Close

Способ заполнения табеля учета рабочего времени: Табель учета рабочего времени 2021 — образец заполнения

Содержание

Как правильно заполнить табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени – это важный и нужный документ. Основное его назначение – отображать, сколько конкретно времени сотрудник находился на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Он полезен работодателям, которые могут таким способом следить за всем штатом и в случае необходимости вычитать из зарплаты работников, которые не присутствуют на работе в установленные часы. С другой стороны, он полезен самим сотрудникам, которые могут требовать с начальника отгулы или доплату за сверхурочное время и т.п. И, разумеется, этот документ обязан вести каждый предприниматель по трудовому законодательству. Ниже мы разберёмся, кто, зачем, и как должен вести этот табель.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени?

Как мы уже сказали выше, он нужен, чтобы чётко отслеживать, сколько часов человек находился на работе. Он фиксирует явки, прогулы, опоздания работников и т.п.

Помимо практической пользы здесь есть и формальная обязанность. Каждая фирма должна иметь табель учёта согласно части 4 статьи 91 ТК РФ. Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, однако с 2013 года не являются строго обязательными.

Кто заполняет табель учёта рабочего времени?

Законом не установлено конкретное лицо, занимающее должность в какой-либо фирме, которое должно этим заниматься. Проще говоря, за данный табель может отвечать любой человек. Подписывать его должны руководитель и работник кадровой службы. В конце месяца табель передаётся в бухгалтерию. По нему работникам выплачивается зарплата.

Обычно в крупных фирмах на должность человека, который ведёт табель учёта, выбирается по одному ответственному лицу в каждом подразделении. В маленьких фирмах ответственным обычно бывает 1 человек.

Назначение на «пост» ответственного должно быть произведено специальным указанном. Либо же эта обязанность должна быть указана в договоре с сотрудником.

Формы

Основные формы табеля – Т-12 и Т-13.

Т-12 – это более классическая модель. Вся информация по этой форме вносятся вручную.

Т-13 фиксирует время пребывания сотрудников на работе с данных турникетов или других электронных устройств. Практически вся информация в эту форму вводится на компьютере. В некоторых случаях, конечно, что-то приходится заполнять вручную. А некоторые данные вообще вносятся в таблицу автоматически.

Ещё существует форма № 0504421. Она предназначена для бюджетных учреждений и нам не понадобится.

Как уже сказано выше, с 2013 года закон не обязывает использовать конкретно данные формы для ведения отчётности. Однако Т-12 и Т-13 – привычные и вполне удобные шаблоны, которыми пользуются практически все компании.

Общие правила

Какую бы форму вы не выбрали, существуют общие правила заполнения, которые обязательно должны быть соблюдены. Их не так уж много:

  • Документ составляется в единственном экземпляре;
  • На титульном листе отмечаются название организации, даты отчётного периода и дату подачи документа;
  • Основа документа должна содержать все сведения о сотруднике – фамилия, имя, отчество, номер личного дела;
  • Рабочее время учитывается в часах или посменно;
  • Данные должны вноситься каждый день;
  • Из утверждённой изначально формы нельзя удалять никакие графы, столбцы и колонки;

Заполнение табеля учёта рабочего времени – пошаговая инструкция.

Есть два способа заполнения табеля:

  • Сплошное – каждый день отмечаются явки, неявки, количество часов и т.п.;
  • По отклонениям – сведения вносятся исключительно, если сотрудник опоздал или не явился на работу.

Самый популярный способ – первый. И с учётом современных технологий, сейчас к форме Т-12 прибегают гораздо реже, чем к Т-13. Учёт гораздо проще вести на компьютере, чем вручную. Мы рассмотрим сплошной способ заполнения по форме Т-13.

Шаг 1. Титульный лист. Здесь в соответствующих графах отмечается название компании (полное), название подразделения (если фирма большая и табелей ведётся не один). В следующей графе указываем код ОКПО. После указывается номер документа, дата заполнения и отчётный период. Номер документу даётся по порядку. Датой заполнения обычно бывает последний день месяца, т.к. таблица делается на месяц. А отчётный период, соответственно, с первого по последний день месяца.

Шаг 2. Информация о сотрудниках.

Дальше речь пойдёт об основной таблице. Для каждого работника отводится отдельная строка. В первых колонках должна быть указана его фамилия, имя, отчество, должность и табельный номер. Табельный номер есть у каждого. Он даётся с момента назначения, закрепляется за человеком, указывается во всех внутренних документах и даже переходит к новому сотруднику, если старый увольняется, а на его место берут другого.

Шаг 3. Явки, неявки, часы. Запись ведётся в 2 строчки. Вверху указывается явка/неявка, а ниже — часы. Каждый столбец – определённое число. Для явок/неявок и прочего используются условные обозначения:

Я – явка;

В – выходной;

К – командировка;

От – отпуск.

Вообще подобных условных обозначений очень много. Неявки разграничиваются по наличию/отсутствию уважительной причины. Указываются больничные, разные типы отпусков, сверхурочная работа и т.п. Полный список принятых условных обозначений можно свободно найти в интернете.

Шаг 4. Общее число времени. Эти данные указываются за полмесяца и за месяц. Напротив строки с обозначением явок указывается количество рабочих дней: в одном столбце за полмесяца, в следующем – за месяц. В строке ниже так же указываются часы.

Шаг 5. Сведения для начисления зарплаты. Данные здесь тоже зашифрованы условными обозначениями. В колонке пишется вид платы. Для стандартной зарплаты – 200, отпускные обозначаются кодом 2012.

Следующая колонка – корреспондирующий счёт. Это бухгалтерский счёт, с которого списываются деньги на зарплату. Далее нужно вписать количество рабочих дней или часов, которые нужно оплатить. В случае с отпускными обозначают дни в отпуске. Больничный – дни, проведённые на больничном и т.п.

Шаг 9. Неявки по причинам. Последний раздел отведён для указания причин отсутствия человека на рабочем месте. Условными обозначениями показывается причина (сюда включают отпуск, командировки и т. п.), а в следующем столбце – количество дней или часов.

Шаг 10. Подписи. В конце отведены графы для подписей ответственных лиц (составителя, руководителя, работника кадровой службы). Указывается должность лица и затем ставится его подпись с расшифровкой.

Для примера приведём условную таблицу. В ней будет изображена только основная часть табеля, чтобы был понятен принцип.

ФИО, должностьТабельный номерОтметки о явках и неявках по числам месяцаОтработано заДанные начисления зарплатыНеявки по причинам
123Половину месяцаМесяцКод вида оплатыКорреспондирующий счётдникоддни
Иванов А.А, менеджер15ЯЯВ81620003516К3
8864128
Сидоров В. Б., повар47ОтОтОт8820123510От10
6464

 

Табель учета рабочего времени в учреждении: ведем правильно.

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

Форма табеля учета рабочего времени 2020 и 2021

Унифицированные формы табеля учета

Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать собственную. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определено, как вести табель учета рабочего времени по специальной форме.

Независимо от того, какая форма используется, суть, что такое табель, и цели его ведения одинаковые. С его помощью наниматель фиксирует количество отработанных и пропущенных сотрудником рабочих часов.

Табель учета по форме Т-12

Табель учета по форме Т-13

Табель учета по форме ОКУД 0504421

Разработана специальная форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений — ОКУД 0504421.

Как фиксировать отработанное время в табеле

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, учет рабочего времени сотрудников в таблице excel (ином формате) отражается двумя способами:

  • методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
  • путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, разрешается регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.

Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например, при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труд в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Общие требования и правила, как заполнять табель учета рабочего времени, содержатся в указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения. При отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.

Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.

Собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2021 году.

Событие Буквенный код Цифровой код

Продолжительность работы в дневное время

Я

01

Продолжительность работы в ночное время

Н

02

Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни

РВ

03

Продолжительность сверхурочной работы

С

04

Продолжительность работы вахтовым методом

ВМ

05

Служебная командировка

К

06

Повышение квалификации с отрывом от работы

ПК

07

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности

ПМ

08

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

ОТ

09

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

ОД

10

Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением

У

11

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы

УВ

12

Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы

УД

13

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)

Р

14

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

ОЖ

15

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя

ДО

16

Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации

ОЗ

17

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы

ДБ

18

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству

Б

19

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством

Т

20

Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством

ЛЧ

21

Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе

ПВ

22

Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству

Г

23

Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)

ПР

24

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством

НС

25

Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни

В

26

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

ОВ

27

Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)

НВ

28

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)

ЗБ

29

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

НН

30

Время простоя по вине работодателя

РП

31

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника

НП

32

Время простоя по вине работника

ВП

33

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством

НО

34

Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы

НБ

35

Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы

НЗ

36

Предлагаем посмотреть образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме № Т-13 в 2021 году.

Для государственных организаций актуален образец заполнения формы ОКУД 0504421.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

В зависимости от размера компании и количества сотрудников в ней ведение табеля учета рабочего времени работников поручают одному или нескольким сотрудникам, уполномоченным на это. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление документа по каждому структурному подразделению, и лица, замещающего его во время отсутствия.

Покажем образец приказа о назначении ответственного за заполнение табеля.

Выходные и праздничные дни в табеле

Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с постановлениями правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Это документ по личному составу, касающийся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

  • пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
  • 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывался труд сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в табеле данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Эти же данные влияют на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Табель учёта рабочего времени на 2021 год. Форма Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы Т-13 . xlsСкачать образец заполнения формы Т-13 .xlsСкачать пустой бланк по форме Т-12 .docСкачать образец заполнения формы Т-12 .doc

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
  2. Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

  3. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
  4. Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  5. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Табель учета рабочего времени. Бланки и образцы заполнения формы Т-12 и Т-13

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

  • Счета на оплату
  • Счета-фактуры
  • Накладные
  • Путевые листы
  • Доверенности
  • Акты выполненных работ
  • Акты приемки, инвентаризации
  • Коммерческие предложения
  • Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Табель учета времени по форме № Т-12 используется в следующих случаях:
— для учёта использования рабочего времени работниками организации, независими от их категории;
— для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;
— для получения данных об отработанном времени;
— для расчёта заработной платы.

Сведения из данного документа используются также для составления статистической отчетности по труду.
Унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Как правильно заполнить формы Т-12 и Т-13

За ведение табеля отвечает уполномоченное на это лицо. Табель составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения и сотрудником кадровой службы. Далее документ направляется в бухгалтерию, которая использует табель в качестве основания для начисления заработной платы работникам.

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в графах с 4 по 18 и с 20 по 35 отведено две строки: одна для указания вида затрат рабочего времени, другая — для записи количества часов по ним. Перечень условных обозначений видов затрат рабочего времени приведён на первых страницах формы № Т-12 (см. бланк и образец выше).

Табель по форме № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.
В данной форме применяются те же условные обозначения, что и в форме № Т-12.
В графах 7, 8, 10 и 11 указываются приведённые ниже коды вида оплаты и корреспондирующие счета по направлениям затрат.

Коды вида оплаты:
— 2000 (заработная плата, командировочные и другие служебные),
— 2012 (отпускные),
— 2300 (пособие по временной нетрудоспособности).

Корреспондирующие счета бухгалтерского учёта:
— 20 (оплата труда работникам основного производства),
— 23 (оплата труда работникам вспомогательных производств),
— 26 (оплата труда управленческому персоналу),
— 44 (оплата труда работникам, занятым в торговой деятельности или в операциях по продаже готовой продукции).

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени — 2021

Когда поднимается вопрос об использовании форм бланка табеля, проходящих под номерами Т-12 и Т-13

Ст. 91 Трудового кодекса РФ обязывает всех без исключения работодателей вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками.

Кроме того, нормы ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ требуют от организаций документального оформления всех фактов своей хозяйственной жизни, к которым относится и выход/невыход сотрудника на работу.

Совокупность вышеуказанных нормативных актов делает необходимым оформление табелей учета рабочего времени всеми предприятиями и индивидуальными предпринимателями, имеющими наемных работников. Именно табель является тем учетным документом, где содержатся данные об отработанном и не отработанном работниками времени.

До вступления с 01.01.2013 в силу отдельных норм закона «О бухучете» в компаниях обязательными для ведения табеля учета рабочего времени считались формы, получившие название унифицированных и наравне с другими документами первичного учета включенные в постановление Госкомстата от 05. 01.2004 № 1. В нем есть 2 формы табеля: Т-12 (для проставления обозначений от руки) и Т-13 (для автоматизированного заполнения).

В настоящее время организации вправе разработать собственные формы табеля и использовать их. Но большинство предприятий продолжают применять формы табеля, предложенные законодателем. А если они не полностью отвечают нуждам делопроизводства, в бланк вносятся небольшие корректировки путем добавления или вычеркивания отдельных граф или реквизитов.

Если скачать простой образец табеля, как правильно его заполнять

Если в организации было принято решение использовать унифицированную форму, то с простым бланком табеля учета рабочего времени можно ознакомиться в указанном выше постановлении Госкомстата.

Для вашего удобства в начале нашей статьи мы разместили доступный для скачивания бланк табеля Т-12. Там же можно скачать бланк, обязательный к применению бюджетными учреждениями.

К сожалению, образца заполнения табеля учета рабочего времени в постановлении Госкомстата нет, но есть правила его заполнения, актуальные для 2021 года (приведены в последнем разделе документа).

Сам же табель учета рабочего времени выглядит как таблица, в которой напротив каждой фамилии сотрудника делаются отметки на протяжении 31 дня. Каждый день помечается определенным кодом, отображающим явку/неявку сотрудника и причины этого, причем все причины должны иметь документальное подтверждение.

В графе, расположенной под кодом, предусмотрено место для указания продолжительности выхода/невыхода на работу (можно указывать часы или минуты).

Подпишитесь на рассылку

Если же говорить о методике заполнения, то работодатель может выбрать, как заполнить табель учета рабочего времени:

  • либо методом, по которому регистрации подлежат все действия и для каждого дня проставляются свои обозначения;
  • либо методом, когда отображению подлежат лишь отклонения от нормального рабочего режима и в табеле отмечаются только те дни, когда сотрудник не работал, хотя и должен был, или работал с определенными особенностями.

В конце графы есть место для итогового учета за месяц отработанных и выходных дней, а также дней, требующих отдельного подхода при расчете зарплаты, например командировок или больничных.

В форме Т-12 табеля перечисляются обозначения, которые допустимы при заполнении (многие бухгалтеры и кадровые служащие пользуются ими даже без подсказок), — эти же обозначения проставляются и в форме Т-13. Унифицированные коды, применяемые для обозначения рабочего/нерабочего времени, приведены на картинке ниже.

В наших статьях вы можете ознакомиться с правилами применения кодов в табеле. Например:

При этом в компаниях могут быть внедрены и свои обозначения, если сотрудникам, отвечающим за ведение табеля и интерпретацию информации из него, так будет удобнее.

Отличительной чертой формы Т-12 является возможность рассчитать заработную плату прямо в табеле, для чего предназначается раздел 2 (страницы 3–4). Если в компании учет рабочего времени ведется отдельно от расчета оплаты труда, раздел 2 формы Т-12 можно не заполнять.

На какой срок рассчитаны формы Т-12 и Т-13 табеля учета рабочего времени — на год или на месяц

В обеих формах табеля предусмотрено место только для проставления обозначений на протяжении 31 дня. Следовательно, табель учета рабочего времени может вестись только на протяжении месяца. Каждый месяц табель закрывается, подписывается уполномоченным лицом и сдается в бухгалтерию. Таким образом, за год в бухгалтерии накапливается 12 бланков табеля, которые учитываются при расчете начислений.

***

Каких-либо нововведений на законодательном уровне в правилах, по которым происходит заполнение табеля, в 2021 году не произошло. Если же подобные изменения произошли в рамках какой-либо конкретной организации (например, была скорректирована форма табеля или добавлена новая графа), то об этом в обязательном порядке должен уведомляться сотрудник, ответственный за ведение и заполнение табеля.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «График и учет рабочего времени».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Табель учета рабочего времени — бланки и их заполнение

Чтобы корректно начислять вознаграждение, организации учитывают фактический период выполнения производственных задач. Правила заполнения табеля учета желательно знать каждому сотруднику (и тому, кто ведет учет, и самому работнику, чтобы иметь возможность проверить корректность определения размера заработной платы). Нюансы заполнения и бланки для распечатки — ниже в статье.

Нужно ли вести учетный документ

Такую обязанность предусматривает статья 91 ТК РФ, а Госкомстат разработал специальные формы учета — Т-12 и Т-13 (ОКУД 0301007 и 0301008 соответственно) для ООО и ИП. Табель помогает руководству и специалистам бухгалтерии и отдела персонала компании решать следующие задачи:

  • контролировать время выполнения производственных обязанностей;
  • учитывать количество неявок, опозданий и нарушений трудовой дисциплины;
  • оперативно рассчитывать размер вознаграждения и составлять различные виды отчетности на основании зафиксированной информации.

Табель предоставляет возможность бухгалтеру по заработной плате ответить на вопросы и обосновать размер вознаграждения работника в случае возникновения конфликтной ситуации.

Специалисты кадрового отдела могут использовать данные табеля для определения количества неявок и обоснования дисциплинарных взысканий.

При увольнении сотрудника ему предоставляют выписку из табеля, где отражены нарушения графика нахождения на рабочем месте. Выдача ее регламентирована 62 статьей ТК РФ и возможна только при наличии письменного запроса самого увольняемого. Выписка либо копия табеля выдается в течение трех дней после подачи заявления.

Предприятие или ИП может применять у себя документ собственной разработки.

Скачать табель учета рабочего времени.

Порядок ведения

Методическими рекомендациями предусмотрено, что документ обязан вести специальный сотрудник, а подписывает его в конце периода руководитель подразделения, где осуществляется учет времени нахождения персонала на своих местах, и специалист отдела кадров. Правильно оформленный табель передается бухгалтеру, ответственному за начисление зарплаты персоналу.

Бланк табеля учета рабочего времени

Законодательством не определена специальная должность сотрудника, осуществляющего оформление документа. Этим может заниматься любой работник организации. Однако необходимо закрепить у него данную обязанность приказом либо отразить в трудовом соглашении. В противном случае требование ведения табеля будет неправомерно.

В крупных компаниях ответственный за учет времени нахождения работников на своих местах назначается в каждом структурном подразделении. Он готовит документ, а затем передает его для согласования руководителю. После утверждения он попадает к сотруднику отдела персонала. Тот, в свою очередь, заполняет необходимые для себя статистические данные, проверяет правильность оформления и отдает документ в бухгалтерию.

В небольших организациях данная процедура значительно проще: табель ведет секретарь или кадровик, который утверждает его у руководителя и сразу передает главбуху.

Как правильно заполнять

На практике существует два способа оформления документа:

  • сплошной — отмечают все поля;
  • отражение отклонений — в табеле прописывают только прогулы, неявки, болезни, отпуск и так далее.

Наиболее популярным является первый метод. При его использовании инструкция по ведению табеля учета рабочего времени будет выглядеть так:

  1. Вписываем в соответствующие поля наименование предприятия и его подразделения, где осуществляется учет.
  2. Указываем код ОКПО в соответствии с письмом, полученным из Росстата при регистрации компании.
  3. Пишем дату и номер формирования документа. Логично указать последний день расчетного месяца, а номер присваивается каждый месяц.
  4. Заполняем сведения о сотруднике. Обязательными реквизитами является ФИО, должность, номер (назначается при трудоустройстве и сохраняется на протяжении всего периода выполнения обязанностей в компании), специальные обозначения, отражающие его статус в определенный день.
  5. Суммарное количество отработанного времени за расчетный период (для аванса — 2 недели, для полной заработной платы — месяц).
  6. Отражаем сведения, которые требуются для определения вознаграждения: код дохода, счет учета издержек, количество дней и часов фактического нахождения на работе.
  7. Информация о причинах отсутствия.
  8. Должность, ФИО и подпись ответственного.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени форма Т-13

В документе используются следующие условные обозначения:

  • Я — явка, когда работник находился на своем месте и выполнял должностные обязанности;
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск;
  • Б — отсутствие по болезни;
  • ПР — прогул без уважительной причины.

Также есть условные обозначения работы во время повышения квалификации, различных режимов труда (неполный или сокращенный день), видов отпусков и так далее.

Данный документ учета обеспечивает контроль трудового режима сотрудников. Он приходится кстати в спорах при увольнении, начислении зарплаты. Поэтому его ведут не только по причине установленной законодательством обязанности заполнять и хранить табель, но и для удобства работы предприятия.

Как заставить сотрудников сдавать табели учета рабочего времени

Ни для кого в деловом мире нет ничего удивительного в том, что существует одно кардинальное правило, когда дело доходит до учета рабочего времени сотрудников: сотрудники ненавидят заполнять табели учета рабочего времени.

Именно этот факт — и только этот факт — заставляет руководителей и менеджеров постоянно изо всех сил собирать заполненные и точные табели учета рабочего времени. Вот 10 советов, которые помогут сотрудникам вовремя заполнять табели учета рабочего времени:

1.Сохраняйте простоту

Расписания должны заполняться не более 5-10 минут каждый день. Когда сотрудник использует систему, которая занимает 30 минут или больше только для отслеживания своего рабочего времени, сотрудник разочаровывается, и компания теряет значительное количество времени, которое было бы лучше потратить на другие виды деятельности.

2. Упростите отправку документов

Многие компании используют сложные или утомительные процессы учета рабочего времени. Упростите или автоматизируйте часть процесса, и люди будут отправлять свои табели без задержек и жалоб.

3. Объясните WIIFM (что в нем для меня?)

Объясните причины. Сообщите, как будут использоваться данные расписания (и как будет использоваться , а не ). Объясните всем сотрудникам, как дорого обходится время. Если данные помогают уменьшить количество одновременных задач или тушения пожаров, сообщите об этом. Уточняя процесс и объясняя, как табели учета рабочего времени помогают ускорить цикл выставления счетов и увеличить денежный поток — таким образом, получая возможность брать на себя больше проектов (что может означать больше денег для всех) — вы заставляете их понять и захотите помочь.

Использование цифровых технологий для отслеживания современного времени

Смотреть сейчас

Вебинар

4.

Будьте гибкими в выборе времени

Если вы не хотите, чтобы сотрудники смотрели на часы и проявляли творческий подход к 15-минутным извинениям здесь и там, не требуйте расписания с точностью до минуты.

5. Ограничьте количество элементов отслеживания времени

Если вы не хотите, чтобы отчеты превращались в кошмар, ограничьте количество отслеживаемых сегментов.Сгруппируйте такие элементы, как внутренние встречи, обучение по продукту и конференц-связь, в единую «внутреннюю» категорию. Это упростит ваши отчеты и позволит сотрудникам вести учет своего рабочего времени.

6. Автоматизация учета рабочего времени

Исключите как можно больше ручных операций. Это сэкономит сотруднику бесчисленные часы административной работы, связанной с расписанием, и поможет снизить вероятность человеческой ошибки при каждой отправке, а также сэкономит время утверждающего. Автоматизация процесса также делает расписание более доступным для сотрудников, независимо от того, где они находятся, особенно если вы используете систему, доступную онлайн через SaaS (программное обеспечение как услуга).

7. Используйте автоматические напоминания

Система, которая автоматически напомнит сотруднику, когда должен быть установлен график, поможет вам собрать эти табели вовремя и сократить количество запоздалых отправок.

8. Не наказывайте людей за честность

Относительно легко заставить сотрудников отчитываться о времени проекта, но довольно сложно заставить сотрудников отчитываться (последовательно и без страха) о времени, не связанном с проектом. Вместо того, чтобы наказывать сотрудников за то, что они тратят время на другие дела, используйте информацию как возможность — определите источник проблемы и устраните ее.Вы можете обнаружить законный внутренний элемент, который требует отслеживания, например утренние встречи или тренировки.

9. Выбери свою битву

Некоторые проекты требуют дополнительного времени для управления проектами. Некоторыми проектами можно легко управлять с очевидными результатами. Если ваша команда достигает результатов вовремя и в рамках бюджета, не придирайтесь к расписанию.

10. Избегайте системы вознаграждений / штрафов

Некоторые компании применяют штрафы для обеспечения своевременной отправки табелей учета рабочего времени (например, удержание оплаты до тех пор, пока табели учета рабочего времени не будут отправлены / утверждены).Хотя это может решить проблему в краткосрочной перспективе, это неразумно. Использование системы штрафов / вознаграждений может подорвать сплоченность команды и создать атмосферу недоверия между руководителями и сотрудниками — чего вам следует избегать, если вы создаете компанию, построенную на долгий срок.

Если вы упростите процесс отправки табелей учета рабочего времени, объясните причины и преимущества, стоящие за ним, и по-прежнему не можете вовремя собирать табели учета рабочего времени, сделайте шаг назад и подумайте, действительно ли опоздавшие сотрудники подходят для вашей компании.Не позволяйте нескольким плохим яблокам испортить букет.

Узнайте, как Replicon помогает сотрудникам вовремя заполнять табели учета рабочего времени: просмотрите живую демонстрацию продукта здесь.

Использование цифровых технологий для отслеживания современного времени

Смотреть сейчас

Вебинар

Как заставить ваших сотрудников действительно заполнять расписания

Давайте поговорим о расписаниях

«Я люблю табели учета рабочего времени!» сказал никто никогда. Потому что их заполнение скучно, отнимает много времени и люди относятся к этому как к наказанию.Сложная часть состоит в том, чтобы заставить сотрудников понять, что заполнение расписания на самом деле является очень важным элементом их работы.

Источник: https://brainsonfire.com/2014/06/30/nobody-likes-timesheets/

Многие из наших клиентов обращаются к нам с проблемой того, что сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени. Это очень распространенная проблема, с которой приходится сталкиваться различным организациям. Очень часто это нежелательная рабочая обязанность. Невозможно найти человека, который сказал бы, что это не проблема, а такая же задача, как и многие другие. Люди незначительно заполняют табели учета рабочего времени и не обращают на это должного внимания. Следовательно, возникает проблема точности, которая затем может вызвать еще большие трудности в проекте или даже в организации.

Как сделать так, чтобы ваши сотрудники действительно чувствовали себя в своих табелях учета рабочего времени? Это вопрос, который является кошмаром для большинства руководителей, менеджеров проектов, руководителей отделов и всех людей, которые управляют сотрудниками. Однако TimeCamp предлагает несколько решений для простой реализации расписания.Вы можете использовать их по отдельности или все вместе для более точных результатов.

Как заполнять расписания с помощью TimeCamp

Хотя TimeCamp — это программа для учета рабочего времени, функция отслеживания рабочего времени имеет решающее значение, поскольку она позволяет вам и вашим сотрудникам автоматически заполнять табели учета рабочего времени. Он отслеживает время, потраченное на работу и все виды деятельности, и решает сложные проблемы с помощью расписаний, с которыми сталкиваются сотрудники:

  • Счетчик посещаемости — Все, что вашим сотрудникам нужно сделать, чтобы начать создавать отчеты, — это включить TimeCamp.
  • Онлайн-учет рабочего времени — Ваши сотрудники могут точно отслеживать время и предоставлять табели учета рабочего времени в зависимости от их работы. Чтобы получить от него максимальную отдачу, вы можете получить расширение для браузера TimeCamp или загрузить настольное или мобильное приложение для любой платформы и устройства.
  • Учет рабочего времени проекта — TimeCamp — это расширенное программное обеспечение для учета рабочего времени и расписания проекта . Вы можете легко распределить задачи между людьми в зависимости от графика работы.Сообщите своим сотрудникам, сколько времени займет их следующая задача или проект.
  • Счетчик рабочего времени — Вы можете узнать, над чем работает ваша команда, решить проблемы с неэффективностью учета рабочего времени, неточностью счетов клиентов или отчетов.
  • Автоматическое отслеживание рабочего времени — Табели учета рабочего времени основаны на автоматически отслеживаемых рабочих часах. Вашим сотрудникам не нужно постоянно смотреть на часы, чтобы записывать, когда они начали и закончили работу.
  • Программное обеспечение для управления временем — Помимо создания отчетов, TimeCamp поможет вашим сотрудникам грамотно и эффективно управлять своим временем.

Вот как сотрудники могут заполнять табели учета рабочего времени:

Дневной табель

Это расписание по умолчанию, которое в основном выглядит как простая таблица. Каждая строка представляет собой конкретную запись времени, созданную с помощью таймера (или введенную вручную).

Табель учета рабочего времени

заполняется автоматически, поэтому вашим сотрудникам не нужно беспокоиться о ручном вводе записей.Это особенно полезно, когда кто-то работает над множеством задач или использует различные инструменты или веб-сайт. Можно добавить заметки или добавить время. Вы также можете легко объединять записи с помощью метода перетаскивания.

Недельный график, интегрированный с календарем

Это недельный табель, похожий на календарь способ учета времени. Этот тип представления позволяет вашим сотрудникам быстро и легко добавлять время для определенного периода времени в течение желаемого дня путем рисования (добавления) записей.

Графический табель рабочего времени визуализирует всю работу, чтобы вы могли быстро понять рабочий процесс своих сотрудников, увидеть оплачиваемые и не оплачиваемые часы, а также легко планировать и управлять временем и посещаемостью.Это помогает получить представление о том, сколько часов работают ваши сотрудники.

Гибкость при заполнении табелей учета рабочего времени

Использование TimeCamp в качестве программного обеспечения для расписания позволяет легко создавать подробные расписания. Они включают не только рабочее время, но также того, сколько времени и денег было потрачено на задачу и проект. Так что это не ограничивается только посещаемостью.

Важно отметить, что все табели учета рабочего времени можно настраивать и редактировать, например, когда продолжительность задачи была другой или сама задача изменилась. Существует также функция, которая позволяет скопировать запись или весь табель или продолжить предыдущие записи. Как только TimeCamp автоматически заполнит табели учета рабочего времени, их можно будет экспортировать.

Учет времени в TimeCamp происходит в реальном времени.

У нас есть целый раздел нашей базы знаний, посвященный расписаниям.

Почему так важно заполнять табели учета рабочего времени?

Сотрудники не любят заполнять табели учета рабочего времени, потому что не осознают их важность. Табели учета рабочего времени необходимы по нескольким причинам.Они позволяют правильно распределять время и ресурсы, измерять производительность сотрудников и полезны в управлении расчетом заработной платы. И, прежде всего, они помогают сопоставить запланированный проект с фактически выполняемым проектом, включая бюджет.

Но для того, чтобы выполнять вышеуказанное правильно, ваши сотрудники должны регулярно заполнять табели учета рабочего времени. Лучше, если они будут заниматься этим каждый день. Тогда можно будет контролировать все процессы, происходящие в компании. Самое лучшее в этом то, что их работа станет гладкой и продуктивной.

И чтобы сделать их распорядок дня максимально легким, необходима программа для учета рабочего времени с табелями учета рабочего времени. Следовательно, если они будут отслеживать свои действия автоматически, им будет намного проще отслеживать работу, бюджет, ход выполнения проекта и все действия. TimeCamp создаст для них табели учета рабочего времени, и им будет легко и удобно создавать отчеты о расписании, которые уже заполнены.

Но не забывайте, что для того, чтобы этот процесс прошел гладко и безупречно, кто-то должен нести ответственность за утверждение расписаний!

Если такой человек внедрит еженедельное или даже ежедневное утверждение расписания, сотрудники станут очень эффективными.

И если все идет хорошо и процесс заполнения табелей учета рабочего времени проходит гладко, вы можете подумать о , чтобы вознаградить ваших сотрудников . В конце концов, когда они чувствуют, что их ценят, они с большей готовностью выполняют свою работу.

Знак

Посмотрите видео, чтобы узнать, как легко автоматически создавать табели учета рабочего времени с помощью TimeCamp!

рабочих плохо заполняют табели учета рабочего времени, а это стоит миллиарды долларов в день

Вы, вероятно, тратите огромное количество своего времени на работу с электронной почтой — большинство из нас это делает. И мы хорошо понимаем, за что приходится платить: отвлечение внимания, вторжение в нашу личную жизнь и так далее. Но для консультантов, юристов и других специалистов, работающих в сфере профессиональных услуг, часто возникают другие, более прямые издержки: потеря оплачиваемых часов.

К такому выводу пришли результаты недавнего исследования AffinityLive, компании, специализирующейся на автоматизации профессиональных услуг. Прошлым летом компания опросила 500 сотрудников и подсчитала, что каждый из них теряет 50 000 долларов в год из-за недостаточного отслеживания электронных писем с клиентами и другими людьми. В целом, «почти 40% респондентов сообщили, что никогда не отслеживали время, потраченное на чтение и ответы на электронную почту», и только 33% респондентов сказали, что они «всегда» или «часто» делают это. Примите во внимание эти цифры, когда вы поймете, что «более половины респондентов указали, что их работодатель напрямую использует табели учета рабочего времени для почасового выставления счетов клиентам или определения суммы аванса.”

Принимая во внимание размер сектора профессиональных услуг, компания оценивает, что экономика США теряет 50 миллионов часов, или 7,4 миллиарда долларов в день, из-за производительности.

Исследование и план AffinityLive по предоставлению автоматизированных решений для отслеживания, основанный на разговорах, которые генеральный директор Джефф Маккуин вел с другими представителями индустрии профессиональных услуг (в то время он руководил таким бизнесом). «У них были те же проблемы», — говорит он. «Они будут работать усерднее и дольше и узнают, насколько это оправдано с финансовой точки зрения, только через пару недель после окончания месяца.«И хотя иногда было легко определить на раннем этапе проекты, которые были крупными победителями или крупными бедствиями, все в середине было мутным. «Мы действительно не знали, что, черт возьми, происходит», — сказал МакКуин.

Частично эти трудности возникают из-за того, что то, как мы сейчас работаем, усложняет точное отслеживание того, сколько времени мы тратим на проекты. Маккуин отмечает, что до отправки по электронной почте корреспонденция обычно приходила по почте или факсу. «Вы бы потратили 15 или 20 минут, читая это письмо и думая о том, что вы собираетесь делать», — говорит он.«Затем вы можете составить черновик ответа, что может занять от 45 минут до часа. По сути, вы имеете дело со временем в оба конца, равным часу. Если вам потребовалось, скажем, две минуты, чтобы отслеживать это, вы в основном имеете дело с 3% накладных расходов, чтобы отслеживать проделанную вами работу ».

Эта модель полностью изменилась благодаря электронной почте, утверждает Маккуин. Люди часто имеют дело с парой сотен электронных писем в день, при этом большая часть взаимодействия занимает от 20 до 30 секунд, а время от времени более длительные ответы — около пяти минут.«Если затем вам потребуется три минуты, чтобы войти в программу расписания и записать время, значит, вы перешли от 3% рабочего времени на административные накладные расходы к 60% накладных расходов». Не говоря уже о том, что совершенно непрактично регистрировать активность по крупицам каждый раз, когда вы отвечаете на электронное письмо. Это, как говорится в отчете AffintyLive, «отстраненная запоздалая мысль, и не является частью каких-либо других систем, которые люди используют для выполнения своей работы».

МакКуин говорит, что многие люди справляются с этим, проводя после обеда пятницу, пытаясь вспомнить, что они делали в течение недели, чтобы заполнить свои табели учета рабочего времени.Очевидно, это не очень точный метод. Данные, собранные AffinityLive, показывают, что люди, которые заполняют табели учета рабочего времени один раз в день, сообщают, что ведут более точный учет, чем те, кто заполняет их один раз в неделю или реже. (А люди, которые сказали, что не следят за своим временем? Они должны предоставлять табели учета рабочего времени своей компанией, но по сути предполагают, что они делали в тот день или неделю.)

По словам Сэнфорда ДеВоу, доцента кафедры организационного поведения и управления персоналом в Школе менеджмента Ротмана, особенно трудно вспомнить время, потраченное на электронную почту, по нескольким причинам.«Электронная почта занимает это предельное пространство между задачами, и нам очень больно, что мы часто пишем и получаем личные электронные письма, когда читаем или составляем ответ клиенту. Эта интеграция между личным и профессиональным создает впечатление, что это не та задача, за которой вы должны следить », — говорит он. «Если мы тратим время на написание внутренней заметки, нам становится намного яснее, что мы тратим определенное количество времени на выполнение рабочей задачи».

Когда дело доходит до того, почему мы застряли между новым способом работы и старым способом записи, Маккуин возлагает большую вину на сектор технологий и, в частности, на недружелюбное отношение к корпоративному программному обеспечению для пользователей.Неудивительно, что он указывает на программное обеспечение своей компании как на потенциальное решение. Он в основном автоматизирует ввод данных для вас в зависимости от того, что находится в вашем календаре и кому вы пишете, используя эти сигналы для создания записи о работе человека в течение дня. В будущем он представляет себе возможность определять, является ли номер ячейки клиентом или вы встречаетесь с клиентом, исходя из вашего географического местоположения. Затем программа автоматически регистрирует количество минут, в течение которых вы разговариваете по телефону или в офисе клиента.

Если это кажется далеко идущим, когда дело доходит до конфиденциальности сотрудников, он говорит, что программа учитывает только то, что вы делаете, используя свою рабочую учетную запись электронной почты и с рабочими контактами. И побочным эффектом этого является разоблачение людей, которые «действительно хорошо умеют убеждать свою организацию в том, что они работают, хотя на самом деле это не так».

Но есть ли подводные камни в этом типе отслеживания мелких деталей? Возможно, если вы не подойдете к задаче вдумчиво и с использованием правильных технологий.«Самая большая опасность в том, что менеджеры или сотрудники слишком много внимания уделяют тому, как они проводят свое время, заключается в том, что деятельность, за которую не взимается оплата, будет недооценена», — говорит ДеВоу. «Существует обширная академическая литература, подтверждающая важность гражданского поведения в организации — всего того, что технически не является частью вашей работы, но, тем не менее, является ключом к успеху организации».

Кроме того, слишком внимательно относиться к тому, как сотрудники проводят свое время, может быть психологически проблематичным, — объясняет ДеВо.«Когда люди оплачивают свое время по высокой цене, лабораторные эксперименты, которые я провел, показывают, что мы становимся более нетерпеливыми по отношению к нашему времени. Это, очевидно, имеет отрицательные стороны с точки зрения увеличения временного стресса, но возбуждение нетерпения может иметь последующие последствия в широком спектре областей, например, делать людей более недальновидными в финансовом отношении ».

Наконец, это может повлиять на вашу личную жизнь и мировоззрение. «Своевременная денежная оценка может сделать вас более скупым на свободное время, с меньшей вероятностью останавливаться и понюхать розы и с большей вероятностью сосредоточиться на экономических факторах, когда вы оцениваете свою общую удовлетворенность жизнью», — говорит он.

По словам ДеВое, технологии

могут помочь, потому что они могут точно и ненавязчиво измерять вашу активность без многих психологических ловушек. В качестве передовой практики компаниям следует «явно учитывать денежную ценность, когда они принимают привычные или постоянные решения о том, как люди будут проводить свое время в организации, но избегать практик, которые постоянно напоминают им о денежной ценности их времени».

Другими словами, вам нужна правильная информация, которая поможет вам распределять время организации без ежедневного психологического бремени, связанного с ее сбором.

Что делать, если сотрудник забывает отправить свой табель рабочего времени

В идеальном мире расчет заработной платы для вашего бизнеса прошел бы максимально гладко.

Каждый из ваших сотрудников будет помнить о своевременном представлении своего расписания. Все часы были бы правильными и полностью заполненными. Вы быстро и легко рассчитаете фонд заработной платы, а затем перейдете к другим вещам.

Но, конечно, это не идеальный мир.

Сотрудники — всего лишь люди и иногда делают ошибки.Они забывают приходить на работу в начале смены или забывают выходить в конце. Они неправильно заполняют табель учета рабочего времени. Или они вообще забывают отправить его.

Когда ваш сотрудник забывает предоставить свой табель учета рабочего времени, это может вызвать огромные хлопоты и потерять много времени. Итак, что вы делаете, чтобы разрешить ситуацию — и не допустить ее повторения в будущем?

Должен ли я им платить?

Да, это так.Закон о справедливых трудовых стандартах гласит, что все сотрудники должны получать оплату за отработанное время. Это означает, что вы не можете закрепить их заработную плату, даже если ваш сотрудник забывает предоставить свой табель учета рабочего времени. Кроме того, незаконно удерживать их зарплату или задерживать ее каким-либо образом в качестве дисциплинарной меры.

Вы должны платить своим сотрудникам за отработанные часы, в противном случае они будут иметь право связаться с Министерством труда и подать жалобу.

Согласно закону FLSA, вы как работодатель обязаны вести учет часов, отработанных сотрудниками.Таким образом, даже если ваши сотрудники должны отправлять свои табели учета рабочего времени, в конечном итоге это ваша ответственность.

Ваш сотрудник забывает отправить свое расписание — что теперь?

Первый шаг — выяснить, сколько они работали, чтобы вы могли приложить все усилия, чтобы правильно им заплатить. Проще всего заплатить сотруднику за часы, которые он отработал по графику. Если вам или их руководителю известно о каких-либо дополнительных часах, вы также можете добавить их.

Вы также можете попросить сотрудника предоставить вам устное подтверждение количества отработанных часов. Он не на 100% точен, но это лучшее, что вы можете сделать в этой ситуации, и поможет избежать потенциального штрафа.

(Профессиональный совет — Boomr имеет удобную функцию сменного копирования, которая сэкономит вам немного времени, если ваш сотрудник забудет отправить свой табель учета рабочего времени. Допустим, Дэниел забыл приходить и уходить всю неделю, но вы знаете, что он работал с 8 утра. — 16:00 каждый день.Вы можете просто ввести эти часы в понедельник, а затем скопировать их на оставшуюся часть недели. Это избавит вас от необходимости вводить часы в каждый день.)

Следующий шаг — подумать, как этого не допустить в будущем. К счастью, есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы снизить вероятность того, что сотрудник забудет свое расписание.

Как избежать забытых расписаний

Установите четкую политику

Могут ли ваши пропущенные табели учета рабочего времени быть результатом того, что сотрудники не понимают, как и когда их отправлять?

Убедитесь, что в вашем справочнике для сотрудников четко указано, когда и как следует отправлять табели учета рабочего времени.Они должны подаваться в один и тот же день каждую неделю или месяц и всегда должны подаваться одинаково. Хорошая идея — помочь новым сотрудникам заполнить первый табель учета рабочего времени, чтобы убедиться, что они все поняли.

Процесс должен быть максимально простым. Устраните как можно больше ручных операций и постарайтесь сделать учет времени как можно более автоматическим. Если у сотрудников есть какие-либо вопросы о политике отправки табелей учета рабочего времени, сообщите им, что они должны задать вам вопрос задолго до установленного срока.

Настроить напоминание

Иногда проблему забытых табелей можно решить с помощью простого напоминания. Boomr имеет функцию автоматического напоминания о расписании, которая избавила многие компании от хлопот и головной боли.

Вы можете настроить его так, чтобы ваши сотрудники получали push-уведомления на свои мобильные устройства, которые напоминали им приходить и уходить. Эти уведомления можно отправлять в начале и конце смен, а также во время запланированных перерывов.

Также можно установить напоминания, чтобы они были связаны с местоположением GPS. Ваши сотрудники получат уведомление о необходимости приходить на работу, когда они прибывают на место работы, и напоминание об уходе, когда они уходят.

Простое уведомление может действительно помочь напомнить вашим сотрудникам, особенно если у них много дел и они отвлекаются. Иногда это все, что нужно для решения проблемы, когда сотрудник забывает отправить свой табель учета рабочего времени.

Вознаграждайте тех, кто все делает правильно

Творческие стимулы также могут быть эффективными для поощрения ваших сотрудников к отправке расписаний. Например, вы можете ежемесячно выдавать вознаграждения или льготы всем сотрудникам, которые представили свои часы точно и вовремя.

Или сообщите своим сотрудникам, что если все сдадут свое недельное расписание к определенному времени в пятницу, вы закажете пиццу и пиво для офиса, чтобы отпраздновать это событие.Никто не хочет быть тем, кто забывает и подводит команду!

Может потребоваться дисциплина

Нельзя наказать сотрудника, который забывает сдать табель учета рабочего времени, не платя ему. Однако вы можете применять справедливую и соответствующую дисциплину, если она применяется без дискриминации.

У вас должна быть политика прогрессивной дисциплины на рабочем месте. Это может включать устные предупреждения, затем переходить к письменным предупреждениям, приостановке и, в конечном итоге, прекращению.Если отказ от отправки расписаний становится проблемой, вы можете выполнить эти дисциплинарные меры так же, как и в случае любого другого нарушения политики на рабочем месте.

Конечно, хотя ваши сотрудники могут потерять работу из-за забытого расписания, они все равно не могут потерять зарплату из-за этого. По-прежнему важно платить им за все отработанные часы — на протяжении всего дисциплинарного процесса.

С помощью этих советов (и полезных функций в программном решении для учета рабочего времени, таком как Boomr) вы можете снизить вероятность того, что табели будут забыты, и максимально упростить учет рабочего времени.

Этот материал был подготовлен только для информационных целей и не предназначен для предоставления юридических или налоговых консультаций, и на них нельзя полагаться. Если у вас есть какие-либо юридические или налоговые вопросы относительно этого контента или связанных с ним вопросов, вам следует проконсультироваться со своим профессиональным юрисконсультом или налоговым консультантом.

Зачем заполнять табели учета рабочего времени?

У каждого хорошего менеджера по продукту есть свои глаза на отчеты о прибылях и убытках, или «Прибыли и убытки.Эти электронные таблицы, которые устанавливают все прямые затраты и доходы от продуктов, показывают в конце прибыли или убытки — «Валовая прибыль» — продукта, линейки продуктов или услуг, предоставляемых компанией. Этот предварительный результат также известен как «маржа вклада» и является первым показателем успеха или неудачи этих продуктов.

Однако в таблицах есть строка затрат, которая вызывает серьезные разногласия среди менеджеров, особенно в сфере услуг, где сотрудники делят свое время на обслуживание различных клиентов, проектов или продуктов. Это строка, которая пропорционально расходует заработную плату за непосредственный труд , затраченный на время, затраченное на выполнение задач.

Сложность получения точных значений всегда приводит к умозаключениям, зачастую невысоким. Однако это может привести к неправильным решениям, поскольку может повлиять на результат. Некоторые компании вводят вручную электронные таблицы, называемые «табелями учета рабочего времени». Персонал в конце рабочего дня или рабочей недели должен указать количество часов, отработанных над некоторыми проектами, продуктами или клиентами.В некоторых случаях компании используют программное обеспечение, которое позволяет включать эти часы в электронные формы, но большая проблема заключается в том, чтобы побудить людей правильно заполнять эти данные на долгосрочной основе. Для этого есть достаточно творческие стимулы, как раздача призов. (Посмотрите, что делает это агентство, когда все сотрудники правильно заполняют «табели учета рабочего времени»: блог Taxi Post)

Начиная с разработки ранних версий Runrun.it, мы имели в виду эту проблему: Как автоматизировать данные из табелей учета рабочего времени? Нашей целью было дать меньше работы людям, использующим системы управления задачами.В итоге мы получили решение, которое учитывает время работы человека, ответственного за разработку задачи. Разработчик должен просто щелкнуть задачу, когда она начнет разработку, Runrun.it рассчитывает время, затраченное всей командой, разделенное на проекты и клиентов. Этот метод имеет точность, намного превосходящую ручные методы, потому что он просто устраняет эту проблему жизни сотрудников.

Будь то для более точного расчета маржи продуктов и услуг, для определения соответствующих цен или даже для демонстрации правильной оценки платежных ведомостей, использование Runrun.это может помочь вашей компании преодолеть проблемы, указанные в «расписаниях».

8 способов превратить табель учета рабочего времени в друга, а не врага!

Заполнение и отправка расписания кажется таким простым запросом. Тем не менее, независимо от того, подлежат ли расписания служащим ежедневной, еженедельной или ежемесячной, управление расписанием представляет собой постоянную проблему для предприятий, предлагающих профессиональные консалтинговые и технические услуги.

Посмотрим правде в глаза — табели учета рабочего времени никто не любит! Однако плохое управление расписанием имеет многочисленные побочные эффекты, в том числе:

  • Запоздавшие или неточные счета-фактуры клиентов, которые затем влияют на движение денежных средств и доверие клиентов и заказчиков.
  • Несвоевременные или неточные платежи вашим подрядчикам (если у вас есть подрядчики в вашем штате).
  • Упущенные возможности выставлять счета клиентам, потому что ваши сотрудники не записали свое оплачиваемое время.

Чтобы избежать этих проблем, строгое соблюдение расписания. Хотите узнать, как превратить скромное табель учета рабочего времени в друга, а не врага? Прочтите 8 отличных способов.

1. Установить основные правила

Шаг первый в обеспечении более строгого соблюдения расписания — это установление основных правил, которым должен следовать каждый.Хотя это звучит просто, чаще всего это не так.

Без структуры, которая устраняет двусмысленность и четко устанавливает требования к расписанию, трудно определить ожидания для своей команды. Сделайте правила простыми, сделайте их справедливыми и ясными.

Ключевые вещи, которые следует включить:

  • Время окончания подачи расписания
  • Что делать, если вы не можете отправить табель учета рабочего времени
  • Уровень детализации, требуемый в табеле учета рабочего времени
  • Требования к проекту (например, распределение МВЗ)

После того, как вы разработали структуру, социализируйте ее.Убедитесь, что все осведомлены об ожиданиях, и поощряйте вопросы и отзывы.

Самое главное, продемонстрируйте преимущества правильного управления расписанием, чтобы члены команды могли понять, почему они так важны для вашего бизнеса. Объясните индивидуальные последствия позднего представления табеля, такие как задержка оплаты.

2. Воспитание коммерческой осведомленности

Хотя преимущества правильного управления расписанием могут казаться очевидными для вас и меня (потому что, если мы не можем выставить счет, мы не сможем оплатить.А если мы не можем выставить счет или оплатить, у нас нет бизнеса), это не всегда очевидно для каждого человека.

В конце концов, они часто зацикливаются на важных деталях своей собственной роли.

Повышение осведомленности о коммерческой важности табелей учета рабочего времени начинается на этапе ознакомления (подробнее об этом позже), но требует постоянного подкрепления со стороны вас и вашей руководящей команды. Во всех аспектах ваши сотрудники будут работать лучше, если они поймут, «почему» им нужно что-то делать (например, заполнить расписание), и если они поймут контекст.Это прекрасная возможность рассказать членам команды о том, как работает бизнес.

Нарисуйте ссылку, чтобы помочь им понять, как их приверженность процессу расписания играет важную роль в общем благе организации с точки зрения достижения финансовых целей и укрепления доверия с клиентами.

3. Автоматизировать, автоматизировать, автоматизировать

Я упоминал «автоматизировать»?

Удалите все ручные барьеры, мешающие вашим сотрудникам заполнить табель учета рабочего времени.Фактически, автоматизируйте это как надо! Табель учета рабочего времени — отличный кандидат для автоматизации рабочего процесса.

Многие клиенты WorkflowMax считают автоматизацию расписания жизненно важной для их роста. Анджела Алфри из Cymon Alfrey Architects объясняет, что раньше она тратила 2-3 часа каждое утро только на то, чтобы разобраться в расписаниях. «Это отнимало очень много времени. Системы существовали, но они были крайне неэффективны и занимали много времени. У дизайнеров была такая таблица, в которой они записывали, сколько времени они потратили на каждую работу.Раньше я получал электронное письмо от каждого сотрудника, а затем выделял время на каждую работу. Так что проектов так много, и каждый сотрудник напишет время против них. Сейчас у нас открыто 100 разных вакансий. Вы можете себе представить, насколько это будет сложно, запутанно и отнимет много времени. Каждый техник работал над каждой работой и должен был все это складывать, на самом деле это было довольно ужасно.

«С WorkflowMax время персонала переводится прямо с безделья на сиденье прямо в систему.В день выставления счета я просто вхожу в workflowmax и выставляю массовый счет-фактуру ».

Автоматизация этого рабочего процесса также позволит улучшить наглядность процесса расписания, что позволит вам:

  • посмотреть, где происходят задержки
  • идентифицируют рецидивистов, а
  • награждают за позитивное поведение.

Узнайте больше о том, как расписания WorkflowMax могут помочь вашему бизнесу.

4. На примере

Нет ничего лучше, чем приказать своим сотрудникам что-то сделать, а не следовать через себя! Если вы занимаетесь руководящей позицией, обязательно придерживайтесь правильного расписания. Несколько советов, которые вы можете попробовать:

  • Сделайте это частью вашего расписания (заполняйте 5 минут каждый день)
  • Выработайте привычку записывать на ходу (здесь пригодится мобильное приложение)
  • Возьмите на себя ответственность (например, еженедельный опрос вашей команды).

5. Избавьтесь от бумажных табелей учета рабочего времени

Времена бумажных табелей давно прошли. Онлайн табель рабочего времени — гораздо более эффективный подход к управлению табелем рабочего времени.Сделайте расписание доступным для людей на их мобильных устройствах с помощью разумного использования приложений и рабочих процессов.

Преимущества бесконечны… табели учета рабочего времени больше не будут пропадать, можно запланировать автоматические напоминания, отделу расчета заработной платы и выставления счетов больше не нужно «интерпретировать» рукописные записи, а контрольный журнал стал намного лучше.

WorkflowMax направлен на то, чтобы избавиться от проблем с расписанием, позволяя сотрудникам заполнять свои расписания онлайн, используя ряд различных методов (чтобы вы могли выбрать метод, который лучше всего работает).Часы расписания автоматически сопоставляются с работой, что позволяет точно увидеть, сколько времени каждый член команды потратил на работу.

Запуск табелей учета рабочего времени через WorkflowMax экономит время, сокращает количество ошибок и повышает наглядность. Зайдите в Интернет, чтобы посмотреть табели учета рабочего времени. Сегодня!

6. Включите в программу вводного инструктажа вашей команды передовые методы расписания.

Вы можете избавить себя от лишних хлопот, если ожидания в отношении заполнения расписания будут установлены заранее, когда человек будет работать в вашей компании.Установите эти ожидания с самого начала.

Если требования четко сформулированы с самого начала, маловероятно, что они когда-либо будут оспорены, и довольно быстро своевременная отправка точных табелей рабочего времени станет чем-то, что «здесь просто делают».

7. Остерегайтесь скрытых причин плохой практики!

Хотя человек, не заполняющий табель учета рабочего времени, является большой проблемой, большинство из них не собираются создавать проблемы. Мы уже рассмотрели некоторые причины, по которым плохая практика могла ускользнуть.

Но есть и другая причина. Плохой тайм-менеджмент.

Конечно, ваши люди заняты. Я понял. Они управляют требованиями клиентов, кодируют новые выпуски программного обеспечения и в режиме доставки на сайты клиентов. Достижение баланса между расстановкой приоритетов для конечных результатов клиента и внутренними требованиями, такими как табели учета рабочего времени, может быть непростой задачей.

Но хорошие навыки тайм-менеджмента могут сыграть огромную роль не только в своевременном заполнении расписания, но и в повышении производительности.

8. Сделайте это легко для всех

Упор на легкость заполнения расписаний — верный способ завоевать расположение вашей команды. С помощью онлайн-системы учета рабочего времени, такой как WorkflowMax, вы избавитесь от всех хлопот при заполнении табелей учета рабочего времени. Вы можете записывать время, где бы вы ни находились, особенно с помощью мобильного приложения, или, если у вас мало времени в пути, просто сэкономьте время в виде черновика и продолжайте с того места, где вы остановились (например, когда вы вернулись на работу. компьютер). Прежде чем переходить к системе табелей учета рабочего времени, убедитесь, что вы ознакомились с плюсами и минусами систем.Сторонние сайты с обзорами — хорошее место для начала.

Итак, как вы можете улучшить свои методы учета рабочего времени? Не пора ли подумать о переходе на более автоматизированное онлайн-решение? Подпишитесь на бесплатную пробную версию WorkflowMax!

Обращайтесь с осторожностью: рекомендации по расписанию сотрудников

Отслеживание рабочего времени и посещаемости ваших сотрудников является важной частью ведения точного расчета заработной платы, управления личным отпуском и ведения учета сотрудников. Вы можете задокументировать информацию о времени и посещаемости, создав расписание сотрудников.

Для соблюдения трудового законодательства вы должны понимать, что такое табель учета рабочего времени, как его составлять и ваши обязанности по ведению документации.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это физическая или цифровая запись, в которой указано количество часов, отработанных сотрудником в течение периода оплаты. Таблицы учета рабочего времени дают вам необходимую информацию для расчета заработной платы и правильной оплаты труда сотрудников.

Без табелей учета рабочего времени вы не узнаете, сколько обычных и сверхурочных часов отработал сотрудник.Это может привести к неправильной выплате заработной платы, несуществующей документации, проверкам и даже судебным искам.

Вы также можете разбить табели учета рабочего времени, чтобы знать, сколько времени сотрудники тратят на разные проекты или задачи. Это может быть полезно для выставления счетов клиентам.

Чтобы создать табели учета рабочего времени, вам необходимо знать, сколько сотрудники работают в течение периода оплаты. Вы можете использовать их вместе с табелями учета рабочего времени сотрудников, такими как часы, отпечатки пальцев или цифровые часы.

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) вы можете использовать любой метод учета рабочего времени сотрудников.Однако расписания, которые вы используете, должны быть полными и точными.

Вы можете использовать бумагу, электронные таблицы или системы учета рабочего времени для малого бизнеса для создания расписаний. Какой бы метод вы ни использовали, обязательно сохраняйте табели учета рабочего времени в своих записях.

Информация включена в табели учета рабочего времени

Расписания должны быть структурированы. Большинство расписаний имеют формат диаграммы. Табель рабочего времени сотрудника должен включать следующую информацию:

  • Имя сотрудника
  • Расчетный период
  • Дата работы
  • Отработанный день
  • Наработка часов
  • Общее количество часов в рабочей неделе

Если вы предлагаете оплачиваемый выходной (PTO) или оплачиваемый отпуск, ваши табели учета рабочего времени должны учитывать это.

Пример расписания

Лучшие практики рабочего времени и посещаемости

Поскольку ведение точных расписаний — это важная задача малого бизнеса, вот несколько полезных советов.

Вы должны включить информацию об учете рабочего времени и отправке табелей рабочего времени в справочник сотрудника. Объясните, как сотрудники должны отслеживать и записывать время, политику вашей компании и сроки выполнения. И убедитесь, что сотрудники знают, имеют ли они право на сверхурочную работу или нет.

Используйте единый метод хронометража, чтобы оставаться организованным. Например, запись часов, отработанных сотрудником на бумаге в одну неделю и в электронной таблице, в следующую — это рецепт катастрофы.

Сотрудники должны подписать и отправить вам свои табели учета рабочего времени после того, как введены их данные. Просмотрите расписания, прежде чем утверждать их, чтобы убедиться, что они точны. Сравните данные табеля рабочего времени с графиками работы, чтобы сотрудники не подделали табели учета рабочего времени.

Установите регулярное расписание.Во избежание путаницы требуйте, чтобы сотрудники сдавали табели учета рабочего времени в один и тот же день каждого периода оплаты. Таким образом, вы сможете вовремя платить сотрудникам, особенно если вы платите прямым переводом.

Убедитесь, что информация, которую вы вводите в расписании, верна. Нельзя записывать, что сотрудники работали меньше, чем они, чтобы не платить заработную плату.

Программное обеспечение

для учета рабочего времени, которое интегрируется с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы, может упростить расчет заработной платы. Вместо того, чтобы вручную вводить информацию о расписании в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы, их часы загружаются автоматически.

Как долго вам нужно хранить табели учета рабочего времени?

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах вы обязаны хранить табель учета рабочего времени и соответствующую информацию (например, табели учета рабочего времени) в своей ведомости заработной платы в течение двух лет.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *