зависеть от надлежащего подтверждения заработка сотрудника.

Форма подтверждения дохода для штата

Государства часто имеют свои собственные формы для подтверждения занятости и дохода. В Техасе, например, форма h2028 используется для обеспечения подтверждения работодателем информации о зарплате и доходах сотрудника, когда сотрудник не может предоставить другую информацию, адекватно подтверждающую свой доход.

Форма потери дохода

Иногда от работника могут потребовать доказать потерю дохода, связанную с текущей или бывшей работой.Нет никаких федеральных форм, связанных с потерей дохода, но в отдельных штатах есть формы, помогающие задокументировать изменение доходов. Например, Флорида использует форму CS ES 2620 для документирования потери дохода.

Корешок для оплаты

В некоторых случаях квитанция о заработной плате может служить достаточным доказательством заработка сотрудника. Квитанции о выплатах можно легко подделать, поэтому проверяющие часто требуют более формального подтверждения от текущего или бывшего работодателя, обычно предоставляемого через формы для штата, такие как форма Техаса h2028.

Заполнение справки о занятости или доходе

Самая важная часть проверки занятости и дохода — это получение соответствующих документов для ведения записи об успешной проверке. И работодатели, и сотрудники должны гарантировать, что они заполняют формы полностью и честно, поскольку за ложное раскрытие информации предусмотрены различные наказания, от снижения профессиональной репутации до тюремного заключения. Каждая форма, указанная выше, служит своей цели, и во многих случаях необходимо собрать несколько документов, чтобы в достаточной мере подтвердить информацию о занятости и доходе.

Написание рабочих документов — Профессиональные коммуникации

По завершении этой главы вы сможете

• описывают назначение документов рабочего места, идентифицированных в модуле;
• предоставив образец документа рабочего места, определите, правильно ли применено форматирование, а если нет, исправьте его;
• , учитывая сценарий, напишите образец документа рабочего места, применяя правильное форматирование и следуя аббревиатуре FAST для письма;

Введение

Письменное деловое общение требует навыков и опыта.От писем до отчетов — имеет значение то, как вы используете письменное слово. Письменные документы содержат запись переписки, что является ключевым моментом в ситуациях, когда могут возникнуть юридические проблемы. В подобных случаях важно иметь возможность продемонстрировать, что сообщение было отправлено и получено, и определить, в какие даты это произошло.

Письменное сообщение, которое вы создаете, представляет вас и вашу компанию, поэтому ваша цель всегда состоит в том, чтобы сделать его ясным, кратким и профессиональным, независимо от типа сообщения, которое вы отправляете.

В этой главе представлены пять основных типов письменных деловых документов, с которыми вы столкнетесь в течение своей профессиональной жизни. Это электронная почта, служебные записки, письма, титульные листы по факсу, и короткие отчеты . Вы также узнаете об аббревиатуре FAST , которая поможет вам не забывать о соответствующем формате, аудитории, стиле и тональности вашего документа.

Вспомните, что вы узнали в модуле «Основы» о цели общения.Вы можете вспомнить, что сообщение обычно имеет одно из трех намерений: сообщить, убедить или развлечь. Когда вы пишете рабочие документы, вы обычно сосредотачиваетесь на первых двух намерениях: информировать и убеждать, хотя вы можете развлечься, когда у вас есть беззаботное сообщение, например, приглашение по электронной почте на праздничную вечеринку в офисе.

Чаще всего информационные сообщения, титульные листы факса и короткие отчеты. Они имеют дело только с фактами, и их сообщения обычно нейтральны — они вряд ли вызовут эмоциональную реакцию, положительную или отрицательную.

Электронные письма и письма могут быть исключительно информационными или в некотором роде убедительными. Например, вы можете написать электронное письмо, чтобы попросить коллегу принять участие в мероприятии, которое спонсирует компания. Вам нужно будет убедить собеседника отказаться от субботнего обеда, чтобы помочь компании, но, возможно, вы сможете убедить его, сообщив, что после этого босс приглашает всех на ужин!

Каким бы ни было ваше сообщение, помните, что разные типы рабочих документов могут соответствовать разным целям.Вы будете использовать то, что узнали об аудитории и каналах коммуникации, чтобы выбрать подходящий. полагайтесь на свои навыки письма, грамматики и пунктуации простым языком, чтобы составить четкое сообщение; затем используйте навыки, которые вы разовьете в этой главе, чтобы правильно отформатировать документ.

Написание абзацев

Прежде чем мы углубимся в типы документов и их использование, нам нужно рассмотреть важную часть написания, из которой состоят ваши документы: абзац.

Строгий абзац состоит из трех отдельных компонентов:

1. Тематическое предложение. Тематическое предложение — это основная идея абзаца.

2. Кузов . Тело состоит из вспомогательных предложений, которые развивают основную мысль.

3. Заключение . Заключение — это последнее предложение, в котором резюмируется основная мысль.

Основой хорошего абзаца является тематическое предложение, которое выражает основную идею абзаца.Это направляет читателя, указывая, о чем идет речь. Все предложения в оставшейся части абзаца должны относиться к тематическому предложению.

Развитие темы предложения

Возьмите любую газету или журнал и прочтите первое предложение статьи. Вы достаточно уверены, что знаете, о чем остальная часть статьи? Если да, то вы, вероятно, читали тематическое предложение. Эффективное тематическое предложение сочетает в себе основную идею с личным отношением или мнением автора; это называется контрольной идеей.Он ориентирует читателя и дает представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца. Прочтите следующий пример.

Пример:

Создание национального набора стандартов для обучения математике и английскому языку улучшит обучение учащихся во многих провинциях.

Это тематическое предложение объявляет благоприятную позицию для стандартизации математического и английского образования. Прочитав это предложение, читатель может с полным основанием ожидать, что автор предоставит подтверждающие детали и факты о том, почему стандартизация математики и английского образования может улучшить обучение учащихся во многих провинциях.Если цель эссе на самом деле состоит в том, чтобы оценить образование только в одной конкретной провинции или конкретно обсудить математику или английское образование, то тематическое предложение вводит в заблуждение.

Хорошее тематическое предложение определяется пятью характеристиками:

1. Дает точное представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца.

2. Содержит тему и позицию автора по ней.

3. Понятно и легко понять.

4. Не включает дополнительных подробностей.

5. Захватывает читателя интересной лексикой.

При создании рабочего документа используйте подход «сверху вниз» — оставляйте тематическое предложение в начале каждого абзаца, чтобы читатели сразу поняли суть сообщения. Этот метод экономит драгоценное время и усилия занятых коллег, пытающихся выяснить основные моменты и важные детали.

Заголовки — еще один полезный инструмент.В текстовом документе разбейте каждый абзац отдельными заголовками. Они служат в качестве полезных средств навигации, позволяя коллегам бегло просматривать документ и находить релевантные для них абзацы.

Обозначение частей абзаца

Эффективный абзац состоит из трех основных частей: тематического предложения, основного текста и заключительного предложения. Тематическое предложение часто является первым предложением абзаца. Он выражает главную идею в сочетании с отношением писателя к предмету.Обычно следует основной текст абзаца, содержащий вспомогательные детали. Вспомогательные предложения помогают объяснить, доказать или усилить тематическое предложение. Заключительное предложение — последнее предложение в абзаце. Он напоминает читателю о главном, перефразируя его другими словами.

Прочтите следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

После прочтения нового телегида на этой неделе у меня возникла только одна мысль — почему нас до сих пор засыпают реалити-шоу? В этом сезоне чума реалити-шоу продолжает омрачать наши радиоволны.Вместе с возвращением фаворитов зрителей нас ждет еще одно бездумное творение. Заключенный рассказывает о повседневной жизни восьми домохозяек из пригорода, которых посадили в тюрьму для целей этого фальшивого психологического эксперимента. В превью к первой серии показаны обычные слезы и истерики, связанные с реалити-шоу. Боюсь представить, что предложат продюсеры в следующем сезоне, но если кто-то из них читает этот блог — прекратите! У нас было достаточно реалити-шоу, чтобы прослужить нам всю жизнь!

Первое предложение этого абзаца — тематическое предложение.Он сообщает читателю, что абзац будет о реалити-шоу, и выражает отвращение сценариста к этим шоу с помощью слова «бомбят».

Каждое из следующих предложений в абзаце поддерживает тематическое предложение, предоставляя дополнительную информацию о конкретном реалити-шоу. Последнее предложение — заключительное предложение. Он повторяет главную мысль о том, что зрителям надоедают реалити-шоу с использованием слов, отличных от тематического предложения.

Абзацы, начинающиеся с тематического предложения, переходят от общего к частному. Они открываются общим заявлением о предмете (реалити-шоу), а затем обсуждают конкретные примеры (реалити-шоу «Заключенный»).

Теперь взгляните на следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В прошлом году кошка преодолела 130 миль, чтобы добраться до своей семьи, которая переехала в другой штат и бросила своего питомца. Несмотря на то, что кошка никогда не была в их новом доме, она смогла выследить своих бывших хозяев.Собака в моем районе может предсказать, когда у ее хозяина вот-вот случится припадок. Он следит за тем, чтобы он не поранился во время эпилептического припадка. По сравнению со многими животными наши чувства почти притуплены.

Последнее предложение этого абзаца — тематическое предложение. Он опирается на конкретные примеры (кошка, которая выследила своих владельцев, и собака, которая может предсказать приступы), а затем делает общее заявление, в котором делается вывод из этих примеров (чувства животных лучше, чем у людей).В этом случае вспомогательные предложения помещаются перед тематическим предложением, а заключительное предложение совпадает с тематическим предложением.

Этот прием часто используется в убедительном письме. Автор приводит подробные примеры в качестве доказательства, подтверждающего свою точку зрения, подготавливая читателя к принятию заключительного тематического предложения как истины.

Иногда тематическое предложение появляется в середине абзаца. Прочтите следующий пример. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В течение многих лет каждый раз, когда я сдавал экзамен, меня мучило сильное беспокойство. За несколько часов до экзамена мое сердце начинало колотиться, ноги дрожали, а иногда я становился физически неспособным двигаться. В прошлом году меня направили к специалисту, и я наконец нашел способ справиться со своим беспокойством — дыхательные упражнения. Это кажется таким простым, но, выполняя всего несколько дыхательных упражнений за пару часов до экзамена, я постепенно взял под контроль свое беспокойство. Эти упражнения помогают снизить частоту сердечных сокращений и уменьшить беспокойство.А еще лучше, они не требуют таблеток, оборудования и очень мало времени. Удивительно, как правильное дыхание помогло мне научиться справляться с симптомами тревоги.

В этом абзаце подчеркнутое предложение является тематическим предложением. В нем выражена основная идея: дыхательные упражнения помогают контролировать тревогу. Предыдущие предложения позволяют писателю развить свою основную мысль (дыхательные упражнения могут помочь контролировать тревогу), используя личный анекдот (как он раньше страдал от тревоги).Затем во вспомогательных предложениях раскрывается, как дыхательные упражнения помогают писателю, предоставляя дополнительную информацию. Последнее предложение является заключительным и повторяет, как дыхание может помочь справиться с тревогой.

Предложения подразумеваемой темы

Некоторые хорошо организованные абзацы вообще не содержат тематических предложений. Основная идея не прямо формулируется, а подразумевается в содержании абзаца. Прочтите следующий пример:

Пример:

Поднявшись по лестнице, Луэлле пришлось несколько раз задерживать дыхание.Она хрипела, тяжело усаживаясь в деревянное кресло-качалку. Тао осторожно подошел к ней, словно она могла рассыпаться при малейшем прикосновении. Он изучал ее лицо, как пергамент; растянулся по костям так тонко, что он почти мог видеть сквозь кожу разлагающуюся мышцу под ней. Луэлла беззубо улыбнулась.

Сопровождающие предложения

Если вы думаете о абзаце как о гамбургере, вспомогательные предложения — это мясо внутри булочки. Они составляют основную часть абзаца, объясняя, доказывая или усиливая контрольную идею в тематическом предложении.Большинство абзацев содержат от трех до шести вспомогательных предложений в зависимости от аудитории и цели. Вспомогательное предложение обычно предлагает одно из следующего:

Причина

Приговор: Отказ поколения бэби-бума уйти на пенсию усугубляет текущую нехватку доступных рабочих мест.

Факт

Приговор: Многие семьи теперь полагаются на старших родственников в плане финансовой поддержки.

Статистика

Приговор: Около 10 процентов взрослого населения США в настоящее время не имеют работы.

Предложение

Приговор: «Мы не позволим этой ситуации продолжаться», — заявил сенатор Джонс.

Пример

Приговор: В прошлом году Билла попросили уйти на пенсию в возрасте 55 лет.

Тип поддерживающего предложения, который вы выберете, будет зависеть от того, что вы пишете и почему пишете. Например, если вы пытаетесь убедить свою аудиторию занять определенную позицию, вам следует полагаться на факты, статистику и конкретные примеры, а не на личное мнение.Прочтите следующий пример:

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ. (Тематическое предложение)

Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем автомобиль с экономичным газом. (Дополнительное предложение 1: статистика)

Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. (Дополнительное предложение 2: факт)

Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. (Дополнительное предложение 3: причина)

Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был очень впечатлен его характеристиками. (Дополнительное предложение 4: пример)

«Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих бензиновых автомобилей». (Дополнительное предложение 5: цитата)

Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем. (Заключительное предложение)

Чтобы найти информацию для ваших поддерживающих предложений, вы можете рассмотреть возможность использования одного из следующих источников:

• Справочник
• Энциклопедия
• Сайт
• Биография / автобиография
• Карта
• Словарь
• Газета / журнал
• Интервью
• Предыдущий опыт
• Персональные исследования

Заключительные приговоры

Эффективное заключительное предложение объединяет все идеи, которые вы высказали в своем абзаце.Он напоминает читателям о главном — о тематическом предложении — без повторения его точно такими же словами. В примере с гамбургером верхняя булочка (тематическое предложение) и нижняя булочка (заключительное предложение) очень похожи. Они обрамляют «мясо» или основную часть абзаца. Сравните тематическое предложение и заключительное предложение из предыдущего примера:

Пример:

Тематическое предложение: Владение гибридным автомобилем дает множество преимуществ.

Заключительное предложение: Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Обратите внимание на преимущества и преимущества использования синонимов. В заключительном предложении повторяется идея о том, что владение гибридом выгодно без использования одних и тех же слов. Он также резюмирует два примера преимуществ, описанных во вспомогательных предложениях: низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества.

Вам следует избегать внесения каких-либо новых идей в ваше заключительное предложение. Заключение призвано дать читателю ощущение завершенности. Введение предмета, не охваченного в абзаце, запутает читателя и ослабит ваше письмо.

Заключительное предложение может иметь одно из следующего:

Пример:

Цель: Переформулировать основную идею.
Образец : Детское ожирение — растущая проблема в Соединенных Штатах.

Цель: Обобщите ключевые моменты абзаца.

Пример: Отсутствие здорового образа жизни, плохое воспитание и пристрастие к видеоиграм — это одни из многих факторов, способствующих детскому ожирению.

Цель: Сделать вывод на основании информации в абзаце.

Образец: Эти статистические данные показывают, что, если мы не примем меры, уровень детского ожирения будет продолжать расти.

Цель: Сделайте предположение, предложение или рекомендацию относительно информации в абзаце.

Образец : Согласно этому исследованию, более 60 процентов детей в Соединенных Штатах к 2030 году будут страдать от патологического ожирения, если мы не примем меры уклонения.

Цель : Предложите дополнительное замечание о контрольной идее.

Образец: Детское ожирение — трагедия, которую можно полностью предотвратить.

Переходы

Сильный абзац плавно переходит от тематического предложения к вспомогательным предложениям и к заключительному предложению. Чтобы помочь организовать абзац и обеспечить логическую связь идей друг с другом, авторы используют переходные слова и фразы. Переход — это связующее слово, описывающее отношения между идеями.

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ.Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем автомобиль с экономичным газом. Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был очень впечатлен его ходовыми качествами. «Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у предыдущих автомобилей с бензиновым двигателем, которые у меня были.«Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вполне вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Каждое из подчеркнутых слов является словом перехода. Такие слова, как первое и второе, являются словами перехода, которые показывают последовательность или уточняют порядок. Они помогают систематизировать идеи автора, показывая, что у него или нее есть еще один аргумент в поддержку тематического предложения. Другие слова перехода, которые показывают порядок, включают в себя третье, а также сначала и затем.

Переходное слово, потому что это переходное слово следствия, которое продолжает линию мысли. Это означает, что автор предоставит объяснение результата. В этом предложении автор объясняет, почему гибридные автомобили уменьшат зависимость от ископаемого топлива (потому что они не требуют газа). Другие переходные слова следствия включают в себя как результат, так что, поскольку, таким образом и по этой причине.

Чтобы включить резюмирующий переход в свое заключительное предложение, автор могла бы переписать последнее предложение следующим образом:

Пример:

В заключение, учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вполне вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

В следующей таблице приведены некоторые полезные слова-переходы для соединения вспомогательных и заключительных предложений.

Для дополнительных предложений
прежде всего	но	например	в частности	кроме	впоследствии
также	наоборот	далее	позже	тем не менее	следовательно
кроме	соответственно	однако	аналогично	с одной стороны	для начала
одновременно	например	дополнительно	между тем	наоборот
Для заключительных предложений
все-таки	с учетом всех обстоятельств	вкратце	итого	в целом	подвести итог
всего	наконец	в заключение	на балансе	таким образом	в конечном итоге

Переходные слова и фразы — полезные инструменты для включения в рабочие документы.Они используются внутри абзацев, чтобы связать одно предложение с другим, а также находятся в начале и конце каждого абзаца, так что каждое из них легко соединяется с другим. Они проводят читателя по документу, разъясняя отношения между предложениями и абзацами, чтобы читатель понял, почему они были написаны именно в таком порядке.

Например, когда вы пишете памятку с инструкциями, может быть полезно рассмотреть следующие переходные слова и фразы: прежде, чем вы начнете, сначала, затем, затем, наконец, после того, как вы закончите.Использование этих переходов в качестве шаблона для написания заметки предоставит читателям четкие логические инструкции о конкретном процессе и порядке, в котором шаги должны быть выполнены.

Когда вы садитесь писать документ на работе, вам нужно подумать о том, кто является аудиторией и какова цель вашего сообщения (информировать, убеждать или развлекать). Имея эту информацию, вы можете решить, какой тип документа (канал) использовать.

Хороший подход — сначала очертить документ, отметив, где каждый элемент принадлежит.Например, если вы решили написать письмо, вы можете сначала определить местонахождение каждого адреса, дату, приветствие, подпись и так далее. Это поможет вам создать структуру вашего документа и значительно упростит процесс написания (и, в дальнейшем, процесс редактирования).

Когда вы пишете рабочий документ, вы выбираете, подходить ли к вашей теме прямо или косвенно. Прямое сообщение сразу переходит к сути документа, в то время как косвенное сообщение помещает ключевой момент (часто плохие новости) между другой информацией (положительной или нейтральной), чтобы «смягчить удар» нежелательного сообщения.

Эл. Почта

Электронная почта, обычно называемая электронной почтой, вероятно, вам знакома. Его можно использовать аналогично обмену текстовыми сообщениями или синхронному чату или как более быстрый способ получения и отправки информации, которая традиционно записывалась бы в письме. Его можно доставить на мобильное устройство. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные письма для внешней (вне компании) корреспонденции, а также заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) коммуникации (Guffey, 2008).Электронная почта лучше всего подходит для довольно коротких сообщений.

Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания людям о том, что отчеты или платежи подлежат оплате. Ваша работа может потребовать от вас заполнить форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из ряда предложений, например, чтобы формулировка подходила для конкретного сценария.

Электронные письма

часто бывают неформальными, когда используются для личного общения, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваша электронная почта отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне.Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может показаться неформальной, помните, что при использовании в бизнесе она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Советы по созданию эффективных деловых писем

• Правильное приветствие должно демонстрировать уважение и избегать путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс.X »(внешний) или« Привет, Барри »(внутренний).
• Тема письма должна быть ясной, краткой и конкретной. Это помогает получателю понять суть сообщения. Например, «Коммерческое предложение ABC прилагается».
• Закрыть с подписью. Идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.
• Избегайте сокращений. Электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти в вашем остроумие повода ROTFL (катание по полу от смеха).
• Будьте краткими.
• Отформатируйте чисто. Делайте разрывы строк между абзацами для удобства чтения.
• Сделайте трехэтапную проверку (включая структурное редактирование, редактирование копирования и корректуру) перед тем, как нажать «Отправить». На устранение проблем, вызванных поспешным, плохо написанным электронным письмом, уйдет больше времени и усилий, чем на то, чтобы исправить это с первого раза.
• Ответить незамедлительно. Следите за эмоциональным откликом — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию в течение 48 часов.
• Экономно используйте функцию «Ответить всем». Не отправляйте свой ответ всем, кто получил первоначальное письмо, за исключением случаев, когда ваше сообщение абсолютно необходимо для прочтения всей группой.
• Избегайте использования заглавных букв. Заглавные буквы используются в Интернете для обозначения криков и считаются грубыми.
• Тестовые ссылки.
• Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикреплять большие файлы (аудио- и визуальные файлы часто бывают довольно большими), чтобы предотвратить превышение лимита почтового ящика получателя или срабатывание спам-фильтра.
• Оставьте отзыв или ответьте на вопрос. Если вы не получите ответ в течение 24 часов, напишите по электронной почте или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

Рассмотрим два примера деловой электронной почты. Первый — это форма электронной почты, а второй — это настраиваемое сообщение, написанное специально для ситуации и аудитории.

Пример формы электронной почты:

Тема: Добро пожаловать в магазин [наше имя].

Уважаемый [имя клиента],
Спасибо за регистрацию в магазине [наше имя].
Вы можете управлять своей личной информацией из раздела «Моя учетная запись» на веб-сайте, когда вы входите в Магазин [наше имя].
Здесь вы можете изменить свои контактные данные и пароль, отслеживать недавние заказы, добавлять альтернативные адреса доставки и управлять своими предпочтениями и профилем — и все это в одном удобном месте.

Благодарим вас за интерес к магазину [наше имя]!
Мы с нетерпением ждем вашего следующего визита.

Пример настраиваемого адреса электронной почты:

Кому: Шон Карлсон, менеджер физического завода, XYZ Corporation
От: Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
Отправлено: понедельник, 5 марта 2015 г., 2:47 с.м.
Тема: Прерывание строительства

Шон,

Я знаю, что сотрудники XYZ Corporation с нетерпением ждут переезда в новое здание на улице ABC Street в июне, но недавно группы сотрудников, у которых здесь нет бизнеса, проходили по зданию. Эти посещения создают угрозу безопасности, мешают строителям и могут поставить под угрозу дату вашего прибытия.

Пожалуйста, проинструктируйте своих сотрудников, которые еще не переехали на ABC Street, держаться подальше от здания.Если им нужно встретиться с кем-то, кто уже переехал, им следует заняться своими делами и незамедлительно уйти по ближайшей лестнице.

Нам нужно избегать дальнейших перерывов в работе, чтобы наши строители могли вовремя подготовить здание к заселению. Если у Вас возникнут вопросы, позвоните мне.

Спасибо,

миль

Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
1234 Main Street
Big City, B.C. P8C 9D9
(555) 123-4567 x222
mnickel @ mccradycon.около
www.mccradycon.ca

Проверьте свое понимание

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для сообщения политик, процедур или связанных официальных дел внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности, транслируя сообщение аудитории, а не в межличностном общении один на один. Его можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или наблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она может включать элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальная, неформальная коммуникационная сеть внутри организации часто упоминается как grapevine , и она характеризуется слухами, сплетнями и инсинуациями. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости.Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел!

Один из эффективных способов борьбы с неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, вы можете отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они могут выпустить служебную записку. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов.Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (Lewis, 2009). Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующих личных затрат, они обычно представляют интересы организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе.Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате записи мы могли бы ожидать увидеть введение, текст и заключение. Все это присутствует в памятке, и у каждой части есть цель. Введение во вступлении использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В теле уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.Давайте рассмотрим образец памятки.

Пример меморандума:

Кому: всем сотрудникам

От кого: Майя Джеймс, президент Провинциального университета

Дата: 21 сентября 2015 г.

Тема: Руководство по будущим расходам

После тщательного обсуждения я решил, что необходимо начать начальные шаги программы финансового управления, которая проведет провинциальный университет через двухлетний цикл серьезного провинциального дефицита доходов и последующих необходимых законодательных сокращений бюджета.

Начиная с 24 сентября 2015 г., для Общего фонда, Вспомогательного фонда и Фонда капиталовложений реализуются следующие меры для решения проблемы прогнозируемого сокращения нашей провинциальной помощи на оставшуюся часть этого года, 2015/2016, и на следующий год. год, 2016/2017.

1. Следует делать только покупки, необходимые для работы университета, чтобы мы могли начать экономить, чтобы уменьшить влияние сокращения бюджета на 2016/2017 гг.

2. Запросы на выезд за пределы провинции потребуют одобрения Исполнительного комитета, чтобы обеспечить выполнение только необходимых служебных поездок.

3. Для покупки

   , включая поездки в провинцию и переводы бюджета, потребуется одобрение соответствующего вице-президента.

Пожалуйста, поймите, что мы предпринимаем эти осмотрительные шаги для создания экономии, которая позволит ProvU уменьшить влияние прогнозируемых сокращений ожидаемых законодательных сокращений на 2016/2017 гг. Спасибо за сотрудничество. По всем вопросам обращайтесь в мой офис.

Пять советов по созданию эффективных деловых заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении памятки.Акроним или аббревиатура, которые известны руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, поэтому, если меморандум должен быть размещен и распространен внутри организации, ваша цель должна быть четкой и краткой коммуникацией на всех уровнях без двусмысленности. .

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от лица или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Меморандум может иметь юридический статус, поскольку он часто отражает политику или процедуры.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней Дня благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямое форматирование

Заметки всегда прямые, то есть они быстро переходят к сути, а цель четко объявляется.

Объективность

Записки — это место только для фактов и должны иметь объективный тон, без личных предубеждений, предпочтений или проявлений интереса. Избегайте субъективности.

Проверьте свое понимание

Деловые письма

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые обычно находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках и обычно занимают одну или две страницы.

Хотя сегодня электронная почта может использоваться все чаще, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать эмоции. Мы исследуем основной контур письма, а затем сосредоточимся на конкретных типах.

У вашей организации может быть собственный формат письма, но в этой главе описаны общие элементы деловых писем. Есть много типов писем, и в этой главе мы рассмотрим две основные цели — хорошие новости и плохие новости. Сначала мы обсудим элементы блочного письма.

Письма

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения.Они могут передавать информацию в позитивном, негативном или нейтральном тоне. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до 16 элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае, они перечислены в следующей таблице.

В письме пять основных областей:

1. Заголовок, устанавливающий отправителя, включая адрес и дату
2. Введение, устанавливающее цель
3. Тело, в котором формулируется сообщение
4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию.
5. Строка подписи, иногда включающая контактную информацию

При форматировании полноблочного делового письма соблюдайте следующие правила:

• Нанести одинарный интервал по всему
• Используйте поля 1–1 ½ дюйма
• Выровнять все содержимое по левому краю

Образец письма показан ниже с указаниями, выделенными жирным шрифтом.Вместо того, чтобы размещать обратный адрес вверху страницы, вы можете вместо этого использовать фирменный бланк с логотипом и адресом компании.

Пример письма (Путеводитель)

Обратный адрес (если не на фирменном бланке) :

123 Кокберн-роуд

Anytown, МБ A1M 2P3

Дата: 14 сентября 2015 г.

Примечание получателя (необязательно): КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

Внутренний адрес:

г-жаЗои Мейв

123 Арбутнот Драйв

Anytown, AB T1A 2B3

Приветствие : Уважаемая г-жа Мейв:

Subject Line (необязательно): миф о безбумажном офисе

Введение : Это письмо информирует вас о том, что миф о безбумажном офисе, когда вам не нужно будет печатать бумажные копии писем на фирменных бланках компании, является всего лишь мифом.

Body : Хотя электронная почта в значительной степени заменила написание писем для многих приложений, остается несколько причин для создания бумажной копии письма.Во-первых, многие работодатели по-прежнему создают письма как обычную часть делового общения. Далее, мы должны учитывать, что продажи бумажных документов в бизнесе увеличились за последнее десятилетие, не показывая признаков снижения, которое мы бы связали с переходом на безбумажный офис. Наконец, деловые письма могут выполнять множество функций, и ваше мастерство в их составлении будет способствовать нашему личному и профессиональному успеху.

Заключение : Написание писем — это навык, который по-прежнему будет востребован в деловой среде сегодня и завтра.

Закрыть: С уважением,

Мюррей Моман

Подпись: Мюррей Моман

Справочные инициалы (необязательно): ARJ

Обозначение корпуса (опционально, при необходимости)

Копия обозначения (необязательно): Копия: Бет Ллойд

Почтовое обозначение (необязательно)

Помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие.Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, вам необходимо:

• быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
• Убедитесь, что каждое слово способствует достижению вашей цели
• Убедитесь, что каждый абзац фокусируется только на одной идее
• сформировать полное сообщение
• Избегайте ошибок при письме

Хорошие новости или нейтральная информация в деловом письме

Написать письмо, содержащее хорошие или нейтральные новости, довольно просто.Ваше намерение состоит в том, чтобы донести новости быстро и четко, убедившись, что у читателя есть положительный образ вас и вашей компании. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

1. Сообщайте новости просто и прямо.
2. Назовите причины / подробности.
3. Закрытие с помощью отчета о гудвилле . *

Плохие новости в деловом письме

Сказать «нет» сложнее, чем сказать «да»! Это верно для всех видов общения, но в профессиональном контексте это может быть непросто, потому что вы можете не знать получателя вашего сообщения лично или не быть в состоянии предсказать, как он отреагирует.При написании письма, содержащего плохие новости, например, когда вам нужно сообщить клиенту, что он не получит возмещение, ваша задача — отправить негативное сообщение, сохранив при этом позитивные отношения между вашей компанией и получателем. Плохие новости могут вызвать у получателя ряд эмоций, от разочарования до раздражения, гнева и замешательства. Вы можете свести к минимуму эти негативные эффекты, структурировав свое письмо определенным образом.

Когда вы пишете письмо с плохими новостями, ваша цель —

.

• Сделайте новости понятными,
• сообщить получателю, что статус не изменится (и избежать дальнейшего общения),
• оставит у получателя положительное впечатление о вашей компании.

Прямой и косвенный подходы к написанию деловых писем

Есть два разных способа сообщить плохие новости в письме: прямой и косвенный. Вы решите, какой подход использовать, в зависимости от типа новостей, которые вы доставляете.

При использовании прямого захода на посадку выполните следующие действия:

1. Сообщите плохие новости просто и прямо.
2. Назовите причины.
3. Если возможно, дайте альтернативу.
4. Закрытие с заявлением гудвилла.*

* Что такое заявление о деловой репутации? Это напористое, но профессиональное заявление, демонстрирующее заботу о постоянных позитивных отношениях.

В следующем письме используется прямой подход.

Пример письма (прямой доступ):

Уважаемый мистер Мур:

Ссылка, которую вы ищете, похоже, не принадлежит нашей компании. Просматривая нашу запись корпоративных выступлений о влиянии свободной торговли на сельское хозяйство, мы не встретили ничего похожего на упомянутые вами замечания.Когда я спросил г-на Локхарта, он не припомнил, чтобы кто-либо в компании проводил подобную аналогию.

Мы провели быстрый поиск в Интернете и нашли ряд сайтов, которые вполне могут предоставить вам информацию, которую вы ищете. Веб-сайт Agriculture and Agri-Food Canada по адресу www.agr.gc.ca, вероятно, станет хорошей отправной точкой для поиска.

Мы надеемся, что эта информация окажется для вас полезной.

При использовании непрямого подхода выполните следующие действия:

1. Начните с оператора буфера.*
2. Обсудите обстоятельства, приведшие к плохим новостям.
3. Сообщите о плохих новостях как можно более позитивно.
4. Дайте полезное предложение или альтернативу.
5. Закрытие с заявлением гудвилла.

* Что такое буферный оператор? Это мягкое, но профессиональное заявление задает тон вашему письму.

Выбор подхода

Обычно вы используете прямой подход во всех деловых письмах, кроме

• Вы сообщаете плохие новости, и это неожиданно;
• , вы не очень хорошо знаете читателя, и скорее всего возникнет негативная эмоциональная реакция.

В таких ситуациях косвенный подход является лучшим выбором.

В подобных ситуациях причины, которые вы указываете в прямом обращении (на шаге 2), могут рассматриваться как оправдания, поэтому лучше их не приводить. Вместо этого вы должны поместить плохие новости в среднюю часть письма, предоставив перед ними объяснение и завершив их позитивным или нейтральным языком, как при косвенном подходе. Важно избегать шаблонных, неискренних, неуместных или корыстных заключений в любом письме, особенно когда вы используете косвенный подход.

В письме, основанном на косвенном подходе, есть три ключевых момента:

1. Предоставьте доказательства, которые убеждают читателя принять плохие новости.
2. Сообщите плохие новости.
3. Дайте варианты для будущего успеха.

В следующем письме используется косвенный подход.

Пример письма (косвенный подход):

Дорогой Джеймс:

Клерки в нашем офисе должны быть готовы обслуживать клиентов к 9:00.м. Согласно политике компании своевременное прибытие на работу является обязательным элементом вашей работы здесь.

В этом месяце вы четыре раза опоздали на работу. Допускается только два опоздания, прежде чем руководство должно вмешаться. Поскольку вы превысили эти пределы, мне необходимо сделать вам письменное предупреждение и назначить вам испытательный срок.

Если вы будете приходить вовремя каждый день в течение следующих 90 дней, я удалю это из вашей трудовой книжки. После этого вы сможете работать над продвижением по службе и повышением зарплаты.Я буду рад обсудить это с вами в удобное для вас время.

При использовании непрямого подхода вы должны следовать этим рекомендациям:

• Не вводите в заблуждение читателя слишком позитивным открытием.
• Постарайтесь, чтобы причины были как можно короче.
• Сделайте , убедитесь, что читатель понимает плохие новости.
• Избегайте отрицательных слов и фраз.
• Не заканчивать искусственным утверждением.

Когда вы пишете письмо, содержащее хорошие новости или нейтральную информацию, вам следует использовать прямой подход.

Проверьте свое понимание

Инструкции. Просмотрите приведенное ниже деловое письмо и затем ответьте на следующие вопросы с несколькими вариантами ответов.

---

14 ноября 2015

Дороти Аллен
12345 Stream Ave.
St. Augustine, FL 34567

Уважаемый ________ (# 1):

По мере приближения курортного сезона нам напоминают о благословениях, дарованных нам в течение года.В Aspen Country Lodge удовольствия, которые мы из года в год разделяем с нашими клиентами Legacy, являются одними из наших самых заветных благословений.

Итак, поскольку наши сотрудники с нетерпением ждут возможности провести время с друзьями и семьей, мы также думаем о таких особых друзьях, как вы, и надеемся, что вы наслаждаетесь крепким здоровьем и хорошим настроением. Мы гордимся тем, что являемся вашим домом вдали от дома, и оставляем в наших сердцах особое место для воспоминаний, которыми мы с вами поделились.

Спасибо, что сделали Aspen Country Lodge частью своих ежегодных традиций.Счастливого Рождества и мирного, радостного и благополучного Нового года.

______________ (№2),

Теодор П. Хайд, владелец / управляющий

---

Aspen Country Lodge • 402 Aspen Way • Cold Bluff, CA 98765 • (303) 346-7889

Титульный лист факса

Вы можете подумать, что электронная почта наверняка заменила факс, но это не так в деловом мире, по крайней мере, пока! Вы заметите, что факсы по-прежнему являются обычным явлением, когда требуется подпись или когда передается юридически обязательный документ (например, контракт).Некоторые отрасли (например, медицинская и юридическая) по-прежнему полагаются на факсы, потому что их передачу невозможно перехватить. Когда конфиденциальность важна, факс может быть вашим форматом документа.

В вашей организации может быть шаблон титульного листа факса, который используют все сотрудники, поэтому ищите его, прежде чем отправлять свой первый факс, поскольку он значительно ускорит процесс. Как правило, титульные листы факса обычно частично или полностью содержат следующее:

• Название или логотип компании
• Дата
• Имя и факс получателя
• Имя, факс и телефон отправителя
• Количество страниц
• Тема *
• Сообщение *
• Уведомление о конфиденциальности

* Они не всегда включены.Используйте их, если у вас есть дополнительная информация, не включенная в содержание факса.

Пример титульного листа факса:

ФАКС Smith & Sons. ООО

Кому: Джеймс Милфорд Из : Леонард Смит Факс: (555) 212-0988 Факс: (555) 313-0122 Дата: 08.09.2015 Телефон: (555) 401 -9876

КОНФИДЕНЦИАЛЬНО Страницы : 5

Тема: Трудовой договор

Сообщение:

Джеймс,

Пожалуйста, подпишите и верните прилагаемый договор при первой возможности.
Если у вас есть вопросы или проблемы, обращайтесь в мой офис.

С уважением,

Леонард.

Краткий отчет Отчеты

предназначены для записи и передачи информации читателю и могут использоваться как внутри компании, так и за ее пределами. Отчеты служат для документирования новой информации для определенных аудиторий, целей или функций. Тип отчета часто определяется его основной целью, например, отчет об аварии, лабораторный отчет или отчет о продажах.Отчеты часто носят аналитический характер или предполагают рациональный анализ информации. Иногда они сообщают факты без всякого анализа. Другие отчеты суммируют прошлые события, представляют текущие данные и прогнозируют будущие тенденции. В этом разделе вы познакомитесь с основами написания отчетов.

Типы отчетов

Отчеты бывают всех размеров, но обычно длиннее страницы и несколько короче книги. В этой главе мы сосредоточимся на коротких отчетах, обычно до четырех страниц.Тип отчета зависит от его функции, и в разных отраслях есть отчеты, специфичные для них. Например, научные исследователи составляют отчеты лабораторий, в то время как отчеты об инцидентах являются обычным явлением в среде, связанной с охраной здоровья и безопасности.

Отчеты различаются по функциям, стилю и традициям. В вашей организации вам может потребоваться оправдать определенные ожидания. В этом разделе отчеты обсуждаются в общих чертах, с акцентом на общие элементы и отличия. Ссылка на аналогичные документы на вашем рабочем месте может пригодиться вам при составлении собственного отчета.Существует много типов отчетов, но в этом разделе мы сосредоточимся на трех типах, общих для рабочего места. Иногда их можно объединить в один более длинный отчет.

Тип	Функция
Отчет о ходе работ	Мониторинг и контроль производства, продаж, доставки, обслуживания или связанных бизнес-процессов.
Отчет о рекомендациях	Давать рекомендации руководству и предоставлять инструменты для решения проблем или принятия решений.
Сводный отчет	Представляет краткое изложение имеющейся информации по данной теме.

Отчет о ходе работ

Отчет о ходе выполнения используется для информирования руководства о статусе проекта. Он генерируется через определенные промежутки времени (например, один раз в месяц) или по завершении ключевых этапов. Он фиксирует достижения на сегодняшний день и выявляет любые проблемы или проблемы. Обычно он пишется руководителем проекта и занимает одну-две страницы.

Когда вы пишете отчет о проделанной работе, начните с объяснения, почему вы пишете отчет:

• Определите, чего вы достигли
• Перечислите все проблемы, с которыми вы столкнулись.
• Обозначьте, какие работы еще остались

В заключение предоставьте обзор статуса проекта и того, что следует делать дальше.

Отчет о рекомендациях

Отчет с рекомендациями используется, чтобы помочь руководству принимать решения. Цель этого отчета — найти решение проблемы или предложить курс действий.В нем автор может предложить принять или отклонить процедуру, оценить неудовлетворительную ситуацию или убедить лиц, принимающих решения, внести изменение, которое принесет пользу организации. Например, в отчете могут быть предложены способы повышения качества продукта, увеличения прибыли, снижения затрат или улучшения условий на рабочем месте. Цель отчета с рекомендациями не в том, чтобы обвинять или быть чрезмерно критичными, а в том, чтобы предложить улучшения в позитивной манере. Если вы пишете отчет с рекомендациями, возможно, будет полезно узнать мнение ваших коллег.

Сводный отчет

Сводный отчет используется для предоставления управленческой информации. Например, если вы работаете в отделе маркетинга, ваш начальник может попросить вас узнать об активности ваших конкурентов в Интернете, чтобы ваша компания могла эффективно конкурировать с ними. Для этого вы должны исследовать веб-сайты своих конкурентов, профили в социальных сетях, цифровые рекламные кампании и т. Д. Затем вы разделите то, что вы обнаружите, до ключевых моментов, чтобы ваш босс мог получить важную информацию за короткое время, а затем решите, как с этим действовать.В отличие от отчета с рекомендациями, сводный отчет фокусируется на фактах, оставляя на усмотрение руководства выбор дальнейших действий.

Как организованы отчеты?

Отчеты различаются по размеру, формату и функциям. Вы должны быть гибкими и адаптировать свой отчет к потребностям аудитории. Отчеты обычно состоят из шести основных элементов:

1. О ком составлен отчет и / или подготовлен для
2. Что было сделано, какие проблемы решались и результаты, включая выводы и / или рекомендации
3. Место изучаемого предмета
4. Когда изучаемый предмет произошел
5. Почему отчет был составлен (функция), в том числе на основании каких полномочий, по какой причине или по чьему запросу
6. Как субъект действовал, функционировал или использовался

Обращайте внимание на эти важные элементы при рассмотрении ваших заинтересованных сторон.Это может включать человека (лиц), о котором идет речь, для кого он предназначен, а также более широкую аудиторию организации. Спросите себя, кто принимает ключевые решения, кто будут экспертами и как можно интерпретировать ваши слова и образы. Хотя универсального формата для отчета не существует, существует единый порядок представления информации. Каждый элемент поддерживает основную цель или функцию, играя важную роль в передаче информации.

Десять общих элементов отчета

Страница	Элемент	Функция
1.Крышка	Название и изображение	Как и обложка книги, иногда для ознакомления читателя с данной темой используется изображение, изображение или логотип.
2. Название Fly	Только заголовок	Дополнительно
3. Титульная страница	Ярлык, отчет, название функции, автор, место работы, дата, а иногда и то, для кого был подготовлен отчет
4. Содержание	Список основных разделов и соответствующие им номера страниц
5.Абстракция	Информационная аннотация: выделите тему, методы, данные и результаты Описательная аннотация: (Все вышеперечисленное без выводов и рекомендаций)
6. Введение	Представляет тему отчета
7. Корпус	Ключевые элементы кузова включают: Фон Методология Результаты Анализ и рекомендации
8.Вывод	Краткое изложение результатов	Обозначает основные результаты и их отношение к рекомендуемым действиям или результатам
9. Список литературы	Библиография или цитируемые работы	Список цитирований
10. Приложение	Сопутствующие вспомогательные материалы	Может включать карты, анализ образцов почвы, полевые отчеты и т. Д.

Вот контрольный список, чтобы убедиться, что отчет соответствует своим целям:

1. Отчет учитывает потребности аудитории
2. Форма следует за функцией отчета
3. Формат отражает институциональные нормы и ожидания
4. Информация является точной, полной и задокументированной
5. Информация легко читается
6. Термины четко определены
7. Рисунки, таблицы и иллюстрации поддерживают письменный контент
8. Рисунки, таблицы и рисунки четкие и правильно обозначены
9. Рисунки, таблицы и рисунки легко понять без поддержки текста
10. Слова легко читаются (шрифт, расположение, организация)
11. Результаты четкие и лаконичные
12. Рекомендации разумны и хорошо обоснованы
Отчет
13. представляет ваши лучшие усилия
14. Отчет говорит сам за себя без ваших разъяснений или объяснений

Форматирование отчета

Упростите для читателя понимание информации в вашем отчете, аккуратно отформатировав документ.Вот несколько рекомендаций:

• Использовать шрифт 12pt стандартным шрифтом
• Используйте поля от 1 ½ до 2 дюймов
• Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить контент на четкие разделы
• Разделите абзацы пробелами
• Используйте наглядные пособия (диаграммы, графики, диаграммы и т. Д.), Которые помогут в объяснении чисел или другой информации, которую было бы трудно понять в текстовой форме.

Проверьте свое понимание

FAST: формат, аудитория, стиль, тон

Формат

При составлении деловых документов вы сначала должны решить, какой формат лучше всего подходит для ваших целей.В модуле «Основы» мы узнали, что среда — это сообщение. Точно так же и в этом случае формат, который вы выбираете для своего бизнес-документа, также должен соответствовать цели вашего сообщения. Например, электронное письмо может считаться полуформальным в зависимости от аудитории и цели; деловое письмо, как и служебные записки, факсы и короткие отчеты, обычно считается достаточно формальным. Зная то, что вы недавно узнали об общих типах деловых документов, вы должны помнить о том, что выбранный вами формат сообщает аудитории кое-что об информации, которую они будут получать, и о том, насколько важно или серьезно для них обращать на нее внимание.

После того, как вы выбрали подходящий формат для своего сообщения, также важно убедиться в правильности форматирования. Например, если вы собираетесь отправить памятку, она не должна выглядеть как неформальное электронное письмо или деловое письмо; он должен содержать все соответствующие элементы памятки, о которых вы узнали в предыдущем разделе. Читателю должно быть ясно, какой формат вы используете, и вы можете сделать это очевидным, обеспечив соответствующее форматирование вашего документа.

Аудитория

В модуле «Основы» вы узнали, как важно знать свою аудиторию для создания эффективных коммуникаций.Это как никогда верно при написании деловых документов. Кому вы пишете, может быть один или несколько человек. Выбранный вами формат может упростить доступ к вашему документу другим людям (например, по электронной почте) и включать вторичную и скрытую аудитории. Но в деловой переписке, конечно, ваша основная аудитория остается центральной для ваших сообщений. Полезный подход, который используют некоторые коммуникаторы, — это попытаться поставить себя на место основной аудитории и спросить: что это для меня? или Почему я должен волноваться? или и что? Определение аудитории и осведомленность об их потребностях поможет вам составить документ, который с большей вероятностью вызовет их интерес.

Стиль

Стиль и тон часто считаются взаимозаменяемыми, и между ними есть некоторые нечеткие различия. Но для наших целей стиль относится к таким элементам, как активное и пассивное письмо, различная длина предложений, последовательность, разнообразие употребления слов и варианты пунктуации. Стиль придает вашему письму индивидуальность в сочетании с тоном. Как и в случае с аудиторией и форматом, важно, чтобы выбранный вами стиль соответствовал предполагаемой цели вашего сообщения.

Тон

В некотором смысле похожий на стиль, тон относится к чувству, которое ваша аудитория испытает, когда расшифрует ваш документ. Здесь вы спросите себя, является ли ваш тон формальным, неформальным, позитивным, негативным, вежливым, прямым или косвенным. Цель того, чтобы задать себе этот вопрос, — определить, подходит ли этот тон цели вашего предполагаемого сообщения или иным образом усиливает его.

Аббревиатура FAST не только помогает понять важность выбора правильного формата, запоминания вашей аудитории и обеспечения соответствующего стиля и тона, но также помогает вам помнить, что в деловой переписке важно переходить к сути — быстро!

Вот удобный инструмент, который вы можете использовать во время написания, чтобы не забывать использовать и включать принципы FAST.

Заключение

Эта глава о написании рабочих документов началась с обзора написания твердых абзацев, включающих такие элементы, как хорошее тематическое предложение, текст и заключение. Затем вы узнали, как подготовить рабочий документ, начиная с плана и решая, какой рабочий документ использовать. Вы узнали и видели примеры электронных писем, служебных записок, деловых писем, титульных листов факсов и коротких отчетов. Наконец, вы познакомились с аббревиатурой FAST как с инструментом, позволяющим не забывать о выборе вашего документа и содержимого в отношении формата, аудитории, стиля и тона.

С этими новыми знаниями вы должны быть на пути к оттачиванию своих навыков письма на рабочем месте, которые будут дополнительно улучшены в следующем разделе, посвященном редактированию документов на рабочем месте.

Элементы пунктов

• Тематическое предложение
• кузов
• выводы

Рабочие документы

• Электронная почта — это электронный носитель, который часто используется для отправки писем, служебных записок или менее формального письменного общения.
• Письма обычно представляют собой довольно формальные короткие печатные сообщения, часто используемые для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
• Заметки — это краткие документы, используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников в принятии бизнес-решений относительно политики, процедур или действий.
• Титульные листы факса всегда должны содержать полную информацию о содержании, отправителе, получателе и количестве страниц. Отправка факсов важна как безопасный способ передачи конфиденциальных документов.
• Краткие отчеты могут сообщать о прогрессе, резюмировать информацию или рекомендовать. Они состоят из 10 общих элементов и занимают не более четырех страниц.

Проверьте свое понимание

Гаффи, М. (2008). Основы делового общения (7-е изд.). Мейсон, Огайо: Томсон / Уодсворт.

Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

.

Заявление об авторстве (написание рабочих документов)

Эта глава представляет собой ремикс, содержащий контент из различных источников, опубликованный под различными открытыми лицензиями, включая следующие:

Содержание раздела

Проверьте свое понимание

.

No related posts.