Командировка сотрудника какие документы оформить: Оформление командировки в 2021 году — пошаговая инструкция

Какие документы нужны для правильного оформления командировок?

С 8 января 2015 года перестали быть обязательными командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе. По-прежнему нужно издавать решение (приказ, распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку.

Кроме того, с 8 августа 2015 года Постановлением № 771 отменена обязанность вести журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки, и прибывших в организацию, в которую они командированы.

Помимо старых и знакомых есть и новые документы. Так, еще с 8 января можно для указания сроков нахождения в командировке, которая совершена на личном транспорте, использовать служебную записку с приложением подтверждающих документов. А с 8 августа этот документ можно применять и в случаях, когда сотрудник передвигался на служебном автомобиле или ездил по доверенности.

Как оформить приказ (решение, распоряжение)?

Форма приказа о направлении в командировку может быть как унифицированная № Т-9 (№ Т-9а), так и самостоятельно разработанная организацией. В случае использования формы №Т-9 встает вопрос о заполнении поля Основание _________.

Если организация продолжает использовать такой документ, как служебное задание, в поле Основание _________ можно указать номер и дату служебного задания.

Если служебное задание не оформляется, то в приказе можно указать другой документ, на основании которого работник направляется в командировку (например, служебную записку непосредственного руководителя о направлении в командировку и пр.)

Поле Основание _________ можно оставить незаполненным, если работодатель не оформляет никаких иных документов.

Можно ли продолжать использовать командировочное удостоверение?

В связи с изменениями, внесенными с 08.01.2015 в Постановление Правительства РФ от 13.10.2014 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работодатели больше не должны оформлять такие документы как командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о проделанной в командировке работе. Однако при этом закон не устанавливает запрет на использование этих документов. Таким образом, работодатели были освобождены от обязательного оформления указанных документов, но не потеряли права на их использование.

Статья 252 НК РФ позволяет подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. К ним относятся, в том числе, приказ о командировке, проездные документы и др.

Возможность применения командировочного удостоверения может быть предусмотрена как в кадровых локальных нормативных актах организации (например, в Положении о командировках), так и в учетной политике организации. При этом форма командировочного удостоверения при необходимости может быть изменена или дополнена.

Как подтвердить фактический срок командировки?

Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:

• на основании проездных документов;
• на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.

Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.

Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.

Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.

Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.

Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.

Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.

Как заполнить авансовый отчет?

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению. 

В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) – служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).

Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.

Рис. 1

Рис. 2

Как оформить командировку, если она совмещается с отпуском — СКБ Контур

Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы на проезд к месту командировки и обратно до работы. Но путь работника не всегда выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург». Случается, что появляется промежуточное звено — отпуск в Праге. В статье обсудим 4 ситуации, в которых отпуск совпадает с командировкой. Расскажем, как грамотно оформить документы и компенсировать затраты на проезд, чтобы не попасть под санкции.

Командировка во время отпуска

Отзываем сотрудника из отпуска

Вызвать сотрудника из отпуска и направить в командировку можно только с его  согласия (ст. 125 ТК РФ). Прервать таким образом можно только ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск по уходу за ребенком. 

Сотрудник может отказаться и с чистой совестью отдыхать дальше. Это его право, поэтому штрафовать или грозить увольнением ни в коем случае нельзя.

Но даже если обстоятельства экстренные, а сотрудник согласен, прервать отпуск можно не всегда. Нельзя отзывать из отпуска работников:

• несовершеннолетних;
• работников вредных или опасных производств;
• беременных.

Чтобы прервать отпуск, руководитель составляет приказ об отзыве сотрудника и запрашивает его согласие на это.

Пересчитываем отпускные

Отпускные сотруднику выплачивают за 3 дня до начала отпуска. Если он прерван, сотрудник часть отпускных возвращает. Вернуть их можно одним из трёх способов:

1. Принять наличными через кассу.
2. Вычесть из зарплаты.
3. Учесть в командировочных расходах.

Работник сам решает, какой вариант ему больше подходит.

Рассчитать командировочные и отпускные за 3 минуты

Решаем, как быть с неизрасходованными днями отпуска

Остаток отпуска сотрудник может использовать в любое время в течение рабочего года: хоть сразу после командировки, хоть присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска зафиксируйте в графике отпусков.

Дополнительно корректируется личная карточка и табель рабочего времени.

Далее оформляйте командировку по классическому сценарию: составьте приказ и выплатите суточные, деньги на дорогу и проживание.

Компенсируем расходы на проезд

Если в отпуске сотрудник находился в другом городе, то при отправке в командировку  в его пути будет не два пункта, а больше. Заглянем в письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546, чтобы решить, как оплачивать проезд в каждом случае.

Вариант 1. Работник решил отгулять оставшийся отпуск сразу после командировки 

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Прага — Екатеринбург». Работодатель обязан оплатить перелет из Праги в Москву, а дальше работник платит за себя сам. Конечно, компания может оплатить сотруднику дорогу в Прагу как обратный билет, но нельзя учесть это в расходах для расчёта прибыли. Кроме того, с выплаты придётся удержать НДФЛ и страховые взносы.

В этом случае желательно не оформлять перелет «Прага — Москва — Прага» одним билетом. Чтобы учесть перелет «Прага — Москва» в расходах, понадобится выделить его стоимость и обосновать её налоговой. С этим поможет компания, в которой покупали билеты.

Вариант 2. Сотрудник из места командировки возвращается в место работы

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Екатеринбург». Все расходы на проезд работодатель может возместить и учесть в расходах. Выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Выплачиваем суточные и принимаем авансовый отчёт

Когда после командировки сотрудник не возвращается на работу, а отправляется в отпуск, днём завершения командировки считается последний день перед отпуском. Суточные выплачиваются по этот день, а дни в дальнейших переездах не оплачиваются.

Авансовый отчет можно сдать после возвращения из отпуска. На его сдачу дается три рабочих дня сотрудника. Отсчет начинается с дня, в который он возвращается на работу (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отпуск во время командировки

Оформляем отпуск

Случается, что отпуск совмещается с командировкой. Это нормальная ситуация: даже за неделю может случиться что-то, что заставит сотрудника отлучиться.

Оформлять внезапный оплачиваемый отпуск опасно. Работодатель обязан выплатить отпускные за три дня до начала отпуска. Исключений из этого правила нет, а за нарушение положен штраф. Поэтому, если сотрудник просится в оплачиваемый отпуск, а трёх дней на выплату отпускных нет, лучше оформить отпуск без сохранения зарплаты (ст. 136 ТК РФ).

Работник не может уйти в отпуск самовольно, работодатель должен дать на это согласие. Но отказать в отпуске за свой счёт нельзя, если работник:

• участник ВОВ;
• пенсионер;
• инвалид;
• супруг или родитель военнослужащего, пожарника, работника СИЗО и т.п.
• отбывает по предусмотренным ТК РФ или коллективному договору обстоятельствам: свадьба, рождение ребенка, смерть родственника (ст. 128 ТК РФ).

Отпуск оформляется как обычно, а командировку прерывают приказом, в котором прописаны конкретные сроки прерывания. После отпуска командировка возобновляется.

Считаем, что можно учесть в расходах

Бухгалтер рассчитывает суточные за фактические дни командировки до и после отпуска. Если отпуск оплачиваемый, дополнительно считает отпускные. Платить суточные и компенсировать расходы на время пути в отпуск, отпуска и возвращения в командировку не нужно, так как сотрудник в этот период не занят работой.

Путь работника в этой ситуации включает сразу четыре переезда (четыре билета): «Екатеринбург — Москва — Прага — Москва — Екатеринбург». Работодателю не обязательно компенсировать все. Нужно возместить переезд из Екатеринбурга в Москву и обратно — эти затраты можно учесть в расходах по прибыли и не удерживать с выплаты НДФЛ и страховые взносы. 

За поездку в Прагу работник платит сам. Можно компенсировать, но тогда нельзя учесть в расходах: придется платить все налоги. Об этом говорится в том же письме Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546.

После командировки в отпуск

Работник может остаться в отпуске сразу после командировки, не возвращаясь на рабочее место. Это не запрещено законом. Но, как и в предыдущем случае, не стоит забывать выплачивать отпускные за три дня до начала отдыха.

Возможны два варианта отпуска после командировки: отпуск в другом городе или стране и отпуск в городе командировки. Разница кажется существенной, ведь во втором случае работник возвращается на работу из города, в котором выполнял трудовые обязанности. Но давайте посмотрим, что по этому поводу говорит Минфин (письмо от 25.06.2019 № 03-04-06/46418).

Вариант 1. Работник отправляется из места командировки в другой город или страну, а уже оттуда возвращается на место работы

Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Прага — Екатеринбург» и включает три переезда. 

Работодатель обязан оплатить только один билет — от Екатеринбурга до Москвы. Его стоимость можно включить в расходы. Он не признается выгодой сотрудника, поэтому НДФЛ и взносы с него не удерживаются.

Следующие два билета — до места отпуска и обратно к месту работу — оплачивает сотрудник. Если работодатель захочет их компенсировать, то сформирует работнику экономическую выгоду. С неё придётся удержать НДФЛ и взносы. Такую компенсацию нельзя учесть в расходах организации.

Последним днём командировки считается последний день перед отпуском. Со следующего дня оплачивать и компенсировать расходы сотрудника не нужно.

Бесплатно сдать отчётность за сотрудников через интернет

Вариант 2. Работник проводит отпуск в месте командировки и оттуда же возвращается на работу

Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург».

День окончания командировки — это последний день перед отпуском, поэтому платить суточные и компенсировать дальнейшие расходы работодатель не обязан. Из этого следует и то, что сотрудник возвращается домой из отпуска, а не из командировки. Дополнительно это подтверждается приказом об отпуске и тем, что дата окончания командировки и обратного билета не совпадают.

Работодатель не должен оплачивать обратный проезд работника. А если всё-таки компенсирует, то не сможет учесть это как компенсацию командировочных расходов сотрудника. Дополнительно со стоимости билета придется удержать НДФЛ и доначислить страховые взносы, так как он признаётся экономической выгодой работника.

Чтобы не возникло проблем с налоговой, рекомендуем не оформлять переезд одним билетом, даже если вы решили компенсировать сотруднику затраты. Выделить путь до командировки из общей стоимости будет проблематично: придётся обращаться в компанию, которая продала билет.

После отпуска в командировку

Работника можно направить в командировку сразу после отпуска, не дожидаясь его возвращения на рабочее место. За счёт этого можно сэкономить. Допустим, сотрудник отдыхал в Праге, а в командировку ему нужно в Берлин. Добраться из Праги до Берлина гораздо дешевле, чем из Екатеринбурга.

Эта ситуация самая простая: нет никаких нюансов оформления документов. Отпуск заканчивается стандартно, а затем работник отправляется в командировку. 

Проблема состоит в том, что билет приобретается по месту отпуска сотрудника, а не по месту работы. К тому же, оплатив работнику путь «Прага — Берлин — Екатеринбург», работодатель оплачивает его возвращение из отпуска. Можно ли учитывать это в расходах? 

Когда сразу после окончания отпуска сотрудник отправляется в командировку, её первым днём считается день, следующий за последним днём в приказе об отпуске. Работодатель должен заранее перечислить сотруднику аванс на оплату проезда, жилья и суточные.

Билеты на проезд от места отдыха до места командировки и обратно до работы не облагаются НДФЛ и взносами и учитываются в расходах как компенсация командировочных расходов (письмо Минфина от 09.11.2018 № 03-04-06/80946).

Совмещение командировки и отпуска — частая ситуация. Чтобы не запутаться и в будущем не переплачивать по налогу на прибыль, следуйте нормам НК РФ. Для удобства — схема.

Елизавета Кобрина, экономист, редактор-эксперт

инструкция для бухгалтера с документами

Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.

Кого нельзя направить в командировку

В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.

Однако, существуют категории граждан, для которых служебная командировка либо вообще запрещена, либо требует получения от них письменного согласия.

Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:

• Женщин, с которыми заключен трудовой контракт, ожидающих появления ребенка.
• Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
• Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.

Определенные категории граждан можно оправлять командировки, но у них предварительно в обязательном порядке необходимо запросить в письменной форме их согласие на это.

К ним относятся:

• Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
• Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
• Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
• Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
• Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.

Важно! Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников , запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.

Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.

Положения закона запрещают в этот период оформлять ему отпуск за свой счет или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.

Длительность служебных поездок

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

Документы для командировки

Обязательные

С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:

• Приказ или распоряжение работодателя — основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
• Авансовый отчет — документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.

Дополнительные документы

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

• Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
• Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
• Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
• Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
• Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

См. Как оформит служебное задание на командировку, скачать бланк.

Как оформить командировку сотрудника в 2021 году: инструкция для бухгалтера

Шаг 1. Составить приказ на командировку

Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.

Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.

Приказ на командировку в 2018 году образец скачать

Работник, на которого составлен приказ, знакомится с ним и ставит свою подпись.

Внимание! Если для командировки используется свой транспорт, то это нужно включить в имеющийся приказ, либо выпустить дополнительное распоряжение.

Шаг 2. Выдать деньги подотчет

При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.

Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.

Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.

При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.

Внимание! Если требуется оформление командировки за границу, то суточные за дни, когда работник будет находиться в России выдаются в рублях, а за дни пребывания на территории иностранного государства — в его валюте.

См. подробнее – Суточные при загранкомандировках – нормы и учет.

Шаг 3. Составить командировочное удостоверение (если нужно)

Если данный шаг указан в локальных нормативных актах, то когда выполняется оформление командировки нужно составить командировочное удостоверение. В зависимости от того, какой бланк применяется в компании, он также может включать в себя отчет о произведенной работе, расчет суточных, задание работнику на поездку.

Командировочное удостоверение в 2018 году бланк скачать бесплатно

Необходимость составлять журнал отбывающих в командировку также отменена. Фирмы могут продолжать его использовать по своему усмотрению. Но предварительно им необходимо закрепить форму журнала.

Как правило, в журнал включаются следующие сведения:

• Личные данные о работнике;
• Наименование компании, в которую он отбывает;
• Название населенного пункта;
• Даты отбытия и прибытия;
• Отметка о получении отчета бухгалтерией.

Внимание! В командировочном удостоверении есть место для проставления печатей принимающей стороны. Но их наличие теперь не является обязательным в документе, так как документ не является обязательным.

Шаг 4. Оформить и сдать авансовый отчет

В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.

Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.

К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:

• Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке — счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
• Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно — билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
• Документы, подтверждающие найм такси — чеки, билеты, бланки.
• Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт — путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
• Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
• Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).

Как оформить авансовый отчет, скачать бланк

Внимание! При передаче авансового отчета в бухгалтерию, бухгалтер делает отметку на отрывном корешке и передает его работнику. Это необходимо для подтверждения факта передачи сотрудником документов в бухгалтерию.

Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они остались)

Если по возвращении из поездки у сотрудника остались денежные средства, он должен вернуть их в кассу в срок 3 дней с момента оформления им авансового отчета. Для этой операции предусмотрен приходный кассовый ордер.

Как оформить приходный кассовый ордер, скачать бланк

По закону, работодатель имеет право удержать эту сумму из зарплаты работника, но только в том случае, если еще не прошел месяц с момента завершения срока для добровольного возврата. Когда месяц прошел, то произвести удержание возможно только путем оформления судебного решения.

Работник также может добровольно согласиться на удержание долга из зарплаты. Для этого ему необходимо написать заявление. На основании этого документа создается приказ на удержание. Нужно помнить, что сумма удержанных средств не может превышать 20% от начисленной за этот месяц зарплаты.

Шаг 6. Компенсировать перерасход средств работником (если необходимо)

Может возникнуть ситуация, что работник во время поездки израсходовал больше денежных средств, чем ему выдавалось. В этом случае нужно, в первую очередь, выполнить проверку его авансового отчета. Если траты были обоснованы, то они подлежат компенсации путем выдачи денежных средств из кассы по расходному кассовому ордеру.

Как оформить расходный кассовый ордер, скачать бланк

Чтобы определить обоснованность перерасхода, необходимо изучить:

• Были ли затраты произведены по неотложным причинам;
• Есть ли документы на данные затраты, и оформлены ли они верно;
• Правильность написания авансового отчета.

Внимание! Произвести выдачу излишних сумм нужно в срок трех дней с факта передачи отчета. Иначе у работника есть право обратиться в суд, чтобы произвести взыскание с работодателя не только данных сумм, но и процентов за их использование.

Если организация не имеет возможности погасить всю сумму целиком, то желательно оформит график погашения, который должен быть подписан обеими сторонами.

Можно ли отправить сотрудника в выходной день

Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.

Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником — чтобы выполнить оформление командировки в выходной день, необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня — этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.

Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

Закон определяет, что ежегодный оплачиваемый отпуск — это такой период, во время которого сотрудник полностью освобожден от исполнения своих обязанностей. И если у работодателя возникает необходимость произвести оформление командировки в тот период, когда работник на отдыхе, нужно произвести отзыв его из отпуска.

Во время выполнения этой процедуры нужно учитывать, что по ТК существуют типы работников, которых отзывать категорически нельзя. Кроме этого, в обязательном порядке сотрудник должен подписать письменное согласие на отзыв.

Если все же возникла необходимость отозвать работника с целью отправления в поездку, нужно выполнить следующее:

• Оформить приказ, который произведет отзыв работника из отпуска;
• На приказе работник должен дать письменное согласие путем проставления в графе слов «Не возражаю».
• Оформить приказ о направлении в командировку.
• Выдать суточные и другие средства на покрытие расходов.

Также нужно учесть, что отзыв из отпуска требует обязательного внесения поправок в график отпусков. Поэтому, важно с работником сразу обсудить, в какое время он возьмет оставшиеся не использованные дни. Если он желает уйти в ежегодный отпуск сразу при возвращении из поездки, это нужно будет оформить снова.

Внимание! Еще один важный момент, о котором нельзя забывать — пересчет отпускных. Это можно не выполнять, если работник хочет взять дни отдыха сразу при возвращении, и эти дни входят в текущий месяц. Иначе лишнюю сумму нужно будет вернуть в кассу, либо зачесть ее в счет суточных либо будущих отпускных.

Командировка: оформление документов, подтверждение расходов

Каждый бухгалтер не понаслышке знает, что значит отправить работника в командировку. Хлопоты, хлопоты, хлопоты… Надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д. И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись. Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, командировочное удостоверение, авансовый отчет. Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контролеров. И вот недавно в Интернете появились письма Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291 и Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1, в которых чиновники как раз рассказали о том, какие документы понадобятся при оформлении работника в командировку. Мы предлагаем вам ознакомиться с содержанием этих писем.

Перед отъездом сотрудника в командировку оформите служебное задание, приказ и командировочное удостоверение

До 1 января 2013 года документы для направления работника в командировку оформлялись по унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сегодня это постановление продолжает действовать. Но брать из него формы уже не обязательно – «первичку» теперь организации могут разрабатывать самостоятельно или дорабатывать с помощью компьютера формы Госкомстата с учетом своих потребностей.
Далее для удобства мы будет ссылаться на утвержденные Госкомстатом формы. А вы уже сами решайте, использовать именно их или разработать свои.

Итак, самый первый документ, который нужно оформить для командировки, – служебное задание (форма № Т-10а). Это документ, в котором кратко изложены планы на будущую командировку. И составляется он в два этапа. Еще до командировки в него записывают должность и ФИО командированного работника, место назначения, даты отправления и возвращения, а также цель командировки (заключить контракт, провести семинар, проинспектировать подразделение и т. д.).

А уже после возвращения в этом же служебном задании нужно будет написать отчет о выполнении задания.
На основании составленного таким образом служебного задания руководитель организации издает приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9а). В нем так же, как и в служебном задании, указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Ну и еще один важный документ – это командировочное удостоверение (форма № Т-10). По прибытии в место назначения на этом документе работник должен будет поставить отметку о времени прибытия и выбытия. И благодаря этому компания в дальнейшем сможет списать расходы на командировку. Кстати, при зарубежных поездках число дней командировки можно посчитать по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы. Так что при загранкомандировках выписать командировочное удостоверение не нужно (кроме командировок в страны СНГ, при поездках в которые отметки в паспорте не ставятся).

Совет. Как оформить командировочное удостоверение, если пунктов назначения несколько
Нередко сотрудник командируется в несколько точек назначения. Например, приезжает сначала в одно место, а затем, не возвращаясь в родной город, едет сразу по другому адресу, чтобы не терять времени. Такой подход вполне законен. Но бухгалтерия может столкнуться с определенными сложностями. Ведь в действующей форме командировочного удостоверения (№ Т-10) указан только один пункт назначения.
Решить проблему можно двумя способами. Первый – выписать несколько командировочных удостоверений, в каждом из которых указать свой пункт назначения. И второй – доработать на компьютере форму № Т-10, предусмотрев в ней несколько пунктов назначения (см. образец). Тогда достаточно будет выписать только одно удостоверение. Возможность доработки формы № Т-10 под нужды организации Минтруд подтвердил в письме от 14.02.2013 № 14-2-291.

Факт выезда сотрудника в командировку зафиксируйте в специальном журнале и табеле учета рабочего времени

Как только сотрудник уедет в командировку, этот факт нужно зафиксировать в специальных документах. Ведь, например, за дни командировки выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). И бухгалтерия должна знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.

Прежде всего факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в журнале учета командированных сотрудников. Форма этого документа установлена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. И заполнить его несложно. В нем указываются ФИО сотрудника, реквизиты командировочного удостоверения, наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

А вот дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами – К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).

После возвращения сотрудника получите от него документы, подтверждающие расходы

После того как работник вернулся из командировки, он должен, как мы уже сказали ранее, дополнить служебное задание отчетом о проделанной работе. И составить вместе с бухгалтером авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки.

К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет вместе со служебным заданием и командировочным удостоверением. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Обратите внимание!
1. Перед тем как направить сотрудника в командировку, оформите служебное задание, приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение. 2. Формы можно взять из приказа Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или разработать свои.
3. Факт выбытия из командировки нужно зафиксировать в журнале учета командированных сотрудников и табеле учета рабочего времени.
4. После возвращения из командировки работник с помощью бухгалтера составляет авансовый отчет, прикладывает к нему чеки, квитанции и другие документы, подтверждающие расходы на командировку, а также служебное задание и командировочное удостоверение.

Июнь 2013 г.

Документы по теме:

Сотрудникам

I Больничный лист.

1. При открытии в медучреждении листка нетрудоспособности (больничного) сотруднику Института необходимо в тот же день сообщить об этом заведующему отделом и табельщику. При их отсутствии – в отдел кадров или бухгалтерию.

2. При оформлении больничного листа обратить внимание врача на то, что место работы сотрудника должно быть указано так: ИМЛИ РАН. При всех других формулировках больничный лист будет считаться недействительным и не может быть оплачен.

3. При закрытии листа нетрудоспособности необходимо незамедлительно сдать его в отдел кадров в день выписки на работу.

4. Больничный лист принимается в отдел кадров только в надлежащем виде (он должен быть правильно оформлен, его нельзя складывать).

II Аттестация

В июне 2013 года будет проходить очередная переаттестация научных сотрудников. Заведующим отделам необходимо:

1. Составить список сотрудников, подлежащих аттестации, согласно Положению об аттестации.

2. Под роспись ознакомить этих сотрудников с Положением об аттестации.

3. Подготовить на каждого сотрудника отзыв о научной деятельности (характеристику) и список трудов за последние 5 лет (2008-2012 г.г.)

4. Список трудов подписывается сотрудником и заверяется у Ученого секретаря Алиевой А.И. Отзыв подписывается заведующим отделом и самим сотрудником.

5. Своевременно, до 15 мая, предоставить данные о научной деятельности сотрудников, подлежащих аттестации, в отдел кадров.

III Ведение табеля учета рабочего времени

В связи с переходом в во второй половине года на электронные больничные листы, а также в связи с участившимися проверками со стороны Федеральной социальной службы на табельщика возлагается ответственность за достоверное заполнение табеля: своевременное указание в табели командировок сотрудников и больничных листов, отпусков.

Табель является первичным документом для расчета заработной платы и исправления в нем не допускаются. Исправленный табель к расчету не принимается, и сотрудник не сможет своевременно получить зарплату.

Командировочные дни оплачиваются по среднему заработку.

С табельщиками будет заключено дополнительное соглашение к основному трудовому договору с расширением должностных обязанностей и установлением надбавки за ведение табеля (в зависимости от количества сотрудников в отделе).

Для правильного оформления табеля убедительная просьба табельщикам обзванивать своих сотрудников с целью установления их местонахождения и сверять эти сведения в отделе кадров.

IV Командировка

Для оформления командировки необходимо не позже чем за 2 недели с начала командировки собрать пакет документов:

1. Заведующий отделом составляет служебную записку в Дирекцию с просьбой отправить сотрудника в командировку, визирует ее у куратора Отдела.

2.Сотрудник берет в отделе кадров служебное задание (форма Т-10а). Подробно заполняет бланк с двух сторон, подписывает сам сотрудник, заведующий отделом и зам.директора.

3.К служебному заданию прикладывается приглашение учреждения, проводящего конференцию и программа конференции, где названа тема доклада сотрудника ИМЛИ.

4.Даты командировки должны соответствовать датам проведения конференции + дни проезда.

5.К комплекту документов, оформляемых при отъезде в командировку, представляется заявление командируемого о том, что выходные и праздничные дни, выпадающие на время командировки, он будет использовать для отдыха.

6. При предъявлении документов в отдел кадров необходимо уже иметь приобретенные билеты для точного оформления приказа.

После оформления всех документов они сдаются в отдел кадров.

Документы должны иметь построчный перевод на русский язык в печатном виде.

Документы по загранкомандировкам сдаются в международный отдел

После издания приказа о командировке сотрудник знакомится и

подписывает его.

Сотрудник получает командировочное удостоверение (если командировка по России), делает по месту пребывания отметки (прибыл-убыл).

По возвращению из командировки сотрудник обязан в течение трех дней прийти в Институт и отчитаться в проделанной работе в отделе кадров и бухгалтерии, имея при себе все документы, связанные с командировкой.

Оформление командировки | Карьера КФУ

Согласование служебной командировки работника производится только посредством автоматизации через личный кабинет ИАС «Электронный университет».

1. Командируемый работник заполняет форму «Представление в приказ» в своем личном кабинете ИАС «Электронный университет» во вкладке «Мой кабинет» в разделе «КОМАНДИРОВКИ», в соответствии с руководством пользователя по работе в модуле «Командировки», размещенным в разделе «Документация» в личном кабинете ИАС «Электронный университет». Поля формы являются обязательными для заполнения.
2. «Представление в приказ» направляется на последовательное согласование  в структурные подразделения  КФУ.
3. Сотрудник УК  доводит до сведения командируемого работника посредством корпоративной электронной почты информацию об успешном согласовании и подписании документов по его командированию. 
4. Сотрудник УК (Орлова Лиана Ринатовна, главное здание, каб. 130, тел. 233-71-10) передает подписанный бланк «Представление в приказ» в Департамент бухгалтерского учета и отчетности КФУ для осуществления выплат.
5. Работник в течение трех рабочих дней после возвращения предоставляет отчет о командировке Мутыгуллиной Гузель Ильдусовне (каб. 135), что включает в себя документы, подтверждающие произведенные расходы по командированию.

(!) В случае если командируемый является работником обособленного структурного подразделения, ему необходимо получить «Представление в приказ» у сотрудника УК для передачи его ответственному лицу, отвечающему за осуществление денежных выплат в обособленном структурном подразделении КФУ.

(!) Категорически запрещается работникам КФУ осуществлять служебные поездки без  оформления командирования надлежащим образом.

С более подробной информацией об организации командировки Вы можете ознакомиться здесь.

Деловые поездки во время политики пандемии COVID-19

Примечание редактора: эта политика соответствует руководству CDC по поездкам по состоянию на 16 апреля 2021 года. Работодатели должны регулярно проверять CDC на предмет изменений в рекомендациях. и обновлять свою политику по мере необходимости.

Поскольку сотрудники [Название компании] начинают чаще ездить по служебным делам, необходимо соблюдать рекомендации Центров по контролю и профилактике заболеваний (CDC), связанные с коронавирусом, чтобы снизить распространение инфекций COVID-19.[Название компании] ожидает, что все сотрудники будут придерживаться этой политики во время поездок по служебным делам компании и быть в курсе изменений этой политики по мере развития рекомендаций CDC.

Хотя [название компании] не требует обязательной вакцинации наших сотрудников, индивидуальный статус вакцинации может потребовать принятия мер предосторожности до и после поездки перед бронированием любой поездки. Неспособность подготовиться и принять эти меры предосторожности будет нарушением этой политики.

Общие меры предосторожности

По приказу CDC все путешественники должны носить маски на всех самолетах, автобусах, поездах и других видах общественного транспорта при поездках в, в пределах или из Соединенных Штатов и в США.S. транспортные узлы, такие как аэропорты и вокзалы. Сюда входят полностью вакцинированные лица.

[Название компании] также следует рекомендациям CDC, ожидая от сотрудников избегать скопления людей, находиться на расстоянии не менее 6 футов от других, часто мыть руки и самостоятельно контролировать признаки болезни во время путешествий.

Статус полной вакцинации

Люди считаются полностью вакцинированными:

• Через две недели после получения второй дозы из двухдозовой серии, такой как вакцины Pfizer или Moderna.
• ИЛИ через две недели после получения однократной вакцины, такой как вакцина Джонсон и Джонсон Янссен.

Если вы не соответствуете ни одному из этих требований, вы не прошли полную вакцинацию.

Требования к тестированию и карантину до и после поездки

В соответствии с тем, что [Название компании] полагается на рекомендации CDC для обеспечения безопасности наших сотрудников, все сотрудники должны соблюдать следующие меры предосторожности от COVID-19 в отношении их вакцинации статус:

Полностью вакцинирован, внутренние поездки (в пределах США или в U.Южная территория)

• Сотрудникам не нужно проходить тест на COVID-19 до или после внутренних поездок, если только тестирование не требуется местными, государственными или территориальными органами здравоохранения.
• Сотрудникам не нужно проходить карантин после внутренних поездок.

Полностью вакцинированные, международные поездки

• Сотрудникам не нужно проходить тестирование перед отъездом из США, за исключением случаев, когда этого требует страна назначения. Сотрудники должны определить такие требования перед поездкой.
• Сотрудникам не нужно проходить карантин в США после международных поездок.
• Некоторые направления могут потребовать от путешественников помещения на карантин по прибытии, что, вероятно, сделает краткосрочную поездку в этот пункт назначения ненужной. Сотрудники должны определить и оценить такие требования до бронирования поездки.
• Сотрудники, прибывающие в Соединенные Штаты из-за границы, должны иметь отрицательный результат теста на COVID-19 или документацию о выздоровлении от COVID-19 перед посадкой на рейс в Соединенные Штаты.Убедитесь, что вы сможете пройти тестирование в пункте назначения, прежде чем вернуться в Соединенные Штаты. Сохраните копию результата теста при себе во время поездки на случай, если вас попросят об этом. Проверьте и соблюдайте требования к тестированию в пункте назначения — могут потребоваться тесты определенного типа.
• Сотрудники, прибывающие в США, должны пройти тест на COVID-19 через три-пять дней после поездки, независимо от статуса вакцинации.

Невакцинированные, внутренние поездки (в пределах США или в U.Южная территория)

• Сотрудники должны пройти тест на COVID-19 за один-три дня до поездки. Отрицательный результат теста требуется до начала поездки.
• Сотрудники могут:
• Пройти тест на COVID-19 через три-пять дней после поездки. и находятся на карантине в течение семи дней.
• ИЛИ не тестировать на COVID-19 и не помещать в карантин на 10 дней.

Невакцинированные, международные поездки

Поскольку CDC рекомендует, чтобы непривитые лица не выезжали за границу в настоящее время, сотрудникам с таким статусом вакцинации потребуется специальное разрешение своего руководителя перед бронированием поездки.

• Сотрудники должны пройти тест на COVID-19 за один-три дня до поездки. Отрицательный результат теста требуется до начала поездки.
• Сотрудники могут:
• Пройти тест на COVID-19 через три-пять дней после поездки. и находятся на карантине в течение 7 дней.
• ИЛИ не тестировать на COVID-19 и не помещать в карантин на 10 дней.
• Некоторые направления могут потребовать от путешественников помещения на карантин по прибытии, что, вероятно, сделает краткосрочную поездку в этот пункт назначения ненужной.Сотрудники должны определить и оценить такие требования до бронирования поездки.
• Сотрудники, прибывающие в Соединенные Штаты из-за границы, должны иметь отрицательный результат теста на COVID-19 или документацию о выздоровлении от COVID-19 перед посадкой на рейс в Соединенные Штаты. Убедитесь, что вы сможете пройти тестирование в пункте назначения до вашего возвращения в Соединенные Штаты. Сохраните копию результата теста при себе во время поездки на случай, если вас попросят об этом. Проверьте и соблюдайте требования к тестированию в пункте назначения — могут потребоваться тесты определенного типа.
• Сотрудники, прибывающие в США, должны пройти тест на COVID-19 через три-пять дней после поездки, независимо от статуса вакцинации.

Положительный результат теста / развитие симптомов

Если у сотрудников обнаружены положительные результаты теста на COVID-19 или у них появятся симптомы до, во время или сразу после поездки, они должны изолироваться и следовать рекомендациям общественного здравоохранения. Сотрудники не должны путешествовать и должны как можно скорее связаться со своим менеджером и / или HR для получения дальнейших указаний.

Pay

Во время карантина

Любые сотрудники, подлежащие карантину после поездки, должны иметь возможность работать удаленно во время карантина или использовать заранее утвержденный оплачиваемый отпуск (отпуск и т.) пока не альтернативные договоренности согласовываются заранее с их руководителем. Сотрудникам, не имеющим возможности работать удаленно из-за своих обычных должностных обязанностей и / или потребностей в жилье, потребуется специальное разрешение от своего менеджера для поездок по служебным делам компании.

Во время изоляции / восстановления

Любой сотрудник, изолирующий после положительного результата теста на COVID-19 или выздоравливающий от симптомов COVID-19, будет получать оплату в соответствии с [ вставьте название оплачиваемого больного, связанного с коронавирусом] [Название компании] политика отпусков, требования штата или другой применимый оплачиваемый отпуск ].

Ресурсы

Международные

CDC COVID-19 Рекомендации по путешествиям по пунктам назначения

Внутренние

Планировщик поездок CDC

По любым вопросам обращайтесь в отдел кадров.

Как составить корпоративную политику в отношении поездок?

Как спрогнозировать свой бюджет

Использование данных о поведении путешественников и предыдущих расходах является ключом к созданию интеллектуальных прогнозов для вашего годового бюджета расходов.Разные сотрудники будут ездить по-разному, в разные места и с разной частотой. Однако, имея данные о средней стоимости перелета за милю, а также о ночлегах в отеле, средних расходах на питание и наземный транспорт, вы сможете точно спрогнозировать и предвидеть свой бюджет расходов на год вперед.

Установка лимитов расходов

По большей части, бизнес-путешественники хотят делать то, что правильно для их компании, и многие компании считают, что предоставление сотрудникам контроля над своими расходами на самом деле может сократить перерасход.Найдите золотую середину, предоставив сотрудникам контроль при установлении ключевых ограничений.

Например, расходы на питание могут быть установлены как общие суточные, давая сотруднику возможность выбрать, сколько индивидуально потратить на завтрак, обед и ужин.

Когда дело доходит до бронирования жилья, предоставьте сотрудникам возможность выбора стандартного номера в любом отеле определенного звездного рейтинга или максимальной цены за ночь.

Что касается наземного транспорта, корпоративная политика в отношении поездок должна четко рекомендовать сотрудникам выбирать наиболее экономичный метод с учетом времени в пути.Большинство бизнес-путешественников согласятся, что им будет разрешено летать эконом-классом в ближнемагистральных поездках.

Претензии на покрытие расходов на обслуживание

Важно, чтобы у деловых путешественников был четко определенный метод возврата своих расходов. Попросите их заполнить отчет о расходах с указанием даты, суммы, категории, местоположения и деловой цели их претензии — и решить, хотите ли вы, чтобы они подавали квитанции обо всех своих расходах или только о расходах, превышающих определенную сумму.

Дайте вашим сотрудникам временные рамки для представления расходов — это поможет вашему бизнесу поддерживать стабильный и точный денежный поток.Точно так же дайте им знать, когда они могут ожидать, что деньги будут возвращены на их счета. В зависимости от потраченной суммы было бы неплохо уточнить, кто будет утверждать их расходы в каждом конкретном случае.

Настройка ваших руководств и процедур

Нет единой корпоративной туристической политики. Если ваша политика не соответствует характеру вашей организации, она вряд ли когда-либо оправдает ожидания заинтересованных сторон. По сути, ваша политика и процедуры в отношении поездок должны быть адаптированы к культуре вашего бизнеса и быть гибкими с учетом потребностей ваших сотрудников, отрасли и экономики.Их также необходимо широко распространять и понимать.

Ваши руководящие принципы и процедуры помогут вашим деловым путешественникам принимать решения в рамках корпоративной политики в отношении поездок. Они должны включать процедуры для всех заказов — в конце концов, важно, чтобы сотрудники четко понимали, чего от них ждут на каждом этапе их деловой поездки.

Также может потребоваться включить раздел о последствиях несоблюдения установленных правил и процедур.

С учетом процедур охраны и безопасности

Безопасность и благополучие сотрудников должны быть в центре каждой корпоративной политики в отношении поездок. Пока они совершают деловые поездки, ответственность за ваших сотрудников лежит на вас, поэтому крайне важно, чтобы в вашей политике были предусмотрены процедуры, которые могут умело реагировать на личный риск, суровые погодные условия или политические волнения в другой стране.

Подчеркните, насколько важно, чтобы ваши сотрудники прочитали ваш корпоративный документ о политике в отношении поездок, для их собственной безопасности, и поясните, что им нужно делать в чрезвычайной ситуации и к кому обращаться.Если ваши сотрудники регулярно вылетают в страны с повышенным риском, организуйте дополнительное обучение по вопросам безопасности в поездках. Мы тесно сотрудничаем с International SOS, чтобы предложить расширенную медицинскую помощь и помощь в области безопасности, а также обеспечить безопасность ваших сотрудников в дороге.

Узнайте, как еще мы поддержим ваших сотрудников на каждом этапе их жизненного пути.

Распространение политики командировок среди сотрудников

После того, как вы напишете свою корпоративную политику в отношении поездок, вам необходимо убедиться, что ваши сотрудники ее прочитали и поняли.Независимо от того, решите ли вы доставить политику в печатном виде, через интранет или по электронной почте, есть несколько общих способов обеспечить ее максимально эффективное распространение.

Другие публикации

Что нужно знать

Джон:

Добро пожаловать и благодарим вас за то, что вы присоединились к телефонному форуму Налоговой службы по теме «Компенсация командировок и надбавок».

Меня зовут Джон Дарр, я работаю налоговым агентом Федерального, государственного и местного управления IRS.В течение следующих 60 минут мы обсудим важную информацию о политике возмещения командировок, которую вам необходимо знать. Со мной сегодня для этого обсуждения Венди Спилман, также агент по доходам федерального правительства и местных органов власти.

Венди:

Спасибо, Джон, и добрый день, дамы и господа. Нам часто задают вопрос, как определить, какие надбавки и компенсации подлежат налогообложению.

Сегодня мы обсудим несколько общих платежей, которые мы часто наблюдаем при проведении аудиторских проверок, и правильную обработку этих платежей.

Наша цель сегодня — помочь вам разобраться в вопросах, связанных с выплатой надбавок и различных возмещений, а также с надлежащим налоговым режимом. Покроем:

• Дополнительное вознаграждение члену совета директоров
• Надбавки на командировки сотрудникам
• Персональные автомобильные Пособия для сотрудников,
• Компенсация прочих путевых расходов

Джон:

Вы должны знать, что эта презентация не является официальным руководством по вашим конкретным вопросам.Мы предоставляем общее руководство , чтобы помочь государственным учреждениям понять порядок налогообложения различных платежей.

Мы получили от аудитории ряд очень хороших вопросов, которые мы будем обсуждать, но мы понимаем, что каждая проблема уникальна и должна рассматриваться в индивидуальном порядке. Если у вас есть конкретный вопрос, перейдите на IRS.GOV и введите поиск по ключевому слову «Информационный бюллетень FSLG».

Для каждого штата есть список специалистов FSLG.Они готовы помочь ответить на ваш конкретный вопрос. Вы также можете запросить подписку на информационный бюллетень, чтобы быть в курсе последней информации по вопросам FSLG.

Венди:

Прежде чем мы начнем, просто небольшое напоминание. На ваших телефонных линиях отключен звук. Мы просим вас, если вы должны оставить нас на мгновение, не переводить телефон в режим ожидания, поскольку некоторые телефонные системы воспроизводят музыку, когда телефон находится в режиме ожидания.

А теперь приступим. Наша первая область — это компенсация, выплачиваемая членам совета директоров.Как правило, члены совета директоров и другие выборные должностные лица являются сотрудниками правительства, и их вознаграждение облагается налогом и указывается в форме W-2, как и другие сотрудники. Однако вознаграждение членам Совета директоров выплачивается разными способами.

Джон:

Верно Венди. Наиболее распространенный метод компенсации члену совета директоров — это сумма, выплачиваемая члену совета директоров за участие в заседаниях.

Избранным членам совета директоров или директорам часто выплачивается фиксированная сумма; скажем, 20 долларов на посещение регулярных и специальных заседаний совета директоров.Платежи не являются возмещением фактических расходов, но часто упоминаются как «суточные» или возмещение. Независимо от того, как они называются, выплаты являются компенсационными и облагаются налогом как заработная плата.

Венди:

Члены правления обычно получают компенсацию в виде других различных льгот. Мы собираемся обсудить несколько преимуществ, которые мы обычно видим.

Эти преимущества:

• Компенсация командировочных встреч
• Ночная поездка с компаньоном и
• Различные другие платежи, выходящие за рамки правил подотчетного плана

Джон:

Первое преимущество, которое мы обсудим, — это оплата заседаний членов совета директоров и возмещение транспортных расходов.Эта тема напрямую связана с вопросом, который мы получили сегодня от аудитории. Они спросили: «Облагается ли компенсация членам за их пробег на собрания совета директоров и / или комитетов, если они проводятся на месте?»

Ответ заключается в том, что поездка на работу определяется как поездка между домом и работой и считается личными расходами сотрудника. И поэтому, если государственное учреждение возмещает члену правления поездку на работу, это возмещение подлежит налогообложению члену правления и облагается налогом на трудоустройство.Венди, а что, если государственный служащий возьмет кого-нибудь с собой в командировку? Какие налоговые последствия это окажет, если таковые имеются?

Венди:

Это отличный вопрос.

Любые деньги, выплаченные или понесенные в отношении супруга, иждивенца или другого лица, сопровождающего сотрудника в деловой поездке, считаются налогооблагаемой дополнительной льготой. Однако есть и исключения.

Дополнительная льгота не подлежит налогообложению, если:

• Сопровождающее лицо — работник работодателя,
• Путешествие сопровождающего лица совершается с действительной деловой целью, или
• В противном случае командировочные расходы вычитались бы сопровождающим лицом

Термин другое физическое лицо не включает делового партнера с действительными командировочными расходами, которые в противном случае были бы действительными деловыми расходами.

Джон:

Верно, Венди, расходы также должны соответствовать обычным правилам дорожных расходов. Это означает, что присутствие человека должно иметь реальную деловую цель. На основании судебных решений присутствие супруга или другого попутчика в поездке должно быть необходимым, а не просто полезным для установления необходимой деловой цели.

Дополнительную информацию о возмещении дорожных расходов можно найти на веб-сайте FSLG по адресу http: // www.irs.gov/Government-Entities.

Венди, не могли бы вы начать обсуждение налогового режима платежей или возмещения, когда платеж выходит за рамки правил подотчетного плана?

Венди:

Конечно, Джон.

Давайте удостоверимся, что все мы в курсе того, что требует подотчетный план, изучив требования подотчетного плана и как работают возмещения по подотчетному плану.

Согласно плану подотчетности, надбавки или компенсации, выплачиваемые работникам за связанные с работой расходы, исключаются из заработной платы и не подлежат удержанию или отчетности.Политика вознаграждения или возмещения, которая не обязательно должна быть письменным планом, должна соответствовать трем требованиям , чтобы считаться подотчетным планом. Их:

• Расходы должны иметь деловую связь.
• Получатель несет ответственность за надлежащий учет в разумные сроки.
• Излишки возмещения или авансы должны быть возвращены в течение разумного периода времени.

Имейте в виду, что если требования подотчетного плана не выполняются, возмещение считается облагаемым налогом.

Еще один вопрос, который мы получили от аудитории, касается правил подотчетного плана. Они спросили: «Могут ли сотрудники получать компенсации или выплаты надбавок через чек поставщика и, следовательно, получать форму 1099, если сумма превышает 600 долларов? Или все возмещения и выплаты надбавок должны проходить через платежную ведомость?»

Это отличный вопрос. Мы часто обнаруживаем, что налогооблагаемые платежи, такие как компенсация за проезд, проезд супруга, а также деньги, возмещаемые вне рамок подотчетного плана возмещения, не сообщаются членам совета директоров в форме W-2 как доход.

В других случаях мы находим эти выплаты, указанные в форме 1099-MISC, как компенсация неработающим . Ни один из методов не является правильным способом сообщить о таких платежах. Помните, что налогооблагаемые платежи следует указывать как заработную плату.

Джон:

Итак, каковы правильные налогообложение и отчетность для этих типов компенсаций и надбавок? Как упоминалось ранее, избранные и назначенные государственные должностные лица обычно являются сотрудниками для целей удержания федерального подоходного налога и налога на занятость.

Когда эти должностные лица получают платежи за услуги или другие цели, которые не исключаются из дохода согласно налоговому законодательству, или из дохода, полученного в результате нарушения правил подотчетного плана, деньги подлежат удержанию федерального подоходного налога. Кроме того, деньги облагаются налогами на социальное обеспечение и медицинское обслуживание и отражаются в форме W-2.

Но, если возмещение осуществляется в соответствии с планом подотчетности и платеж представляет собой возмещение, которое не облагается налогом для работника в соответствии с действующим налоговым законодательством, вы можете возместить работнику, и не будет никакой отчетности ни по форме W2, ни по форме 1099.

Венди:

Помните, что командировочные платежи или возмещение сопутствующего члена совета директоров считаются доходом и должны быть указаны в форме W-2.

Если расходы на попутчика оплачены, а спутник не присутствует на встрече по уважительной деловой причине, сотрудник подлежит налогообложению дополнительной льготы.

Наконец, если платеж выходит за рамки вашего подотчетного плана, этот платеж считается налогооблагаемой выгодой.

Выплаты сотрудникам относятся к форме W-2, а не к форме 1099.

Джон:

Теперь, когда мы обсудили проблемы, влияющие на членов правления и других выборных должностных лиц, давайте обсудим некоторые общие проблемы, которые мы обнаруживаем в ходе наших аудитов государственных организаций, которые относятся к компенсациям и надбавкам, выплачиваемым сотрудникам, которые, как вы знаете, также включают члены правления и выборные должностные лица.

Государственные учреждения часто возмещают расходы на питание, поэтому давайте рассмотрим правила, касающиеся питания.

Общее правило — питание не включается в заработную плату работника IF предоставляется:

• На территории предприятия работодателя, И
• Они предназначены для удобства работодателя.

Первый тест «На территории предприятия работодателя» означает, что питание должно предоставляться либо в месте, где работник выполняет значительную часть своих обязанностей, ИЛИ в помещении, где работодатель выполняет значительную часть своих обязанностей. своего бизнеса.

Второй тест «Питание предоставляется для удобства работодателя» считается выполненным, если оно предоставляется по существенной «некомпенсирующей» причине; то есть цель не состоит в том, чтобы предоставить сотруднику дополнительную оплату или покрыть личные расходы сотрудника, но по деловым причинам предоставление питания в интересах работодателя.

Венди:

Помните, что обеды, предоставляемые для улучшения общего морального духа или доброй воли, или для привлечения потенциальных сотрудников, не предоставляются по существенной некомпенсирующей причине и, следовательно, облагаются налогом.

Сотрудники, получающие денежные надбавки или компенсации, обычно не имеют права на исключение в соответствии с разделом 119 Налогового кодекса.

Раздел 1.119 (a) (2) (ii) (a) Регламента IRS гласит: «Питание будет считаться предоставленным по существенной некомпенсирующей деловой причине работодателя, если питание предоставляется сотруднику в его рабочее время, чтобы иметь сотрудник, доступный для вызова службы экстренной помощи во время приема пищи.

Чтобы продемонстрировать, что питание предоставляется сотруднику, чтобы он был доступен для вызова службы экстренной помощи в течение периода приема пищи, необходимо продемонстрировать, что на предприятии работодателя действительно произошли или могут обоснованно произойти аварийные ситуации, которые привело или приведет к тому, что работодатель призовет работника выполнять свою работу во время его приема пищи «.

Мы получили ряд вопросов по этой теме. Первый вопрос: «Если сотрудник уезжает из дома на день и обедает и / или ужинает в дороге, он не остается на ночь, но может отсутствовать более 8 часов, считается ли его питание дополнительной льготой и поэтому подлежат обложению налогами на заработную плату?

Джон:

Ответ на этот вопрос заключается в том, что, поскольку работник не удовлетворяет первому требованию «В служебных помещениях работодателя» и сотрудник не остается на ночь, так как они не находятся вдали от дома достаточно долго, чтобы потребовать значительного отдыха, возмещение будет облагаться налогом. .

Венди:

Аудитория также спросила, имеет ли значение, выплачивается ли оплата за «фактические расходы или на основе суточных».

Джон:

Имейте в виду, что если сотрудник не находится в командировке, что мы обсудим через несколько минут, необходимо использовать фактические расходы в соответствии с процедурами подотчетного плана. «Предполагаемое» обоснование с использованием суточных не применимо, когда лицо не находится в статусе путешествующего, и, таким образом, возмещение будет облагаться налогом.

Венди:

Так есть ли исключения из общего правила возмещения расходов на питание?

Джон:

Да. Постановление казначейства § 1.274-2 (d) (3) предусматривает, что возмещение расходов на питание, непосредственно связанных и необходимых для участия в деловых встречах или собраниях определенных освобожденных от налогов организаций, не включается в заработную плату, если расходы на ваше присутствие связаны с вашей торговлей или бизнесом. . Эти организации включают торговые палаты, бизнес-лиги и торговые или профессиональные ассоциации.

Казначейства также предусматривают исключение di minimus для обедов или денежного пособия на питание или возмещения, предоставляемого сотруднику в качестве дополнительного пособия, если:

• Выгода по разумной цене.
• Может использоваться время от времени, потому что сверхурочная работа требует продления рабочего дня сотрудника,
• А питание или надбавка на питание позволяет работнику работать сверхурочно.

Ни в коем случае деньги на питание, рассчитываемые на основе количества отработанных часов, не будут считаться минимальными.

Так, например, если сотруднику дается два доллара в час за каждый час сверхурочной работы после восьми часов работы, это не считается минимальным и будет облагаться налогом. С другой стороны, если питание предоставляется сразу после окончания рабочего дня, потому что обязанности сотрудника не позволяли ему получить обед в рабочее время, правила казначейства разрешили бы безналоговое возмещение расходов на питание. Прекрасное описание правил приема пищи включено в Руководство по дополнительным льготам IRS.GOV /. Его можно найти, выбрав раскрывающееся меню в разделе «Информация для» в правом углу экрана, выбрав «Государственные учреждения», затем щелкнув ссылку «Налоговая информация для федеральных и местных органов власти», а затем выбрав ссылка для «Образовательных ресурсов»

Мы обсудили правила, касающиеся питания, предоставляемого работодателем на территории работодателя, но как насчет того, когда сотрудник путешествует с деловыми целями? Венди, как в этом случае будут применяться налоги?

Венди:

Джон, это явно не проходит первый тест, так как еда не предоставляется на территории работодателя.

Эти обеды обычно подпадают под правила для ночных командировочных расходов, поскольку, как упоминалось ранее, сотрудник находится в командировочном статусе. Налогообложение этих возмещений или надбавок зависит от того, связано ли питание с деловой поездкой и обоснованы ли расходы в соответствии с правилами подотчетного плана.

Возмещения или надбавки должны соответствовать правилам подотчетного плана, чтобы их можно было исключить. Кроме того, сотрудники должны уезжать из налогового дома по делам.Как и в случае с другими расходами, связанными с поездкой, налоговый дом определяется общей сферой работы, а не местом жительства сотрудников.

Итак, что означает путешествие «вдали от дома»? Во-первых, место назначения сотрудника должно находиться на значительном удалении от рабочего места. Постановления о доходах 73-529 и 93-86 указывают на то, что налоговый дом включает всю столичную область; следовательно, налогоплательщик не уезжает из дома, если он или она не покидает столичный район.

Во-вторых, сотруднику необходимо полноценно выспаться или отдыхать, чтобы выполнять свои обязанности вдали от дома.

Джон:

Венди, позвольте мне привести несколько примеров:

Скажем, Сотрудник должен ехать со своего основного места работы в другой город, расположенный в 60 милях, чтобы работать над проектом.

Она уходит из дома в 11:00 в понедельник и планирует вернуться домой в тот же день. Она не может завершить проект в понедельник, поэтому проводит ночь.

После завершения проекта на следующий день она возвращается в свой налоговый дом к 10:30 a.м.

Несмотря на то, что служащая не планировала ночевать и уехала менее чем на 24 часа, она прошла тест «вне дома», потому что она провела ночь вне своего налогового дома по делам и получила полноценный отдых или сон.

Компенсация допустимых расходов по плану подотчетности не будет включена в ее заработную плату.

Вот еще один пример. Сотрудник должен ехать в город за 100 миль, чтобы поработать в течение дня.Сотрудник уходит из дома в 6:30 утра и возвращается на ночь в 22:00. По дороге домой сотрудник останавливается на обед и два часа отдыхает в машине.

Несмотря на то, что сотрудник находился вне дома значительно дольше, чем его обычный рабочий день, он не находится в командировке.

Судебные дела постановили, что остановка для еды или отдыха в машине не соответствует правилу «полноценного сна или отдыха». В этом случае компенсация расходов на питание включается в доход работника.

Для получения дополнительной информации о возмещении расходов на питание или надбавках зайдите на сайт IRS.GOV и в разделе публикаций см. Публикацию 15-B «Налоговое руководство работодателя по дополнительным льготам»; и Публикация 463 о правилах поездок или перейдите на домашнюю страницу FSLG, а в разделе «Образовательные продукты» вы найдете Руководство по налоговым льготам.

Венди:

Мы обычно называем компенсацию расходов на питание сотрудников, если они не путешествуют с ночевкой в ​​государственные деловые районы, как «дневное питание».

Во многих случаях дневное питание оплачивается, потому что это разрешено государственным или местным уставом в зависимости от расстояний, на которое сотрудники должны ехать из своего обычного налогового дома. . Например, если сотрудник выезжает за пределы округа, его расходы на питание возмещаются во время однодневной поездки.

В некоторых случаях обеды оговаривались как часть профсоюзных контрактов, или это «просто потому, что правительство сделало это так».

Примером может служить департамент шерифа, у которого есть офицер, который едет в другую часть штата, чтобы забрать заключенного в тюрьме штата.У многих департаментов шерифа есть соглашения, по которым департамент должен заплатить или возместить сумму за дневной обед во время этой поездки.

Хотя может существовать уважительная «деловая» причина для возмещения стоимости обеда, и чиновник мог выехать за пределы обычного налогового дома работника, поездка не требует длительного сна или отдыха, чтобы соответствовать требованиям работы.

В этом примере возмещение расходов или пособие на питание подлежат налогообложению и должны отражаться в форме W2 сотрудника.

Мы получили от аудитории вопрос: «Если городские служащие или выборные должностные лица уезжают из города на дневную встречу без ночлега, и стоимость обеда взимается с их городской кредитной карты, это налогооблагаемая льгота или это считается минимальным? »

Поскольку это не поездка с ночевкой, еда будет облагаемой налогом дополнительной льготой для работника, если только работник не возместит работодателю стоимость еды. Если они не возмещают работодателю, то стоимость еды должна быть включена в заработную плату работника в качестве налогооблагаемой дополнительной льготы.

Следует отметить, что не имеет значения, как была куплена еда; налогообложение работника остается прежним.

Джон:

Венди, поскольку мы говорим о проблемах, связанных с «налоговым домом» служащего, другой вопрос, связанный с налоговым домом, — это проживание в пределах их налогового дома.

По общему правилу, проживание может быть исключено из заработной платы, если оно предоставляется:

• На территории предприятия работодателя, И
• меблирована для удобства работодателя, И
• Сотрудник обязан принять жилье в качестве условия приема на работу.

Это означает, что работник должен принять жилье для выполнения своих обязанностей. Например, жилье предоставляется для того, чтобы служащий был доступен для выполнения своих обязанностей в любое время, и служащий не мог выполнять требуемые от него услуги, если ему не было предоставлено такое жилье.

Венди:

Определение того, должен ли работник соглашаться на получение жилья в качестве условия приема на работу, требует изучения фактов, связанных с предоставленным жилищем.

Раздел 119 Налогового кодекса предусматривает исключения, но только для питания или проживания в натуральном выражении, другими словами, когда работодатель фактически предоставляет жилье. Денежные выплаты или компенсации не подлежат этому исключению.

Помните, что, как и в случае дневного обеда, федеральный закон имеет приоритет над законом штата, трудовым или профсоюзным договором при определении федеральных налоговых обязательств за меблированное жилье.

Фактические факты и обстоятельства, а также требования изложены в Налоговом кодексе 119, который определяет обязательства по уплате федерального подоходного налога, налогов на социальное обеспечение и Medicare.

Джон:

Вы знаете Венди; многие из нас слышали или читали, что упражнения полезны для нас. А как работодатель вы можете даже подумать о том, чтобы предложить своим сотрудникам членство в спортивном клубе. Это может показаться отличной идеей, но прежде чем вы это сделаете или если вы уже предлагаете это преимущество, давайте поговорим о налоговых последствиях.

Согласно разделу 132 (j) (4) Налогового кодекса, стоимость любого спортивного сооружения на территории , предоставленного работодателем, не облагается налогом для сотрудников.Есть несколько факторов, которые определяют, не облагается ли эта дополнительная льгота налогом.

Возможно, вы заметили, что я сказал «спортивное сооружение на территории». Термин «спортивное сооружение на территории» означает любой тренажерный зал или спортивное сооружение:

• , который находится на территории работодателя; И
• , которым управляет работодатель; И
• , который используется в основном сотрудниками, супругами и их детьми-иждивенцами.

Венди:

Спортивное сооружение не обязательно должно находиться на территории предприятия работодателя.Однако объект должен находиться на территории, принадлежащей работодателю и эксплуатируемой им, и не может использоваться в жилых помещениях, например, на курорте.

Объект может включать тренажерные залы, бассейны, теннисные корты, поля для гольфа, беговые или велосипедные дорожки.

Исключение для спортивных сооружений не распространяется на членство в спортивных сооружениях, включая клубы здоровья или загородные клубы, за исключением случаев, когда они принадлежат или арендуются и управляются работодателем и в основном используются работниками, супругами и иждивенцами работодателя.

Таким образом, если работодатель оплачивает членство сотрудников в местном спортзале или Y (и ни один из них не принадлежит и не управляется работодателем), членство считается дополнительным налогооблагаемым пособием, стоимость которого должна быть включена в W- 2.

Однако, если у работодателя есть площадка для тренировок на своей собственности, и она принадлежит и управляется работодателем, и практически все ее используют работники, то дополнительные льготы не облагаются налогом.

Джон:

Вероятно, одна из наиболее распространенных компенсаций или надбавок, которые работодатель выплачивает сотруднику, — это использование сотрудником транспортного средства.

Обычно это выплачивается либо в виде фиксированной суммы пособия, либо в виде компенсации «центов за милю». И чтобы ответить на один из вопросов аудитории, возмещение также может быть по фактическим затратам, понесенным сотрудником с квитанциями, представленными в соответствии с планом подотчетности.

Как правило, если государственный работодатель возмещает расходы на автомобили в соответствии с планом подотчетности, возмещение не облагается налогом для работника. Кроме того, расходы не будут вычитаться сотрудником из его личной налоговой декларации, поскольку возмещение не было включено в доход сотрудника.

Сотрудник должен соблюдать правила подотчетности по указанию даты, пробега и бизнес-цели для представленных миль.

Венди:

Компенсация допустимой ставки миль для деловых поездок не включается в заработную плату сотрудника, если она выплачивается по стандартной федеральной ставке миль или ниже. Сотрудник должен соблюдать правила подотчетного плана и учитывать пройденные бизнес-мили.

По состоянию на 1 января 2013 года стандартный пробег составляет 56 миль.5 центов за милю.

Если ставка возмещения работодателем превышает стандартную ставку, сумма превышения облагается налогом для работника как обычная заработная плата. При возмещении излишка необлагаемые и налогооблагаемые суммы указываются в форме W-2 с:

• Суммы до федерального тарифа указаны в графе 12, код L И
• Суммы, превышающие федеральную ставку миль, указаны в графах 1, 3 и 5, если применимо для этого сотрудника.

Другими словами, налогооблагаемая часть указывается так же, как и любая другая компенсация, в полях 1, 3 и 5, а удержание — в полях 2, 4 и 6.

Джон:

Если государственный работодатель возмещает сотруднику пробег в рамках подотчетного плана, подтверждающего пробег в бизнесе, и возмещение составляет федеральную ставку миль или меньше, то:

• Возмещение не облагается налогом для работника.
• Подоходный налог не удерживается.И
• Отчеты по форме W-2 не требуются.

Если возмещение не выплачивается по плану подотчетности, или возмещение превышает допустимые суммы , деньги или их часть облагаются налогом как заработная плата.

Венди:

Как упоминалось ранее, государственное агентство имеет вариант возмещения работнику фактических расходов, таких как стоимость топлива.

Эти возмещения исключаются из вознаграждения работника в соответствии с планом подотчетности.Сотрудник должен документировать расходы и связь с бизнесом.

Расходы личного характера, такие как поездки на работу, никогда не исключаются , и возмещение таких личных расходов должно быть включено в налогооблагаемую заработную плату работника.

Независимо от того, как рассчитывается возмещение, для того, чтобы оно считалось выплаченным в соответствии с правилами подотчетного плана, работник должен предоставить обоснование работодателю. Правила обоснования командировки требуют от работника записи

• дата
• коммерческое назначение
• и местонахождение

Правила требуют, чтобы пробег регистрировался во время или почти одновременно с начислением пробега.

Например, ежемесячные отчеты о расходах обычно соответствуют этому требованию.

Джон:

Как мы уже упоминали, возмещение расходов на поездки, не связанные с деловыми операциями, включая поездки на работу, облагается налогом, даже если они выплачиваются по федеральной ставке миль или ниже и рассчитываются в той же документации, что и план с подотчетным тарифом.

Это считается обычной заработной платой и облагается всеми налогами на прибыль и занятость.

Сегодня мы несколько раз упоминали о поездках на работу, поэтому позвольте мне напомнить вам, что поездки на работу могут происходить по разным причинам.Коммунальные поездки — это личное путешествие между местом жительства и местом работы и не считается служебным или личным путешествием.

Напоминаем, что поездки на работу могут осуществляться по просьбе работодателя или исключительно по инициативе сотрудника.

Например, если у вас есть сотрудник, который обычно работает с понедельника по пятницу и ходит в офис по выходным. Это по-прежнему личных поездок на работу , независимо от того, требует ли это работодатель или инициирует служащий.

Вот еще один вопрос из зала: «Если сотрудник едет на такси из дома на работу, потому что у него есть большие или тяжелые проектные материалы, которые они приносят с собой на работу для презентации или конференции, связанной с бизнесом, это то, что облагается или не облагается налогом? »

В соответствии с описанными нами правилами поездок на работу такси возмещение расходов на такси будет являться дополнительным налогооблагаемым пособием и подлежит обложению налогом на трудоустройство, поскольку считается, что работник совершает поездку на работу.

И, как врезка, если сотрудники не подали заявку на возмещение расходов на бизнес-мили, они не могут требовать возмещения расходов в своей личной налоговой декларации.

Венди:

Джон, это отличное описание использования личного автомобиля сотрудниками в деловых целях. Теперь я хотел бы рассказать о государственных служащих, пользующихся государственным транспортом.

Вы должны знать, что когда работодатель предоставляет сотруднику транспортное средство исключительно для деловых целей, это не влечет за собой налоговых последствий или требуется отчетность W-2, и использование в коммерческих целях рассматривается как дополнительное пособие по условиям работы.Однако сотрудники по-прежнему обязаны вести учет поездок.

Помните, что коммерческое использование не включает поездки на работу. Сотрудникам необходимо вести записи, подтверждающие, что все автомобили использовались в коммерческих целях.

Что произойдет, если автомобиль будет использоваться не только для служебных целей?

Если предоставленное работодателем транспортное средство используется как для бизнеса, так и для личного пользования, обоснованное использование в бизнесе не облагается налогом для работника, однако использование в личных целях считается дополнительным пособием и облагается налогом в качестве заработной платы.

В этой ситуации у правительства и служащего есть несколько вариантов. Если работник полностью обосновывает свое деловое и личное использование, правительство имеет возможность облагать налогом только личное использование транспортного средства, ИЛИ работник имеет возможность возместить работодателю расходы на личное использование, а не рассматривать его как заработную плату.

Правительство также имеет возможность включить все использование в качестве заработной платы и уведомить служащего о том, что они сообщают полную сумму.Затем работник должен обосновать коммерческое использование и вычесть его из своей — личной налоговой декларации, форма 1040, таблица A.

John, не могли бы вы поделиться с нами парой примеров того, что можно считать личным использованием?

Джон:

Я с удовольствием приведу несколько примеров. Имейте в виду, что это не полный список.

Мы уже обсуждали, что поездка между местом жительства и работой считается личным.Отпуск, использование в выходные дни И использование супругом или иждивенцами также считается личным использованием.

Исключением из ограничения личного использования является использование, которое квалифицируется как минимальное. Вот несколько примеров исключительного минимального использования автомобиля, предоставленного работодателем:

Небольшие личные объездные пути во время работы, например, поездка на обед вне офиса по работе ИЛИ Нечастое личное использование.

Редкое личное использование, как правило, менее одного дня в месяц.Это не означает, что сотрудник может получать исключаемые компенсации за поездки на работу 12 дней в году. Имейте в виду, что это правило доступно для редких, случайных ситуаций.

Позвольте мне привести пример, чтобы проиллюстрировать минимальное использование. Допустим, сотрудник использует правительственный автомобиль для деловой встречи. Правительство требует, чтобы сотрудники возвращали автомобили автопарка в конце рабочего дня, но сотрудник задерживается, и автопарк закрывается, когда сотрудник возвращается в офис.Сотрудник забирает автомобиль домой и возвращает его на следующее утро.

Если предположить, что это случается нечасто для этого сотрудника — обычно происходит не чаще одного раза в месяц, стоимость поездки на работу является необлагаемой налогом минимальной дополнительной льготой.

Однако, если это частое явление, поездка на работу облагается налогом для работника.

Итак, Венди, какая документация требуется, чтобы определить, есть ли налог, причитающийся с работника?

Венди:

Имейте в виду, что транспортные средства считаются «зарегистрированной собственностью», и поэтому для подтверждения освобождения от налогов требуются отдельные записи для коммерческого и личного пробега.

Если записи, в которых отдельно документируется деловой и личный пробег, не предоставляются сотрудником, стоимость использования транспортного средства ВСЕ считается заработной платой сотрудника.

В этом случае сотрудник может иметь возможность перечислить вычеты за любое обоснованное использование в бизнесе в своей личной форме 1040, Приложение A.

Если сотрудник ведет учет деловых и личных нужд отдельно, доходом считается только использование автомобиля в личных целях.Это может оказать значительное влияние на сотрудников и является значительным стимулом для сотрудников вести необходимую документацию.

Итак, Джон, если есть налогооблагаемая сумма для любого использования или только для личного использования, как она оценивается?

Джон:

Согласно общему правилу оценки дополнительных льгот, сумма, включаемая в доход, представляет собой справедливую рыночную стоимость .

Для использования транспортного средства справедливая рыночная стоимость — это обычно арендная стоимость транспортного средства, которую мы обсудим через минуту, но при определенных обстоятельствах могут применяться другие правила.

На самом деле существует три метода определения ценности личного пользования автомобиля. Их:

• Правило оценки аренды автомобиля
• Правило транспортных центов за милю И
• Правило поездок на работу

Когда работодатель сообщает о личном использовании в качестве заработной платы, он должен использовать одно из этих 3 специальных правил оценки. Как правило, эти правила применяются к каждому транспортному средству, и работодатель может использовать разные правила для разных транспортных средств и для разных сотрудников.

Первый метод, Метод оценки аренды автомобиля, рассчитывается по:

• Первое — Определите справедливую рыночную стоимость транспортного средства в первый день, когда он доступен сотруднику. Затраты работодателя, включая налоги, титул и т. Д., Могут быть использованы для определения FMV .
• Затем — Используйте таблицу в Рег. §1.61-21 (d) (iii) или в Публикации 15-B для расчета годовой арендной стоимости.
• Далее — Умножьте стоимость годовой аренды на процент личного использования, вычисленный путем деления миль личного пользования на общее количество пройденных миль.
• А если есть топливо, добавьте 5 с половиной центов за каждую пройденную милю для личного пользования.

Имейте в виду, что в соответствии с этим методом другие расходы, такие как расходы на техническое обслуживание и страхование , включены в ставку и не могут быть возмещены отдельно.

Чтобы несколько упростить бухгалтерский учет, для государственных организаций, которые имеют более 20 транспортных средств, используемых для бизнеса и личного пользования сотрудниками, для расчета годовой стоимости аренды можно использовать «среднее значение по автопарку» .

Но есть критерий, который может затруднить расчет «среднего значения автопарка» для многих государственных учреждений. В 2013 году каждая машина должна быть оценена в минус , чем 21 200 долларов, чтобы использовать среднюю стоимость автопарка. Для грузовиков и фургонов эта сумма составляет 22 300 долларов США за автомобиль.

Венди:

Второй метод оценки — это правило «центов за милю». Чтобы использовать правило центов за милю транспортного средства, должен пройти один из следующих тестов:

• Работодатель разумно ожидает, что транспортное средство будет регулярно использоваться в торговле или бизнесе в течение календарного года, или
• Тест пробега выполнен.

Итак, глядя на первый тест, что подразумевается под «регулярно используется в бизнесе». Чтобы определить это, необходимо выполнить одно из двух тестов.

• Первый — не менее 50 процентов или более от общего годового пробега каждый год используется в бизнесе работодателя, или Второй — он обычно используется каждый рабочий день для перевозки не менее трех сотрудников на работу и с работы в рамках поездок на работу, спонсируемых работодателем. автопарк.

Вы соответствуете стандарту, если автомобиль:

• Управляемый сотрудниками не менее 10 000 миль для личного и коммерческого использования в год; и
• Автомобиль в основном используется сотрудниками

У этого метода есть некоторые дополнительные правила, которым должно следовать правительство, чтобы использовать этот метод.Как только правительство выберет этот метод, оно должно продолжать использовать правило центов за милю для транспортного средства в течение всех последующих лет, если только работодатель не может использовать правило поездок на работу в течение любого года, в течение которого использование транспортного средства соответствует требованиям. правило.

Джон:

Итак, что произойдет, если транспортное средство больше не соответствует правилу оценки центов за милю? \

Венди:

Если транспортное средство не соответствует требованиям правила цента за милю в течение более позднего года, вы можете использовать для этого года и любого последующего года любое другое правило, для которого подходит транспортное средство.

Джон:

Кроме того, на 2013 год правило оценки центов за милю не может применяться для автомобилей с FMV, превышающим 16 000 долларов в первый день использования. Лимит для грузовиков и фургонов составляет 17 000 долларов. Это исключает использование этого метода на большом количестве транспортных средств.

Если можно использовать этот метод, вы рассчитываете стандартную норму пробега, умножая количество пройденных личных миль. Если топливо не предоставляется, стандартная ставка пробега может быть уменьшена до 5 с половиной центов.

Таким образом, в настоящее время, согласно этому правилу, если топливо не предоставляется, расчет будет следующим: 56,5 цента минус 5,5 цента, что соответствует 51 центу на милю, умноженному на количество пройденных личных миль.

Это простой метод, но он очень ограничен по типам подходящих транспортных средств.

Венди:

Третий метод — это метод коммутирующей оценки. Этот метод, как следует из названия, оценивает личное использование поездок по фиксированной сумме за поездку для каждого сотрудника.

Тариф за поездку на работу в настоящее время составляет один доллар пятьдесят центов в одну сторону. Имейте в виду, что это за поездку, при расчете на человека .

Итак, если у вас есть сотрудник, который дважды добирается до работы и с работы в один и тот же день, это будет рассчитано как 4 поездки на работу по цене один доллар пятьдесят центов за поездку или шесть долларов за этот день.

Если бы у этого транспортного средства было 2 сотрудника, которые ездили на работу дважды в день, он облагался бы налогом для и сотрудников по 6 долларов.00 для этого дня.

Для использования этого метода должны быть выполнены ВСЕ следующие условия:

• Во-первых, транспортное средство должно принадлежать или арендовать государство;
• транспортное средство предоставлено работнику для выполнения государственных обязанностей;
• Правительство требует, чтобы служащий ездил на автомобиле по уважительной некомпенсирующей деловой причине;
• Правительство также должно иметь письменную политику , запрещающую личное использование, кроме поездок на работу;
• Кроме того, правительство должно следить за тем, чтобы работник фактически не использовал транспортное средство в каких-либо личных целях, кроме минимального личного использования;
• И, наконец, сотрудник, который использует транспортное средство, не может быть сотрудником контроля , который мы обсудим через минуту.

Имейте в виду, что для этого метода работодатель — требует, чтобы служащий использовал транспортное средство в деловых целях; это не может быть добровольным со стороны сотрудника.

Примером этого может быть государственный служащий, который круглосуточно дежурит по вызову для реагирования на дорожные происшествия, и его работодатель требует, чтобы он ездил на работу в транспортном средстве, оснащенном средствами связи или другим оборудованием, которое может понадобиться этому служащему. если вызовут ночью.Это соответствовало бы требованию работодателя о том, что работник должен передвигаться на правительственном автомобиле.

Джон:

Как мы уже упоминали, метод коммутирующей оценки недоступен для сотрудника службы контроля. Контрольный сотрудник в правительственной организации:

Избранный чиновник или Сотрудник, чья компенсация по крайней мере такая же, как и у федерального государственного служащего на исполнительном уровне V, который в настоящее время составляет 146 400 долларов.

Правительство также может рассматривать всех сотрудников, которые получают «высокую зарплату» (как правило, на 2013 год, те, у которых размер компенсации превышает 115 000 долларов США), как контролирующих сотрудников.

Сотрудник не должен управлять этими транспортными средствами. Для применения этих правил это может быть автомобиль с водителем.

Исключением может быть случай, когда транспортным средством управляет сотрудник службы безопасности, выполняющий функции телохранителя. Это может быть классифицировано как дополнительное пособие по условиям работы и не облагается налогом для работника.

Для того, чтобы это не облагаемое налогом дополнительное пособие по условиям работы, должно существовать соображение безопасности, ориентированное на бизнес, которое требует, чтобы сотруднику был предоставлен автомобиль и услуги телохранителя / шофера.Телохранитель / шофер должны быть обучены маневрам уклонения от вождения, чтобы не допустить обслуживания.

Венди:

Давайте уделим немного времени обсуждению налогообложения членства в Country Club и билетов Seasons на такие мероприятия, как спортивные мероприятия.

После внесения изменений в налоговый кодекс 1993 г., внесших поправки в налоговый кодекс, запрещающие вычет из бизнеса для членских взносов, уплачиваемых клубу, организованному для бизнеса, отдыха, отдыха или других социальных целей, в большинстве случаев клубные взносы были исключены как дополнительное пособие по условиям работы.

Как правило, они всегда облагаются налогом у получателя.

Нам нужно посмотреть, «что считать клубами». Клубы, организованные для бизнеса, развлечений, отдыха или других социальных целей, как правило, представляют собой такие организации, как: Загородные клубы, спортивные клубы, клубы авиакомпаний, гостиничные клубы и клубы, которые работают для обеспечения питания в обстоятельствах, способствующих деловым обсуждениям.

Есть несколько типов организаций, которые не подпадают под определение клуба, если их основной целью не является проведение развлекательных мероприятий для членов или гостей или доступ к развлекательным объектам для членов или гостей.

Это исключение обычно применяется к бизнес-лигам, торговым ассоциациям, торговым палатам, советам по торговле, профессиональным организациям, а также к общественным или общественным организациям, таким как Kiwanis, Lions, Rotary и т. Д.

Билеты на спортивные мероприятия и аналогичные мероприятия могут облагаться налогом, если они не являются редкими и минимальными. Если у сотрудника есть сезонные абонементы, это дополнительное налогооблагаемое пособие, оцениваемое FMV и облагаемое теми же налогами, что и заработная плата сотрудника.

С другой стороны, если сотрудник получил билеты на одно спортивное мероприятие, а FMV этого билета минимален, это обычно считается минимальным и не облагается налогом.

Джон:

На этом завершается сегодняшняя презентация форума.

Надеемся, что вы получили ценную информацию. И помните: если у вас есть более конкретный вопрос, который вы хотели бы задать, перейдите на IRS.GOV и выполните поиск по ключевым словам «Информационный бюллетень FSLG». В информационном бюллетене вы увидите список специалистов FSLG для вашего штата, которым вы можете позвонить и задать вопросы, уникальные для вашей организации.Если вы еще не получили информационный бюллетень FSLG, вы также можете подписаться на его получение с этой страницы.

IRS записало и разместило несколько вебинаров по темам налога на занятость, таким как последствия соглашения по разделу 218 и отношение к сотрудникам по сравнению с независимыми подрядчиками. Вы можете найти эти вебинары на нашем видеопортале www.tax.gov. Веб-семинары, проводимые FSLG, будут расположены на вкладке «Государственные учреждения». Опять же, веб-сайт видеопортала www.tax.gov.

Вы можете найти публикации, формы и многие другие полезные ресурсы на IRS.gov.

Вы можете легко перейти в раздел правительства одним из двух способов: вы можете попасть туда напрямую, перейдя на IRS.gov/govt или перейдя на сайт www.IRS.gov и щелкнув стрелку в правом верхнем углу рядом со словами «информация для» и выбор государственных органов.

От имени Управления федеральных, государственных и местных органов власти Налоговой службы Спасибо, за участие в сегодняшнем заседании.Мы надеемся, что сегодняшнее заседание помогло прояснить некоторые проблемы, с которыми вы столкнулись при совершении платежей физическим лицам, и определило правильные способы сообщения об этих платежах.

Опять же, если вам нужна дополнительная информация, мы рекомендуем вам посетить www.IRS.GOV.

Спасибо и надеемся, что у вас отличный день.

Поездки по делам: имеет ли сотрудник право сказать «нет»?

Часто сотрудникам приходится путешествовать по работе. Но что, если они не хотят? Поездки на работу могут повлиять на семейную жизнь и общее время простоя, так что может ли сотрудник разумно отказаться?

Все сводится к договору.

Когда работодатель предлагает кому-то работу, связанную с поездками, это должно быть указано в контракте. В нем необходимо указать, будет ли компания платить сотруднику за сверхурочную работу во время командировок, будет ли предоставляться свободное время вместо дополнительных часов, потраченных на поездку, и каковы ожидаемые часы работы в неделю.

Подписывая контракт, в котором упоминается любое ожидание поездки, сотрудник соглашается с этими условиями и имеет профессиональное обязательство по их соблюдению, и если сотрудник не выражает озабоченность до того, как они подпишут его, ему понадобится настоящая причина для выбора вне.

Джо Стаббс из XpertHR Group поясняет: «Сотрудник должен сообщить своему работодателю о любой реальной проблеме, которая может помешать ему путешествовать, например об известном заболевании».

Важность путешествий

Том Шервилл, управляющий директор агентства цифрового маркетинга Distinctly, говорит, что зачастую это непросто, особенно когда личные встречи жизненно важны для построения прочных отношений.

«Если поездка приходится на неудобный для наших сотрудников день из-за личных обстоятельств, мы стараемся перенести поездку, где это возможно, или отправить кого-нибудь еще.”

Но иногда все не так просто. «Если это путешествие будет важно для их профессионального развития или бизнеса, они должны будут представлять нас».

Когда путешествие вызывает проблемы

Питер Штайнс работал подрядчиком и закупщиком отелей, прежде чем основал собственную туристическую компанию ATO-TOURS.

«Мой бывший работодатель подчеркнул, насколько важно для меня частые командировки, начиная с этапа собеседования. Я совершал около 12-15 поездок в год, каждая продолжительностью в среднем пять дней », — вспоминает он.

Питер вскоре понял, что сотруднику в его прежней ситуации трудно успешно отказаться от поездки, не повлияв на его профессиональную репутацию. Это особенно раздражало его, когда дело касалось путешествий по выходным или по причинам, которые не казались очень важными.

«Я думаю, что сотрудники должны иметь право сказать« нет », когда дело доходит до того, что командировки совершаются исключительно по бюджетным причинам. Мне не раз говорили, чтобы я отправлялся в поездку, чтобы порадовать доску путешествий.

«Отказ от поездки — это совсем нехорошо, но я твердо верю, что ответственный сотрудник сможет решить, когда нужно путешествовать, а когда нет».

Итак, может ли сотрудник сказать «нет»?

Если сотрудник подписал договор, в котором говорится, что поездка потребуется, а затем отказывается это сделать, это означает, что сотрудник нарушает договор, объясняет Ричард Томас, партнер по трудоустройству Capital Law.

Он говорит: «Отказываясь выполнять договорные обязательства, работник технически нарушает трудовой договор [и] работодатель может утверждать, что отказ работника является нарушением подразумеваемых договорных условий взаимного доверия. и уверенность.Опять же, это может дать работодателю повод для принятия дисциплинарных мер в отношении соответствующего сотрудника с увольнением, которое может стать потенциальным результатом ».

Что нужно помнить

Опыт того, как сотрудники и работодатели справляются с командировками по делам, варьируется от компании к компании, но есть несколько важных вещей, которые следует помнить всем сторонам.

• Работодатели имеют право попросить кого-либо поехать на работу, если это указано как обязанность в контракте их сотрудника или других официальных документах, выданных им
• Сотрудники имеют право отказаться от поездки, если у них есть веская причина, которая может подвергнуть их или компанию риску, например, заболевание
• Как и в большинстве деловых переговоров, общение, честность и понимание имеют большое значение в борьбе с официальными делами

Избавьтесь от хлопот по платежам через Facebook с корпоративными картами FairFX

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы о поездках сотрудников во время COVID-19

Новый коронавирус 2019 года (COVID-19) прибыл в США.С. Правильно, поскольку многие сотрудники и их семьи готовились к весенним каникулам. Несмотря на риски, некоторые сотрудники могут не отменять эти планы поездок. Аналогичным образом, некоторые сотрудники могут совершать командировки по делам, которые нельзя отложить или выполнить с помощью электронной связи.

Ситуация остается нестабильной. Международные поездки уже жестко ограничены, и вскоре могут последовать ограничения на поездки внутри страны.

Между тем, следующие часто задаваемые вопросы (FAQ) относительно командировок сотрудников и соответствующие советы работодателям: