Close

Титульный лист на личное дело работника образец: Титульный лист личного дела работника + опись

Содержание

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Как оформить личное дело работника, образец — анкета сотрудников

Внутренняя опись личного дела

Кадровые документы

Личное дело работника представляет собой папку, в которой собрана информация, касающаяся работника и его трудовой деятельности.

В личном деле можно храниться множество различных документов, для того чтобы в них не потеряться оформляют внутреннюю опись документов.

Грубо говоря, опись представляет собой перечень всех документов личного дела работника. Каждый лист каждого документа в деле имеет свой номер, зная этот номер, можно легко найти нужный документ в папке. В опись документов личного дела как раз включают перечень всех документов с указанием номеров листов, где они расположены в папке.

В данной статье приведен в качестве примера образец оформления внутренней описи личного дела работника.

Внутренняя опись личного дела

Бланк для скачивания расположен внизу в формате word.

Личное дело заводится на работника при приеме его на работу. Организация сама решает, на каких именно сотрудников необходимо заводить личные дела. Если вопрос касается госучреждения, то личные дела заводятся абсолютно на каждого сотрудника.

Документы в личное дело включаются по мере их оформления, то есть в хронологическом порядке.

Как правильно оформить?

При формировании личного дела он получает свой индивидуальный номер, который проставляется на его обложке. В описи к этому делу следует указать этот номер для того чтобы четко знать, к чему именно относится данный перечень документов. Данная нумерация разрабатывается организацией самостоятельно, обычно нумерация формируется таким образом, чтобы было понятно, для этого могут использоваться как цифры, так и буквы.

Внутренняя опись может содержать таблицу, в которую и вносятся сведения о каждом документе личного дела работника. Для каждого документа следует указать его основные идентификационные данные — наименование, номер, дата оформления, номера листов в личном деле.

Если оформляется несколько листов описи (по причине большого состава личного дела), то в конце описи нужно указать количество оформленных листов, это не позволит ни одному листу потеряться.

Образец оформления внутренней описи документов личного дела работника можно скачать ниже.

Скачать образец описи

Внутренняя опись личного дела работника образец — скачать.

Анкета при приеме на работу

Загрузка документа начнется через:сек.

Руководители крупных фирм достаточно часто не могут разобраться в бесчисленных потоках резюме и заявок кандидатов — претендентов на ту или другую должность. Проблема в том, что не зависимо от того, насколько правильно составлено резюме кандидата, отдать предпочтение кому-то одному очень трудно. Законодательством Российской Федерации, до сих пор, не было утверждено единого примера резюме для кандидатов на конкретную должность, и в результате этого, кто-то забывает указать о знаниях, например, иностранного языка или специальных программ. Помочь работодателю, решить проблему смогут современные HR-методики, которые перенимает российский бизнес в своих западных соседей. Одним их таких приемов является анкета при приеме на работу.

Вы можете скачать бланк анкеты приема на работу

Анкета на работу — является одним из основных методов проведения предварительного собеседования, которое позволяет получить первоначальное представление о претенденте, а так же сравнить его ответы при личном собеседовании с ответами в анкете.

Это в большой мере экономит время работника кадрового агентства и позволяет более эффективно и глубоко оценить профессионализм и личные качества соискателя.

Бланк анкеты представляет собою лист-опросник с рядом вопросов, на которые претенденту необходимо дать ответ. Кандидаты заполняют анкеты на первом этапе собеседования. В крупных компаниях к процессу анкетирования относятся более внимательно: анкеты разрабатываются опытными психологами.

Анкета на прием на работу, пример

Образец анкеты состоит из нескольких отдельных блоков с вопросами.

Первый – персонально-информационный. В нем претенденты указывают имя, отчество и фамилию, свой возраст, контактные данные (е – mail, телефон), семейное положение, факт наличия или отсутствия судимости.

Второй блок бланка анкеты при приеме на работу – это вопросы, касающиеся образования кандидата. Здесь указывается, какое учебное заведение, и в каком году, закончил претендент, какая специальность по завершении обучения была присвоена и т. д. Представленная информация, позволяет работодателю сформировать свое впечатление о навыках и начальных знаниях соискателя.

Третий блок с вопросами анкеты позволяет на начальном этапе определить перспективу карьерного роста для работника.

Личное дело работника (образец)

В этом блоке указывается полная информация о профессиональном опыте. Многие работодатели на этом этапе делают отсев кандидатов.

Четвертый блок вопросов дает информацию о личных качествах кандидата. Здесь принято указывать наличие определенных навыков, хобби или интересов. Основная цель данного блока анкеты – определить, насколько данный кандидат пригоден для работы на конкретном предприятии.

Данный образец анкеты для трудоустройства можно скачать вверху страницы и отредактировать согласно потребностям фирмы. Анкета позволяет максимально ускорить поиски нужного кандидата, а также систематизировать полученные данные. В некоторых случаях, пример анкеты полностью дублирует резюме, а также требует от соискателя указания всей информации о себе (личные данные, контакты, информация об образовании, опыт работы, личные качества, профессиональные навыки и достижения).

Тем не менее, ни какие анкетные данные, не дадут полного представления о соискателе, как человеке, независимо от того, насколько исчерпывающий список вопросов. В этом может помочь только личное собеседование, от которого не следует отказываться.

Оформление личного дела сотрудника

Современное предприятие или учреждение трудно представить без упорядоченного документоведения, касающегося, в частности, сведений о работающих. Безусловно, такие данные предоставляет каждый сотрудник во время оформления на работу. Вопрос в том, как их систематизировать и сохранять, чтобы при потребности «поднять» требуемую информацию, дополнить ее или изменить. Ранее (при СССР) для этого была принята такая форма, как личное дело работающего. За десятилетия практического использования она претерпевала изменения, совершенствовалась. В результате, осталось рациональное зерно, которое многие руководители и кадровики применяют во благо предприятия. Некоторые менеджеры напротив отказались от личных дел. Как лучше?

Требования законодательства

Для госслужбы и муниципалитета

В действующем Трудовом кодексе нет обязательного требования для нанимателя относительно набора определенных документов под грифом «личное (либо персональное) дело» всех своих работников. 

Иное определено для сотрудников государственных, а также муниципальных органов (Федеральный закон, изданный в 2004 году, №79) «О государственной…». В статье 42 определяются сведения, которые включают в персональное дело служащего. 

Для указанной (госслужба) категории сотрудников важно фиксировать все деловые персональные коррективы. Эта база информации – личное дело — позволяет облегчить работу органов по контролю соблюдения правовых норм госслужащими. Это, в частности, относится к информации об их доходах и требований об ограничениях. На этот счет (дело гражданского госслужащего) Президент издал специальный Указ (№609), который датируется 30.05.2005г.
Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить. Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных.

Для частных структур и ИП

Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях. Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести. Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно. Крупные — подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего. 

Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета. Для ее внедрения потребуется сначала издать распоряжение или соответствующий приказ. В данном акте указывается на необходимость и правила такой категории документоведения (личное дело), а также определяется конкретный сотрудник, которому поручено этим заниматься. 

На практике, вводя систему личных дел, зачастую используют уже выработанные положения и образцы, принятые в госструктурах.  

Оформление и структура личного дела

Все дела сотрудников оформляются по общему образцу. Значение придается тому, как выглядит обложка, первый и все последующие листы. Действует ГОСТ от 17.07.1972 года для титульного листа дела (его номер 17914-72).

Как оформить личное дело работника образец

Он обязывает отвести первые строчки листа для заполнения служащим государственного (муниципального) архивного подразделения. Это будут данные о самом архиве и той структуре, которая направляет дело на сбережение. Сейчас в большинстве архивов уже не практикуют заполнение указанных строк от руки – просто ставят идентичный ранее принятым записям штамп. Так что считается целесообразным отделить для него вверху незаполненное место.

Что отображает титульный лист

  1. В центре титула, после выделенного для штампа места, содержится полное наименование (если есть – еще также сокращенное) выдавшей личное дело структуры. 
  2. Далее строчки отводятся для названия подразделения (отдела), где трудится данное лицо. Можно выделить место для внесения возможных корректив, дополнений, например, при смене места трудовой деятельности. Когда заносится такое изменение, предыдущая запись о виде работ заключается в скобки.
  3. Для удобной систематизации имеющихся дел их нумеруют, дополняя также индексом, действующим в этой фирме. Как, например: Дело №08, далее номер индекса – 356.
  4. Крупным шрифтом ставят ФИО того сотрудника, информация о котором заносится в папку.
  5. Период его трудовой деятельности в данной структуре обозначают на листе справа, в углу. Фиксируют поступление, а позже проставляют дату увольнения. Также обозначают количество листов, данные о периоде хранения.

Что содержит папка с делом?

В архивных учреждениях по-прежнему действует положение (ГОСТ 17914-72) о предоставлении личных дел строго в обложках из картона. Нынешнее повсеместное использование пластиковых папок или файлов на хранилища документов не распространяется.

Чем наполняется папка с делом госслужащего, диктует закон. И этот перечень должен быть выполнен неукоснительно. Другие структуры самостоятельно решают способы формирования персонального дела.

Принят следующий стандарт наполнения личного дела:

  • имеющееся заявление работника, поданное при трудоустройстве;
  • автобиография или резюме, состоящие из перечисления необходимых данных для поступления на работу;
  • документальное подтверждение личности – копии страниц паспорта, а также копии СНИЛС, ИНН;
  • подтверждающие документы полученного образования (копии) – сертификаты, дипломы, аттестаты и другие;
  • при наличии – характеристики (отзывы, рекомендации) с предыдущих структур трудовой деятельности;
  • изданные на самом предприятии документы, касающиеся конкретного человека, изменения его статуса: о принятии на указанную должность или переводе на иной вид деятельности, в иное подразделение;
  • документы о материальном поощрении, награждении или, возможно, дисциплинарные или административные наказания; 
  • трудовой договор, при наличии — дополнительные к нему соглашения;
  • документальное свидетельство аттестационной проверки;
  • сертификаты, справки, решения, свидетельства и прочие документальные подтверждения изменения персональной информации члена трудового коллектива;
  • должностные инструкции, с которыми работающий был ознакомлен и им подписанные;
  • отдельный лист с коротким перечнем наполнения личного дела.

Что не нужно подшивать в личное дело?

Папка личного дела наполняется основополагающими документами работника, касающимися его личности, и теми, которые хранятся продолжительный период (а именно – 75 лет). Так что нецелесообразно собирать множество бумаг, содержание которых дублируется практически каждый год. Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении. Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет.

Перечень (опись документов)

Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления. Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.

Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. На первом помещается ее название – «Личное дело», далее следует ФИО работающего. В перечень заносятся такие графы:

  1. Номер дела, под которым оно зарегистрировано в соответствующем журнале.
  2. Его индекс – устанавливается согласно номенклатуре дел.
  3. Обозначение цифрами даты актуализации документа .
  4. Название имеющегося документа (что именно – характеристика, свидетельство, сертификат).
  5. Нумерация листов по каждому вошедшему документу.
  6. Когда зарегистрирован (включен в личное дело).
  7. Примечание – возможные уточнения, например, обозначается идентичность того или иного акта.

В самом конце словами с дублированием цифрами ставится общее число документов, а также листов перечня. Окончательно опись заверяется подписью и ФИО ответственного за ведение документации, ставится дата.

Общие указания к ведению документации

Как регистрировать и проводить учет

Основополагающие требования к учету личных дел, а также их регистрации должны быть обозначены в приказе, которым предусмотрено оформление таких дел работающих. 

На практике для поддержания порядка в кадровом документообороте заводят специальный журнал (книгу) реестра дел работающих. На таких делах проставляют номер и его же заносят в книгу учета. Вся нумерация персональных дел ведется именно по этой книге. Здесь же содержится короткая информация о каждом таком деле. А именно — ФИО работающего, заданный номер дела, его даты актуализации и окончания, когда передано в архивное учреждение или направлено в другую организацию (если дело на госслужащего). 

Порядок изменений

Если нужно дополнить или скорректировать данные личного дела, то это может осуществить исключительно ответственный за ведение этого документа. Если такой почему-либо отсутствует в данный период, работодатель в своем приказе указывает ФИО и должность сотрудника, который вправе выполнить эти действия. Иные представители кадрового подразделения не должны без распоряжения (письменного) руководителя что-либо предпринимать с личными делами.

Что касается необходимости внесения исправлений или корректив в дела работников, то для них предусмотрены правила, аналогичные такой же процедуре с трудовыми книжками. Недостоверные данные нужно зачеркнуть одной сплошной линией, а над ними написать правильные. Это касается, например, ошибки в написании фамилии. Все новые данные заносятся с подтверждением копиями документов (свидетельство о рождении, документ о регистрации брака или его расторжении, изменении фамилии).

Как сохранять дела сотрудников

Разглашение персональных данных из имеющегося на предприятии дела не допустимо. Руководство структуры обязано обеспечить надежную систему хранения личных дел, чтобы не допустить использование содержащейся в них информации посторонними лицами. Целесообразно поместить кадровую документацию в сейф.

В отделе кадров находятся дела только тех работников, которые ведут свою трудовую деятельность в этой структуре на текущий момент. Персональные дела тех, кто прекратил такую деятельность и уволен, кадровики направляют в свое архивное хранилище. Подшитые документы прекративших госслужбу сотрудников сохраняются по месту службы (последней) в течение 10 лет, а уже после этого направляются в государственный архив.

Для иных структур такой временной лимит не регламентируется, чаще всего они хранят у себя такие дела один год.

Передаваться в архив личные дела должны аккуратно прошитыми и с необходимым документальным наполнением. Информация о состоянии дела отражается в специальном заверительном листе, который прикрепляется последним.
Время сохранения дел в госархиве исчисляется именно со дня поступления в это учреждение, а не с момента увольнения. Такой срок обычно составляет 75 лет для всех сотрудников, за исключением списка руководящей номенклатуры. Документы таких руководителей сохраняют без лимита времени.

Кому выдают личные дела?

В отличие, например, от трудовой книжки, персональные дела после ухода работника с предприятия ему не вручаются. Тем не менее, каждый трудящийся вправе знать, какую информацию и какие именно документы включены в его папку. 

Установлено, что работник может просматривать его совместно с сотрудником, назначенным от кадрового подразделения, предлагать дополнения или исправления неточностей. Желательно для кадровиков иметь специальный бланк и в нем каждый год делать отметку о факте ознакомления.

Личные дела, имеют право запросить правоохранительные либо иные контролирующие органы, что определено законодательно.

Руководители структур (кроме госслужбы) имеют возможность самостоятельно определяться, разрабатывать ли у себя систему формирования личных дел. Когда приходят к такому решению, целесообразно провести подготовительные мероприятия, чтобы избежать ошибок и проколов в их ведении. Для этого разрабатывают по пунктам правила их составления, оформления и хранения. Обучают сотрудников, которые будут выполнять доверенные им обязанности по личным делам, контролируют их деятельность.

Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г. ), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также «характеристика работника, не имеющего личного дела».

Формирование личного дела работника

Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:
2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:
3. Документы о прекращении трудового договора.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку — «дело». В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: «ДЕЛО» — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».

На заведенное на работника «дело» оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).Образец обложки
личного делаОбразец внутренней описи
документов личного дела

образец бланка, оформление согласно ТК РФ, что в себя включает

Личное дело – пакет документов с информацией об определенном работнике для служебного пользования. Все действия, которые его касаются, производятся согласно законодательству, а также внутренним регламентам кадрового и общего делопроизводства.

Оно является инструментом менеджмента в части управления персоналом, позволяет упорядочить сведения о сотрудниках. Дело заводится на отдельного человека. Строгих требований к его оформлению, ведению и содержанию нет. Однако госслужащие попадают в особую категорию, для которой его наличие обязательно. Для предприятий частной формы собственности ведение такой документации – собственная инициатива руководства.

Какие документы включает?

Несмотря на отсутствие определенных правил, его принято формировать из следующих документов:

  • Анкета.
  • Автобиография.
  • Дипломы, сертификаты об обучении, аттестаты.
  • Рекомендации в письменном виде.
  • Заявление о приеме, об увольнении (дополнительно – копия).
  • Трудовой договор.
  • Различные приказы (об увольнении, переводе).
  • Документы о браке.
  • Справки.
  • Фотография.
  • Паспортные данные.

Анкету можно заменить листом по учету кадров, рекомендации – характеристиками, а автобиографию – резюме. У каждого личного дела должна быть внутренняя опись.

В случае с государственной службой в этот список добавляются:

  • Документальное свидетельство об успешном прохождении конкурса.
  • Копии трудовой книжки, военного билета, актов гражданского состояния.
  • Экземпляр контракта (о службе).
  • Дополнительные соглашения.
  • Сведения о воинском учете.
  • Аттестационный и экзаменационный листы.
  • Копии документов о награждении, присвоении чинов или классов, поощрениях.
  • Сведения о проверках с контрольными листами.
  • Допуски.
  • Информация о доходах (имущественных правах).
  • Копия страхового свидетельства (пенсионного), о постановке на налоговый учет, медицинского полиса.
  • Справка о проверке доходов.
  • Медицинское заключение.

Все подлинники и копии размещаются в хронологическом порядке. Служащие госструктур обязаны просмотреть и изучить дело не реже 1 раза в год. Копии утверждаются подписью. Допускается использовать факсимиле, если это разрешено на предприятии, и есть приказ.

О том, как оформить эту документацию, смотрите на следующем видео:

Кто и когда формирует и ведет?

Такую документацию ведет кадровый работник. Заводится дело при поступлении на работу, отправной точкой считается дата в соответствующем приказе. Изначально новый сотрудник заполняет анкету, предоставляет паспортные данные, передает работнику службы документы об образовании, браке, трудовую книжку и характеристики.

В дальнейшем кадровик складывает все в папку или другим удобным способом. Важно, чтобы пакет был в одном месте. По мере добавления поступившие документы складываются туда же и нумеруются. В описи указывают изменения. Создают специальный журнал, где указывают регистрационный номер дела, дату, его содержание, фамилию и инициалы человека.

Ведение происходит на протяжении всего времени работы конкретного сотрудника.

Нельзя допускать ошибки в записях, вносить исправления. Можно создавать разделы. Работнику необходимо передавать сведения и их официальные подтверждения в случае изменений. Оригиналы обычно возвращают владельцу после фиксирования информации в карточке.

Увольнение влечет за собой закрытие личного дела и его подготовку для сдачи в архив. Для государственных служащих действуют другие правила. Проверка производится каждый год, а ее результаты заносятся в акт установленной формы. Такая обязанность возлагается на службу по кадрам.

Оформление и хранение

Для каждого дела заводят опись, формируют обложку. На ней обозначают его номер согласно данным из журнала регистрации, даты начала и окончания ведения. Производство считают законченным после увольнения или перевода лица. Приложенные документы нумеруются и прошнуровываются.

Госслужба предполагает хранение персональных данных после увольнения в течение 10 лет. Далее дело передается в архив. Перевод на другую должность либо структурное подразделение не является причиной для сдачи на хранение.

В архиве личные дела остаются на протяжении 75 лет. Первый день хранения – дата увольнения.

Любая организация должна обеспечить конфиденциальность такого рода информации. Поэтому необходимо установить шкафы, в которые складываются данные дела. Для удобства пользования их распределяют по алфавиту, отталкиваясь от первой буквы фамилии на обложке, по отделам, филиалам.

В пользование его может брать лишь тот сотрудник, у которого есть на это полномочия. Например, инспектор по кадрам, руководитель предприятия или сам работник. Передача документации фиксируется в специальном журнале. Право на такое действие определяется либо приказом, либо указывается в должностных обязанностях.

Личное дело работника образец оформления, ведение и формирование личного дела работника

Личное дело – группа документов, которые содержат сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Оно создается работником кадровой службы после принятия сотрудника на работу (основание – приказ о приеме на работу).

Как таковых нормативных актов, которые обязывают работодателя вести личные дела, нет (за исключением государственных служащих). Таким образом, документы, входящие в состав личного дела, не регламентированы. По сложившейся традиции организации ведут дела, исходя из государственной системы делопроизводства советского времени.

Документы, входящие в состав личного дела, подразделяют на:

  1. Оформляемые при поступлении на работу.
  2. Добавляемы в течение трудовой деятельности.
  3. Документы о прекращении трудового договора.

К первой группе относятся:

  • Резюме, автобиография, анкета,
  • Заявление о приеме на работу,
  • Характеристика,
  • Копии диплома и других документов об образовании,
  • Медицинская справка,
  • Трудовой договор,
  • Выписка из приказа о приеме на работу, выписка из протокола об избрании на должность и итогах конкурса на вакантную должность,
  • Личная карточка.

Вторая группа включает в себя:

  • Копии выписок из приказов о поощрении, штрафах, снятии дисциплинарных взысканий, переводах и т.п.
  • Копии документов, на основании которых поменялись анкетные данные (свидетельство о заключении брака или его расторжении, рождении ребенка и т.п.).
  • Аттестационные листы.
  • Копии документов о повышении квалификации.
  • Объяснительные записки, уведомления, акты и т.д.

Документы, находящиеся в личном деле подшиваются в папку «Дело» в хронологическом порядке в течение его трудовой деятельности. Копии должны быть заверены сотрудником отдела кадров.

При оформлении дела должны соблюдаться требования ГОСТ 17914-72. Обязательно оформляется внутренняя опись документов.

Ознакомление работника с его личным делом должно производиться примерно раз в год.


Индекс личного дела работника образец

индекс личного дела работника образец



Образец описи в личном деле работника. Регистрационный индекс — это порядковый регистрационный номер,. Индекс документа – присваивается по номенклатуре дел. Где можно скачать образец внутренней описи документов в личном деле работника?. Внутренняя опись Документов дела N -TT-TTT N Индекс. Работников, которые являются членами руководства предприятия, то. Опись документов в личном деле работника образец Если личное дело подшито в картонную обложку, то внутренняя опись. Долговременного срока хранения — приказы по личному составу служат как соответствующие личных дел работников. Титульный лист личного дела работника (образец заполнения). Внутренняя опись личного дела для удобства их порядковых номерах, индексах, датах и номерах. Регистрационный индекс — это порядковый регистрационный. Точно журнал регистрации личных дел работников образец.На обложке дела указываются: — наименование организации; — наименование структурного подразделения; — индекс. Личные дела работников: комментарий к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел. При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с. На каждом деле и в соответственной графе описи указывается индекс дела в согласовании с. Внутренняя опись личного дела работника содержит сведения о документах, архив выполняет свою функцию. В разделе представлены образец внутренней описи документов личного дела и бланк для заполнения. Личное дело заводится на конкретного работника и включает всю ту документацию, которая имеет. Форма внутренняя опись документов личного дела работника организации ( образец заполнения) (кадровик. Внутренняя опись личного дела работника. Образец грамотного оформления личного дела сотрудника. Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по. На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов.Первый раз столкнулась с кадровым учетом(( Подскажите, пожалуйста, из чего должно состоять личное дело работника. Образец Личное дело работника внутренняя опись документы,. Опись дел по личному составу – учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов,. Личное дело работника (образец). Образец оболожки личного дела скачать (. Образец анкета работника для личного дела. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата. Образец внутренней описи документов личного. Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя опись ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. Форма номенклатуры дел включает 5 граф — индекс дела (1), заголовок дела. Образец формы журнала для регистрации.В соответствующих графах описи заполняются сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах,. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму,. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела. Образец грамотного оформления личного дела сотрудника Личное дело сотрудника — это. Какими документами предусмотрено ведение личных дел работников?. Утвержденное данным документом положение четко определило, какие действия, и в какие сроки нужно совершать с личным делом работника,. При внесении в опись заголовков дел, содержащих личные дела работников (или личные карточки), следует. Указывается номер дела, только перед ним вначале прописывается индекс по номенклатуре дел фирмы (. Образцы деловых документов. Образец внутренней описи документов дела. На обложке нужно указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по. Посмотреть образец.Гликемический индекс круп таблица. Индекс документа. Личное дело работника бланк письма. Таким образом, и присваивается индекс в соответствии с. Личное дело работника — hr-portal. Образец заполнения личного дела работника. Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения,. Документов по личному составу структурного подразделения того года, в архиве организации, с указанием индексов,. Образец заголовка отдельного личного дела. Она устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных. Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в опись личного дела работника образец том,. Способ является самым личное дело работника образец суде кассационной инстанции утратила силу.Обложка дела – образец оформления. В личное дело каждого работника. Если в номенклатуре индекс дела у нас на все личные карточки работников один номер. Индекс дела указывается под заглавием структурного взводы в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по. Внутренняя опись документов личного дела образец — скачать. Индекс дела указывается под названием. Индекс документа –. В графе 2 проставляется индекс дела, при этом. Количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов личного дела работника образец — скачать. Делопроизводство. Образец — Опись дел по личному составу, включающая личные дела уволенных.

Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя.Личное дело работника образец — mirblankov ru образец.Чтобы упорядочить текущее хранение личных дел работников, необходимо вести алфавитную картотеку личных дел,.ФИО сотрудника, индекс по.Личные дела работников, уволенных в 2010 г.Персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учета работников – личном деле.Стоит заметить, что они и вынеси из Рима. Наряду с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников,.

Как выглядит личное дело? | Жизнь глазами юриста

Работники организации представляют собой трудовые ресурсы фирмы, благодаря которым она может функционировать в пределах своих возможностей. Наравне с этим, каждый сотрудник представляет собой трудовую единицу штата, о котором работодателю необходимо иметь максимально возможное представление, например, для повышения по службе или определения размера больничных, либо в случае каких-либо проблем с кадрами.

Предполагается, что источником информации о каждом конкретном работнике служат личные дела, которые заводятся в отношении каждого трудящегося, если такая обязанность закреплена в локальных нормативных актах предприятия. В личных делах указывается специфика трудовой деятельности работника на предприятии, а также информация о предыдущем трудовом опыте, документы, в частности бумаги, подтверждающие наличие образования, повышения квалификации или периодов работы в иной организации, а также другие сведения, которые могут повлиять на трудовую деятельность сотрудника.

Личное дело оформляется при трудоустройстве нового сотрудника на предприятии и заполняется в соответствии с положениями локальных нормативных актов. В него вносятся всевозможные документы и трудовые обстоятельства, возникающие в процессе деятельности, в том числе информация о дисциплинарных взысканиях, их причинах и способе погашения.

Под личным делом работника понимается своеобразная папка документов, которая содержит всю исчерпывающую информацию о каждой единице штата предприятия.

Часть предприятий могут заводить дела только на руководящий состав, игнорируя простых работников, дабы уменьшить трудовую нагрузку на отдел кадров или лиц, уполномоченных на формирование личных дел сотрудников. Небольшие организации чаще и вовсе отказываются от оформления личных дел, так как малое количество сотрудников делает такую процедуру просто невыгодной.

Работодатель может оформить личные дела, например, только на часть более ответственных работников, к которым относятся:

  • руководитель организации, который исполняет обязанности директора и отчитывается перед учредителями;
  • руководители структурных подразделений, которые отчитываются перед директором организации и несут ответственность за деятельность своих отделов;
  • заместители руководителей, вне зависимости от их статуса по отношению друг к другу, так как в случае отсутствия директора именно они исполняют его обязанности;
  • ведущие специалисты организации, на основании работы которых предприятие осуществляет свою деятельность и держится на финансовом рынке;
  • материально ответственные лица, которые напрямую отвечают за сохранность денежных средств фирмы либо участвуют в распределении бюджета организации, – главный бухгалтер, работники бухгалтерии, кассиры, работники складов и т. д.;
  • работники, имеющие стабильный или постоянно повышающийся уровень исполнения трудовых обязанностей, на основании которых работодатель может принять решение о повышении, и прочее.

Ведение личных дел –обязанность для одной категории работодателей и право для других. Некоторая часть организаций может позволить себе отказаться от ведения архива и сбора информации о сотрудниках, так как законодательство не обязывает каждого работодателя создавать архив личных дел работников.

Но, как показала практика, – создание единой базы работников, в которой хранятся дела на всех сотрудников организации, позволяет систематизировать данные и улучшить процесс осуществления трудовой деятельности каждой штатной единицей для увеличения показателей предприятия.

Как вести дело в частных компаниях

Для руководителей частных компаний законодатель дает возможность выбора при создании общей информационной базы личных дел работников, так как утверждение таких положений внутри организации может происходить только в случае желания учредителей организации, а также директора. Обязательства по формированию такого рода архива для компаний частного сектора не предусмотрено.

Принятие решения о ведении личных дел работников частных организаций обязывает руководство организации соблюдать ряд условий и положений по оформлению такого рода документов.

Личное дело работника должно быть оформлено в соответствии с данными положениями:

  • досье на каждого должно располагаться в отдельно стоящей папке либо в отдельном файле, если предприятие небольшое и сотрудников мало, для систематизации документации;
  • документы временного и постоянного хранения определяются в различные главы личного дела, совместное хранение таких бумаг недопустимо;
  • постоянные документы должны быть представлены в виде копий, в крайнем случае допускается временное хранение оригиналов до момента изготовления копий;
  • все бумаги должны быть в единичном экземпляре, а приложения к документам должны находиться в том отделе, где и основной документ;
  • максимально допустимый размер дела устанавливается локальными актами предприятия, но не может превышать 4 см.

Федеральным законодательством запрещено использование данных о религиозных убеждениях работника, а также о составе его семьи, если сотрудник не предоставил письменное разрешение на подобную обработку информации. Вся информация может быть использована для трудоустройства или принятия решения о повышении либо для обеспечения сохранности такой информации, а также сохранности собственности и другого имущества работника. В иных случаях использование полученной информации запрещается.

Как вести дело в государственных организациях

Личное дело на сотрудника госучреждения должно заводиться в обязательном порядке при трудоустройстве лица, в соответствии с положениями ФЗ № 79-ФЗ 2004 года, а также в рамках Указа Президента №609. Условия и порядок составления личных дел кадров не регламентированы законодательно, поэтому каждое учреждение самостоятельно разрабатывает структуру и особенности формирования подобного рода документов.

Личное дело государственного служащего представляет собой совокупность документов, которые отражают трудовую характеристику работника за весь период осуществления трудовой деятельности. В папку дела складываются все документы, которые устанавливают, регламентируют и определяют трудовые отношения между работником и работодателем, а также отражают все трудовые успехи служащего.

Чаще всего локальные акты учреждения, которые устанавливают нормы формирования личных дел работников, указывают на необходимость:

  • сбора информации по работникам, а также возможном делении базы данных по отраслям в зависимости от особенности трудовой деятельности каждого служащего;
  • отражения состава личных дел как в общем, так и в частном порядке, в зависимости от звания или особенностей труда;
  • создания собственной модели формирования личных дел по каждой кадровой единице, вне зависимости от ее должности;
  • установления четкого режима хранения дел и особенности передачи их в архив;
  • регламентации в возможностях допуска к личным делам сотрудника, в том числе определения категории лиц, которые имеют к ним перманентный допуск и т.д.

Создание базы данных личных дел и ее ведение в государственных учреждениях практически не отличается от аналогичной процедуры с частными организациями, за исключением возложенных на такие учреждения обязательств по формированию общего перечня информации по каждому служащему. Также в госкорпорациях может применяться система «общего» формата составления дел, например, при образовании различных филиалов или иных подконтрольных организаций.

Документы в личном деле

При формировании личного дела каждого работника, работодатель сталкивается с трудностями оформления такого пакета документов, так как некоторые не знают какие именно документы могут помещаться в такую базу, а какие запрещены.

В личное дело подшиваются в обязательном порядке оригиналы следующих документов:

  • заявление о приеме на работу, подписанное сотрудником;
  • приказ о назначении работника на должность;
  • различные заявления о предоставлении налоговых льгот;
  • личная карточка по форме Т-2, а равно и аналогичный документ, разработанный организацией;
  • все документы, связанные с образованием и квалификацией работника;
  • трудовой договор между работником и работодателем;
  • приложение к договору о материальной ответственности, если сотрудник устраивается на такую должность;
  • соглашение о неразглашении информации, в том числе коммерческой или деловой;
  • справка о сумме доходов с предыдущих мест работы;
  • справка или справки о состоянии здоровья работника при необходимости и т. д.

Помимо оригинальных версий документов, часто прикладываются копии различных бумаг, которые прямо или косвенно отображают трудовые правоотношения работника и работодателя.

В личное дело вносятся копии:

  • паспорта сотрудника;
  • ИНН работника;
  • СНИЛС трудоустраивающегося лица;
  • военного билета, если сотрудник является военнообязанным лицом;
  • приказов о повышении, дисциплинарном взыскании, перемещении, совмещении должностей и т.д.;
  • свидетельства о рождении ребенка;
  • заявлений на отпуск, в том числе на ежегодный оплачиваемый, неоплачиваемый и по семейным обстоятельствам, дополнительный и т.д., а также заявлений на компенсацию части оплачиваемого отпуска, если он составляет более установленного законом минимума отдыха;
  • приказов на отпуска, вне зависимости от их назначения;
  • трудовой книжки;
  • справки и иные документы, которые свидетельствуют об изменении персональной информации работника.

Все копии документов должны быть удостоверены уполномоченными сотрудниками, которые исполняют функции отдела кадров, печатью, подписью и расшифровкой подписи.

Порядок оформления

Оформление документов в соответствии с принятыми в организации стандартами позволит избежать потерь важных бумаг, а также систематизировать все личные дела.

Формирование личных дел сотрудников должно отвечать следующим правилам:

  • На титульном листе документа указывается вся персональная информация работника, в том числе его ФИО и должность, а также дата составления дела.
  • В одной папке хранится вся информация на одного сотрудника, все папки располагаются в систематической последовательности, в зависимости от принятой структуры.
  • Общая толщина личного дела не может превышать 4 см или 250 страниц.

Помимо систематизации личных дел, уполномоченными сотрудниками или руководителем организации создается Журнал личных дел, в который вносится информация обо всех личных делах, которые когда-либо заводились на предприятии.

Журнал должен содержать:

  • Номер дела, которые ему присваивается в процессе формирования.
  • Персональные данные сотрудника, в отношении которого было создано личное дело.
  • Дату составления документа.
  • Иные данные, которые могут показаться необходимыми.

В случае окончания трудовой деятельности в организации в Журнал вносится отметка о том, что дело подлежит закрытию, с указанием даты закрытия и причины принятия такого решения. После этого дело передается в архив для дальнейшего хранения.

Хранение личного дела

Хранение личных дел сотрудников происходит в соответствии с принятыми на предприятии нормами, которые устанавливаются различными локальными актами.

Обычно процесс хранения и распределения дел происходит по принципу:

  • Алфавита, т.е. дела хранятся в алфавитном порядке по фамилии каждого работника.
  • Нумерации – каждое дело имеет свой уникальный номер.
  • Распределения документов в зависимости от структурного подразделения.

Например, многоструктурная компания может позволить себе установить все три вида распределения дел на хранении – на каждое подразделение предоставляется конкретное место, где определяются дела в алфавитном порядке с указанием порядкового номера личного дела.

Личные дела уволенных сотрудников передаются в архив организации или специального государственного органа, где они могут храниться на протяжении многих лет, в зависимости от позиции компании.

Копия личного дела работника

При увольнении работнику можно выдать копию личного дела, так как он все равно сможет запросить всю интересующую его информацию, например, для дальнейшего трудоустройства. Также копии могут быть предоставлены родственникам и наследникам работника, если он по каким-либо причинам умер или признан таковым на основании решения суда. Выдача документов родственникам осуществляется на основании ст. 62 ГК РФ, а также с учетом положений ст. 84.1 и ст. 141 ТК РФ. Согласие на выдачу документов дают наследники работника либо он в случае, если до момента смерти гражданин успел дать соответствующее распоряжение.

Образец личного дела

Личное дело сотрудника должно быть оформлено в соответствии с нормами, установленными в организации, однако должно отражать всю суть подобного документа.

Личное дело должно содержать:

  • Титульный лист.
  • Опись документов.
  • Документы, необходимые для формирования папки, перечисленные выше.

Не существует какой-либо унифицированной формы для создания личных дел работников, работодатель должен самостоятельно разработать и принять такого рода правки.

Выдача личного дела работникам

Выдача личного дела осуществляется по письменному обращению работника. Оно может быть выдано во временное пользование, например для того, чтобы снять копии документов, находящихся там, либо на постоянное. В случае полной выдачи дела, со всех страниц папки снимаются копии, и они передаются работнику. В соответствии с нормами ГК РФ, наследники работника могут получить выписку или копии материалов личного дела после смерти работника. В ином случае выдача персональной информации не допускается.

HR Формы и шаблоны | Человеческие ресурсы

ВАЖНО

Если появляется следующее сообщение об ошибке:

«Подождите . .. Если это сообщение в конечном итоге не будет заменено правильным содержанием документа, ваша программа просмотра PDF не сможет отобразить этот тип документа».

Вам нужно будет щелкнуть ссылку правой кнопкой мыши и выбрать функцию «Сохранить как» и сначала сохранить .pdf на свой компьютер, а затем открыть его с помощью Acrobat Reader.

  • Пользователи альтернативных веб-браузеров (Chrome, Firefox, Safari, Opera и т. Д.), Нажмите ЗДЕСЬ.
  • Заполняемые формы в формате PDF, для просмотра требуется Adobe Acrobat Reader 7.0 или выше.
  • Пользователи Apple: убедитесь, что вы используете Adobe Reader в качестве программы для чтения PDF по умолчанию. Компьютеры Mac обычно открывают PDF-файлы в режиме предварительного просмотра, который НЕ поддерживает поля динамического содержимого, используемые в наших заполняемых формах.
  • Если вы получаете сообщение об ошибке «Плохой словарь шифрования», загрузите последние обновления для Acrobat Reader.

Чтобы загрузить Acrobat Reader, посетите веб-сайт Adobe. Если у вас открыт Acrobat Reader, нажмите «Справка», а затем «Проверить наличие обновлений».

  • Вниманию пользователей Apple : Убедитесь, что вы используете Adobe Reader в качестве программы для чтения PDF по умолчанию. Компьютеры Mac обычно открывают PDF-файлы в режиме предварительного просмотра, который НЕ поддерживает поля динамического содержимого, используемые в наших заполняемых формах. Вычисления для формы не будут выполняться должным образом в предварительном просмотре.На eHow.com есть отличная статья о том, как по умолчанию использовать Acrobat Reader и Preview.
  • Сообщение об ошибке « неверный словарь шифрования »: при появлении этой ошибки загрузите последние обновления для Acrobat Reader.
  • Все формы можно заполнить, если они доступны. Все формы загружаются в вашу систему, а затем заполняются и распечатываются или распечатываются и заполняются вручную.
  • Большинство заполняемых форм можно сохранить с данными для пользователей Acrobat 8 ​​и более поздних версий.

КЛАССИФИКАЦИЯ / КОМПЕНСАЦИЯ

СТАНДАРТНЫЕ ФОРМЫ ЗАНЯТОСТИ

Формы найма

Агентства по новому найму

Новые формы приема на работу сотрудников

ШАБЛОН ПИСЬМА / ФОРМЫ / ОТЧЕТЫ

Выход

Административный отпуск

Семейный отпуск и отпуск по болезни

Отпуск без сохранения заработной платы (LWOP)

Понижение

Увольнение

Отказ от работы

Дата Номер формы / шаблона Титул
17. 05.19 ASPS / HRD — TA10.01 Отказ от работы

Боковое перемещение

Медицинский

Меморандум о озабоченности

Продвижение

Выговор

Отставка

Реверс

Особое назначение

Подвеска

2.1.3 Файлы и данные персонала

Файлы персонала являются конфиденциальными, и доступ ограничен для защиты конфиденциальности сотрудников. См .:
Guide Memo 1.1.1: University Code of Conduct, раздел 3.
Guide Memo 1.5.2: Персональная политика в отношении конфликта обязательств и интересов, разделы 2.b и 2.e.
Guide Memo 6.1.1: Административные вычислительные системы , раздел 3.c Заметка руководства
6.2.1: Политика использования компьютеров и сети Заметка руководства
6.4.1: Системы идентификации и аутентификации, раздел 5

а.Доступ сотрудника или представителя
Каждый сотрудник или его уполномоченный представитель может просмотреть личные дела сотрудника по местному персоналу, запросив встречу с местным отделом кадров в обычные рабочие часы и в нерабочее время. Сотрудник или его уполномоченный представитель может проверить собственную ведомость заработной платы и соответствующие формы, записавшись на прием и предъявив соответствующее удостоверение личности в отдел расчета заработной платы. Уполномоченный представитель должен предоставить письменное разрешение, подписанное сотрудником, позволяющее представителю проводить такую ​​проверку. Такие встречи обычно происходят, если не согласовано в письменной форме, в течение 30 дней после подачи письменного запроса о проверке.

Сотрудник отдела кадров или начисления заработной платы будет присутствовать на время проверки файла, что дает достаточно времени для проверки, соизмеримого с объемом файла. Сотруднику или уполномоченному представителю разрешается делать записи во время проверки.

Сотрудник или его уполномоченный представитель также могут запросить копию личного дела.Уполномоченный представитель должен предоставить письменное доказательство, подписанное сотрудником, о том, что представитель уполномочен получать копию личного дела. Такая копия будет предоставлена ​​за счет сотрудника в течение 30 дней после получения письменного запроса от сотрудника или его уполномоченного представителя. Однако запросы на копию ведомостей заработной платы должны быть предоставлены в течение 21 дня с момента получения запроса сотрудника. Текущие сотрудники также могут получить доступ к своим записям заработной платы, включая W-2 и записи о времени и отпусках, в любое время по https: // axess. sahr.stanford.edu/.

г. Доступ бывшего сотрудника
Бывший сотрудник Университета или его уполномоченный представитель может запросить копию своего личного дела на срок до трех лет после увольнения. Запрос должен быть в письменной форме, и представитель должен предоставить письменное доказательство, подписанное сотрудником, уполномочивающее представителя запросить и получить копию личного дела. Как правило, такие запросы будут удовлетворяться один раз в год, а копия предоставляется в течение 30 дней после получения письменного запроса, если Университет и сотрудник (или уполномоченный представитель) не договорятся об ином.Копия файла может быть предоставлена ​​за счет бывшего сотрудника. Запросы бывшего сотрудника на получение копии его ведомости заработной платы должны быть представлены в течение 21 дня с момента получения запроса бывшего сотрудника.

г. Доступ сотрудников университета
Должностные лица университета, менеджеры, деканы, руководители отделов, специалисты по кадрам, представители офиса главного юрисконсульта и другие должностные лица университета, которым это необходимо для бизнеса, могут просматривать отдельные файлы. Этот доступ также распространяется на сотрудников по найму в Университете, когда сотрудник является финалистом для продвижения по службе или перевода.

г. Доступ по повестке / повестке
Серверы обработки с повестками или повестками для документов, содержащихся в личном деле отдельного сотрудника, должны быть направлены в Отдел расчета заработной платы или менеджеру по работе с сотрудниками и трудовыми отношениями в SLAC. Департаменты не имеют права принимать вызовы или повестки в суд.

эл.Запросы на подтверждение работы по совместительству (бывшие и нынешние сотрудники)
Стэнфорд не отвечает напрямую на запросы о подтверждении занятости. Стэнфорд заключает договор со сторонним поставщиком услуг на предоставление услуг по проверке занятости, заработной платы и иммиграционной службы. Сотрудники должны следовать инструкциям Stanford’s Gateway to Financial Activity для подтверждения занятости. Запросы на информацию о сотрудниках SLAC следует направлять в отдел кадров SLAC.

ф. Доступ агентов университета
По контракту агенты Университета обязаны подтвердить, что данные персонала Университета будут обрабатываться конфиденциально и использоваться только в целях, указанных в контракте.

г. Запросы о приеме на работу (бывшие и нынешние сотрудники)
Запросы о приеме на работу извне университета следует направлять в местный отдел кадров.Запросы на информацию о сотрудниках SLAC следует направлять в отдел кадров SLAC. Информация, отличная от дат трудоустройства и классификации должностей, требует письменного согласия сотрудника перед разглашением информации.

Более 50 листов информации о сотрудниках [PDF + Word]

С помощью шаблона профиля сотрудника компании представляют профессиональные навыки и опыт каждого члена организации. Это также называется информационными листами персонала, формами информации о персонале или информационными листами для сотрудников.Сотрудники являются самым большим активом для организации и ценны для компании. Один из лучших способов создать свой бренд работодателя — показать эффективность работы вашего сотрудника с помощью профиля сотрудника.

Перед тем, как писать профиль сотрудника, вам следует взглянуть на образец формата, который поможет вам создать идеальный профиль сотрудника. В этом посте мы публикуем список бесплатных шаблонов профилей сотрудников в формате Word, в котором вы можете загрузить эти шаблоны за несколько шагов. Ее еще называют формой персональных данных для сотрудников.

Что такое шаблон профиля сотрудника?

Репрезентация личности человека отражается в его / ее профиле. «Профиль» — это изображение чего-то в целом. Каждому сотруднику предоставляется форма данных сотрудника для создания его / ее профиля. Этот лист содержит уникальный формат рабочего профиля сотрудника. Шаблон профиля сотрудника используется для отслеживания сотрудников, которые работают в этой компании, и на какой должности. Профиль сотрудника отражает профессиональные навыки и опыт каждого члена вашей организации. Полезно принять решение о найме уже существующего сотрудника на новую должность, увидев его / ее профессиональные навыки и возможности, а также другую профессиональную информацию из их профилей. Тем не менее, для студентов доступна форма личной информации.

Вот шаблон профиля сотрудника для печати, который поможет вам лучше создать профиль сотрудника. Эти шаблоны личной информации на 100% бесплатны, их легко редактировать и использовать повторно.

Это также полезно для получения личной информации сотрудников в случае возникновения какой-либо чрезвычайной ситуации, например травмы или любой другой неотложной медицинской помощи.Написать профиль сотрудника для всех сотрудников вашей организации сложно, но использование шаблона для этой цели упрощает вашу работу. Чтобы получить информацию от своих сотрудников, вы можете использовать шаблон опроса для профилирования сотрудников, чтобы создать идеальный профиль сотрудников. Печатный лист личной информации доступен в различных форматах на разных сайтах, в которые включены шаблон профиля сотрудника в формате Excel, шаблон профиля в формате PDF и приложения PowerPoint.

Что следует включать в шаблон профиля сотрудника?

Чтобы создать идеальный профиль сотрудника, в шаблон необходимо включить некоторые важные вещи.Вот несколько замечательных моментов и часто задаваемых вопросов по этому поводу. Однако вы должны знать, что информация, необходимая для этих форм, может варьироваться от страны к стране или даже от организации к организации. Таким образом, требования к форме информации о сотрудниках в Канаде могут быть другими, чем здесь, в США или ЕС.

Вот некоторые требования:

  1. Имя сотрудника.
  2. Адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
  3. Идентификатор сотрудника, выданный организацией.
  4. Логотип и название компании.
  5. Фотография сотрудника в профиле.
  6. Образование работника.
  7. Вся информация о вакансии, включая идентификатор сотрудника, должность, место работы, имя руководителя, место работы, дату присоединения и зарплату.
  8. Контактная информация сотрудников в экстренных случаях должна быть включена в профиль сотрудника.
  9. Личный интерес.
  10. Ответственность сотрудника на занимаемой должности в организации.

Преимущества профиля сотрудника

  • Создайте высокий бренд найма: Если вы хотите создать высокий бренд найма сотрудников, то вы должны показать возможности и профессиональные навыки своего сотрудника.Лучший способ сделать это — создать профиль сотрудников вашей организации.
  • Пожалуйста, помогите принять решение: Было бы полезно принять решение о найме уже существующего сотрудника на новую должность в организации с помощью профиля сотрудника.
  • Отслеживание сотрудников: Профиль сотрудников помогает отслеживать сотрудников, которые работали в этой организации, на какой должности и когда.
  • Содержит профессиональную и личную информацию: Профиль сотрудника содержит профессиональную информацию сотрудника, которая помогает принимать профессиональные решения, а также содержит конфиденциальную информацию для связи со своей семьей в случае каких-либо медицинских проблем с сотрудником.
  • Простое обновление информации о сотруднике: В случае каких-либо изменений в профессиональной или личной информации сотрудника вы можете легко обновить профиль.
  • Быстрый доступ к данным сотрудников: Профилирование — лучший способ быстро получить доступ к данным сотрудников.

Как написать профиль сотрудника?

  1. Соберите всю информацию о ваших сотрудниках с помощью шаблона вопросов профилирования сотрудников.
  2. Выберите на этом сайте шаблоны, которые подходят именно вам.
  3. Загрузите выбранный вами шаблон.
  4. Заполните все пустые поля в шаблоне профиля сотрудника, в который включена вся профессиональная, образовательная и личная информация.
  5. Вставьте фотографию в профиль сотрудника.

Создание записей о сотрудниках и кадровых файлов

В процессе приема на работу работодатель накапливает довольно много информации о новом сотруднике, в том числе предусмотренной законом. Некоторая информация, которую вы собрали, должна храниться в файле, и вы можете обнаружить, что это информация, которую вы добровольно решили сохранить.По закону от вас может потребоваться хранить определенную информацию о сотрудниках отдельно.

Записи о сотрудниках, которые работодатели должны вести

Нет закона, который требует от вас вести личное дело каждого сотрудника. Личные записи сотрудников — это то, что вы должны хранить в соответствии с федеральными законами.

Информация, которую вы храните, зависит от того, что это за информация и какой закон регулирует хранение этой конкретной информации. Законы также могут предписывать, что определенная информация должна храниться, но не может храниться вместе с другой персональной информацией по соображениям конфиденциальности и конфиденциальности.

Технически вам даже не нужен «напильник». Если у вас есть лучшая система для хранения всей информации прямо, используйте ее! Многие выбирают компьютерные файлы. Тем не менее, вы должны сохранить определенную информацию, которую сотрудник или кандидат должен заполнить и подписать, например форму W-4, форму I-9 и заявление о приеме на работу, и их можно сохранить в компьютерном файле, если они будут сканированы С практической точки зрения, файлы персонала — это самый простой способ отслеживать информацию о сотрудниках в соответствии с этими требованиями и отслеживать информацию для собственных деловых целей.

В любом случае вы должны хранить определенную информацию в соответствии с федеральными законами. Большая часть этой информации является базовой и может храниться в форме (за исключением ведомостей заработной платы) в файле или на компьютере. Для минимального соответствия включите:

  • полное наименование
  • номер сотрудника (если вы его используете)
  • Домашний адрес
  • , включая почтовый индекс
  • дата рождения
  • пол
  • должность
  • основных платежных ведомостей

Должностные требования. Информация, собираемая о сотрудниках и сохраняемая в личных делах, должна быть строго связанной с работой . Вы можете рассмотреть возможность хранения некоторых записей, требуемых законом, в файлах отдельно от кадрового файла сотрудника и ограничить личное дело информацией, которая относится только к отдельному сотруднику (например, резюме, оценки производительности и история работы). Если необходимые файлы хранятся в отдельных файлах, их можно легко создать для подтверждения соответствия государственным органам без предоставления всей другой информации о персонале, не имеющей отношения к правительственному расследованию.

Rocky Quarry, владелец Big Boulders, хранит все формы I-9, необходимые для своих сотрудников в соответствии с Законом об иммиграционной реформе и контроле, в одном центральном файле, который содержит только формы I-9, вместо того, чтобы хранить форму в личном деле каждого человека. наемный рабочий. Если Рокки попросят предоставить записи I-9 для правительственной инспекции, он не только сможет быстро подчиниться, но и без проблем предоставит только запрошенную информацию без предоставления агенту доступа к другой информации о персонале.

Федеральные законы и законы штата могут требовать от вас сохранения информации о сотрудниках. Вам также может потребоваться вести учет определенных сотрудников для деловых целей.

Федеральное правительство требует, чтобы вы хранили массив информации в соответствии с различными законами. Изучая таблицу требований к хранению записей, знайте, какие законы влияют на ваш бизнес, чтобы вам было проще их соблюдать.

Информация Требования к удержанию Закон
Имя сотрудника и любой идентификационный номер, используемый вместо имени, используемого в любых трудовых записях 4 года с даты уплаты налогов или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже Закон о социальном обеспечении
Номер социального страхования 4 года с даты уплаты налогов или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже Закон о социальном обеспечении
Домашний адрес сотрудника, включая почтовый индекс 4 года с даты уплаты налогов или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже Закон о социальном обеспечении
Дата рождения, если сотрудник моложе 19 лет 3 года FLSA

Закон о равной оплате труда

Дата рождения всех сотрудников 3 года ADEA
Пол сотрудника 3 года FLSA

Закон о равной оплате труда

Род занятий сотрудника 3 года FLSA

Закон о равной оплате труда

ADEA

Возрастные рекорды Срок не установлен законом ERISA
Служебная запись для определения того, отработал ли сотрудник 1000 часов или имел перерыв в работе Срок не установлен законом ERISA
Запись о семейном положении Срок не установлен законом ERISA
Форма I-9 3 года после приема на работу или с даты приема на работу или направления (если направлено кадровым агентством) или, после увольнения, в течение одного года или 3 лет после приема на работу, в зависимости от того, что наступит позже Закон об иммиграционной реформе и контроле 1986 года
Заполнить заявление о приеме на работу 1 год Раздел VII

ADA

Резюме или другие формы запроса о приеме на работу 1 год ADEA
Прочие материалы для найма 1 год Раздел VII

ADA

Приказы, поданные работодателем в агентство по трудоустройству 1 год ADEA
Контрольные работы на должность, если контрольная бумага раскрывает результат проверки 1 год ADEA
Результаты медицинского осмотра, учитываемого работодателем в связи с действиями персонала 1 год ADA
Объявления о вакансиях 1 год ADEA
Записи о перемещении должностей (повышение, понижение в должности, переводы) 1 год Раздел VII

ADA

ADEA

Материалы по увольнениям 1 год Раздел VII

ADA

ADEA

Материал, относящийся к прекращению 1 год

Записи о принудительно уволенных сотрудниках должны храниться в течение одного года с даты увольнения.

Титул VII

ADA

Отбор для обучения или ученичества 1 год Раздел VII

ADA

ADEA

Заявки на предоставление физического жилья для работы 1 год ADA

Федеральные законы регулируют продолжительность хранения определенных записей о сотрудниках, но не продолжительность хранения всего личного дела.Законы некоторых штатов требуют, чтобы личные дела хранились в течение определенного периода времени после увольнения сотрудника. Сроки хранения варьируются от 60 дней до трех лет после прекращения действия договора.

Лучшей практикой было бы хранить необходимые записи и личное дело в течение семи лет после увольнения любого сотрудника. Среди причин этой рекомендации — то, что вашему бизнесу могут потребоваться предоставить рекомендацию о приеме на работу для сотрудника в будущем или может быть втянут в спор о причине увольнения.

Другие записи о занятости, которые обычно ведутся работодателями, но не указаны конкретно в федеральных требованиях, включают:

  • История работы
  • оценки производительности
  • Дисциплинарные записи
  • личные благодарности
  • больничных
  • отпускных дня
  • зачисления на льготы
  • Обозначения получателя
  • Выписки из заработной платы
  • акты справочных проверок
  • Информация о компенсации работникам
  • медицинские карты
  • Информация о тестировании на детекторе лжи

Так же, как нет федерального закона о ведении личного дела, нет и федеральных законов о том, кто имеет к нему доступ, хотя информация, которую вы собираете о сотрудниках, является конфиденциальной, и немногие люди должны иметь возможность ее просматривать.

Однако в ряде штатов были приняты законы, которые ограничивают или иным образом регулируют доступ сотрудников к личному делу. Следовательно, ограничения, которые вы можете наложить на доступ, вполне могут регулироваться законодательством штата.

Однако имейте в виду, что, несмотря на технические проблемы с правом собственности, личное дело содержит информацию о сотруднике, которая может повлиять на его или ее будущее. Этот сотрудник часто хочет знать информацию, содержащуюся в файле, правильность информации и кому она будет показана.Мы рекомендуем, независимо от того, находится ли ваш бизнес в юрисдикции, требующей доступа сотрудников, вы разрешили разумный доступ к файлам персонала в рамках политики справедливого обращения с сотрудниками.

Обратитесь к нашей карте штата для получения информации о доступе вашего штата к файлам персонала.

Если вы решите разрешить доступ к файлам персонала, вы можете рассмотреть следующие ограничения:

  • Ограничьте частоту доступа указанным числом раз в год или «разумной» частотой доступа.
  • Требовать предварительный запрос на доступ, чтобы у вас было время просмотреть файл или перенести файл из компьютерного файла в бумажный.
  • Укажите время или место просмотра файла, чтобы он как можно меньше влиял на рабочее время как сотрудника, так и работодателя.
  • Требовать, чтобы личное дело просматривалось только в вашем присутствии или в присутствии кого-то, кого вы назначили, в целях защиты целостности и содержимого файла.

Можете ли вы ограничить информацию, которую могут видеть сотрудники? Закон штата может разрешить вашей компании ограничить информацию, к которой сотрудник должен иметь доступ. Однако вы можете предоставить доступ к большему количеству информации, чем того требует штат. Как правило, сотрудникам должен быть предоставлен доступ к информации, используемой вами для определения квалификации сотрудников для приема на работу, продвижения по службе и дополнительной компенсации, а также информации о дисциплине и увольнениях.

В некоторых штатах разрешено скрывать определенные типы информации от доступа сотрудников, включая определенные медицинские записи и информацию о других сотрудниках. Если в вашем штате проблема не решена, вы можете решить ее так, как считаете, что лучше всего послужит интересам вашего бизнеса.

Может ли сотрудник скопировать файл? Как правило, сотрудник может сделать копию или запросить копию всей или части информации, содержащейся в личном деле сотрудника.В некоторых штатах разрешается взимать с сотрудника плату за изготовление копий. Вы также можете указать, может ли сотрудник делать копии или он может запрашивать копию только у вас.

Что делать, если сотрудник не согласен с информацией в файле? Законы нескольких штатов регулируют вопрос о процедуре, которой вы должны следовать. В каком бы состоянии ни находилась ваша компания, вы должны установить политику, которой следует следовать в таком случае.

Как правило, если сотрудник не согласен с информацией, содержащейся в его личном деле, удаление или исправление информации может быть согласовано вами и сотрудником.Если вы не можете договориться об удалении или исправлении, сотруднику следует разрешить подать письменное заявление, объясняющее его или ее позицию. Заявление становится постоянной частью личного дела сотрудника и должно сопровождать любую передачу или раскрытие из этого файла любому, кому разрешено его просмотреть.

Кто еще может просмотреть файл? Как правило, только другим руководителям или менеджерам, если таковые имеются, в бизнесе может быть разрешен доступ к файлам только по служебной необходимости.

Если против вашего бизнеса подан иск, у вас есть возможность защитить интересы других сотрудников в отношении конфиденциальности, отказавшись передать информацию о личном деле, запрошенную в иске, до тех пор, пока это не будет вызвано повесткой в ​​суд. Даже в этом случае вы должны настаивать на том, чтобы порядок был как можно более узким и чтобы любая запрашиваемая информация относилась непосредственно к обвинениям в иске.

Если правительство проверяет вас на предмет соблюдения определенных требований к ведению документации, и записи находятся в личных делах, тогда они получают весь файл, если только вы не уберете те части, которые им нужны индивидуально.

Соответствие бизнес-требованиям от CT Corporation — партнерство с лидером отрасли

Свяжитесь с представителем сервисной службы CT прямо сейчас!

Ведение учета 101: Советы по организации учетных записей сотрудников

Как владелец малого бизнеса, вы не привыкать к длинным спискам дел. Это особенно верно, если вы начали прием на работу, а это требует большого количества документов.

Но если вы похожи на большинство стартапов, в бюджете нет места для помощника по административным вопросам, не говоря уже о специалисте по персоналу.Как можно решить эту проблему, когда вы главный? Как лучше всего вести учет сотрудников по мере роста вашего бизнеса и сотрудников?

Вот несколько рекомендаций по созданию эффективной и соответствующей требованиям системы ведения документации для вашего бизнеса.

Бумажный или электронный?

Многие предприятия начинают с системы ведения документации на бумажных носителях. Это может иметь смысл, когда у вас всего пара сотрудников, но со временем это может стать громоздким. Для большинства растущих предприятий электронные документы проще и дешевле поддерживать, систематизировать и хранить.Кроме того, когда записи хранятся «в облаке» (онлайн), вы можете получить к ним доступ в любом месте, в любое время, когда у вас есть доступ в Интернет.

Используете ли вы бумажные, электронные файлы или и то, и другое, последовательность является ключом к эффективному ведению документации. Например, если ваши записи о найме отсортированы по имени сотрудника, организуйте записи о заработной плате таким же образом. Используйте одну и ту же систему для всех типов записей и убедитесь, что ваши папки с файлами имеют точные, единообразные имена.

Создайте основные записи о сотрудниках

В большинстве случаев вам необходимо вести записи о сотрудниках трех типов: кадровые, платежные и медицинские.

Кадровые файлы

включают историю занятости и должны включать документы о приеме на работу, контактную информацию о сотрудниках и на случай чрезвычайных ситуаций, а также подписанное подтверждение справочника для сотрудников вашей компании. Со временем вы можете добавлять обзоры производительности, дисциплинарные формы, награды сотрудников, записи об обучении и увольнительные письма.

Не храните формы I-9 (используемые для подтверждения права на работу в США) в личном деле. Храните все эти формы в отдельном файле. Если ваша компания выбрана для иммиграционной проверки или расследования, следователь попросит изучить эти формы.Хранение этих записей отдельно помогает защитить конфиденциальность ваших сотрудников и снижает риск подвергнуть ваш бизнес дополнительным расследованиям при приеме на работу.

Документы, относящиеся к заработной плате, льготам и финансовым премиям, следует подавать в ведомости заработной платы. Примеры включают табели учета рабочего времени, информацию о прямом депозите и формы W-4 и W-2.

Медицинская карта должна включать бланки заявлений на медицинское страхование, страхование жизни и другие льготы работникам, если вы их предлагаете. Другие возможные медицинские записи включают запросы о разумном приспособлении в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA), отчеты о травмах, требуемые Управлением по охране труда (OSHA), и документы, касающиеся отпуска сотрудника в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), если эти законы применить к вашему бизнесу.

Знайте, что хранить и как долго

Федеральное трудовое законодательство определяет, как долго вы должны хранить определенные записи о сотрудниках. Важно придерживаться этих сроков, чтобы избежать штрафов. В то же время не рекомендуется хранить документы дольше, чем необходимо (вместо того, чтобы их отбрасывать), так как любые сохраненные записи могут быть использованы против вас в случае судебного иска.

Ниже приведен список необходимых документов сотрудников и сроков хранения, предусмотренных федеральным законом:
  • Резюме, заявления о приеме на работу и тесты при приеме на работу — 1 год (незапрашиваемые резюме не требуются)
  • Форма I-9 — 3 года с даты найма или 1 год после увольнения (в зависимости от того, что наступит позже)
  • Документация по заработной плате, включая информацию о заработной плате и продвижении по службе и хронометраж — 3-4 года для большей части документации
  • W-4s — 4 года после уплаты налогов
  • Оценка производительности — 2 года
  • Результаты медицинского осмотра — 1 год после принятия мер на основании медицинского осмотра
  • Результаты проверки на наркотики — Отчет за последний год за год
  • Запрос на разумное приспособление — 1 год после принятия мер или создания документа, в зависимости от того, что наступит позже
  • Льготные планы — 1 год после прекращения действия плана
  • Документация FMLA — 3 года после окончания отпуска
  • Записи о прекращении — 1 год с даты прекращения

Поддержание эффективной системы ведения документации является сложной задачей, если у вас нет специального административного персонала в штате. Но при правильном планировании и выполнении вы можете организовать и выполнить требования закона.

Как написать письмо с жалобой на несправедливое рабочее место | Работа

Автор: Рут Мэйхью Обновлено 29 июня 2018 г.

Часто простой рассказ о встрече может помочь вам справиться с некоторыми из самых сложных проблем, особенно когда проблемы потенциально могут помешать вашему существованию. Работодатели обязаны создавать рабочую среду, которая обеспечивает равные возможности для всех сотрудников, независимо от факторов, не связанных с работой, таких как возраст, цвет кожи, национальное происхождение, раса, религия или пол.Если вы считаете, что ваш работодатель прибегает к несправедливой практике найма, письменная жалоба может начать процесс урегулирования.

Определите свои права

Изучите законы о труде и занятости, запрещающие дискриминацию и домогательства на рабочем месте. То, что вы считаете несправедливым, не обязательно будет незаконным или незаконным. Недобросовестное обращение на рабочем месте может включать игнорирование квалифицированных сотрудников для продвижения по службе по признаку пола или может означать постоянное игнорирование сотрудника, который вносит предложения по улучшению во время собраний персонала.

Федеральные законы и законы штата о труде и занятости находятся в свободном доступе на веб-сайтах государственных учреждений для Комиссии США по равным возможностям при трудоустройстве, Министерства труда США или Национального совета по трудовым отношениям США. Расследуйте несправедливую практику найма в соответствии с такими законами, как Раздел VII Закона о гражданских правах, Закон об американцах с ограниченными возможностями или Закон о равной оплате труда.

Изучите политики и процедуры компании

Подготовьте справочник для сотрудников и ознакомьтесь с политикой компании в отношении решения вопросов, связанных с недобросовестной практикой на рабочем месте. У многих работодателей есть процедура, которой сотрудники должны следовать при подаче жалоб своим руководителям или в отдел кадров. Даже если политика вашей компании не требует письменного заявления, составьте его, чтобы помочь вам вести хронику инцидентов, которые вы считаете несправедливыми. Убедитесь, что у вас есть правильные имена и звания людей, которым вы адресовали письмо, например, владелец компании или руководитель отдела кадров.

Я пишу, чтобы подать официальную жалобу на сексуальные домогательства в компанию.Инцидент произошел на прошлой неделе на вечеринке в офисе, когда мой пьяный босс сказал мне, что он фантазирует обо мне. Я была в шоке и сразу ушла с мужем.

Напишите вводный абзац

Первый абзац вашего письма должен включать ваше полное имя, должность, отдел, дату вашего приема на работу и имя вашего руководителя. Если вы беспокоитесь, стоит ли жаловаться, вы можете упомянуть об этом в первом абзаце. Воздержитесь от использования угрожающих выражений в своей письменной жалобе.Никогда не пишите ничего, что может быть использовано против вас или вырвано из контекста. Подчеркните свою приверженность ценностям и философии компании, если она искренняя. В противном случае опустите эту часть.

За пять лет работы в отделе отгрузки в Acme Corp. я получил большую часть своего опыта и получил возможность построить продуктивные отношения с моими коллегами. Однако в последние три месяца я пытался решить проблемы дискриминации на рабочем месте, которые меня беспокоят.

Составьте хронологию событий

Напишите хронологию событий, которые, по вашему мнению, иллюстрируют несправедливую практику найма. Для каждого происшествия укажите дату, время и место или отдел; люди, которые были участниками или свидетелями происшествия; сотрудник, который стал жертвой несправедливого обращения; и краткое описание происшествия. Указывайте только фактическую информацию; не добавляйте свое личное мнение или точку зрения.

Две недели назад Брайан вошел в комнату отдыха и начал рассказывать непристойные, грязные анекдоты.Мы с Лорен сказали ему, что его юмор был оскорбительным. Он просто засмеялся. Сегодня случилось то же самое.

Запросить действие

В заключительном абзаце выразите свою заинтересованность в достижении решения. Главное — сообщить компании об инцидентах, о которых она может не знать, и поддержать расследование компании. Будьте прямолинейны в своем запросе ответа или действия по устранению несправедливого обращения.

Я надеюсь, что компания серьезно отнесется к моей жалобе и незамедлительно рассмотрит этот вопрос.Эта ситуация влияет на мою самооценку и способность концентрироваться на работе.

Отложите черновик письма как минимум на день. Просмотр черновика свежим взглядом и время на рассмотрение сбивающих с толку вопросов может дать вам более четкое представление о вашей жалобе. Не обсуждайте письмо с жалобой с коллегами, потому что это может помешать расследованию отдела кадров.

70+ бесплатных шаблонов оценки эффективности сотрудников — Word, PDF и Excel

Проверка эффективности часто пугает как менеджеров, так и сотрудников.Иногда даже трудно понять, с чего начать. Главное — понять, что не существует единственного правильного способа проведения обзоров эффективности (хотя существует множество неправильных). Лучше адаптировать обзор к структуре и культуре вашей компании.

Чтобы немного снизить нагрузку, мы создали основной список бесплатных шаблонов проверки эффективности, так что вы можете сэкономить время, найдя подходящий шаблон для своей команды. Мы сгруппировали список по частоте проверок: проверки эффективности в год, раз в полгода (каждые шесть месяцев) или ежеквартально. Мы также включили несколько общих шаблонов проверки эффективности, которые вы можете использовать в любое время в течение года.

Чтобы перейти к определенным разделам, щелкните ниже:

А чтобы узнать, как подготовить себя и свою команду к оценке эффективности, улучшая общение в течение всего года, ознакомьтесь с нашим руководством по успешным встречам 1: 1.

Шаблоны годового обзора эффективности

Вы можете пройти через этот шаблон ежегодного обзора (№ 3), сэкономив время.

1. Этот шаблон комплексного анализа эффективности включает все стандартные разделы: цели, оценки навыков сотрудников и самооценку, которую сотрудники должны заполнить. В нем также есть некоторые дополнения, которые нам нравятся: план профессионального развития и возможность для сотрудников оценить своих руководителей. Получить сейчас>
Формат: документ Excel

2. В этом простом одностраничном шаблоне годового обзора эффективности основное внимание уделяется письменным размышлениям, а не показателям или оценке.Подходит для любого сотрудника. Получить сейчас> Формат: документ Excel

3. Эта годовая форма предназначена специально для оценки менеджеров и включает ценные навыки, такие как «вести с достоинством и уважением», «способность учить» и «способность учиться». Получить сейчас> Формат: документ Excel

4. В этой 12-страничной форме обзора производительности есть все, кроме кухонной мойки. Он оценивает членов команды от «неудовлетворительно» до «отлично» по более чем 50 различным признакам.Получить сейчас> Формат: PDF

5. Эта трехстраничная форма для исполнения не выглядит модной , но является исчерпывающей, но не слишком длинной. Он включает в себя широкий спектр профессиональных навыков, а также некоторые вопросы по постановке целей. Получить сейчас> Формат : PDF, документ Word или Google Doc

6. Используйте этот качественный обзор производительности , если вы хотите уйти от показателей и оценок . Он побуждает руководителей записывать впечатления от работы своих сотрудников вместе с примерами сильных сторон и предложениями по улучшению.Получить сейчас> Формат: PDF

7. Одна из наиболее подробных форм обзора, которые мы видели. , с отдельными разделами для самых разных показателей. На этой странице есть несколько документов; выберите «Форму ежегодного обзора эффективности» для нужной. Вы должны зарегистрироваться, чтобы получить доступ. Получить сейчас> Формат: PDF

8. Срочно нужен обзор? Эту трехстраничную форму легко заполнить, не затушевывая важные области. Получить сейчас> Формат: PDF

Обратите внимание:

Следующие четыре документа (9–12) предназначены для использования в виде набора с почти идентичными вопросами и форматированием .Они разработаны Университетом Эмори и включают подробные примеры и определения ожидаемого поведения, включая решение проблем, укрепление доверия и сотрудничество. Каждая ссылка приведет вас на одну и ту же страницу, поэтому обязательно выберите заголовок документа, который соответствует вашим потребностям (менеджер или не менеджер, самооценка или стандартная оценка).

9. Форма ежегодной оценки (не для менеджеров): Нам нравится этот шаблон, поскольку он дает конкретные примеры каждой области, по которой он оценивается. Например, «общение» включает навыки аудирования и язык тела.Получить сейчас> Формат: документ Word

10. Форма ежегодной оценки (Менеджер): Этот шаблон аналогичен шаблону для сотрудников, но включает дополнительные навыки, связанные с управлением прямыми подчиненными и решением проблем. Получить сейчас> Формат: документ Word

11. Ежегодная форма самооценки (лица, не являющиеся руководителями): Формат этого шаблона такой же, как и приведенные выше, но он разработан для того, чтобы сотрудники могли оценивать свою работу.Получить сейчас> Формат: документ Word

12. Форма ежегодной самооценки (менеджер): Как вы, наверное, догадались, эта форма примерно такая же, как и другие, но позволяет менеджерам оценивать себя. Получить сейчас> Формат: документ Word

Двухгодичные (6 месяцев) шаблоны обзоров

Несмотря на то, что ежегодные проверки эффективности по-прежнему являются нормой для многих предприятий, мы настоятельно рекомендуем проводить оценку эффективности не реже двух раз в год. Чаще это снимает нагрузку и позволяет менеджерам и членам команды решать проблемы до того, как они выйдут из-под контроля. Эти шаблоны двухгодичных обзоров помогут вам разобраться в этом.

Этот красочный 6-месячный обзор занимает 13-е место в списке.

13. Эта форма рекламируется как «на середину года», но вы можете использовать ее в любое время , чтобы более подробно изучить производительность сотрудников. Он оформлен как беседа, поэтому в нем используются подсказки для обсуждения, а не оценки. Получить сейчас> Формат: документ Word

14. Этот шаблон разработан для использования с новыми сотрудниками после 6-месячного испытательного периода , чтобы определить, следует ли их нанимать на полную ставку. Шаблон обзора на основе повествования заканчивается рекомендацией руководителя оставить сотрудника или уволить его. На странице есть несколько документов, поэтому выберите один под названием «Шаблон проверки сотрудников за 6 месяцев». Получить сейчас>
Формат: PDF

15. Эта среднегодовая проверка производительности больше похожа на руководство для обсуждения для разговора между руководителем и сотрудником, поэтому вам нужно будет дополнить его своими собственными заметками или другой документацией.Получить сейчас> Формат: PDF

Обратите внимание:

Следующие пять документов (16–20) предназначены для использования в виде набора с теми же вопросами и форматированием. Они включают подробные примеры и определения ожидаемого поведения, включая решение проблем, построение доверия и сотрудничество. Каждая ссылка приведет вас на одну и ту же страницу, поэтому обязательно выберите заголовок документа, который соответствует вашим потребностям (менеджер или не менеджер, самооценка или стандартная оценка).

16. Форма для самооценки Форма для самостоятельной оценки — проверка в середине года (не менеджер ). Получить сейчас> Формат: документ Word

17. Форма самооценки — среднегодовая проверка (менеджер) . Получить сейчас> Формат: документ Word

18. Форма оценки в середине года (не менеджер) . Получить сейчас> Формат: документ Word

19. Форма оценки в середине года (менеджер) . Получить сейчас> Формат: документ Word

20. Форма оценки за шесть месяцев, новый сотрудник (не менеджер) . Получить сейчас> Формат: документ Word

Шаблоны ежеквартального и 90-дневного анализа эффективности

Не у каждого менеджера есть время на ежеквартальную оценку эффективности, но они могут быть очень полезны для новых сотрудников, которым не нужно ждать шесть месяцев, чтобы получить подробную информацию о своих успехах.Вот несколько шаблонов ежеквартальных и 90-дневных обзоров, которые помогут вам и члену вашей команды начать правильную работу.

Используйте эту двухстраничную форму (№ 21 в списке) для измерения прогресса за квартал.

21. Используйте этот шаблон после 90-дневного ознакомительного периода , чтобы убедиться, что новый сотрудник подходит для вашей компании. Он документирует цели обучения и производительности и обеспечивает открытую обратную связь. Получить сейчас> Формат: документ Word

22. Этот двухстраничный вводный обзор эффективности оценивает , насколько новый сотрудник подходит к настоящему моменту с точки зрения отношения и общих способностей, а также того, какие потребности в обучении будут в будущем.Получить сейчас> Формат: PDF

23. Оцените своих новых сотрудников по трехбалльной шкале: отлично, необходимо улучшение или неудовлетворительно. На этой странице есть несколько документов, поэтому обязательно выберите тот, который называется «Обзор результатов за начальный период». Вы должны зарегистрироваться, чтобы получить доступ. Получить сейчас> Формат: Word, Pages, Google Docs, PDF

24. Комплексный шаблон, который можно использовать в конце квартального испытательного срока , , а затем ежегодно.На этой странице есть несколько документов, поэтому обязательно выберите тот, который называется «Шаблон проверки эффективности для сотрудников». Вы должны зарегистрироваться, чтобы получить доступ. Получить сейчас> Формат: документ Word

25. Этот 90-дневный обзор — один из наших любимых по той простой причине, что он оставляет достаточно места для менеджеров, чтобы оставлять содержательные комментарии. Получить сейчас> Формат: PDF

26. Эта настраиваемая 90-дневная оценка сотрудников позволяет вам добавить свой собственный логотип и вопросы , хотя при этом используется довольно строгий метод выставления оценок, при котором сотрудники должны набрать 70 баллов или выше, чтобы «пройти». ”Получить сейчас> Формат: PDF

27. Менеджерам, которые ненавидят писать от руки, понравится эта 90-дневная форма проверки эффективности. Вы можете легко ввести свои ответы прямо в шаблон. Получить сейчас> Формат: PDF

Шаблоны проверки эффективности для конкретных ролей и отраслей

28. Этот шаблон анализа эффективности для торговых представителей очень ориентирован на действия и помогает как члену команды, так и менеджеру взять на себя ответственность за решение проблем.Для загрузки требуется регистрация. Получить сейчас> Формат: PDF

29. Этот шаблон обзора эффективности здравоохранения разработан для медсестер , но с некоторыми небольшими изменениями он может работать для широкого круга специалистов в области здравоохранения. На странице есть несколько документов, поэтому выберите тот, который называется «Документ шаблона обзора сотрудника». Получить сейчас> Формат: документ Word

30. Эта форма оценки сотрудников ресторана задает хорошие общие вопросы и дает ответы на вопросы, относящиеся к сфере гостеприимства, такие как соблюдение единых политик и правил здравоохранения.Получить сейчас> Формат: PDF

Обратите внимание:

Следующие пять шаблонов (31–35) написаны для рабочих. Они включают вопросы, специально предназначенные для этих должностей, такие как «осведомленность о безопасности», а также подробные схемы для измерения эффективности работы в сравнении с конкретными задачами. Каждая ссылка ведет на одну и ту же страницу, поэтому не забудьте выбрать нужный заголовок.

31. Форма аттестации на основании должностных задач .Получить сейчас> Формат: документ Word

32. Анкета аттестации работников физического труда . Получить сейчас> Формат: документ Word

33. Форма оценки для выделения потенциала для продвижения по службе. Получить сейчас> Формат: документ Word

34. Форма самооценки. Получить сейчас> Формат: документ Word

35. Анкета экспертизы. Получить сейчас> Формат: документ Word

Шаблоны проверки эффективности для любого времени года

Вам не нужно ждать формализованного процесса проверки, чтобы получить пользу от оценок эффективности.Если вы пытаетесь внести изменения в свою команду или с конкретным членом команды, вы можете попробовать провести различные виды проверок, например экспертные оценки, обратную связь и самооценку.

Создайте более здоровую рабочую культуру с помощью обратной связи (№27).

36. Этот шаблон экспертной оценки поможет вашей команде откровенно обсудить работу своих коллег. Хотя менеджеры всегда должны быть осторожны с экспертными оценками, чтобы они не превратились в охоту на ведьм, важно знать, как члены команды оценивают друг друга по таким качествам, как «честность». »Получить сейчас> Формат: документ Word

37. Начинающим менеджерам будет полезен этот подробный шаблон , потому что он не только перечисляет вопросы, но и объясняет передовые методы анализа эффективности. Получить сейчас> Формат : документ Word или документ Google

38. Этот шаблон обзора на 360 градусов может использоваться любым сотрудником вашей организации в любое время года. Не всем нужно заполнять формы экспертной оценки, поэтому убедитесь, что вы выбираете только тех, кто работает в тесном сотрудничестве с человеком, которого они проверяют.Получить сейчас> Формат: PDF

39. Эта «форма числовой шкалы» позволяет вам оценить вашу команду количественно по пятибалльной шкале. Тем не менее, мы по-прежнему советуем вам включать комментарии, чтобы добавить некоторого контекста к вашей оценке. Получить сейчас> Формат: документ Word

40. Для менеджеров очень важно получать обратной связи от своих команд , , и именно для этого предназначен этот шаблон. Эта форма обратной связи на 360 градусов расскажет вам, над чем вам нужно работать.Получить сейчас> Формат: документ Word

41. Базовый одностраничный обзор эффективности, который фокусируется на целях сотрудника и имеет шкалу оценок от неудовлетворительного до отличного. Этот шаблон прост, но удовлетворителен, если вам нужен только быстрый снимок. Получить сейчас> Формат: документ Excel

42. Эта форма самооценки сотрудника ставит точку зрения сотрудника на первое место , когда речь идет об обязанностях, целях и ценностях компании.Шаблон короткий, но будьте осторожны: вопросы несколько расплывчатые и скучные. Получить сейчас> Формат: документ Word

43. Этот быстрый одностраничный шаблон разработан для сотрудников нижнего уровня. Ранжируйте членов команды в восьми областях, не увязая в деталях. Получить сейчас> Формат: PDF

44. Эта форма отдает приоритет объективным показателям эффективности над ценностями или профессиональным развитием сотрудников. Шестистраничный бланк является стандартным, но старомодным по своей направленности и внешнему виду — пропустите его, если вы ищете что-то современное.Получить сейчас> Формат: PDF

45. Эта «повествовательная» форма позволяет давать открытые ответы и особо выделяет «области с исключительной эффективностью». Получить сейчас> Формат: документ Word

46. В этом коротком шаблоне сотрудники оцениваются по простой трехбалльной шкале . Оценивайте сотрудников как «не соответствует ожиданиям», «соответствует ожиданиям» или «превосходит ожидания». Получить сейчас> Формат : PDF, документ Word или Google Doc

47. Это базовая форма с хорошо продуманными вопросами, в которой основное внимание уделяется сильным и слабым сторонам, а также областям, требующим улучшения. . Обратите внимание, что для доступа к форме вам необходимо создать бесплатную учетную запись. Получить сейчас>
Формат: онлайн-форма или скачать PDF

48. Эта самооценка сотрудника включает полезные, менее распространенные подсказки , такие как: «Что может сделать ваш руководитель, чтобы убедиться, что вы добиваетесь прогресса в достижении своих профессиональных целей?» Получить сейчас> Формат: PDF

49. Этот шаблон обзора на 360 градусов может использоваться любым сотрудником вашей организации в любое время года. Не всем нужно заполнять формы экспертной оценки, поэтому убедитесь, что вы выбираете только тех, кто работает в тесном сотрудничестве с человеком, которого они проверяют. Получить сейчас> Формат: PDF

50. В этом шаблоне анализа производительности всего , разъясняющего ожидания , и он определяет каждую метрику, по которой оценивается сотрудник. Это может помочь избежать путаницы в процессе проверки.Получить сейчас> Формат: PDF

Обратите внимание:

Все следующие пять шаблонов (51–55) ссылаются на одну и ту же страницу, хотя обзоры имеют существенные различия. Они различаются по формату и уровню детализации. Однако названия документов не являются описательными, поэтому просмотрите описания ниже, чтобы узнать, какое из них вам подходит.

Этот простой в использовании шаблон занимает 53-е место в нашем списке.

51. Этот одностраничный обзор прост в администрировании, но не оставляет места для комментариев. Для доступа щелкните «Employee_Template_1». Получить сейчас> Формат: документ Word

52. В этой форме проверки есть место, где сотрудники могут оценить свою работу, а руководители — оставить комментарии. Чтобы получить доступ, щелкните «Employee_Template_2». Получить сейчас> Формат: документ Word

53. Этот обзор довольно короткий, но все же в нем есть место для целей производительности и целей профессионального развития. Чтобы получить доступ, щелкните «Employee_Template_3.»Получить сейчас> Формат: документ Word

54. В этом обзоре сотрудники ранжируются численно с использованием 15 хорошо продуманных вопросов. Чтобы получить доступ, нажмите «Сотрудник_ Рассказ_Шаблон_4». Получить сейчас> Формат: документ Word


55. Этот открытый шаблон ориентирован на празднование достижений и постановку целей. Чтобы получить доступ, нажмите «Employee_Template_5». Получить сейчас> Формат: документ Word

56. Этот простой шаблон самопроверки сотрудника полезен, потому что он не просто позволяет сотрудникам оценивать свою работу; он также спрашивает их, что им нужно для достижения успеха. На странице есть несколько документов, поэтому выберите тот, который называется «Шаблон самопроверки сотрудника». Получить сейчас> Формат: PDF

57. Эта стандартная форма позволяет вам оценить члена команды от «плохо» до «отлично» по таким характеристикам, как знание работы, производительность и качество работы. На странице есть несколько документов, поэтому выберите тот, который называется «Шаблон проверки эффективности сотрудников». Получить сейчас> Формат: PDF

58. Не хотите вручную определять средние оценки? Этот шаблон просмотра электронной таблицы Excel создан для вас. На странице есть несколько документов, поэтому выберите тот, который называется «Шаблон проверки сотрудников в Excel». Получить сейчас>
Формат: документ Excel

59. Это может быть самый простой шаблон обзора производительности в этом списке. У него есть только два ответа на каждый показатель: «соответствует ожиданиям» и «не соответствует ожиданиям». На этой странице есть несколько документов, поэтому нажмите на тот, который называется «Проверка эффективности сотрудников». Получить сейчас> Формат: PDF

60. Вот еще один простой одностраничный шаблон для занятого менеджера. Включает в себя соответствующие категории, такие как «Работает на полную мощность» и «Последовательность работы». На этой странице есть несколько файлов, поэтому выберите файл с названием «Простой обзор производительности».«Вы должны зарегистрироваться, чтобы получить доступ. Получить сейчас> Формат: Word, Pages, Google Docs, PDF

61. Этот шаблон является более полным и содержит инструкции по использованию формы. На этой странице есть несколько файлов, поэтому выберите файл с названием «Sample Performance Review». Вы должны зарегистрироваться, чтобы получить доступ. Получить сейчас> Формат: PDF

62. Этот краткий шаблон позволяет работодателям оценивать членов команды по всему, от технических навыков до пунктуальности.На этой странице есть несколько файлов, поэтому выберите один под названием «Оценка эффективности сотрудников». Вы должны зарегистрироваться, чтобы получить доступ. Получить сейчас> Формат : документ Word, страницы, PDF, Документы Google

63. Этот шаблон основан на целях профессионального развития сотрудника и отслеживает прогресс со времени последней проверки. Он включает в себя краткий раздел самооценки и возможность для менеджеров отметить любые препятствия, которые помешали члену команды достичь своих целей.На этой странице есть несколько файлов, поэтому выберите один под названием «Шаблон проверки эффективности сотрудников». Вы должны зарегистрироваться, чтобы получить доступ. Получить сейчас> Формат: PDF

64. Менеджеры должны соответствовать более высоким стандартам, и эта подробная форма поможет вам в этом. На этой странице есть несколько файлов, поэтому выберите один под названием «Пример анализа управления производительностью». Вы должны зарегистрироваться, чтобы получить доступ. Получить сейчас> Формат: PDF

Дополнительные формы оценки сотрудников

Используйте этот план развития (№69), чтобы поддержать мечты своей команды.

Эти формы не являются шаблонами для анализа эффективности, но они могут помочь вам отслеживать важные показатели в течение года или использоваться вместе с обзором эффективности для поддержки роста членов вашей команды.

65. Эту форму самооценки мы разработали сами. Это здоровый набор вопросов о решении проблем и достижении целей профессионального развития, который дает члену команды возможность попросить о помощи, которая ему необходима для достижения успеха. Получить сейчас> Формат: сообщение в блоге

66. Этот простой трекер посещаемости сотрудников позволяет быстро отслеживать посещаемость вашей команды. Получить сейчас> Формат: документ Excel

67. Адаптация и обучение имеют решающее значение для развития сотрудников , и этот шаблон плана обучения сотрудников помогает отслеживать прогресс на первой неделе, а также через 30, 60 и 90 дней. Получить сейчас> Формат: документ Excel

68. Эта форма групповой оценки позволяет вам оценить всю вашу команду , глядя на каждого человека, а затем оценивая группу в целом.Получить сейчас> Формат: документ Excel

69. В этом шаблоне плана профессионального развития цели делятся на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные , и хотя форма краткая, концепции полезны. Получить сейчас> Формат: документ Word

Обратите внимание:

Следующие четыре документа (70–73) предназначены для использования вместе с шаблонами проверки эффективности, перечисленными под номерами 9–12 и 15–19. Их также можно использовать как автономные ресурсы.Они разработаны Университетом Эмори и включают подробные примеры и определения ожидаемого поведения. Каждая ссылка приведет вас на одну и ту же страницу, поэтому обязательно выберите заголовок документа, который соответствует вашим потребностям.

70. Журнал производительности. Получить сейчас> Формат: документ Word

71. План повышения квалификации. Получить сейчас> Формат: документ Word

72. План повышения эффективности (PIP). Получить сейчас> Формат: документ Word

73. Восходящая форма обратной связи. Получить сейчас> Формат: документ Word

Вы получили формы, теперь развивайте навыки управления

Надеюсь, вы нашли здесь один (или несколько) шаблонов проверки эффективности, которые сможете использовать. Но правильная форма — это только половина дела. Если вы действительно хотите, чтобы оценка эффективности не вызывала стресса для вашей команды, вам нужно давать честную обратную связь и ставить цели на регулярных встречах один на один.

Вот где на помощь приходит Uptick.Нажмите здесь, чтобы бесплатно попробовать нашу программу для встреч один на один!

.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *