Что хранится в личном деле работника: Личное дело работника

Состав личного дела работника-2017 | Современный предприниматель

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен.

Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

• Заявление сотрудника о приеме;
• Копия приказа о назначении;
• Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
• Личная карточка (форма Т-2) или листок;
• Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
• Трудовой договор;
• Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
• Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

• ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
• Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
• Свидетельств о рождении детей;
• Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
• Трудовой книжки;
• Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

• Характеристики с предыдущих мест работы;
• Анкета, заполненная при соискании должности;
• Должностная инструкция;
• Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
• Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
• Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Образец

Внутренняя опись личного дела № 4

кассира ООО «Нарва»

Иванушкиной Елены Алексеевны

№ п/п	Дата документа	Номер документа	Наименование документа	Номера листов дела	Примечание
1	21.01.2017	4	Трудовой договор	1-4	Оригинал
2	21.01.2017	4-К	Приказ о приеме на работу	5	Копия
3	21.01.2017	3-М	Соглашение о материальной ответственности	6-7	Оригинал
4	15.05.2017	4-КД	Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу	8	Оригинал
5	25.08.2017	7вх	Заявление о предоставлении очередного отпуска	9	Оригинал

 

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

перечень документов и персональные данные

Законом состав личного дела сотрудника не установлен, поэтому работодатель сам вправе определять его. Для этого он может исходить из сроков хранения, ценности документов и полезности для нанимателя содержащейся в них информации. При этом установленный организацией порядок необходимо оформить соответствующим локальным актом. Рассказываем про состав личного дела работника 2021: перечень документов и персональные данные.

Требования к составу документации личного дела

Определяя, что должно быть в личном деле работника, работодатель исходит необходимости включать туда документы, связанные

непосредственно с трудовыми взаимоотношениями.

В личное дело не следует помещать документы, имеющие незначительные периоды хранения (п. 3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Обычно личное дело включает:

• документацию трудящегося, прямо относящуюся к его трудовой деятельности и предоставляемую самим работником по законодательству РФ;
• оформляемую нанимателем в обязательном порядке в процессе выполнения им должностных функций.

Условно состав личного дела сотрудника можно поделить на

3 части:

1. Документы при приеме на работу.
2. Документы о прохождении сотрудником конкурса в качестве соискателя при приеме на работу (если проводился).
3. Документы с информацией о деятельности сотрудника у работодателя.

В результате, в перечень документов в личном деле включают как сведения, носящие характер персональной информации о сотруднике, так и данные о непосредственном выполнении им трудовых обязанностей.

Все их располагают в хронологическом порядке, а каждый лист дела нумеруют.

Все документы регистрируют во внутренней описи, которую включают в состав папки.

Из чего состоит личное дело сотрудника

Законодательно состав документов личного дела работника не утвержден. Однако в кадровом деле сложилась определенная практика его формирования.

Чаще всего папки личных дел организуют по структуре, пример которой приведен на схеме.

Важно

В личное дело не стоит включать копии документов с личными данными работника: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета.

Считается, что это избыточные данные. Нужную информацию из них записывают, после чего возвращают работнику. Причем делать этого не нужно даже при получении от сотрудника разрешения об обработке персональных данных (см.. например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013).

При приеме работника обычно сохраняют:

• заявление;
• его анкету или данные резюме;
• соглашение о неразглашении коммерческой информации;
• копии дипломов;
• рекомендательные письма, характеристики с прежних мест работы.

В качестве документов, связанных с трудовой деятельностью, чаще всего подшивают:

• трудовой договор и допсоглашения к нему;
• приказы по перемещению, совместительству, совмещению, переводу, увольнению;
• приказы по оплате труда – начисление премий, назначение надбавок;
• приказы об отпусках, о командировках;
• приказы по поощрениям, награждениям;
• приказы об аттестации и копии актов по ее результатам;
• служебные записки о поощрении или о применении дисциплинарных взысканий, объяснительные сотрудника, акты служебных расследований;
• заявления об увольнении или переводе;
• договор о материальной ответственности;
• должностные инструкции.

При начале оформления папки заводят также внутреннюю опись, которая входит в список документов в личном деле работника. В нее добавляют новые строки по мере поступления в дело новых документов. После увольнения работника её тоже подшивают в папку.

Можно без ограничений помещать в личное дело документы по трудовой деятельности сотрудника: их список открыт.

Включение в состав дела персональных сведений о работнике

Под персональными данными понимают любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому лицу. Для ее сбора и обработки необходимо получить письменное согласие от работника (п. 1 и п. 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

В части того, что входит в личное дело работника, это требование касается:

• медкнижки работника;
• документов об образовании;
• справки об отсутствии (наличии) судимости;
• характеристики и рекомендательных писем.

При этом важно соблюдать ряд принципов хранения и обработки персональных данных:

• цель их использования – трудоустройство работника, обеспечение его продвижения по службе, контроль качества выполняемой им работы;
• строгое соблюдение норм Конституции и ТК РФ при их обработке;
• сотрудник должен быть под роспись ознакомлен с локальными актами, регламентирующими порядок работы с персональными данными.

Определяя список документов в личном деле работника, в него обязательно нужно добавить письменное согласие на обработку персональных данных. Срок действия такого разрешения можно ограничивать окончанием действия трудового договора или моментом достижения цели использования персональной информации. Оно может быть письменно отозвано работником в любой момент. Однако нужно понимать, что отсутствие согласия на использование персональной информации может сделать фактически невозможным продолжение трудовых отношений.

Письменное разрешение на обработку персональных данных хранят в течение 3-х лет с момента окончания его действия.

Что можно, а что нельзя хранить в личном деле сотрудника

У каждой компании есть личные дела всех сотрудников. Они представляют собой пакеты документов с обязательной документацией, связанной с трудовой деятельностью. Такие документы хранятся в отделе кадров, и бухгалтер несёт за них персональную ответственность. Однако часто в личные дела попадают документы, не имеющие отношения к работе или вовсе запрещённые для хранения. Часто причина тому принцип: «Собрать всё, что можно — пусть будет».

Давайте разберемся, что разрешено хранить в личном деле сотрудника, а что нельзя.

Можно

К документам, необходимым для хранения относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью. Папка может пополняться по мере поступления новых бумаг. Пакет документов содержит в себе:

• трудовой договор,
• приказы (приемы, переводы, поощрения и т.д.),
• соглашение о неразглашении сведений,
• доклады и объяснительные записки.

Все документы кадровый работник подшивает в папку в хронологическом порядке и составляет опись.

Нельзя

Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с работой. Это лишняя бумага. Также нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника. К ним относятся:

• паспорта,
• свидетельство ИНН,
• СНИЛС,
• диплом об образовании,
• военный билет,
• свидетельство о заключении или расторжении брака, рождении ребенка.

Их наличие в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещён.

Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику (ст. 65 ТК).

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что бы хранить копии личных документов, необходимо получить согласие физических лиц.

Что делать если трудовая инспекция или ИФНС, ФСС, ПФР и т.д. запрашивают у работодателя документы, необходимые при проверке?

Без согласия сотрудника работодатель не вправе хранить копии документов, которые содержат его персональные данные. В ответ проверяющим органам направьте письмо в произвольной форме, по какой причине данных документов нет. Суды подтверждают, что работодатели не обязаны предоставлять копии личных документов.

Анна Данькова — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более пяти лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

 

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации. Классический вариант передачи состоит в формировании документов каждого личного дела в отдельности. Предполагается, что если на каждого работника заводится личное дело, то оно таким же образом передается в архив организации при его увольнении. В гл. 4 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, указано, что документы личного дела помещаются в отдельную обложку, вносятся в опись по году увольнения и систематизируются по фамилиям в алфавитном порядке.

После увольнения работника при подготовке личного дела к передаче в архив необходимо провести экспертизу ценности документов личного дела, изъять документы временного срока хранения, если таковые есть в личном деле. Например, как показывает практика, в личном деле иногда хранятся копии паспортов, свидетельств о рождении детей, личных карточек персонифицированного учета, приказов о предоставлении отпусков и др. Все это — документы временного хранения, которые должны быть изъяты из личных дел при проведении экспертизы ценности документов. В то же время если по решению лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в личном деле содержатся договоры (контракты) с работником, то при проведении экспертизы ценности документов они не изымаются, несмотря на то что срок хранения их составляет 3 года после истечения срока действия договора (контракта). Напомним, что только контракты с госслужащими имеют срок хранения 75 лет. Аналогично дело обстоит и с договорами о материальной ответственности. Срок хранения их составляет 3 года после увольнения материально ответственного лица, проведения проверки налоговыми органами соблюдения налогового законодательства и при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля. Если договор о материальной ответственности содержится в личном деле, то он также не изымается при подготовке личного дела к передаче в архив.

В конце личного дела необходимо поместить лист-заверитель. В нем указывается количество листов, содержащихся в личном деле, количество листов внутренней описи. Напоминаем, что при нумерации листов личного дела внутренняя опись дела нумеруется отдельно. Форма внутренней описи личного дела указана в приложении 1 к Инструкции о ведении и хранении личных дел, форма листа-заверителя содержится в приложении 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

Какие документы (оригиналы и копии) следует хранить в личном деле сотрудника в период работы его на предприятии и какие извлекать при формировании и сдаче его дела в архив — НТВП Кедр

Распечатать

Вопрос

Какие документы (оригиналы и копии) следует хранить в личном деле сотрудника в период работы его на предприятии и какие извлекать при формировании и сдаче его дела в архив.

Ответ

Необходимо отметить, что такое понятие, как «личное дело», не раскрыто трудовым законодательством, под данным термином следует понимать совокупность документов, которые работодатель оформляет сам либо получает от работника при осуществлении трудовых отношений.

Как установлено нормами ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ, работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Таким образом, порядок ведения личных дел работников может быть установлен локальным нормативным актом в тех случаях, когда данный порядок напрямую не урегулирован нормами законодательства.

Нормы абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ также указывают, что работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями).

Очевидно, что информация, содержащаяся в личном деле работника, является персональной информацией, следовательно, при обработке указанных данных работодатель должен соблюдать требования ст. 87 ТК РФ с целью обеспечения сохранности данных.

Следует отметить, что трудовое законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только в отношении лиц, осуществляющих государственную (ст. 14 Федерального закона от 27.05.2003 N 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 2 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе») или муниципальную службу (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены формы документов, которые используются при осуществлении трудовых отношений, в том числе личная карточка работника, приказ о приеме на работу и т.д.

Очевидно, что хранение указанных документов осуществляется работодателем.

Необходимо также отметить, что Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», установлена обязанность работодателя по осуществлению хранения трудовых книжек.

По нашему мнению, в перечень документов, составляющих личное дело, входят: заявление работника о приеме на работу, экземпляр работодателя трудового договора, приказы, оформленные в отношении конкретного работника при осуществлении трудовых отношений, и его заявления, трудовая книжка, копии документов, оформляемых работодателем при трудоустройстве работника впервые (если это имело место быть), копии документов, содержащих персональные данные работников (копии свидетельства о постановке на налоговый учет, свидетельства о регистрации в системе ОПС и т.д.), и иные документы, связанные с работой конкретного работника.

Исходя из приведенного выше считаем, что напрямую трудовое законодательство предусматривает обязанность по ведению личных дел только в отношении работников, осуществляющих деятельность в сфере государственной и муниципальной службы, однако законодательством установлены виды документов, ведение и хранение которых является обязательным для работодателя, в частности приказ о приеме на работу и так далее, ввиду чего можно сделать обоснованный вывод, что законодательство устанавливает обязанность по ведению так называемых личных дел, которые представляют собой совокупность документов, необходимых для осуществления трудовых отношений. Кроме того, работодатель обязан обеспечивать хранение трудовых книжек работников.

{Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}}

Таким образом, законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Поэтому порядок ведения личных дел работников может быть установлен локальным нормативным актом в тех случаях, когда данный порядок напрямую не урегулирован нормами законодательства.

Подборка документов:

Статья: Правила и рекомендации ведения личных дел (Вялова Л.) («Кадровик.ру», 2013, N 4) {КонсультантПлюс}

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, декабрь 2015 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Объяснение личного дела — kiwiHR

Что такое личное дело?

Кадровый файл — это бумажная или электронная папка, в которой хранятся все кадровые и расчетные документы от новых, существующих или предыдущих сотрудников. Кадровые файлы должны включать основную информацию о сотрудниках и компенсациях в соответствии с федеральным законодательством и законодательством штата о труде. Понимание того, какие трудовые книжки включать в личное дело, поможет вам избежать дорогостоящих штрафов и ошибок.

Что включать в личное дело:

Цель файла персонала — собрать все важные записи и информацию о сотрудниках. Личное дело должно включать следующее:

• Основная информация о сотруднике , такая как имя, контактная информация, номера социального страхования, медицинское страхование и контактные данные для экстренных случаев
• Должностная инструкция
• Заявление о приеме на работу и резюме
• Досье для выхода из интервью
• Соответствующие налоговые формы
• Информация о заработной плате , такая как компенсация, частота платежей и банковский счет
• Трудовые договоры и другие соответствующие соглашения между работником и работодателем
• Соглашения могут включать в себя неконкурентные соглашения, контракты на предоставленные компанией автомобили или бизнес-кредитные карты.
• Контракты или бланки пособий сотрудникам и письмо с предложением о работе
• Иммиграционные документы, связанные с трудоустройством
• Документы об увольнении, включая причину увольнения или увольнения , документы о безработице, формы продления страховки и т. Д.
• Дополнительные личные данные, такие как день рождения, начало и конец испытательного срока

Являются ли вышеупомянутые записи о сотрудниках обязательными или нет, регулируются федеральными законами и законами штата.Также необходимо учитывать другие нормативные акты, такие как законы о защите данных, такие как GDPR. Из-за того, что в личном деле хранится конфиденциальная информация, важно хранить записи сотрудников в безопасности и в соответствии с требованиями законодательства.

Проблема с бумажными личными делами

При просмотре списка записей сотрудников, которые должны храниться в личном деле, нет сомнений в том, что с такой конфиденциальной информацией следует обращаться осторожно. Поэтому обратите внимание, что вы не можете полагаться на бумажное личное дело по следующим причинам:

1.Личные дела должны храниться в безопасном месте

Как сохранить записи о сотрудниках в безопасности? В то время как наличие специального шкафа для записей сотрудников может показаться очевидным ответом, запирание их в офисе защищает их от физической кражи лишь частично. Забудьте запереть офис один раз, и записи о сотрудниках могут быть навсегда раскрыты. Один момент отвлечения может привести к тому, что личные дела попадут в чужие руки.

Как насчет хранения в частной сети компании? Хотя это и есть улучшение, сеть защищена ровно настолько, насколько безопасны люди, которые ее используют.

Пусть один сотрудник станет жертвой кибератак или фишинговых атак, и сеть превратится в открытую книгу. Не думаете, что такое может случиться с вашим бизнесом? Подумайте еще раз: по оценкам Национального центра кибербезопасности (NCSC), последствия киберпреступности обходятся Великобритании примерно в 30 миллиардов долларов в год. Фактически, отрасль малого и среднего бизнеса является целью номер один для кибератак.

2. Контроль доступа к личному делу

Важно следить за внешними нарушениями, но нельзя игнорировать угрозу внутренних нарушений безопасности.Придерживаясь бумажного личного дела или внутренней сети, вы практически ничего не можете сделать для предотвращения несанкционированного доступа к местоположению или информации.

С контролем доступа несанкционированный доступ к личному делу станет одним поводом для беспокойства. Контроль доступа в системе управления персоналом обычно переводится как роли полномочий. Назначение ролей разрешений обеспечивает ключевую защиту кадрового файла и организации. Строго ограничивая круг лиц, имеющих доступ к файлам и записям сотрудников, вы также защищаете свою компанию от внутренних утечек данных.

3. Доступ к личному делу ограничен

В эпоху домашнего офиса и удаленных команд, позволять сотрудникам получать доступ к данным в любое время и из любого места уже не «хорошо», а требование. Шансы на то, что они могут получить доступ к личному делу для выполнения своей работы из своего местоположения, очень ограничены. Файлы персонала также могут подвергаться нарушениям безопасности, если удаленный работник использует незащищенную сеть для доступа к базе данных компании.

4. Бумажные личные дела стоят дорого

Каждая распечатанная досье и досье сотрудников стоит вашей компании денег.Может показаться, что это всего лишь несколько центов бумаги и чернил, но все складывается. Сложите тысячи или десятки тысяч страниц, и это станет значимым числом.

Добавьте к счету другие менее очевидные расходы. Сами по себе принтеры стоят денег и увеличивают расходы на электроэнергию. Если вы все еще храните документы в офисе, подумайте о преимуществах, которые дает освобождение офисного пространства.

Имея больше свободного места, вы можете более продуктивно использовать устаревшие системы папок или вкладывать деньги в более эффективные инструменты.Если нет, подумайте об административных расходах и затратах на хранение, связанных с каждым файлом персонала.

И последнее, но не менее важное: вы можете сократить расходы за счет повышения эффективности. Чем меньше времени ваши сотрудники тратят на поиск кадрового файла и их обновление вручную, тем больше времени они могут потратить на действительно важную работу. Повышая эффективность, вы максимально увеличиваете свои ресурсы.

5. Производство единого кадрового досье обходится окружающей среде

Создание и ведение бумажного личного дела связано с высокими экологическими издержками.Это означает бесконечное количество бумаги и электричества.

Кроме того, потребность в чернилах может также увеличить количество летучих органических соединений в атмосфере. Даже если вы попытаетесь утилизировать, много бумаги все равно останется в мусорном ведре. Благодаря современным решениям, таким как программное обеспечение для управления персоналом, больше нет необходимости перекладывать счет на окружающую среду.

Кроме того, существует множество других рисков, с которыми руководители МСП опасаются, что могут столкнуться с ними, придерживаясь бумажных кадровых досье.В частности, 60% руководителей МСП озабочены соблюдением законов и нормативных актов, а еще 46% обеспокоены сбором и хранением данных о сотрудниках.

Рассмотрение обязанностей HR, таких как ведение кадровых файлов, занимает около 25% рабочей недели менеджера по персоналу. В общей сложности 700 часов работы в год, что дает много возможностей для улучшения. К счастью, есть способ получше.

Какие записи следует хранить в личном деле?

Вы не уверены, какие документы следует хранить в личном деле сотрудника? Может быть, у вас есть сотрудники, которые работают с вами 10, 15, 20 лет? Что важно и что нужно уничтожить? Как сотрудники отдела кадров, мы понимаем, что иногда эти файлы могут быть немного подавляющими.Наши клиенты часто просят нас провести аудит кадровых досье, чтобы убедиться, что они соответствуют передовым практикам.

Хотя работодатель может по своему усмотрению разрабатывать структуру системы учета, существуют некоторые федеральные законы и законы штата, которые работодатели должны соблюдать. Эти законы регулируют ведение документации, хранение и уничтожение записей сотрудников, доступ сотрудников к записям и вопросы конфиденциальности сотрудников. Как минимум, у работодателя должно быть две папки с персоналом.

Один для общей информации о сотрудниках, охватывающий:

1. Документы, используемые при приеме на работу, отборе и найме кандидатов на работу
2. Записи об образовании и обучении
3. Квитанции на справочники, заявления об отказе от ответственности и политики
4. Документация о служебной деятельности сотрудников
5. Программы признания сотрудников
6. Предупреждения, консультации и дисциплинарные взыскания
7. Документы о прекращении трудовых отношений

Второй файл сотрудника может включать следующее:

1. Медицинские и страховые документы, включая результаты тестирования на наркотики
2. Постановления о выплате алиментов или удержании заработной платы
3. Федеральные и государственные избирательные формы W-4
4. Информация о прямом депозите
5. Претензии о компенсации рабочим
6. Первоначальные уведомления COBRA и HIPAA

Другие области, вызывающие некоторую путаницу: U.S. Формы I-9 Службы гражданства и иммиграции и подтверждающая документация, а также статистическая информация EEO, относящаяся к защищенному статусу занятости. Эти документы должны храниться отдельно от двух файлов сотрудников, упомянутых выше, и должны иметь свое личное место записи. Информацию I-9 и EEO никогда не следует помещать в личную или медицинскую карту сотрудника.

Что наиболее важно, все записи о занятости — персонал, медицинская информация, записи EEO, файлы I-9, файлы заработной платы — должны всегда оставаться в надежном и запертом месте для безопасного хранения.Это может означать отдельную комнату, которая закрыта и предназначена только для всех сотрудников, запертые и охраняемые шкафы в отделе кадров или зашифрованные электронные версии информации. Рекомендуется ежегодно проверять записи о занятости, чтобы убедиться, что текущая практика соответствует требованиям федерального правительства и штата. Это поможет избавиться от документов, которые больше не нужны или не требуются, и сократит количество случаев кражи личных данных среди вашего трудоустроенного населения. Удаляя устаревшую информацию из файла сотрудника, обязательно удалите ее должным образом, желательно путем измельчения.

ЧТО ВКЛЮЧИТЬ В ФАЙЛ СОТРУДНИКА

ЧТО ВКЛЮЧИТЬ В ФАЙЛ СОТРУДНИКА

Точный учет и ведение кадрового учета важны для работодателя. Работодатели собирают важные документы, относящиеся к каждому сотруднику на протяжении всего жизненного цикла сотрудника, и эти записи должны содержать историю трудовых отношений от заявления о приеме на работу до собеседования при увольнении.Для работодателей ведение точного учета может помочь в приеме на работу, выявлении пробелов в навыках и экономии времени при выполнении административных обязанностей. В худшем случае личное дело может превратиться в улику, по которой будет вынесен вердикт защиты по трудовому иску. Вот советы по организации и хранению кадровых записей для соблюдения требований, безопасности и… судебных разбирательств.

1. Последовательность — ключ к успеху

Работодатели начинают кадровое дело для каждого сотрудника в день приема на работу, и большинство, но не все, важные документы, связанные с должностью, должны входить в этот файл.Категории записей, которые считаются «кадровыми записями», — это те, которые используются или использовались для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер, включая увольнение .

2. Ограничить доступ

Ограничить хранение и ежедневный доступ к файлам сотрудников одному человеку или отделу, авторизация которого должна быть получена, прежде чем другие смогут просматривать файлы. Файлы должны храниться в запираемом огнестойком шкафу для хранения документов в отделе кадров.Конфиденциальность информации о сотрудниках имеет первостепенное значение.

3. Хранить отдельные файлы

Для каждого активного сотрудника следует поддерживать две отдельные папки: файл административного сотрудника и файл конфиденциального сотрудника. Законы штата и федеральные законы требуют, чтобы работодатели хранили медицинскую информацию, полученную о сотрудниках, отдельно от личного дела сотрудников. Например, в соответствии с положениями Калифорнии:

• Медицинская информация и записи, полученные в рамках интерактивного процесса Закона об инвалидах (ADA), и требования компенсации работникам должны храниться отдельно от личного дела сотрудника и храниться в тайне.2 CCR § 11069 (g)
• Работодатели должны сохранять конфиденциальность полученной информации о медицинском или физическом состоянии или истории сотрудника (например, информация о COVID-19). 2 CCR § 11071 (d) (4)

Только администраторы отдела кадров и льгот должны иметь доступ к конфиденциальным файлам сотрудников, которые содержат конфиденциальные данные, такие как заявления об инвалидности и медицинская информация.

4. Знайте свои правила хранения документации

Работодатели Калифорнии должны быть осведомлены о бесчисленных федеральных законах и законах штата, требующих от них ведения определенных записей в отношении своих сотрудников.В случае судебного иска работодатель может потребовать предоставить эти записи. Невыполнение этого требования может привести к штрафам и другим неблагоприятным действиям. Используйте лучшие практики для хранения записей. Как правило, записи должны храниться не менее 3 лет, т.е. столько времени, в течение которого работодатели в Калифорнии обязаны вести такие записи. Однако лучше всего хранить их не менее 6 лет.

5. Формы I-9 должны храниться отдельно в третьем файле

Есть третий файл, который работодатели должны хранить.Формы I-9 должны храниться отдельно от двух других кадровых дел сотрудников. Чаще всего формы I-9 хранятся все вместе в файле (электронном или бумажном) или подшивке, доступной только нескольким сотрудникам отдела кадров и удобной при проверке работодателя. Не помещайте формы формы I-9 в личные дела своих сотрудников.

6. Доступ к записям сотрудников

Требования зависят от штата. В Калифорнии сотрудникам разрешено проверять все документы, касающиеся их квалификации для работы, продвижения по службе, дополнительной компенсации, увольнения или дисциплины.Сотрудникам не разрешен доступ к записям, касающимся расследования возможного уголовного преступления; рекомендательные письма; или рейтинги, отчеты или записи, которые были получены до приема на работу сотрудника, подготовлены опознаваемыми членами экзаменационной комиссии или получены в связи с рекламным экзаменом.

7. Периодически проверять файлы

Вам следует установить время для периодической проверки кадрового файла каждого сотрудника, возможно, перед ежегодной оценкой сотрудников.Во время этой проверки работодатель может рассмотреть, являются ли документы в файле точными, актуальными и полными. Записи о персонале можно вести в бумажной форме, сканировать или заполнять и вести в электронном виде.

8. Проверка административного файла (кадровый файл)

Работодатели должны хранить всю документацию, относящуюся к работе, такую ​​как записи о приеме на работу, обзоры производительности, дисциплинарные меры и описания должностных обязанностей, в общем кадровом файле сотрудника. Подумайте, будет ли этот документ иметь отношение к руководителю, который может просматривать его при принятии решения о приеме на работу.Работодатели должны помнить о требованиях своего штата или местного законодательства и часто уточнять у своего отдела кадров или юриста. Большинство, но не все важные документы, связанные с работой, должны находиться в файле персонала, включая:

• Заявление о приеме на работу
• Резюме
• Описание работы
• Письмо с предложением о трудоустройстве (подписанное как работодателем, так и работником).
• Подпись подтверждение справочника
• Контрольный список для ориентации нового сотрудника
• Копия водительских прав, если требуется для должности
• Форма разрешения на начисление заработной платы
• Уведомления о поощрении, предупреждении, дисциплинарном взыскании и / или увольнении.
• Уведомления об увольнении, отпуске и отпуске
• Уведомления о прикреплении к заработной плате или удержании
• Уведомления и записи об образовании и обучении
• Аттестация / обзоры
• Записи о посещаемости
• Любой контракт, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между сотрудником и работодателем (например, соглашение об отсутствии конкуренции или соглашение, касающееся собственности компании)

9. Проверка конфиденциального файла

Конфиденциальный административный файл должен быть файлом с ограниченным доступом, который содержит конфиденциальную или конфиденциальную информацию.Сюда входит информация, которая защищена законом, такая как медицинская информация, относящаяся к HIPAA, или информация, которая идентифицирует защищенный класс людей, например: возраст, инвалидность или этническое происхождение. Если документ содержит информацию, которая указывает на защищенный статус или является защищенной медицинской информацией, его необходимо хранить отдельно от кадрового учета, что поможет предотвратить восприятие дискриминации. Конфиденциальные файлы сотрудников должны включать следующее:

ПРЕИМУЩЕСТВА

• Подтверждение годового отчета о выплатах
• Форма заявления на медицинское страхование
• Форма страхования жизни
• Формы назначения получателя для страхования жизни и счета 401 (k)
• Медицина / Стоматология / Заявление об отказе от страхового покрытия / форма отказа
• Уведомление COBRA / выборы
• Заявление о возмещении стоимости обучения и / или платежные документы
• Уведомление об опасных веществах и / или отчеты

ЗАПИСЬ О БЕЗОПАСНОСТИ / РАССЛЕДОВАНИЯ

• Справочная информация и справочная информация перед приемом на работу отчеты
• Статус допуска
• Предыстория расследования
• Личная кредитная история
• Личная история судимостей
• История арестов
• Данные судебных дел
• Обвинения в политических / юридических нарушениях

MEDICAL

• Медицинские карты
• Протоколы лабораторных и диагностических исследований 9 0153 • Тесты на наркотики и алкоголь
• Любые медицинские карты с личной информацией об отдельных сотрудниках
• Запрос на отпуск по болезни, независимо от причины
• Запрос на немедицинский отпуск
• Документация по краткосрочной или долгосрочной нетрудоспособности
• Отчеты о личных несчастных случаях
• Документы
Закона о семейном отпуске по болезни (FMLA) • Отчеты OSHA о травмах и заболеваниях
• Любая другая форма или документ, содержащий медицинскую информацию о конкретном сотруднике

ДРУГАЯ ИНФОРМАЦИЯ

• Документы по безработице
• Алименты на ребенка и другие дополнения к заработной плате
• Запросы о подтверждении занятости
• Заявления о компенсации работникам

Если вам нужна помощь по любому из этих вопросов, свяжитесь с нами.Epps & Coulson, LLP регулярно проводит аудиты соответствия и конкретные обзоры политик, практик и процедур для наших клиентов. Не стесняйтесь обращаться к Dawn: [email protected]

Информация, содержащаяся в этой памятке, предназначена только для информационных и образовательных целей и не является юридической консультацией или мнением, а также не заменяет профессиональное суждение адвоката. Это считается рекламой по законам некоторых штатов. Epps & Coulson, LLP призывает вас звонить, чтобы обсудить эти вопросы, поскольку они относятся к вам или вашему бизнесу.

EPPS & COULSON, LLP

www.eppscoulson.com

Адвокаты, допущенные к практике в Калифорнии, Нью-Йорке, Колорадо, Техасе и Орегоне

Спросите у судебного специалиста: что должно быть у сотрудника Кадровое дело? | Джексон Льюис П.С.

Текущие и бывшие сотрудники имеют право проверять свое личное дело в разумные сроки. Таким образом, когда нынешний или бывший сотрудник намеревается подать иск против своего работодателя, он, скорее всего, запросит копию своего личного дела.Однако, если работодатель не смог должным образом вести личные дела своего сотрудника, не будет кнопки перемотки для воссоздания этого файла. Это то, что судебные инстанции хотели бы, чтобы работодатели знали о личных делах сотрудников.

Ведение кадровых дел сотрудников

В соответствии с требованиями законодательства Калифорнии, разрешающими проверку личных дел сотрудников, работодатель должен хранить личные дела бывших сотрудников в течение не менее трех лет после увольнения сотрудника из компании.

Что должно быть в личном деле

В соответствии с Трудовым кодексом Калифорнии работодатели обязаны предоставлять работнику копию любого документа, который он подписал, чтобы получить и / или сохранить свою работу.

1. Набор и проверка документов, таких как заявки, резюме и академические справки
2. Должностные обязанности
3. Справочник и благодарность за политику
4. Трудовые договоры, если применимо

Другие записи, которые обычно хранятся в личном деле, используются для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.Это может включать следующее:

1. Благодарности, предупреждения или дисциплинарные взыскания
2. Уведомления об увольнении, отпуске и отпуске
3. Уведомления и записи об образовании и обучении
4. Эксплуатационные обзоры
5. Записи посещаемости
6. Формы авторизации заработной платы
7. Уведомления и документация о прекращении действия

Чего не хранить в личном деле

Элемент номер один, который не следует хранить в личном деле сотрудника, — это медицинская информация.Согласно правилам Калифорнии, медицинская информация должна храниться отдельно от личного дела в целях защиты конфиденциальной информации сотрудника. Медицинская информация может включать записи, полученные в рамках заявления о компенсации работникам и / или интерактивного процесса, в ходе которого выдается справка от врача для отпуска или просьбы о предоставлении жилья.

Что такое сотрудник, не имеющий права проверять

По законам Калифорнии сотрудник не имеет права проверять следующее:

1. Протоколы расследования возможного уголовного преступления
2. Рекомендательные письма
3. Рейтинги, отчеты или записи, которые были:
   • Получено от предыдущего работодателя сотрудника
   • Подготовлено опознаваемыми членами экзаменационной комиссии
   • Получено в связи с рекламным экзаменом

Хотя систематизация кадровых дел не может оградить работодателя от судебного иска, хранение соответствующих документов в течение соответствующего периода времени и в порядке, требуемом в соответствии с законодательством Калифорнии, поможет упростить судебный процесс для работодателя и его поверенного.

Досье сотрудников: что включать, а что не включать

Поддержание адекватных кадровых досье сотрудников имеет решающее значение по нескольким причинам. Кадровые досье, наряду со справочником для сотрудников, обычно являются первым делом, которое адвокаты истцов запрашивают в любом судебном процессе, связанном с трудоустройством, а содержащиеся в них документы часто имеют решающее значение для защиты дела работодателем. Например, они могут содержать задокументированную историю проблем с производительностью и документы, закладывающие основу для увольнения.Раздел 1198.5 Трудового кодекса Калифорнии предусматривает, что каждый нынешний и бывший сотрудник имеет право проверять и получать копию кадрового учета, который ведет работодатель, «относящийся к работе сотрудника или к любым жалобам, касающимся сотрудника». Работодатели также обязаны предоставлять сотрудникам по их запросу копию любого подписанного сотрудником документа, касающегося получения или сохранения работы, которые обычно хранятся в личном деле.

Так что же должно быть в личном деле сотрудника?

• Заявления о приеме на работу и резюме
• Письма-предложения
• Должностные обязанности
• Записи, связанные с повышением, понижением в должности, переводом и увольнением
• Письменные соглашения (например, трудовые договоры, арбитражные соглашения и соглашения о конфиденциальности)
• Подтверждения получения справочников для сотрудников и других ключевых политик
• Контрольный список, подтверждающий, что вы предоставили все документы и уведомления о новом найме, требуемые законом
• Записи, касающиеся ставок заработной платы и других форм компенсации
• Письменные предупреждения и другие рекомендательные и дисциплинарные документы
• Уведомления о начислении заработной платы и удержании
• Записи об образовании и обучении (включая записи об обучении преследованию)
• Записи посещаемости
• Оценка эффективности и планы повышения эффективности
• Прекращающие документы

Что должно включать , а не в личные дела?

• Формы самоидентификации равных возможностей трудоустройства
• Записи о проверке биографических данных
• Результаты тестирования на наркотики
• Иммиграционная форма (I-9)
• Конфиденциальная медицинская информация (медицинские анкеты, формы регистрации и заявления на получение льгот, записи врачей, запросы на размещение и записи об отпусках)
• Документы внутреннего расследования, касающиеся поведения на рабочем месте (хотя соответствующие дисциплинарные взыскания и консультации должны быть помещены в личное дело сотрудника)
• Судебные документы и адвокатская переписка
• Претензии о компенсации рабочим

Наконец, не забывайте, что проверки кадровых файлов должны быть разрешены в разумные сроки и через определенные промежутки времени, но не позднее 30 календарных дней с даты получения работодателем письменного запроса от работника.

Досье сотрудников

Как специалист по персоналу, вы не привыкать к бумажной работе. Кажется, что для каждого действия по трудоустройству — подачи заявления, собеседования, приема на работу, дисциплинарного взыскания и так далее — существует определенная форма, которую необходимо заполнить. Однако убедиться, что вы правильно заполнили документы, — это только половина дела. Как только вы закончите заполнять форму, вы столкнетесь с совершенно новой проблемой: что с ней делать. Будучи умным человеком, вы знаете, что надлежащая документация является ключом к защите вашей компании в неудачном случае судебного процесса, но знать, что нужно хранить, где и как долго и кто может это видеть, может быть довольно непросто.Давайте поговорим об основах.

Что входит в личное дело сотрудников?

В то время как в большинстве штатов «досье персонала» определяется свободно, и содержимое файла может отличаться в зависимости от отрасли, досье персонала обычно состоит из документов, которые связаны с «квалификацией сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации, увольнения и т. Д. дисциплинарное взыскание.» В файл следует сохранить следующие элементы:

• Заявления о приеме на работу
• формы аттестации
• записей дисциплины
• подписанные справочники благодарностей
• налоговые формы, такие как W-4s
• информация о платеже, например о повышениях или сокращениях.(Примечание: не ведомости заработной платы, их следует вести отдельно.)

В вашем штате могут быть дополнительные правила о том, что должно быть включено в файлы персонала, поэтому обязательно ознакомьтесь со своим Руководством по кадрам на hrsimple.com.

Что нужно хранить отдельно?

Медицинская информация

Как правило, все медицинские записи должны храниться в тайне и храниться отдельно от личных дел.Медицинская информация может быть получена по различным причинам, связанным с работой, и ее следует хранить точно и надежно в случае расследования. Некоторые примеры медицинской информации включают:

• запросов на отпуск FMLA
• Требования о компенсации рабочим
• результаты тестирования на наркотики
• Записки врачей об пропусках занятий по болезни
• страховых выплат формы

Иммиграционные формы

Хотя работодатели обязаны хранить формы I-9 сотрудников в течение трех лет с даты приема на работу или одного года после увольнения, их следует хранить отдельно от кадрового дела.Хранение форм I-9 вне досье сотрудников обеспечивает определенную защиту в случае правительственного расследования, поскольку некоторая информация о занятости может указывать на дискриминацию со стороны работодателя, и было бы лучше, если бы ее не разглашали.

Заработная плата

Ведение точного учета того, кому, сколько и когда было выплачено, чрезвычайно важно по налоговым причинам, а также в случае аудита или расследования, но эти записи должны храниться вне информации о персонале.Как и в случае с иммиграционными формами, иск о дискриминации может возникнуть, если информация о персонале будет раскрыта во время расследования платежной истории компании, поэтому целесообразно хранить эту информацию отдельно.

Кому следует предоставить доступ?

Распространенная проблема с файлами персонала заключается в том, следует ли предоставлять вашим сотрудникам доступ к их собственным файлам или нет. Некоторые сотрудники могут расстроиться, если увидят конфиденциальную информацию, содержащуюся в их файлах, например заметки о дисциплинарных мерах и информацию о заработной плате.С другой стороны, отказ от доступа может повредить отношениям с сотрудниками. Кроме того, в нескольких штатах есть законы о том, предоставлять ли доступ сотрудникам или нет.

Составление списка, проверка дважды: что должно (и не должно) быть в картотеке вашей компании

Автор Трейси Биллоуз, Эбигейл Кахак и Аннет Ким

Когда дело доходит до управления человеческими ресурсами вашей компании и защиты бизнеса в случае судебного иска, половина дела — обеспечение полноты и точности кадрового учета в вашей организации.Информация, представленная ниже, поможет вам в этом.

Что должно быть в ваших личных делах

• Документы по найму — Заявления, резюме и письма с предложениями.
• Формы изменения статуса — Повышение по службе, повышение заслуг, понижение в должности и переводы.
• Подписанные соглашения — Такие соглашения охватывают весь спектр, но часто включают в себя трудоустройство по желанию, конфиденциальность, арбитраж, комиссионные, интеллектуальную собственность, единый депозит, возврат собственности и другие контракты.
• Учетные записи о посещаемости и отпусках — Записи о посещаемости имеют решающее значение для обеспечения соблюдения законов, касающихся семейных и медицинских отпусков, а также сверхурочных и минимальной заработной платы. Связанную информацию о расписании и изменениях, записи о времени и запросы на отпуск и отпуск (вместе с любыми последующими решениями, относящимися к этим запросам) всегда следует сохранять. НО ПОМНИТЕ — НИКАКИЕ МЕДИЦИНСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ИЛИ ИНФОРМАЦИЯ НЕ ДОЛЖНЫ ВКЛЮЧАТЬСЯ В ЭТИ ЗАПИСИ.
• Рабочие и дисциплинарные документы — Должностные инструкции, служебные аттестации, дисциплинарные предупреждения, служебные записки и уведомления, документы о понижении или отстранении от должности, благодарности и документы об увольнении.
• Благодарности — Подписанные благодарности за руководства для сотрудников, правила, политики, обучение технике безопасности и ориентацию.
• Заработная плата — Как и записи о посещаемости, эти документы необходимы, среди прочего, для доказательства того, что ваша организация соблюдает соответствующие законы о заработной плате и рабочем времени. У всех сотрудников должно быть полное имя (для целей социального обеспечения), платежная ведомость или идентификационный номер работодателя, домашний адрес, дата рождения, пол, налоговый статус (W-4), разрешение на прямой депозит, начало рабочей недели, ставка заработной платы. , расчет заработной платы, общая заработная плата за период оплаты, вычеты / прибавки к заработной плате (включая увольнения или назначения заработной платы) и даты выплаты в файле.
• Информация о льготах — Обзоры, брошюры, плановые документы и подписанные регистрационные формы. НО ПОМНИТЕ — НИКАКИЕ МЕДИЦИНСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ИЛИ ИНФОРМАЦИЯ НЕ ДОЛЖНЫ ВКЛЮЧАТЬСЯ В ЭТИ ЗАПИСИ.
• Разное — Контактная информация для экстренных случаев, разрешения на работу (например, для несовершеннолетних), сертификаты безопасности и квалификации, а также заявления по безработице.

Чего не должно быть в ваших кадровых файлах (но вы должны хранить их в отдельных файлах)

• Документы по найму, часть 2 — Хотя большинство документов по найму можно хранить в обычном личном деле сотрудника, проверка кредитоспособности / биография и справочная информация должны храниться в отдельном месте.
• Страховая документация и медицинская информация — Медицинская документация, сопровождающая запросы на отпуск, просьбы о разумном приспособлении и ограничениях в работе; результаты тестирования на наркотики; физические результаты перед приемом на работу; и страховая документация, содержащая медицинские данные.
• Претензии рабочих о компенсации — Претензии, письма и сопроводительные медицинские документы.
• Право на работу — Подтверждение гражданства или юридического статуса иностранца (форма I-9) и подтверждающая документация (e.ж., карточка социального страхования, свидетельство о рождении и т. д.).
• Данные о потоках кандидатов (применимо только к государственным подрядчикам и другим работодателям с обязательствами позитивных действий) — данные о потоках кандидатов с указанием расы, этнической принадлежности и пола должны быть неподписанными и храниться отдельно от личного дела.

Хотя приведенный выше список ни в коем случае не является исчерпывающим, он охватывает широкие категории документов, которые возникают в ходе обычного управления человеческими ресурсами.