Ведение личных дел – Правила и рекомендации ведения личных дел

Понятие и ведение личного дела



Понятие исостав личного дела

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т. п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами. Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т. п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии — документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы:

‒ порядковый номер дела;

‒ фамилия, имя, отчество работника;

‒ дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве. Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 № 79 –ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Процедура ведения личного дела

Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.

Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел:

‒ обязательно ли вести личные дела?

‒ на какие категории работников их заводить?

‒ какие документы помещать в личное дело?

‒ в какой последовательности располагать документы в личном деле?

‒ как передавать личное дело на архивное хранение?

Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.

Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.

Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.

Литература:

1. Личные дела сотрудников компании: как правильно оформлять, вести и хранить: Ю. М. Михайлов — М., Берлин: Директ-Медиа, 2014–160 с.

2. Электронное офисное делопроизводство: учебник: В. В.Персианов , Е. З.Киреева , М. Н. Казакова — М., Берлин: Директ-Медиа, 2016– 326 с.

3. Личное дело работника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.bizneshaus.ru/L_delo.html.

4. Как оформить личное дело работника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.buhgalteria.ru/article/n110720.

5. Образец грамотного оформления личного дела сотрудника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://hardcorecase.ru/biz/personal/lichnoe-delo-sotrudnika.html.

6. Правила формирования и оформления личного дела сотрудника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.hr-portal.ru/article/pravila-formirovaniya-i-oformleniya-lichnogo-dela-sotrudnika

Основные термины (генерируются автоматически): дело, работник, трудовая деятельность, документ, личное дело, состав документов, Российская Федерация, работа, обязательный порядок, ведение.

moluch.ru

формирование, правила ведения :: BusinessMan.ru

Личное дело, как правило, включает специальную документацию, отражающую информацию о сотруднике и его трудовой деятельности на протяжении конкретного периода времени, или о студенте и его обучении в том или ином высшем учебном заведении. Обычно формирование и ведение личных дел работников осуществляется на протяжении длительного временного периода. Они, так или иначе, включаются в число документов по личному составу. Каков порядок данного мероприятия на сегодняшний день? Какую информацию содержит образец ведения личного дела работника? Почему? На эти и иные не менее серьезные вопросы можно отыскать ответы в процессе прочтения данной статьи.

Общие вопросы

Для начала все-таки следует заметить, что ведение личных дел работников – не обязательный процесс в отношении абсолютно всех категорий нанимателей. В соответствии с российским законодательством личные дела необходимо вести только на граждан, которые замещают должности госслужбы. Необходимо дополнить, что соответствующий порядок регламентируется Указом Президента «По поводу порядка в отношении ведения дел лиц, которые замещают государственные должности России в порядке назначения, а также госдолжности относительно федеральной службы» от 01.06.1998 года.

Обязанность, включающая формирование и ведение личных дел работников, может возлагаться на работодателя – государственное предприятие (организацию) также посредством отраслевого нормативного акта. К примеру: приказ Российского потребительского надзора от 16.03.2005 года, которым утверждается Регламент Федеральной госслужбы, относящийся к надзору в области защиты потребительских прав и человеческого благополучия (по пункту 7.7 этой бумаги ведение личных дел возложено именно на управление делами), а также постановление «По поводу Федеральной таможенной службы» от 21.08.2004 года, посредством которого утверждается Положение о ФТС. На основании данного документа сформировано и введено в оборот Положение о ГУК (главное управление кадров). В соответствии с пунктом пятнадцатым Положения, на ГУК ФТС возлагается ведение личных дел всех сотрудников службы.

Кроме того, процедура ведения личных дел сотрудников может быть предписана управляющей компанией (иными словами, вышестоящей организацией). На остальных же предприятиях и в организациях руководство наделено правом принятия решения по поводу необходимости исполнения рассматриваемого процесса, а также (в случае решения в положительную сторону) – на какие категории сотрудников целесообразно вести дела личного характера. Положение о ведении личных дел работников предписывает, что анализируемая процедура, как правило, касается следующих категорий граждан:

• Сотрудников, осуществляющих трудовую деятельность на руководящих должностях (непосредственный руководитель структуры, его помощники (заместители), руководство в отношении структурных подразделений и так далее).
• Сотрудников компании, на которых по действующему российскому законодательству устанавливается материальная ответственность (например, главный бухгалтер, его заместители, кассир и так далее).

Правила ведения личных дел работников, как выяснилось, не подразумевают некоторой обязательности. Однако многие частные компании предусматривают ведение дел личного характера в отношении абсолютно всех своих сотрудников. Это не зависит от статуса и ранга, а также от выполняемой рабочей деятельности (кстати, именно поэтому сюда включается даже технический персонал). Почему? Дело в том, что ведение личных дел работников – весьма удобный источник получения информации. Кроме того, данное положение касается абсолютно каждого работника. В единой папке собраны важнейшие копии приказов по сотруднику, его личная документация, а также иные необходимые бумаги. Важно отметить, что именно инструкция по ведению личных дел работников, носящих личную природу, служит инструментом закрепления сведений.

Создание личного дела

Сегодня создание дел личностной природы осуществляется для организованной группировки документированных данных по поводу работника, переданных им нанимателю при переводе или приеме на ту или иную должность. Инструкция о порядке ведения личных дел работников предполагает, что все соответствующие операции, так или иначе, возлагаются на специально уполномоченного специалиста или на кадровый орган, несущий индивидуальную ответственность за организацию добросовестного обращения с подобной документацией.

Создание дел личностного характера осуществляется сразу же после приема или перевода сотрудника на руководящую должность или должность, в соответствии с которой по законодательству обеспечивается установка материальной ответственности. Порядок ведения личных дел работников не исключает и другую должность тогда, когда это предписано посредством инструкции по поводу порядка произведения тех или иных операций над личными делами работников.

По методическим рекомендациям Московского городского архива, а также ВНИИДАД ФАС РФ в личные дела, так или иначе, входит документация, представленная сотрудниками при трудоустройстве, а также формирующаяся в процессе их последующей профессиональной деятельности на определенном предприятии или в организации. Так, сюда относятся следующие бумаги:

• Личный лист в соответствии с учетом кадров или же соответствующая анкета.
• Дополнение к анкете или личному листу.
• Автобиография сотрудника.
• Копии документации об образовании.
• Второй экземпляр трудового договора.
• Договор по поводу материальной ответственности.
• Рекомендательные письма с прошлых мест работы (характеристики).
• Заявление по поводу приема на работу (перевода на соответствующую должность).
• Копии приказов или выписки из них, соответствующие приему на работу или перемещению на иную должность.
• Выписки из документации (или же копии бумаг) по поводу награждения или привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности.
• Копии (выписки) документации об аттестации (аттестационные листы, отзывы и так далее).

Сохранность личного дела

Положение о ведении личных дел работников предполагает, что с целью организации абсолютной их сохранности и удобства обращения с ними в процессе формирования бумаги помещаются (а именно, подшиваются посредством нитки и иглы на четыре прокола) в обособленную папку.

Важно отметить, что кроме перечисленной выше документации в личных делах могут размещаться и некоторые иные бумаги (к примеру, документы по поводу прохождения работником конкурса, относящегося к замещению вакантной должности; копии бумаг по поводу награждения сотрудника, присвоения ему званий почета и так далее). Помимо этого, в личные дела помещаются заверенные фотографии справки работника, однако они не подшиваются.

Порядок ведения личных дел работников подразумевает и первичное их оформление. Таким образом:

• Каждому личному делу присваивается индивидуальный учетный номер.
• Осуществляется заполнение соответствующих позиций на корешке личного дела и лицевой обложке.
• В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись.

Ведение трудовых книжек и личных дел работников

Нужно отметить, что ведение дела личностного характера не прекращается на протяжении всего периода работы каждого из сотрудников той или иной структуры тогда, когда ее правила не противоречат этому. Таким образом, ведение личного дела в любом случае предусматривает следующие пункты:

• Ведение записей в необходимых разделах дела.
• Помещение документации, которая подлежит хранению в составе личного дела.
• Изъятие документации, надобность в которой миновала.
• Периодическая проверка состояния личного дела в соответствии с предметом сохранности включенных в него бумаг.

Ведение личного дела работника в организации предполагает, что внесение записей в документацию личного дела производится на основании определенных документов или же их заверенных копий. Важно дополнить, что необходимые нюансы по исполнению процедуры уполномоченное должностное лицо может уточнять до внесения конкретных записей при личной беседе с работником. Абсолютно все записи, которые уместны в отношении документации при ведении личного дела, производятся шариковой или перьевой ручкой синего, черного или фиолетового цвета от руки. Положение о порядке ведения личных дел работников подразумевает исключение в документации исправлений, а также уместность разборчивого почерка. Тогда, когда возникает действительная необходимость, данные записи заверяются посредством подписи уполномоченного должностного лица из службы управления персоналом. Помимо этого, ставится печать предприятия.

Дополнительные сведения

Предполагающее приказ, ведение личного дела работника обеспечивается по следующему правилу: тогда, когда документация накапливается, она подлежит обязательному распределению в личном деле в соответствии с разделами. Кроме того, внутри разделов бумаги располагаются в последовательности хронологии. Важно отметить, что отдельные документы, подшитые в личное дело, так или иначе, подлежат нумерации. Информацию о данных бумагах (с учетом нумерации страниц), в границах которых она располагается в личном деле, в любом случае отражает внутренняя опись.

Стандартная инструкция о ведении личных дел работников РБ говорит, что сотрудники обязуются своевременным образом предоставить сведения в кадровую службу. Данная информация, как правило, трактует изменения в индивидуальных данных, которые включены в состав личного дела. Обычно оформляется это в письменном виде как заявление. Помимо того, документация, подтверждающая изменения, служит приложением. Несколько позже, когда все записи внесены в личное дело, документация, так или иначе, возвращается работнику. Кстати, в случае необходимости с данных документов сначала делаются и заверяются копии, которые впоследствии приобщаются к личному делу.

Хранение и учет личных дел

После того как ведение личных дел работников в полной мере изучено, целесообразно рассмотреть вопрос хранения и учета. Так, данные процедуры организуются для безошибочного и быстрого поиска дел личного характера, обеспечения их абсолютной сохранности, а также конфиденциальности информации, которая содержится в документации, от несанкционированного доступа.

Важно отметить, что личные дела работников той или иной компании включены в номенклатуру дел подразделения кадров в соответствии с общим названием «Личные дела». Помимо этого, там указываются и сроки их хранения. Как правило, период хранения бумаг достигает семидесяти пяти лет.

Постановление о ведении личных дел работников предписывает, что документация хранится в кадровой службе (обычно именно для подобных целей там обустраивается помещение) отдельно от иных бумаг. Необходимо дополнить, что кадровая служба хранит лишь личные дела актуальных сотрудников. Дела же уволенных работников передаются в соответствии с установленным законодательством порядком на хранение в архив структуры или же в территориальный архив.

Необходимо отметить, что условия хранения, так или иначе, должны обеспечивать абсолютную сохранность непосредственно личных дел, а также помещенной в них документации (информации) от разглашения или хищения. Именно поэтому сегодня рекомендуется обеспечивать хранение личных дел посредством сейфов (шкафов), располагая их в вертикальном положении на полках (корешками наружу).

Что же еще?

Кстати, внутри шкафа или сейфа на дверце могут размещаться сводные описи в отношении хранящихся личных дел. Важно то, что доступ к информации имеют исключительно уполномоченные должностные лица, а также их руководители. Тогда, когда количество личных дел превышает допустимое, они учитываются в специализированном реестре или журнале. Систематизация дел осуществляется одним из следующих методов:

• В соответствии с порядком номеров.
• В соответствии с прямым алфавитным порядком.
• В соответствии с разделами по наименованиям подразделений структуры согласно штатному расписанию, внутри же разделов – в алфавитном порядке прямого счета или по порядку номеров.

Для того чтобы сократить общее количество учетных единиц, хранить личные дела можно в составе так именуемых нарядов – групп алфавита для хранения. Таким образом, абсолютно каждому личному делу, которое включено в наряд, предшествует лист бумаги с ФИО сотрудника. Необходимо дополнить, что личные дела, состоящие в наряде, также группируются в соответствии с алфавитным порядком. В начале же наряда располагается сводная опись личных дел, включенных в него.

Выдача личного дела на время

Выдача дел личной природы сотрудникам той или иной структуры во временное пользование для того, чтобы они могли ознакомиться со сведениями, внесенными туда, производится, как правило, исключительно в случае разрешения руководства кадровой службы. Ознакомление сотрудника с собственным личным делом под расписку обычно осуществляется непосредственно в присутствии должностного сотрудника, который несет ответственность за обращение с документацией такого плана.

Необходимо отметить, что ознакомление работников с личными делами происходит не реже одного раза на протяжении года, а также в соответствии с просьбой указанных лиц в других случаях, установленных российским законодательством. При ознакомлении с собственными личными делами сотрудников той или иной организации строго запрещается:

• Осуществлять какие-либо исправления в уже произведенных записях личных дел.
• Вносить в личные дела новые записи.
• Извлекать из личных дел имеющуюся там документацию или помещать в них новую.
• Задерживать личные дела сверх предоставленного уполномоченными лицами периода времени.

Важные нюансы

В случае выявления в записях неточностей или обнаружения устаревшей документации в составе дела личного характера работник наделен правом заявления по данному поводу в кадровую службу структуры. Необходимо дополнить, что к заявлению следует приложить бумаги, в соответствии с которыми целесообразным будет внесение определенных изменений в ранее осуществленные записи, или же копии отдельных единиц документации для того, чтобы совершить замену.

Важно знать, что выдача дела личного характера на временное пользование производится именно по тому периоду времени, который необходим для исполнения нужных операций, согласно перечню лиц, наделенных правом на получение личных дел, который утвержден руководством структуры. Кстати, факт выдачи дела личной природы, так или иначе, фиксируется в контрольной карточке (журнале).

Важно знать, что ознакомление (работа) с личным делом осуществляется в специально предназначенном для данных целей помещении. Кроме того, время ознакомления (работы), так или иначе, ограничивается рамками рабочего дня. Так, в конце рабочего дня сотрудник, ответственный за обращение с личными делами, обязан убедиться в факте возвращения всех личных дел, которые были выданы на временное пользование, на места хранения. В случае необходимости должностное лицо обязуется принять соответствующие меры по возвращению или розыску документации.

Передача личных дел или же отдельных бумаг в их составе на временное пользование иным учреждениям (организациям, предприятиям) осуществляется исключительно в случае разрешения руководства структуры на основании надлежаще оформленного запроса.

Важно знать, что по поводу выдачи личного дела формируется акт, один экземпляр которого, так или иначе, передается вместе с личным делом или отдельным документом уполномоченному лицу запрашивающей стороны. Второй же экземпляр хранится в делах структуры непосредственно до возвращения личного дела или отдельного документа на первоначальное место хранения.

Изъятие бумаг из личного дела

Важно отметить, что изъятие отдельных единиц документации из личного дела осуществляется исключительно после разрешения руководства при условии оформления соответствующей записи, размещенной в графе «Примечание» внутренней описи. В случае временного изъятия бумаги на ее место (а именно, между листами соседних бумаг) по правилам вкладывается карта-заместитель (иными словами, справка-заместитель), где указывается дата и причина изъятия с подписью лица, которое выдало документ, а также подписью того сотрудника, который получил его в соответствии с актуальными для структуры правилами временного пользования.

Для того чтобы обеспечить абсолютный контроль за сохранностью личных дел в том или ином учреждении (организации, предприятии) ежегодным образом (а именно, не позднее первого квартала, который следует за отчетным) осуществляется проверка их состояния и наличия. Необходимо знать, что выявленные в процессе контрольного мероприятия недочеты и недостатки в любом случае фиксируются в акте, который сразу же после утверждения председателем комиссии предоставляется руководству организации для рассмотрения и последующего принятия решений относительно утерянной или недостоверной документации.

businessman.ru

Ведение личных дел, состав личного дела работника

Личное дело заводится на сотрудника в обязательном порядке, если он работает в бюджетном учреждении. В частной организации необходимость заведения личного дела не всегда актуальна и подкрепляется нормативными локальными актами.

В личное дело работника входит ряд документов, содержащих персональные данные и информацию, связанную с выполняемой работой сотрудника. Оно также содержит фото сотрудника, обновляемое раз в пять лет. Однако в большинстве организаций это происходит, когда работнику исполняется 20 или 45 лет, как при смене паспорта.

Состав личного дела работника

В личное дело сотрудника входят следующие группы документов:

1. необходимые при приеме на работу – в основном, это копии документов. В этот перечень входят копия паспорта, копии диплома или аттестата об образовании, копия СНИЛС, копия военного билета для мужчин, копия ИНН. В некоторых организациях (связанных с пищевым производством или торговлей, работой с детьми, медициной, управлением транспортными средствами и т. д.) требуются справки о прохождении медицинских осмотров и обследований. В ряд учреждений нужны документы, подтверждающие отсутствие судимостей (например, в милицию или на другие виды государственной службы).
2. связанные с приемом на работу – заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, копия разворота трудовой книжки с записью о приеме на работу — как внести запись.
3. появляющиеся во время работы сотрудника в организации – это самая большая часть личного дела – приказы о переводе сотрудника, объяснительные, медицинские справки и т. д.

Особенности ведения личных дел сотрудников

Нужно вести личное дело весь тот период времени, пока сотрудник работает в компании. Необходимо помнить о своевременном внесении записей в разделы личного дела.

Когда в личных данных работника происходят изменения (смена фамилии, семейного положения и т. д.), нужно обязательно сообщить в отдел персонала. Обычно пишется заявление и прилагаются нужные документы. В отделе персонала в личное дело заносятся данные, снимаются необходимые копии, а оригиналы возвращаются сотруднику.

Все записи заносятся синей или черной шариковой ручкой. При необходимости ставится печать организации. Очень важно располагать документы в строгой хронологической последовательности. Каждый лист нумеруется. Краткие сведения о каждом документе содержатся в краткой описи.

Если работник увольняется, личное дело вынимается из папки и прошивается, после чего отправляется в архив организации.

Также в дело помещают внутреннюю опись документов, образец которой можно скачать здесь.

rabotnika.ru

порядок формирования и состав личного дела, дополнительные сведения (видео)

Так называемое личное дело работника представляет собой комплекс документов, характеризующих его трудовые отношения с работодателем, трудовой процесс и другие подобные аспекты. Согласно принятым требованиям, личные дела работников начинают вестись спустя не более недели после поступления человека на службу. Такое порядок регулируется законодательством Российской Федерации. В соответствии с нормативным актом, а именно указом президента Российской Федерации от 2005 года, необходимость вести личные дела прописана для всех учреждений федерального и муниципального уровня в отношении их сотрудников. Отсутствие таких личных дел является нарушением, которое может караться дисциплинарными мерами в отношении руководителя. Что касается всех остальных типов учреждений, в том числе коммерческих компаний, то правила для них несколько отличаются. Законодательство не говорит о том, что их документация должна быть структурирована в виде личных дел, таким образом, это является в большей степени выбором руководства организации.

Особенности документа

Однако, как показывает практика, такой способ входит в число самых распространенных, занимая, пожалуй, даже первое место. Суть в том, что оно имеет целый ряд плюсов, потому что обеспечивает легкий и немедленный доступ к документации, ведь все, что относится к одному конкретному работнику, располагается в одном месте. У руководителя всего будет мгновенный доступ к нужным бумагам, если они окажутся востребованы с какой-то целью. Поэтому, если будет сделан запрос, можно легко найти все необходимое.

Различные заявления и приказы касательно перевода на другую должность, представления и иные подобные документы. Бумаги, посвященные различным поощрениям и взысканиям, то есть характеризующие работу сотрудника в компании. Данные бумаги добавляются на всем протяжении работы по мере получения взысканий или поощрений. Особенно важно оформлять такие бумаги в государственном учреждении, ведь они напрямую влияют на дальнейшую службу человека. В коммерческих компаниях они встречаются реже, но их появление возможно. Для государственных организаций актуальны информативные документы о доходах, имуществе и т.п., предусмотренные законом для определенной должности.

Состав личного дела сотрудника

Далее представлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника. Состав документов весьма обширен и включает в себя как те бумаги и справки, которые необходимо занести в папку сразу же после ее открытия, так и те, которые попадают туда уже в процессе работы.

1. Заявление сотрудника при приеме на работу. Оно является первым (и самым важным) документом, который попадает в папку.
2. Трудовой контракт (он же соглашение), заключаемый между организацией и работником. К нему прилагаются все дополнительные соглашения, добавленные к договору.
3. Для учета кадров ведется личный листок, который также вкладывается в дело. Этот небольшой документ имеет определенную важность для правильного делопроизводства, поэтому без его расположения в папке обойтись нельзя.
4. Анкета или автобиография. Данный документ требуется для того, чтобы определить сильные и слабые стороны потенциального сотрудника при приеме на работу. Выполняется в виде ответа на заранее заготовленные вопросы либо самостоятельно написанной биографии.
5. Различные документы, подтверждающие полученное образования. Сюда относятся все соответствующие бумаги: диплом о высшем образовании, аттестат, различные дополнительные дипломы и сертификаты. Хранятся копии, а не подлинники.
6. Бумаги, подтверждающие утверждение в должности. Какие именно, зависит от внутреннего устава компании и от того, какую должность занимает сотрудник. Данные бумаги дополняются по мере того, как работник получает повышение или понижение.
7. Различные письма рекомендательного характера и характеристики с предыдущего места работы.
8. Инструкции, посвященные должностным обязанностям работника.
9. Ксерокопии документов, имеющих личный характер, таких как паспорт, свидетельство о браке, военный билет и т.п. При необходимости они должны обновляться (например, при получении нового паспорта или регистрации брака).

Документы, посвященные увольнению сотрудника из организации. Иные документы, предусмотренные внутренним уставом компании или законодательством для государственных служащих.

Основные правила создания и ведения личных дел

Существуют определенные правила формирования и ведения личной карты работника, которым должны следовать все делопроизводители компаний. Они будут даны в качестве конкретных рекомендаций. Необходимо формировать дело в хронологическом порядке. Это означает, что новые бумаги добавляются в состав дела по мере их появления, и располагаются они именно в том порядке, в котором были созданы. В том случае, если сотрудник прекратил работу по той или иной причине, это означает, что дела также закрывается и со временем передается в архив.

Есть некоторые различия между документами государственных и негосударственных служащих. Личные дела государственных служащих должны храниться в кадровой службе не менее 10 лет, после чего попадают в архив. Это связано с тем, что эти папки могут быть затребованы на новом месте службы (если оно относится к государственным организациям). Что касается сотрудника, работавшего в коммерческой сфере, его дело должно быть передано в архив не позднее, чем через 3 года хранения в отделе кадров. В новую компанию дело не передается.

Дополнительные сведения

Так как документы, которые входят в состав личного дела, являются очень важными, требуется вести так называемую опись, которая учитывает все вложенные в дело бумаги.

При этом опись нумеруется вне зависимости от нумерации, созданной для других документов.

Такая опись значительно облегчает поиск нужных бумаг в папке. Когда проводится оформление дела для передачи в архив, в специальном листе-заверителе необходимо указать, сколько в описи страниц.

На каждого работника дело должно заводиться индивидуально, создание одного дела сразу на нескольких человек не допускается. Однако при делопроизводстве можно сгруппировать несколько дел в общей папке, оформить так называемые наряды. В таком случае к папке необходимо приложить бланк, включающий в себя наименование всех помещенных в нее личных дел. Существует определенный образец заполнения такого документа, который можно найти в интернете. Как показывает практика, если формировать дела вместе, в одной большой папке, это не очень удобно. Более правильным будет порядок, при котором на каждого работника создается отдельная папка. В этом случае будет гораздо проще найти отдельную информацию на каждого работника. Следует помнить, что личные дела должны храниться в безопасности. Доступ к данной информации может иметь только ограниченный круг лиц. Если эти сведения в той или иной степени будут обнародованы без должных на то оснований, это может повлечь за собой административную ответственность.

Выдача документов допускается только по требованию правоохранительных органов либо с целью сохранения здоровья или жизни сотрудника. Такие случаи достаточно редки, руководителям и сотрудникам отдела кадров нужно сохранять осторожность и не допускать нарушения законодательства, ведь содержание дела — это личная тайна. Оформлением личных дел обычно занимаются сотрудники кадрового отдела, профессиональные делопроизводители. В том случае, если компания небольшая и своего отдела кадров в ней нет, данная обязанность возлагается на офисного менеджера, если он обладает достаточными навыками, либо руководителя отдела или всей компании. Если возникает необходимость затребовать какой-то документ из личного дела, то пишется специальный запрос. Он может быть удовлетворен или в нем может отказано. Итак, ведение личных дел работников не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Подобный способ организации делопроизводства помогает решить задачи быстрого и удобного доступа к документации и ее хранения.

Автор:

Иван Иванов

Поделись статьей:

Оцените статью:

Загрузка…

1popersonalu.ru

Порядок оформления и ведения личного дела работника в 2017 году

Руководитель, желающий контролировать качество труда и смену кадров в организации, должен сформировать систему учёта данных о персонале. Он вправе издать приказ, содержащий инструкции по составлению личных дел работников, а также список ответственных за кадровый учёт.

Что такое личное дело работника

Это набор документов о работнике фирмы. Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях. Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах (ст. 42 № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года) обязаны заводить и хранить досье на служащих. В коммерческих и гражданских организациях вопросы кадрового учёта решаются на усмотрение руководителя.

Как должен оформляться журнал учёта

Если политика компании предусматривает наличие персональных дел, специалист по кадрам оформляет досье и ведёт журнал учёта. Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы:

• руководство и заместители;
• эксперты компании;
• работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности;
• служащие с перспективой карьерного роста.

Упорядоченная по алфавиту и в хронологической последовательности база данных сотрудников удобна и необходима для оперативного подбора сведений.

Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании — инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров. Составляя подобную инструкцию:

1. Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно.
2. Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий.
3. Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел.
4. Сформируйте реестр ответственных за базу данных.

Нанимая персонал по совместительству, руководитель имеет право завести досье на каждого принятого сотрудника. Дело оформляется в общем порядке, к трудовому договору прикладывается ксерокопия паспорта совместителя и документы, свидетельствующие о его квалификации (при необходимости).

Как сформировать документы в дело

Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. В папку он подшивает договор и дополнительные соглашения, резюме, ксерокопии документов и персональную карточку служащего.

Запрещается вписывать в досье информацию об убеждениях персонала компании касательно политики и религии, а также об участии в работе общественных организаций. Исключение — письменное согласие работника.

Заполнение титульного листа — образец

Документы личного дела в хронологическом порядке укладывают в папку-скоросшиватель. На титульном листе указывают в соответствии с ГОСТ 17914–72:

• Ф.И.О. сотрудника;
• дату заключения договора;
• дату составления дела;
• порядковый номер.

Образец заполнения обложки личного дела поможет начинаючему кадровику привести документы в порядок

Порядковый номер папки должен соответствовать номеру досье в книге учёта. Её оформляют в соответствии с п. «б» ст. 695 Перечня типовых управленческих документов. Данные на страницы дела вносят вручную, разборчиво, ручкой синего или чёрного цвета.

Правила формирования досье

Состав личного дела определяет администрация компании в частном порядке. Типовой набор документов:

• заполненная при приёме на работу анкета;
• заявление о приёме на работу;
• ксерокопия приказа;
• копии страниц паспорта с пропиской и фотографией;
• копии ИНН и СНИЛС;
• документ об образовании;
• персональная карточка и фотография;
• рекомендации от предыдущих работодателей;
• копия трудового договора;
• опись содержимого папки.

Дополнительные документы:

• свидетельства о браке/разводе/рождении ребёнка;
• справки, приказы о переводе;
• документы о премиях и штрафах;
• справки об уровне дохода;
• грамоты, дипломы;
• прочие.

Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся.

Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле. Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см — дела толще следует расформировать на два тома.

Личное дело — закрытый от посторонних документ. Доступ к данным сотрудников есть только у руководителя и специалиста по кадрам.

Как составить внутреннюю опись — образец

Специалист по кадрам заполняет внутреннюю опись содержимого в виде таблицы. Опись растёт по мере пополнения папки и содержит информацию обо всех вложенных документах, их номерах, названиях и числе листов. Страницы описи не входят в сплошную нумерацию.

В описи делают запись с указанием общего числа прикреплённых документов и листов дела. Ответственный специалист ставит свою подпись и указывает должность и текущую дату.

Образец заполнения описи

Наименования столбцов внутренней описи:

• номер по журналу учёта личных дел;
• индекс документа — согласно номенклатуре;
• дата составления документа;
• дата принятия документа в дело;
• примечание.

Оформление после увольнения сотрудника

Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист-заверитель, где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц. Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела — неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы. В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив.

Бланк внутренней описи находится здесь.

Порядок учёта и хранения документов в организации

Для регистрации в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье.

Журнал учёта личных дел — образец

Книгу учёта заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы:

• порядковый номер;
• номер дела;
• Ф. И. О. сотрудника и должность;
• дата формирования дела;
• дата передачи дела в архив.

Образец заполнения журнала

Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Как вносить поправки в досье

Корректировки в личное дело имеет право вписывать только специалист отдела кадров, определённый приказом директора, а в периоды отпуска — исполняющий обязанности. Исправления вносят согласно требованиям к заполнению первичной документации — некорректную надпись зачёркивают горизонтальной линией, а рядом ставят подпись и дату. К делу прикрепляют копии документов, свидетельствующих о необходимости корректировок.

Особенности хранения персональных дел

Хранить досье на сотрудников нужно так, чтобы исключить доступ к ним третьих лиц. Дела содержат в железном сейфе, по порядку согласно номерам. Ключ от сейфа доступен только руководителю и работнику, ответственному за учёт кадров.

Продолжительность хранения дела в отделе кадров — все время, пока работает сотрудник. С момента увольнения досье передаётся в архив, и назначается новый срок хранения — 75 лет. На госслужбе после увольнения служащего папка с делом остаётся в отделе кадров 10 лет, и только потом направляется в архив.

Ознакомление с персональным досье

Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления. Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов.

Получая досье на руки по распоряжению руководителя, сотрудник расписывается в журнале учёта.

Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно-правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.

sb-advice.com

No related posts.