Образец книги регистрации трудовых договоров 2019 года
С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.
Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «Книга регистрации трудовых договоров».
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк книги регистрации трудовых договоров .docСкачать образец заполнения книги регистрации трудовых договоров .doc
Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров
Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.
Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.
Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.
Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:
- содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
- отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).
Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.
Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.
Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров
Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.
Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.
Как составить книгу
Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.
В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:
- наименование организации;
- название документа;
- дата начала ведения книги и ее окончания;
- период хранения.
Все эти данные указываются на титульной странице книги.
Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:
- дата заключения трудового договора, его номер;
- фамилия-имя-отчество сотрудника;
- структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
- должность;
- характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).
Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.
Как оформить книгу
Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.
Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.
Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.
Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.
Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:
- конфиденциальность;
- простата оформления и заполнения документа;
- более легкий контроль за ее сохранностью;
- минимум расходов.
Хранение книги регистрации трудовых договоров
Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.
assistentus.ru
Нужно ли вести журнал регистрации договоров. Как вести журнал учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений
Регистрация, упорядочение, обеспечение быстрого доступа, сохранность подлинных экземпляров договоров — основные задачи делопроизводителя. С чего начать?
Из статьи вы узнаете:
Журнал регистрации договоров в организации
Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Т.е. эти вопросы собственник компании решает самостоятельно, исходя из своей ситуации и потребности. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет. Достаточно хранить их в отдельной папке в хронологическом порядке. В ситуации же, когда заключением, сопровождением и исполнением соглашений занимается большое количество сотрудников и порой из разных подразделений, то необходима удобная система их упорядочения.
Вступление договора в силу не зависит от факта его регистрации в организации, являющейся стороной. Согласно ст. 433 Г РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. На практике такой акцепт оформляется подписанием документа уполномоченным на это лицом и проставлением печати организации (если она используется юридическом лицом).
Однако регистрация договоров, заключаемых организацией, выполняет другие важные функции:
- учет заключаемых соглашений
- обеспечение сохранности подлинных документов (как самих договоров, так и приложений к ним, дополнительных соглашений и, возможно, переписки, имеющей отношение к исполнению обязательств по нему)
- обеспечение легкого доступа к документам и иные функции.
Регистрация договоров в организации может происходить в нескольких вариантах. Так называемый централизованный учет предполагает, что существует единый на всю организацию ресурс учета договоров, которым занимается либо один специалист, либо группа сотрудников. Однако компании может быть удобнее использовать и децентрализованный подход – когда учетом и хранением договорных документов занимается тот отдел, который соглашение заключил и сопровождает.
Выбор той или иной системы учета зависит исключительно от порядка документооборота каждой конкретной организации. Компания выбирает тот способ, который ей наиболее удобен.
Кто именно занимается регистрацией – вопрос также решается в каждой компании по-своему. Это может быть отдельный сотрудник – делопроизводитель, секретарь, сотрудник канцелярии. Учет и систематизацию может вести юридический отдел или юрист, договорные документы могут храниться и учитываться в бухгалтерии. Также учет может быть организован в специальном договорном отделе. Все эти нюансы определяются в зависимости от специфики юридического лица – от сферы его деятельности, от количества клиентов, от потока заключаемых соглашений, от штатного количества персонала фирмы и даже от разнообразия видов заключаемых сделок. Причем регистрация договоров в организации может быть закреплена во внутренних документах предприятия, а может складываться из ее обычаев.
В зависимости от вида договора учитываться он может по-разному. Кадровые – трудовые и гражданско-правовые соглашения с работниками на определенный вид выполняемой работы – регистрируются в кадровой службе. Иные гражданско-правовые договоры, из которых возникают права и обязанности организации в целом, — регистрируются отдельно. Такие виды соглашений еще называют хозяйственными.
Самостоятельному учету могут подвергаться контракты, заключенные по результатам конкурса, или иные виды соглашений.
Читайте также:
Регистрация договоров в организации образец
Регистрация договоров, заключаемых организацией, производится в специальном журнале . Утвержденной формы такого журнала нет, здесь компания решает самостоятельно, какие идентифицирующие признаки документа следует заносить в журнал регистрации договоров в организации для собственного удобства. Но, как правило, все журналы содержат ряд одинаковых граф:
номер договора
наименование контрагента, с которым заключено соглашение
срок его действия.
Если организации важны сведения о сотруднике, сопровождающем сделку, о лице, подписавшем документ, о месте хранения подлинного экземпляра, о перечне имеющихся приложений к нему, то соответствующие графы включаются в журнал регистрации договоров в организации.
По порядку заполнения журнала следует учитывать ряд моментов. Т.к. регистрации подлежит документ в каждой из организаций-контрагентов, то и каждая из сторон присваивает документу свой номер. В результате договор может содержать сложный номер с цифрами через дробь, при этом числиться в организации каждой из сторон под собственным номером, являющимся частью составного.
Дата, стоящая после слова «договор» или «соглашение», не всегда является датой его заключения. Как уже упоминалось, в соответствии с ГК РФ договор считается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Поэтому, как прав
oepress.ru
Журнал регистрации трудовых договоров: образец
Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.
Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки».
Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня. Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.
Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.
Журнал регистрации трудовых договоров (образец)
Не имея опыта ведения журнала регистрации трудовых договоров, сложно самостоятельно разработать оптимально удобную форму. Давайте попробуем разобраться, какую информацию стоит отображать в журнале.
Форма журнала учета трудовых договоров не утверждена и не имеет унифицированной формы, поэтому компания может составить его в любом удобном виде, разработав собственную форму для отражения всей необходимой информации.
Обычно журнал регистрации трудовых договоров составляют в форме таблицы со следующими колонками:
- Номер п/п;
- Дата, когда был заключен трудовой договор;
- Номер трудового договора;
- ФИО работника;
- Структурное подразделение, где трудится работник;
- Должность, на которой трудится работник;
- Вид работы;
- Характер работы;
- Примечания.
Вести журнал можно и в электронном, и в бумажном виде – компания вправе выбрать удобный способ самостоятельно. В данном случае следует ориентироваться на цели, которые должен выполнять журнал. Если журнал должен служить не только для упорядочения информации о подписанных документах, а будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании на руки своих экземпляров трудовых договоров или дополнительных соглашений, целесообразно включить в него графу для проставления сотрудниками подписей и вести журнал в бумажном виде. Если отражать данную информацию в журнале не планируется (это остается на усмотрение работодателя), компания может вести его в электронном виде.
В случае, если журнал оформляется в бумажном виде, необходимо должным образом оформить обложку к нему, на которой целесообразно отразить следующую информацию: название организации, название документа, дату начала ведения журнала, дату внесения последней записи.
Журнал учета трудовых договоров (образец)
Скачать журнал учета трудовых договоров (бланк)
spmag.ru
Журнал регистрации трудовых договоров – бюрократия или необходимость?
Ведение кадрового учета связано с оформлением большого количества документов, поэтому сотрудники, ответственные за его ведение, стремятся ограничиться необходимым минимумом заполняемых форм и журналов. Чем можно пренебречь, а чем не стоит, и каковы могут быть последствия — делается попытка разобраться в статье.
Целесообразность ведения регистрации документов
Кадровый документооборот – необходимость для любого предприятия, обусловленная законодательно. Учет издаваемых и поступающих документов помогает не только упорядочить процесс, отследить их количество, но и доказать в случае проверок и судебных разбирательств и сам факт составления необходимой документации, и своевременность ее оформления. Записи в журналах, составленные в хронологическом порядке, могут стать дополнительным аргументом для работодателя, доказывающим выполнение им всех положенных процедур при оформлении трудовых отношений.
Какие документы подлежат регистрации и как ее вести
По сути, все кадровые документы должны быть зарегистрированы: приказы, договоры, дополнительные соглашения к ним, трудовые книжки, уведомления сотрудников, личные дела, справки о работе. Пожалуй, лишь заявления не подлежат учету, хотя в спорных ситуациях сотрудник может потребовать зарегистрировать и их.
Для ведения учета можно использовать старые добрые журналы или электронный учет документов. Если выбран способ электронной регистрации, позаботьтесь о невозможности корректировки присваиваемых номеров, это защитит от ошибок и поможет доказать последовательность записей. Возможен вариант ведения электронного учета с помощью вспомогательных программ для ведения кадрового учета – БухСофт, 1С и тому подобных. В таких программах номера документам присваиваются автоматически и защищены от изменений.
Вместе с тем, бумажные журналы остаются наиболее распространенным способом учета. Как правило, записи на бумажных носителях внушают больше доверия, они наиболее защищены от изменений «задним числом». Каждый журнал нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это не позволит заменить или удалить страницу.
Чтобы учет кадрового документооборота был полным и систематизированным, в организации должна быть составлена номенклатура дел. Номенклатура – это полный сводный перечень всех папок и дел для хранения документов с указанием присвоенного номера, заголовков папок и сроков хранения. Номенклатура утверждается приказом генерального директора, изменения в нее вносятся по мере необходимости.
В журналах регистрации добавляется специальная графа, в ней указывается номер дела, в которое подшивается документ. Это облегчает поиск необходимых бумаг и помогает отслеживать их перемещения.
Регистрация кадровых приказов
Все приказы – о приеме на работу об увольнении, о переводе, об отпуске, — должны быть зарегистрированы. Вести учет издаваемых приказов можно раздельно, по их виду, или вести сводный журнал, если их небольшое количество позволяет легко отыскать запись о требуемом документе.
В журнале учета кадровых приказов должны быть следующие графы: номер по порядку, дата регистрации, вид приказа, фамилия сотрудника, в отношении которого издан документ, количество экземпляров и движение документа. Под движением приказа понимается место его хранения согласно номенклатуре, уничтожение в связи с истечением срока хранения либо передача одного экземпляра в другой отдел, например, в бухгалтерию.
Регистрация трудовых договоров
Главный документ в трудовых отношениях – трудовой договор – обязательно нужно зарегистрировать. Журнал регистрации трудовых договоров является одним из самых важных в системе учета документов. Согласно ст. 67 ТК РФ, трудовой договор должен быть заключен не позднее трех дней с момента фактического начала работы. В случае судебных разбирательств или проверок трудовой инспекции именно журнал регистрации трудовых договоров может стать доказательством соблюдения закона.
Графы этого журнала должны содержать обязательную информацию – дату заключения договора, его номер, срок договора, если он оговорен, фамилию сотрудника. Поскольку строгая форма законодательством не установлена, то в повседневной кадровой работе можно использовать образец журнала регистрации трудовых договоров (можно скачать в формате RTF). Также нелишним будет добавить графу «подпись работника в получении экземпляра договора на руки». Можно также оставить место для записи информации о дополнительных соглашениях.
Регистрация дополнительных соглашений
Дополнительные соглашения регистрируются аналогично трудовым договорам. Для них можно завести отдельный журнал или вписывать их в журнал учета трудовых договоров.
Являясь неотъемлемой частью трудового договора, дополнительные соглашения требуют столь же внимательного отношения и строгого учета. Особенно важно продумать, чем будет подтвержден факт вручения экземпляра соглашения на руки работнику. Решить проблему может специальная графа в журнале, в которой будет проставляться подпись о получении документа работником.
Регистрация трудовых книжек
Журнал учета движения трудовых книжек – обязательный документ в кадровом делопроизводстве. Именно он позволяет отследить поступление и выдачу трудовых книжек работникам. Этот журнал является самым важным документом в спорах о задержках выдачи трудовой книжки и невозможностью в связи с этим трудоустроиться. Кроме этого, в случае утери трудовой книжки на предприятии восстанавливать ее обязан работодатель, поэтому вести такой журнал следует предельно аккуратно. Форма журнала учета трудовых книжек строго регламентирована, она содержит информацию о дате приема книжки и вкладыша, номера, фамилии и должности владельца, данные об оплате бланка в случае заведения нового бланка трудовой книжки и информацию о выдаче на руки в случае увольнения.
Приказом по организации следует назначить ответственного за ведение учета трудовых книжек. Журнал нужно пронумеровать, прошить и опечатать.
Регистрация уведомлений и справок
Вести учет выданных уведомлений и справок о работе можно в системе общего делопроизводства компании или в отделе кадров. Этот вопрос не регламентирован, и предприятие может организовать учет этих документов по своему усмотрению.
Однако если речь идет об уведомлениях, предшествующих сокращению штатов, увольнению по инициативе работодателя, лучше не пренебрегать письменным учетом, так как подобные процедуры зачастую оспариваются в суде. Соблюдение требований законодательства подтвердит своевременная выдача уведомлений на руки работникам.
Как бы ни хотелось уйти от ведения, казалось бы, устаревших форм регистрации кадровых документов, отказываться от них не стоит. Проверенные временем способы учета кадрового документооборота защитят вас от ошибок и возможных неприятностей.
Журнал регистрации трудовых договоров образец
ppt.ru
Образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.
Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.
Содержание статьи
Зачем нужен такой журнал на предприятии
Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.
Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.
Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.
Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.
Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.
Обязательно ли его ведение?
Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным.
Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.
Кто занимается его заполнением
Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.
Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.
Правила ведения журнала
Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.
Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.
Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.
На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.
На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:
- номер по порядку;
- период времени;
- ФИО ответственного;
- должность лица;
- основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.
Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):
- Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
- Второй – дата заключения договора.
- Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
- Фамилия и инициалы работника.
- Пятый столбик – его профессия или должность.
- Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
- Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
- В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
- Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
- Одиннадцатый столбец – это примечания.
Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.
На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).
Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.
Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.
Электронная форма журнала
Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.
Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:
- более быстрый поиск в документе;
- оптимизация работы;
- соответствующий контроль за правильным оформлением документа;
- конфиденциальность журнала;
- меньше времени уходит на его ведение;
- упрощение выдачи выписок и справок.
Внесение изменений в документ
Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал. В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.
Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.
Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.
znaydelo.ru
Журнал регистрации трудовых договоров (учета) в 2019 году
Как известно, в любой компании ведется подсчет документации, проще говоря, ее внутренний контроль. А как же иначе?
Если не сохранять важные бумаги, как же потом доказать правоту (или наоборот) одной сторон.
Аналогичным образом, ведение такого непримечательного на первый взгляд документа, как журнал регистрации трудовых договоров.
Нужно ли вести журнал регистрации соглашений к трудовым договорам в компании? Об этом более обширно поговорим в данной статье, и не только. Попробуем раскрыть занавес и понять, обязателен ли он.
Что это такое
Что такое этот журнал регистрации трудовых договоров? Достаточно важный документ, но по факту не является обязательным к ведению.
Нужно отметить, что законодательством не установлено четкой формы документа, тем самым, закон не принуждает вести его.
К обязательному регистрированию относятся трудовые книжки сотрудников, дополнительные соглашения к трудовым договорам (на усмотрение руководителя).
На что стоит обратить внимание:
| Зачастую, проверочные службы | Требуют предоставление регистрационного журнала |
| Согласно внутренних правил по документообороту | Журнал регистрации должен быть |
| Журнал числится | В управленческой документации компании |
| Отсутствие регистрации трудовых договоров | Может навлечь к нарушениям и проблемам |
Какими нормами или правилами руководствуются в компаниях:
- каждую новую запись нужно проводить ежегодно;
- при обнаружении ошибки в ведении журнала или записи, штрафы не назначаются;
- при прописи последней страницы журнала, его прошивают и сдают в архив на хранение;
- срочные договора, которые переоформляют на постоянные, подлежат обязательной регистрации в журнале;
- директор компании или предприятия должен проставить свою подпись в окончании журнала в специальном месте.
Журнал регистрации ведется в двух копиях. Одна остается и скрепляется с личным трудовым делом сотрудника, другая передается лично ему.
Ответственного за ведение журнала, как правило, назначают кадровика или иного сотрудника, отдельным приказом.
Тем самым, с помощью документа, кадровик может оформить сотруднику (в случае надобности) больничный или отпуск, увольнение или перевод на другую должность, и т. д.
Допускается ведение документа в электронном или письменном виде. В случае «по-старинке» нужно придерживаться следующих правил ведения:
- обложка в твердом переплете, страницы плотные;
- страницы должны пронумерованные;
- левый нижний край прошить ниткой;
- на лицевой стороне указывается номер, дата составления и полное название компании;
- на обратной стороне ставится подпись директора;
Поскольку технологии не стоят на месте, электронный журнал больше привлекает кадровиков. Документ достаточно легко составить в таблице MS Excel.
Однако в таком способе отсутствует возможность поставить подпись руководителя. Потому от старой формы не отказываются, а ведут два типа журнала.
Журнал можно сделать самому, а можно и заказать в отделах канцелярии в готовом и прошитом виде.
Также, можно скачать готовые бланки с интернета и сложить в единую тетрадь, прошить и подписать директором.
Важные понятия
Итак, уточним определения:
| Журналом регистрации называется документ | В котором прописывают сведения о заключенном или расторгнутом трудовом договоре сотрудника предприятия; он не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Но в определенных случаях ведение данного журнала может быть полезно работодателю |
| Трудовым договором называется документ | Который подписывается сторонами соглашения (работником и работодателем) и свидетельствует о трудовых взаимоотношениях |
Назначение соглашения
С одной стороны, кадровики и руководство задумываются — нужен ли вообще этот журнал? Ответственность не применяется по нему, да и зачастую, как показывает практика, при приеме сотрудника его личное дело не формируется.
Куда тогда прикладывать журнал и что в нем регистрировать? Но в журнале могут храниться ксерокопии документов, которые в случае надобности, можно достать. Бланк трудового договора можно скачать здесь.
Они не потеряются и не порвутся, поскольку скреплены. В случае конфликтности между сторонами трудового договора, журнал можно «поднять» и выяснить вопросы.
Удобно использовать журнал при судебных разбирательствах ,поскольку суд может быстро ознакомиться с порядком личного дела работника.
Бухгалтерия часто пользуется журналом в качестве основы ведения деятельности компании. Также он нужен, чтобы предоставить нужную справку при переходе работника на другую должность или работу.
Нужен ли журнал в компании или нет, решает сам руководитель.
Правовая база
Законодательство РФ не предусматривает обязательство ведения документа регистрации трудовых договоров, а также не имеет утвержденной его формы.
Тем самым, ст. 309 ТК РФ говорит, что сам договор является подтверждающим фактом о заключении таких отношений, не нуждающийся в дополнительной регистрации где-либо.
О трудовом договоре и доп. соглашениях говорится в ст.358 Постановлений ФС архива от 06.09.2000 г.
Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Как выглядит форма журнала регистрации трудовых договоров? Как таковых правил по формированию документа нет, единственное условие (также для удобства) — складывать дела работников в алфавитном порядке.
Нумерация его страниц обязательна. Прежде, чем вносить какие-либо записи в документ, нужно завершить процесс подписания трудового договора сторонами.
Только после этого, можно вносить очередную запись. Поскольку, в законе ссылаться не на что, то в правила ведения принимаются основы документооборота — твердый переплет, прошитые страницы и т. д.
На месте сплетения капроновой нитки (на узелке) приклеивается пломба и ставится печать.
Структура бланка
Стандартный журнал регистрации представляется нам в составе одиннадцати столбиков, но их количество разрешается менять:
- номер по порядку;
- дата оформления трудового договора;
- число договора или соглашения;
- данные о работнике;
- должность;
- наименование компании или предприятия;
- период заключения;
- период расторжения;
- тип работы;
- допсоглашения;
- примечание.
Бланк журнала учета трудовых договоров можно скачать здесь.
Какие данные нужно вносить
В перечисленных столбцах журнала отображение информации о трудовом договоре с работником должно происходит в полном масштабе, как можно раскрыто.
Сам журнал должен вестись полно и обширно. На титульной странице отображаются максимальные данные о компании, дата его формирования и т. д.
На первой странице документа можно пропечатать правила его ведения, но обычно его оставляют пустым.
Видео: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Далее указывается ответственный сотрудник за ведение документа. Как правило, это выглядит табличной формой, потому что они могут меняться со временем.
За ведение журнала ответственности и штрафов не применяется, но при установлении ошибки в его содержании, документ желательно досрочно закрыть с соответствующей пометкой на той странице, где была последняя запись.
После чего, формируется новый журнал регистрации.
При записи о допсоглашениях
Доп. соглашения применимо при условии, что нужно внести коррективы в основной ТД. Послужить корректировке могут следующие моменты:
- смена должности;
- перестановка руководства;
- изменения прежних условий труда.
Если имели место такие изменения, то в документ просто вноситься пометка о сформированном доп. соглашении на определенного сотрудника.
Срок хранения
После того, как очередной журнал регистрации закончился, и последняя его страница была заполнена, то его подлежит опломбировать и передать на длительное хранение в архив предприятия. Срок хранения составляет 75 лет.
Внесение изменений
Какие изменения могут вноситься в журнал регистрации:
- смена занимаемой должности;
- отстранение от прямых обязанностей;
- смена руководства;
- смена наименования компании или предприятия;
- изменения в трудовом уставе компании и т.д.
Обычно, если изменения касаются самого трудового договора, то изменения можно корректировать доп. соглашением, которое также вносится в журнал.
На более крупных предприятиях практикуют ведение отдельного журнала регистрации, но для дополнительных соглашений.
Тем самым, такое параллельное ведение позволяет экономить страницы основного журнала и снизить вероятность помарок. Ведется он по таким е правилам, как и основной.
Кто утверждает документ
Журнал регистрации подлежит согласованию между руководителем и ведущим кадровиком. Следовательно, начало ведения документа подлежит предварительному уведомлению от руководства.
Иными словами, должен быть издан приказ, на основе которого формируется сам регистрационный журнал трудовых договоров компании. Сам приказ также фиксируется в специальном журнале приказов.
Закрытие или переформирование очередного журнала сопровождается изданием распоряжением руководства.
Иными словами, без ведома руководителя никакие повторные выпуски документа данного типа не осуществляются на стороне.
Журнал регистрации может использоваться в компании, но он не является обязательным. Договор сотрудничества сторон является внутренним, потому зафиксировать его желательно и удобно.
Документооборот внутри компании должен подчиняться порядку, в будущем это поможет избежать недоразумений.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
yurday.ru
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Прием на службу нового подчиненного в соответствии с общими правилами подразумевает под собой составление рабочего соглашения. Если возникает необходимость внести поправки в указанный документ, то имеет место дополнительное соглашение. Однако при большом количестве сотрудников трудно вести учет, тем более учитывая множество действий, которые могут возникать. Из-за этого, чтобы упорядочить все документы и сведения о работниках в организации должен вестись журнал регистрации. Он помогает избежать многих ошибок, а также позволяет не нарушать установленные законом сроки. При всем этом представленная книга требует корректного оформления и обязательно соблюдение правил и порядка.
Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?
Наличие журнала регистрации не является существенным условием для функционирования организации, поскольку законом не предусмотрено его оформление. Тем не менее заполнение этого документа имеет большое значение в связи с упрощением кадрового учета. Соответствующий акт содержит всю информацию относительно заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Благодаря ему можно быстро найти необходимые сведения, которые могут понадобиться бывшим подчиненным или любым структурам. Систематизация сведений имеет важное значение и позволяет следующее:
- Вести четкий учет кадров;
- Предоставлять данные в кратчайшие сроки;
- Иметь доступную информацию о старых сотрудниках, данные которых находятся в архивном учреждении.
Его ведение может быть обязательно только в ситуации, когда он указан в учетной политике как первичный документ.
Порядок и правила ведения журнала регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации имеет свои особенности относительно процедуры и правил его оформления. Такие нюансы выглядят следующим образом:
- Он должен быть пронумерован, а обложку следует сделать в твердом переплете;
- На нем необходима печать компании, а также дата и подпись нанимателя;
- На титульном листе следует обозначить наименование документа и организации.
Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений? В первую очередь выделяется страница, где обозначено ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и ведение документа. Далее заполняются все данные о трудовых договорах или дополнительных соглашениях, порядковая очередность которых прописывается в виде дробных чисел.
В указанном акте могут часто допускать ошибки. Как исправить ошибку в журнале регистрации трудовых договоров? Самым простым вариантом является завершение записей и оформление новой книги. Однако при частых ошибках такое действие нецелесообразно. Тогда под неправильной записью следует сделать отметку, что она недействительна, а нижу уже написать достоверную информацию.
Журнал учета трудовых договоров в электронном виде
Ведение журнала регистрации трудовых договоров в электронном виде имеет ряд преимуществ:
- Улучшение работы с персоналом;
- Конфиденциальность информации;
- Снижение расходов;
- Сохранность первичных документов.
В электронном формате может осуществляется заполнение и индивидуальной карточки подчиненного. Это позволяет производить внесение обновлений, если имели место изменения информации.
Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров
При окончании последней страницы книги указывается заключение, свидетельствующее о ее закрытии и передачи в архив. Часто учет начинают вести заново каждый год, однако при небольшом количестве соглашений его можно вести и дальше до заключительной страницы. При закрытии указывается следующее:
- Дата реализации данного процесса;
- Общее количество заполненных страниц;
- Численность указанных документов;
- Личные данные уполномоченного лица;
- Приказ о назначении представителя, ответственного за данную работу.
- Перед тем, как сдать его в архив, требуется произвести прошив книги и поставить пломбу. По закону продолжительность хранения составляет 75 лет.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – образец
Общепризнанного образца акта регистрации рабочих соглашений и приложений к ним не существует. Однако имеются некоторые моменты, которые требуется отразить в обязательном порядке:
- Нумерация трудового договора;
- Дата заключения;
- Данные о работнике и занимаемая им должность;
- Название структурного подразделения;
- Дата расторжения;
- Особенности деятельности работника;
- Данные о дополнительном соглашении, если такие имело место;
- Примечания.
Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Журнал регистрации срочных трудовых договоров – образец
Согласно правилам и порядку заполнения данного документа информация по контракту вносится на таких же условиях, как в любом другом случае. Подробно вносятся данные о датах заключения и расторжения, занимаемой сотрудником должности, особенности работы и обязанностей, а также дополнительные примечания. В выше представленном образце можно рассмотреть принцы оформления документа. Если речь идет о контракте, тогда следует включить соответствующую графу, как в обозначенном ниже примере.
Скачать образец журнала регистрации срочных трудовых договоров и дополнительных соглашений
Таким образом, для большей практичности работодателей принято вести записи в акте учета. Имеется возможность осуществлять заполнение данного документа как традиционным, так и современным способами. В любом случае он помогает сэкономить время на поиск данных и обеспечивает длительное хранение информации о заключенных рабочих договоренностях и добавочных соглашениях.
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):legionfg.ru