Образец оформления личного дела сотрудника 2019
Задать вопрос эксперту
ClubTK Вход/регистрация
рубрики- Актуально
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Гарантии и компенсации
- Госслужба
- Делопроизводство
- Договоры
- Документооборот
- Должностные инструкции
- Законодательство
- Инвалиды
- Иностранные работники
- Инструкции по охране труда
- Кадровики советуют
- Командировки
- Материальная ответственность
- Медосмотры
- Обучение и переподготовка
- Оплата труда
- Отпуска
- Отчетность
- Охрана труда
- Оценка персонала
- Персональные данные
- Подбор персонала
- Прием на работу
- Проверки
- Профстандарты
- Рабочее время
Личное дело работника. Образец оформления внутренней описи
Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.
Образец обложки личного делаЗаведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.
Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:
3. Документы о прекращении трудового договора.
Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.
Образец внутренней описи документов личного делаОсновываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.
Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.
Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.
Документы личного дела подшиваются в папку — «дело». В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: «ДЕЛО» — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».
На заведенное на работника «дело» оформляется внутренняя опись документов.
Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).
Скачать
blankiroom.ru
Личное дело работника — образец документа, порядок учета, формирования и описи
Сотрудники предприятия являются основным его ресурсом, управление которым и применение его потенциала доступно только при наличии полной и достоверной информации.
Что такое личное дело работника
Это пакет документации, содержащей подробную информацию и являющейся основной базой для работы кадровиков. Использовать, формировать и хранить подобные документы работников доступно исключительно в рамках законодательства и установленных правил делопроизводства.
Данный пакет выступает в роли главного инструмента для менеджмента по работе с персоналом.
Несмотря на важность данной информации, которая при умелом использовании является отличным управленческим инструментом, личное дело на коммерческом предприятии не обязательно к формированию, но на каждого госслужащего сотрудника оно заводится в обязательном порядке. Таким же образом и к составлению личного дела не существует особых требований.
Как правильно оформить личное дело работника вы можете посмотреть в этом видео:
Кто ведет документацию и что в нее входит
При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов:
При этом доступны некоторые взаимозаменяемые варианты, к примеру:
- Автобиография заменяется резюме;
- Анкета – листом по учету кадров;
- Рекомендацию – характеристикой. Как написать характеристику на работника – читайте тут.
Что представляет собой личный листок по учету кадров и как его правильно вести на предприятии вы узнаете в этой статье.
Если служба государственная, то перечень бумаг более расширенный:
- Подтверждение прохождения конкурса на должность;
- Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
- Допсоглашения;
- Данные о прохождении военной службы;
- Экзаменационные листы;
- Документы о награждениях, повышениях по службе;
- Допуск;
- Декларация о доходах;
- Медицинское соглашение;
- Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.
Важно: все копии должны удостоверяться подписью. Личные дела госслужащих изучаются ежегодно. Ведет и собирает всю эту документацию работник отдела кадров.
Образец личного дела работника.Порядок учета и ведения
Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника.
Важно: данная документация собирается и хранится на протяжении всего сотрудничества организации с данным человеком, при увольнении подобное дело закрывается и сдается на хранение в архив.
В документах недопустимо совершать ошибки и опечатки, указывать следует только достоверную информацию. Допустимо при большом объеме документации формировать разделы.
Работник обязан участвовать в сборе необходимых бумаг и при появлении новой информации указывать на нее и подтверждать документально.
Оформление и хранение
Каждое отдельное дело имеет опись и обложку, которая содержит основные данные:
- Номер согласно фиксированию в журнале регистрации;
- Дата начала формирования документа и окончания, которая проставляется согласно приказу увольнения или перевода.
Все документы внутри папки нумеруются и шнуруются. Если предстоит перевод на другую службу, то документ не сдается в архив после его закрытия, а при увольнении оно закрывается, хранится внутри организации 10 лет, а далее сдается в архив.
Важно: в архиве все дела хранятся 75 лет, отсчет которых начинается с даты увольнения, если работник занимал руководящий пост хранение бессрочное.
При хранении на предприятии необходимо соблюдать все рекомендации по данному делу – хранение доступно только в специальных закрытых шкафах, предварительно поместив их согласно алфавиту.
Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник. Передача бумаг выполняется согласно приказу.
Опись и формирование
Порядок заполнения и учета личных дел должен подробно описываться в приказе организации по формированию личных дел.
Согласно такому распоряжению директора необходимо все сведения о делах вносить в регистрационный журнал согласно порядковому номеру, который присваивается документу в момент его открытия.
Кроме номера в журнале делается краткое описание дела – ФИО работника, дата формирования, закрытия или сдачи в архив.
Изменения в документы доступно вносить только ответственному работнику, прочие сотрудники исключительно по приказу руководителя.
Изменения необходимо выполнять аналогично изменениям в трудовой книге – горизонтально вычеркивать устаревшие данные, а сверху писать новые.
Титульный лист личного дела.Порядок заполнения папки личного дела
Вся папка, в том числе и обложка должны заполняться надлежащим образом, указанным законодательством и прописанным внутренними правилами организации для отдела кадров.
Титульный лист
Титульный лист заполняется согласно ГОСТовским требованиям:
- Вверху документа необходимо оставить место для штампа, чтобы была возможность сделать запись архивным работникам;
- Немного ниже следует указать полное наименование и реквизиты организации;
- Под этой записью, также по центру необходимо указать сведения об отделе, данная запись должна иметь несколько пустых строк, для возможности корректировки записи на случай перевода сотрудника;
- Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, «Дело No07 – 369»;
- Далее идет наименование папки – ФИО работника;
- В правом нижнем углу необходимо указывать даты открытия и закрытия дела, а также период хранения, после описи необходимо указать количество листов в документе.
Оформление документов
Всеми делами, касающимися ведения личного дела должен заниматься уполномоченный сотрудник отдела кадров. Важно: он несет ответственность за сохранность конфиденциальной информации.
Относительно оформление документов он обязан:
- Принять;
- Пронумеровать;
- Описать;
- Подшить;
- При необходимости внести изменения;
- Закрыть дело;
- Сдать в архив.
Также он обязан под роспись ознакомить сотрудника с личным делом, выполнять подобную процедуру необходимо не менее одного раза в год, это необходимо для поддержания актуальности информации.
Для этого необходимо завести ведомость, в которой работник буде ежегодно расписываться о прочтении документации.
Важно: личные дела по требованию выдаются на руки правоохранительным и контролирующим органам.
Внутренняя опись
Внутренняя опись документов составляется согласно унифицированной формы Приложение 10.
В нее входит:
- Регистрационный номер документа;
- Присвоенный индекс;
- Дата фиксирования документа;
- Заголовок;
- Номера листов согласно нумерации дела;
- Примечание.
В папке такой лист указывается на обороте титула или подшивается последним к общей документации. Регистр подписывает его составитель с расшифровкой подписи и указанием даты. Если он состоит из нескольких листов необходима их нумерация.
Заключение
Коммерческие предприятия имеют право выбора вести личные дела сотрудников или нет, однако при положительном решении необходимо все детально продумать, издать указ и инструкцию по правилам ведения документации, назначить ответственное лицо, которое имеет представление, с чем имеет дело и при этом неусыпно контролировать руководителем весь процесс.
Что представляет собой личное дело работника и в чем его особенности – смотрите в этом видео:
fbm.ru
Личное дело работника образец оформления, ведение и формирование личного дела работника
Личное дело – группа документов, которые содержат сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Оно создается работником кадровой службы после принятия сотрудника на работу (основание – приказ о приеме на работу).
Как таковых нормативных актов, которые обязывают работодателя вести личные дела, нет (за исключением государственных служащих). Таким образом, документы, входящие в состав личного дела, не регламентированы. По сложившейся традиции организации ведут дела, исходя из государственной системы делопроизводства советского времени.
Документы, входящие в состав личного дела, подразделяют на:
- Оформляемые при поступлении на работу.
- Добавляемы в течение трудовой деятельности.
- Документы о прекращении трудового договора.
К первой группе относятся:
- Резюме, автобиография, анкета,
- Заявление о приеме на работу,
- Характеристика,
- Копии диплома и других документов об образовании,
- Медицинская справка,
- Трудовой договор,
- Выписка из приказа о приеме на работу, выписка из протокола об избрании на должность и итогах конкурса на вакантную должность,
- Личная карточка.
Вторая группа включает в себя:
- Копии выписок из приказов о поощрении, штрафах, снятии дисциплинарных взысканий, переводах и т.п.
- Копии документов, на основании которых поменялись анкетные данные (свидетельство о заключении брака или его расторжении, рождении ребенка и т.п.).
- Аттестационные листы.
- Копии документов о повышении квалификации.
- Объяснительные записки, уведомления, акты и т.д.
Документы, находящиеся в личном деле подшиваются в папку «Дело» в хронологическом порядке в течение его трудовой деятельности. Копии должны быть заверены сотрудником отдела кадров.
При оформлении дела должны соблюдаться требования ГОСТ 17914-72. Обязательно оформляется внутренняя опись документов.
Ознакомление работника с его личным делом должно производиться примерно раз в год.
taav.ru
Образец описи личного дела работника 2019
Задать вопрос эксперту ClubTK Вход/регистрация
рубрики- Актуально
- Анонсы
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Гарантии и компенсации
- Госслужба
- Делопроизводство
- Договоры
- Документооборот
- Должностные инструкции
- Законодательство
- Инвалиды
- Иностранные работники
- Инструкции по охране труда
- Интервью
- Кадровики советуют
- Командировки
- Конфиденциальность
- Материальная ответственность
- Медосмотры
- Обучение и переподготовка
- Оплата труда
- Отпуска
- Отчетность
- Охрана труда
- Оценка персонала
- Персональные данные
- Подбор персонала
- Прием на работу
- Проверки
- Профессии
- Профстандарты
- Рабочее время
- Разбираем на примерах
- Расчеты с персоналом
clubtk.ru
Внутренняя опись документов личного дела. Образец 2019 года
Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .docСкачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .doc
Для чего нужна опись
Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.
К каким личным делам должна составляться опись
Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся
- те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
- а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
Кто должен составлять документ
Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.
Как составлять внутреннюю опись документов личного дела
На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
- каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
- использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).
Документ должен содержать в себе ряд сведений:
- наименование предприятия,
- должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
- список описываемых документов,
- полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.
Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.
Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).
Как оформить опись документов личного дела
Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.
Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.
При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.
Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).
Образец составления описи документов личного дела
В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.
Далее оформляют в таблицу список документов описи:
- номер документа по порядку,
- затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
- дата составления и подписания,
- заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
- номера листов,
- примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.
В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).
Что делать с описью после увольнения сотрудника
После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.
assistentus.ru
образец бланка, оформление согласно ТК РФ, что в себя включает
Личное дело – пакет документов с информацией об определенном работнике для служебного пользования. Все действия, которые его касаются, производятся согласно законодательству, а также внутренним регламентам кадрового и общего делопроизводства.
Оно является инструментом менеджмента в части управления персоналом, позволяет упорядочить сведения о сотрудниках. Дело заводится на отдельного человека. Строгих требований к его оформлению, ведению и содержанию нет. Однако госслужащие попадают в особую категорию, для которой его наличие обязательно. Для предприятий частной формы собственности ведение такой документации – собственная инициатива руководства.
Какие документы включает?
Несмотря на отсутствие определенных правил, его принято формировать из следующих документов:
- Анкета.
- Автобиография.
- Дипломы, сертификаты об обучении, аттестаты.
- Рекомендации в письменном виде.
- Заявление о приеме, об увольнении (дополнительно – копия).
- Трудовой договор.
- Различные приказы (об увольнении, переводе).
- Документы о браке.
- Справки.
- Фотография.
- Паспортные данные.
Анкету можно заменить листом по учету кадров, рекомендации – характеристиками, а автобиографию – резюме. У каждого личного дела должна быть внутренняя опись.
В случае с государственной службой в этот список добавляются:
- Документальное свидетельство об успешном прохождении конкурса.
- Копии трудовой книжки, военного билета, актов гражданского состояния.
- Экземпляр контракта (о службе).
- Дополнительные соглашения.
- Сведения о воинском учете.
- Аттестационный и экзаменационный листы.
- Копии документов о награждении, присвоении чинов или классов, поощрениях.
- Сведения о проверках с контрольными листами.
- Допуски.
- Информация о доходах (имущественных правах).
- Копия страхового свидетельства (пенсионного), о постановке на налоговый учет, медицинского полиса.
- Справка о проверке доходов.
- Медицинское заключение.
Все подлинники и копии размещаются в хронологическом порядке. Служащие госструктур обязаны просмотреть и изучить дело не реже 1 раза в год. Копии утверждаются подписью. Допускается использовать факсимиле, если это разрешено на предприятии, и есть приказ.
О том, как оформить эту документацию, смотрите на следующем видео:
Кто и когда формирует и ведет?
Такую документацию ведет кадровый работник. Заводится дело при поступлении на работу, отправной точкой считается дата в соответствующем приказе. Изначально новый сотрудник заполняет анкету, предоставляет паспортные данные, передает работнику службы документы об образовании, браке, трудовую книжку и характеристики.
В дальнейшем кадровик складывает все в папку или другим удобным способом. Важно, чтобы пакет был в одном месте. По мере добавления поступившие документы складываются туда же и нумеруются. В описи указывают изменения. Создают специальный журнал, где указывают регистрационный номер дела, дату, его содержание, фамилию и инициалы человека.
Ведение происходит на протяжении всего времени работы конкретного сотрудника.
Нельзя допускать ошибки в записях, вносить исправления. Можно создавать разделы. Работнику необходимо передавать сведения и их официальные подтверждения в случае изменений. Оригиналы обычно возвращают владельцу после фиксирования информации в карточке.
Увольнение влечет за собой закрытие личного дела и его подготовку для сдачи в архив. Для государственных служащих действуют другие правила. Проверка производится каждый год, а ее результаты заносятся в акт установленной формы. Такая обязанность возлагается на службу по кадрам.
Оформление и хранение
Для каждого дела заводят опись, формируют обложку. На ней обозначают его номер согласно данным из журнала регистрации, даты начала и окончания ведения. Производство считают законченным после увольнения или перевода лица. Приложенные документы нумеруются и прошнуровываются.
Госслужба предполагает хранение персональных данных после увольнения в течение 10 лет. Далее дело передается в архив. Перевод на другую должность либо структурное подразделение не является причиной для сдачи на хранение.
В архиве личные дела остаются на протяжении 75 лет. Первый день хранения – дата увольнения.
Любая организация должна обеспечить конфиденциальность такого рода информации. Поэтому необходимо установить шкафы, в которые складываются данные дела. Для удобства пользования их распределяют по алфавиту, отталкиваясь от первой буквы фамилии на обложке, по отделам, филиалам.
В пользование его может брать лишь тот сотрудник, у которого есть на это полномочия. Например, инспектор по кадрам, руководитель предприятия или сам работник. Передача документации фиксируется в специальном журнале. Право на такое действие определяется либо приказом, либо указывается в должностных обязанностях.
znaydelo.ru