Способ заполнения табеля учета рабочего времени: Табель учета рабочего времени 2021 — образец заполнения

Табель учета рабочего времени — бланки и их заполнение

Чтобы корректно начислять вознаграждение, организации учитывают фактический период выполнения производственных задач. Правила заполнения табеля учета желательно знать каждому сотруднику (и тому, кто ведет учет, и самому работнику, чтобы иметь возможность проверить корректность определения размера заработной платы). Нюансы заполнения и бланки для распечатки — ниже в статье.

Нужно ли вести учетный документ

Такую обязанность предусматривает статья 91 ТК РФ, а Госкомстат разработал специальные формы учета — Т-12 и Т-13 (ОКУД 0301007 и 0301008 соответственно) для ООО и ИП. Табель помогает руководству и специалистам бухгалтерии и отдела персонала компании решать следующие задачи:

• контролировать время выполнения производственных обязанностей;
• учитывать количество неявок, опозданий и нарушений трудовой дисциплины;
• оперативно рассчитывать размер вознаграждения и составлять различные виды отчетности на основании зафиксированной информации.

Табель предоставляет возможность бухгалтеру по заработной плате ответить на вопросы и обосновать размер вознаграждения работника в случае возникновения конфликтной ситуации.

Специалисты кадрового отдела могут использовать данные табеля для определения количества неявок и обоснования дисциплинарных взысканий.

При увольнении сотрудника ему предоставляют выписку из табеля, где отражены нарушения графика нахождения на рабочем месте. Выдача ее регламентирована 62 статьей ТК РФ и возможна только при наличии письменного запроса самого увольняемого. Выписка либо копия табеля выдается в течение трех дней после подачи заявления.

Предприятие или ИП может применять у себя документ собственной разработки.

Скачать табель учета рабочего времени.

Порядок ведения

Методическими рекомендациями предусмотрено, что документ обязан вести специальный сотрудник, а подписывает его в конце периода руководитель подразделения, где осуществляется учет времени нахождения персонала на своих местах, и специалист отдела кадров. Правильно оформленный табель передается бухгалтеру, ответственному за начисление зарплаты персоналу.

Бланк табеля учета рабочего времени

Законодательством не определена специальная должность сотрудника, осуществляющего оформление документа. Этим может заниматься любой работник организации. Однако необходимо закрепить у него данную обязанность приказом либо отразить в трудовом соглашении. В противном случае требование ведения табеля будет неправомерно.

В крупных компаниях ответственный за учет времени нахождения работников на своих местах назначается в каждом структурном подразделении. Он готовит документ, а затем передает его для согласования руководителю. После утверждения он попадает к сотруднику отдела персонала. Тот, в свою очередь, заполняет необходимые для себя статистические данные, проверяет правильность оформления и отдает документ в бухгалтерию.

В небольших организациях данная процедура значительно проще: табель ведет секретарь или кадровик, который утверждает его у руководителя и сразу передает главбуху.

Как правильно заполнять

На практике существует два способа оформления документа:

• сплошной — отмечают все поля;
• отражение отклонений — в табеле прописывают только прогулы, неявки, болезни, отпуск и так далее.

Наиболее популярным является первый метод. При его использовании инструкция по ведению табеля учета рабочего времени будет выглядеть так:

1. Вписываем в соответствующие поля наименование предприятия и его подразделения, где осуществляется учет.
2. Указываем код ОКПО в соответствии с письмом, полученным из Росстата при регистрации компании.
3. Пишем дату и номер формирования документа. Логично указать последний день расчетного месяца, а номер присваивается каждый месяц.
4. Заполняем сведения о сотруднике. Обязательными реквизитами является ФИО, должность, номер (назначается при трудоустройстве и сохраняется на протяжении всего периода выполнения обязанностей в компании), специальные обозначения, отражающие его статус в определенный день.
5. Суммарное количество отработанного времени за расчетный период (для аванса — 2 недели, для полной заработной платы — месяц).
6. Отражаем сведения, которые требуются для определения вознаграждения: код дохода, счет учета издержек, количество дней и часов фактического нахождения на работе.
7. Информация о причинах отсутствия.
8. Должность, ФИО и подпись ответственного.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени форма Т-13

В документе используются следующие условные обозначения:

• Я — явка, когда работник находился на своем месте и выполнял должностные обязанности;
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск;
• Б — отсутствие по болезни;
• ПР — прогул без уважительной причины.

Также есть условные обозначения работы во время повышения квалификации, различных режимов труда (неполный или сокращенный день), видов отпусков и так далее.

Данный документ учета обеспечивает контроль трудового режима сотрудников. Он приходится кстати в спорах при увольнении, начислении зарплаты. Поэтому его ведут не только по причине установленной законодательством обязанности заполнять и хранить табель, но и для удобства работы предприятия.

Как заставить сотрудников сдавать табели учета рабочего времени

Ни для кого в деловом мире нет ничего удивительного в том, что существует одно кардинальное правило, когда дело доходит до учета рабочего времени сотрудников: сотрудники ненавидят заполнять табели учета рабочего времени.

Именно этот факт — и только этот факт — заставляет руководителей и менеджеров постоянно изо всех сил собирать заполненные и точные табели учета рабочего времени. Вот 10 советов, которые помогут сотрудникам вовремя заполнять табели учета рабочего времени:

1.Сохраняйте простоту

Расписания должны заполняться не более 5-10 минут каждый день. Когда сотрудник использует систему, которая занимает 30 минут или больше только для отслеживания своего рабочего времени, сотрудник разочаровывается, и компания теряет значительное количество времени, которое было бы лучше потратить на другие виды деятельности.

2. Упростите отправку документов

Многие компании используют сложные или утомительные процессы учета рабочего времени. Упростите или автоматизируйте часть процесса, и люди будут отправлять свои табели без задержек и жалоб.

3. Объясните WIIFM (что в нем для меня?)

Объясните причины. Сообщите, как будут использоваться данные расписания (и как будет использоваться , а не ). Объясните всем сотрудникам, как дорого обходится время. Если данные помогают уменьшить количество одновременных задач или тушения пожаров, сообщите об этом. Уточняя процесс и объясняя, как табели учета рабочего времени помогают ускорить цикл выставления счетов и увеличить денежный поток — таким образом, получая возможность брать на себя больше проектов (что может означать больше денег для всех) — вы заставляете их понять и захотите помочь.

Использование цифровых технологий для отслеживания современного времени

Смотреть сейчас

Вебинар

4.

Если вы не хотите, чтобы сотрудники смотрели на часы и проявляли творческий подход к 15-минутным извинениям здесь и там, не требуйте расписания с точностью до минуты.

5. Ограничьте количество элементов отслеживания времени

Если вы не хотите, чтобы отчеты превращались в кошмар, ограничьте количество отслеживаемых сегментов.Сгруппируйте такие элементы, как внутренние встречи, обучение по продукту и конференц-связь, в единую «внутреннюю» категорию. Это упростит ваши отчеты и позволит сотрудникам вести учет своего рабочего времени.

6. Автоматизация учета рабочего времени

Исключите как можно больше ручных операций. Это сэкономит сотруднику бесчисленные часы административной работы, связанной с расписанием, и поможет снизить вероятность человеческой ошибки при каждой отправке, а также сэкономит время утверждающего. Автоматизация процесса также делает расписание более доступным для сотрудников, независимо от того, где они находятся, особенно если вы используете систему, доступную онлайн через SaaS (программное обеспечение как услуга).

7. Используйте автоматические напоминания

Система, которая автоматически напомнит сотруднику, когда должен быть установлен график, поможет вам собрать эти табели вовремя и сократить количество запоздалых отправок.

8. Не наказывайте людей за честность

Относительно легко заставить сотрудников отчитываться о времени проекта, но довольно сложно заставить сотрудников отчитываться (последовательно и без страха) о времени, не связанном с проектом. Вместо того, чтобы наказывать сотрудников за то, что они тратят время на другие дела, используйте информацию как возможность — определите источник проблемы и устраните ее.Вы можете обнаружить законный внутренний элемент, который требует отслеживания, например утренние встречи или тренировки.

9. Выбери свою битву

Некоторые проекты требуют дополнительного времени для управления проектами. Некоторыми проектами можно легко управлять с очевидными результатами. Если ваша команда достигает результатов вовремя и в рамках бюджета, не придирайтесь к расписанию.

10. Избегайте системы вознаграждений / штрафов

Некоторые компании применяют штрафы для обеспечения своевременной отправки табелей учета рабочего времени (например, удержание оплаты до тех пор, пока табели учета рабочего времени не будут отправлены / утверждены).Хотя это может решить проблему в краткосрочной перспективе, это неразумно. Использование системы штрафов / вознаграждений может подорвать сплоченность команды и создать атмосферу недоверия между руководителями и сотрудниками — чего вам следует избегать, если вы создаете компанию, построенную на долгий срок.

Если вы упростите процесс отправки табелей учета рабочего времени, объясните причины и преимущества, стоящие за ним, и по-прежнему не можете вовремя собирать табели учета рабочего времени, сделайте шаг назад и подумайте, действительно ли опоздавшие сотрудники подходят для вашей компании.Не позволяйте нескольким плохим яблокам испортить букет.

Узнайте, как Replicon помогает сотрудникам вовремя заполнять табели учета рабочего времени: просмотрите живую демонстрацию продукта здесь.

Использование цифровых технологий для отслеживания современного времени

Смотреть сейчас

Вебинар

Как заставить ваших сотрудников действительно заполнять расписания

Давайте поговорим о расписаниях

«Я люблю табели учета рабочего времени!» сказал никто никогда. Потому что их заполнение скучно, отнимает много времени и люди относятся к этому как к наказанию.Сложная часть состоит в том, чтобы заставить сотрудников понять, что заполнение расписания на самом деле является очень важным элементом их работы.

Источник: https://brainsonfire.com/2014/06/30/nobody-likes-timesheets/

Многие из наших клиентов обращаются к нам с проблемой того, что сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени. Это очень распространенная проблема, с которой приходится сталкиваться различным организациям. Очень часто это нежелательная рабочая обязанность. Невозможно найти человека, который сказал бы, что это не проблема, а такая же задача, как и многие другие. Люди незначительно заполняют табели учета рабочего времени и не обращают на это должного внимания. Следовательно, возникает проблема точности, которая затем может вызвать еще большие трудности в проекте или даже в организации.

Как сделать так, чтобы ваши сотрудники действительно чувствовали себя в своих табелях учета рабочего времени? Это вопрос, который является кошмаром для большинства руководителей, менеджеров проектов, руководителей отделов и всех людей, которые управляют сотрудниками. Однако TimeCamp предлагает несколько решений для простой реализации расписания.Вы можете использовать их по отдельности или все вместе для более точных результатов.

Как заполнять расписания с помощью TimeCamp

Хотя TimeCamp — это программа для учета рабочего времени, функция отслеживания рабочего времени имеет решающее значение, поскольку она позволяет вам и вашим сотрудникам автоматически заполнять табели учета рабочего времени. Он отслеживает время, потраченное на работу и все виды деятельности, и решает сложные проблемы с помощью расписаний, с которыми сталкиваются сотрудники:

• Счетчик посещаемости — Все, что вашим сотрудникам нужно сделать, чтобы начать создавать отчеты, — это включить TimeCamp.
• Онлайн-учет рабочего времени — Ваши сотрудники могут точно отслеживать время и предоставлять табели учета рабочего времени в зависимости от их работы. Чтобы получить от него максимальную отдачу, вы можете получить расширение для браузера TimeCamp или загрузить настольное или мобильное приложение для любой платформы и устройства.
• Учет рабочего времени проекта — TimeCamp — это расширенное программное обеспечение для учета рабочего времени и расписания проекта . Вы можете легко распределить задачи между людьми в зависимости от графика работы.Сообщите своим сотрудникам, сколько времени займет их следующая задача или проект.
• Счетчик рабочего времени — Вы можете узнать, над чем работает ваша команда, решить проблемы с неэффективностью учета рабочего времени, неточностью счетов клиентов или отчетов.
• Автоматическое отслеживание рабочего времени — Табели учета рабочего времени основаны на автоматически отслеживаемых рабочих часах. Вашим сотрудникам не нужно постоянно смотреть на часы, чтобы записывать, когда они начали и закончили работу.
• Программное обеспечение для управления временем — Помимо создания отчетов, TimeCamp поможет вашим сотрудникам грамотно и эффективно управлять своим временем.

Вот как сотрудники могут заполнять табели учета рабочего времени:

Дневной табель

Это расписание по умолчанию, которое в основном выглядит как простая таблица. Каждая строка представляет собой конкретную запись времени, созданную с помощью таймера (или введенную вручную).

заполняется автоматически, поэтому вашим сотрудникам не нужно беспокоиться о ручном вводе записей.Это особенно полезно, когда кто-то работает над множеством задач или использует различные инструменты или веб-сайт. Можно добавить заметки или добавить время. Вы также можете легко объединять записи с помощью метода перетаскивания.

Недельный график, интегрированный с календарем

Это недельный табель, похожий на календарь способ учета времени. Этот тип представления позволяет вашим сотрудникам быстро и легко добавлять время для определенного периода времени в течение желаемого дня путем рисования (добавления) записей.

Графический табель рабочего времени визуализирует всю работу, чтобы вы могли быстро понять рабочий процесс своих сотрудников, увидеть оплачиваемые и не оплачиваемые часы, а также легко планировать и управлять временем и посещаемостью.Это помогает получить представление о том, сколько часов работают ваши сотрудники.

Гибкость при заполнении табелей учета рабочего времени

Использование TimeCamp в качестве программного обеспечения для расписания позволяет легко создавать подробные расписания. Они включают не только рабочее время, но также того, сколько времени и денег было потрачено на задачу и проект. Так что это не ограничивается только посещаемостью.

Важно отметить, что все табели учета рабочего времени можно настраивать и редактировать, например, когда продолжительность задачи была другой или сама задача изменилась. Существует также функция, которая позволяет скопировать запись или весь табель или продолжить предыдущие записи. Как только TimeCamp автоматически заполнит табели учета рабочего времени, их можно будет экспортировать.

Учет времени в TimeCamp происходит в реальном времени.

У нас есть целый раздел нашей базы знаний, посвященный расписаниям.

Почему так важно заполнять табели учета рабочего времени?

Сотрудники не любят заполнять табели учета рабочего времени, потому что не осознают их важность. Табели учета рабочего времени необходимы по нескольким причинам.Они позволяют правильно распределять время и ресурсы, измерять производительность сотрудников и полезны в управлении расчетом заработной платы. И, прежде всего, они помогают сопоставить запланированный проект с фактически выполняемым проектом, включая бюджет.

Но для того, чтобы выполнять вышеуказанное правильно, ваши сотрудники должны регулярно заполнять табели учета рабочего времени. Лучше, если они будут заниматься этим каждый день. Тогда можно будет контролировать все процессы, происходящие в компании. Самое лучшее в этом то, что их работа станет гладкой и продуктивной.

И чтобы сделать их распорядок дня максимально легким, необходима программа для учета рабочего времени с табелями учета рабочего времени. Следовательно, если они будут отслеживать свои действия автоматически, им будет намного проще отслеживать работу, бюджет, ход выполнения проекта и все действия. TimeCamp создаст для них табели учета рабочего времени, и им будет легко и удобно создавать отчеты о расписании, которые уже заполнены.

Но не забывайте, что для того, чтобы этот процесс прошел гладко и безупречно, кто-то должен нести ответственность за утверждение расписаний!

Если такой человек внедрит еженедельное или даже ежедневное утверждение расписания, сотрудники станут очень эффективными.

И если все идет хорошо и процесс заполнения табелей учета рабочего времени проходит гладко, вы можете подумать о , чтобы вознаградить ваших сотрудников . В конце концов, когда они чувствуют, что их ценят, они с большей готовностью выполняют свою работу.

Знак

Посмотрите видео, чтобы узнать, как легко автоматически создавать табели учета рабочего времени с помощью TimeCamp!

рабочих плохо заполняют табели учета рабочего времени, а это стоит миллиарды долларов в день

Вы, вероятно, тратите огромное количество своего времени на работу с электронной почтой — большинство из нас это делает. И мы хорошо понимаем, за что приходится платить: отвлечение внимания, вторжение в нашу личную жизнь и так далее. Но для консультантов, юристов и других специалистов, работающих в сфере профессиональных услуг, часто возникают другие, более прямые издержки: потеря оплачиваемых часов.

К такому выводу пришли результаты недавнего исследования AffinityLive, компании, специализирующейся на автоматизации профессиональных услуг. Прошлым летом компания опросила 500 сотрудников и подсчитала, что каждый из них теряет 50 000 долларов в год из-за недостаточного отслеживания электронных писем с клиентами и другими людьми. В целом, «почти 40% респондентов сообщили, что никогда не отслеживали время, потраченное на чтение и ответы на электронную почту», и только 33% респондентов сказали, что они «всегда» или «часто» делают это. Примите во внимание эти цифры, когда вы поймете, что «более половины респондентов указали, что их работодатель напрямую использует табели учета рабочего времени для почасового выставления счетов клиентам или определения суммы аванса.”

Принимая во внимание размер сектора профессиональных услуг, компания оценивает, что экономика США теряет 50 миллионов часов, или 7,4 миллиарда долларов в день, из-за производительности.

Исследование и план AffinityLive по предоставлению автоматизированных решений для отслеживания, основанный на разговорах, которые генеральный директор Джефф Маккуин вел с другими представителями индустрии профессиональных услуг (в то время он руководил таким бизнесом). «У них были те же проблемы», — говорит он. «Они будут работать усерднее и дольше и узнают, насколько это оправдано с финансовой точки зрения, только через пару недель после окончания месяца.«И хотя иногда было легко определить на раннем этапе проекты, которые были крупными победителями или крупными бедствиями, все в середине было мутным. «Мы действительно не знали, что, черт возьми, происходит», — сказал МакКуин.

Частично эти трудности возникают из-за того, что то, как мы сейчас работаем, усложняет точное отслеживание того, сколько времени мы тратим на проекты. Маккуин отмечает, что до отправки по электронной почте корреспонденция обычно приходила по почте или факсу. «Вы бы потратили 15 или 20 минут, читая это письмо и думая о том, что вы собираетесь делать», — говорит он.«Затем вы можете составить черновик ответа, что может занять от 45 минут до часа. По сути, вы имеете дело со временем в оба конца, равным часу. Если вам потребовалось, скажем, две минуты, чтобы отслеживать это, вы в основном имеете дело с 3% накладных расходов, чтобы отслеживать проделанную вами работу ».

Эта модель полностью изменилась благодаря электронной почте, утверждает Маккуин. Люди часто имеют дело с парой сотен электронных писем в день, при этом большая часть взаимодействия занимает от 20 до 30 секунд, а время от времени более длительные ответы — около пяти минут.«Если затем вам потребуется три минуты, чтобы войти в программу расписания и записать время, значит, вы перешли от 3% рабочего времени на административные накладные расходы к 60% накладных расходов». Не говоря уже о том, что совершенно непрактично регистрировать активность по крупицам каждый раз, когда вы отвечаете на электронное письмо. Это, как говорится в отчете AffintyLive, «отстраненная запоздалая мысль, и не является частью каких-либо других систем, которые люди используют для выполнения своей работы».

МакКуин говорит, что многие люди справляются с этим, проводя после обеда пятницу, пытаясь вспомнить, что они делали в течение недели, чтобы заполнить свои табели учета рабочего времени.Очевидно, это не очень точный метод. Данные, собранные AffinityLive, показывают, что люди, которые заполняют табели учета рабочего времени один раз в день, сообщают, что ведут более точный учет, чем те, кто заполняет их один раз в неделю или реже. (А люди, которые сказали, что не следят за своим временем? Они должны предоставлять табели учета рабочего времени своей компанией, но по сути предполагают, что они делали в тот день или неделю.)

По словам Сэнфорда ДеВоу, доцента кафедры организационного поведения и управления персоналом в Школе менеджмента Ротмана, особенно трудно вспомнить время, потраченное на электронную почту, по нескольким причинам.«Электронная почта занимает это предельное пространство между задачами, и нам очень больно, что мы часто пишем и получаем личные электронные письма, когда читаем или составляем ответ клиенту. Эта интеграция между личным и профессиональным создает впечатление, что это не та задача, за которой вы должны следить », — говорит он. «Если мы тратим время на написание внутренней заметки, нам становится намного яснее, что мы тратим определенное количество времени на выполнение рабочей задачи».

Когда дело доходит до того, почему мы застряли между новым способом работы и старым способом записи, Маккуин возлагает большую вину на сектор технологий и, в частности, на недружелюбное отношение к корпоративному программному обеспечению для пользователей.Неудивительно, что он указывает на программное обеспечение своей компании как на потенциальное решение. Он в основном автоматизирует ввод данных для вас в зависимости от того, что находится в вашем календаре и кому вы пишете, используя эти сигналы для создания записи о работе человека в течение дня. В будущем он представляет себе возможность определять, является ли номер ячейки клиентом или вы встречаетесь с клиентом, исходя из вашего географического местоположения. Затем программа автоматически регистрирует количество минут, в течение которых вы разговариваете по телефону или в офисе клиента.

Если это кажется далеко идущим, когда дело доходит до конфиденциальности сотрудников, он говорит, что программа учитывает только то, что вы делаете, используя свою рабочую учетную запись электронной почты и с рабочими контактами. И побочным эффектом этого является разоблачение людей, которые «действительно хорошо умеют убеждать свою организацию в том, что они работают, хотя на самом деле это не так».

Но есть ли подводные камни в этом типе отслеживания мелких деталей? Возможно, если вы не подойдете к задаче вдумчиво и с использованием правильных технологий.«Самая большая опасность в том, что менеджеры или сотрудники слишком много внимания уделяют тому, как они проводят свое время, заключается в том, что деятельность, за которую не взимается оплата, будет недооценена», — говорит ДеВоу. «Существует обширная академическая литература, подтверждающая важность гражданского поведения в организации — всего того, что технически не является частью вашей работы, но, тем не менее, является ключом к успеху организации».

Кроме того, слишком внимательно относиться к тому, как сотрудники проводят свое время, может быть психологически проблематичным, — объясняет ДеВо.«Когда люди оплачивают свое время по высокой цене, лабораторные эксперименты, которые я провел, показывают, что мы становимся более нетерпеливыми по отношению к нашему времени. Это, очевидно, имеет отрицательные стороны с точки зрения увеличения временного стресса, но возбуждение нетерпения может иметь последующие последствия в широком спектре областей, например, делать людей более недальновидными в финансовом отношении ».

Наконец, это может повлиять на вашу личную жизнь и мировоззрение. «Своевременная денежная оценка может сделать вас более скупым на свободное время, с меньшей вероятностью останавливаться и понюхать розы и с большей вероятностью сосредоточиться на экономических факторах, когда вы оцениваете свою общую удовлетворенность жизнью», — говорит он.

могут помочь, потому что они могут точно и ненавязчиво измерять вашу активность без многих психологических ловушек. В качестве передовой практики компаниям следует «явно учитывать денежную ценность, когда они принимают привычные или постоянные решения о том, как люди будут проводить свое время в организации, но избегать практик, которые постоянно напоминают им о денежной ценности их времени».

Другими словами, вам нужна правильная информация, которая поможет вам распределять время организации без ежедневного психологического бремени, связанного с ее сбором.

Что делать, если сотрудник забывает отправить свой табель рабочего времени

В идеальном мире расчет заработной платы для вашего бизнеса прошел бы максимально гладко.

Каждый из ваших сотрудников будет помнить о своевременном представлении своего расписания. Все часы были бы правильными и полностью заполненными. Вы быстро и легко рассчитаете фонд заработной платы, а затем перейдете к другим вещам.

Но, конечно, это не идеальный мир.

Сотрудники — всего лишь люди и иногда делают ошибки.Они забывают приходить на работу в начале смены или забывают выходить в конце. Они неправильно заполняют табель учета рабочего времени. Или они вообще забывают отправить его.

Когда ваш сотрудник забывает предоставить свой табель учета рабочего времени, это может вызвать огромные хлопоты и потерять много времени. Итак, что вы делаете, чтобы разрешить ситуацию — и не допустить ее повторения в будущем?

Должен ли я им платить?

Да, это так.Закон о справедливых трудовых стандартах гласит, что все сотрудники должны получать оплату за отработанное время. Это означает, что вы не можете закрепить их заработную плату, даже если ваш сотрудник забывает предоставить свой табель учета рабочего времени. Кроме того, незаконно удерживать их зарплату или задерживать ее каким-либо образом в качестве дисциплинарной меры.

Вы должны платить своим сотрудникам за отработанные часы, в противном случае они будут иметь право связаться с Министерством труда и подать жалобу.

Согласно закону FLSA, вы как работодатель обязаны вести учет часов, отработанных сотрудниками.Таким образом, даже если ваши сотрудники должны отправлять свои табели учета рабочего времени, в конечном итоге это ваша ответственность.

Ваш сотрудник забывает отправить свое расписание — что теперь?

Первый шаг — выяснить, сколько они работали, чтобы вы могли приложить все усилия, чтобы правильно им заплатить. Проще всего заплатить сотруднику за часы, которые он отработал по графику. Если вам или их руководителю известно о каких-либо дополнительных часах, вы также можете добавить их.

Вы также можете попросить сотрудника предоставить вам устное подтверждение количества отработанных часов. Он не на 100% точен, но это лучшее, что вы можете сделать в этой ситуации, и поможет избежать потенциального штрафа.

(Профессиональный совет — Boomr имеет удобную функцию сменного копирования, которая сэкономит вам немного времени, если ваш сотрудник забудет отправить свой табель учета рабочего времени. Допустим, Дэниел забыл приходить и уходить всю неделю, но вы знаете, что он работал с 8 утра. — 16:00 каждый день.Вы можете просто ввести эти часы в понедельник, а затем скопировать их на оставшуюся часть недели. Это избавит вас от необходимости вводить часы в каждый день.)

Следующий шаг — подумать, как этого не допустить в будущем. К счастью, есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы снизить вероятность того, что сотрудник забудет свое расписание.

Как избежать забытых расписаний

Установите четкую политику

Могут ли ваши пропущенные табели учета рабочего времени быть результатом того, что сотрудники не понимают, как и когда их отправлять?

Убедитесь, что в вашем справочнике для сотрудников четко указано, когда и как следует отправлять табели учета рабочего времени.Они должны подаваться в один и тот же день каждую неделю или месяц и всегда должны подаваться одинаково. Хорошая идея — помочь новым сотрудникам заполнить первый табель учета рабочего времени, чтобы убедиться, что они все поняли.

Процесс должен быть максимально простым. Устраните как можно больше ручных операций и постарайтесь сделать учет времени как можно более автоматическим. Если у сотрудников есть какие-либо вопросы о политике отправки табелей учета рабочего времени, сообщите им, что они должны задать вам вопрос задолго до установленного срока.

Настроить напоминание

Иногда проблему забытых табелей можно решить с помощью простого напоминания. Boomr имеет функцию автоматического напоминания о расписании, которая избавила многие компании от хлопот и головной боли.

Вы можете настроить его так, чтобы ваши сотрудники получали push-уведомления на свои мобильные устройства, которые напоминали им приходить и уходить. Эти уведомления можно отправлять в начале и конце смен, а также во время запланированных перерывов.

Также можно установить напоминания, чтобы они были связаны с местоположением GPS. Ваши сотрудники получат уведомление о необходимости приходить на работу, когда они прибывают на место работы, и напоминание об уходе, когда они уходят.

Простое уведомление может действительно помочь напомнить вашим сотрудникам, особенно если у них много дел и они отвлекаются. Иногда это все, что нужно для решения проблемы, когда сотрудник забывает отправить свой табель учета рабочего времени.

Вознаграждайте тех, кто все делает правильно

Творческие стимулы также могут быть эффективными для поощрения ваших сотрудников к отправке расписаний. Например, вы можете ежемесячно выдавать вознаграждения или льготы всем сотрудникам, которые представили свои часы точно и вовремя.

Или сообщите своим сотрудникам, что если все сдадут свое недельное расписание к определенному времени в пятницу, вы закажете пиццу и пиво для офиса, чтобы отпраздновать это событие.Никто не хочет быть тем, кто забывает и подводит команду!

Может потребоваться дисциплина

Нельзя наказать сотрудника, который забывает сдать табель учета рабочего времени, не платя ему. Однако вы можете применять справедливую и соответствующую дисциплину, если она применяется без дискриминации.

У вас должна быть политика прогрессивной дисциплины на рабочем месте. Это может включать устные предупреждения, затем переходить к письменным предупреждениям, приостановке и, в конечном итоге, прекращению.Если отказ от отправки расписаний становится проблемой, вы можете выполнить эти дисциплинарные меры так же, как и в случае любого другого нарушения политики на рабочем месте.

Конечно, хотя ваши сотрудники могут потерять работу из-за забытого расписания, они все равно не могут потерять зарплату из-за этого. По-прежнему важно платить им за все отработанные часы — на протяжении всего дисциплинарного процесса.

С помощью этих советов (и полезных функций в программном решении для учета рабочего времени, таком как Boomr) вы можете снизить вероятность того, что табели будут забыты, и максимально упростить учет рабочего времени.

Этот материал был подготовлен только для информационных целей и не предназначен для предоставления юридических или налоговых консультаций, и на них нельзя полагаться. Если у вас есть какие-либо юридические или налоговые вопросы относительно этого контента или связанных с ним вопросов, вам следует проконсультироваться со своим профессиональным юрисконсультом или налоговым консультантом.

Зачем заполнять табели учета рабочего времени?

У каждого хорошего менеджера по продукту есть свои глаза на отчеты о прибылях и убытках, или «Прибыли и убытки.Эти электронные таблицы, которые устанавливают все прямые затраты и доходы от продуктов, показывают в конце прибыли или убытки — «Валовая прибыль» — продукта, линейки продуктов или услуг, предоставляемых компанией. Этот предварительный результат также известен как «маржа вклада» и является первым показателем успеха или неудачи этих продуктов.

Однако в таблицах есть строка затрат, которая вызывает серьезные разногласия среди менеджеров, особенно в сфере услуг, где сотрудники делят свое время на обслуживание различных клиентов, проектов или продуктов. Это строка, которая пропорционально расходует заработную плату за непосредственный труд , затраченный на время, затраченное на выполнение задач.

Сложность получения точных значений всегда приводит к умозаключениям, зачастую невысоким. Однако это может привести к неправильным решениям, поскольку может повлиять на результат. Некоторые компании вводят вручную электронные таблицы, называемые «табелями учета рабочего времени». Персонал в конце рабочего дня или рабочей недели должен указать количество часов, отработанных над некоторыми проектами, продуктами или клиентами.В некоторых случаях компании используют программное обеспечение, которое позволяет включать эти часы в электронные формы, но большая проблема заключается в том, чтобы побудить людей правильно заполнять эти данные на долгосрочной основе. Для этого есть достаточно творческие стимулы, как раздача призов. (Посмотрите, что делает это агентство, когда все сотрудники правильно заполняют «табели учета рабочего времени»: блог Taxi Post)

Начиная с разработки ранних версий Runrun.it, мы имели в виду эту проблему: Как автоматизировать данные из табелей учета рабочего времени? Нашей целью было дать меньше работы людям, использующим системы управления задачами.В итоге мы получили решение, которое учитывает время работы человека, ответственного за разработку задачи. Разработчик должен просто щелкнуть задачу, когда она начнет разработку, Runrun.it рассчитывает время, затраченное всей командой, разделенное на проекты и клиентов. Этот метод имеет точность, намного превосходящую ручные методы, потому что он просто устраняет эту проблему жизни сотрудников.

Будь то для более точного расчета маржи продуктов и услуг, для определения соответствующих цен или даже для демонстрации правильной оценки платежных ведомостей, использование Runrun.это может помочь вашей компании преодолеть проблемы, указанные в «расписаниях».

8 способов превратить табель учета рабочего времени в друга, а не врага!

Заполнение и отправка расписания кажется таким простым запросом. Тем не менее, независимо от того, подлежат ли расписания служащим ежедневной, еженедельной или ежемесячной, управление расписанием представляет собой постоянную проблему для предприятий, предлагающих профессиональные консалтинговые и технические услуги.

Посмотрим правде в глаза — табели учета рабочего времени никто не любит! Однако плохое управление расписанием имеет многочисленные побочные эффекты, в том числе:

• Запоздавшие или неточные счета-фактуры клиентов, которые затем влияют на движение денежных средств и доверие клиентов и заказчиков.
• Несвоевременные или неточные платежи вашим подрядчикам (если у вас есть подрядчики в вашем штате).
• Упущенные возможности выставлять счета клиентам, потому что ваши сотрудники не записали свое оплачиваемое время.

Чтобы избежать этих проблем, строгое соблюдение расписания. Хотите узнать, как превратить скромное табель учета рабочего времени в друга, а не врага? Прочтите 8 отличных способов.

1. Установить основные правила

Шаг первый в обеспечении более строгого соблюдения расписания — это установление основных правил, которым должен следовать каждый.Хотя это звучит просто, чаще всего это не так.

Без структуры, которая устраняет двусмысленность и четко устанавливает требования к расписанию, трудно определить ожидания для своей команды. Сделайте правила простыми, сделайте их справедливыми и ясными.

Ключевые вещи, которые следует включить:

• Время окончания подачи расписания
• Что делать, если вы не можете отправить табель учета рабочего времени
• Уровень детализации, требуемый в табеле учета рабочего времени
• Требования к проекту (например, распределение МВЗ)

После того, как вы разработали структуру, социализируйте ее.Убедитесь, что все осведомлены об ожиданиях, и поощряйте вопросы и отзывы.

Самое главное, продемонстрируйте преимущества правильного управления расписанием, чтобы члены команды могли понять, почему они так важны для вашего бизнеса. Объясните индивидуальные последствия позднего представления табеля, такие как задержка оплаты.

2. Воспитание коммерческой осведомленности

Хотя преимущества правильного управления расписанием могут казаться очевидными для вас и меня (потому что, если мы не можем выставить счет, мы не сможем оплатить.А если мы не можем выставить счет или оплатить, у нас нет бизнеса), это не всегда очевидно для каждого человека.

В конце концов, они часто зацикливаются на важных деталях своей собственной роли.

Повышение осведомленности о коммерческой важности табелей учета рабочего времени начинается на этапе ознакомления (подробнее об этом позже), но требует постоянного подкрепления со стороны вас и вашей руководящей команды. Во всех аспектах ваши сотрудники будут работать лучше, если они поймут, «почему» им нужно что-то делать (например, заполнить расписание), и если они поймут контекст.Это прекрасная возможность рассказать членам команды о том, как работает бизнес.

Нарисуйте ссылку, чтобы помочь им понять, как их приверженность процессу расписания играет важную роль в общем благе организации с точки зрения достижения финансовых целей и укрепления доверия с клиентами.

3. Автоматизировать, автоматизировать, автоматизировать

Я упоминал «автоматизировать»?

Удалите все ручные барьеры, мешающие вашим сотрудникам заполнить табель учета рабочего времени.Фактически, автоматизируйте это как надо! Табель учета рабочего времени — отличный кандидат для автоматизации рабочего процесса.

Многие клиенты WorkflowMax считают автоматизацию расписания жизненно важной для их роста. Анджела Алфри из Cymon Alfrey Architects объясняет, что раньше она тратила 2-3 часа каждое утро только на то, чтобы разобраться в расписаниях. «Это отнимало очень много времени. Системы существовали, но они были крайне неэффективны и занимали много времени. У дизайнеров была такая таблица, в которой они записывали, сколько времени они потратили на каждую работу.Раньше я получал электронное письмо от каждого сотрудника, а затем выделял время на каждую работу. Так что проектов так много, и каждый сотрудник напишет время против них. Сейчас у нас открыто 100 разных вакансий. Вы можете себе представить, насколько это будет сложно, запутанно и отнимет много времени. Каждый техник работал над каждой работой и должен был все это складывать, на самом деле это было довольно ужасно.

«С WorkflowMax время персонала переводится прямо с безделья на сиденье прямо в систему.В день выставления счета я просто вхожу в workflowmax и выставляю массовый счет-фактуру ».

Автоматизация этого рабочего процесса также позволит улучшить наглядность процесса расписания, что позволит вам:

• посмотреть, где происходят задержки
• идентифицируют рецидивистов, а
• награждают за позитивное поведение.

Узнайте больше о том, как расписания WorkflowMax могут помочь вашему бизнесу.

4. На примере

Нет ничего лучше, чем приказать своим сотрудникам что-то сделать, а не следовать через себя! Если вы занимаетесь руководящей позицией, обязательно придерживайтесь правильного расписания. Несколько советов, которые вы можете попробовать:

• Сделайте это частью вашего расписания (заполняйте 5 минут каждый день)
• Выработайте привычку записывать на ходу (здесь пригодится мобильное приложение)
• Возьмите на себя ответственность (например, еженедельный опрос вашей команды).

5. Избавьтесь от бумажных табелей учета рабочего времени

Времена бумажных табелей давно прошли. Онлайн табель рабочего времени — гораздо более эффективный подход к управлению табелем рабочего времени.Сделайте расписание доступным для людей на их мобильных устройствах с помощью разумного использования приложений и рабочих процессов.

Преимущества бесконечны… табели учета рабочего времени больше не будут пропадать, можно запланировать автоматические напоминания, отделу расчета заработной платы и выставления счетов больше не нужно «интерпретировать» рукописные записи, а контрольный журнал стал намного лучше.

WorkflowMax направлен на то, чтобы избавиться от проблем с расписанием, позволяя сотрудникам заполнять свои расписания онлайн, используя ряд различных методов (чтобы вы могли выбрать метод, который лучше всего работает).Часы расписания автоматически сопоставляются с работой, что позволяет точно увидеть, сколько времени каждый член команды потратил на работу.

Запуск табелей учета рабочего времени через WorkflowMax экономит время, сокращает количество ошибок и повышает наглядность. Зайдите в Интернет, чтобы посмотреть табели учета рабочего времени. Сегодня!

6. Включите в программу вводного инструктажа вашей команды передовые методы расписания.

Вы можете избавить себя от лишних хлопот, если ожидания в отношении заполнения расписания будут установлены заранее, когда человек будет работать в вашей компании.Установите эти ожидания с самого начала.

Если требования четко сформулированы с самого начала, маловероятно, что они когда-либо будут оспорены, и довольно быстро своевременная отправка точных табелей рабочего времени станет чем-то, что «здесь просто делают».

7. Остерегайтесь скрытых причин плохой практики!

Хотя человек, не заполняющий табель учета рабочего времени, является большой проблемой, большинство из них не собираются создавать проблемы. Мы уже рассмотрели некоторые причины, по которым плохая практика могла ускользнуть.

Но есть и другая причина. Плохой тайм-менеджмент.

Конечно, ваши люди заняты. Я понял. Они управляют требованиями клиентов, кодируют новые выпуски программного обеспечения и в режиме доставки на сайты клиентов. Достижение баланса между расстановкой приоритетов для конечных результатов клиента и внутренними требованиями, такими как табели учета рабочего времени, может быть непростой задачей.

Но хорошие навыки тайм-менеджмента могут сыграть огромную роль не только в своевременном заполнении расписания, но и в повышении производительности.

8. Сделайте это легко для всех

Упор на легкость заполнения расписаний — верный способ завоевать расположение вашей команды. С помощью онлайн-системы учета рабочего времени, такой как WorkflowMax, вы избавитесь от всех хлопот при заполнении табелей учета рабочего времени. Вы можете записывать время, где бы вы ни находились, особенно с помощью мобильного приложения, или, если у вас мало времени в пути, просто сэкономьте время в виде черновика и продолжайте с того места, где вы остановились (например, когда вы вернулись на работу. компьютер). Прежде чем переходить к системе табелей учета рабочего времени, убедитесь, что вы ознакомились с плюсами и минусами систем.Сторонние сайты с обзорами — хорошее место для начала.

Итак, как вы можете улучшить свои методы учета рабочего времени? Не пора ли подумать о переходе на более автоматизированное онлайн-решение? Подпишитесь на бесплатную пробную версию WorkflowMax!

Обращайтесь с осторожностью: рекомендации по расписанию сотрудников

Отслеживание рабочего времени и посещаемости ваших сотрудников является важной частью ведения точного расчета заработной платы, управления личным отпуском и ведения учета сотрудников. Вы можете задокументировать информацию о времени и посещаемости, создав расписание сотрудников.

Для соблюдения трудового законодательства вы должны понимать, что такое табель учета рабочего времени, как его составлять и ваши обязанности по ведению документации.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это физическая или цифровая запись, в которой указано количество часов, отработанных сотрудником в течение периода оплаты. Таблицы учета рабочего времени дают вам необходимую информацию для расчета заработной платы и правильной оплаты труда сотрудников.

Без табелей учета рабочего времени вы не узнаете, сколько обычных и сверхурочных часов отработал сотрудник.Это может привести к неправильной выплате заработной платы, несуществующей документации, проверкам и даже судебным искам.

Вы также можете разбить табели учета рабочего времени, чтобы знать, сколько времени сотрудники тратят на разные проекты или задачи. Это может быть полезно для выставления счетов клиентам.

Чтобы создать табели учета рабочего времени, вам необходимо знать, сколько сотрудники работают в течение периода оплаты. Вы можете использовать их вместе с табелями учета рабочего времени сотрудников, такими как часы, отпечатки пальцев или цифровые часы.

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) вы можете использовать любой метод учета рабочего времени сотрудников.Однако расписания, которые вы используете, должны быть полными и точными.

Вы можете использовать бумагу, электронные таблицы или системы учета рабочего времени для малого бизнеса для создания расписаний. Какой бы метод вы ни использовали, обязательно сохраняйте табели учета рабочего времени в своих записях.

Информация включена в табели учета рабочего времени

Расписания должны быть структурированы. Большинство расписаний имеют формат диаграммы. Табель рабочего времени сотрудника должен включать следующую информацию:

• Имя сотрудника
• Расчетный период
• Дата работы
• Отработанный день
• Наработка часов
• Общее количество часов в рабочей неделе

Если вы предлагаете оплачиваемый выходной (PTO) или оплачиваемый отпуск, ваши табели учета рабочего времени должны учитывать это.

Пример расписания

Лучшие практики рабочего времени и посещаемости

Поскольку ведение точных расписаний — это важная задача малого бизнеса, вот несколько полезных советов.

Вы должны включить информацию об учете рабочего времени и отправке табелей рабочего времени в справочник сотрудника. Объясните, как сотрудники должны отслеживать и записывать время, политику вашей компании и сроки выполнения. И убедитесь, что сотрудники знают, имеют ли они право на сверхурочную работу или нет.

Используйте единый метод хронометража, чтобы оставаться организованным. Например, запись часов, отработанных сотрудником на бумаге в одну неделю и в электронной таблице, в следующую — это рецепт катастрофы.

Сотрудники должны подписать и отправить вам свои табели учета рабочего времени после того, как введены их данные. Просмотрите расписания, прежде чем утверждать их, чтобы убедиться, что они точны. Сравните данные табеля рабочего времени с графиками работы, чтобы сотрудники не подделали табели учета рабочего времени.

Установите регулярное расписание.Во избежание путаницы требуйте, чтобы сотрудники сдавали табели учета рабочего времени в один и тот же день каждого периода оплаты. Таким образом, вы сможете вовремя платить сотрудникам, особенно если вы платите прямым переводом.

Убедитесь, что информация, которую вы вводите в расписании, верна. Нельзя записывать, что сотрудники работали меньше, чем они, чтобы не платить заработную плату.

для учета рабочего времени, которое интегрируется с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы, может упростить расчет заработной платы. Вместо того, чтобы вручную вводить информацию о расписании в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы, их часы загружаются автоматически.

Как долго вам нужно хранить табели учета рабочего времени?

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах вы обязаны хранить табель учета рабочего времени и соответствующую информацию (например, табели учета рабочего времени) в своей ведомости заработной платы в течение двух лет.