Close

Размер фото в личное дело сотрудника: ФОТО НА ЛИЧНОЕ ДЕЛО

Содержание

Срочное фото на документы, Шенгенскую визу, паспорт за 2020 г.

Красивое фото — на любой документ!

Официальные стандартизированные фотографии используются практически на всех видах документов, которые, так или иначе, удостоверяют личность. У нас вы можете заказать фото на паспорт, загранпаспорт, временное удостоверение, пропуск, личное дело, фото на визу в Шенген и др. Специалисты нашей фотомастерской изготовят снимки в соответствии с необходимыми общепринятыми стандартами, так что вы можете не переживать, что они будут не приняты в официальные инстанции.
Чтобы вы смогли успешно подать необходимые документы в интересующие вас организации, фотограф соблюдет все технические требования к тому или иному виду снимков. Вы можете сфотографироваться на визу у нас в салоне, либо сделать фото самостоятельно и прислать нам его по email (желательно на нейтральном фоне). Но при этом необходимо помнить о некоторых обязательных критериях, предъявляемых к фото на шенгенскую визу – нейтральное выражение лица без улыбки, вид в анфас. Всю ретушь мы сделаем сами – уберем покраснения и дефекты с кожи, подкорректируем прическу, выровняем цвет лица и даже поменяем костюм, при необходимости. Наши фото на визу без проблем принимают в консульствах.

Сотрудники нашего фотосалона в Москве ценят драгоценное время своих клиентов и готовы уже за несколько минут предоставить качественный результат. В спектр наших фотоуслуг входит оформление снимков, как в цветной, так и в черно-белой вариации, на матовой или глянцевой бумаге.

Наше фотоателье, адрес которого в Москве найти очень легко, удачно расположилось около станции метро Марьина роща. Также к нам можно попасть с остановок метрополитена Савеловская, Рижская и Достоевская. C января 2020 года мы открыли новую фотостудию в Краснодарском крае, предоставляем высококачественные фото услуги срочное фото на документы в Анапе. Высококлассный специалист с большим опытом и преданный своей работе, изготовит для Вас  по настощему красивые и качественные фотографии на паспорт, визы и прочие документы.

размер и другие требования в 2021 году


Критерии для фото на РВП одинаковы как для взрослых, так и для детей. Оформление несовершеннолетних лиц предполагает предоставление фотоснимков, выполненных непосредственно перед сдачей пакета справок.

Разрешение на временное проживание

Содержание материала

Общая информация

Количество фотоснимков, поданных для оформления разрешения на временное проживание, зависит от того, откуда именно приехал иностранец.

Большее количество фотографий предоставляется людьми, прибывшими из тех стран, с которыми Россия придерживается визового режима. Таким иностранцам необходимо вручить 4 фотографии.

Чужеземцам, не имеющим гражданства, нужно приложить 3 снимка. Ходатайствующее лицо, ранее проживающее в государстве, въезд из которого на территорию России не предполагает наличие пропуска, предъявляет 2 фотоснимка.

Образец фото для РВП

В территориальных подразделениях службы, отвечающей за миграцию, советуют включать в пакет документов 3 фото. Одно из них вклеивается в личное дело.



Основные требования к фотоснимку

Главные требования к фото на РВП указаны в следующей таблице:

Основные требованияТехнические параметрыДополнительные требования
Фотография выполняется за 5–6 месяцев до подачи документов.Параметры фото – 3,5/4,5 сантиметра.

Ретуширование, корректировка, дефекты недопустимы.

Объем – не более 60%.

Высота головы – 32/36 миллиметров.

Ширина головы – 18/25 миллиметров.

Овалы или углы не допускаются.

Фотоснимок должен быть выполнен в цвете. А также допускается монохромность.

Эффекта «красных глаз» быть не должно.

 

 

Затемненный фон не принимается.

Не разрешены наклоны и повороты головой.

Не разрешаются аксессуары, мешающие рассмотреть черты лица.

Улыбаться при фотографировании не следует, выражение лица должно быть корректным.

Если человек придерживается тех или иных религиозных убеждений, разрешены головные уборы, не закрывающие лицо.

В оптических очках следует фотографироваться только тем, кто носит их постоянно.

В очках с затемненными стеклами сниматься нельзя.

 

Требования к бумажному снимку

Изготавливается фотокарточка на матовой бумаге. Не допускается предоставление мятого, жеванного, затертого фотоснимка. Нельзя предъявлять фото с оторванными краями.

Требования к фото на РВП

Требования к электронному фотоснимку

Фотоснимок, подаваемый на любом из электронных носителей, должен соответствовать следующим требованиям:

  1. Формат – jpeg.
  2. Размеры – 300 Кб.
  3. Хорошая четкость.

Требования к детскому фото

При предоставлении снимка для временного проживания несовершеннолетними иностранцами, следует знать о некоторых особенностях.

Срок действия этого документа – 36 месяцев. Ребенок растет, его внешность стремительно изменяется.

Детская фотография выполняется за 3–5 дней до обращения в УФМС.

Требования к детским фотографиям

Самостоятельно вклеивать детский фотоснимок нельзя. Специалисты миграционной службы сделают это лично.

Если у несовершеннолетнего лица нет гражданства, необходимо иметь при себе одну дополнительную фотокарточку. Она предъявляется по просьбе сотрудников УФМС.

Куда следует обращаться

Сделать фотографию можно:

  • В профессиональном фотоателье;
  • В отделении УФМС;
  • В домашних условиях.

Снимок в профессиональном фотоателье

Обычно сотрудники фотоателье знают о том, какие требования предъявляются к снимкам для подачи документов в УФМС. Но перед походом к специалисту не будет лишним заранее выписать все характеристики фото.

Профессиональная фотосъемка

Получив бумажный снимок, нужно попросить фотографа сделать электронную версию. Она может понадобиться для других документов.

Снимок в отделении УФМС

Этот вариант считается наиболее удобным. Риск того, что фото будет сделано некорректно, отсутствует. Специалист, работающий в УФМС, четко придерживается всех требований. Вероятность отказа сводится к минимуму.

К сожалению, не все подразделения УФМС оснащены специальным оборудованием.

В домашних условиях

Это выглядит достаточно просто. Для выполнения снимка потребуется кусок белого картона. Его можно заменить белой простыней.

Делать фотографию лучше всего при помощи зеркального фотоаппарата. Направленный солнечный свет не должен попадать на лицо и отбрасывать тень назад. Если фото делается в пасмурный день, то вспышку на фотоаппарате нужно повернуть назад.

Если снимок выполняется посредством встроенной вспышки, необходимо взять кусок фольги и сделать из нее отражатель. При помощи резинки он закрепляется перед вспышкой. При использовании этого отражателя свет отображается назад. Рассеянный свет попадает на того, кого фотографируют. Этот способ подходит всем видам фотоаппаратов, включая «мыльницы».

Если в фотокамере нет вспышки, но имеется свет от окна, то фон располагается напротив. Фотограф становится у окна.

Следующий этап – обработка на компьютере, при помощи любой программы для редактирования фотоснимков. В этой программе можно будет убрать шумы, тени, установить нужный размер фото.

А также можно воспользоваться компьютерной веб-камерой. Сделав снимок, необходимо обработать его в программе.

Особенности электронной подачи

Многих иностранных лиц, желающих легализоваться на российской территории, интересует вопрос предоставления ходатайства в режиме online. Это пока невозможно. Заявление и прикрепленный к нему пакет документов подается только лично. Заявление на разрешение на временное проживание  можно скачать на нашем сайтеТакже на нашем сайте можно скачать  заявление на РВП для несовершеннолетних.

Для экономии времени, заявитель может встать в электронную очередь. При предварительной регистрации никакие документы не загружаются.

Интернет страница официального сайта МВД Российской Федерации

Для того чтобы занять место в электронной очереди, нужно зайти на официальный сайт ГУВМ МВД. Алгоритм дальнейших действий выглядит следующим образом:

  1. Выбрать свой регион.
  2. Обозначить местное подразделение УФМС.
  3. Уточнить цель обращения.
  4. Ввести фамилию, имя, отчество.
  5. Указать контактный телефон.
  6. Назвать фактический адрес проживания.
  7. Вписать данные паспорта.

После этого в календаре необходимо отметить число и время посещение УФМС. Незанятые часы помечаются зеленым оттенком. После этого нажимается кнопка «Отправить запрос».

Затем следует дождаться письма-подтверждения, которое отправляется по указанному email. Очень важно не пропустить свою очередь и не опоздать.

Проставление печати

Главным доказательством того, что человек может официально проживать и работать в регионе регистрации, является печать РВП.

Эта отметка проставляется при помощи специального принтера. В некоторых случаях работники УФМС прибегают к стандартной штемпельной краске.

РВП с печатью

Сначала уполномоченным сотрудником вносится Ф.И.О. иностранца. Данные пишутся на латинице – точно так же, как в паспорте.

Потом указываются следующие сведения:

  1. Актуальное число.
  2. Место рождения.
  3. Гендерная принадлежность.
  4. Гражданство.
  5. Номер решения, которое было принято по предъявленному ходатайству.
  6. Число, когда было принято решение.
  7. Дата начала РВП.
  8. Дата завершения РВП.
  9. Полное название учреждения, выдавшего документ.
Печать круглая, имеет красный оттенок. В центре изображается российская символика. По окружности указывается название УФМС.

Поделиться записью:

Фото на документы | Неон Фото

Вы можете сделать срочное фото на все виды документов  в любом из удобно расположенных центров полиграфии и фотоуслуг «Неон Фото». Наши фотографы справятся с задачей за 5 минут. Цена на фотографии всегда фиксирована, независимо от размера и требований.

В наших фотоцентрах вы получаете профессиональную ретушь

своей фотографии на документы в подарок! Сотрудники центров полиграфии и фотоуслуг «Неон Фото» прошли специализированное обучение и умеют делать действительно красивые фотографии! Вам стоит прийти именно к нам, если на фотографии вы хотите:

  • убрать прыщики и покраснения кожи
  • устранить жирный блеск и расширенные поры
  • убрать синяки и мешки под глазами
  • сгладить морщины и «Венерины кольца» на шее
  • уменьшить второй подбородок
  • добавить волосам объема
  • подчеркнуть или (даже!) нанести макияж на глаза
  • подставить костюм/форму и многое другое…

 

 

Мы изготавливаем фото на любые виды документов, любых размеров, с соблюдением всех необходимых требований. Фотографии могут быть выполнены как в цветном, так и черно-белом виде. В большинстве случаев фото на документы печатаются на матовой бумаге, но при необходимости, мы сможем распечатать ваши фотографии и на глянцевой фотобумаге.

В своей работе мы используем только профессиональную фототехнику (FujiFilm, Sony) и самые качественные материалы для печати (Epson, Lomond).

Самые распространенные размеры фотографий на документы:

  • 3х4 см (личное дело, военный билет, мед. книжка, водительские права, пропуск и др.)
  • 3,5х4,5см (шенгенская виза, паспорт РФ, загран паспорт и др.)
  • 4х6 см (личное дело и др.)
  • 5х5 см (виза США)
  • 9х12 см

 

Цены

**На 1 лист умещается: 8 шт. 3х4см или 6 шт. 3,5х4,5см или 4 шт. 4х6см или 2 шт. 5х5см или 1 шт. 9х12см.
*Цена указана за 1 лист 10х15 см с фотографиями.

Требования к фотографиям

Ниже приведены требования к некоторым наиболее распространенным вариантам фото на документы. 

Фото на паспорт РФ (35×45 мм) цветное:

 

Фото на загран паспорт (35×45 мм) цветное:

 

Фото на визу Шенген (35×45 мм) цветное:

Фото на визу США (51×51 мм) цветное:

требования к электронной фотографии на визу США: вес не более 240 кб, формат jpeg, цветовая схема RGB, размер 600×600 пикс, разрешение не менее 600х600 рх и не более 1200 рх.

Требования с официального сайта посольства США (на английском): https://travel.state.gov/content/travel/en/us-visas/visa-information-re… 

Сайт посольства США, раздел про визы ( на русском): https://ru.usembassy.gov/ru/visas-ru/nonimmigrant-visas-ru/ 

Требования с официального сайта посольства США (на русском): https://www.ustraveldocs.com/ru_ru/ru-niv-photoinfo.asp#picsreqs 

Требования для фотографии в электронном виде со ссылкой на проверку фото (на английском): https://travel.state.gov/content/travel/en/us-visas/visa-information-re… 

Он-лайн сервис по проверке фотографии (на русском): https://www.greencardphotocheck.com/ru/ 

Фото на военный билет (30×40 мм) черно-белое:

Фото на медкнижку (30×40 мм) цветное:

Фото на водительские права (30×40 мм) цветное:

Фото на заграничные водительские права (35×45 мм) цветное:

Фото в личное дело (9×12 см) цветное или черно-белое :

 

Не можете подойти фотографироваться лично?

Если человек не может прийти и сам сфотографироваться, мы всегда поможем! Достаточно иметь любую другую фотографию этого человека и мы сможем сделать подходящее фото на документы. Поменяем фон, освещение, одежду, уберем пыль и царапинки и т.д.
В таких ситуациях подходят даже любительские снимки с телефона.

Вы можете отправить фото нам на Whatsapp, e-mail или в личные сообщения в группу Вконтакте и подойти за готовым фото в любое удобное время с 10-00 до 19-00.

*Внимание: к фотографиям на паспорта и визы предъявляются более жесткие требования, поэтому ваше фото должно быть строго в анфас и исходное изображение обязательно должно быть хорошего качества.

Вам необходимо фото младенца?

Все мы знаем, как сложно фотографировать детей. Еще сложнее бывает сфотографировать младенца — ребенок не может сидеть сам, крутится, открывает рот, не смотрит в объектив или чтото одно совпадает, а другое нет. Профессионалы из Неон фото успешно решают этот вопрос! Мы сделам несколько фотографий вашего ребенка, уберем фон, если ребенок сидит на коленях у мамы и совместим удачные части лица в единое фото.

 

Выездное фото на документы (опт. заказ)

Услуга выездного фото на документы выгодна большим компаниям, где необходимо сфотографировать много сотрудников. Можно попробовать сфотографировать и своими силами, но это будет не так быстро и профессионально.
Заказав у нас эту услугу вы получаете профессиональный подход начиная с самой съемки, заканчивая распечаткой. НеонФото выполнит Ваш заказ быстро и за приемлемые деньги.
Также услуга выездного фото на документы может быть интересна людям у которых нет возможности добраться до фотоателье, тем кто не хочет терять свое время и готов заплатить за индивидуальный подход и отличный результат не выходя из дома.
Выезд: 3900р
Комплект 8 фото -150р.
Любое количество комплектов.

Фото на документы ОНЛАЙН с ДОСТАВКОЙ

Ация на время режима самоизоляции в Москве и Мос.области.

Фотографии на любой вид документов (паспорт РФ, загран паспорт, медкнижка, права, устройство на работу, личное дело, визы, 3х4, 4х6, 3,5х4,5, 9х12, цветные и ч/б)

Комплект фото: 300р

Доставка по району Перово и Новогиреево 100 р.
Доставка по пос. Октябрьский (Люберецкий район) 50 р.
Доставка по району Марьино: 200р.

Цена доставки в другие районы договорная.

Законно ли хранить фотографии сотрудников в их личном деле? | Small Business

Добавление лица к имени — это то, как некоторые люди говорят, что они связывают характеристики и атрибуты людей, с которыми они сталкиваются. Однако в HR-практике упоминание имени может быть опасной практикой, поэтому многие работодатели не хранят фотографии сотрудников в своих личных делах. Законность хранения фотографий сотрудников в личном деле несколько туманна. При этом существуют веские причины, по которым фотография сотрудника должна быть доступна персоналу отдела кадров.

Содержимое кадрового файла

Работодатели ведут кадровые файлы для удобного доступа к информации о квалификации, назначениях и производительности сотрудников. Содержимое кадрового файла включает подписанные подтверждения политик на рабочем месте и справочник сотрудника; формы дисциплины и корректирующих действий; служебные аттестации; благодарности; и неформальные заметки об обратной связи с руководителями. Медицинская и медицинская информация, защищенная Законом о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA), хранится в отдельных файлах, доступных только сотруднику по вопросам конфиденциальности работодателя.Не существует федерального закона, строго запрещающего хранение фотографий сотрудников в их личном деле. Однако, безусловно, есть причины, по которым работодатели должны либо хранить фотографии отдельно от информации о персонале, либо не хранить их вообще.

Форма I-9 о праве на трудоустройство

Закон об иммиграционной реформе и контроле 1986 года требует использования формы I-9 для проверки права сотрудника на работу на работодателей США. Эта форма требует, чтобы положительное удостоверение личности, такое как паспорт, рабочая виза, свидетельство о рождении или водительские права, хранилось вместе с формой в качестве подтверждающей документации.Фотографии сотрудников должны храниться вместе с формой I-9 и удостоверением личности в течение как минимум трех лет после даты найма, но не обязательно в личном деле. Служба гражданства и иммиграции США, которая обеспечивает соблюдение стандартов приемлемости для трудоустройства и проверяет файлы работодателей для оценки соответствия, советует работодателям хранить формы I-9 в бумажном формате отдельно от файлов персонала, чтобы упростить выполнение запроса на проверку.

Возможная дискриминация

Фотографии соискателей не приветствуются, потому что возможно, рекрутеры и менеджеры по найму могут использовать такие факторы, как раса, пол и возраст, чтобы определить, кого они хотят взять на собеседование или нанять.Это одна из причин, по которой ответы заявителей на вопросы о равных возможностях трудоустройства и позитивные действия хранятся отдельно от материалов заявлений, связанных с работой. Исходя из тех же принципов, фотографии сотрудников не должны становиться частью личного дела сотрудника. Менеджеры по найму могут прибегать к несправедливой практике найма, если у них есть доступ к личной информации о сотрудниках, рассматриваемых для продвижения по службе. Когда менеджер по найму просматривает такое кадровое досье, он должен основывать свое решение исключительно на факторах, связанных с работой, а не на внешности сотрудника.

Меры безопасности

Работодатели, которым необходимы строгие меры безопасности, могут увидеть ценность в сохранении фотографий сотрудников в своих кадровых документах. Высокие меры безопасности могут определять, например, какие сотрудники имеют доступ к ограниченным рабочим зонам. В этих случаях у сотрудника, скорее всего, будет удостоверение личности сотрудника или другое доказательство авторизованного доступа к рабочим местам своего работодателя. Хранение фотографий сотрудников в файлах персонала может служить эффективной системой резервного копирования для обеспечения актуальности и актуальности системы идентификации и доступа работодателя.Фотографии в личных делах сотрудников также могут подтвердить доступ сотрудника в случае, если сотрудник потеряет место или потеряет свою личность. Этот тип системы резервного копирования особенно полезен для работодателей, которые ведут электронные файлы сотрудников.

Соображения

Работодатели, которые склонны хранить фотографии сотрудников в личных делах, должны иметь для этого веские основания. Приемлемая причина может включать меры безопасности и резервного копирования. В противном случае работодатели, заявляющие, что они хранят фотографии сотрудников с целью нанести лицо с именем или по другим аналогичным причинам, могут неосознанно подвергать компанию ответственности за претензии о несправедливой практике найма.

Ссылки

Ресурсы

Автор биографии

Рут Мэйхью пишет с середины 1980-х годов, а с 1995 года является экспертом в области управления персоналом. , «и ее цитировали в многочисленных публикациях, включая журналы и учебники, посвященные методам управления человеческими ресурсами. Она имеет степень магистра социологии Университета Миссури в Канзас-Сити.Рут проживает в столице страны Вашингтоне, округ Колумбия.

Требуется ли нам хранить копию формы авторизации в личном деле сотрудника?

Да, хотя особенности длины и типа хранилища будут зависеть от вашего состояния.

Определение

Форма авторизации проверки биографических данных — это форма, которую потенциальный сотрудник заполняет, чтобы разрешить проверку биографических данных. Для авторизации обычно требуется имя кандидата, номер социального страхования, адрес и часто копия удостоверения личности с фотографией.

Федеральный закон

Согласно Комиссии США по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), любые кадровые или трудовые записи должны храниться не менее 1 года после того, как были сделаны записи или приняты кадровые меры, в зависимости от того, что произойдет позже. При хранении анкетной формы авторизации рекомендуется хранить ее в конфиденциальном файле отдельно от личного дела сотрудника. Кроме того, вам необходимо ознакомиться с государственными и местными нормативными актами в отношении политик хранения и уничтожения документов, которые сильно различаются от штата к штату.

Государственные законы

Многие штаты и даже местные юрисдикции приняли законы или постановления, ограничивающие, когда можно проводить проверку биографических данных, как проверку биографических данных можно использовать при принятии решений о найме и трудоустройстве, а также конкретные шаги, которые вы должны предпринять, чтобы действовать по результатам проверки биографических данных . Вы должны соблюдать федеральные, государственные и местные законы и правила, применимые к вашей компании.

Обязательно ознакомьтесь с законами своего штата, чтобы узнать, есть ли какие-либо особые требования, которым должна следовать ваша компания.Делавэр, например, требует, чтобы документы проверки биографических данных хранились в запираемых несгораемых шкафах для студентов-преподавателей, работающих в высших учебных заведениях, а также в государственных и чартерных школах.

Проверка биографических данных в эпоху цифровых технологий

Поскольку компании переводят управление персоналом и отслеживание кандидатов в онлайн, многие компании выбирают полностью цифровую проверку биографических данных. Ограничения на совместное использование и хранение таких чеков, а также формы согласия на авторизацию остаются в силе.Вы должны обеспечить строго конфиденциальный и безопасный доступ к онлайн-записям, как и к физическим записям.

Заключение

Фоновые формы авторизации должны храниться в строго конфиденциальном файле отдельно от личного дела сотрудника или в цифровых файлах с ограниченным доступом. Результаты проверки биографических данных также должны оставаться конфиденциальными и конфиденциальными, будь то онлайн или в физической форме.

Полезные ссылки:

Конфиденциальность личных дел и медицинских записей — nolo.com

Федеральные требования к хранению записей — SHRM.org

Федеральные законы, касающиеся ведения документации — zenefits.com

Об авторе

Лорен Пералес

В качестве консультанта по персоналу в Zenefits Лорен предоставляет рекомендации и передовые методы компаниям любого размера по любым вопросам, связанным с кадрами и соблюдением нормативных требований.В свободное время она любит читать и гнать своих трех собак.

Если у сотрудников есть доступ к личным файлам

Оглядываясь назад, Майкл, который не хотел использовать свою фамилию, понял, что он был «немного грубоват», когда его впервые повысили до должности менеджера в финансовой группе большого Мичиганского университета, где он работал. Но только когда его вызвали перед отделом кадров, он понял, что его грубое поведение оскорбляет некоторых из его коллег.«У меня громкий, прямой характер», — сказал он. «Тогда я действительно не владел этим». Майкл сказал, что ему сказали посетить серию тренингов и «уведомили, что они объяснили периодом предварительного испытательного срока».

Позже Майкл сказал, что он узнал, что четыре сотрудницы-женщины пришли в HR с опасениями по поводу его подхода. «Речь не шла о сексуальных домогательствах, поэтому не было формальной жалобы», — сказал Майкл. «Дело было в моем поведении на работе — в том, что я был напористым и резким.Майкл сказал, что хочет решить проблемы своих коллег, но именно здесь он ударился о кирпичную стену. «Оказывается, мой файл был недоступен для меня», — сказал он. Мой файл, но не мой файл, я думаю. »

Независимо от той стороны, которую он сказал в сценарии Майкла, факт остается фактом: отдел кадров часто оказывается в сложной ситуации, когда сотрудники хотят увидеть свои личные файлы. Что еще происходит с такими файлами, как файл Майкла? Могут ли они использоваться для выявления потенциальных проблем с другими сотрудниками? Влияют ли они на будущие тенденции найма или продвижение по службе? Или они сидят запертыми в файле Microsoft Word на чьем-то жестком диске или в задней части шкафа в манильской папке? И что происходит с этим файлом MS Word, когда HR переключает компьютерные системы? Куда делась эта манильская папка, когда новый босс решает выбросить старые файлы?

Это вопросы, на которые сегодня HR-отделы должны будут ответить раньше, чем позже.Поскольку информация о персонале постоянно анализируется, умные отделы кадров должны искать способы управления этой информацией.

Закон и порядок

Может ли сотрудник видеть то, что включено в его или ее файл на работе, часто зависит от законодательства штата. В случае Майкла закон штата Мичиган разрешает сотруднику доступ к его или ее кадровым документам по письменному запросу. Но государственное определение «кадрового учета» ограничено записью, которую ведет работодатель, которая идентифицирует сотрудника и используется в отношении квалификации этого сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.Он не включает «информацию, которая хранится отдельно от других записей и относится к уголовному расследованию; записи, ограниченные расследованиями жалоб, которые хранятся отдельно … и записи, которые ведет исполнительный, административный или профессиональный сотрудник, которые недоступны или недоступны другим лицам ». Говоря иным неправовым жаргоном, работодатель Майкла имел право отклонить его просьбу.

Жалобы или потенциально опасная информация — не единственные юридические ошибки в личном деле.Фактически, сам характер сбора данных о сотрудниках может представлять юридические, если не этические, проблемы. «В современной экосистеме отслеживания сотрудников HR является одновременно менеджером по персоналу и ответственным за этику данных; теперь эти две функции объединены », — написала Кэтрин Муди в HR Dive.

Ролевые игры

Хотя сотрудники отдела кадров часто направляют жалобы от сотрудников, обеим сторонам важно понимать контекст взаимоотношений между сотрудниками и кадрами. «Вы не должны рассчитывать, что ваш менеджер по персоналу будет действовать как ваш священник или ваш адвокат», — написала Сюзанна Лукас в The Balance Careers.«Она [или он] защитит бизнес».

В то время как американские компании часто обрабатывают запросы сотрудников на предоставление записей на индивидуальной основе, Европейский Союз упростил требование в своем Общем регламенте защиты данных (GDPR), который вступает в силу в мае 2018 года. «Часть расширенных прав субъектов данных. Согласно GDPR, субъекты данных имеют право получить от контроллера данных подтверждение того, обрабатываются ли касающиеся их персональные данные, где и с какой целью.Кроме того, контролер должен бесплатно предоставить копию личных данных в электронном формате. Это изменение — серьезный сдвиг в сторону прозрачности данных и расширения прав и возможностей субъектов данных », — говорится на веб-сайте ЕС, посвященном соблюдению GDPR.

Знание — сила

По мере того, как сотрудники собирают информацию, будь то через свои собственные отделы кадров или через поставщика услуг, эта информация может показать общую картину потребностей, которые могут остаться незамеченными на детальном уровне. Пока компании не смогут полностью разработать и внедрить программы обмена данными о сотрудниках, важно, чтобы специалисты по персоналу обладали сильными аналитическими способностями, чтобы понимать своих сотрудников и принимать стратегические решения.

Инструменты отчетности и аналитики

Paylocity могут эффективно использовать файлы персонала компании, используя данные в этих файлах для выявления различных проблем. HR может использовать инструменты Paylocity для определения текучести кадров по отделам, менеджерам и местоположениям; создавать планы удержания на основе предыдущих увольнений сотрудников; отслеживать и оценивать потребности в пособиях; и будьте в курсе нерешенных задач в течение года.

Можно собирать информацию о сотрудниках, хранить ее в тайне, когда это необходимо, а затем использовать ее для продвижения кадровых и общих целей компании, включая повышение качества обслуживания сотрудников и их удержание.

Если ваша компания еще не предпринимает шагов для защиты своих кадровых файлов и не использует информацию в этих файлах для улучшения взаимодействия с людьми, возможно, вы упускаете из виду. В конце концов, ваши сотрудники — ваш самый ценный актив. Защитите их и используйте их предпочтения, чтобы сделать работу удобнее для всех.

Папка с личным делом сотрудников Adams, большой запас карточек, 20 ФОРМ / ПК

Папка с личным делом сотрудников Adams, толстый запас карточек, 20 ФОРМ / ПК

Магазин не будет работать корректно, если куки отключены.

Похоже, в вашем браузере отключен JavaScript. Для наилучшего взаимодействия с нашим сайтом обязательно включите Javascript в своем браузере.

12,00 долларов США

Приобретается партиями по 10 штук

Папка с личным делом сотрудника содержит место для адреса сотрудника и информации о чрезвычайных ситуациях, образовании, трудовой книжке и льготах компании.20 папок в упаковке. Напечатано на толстых карточках, 11-3 / 4 «x 9-1 / 2»

Доступен с шагом 10

  • В комплекте с местом для получения льгот компании, образования и трудовой книжки
  • 20 папок в упаковке
  • Для печати на плотном картоне
  • 11-3 / 4 дюйма x 9-1 / 2 дюйма
Дополнительная информация
Арт. № ABF 9287ABF
Длина 11.75
Ширина 9,5
Высота 0,5
Цвет Синий
Доступны шаблоны N
Стиль нагрузки НЕТ
Демо-адрес НЕТ
Плотность бумаги 150 фунтов
Без кислоты НЕТ
Размеры НЕТ
Крышка
Счетчик листов НЕТ
Подложка НЕТ
Перфорированный НЕТ
Тип перфорации NA
Раскраска основной страницы Белый
Количество листов на подкладку НЕТ
Количество листов в упаковке НЕТ
пронумерованных страниц
страниц с последовательной нумерацией
Перфорированное отверстие
Передняя и задняя часть с принтом
Форма Тип Персонал
Количество столбцов НЕТ
форм на страницу 1
Кол-во входных линий НЕТ
Форма Количество 20
Разделы НЕТ
Дубликат раскраски страницы НЕТ
Раскраска страниц в трех экземплярах НЕТ
Размер отдельной формы НЕТ
Размер листа 11.75 х 9,5
Дубликат формы Углерод
Количество форм на страницу 1
Цвет чернил на форме Синий
Расположение дырокола НЕТ
Совместим с: НЕТ
CD в комплекте
Защитная крышка
Заглушка
Совместимость с часами НЕТ
Самоуплотняющееся
Временные интервалы НЕТ
Цвет уголков и корешка НЕТ
Покровная текстура НЕТ
Обложка с внутренней печатью НЕТ
Книжный формат НЕТ
Формат НЕТ
Закладка с лентой НЕТ
Закупаемое количество Приобретается упаковками по 10 штук

Сканирование — UF Human Resources

Университет Флориды собирает и ведет несколько записей в течение жизненного цикла своих сотрудников.В штате Флорида есть несколько требований, которым агентства должны следовать, чтобы сканировать записи и избавляться от оригиналов бумажных документов.

Как правило, мы все несем ответственность за надлежащее управление всеми документами посредством соответствующего создания, обслуживания и удаления записей в ходе университетской деятельности (статуя штата Флорида). Ниже приведен общий обзор документов и сканирования, проведенных университетом.

Что такое запись?

В качестве государственного агентства все, что создает университетское сообщество — бумажные и электронные — считается записью, независимо от физической формы или характеристик.Документы университета являются общедоступными и не могут быть уничтожены или переданы без соблюдения соответствующих процедур графика хранения, о чем подробнее говорится в разделе «Хранение».

Ожидания и обязанности

Университет Флориды подчиняется законам, касающимся официальных отчетов и прозрачности. Впоследствии университет и каждый сотрудник несут юридическую ответственность за демонстрацию надлежащего ухода и управления своими записями. Вот некоторые ожидания, которым мы должны соответствовать:

Каковы ожидания и обязанности UF?

  • Установить стандарты, политику и процедуры, связанные с бизнес-требованиями и потребностями университета
  • Обеспечить соответствие университетского городка законам о публичных записях в соответствии с федеральными законами и законами штата, такими как Глава 119 Устава Флориды
  • Поддерживать актуальность графика хранения документации и помогать в сохранении университетской документации
  • Предоставлять подходящие ресурсы, чтобы помочь отделам соответствовать их ожиданиям и передовым методам
  • Информировать отделы и сотрудников о новых или обновленных инструкциях в соответствии со стандартами штата и университета

Каковы ожидания и обязанности Департамента?

  • Создавайте только необходимые записи
  • Вести записи в течение соответствующего периода времени в соответствии с графиками хранения
  • Утилизируйте записи своевременно и надлежащим образом по истечении срока их хранения
  • Храните записи, которые можно легко найти и просмотреть
  • Убедитесь, что записи не повреждены и не уничтожены
  • Уведомлять отдел по трудоустройству и записи о любых вопросах или изменениях контактного лица.

Не стесняйтесь ознакомиться с 10-шаговым планом управления записями для вашего офиса и дополнительными ресурсами библиотеки Джорджа А. Сматерса, чтобы узнать о передовых методах управления записями вашего отдела.

Процесс сканирования и требования

Если у вас есть бумажные документы, которые вы хотите оцифровать и отправить в UFHR Employment Operations & Records для включения в личное дело сотрудника, следуйте процедуре, описанной ниже. Наша цель для этого процесса электронного сканирования — предоставить отделам безопасный и простой метод обновления кадрового файла сотрудника вне обычного рабочего процесса найма, внесения изменений в льготы, дисциплинарных мер и т. Д.

Обратите внимание, что документы, которые необходимо добавить в личное дело сотрудника, будут проверены сотрудниками отдела трудоустройства и учета на предмет их соответствия.

* Примечание: если вы проходите аудит или получили уведомление об аудите, если есть судебный процесс в отношении записей (или даже ожидающий судебный процесс), или если есть запрос публичных записей, исходные бумажные записи не должны быть уничтожены до вопрос решен, и трюм разрушения снят.Это применимо, даже если вы отсканировали их в соответствии с политикой сканирования UF.

Создайте учетную запись UF Dropbox

Стремясь упростить процесс обмена файлами, Университет Флориды заключил партнерское соглашение с Dropbox. UF Dropbox обеспечивает безопасность файлов в соответствии с правилами Университета о конфиденциальности, упрощая передачу важных файлов. Чтобы создать и зарегистрировать учетную запись, посетите веб-сайт UF Dropbox.

Используйте UF Dropbox для облегчения защищенных транзакций с документами между отделами и UFHR.

Настройка папки сканирования вашего отдела

Эта процедура предназначена только для утверждающих сотрудников уровня 1 в университетском городке. Создатели департаментов, желающие отправить электронные документы в UFHR, просим сотрудничать с вашими уполномоченными по персоналу уровня 1, чтобы создать папку с UFHR.

  1. Свяжитесь с [email protected], чтобы получить доступ к общей папке вашего отдела. Укажите в электронном письме название вашего отдела, идентификатор отдела и тип документа, который будет отправлен. HR ответит ссылкой на вашу общую папку с дальнейшими инструкциями.
    Пример: Колледж свободных искусств и наук, 16050000, форма «Внешняя деятельность»
  2. Укажите имена и адреса электронной почты тех сотрудников вашего отдела, которым также может потребоваться доступ к общей папке.
  3. Используя ссылку, предоставленную UFHR, загрузите файлы в папку Dropbox в соответствии с форматом, указанным в разделе Подготовка документов .
  4. HR уведомит ваш отдел по электронной почте, как только документ будет успешно загружен в OnBase.

Подготовка документов

Любая запись может быть отсканирована полностью, включая цветные текстовые документы, изображения, планы и т. Д. Перед загрузкой любых файлов в общую папку Dropbox ознакомьтесь со следующими требованиями.

  1. Убедитесь, что все документы, включая изображения, читаемы до и после сканирования. Каждый отсканированный документ необходимо визуально проверить, чтобы убедиться, что изображение является полным, четким и легко читаемым.
  2. Убедитесь, что отсканированные записи сравниваются с исходным бумажным документом на предмет точности.Это предотвратит загрузку повторяющихся файлов.
  3. Убедитесь, что документы, выходящие за рамки процесса найма, изменений в льготах и ​​рабочего процесса взаимоотношений с сотрудниками, подтверждены сотрудником посредством подписи, внесены в список. Это включает в себя любые подписи, штампы, печати или другие необходимые элементы для любого документа.
  4. Убедитесь, что все файлы помечены типом документа, полным юридическим именем сотрудника и UFID.
    Пример: Документы о найме. Альберт Гатор.12345678.PDF

Технические требования к сканированию

  • Записи должны сканироваться с разрешением не менее 300 dpi (точек на дюйм).

Формат

  • Отсканированные записи необходимо сохранять в виде файлов PDF. JPEG не является приемлемым форматом.
  • Соглашение об именах файлов (FNC) — наименование файлов в соответствии с тем, что они содержат.
    Пример: Документы по найму. Альберт Гатор.12345678.PDF

Рекомендации по сканированию

Мы понимаем, что сканирование может быть непростым делом. Ниже приведены несколько советов, как избежать распространенных проблем со сканированием в вашем отделе.

Улучшение изображения

  • Иногда может возникнуть проблема с окончательным отсканированным изображением, из-за которой его трудно читать и использовать. Если отсканированный документ должен заменить исходную бумажную запись, эти общие проблемы необходимо исправить.

Пятна, пятна или линии на отсканированном изображении:

  • Очистите стекло сканера

Отсканированное изображение искажено или обрезано:

  • Положите документ на стекло, а не используйте устройство подачи документов.

Общие проблемы читаемости:

  • Увеличьте разрешение сканирования до значения выше 300 dpi (точек на дюйм).
  • Сканирование в цвете, а не в черно-белом.
  • Отрегулируйте настройки яркости / контрастности сканера.
  • Водяной знак или фон мешают читаемости:
  • В дополнение к приведенным выше рекомендациям проверьте, есть ли в сканере параметр «Подавление фона» и что он включен.

Размер документа увеличен:

  • Выполните несколько сканирований, настройте размер изображения или переместите оригинал так, чтобы был захвачен весь соответствующий текст.
  • Если состояние оригинальной бумажной записи не позволяет получить отсканированное изображение хорошего качества, бумажная копия записи должна быть сохранена.

График хранения

Не все длится вечно. График хранения аналогичен официальной дате истечения срока действия для типов записей в университете. Никакая запись не может быть юридически уничтожена, если не утвержден срок ее хранения. . Департаменты несут ответственность за всю передачу или уничтожение записей.

Для получения дополнительной информации посетите UF Библиотеки Джорджа А. Сматерса — Утилизация документов.

По-прежнему нужна помощь?

По электронной почте [email protected] с любыми вопросами, которые могут у вас возникнуть. Мы рады работать с вами!

Все, что вам нужно знать о проверке формы I-9 и I-9

1. Требования к проверке I-9

Форма I-9

Форма I-9, проверка права на трудоустройство, является службой гражданства и иммиграции США (USCIS) форма, используемая для проверки личности и разрешения на работу лиц, нанятых для работы в Соединенных Штатах.Все работодатели США должны обеспечить надлежащее заполнение формы I-9 для каждого человека, которого они нанимают для работы.

Как работники, так и работодатели или уполномоченные представители работодателя обязаны заполнить форму. Сотрудники должны подтвердить свое разрешение на работу, а также предоставить своему работодателю соответствующие документы, удостоверяющие личность, и разрешение на работу. В процессе проверки I-9 работодатель должен проверить документы, подтверждающие право на трудоустройство, и документы, удостоверяющие личность, которые представляет сотрудник, чтобы определить, являются ли они подлинными, и записать информацию о документе в Форме I-9.

Работодатели должны хранить оригинальные формы I-9 в течение трех лет после даты приема на работу или одного года после даты окончания работы, в зависимости от того, что наступит позже. Формы следует хранить отдельно от других кадровых дел и предоставлять для проверки уполномоченным государственным служащим.

Справочник USCIS для работодателей M-274 разработан, чтобы дополнить понимание и знание работодателями различных обязательств по проверке I-9. Следовательно, его можно использовать в качестве основного источника информации и инструкций по соответствию I-9.Новая версия Справочника была выпущена вместе с новой формой I-9, которая стала обязательной с 1 мая 2020 г. Она предлагает разъяснения по нескольким процедурам проверки I-9, таким как пересмотренное руководство по заполнению формы I-9 в конкретных ситуации. Сюда входят иностранные студенты F-1, меняющие статус на H-1B, и иностранные рабочие с автоматическим продлением документа USCIS о разрешении на работу (EAD). Кроме того, в новом Справочнике объясняется, как физическое лицо может выступать в качестве уполномоченного представителя для заполнения формы I-9 от имени работодателя.

Предпосылки для сотрудников

При заполнении формы I-9 потенциальные сотрудники подтверждают, под страхом наказания за лжесвидетельство, что они принадлежат к одной из следующих категорий:

гражданин США, не являющийся гражданином США,

законный постоянный житель , или

иностранец, имеющий право на работу.

Процедуры I-9 на испанском языке

USCIS предлагает испанскую версию Справочника для работодателей: инструкции по заполнению формы I-9 (M-274).

«Справочник по испанскому языку для работодателей» дает исчерпывающие ответы на вопросы о форме I-9, инструкции по заполнению и сохранению формы I-9, списки разрешений на трудоустройство и документов, удостоверяющих личность, а также конкретные рекомендации для рекрутеров.

2. Инструкции по заполнению формы I-9

Все работодатели США должны обеспечить надлежащее заполнение формы I-9.

Форма I-9: Раздел 1 — Информация и свидетельство о сотрудниках

Когда предложение о приеме на работу принято, сотрудник должен заполнить Раздел 1 Формы I-9 не позднее первого дня оплачиваемой работы или до первый день работы, если работодатель предложил человеку работу и если потенциальный сотрудник ее принял.

ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ

Раздел 1 заполняется сотрудниками, которым необходимо указать свое полное официальное имя, отчество и девичью фамилию, если применимо. Они должны указать свой существующий адрес и дату рождения. Сотрудникам не нужно указывать свой номер социального страхования, если работодатель не использует E-Verify. Под страхом наказания за лжесвидетельство сотрудник должен подтвердить свое гражданство или разрешенный иммиграционный статус, номер иностранца или допуска, если применимо, и дату истечения срока действия разрешения на работу.Сотрудники должны подписать и поставить дату в Разделе 1, подтверждающую достоверность информации. Они должны подписать форму, даже если переводчик помогает в подготовке Раздела 1. Переводчик также должен указать свое имя, адрес, подпись и дату.

ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

Работодателям необходимо ознакомиться с информацией, которую сотрудник предоставил в Разделе 1, и убедиться, что все обязательные поля заполнены. В противном случае несоблюдение требований соответствия I-9 может привести к штрафам в соответствии с федеральным законом.Если есть какие-либо ошибки в Разделе 1, сотрудники должны внести необходимые исправления, подписать их и датировать.

Форма I-9: Раздел 2 — Проверка и аттестация работодателя

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ОРИГИНАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Раздел 2 должен быть заполнен работодателем не позднее чем через три рабочих дня после первого дня работы сотрудника для получения оплаты. Работник должен предъявить работодателю оригинал документа, удостоверяющий личность и разрешение на трудоустройство, с не истекшим сроком действия. Важно отметить, что сотрудник выбирает, какую документацию представить.Работодатель не может указать, какую документацию использует работник, потому что это может стать причиной иска о незаконной дискриминации.

I-9 ТРЕБОВАНИЯ К ПРОВЕРКЕ ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

Работодатели физически изучают каждый оригинал документа, который представляет работник, чтобы определить, действительно ли этот документ является подлинным и относится ли он к лицу, представляющему его. Важно убедиться, что лицо, которое рассматривает документы, является тем же лицом, которое заверяет и подписывает Раздел 2.

Работодатели вводят название документа, орган, выдавший документ, номер и дату истечения срока действия в Разделе 2 из оригинальных документов, предоставленных сотрудником. Если работодатели решают делать копии документов, они должны сделать это для всех сотрудников, независимо от национального происхождения или статуса гражданства. В противном случае они могут нарушить антидискриминационные законы. После завершения процесса проверки I-9 работодатели возвращают сотрудникам оригиналы документов.

После заполнения даты начала приема на работу и информации в блоке сертификации работодатели подписывают и ставят дату в форме I-9.

НАЗНАЧЕНИЕ УПОЛНОМОЧЕННОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ

Работодатели могут назначить или заключить договор с кем-либо, например, сотрудником отдела кадров, бригадиром, агентом или любым другим лицом, действующим от их имени, включая нотариуса, для заполнения Раздела 2. Тем не менее, любое другое лицо, заполняющее Форму I- 9 от своего имени должны выполнять полные обязанности по проверке I-9. Для назначенного лица неприемлемо физически проверять разрешение на работу и документы, удостоверяющие личность сотрудника, и оставлять Раздел 2 для заполнения работодателем.

В соответствии с последней версией формы I-9, выпущенной 31 января 2020 года, работодатели могут назначить любого уполномоченным представителем для заполнения Раздела 2. Однако работодатели по-прежнему несут ответственность за любые нарушения в связи с формой или Процесс проверки I-9, включая любые нарушения закона о санкциях работодателя, совершенные лицом, уполномоченным действовать от их имени.

Форма I-9: Раздел 3 — Повторная проверка и повторный прием на работу

I-9 ИНСТРУКЦИИ ПО ПРОВЕРКЕ

Если сотрудники представляют документы, подтверждающие временное право на работу, они должны быть повторно проверены не позднее даты истечения срока действия документа, контролирующего работу авторизация.

Работодатели должны отслеживать даты истечения срока действия разрешительных документов, чтобы гарантировать, что повторная проверка завершена до истечения срока их действия, и рекомендуется, чтобы работодатели уведомляли сотрудников о предстоящем истечении срока действия не позднее, чем за шесть месяцев. Работодатели не могут продолжать нанимать сотрудников после истечения срока действия документа о временном разрешении на работу без обновления или повторной проверки формы I-9.

После просмотра исходных документов работодатель должен заполнить Раздел 3, четко и точно записав необходимую информацию из документов, включая любые даты истечения срока действия, указанные в документах.

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ РАЗРЕШЕНИЯ НА РАБОТУ

Работодатели должны заполнить раздел «Повторная проверка и повторный прием на работу», указав свое полное имя, подписав и датировав форму I-9, подтверждая под страхом наказания за лжесвидетельство, что сотрудник имеет право работать. Таким образом, они также подтверждают, что они просмотрели представленные оригиналы документов, чтобы подтвердить, что они имеют отношение к сотруднику. Чтобы обеспечить соответствие I-9, раздел 3 должен быть заполнен, подписан и датирован не позднее даты истечения срока действия предыдущего разрешительного документа на работу.

РАЗДЕЛ 3 ДЛЯ ВОССТАНОВЛЕНИЯ НАЙМА

Раздел 3 также может использоваться для записи изменения имен сотрудников, например, в браке или для сотрудников, которые были повторно приняты на работу до истечения срока удержания I-9, при условии, что документы были первоначально представлены остаются в силе на момент повторного найма. В качестве альтернативы процесс повторного найма может быть завершен путем заполнения новой формы I-9.

3. Хранение и хранение формы I-9

Работодатели должны вести свои записи I-9 для возможной проверки со стороны федерального правительства.Это означает, что они должны быть готовы к созданию записей I-9 для всех нынешних сотрудников, а также для уволенных сотрудников, которые подпадают под период удержания — три года с даты найма или один год с даты увольнения, в зависимости от того, что наступит позже.

Записи I-9 могут храниться на рабочем месте или в других местах, но выбор хранилища должен обеспечивать возможность быстрой передачи документов в центральное место. Официальные уведомления о производстве документов для проверки по закону должны предоставлять уведомление за 72 часа.

Работодателям следует избегать хранения записей I-9 в личных делах сотрудников, потому что может быть трудно извлекать записи из личных дел сотрудников вовремя, чтобы уложиться в трехдневный срок для официальной проверки, особенно если задействовано большое количество сотрудников. Следовательно, систематизированное хранилище имеет решающее значение для соблюдения требований к хранению, отслеживания дат повторной проверки и подготовки к государственному аудиту.

Электронное хранение и хранение форм I-9 может помочь вам сократить время, затрачиваемое на администрирование, и устранить канцелярские ошибки, которые приводят к штрафам во время аудита.

4. Документация для подтверждения личности или разрешения на работу

Вместе с формой предполагаемые сотрудники должны предоставить документы, подтверждающие их право на работу. Разнообразие документов допускается в определенном сочетании с другим. Предполагаемый сотрудник должен предоставить:

Один документ, удостоверяющий личность и право на трудоустройство (Список A) или

Один документ, удостоверяющий личность (Список B) вместе с другим документом, подтверждающим право на трудоустройство (Список C).

СПИСОК A — ДОКУМЕНТЫ, УСТАНОВЛЯЮЩИЕ ЛИЧНОСТЬ И ПРАВО НА РАБОТУ

Эти документы устанавливают личность и право на работу в США и считаются приемлемым доказательством того и другого.

  1. Паспорт США или паспортная карта США,
  2. Форма I-551, карта постоянного жителя или карта регистрации иностранца,
  3. Заграничный паспорт, содержащий временную печать I-551 или временную отметку I-551, распечатанную на машине. читаемая иммиграционная виза (MRIV),
  4. Форма I-766, Документ о разрешении на работу (EAD), содержащий фотографию,
  5. Для иностранцев-неиммигрантов, которым разрешено работать на основании их неиммиграционного статуса, заграничный паспорт с Формой I-94, имеющий то же имя, что и в паспорте, и подтверждение их неиммиграционного статуса,
  6. Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94, указывающей неиммиграционный допуск в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США и FSM или RMI.
СПИСОК B — ДОКУМЕНТЫ, УСТАНАВЛИВАЮЩИЕ ЛИЧНОСТЬ

При отсутствии любого из вышеуказанных документов сотрудник должен будет представить два других: один для подтверждения личности, а другой для подтверждения права на работу. Следующие документы могут установить личность сотрудника:

  1. Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз. и адрес:
  2. Идентификационная карта, выданная федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что она содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес,
  3. Школьный идентификатор карточка с фотографией,
  4. Регистрационная карточка избирателя,
  5. У.S. Военный билет или запись о призыве,
  6. Удостоверение военного иждивенца,
  7. Карта морского торговца береговой охраны США,
  8. Документ индейского племени,
  9. Водительское удостоверение, выданное канадским государственным органом.
СПЕЦИАЛЬНЫЙ СПИСОК ДЛЯ НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИХ ЛИЦ

Сотрудники, которые моложе 18 лет и поэтому не могут предоставить какие-либо из указанных выше документов, могут вместо этого предоставить документы, соответствующие возрасту, в том числе:

  1. Школьная справка или отчет карточка,
  2. Справка из поликлиники, врача или больницы,
  3. Справка из дневного или детского сада.
СПИСОК C — ДОКУМЕНТЫ, УСТАНАВЛИВАЮЩИЕ ПРАВО НА ЗАНЯТОСТЬ

Один из этих документов должен быть представлен в дополнение к документу из Списка B.

  1. Карта социального обеспечения США, выданная Управлением социального обеспечения, кроме карты с указанием
  2. Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (формы DS-1350, FS-545, FS-240),
  3. Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного орган власти штата, округа, муниципалитета или отдаленного владения Соединенных Штатов с официальной печатью,
  4. Индейский племенной документ,
  5. U.S. Citizen ID Card (форма I-197),
  6. ID Card для использования гражданином-резидентом в Соединенных Штатах (форма I-179),
  7. Документ о разрешении на работу, срок действия которого истек, выдан Министерством внутренней безопасности. Сюда не входит Форма I-766, Документ о разрешении на работу, из Списка A.

5. Форма I-9 для повторного найма

Повторный прием на работу зависит от политики компании и даты завершения предыдущей формы I-9.

Работодателям необходимо принять политическое решение: использовать Раздел 3 существующей I-9, когда это возможно, или пропустить анализ и просто заполнить новую форму I-9 для всех повторных наймов.

Работодатели могут использовать Раздел 3 Формы I-9 вместо создания нового, если они повторно нанимают сотрудника в течение трех лет с даты заполнения предыдущей Формы I-9.

Если сотрудники ранее указали, что они были иностранцами, имеющими разрешение на работу в течение ограниченного периода, и этот период истек, работодатели также должны увидеть документ Списка A или C и записать информацию о документе в Разделе 3 — это известно как повторная проверка . Если работодатели используют Раздел 3 для повторной проверки, им необходимо убедиться, что они используют самую последнюю версию формы I-9.

Если с момента заполнения первоначальной формы I-9 прошло более трех лет, работодатели должны заполнить новую форму I-9, рассматривая сотрудника как нового сотрудника для целей I-9.

Электронная проверка I-9 помогает поддерживать соответствие требованиям E-Verify и I-9, а также получать эффективную и точную проверку приема на работу новых сотрудников.

6. I-9 для удаленного найма


Когда работодатели нанимают удаленных сотрудников, им необходимо обеспечить постоянное соответствие I-9 и соблюдение необходимых требований проверки I-9.

Когда работодатели не могут физически присутствовать с сотрудниками для проверки I-9, например, в ситуациях, когда работодатели нанимают удаленных сотрудников, они должны назначить уполномоченных представителей для заполнения формы I-9.

Когда работодатели назначают уполномоченных представителей, эти представители, включая сотрудников отдела кадров, мастеров, агентов или нотариусов, должны выполнять все обязанности по соблюдению требований формы I-9. Это означает, что они должны физически изучить документы, чтобы определить, относятся ли они к Списку приемлемых документов, приложенному к форме I-9, и являются ли документы подлинными и связаны ли они с представившим их сотрудником.

Если работодатели назначают уполномоченных представителей для проверки формы I-9, важно иметь стандартные процедуры и инструкции. Инструкции должны включать шаги, которым должен следовать представитель, включать руководство для сотрудника о том, что делать после того, как представитель выполняет свою роль, и инструктировать представителя подписывать любую дополнительную деловую документацию, когда это необходимо.

Если работодатели назначают уполномоченных представителей для целей формы I-9, важно иметь стандартные процедуры и инструкции.Инструкции должны включать шаги, которым должен следовать представитель, включать руководство для сотрудника о том, что делать после того, как представитель выполняет свою роль, и инструктировать представителя подписывать любую дополнительную деловую документацию, когда это необходимо.

Когда работодатели назначают нотариусов в качестве уполномоченных представителей для заполнения формы I-9, нотариусы не действуют в своей роли нотариуса в этом процессе. Вместо этого нотариусы действуют как уполномоченные представители работодателей и поэтому не должны предоставлять нотариальные печати на Форме I-9.

Удаленная проверка I-9 во время пандемии COVID-19

Просмотр документов через веб-камеру был запрещен до 20 марта 2020 года, когда DHS объявило о временном изменении процедуры проверки и повторного подтверждения формы I-9. В связи со вспышкой коронавируса DHS разрешило удаленную проверку оригиналов документов по формуле I-9 с помощью электронного носителя, такого как онлайн-встреча, электронная почта или факс, при условии, что работодатели сохранят копии документов и заполнят форму I-9 в течение трех рабочие дни начала работы сотрудника.DHS продлил эту политику 19 мая, 19 июня и 18 июля, поэтому последнее продление истекает 19 августа.

Согласно USCIS, работодатели несут ответственность за любые нарушения в связи с Формой I-9, когда уполномоченные представители заполняют формы. С этой целью крайне важно, чтобы работодатели понимали надлежащие процедуры формы I-9 и обеспечивали соблюдение всеми уполномоченными представителями необходимого протокола и соответствия требованиям I-9.

Одним из изменений, внесенных в последнюю версию формы I-9, является то, что уполномоченным представителем может быть любое лицо, уполномоченное работодателем для заполнения и подписания формы от его имени.Это оказалось особенно полезным во время пандемии COVID-19, когда многие работодатели выбрали модель авторизованного представителя вместо традиционного процесса I-9.

Работодатели могут соблюдать требования формы I-9, даже если они не могут физически присутствовать на процессе I-9. Тем не менее, как работодателям, так и их уполномоченным представителям крайне важно следовать правильным процедурам и предотвращать возможные штрафы в случае проверки государством I-9.При надлежащем планировании и гарантиях работодатели должны иметь возможность обеспечить соответствие I-9 и минимизировать ответственность за нарушения в связи с самой формой I-9 или процессом проверки.

С этой целью электронная проверка I-9 позволяет удаленно заполнять форму I-9, обеспечивая своевременную отправку форм I-9 удаленными работниками. Переход на электронную проверку I-9 обеспечивает комплексную технологическую платформу для оптимизации всего этого процесса, что приводит к проактивному и соответствующему подходу к адаптации удаленных сотрудников.

7. E-Verify: веб-система проверки I-9

Что такое E-Verify

E-Verify — это интернет-система, которая сравнивает информацию, введенную работодателем из формы I-9 сотрудника, Подтверждение права на трудоустройство для записей, доступных Министерству внутренней безопасности США и Управлению социального обеспечения для подтверждения права на трудоустройство.

E-Verify — единственная в своем роде бесплатная, быстрая онлайн-служба, которая в электронном виде подтверждает информацию сотрудника по миллионам государственных документов и предоставляет результаты за несколько секунд.

Обязательно E-Verify

E-Verify является добровольным, за исключением работодателей с федеральными контрактами или субподрядами, содержащими пункт E-Verify Федерального регламента закупок (FAR), требующий использования E-Verify для юридических сотрудников. В число штатов, в которых уже действуют законы об использовании E-Verify, входят Алабама, Аризона, Калифорния, Колорадо, Флорида, Джорджия, Айдахо, Иллинойс, Индиана, Канзас, Луизиана, Миннесота, Миссисипи, Миссури, Небраска, Северная Каролина, Оклахома, Пенсильвания, Род-Айленд. , Южная Каролина, Теннесси, Техас, Юта, Флорида и Вирджиния.

Тем не менее, закон, принятый в Конгрессе в 2017 году — Закон о юридических кадрах (HR 3711) — надеется сделать электронную систему проверки права на трудоустройство E-Verify обязательным и постоянным требованием для работодателей США, чтобы гарантировать, что нанимаемые ими работники имеют законное право на работу. В Соединенных Штатах.

Обязательное общенациональное использование E-Verify было включено в бюджет Белого дома на 2018 финансовый год с целью расширения стратегий правоприменения на рабочих местах за счет обязательного использования системы E-Verify в национальном масштабе для сокращения нелегальной занятости.

Как работает E-Verify

  1. Процесс E-Verify можно начать в любое время после заполнения формы I-9, но ни в коем случае не позднее, чем через три рабочих дня после фактической даты начала работы нового сотрудника.
  2. Работодатель вводит информацию из формы I-9 в E-Verify. После того, как вся необходимая информация введена в систему, E-Verify сравнивает данные с записями в базах данных Управления социального обеспечения и Министерства внутренней безопасности.
  3. Если информация совпадает, E-Verify вернет результат разрешения на работу, если информация совпадает.Если обнаружено несоответствие, E-Verify вернет результат Tentative Nonconfirmation (TNC). Подавляющее большинство дел разрешается в течение 3 дней.

Если сотрудник решит оспорить несоответствие, он должен связаться с соответствующим агентством для устранения несоответствия в течение восьми рабочих дней федерального правительства с даты направления. Если несоответствие устранено, будет возвращен результат «Разрешено трудоустройство». В противном случае будет отправлено окончательное неподтверждение, и сотрудник может быть уволен на основании E-Verify.

В ответ на стремительное распространение коронавируса DHS внесло изменения в сроки разрешения проблем E-Verify. С учетом многочисленных закрытий, связанных с COVID-19, и директив о социальном дистанцировании, период, предоставляемый сотрудникам для первоначального контакта с SSA или DHS, был временно приостановлен.

Преимущества использования E-Verify для проверки I-9

  1. E-Verify доступен в любое время и в любом месте с компьютером и доступом в Интернет. Кроме того, работодатель может передать E-Verify назначенному стороннему агентству.
  2. Результаты проверки I-9 выдаются быстро.
  3. Возможные ошибки и несоответствия с правительственными отчетами могут быть точно обнаружены.
  4. Фото инструмент E-Verify предотвращает подделку документов и обеспечивает подлинность документов.
  5. Это опровержимое предположение о том, что компании, должным образом использующие E-Verify, соблюдают соответствие I-9 и законы о приеме на работу.
Электронное решение I-9, полностью интегрированное с E-Verify, поможет вам сэкономить время, исключить возможные ошибки и сохранить соответствие требованиям E-Verify.

8. Различные виды штрафов I-9

При проверке форм на соответствие I-9 агенты или аудиторы иммиграционной и таможенной службы (ICE) могут обнаружить технические или процедурные нарушения. В этом случае работодателю дается десять рабочих дней на внесение исправлений.

Работодатель может получить денежный штраф за все существенные и неисправленные технические нарушения. Работодатели, у которых установлено, что они сознательно нанимали или продолжали нанимать неуполномоченных работников, будут обязаны прекратить незаконную деятельность, могут быть оштрафованы, а в определенных ситуациях могут быть привлечены к уголовной ответственности.Кроме того, работодатель, у которого будет установлено, что он сознательно нанял или продолжал нанимать неуполномоченных работников, может быть лишен права со стороны ICE, что означает, что работодатель не сможет участвовать в будущих федеральных контрактах и ​​получать другие государственные льготы.

Денежные штрафы за умышленный прием на работу и продолжение использования нарушений варьируются от 375 до 16 000 долларов за нарушение, причем повторные нарушители получают штрафы в более высоком размере. Штрафы за существенные нарушения, включая непредставление формы I-9, варьируются от 110 до 1100 долларов за нарушение.При определении суммы штрафа ICE учитывает пять факторов: размер бизнеса, добросовестные усилия по соблюдению требований, серьезность нарушения, причастность к нарушению неуполномоченных работников и история предыдущих нарушений соответствия I-9.

9. Форма I-9 Compliance Guidance

Хотя процесс I-9 может показаться простым, важно убедиться, что вся информация, предоставляемая сотрудниками, является достоверной, чтобы избежать потенциальных аудиторских проверок и сборов за несоблюдение требований. Кроме того, существует множество типичных ошибок и ошибок, связанных с человеческим фактором, которые могут быть сделаны при заполнении и ведении записей I-9.Если работодатели не соблюдают соответствие I-9 или правильно заполняют документацию I-9, это может привести к несоблюдению правил иммиграционного и таможенного контроля (ICE), что приведет к суровым финансовым штрафам.

Предварительное неподтверждение (TNC)

Работодатели могут получить Предварительное неподтверждение (TNC), когда Министерство внутренней безопасности (DHS) или Управление социального обеспечения (SSA) идентифицирует что-то, указанное в I-9, как несоответствующее их записям.

SSA TNC может быть выдано, потому что сотрудник:

  • Гражданство или иммиграционный статус не был обновлен с помощью SSA,
  • Об изменении имени не сообщалось в SSA,
  • Имя, номер социального страхования или дата рождения неверны в Записи SSA,
  • Запись SSA содержит другой тип несоответствия,
  • Информация была введена работодателем неправильно.

DHS TNC может быть выдано, потому что:

  • Имя, A-номер, номер I-94 и / или номер заграничного паспорта были неправильно записаны в записях DHS,
  • Паспорт США, Паспортная карточка, водительские права или Не удалось проверить данные удостоверения личности штата,
  • Информация не была обновлена ​​в записях DHS сотрудника,
  • Изменен гражданский или иммиграционный статус,
  • Запись содержит ошибку другого типа,
  • Информация была введена работодателем неправильно.

Что происходит, когда E-Verify возвращает результат TNC

1. Работодатель уведомляет сотрудника TNC.

Когда E-Verify отображает результат дела TNC, работодатель должен сначала уведомить сотрудника TNC. Чтобы уведомить работника, работодатель должен распечатать Уведомление о дальнейших действиях (FAN) и предоставить его работнику. Уведомление о дальнейших действиях является важным документом, который позволяет сотруднику узнать:

  • Является ли TNC SSA или DHS TNC. Это важно, потому что сотрудник должен знать, какое из этих агентств следует посетить или связаться, чтобы принять меры.
  • Почему сотрудник получил ТНК.
  • Какие возможности у сотрудника после получения TNC.
  • Что должен сделать сотрудник, чтобы принять меры для разрешения проблемы TNC.

Уведомление о дальнейших действиях также содержит инструкции для работодателя по уведомлению сотрудника о TNC. В частности, работодатель должен:

  • Распечатать Уведомление о дальнейших действиях и рассмотреть его в частном порядке с сотрудником.
  • Прочтите уведомление о дальнейших действиях для сотрудника, если он не может читать.
  • Предоставьте сотруднику английскую версию и версию на иностранном языке Уведомления о дальнейших действиях, если сотрудник не полностью понимает английский язык.
  • Подпишите раздел работодателя на первой странице Уведомления о дальнейших действиях.
  • Попросите сотрудника заполнить и подписать раздел для сотрудников на второй странице Уведомления о дальнейших действиях.
  • Предоставьте работнику копию подписанного Уведомления о дальнейших действиях и храните оригинал в документации работодателя.
2. Сотрудник решает, оспаривать ли TNC.

Сотрудники также имеют определенные права и обязанности после получения TNC. После получения TNC сотрудник должен решить, оспаривать ли его, и указать это в Уведомлении о дальнейших действиях.

Сотрудник, решивший оспорить TNC SSA, должен посетить местный офис SSA в течение восьми рабочих дней федерального правительства, чтобы начать решение TNC. Сотрудник, решивший оспорить TNC DHS, должен позвонить в DHS в течение восьми рабочих дней федерального правительства, чтобы начать рассмотрение TNC.

Если сотрудник решает не оспаривать TNC, дело заканчивается окончательным неподтверждением, и работодатель может уволить сотрудника на основании E-Verify. На этом этапе работодатель должен закрыть дело в E-Verify и указать, был ли сотрудник уволен.

3. Работодатель передает дело сотрудника в SSA или DHS.

Сотрудник, решивший оспорить TNC, должен лично посетить местный офис SSA, если получен SSA TNC, или позвонить в DHS в течение восьми рабочих дней федерального правительства для получения TNC DHS.Когда работодатель передает дело, E-Verify генерирует подтверждение даты направления, которое работодатель должен распечатать и передать сотруднику. Подтверждение даты направления указывает сотруднику дату, к которой он или она должны посетить местный офис SSA или позвонить в DHS для решения TNC.

Также важно, чтобы работодатель предоставил копию Уведомления о дальнейших действиях сотруднику, чтобы он мог обратиться к нему за инструкциями по устранению несоответствия и показать его копию представителю, если он посетит местный офис SSA.

Если сотрудник оспаривает выданный DHS TNC из-за несоответствия фотографий, то есть работодатель указал, что фотография, показанная E-Verify, не соответствует фотографии в документе сотрудника, работодатель также должен сделать копию документа сотрудника предоставили и отправьте его на рассмотрение в DHS. Работодатель может отсканировать и загрузить изображение документа или отправить копию документа экспресс-почтой за счет работодателя.

Сотруднику должно быть разрешено продолжить работу, пока он или она устраняет несоответствие.Кроме того, работодатель не имеет права предпринимать какие-либо неблагоприятные действия, такие как отсрочка обучения или сокращение рабочего времени, против сотрудника из-за TNC, если статус дела — Сотрудник, переданный в SSA или DHS.

4. Сотрудник принимает меры для устранения несоответствия.

После того, как работодатель направит дело в E-Verify, у сотрудника есть восемь рабочих дней федерального правительства, чтобы посетить местный офис SSA или позвонить в DHS. При посещении SSA или обращении в DHS у сотрудника должно быть Уведомление о дальнейших действиях вместе со всеми необходимыми документами.Уведомление о дальнейших действиях объясняет, какие документы необходимы для устранения различных типов возможных несоответствий.

Если сотрудник не предпримет необходимых действий для разрешения проблемы TNC в течение 10 рабочих дней после передачи дела федеральным правительством, E-Verify автоматически изменит статус дела сотрудника на SSA или окончательное неподтверждение DHS. Только после того, как сотрудник получит окончательное неподтверждение SSA или DHS, работодатель может уволить сотрудника на основании E-Verify.

5.Обновления кейсов в E-Verify.

Если сотруднику удастся устранить несоответствие, SSA или DHS обновят свои записи и дело в E-Verify. После устранения несоответствия работодателю может потребоваться до двух рабочих дней, чтобы работодатель увидел обновленный статус дела в E-Verify.

E-Verify имеет оповещение о статусе дела, которое будет уведомлять работодателя об обновлении в случае, когда работодатель входит в систему E-Verify.

В большинстве случаев SSA TNC SSA обновит дело, указав окончательный результат, которым может быть либо разрешение на работу, либо окончательное неподтверждение SSA.Иногда SSA может потребовать от работодателя, работника или DHS предпринять дополнительные действия, прежде чем будет опубликован окончательный результат дела. В этих случаях SSA обновит дело, чтобы отразить один из следующих результатов:

  • Продолжение дела: в редких случаях SSA может потребоваться более 10 рабочих дней федерального правительства для подтверждения права сотрудника на трудоустройство. Это может произойти, если сотрудник потерял и подал заявку на замену документа, например свидетельства о рождении. Сотрудник должен сначала посетить SSA и попытаться решить проблему TNC, прежде чем SSA продолжит рассмотрение дела.Работодатели должны регулярно проверять E-Verify на предмет обновлений статуса.
  • Выполняется проверка DHS: сотрудник, возможно, устранил несоответствие с SSA, но E-Verify не может мгновенно подтвердить разрешение на трудоустройство, поскольку ему необходимо вручную просмотреть записи в государственных базах данных. В случаях, требующих проверки вручную, E-Verify вернет ответ DHS «Проверка в процессе» и в большинстве случаев предоставит результаты проверки I-9 в течение 24–48 часов. В течение этого времени со стороны работодателя или работника не требуется никаких действий.Работодатели должны регулярно проверять E-Verify на предмет обновлений статуса.
  • Просмотр и обновление данных о сотрудниках. В некоторых случаях SSA предлагает работодателю проверить и исправить информацию, введенную в E-Verify, и обновить дело. Это происходит, когда сотрудник, получивший SSA TNC, посещает SSA, и SSA определяет, что в записи сотрудника нет ошибок. Это несоответствие может быть вызвано одной из следующих ситуаций:
  • Ошибка при вводе работодателем в E-Verify.
  • Сотрудник предоставил неверную информацию в форме I-9 «Подтверждение права на трудоустройство».

Три вышеуказанных статуса обращения считаются временными. Пока дело рассматривается, работодатель не может прекратить, приостановить, отложить обучение, удержать или снизить заработную плату или предпринять какие-либо другие неблагоприятные действия против сотрудника, поскольку он получил TNC.

В большинстве случаев DHS TNC DHS обновляет дело сотрудника с окончательным результатом, которым может быть разрешение на трудоустройство, неявка DHS или окончательное неподтверждение DHS.Иногда DHS может потребовать от сотрудника предпринять дополнительные действия до выдачи окончательного результата рассмотрения дела. В таких ситуациях DHS обновит дело сотрудника до «Непрерывное дело».

В редких случаях DHS может потребоваться более 10 рабочих дней Федерального правительства для подтверждения права на работу. Это может произойти по ряду причин, в том числе, если сотрудник потерял документ, который был представлен для проверки I-9, и подал заявку на замену документа. Сотрудник должен связаться с DHS и попытаться разрешить TNC, прежде чем DHS сможет продолжить рассмотрение дела.

Непрерывное дело считается статусом временного. Пока дело рассматривается, работодатель не может прекратить, приостановить, отложить обучение, удержать или снизить заработную плату или предпринять какие-либо другие неблагоприятные действия против сотрудника, поскольку он получил TNC.

6. ​​Работодатель закрывает дело сотрудника в E-Verify.

После того, как сотрудник получил окончательный статус дела, например, разрешение на трудоустройство или окончательное неподтверждение SSA или DHS, работодатель должен закрыть дело в E-Verify.Если сотрудник получил окончательное неподтверждение SSA или DHS, работодатель также должен указать, был ли сотрудник уволен.

Использование электронного решения I-9, интегрированного с E-Verify, обеспечит автоматическое массовое закрытие решенных дел и сэкономит вам часы внутренней работы, посвященной соблюдению нормативных требований.

Соблюдение требований I-9

Несмотря на то, что E-Verify является добровольной программой, вскоре она может стать обязательной по всей стране в рамках комплексной иммиграционной реформы. Статистика показывает, что 98.93% случаев E-Verify автоматически подтверждаются как разрешенные к работе, а оставшиеся только 0,27% остаются неразрешенными. Это доказывает, что E-Verify — это точный, всеобъемлющий и проверяемый способ для работодателей обеспечить легальное рабочее место как для сотрудников, имеющих право работать в США, так и для потенциальных сотрудников, поскольку это ускоряет процесс найма. Однако ошибки случаются и могут привести к ТНК, поэтому работодатели должны предпринять рекомендуемые шаги, ведущие к соблюдению требований I-9, и освободиться от гражданской и уголовной ответственности.

10. Рекомендации по проверке I-9: избегайте нарушений I-9 и штрафов

  1. Использование E-Verify для проверки права на трудоустройство всех новых сотрудников. Участвуя в E-verify, работодатели демонстрируют, что они как компания проявляют инициативу по обеспечению законности рабочей силы. Статистика E-verify показывает, что 98,6% заявлений имеют разрешение на трудоустройство.
  2. Обеспечение того, чтобы процессы I-9 и E-Verify проводились только лицами, прошедшими соответствующее обучение, и включают вторичную проверку как часть проверки каждого сотрудника. Поскольку за технические ошибки налагаются штрафы, повторная проверка формы I-9 является критическим шагом, поскольку она чрезвычайно важна для исправления человеческой ошибки.
  3. Избегать ненадлежащего хранения документов, чтобы обеспечить легкий доступ к ним в случае аудитов ICE. Хотя не существует законодательного требования о том, что формы I-9 должны храниться отдельно от трудового дела, у работодателей есть только 3 рабочих дня после получения Уведомления об инспекции от ICE для сбора необходимой документации.
  4. Проведение регулярных самоаудитов и устранение любых проблем до вмешательства правительства. Хотя проведение самопроверки по форме I-9 может показаться утомительным и трудоемким, оно может помочь компаниям избежать возможных штрафов. Кроме того, это хороший шаг в создании политики внутри отдела кадров для достижения и поддержания соответствия I-9.
  5. Использование программного обеспечения электронной проверки I-9 для создания, управления и хранения формы I-9, которая обеспечивает наилучший способ соблюдения требований I-9. Работодатели могут сэкономить время и снизить вероятность ошибок, полагаясь на решение электронной проверки I-9, полностью интегрированное с E-Verify, которое заполняет электронную форму I-9 и одновременно запускает процесс E-Verify.Кроме того, такие решения обеспечивают электронную проверку I-9, которая соответствует необходимым руководящим принципам, с последующим управлением, подготовкой, хранением документов и проверкой формы I-9.
Используйте это пошаговое руководство, чтобы обеспечить тщательную самопроверку I-9 и не оставлять места для упущений, несоответствий и штрафов.

11. Антидискриминационные положения

Закон об иммиграционной реформе и контроле, который ввел требование, ведущее к обнародованию формы I-9, также включал антидискриминационные положения.Согласно Закону, большинство граждан США, постоянных жителей, временных жителей, лиц, получивших убежище или беженцев, которым по закону разрешено работать в Соединенных Штатах, не могут подвергаться дискриминации по признаку национального происхождения или статуса гражданства. Это положение применяется к работодателям, состоящим из трех или более работников, и охватывает решения как о найме, так и о прекращении трудовых отношений.

Работодатель не может отказать кандидату в приеме на работу, поскольку его форма I-9 свидетельствует о том, что он не является гражданином США, а не гражданином США. По этой причине некоторые иммиграционные юристы советуют компаниям избегать требования I-9 до тех пор, пока кандидат не будет принят на работу, а не рисковать судебным иском.

Компания не может попросить сотрудника предоставить паспорт, а не другой документ, потому что антидискриминационные положения требуют, чтобы работодатели обеспечивали соблюдение I-9 единообразно. Кроме того, работодатели не могут предполагать, что работник не имеет права работать только потому, что физическое лицо либо не смогло предъявить подтверждение разрешения на работу, либо принесло неприемлемые документы до даты начала приема на работу.

Управление специального советника по вопросам недобросовестной практики найма, связанной с иммиграцией («OSC») — это подразделение Управления по гражданским правам Министерства юстиции, которое обеспечивает соблюдение антидискриминационных положений Закона об иммиграции и гражданстве («INA»).OSC может помочь работникам, позвонив работодателям и объяснив надлежащие методы проверки I-9 и, при необходимости, предоставив жертвам дискриминации формы обвинения. После получения обвинения в дискриминации расследование OSC обычно занимает не более семи месяцев. Жертвы могут получить различные виды помощи, включая увольнение с работы и возврат заработной платы.

Типы дискриминации

OSC расследует следующие типы дискриминационного поведения в соответствии с антидискриминационным положением Закона об иммиграции и гражданстве (INA), 8 U.S.C. § 1324b.

ДИСКРИМИНАЦИЯ ГРАЖДАНСТВА ИЛИ ИММИГРАЦИОННОГО СТАТУСА

Что касается приема на работу, увольнения, приема на работу или направления за плату работодателями с четырьмя или более сотрудниками, работодатели не могут относиться к отдельным лицам иначе, потому что они являются или не являются гражданами США или лицами, имеющими разрешение на работу. . Граждане США, недавние постоянные жители, временные жители, лица, получившие убежище, и беженцы защищены от дискриминации по статусу гражданства. Однако постоянные жители, не подавшие заявление о натурализации в течение шести месяцев с момента получения права на гражданство, не защищены от дискриминации по статусу гражданства.Дискриминация по статусу гражданства, которая требуется для соблюдения закона, постановления, распоряжения исполнительной власти или государственного контракта, разрешена законом.

ДИСКРИМИНАЦИЯ НАЦИОНАЛЬНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

В отношении приема на работу, увольнения, приема на работу или направления за плату работодателями, имеющими более трех и менее пятнадцати сотрудников, работодатели не могут относиться к людям по-разному из-за их места рождения, страны происхождения, происхождения , родным языком, акцентом или потому, что они кажутся или кажутся иностранными.Все граждане США, законные постоянные жители и лица, имеющие разрешение на работу, защищены от дискриминации по национальному происхождению. Комиссия по равным возможностям трудоустройства имеет юрисдикцию в отношении работодателей с пятнадцатью и более сотрудниками.

НЕПРАВИЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ПРАКТИКА

В отношении проверки правомочности сотрудников на трудоустройство работодатели не могут запрашивать больше или отличаться от документов, чем требуется для проверки I-9, отклонять документы, достаточно достоверные на вид, или указывать одни документы над другими с целью или намерение проводить дискриминацию по признаку гражданства или национального происхождения.Граждане США и все лица, имеющие разрешение на работу, защищены от злоупотребления документами.

ВОЗВРАЩЕНИЕ

Лица, которые предъявляют обвинения в OSC, которые сотрудничают с расследованием OSC, которые оспаривают действия, которые могут представлять собой недобросовестную документальную практику или дискриминацию на основе гражданства, иммиграционного статуса или национального происхождения, или которые отстаивают свои права в соответствии с запретом INA -дискриминационные положения защищены от возмездия.

Используйте этот обновленный подробный контрольный список для подготовки к аудитам I-9, выявления и предотвращения ошибок и поддержания соответствия I-9 действующим правилам I-9.

12. Справочная информация о форме I-9

В 1986 году президент Рейган принял Закон об иммиграционной реформе и контроле (IRCA), чтобы ограничить нелегальную иммиграцию. IRCA обязывает работодателей США проверять статус правомочности трудоустройства недавно нанятых сотрудников и запрещает работодателям сознательный набор, найм или использование неуполномоченных работников.

В соответствии с законом Служба иммиграции и натурализации (INS), которая теперь является интегрированным компонентом DHS, создала форму I-9 и потребовала ее точного и своевременного заполнения всеми U.С. работодатели и их сотрудники.

Закон изменил условия найма для работодателей двумя основными способами: IRCA ввел значительные юридические, финансовые и общественные риски в связи с несоблюдением требований и заставил работодателей обеспечить соблюдение иммиграционных законов.

Обновления формы I-9

Хотя некоторые федеральные документы остаются неизменными в течение многих лет, обновления формы I-9 более распространены. В последние годы усилились правоприменительные меры, поэтому сейчас для работодателей как никогда важно обновлять формы I-9, чтобы избежать гражданских штрафов и уголовных наказаний.

USCIS выпустила новую версию формы I-9 31 января 2020 года, но работодателям было разрешено использовать предыдущую версию до 30 апреля 2020 года. Новая версия формы I-9 очень похожа на предыдущую версию формы. форма с небольшими изменениями.

Новая форма I-9 включает измененное поле «Страна выдачи» в Разделе 1 и измененное поле «Орган выдачи» в Разделе 2, чтобы включить Эсватини и Северную Македонию.

Изменения в инструкциях формы I-9 включают:

  • Разъяснение того, кто может выступать в качестве уполномоченного представителя работодателя,
  • Обновленные веб-адреса USCIS,
  • Разъяснение приемлемых документов,
  • Обновленный процесс запроса бумажных форм I-9 ,
  • Обновлено Уведомление о конфиденциальности DHS.

Хотя изменения в новой форме I-9 кажутся незначительными, они предоставляют хорошую возможность для пересмотра политики найма и обеспечения того, чтобы работодатели правильно заполняли и сохраняли форму. Все, кто участвует в проверке I-9, должны использовать самую последнюю версию, чтобы обеспечить соответствие I-9 и избежать нарушений формы и штрафов.

С помощью решения проверки I-9, полностью настраиваемого в соответствии с вашими потребностями, вы возьмете под контроль соответствие I-9, минимизируете администрирование персонала и замените бумажную работу, физическое хранение и обслуживание соответствующими, организованными и полностью безбумажными процессами.

13. Избегайте дорогостоящих ошибок с помощью успешной проверки I-9

Форма I-9 позволяет работодателям не только определять право сотрудников на работу в Соединенных Штатах, но и предотвращать дискриминацию в отношении лиц иностранного происхождения и гражданства. Учитывая возросшую интенсивность и частоту проверок формы I-9 иммиграционной и таможенной службой США, работодатели должны быть уверены, что они соблюдают правила для формы I-9. В противном случае они могут столкнуться с штрафами или даже судебными исками со стороны правительства.

Инструкции по проверке формы I-9 очень специфичны. Если все разделы формы I-9 не заполнены полностью и правильно, не датированы точно, не обновлены с внесением изменений и исправлений, при необходимости перепроверены и сохранены в соответствии с федеральными правилами, предприятия подвергаются высокому риску штрафов и уголовных наказаний.

Чтобы обеспечить максимальное соответствие предприятий требованиям E-Verify и I-9, а также предотвратить возможные штрафы, работодатели могут полагаться на программное обеспечение электронной проверки I-9 как на бесценный инструмент для отслеживания и хранения документации.Программное обеспечение для автоматической проверки I-9 помогает минимизировать риск с помощью встроенных механизмов контроля качества, легкого доступа к сохраненным I-9, немедленного уведомления о сроках действия разрешения на работу, интеграции с E-Verify и мер безопасности. Таким образом, процесс проверки I-9, который обычно воспринимается как сложный и пугающий, становится простым, безопасным и эффективным.

Информация, содержащаяся в этом документе, носит общий характер, не предназначена и не должна быть истолкована как юридическая, кадровая или как мнение Emtpech.Пожалуйста, свяжитесь с Emptech или другим профильным специалистом, прежде чем действовать в соответствии с какой-либо информацией, представленной в этом документе. Мы рекомендуем соблюдать осторожность при рассмотрении действий на основании любой информации, представленной в этом документе, поскольку она может быть неприменима или не подходить для конкретных нужд зрителя. Emptech не берет на себя никаких обязательств по обновлению каких-либо изменений в законах, правилах или постановлениях, которые могут повлиять на содержащуюся здесь информацию. Без явного письменного разрешения Emptech никакая часть этого документа не может быть воспроизведена, повторно передана или иным образом распространена в любой форме и любыми средствами, включая, помимо прочего, фотокопирование, электронную, факсимильную передачу или использование любых других система хранения и поиска информации.

Как сжимать изображения JPEG

  • Сжатие изображений несложно, и этот процесс может помочь с объемом памяти компьютера и в целях брендинга за счет использования качественных изображений, которые быстро загружаются.
  • Для сжатия файлов изображений можно использовать программное обеспечение для редактирования фотографий или такие программы, как Microsoft Word.
  • Процесс сжатия изображений JPEG аналогичен сжатию любого другого типа файла изображения.

В 2019 году использование технологий стало необходимостью. Независимо от того, используете ли вы веб-сайт или социальные сети, потребители любят видеть изображения — независимо от того, какое устройство они используют.Если на веб-сайте используется изображение низкого качества или его страницы загружаются слишком долго из-за слишком большого размера файлов изображений, некоторые потребители будут немедленно отключены, а качественные изображения, которые быстро загружаются, могут улучшить репутацию бренда. Изображения имеют значение.

Важность изображений означает, что вашему бизнесу необходимо знать основы изменения размера и редактирования изображений. Вам не нужно быть экспертом по графическому дизайну; изменение размера изображений и сжатие фотографий — это то, чему каждый может легко научиться.

Что такое сжатие фотографий?

Сжатие фотографий — это процесс, который уменьшает размер файла изображения таким образом, что он занимает меньше памяти на вашем компьютере, не ухудшая качества изображения.Это не слишком сложный процесс, и это хороший способ сэкономить память компьютера.

Зачем сжимать фотографии?

Сжатие фотографий экономит место на вашем компьютере и упрощает их отправку по электронной почте или публикацию в Интернете, поскольку фотографии занимают меньше памяти. Сжатие — полезный инструмент, особенно если вам нужно изменить изображение для вашего веб-сайта или публикации в социальных сетях. Учитывая, что сжимать фотографии не так уж сложно, нет причин уклоняться от этого процесса из-за начального отсутствия знаний.Оптимизация изображения — это лучший способ публикации изображений в Интернете, а сжатие фотографий для уменьшения размера файла — один из популярных способов оптимизации изображений.

Как работает процесс сжатия фотографий?

Сжатие фотографий занимает всего несколько шагов и может быть выполнено с помощью программного обеспечения для редактирования фотографий или текстового процессора, такого как Microsoft Word. Если вы не знаете, как сжимать фотографии, вот шаги с использованием любого типа программного обеспечения. Даже владельцы малого бизнеса или предприниматели, которые редко используют компьютеры, могут понять, как сжимать файлы изображений.

Сжатие фотографий с помощью программы для редактирования изображений

  1. Откройте фотографию, которую вы хотите сжать, в программе для редактирования фотографий.
  2. Перейдите в меню «Файл» в программном обеспечении и выберите «Сохранить как» или «Сохранить».
  3. Щелкните «Параметры» во всплывающем меню.
  4. Выберите параметр «Сильное сжатие» в разделе меню «Сжатие фотографий».
  5. Выберите «Кодирование без потерь» в разделе «Шифрование». Это поможет сохранить целостность фото.
  6. Нажмите «ОК».«
  7. Нажмите «Сохранить». Ваш компьютер сожмет фотографию и сохранит ее.
  8. Если вы сохраняете фотографию в формате JPEG, вы можете потерять качество, поэтому фотографию необходимо защитить при сжатии. Сохранение фотографии в формате, отличном от JPEG, например TIFF, PNG, GIF или BMP, поможет предотвратить потерю качества.

Если вы боитесь испортить исходную фотографию, всегда используйте «Сохранить как», чтобы создать сжатую версию, отдельную от оригинала. Затем, если вам когда-нибудь понадобится исходная версия, вы ее сохраните.Редактирование изображений иногда может быть сложной задачей, поэтому рекомендуется сохранить исходную копию, если в процессе что-то пойдет не так. Всегда полезно использовать дублированное изображение для внесения изменений.

Когда дело касается программного обеспечения для редактирования фотографий, в Интернете есть десятки вариантов качества. Вы можете использовать передовые платформы, такие как Adobe Photoshop или упрощенную, менее дорогую версию Adobe Photoshop Elements, для редактирования изображений. Вы можете использовать что-то бесплатное, например программу манипулирования изображениями GNU, более известную как GIMP.Paint.NET — еще одна бесплатная альтернатива, которая, как правило, широко рассматривается пользователями, и она должна быть достаточно простой, чтобы ее могли освоить даже новички в редактировании изображений.

Если вы используете программное обеспечение для редактирования фотографий только для сжатия или изменения размера нескольких изображений, не платите за такую ​​услугу, как Photoshop, если вы можете использовать бесплатную опцию, такую ​​как GIMP или Paint.NET. Нет необходимости тратить дополнительные деньги на простую задачу редактирования.

Сжатие фотографий с помощью Microsoft Word

  1. Откройте Microsoft Word и откройте новый документ Word.
  2. Щелкните вкладку «Вставка» в верхней левой части экрана.
  3. Выберите значок изображения из списка вариантов.
  4. Появится список файлов на вашем компьютере. Выберите файл изображения, который вы хотите сжать, дважды щелкнув по нему. Картинка будет добавлена ​​в ваш документ.
  5. Щелкните по картинке. В разделе «Работа с рисунками» выберите вкладку «Формат». В группе «Настроить» выберите «Сжать изображения».
  6. Всплывающий экран предложит вам варианты.Либо нажмите «ОК», чтобы принять разрешение по умолчанию, либо выберите качество сжатия фотографии, установив флажок рядом с нужным вариантом, а затем нажмите «ОК».
  7. Сохраните документ, и фотография будет сжата.

Если вы просто хотите, чтобы фотография отображалась в документе без большого количества белого пространства вокруг нее, вам нужно будет изменить размер документа на размер вашей фотографии или как можно ближе к тому же размеру, который вы можете получить. . Вот как это сделать:

  1. Перейдите на вкладку «Макет» в верхней части экрана Microsoft Word.
  2. Щелкните значок «Размер» в группе «Параметры страницы».
  3. Выберите нестандартный размер бумаги.
  4. Сохраните документ.

Как сжать файл JPEG?

Независимо от того, используете ли вы JPEG или любой другой файл изображения, процесс сжатия изображения должен оставаться в основном таким же, но с файлами JPEG вы рискуете потерять разрешение при сжатии изображений. Если изображение большое, вы можете обойти это, используя Microsoft Paint для изменения размера изображения, что также должно уменьшить размер файла.

  1. Откройте изображение в Microsoft Paint.
  2. Выберите изображение и используйте кнопку изменения размера. Выберите любые размеры изображения, которые вам нравятся, и не снимайте флажок «Сохранить соотношение сторон».
  3. Нажмите «ОК», и размер изображения изменится.
  4. Если вы хотите обрезать изображение, используйте кнопку «Выбрать», чтобы выбрать часть изображения, которую вы хотите сохранить, затем нажмите «Обрезать».
  5. Сохраните изображение.

Вы также можете сжать файл JPEG, используя другие методы, о которых мы рассказали выше.Это зависит от ваших предпочтений и возможностей программного обеспечения вашего бизнеса. Сжатие изображений JPEG — это не ракетостроение, и такие платформы, как Photoshop, Word и Paint, могут справиться с этой задачей.

Если изображения, которые нужно сжать, уже сохранены в вашем смартфоне, вы можете использовать мобильные приложения для редактирования, такие как Instasize, для их сжатия.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *