Close

Приходный кассовый ордер для чего он нужен: Приходный кассовый ордер, образец ПКО, приходник

Содержание

приходный кассовый ордер (ПКО) / Справка по «Большой Птице» / Система онлайн-учета «Большая Птица»


Для чего нужен документ «Поступление в кассу»
Печатная форма
Связанные документы
Файлы
 
  Для чего нужен документ «Поступление в кассу»

Документ «Поступление в кассу» отражает внесение в кассу организации наличных денежных средств. Оказывает влияние на:

  • состояние взаиморасчетов между партнерами;
  • движение денег по кассе, в т.ч. формирование кассовой книги;
  • движение денежных средств в разрезе статей управленческого учета.
Печатной формой документа является «Приходный кассовый ордер», который можно распечатать или отправить по электронной почте.
Для регистрации документа в учете необходимо проставить отметку (флажок) в поле Учет. При снятом флажке документ не будет влиять на данные в системе и не попадет в соответствующие отчеты.
Описание полей документа

  Вкладка «Реквизиты документа»
Поступление в кассу №, от — номер и фактическая дата поступления денег в кассу. Присваиваются автоматически, но могут быть изменены вручную.
Фирма — организация, в кассу которой вносятся денежные средства.
Касса — указывается касса, в которую вносятся деньги.
Вид операции — доступен в двух вариантах: «от партнера», «прочее». Под «прочее» понимается любая операция, не относящаяся к взаиморасчетам с партнерами за реализованные товары, выполненные работы или оказанные услуги.
Сумма — размер вносимых в кассу денежных средств.
Ставка НДС — необходимо выбирать один из предлагаемых параметров.
Сумма НДС — рассчитывается автоматически.
Плательщик — указывается наименование партнера, вносящего деньги в кассу организации. Поле доступно для редактирования только при выборе вида операции «От партнера».
Договор — указывается договор, согласно которому деньги вносятся в кассу. В случае, если договора с партнером нет, поле может быть оставлено пустым.
Назначение платежа — содержание операции. Поле носит информативный характер и заполняется по желанию.
Комментарий — поле для заметок.
Движение денежных средств
Статья — указывается наименование статьи, согласно которой в кассу вносятся денежные средства (например, выручка от реализации). Влияет только на формирование отчета о движении денежных средств.
  Печатные формы
Данные на этой вкладке будут использованы для формирования печатных форм документов.

Группа полей «В приходный кассовый ордер»
:

Счет по дебету, Счет по кредиту — указывается в соответствии с планом счетов в том случае, если фирма ведет бухгалтерский учет.
Принято от — если деньги вносит сотрудник той же организации, которая выписывает приходный кассовый ордер, то указываются фамилия, имя, отчество сотрудника в родительном падеже (например, Принято от Федорова Ивана Сергеевича). Если деньги вносит представитель стороннего юридического лица, то указывается наименование юридического лица, фамилия, имя, отчество (или инициалы) представителя (например, Принято от ООО «Милана» через Сергеева А.П.).

Основание — содержание операции (возврат неиспользованных подотчетных средств; оплата за товары по Договору поставки № 15 от 12.04.2012 г. и т.п.).
Приложение — прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Группа полей «В кассовую книгу»:

Получено от — фамилия и инициалы сотрудника организации в родительном падеже (например, Получено от Федорова И.С.) или наименование юридического лица, от которого получены деньги (например, Получено от ООО «Милана»). По умолчанию в поле копируются данные из приходного кассового ордера (поле

Принято от), но текст может быть скорректирован в случае необходимости. 

  Связанные документы
Отражает последовательность создания одних документов на основании других и связи между ними.
  Файлы
К документу можно прикрепить файлы любого формата.

Приходный кассовый ордер в 1С БП 3.0. Пошаговая инструкция

Деятельность любого субъекта хозяйствования сопровождается такими ситуациями, когда требуются наличные денежные средства. Их используют для выполнения срочных взаиморасчетов с клиентами, поставщиками, подотчетными субъектами, ими выплачивают зарплату, оплачивают расходы и т.д. Контроль учета денежных средств в учреждении происходит благодаря кассовой книге, расходным и приходным кассовым ордерам.

В кассе предприятия деньги появляются в итоге взаиморасчетов с покупателями, из банка, возвратов от поставщиков, подотчетных субъектов, получения кредита или займа и прочих приходных операций. Главный документ, оформляющий приход наличности – это приходный кассовый ордер (ПКО).

Определение ПКО

Первичным бланком бухгалтерии считается приходный кассовый ордер. Он нужен для ведения учета кассовых операций. Приход денежных средств в кассу учреждения сопровождается печатанием или выписыванием приходного ордера. Вид бланка приходника общепринятый (КО-1), его можно найти в альбоме с унифицированными бланками учета кассовых операций и результатов инвентаризации.

Приходный кассовый ордер в 1С создан по форме КО-1. С его помощью происходит автоматический и быстрый учет процессов, связанных с приходом наличности в кассу. Использовать произвольную форму документа запрещено законом.

Приходный кассовый ордер и прилагающаяся к нему квитанция заполняется согласно ст. 13, ст. 19-21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ».

Печатный вид бланка обязательно подписывается главбухом или другим лицом, имеющим соответствующие полномочия, полученные согласно письменному подтверждению руководителя. На отрывной квитанции ставится подпись главбуха, кассира, который принял деньги. На квитанции, так же как и на приходном кассовом ордере ставят печать, затем ее отдают лицу, принесшему деньги в кассу.

Экранная форма ПКО в 1С 8.3

Работа с кассой в 1С начинается с создания приходного кассового ордера. Алгоритм действий несложен:

  • В правой части экрана программы надо нажать на вкладку «Банк и касса»;

Фото №1 «Вкладка банк и касса»:

  • В появившемся меню находим подраздел «Касса» и в нем выбираем Кассовые документы – Поступления — Приходный кассовый ордер;
  • Нажимаем на кнопку «Поступление». Она имеет прямоугольную форму с надписью «Поступление» и зеленый крестик;
  • После чего откроется электронный вид документа, как показано на рисунке №2.

Фото №2 «Экранная форма ПКО»:

Стоит заметить, что заполненный в электронном варианте бланк распечатывается в одном экземпляре. Какие-либо исправления в нем недопустимы. После подписания, печать ставится своеобразным образом – большая ее часть заходит на отрывную квитанцию, а другая часть пропечатывается на самом приходном кассовом ордере. Затем приходный ордер регистрируется в журнале №КО-3. Этот документ тоже автоматизирован в 1С. Можно в любой момент отследить движение наличности по данному журналу регистрации ПКО и РКО.

Правильное заполнение ПКО в 1С 8.3

Приходный кассовый ордер в 1С запрограммирован так, что может выполнять несколько различных по смыслу операций, которые по-разному отражаются в учете.

Если на экране открыт приходный ордер, как на рисунке №2, тогда можно его заполнять, учитывая от кого, поступают деньги в кассу. Это влияет на выбор вида операции и счета учета. Приведенный ниже пример рассматривает вид операции «Получение наличных в банке».

Порядок заполнения:

  • Далее нажимают на кнопку «Провести», документу автоматически присваивается порядковый №. Номера ПКО идут строго друг за другом;
  • Нажав на кнопку Дт/Кт, будут видны сформированные программой проводки, пример на рисунке №5.

Фото №5 «Поступление наличных»:

Кассовый чек и кассовый приходный ордер

Приходный кассовый ордер — первичный документ , на основании которого осуществляется приём наличных денежных средств в кассу предприятия. Используется в случаях: оприходования выручки; возврата неиспользованных средств, ранее выданных под отчет; получения средств с расчётного счета предприятия; возврата средств, которые ранее выдавались дебиторам; поступления от учредителей в уставной капитал и т. Согласно Указанию Банка России от Приходный кассовый ордер выписывается в единственном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Приходно-кассовый ордер для чего он нужен?

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер — первичный документ , на основании которого осуществляется приём наличных денежных средств в кассу предприятия. Используется в случаях: оприходования выручки; возврата неиспользованных средств, ранее выданных под отчет; получения средств с расчётного счета предприятия; возврата средств, которые ранее выдавались дебиторам; поступления от учредителей в уставной капитал и т. Согласно Указанию Банка России от Приходный кассовый ордер выписывается в единственном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Код формы по классификатору ОКУД Бланк квитанции к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью кассира и регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов, по форме N КО-3, далее выдается на руки сдавшему деньги, а сам приходный кассовый ордер остается в кассе.

Хозяйствующим субъектам разрешено оформлять электронные приходные кассовые ордера. Распечатывать документы не нужно, но у кассира, бухгалтера и получателя денег должна быть электронная подпись. Хозяйствующий субъект может комбинировать электронные и бумажные документы часть ПКО составлять на бумаге, часть электронно.

Перечень реквизитов и порядок заполнения приходного кассового ордера и квитанции к нему [1] [2] :. Материал из Википедии — свободной энциклопедии. Как заполняется приходный кассовый ордер ПКО? Категория : Бухгалтерский учёт.

Скрытые категории: Статьи с универсальной карточкой, отображающей мало свойств Статьи с универсальной карточкой. Пространства имён Статья Обсуждение. Просмотры Читать Править Править код История. Добавить ссылки. Медиафайлы на Викискладе.

Расчеты с покупателями: чек и приходник

В практике наличных расчетов предприятий с покупателями часто возникает вопрос о том, является ли квитанция от приходного кассового ордера ПКО полноценным заменителем обычного кассового чека КЧ. Другие продавцы, наоборот, вместо КЧ предоставляют покупателям квитанции ПКО или, как вариант, расходные накладные. Необходимо разобраться, при каких обстоятельствах оформляется приходный кассовый ордер, а в каких случаях обязательно выдается чек. Как показывает практика, многие заблуждения в сфере применения расчетных документов отчасти связаны с тем, что ИП и организации нередко путают эти понятия. Кассой принято считать систему осуществления и учета любых наличных операций, проводимых ИП или организацией. Соответственно, это могут быть как приходные процедуры поступление денег , так и расходные транзакции выплата денег.

Поставщик выписал нам в подтверждение оплаты приходный кассовый ордер. Кассовый чек не предоставил. Предусмотрена ли ответственность.

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) в 2021 году

Можно ли выдать клиенту вместе кассового чека квитанцию от ПКО? И правомерно ли вообще выдавать подобный документ? Поставленные вопросы довольно интересны. Причина этому проста: есть реальные примеры, когда ИП, продавая какой-либо товар клиенту, не выдает ему пробитый ККТ чек, а предоставляет лишь квитанцию от приходника приходного кассового ордера и, например, накладную. Может ли предприниматель так делать? В каких случаях чек можно заменить другим документом? Начнем разбираться по порядку. Сначала немного теории. Большинство ошибок и заблуждений связано именно с тем, что их смысл часто путают. Итак, касса — это все операции ИП или организации , проводимые в наличной форме.

Как правильно заполнить приходный кассовый ордер (КО-1)

Какую онлайн-кассу выбрать для интернет-магазина. Не все онлайн-кассы одинаково полезны для интернет-магазина. Читать статью. Все права защищены.

Приходный кассовый ордер ПКО — это один из документов кассовой дисциплины , который оформляется при поступлении наличных денег в кассу.

Приходный кассовый ордер (бланк ПКО): можно ли выдавать вместо чека или БСО

Приходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием наличных денежных средств в кассу организации. Поскольку приходный кассовый ордер является первичным документом бухгалтерского учета, следовательно, он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни ч. N ФЗ «О бухгалтерском учете» , то есть по факту поступления наличных денежных средств в кассу организации, индивидуального предпринимателя. Таким образом, выписывать приходный кассовый ордер необходимо в момент сдачи наличных денежных средств в кассу хозяйствующего субъекта. Приходный кассовый ордер заполняется, когда поступают наличные денежные средства в кассу организации следующих случаях:. При продаже товаров работ, услуг за наличные, когда покупателю выдается чек ККТ или БСО, по итогам рабочей смены на всю сумму наличной выручки составляется только один ПКО;.

Нужен ли чек к приходному кассовому ордеру – необходимость оформления и взаимосвязь

Пархачева М. Таким образом, порядок оформления расчетов с покупателями клиентами оформляется различными документами в зависимости от того, применяется или нет контрольно-кассовая техника при осуществлении тех или иных операций. В первом случае деньги получает кассир-операционист, он же выдает покупателю кассовый чек, а в конце рабочей смены все поступившие деньги сдает в центральную кассу по приходному кассовому ордеру. Во втором случае денежные средства поступают в центральную кассу организации, и покупателю выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру. В любом случае покупатель получит только один документ, подтверждающий оплату товаров работ, услуг : либо кассовый чек либо корешок приходного кассового ордера. Отметим, что утверждение, что покупателю следует выдавать сразу два документа чек и приходник , подтверждающих оплату товаров работ, услуг , приведет к следующему: одна и та же операция будет оформлена дважды, и перед бухгалтером встанет вопрос, какой из двух документов следует заносить в кассовую книгу при учете поступающих средств и что делать с другим документом. Сторонники позиции, предполагающей оформлять два документа, предлагают следующий выход из положения. Выданные организацией приходные кассовые ордера отражать в кассовой книге с пометкой «организации с выдачей кассового чека».

Скачать бланк приходного кассового ордера (форма КО-1) в который подтверждает оплату (кассовый чек, товарный чек и др.).

Закон о ККМ: вопросов больше чем ответов

Очередной «шедевр» законодателей породил массу проблем. Несмотря на широкое обсуждение и разъяснения налоговиков меньше их не становится. Как же работать бухгалтеру? Новый Федеральный закон от

Поставщик вместо кассового чека предоставил приходный кассовый ордер.

Доброе утро! Мы приобрели товар у поставщика и расплатились за него наличными денежными средствами. Поставщик выписал нам в подтверждение оплаты приходный кассовый ордер. Кассовый чек не предоставил. Предусмотрена ли ответственность Покупателя или налоговые риски за отсутствие кассового чека на приобретенный товар? Рассмотрев ваш вопрос, полагаем, что основанием для признания в бухгалтерском учете факта оплаты подотчетным лицом будет являться надлежащим образом оформленный и утвержденный руководителем организации авансовый отчет с приложенной к нему квитанцией к приходному кассовому ордеру.

.

.

.

Расчеты с покупателями: чек и приходник | CONSULTING.RU

Пархачева М. А.
генеральный директор консалтинговой группы «Экон-Профи», член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов

Начало в выпусках: #230

Второй – лишний

Таким образом, порядок оформления расчетов с покупателями (клиентами) оформляется различными документами в зависимости от того, применяется или нет контрольно-кассовая техника при осуществлении тех или иных операций. В первом случае деньги получает кассир-операционист, он же выдает покупателю кассовый чек, а в конце рабочей смены все поступившие деньги сдает в центральную кассу по приходному кассовому ордеру. Во втором случае денежные средства поступают в центральную кассу организации, и покупателю выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру. В любом случае покупатель получит только один документ, подтверждающий оплату товаров (работ, услуг): либо кассовый чек либо корешок приходного кассового ордера.

Отметим, что утверждение, что покупателю следует выдавать сразу два документа (чек и приходник), подтверждающих оплату товаров (работ, услуг), приведет к следующему: одна и та же операция будет оформлена дважды, и перед бухгалтером встанет вопрос, какой из двух документов следует заносить в кассовую книгу при учете поступающих средств и что делать с другим документом.

Сторонники позиции, предполагающей оформлять два документа, предлагают следующий выход из положения. Выданные организацией приходные кассовые ордера отражать в кассовой книге с пометкой «организации с выдачей кассового чека». А на конец рабочего дня – суммы дневной выручки организации по Z-отчету уменьшать на суммы, отраженные в приходных кассовых ордерах, выданных юридическим лицам.

Более того, выдав корешок приходного кассового ордера (одновременно пробив ту же сумму на контрольно-кассовой технике), организация вряд ли сможет в случае проверки доказать, что та же сумма отражена на чеке ККМ, поскольку все деньги в ней, как правило, обезличены. Это даст налоговым органам возможность «наказать» организацию за неприменение контрольно-кассовой техники. Процесс доказывания обратного может стать мучительным и долгим.

К тому же обратите внимание на то, что произойдет в такой ситуации с контрагентом, представитель которого будет иметь на руках и кассовый чек, и корешок приходного кассового ордера. Поскольку для составления авансового отчета ему достаточно одного документа, недобросовестный работник может «использовать» полученный кассовый чек и приобрести себе лично какие-то товары. Конечно, мы утрируем ситуацию, но в каких-то случаях она вполне вероятна.

Исходя из изложенного, на наш взгляд, организациям при наличных расчетах с юридическими лицами следует пробивать кассовый чек без составления приходных кассовых ордеров. И тем более – без выдачи корешка.

По данным приходного кассового ордера

Совсем другое дело – вопрос о том, как «отследить» взаиморасчеты с юридическими лицами и построить внутренний документооборот, чтобы были, как говорится, и волки сыты, и овцы целы. Но решать его столь кардинальными мерами, как оформление двух расчетных документов, просто опасно.

Проблема заключается в следующем. В общем случае продавцам товаров (работ, услуг) нужно отслеживать состояние расчетов по заключенным ими договорам, а кассовый чек, как указывалось выше, обезличен. Может сложиться такая ситуация, что, отгрузив товар (и отразив задолженность покупателя на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции со счетом 90 «Продажи»), бухгалтер не знает, как закрыть расчеты без оформления приходного кассового ордера, поскольку поступление наличных денежных средств не затрагивает состояния расчетов между юридическими лицами (в бухгалтерском учете на основании Z-отчета делается проводка по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 90 «Продажи»).

По нашему мнению, в сложившейся ситуации для построения внутреннего учета расчетов с покупателями товаров (работ, услуг) можно организовать соответствующий документооборот в зависимости от вида осуществляемой предпринимательской деятельности и закрепить его в учетной политике. В самом общем случае допустимо было бы в качестве документа, позволяющего учесть расчеты с покупателями, использовать данные бланка приходного кассового ордера (без корешка). Например, такой документ может иметь следующий вид:

Приведенный документ может быть выписан в нескольких экземплярах и выдаваться всем заинтересованным лицам. В частности, один экземпляр рекомендуется выдать покупателю товаров (работ, услуг), другой – останется у кассира и будет сдан в бухгалтерию вместе с Z-отчетом. Это позволит бухгалтеру (кассиру) корректно обработать поступившие документы и провести расчеты с юридическими лицами в нужном режиме (отразив поступление наличных денежных средств по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции со счетом 90 «Продажи» в части средств, поступивших от физических лиц, и в корреспонденции со счетом 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в части средств, поступивших от юридических лиц).

Отметим, что с точки зрения ведения взаиморасчетов с юридическими лицами никаких проблем не возникает, если отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг) и их оплата наличными денежными средствами (с применением контрольно-кассовой техники) происходят одновременно. Это связано с тем, что в таком случае обязательства сторон по заключенному договору выполнены, а значит, отсутствует необходимость вести какие-либо расчеты (в дополнение к выдаваемому покупателю-организации чеку по его требованию можно оформить и счет-фактуру).

Также не должно быть затруднений в случае, когда покупатель-организация вносит наличные денежные средства в качестве 100 %-ной предоплаты, поскольку поступление таких сумм, по нашему мнению, оформляется приходным кассовым ордером в ранее действовавшем порядке.

Более подробно о применении контрольно-кассовой техники можно прочитать к готовящейся к изданию книге «Контрольно-кассовая техника: новый порядок применения» (Пархачева М. А., Шеленков С. Н., Каминская Н. Л.), информация о которой представлена на сайте www.econ-profi.ru.

Касса в 1С Бухгалтерия 8.3: расходные и приходные ордера

Кассовые документы в 1С 8.3 оформляются, как правило, двумя документами: Приходный кассовый ордер (далее ПКО) и Расходный кассовый ордер (далее РКО). Предназначены для оформления в программе принятия и выдачи наличных средств в кассу (из кассы) предприятия.

Приходный кассовый ордер

Начну обзор с ПКО. Как ясно из названия, этим документом оформляется поступление денег в кассу.

В 1С Бухгалтерии 3.0 документом ПКО можно оформить следующие виды операций:

  • Получение оплаты от покупателя.
  • Возврат средств от подотчетного лица.
  • Получение возврата от поставщика.
  • Получение денежных средств в банке.
  • Возврат по кредитам и займам.
  • Возврат займа сотрудником.
  • Прочие операции по поступлению денежных средств.

Такое разделение необходимо для правильного формирования бухгалтерских проводок и книги Доходов и Расходов.

В первую очередь я хочу рассмотреть Оплату от покупателя, Возврат от покупателя и Расчеты по кредитам и займам, так как они схожи по структуре и имеют табличные части.

Все эти три вида ПКО в 1С имеют одинаковый набор полей в шапке. Это Номер и Дата (далее для всех документов), Контрагент, Счет учета и Сумма.

  • Номер – формируется автоматически и лучше его не менять.
  • Дата – текущая дата. Здесь следует учесть, что если поменять дату на меньшую (например, прошлый день), чем текущая, при печати кассовой книги программа выдаст предупреждение, что нарушена нумерация листов в кассовой книге, и предложит их пересчитать. Желательно, чтобы нумерация документов в течение дня тоже была последовательной. Для этого можно изменить время документа.
  • Контрагент – Физическое или Юридическое лицо, которое вносит денежные средства в кассу. Сразу замечу, что в этом поле указывается именно Контрагент, по которому будут вестись взаиморасчеты. Фактически деньги в кассу может внести, например, сотрудник Организации — Контрагента. Он выбирается из справочника Физические лица в поле Принято от. В этом случае в печатной форме ПКО будут прописаны Ф.И.О., от кого приняты деньги.
  • Счет учета – в проводках  1С, как правило, используется счет 50.1 (подробнее о настройках в статье — Счета учета контрагентов). Корреспондирующий счет зависит от вида операции и берется из табличной части ПКО.

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Теперь я хочу обратить внимание на оформление суммы внесения денег. Оплату от покупателя, Возврат от покупателя и Расчеты по кредитам и займам нельзя оформить без указания договора. Причем прием денежных средств можно сделать одновременно по нескольким договорам. Для этого и существует табличная часть. Сумма платежа формируется из сумм в строках табличной части. Там же указывается Счет расчетов и Счет учета авансов (корреспондирующие счета). Настраиваются эти счета в регистре сведений Счета расчетов с контрагентами.

Другие виды операций не должны составить трудностей. Они не имеют табличной части, и все заполнение ПКО сводится в основном к выбору Контрагента. Это может быть подотчетное лицо, банк или сотрудник.

Прочие операции по поступлению денежных средств отражают любые другие поступления в кассу предприятия и формирует собственные проводки. Произвольный корреспондирующий счет выбирается вручную.

Расходный кассовый ордер

Оформление РКО по кассе практически не отличается от оформления ПКО. В 1С Бухгалтерии существуют следующие виды выдач денежных средств из кассы:

  • Выдача оплаты поставщику.
  • Выдача возврата покупателю.
  • Выдача средств подотчетному лицу.
  • Выдача заработной платы по ведомости либо отдельно работнику.
  • Наличные в банк.
  • Выдача кредитов и займов.
  • Проведение Инкассации.
  • Выдача депонированной зарплаты.
  • Выдача займа сотруднику.
  • Прочие операции по выдаче денежных средств.

Отдельно хочется заострить внимание только на выдаче заработной платы. У данного вида операции присутствует табличная часть, в которой обязательно нужно указать одну или несколько платежных ведомостей. Общая сумма РКО сложится из сумм ведомостей. Без указания хотя бы одной ведомости провести РКО не получится.

При выдаче заработной платы сотруднику также необходимо указать ведомость, но только одну.

При выдача депонированной зарплаты ведомость указывать не обязательно.

Наше видео по учету кассовых операций в 1С 8.3:

Установка лимита остатка кассы

Для того чтобы установить лимит остатка кассы в 1С 8.3, необходимо зайти в справочник «Организации» и на вкладке «Перейти» выбрать пункт «Лимит остатка кассы»:

Затем нажать кнопку «Добавить», где указать, с какого числа действует ограничение и его размер:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Купили материалы дали приходный ордер и накладную чек не дали что будет в 2021 году: изменения и поправки

Автор Виктория Андреевна На чтение 10 мин. Просмотров 13 Опубликовано

Нужен ли чек к приходному кассовому ордеру – необходимость оформления и взаимосвязь

Отвечая, однако, на вопрос о том, нужно ли выбивать чек к квитанции ПКО, следует отметить, что обязанность ведения кассовой книги и составления кассовых ордеров не имеет прямого отношения к обязательному применению ККТ в наличных расчетах с покупателями.

Для покупателя КЧ является документальным доказательством приобретения и оплаты товара, а для продавца – удостоверением принятия наличности от клиента и подтверждением формирования реализационной выручки.

Расчеты с покупателями: чек и приходник одновременно выдавать не надо

Отметим, что позиция о том, что покупателю следует выдавать сразу два документа (чек и приходник), подтверждающих оплату товаров (работ, услуг), приведет к тому, что одна и та же операция будет оформлена дважды, и перед бухгалтером встанет вопрос: какой из двух документов следует заносить в кассовую книгу при учете поступающих средств и что делать с другим документом 3 ?

Приведенный документ может быть выписан в нескольких экземплярах и выдаваться всем заинтересованным лицам. В частности, один экземпляр рекомендуется выдать покупателю товаров (работ, услуг) 4 , другой — останется у кассира и будет сдан в бухгалтерию вместе с Z-отчетом. Это позволит бухгалтеру (кассиру) корректно обработать поступившие документы и провести расчеты с юридическими лицами в нужном режиме (отразив поступление наличных денежных средств по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции со счетом 90 «Продажи» в части средств, поступивших от физических лиц, и в корреспонденции со счетом 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в части средств, поступивших от юридических лиц).

Подотчетник предъявил кассовый чек с перечнем товаров, нужно ли требовать товарный чек

В настоящее время такой реквизит, как должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту), в перечне реквизитов, установленных ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, содержится. Однако подписи лиц по-прежнему не предусмотрено. Поэтому разъяснения чиновников не потеряли своей актуальности. Как указано в вопросе, товарные чеки в ряде случаев отсутствуют. Вместе с тем первичным документом, сопровождающим кассовый чек, на наш взгляд, может выступать авансовый отчет.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов могут оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру (четвертый абзац п. 49 Методических указаний, письмо Минфина России от 29.10.2021 N 16-00-14/414).

Квитанции к приходным кассовым ордерам, выданные предпринимателем, не являются надлежащим доказательством оплаты товаров

По материалам дела, предприниматель — плательщик НДС приобрел товар (дизельное топливо) у другого предпринимателя и на основании налоговых накладных отразил налоговый кредит. Однако по результатам налоговой проверки в акте было зафиксировано, что согласно предоставленным для проверки банковским документам расчет с продавцом топлива (предприниматель на общей системе) с банковского счета не осуществлялся, других видов компенсации стоимости поставленного топлива не установлено.

Предприниматель обратился в суд, мотивируя иск тем, что основанием для формирования налогового кредита по НДС являются только налоговые накладные, а в подтверждение оплаты стоимости приобретенного топлива предоставил квитанции к приходным кассовым ордерам, якобы выданные предпринимателем-продавцом.

Можно ли принять в качестве подтверждения расходов квитанцию к приходному кассовому ордеру

Таким образом, стоимость приобретенных за наличный расчет материалов можно учесть при расчете единого налога, даже если продавец не выбил кассовый чек. Для подтверждения оплаты таких расходов достаточно иметь квитанцию к приходному кассовому ордеру, выписанную продавцом.

Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.

Вместо чека приходный кассовый ордер

Квитанция в свободной форме — в целом достаточно абстрактный документ, который ничего, по сути, не подтверждает, а выдаваться может только для своего успокоения. Квитанция к приходному кассовому ордеру ПКО заменой кассового чека не является. Приходные и расходные кассовые ордера ПКО, РКО — документы по кассовым операциям не путайте кассу и ККМ , которые отражают движение наличных денег внутри вашей деятельности.

На какие виды деятельности распространяется патент. Паспорт никак не застрахован от утери, в результате чего у его владельца могут возникать различные трудности. В последние месяцы бурно обсуждается пенсионная реформа, значение которой для пожилых людей очень велико. Теперь вам останется только дождаться официального ответа, который будет доставлен к вам в виде письма.

Как оформить возврат по онлайн-кассе

Предоставьте клиенту заранее подготовленный бланк. Это исключит ошибки при его заполнении. Покупателю нужно будет только вписать свою информацию и название товара. Проверьте, чтобы клиент правильно указал свои паспортные данные и реквизиты чека. Если он не сохранил чек, то должен написать, что чек утрачен.

  1. Клиент вернул товар. Неважно, в день покупки или в другой.
  2. Чек пробит продавцом неправильно и ошибка обнаружена при клиенте. Например, в чеке пробили лишние товары или указали сумму большую, чем нужно (товар стоит 90 руб, а в чеке указано 100 руб).

Документы к авансовому отчету требования

Обратите внимание на наличие оттиска печати в БСО индивидуального предпринимателя. Правда, выше говорилось о том, что предприниматель применять печать не обязан. Но ситуацию с БСО нужно воспринимать как специальную норму, в силу которой предприниматель не вправе применять БСО без печати. Эту позицию подтверждает Письмо Минфина России от 2 марта 2021 г. N 03-01-15/2-69.

Нас будут интересовать платежи второй и третьей групп, в связи с которыми компания не упоминается и плательщик не получает кассового чека. Действительно, торговля, скажем, на строительных рынках не требует применения кассовых аппаратов. Продавцы выдают товарные чеки.

Приходные накладные это

То есть форма является одновременно и расходной, и приходной накладной. Но организация вправе использовать и самостоятельно созданную форму расходной накладной при присутствии в оной обязательных реквизитов.

Получение товара В зависимости от способа, формы и вида передачи товарно-материальных ценностей различают следующие разновидности накладных. Оформление накладной Товарная накладная — документ, предназначенный для оформления операций по отпуску и приёму товаров со склада. Является одним из документов первичной бухгалтерской отчётности.

Кассовый и товарный чеки для ИП в 2021 году

Внимание! С середины 2021 года онлайн-кассами обязаны пользоваться все организации и предприниматели на общей системе налогообложения. Аналогичные требования предъявляют к вендинговому бизнесу. Вне зависимости от режима перейти к новому формату должны были общепит и розница при наличии в штате наемного персонала. Отсрочку получили плательщики ПСН и ЕНВД, а также коммерсанты на УСН, занятые в сфере услуг. До июля 2021 года могут не менять технику также владельцы розничных магазинов и точек общепита, если ими не были заключены трудовые договоры.

Сейчас такая форма потеряла актуальность. Вся информация о сделке содержится в кассовом документе. Выдавать товарный чек или БСО вправе лица, поименованные в п. 7.1. ст. 7 закона 290-ФЗ от 03.07.16. В список включены предприниматели и организации, получившие отсрочку в установке онлайн-касс до июля 2021 года. Условия действительности документа перечислены в письмах Минфина РФ № 03-11-06/2/26028 от 06.05.15 и № 03-01-15/52653 от 16.08.17.

М 4 приходный ордер для чего нужен

Госкомстат утвердил данную форму 30 октября 1997 года постановлением № 71а. В настоящее время она носит рекомендательный характер. Компания вправе разработать и утвердить собственный бланк приходного ордера. При этом его применение должно быть отражено в учетной политике.

После таблицы в ордере указываются итоговые суммы, в незаполненных графах нужно поставить прочерки. На ордере М4 должны стоять подписи представителя поставщика, который приводит материалы, и принимающего материально ответственного сотрудника. После оформления ордер перенаправляется в бухгалтерию для учета и контроля.

Касса в 1С Бухгалтерия 8

  • Выплаты заработной платы и пособий;
  • Выплаты страховых возмещений физическим лицам, оплатившим страховые взносы наличными;
  • Оплата товаров, работ, услуг;
  • Выдача наличных под отчет;
  • Возврат денежных средств по товарам, работам, услугам, оплаченным ранее наличными средствами.

В зависимости от версии программы настройки меню могут несколько отличаться, но в любом случае в разделе Банк и касса вы сможете получить доступ к основным кассовым документам – ПКО и РКО.

Особенности авансового отчета без кассового чека

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В условиях всеобщего перехода к применению онлайн-ККТ все большее количество продавцов должны выдавать покупателям кассовый чек. Если продавец эту обязанность игнорирует, закон нарушает он, а не покупатель. Поэтому покупатель не должен нести негативных последствий отсутствия у него чека ККТ, а также не обязан (да и не имеет возможности) проверять, правомерно ли продавец не использует ККТ и выдает ему другой документ о расчете. Поэтому прилагать к авансовому отчету любой из нижеперечисленных документов, подтверждающих оплату, можно и сейчас.

В главных нормативных актах, устанавливающих необходимость формирования авансовых отчетов, ничего не сказано о том, что к соответствующему документу должны прилагаться кассовые чеки. Вместе с тем следует отметить, что в структуре формы АО-1, предлагаемой постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2021 № 55 в качестве унифицированной формы для составления авансового отчета (как и в ее аналоге, применяемом для бюджетных учреждений, — форме 0504505, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2021 № 52н), есть графы, куда нужно вносить сведения о документах, подтверждающих расходы. В форме АО-1 необходимо фиксировать название данных документов, их номера и даты, в форме 0504505 — номера, даты, а также содержание расходов.

Действует Ли С 1 Июля 2021 Приходный Кассовый Ордер

Денежные средства, которые поступили в кассу организации, могут расходоваться в наличной форме только на те цели, что прямо предусмотрены законодательством. К таким целям относится, прежде всего, проведение расчетов по товарам и услугам с контрагентами (причем, как в статусе юридических лиц, так и зарегистрированных как ИП).

Все поступления денег в кассу, сопровождаются оформлением приходно-кассового ордера. Его использование для компаний в 2021 году никто не отменял, несмотря на то, что бланк утвержден в стародавние времена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Заполнять именно унифицированную форму – одно из требований Банка РФ (указание от 11.03.2021 № 3210-У).

Приходно Кассовый Ордер С 1 Июля 2021 Года Можно Ли Давать Клиенту

Благодаря комментируемым изменениям, с 19 августа 2021 года 2021 года организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Его название или форму Центробанк не предусмотрел. Поэтому организация или индивидуальный предприниматель сможет оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Форма распорядительного документа – произвольная. Однако в нем обязательно должны содержаться записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Этого требует пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2021 № 3210-У (в новой редакции).

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Как подтвердить расходы без кассового чека

  • Наименование;
  • Номер и дату выдачи;
  • Наименование организации или предпринимателя;
  • ИНН поставщика;
  • Количество и наименование материальных ценностей, либо услуг;
  • Сумму полученных в качестве оплаты наличных денег или сумму, внесенную платежной картой;
  • Сведения о должностном лице, выдавшем документ: должность, ФИО, личная подпись.

Кроме того, Управление ФНС по Краснодарскому краю в письме №12-2-12/0510 от 04 марта 2021 года разъясняет, что товарный чек является первичным документом, подтверждающим фактическую оплату приобретенных по договору купли-продажи товаров.

Кассовые документы в электронном виде. Synerdocs

Недавно мне «повезло» столкнуться с интересным случаем. На производстве вышла из строя машина, потребовалось срочно заменить деталь. Подотчетное лицо получает в бухгалтерии расходный кассовый ордер, но руководитель и главный бухгалтер длительно отсутствуют на месте, поэтому подписать расходник не могут. Кассир деньги из кассы не выдает, без подписей в расходном кассовом ордере. В итоге производство простаивает, а сотрудники (в том числе и кассир) скидываются на покупку недешевой детали из личных денег. Такое, к сожалению, бывает.

А что было бы, если б расходный кассовый ордер создали в электронном виде, а главный бухгалтер и руководитель подписали его, используя средства электронной подписи? Возможен ли перевод кассовых документов в электронный вид? Вот об этом подробнее.

В указании Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-у «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривается работа со следующими видами кассовых документов:

  • Приходный кассовый ордер;
  • Расходный кассовый ордер;
  • Кассовая книга;
  • Журнал регистрации кассовых документов;
  • Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В этом же документе, разрешается ведение кассовых документов в электронном виде: «Документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде» (п.4.7. Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Значит в электронный вид можно перевести все кассовые документы. Но какие требования предъявляются к электронным документам и будет ли это действительно удобно?

Требования носят общий характер и описаны в 3м абзаце п.4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У: «Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации», а также «В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается».

Простая электронная подпись (ЭП) отпадает сразу, поскольку технически не позволяет отследить искажения и исправления подписанной информации. А при использовании неквалифицированного сертификата ЭП, необходимо заключать соглашение с каждым, кто обратится в кассу с приходом или расходом. Очевидно, подписывать электронные кассовые документы следует квалифицированной электронной подписью.

Итак, каждый, кто подписывает документы, должен иметь сертификат квалифицированной электронной подписи (руководитель, главный бухгалтер и кассир), что не так уж сложно, если речь не идет о кассовых ордерах. Например, расходный кассовый ордер должен подписать получатель денежных средств, а он не всегда может иметь квалифицированный сертификат.

В случае получения денежных средств необходимо выдать квитанцию от приходного кассового ордера лицу, вносящему денежные средства. Конечно, электронная квитанция может формироваться автоматически, но как она должна выглядеть и как ее передать лицу, внёсшему деньги — загадка. В указании Банка России об этом не говорится. Как вариант, можно передавать электронную квитанцию, подписанную квалифицированной электронной подписью, через оператора ЭДО, который может обеспечить доступ физических лиц к электронным документам и их хранение.

Несмотря на то, что кассовые документы можно переводить в электронный вид уже давно, об успешной практике не слышно. Возможно, время электронных кассовых ордеров еще не настало – слишком много открытых вопросов, слишком мало владельцев сертификатов квалифицированной электронной подписи среди физических лиц. Но что мешает перевести в электронный вид кассовую книгу, журналы регистрации кассовых документов и книгу учета денежных средств? Намного быстрее и проще сформировать электронный документ и подписать его сторонами (учитывая, что все стороны – сотрудники одной организации), чем ежедневно распечатывать и подшивать кассовые бумаги, которые еще надо где-то хранить. Тем более оправдано использование электронных кассовых документов и сервисов электронного обмена, если используются услуги удаленной бухгалтерии.

Возвращаясь к нашему примеру из жизни, представим себе ситуацию: требуемый документ, созданный в электронном виде, отправлен на подпись руководителю и главному бухгалтеру. Они его тут же подписывают (убедившись, в том, что деньги пойдут на нужды производства, а в кассе достаточно средств). Деталь оперативно куплена и установлена. Производство не простаивает, а сотрудники не потрошат свои кошельки. Цена вопроса – стоимость одного сертификата электронной подписи, для подотчетного лица.

Автор: Александр Валеев, Synerdocs

Когда мне следует использовать кассовый чек? — Финансовый менеджмент операций

Когда следует использовать кассовый чек?

Правила системы

от 21.01.02: «Получение, хранение и депонирование доходов» рассматривают использование денежных поступлений в разделе 2. Пожалуйста, ознакомьтесь с полным текстом правила для получения подробной информации.

Официальная квитанция должна генерироваться через iPayments, кассовым аппаратом или вручную записываться на бланке кассовой квитанции вручную отделом или подразделением каждый раз при получении платежа.

Квитанции об оплате

Большинство отделов должны использовать iPayments для получения квитанций. Эти квитанции генерируются в электронном виде и включают всю информацию, введенную в iPayments.

  • Номера чеков присваиваются системой.
  • Квитанции не должны храниться в надежном месте.
  • Квитанции должны быть предоставлены покупателю.
  • Квитанции не требуются для сбора информации о клиентах.
  • Эти квитанции не нужно отправлять в предприятие для отслеживания.

Кассовые чеки

Некоторые отделы используют кассовые аппараты для получения квитанций.

  • Кассовый аппарат должен быть оборудован для выдачи чеков.
  • Квитанции не должны храниться в надежном месте.
  • Требуются ежедневные отчеты, сравнивающие поступления с чтением регистров, выявляющие излишки и недостачи, а также документы о переводе средств.
  • Квитанция должна быть предоставлена ​​покупателю.
  • Квитанции не требуются для сбора информации о клиентах.
  • Квитанции не нужно отправлять в предприятие для отслеживания.

Денежные поступления вручную

Немногим отделам разрешено использовать ручные кассовые поступления. Департаменты, использующие эти квитанции, получили одобрение в связи с особыми обстоятельствами.

  • Отделения ТАМУ взимают плату за каждую чековую книжку, состоящую из 50 чеков.
  • Квитанции считаются наличными и должны храниться в надежном месте.
  • Квитанции должны использоваться в числовом порядке.При обнаружении недостающих квитанций необходимо немедленно уведомить об этом предприятие или УФМС. Начальник отдела должен предоставить письмо с объяснением ситуации, связанной с потерей. Если кассовый чек заподозрен в краже, к письму необходимо приложить отчет полиции.
  • Квитанции должны быть разбиты по статьям, чтобы показывать дату покупки, имя покупателя, продукта или услуги, количество, цену за единицу (если применимо) и налог с продаж (если применимо), общую сумму и подпись лица, получающего платеж.
  • Квитанция (белая копия) должна быть предоставлена ​​заказчику.
  • Квитанции (розовая копия) должны быть отправлены в FMO вместе с информацией о депозите iPayment для целей отслеживания для TAMU или сохранены в отделе выдачи для TAMUG.
  • Квитанции (желтая копия) должны быть представлены с залогом для TAMUG.
  • Квитанции (синяя копия) должны храниться в отделе для хранения документации.
  • Аннулированные квитанции должны быть возвращены в предприятие или ФМС и утверждены начальником отдела (белые и розовые копии).
  • Уведомления о просрочке создаются и отправляются в отделы с неиспользованными квитанциями.

Инструкции и передовые методы получения денежных средств — Контроллер

Октябрь 2011

Область применения

Эти правила распространяются на все факультеты Ричмондского университета, которые принимают наличные или чеки от студентов, преподавателей или сотрудников на различные расходы. Эти правила не распространяются на следующие транзакции: (1) благотворительные подарочные платежи, которые должны быть отправлены в службы поддержки для надлежащего учета, и (2) отделы, которые создают свои собственные сеансы кассира Banner и депозиты, исключены из этой политики.

Назначение

Установить и поддерживать единообразные правила и процедуры получения денежных средств в кампусе Университета Ричмонда.

Руководящие принципы

Отделения университетов, занимающиеся обработкой средств, должны стремиться к созданию и поддержанию строгого внутреннего контроля в отношении процесса поступления денежных средств, чтобы предотвратить ненадлежащее обращение со средствами и принять меры для защиты от потерь. Сильный внутренний контроль также защищает сотрудников, определяя перекрестные проверки для обязанностей по работе с фондами.Департаменты, ответственные за обработку чеков и наличных денег, должны поддерживать письменные процедуры, описывающие каждый этап процесса обработки денежных средств. Эти процедуры следует пересматривать не реже одного раза в год, чтобы гарантировать их актуальность. Для тех отделов, у которых нет соответствующего персонала для поддержки надлежащего разделения обязанностей, необходимо установить компенсационный контроль, чтобы гарантировать соблюдение процедур. Компенсационные меры — это дополнительные процедуры, помогающие снизить риск ошибки или потери. В ведомственных процедурах также следует учитывать безопасность средств (т.е., запирающийся картотечный шкаф, сейф) в течение рабочего дня и хранилище для хранения на ночь. Офис государственного финансового директора в консультации с отделом внутреннего аудита будет проводить ежегодные проверки случайно выбранных офисов, чтобы убедиться в следующем:

  1. Были установлены письменные процедуры для обработки кассовых чеков, и их копия была отправлена ​​в Ассоциированный бурсар. В процедурах также должно быть указано, кто несет ответственность за выполнение каждой обязанности.
  2. Персонал должным образом обучен этим процедурам.
  3. Письменные процедуры действительно соблюдаются.
  4. Доходы, полученные отделами , не используются для обналичивания личных чеков, чеков третьих лиц или внесения сдачи.
  1. Деньги и квитанции хранятся в надежных местах.

Процедуры

Департаменты должны регистрировать все валютные операции в журнале операций (см. Приложение). Валютные операции включают наличные, чек, денежный перевод, дорожный чек, кассовый чек или кассовый чек.Департаменты должны приобретать многокомпонентные пронумерованные книги квитанций и выдавать квитанции по всем кассовым операциям. Все квитанции должны включать, помимо прочего, следующую информацию: дату получения, сумму в долларах, номер квитанции, имя лица, оплачивающего транзакцию, описание услуги или продукта, название отдела или области сбора. денежные средства и подпись кассира. Неиспользованные чеки должны храниться в надежном месте. Квитанции можно приобрести в любом магазине канцелярских товаров.Вот некоторые ключевые моменты, о которых следует помнить при написании процедур:

  1. Вкладчик несет ответственность за доставку денежных средств и университетского билета в кассу для внесения депозита.
  2. Все депозиты должны быть сделаны до полудня каждой пятницы или как только совокупные средства достигнут 500 долларов США. Все накопительные денежные поступления на общую сумму 500,00 долларов США или более должны быть депонированы в течение 24 часов с момента достижения этого лимита.
  3. Поставьте на обороте каждого чека печать ограничительного знака (например, «Ричмондский университет только для депозита»).На штампе подтверждения также должно быть указано название отдела. Марки можно заказать в Office Depot.
  4. Фонды, журнал и квитанции должны храниться в надежных местах. Для защиты денежных средств их следует хранить в закрывающемся контейнере, таком как кассовый ящик, и хранить в месте, недоступном для посторонних лиц. Емкость нельзя оставлять без присмотра в течение рабочего дня. В ночное время или в нерабочее время все средства должны храниться в охраняемом (запертом) месте для хранения, например, в запирающемся картотеке или в сейфе.Журнал транзакций / квитанции следует хранить отдельно от денежных средств, чтобы обеспечить учет убытков в случае кражи.
  5. Все транзакции должны регистрироваться в журнале транзакций. Если допущена ошибка, проведите одну линию через неверную информацию, введите исправление и начальное значение. Это должно быть утверждено и датировано руководителем или менеджером во время транзакции.
  6. Квитанция должна выдаваться для всех операций с наличными деньгами.

Банковские депозиты и кассовые поступления — Обработка финансовых операций — Управление бюджетом ведомства — Офис контролера

Денежные средства могут быть получены подотчетной единицей по многим причинам: выручка от продаж, прочие доходы, оплата семинара, гонорары за конференцию или возмещение расходов и т. Д.Все платежи должны быть получены, подготовлены к банковскому депозиту и отправлены в офис контролера для проверки и доставки в банк.

Примечание: Деньги, полученные в качестве подарков, должны быть доставлены в отдел развития университета, а не в офис контролера

  1. Депозиты должны быть надлежащим образом подготовлены подотчетным подразделением, прежде чем они будут доставлены в офис Контролера для обработки. Неправильно оформленные депозиты будут возвращены без исключения.Если вы не знаете, как подготовить депозит, пожалуйста, свяжитесь с Контролером по телефону (206) 296-6292 до внесения депозита.
  2. Формы поступления денежных средств должны быть заполнены полностью и точно и должны включать следующее: номер фонда, номер отчетной единицы и номер счета (17-значные авторизованные номера счетов главной книги). Вы должны написать краткое описание платежа (не более 25 символов) (например, «междугородний») или имя получателя платежа в соседней строке в разделе «Источник платежа».В разделе «Только для подотчетной единицы» введите название подотчетной единицы, ваше имя + добавочный номер телефона и дату. Также установите соответствующий флажок для типа (ов) платежа, который вы готовите, то есть «чек, наличные или кредитная карта». Обязательно укажите общую сумму кассового чека. Для оформления всех депозитных документов используйте шариковые ручки, а не фломастеры / ручки с мягким наконечником.
  3. Депозиты должны быть доставлены вручную кассиру в офисе контролера. Вы должны присутствовать во время обработки вашего депозита, за исключением депозитов с помощью кредитной карты (MasterCard и / или Visa).Залог по кредитной карте можно оставить в кассе и забрать в течение дня или двух. Для обеспечения безопасности вашего депозита, ПОЖАЛУЙСТА, НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ ВКЛАДЫ в «КОРЗИНЕ» на стойке регистрации.
  4. Депозиты должны производиться ЕЖЕДНЕВНО (внутренние депозиты) или, как минимум, ЕЖЕНЕДЕЛЬНО (внешние депозиты), чтобы гарантировать безопасность депозита, за который вы несете ответственность. Чеки, датированные 120 днями позже даты депозита и / или заполненные не полностью, не могут быть приняты для депозита.
  5. Депозиты должны быть представлены в офис контролера с 9:30 до 11:30 или 13:30. и 15:30 После 15:30 Персонал не сможет обработать ваш депозит. Если вы не внесли депозит в Офисе контролера до 15:30, чрезвычайно важно, чтобы у вас было безопасное место для хранения вашего депозита на ночь.
  6. Офис контролера настоятельно рекомендует, чтобы залог был доставлен работником Университета Сиэтла. (Bondable определяется как постоянный сотрудник FT).Если депозит вносит сотрудник, не имеющий обязательств, то эта подотчетная единица принимает на себя все риски, включая непоставку денежных средств.
  7. Если необычная ситуация требует процедурного исключения, запросите предварительное одобрение в офисе Контролера по телефону (206) 296-6292 или 5876

Процедуры

Эти процедуры были разработаны Управлением контролера для обеспечения своевременной обработки вашего депозита, а также для защиты целостности нашей системы бухгалтерского учета.В зависимости от размера вашего депозита существует два типа процедур:

  1. Внутренние депозиты (платежи по кредитным картам, менее десяти монет, менее десяти бумажных денег и менее десяти чеков) следует приносить в офис контролера ежедневно. Если залог представляет собой наличные и / или чеки, вы должны присутствовать при его обработке. Депозиты по кредитной карте должны указывать на одного отдельного клиента в кассовом чеке.
  2. Внешние депозиты (десять или более монет, десять или более бумажных денег и десять или более чеков) должны доставляться в офис контролера, как минимум, еженедельно.Вы должны присутствовать во время обработки депозита.

Ознакомьтесь с ежемесячными бюджетными отчетами, предоставленными вам Управлением контролера. Чтобы выявлять ошибки проводки в любой учетной записи (бюджетной, с ограничениями и т. Д.), Каждая подотчетная единица должна вести свои собственные записи и проверять исправления по ежемесячным бюджетным отчетам.

Внутренние депозиты для наличных денег и / или чеков

Менее 10 монет, 10 бумажных денег, 10 чеков.

Материалы, необходимые для обработки: Seattle U.Форма кассового чека, наличные деньги и / или чеки.
Подготовьте одну (или несколько) форм кассовых чеков Университета Сиэтла. Эти депозиты могут включать наличные деньги и / или чеки в одном кассовом чеке. Заполните форму полностью. Перечислите 17-значные номера счетов авторизованной главной книги. Этот номер должен соответствовать номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета. Напишите имя клиента в верхней строке раздела формы «Источник платежа»; краткое описание платежа может быть указано под именем клиента (например,g., «Джон Доу» на верхней строке, «междугородние телефонные звонки» на второй линии).

Для внесения наличных и / или чеков вы должны явиться кассиром, обрабатывающим квитанции. Все чеки должны быть заверены печатью Университета Сиэтла, на которой указано название вашей подотчетной единицы. Если у вас нет штампа, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его в книжном магазине.

Внутренние депозиты для платежей по кредитным картам

(только MasterCard и Visa) .Материалы, необходимые для обработки: форма квитанции об оплате наличными в Сиэтле U., номер кредитной карты MasterCard или Visa, срок действия (месяц / год).
Подготовьте отдельную форму кассового чека Университета Сиэтла для каждого отдельного клиента. Заполните анкету полностью и аккуратно. Укажите соответствующий номер фонда, номер отчетной единицы и номер счета. Напишите имя клиента в верхней строке раздела «Источник платежа»; укажите полный номер кредитной карты и дату истечения срока действия (месяц / год) под именем клиента.Депозиты по кредитной карте могут быть оставлены у окна офиса контролера и получены в течение одного или двух дней.

Внешние депозиты наличными или чеками

10 или более чеков, 10 или более монет * или 10 или более бумажных денег.

Материалы, необходимые для обработки: форма квитанции об оплате наличными в Сиэтле, квитанция о банковском переводе, пластиковый пакет для банковских вкладов (и лента счетной машины для чековых вкладов).

Внешние депозиты могут состоять из монет, наличных денег или чеков. * Монеты в пластиковых пакетах не должны превышать пяти фунтов.Все чеки должны быть заверены печатью Университета Сиэтла, на которой указано название вашей подотчетной единицы. Если у вас нет штампа, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его.

На внешней стороне пластикового банковского депозитного мешка (как на верхней полосе, так и на основной части мешка) нанесите следующую информацию; не обращайте внимания на инструкции, напечатанные на пакете:

  • Дата оформления депозита.
  • Название отчетной единицы, делающей депозит.
  • Сумма депозита, будь то наличные или чеки.
  • Имя лица, готовящего депозит.

Подготовьте квитанцию ​​о банковском вкладе. Депозитная квитанция должна включать сумму депозита, дату, название вашей отчетной единицы, ваше имя и сказать «наличные» или «чеки». Если депозит представляет собой валюту, смешанную с монетами, укажите общие суммы в валюте и монетах отдельно в соответствующих строках вверху квитанции о банковском депозите. Положите белую копию в депозитный мешок банка.Желтая копия будет передана кассиру. Для внесения наличных не требуются магнитные ленты для счетных машин.

Если ваш депозит состоит из чеков, вы должны запустить две ленты счетной машины: одну, которая будет помещена в сумку банковского депозита с чеками, и белую копию банковского депозита; другую ленту счетной машины следует прикрепить скобами к желтой копии квитанции о банковском переводе. Если у вас нет счетной машины, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать ее. Снимите пластиковую полоску в верхней части банковского депозитного мешка и прикрепите ее к желтой копии банковского депозита.Перед упаковкой в ​​мешки удалите с валюты все скрепки и маленькие резинки.

Подготовьте форму кассового чека с 17-значным авторизованным номером счета в главной книге. Убедитесь, что это число соответствует номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета. Вы также должны включить краткое описание кассового чека (например, «Экуменический ретрит»). В разделе «Только для подотчетной единицы» введите название подотчетной единицы, ваше имя + добавочный номер телефона и дату депозита.Кроме того, отметьте соответствующие поля для типа (ов) платежей, которые вы вносите, то есть «чеки и / или наличные».

Вы можете использовать одну форму кассового чека для внесения депозита, который включает две сумки: одну сумку чеков и одну сумку наличных денег. Общая сумма кассового чека должна равняться сумме сумок. Не наполняйте депозитный мешок до такой степени, чтобы он мог сломаться. Если депозитные мешки заполнены ненадежно, вас попросят снова упаковать их.

Внешние депозиты на крупные суммы монет

Материалы, необходимые для обработки: Seattle U.Форма кассового чека, квитанция о банковском вкладе, счетчик наличных денег контролера и полиэтиленовый пакет (-ы).

Суммированные депозиты, подготовленные в соответствии со стандартами Федерального резерва, перечислены ниже:

  • Кварталы $ 500.00
  • Даймов $ 250.00
  • Никель $ 100.00
  • Пенни $ 25.00

Подготовьте форму кассового чека в Сиэтле, указав 17-значный номер авторизованного счета в главной бухгалтерской книге. Убедитесь, что этот номер соответствует номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета.Включите краткое описание депозита в разделе «Источник платежа» Квитанции. Отнесите депозит в кассу в офисе контролера. Посмотрите, как кассир сверяет сумму банковского депозита с кассовым чеком.

Подготовьте квитанции о банковском депозите с указанием даты, суммы депозита в монетах и ​​названия вашей отчетной единицы (ниже суммы вашего депозита в долларах). Белая копия (оригинал) депозитной квитанции должна оставаться внутри пакета. Желтая копия квитанции будет передана кассиру.Перед запечатыванием пакета (-ов) убедитесь, что белая копия квитанции о банковском переводе и счетная ведомость наличных находятся в пластиковом (-ых) депозитном (-ых) пакете (-ах). Прикрепите пластиковую полоску депозитного мешка к желтой копии банковского депозита.

Как заказать расходные материалы

  • Сумматор и лента
    Обратитесь к своему финансовому менеджеру .
  • Банковские депозитные книжки (квитанции)
    Предоставлены Контролером
  • Счетная ведомость контролера
    Доступна в офисе контролера
  • Квитанции о продаже кредитной карты
    Предоставлены Контролером
  • Подтверждающий штамп
    Обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его в книжном магазине.
  • Полиэтиленовые пакеты
    Предоставляются Контролером
  • Сиэтл U. Квитанция об оплате наличными
    Предоставляется Управлением контролера (распределяется блоками по 100 штук)

Если вам нужно больше пяти предметов снабжения, предоставленных Управлением контролера, позвоните по добавочному номеру № 6292 за три-четыре дня вперед.

Внутренний контроль денежных поступлений и доходов

Риски: незаконное присвоение, неучтенные квитанции, мошенничество Ссылка

Ссылка на кассовые чеки

Необходим строгий внутренний контроль для предотвращения ненадлежащего использования средств и защиты активов.Они защищают как университет, так и сотрудников, работающих с наличными деньгами.

Защита денежных средств Ссылка
  • Ограничительно индоссировать чеки сразу после получения с надписью «Только для депозита — Сиракузский университет»
  • Храните наличные деньги / чеки в закрытом и безопасном месте до тех пор, пока они не будут сданы на хранение. Доступ в зону должен быть ограничен только определенными лицами. Если лицо, ответственное за опекунство, покидает свое рабочее место, любые ключи следует забрать или поменять комбинации.Помните, что пока вы храните наличные или чеки, ответственность за них несете вы.
  • Своевременно вносить депозиты. Чем раньше можно будет внести наличные или чеки, тем меньше будет риск кражи или потери средств. В идеале депозит должен быть сделан в течение 24 часов. Если суммы незначительны (менее 100 долларов), то депозиты можно делать еженедельно.
Ссылка на регистрацию денежных поступлений
  • Все денежные поступления должны быть немедленно зарегистрированы с использованием кассового аппарата, ввода данных в компьютерную систему, предварительно пронумерованной книги квитанций или рукописного журнала.Квитанции могут быть в ручном или электронном формате и должны содержать полученную сумму, имя плательщика, цель платежа и его форму (наличные / чек / кредитная карта).
  • Предоставьте квитанцию. В идеале чеки должны быть предварительно пронумерованными и состоять из двух частей. Один экземпляр должен быть предоставлен плательщику, а другой хранится в архиве. Общая сумма депозитов может быть проверена независимо другим лицом путем учета каждой последовательно пронумерованной квитанции.
  • Денежные квитанции не должны использоваться для выплаты наличных денег, обналичивания чеков, внесения сдачи или по каким-либо личным причинам.
Ссылка для согласования
  • Проверять депозит, ежемесячно согласовывая депозитные квитанции кассовых операций с главной бухгалтерской книгой
  • Кассовые аппараты и автоматы для кредитных карт должны быть сбалансированы ежедневно. Следует контролировать чрезмерные / короткие суммы.
  • Датированный и подписанный протокол сверки должен сохраняться
Разделение обязанностей Ссылка

Никому не должно быть разрешено собирать, обрабатывать или перевозить и депонировать чеки / валюту без какой-либо дополнительной функции контроля, обеспечивающей учет всех средств.Примеры таких средств контроля:

  • Лицо, собирающее и записывающее квитанцию, не должно совпадать с лицом, вносящим депозит. Кроме того, лицо, не зависящее от регистратора и вкладчика, должно сверять депозит с главной бухгалтерской книгой. Если в отделе всего один или два человека, проверка сверки руководством может обеспечить компенсирующий контроль.
  • При регулярном получении наличных денег или чеков по почте, если это возможно, при вскрытии почты должны присутствовать два человека.Один человек должен подсчитывать и записывать денежные переводы (журнал). Другой должен подготовить квитанцию ​​о депозите и отправить ее вместе с наличными / чеками в кассу. Депозитные квитанции должны быть сверены с главной бухгалтерской книгой третьим лицом.
  • Сведите к минимуму переводы наличных денег от человека к человеку. Подотчетность теряется, когда несколько человек обрабатывают наличные до их депонирования. Если переводы должны иметь место, обязательно задокументируйте это. Если вы являетесь передающей стороной, вы должны получить квитанцию, если вы являетесь передающей стороной, вы должны проверить, что вы получаете, прежде чем предоставлять квитанцию.Использование журнала приема / сдачи может быть полезным при транспортировке депозитов.
Подарки / личные чеки Ссылка
  • Если получены внешние подарки, направленные в Университет, они должны быть немедленно отправлены в отдел по развитию и внешним связям для обработки.
  • Персональные чеки не обналичиваются.

Соответствующая политика SU: Политика принятия подарков

Сборы и другие доходы Ссылка

Используйте счет дебиторской задолженности для обработки счетов и сбора рутинных операций по выручке.Если вы не уверены, следует ли регистрировать кассовый чек как выручку или как компенсацию расходов, обратитесь за помощью в отдел бухгалтерского учета в Управлении финансового контролера. Внутренний контроль, связанный с этим видом деятельности, включает:

  • Ведение вспомогательной книги счетов клиентов, включая все счета-фактуры и платежи
  • Счета должны быть предварительно пронумерованы
  • Общая сумма всех платежей должна согласовываться со связанными счетами доходов не менее чем ежемесячно
  • Дебиторская задолженность должна быть просрочена и ежемесячно проверяться на предмет просроченной выручки
  • Все просроченные счета подлежат взысканию
  • Вспомогательная бухгалтерская книга должна согласовываться со связанным счетом дебиторской задолженности ежемесячно
  • Все начисления, корректировки и возмещения должны быть надлежащим образом задокументированы и утверждены руководством до внесения в записи о дебиторской задолженности
  • Списание счетов должно быть одобрено руководством.
  • Обязанности должны быть разделены, так как лицо, ответственное за выставление счетов, также не собирает квитанции

Соответствующая политика SU: выручка от операций с внешними сторонами

Ссылка на банковский счет

Для открытия любого банковского счета Университета требуется соответствующее разрешение.

  • Банковские счета отдельных школ, колледжей или департаментов не допускаются. Банковские счета авторизованы и контролируются централизованно. Они требуют утверждения Попечительским советом.
  • Банковские счета внешних клубов или организаций не могут использовать идентификационный номер налогоплательщика университета
  • .

Соответствующая политика SU: Банковские счета

Принципы

для установления строгого внутреннего контроля за денежными поступлениями

Владельцам бизнеса всегда важно установить надежный и последовательный процесс отслеживания денежных поступлений, чтобы руководство могло точно отслеживать результаты.Правильно разработанные меры контроля должны включать как превентивные, так и обнаруживающие меры. Для предотвращения убытков введены превентивные меры, которые включают разделение обязанностей, автоматизацию, ограничения доступа и требования к документации. С другой стороны, детективный контроль существует для обнаружения ошибок или мошенничества. Они могут включать обзоры, согласования и аудиты и имеют решающее значение для обеспечения правильного функционирования превентивных средств контроля. Но для того, чтобы владельцы бизнеса могли защититься от множества проблем, лучше всего установить оба типа контроля.Чтобы создать и распространить основы для хорошей среды контроля за денежными поступлениями, владельцы бизнеса должны учитывать следующие принципы.

Разделение и автоматизация

Начните с рассмотрения каждого аспекта операции продажи и соответствующего кассового чека, чтобы убедиться, что разные лица участвуют в создании дебиторской задолженности, получении платежа и применении кассового чека в системе бухгалтерского учета. Распространенным заблуждением является предположение о надлежащем разделении, когда один человек передает кассовый чек, в то время как второй отвечает за платеж.Без третьего лица, которое подтвердит, что квитанции соответствуют зарегистрированным, сохраняется риск ошибки или мошенничества.

Хотя это не означает, что вам нужна армия бухгалтеров, это означает структурирование системы для правильного определения и разделения ответственности в процессе поступления денежных средств. Первый шаг начинается вне учета в точке продажи. Квитанция о продаже регистрируется в подробном «журнале кассовых чеков» с указанием даты получения, суммы, даты чека и информации о получателе платежа.Квитанции о наличных деньгах должны немедленно храниться в надежном месте, а чеки должны иметь штамп «только для депозита» с банковской информацией компании и своевременно депонироваться. По возможности денежные поступления также следует направлять централизованно.

После того, как наличные деньги или чеки сохранены или депонированы, журнал поступлений пересылается второму лицу для регистрации платежей в системе бухгалтерского учета. Это лицо не обрабатывает денежные поступления, но напрямую записывает в журнал активность, а также любую дополнительную информацию, предоставленную клиентом.Затем платежи применяются либо непосредственно к неоплаченным счетам, либо к выручке компании на основе информации, предоставленной клиентом.

На этом этапе многие компании останавливают процесс проверки. Однако в соответствии с передовой практикой третье лицо теперь должно сопоставить все квитанции из журналов поступления с депозитами, зарегистрированными в банке и примененными в бухгалтерском учете. Ведение документации по этому процессу выверки гарантирует регулярное и своевременное устранение разногласий. Компании с большими объемами денежных поступлений могут рассмотреть возможность автоматизации процесса с помощью банковского сейфа или другого стороннего поставщика, предоставляющего подробную информацию о поступлениях от вашего имени.Это происходит за плату, часто зависящую от объема поступления наличных. Тем не менее, это того стоит, поскольку может еще больше усилить контроль, удалив одного из трех лиц из процесса, у которого есть доступ к кассовым поступлениям.

Наконец, рассмотрите типы квитанций, возвращаемых покупателю, и убедитесь, что все книги квитанций или другие подтверждения предварительно пронумерованы, чтобы учесть последовательность всех предоставленных квитанций. Официальная система отслеживания квитанций особенно важна для незапрошенных квитанций, таких как особое событие или транзакция с некоммерческой организацией.

Ограничения доступа

Как уже упоминалось, компания может иметь до трех отдельных лиц, занимающихся получением, обработкой и проверкой денежных поступлений. Но процесс безопасен настолько, насколько безопасен доступ к настройкам учетной системы. Например, отдельные регистрируемые квитанции должны иметь доступ только к кассовому модулю системы, что означает, что они могут вводить квитанции, но не могут изменять реквизиты клиентского счета, такие как возвраты, скидки, цены или проданное количество.Почти каждое бухгалтерское программное обеспечение достаточно сложное, чтобы ограничивать типы доступа на основе учетных данных, назначенных пользователем. К сожалению, слишком часто эти средства контроля используются недостаточно, и люди имеют полный доступ ко всем модулям бухгалтерского учета, независимо от их обязанностей. Полный доступ должен существовать только для определенных ИТ-специалистов, и система должна иметь контрольный журнал, в котором подробно описываются все переопределения традиционной системы.

Документация

Наконец, отправной точкой для анализа того, что может пойти не так с любым типом транзакции, является надлежащая документация.Это гарантирует, что процесс и процедуры четко доведены до вашей команды и часто могут выявить любые слабые места в процессе до того, как возникнут проблемы. Общение с людьми, которые несут ответственность за этот процесс, часто приводит к разработке более четких политик, которые можно последовательно применять, а также к выявлению уникальных ситуаций, в которых может сохраняться риск ошибки. В качестве дополнительного преимущества такая коммуникация может также привести к элементам управления, которые выполняют намеченный элемент управления, не будучи чрезмерно обременительными для тех, кто выполняет задачи.Лаконичные и простые в использовании элементы управления всегда предлагают лучшую среду управления, которую люди вынуждены поддерживать. Сложные или чрезмерно сложные процессы приводят к плохой приверженности политике и игнорированию. Своевременные проверки и тщательная документация также способствуют созданию надежной контрольной среды для обнаружения ошибок.

Эти простые шаги в сочетании с твердым тоном руководства способствуют созданию надежной среды контроля над денежными поступлениями во всей организации и могут помочь предотвратить проблемы, когда вы меньше всего их ожидаете.

Узнайте больше о создании надежных механизмов внутреннего контроля за счет создания надежных методов выплаты денежных средств.

Получение и применение денежных средств — База знаний по начальному учету

Обзор

Квитанция об оплате используется для регистрации входящих денежных средств, полученных от покупателя, инвестора или поставщика. Когда кассовый чек изначально создается и сохраняется, он автоматически разносится. Затем его можно применить к одной или нескольким платежным записям.

Вы хотите:

Введите кассовый чек

1.Перейдите на главную страницу бухгалтерии и выберите Касса В щелкните Касса Поступления .
2. Щелкните Новый , введите необходимые поля в следующие поля и щелкните Сохранить .

  • Клиент (счет): В этом поле выберите счет, с которого будет производиться платеж.
    Примечание: После того, как учетная запись станет неактивной (в поле «Тип учета» установлено значение «Нет», а флажок «Учет активен» на экране «Учетная запись» снят), она больше не будет доступна при поиске по поиску.
  • Дата получения: Введите дату получения кассового чека в это поле.
  • Сумма: Введите общую сумму поступления.
  • Код платежа: В основном используется для ввода номера чека или информации о переводе.
  • Тип: Это поле является необязательным и может помочь при фильтрации отчетов и представлений списков для транзакций «Квитанции клиентов», «Предоплаты клиентов», «Возврат средств от поставщика» и «Прочие поступления».
  • Отчетный период: Используется для указания отчетного периода для финансовой отчетности.Это поле можно оставить пустым, и в нем автоматически будет указан отчетный период, в котором находится дата поступления.
  • Статус разноски: Статус «В процессе» означает, что поступление не было проведено или завершено. При первоначальном создании нового кассового чека статус по умолчанию — Утверждено, что означает, что квитанция завершена и может быть разнесена. Состояние «Разнесено» указывает на то, что дебет и кредит были записаны в бухгалтерскую книгу, и кассовый чек не может быть отредактирован, пока он не будет сначала не разнесен.
    Примечание: Если параметр «Авто-отправка исходных документов» включен на вкладке «Настройки публикации» в настройках учета, кассовый чек со статусом «Утверждено» будет автоматически отправляться после сохранения. Если этот параметр не включен, но ежедневное задание по расписанию было создано в настройках учета, все «Утвержденные» кассовые чеки будут автоматически отправляться на основании Даты следующего запуска и Предпочтительного времени начала.
  • Банковский счет: Выберите банковский счет для депозита.Счет GL здесь будет дебетован с помощью этой транзакции. Если оставить поле пустым, по умолчанию будет использоваться банковский счет по умолчанию, установленный на вкладке «Настройки учета».
  • Кредитный счет GL: Если оставить поле пустым, по умолчанию будет использоваться непримененный счет ARGL, установленный на вкладке «Настройки учета». Этот счет GL является счетом приостановки контрактивов, который будет зачислен на счет этой транзакции, а затем списан, когда кассовый чек будет применен к выставлению счетов.
  • Категория денежного потока: Если используется функция денежного потока, выберите соответствующую категорию денежного потока для поступления денежных средств.
  • Дополнительные поля учета: Переменные GL, проекты, продукты и задачи проекта также могут быть помечены тегами. Если заполнено, информация будет отправлена ​​в транзакцию.
  • Системные поля: Банковский депозит, Выверка банка и Дата клиринга будут автоматически заполнены по мере прохождения кассового чека по циклу учета. Оставьте эти поля пустыми.

Вернуться к началу

Применить кассовый чек в Lightning

После того, как кассовый чек введен и проведен, он готов к применению к счету, на который был выставлен счет.

Экран «Применить кассовый чек» в пользовательском интерфейсе Lightning поддерживает разбиение на страницы до 2000 записей. На этом экране вы можете быстро и легко выполнять следующие задачи:

  • Выберите другого клиента для применения кассового чека
  • Введите и найдите конкретный номер счета
  • Выберите статус публикации: «Размещено», «Утверждено» или «Все».
  • Введите диапазон дат выставления счета и / или диапазон дат оплаты
  • Введите диапазон суммы выставления счета.

Полученная сумма и дата применения отображаются для каждого биллинга и могут быть скорректированы при необходимости. Кроме того, Сумма корректировки и Счет ГК корректировки могут быть изменены для каждого биллинга. Когда вы щелкаете стрелку, чтобы применить сумму кассового поступления, поля Применено и Баланс автоматически настраиваются соответствующим образом.

  1. Перейдите на главную страницу бухгалтерии и выберите Касса В щелкните Касса Поступления .
    Важно: Остальные шаги для фактического применения кассового чека — , только применимы, если вы используете интерфейс Lightning.
  2. Откройте кассовый чек, который вы хотите применить, и нажмите Применить / отменить . Отобразится экран «Применить кассовый чек».


    Примечание: Щелкните здесь, чтобы просмотреть изображение выше в полноэкранном режиме.

  3. Чтобы изменить / сузить критерии поиска, при необходимости выполните любое из следующих действий:
      1. В поле Клиент , чтобы выбрать другого клиента для применения Квитанции, щелкните X , чтобы удалить текущего клиента. Затем найдите нового клиента.
      2. В поле Номер счета введите конкретный номер счета для поиска.
      3. В поле Статус проводки щелкните раскрывающийся список, чтобы выбрать Размещено , Утверждено или Все .
      4. Для того, чтобы ввести любой из следующих фильтров, вы должны выбрать клиента, номер счета или статус проводки.
          1. Диапазон дат выставления счетов — Щелкните значок календаря в полях От / До, чтобы выбрать дату.
          2. Диапазон дат выполнения — Щелкните значок календаря в полях От / До, чтобы выбрать дату.
          3. Сумма счета — Введите начальную и конечную суммы.
      5. Щелкните Search Billings для поиска по выбранным критериям.
  4. Щелкните стрелку вправо, чтобы переместить выбранную сумму в поле Полученная сумма .
  5. (Необязательно) При необходимости внесите изменения в любое из следующих полей:
      1. Полученная сумма
      2. Дата применения
      3. Сумма корректировки
      4. Корректирующий счет GL
  6. Выполните одно из следующих действий:
      1. Щелкните Сохранить и обновить , чтобы сохранить изменения и обновить экран «Применить кассовый чек».
      2. Нажмите Сохранить и завершить , чтобы сохранить изменения и вернуться к экрану «Запись счета».
  7. Когда применяется кассовый чек, создается платежный кассовый чек, который связывает кассовый чек с фактурой. Как только он будет создан, вы вернетесь к записи счета. Чтобы просмотреть примененную информацию, щелкните вкладку Применено к . Затем прокрутите страницу вниз, чтобы просмотреть примененную информацию, если это необходимо.
    Важно: Определенный пользователем статус разноски не должен создаваться или назначаться в качестве статуса по умолчанию для объекта Платежная квитанция.Это помешает публикации этих записей.


    Примечание: Щелкните здесь, чтобы просмотреть изображение выше в полноэкранном режиме.

Держатели треков и предоплата клиентов

Ретейнеры и предоплаты могут регистрироваться в начальном состоянии бухгалтерского учета как поступления денежных средств. Когда создается кассовый чек, будут созданы дебет в кассу и кредит в непримененный AR. Accounting Seed по умолчанию отслеживает предоплаты и / или авансовых платежей в непримененной учетной записи AR GL.

Если вы хотите отслеживать авансовых платежей или предоплат на счете GL, отличном от непримененного AR, просто замените счет Credit GL в кассовом чеке на счет обязательств по предоплате / депозитный счет клиента. По мере поступления денежных средств к Billings, счет GL обязательств, указанный в кассовом чеке, будет автоматически освобожден.

Вернуться к началу

___________________

Примечания к выпуску

и расписание

  • В выпуске Koali, как только учетная запись становится неактивной (в поле «Тип учета» установлено значение «Нет», а флажок «Учет активен» на экране «Учетная запись» снят), она больше не будет доступна из поиска.

____________________

Примечания к выпуску

и расписание

  • Экран «Применить кассовый чек» доступен для интерфейса Lightning.
  • Задание запланированной публикации позволяет вам запланировать автоматическую фоновую программу для выполнения автоматической разноски записей в нерабочее время, ночью или в любое желаемое время.

Руководство по контролю наличности | Обеспечение качества и соответствие финансовым требованиям

Разделение обязанностей

Адекватное разделение обязанностей снижает вероятность того, что ошибки (преднамеренные или непреднамеренные) останутся незамеченными за счет обеспечения отдельной обработки разными лицами на разных этапах транзакции и независимой проверки выполненной работы.Основная идея, лежащая в основе разделения обязанностей, заключается в том, что ни один сотрудник или группа сотрудников не должны иметь возможности одновременно совершать и скрывать ошибки или нарушения в ходе обычного выполнения своих обязанностей.

В целом, основные несовместимые обязанности, которые должны быть разделены, — это авторизация, хранение активов, а также регистрация транзакций или отчетность по ним. Кроме того, управление обработкой транзакции, как правило, не должно осуществляться одним и тем же лицом, ответственным за регистрацию транзакции или сообщение о ней.

Возможные проблемные области — это только показатель того, где разделение функций контроля нарушается или отсутствует. Если будет выявлено совпадение выполнения этих обязанностей, это может быть указанием для руководства на то, что структурные изменения улучшат защиту активов. В небольших отделах может быть невозможно или нецелесообразно полностью разделить контроль. В этих случаях необходимы дополнительный контроль и надзор со стороны руководства для обеспечения надлежащего внутреннего контроля.

Следующая таблица может использоваться для определения уровней внутреннего контроля, доступных в вашем отделе. Для каждой из перечисленных функций введите имя человека (лиц), ответственного за поддержку этой функции. Просмотрите таблицу для лиц, имена которых указаны более чем в одном столбце, а затем определите, свидетельствует ли это о потенциальном отсутствии разделения обязанностей.

Наличные
Функция Авторизация Хранение Запись Сверка
Открытие почты и распечатка чеков
Обработка кассовых чеков
Подготовка вкладов
Сопоставление перечня чеков к банковским вкладам
Ввод информации о депозите в Advantage
Ведение дебиторской задолженности
Сверка преимущества с информацией о депозите
Разрешение на списание безнадежных долгов
Общий контроль точности, полноты и доступа к файлам данных
.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *