Документы для личного дела сотрудника: Какие документы должны быть в личном деле сотрудника

Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело (совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже) формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников?

Нет, не обязана.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы (ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (см., например, Положение, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной Инструкции.

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

• автобиография;

• заявление о приеме на работу;

• копия документа, удостоверяющего личность;

• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• должностная инструкция;

• копии документов об образовании;

• характеристики и рекомендательные письма;

• личные заявления работника;

• трудовой договор;

• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

• аттестационные листы;

• отзывы должностных лиц о работнике;

• справки о состоянии здоровья;

• лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления. Такой порядок следует из пунктов 4.19–4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Пример оформления личного дела сотрудника

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

Внутренняя опись документов дела

Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела?

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пунктов 4.30 и 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Личный листок

Ситуация: что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты?

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Совет: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Хранение личных дел

Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Трудовые отношения и личное дело работника

Е. А. Юрова
автор статьи, консультант Аскон по трудовому праву

С момента вступления в силу Постановления Правительства РФ от 13.02.2019 N 146 «Об утверждении Правил организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных» споры о ведении личных дел работников приобрели иную остроту и значимость.

Вести или не вести: что говорит закон?

 Сегодня обсуждается множество вопросов, среди которых чаще всего встречается два спорных момента:

•  нужны ли работодателю личные дела работников и какие документы туда следует включать;
•  возможно ли легализовать хранение копий личных документов работников, которые зачастую требуются внешними надзорными органами или иными полномочными организациями.

Прямая обязанность работодателя ведения личных дел работников установлена для государственных, гражданских, муниципальных и иных служащих.

Считается, что иным работодателям можно не вести личные дела работников, т.к. прямого указания этого нет, но это неверное суждение.

Существует множество действующих документов советского периода правового регулирования и современных правовых актов, предписывающих хранение в личном деле работника ряда документов, сопровождающих или образующихся в ходе трудовых отношений, например:

•  «Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций» (разработаны ВНИИДАД, текст которых приведен на сайте http://archives.ru/ по состоянию на 26.03.2019) в п. 2.1. определяет «Личное дело как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника. Личное дело заводится на момент поступления работника на работу и завершается датой его увольнения.
  
  Документы в личном деле располагаются в соответствии с хронологией их создания, но первыми и последними являются заверенные копии приказов о приеме/увольнении работника.»;
•  Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» пунктом 656 устанавливает необходимость хранения личных дел практически всех работников юридического лица.
•  Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», определяющий пунктом 3 статьи 3 отдельным понятием архивного дела Российской Федерации «документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».

Учитывая, что технология документирования и трудовые отношения регламентируются различными правыми и законодательными актами, которые следует исполнять равным образом, приходится признать необходимость ведения личных дел работников практически доказанной.

Отдельного упоминания заслуживают иные, в том числе и ведомственные правовые акты, обязывающие включать определенные виды документов в состав личных дел, а именно:

• «Инструкция по учету кадров в органах, учреждениях и предприятиях системы Министерства здравоохранения СССР» (утв. Минздравом СССР 24.11.1955) п.п. 23-28 не только определяет необходимость ведения личного дела работников, но и правила его оформления и хранения;
•  «Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Государственного комитета лесного хозяйства Совета Министров СССР и органов его системы, с указанием сроков хранения материалов » (утв. Гослесхозом СССР 01.08.1969, Главархивом СССР 07.08.1969) пунктами 486 и 487 устанавливает необходимость хранения личных  дел научных сотрудников и профессорского состава научно-исследовательских и учебных заведений; личных дел рабочих и служащих определенную продолжительность времени, но не менее 75 лет;
•  «Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства геологии СССР и подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов» (утв. Мингео СССР 17.04.1970, Главархивом СССР 09.06.1970) пунктом 781 устанавливает необходимость хранения личных дел инженерно-технических работников и служащих 75 лет;
•  «Перечень документов со сроками хранения Министерства культуры СССР, его учреждений, организаций и предприятий» (утв. Минкультуры СССР 21.03.1983, Главархивом СССР 31.03.1983) устанавливает различные сроки хранения личных дел различных категорий работников и граждан;
•  Постановление ГКНТ СССР N 470, Госкомтруда СССР N 267 от 05.10.1973 (ред. от 14.11.1986) «Об утверждении Положения о порядке проведения аттестации руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов предприятий и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи
  » (вместе с «Типовым перечнем должностей руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи и других отраслей народного хозяйства, подлежащих аттестации в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 26 июля 1973 г. N 531«, утв. Постановлением ГКНТ СССР, Госкомтруда СССР от 22.10.1979 N 528/445), пунктом 10 обязывающее аттестационный лист и отзыв (характеристика) на работника, прошедшего аттестацию, хранить в его личном деле;
•  Приказ Минжилкомхоза РСФСР от 04.08.1981 N 420 «Об утверждении и введении в действие «Правил технической эксплуатации гостиниц и их оборудования» утверждает не только форму контрольного листа прохождения инструктажа по технике безопасности, но и определяет место его хранения — в личном деле работника;
•  Приказ Минсоцобеспечения РСФСР от 22.11.1982 N 109 «Об утверждении Инструкции о порядке проведения документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений, организаций и уставных подсобных сельских хозяйств системы Министерства социального обеспечения РСФСР» пунктом 10.3 устанавливает порядок проверок правильности тарификации, которая «проверяется по имеющимся в личных делах работников документам (приказам, трудовым книжкам, копиям дипломов, удостоверений об окончании учебных заведений и др. справок). Порядок составления тарификационных списков приведен в инструкциях (см. Приложение N 1)»;
•  Письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 N 711/28-16 «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей», определяет пунктом 5 личные дела сотрудников хранить 75 лет. Приказ Минобразования РСФСР от 20.09.1988 N 41 « О документации детских дошкольных учреждений» (вместе с «Примерной номенклатурой дел детского дошкольного учреждения«, «Рекомендациями по применению Примерной номенклатуры дел детских дошкольных учреждений«) пунктом 04-05 определяет срок хранения личных дел сотрудников указанных учреждений – 75 лет;
•  Приказ Госстроя РФ от 20.01.2000 N 8 «Об утверждении Положения о порядке аттестации руководителей и специалистов организаций технической инвентаризации» пунктом 30 включает аттестационные листы всех аттестаций, служебные характеристики работника в состав документов его личного дела, хранить которое следует в соответствии с существующими нормативными сроками хранения указанных документов;
•  «Программа ежегодных занятий с водителями автотранспортных предприятий. РД-26127100-1070-01» (утв. Минтрансом РФ 02.10.2001) включает сведения об обучении и результаты итогового зачета в личное дело водителя. Аналогичное требование к включению в личные дела письменных обязательств работников, связанных с эксплуатацией и содержанием подвижного состава автомобильного транспорта содержит пункт 8 Приказа Минавтотранса РСФСР от 09.12.1970 N 19 «Об утверждении Правил технической эксплуатации подвижного состава автомобильного транспорта«;
•  Приказ Росморречфлота от 01.11.2011 N 218 «О формировании резерва руководящих кадров учреждений, подведомственных Росморречфлоту
  » пунктом 18 предписывает приобщать к личному делу письменный отчет сотрудника, зачисленного в резерв.

Аргументация необходимости ведения личных дел в виде перечня приведенных документов обширна, но не конечна. Информационная база «КонсультантПлюс» содержит намного больше аналогичных требований в соответствующих правомочных документах.

Некоторые оппоненты, ссылаясь на Трудовой кодекс Российской Федерации, приводят доказательством ненужности личных дел отсутствие в ТК РФ требований ведения работодателем личного дела работника, но будем точны в правоприменении названного федерального закона.

Статья 1 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ относит к «правовому регулированию трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений по:

• организации труда и управлению трудом;
• трудоустройству у данного работодателя;
• подготовке и дополнительному профессиональному образованию работников непосредственно у данного работодателя;
• социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений;
• участию работников и профессиональных союзов в установлении условий труда и применении трудового законодательства в предусмотренных законом случаях;
• материальной ответственности работодателей и работников в сфере труда;
• государственному контролю (надзору), профсоюзному контролю за соблюдением трудового законодательства (включая законодательство об охране труда) и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
• разрешению трудовых споров;
• обязательному социальному страхованию в случаях, предусмотренных федеральными законами», а не документирование трудовых отношений.

Для документирования трудовых отношений и хранения документов трудовых отношений применяются иные правовые акты, такие как:

Учитывая, что порядок документирования процессов в юридическом лице определяет его единоличный исполнительный орган в соответствии с действующими нормативными документами министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения управления (например: Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (Зарегистрирован в Минюсте России 17.08.2018 N 51922) содержит общий порядок формирования дела без определения его принадлежности к фонду хранения) порядок формирования и виды документов личного дела работников, следует определить нормативным локальным актом предприятия.

Как хранить?

Разобравшись с обязательностью ведения личного дела работника, определимся с хранением в личных делах работников сведений, относимых законом к защищаемой информации, на примере персональных данных работника и его родственников, а также копий личных документов работника.

При внимательном изучении статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» выясняется, что сбор и обработка персональных данных (как и иной защищаемой законом информации) должны ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения, подтверждение обоснованности всех кадровых, управленческих, финансовых, бухгалтерских и иных решений являются вполне конкретными целями. Работодатель для достижения обозначенных целей вправе обрабатывать с согласия субъекта персональных данных соответствующую информацию, которая может иметь вид и копии личного документа гражданина. Избыточность обрабатываемой информации по отношению к заявленным целям обработки определяется принципом необходимого и достаточного объема и вида сведений для подтверждения правильности действий работодателя. К примеру, работник предоставил листок нетрудоспособности, вызванной заболеванием ребенка, возраст которого влияет на количество оплачиваемых дней и на величину пособия. А значит, наличие у работодателя копий документов, подтверждающих страховой стаж работника и возраст заболевшего ребенка, обусловленных требованиями Фонда социального страхования Российской Федерации и Налоговой инспекцией, соответствует заявленным работодателем целям обработки. Да и делает более спокойным взаимодействие с надзорными органами, нежели проверка назначения пособия без копий документов, обосновывающих произведенные работодателем выплаты в пользу работника.

 Дополнительным аргументом легитимности формирования личных дел работников и хранения в них копий личных документов является глава 14 Трудового кодекса Российской Федерации, пунктом 6 статьи 86 запрещающая работодателю при принятии решений, затрагивающих интересы работника, основываться на его персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

Какие документы включать в личное дело?

Какие копии личных документов работников можно включать в состав личных дел? Перечень хранимых копий документов следует формировать исходя из фактической необходимости доказывания работодателем своей правоты, необходимости ведения заявленного основного экономического вида экономической деятельности юридического лица и подобное. А копии документов работник может предоставить инициативным порядком в своей воле и в своем интересе. Например, в рассмотренном выше примере работник вместе с листом нетрудоспособности для целей определения величины пособия и реализации работодателем установленных работнику гарантий, компенсаций и социальных выплат предоставляет копию трудовой книжки и с согласия второго родителя ребенка копию свидетельства о рождении заболевшего.

Указанный способ формирования документов личного дела работника из копий личных документов работника подтверждается в «Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г.» (утв. Рострудом), в Информации Роскомнадзора, опубликованной на сайте http://rkn.gov.ru по состоянию на 17.04.2019, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11 марта 2014 г. по делу N А53-10287/2013, в Консультации эксперта Минтруда России номер в ИБ 174835 и других документах.

Подводя итоги, приходится признать наличие полновесных правовых требований ведения работодателем личных дел работников, в состав которых допускается включение копий личных документов. Наличие копий личных документов оправдано только в тех случаях, когда без них работодатель не может достичь заявленных целей трудовых отношений.

Личное дело работника. Образец — e-xecutive.ru

Формирование и ведение личного дела

Личные дела работников заводят в большинстве компаний, несмотря на то, что закон делать этого не обязывает. В обязательном порядке личные дела ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609). Личное дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Систематизация данных о работнике в таком форме упрощает доступ к информации о его трудовой деятельности и его персональным данным.

В личное дело обычно помещаются не только документы, которые организация обязана хранить постоянно или временно, но и все прочие материалы, касающиеся конкретного работника. Их можно разделить на три группы:

1. Документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:

• Анкета.
• Резюме.
• Рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии).
• Копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).
• Справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию).
• Заявление о приеме на работу.
• Медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ).
• Трудовой договор.
• Личная карточка по форме №Т-2.
• Копия приказа о приеме на работу.

2. Документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:

• Копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений.
• Договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц).
• Должностные инструкции.
• Дополнительные соглашения к трудовому договору.
• Копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении в должности.
• Справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований).
• Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания).
• Соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации).
• Аттестационные листы.
• Докладные, объяснительные записки, служебные записки.
• Заявления о предоставлении отпуска работнику.
• Различные акты и уведомления.
• Копии документов о повышении квалификации.

3. Документы о прекращении трудовой деятельности. Например:

Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.

Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

• Наименование организации
• Структурное подразделение, в котором сотрудник работает.
• Номер личного дела.
• Заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника.
• Дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу).
• Дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении).
• Количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче личного дела в архив).
• Срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом: личная карточка по форме Т-2; анкета; резюме; заявление о приеме на работу; копия приказа о приеме на работу; трудовой договор; копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями.

Бланк внутренней описи содержит:

• Номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется.
• Графу «Порядковый номер документа».
• Графу «Индекс документа» (заполняется при наличии).
• Графу «Дата документа».
• Графу «Заголовок документа».
• Графу «Дата включения документа в личное дело».
• Графу «Примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Хранение личного дела

Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, которые содержат личные дела, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:

• На полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных.
• На свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
• На определение своих представителей для защиты своих персональных данных.
• На доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору.
• На требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства.
• При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.
• Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
• На требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
• На обжалование в суде любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Закрытие личного дела

Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке (документы должны располагаться в хронологическом порядке), а также нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела. На отдельном листе составляется лист-заверитель. В нем указываются:

• Цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела.
• Количество листов внутренней описи.
• Особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).
• Наличие в личном деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Далее личное дело подшивается. При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись. Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.

Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, то есть дата издания приказа об увольнении и срок его хранения. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела.

Согласно статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может составлять как 50 лет (если личное дело создано после 2003 года), так и 75 лет (если личное дело создано до 2003 года). Обратите внимание, если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения (например, у приказа о приеме на работу он составляет 75 лет, а у приказа об увольнении – 50 лет), то все дело храним по старшему сроку.

При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Образцы унифицированных форм

1. Обложка личного дела работника
2. Внутренняя опись документов личного дела работника
3. Лист-заверитель личного дела работника

Источник: Изольда Светличная, buhgalteria.ru

Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году

О хранении в личном деле (кадры) документов с учетом требований по защите персональных данных — НТВП Кедр

Распечатать

Вопрос:

Какие документы (или копии) следует хранить в кадровом (личном) деле, учитывая новые требования по ответственности за персональные данные сотрудников

 

Ответ юриста

Действующее законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел лишь для некоторых категорий работников (государственных, муниципальных служащих).

При этом действующее законодательство не содержит положений, устанавливающих обязанности по формированию личных дел для коммерческих организаций. Следовательно, работодатель (ООО) вправе осуществлять ведение личных дел работников самостоятельно, определяя порядок формирования личных дел и требования к их ведению с учетом положений законодательства о персональных данных работников (Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»).

Персональные данные — любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (фамилия, имя, отчество; пол, возраст; место жительства и пр.), а под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием или без использования средств автоматизации, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ).

Работодатель осуществляет обработку персональных данных работника в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86 Трудового кодекса РФ).

При этом порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).

Учитывая положения ст. 88 ТК РФ, работодатель осуществляет передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. Однако в трудовом законодательстве не содержится ответа на вопрос о том, в каком именно документе должен устанавливаться порядок хранения, передачи и использования персональных данных работников. В связи с этим возможно принятие работодателем локального нормативного акта, устанавливающего порядок хранения, передачи и использования персональных данных работников (положение и пр.).

{Вопрос: …Установлена ли обязанность для организаций по снятию и хранению копий СНИЛС для формирования личных дел работников? (Консультация эксперта, 2017) {КонсультантПлюс}}

Также сообщаем, что действующим законодательством не установлен перечень документов, которые обязательно должны быть в личном деле работника. Такой перечень определяется работодателем самостоятельно по своему усмотрению.

{Вопрос: Какие документы должны быть в личном деле сотрудника? Обязательна ли фотография в личном деле? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2017) {КонсультантПлюс}}

По нашему мнению, в перечень документов, составляющих личное дело, входят: заявление работника о приеме на работу, экземпляр работодателя трудового договора, приказы, оформленные в отношении конкретного работника при осуществлении трудовых отношений, и его заявления, трудовая книжка, копии документов, оформляемых работодателем при трудоустройстве работника впервые (если это имело место быть), копии документов, содержащих персональные данные работников (копии свидетельства о постановке на налоговый учет, свидетельства о регистрации в системе ОПС и т. д.), и иные документы, связанные с работой конкретного работника.

{Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}}

Таким образом, нормами действующего законодательства порядок ведения личного дела работника не установлен. По нашему мнению, работодатель вправе хранить копии документов работника (копии паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии, что он получит от него согласие на хранение и обработку персональных данных.

Подборка документов:

Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}

Вопрос: …Можно ли хранить данные копии российского и заграничного паспортов в личном деле работника? Нужно ли согласие работника на это? (Консультация эксперта, 2014) {КонсультантПлюс}

Вопрос: …Установлена ли обязанность для организаций по снятию и хранению копий СНИЛС для формирования личных дел работников? (Консультация эксперта, 2017) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Можно ли хранить в личном деле в бумажном виде копии документов работника: паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др. ? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2017) {КонсультантПлюс}

Статья: Документы с персональными данными в архиве (Кожанова Е.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2017, N 7) {КонсультантПлюс}

Форма: Опись документов личного дела работника (образец заполнения) (Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2017) {КонсультантПлюс}

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, октябрь 2017 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Проверка личных дел сотрудников

Удобно, когда все данные о сотруднике систематизированы в одной папке – личном деле. Тогда в любой момент можно получить полную информацию о специалисте, его профессиональных навыках и деятельности на рабочем месте.

Поэтому хотя по закону вести личные дела обязаны только государственные структуры, к такой практике часто прибегают коммерческие организации. А значит, их кадровым службам тоже приходится производить сверку документов внутри личных дел.

Зачем нужна сверка?

Порой случается, что внутри дела представлены не все необходимые документы. А значит, говорить о полноте и объективности информации уже не приходится.

Поэтому ведение личных дел предусматривает регулярную проверку их состояния. При этом выявляются недостающие документы, что позволяет вовремя восполнить комплект.

Порядок проведения

В ходе сверки первым делом проверяют наличие внутренней описи документов дела. Следующие на очереди — основные документы, к которым относятся:

• заявление о приеме на работу;
• трудовой договор;
• личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
• автобиография или резюме;
• документы об утверждении на должность;
• документы об образовании.

Кроме того, проверяющие смотрят на наличие дополнительных документов. Это рекомендательные письма, регламенты, аттестационные листы, заявления о переводе на другую должность и так далее.

При проверке также оценивается правильность оформления документов. Это касается и обложки личного дела – на ней должны быть отображены верные данные.

Еще один важный момент – корректное ведение личного дела. Например, в дополнении к личному листку должны отображаться все изменения в учетных сведениях, происшедшие после заполнения первоначального документа.

Услуги компании «Архивный Эксперт»

Проверка личных дел сотрудников – процесс трудоемкий. Если у вас нет возможности поручить инвентаризацию работникам собственной кадровой службы, воспользуйтесь услугами компании «Архивный Эксперт».

Наши специалисты внимательно изучат документы по личному составу, выявят недостающие и зафиксируют найденные нарушения в специальном акте. При необходимости мы составим внутреннюю опись, систематизируем документы внутри папки, подготовим упорядоченные дела к передаче в государственный архив.

Экономьте время ваших сотрудников с помощью компании «Архивный Эксперт»! Гарантируем – поставленные задачи будут решены быстро и профессионально.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27. 07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;
• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
3. Каждый лист дела нумеруется.
4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Что входит в досье сотрудников?

Личное дело сотрудника — это основной файл сотрудника, который содержит историю трудовых отношений, начиная с заявления о приеме на работу и заканчивая собеседованием при увольнении и документацией об увольнении.

Доступ к личному делу сотрудников

Только персонал отдела кадров и непосредственный начальник или менеджер сотрудника могут иметь доступ к информации в личном деле сотрудника, и она никогда не покидает отдел кадров.

В некоторых компаниях доступ к файлу имеют только сотрудники отдела кадров. В этих организациях руководители или менеджеры хранят свой собственный файл управления, который включает документы, к которым им может потребоваться доступ, например, копии предыдущих служебных аттестаций.

Требования варьируются от штата к штату, не говоря уже о международном, в отношении того, кто имеет доступ к личному делу сотрудника. В некоторых штатах сотрудники имеют право на доступ и даже на получение копий информации в личном деле.В других доступ более узкий. Требования также различаются в зависимости от того, к чему может получить доступ сотрудник. Знайте правила юрисдикции, в которой вы нанимаете людей, чтобы соответствовать вашим юридическим требованиям.

Как правило, вы не хотите хранить документы в личном деле сотрудников, к которым у сотрудника нет разумных прав доступа. Вы можете рассмотреть возможность хранения всех документов, связанных с проверкой биографических данных, рекомендациями, контрольными списками собеседований и рейтингами, в отдельном файле, который создается для хранения всех документов, связанных с определенным набором и приемом на работу.

Личное дело сотрудников обычно хранится в запертом огнестойком картотеке в закрытом месте, доступном для персонала отдела кадров. Конфиденциальность информации о сотрудниках в личном деле имеет первостепенное значение.

Из всех файлов сотрудников, хранящихся в компании, к файлу сотрудников наиболее часто ежедневно обращаются за информацией работодатель, руководитель или персонал отдела кадров.

Соображения относительно содержания файла персонала

Файлы персонала обычно содержат документы, которые сотрудник уже просмотрел, и поэтому он или она знакомы с их содержанием.Сюда входят такие документы, как заявления о приеме на работу, оценки результатов работы, письма о признании, записи об обучении и формы, относящиеся к переводам и продвижению по службе.

Основные принципы и вопросы, которые следует учитывать при хранении любого документа в личном деле сотрудника, таковы.

• Потребуется ли работодателю конкретный документ для обоснования решений, если на него был подан иск? Нужен ли работодателю документ в суде?
• Знает ли и понимает ли сотрудник, что документ будет помещен в его или ее личное дело? В большинстве случаев работодатели должны попросить сотрудника подписать документ не для того, чтобы выразить согласие с содержанием документа, а для того, чтобы подтвердить, что они ознакомились с документом и прочитали его.
• Никаких сюрпризов, мнений или личных заметок о сотруднике никогда не следует помещать в личное дело сотрудника. В личном деле сотрудников должны быть только факты, а не спекулятивные мысли.

Содержание личного дела сотрудника

Ниже приведены рекомендации по документации, которую работодатель должен хранить в личном деле сотрудника.

История занятости

• Заявление о приеме на работу
• Резюме
• Сопроводительное письмо к резюме
• Подтверждение образования
• Подтверждение занятости
• Письмо об отказе
• Описание должности
• Записи анализа работы
• Письмо с предложением работы или трудовой договор
• Агентство по трудоустройству или временное соглашение , если используется
• Контактная информация для экстренных случаев
• Подписанная форма подтверждения справочника сотрудника, показывающая получение справочника сотрудника
• Контрольный список из ориентации нового сотрудника с указанием затронутых тем и кем
• Любые соглашения и документация о переезде
• Любой контракт, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между сотрудником и работодателем (например, соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией)
• Официальные формы занятости, включая запросы на перевод, продвижение по службе, внутренние заявления о приеме на работу , и т. д.
• Любая другая документация, связанная с трудоустройством

Повышение эффективности, планы развития и улучшения сотрудников

• Копии любой использованной служебной аттестации или планов развития сотрудников
• Самооценка сотрудников
• Записи любых официальных консультационных сессий
• Примечания относительно явки или опозданий
• Документация плана повышения эффективности
• Отчеты о дисциплинарных мерах
• Признание сотрудника представлено в виде сертификатов, благодарственных писем и т. д.
• Официальные предложения и рекомендации сотрудников, ответы организаций
• Записи об обучении
• Запросы на обучение
• Оценки компетенций
• Уведомления или графики учебных занятий или сессий
• Оценки потребностей подписаны
• Расходы на обучение отчеты
• Жалобы клиентов или коллег, которые обсуждались с сотрудником

Записи об увольнении

• Письмо об увольнении сотрудника
• Документация об увольнении
• Уведомление Cobra
• Контрольный список окончания приема на работу
• Окончательный отчет по всем аспектам занятости сотрудника, таким как окончательная зарплата, отпускные, возврат имущества компании и т. Д.

Итог

В личном деле сотрудника следует размещать только те документы, с которыми он знаком.Если просмотр содержимого их файла вызывает удивление сотрудников, вы не смогли эффективно управлять содержимым файла.

Что должно быть в досье сотрудника?

1. Блог
2. Управление персоналом
3. Что должно быть в файле сотрудника?

Досье сотрудника или личная запись — это группа документов, которые содержат всю необходимую информацию о времени работы сотрудника в вашем бизнесе, от его заявления о приеме на работу до его заявления об увольнении.

Вы можете не понимать, что должно быть в досье сотрудника, или спрашивать, как долго вы должны хранить эту информацию. В этом руководстве мы создали контрольный список файлов сотрудников, чтобы помочь вам собрать все необходимые документы и ответить на любые общие вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Зачем вам нужны файлы сотрудников

Хранение всей важной информации о сотруднике в одном месте означает, что легко найти любую важную информацию об их роли и обязанностях.

Это также означает, что вы можете предоставить любые необходимые записи в случае, если сотрудник предъявит вам иск.Вот почему важно постоянно обновлять личное дело сотрудника и регулярно проверять все файлы, чтобы убедиться в наличии всех необходимых документов.

Это поможет защитить вас в случае предъявления иска, поскольку в досье сотрудника будет указано, какую поддержку и лечение получал этот человек в рамках своего бизнеса.

Что хранить в файлах сотрудников

Содержимое файлов сотрудников будет варьироваться от человека к человеку, но мы думаем, что есть несколько ключевых аспектов, которые следует включить.

В личное дело сотрудника следует включить следующие элементы:

• Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо
• Информация об образовании и прошлом трудоустройстве
• Описание должности
• Письмо с предложением о работе и трудовой договор
• Контактная информация для экстренных случаев
• Обучение записи
• Информация о заработной плате и льготах (но не банковские реквизиты)
• Формы служебной аттестации
• Отчеты о дисциплинарных мерах
• Письмо об увольнении сотрудника
• Документация об увольнении
• Любая другая документация, связанная с трудоустройством

Узнайте, как наше программное обеспечение может помочь

Наше программное обеспечение для управления персоналом поможет вам сэкономить часы на администрировании кадров.

Чего не должно быть в файлах сотрудников?

Любая информация, не имеющая отношения к роли сотрудника, например его этническая принадлежность или сведения об инвалидности, не должна включаться в его личное дело.

Избегайте включения каких-либо наблюдений или мнений о сотруднике в их досье: информация должна быть ограничена только фактами.

Кто имеет право просматривать ваши личные дела?

Из-за того, что файлы сотрудников содержат личную информацию, такую ​​как домашний адрес или сведения о любых дисциплинарных мерах, вы должны обеспечить их защиту и ограниченный доступ.Только сам сотрудник, его непосредственный руководитель и сотрудники отдела кадров должны иметь возможность просматривать свои файлы.

Как долго хранить файлы сотрудников

GDPR (Общий регламент по защите данных) вступил в силу в мае 2018 года и установил строгие правила, касающиеся ответственности работодателей за защиту данных своих сотрудников.

Не думайте, что вы сможете избавиться от всей информации сотрудников, когда они увольняются из вашего бизнеса. По закону от вас может потребоваться хранить некоторые данные, например сведения о заработной плате, и рекомендуется хранить другую информацию на случай, если бывший сотрудник предъявит иск против вас. Если вы удалили записи об аттестациях, дисциплинарных мерах или льготах, вы не сможете представить доказательства того, что вы соблюдали трудовое законодательство.

Для неудачных кандидатов на вакансию рекомендуется хранить информацию в течение как минимум 6 месяцев после подачи заявления. Общие правила для бывших сотрудников:

• Рабочее время (подробные сведения о том, когда сотрудник работал на вас) — 2 года
• Заработная плата и сведения о любом взятом отпуске по беременности и родам и отцу — 3 года
• P45 / P60, файлы персонала и записи об обучении — 6 лет

Согласно GDPR, сотрудники имеют право на получение информации:

• , какая информация у вас есть о них и как вы ее используете
• конфиденциальность записей
• как эти записи могут помочь в их обучение и развитие на работе

Если сотрудник запросит копию имеющихся у вас данных о нем, у вас будет 30 дней, чтобы предоставить ее.

Где хранить файлы сотрудников

Дни, когда документы сотрудников хранятся в запертом огнестойком шкафу, быстро становятся историей для многих предприятий. Безусловно, самый безопасный и надежный метод хранения файлов сотрудников в одном месте — это их хранение в программном обеспечении для персонала.

С программным обеспечением HR вы сможете защитить важные документы и ограничить круг лиц, которые могут получить к ним доступ. Сотрудники смогут редактировать свои личные данные, когда они будут обновлены, что освободит время администратора для себя.

Поскольку программное обеспечение размещено в облаке, оно будет доступно из любого места. Это будет полезно, поскольку все больше и больше сотрудников начинают работать удаленно или имеют гибкий график работы, который позволяет им работать из дома несколько дней в неделю.

Сотрудники смогут получить ответы на любые вопросы об их роли или обязанностях, просмотрев свой трудовой договор и описание должности в программе. Это сократит количество времени, которое вы тратите на ответы на общие вопросы сотрудников, позволяя вам сосредоточиться на своем бизнесе.

Наше программное обеспечение для управления персоналом позволяет хранить все файлы сотрудников в вашей собственной защищенной онлайн-базе данных, что дает вам душевное спокойствие.

Свяжитесь с нами по адресу [email protected] или позвоните нам по телефону 0333 014 3888, чтобы узнать больше о нашем простом в использовании программном обеспечении для персонала.

Или начните пользоваться бесплатной пробной версией сегодня.

ПОДРОБНЕЕ:

Содержание этого блога предназначено только для общей информации. Пожалуйста, не полагайтесь на это как на юридический или другой профессиональный совет, поскольку это не то, что мы намеревались сделать.Вы можете найти более подробную информацию об этом в наших Условиях использования веб-сайта. Если вам нужна профессиональная консультация, свяжитесь с нами.

Вы также можете прочитать эти статьи

Скачать бесплатно шаблон файла персонала

Кадровый файл содержит всю важную информацию об истории сотрудника в организации, такую ​​как их аттестации, квалификация, повышение, продвижение по службе и любые дисциплинарные слушания они могли присутствовать.

В некоторых штатах важно, а в некоторых штатах является обязательным для бизнеса хранить и поддерживать личные дела всех сотрудников на случай, если против них подаст иск недовольный или бывший сотрудник.

Специальное предложение

Размещайте вакансии БЕСПЛАТНО

Полностью бесплатная пробная версия, карта не требуется.

Охватите более 150 миллионов кандидатов.

Контрольный список кадрового дела

Основная информация о сотруднике:

• Имя, адрес, номер телефона.
• Контактная информация для экстренных случаев.

История занятости:

• Заявление о приеме на работу и / или резюме.
• Письмо с предложением о работе.
• Должностная инструкция.
• Подтверждение образования (если применимо).
• Выписки об образовании (если есть).
• Список литературы.
• Проверка биографических данных.
• Прочие документы, связанные с приемом на работу.
• Отпуск по болезни, отпуск и отпуск / академический отпуск.

Повышение эффективности сотрудников:

• Оценка сотрудников.
• Журналы посещений.
• Цели производительности.
• План повышения эффективности (если применимо).
• Запросы на обучение, перевод и внутренние заявки на работу.
• Записи об обучении и повышении квалификации.
• Признание сотрудников, включая награды и служебные грамоты.
• Письменные предупреждения и / или дисциплинарные слушания.

Юридическая документация:

• Налоговые формы IRS (W-4, I-9).
• Информация о заработной плате и компенсациях.
• Трудовой договор.
• Вознаграждения работникам.

Записи об увольнении сотрудников:

• Заявление об увольнении.
• Расторжение договора (если применимо).
• Выйти из записи интервью.
• Документы по безработице и страхованию.
• Окончательная ведомость заработной платы (отпуск, выход на пенсию и т. Д.)

Контрольный список кадрового файла

Загрузите бесплатный контрольный список кадрового файла в формате Word.

Скачать контрольный список Мгновенная загрузка. Электронная почта не требуется.

Часто задаваемые вопросы:

Имеют ли сотрудники право просматривать свое личное дело?

Только сотрудники в определенных штатах могут иметь доступ к своим кадровым файлам.В некоторых штатах сотрудникам разрешено делать копии определенных документов в своих личных делах, не имея доступа к другим документам. Сотрудники должны обращаться к своим справочникам для разъяснения политики доступа к кадровым файлам.

Подробнее о файлах персонала.

Какие документы должны быть в личном деле?

Подробнее о файлах персонала.

Можно ли хранить личные дела сотрудников в электронном виде?

Да. На рынке есть много отличных вариантов программного обеспечения для файлов персонала.Многие компании предпочитают хранить свои кадровые файлы в облаке, что устраняет необходимость в картотеке и позволяет им получать доступ к кадровым файлам где угодно. Попробуйте Gusto и BambooHR.

Получите дополнительную информацию о файлах персонала.

Как организовать файлы персонала?

1. Упорядочивайте файлы по именам сотрудников.
2. Создавайте подпапки для разных категорий.
3. Четко и правильно маркируйте каждый бумажный или электронный файл.
4. Создайте резервную копию файлов.
5. Храните все личные дела в безопасности.
6. Разрешить доступ только авторизованным лицам.

См. Контрольный список нашего кадрового файла.

Может ли уволенный сотрудник запросить личное дело?

Во многих штатах работодатели по закону обязаны предоставлять нынешним и бывшим сотрудникам доступ к своим кадровым файлам. В некоторых штатах сотрудникам разрешено делать копии определенных документов в своих личных делах, например, аттестации. В других штатах некоторые документы исключены из этого правила, например, документы, относящиеся к уголовному расследованию.Все компании должны проанализировать законы штата, чтобы определить объем ограничений, и проконсультироваться с юристом, если они получат запрос о проверке кадрового файла от уволенного сотрудника. У большинства работодателей есть политика доступа к кадровым файлам, на которую сотрудники могут ссылаться в своих справочниках.

Подробнее о файлах персонала.

Как мне хранить папки с личными файлами?

Файлы персонала могут храниться в виде файлов на бумаге или в электронном виде, в зависимости от размера вашего бизнеса.Если вы обычно систематизируете файлы персонала по именам сотрудников, сохраните одну и ту же систему хранения для всех файлов, включая медицинские файлы и файлы с данными о заработной плате.

Подробнее о файлах персонала.

Являются ли личные дела общедоступными?

Файлы персонала не являются общедоступными, но могут быть доступны при определенных обстоятельствах.

Дополнительная информация о личных делах.

Что включать в контрольный список файлов сотрудников

Что такое файл сотрудников?

Работодатели должны использовать досье сотрудников для сбора и хранения всех документов по кадрам, заработной плате, льготам и нормативным требованиям в одном месте. С развитием HR-технологий работодатели должны хранить все важные кадровые документы для каждого сотрудника в своей кадровой системе. Несоблюдение правил ведения и выпуска документации может привести к нарушениям нормативных требований или возможным штрафам.

Документы, защищенные законами о конфиденциальности, такие как медицинские / страховые записи и справки / проверки биографических данных, не должны включаться в основное личное дело сотрудника.

Вот моментальный снимок элементов, которые могут быть включены в основной файл сотрудника:

• Описание вакансии

• Заявление о приеме на работу и / или резюме

• Предложение о работе

• Форма IRS W-4

• Квитанция или подписанное подтверждение справочника для сотрудников

• Оценки эффективности

• Формы, касающиеся вознаграждений работникам

• Формы для экстренной связи

• Жалобы клиентов и / или коллег

  26

• 904 за отличную работу

• Записи о посещаемости или завершении программ обучения

• Предупреждения и / или другие дисциплинарные меры

• Примечания о явке или опоздании

• Любой договор, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между сотрудник и руководитель oyer

• Документы, относящиеся к увольнению работника из компании

HR-решение Paycor предлагает единый учет сотрудников и многое другое. Изучите нашу страницу продукта HR, чтобы узнать, как мы избавляемся от бумажных файлов и обеспечиваем безопасность вашей информации. Узнайте больше о приеме на работу новых сотрудников и о том, как подавать налоги без W2.

Найдите более ценные ресурсы, технические документы, веб-семинары, которые вы можете проводить по запросу, и многое другое в нашем центре ресурсов.

Элементы, которые следует хранить (но НЕ хранить) в файлах сотрудников

Важно, а иногда и требуется по закону, создать систему учета персонала (или сотрудников) и управлять ею. Однако важно помнить, что на одного сотрудника приходится не только одного файла .

• Некоторые файлы персонала используются, чтобы помочь руководителям принимать решения, связанные с сотрудниками.
• Другие файлы являются строго конфиденциальными и могут содержать информацию, защищенную законами о конфиденциальности.

Таким образом, кадровая система не может быть универсальным подходом, поскольку существуют определенные типы информации, относящиеся к сотрудникам, которые являются очень личными (например, медицинские), которые следует хранить в отдельной системе. от того, что используется для принятия кадровых решений.

Еще один фактор, определяющий, какими типами файлов управлять, связан с размером компании. Например, некоторым компаниям с менее чем 50 сотрудниками может не потребоваться поддерживать определенный тип формы, как те, у которых есть 51 человек.

Итак, подумайте о картотеке персонала как о нескольких типах файлов.

1. Некоторые файлы сотрудников содержат информацию, требуемую законами и постановлениями; и что они требуют конфиденциальности. Эту защищенную информацию могут просматривать только сотрудники, которым назначено ее просматривать по особым, утвержденным правительством причинам.Такие файлы могут касаться пособий, заработной платы, состояния здоровья и юридических вопросов.
2. Другой файл, обычно называемый общим «кадровым файлом», содержит информацию, относящуюся исключительно к работе сотрудника на рабочем месте, которую может видеть руководящий персонал сотрудника.

Зачем вообще нужны записи?

Существует несколько основных причин ведения файлов, относящихся к каждому сотруднику:

• Они помогают в принятии решений о повышении или увольнении
• Они предоставляют средства для отслеживания действий, связанных с такими вещами, как обучение, отпуск, похвалы, конфликты
• Они необходимы для соблюдения различных местных, государственных и федеральных законов и постановлений
• Они предоставляют записи о деятельности, разговорах, обзорах и т. Д., что может иметь важное значение для снижения потенциальной ответственности в случае увольнения сотрудника

Что остается и что уходит?

Следующее должно и не должно включаться в базовое дело о трудоустройстве.

Необходимо включить

Описание должности (настоящие, прошлые должности)
Резюме
Записи, относящиеся к предложениям о работе, продвижению по службе, понижению в должности, переводам, увольнениям, ставкам заработной платы и другим формам компенсации, а также записи об образовании и обучении
Записи, относящиеся к другой занятости практики (включая признание политики и соглашения)
Письма о признании
Дисциплинарные уведомления или документы
Оценки работы и записи о постановке целей
Записи о прекращении
Заявление о приеме на работу
Контрольный список для ориентации
Контактная информация в экстренных случаях
Допуск сотрудников
Свидетельство W-4
Свидетельство об удержании налоговых льгот сотрудникам штата, если применимо
Копия водительских прав, если требуется для должности
Подписанная квитанция из справочника сотрудника и заявление о трудоустройстве
Изменение личности l Форма данных
Оценки эффективности
Формы изменения должности / ставки
Запись о дисциплинарных мерах (устные и письменные предупреждения), если применимо
Заочная запись
Запросы на перерыв
Запросы на обучение
Документация по обучению
Документация о сертификации и / или лицензии (если применимо)
Запросы на проверку кадрового дела
Заявление об увольнении

НЕ ДОЛЖЕН включаться в базовую картотеку

| На каждого сотрудника должно быть по одному файлу. ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем одного сотрудника.

| Следующие документы относятся к ОТДЕЛЬНЫМ файлам и НЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ доступны руководителям, которые ищут информацию об эффективности работы сотрудника. Информация, содержащаяся в этих документах, защищена законами о конфиденциальности и принадлежит другой охраняемой конфиденциальной документации.

EEO / приглашение для самостоятельного определения инвалидности или записи статуса ветерана.
Примечания к собеседованию и результаты теста на трудоустройство.
Справочная информация / проверка биографических данных.
Результаты теста на наркотики.
Иммиграционные формы (I-9).
Медицинская / страховая документация (медицинские анкеты, формы регистрации на пособие и заявления на получение пособия, записи врачей, запросы на размещение и записи об отпусках).
Алименты / украшения.
Судебные документы.
Претензии рабочих о компенсации.
Протоколы расследования.(В личное дело сотрудника будут помещаться только соответствующие дисциплинарные взыскания, консультации или другие виды прямой связи.)
Запросы о приеме на работу / проверка заработной платы.

Файл о преимуществах (конфиденциально)

( | Для каждого сотрудника должен быть один файл. НЕ объединяйте в общий файл с документами о льготах более чем для одного сотрудника.)

Форма отказа от льгот
Формы регистрации на страхование здоровья, стоматологии, зрения и / или аптеки
Формы регистрации на другие виды страхования (страхование жизни, STD, LTD и т. Д.)
Формы гибкого расходного счета
Форма выборов / компенсация Сокращение Соглашение
Форма регистрации для прямого депозита сотрудника
Требования
Форма регистрации, формы выхода на пенсию, формы распределения прибыли
Формы плана только для премиум S125
Форма назначения получателя
COBRA или документы о продлении срока действия штата, если применимо

Файл расчета заработной платы (конфиденциально)

( | На каждого сотрудника должно быть по одному файлу. ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем для одного сотрудника.)

Разрешение на прямой вклад
Формы разрешения на вычет из заработной платы
Запросы на сверхурочную работу, если применимо
Таблицы рабочего времени
Отчет о расходах сотрудников
Ваучеры на автоматическое возмещение пробега
Требования к выплате гарнитуры / авансовому исполнению доходов67 9335

Дополнительные конфиденциальные файлы

( | На каждого сотрудника должно быть по одному файлу.ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем для одного сотрудника.)

Документация по расследованию
Судебный иск или расследование DOL / EEOC, корреспонденция
EEOC и данные о позитивных действиях
Аналитические данные и результаты тестирования на наркотики
Формы OSHA
Отчет о происшествии сотрудника
Медицинская информация сотрудника
Запрос FML35A для семейного медицинского отпуска
Сертификат поставщика медицинских услуг
Периодические отчеты о семейном медицинском отпуске
Семейный медицинский отпуск Справка о возвращении к работе
Формы заявления о нетрудоспособности и / или компенсации работникам
Заявления о размещении

Источники: SHRM. org, Nolo.com, Paychex.com (PDF).

Статьи по теме

• Контрольный список SmallBusiness.com того, что вам нужно на кухне малого офиса.

• Может быть, в вашем офисе только порезы от бумаги и ушибленное эго, но он все равно умный…

• Чтобы предотвратить нарушения трудового законодательства, вот семь вопросов, которых следует избегать в любое время и в любом месте…

Документирование и управление кадровыми делами

От: Персонал

Документирование и управление кадровыми делами

---

Введение

Сценарий 1

Пятница, 4:30.Когда г-н Смит собирает свои вещи, чтобы уйти, ему звонит сотрудник Управления программ соблюдения федеральных контрактов (OFCCP). Офицер сообщает г-ну Смиту, что в его офис подана жалоба, и в понедельник утром в первую очередь будет проведено проверка / расследование на месте. В рамках своего расследования офицер хочет проверить личные дела всех сотрудников, нанятых за последние два года. Он говорит «до свидания». Планы мистера Смита провести расслабляющие выходные на пляже внезапно превратились в напряженные три дня подготовки.

Сценарий 2

Недовольный служащий подал в Комиссию по равным возможностям занятости (EEOC) обвинение в дискриминации работодателя при продвижении по службе. Следователь EEOC звонит и сообщает работодателю, что она хотела бы нанести визит на место, чтобы ознакомиться с личным делом бывшего сотрудника и других соответствующих лиц. Выезд на место через четыре дня.

Препарат

Сценарии 1 и 2 не являются обычными инцидентами, но в случае их возникновения работодатели должны быть подготовлены следующим образом:

• Все записи в личных делах должны вестись аккуратно и надлежащим образом.
• Все виды трудовой деятельности.

Отсутствие точного ведения кадрового досье влечет за собой ответственность организаций и работодателей. Например, файлы персонала не должны содержать потенциально опасной информации, такой как записи интервью, содержащие нечувствительные и неуместные комментарии. Работодатели должны быть уверены, что все документы в личном деле могут адекватно защищать все решения о приеме на работу. Текущие и точные кадровые файлы помогают работодателю отслеживать персонал, организовывать найм и удержание, а также защищать организацию от ответственности.Несоблюдение правил ведения личного дела может стать причиной ненужных судебных разбирательств в организации.

Эта статья предоставит полезные инструменты и практические руководства, которые помогут правильно вести дела с персоналом на протяжении всех трудовых отношений. Кроме того, в материалах будут рассмотрены те документы, которые никогда не следует включать в личное дело , а также политические соображения, касающиеся доступа к файлам персонала и преимуществ периодической проверки файлов.

Документирование трудовых отношений

Обеспечение надлежащего ведения личного дела начинается с эффективной документации, такой как подготовка точных и полных кадровых записей.

Ключи к эффективной документации включают следующие четыре важнейших принципа:

• Сохраняйте правовую перспективу. При подготовке документов работодатели всегда должны задаться вопросом, какие впечатления или предположения судья или присяжные могли бы сделать из документов.Спустя годы после создания многие документы, содержащиеся в личном деле сотрудника, потенциально могут быть рассмотрены как судьей, так и присяжными.
• Обеспечьте определенную степень объективности документов. Документ, в котором проводится сравнение результатов работы сотрудника с установленными целями, часто с меньшей вероятностью отражает предвзятость надзорного органа, чем документ, содержащий субъективный комментарий о том, что сотрудник «имеет отношение». Работодатели всегда должны уделять внимание конкретным недостаткам работника, связанным с работой, поскольку они могут быть объективно измерены.
• Утверждения должны основываться на фактах, а не на доказательствах. Фактические утверждения более законны и убедительны, чем косвенные утверждения. Это особенно верно в случаях аттестации и дисциплины. Более убедительно заявить, что сотрудник «опоздал на работу более чем на 20 минут дважды на этой неделе, во вторник и четверг (с указанием конкретных дат) в нарушение нашей политики опозданий и посещаемости», вместо того, чтобы заявить, что сотрудник «часто опаздывает на работу». Работа.«Правильно фиксируя факты, работодатель ясно излагает свою позицию, устраняя необходимость в дальнейших попытках обеспечить основу для своего решения (решений) о приеме на работу.
• Убедитесь, что документы верны. Ошибки в документации могут дорого обойтись. Например, неправильное заполнение отчета EEO-1 может привести к проверке позитивных действий со стороны федерального правительства. Кроме того, отказ руководства получить подпись сотрудника, подтверждающую получение политики работодателя в отношении сексуальных домогательств, может иметь катастрофические последствия для ответственности в будущем судебном процессе.

Кроме того, каждый созданный и созданный документ должен содержать следующее:

• Дата создания и / или внесения изменений в документ.
• Имя и подпись автора документа.
• Номера страниц (например, страница 1 из 3).
• Имена и подписи свидетелей (если применимо).

Документирование приема на работу перед приемом на работу

Документация перед приемом на работу

Отношения между работодателем и работником обычно начинаются с действий перед приемом на работу, таких как заполнение и подача заявления, проверка биографических данных и собеседование.Все действия перед приемом на работу создают многочисленные документы, которые необходимо сохранять. Сохранение документов перед приемом на работу для невыбранных кандидатов является обязательным; Сохранение некоторых из этих документов в личном деле вновь нанятых сотрудников является вопросом политики. Однако сохранение истории болезни и записей интервью в личном деле нового сотрудника может быть плохим решением.

Помещение этих документов в личное дело вновь нанятого сотрудника не имеет реальной цели, поскольку они не связаны с трудовыми отношениями и создают беспорядочное дело.Скорее, такая информация должна храниться в отдельном файле, в котором документируется весь процесс интервью. Сохраняя точную и полную документацию о процессе собеседования, работодатели могут быть защищены от ответственности, когда недовольный кандидат не может получить собеседование или должность. Такие подробные файлы могут служить доказательством того, что процесс отбора работодателем является целенаправленным, справедливым и что выбранный человек был наиболее квалифицированным соискателем.

Документация по найму

Трудовые отношения начинаются на этапе перед приемом на работу, а создание кадрового досье начинается в день приема на работу.В первый день на любой работе сотрудник обычно тратит значительную часть дня на оформление документов, от информации о льготах до формы I-9. Вопрос в том, следует ли хранить все такие документы в личном деле нового сотрудника. Важно отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, должны создавать бумажный след с подробным описанием шагов, предпринятых руководством для ориентации нового сотрудника в организации.

Например, при приеме на работу сотрудника в его личное дело должны быть помещены следующие документы:

• Должностная инструкция по размещению.
• Предложение о работе.
• Заявление о приеме на работу.
• Резюме сотрудника (при наличии).
• Форма W-4.
• Подписанное подтверждение получения справочника сотрудника.
• Формы вознаграждений работникам.
• Бланки для близких и аварийных контактов.
• Документ, подтверждающий получение и рассмотрение Кодекса поведения работодателя.

Работодатели могут также включить контрольный список предметов, представленных сотруднику при ориентации.Этот контрольный список должен быть рассмотрен и подписан сотрудником и помещен в его личное дело. Подписанный контрольный список не позволяет сотруднику позже в ходе судебного разбирательства заявить, что сотрудник не получил политику о преследовании или другую важную документацию.

Новые сотрудники также должны заполнить форму I-9, которая подтверждает, что сотрудник имеет право работать в США. Однако этот документ не следует хранить в личном деле. Многие государственные учреждения имеют право проверять форму I-9 при посещении рабочего места, и если форма I-9 хранится в личном деле сотрудника, правительству предоставляется возможность провести поиск по всем личным файлам.Таким образом, файлы работодателя будут подвергаться более широкой государственной проверке. Все, что находится в файлах, может быть проверено и может вызвать дополнительные проблемы или вопросы. Сохраняя отдельный файл I-9, работодатели могут предоставить инспекционному агентству один файл, содержащий все формы I-9. Таким образом, работодатель сохраняет контроль над всеми записями и существенно ограничивает объем запроса.

Документация при приеме на работу

Большая часть документов, создаваемых в трудовых отношениях, выполняется во время пребывания в должности сотрудника. Правильное ведение документов сотрудника может быть полезным в случае судебного процесса. Однако неправильное обслуживание может быть чрезвычайно вредным.

Записи о компенсации

Важное значение имеет надлежащее ведение учета заработной платы сотрудников. Федеральный закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует от работодателя составлять, хранить и хранить записи о заработной плате.

В следующей таблице перечислены требования к хранению записей в соответствии с FLSA и Законом о равной оплате труда:

Записи, подлежащие сохранению		Устав		Срок хранения		Форма удержания
Записи о заработной плате и часах, итоговые отчеты о заработной плате (например, количество часов, отработанных каждым сотрудником, ставки заработной платы, общая заработная плата, общие удержания, дата выплаты и период оплаты, покрытый выплатой)		FLSA		3 года после последней даты въезда		Конкретная форма не указана

Базовые карты рабочего времени и заработной платы, графики рабочего времени, записи о прибавках к заработной плате или удержаниях из нее, сверхурочные заработки, записи, объясняющие любые различия в заработной плате между сотрудниками противоположного пола (например, должностные инструкции, оценки должностей, системы заслуг, поощрений и выслуги лет) и таблицы ставок заработной платы

FLSA 3 года после последней даты въезда Конкретная форма не указана Закон о равной оплате труда 2 года Конкретная форма не указана

Неспособность работодателя хранить и должным образом вести эти записи подвергает работодателя дорогостоящим штрафам и судебным искам.

Подобно тем документам, которые хранятся в процессе приема на работу, компенсационные документы должны подробно описывать историю компенсаций сотрудника. Повышение и / или снижение заработной платы, а также отказ в повышении должны быть хорошо документированы.

В личное дело должны быть включены следующие компенсационные документы, а также другие дополнительные документы:

• Форма W-4.
• Записи посещаемости.
• Записи о предварительных платежах.
• Гарнир заказов.
• Запись истории компенсаций.
• Рекомендации по компенсации.
• Разрешение на выпуск информации о заработной плате.
• Уведомление о повышении и / или понижении заработной платы и / или оклада.

Также может быть полезно хранить определенные компенсационные документы в отдельной папке, например:

• Документы, детализирующие фактическую ставку заработной платы работника.
• Ежедневные / еженедельные табели и / или табели учета рабочего времени.
• Суммы и даты платежа.

Хранение таких документов в отдельной папке сокращает количество бумаги в файле и исключает возможные расследования, связанные с проверкой государственных ведомств личных дел. Независимо от того, где хранятся эти документы, важно, чтобы все записи о компенсации соответствовали четырем ранее обсуждавшимся принципам.

Оценка производительности

Оценка результатов работы — важное оружие работодателя при защите по иску о неправомерном увольнении.Надлежащая документация и сохранение оценок может означать разницу между прекращением судебного процесса на основании суммарного судебного решения и принудительным судебным иском, когда работодатель должен защищать организацию перед присяжными.

Оценка должна проводиться своевременно. Например, оценки могут проводиться ежегодно, каждые 30 дней или каждые 90 дней. Независимо от временных рамок графика, график должен соблюдаться единообразно и повсеместно во всей организации. Работодатели также должны задокументировать, когда будут проводиться эти проверки, потребовать подписи сотрудника на бланке подтверждения и поместить эту форму в личное дело.Если последующее заседание запланировано после 90- или 30-дневного обзора, повестка дня должна быть подготовлена ​​с подробным описанием ранее обсужденных пунктов / целей. Любые решения или решения, принятые во время этих сессий, должны быть задокументированы, подписаны как руководителем, проводящим проверку, так и сотрудником, и помещены в личное дело.

При подготовке оценки крайне важно, чтобы оценка была четкой и краткой с использованием четырех ранее упомянутых принципов (юридическая перспектива, объективность, основанность на фактах и ​​точность).Кроме того, оценка должна предоставить следующее:

• Определите стандарты поведения или производительности, по которым оценивается сотрудник.
• Дайте понять, что сотрудник знал о стандарте.
• Укажите любые отказы для соответствия стандарту.
• Дайте сотруднику возможность исправить поведение или улучшить работу, чтобы соответствовать соответствующему стандарту.
• Укажите, какие действия будут предприняты, если сотрудник не соблюдает установленный стандарт.

Оценка также должна быть справедливой. Например, рейтинг производительности должен отражать фактическую производительность. Получатель выдающейся оценки производительности должен соответствовать стандарту, требуемому для такой оценки. В противном случае неточные оценки впоследствии могут быть использованы против работодателя. Например, многомиллионное судебное решение было вынесено против работодателя по иску о дискриминации по признаку пола после того, как работодатель постоянно переоценивал работницу, давая ей выдающиеся и выше среднего рейтинги.Работодатель переоценил работника, пытаясь успокоить его, но не принял заявки на повышение, несмотря на высокие оценки. Оценки сотрудника не отражают истинного характера способностей сотрудника и, таким образом, оставляют работодателя открытым для жалоб о дискриминации, когда якобы выдающемуся сотруднику неоднократно отказывали в возможностях продвижения по службе.

По завершении оценки сотрудник должен пересмотреть оценку эффективности и иметь право делать любые комментарии, положительные или отрицательные, по поводу оценки.Оценка должна быть подписана и датирована сотрудником с подтверждением получения и проверки и помещена в личное дело. Устные оценки, положительные или отрицательные, также должны быть задокументированы и помещены в файл, опять же с использованием ранее изложенных принципов.

Дисциплина сотрудников

Подобно служебной аттестации, документы, используемые для дисциплинарного взыскания сотрудника — устного или письменного — могут защитить работодателя от исков, поданных недовольным сотрудником, утверждающим, что увольнение было мотивировано дискриминацией или местью.

Дисциплинарные меры, устные или письменные, должны быть надлежащим образом задокументированы во время нарушения. Откладывание обсуждения дисциплинарных вопросов с сотрудником до проверки эффективности увеличивает шансы сотрудника успешно доказать, что дисциплина была предлогом для возмездия или дискриминации. Кроме того, надлежащее документирование дисциплинарной проблемы во время происшествия устраняет любой соблазн позже исправить недостатки документации — практика, которую суды осуждают.

Дисциплинарные предупреждения также должны быть рассмотрены сотрудником и подписаны с подтверждением того, что они ознакомились с уведомлением / предупреждением, а затем помещены в личное дело сотрудника. Однако документы, относящиеся к внутренним конфиденциальным расследованиям, таким как расследования случаев сексуальных домогательств, должны храниться в отдельном файле. Работодатели могут быть защищены от претензий сотрудника или другого лица, поведение которого обсуждается в ходе расследования, о вторжении в частную жизнь, сохраняя эти документы в отдельном и конфиденциальном файле.

В дополнение к ранее детализированным документам в личное дело должны быть включены следующие документы, если применимо:

• Учебные документы, , такие как:
  • Записи истории обучения.
  • Заявки на участие в программе обучения.
  • Опросный лист инвентаризации навыков.
  • Формы оценки обучения.
  • Письма-уведомления о внутреннем обучении.
  • Записи о возмещении затрат на обучение.
• Документы о льготах, , такие как:
  • Заявление на страхование жизни.
  • Начисление отпускных / бланк.
  • Заявление об отпуске.
  • Заявление о выходе на пенсию.
  • Разрешение на удержание из заработной платы.
  • Уведомление об опасных веществах и / или отчеты.
  • Заявление о возмещении стоимости обучения и / или платежные документы.
  • Подтверждение годового отчета о выплатах.
  • Тренинг по технике безопасности / посещение собраний / сводные формы.
• Документы о взаимоотношениях с сотрудниками, , такие как:
  • Отчет о коучинге / консультировании.
  • Форма согласия программы помощи сотрудникам (EAP).
  • Благодарности.
  • Заполненные формы предложений сотрудников.
  • Отчеты о статусе предложений.

Документальное подтверждение прекращения трудовых отношений

Окончание трудовых отношений может быть мирным или спорным.От того, как завершатся отношения, будет зависеть, какая документация должна быть помещена в личное дело сотрудника.

При типичном увольнении сотрудников, таком как увольнение, документы, помещаемые в личное дело, должны включать следующее:

• Выездное собеседование.
• Заключительная аттестация сотрудников.
• Выйти из формы комментариев интервьюера.
• Запись документов, выданных с окончательной зарплатой.
• документов COBRA.

Опять же, эти документы, как и другие в личном деле, должны следовать четырем принципам.

Решение работодателя о прекращении трудовых отношений, включая вышеупомянутые пункты, должно быть подтверждено соответствующей документацией. Личное дело должно содержать убедительные доказательства нарушения правила или политики, за которые сотрудник увольняется. Если документы в файле сами по себе не могут поддерживать прекращение, прекращение может быть неподходящим действием. В случае сокращения силы любое деловое решение, поддерживающее сокращение, должно быть надлежащим образом задокументировано, чтобы сотрудники, отобранные для увольнения, не использовали впоследствии отсутствие документальной поддержки в качестве убедительного доказательства в иске о дискриминации.Неспособность надлежащим образом задокументировать сокращение силы может привести к тому, что организация объяснит свое решение о приеме на работу перед присяжными.

Примечание: Вышеупомянутая информация не является исчерпывающей и служит только для беглого обзора для определения того, какие документы должны быть включены в личное дело.

Обслуживание документов и доступ

Самостоятельная проверка

Трудовые отношения и необходимая документация регулируются различными государственными регулирующими органами, каждое из которых поддерживает свои приоритеты и требования соответствия. Многие законы, охватывающие такие темы, как дискриминация, безопасность и иммиграция, поручают государственным регулирующим органам выполнение определенных задач и требуют определенных документов для регулирования соблюдения работодателем этих законов. Следовательно, эффективный план ограничения ответственности работодателя может защитить работодателя от потенциально разрушительных последствий либо государственного аудита, либо запроса документов адвокатом истца.

Периодические самоаудиты — важный инструмент для избежания юридических споров.Несмотря на то, что многочисленные законы усложняют самостоятельную проверку, нельзя недооценивать потенциальные преимущества выявления и упреждающего рассмотрения потенциальных претензий. Работодатели, которые не проводят периодическую оценку своей политики, процедур и практик, могут столкнуться с множеством юридических обязательств. При проведении самостоятельной проверки кадрового дела работодатель должен задать следующие вопросы:

• Отражает ли файл все повышения, повышения и поощрения сотрудника?
• Содержит ли файл все письменные оценки сотрудника?
• Содержит ли файл все предупреждения или другие дисциплинарные меры, принятые в отношении сотрудника?
• Если правила компании предусматривают, что письменные предупреждения или другие записи о дисциплинарных мерах будут удалены из файла сотрудника по истечении определенного периода, были ли они удалены?
• Если у сотрудника был план повышения производительности, испытательный срок, период обучения или другой временный статус, закончился ли он? Обновлен ли файл, чтобы отразить текущий статус сотрудника?
• Если справочник сотрудника обновлялся с тех пор, как сотрудник начал работать в организации, содержит ли файл квитанцию ​​или подтверждение самой последней версии?
• Содержит ли файл текущие версии каждого контракта или другого соглашения между работодателем и работником?

Выполняя самоаудит, задавая предыдущие вопросы, работодатель может быть уверен, что личные дела станут лучшим средством защиты от иска о дискриминации.

Документы, не подлежащие включению в личное дело

Работодатели должны тщательно продумать, как оформить каждый штатный документ. Закон требует, чтобы работодатели вели отдельный файл для медицинских записей, но надежная защитная стратегия также должна включать отдельные файлы для других типов информации о сотрудниках.

Документы о приеме на работу

Как упоминалось ранее, работодатели должны хранить Формы I-9 в отдельном файле. Хотя работодателю разрешается делать фотокопии документов, предлагаемых работником в качестве доказательства права на работу, такая практика не требуется.Работодатели, которые решили сделать фотокопии и сохранить эти документы, не должны сохранять информацию в личном деле. Такая практика может стать источником информации для истца или регулирующего органа, стремящегося расследовать дискриминационную практику найма.

Медицинская карта

Медицинская информация, такая как медосмотр перед приемом на работу, информация о медицинском наблюдении, отчеты о травмах, медицинские анкеты, отчеты о компенсации работникам и результаты тестов на наркотики, должна храниться отдельно от личного дела сотрудников. Работодатели должны ограничивать доступ к медицинской информации из соображений конфиденциальности и конфиденциальности. Фактически, существует множество правительственных постановлений, которые работодатели должны учитывать в отношении ведения и хранения медицинских записей.

Закон об американцах с ограниченными возможностями

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) предписывает конкретные правила в отношении сбора и хранения медицинской информации о сотрудниках. Например, до предложения о работе все запросы работодателя, касающиеся инвалидности, должны быть связаны с работой.

У ADA есть узкое исключение из запрета на проведение медицинских обследований перед приемом на работу. Работодатель может обусловить предложение о работе результатами медицинского обследования при соблюдении следующих критериев:

• Экзамен сдается всем поступающим сотрудникам.
• Результаты остаются конфиденциальными.
• Экзамен не используется для дискриминации лиц с ограниченными возможностями; однако результаты могут доказать, что человек не подходит для конкретной работы.

Кроме того, ADA устанавливает очень строгие правила обращения с медицинской информацией, полученной во время работы. ADA запрещает работодателям практиковать следующее:

• Требование медицинского осмотра перед тем, как сделать предложение о работе.
• Запрос о наличии у сотрудника инвалидности.
• Запросы относительно характера или степени тяжести инвалидности, за исключением случаев, когда расследование или обследование связаны с работой и не соответствуют деловой необходимости.

Результаты любого медицинского обследования должны храниться в тайне и быть отделены от личного дела.Тем не менее, ADA признает, что у работодателей может быть законная потребность в распространении результатов медицинских тестов или другой медицинской информации, и позволяет передавать конфиденциальную медицинскую информацию следующим лицам:

• Руководители, которым необходимо установить необходимые ограничения на работу и сделать необходимые разумные приспособления.
• Персонал скорой помощи и безопасности, если потребуется неотложная помощь.
• Правительственные чиновники расследуют соответствие.

Медицинская информация сотрудников должна распространяться на соответствующих условиях. Более того, для работодателей важно строго ограничивать объем передаваемой информации только объемом информации, необходимой для ответа на запрос.

Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования

Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) был принят для улучшения охвата медицинским страхованием на групповом и индивидуальном рынках; бороться с расточительностью, мошенничеством и злоупотреблениями в сфере медицинского страхования и оказания медицинской помощи; упростить администрирование медицинского страхования; и для других целей.Согласно HIPAA, субъекты , на которые распространяется действие страховки, не могут использовать или раскрывать защищенную медицинскую информацию человека без его разрешения, если иное не требуется или не разрешено законодательством о конфиденциальности.

Хотя работодателями являются организаций, не охваченных страховкой , на них распространяются правила конфиденциальности, основанные на их спонсорстве в отношении планов медицинского страхования и процедур работы с медицинской информацией 50 или более участников. Если у работодателя нет 50 участников плана медицинского страхования компании, им обычно не нужно беспокоиться об ограничениях HIPAA.С 14 апреля 2004 г. правила HIPAA о конфиденциальности вступили в силу для спонсорских небольших планов медицинского страхования. Малый план медицинского страхования — это план, в рамках которого выплачиваются страховые взносы или требования в размере 5 миллионов долларов или меньше в последний год действия плана.

Для работодателей, подпадающих под действие положений HIPAA о конфиденциальности, требования к планам с самофинансированием более строгие, чем к планам с полным страхованием. Требования к плану самофинансирования являются более строгими, поскольку HIPAA предполагает, что, если у работодателя есть полностью застрахованный план, работодатель обычно не имеет доступа к защищенной медицинской информации (PHI). В планах с самофинансированием работодатели, которые принимают решения по первоначальным или окончательным требованиям, нуждаются в PHI для принятия решений по претензиям. Эта защищенная медицинская информация находится под защитой HIPAA.

Закон о семейных и медицинских отпусках

Разглашение конфиденциальной медицинской информации также регулируется Федеральным законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), особенно если работодатель запрашивает медицинскую справку или требует от работника пройти проверку пригодности к работе при возвращении из отпуска по FMLA.Работодателям крайне важно сохранять любые тесты или результаты медицинского освидетельствования в отдельной медицинской карте, помимо общего личного дела.

Записи предварительного расследования

Конечная цель каждого работодателя — нанять и удержать трудолюбивых и продуктивных сотрудников. Однако работодатели могут столкнуться с трудностями при эффективной оценке способностей человека на основе формы заявки и одного или двух собеседований. Работодатели могут продолжить расследование заявителя с помощью справочного отчета.Исторические отчеты являются деликатными и конфиденциальными по самой своей природе, и по закону они должны быть ограничены теми лицами, которые непосредственно участвуют в процессе найма. Тщательная справка и предварительное расследование могут помочь определить, станет ли кандидат желанным дополнением к команде или угрозой для работодателя, сотрудников или клиентов. Кроме того, суды могут определить, что работодатель обязан провести расследование анкетных данных, особенно в обстоятельствах, когда непроведение анкетной проверки создает ответственность за небрежный прием на работу или удержание.

Согласно Закону о справедливой кредитной отчетности (FCRA) работодатели должны соблюдать следующие требования:

• Ясно сообщить заявителю в отдельном документе, что проверка биографических данных готовится третьей стороной.
• Получите подписанное разрешение от заявителя, прежде чем проверять записи, такие как судимости, незавершенные уголовные дела, водительские записи, кредитные отчеты или документы об образовании.
• Предоставьте заявителю копию отчета и уведомление о юридических правах, если работодатель намеревается отказать в приеме на работу на основании информации, содержащейся в отчете.

FCRA предназначена для того, чтобы сбалансировать интерес работодателя в оценке потенциального сотрудника с правом сотрудника на точность и конфиденциальность в отношении своих учетных данных.

Записи безопасности

Управление по охране труда (OSHA) регулирует и контролирует безопасность на рабочем месте. Работодатели должны хранить все связанные с безопасностью записи в отдельном файле по той же причине, по которой все формы I-9 должны храниться в отдельном файле, чтобы аудитор OSHA мог видеть только записи, связанные с OSHA, во время аудита OSHA.Этот файл записей безопасности может также содержать документацию, относящуюся к участию или участию сотрудника в иске или расследовании OSHA — ограничение доступа к такой документации упростило бы предотвращение влияния информации на возможные неблагоприятные решения против сотрудника, которые, в свою очередь, могли бы привести к мести претензии по OSHA.

Доступ к записям

Примерно половина всех штатов регулирует ведение кадровой документации и доступ к ней. Например, в некоторых штатах введены ограничения на использование и разглашение информации о персонале в отношении сотрудников детских учреждений, присяжных полицейских и сотрудников государственных и университетских школ штата.Кроме того, законы некоторых штатов требуют, чтобы работодатели разрешали сотрудникам проверять и / или получать копии своих файлов. Доступ к кадровому учету обычно имеет некоторые ограничения, например, проверка только в присутствии руководства или запрет на удаление информации.

Большинство служащих государственного сектора имеют право в соответствии с законами штата просматривать свое личное дело. В некоторых штатах государственным служащим разрешается доступ в разумные сроки. Государственные работодатели должны иметь политику (или полагаться на официальную политику департамента), которая определяет параметры разумного времени, чтобы сотрудники могли пользоваться своим правом доступа, не нарушая необоснованного вмешательства в миссию работодателя.

Причины ограничения доступа сотрудников к их индивидуальным файлам не столько юридические, сколько практические. В некоторых случаях руководство может не захотеть, чтобы сотрудник просматривал различные типы результатов тестов или критиковал производительность. В других случаях недовольный или недовольный сотрудник может попросить просмотреть файл и приступить к тщательному изучению всей записи с целью поиска оснований для судебного иска против работодателя. Особенно это касается бывших сотрудников. По этой причине предоставление доступа бывшим сотрудникам рекомендуется , а не , если это не требуется по закону.В случае, если сотрудник задает конкретный вопрос о том, что находится в файле, руководство должно рассмотреть возможность предоставления ответа или документа, относящегося к этому конкретному вопросу, или прочитать документ сотруднику, а не передавать весь файл.

Проверка личного дела сотрудника третьими сторонами также должна тщательно контролироваться. Сотрудники, которые чувствуют себя поврежденными из-за ненадлежащего раскрытия информации или практики направления к специалистам, подали иски о диффамации. Таким образом, многие работодатели приняли строгие правила о неразглашении или политику предоставления только «нейтральных рекомендаций» и, таким образом, раскрытия только имени, должности и дат работы бывшего сотрудника.

В свете растущего числа судебных исков о клевете, основанных на раскрытии информации о личном деле, в некоторых штатах есть законодательство, предусматривающее, что работодатель освобождается от ответственности на основании предоставления информации об эффективности работы потенциальному работодателю бывшего работника. Однако работодатель может понести ответственность, если будет доказано, что работодатель предоставил заведомо ложную информацию, предоставленную с злонамеренной целью или нарушил гражданские права бывшего сотрудника в соответствии с законодательством штата.Несмотря на эти законы, остается достаточно места для судебных исков на основании рекомендаций работодателя. Для работодателей, которые проводят политику ссылки на других работодателей, было бы разумно получить отказ от нынешнего сотрудника до его ухода с работы. Однако, как правило, самым безопасным вариантом может быть строгое правило о неразглашении. Часто менеджеры по персоналу получают повестку в суд от стороны в судебном процессе с просьбой предоставить документы (в том числе личные дела) в отношении бывшего сотрудника.Поскольку повестка требует соблюдения на основании решения суда, предоставление запрошенных документов таким принудительным образом, как правило, не влечет за собой ответственность работодателя за клевету. В таком случае другая сторона в судебном процессе несет бремя возражения против неправильного запроса.

Федеральный закон требует, чтобы записи о соискателях вакансий, действующих и бывших рабочих велись в течение определенного установленного периода времени, чтобы у государственных органов были материалы для изучения в ходе расследования.Таблица с изложением основных федеральных требований к ведению документации в отношении того, какая информация должна храниться и как долго, включена в конце этой главы.

В дополнение к информации о персонале, обычно сохраняемой в ходе работы, Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), государственные и местные агентства EEO и другие агентства требуют, чтобы после получения жалобы на незаконную практику найма работодатель сохранял все записи о персонале, производственные записи и другие доказательства, которые могут иметь отношение к жалобе, до тех пор, пока вопрос не будет решен.Точно так же расследование жалобы может выходить за рамки записей, относящихся к обвиняющей стороне, и включать записи обо всех сотрудниках, занимающих должности, аналогичные той, которую занимала или разыскивала обвиняющая сторона.

Федеральные требования к ведению документации

Документация		Требования к хранению
Записи о персонале, включая формы заявлений и записи, касающиеся приема на работу, продвижения по службе, понижения в должности, перевода, увольнений, увольнений и условий компенсации.		1 год с даты действий персонала, предпринятых в отношении конкретной записи или даты, когда запись была сделана — в зависимости от того, что наступит позже (29 C.F.R. 1602.14).
Записи, относящиеся к жалобе на незаконную практику найма.		До окончательной утилизации заряда (29 C.F.R.1602.14).
Работодатели со 100 или более сотрудниками: Копия отчета EEO-1.		Копия последнего отчета, поданного для каждой отчетной единицы, всегда должна храниться в штаб-квартире подразделения или компании / подразделения (29 C.F.R. 1602.7).
Федеральные подрядчики, субподрядчики: планы позитивных действий.		Срок не указан (рекомендуется 2 года).
Форма I-9.		1 год с даты прекращения действия или 3 года после создания — в зависимости от того, что наступит позже.
Планы письменных вознаграждений работникам; системы заслуг или стажа.		Пока план действует, плюс 4 года после прекращения действия плана (29 C.F.R. 1627.3).
Заработная плата или другие записи, содержащие имя каждого сотрудника, адрес, дату рождения, род занятий, размер заработной платы и компенсацию, полученную в неделю.		3 года с даты создания (29 C.F.R. 1627.3).
Дополнительные базовые записи, включая таблицы ставок заработной платы, графики работы, а также записи заказов и отгрузок.		2 года с даты создания (29 C.F.R. 1620.32).
Записи, относящиеся к удостоверению отпуска как отвечающему требованиям Закона о семейных и медицинских отпусках (FMLA) и любых спорах, касающихся такого удостоверения.		3 года со дня создания.

Советы работодателям в ответ на запросы кадровой документации

Многим работодателям ответ на запросы нынешних или бывших сотрудников о проверке их кадровых файлов может показаться простой задачей. Однако такие запросы связаны с важными и часто тонкими проблемами, которые работодатели должны тщательно рассмотреть.

Во многих штатах, в том числе в пяти из шести штатов Новой Англии, есть законы, регулирующие порядок ответов работодателей на запросы кадровой документации.В этих законах часто указывается, например, какие типы документов должны быть включены (или исключены) из личного дела сотрудника; насколько быстро работодатель должен ответить на запрос сотрудника из личного дела; и как часто сотрудники имеют право просматривать свои личные дела.

Ниже приводится краткое изложение (не претендующее на исчерпывающий характер) этих различных законодательных актов о кадровом архиве Новой Англии. Работодателям важно осознавать свои обязательства в соответствии с этими законами и обеспечивать, чтобы их политика и практика были соответствующим образом адаптированы.

Закон штата Массачусетс о кадровых рекордах

Среди штатов Новой Англии, Массачусетс имеет наиболее подробный закон, регулирующий запросы кадрового учета.

Закон штата Массачусетс о кадровых записях, M.G.L. c. 149, §52C, определяет «кадровую запись» как «запись, которую ведет работодатель, которая идентифицирует сотрудника, в той степени, в которой запись используется или использовалась, или может повлиять или быть использована относительно квалификации этого сотрудника для работы. , продвижение по службе, перевод, дополнительная компенсация или дисциплинарные взыскания.

В дополнение к этому общему определению, в законе указываются различные категории документов, которые работодатели Массачусетса, имеющие не менее 20 сотрудников, должны хранить в личном деле каждого сотрудника в течение не менее трех лет после увольнения:

• Имя, адрес и дата рождения сотрудника;
• Должность и описание должности;
• Размер заработной платы и любые другие компенсации, выплачиваемые работнику;
• Дата начала приема на работу;
• Заявление о приеме на работу;
• Резюме или аналогичная документация, представленная сотрудником;
• Оценка производительности;
• Письменные предупреждения;
• Документы с перечнем испытательных сроков;
• Отказ, подписанный работником;
• Копии датированных уведомлений о расторжении договора; и
• Любые другие документы, относящиеся к дисциплинарным взысканиям в отношении работника.

В законе указывается, что «кадровые записи» не включают информацию или документацию, относящуюся к другому лицу, кроме сотрудника, в той мере, в какой раскрытие материала будет представлять собой «явно необоснованное вторжение в частную жизнь такого другого лица». Это может включать, например, конфиденциальную информацию о коллеге, который пожаловался на сотрудника.

По письменному запросу нынешнему или бывшему сотруднику Массачусетса должно быть разрешено ознакомиться со своим личным делом в течение пяти дней в обычные рабочие часы по обычному месту работы сотрудника.Дополнительно (или в качестве альтернативы) работник имеет право получить копии своей кадровой документации в течение пяти дней с момента письменного запроса работодателю.

После проверки своих кадровых записей, если сотрудник не согласен с какой-либо информацией, содержащейся в записях, работодатель и работник могут согласиться удалить или исправить эту информацию. При отсутствии такого соглашения работник имеет право подать письменное заявление, объясняющее его или ее позицию по данному вопросу, которое работодатель затем должен сохранить как часть кадрового дела.

Согласно поправке 2010 года к статуту Массачусетса, всякий раз, когда работодатель помещает «отрицательную» информацию в личное дело сотрудника, работодатель должен уведомить сотрудника в течение десяти дней. Это включает, например, дисциплинарные извещения или памятки, документы, касающиеся проблем с посещаемостью или производительностью, а также переписку между менеджерами и отделом кадров относительно ненадлежащего поведения со стороны сотрудника.

Наконец, сотрудник имеет право проверять свою кадровую документацию только два раза в течение календарного года.Это ограничение, однако, не распространяется на запрос, вызванный размещением отрицательной информации в личном деле сотрудника.

Положение о других штатах Новой Англии

За исключением Вермонта, в каждом из других штатов Новой Англии есть аналогичный статут, регулирующий права сотрудников проверять свои кадровые записи.

Коннектикут.

Закон о личных делах штата Коннектикут, Conn. Gen. Stat. §31-128a, дает нынешним и бывшим сотрудникам право просматривать свои кадровые файлы в обычное рабочее время, в месте или на разумном расстоянии от места работы, в течение «разумного времени» после письменного запроса.

Сотрудник Коннектикута также имеет право получить копии своих кадровых документов в «разумный срок» после письменного запроса работодателю. Работодатель может взимать разумную плату за копирование записей.

Закон Коннектикута определяет «досье персонала» как «документы, документы и отчеты, относящиеся к конкретному сотруднику, которые используются или использовались работодателем для определения права такого сотрудника на прием на работу, продвижение по службе, дополнительную компенсацию, перевод, увольнение и т. Д. дисциплинарные или другие неблагоприятные действия со стороны персонала, включая оценки сотрудников или отчеты, касающиеся характера, кредитоспособности и рабочих привычек такого сотрудника.И наоборот, закон специально исключает различные материалы из определения «досье персонала», включая медицинские записи, рекомендации третьих сторон, записи о вариантах акций или бонусных планах, а также документы, относящиеся к расследованию убытков, неправомерных действий и предполагаемых преступлений.

Подобно статуту Массачусетса, статут Коннектикута дает сотруднику право добавлять к своему личному делу письменное заявление, содержащее любую информацию в файле, с которой сотрудник не согласен.

Наконец, сотрудник в Коннектикуте имеет право просматривать свое личное дело только два раза в течение календарного года.

Мэн.

Положение о кадровом архиве штата Мэн, M.R.S.A. Раздел 26, § 631, предусматривает, что в течение десяти дней после получения письменного запроса работодатель должен разрешить нынешнему или бывшему сотруднику просмотреть и получить копии документов из его или ее личного дела. Это право ограничено одним запросом сотрудника в календарный год.

Статут штата Мэн предусматривает, что «досье персонала» включает, помимо прочего, «любые формальные или неформальные оценки и отчеты сотрудников, касающиеся характера, кредитоспособности, рабочих привычек, компенсаций и льгот, а также непривилегированных медицинских записей или записки медсестры, относящиеся к работнику, которые находятся в распоряжении работодателя ».

Нью-Гэмпшир.

Закон штата Нью-Гэмпшир о доступе сотрудников к кадровым файлам, N.H.R.S.A.§ 275: 56 требует, чтобы работодатели предоставляли сотрудникам «разумную возможность» для просмотра и получения копий документов в их личном деле. Хотя статут не определяет «личное дело», он специально исключает определенные типы материалов, включая медицинские записи и документы, относящиеся к расследованию правоохранительных органов или «государственной безопасности».

Подобно статутам Массачусетса и Коннектикута, закон Нью-Гэмпшира дает сотруднику, который не согласен с информацией, содержащейся в его или ее личном деле, право добавить в файл письменное заявление с объяснением должности сотрудника.

Род-Айленд.

Наконец, Закон Род-Айленда об инспекции кадровых досье, § 28-6-1 Закона РИ, предусматривает, что в течение семи рабочих дней после письменного запроса сотруднику должно быть разрешено просмотреть его или ее «личные дела», которые использовались или использовались для определения квалификации этого сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, дополнительной компенсации, увольнения или дисциплинарных мер ». Это право ограничено тремя запросами сотрудника в течение любого календарного года.

Закон Род-Айленда исключает определенные материалы из определения «досье персонала», в том числе рекомендации о вакансиях и отчеты от предыдущих работодателей, записи, подготовленные для использования в гражданских, уголовных процессах или разбирательствах по рассмотрению жалоб, а также некоторые конфиденциальные «управленческие записи».

Советы работодателям

Работодатели, получающие запросы кадрового учета от нынешних или бывших сотрудников, должны внимательно изучить все применимые законы штата, чтобы убедиться, что они соблюдают свои обязательства.

В частности, работодатель должен знать о любых требуемых временных рамках для своего ответа на запрос работника, а также о любых ограничениях на количество запросов, которые работник имеет право сделать в течение определенного периода времени.

Работодатель должен позаботиться о том, чтобы не предъявлять никаких документов, таких как медицинские или исследовательские записи, которые по закону не являются «кадровыми записями».

No related posts.