Порядок ведения табеля учета рабочего времени: Табель учета рабочего времени 2021 — образец заполнения

Порядок ведения табеля учета рабочего времени в мед учреждении

Скачать Кто заполняет табель учета рабочего времени Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия. Образец приказа о назначении ответственного Скачать Выходные и праздничные дни в табеле на год Они отражаются в соответствии с производственным календарем , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Табель учета рабочего времени бюджетного учреждения

Скачать Кто заполняет табель учета рабочего времени Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.

Образец приказа о назначении ответственного Скачать Выходные и праздничные дни в табеле на год Они отражаются в соответствии с производственным календарем , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства.

Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Количество отработанных работником часов определяется на основании данных о времени прихода работника на место работы и его ухода. Из этого времени иногда вычитают периоды фактического отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительной причины.

Ночным временем считается время с 22 часов до 6 часов ст. К сверхурочной работе ст. Табель учета рабочего времени и начисление зп форма то 2 Инфо Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный ОВ или цифровым 27 код. Срок хранения табеля учета рабочего времени Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст.

Учет и налоги Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия расчитывает заработную плату и различные пособия. Разумеется, наличие больничного — обязательное требование для такой пометки. Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны.

Как внести изменения Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Внимание Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру графа 3. В графе 4 ставим отметки по дням: Я — явка рабочий день, В — выходной, ОТ — отпуск, РП — явка в выходной день отработка , К — командировка, ПК — повышение квалификации, У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения, Б — больничный с больничным листом, Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца.

Но зачастую, табель подписывается го числа и работникам условно проставляются рабочие дни. Но сотрудник может заболеть и т. В этом случае подается корректировочный табель и излишне начисленную сумму удерживают из аванса.

Ошибка в оформлении табеля на работника с гибким графиком Если предусмотрен гибкий график, то время оговаривается с работодателем, но не более 40 часов. В этом случае в табеле ставится код Я или 01 и отработанное время фактически с учетом нормы чтобы не было превышения норм. Ответ: На дни отсутствия проставляется код Н. Унифицированные формы Трудовым Кодексом РФ статья 91 установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени.

Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на год ТУРВ , утвержденные Постановлением Госкомстата от Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою.

Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени года. Приказом Минфина РФ от Иные же, не поименованные в Списке работники, выполняющие в отдельные периоды времени работу в производствах и цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в Списке, имеют право на дополнительный отпуск, рассчитываемый пропорционально отработанному времени, на тех же основаниях, что и работники, названные в Списке.

В счет времени, проработанного во вредных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, предусмотренного для работников данного производства, цеха, профессии или должности. Для целей предоставления дополнительного отпуска работникам, не поименованным в Списке, факт выполнения ими в отдельные периоды времени работ во вредных условиях труда должен быть документально подтвержден.

Основаниями для этого будут табель учета рабочего времени и письменное распоряжение работодателя об оплате. Если работник изъявил желание за работу в выходной день получить другой день отдыха, то в соответствии со ст. В этом случае работа в выходной день оплачивается в одинарном размере в том месяце, когда работник работал в выходной день, а другой день отдыха оплате не подлежит независимо от того, в каком месяце он будет предоставлен. При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.

ТК РФ. Выходные дни в этот период не отмечаются, т. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др.

Основанием для начисления заработной платы служат: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденным штатным расписанием утвержденными штатами и ставками тарифами заработной платы, Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, табель учета рабочего времени форма , Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях форма , другие учетные документы по учету труда и его оплаты.

Расчетно-платежная ведомость форма составляется по учреждению, подписывается исполнителем, ответственным за формирование ведомости и лицом, проверившим ее. Табель ведется в 1 экземпляре и подписывается: ответственным за составление табеля, руководителем подразделения и работником кадровой службы.

В табель включаются сотрудники, работающие по трудовому договору и для основных работников, и для совместителей и не включаются работающие по замещению должностей и по ГПД, так как действие ТК РФ не распространяется на ГК РФ.

На каждую должность — одна строка табеля. Работник включается и исключается из табель на основании документов по приему увольнению. Работнику присваивается индивидуальный табельный номер сохраняемый при исполнении трудовых обязанностей в организации до увольнения , отражаемый в документах по учету труда и заработной платы. Сроки сдачи табеля Т. Важную информацию об отражении отклонений в табеле учета рабочего времени вы найдете в материале здесь.

Однако, на практике чаще всего данную обязанность выполняют работники кадровой службы, так как отдел кадров производит оформление всех кадровых документов на работников например, ежегодный отпуск, учебный отпуск и т. Указания по заполнению унифицированных форм по учету труда, утв. Соответственно, до подписания табеля кадровик должен удостовериться в объективности, правильности и точности записей, внесенных в табель.

Табель учета рабочего времени. Форма Т, форма Т Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Формулу достаточно занести в одну ячейку. Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. Если в этот день действительно выходной — 0 рабочих часов.

Получается так: Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы: Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Из этой статьи вы узнаете: Какой код писать в табеле учета рабочего времени, если работник сдавал кровь Как отразить в табеле прохождение медобследования Из этой статьи вы узнаете: Как оформить донорские дни Донор с суммированным учетом рабочего времени В организации введен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом, равным одному году.

Сотрудник работает по сменному графику. На какое количество часов должна быть уменьшена норма его рабочего времени, если в учетном периоде он пять раз сдавал кровь в качестве донора? Работодатель обязан беспрепятственно отпускать работника-донора в организацию здравоохранения в день обследования и сдачи крови и ее компонентов[2]. Следовательно, работнику необходимо уведомить об этом работодателя.

РП — явка в выходной день отработка , К — командировка, У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения, Б — больничный с больничным листом, Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа. При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения могут отражаться в таблице двумя способами: методом сплошной регистрации явок и неявок на работу; путем регистрации только отклонений неявок, сверхурочных часов и т.

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости прогул, больничный, сверхурочная работа и т. Все обозначения и коды табеля указываются на титульном листе. Образец табеля учета рабочего времени скачать бесплатно Скачать Программы для ведения учета Некоторые организации используют специальные программы для ведения отражения рабочего времени сотрудников, которые обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о присутствии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, периоде работы и отдыха сотрудников и т.

Специалист по кадрам; Водителю. В случае продления, переноса либо не использования дополнительного отпуска, а также увольнения право на указанный отпуск реализуется в порядке, установленном трудовым законодательством Российской Федерации для ежегодных оплачиваемых отпусков. При переводе работника с должности, которая не включена в перечень на право дополнительного отпуска, на должность, включенную в перечень, дополнительный отпуск предоставляется пропорционально отработанному времени в календарном году по указанной должности.

Аналогично осуществляется предоставление дополнительного отпуска в случае перевода работника на другую должность с иной продолжительностью дополнительного отпуска. Оплата дополнительных отпусков производится в пределах средств, утвержденных по фонду оплаты труда учреждения. График отпусков обязателен как для руководителя, так и для работника. Для этого экономическими отделами учреждений здравоохранения должны быть составлены графики работы по всем структурным подразделениям в разрезе каждого специалиста.

График работы в зависимости от организационно-технических условий медучреждения составляется на конкретный учетный период, то есть отрезок времени, в рамках которого должна быть соблюдена продолжительность рабочей недели. При этом для всех категорий работников следует сохранить годовой баланс рабочего времени, определенный в соответствии с законодательством.

Переработка или недоработка нормального рабочего времени в отдельном месяце не может служить основанием для пересмотра графика, если общий баланс рабочего времени соответствует установленной норме рабочих часов в течение учетного периода и календарного года.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на конкретные календарные периоды месяц, квартал, год в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.

Инструкции, установленной законодательством, нет. На предприятии такой учет осуществляется на основании приказа руководителя и вменяется в обязанность конкретному должностному лицу. Для того чтобы избежать ошибок и неувязок на предприятии, следует разработать Положение о табельном учете, в котором урегулировать вопросы, связанные с процедурой подачи сведений для составления Табеля, присвоением табельных номеров, условными обозначениями и т.

Особенности заполнения табеля в отдельных случаях Каждый работодатель в целях контроля персонала и начисления заработной платы работникам обязан вести табель учёта рабочего времени. Для налоговиков отсутствие данного документа на предприятии приравнивается к необоснованности затрат на выплату заработной платы, что не позволяет отнести их на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу.

Табель является одним из документов, подтверждающих правомерность увольнения сотрудника за прогул ТК РФ ст. Организация учёта рабочего времени на предприятии Обязанности табельщика возлагаются на кадровика, бухгалтера, руководителей отделов, директора организации, любое другое лицо по должностной инструкции или приказу. При открытии в медучреждении листка нетрудоспособности больничного сотруднику Института необходимо в тот же день сообщить об этом заведующему отделом и табельщику.

При их отсутствии — в отдел кадров или бухгалтерию. При всех других формулировках больничный лист будет считаться недействительным и не может быть оплачен. При закрытии листа нетрудоспособности необходимо незамедлительно сдать его в отдел кадров в день выписки на работу. Это важный момент в соблюдении их прав — ведь сверхурочная работа, работа ночью или в выходные, нерабочие праздничные дни должна компенсироваться.

Медики — особая категория работников: их переработка может сказаться на качестве услуг, оказываемых населению.

О ПОРЯДКЕ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

ТК РФ продолжительность ежедневной работы смены по сравнению с установленной для лиц, занятых на работах с вредными и или опасными условиями труда, может быть увеличена коллективным договором при условии соблюдения предельной еженедельной продолжительности рабочего времени и гигиенических нормативов условий труда. Обратите внимание! Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час, а если у работодателя 6-дневная рабочая неделя, эта продолжительность не может превышать 5 часов ст.

Табель учета рабочего времени является первичным учетным документом, который должна вести каждая организация. Несмотря на то, что существуют унифицированные формы табеля, у работодателей возникают некоторые вопросы по их заполнению.

Он используется бухгалтерами при расчете заработной платы, премий, штрафов; сотрудниками отдела кадров для составления грамотной внутренней политики организации; руководителями компании. Документ служит также для предоставления налоговой отчетности, систематизации и упорядочивания сведений о рабочем процессе. Руководство организации самостоятельно принимает решение о том, какую из них выбрать. Отличие состоит в способе учета данных, бланк Т является наиболее распространеннойформой и предполагает ручное заполнение табеля, модификация Т служит для автоматического заполнения.

Табель учета рабочего времени в учреждении: ведем правильно.

Каждый работодатель в целях контроля персонала и начисления заработной платы работникам обязан вести табель учёта рабочего времени. Для налоговиков отсутствие данного документа на предприятии приравнивается к необоснованности затрат на выплату заработной платы, что не позволяет отнести их на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу. Табель является одним из документов, подтверждающих правомерность увольнения сотрудника за прогул ТК РФ ст. Обязанности табельщика возлагаются на кадровика, бухгалтера, руководителей отделов, директора организации, любое другое лицо по должностной инструкции или приказу. Учёт рабочего времени организуется по общим для всех работодателей правилам:. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Новосибирск Общие положения 1.

Порядок ведения табеля учета рабочего времени в мед учреждении

Во исполнение ч. Организовать с 1 января года учет рабочего времени работников ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Пермском крае» далее — Бюджетное учреждение и дополнительно учет рабочего времени фактически отработанного с вредными условиями труда или в условиях ненормированного рабочего дня. Утвердить: 2. Форму табеля учета рабочего времени приложение N 1.

Трудовым кодексом установлена обязанность по ведению учета времени, фактически отработанного каждым из сотрудников. Это важный момент в соблюдении их прав — ведь сверхурочная работа, работа ночью или в выходные, нерабочие праздничные дни должна компенсироваться.

Новосибирск Общие положения 1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками ДОУ на основании Приложения 5 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта г. Выбор способа заполнения Табеля ф определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения Для ведения Табеля ф приказом заведующего ДОУ назначаются ответственные лица из числа сотрудников ДОУ В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников ОУ на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет Табель ф открывается ежемесячно за дня до начала расчетного периода на основании Табеля ф за прошлый месяц Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет: ведет учет штатного состава сотрудников; на основании документов приказов по личному составу и общим вопросам вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов категорий, предоставлением отпусков и т.

ПОЛОЖЕНИЕ о порядке ведения табеля учета рабочего времени (код формы )

Заполненный табель ф. Рассмотрим особенности заполнения табеля ф. Выбор способа заполнения табеля ф. Заполняем фрагмент табеля ф.

.

Требования ведения табеля и графика мед работников

.

Табель учета рабочего времени. Форма Т, форма Т Она позволит.

.

.

.

.

.

.

Правила ведения табеля учета рабочего времени

Понятие табеля учета рабочего времени

Определение 1

Табель учета рабочего времени представляет собой документ, где регистрируются выходы или невыходы работников организации на работу. Данный документ представлен унифицированной формой по форме Т-13 ,где отражается учет рабочего времени, или по форме Т-12, где отражаются не только данные по отработанному времени, но и производится расчет заработной платы на основании отработанных часов (дней).

Ведение табеля учета рабочего времени обеспечивает выполнение таких важных управленческих и учетных функций как:

• контроль своевременной и полной явки всех работников организации;
• контроль перерывов в рабочее время;
• контроль своевременного ухода с рабочего места;
• учета отработанных часов для начисления заработной платы;
• учет неотработанного времени с раскрытием причин отсутствия работника на рабочем месте.

Формирование табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени должен составляться по каждому участку (подразделению) предприятия. Например, отдельно могут вестись табеля:

• отдела бухгалтерии;
• склада;
• каждого производственного участка;
• каждого магазина в торговой организации;
• и т.д.

На каждом участке должно быть ответственное лицо за ведение табеля:

• главный бухгалтер;
• начальник склада;
• начальник участка;
• администратор магазина;
• и т.д.

В табеле учета рабочего времени ежедневно фиксируется выход работника на рабочее место. Так в одной строке указываются:

• фамилия, имя и отчество работника подразделения;
• должность работника;
• табельный номер, присвоенный работнику.

В ячейке, согласно дате выхода, проставляются отработанные часы работником. Данный показатель заносится в конце рабочей смены.

Так, табель учета рабочего времени заполняется в течение всего отчетного месяца каждый рабочий день. В итоговом столбце суммируются отработанные часы работником за первую половину месяца – для расчета аванса, и за полный месяц – для окончательного расчета заработной платы за отработанный период.

Готовые работы на аналогичную тему

Отработанное время указывается с расшифровкой. Например, это могут быть ночные часы, работа в праздничные дни, сверхурочные часы.

В обязательном порядке, в табеле учета рабочего времени проставляются отметки о неявках на рабочее место, и указывается причина таких неявок. Неявки работника могут быть по уважительным и неуважительным причинам. Уважительными причинами являются такие виды неявок как:

• ежегодный оплачиваемый отпуск;
• отпуск без сохранения заработной платы.

Такие неявки должны быть подтверждены документально. В данном случае, подтверждающими документами являются заявление самого работника на отпуск с указанием периода такого отпуска и приказ руководителя о предоставлении, указанного в заявлении отпуска.

• неявка в связи с болезнью, беременностью, родами. Такие неявки подтверждаются больничными листами, где также указан период болезни.
• командировка. Такая неявка подтверждается приказом руководителя о направлении работника в командировку с указанием периода командировки.
• производственные простои не по вине самого работника. Такая неявка подтверждается приказом руководителя с указанием периода простоя.
• неявка в связи с выполнением поручений государственного значения. Такая неявка подтверждается приказом руководителя с указанием периода выполнения поручений.

Замечание 1

Пропуски рабочего времени без уважительной причины считаются прогулами. Документально прогулы подтверждаются докладными записками руководителю от руководителей подразделений.

расписаний: полное руководство | ProjectManager.com

Шаблон расписания

Чтобы познакомиться с типичным расписанием, мы создали бесплатный шаблон расписания, чтобы новички могли поиграть и изучить его самостоятельно. Это типичный пример еженедельного расписания, в котором указаны общие часы почасовой оплаты, обычные часы, сверхурочные часы и сведения о отпуске.

Если вы решите в конечном итоге использовать ProjectManager.com, указанный выше шаблон Excel можно напрямую импортировать для продолжения работы.

Связано: Бесплатные шаблоны управления проектами

Как заполнять табель учета рабочего времени?

Легче всего заполнять расписания, которые автоматически связываются с расписанием вашего проекта. Вы сэкономите много времени на вводе данных о задачах, если все, что вам нужно сделать, это выбрать задачи из списка. Независимо от того, интегрирован ли он автоматически и, следовательно, предварительно заполнен, или нет, вам понадобится список задач в вашем расписании, прежде чем вы сможете его выполнить.

Лучшие практики для программного обеспечения онлайн-расписания

для расписания — это ключевой компонент в отслеживании времени, затрачиваемого на задачи и проекты, чтобы гарантировать соблюдение графика.Расписания также важны с точки зрения отслеживания расходов, чтобы помочь вам контролировать расходы по вашему проекту.

ProjectManager.com имеет встроенную функцию расписания, которая работает вместе со всеми инструментами в нашем программном обеспечении, чтобы упростить использование расписаний, обеспечивая большую прозрачность в ходе выполнения вашего проекта. Вот краткое руководство по использованию расписаний в нашем программном обеспечении. Подпишитесь на бесплатную пробную версию и следите за ней, чтобы ваши проекты развивались как никогда гладко.

1.Создайте свой проект

намного проще, если вы заранее представляете, над какими задачами будут работать сотрудники. Мы рекомендуем начать с определения задач, которые вам понадобятся для достижения конечного результата.

Вы можете создать пустой проект для начала в программе или использовать один из наших отраслевых шаблонов для начала.

2. Пригласите свою команду

Соберите свою команду. Выбирайте участников, у которых есть опыт и навыки, чтобы справиться со всеми задачами, необходимыми для выполнения работы.

В программе пригласите членов команды в проект. Они будут уведомлены по электронной почте о том, что они добавлены.

3. Добавление и назначение задач

Задачи являются строительными блоками вашего проекта, и тщательно спланированные списки задач направляют вашу команду на протяжении всего проекта. Следовательно, важно практиковать правильное управление задачами с четким указанием направления и другими деталями.

Назначьте задачи членам команды и добавьте трудозатраты. Добавьте предполагаемое количество часов для каждой задачи, чтобы члены команды знали, что от них ожидают.После регистрации почасовой ставки и часов вы можете отслеживать свой бюджет.

4. Назначьте лицо, утверждающее табель учета рабочего времени

Назначьте кого-нибудь из команды, кто получит отправленные табели учета рабочего времени. Этот человек (обычно менеджер) будет следить за тем, чтобы оплачиваемые часы соответствовали выполненным задачам.

На вкладке «Управление пользователями» выберите утверждающего, которому член группы отправит свое расписание на проверку. Этот человек будет посредником между членом команды и платежной ведомостью / отделом кадров.

5. Попросите членов команды записать свое рабочее время

Каждый член команды несет ответственность за отслеживание часов, в течение которых они работают над задачей. Затем эта информация собирается в расписании.

Регистрируйте часы работы по отдельным задачам или записывайте их в табель рабочего времени. Вы также можете нажать кнопку автозаполнения, чтобы включить все назначенные вам задачи.

6. Просмотрите табель учета рабочего времени

Большая часть процесса расписания в ProjectManager.com автоматизирована для экономии времени и повышения эффективности. Однако должен быть человек, который проверяет расписание, чтобы убедиться, что он правильный, прежде чем передавать его в расчет заработной платы.

По прошествии необходимого количества времени (обычно еженедельно, раз в две недели, ежемесячно или два раза в месяц) самое время просмотреть расписание перед отправкой. Просмотрите расписание, щелкнув время в главном меню навигации. Установите неделю, которую хотите просмотреть.

7. Отправьте табель учета рабочего времени

Отправка расписания утверждающему в группе, которая их утверждает, является следующим шагом процесса.

Чтобы гарантировать своевременную отправку расписаний, вы можете настроить оповещения, которые можно настроить на определенный день / время каждую неделю.Вы получите напоминание по электронной почте.

8. Утвердить табель учета рабочего времени

Утверждающий получит табель рабочего времени сотрудника и должен просмотреть часы и задачи, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Если есть расхождения, то расписание необходимо вернуть тому, кто его отправил.

Если утверждающий отклоняет расписание, отправитель будет уведомлен. Будет поле, в котором вы можете объяснить любые расхождения и отправить заявку повторно. После утверждения расписание блокируется.Как показано в примере расписания ниже, одобрить или отклонить расписание очень просто с помощью ProjectManager.com.

9. Составление отчетов

Теперь, когда ваше расписание утверждено, вы можете еще больше отслеживать свое время с помощью отчетов. Отчетность полезна для просмотра всех ваших данных и выявления узких мест, превышений и других несоответствий. Они также являются важным инструментом для того, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе.

Вы можете создавать отчеты на основе данных расписания для отдельных пользователей или проектов за определенный диапазон дат, чтобы получить более подробную информацию о ходе выполнения.Настройте отчеты и поделитесь ими в формате PDF или электронной таблицы, когда у вас есть презентация для заинтересованных сторон.

ProjectManager.com — это надежное и отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогло руководителям проектов завершить более 2 миллионов проектов. Доступ к нашим надежным инструментам управления расписанием может быть именно тем, что вам нужно, чтобы выйти на новый уровень производительности.

Начните составлять табели учета рабочего времени прямо сейчас, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией ProjectManager.com!

Многочисленные варианты использования табелей учета рабочего времени

Мы уже касались этого ранее, а теперь более подробно рассмотрим преимущества табелей учета рабочего времени, выходящие за рамки простого учета рабочего времени и оплаты сотрудников.

Для создания базы данных исторической информации.

Выходные данные отслеживания рабочего времени представлены в виде расписаний, которые показывают, сколько времени человек потратил на выполнение конкретной задачи. Это ценные данные, потому что многие из этих задач повторится снова в будущем. Ваше хранилище данных для отслеживания рабочего времени позволит вам лучше оценивать ситуацию в будущем, потому что вы можете использовать реальные данные.

Например, предположим, что вы оцениваете, что подготовка каркасов для нового веб-сайта займет 5 дней.Вы вносите это в расписание проекта, и оно автоматически передается в расписания для соответствующих ресурсов. Они заполняют табели рабочего времени фактическими часами работы, потраченными на создание каркасов. На создание макетов у двух человек уходит 4 дня, так что в общей сложности это 8 дней.

В следующий раз, когда вы придете оценивать задачу по созданию каркасов, вы можете использовать реальные данные за 8 дней и составить гораздо более точный график проекта.

Для расчетных клиентов

Это довольно очевидно.Как мы объясняли в начале, если ваша коммерческая модель основана на взимании с клиентов платы за ваше время, вам необходимо знать, за какое время они взимают плату. Таблицы рабочего времени также содержат подробную информацию, чтобы вы могли точно указать, что вы делали в проекте.

Это полезно, если когда-либо запрашиваются ваши счета, особенно когда работа занимает больше времени, чем планировалось, из-за изменений, запрошенных клиентом. Еженедельные расписания являются стандартом для информирования клиентов. Однако ежедневные расписания могут быть более эффективными в проектах с меньшей продолжительностью.

Для управления вашей рабочей нагрузкой

Менеджеры и сотрудники часто удивляются, когда начинают отслеживать свое время, потому что они могут точно видеть, где они тратят больше всего усилий. И не всегда бывает там, где должно быть.

могут быть действительно полезны, если вы укажете, почему вы не так эффективны, как вы думаете, потому что они указывают на то, куда уходит ваше время. Это поможет вам более эффективно управлять своей рабочей нагрузкой как в течение одного дня, так и в течение более длительного периода времени, например недели.

Как часто следует заполнять еженедельное расписание?

На этот счет нет жесткого правила, но, как правило, лучше заполнять каждый день еженедельного расписания как можно скорее, чтобы помнить, на что вы тратили свое рабочее время.

Если у вас не так много задач, вероятно, вы сможете управлять своим недельным расписанием, выполняя их раз в неделю. Однако, если у вас есть много отдельных задач в течение дня, то лучше потратить несколько минут на запись своего времени непосредственно перед выходом из системы.

Как управлять пропусками и отпусками в расписаниях

Иногда вам не нужно записывать время по деятельности по проекту, потому что сотрудник находится в отпуске по болезни или в ежегодном отпуске. Это может поставить под угрозу точность отслеживания ваших расходов.

Самый простой способ справиться с этим — создать задачу «администратора» под названием «Болезнь» или «Отпуск» и попросить их вместо этого записывать свои обычные рабочие часы. В зависимости от политики компании это может считаться оплачиваемым выходным или нет, что должно быть указано в онлайн-расписании.

Когда период простоя затрагивает всех, например закрытие офиса на праздник, вы можете изменить рабочее время в главном календаре, чтобы вашей команде не приходилось записывать время в эти дни.

Следует ли сохранять тайну расписания?

не должны оставаться конфиденциальными, потому что теоретически ваша команда должна знать, над чем вы работаете, и наоборот. На самом деле нет ничего конфиденциального в названии задачи высокого уровня для подавляющего большинства информации о планировании проекта.Если это было запланировано, ваша команда все равно сможет увидеть запланированное задание. Учет рабочего времени сотрудников также включает менеджера.

табелей учета рабочего времени — добро или зло?

Менеджеры, как правило, делятся на два лагеря, когда дело доходит до учета рабочего времени: они либо понимают ценность этого и являются огромными сторонниками, либо не видят смысла и считают, что это подрывает доверие к команде. Если вы попадете во второй лагерь, то, надеюсь, это объяснит, почему вам следует пересмотреть отслеживание времени в ваших проектах.

Это трюизм, что управлять можно только тем, что вы измеряете. Успешные менеджеры проектов в любой момент знают, насколько далеко они продвинулись в своем проекте. Эта информация помогает им определить, опережают ли они бюджет или превышают его, и могут ли они уложиться в предстоящие сроки. Контроль времени и затрат имеет важное значение для успеха любого проекта. Хотя онлайн-табели учета рабочего времени являются лучшим выбором из-за их набора функций, электронные табели учета рабочего времени или даже распечатываемые табели учета рабочего времени следует использовать для отслеживания прогресса любого проекта.

Если вы не знаете, сколько времени заняло выполнение задачи, и не можете сравнить это время с запланированным временем, понять эффективность вашего проекта будет намного сложнее.

Как преодолеть сопротивление использованию расписаний

Одна из проблем, которые вы можете услышать от менеджеров, заключается в том, что команда не любит использовать табели учета рабочего времени. Из-за этого, казалось бы, широко распространенного мнения, может быть сложно перейти на временную запись, если вы раньше так не работали. Введение учета рабочего времени сотрудников там, где это еще не практикуется, является огромным изменением культуры для многих организаций.

Если в вашей организации есть сопротивление, сделайте шаг назад и спросите, почему существует такой уровень сопротивления. Это могло быть потому, что

• Они считают, что табели учета рабочего времени — это большая работа.
• Они чувствуют себя управляемыми на микроуровне.
• Они считают, что табели учета рабочего времени можно использовать для наказания сотрудников, которые не регистрируют достаточное количество часов.

Лучший способ справиться с этими проблемами — сесть с командой и объяснить, что вы делаете для их решения. Например, если они обеспокоены тем, что заполнение расписаний будет затруднительным, покажите им, как легко щелкнуть и отправить с помощью программного обеспечения для онлайн-учета рабочего времени.

Когда вы знаете, почему члены команды не хотят отслеживать свое время, вы можете решать их проблемы индивидуально. Возможно, вам потребуется разработать стратегии с человеческими ресурсами, чтобы привлечь вашу команду.

Как сэкономить время вашей команды при использовании счетчиков расписания

Учет времени сам по себе является дополнительной задачей. Однако это не должно быть обременительным. Программное обеспечение для учета рабочего времени делает этот процесс быстрым, эффективным и простым для всех участников.

Если вы регулярно выполняете одни и те же задачи для одних и тех же проектов, вы можете использовать общую функцию «Копировать прошлую неделю» для автоматического заполнения расписания на эту неделю.Либо сразу нажмите «Сохранить», либо внесите несколько изменений и отправьте его.

Вы даже можете сэкономить время, если создадите индивидуальный еженедельный табель. Если ваше программное обеспечение для учета рабочего времени связано с расписанием вашего проекта, вы можете «Автозаполнить», чтобы выполнить задачи, которые вам были назначены, избавив вас от необходимости печатать их. Дополнительным преимуществом здесь является то, что они автоматически передают данные о вашем времени обратно в расписание проекта, которое обновляет задачу, чтобы показать, сколько усилий было потрачено на нее на текущий момент.

Следующие шаги для учета времени

Самый простой способ узнать, будет ли учет рабочего времени полезным для вас и вашей организации, — это просто зафиксировать и начать записывать свое время на задачи. Самым сложным аспектом сохранения времени является сохранение этой привычки.

При правильном применении расписания проектов быстро станут нормой для вашей команды, а их заполнение станет еще одним аспектом коллективного достижения успеха. Вскоре вы удивитесь, как вам когда-либо удавалось запускать свои проекты без обширных данных, которые предоставляет учет рабочего времени.

Пройдет совсем немного времени, и ваши оценки улучшатся, ваша уверенность в соблюдении сроков повысится, а показатели успешности вашего проекта увеличатся.

Теперь, когда вы знаете все, что вам нужно о расписаниях и учете времени, пора начинать! Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager.com и начните отслеживать время выполнения ваших задач уже сегодня.

Начните бесплатную 30-дневную пробную версию

Как разработать действенную политику расписания (Руководство на 2021 год)

Точное хронометрирование предлагает множество преимуществ для вашего бизнеса.

Это помогает командам быть продуктивными и предотвращает потерю времени и денег из-за неэффективного планирования.

И когда у вас будет система хронометража, следующим шагом будет ее укрепление и стандартизация с помощью политики расписания .

В этой статье мы рассмотрим содержание твердой политики расписания, ее преимущества и пять серьезных советов.

Эта статья содержит:

(нажмите на ссылки ниже, чтобы перейти к определенному разделу)

Давайте начнем с основ.

Что такое политика расписания?

Табель учета рабочего времени Политика — это официальный документ, в котором четко указаны цели, процедуры и обязанности ваших сотрудников в отношении учета рабочего времени.

Он объединяет всю вашу команду с правилами отслеживания рабочего времени, а также с проверкой и отправкой данных расписания.

Политика также содержит четкий план действий для каждого сотрудника и перечисляет меры по исправлению положения при регулярных нарушениях.

Теперь давайте углубимся в подробности политики расписания.

Что следует включать в политику расписания?

У каждого предприятия разные потребности в хронометрии.

Мы составили краткий список нескольких основных компонентов эффективной политики расписания, которые вы должны включить в свою. Не стесняйтесь настраивать эти разделы в соответствии с вашими потребностями.

1. Цель политики

Вы должны четко указать целей , которых вы пытаетесь достичь с помощью политики расписания — например, точный учет рабочего времени сотрудников, выходных и отпусков.

Вы можете открыть политику с заявлениями, например:

«Цель этого расписания политика — установить стандартные процедуры для точного ведения учета и зарплаты . Эта политика предназначена для содействия точному и упорядоченному ведению табелей учета рабочего времени сотрудников в соответствии с федеральными и местными законами о труде ».

Добавление цели вверх помогает сотрудникам понять, как политика применяется в реальном мире.

2. Область действия политики

Область действия политики отвечает на вопрос: на кого распространяется политика?

Здесь вы должны указать, является ли эта политика общекорпоративной политикой или предназначена для определенной группы пользователей , скажем, отдела или возрастной группы.

В случае политики расписания вы можете выбрать одну политику с несколькими сегментами, которые применяются к разным пользователям. Вы должны указать, какой раздел относится к какой группе пользователей.

Например, в вашей компании могут быть сотрудники, которые либо освобождены, либо не освобождены от правил FLSA (Закон о справедливых трудовых стандартах).

Не освобожденные сотрудники — это сотрудники с почасовой оплатой, которые имеют право на льготы FLSA, такие как минимальная заработная плата и сверхурочные. Их недельная заработная плата рассчитывается на основе фиксированной почасовой ставки и количества часов, которые они работают каждую неделю.

Освобожденные сотрудники получают фиксированную годовую зарплату и не имеют права на получение вышеуказанных льгот.

Чтобы быть освобожденными от FLSA, сотрудники должны соответствовать требованиям к основному окладу, уровню заработной платы и должностным обязанностям. Эти тесты предусматривают, что работник должен зарабатывать годовую зарплату, превышающую минимальный порог, при выполнении освобожденных должностных обязанностей.

В то время как FLSA требует, чтобы работодатели вели точный учет рабочего времени для почасовых сотрудников, такого правила для сотрудников, получающих заработную плату, нет.

Тем не менее, работодатели могут по-прежнему вести учет рабочего времени и вести табели учета рабочего времени для наемных сотрудников из-за множества преимуществ.

Поскольку требования к учету рабочего времени для обеих категорий должностей различаются, следует избегать путаницы, добавляя такие утверждения, как:

Раздел 2 определяет инструкции по учету рабочего времени и обязанности сотрудников.

Он разделен на две части.

• Если вы наемный сотрудник , обратитесь к раздел 2A , чтобы получить подробные инструкции по расписанию.
• Если вы почасовая оплата , обратитесь к раздел 2B , чтобы получить подробные инструкции по расписанию.

Кроме того, вы можете создать отдельные документы политики для каждой группы пользователей.

Однако единая политика компании помогает поддерживать единообразие и избавляет от необходимости пересматривать несколько документов в будущем.

3. Общая информация

Прежде чем перейти к сути политики, вы можете включить раздел, который предлагает основную информацию о ваших системах хронометража, программном обеспечении и процессах.

Вы также можете использовать этот раздел для объяснения некоторых стандартных и повторяющихся терминов в контексте политики.

Вот несколько примеров стандартных терминов расписания с указанием их ориентировочного значения.

Некоторые из них могут быть изменены в соответствии с вашими потребностями:

• Рабочий час — это любой час дня, когда сотрудник работал с предварительного разрешения менеджера.
• A рабочий день — это [укажите число] часов разрешенной работы, выполняемой между обычными рабочими часами (с 8:00 до 18:00)
• Сверхурочные часы — это разрешенные часы работы, выполняемые сверх сорока часов в рабочую неделю .Он округляется до ближайшего [указать дробную часть] часа.
• Сотрудник , не освобожденный от уплаты налогов — это почасовый работник, который получает выплаты на основе фиксированной ставки заработной платы и дополнительную компенсацию за сверхурочные часы.
• Освобожденный от налогообложения сотрудник — это оплачиваемый работник в любом отделе компании. Они не имеют права на компенсацию за сверхурочную работу, но могут брать отпуск вместо работы, выполненной сверх обычного рабочего времени (сверхурочная работа).
• Оплата по болезни — это [указать процент] от дневной заработной платы или заработной платы сотрудников, которую они получают за оплачиваемые отпуска по болезни.
• Отпускные — это половина дневной заработной платы или заработной платы работника за работу в отпуске.
• Ежегодный отпуск — это общее количество оплачиваемых отпусков, на которые работник имеет право в течение года.

4. Процедуры

Раздел процедур является сердцем политики расписания, в котором вы детализируете методы и процессы хронометража.

Вы должны создать отдельные разделы для сотрудников, руководителей и менеджеров, так как у них разные обязанности и они могут использовать разные инструменты.Вы также можете разделить процедуры для ваших наемных и почасовых сотрудников.

Вот несколько общих разделов о процедурах учета рабочего времени для почасовых сотрудников и сотрудников с окладом, которые вы могли бы включить в свою политику:

A. Почасовые сотрудники

• Ежедневные часы прихода и ухода.
• Корректировка времени пропущенных ударов.
• График работы.
• Учет рабочего времени.
• Отслеживание перерывов и периодов приема пищи.
• Правила сверхурочной работы.
• Табель учета рабочего времени или утверждение и представление и т. Д.

B. Наемные сотрудники

• Отслеживание часов для задач и проектов.
• Получение разрешения на сверхурочную работу.
• Учет сверхурочных часов.
• Учет отпусков и отпусков.
• Получение утвержденных табелей учета рабочего времени.
• Отправка табелей учета рабочего времени в систему расчета заработной платы.

Чтобы упростить хронометраж, вы можете использовать расширенные инструменты, такие как Time Doctor , которые сочетают учет времени с мощными функциями управления проектами.

Инструмент помогает сотрудникам отслеживать часы работы по задачам и проектам с помощью простого таймера запуска / остановки в интерактивном режиме отслеживания времени. Time Doctor автоматически сохраняет отслеживаемые данные в онлайн-расписании.

Его интегрированное управление заработной платой может помочь вам обрабатывать табели учета рабочего времени сотрудников для точного и быстрого расчета заработной платы.

Ищете дополнительную информацию о табелях учета рабочего времени?

Вот наше подробное руководство с бесплатными шаблонами табелей учета рабочего времени .

5. Обязанности

После определения процедур вы должны распределить роли и обязанности для всех своих сотрудников.

Например, в обязанности почасового сотрудника могут входить:

• Утверждение графиков работы руководителем или менеджером.
• Отслеживание их общего количества часов (общего запланированного времени) и фактических часов (фактического рабочего времени) с помощью инструмента электронного расписания.
• Ведение журнала не менее [минимальное необходимое количество] часов каждую рабочую неделю.
• Ведение отдельных расписаний для разных проектов или отделов.
• Проверка данных расписания на еженедельной или ежедневной основе.
• Получение расписаний, утвержденных уполномоченными лицами (менеджером или непосредственным руководителем).
• Внесение утвержденных табелей учета рабочего времени в расчетную ведомость до окончания расчетного периода.
• Требуется предварительное разрешение на сверхурочную работу.

С другой стороны, наемный сотрудник может иметь другой набор обязанностей.

Работодатель может не требовать от них учета обычных рабочих часов, а только сверхурочных часов, отпусков по болезни и других оплачиваемых выходных дней для учета начислений.

Это поможет рассчитать компенсации, такие как отпуск вместо отпуска, пособие по болезни, отпускные и т. Д., А также составить отчет о ежегодном отпуске для вашего наемного персонала.

Аналогичным образом сокращаются задачи менеджеров и руководителей. В их обязанности могут входить:

• Составление графиков работы.
• Разрешение запросов на сверхурочную работу.
• Утверждение отпусков и отпусков.
• Проверка и утверждение расписаний сотрудников.

Для всех обязанностей, упомянутых выше, вы должны ссылаться на соответствующие процедуры, чтобы сотрудник мог быстро определить план действий.

6. Обеспечение соблюдения

Теперь, когда у вас есть надежная система хронометража, необходимо принять некоторые меры, чтобы сотрудники неукоснительно следовали этой системе.

Здесь важно помнить, что принуждение не должно заключаться в жестких правилах и строгих наказаниях.

Вместо этого он должен сосредоточиться на том, чтобы облегчить сотрудникам соблюдение правил политики.

Вот некоторые принудительные процедуры, которые вы можете включить в политику расписания:

• Убедитесь, что сотрудники имеют быстрый доступ к документу политики. Вы можете разместить его во внутренней сети компании или на портале самообслуживания сотрудников.
• Установите четкие и реалистичные цели учета рабочего времени и крайние сроки подачи расписания.
• Включите рекомендации и советы, которые помогут сотрудникам придерживаться правил политики.
• Обеспечивает удобные меры по корректировке курса в случае несоблюдения.
• Предлагайте программы вознаграждения, чтобы способствовать соблюдению требований.
• Укажите дисциплинарные взыскания по выявлению систематических нарушений.

7. Согласие

Отслеживание рабочего времени может включать конфиденциальную информацию о сотрудниках. Вы всегда должны получать согласие сотрудников, прежде чем применять политику расписания или любую политику на рабочем месте в этом отношении.

Вы можете распечатать документ с политикой и попросить своих сотрудников подписать ее. Если вы собираетесь сохранить его в цифровом виде, попросите их подписать отдельную форму согласия.

В любом случае убедитесь, что у ваших сотрудников достаточно времени, чтобы прочитать политику, прежде чем дать согласие на нее.

Заявление об отказе от ответственности: Примеры заявлений политики, представленные в этой статье, предназначены для предоставления общего руководства и могут использоваться только в качестве справки. Они не могут учитывать местные законы, законы штата или федеральные законы, а также другие применимые законы.Ни автор, ни Time Doctor не несут никакой юридической ответственности, которая может возникнуть в результате использования этих примеров заявлений.

4 Ключевые преимущества политики расписания

Давайте рассмотрим некоторые ключевые преимущества создания политики расписания для вашей компании:

1. Помогает установить четкие ожидания

У каждой организации есть бизнес целей , связанных с производительностью, прибыльностью, клиентом и удовлетворенность сотрудников. Эти цели прямо или косвенно зависят от того, насколько хорошо компания распоряжается своим временем.

Политика расписания помогает донести то, что вы ожидаете от своих сотрудников, и установить четкую подотчетность для достижения этих целей.

2. Дает четкий план действий

Совместное использование целей и ожиданий в отношении хронометража — это одно дело, но вам также нужен конкретный план действий , чтобы расширить возможности и направлять ваших сотрудников на этом пути.

Политика расписания содержит набор процедур и рекомендаций, к которым ваши сотрудники могут обратиться в любое время. Это эффективный способ сосредоточить всю организацию на правильном пути.

3. Поддержание согласованности процессов

Компания может следовать системе хронометража без создания официального документа политики.

Конечно, это может работать до определенной степени, но где это не удается, так это для обеспечения согласованности .

Когда все сотрудники следуют одним и тем же стандартным процедурам, рабочие процессы остаются последовательными и регулярными. Официальная политика также закладывает прочную основу для отслеживания прогресса ваших инициатив с использованием ключевых показателей эффективности.

4. Повышает эффективность хронометража

Политика расписания запускает цикл обратной связи и пересмотра, в котором вы постоянно стремитесь повысить эффективность и точность хронометража.

Если политика не приводит к ожидаемым результатам, вы должны обратить внимание на операционную неэффективность и узкие места. На этом этапе привлеките своих сотрудников и спросите их, почему текущая система не работает.

Затем используйте аналитические данные, чтобы внести необходимые изменения в свою политику и снова отслеживать свой прогресс.Этот цикл обратной связи и пересмотра помогает вам оптимизировать вашу систему хронометража, что может положительно повлиять на размер вашей прибыли.

5 практических советов по разработке отличной политики расписания

Вот несколько отличных советов по созданию надежной политики расписания для вашей компании:

1. Определите свои потребности в хронометраже

Перед составлением политики расписания вы должны оценить несколько факторов которые обычно формируют потребности компании в хронометрировании, например:

• Ваши бизнес-цели.
• Законы о бухгалтерском учете.
• Тип рабочей силы — освобожденный, не освобожденный, или их комбинация.
• Требования клиентов, такие как выставление счетов и выставление счетов.

Это поможет вам определить решения для учета рабочего времени, которые лучше всего подходят для компании, и составить соответствующую политику.

2. Консультации со всеми заинтересованными сторонами

Компании часто упускают из виду необходимость консультироваться со всеми заинтересованными сторонами перед разработкой политики. Такой разрозненный подход может привести к провалу политики, пробелам в реализации и неудовлетворенности сотрудников.

Работодатели должны обсудить предложения по политике со своими сотрудниками, клиентами и поставщиком программного обеспечения для расписания.

Достижение взаимного согласия со всеми заинтересованными сторонами поможет вам эффективно реализовать политику.

3. Сохраняйте простоту

Довольно часто вы сталкиваетесь с излишне длинными и сложными политическими документами.

Это затрудняет людям, которые должны проводить и реализовывать политику.

Сделайте ставку на то, чтобы формат и язык вашей политики были простыми для понимания и применения.Вы даже можете нанять специализированных писателей для разработки политики.

4. Включите ответы на часто задаваемые вопросы

Отличный способ убедиться, что сотрудники соблюдают правила политики, — это сформулировать их с их точки зрения.

Как?

Вот несколько примеров вопросов:

• Будет ли мой платеж задерживаться или удерживаться, если я отправлю табели учета рабочего времени после установленного срока?
• Влияет ли опоздание на мои начисленные ежегодный отпуск , пособие по болезни и отпускные ?
• Что произойдет, если я буду работать сверхурочно без предварительного разрешения?

5.Регулярно обновляйте политику

По мере роста компании ее политики могут становиться недостаточными, устаревшими или совершенно неактуальными.

Проведение такой политики может привести к ненужной утечке ресурсов и усилий.

Например, следуя процедурам ручного учета рабочего времени, даже если вы перешли на автоматизированные часы или систему расписания.

Компании должны периодически пересматривать свою политику и процедуры расписания, чтобы учитывать:

• выполнение КПЭ.
• Обновление систем хронометража.
• Изменения в FLSA и других законах о занятости.
• Новые модели работы, такие как удаленная работа или гибридная работа.

Последние мысли

Создание политики расписания может помочь работодателям более эффективно использовать свои человеческие ресурсы.

Он переносит цели и ожидания хронометража из залов заседаний в списки дел сотрудников.

Однако составление политики расписания может оказаться сложной задачей, особенно для нового владельца бизнеса.

Не волнуйтесь. Просто используйте советы и методы, описанные в этой статье, чтобы разработать четкую политику расписания, которая будет работать для вашей компании, сотрудников и клиентов.

Карло Борха — менеджер по интернет-маркетингу TimeDoctor.com. Он удаленный работник, специалист по цифровому маркетингу, серийный любитель кофе и многие другие.

Получите больше подобных материалов

Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности на свой почтовый ящик.

Мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.

29 передовых методов учета рабочего времени

Список из 29 передовых методов учета рабочего времени

01 • Учет рабочего времени

Учет времени с использованием таймера и заполнение табеля учета рабочего времени

Есть два способа отслеживать время:

• Измеряйте рабочее время с помощью таймера — начните отслеживать время, когда вы начинаете над чем-то работать, и остановитесь, когда закончите (или когда вы переключитесь на другое занятие).
• Добавить время вручную позже — приблизительное значение и ввод всех записей времени в конце дня / недели.

Какой метод лучше? Это зависит от того, почему вы отслеживаете время.

Если вы отслеживаете, чтобы измерить и улучшить производительность, или по какой-либо другой причине, когда вам нужны высокоточные результаты (с точностью до минуты), используйте таймер.

Если вы отслеживаете время из-за соблюдения требований (например, DCAA), вам нужна оценка того, сколько времени занимает проект или сколько времени вы проработали для расчета заработной платы, вы можете отслеживать время, заполняя табель вручную.

Большинству организаций не требуется высокая степень точности. Руководству просто необходимо знать, сколько часов потребовалось для выполнения той или иной деятельности, и все ли выполнили свою 8-часовую квоту в день.

Но когда вы отслеживаете время, потому что хотите повысить продуктивность, вам нужно учитывать каждую минуту (и учитывать время, которое вы тратите на перерывы, социальные сети, электронную почту и т. Д.).

Как и любая другая документация, учет времени создает накладные расходы, поэтому вы должны взвесить, сколько данных вам нужно, и их ценность.В конечном итоге ваши потребности в отчетности должны определять, что вы будете отслеживать и насколько подробными они должны быть.

02 • Учет рабочего времени

Автоматические и ручные счетчики времени

Есть два типа счетчиков времени: ручные и автоматические. С ручными вы должны ввести время, которое вы проработали, или запустить / остановить таймер самостоятельно вручную. В автоматическом режиме вы просто устанавливаете приложение, и оно работает в фоновом режиме, отслеживая, какие сайты вы посещаете или какие приложения используете.Оба типа имеют свое применение.

Автоматические счетчики времени полезны, чтобы получить представление о том, как вы проводите свой день, не поднимая пальца. Это делает их отличными, когда вы хотите отслеживать свою продуктивность и сократить время, которое вы тратите на социальные сети или аналогичные непродуктивные вещи.

Но автоматические трекеры не могут сказать, сколько времени вы потратили на какой-то проект или сколько вы должны выставить счет клиентам. Кроме того, они могут показать, что вы провели 24 минуты в электронной таблице, но не могут сказать, почему и работали ли вы.

Ручные устройства учета рабочего времени, хотя и вызывают больше накладных расходов, лучше подходят для отслеживания рабочего времени. Они позволяют классифицировать время в зависимости от ваших конкретных потребностей, дают вам больше контроля и являются более надежными. Они позволяют вам распределять время по значимым проектам, рассчитывать оплачиваемые часы и доходы, а также видеть, над чем работала ваша команда (а не только на том, какие сайты они посещали или какое приложение использовали).

03 • Учет рабочего времени

Не отслеживайте каждую мелочь

Отслеживание времени — это накладная задача, которая никому не нравится.Чем больше подробностей и точности вам потребуется, тем больше вероятность того, что вы получите неполные и неточные данные (особенно, если сотрудники не понимают, почему они должны это делать).

Общее эмпирическое правило: если это занимает более 15 минут, оно заслуживает отдельной записи времени.

Например: если вы делаете перерыв в туалете, вам не нужно отслеживать его — просто добавьте его во время проекта. Если у вас 30-минутный перерыв на обед, либо не отслеживайте его, либо пометьте его как перерыв.

Это также относится к фрилансу. Например, вам не нужно отслеживать общение, если только клиентские чаты не занимают так много времени, что им нужно их планировать, или если вы посвящаете целые блоки времени только ответам на электронные письма.

Другой пример — исследование, которое может занять много времени. Если клиент нанял вас для выполнения чего-то, что выходит за рамки вашего опыта, вы можете взимать половину. В конце концов, все новое, что вы изучаете, приносит вам пользу, а все, что вы изучаете для конкретного проекта, приносит пользу клиенту.Так что справедливо разделить расходы.

04 • Учет рабочего времени

Отслеживание даже не оплачиваемой деятельности

Рекомендуется отслеживать время, которое вы тратите на размышления, исследования, общение и другую не оплачиваемую деятельность.

Вы можете не включать их в счета, но они чрезвычайно важны при расчете вашей реальной почасовой ставки.

Например, вы можете взимать с клиента плату за 100 часов (время, которое вы фактически потратили на действия), но если учесть все дополнительное время (электронная почта, обратная связь, администрирование), вы фактически потратили 120 часов, таким образом ваша реальная почасовая ставка снизилась.

Но, зная, сколько времени на это уходит, вы можете рассчитать, стоит ли заниматься проектом, насколько ваши оценки не соответствуют вашим оценкам и следует ли повысить почасовую ставку.

05 • Учет рабочего времени

Организуйте время вокруг проектов

Данные учета рабочего времени бесполезны, если у вас нет возможности разобраться в них в отчетах. Вот почему так важно создавать проекты, вокруг которых вы будете группировать связанные записи.

Вы можете создавать проекты для всего, что имеет значение, и разделять их по сегментам: отделы, клиенты, виды деятельности, вакансии, вопросы, рабочие задания, процессы и т. Д.

Вы также можете классифицировать проекты по клиентам, если хотите лучше организовать сами проекты. Эти клиенты не обязательно должны быть реальными клиентами / покупателями. Это могут быть отделы или все, что имеет смысл разделить проекты. Просто имейте в виду, что у клиентов может быть несколько проектов, но проект может принадлежать только одному клиенту.

Вы также можете разбить проекты на задачи (т.е. подпроекты) и добавить еще один уровень в свою иерархию. Задачи могут указывать на тип деятельности (например, кодирование, проектирование, юридические вопросы) или быть более конкретными (разработка домашней страницы, база данных исправлений, написание предложения по проекту).

Если вам нужен больший контроль над категоризацией, используйте теги (т. Е. Метки). Они работают независимо от иерархии проекта и являются отличным способом добавления дополнительной информации к записям, чтобы их было легче отфильтровать. Например, вы можете использовать такие теги, как «специальная валюта», «выставлен счет», «активность», «проверено» — другими словами, вещи, которые могут быть применены к записи в любое время независимо от того, к какому проекту она принадлежит.

06 • Учет рабочего времени

Теги работают независимо от иерархии вашего проекта, и вы можете использовать несколько тегов для одной записи.Они похожи на ключевые слова для фильтрации отчетов.

Поскольку они работают в разных проектах, вы можете использовать их для различных видов деятельности (Анализ, Дизайн, Разработка, DevOps, QA, Встречи, Электронная почта, Перерыв, Обучение, Исследования) и посмотреть, сколько времени вы потратили на каждое действие на этой неделе.

Вы можете использовать их, чтобы помочь вам при выставлении счетов клиентам. Вы можете группировать записи по проектам и подгруппы по тегам, чтобы клиенты могли различать тип выполняемой операции.

Другой вариант использования — пометить записи, для которых требуется особая ставка выставления счетов, чтобы бухгалтерия знала об этом при создании счета.Или вы можете пометить счета-фактуры, чтобы случайно не выставить счет клиентам дважды.

07 • Учет рабочего времени

Не ждите, чтобы классифицировать время позже

Лучшее время для классификации времени — это когда вы его записываете. Если вы сделаете это правильно, то избавитесь от многих неприятностей в будущем (не говоря уже о том, чтобы знать, для какого проекта предназначена конкретная запись).

Для реализации этой привычки вы можете использовать обязательные поля. Просто определите минимальный уровень информации, которую должна содержать временная запись, прежде чем ее можно будет отправить.Например, вы можете создать правило, согласно которому к каждой записи должен быть прикреплен проект, и вы и ваша команда не сможете добавить время без него.

Это отлично подходит для поддержания чистоты отчетов. Если этого не сделать, вы можете получить неточные отчеты не потому, что время не было отправлено, а потому, что оно не было должным образом помечено и не отображается там, где должно быть.

08 • Учет рабочего времени

Не каждый раз, когда запись требует описания или примечания

Требование, чтобы в каждой записи был хотя бы проект, является наилучшей практикой, но требование описания часто бывает слишком много и должно использоваться только тогда, когда вам нужны примечания по каждому пункту, чтобы оправдать потраченное время другим (например, вашему клиенту или правительству). ).

Требование описания — это накладные расходы, которые часто не окупаются. Каждая часть данных, которую вы просите человека ввести, увеличивает количество времени и работы, которую он должен выполнить (не говоря уже о нагрузке на силу воли).

09 • Учет рабочего времени

Самая большая неприятность при использовании таймера — это его запуск и остановка. Когда вы делаете перерыв или находитесь вдали от компьютера, не забудьте остановить таймер. Если вы постоянно отходите от компьютера, но забываете остановить таймер, вы можете включить обнаружение простоя.Когда приложение заметит, что вы неактивны, оно спросит, хотите ли вы сбросить время простоя.

Если вы иногда забываете запустить таймер во время работы, настройте напоминания, чтобы приложение могло отправлять вам уведомление, если оно замечает, что таймер не работает в ваше рабочее время.

Еще одна замечательная функция — автоматический таймер запуска / остановки. Если у вас установлено расширение для отслеживания времени, таймер может автоматически запускаться при открытии браузера и останавливаться при выключении компьютера.Это отлично подходит для автоматического прихода на работу, когда вы приходите на работу, и автоматического ухода с работы по окончании работы.

Если члены вашей команды забывают записывать свое время в конце недели, вы можете установить цели и напоминания. Таким образом, если они не регистрируют определенное количество часов каждый день или неделю, программное обеспечение для отслеживания времени автоматически отправит им напоминание о необходимости ввести свои часы на следующий день или в начале следующей недели.

Еще одна отличная функция повышения производительности — таймер Pomodoro.Помидор — это метод продуктивной работы, при котором вы работаете короткими, но сфокусированными 25-минутными пакетами с 5-минутными перерывами между ними. Как только вы включите таймер Pomodoro, приложение отправит вам уведомление, когда пройдут 25 минут, и пора сделать перерыв.

10 • Учет рабочего времени

Примерное время, когда вы забудете запустить таймер

Когда вы используете таймер, вы часто забываете его запустить или выключить. Это очень часто.Вместо того, чтобы пытаться быть идеальным, лучше иметь стратегию, когда случаются подобные вещи.

Если вы забыли запустить / остановить таймер, просто приблизьте время, введите его вручную и двигайтесь дальше.

Если таймер уже запущен для какого-то другого действия, остановите его, оцените и вычтите, как долго вы работали над чем-то еще, и вручную создайте новую запись времени для недостающего действия.

11 • Отчетность по времени

Составьте список вопросов, на которые данные отслеживания времени должны дать ответ

Вы отслеживаете время, потому что вам нужны ответы, и некоторые из них будут важнее других.Расставьте приоритеты, а затем задокументируйте план действий, в котором вы будете отвечать на них на основе имеющихся у вас данных.

Q: Над чем мы на самом деле работаем?

A: Запускайте сводный отчет каждую пятницу за последние 7 дней, группируйте по проектам и подгруппы по задачам.

Вопрос: Сколько мы должны выставить счет нашему клиенту?

A: Отфильтруйте подробный отчет по клиенту за предыдущий месяц, исключите не подлежащие оплате записи, экспортируйте в Excel и передайте документ своему бухгалтеру.

Вопрос: Сколько мы должны платить каждому сотруднику?

A: Для быстрой справки запустите сводный отчет и сгруппируйте по пользователям. Для расчета заработной платы запустите подробный отчет, экспортируйте в Excel и передайте документ в отдел кадров / бухгалтерию.

Q: Какие из наших текущих проектов проигрывают, над чем мы должны прекратить работу? Какие из наших текущих проектов являются победителями, в которые мы должны инвестировать больше? Кто из наших клиентов прибыльный? Какие из наших проектов прибыльны?

A: Установите процентную ставку проекта и сравните доходы между проектами в зависимости от затраченного времени.

Q: Сколько мы инвестируем в проект? Сколько времени у нас занимали подобные проекты в прошлом? Сколько ресурсов мне понадобится для завершения такого проекта?

A: Просмотрите статус проекта для заархивированного проекта и просмотрите отслеживаемое время с разбивкой по задачам.

Вопрос: Мы недооцениваем или переоцениваем необходимое время и на сколько? Где узкие места в нашей деятельности?

A: Установите оценки для каждой задачи и проекта и сравнивайте отслеживаемое и запланированное время один раз в неделю.

12 • Отчетность по времени

Время проверки один раз в неделю для проверки правильности маркировки всего времени

Если вы не используете обязательные поля, вам придется проводить аудит времени не реже одного раза в месяц, а лучше раз в неделю (чем дольше вы ждете, тем сложнее будет).

Зачем нужен аудит? Чтобы убедиться, что каждый раз запись была правильно отнесена к проекту, которому она принадлежит. Недостаточно просто записать время.Если он не классифицирован должным образом, отчеты не будут точными при их анализе.

В дополнение к поиску записей без проекта, временной аудит также полезен для фильтрации слишком длинных / коротких записей.

Например, иногда люди случайно запускают таймер, но забывают удалить запись. Вы можете искать все записи времени, которые короче 1 минуты, и удалять их, чтобы отчеты оставались чистыми.

Или вы можете искать записи продолжительностью более 8 часов и спрашивать о них членов группы.В большинстве случаев они, вероятно, забыли остановить таймер. Если вам нужна более точная разбивка времени (член команды потратил 8 часов на проект, но сделал только одну запись), вы можете попросить членов команды разбить их.

Имейте в виду, что вначале лучше поощрять людей просто начать отслеживать время, а затем классифицировать проекты вручную. По мере того, как учет времени становится привычкой, вы можете начать вводить больше деталей и обязательных полей и меньше полагаться на аудит времени.

13 • Отчетность по времени

Установить почасовые ставки и присвоить каждому часу денежное выражение

Когда вы фрилансер, очень приятно видеть, сколько денег вы заработали после тяжелого рабочего дня.

Но почасовая ставка назначается не только для фрилансеров. Если у вас есть команда, вы можете назначить их почасовую ставку для отслеживания затрат и бюджета проекта и посмотреть, превышает ли ценность времени, отслеживаемого каждым сотрудником, их гонорар / оклад.

Когда вы видите в отчетах знак $ и числа, и вы, и ваша команда по-новому цените время.

Также отдельно оплачиваемое и не подлежащее оплате время. Для учета рабочего времени фрилансера время фактически оплачивается или не оплачивается.Для других, у которых на самом деле нет оплачиваемого времени, вы можете использовать его как продуктивный / непродуктивный указатель.

Затем в отчетах вы можете сравнить время добавления стоимости со временем, не связанным с добавлением стоимости. Если вы заметили, что у вас слишком много неоплачиваемых (не добавляющих ценности) действий несколько дней подряд, вы можете изменить приоритеты своих действий.

14 • Отчетность по времени

Оценка продолжительности проекта и отслеживание статуса проекта на его основе

Оцените, сколько времени вам понадобится на проект вместе с командой, просто для развлечения.Вам не нужно использовать его как руководство или что-то в этом роде. Затем посмотрите, сколько времени на это уходит на самом деле.

Вы будете удивлены фактическими результатами. В среднем люди плохо оценивают время. Только когда у вас есть конкретные данные, вы можете поправиться.

В следующий раз, когда у вас будет проект, ваши оценки будут более реалистичными, и вы сможете лучше спланировать, куда потратить ресурсы вашей организации.

15 • Отчетность по времени

Время округления при создании отчета

Когда вы используете таймер, отчеты могут быть слишком точными и утомительными для глаз (например.2:34:21). В таких случаях округлите время до ближайших 15 минут. Тогда все ваши рваные записи станут красивыми и чистыми. Если вам нужно десятичное время, округлите до ближайших 6 или 12 минут.

Если вы взимаете с клиентов почасовую оплату, выберите вместо этого «Округлить». Тогда все ваши быстрые 3-минутные исправления будут отображаться как 15 минут (или больше, если хотите).

Округление — это обычная практика в юридической профессии и причина, по которой юристы могут в конечном итоге зарабатывать больше, чем они фактически работают.Поскольку они выставляют счет на 1/10 часа, 30-секундный телефонный звонок и 2-минутное электронное письмо округляются до 6 минут, что в сумме составляет 12 минут. Таким образом, они могут легко выставить счет за 8 часов за 6 часов (при этом оставаясь честными).

Округление времени также полезно для бухгалтеров, которым часто требуются красивые и круглые числа. Вместо того, чтобы заставлять людей округлять свои записи вручную, они могут автоматически округлять значения.

16 • Внедрение команды

При внедрении учета рабочего времени в большой организации начните с пилотной программы

Если вы ищете решение для учета рабочего времени для сотрудников, лучше всего провести пилотную программу в одном отделе, прежде чем развертывать систему для всех.

Пилотная программа позволяет вам протестировать программное обеспечение для хронометража без особых обязательств. Это также позволяет вам собирать отзывы и разрабатывать эффективную систему в небольшом масштабе, которую вы можете легко настроить и изменить.

Вы должны ясно дать понять, что система будет расти и что команда должна вносить свой вклад. Чем меньше команда, тем больше будут вовлечены пользователи (из-за эффекта Хоторна) и тем больше отзывов вы получите (поскольку люди будут знать, что от них ожидается обратная связь)..

Поначалу иметь всего несколько пользователей — это здорово, потому что вы можете быстро улучшить процессы. Напротив, когда у вас есть сотни пользователей, реализация каждого решения требует много времени: вы должны уведомить сотни людей, а им нужно изменить свои привычки.

Еще одно преимущество — тяга. Получение первых последователей среди влиятельных людей поможет более широкому принятию.

Наконец, не усложняйте процесс, по крайней мере, вначале.Начни с простого. Сначала предоставьте людям очень простой экран ввода времени, а затем постепенно добавляйте новые уровни детализации, такие как проекты и теги.

17 • Внедрение команды

Сделайте ввод данных как можно более простым

Чем меньше деталей вам нужно заполнить, тем больше вероятность того, что табели в вашем приложении будут точными. Но сколько деталей вам нужно? Это зависит от того, насколько подробными вам нужны отчеты.

Например, вам просто нужно знать, сколько времени в целом ушло на исправление какой-либо ошибки? Или вам нужно знать, сколько времени занимало каждое действие (поиск причины, кодирование и тестирование)?

В зависимости от ответа вы просто сохраните всю запись в соответствующем проекте и пометите ее тегом QA; или вы создадите несколько записей, каждая со своим описанием и тегом.

Просто имейте в виду, что чем проще вы отслеживаете время для людей, тем точнее будут расписания.

18 • Внедрение команды

Сообщите, ПОЧЕМУ людям нужно отслеживать время

Лучший способ мотивировать людей отслеживать время — это действительно нуждаться в данных. Для предприятий, которые платят сотрудникам и взимают с клиентов почасовую оплату, легко понять, почему учет рабочего времени важен, и у вас не будет проблем с тем, чтобы люди отслеживали его.

Но когда вы внедряете учет рабочего времени в бизнесе, где это не является обычным явлением, вам придется объяснить, почему данные учета рабочего времени важны для вашего конкретного бизнеса и для каких целей они будут использоваться. А затем вам действительно придется продемонстрировать ценность и показать, как вы используете данные, чтобы побудить людей продолжать их отслеживание.

Как только люди поймут, почему отслеживание важно, и пока данные действительно помогают бизнесу, у людей не будет проблем с отслеживанием времени.Фактически, они попытаются помочь вам получить нужные данные.

Это соответствует научным исследованиям: когда в эксперименте людей просили позволить кому-то пропустить в очереди, у людей, которые предоставили причину, был 94% успеха, по сравнению с 60%, которые просто сделали запрос, не объясняя почему.

19 • Внедрение команды

Не заставляйте людей использовать таймер

Если вы вводите учет времени, принятие будет зависеть от того, насколько легко отслеживать время и мешает ли это повседневной работе — а использование таймера определенно мешает больше, чем ввод времени за один раз.

позволяет вам иметь более точные данные, а расписания вручную позволяют иметь достаточно близкие, но более точные данные. Хотя может показаться, что иметь более точные данные лучше, чем достаточно близкие данные, использование таймера неудобно и приведет к менее надежным данным.

Например, если людям нужно использовать таймер, они будут выставлять счета проектам за все свое время. Например, они оставят таймер включенным даже во время перерыва, поэтому счета за проекты будут завышены.«Потратил время, помогая кому-то с его или ее проектом? Бросьте это в мой текущий проект». Это означает, что вы не будете хорошо учитывать время, потраченное на общие дела.

Это происходит из-за внеблоковых интересов. Сотрудникам необходимо отработать 8 часов в день, и если они используют таймер, то иметь хорошие круглые 8 часов каждый день невозможно. Напротив, фрилансеры заинтересованы в использовании таймера, потому что они несут ответственность только за себя, и в их интересах иметь точную разбивку.

20 • Внедрение команды

Не настаивайте на точности, поскольку точные данные лучше плохих

Лучше знать, что вы потратили около 120 часов на проект, чем думать, что вы потратили 90 часов (что на самом деле происходит постоянно, потому что наш мозг плохо оценивает время).

Но лучше быть точным на 90% и делать сотрудников счастливыми и продуктивными, чем быть точными на 100%, но это может расстроить сотрудников и тратить время на обеспечение соблюдения правил.

На самом деле, чем больше требуется для отслеживания рабочего времени, тем меньше шансов, что сотрудники будут мотивированы для его точного отслеживания, и тем выше вероятность, что вы получите гораздо более неточные данные, чем если бы требования были более гибкими.

При выборе между точностью (70% вероятность того, что отслеживание 3:43:23 реально) и точностью (вероятность 99%, что отслеживание 4 часа ± 30 минут действительно), точность всегда лучше.

21 • Внедрение команды

Заполнение расписания каждый день намного лучше, чем в конце недели

Сотрудники могут регистрировать свое время вручную в конце дня, перед уходом домой, вводя время в десятичном формате (1.5) или в формате часов (1:30).

Они также могут заполнять табель учета рабочего времени в конце недели, но это на самом деле контрпродуктивно. Вы можете подумать: если им придется делать это реже, это не будет такой проблемой. Но на самом деле все наоборот.

Ввод большого количества времени сразу, в течение большого периода времени и после долгого запаздывания — это разочарование. Сотрудникам придется вспомнить, над чем они работали еще в понедельник, тратить время на то, чтобы запоминать и просматривать свои заметки и календарь, в конечном итоге забыв большую часть материала и вводя данные дубуа.

Почему? Представьте, что вы садитесь на 3 часа и вводите все, что вы работали за предыдущий месяц. Это мучительно. Сравните это с вводом времени в конце каждого дня. Это можно сделать за пару минут и с макушки.

Заполнение расписания в конце каждого дня — это золотая середина между постоянным использованием таймера и заполнением расписания в конце недели.

Полезная стратегия для ввода времени — записывать все, над чем вы хотите работать, в начале дня, а в конце дня проверять список и вводить приблизительное время для каждого действия.

22 • Внедрение команды

Назначьте кого-нибудь проверять табели учета рабочего времени каждый день

Когда вы впервые введете учет рабочего времени, процесс будет неоднородным. Люди будут регулярно забывать заполнять табели учета рабочего времени или будут ждать слишком долго и расстраиваться.

Итак, поручите кому-нибудь проверять табели учета рабочего времени и напоминать людям, чтобы они заполняли их перед уходом с работы. Это не обязательно должен быть менеджер, это может сделать кто угодно.

Можно даже автоматизировать процесс (на случай, если все слишком милые / застенчивые).Программное обеспечение для отслеживания времени может отправлять регулярные напоминания для отслеживания времени, если человек не зарегистрировал целевое количество часов, вам просто нужно установить правила, кто и когда их получает.

23 • Управление и администрирование

Сделайте данные учета рабочего времени прозрачными

Вы можете ограничить круг лиц, которые могут видеть записи отслеживания времени, администраторами или всеми. Для некоторых данных можно ограничиться только администраторами (в случае частных проектов).

Но вы должны стремиться сделать процесс прозрачным.Другие смогут видеть, кто над чем работал, видеть, что люди регулярно заполняют свои табели учета рабочего времени, и будут мотивированы делать то же самое (т. Е. Следовать за толпой).

Если команда конкурентоспособна, вы даже можете включить панель управления командой, чтобы люди могли видеть, кто отслеживал больше всего времени. Небольшая конкуренция — это хорошо, если нет внешнего вознаграждения.

24 • Управление и администрирование

Не используйте данные о времени для критики или обзора производительности

Данные о времени нужны, чтобы помочь вам оценить, как работает организация, являются ли проекты прибыльными и сколько вы должны взимать с клиентов и платить сотрудникам.

Данные о времени не следует использовать для оценки качества работы или производительности сотрудников, поскольку это может иметь серьезные отрицательные побочные эффекты.

Во-первых, вы не можете судить о том, как кто-то работает, основываясь только на цифрах. Если вы видите, что кто-то отработал больше часов, чем обычно, для такого типа работы, это не обязательно означает, что он неэффективен — возможно, он выполняет свою работу более тщательно и на самом деле хорошо, потому что в долгосрочной перспективе будет меньше ошибок.

Если вы решите использовать данные о времени для оценки, ожидайте, что люди будут играть с системой и обманывать табели учета рабочего времени.Это просто человеческая природа и инстинкт самосохранения. Они будут либо занижать, либо завышать количество отработанного времени, в зависимости от того, что заставляет их хорошо выглядеть в конкретном сценарии, и в итоге вы получите бесполезные табели учета рабочего времени, не имеющие ничего общего с реальностью.

Если вы хотите использовать данные отслеживания времени для оценки производительности, используйте эти данные как начало разговора вместо квоты. Таким образом, вы сможете узнать, почему цифры, завоевать доверие и улучшить свои бизнес-процессы.

25 • Управление и администрирование

Ограничьте выбор и доступ к данным для облегчения когнитивной нагрузки

Даже если у вас есть общая политика открытости, вы можете использовать разрешения и роли, чтобы облегчить сотрудникам отслеживание времени, а менеджерам — запускать отчеты.

Когда у вас много проектов и задач, рекомендуется ограничить выбор для конечных пользователей, чтобы им не приходилось тратить время на поиск нужного. Цель состоит в том, чтобы предоставить каждому человеку доступ только к тем элементам, над которыми он действительно может работать.

У вас есть несколько стратегий для ограничения количества вариантов:

• Позвольте людям отмечать наиболее часто используемые проекты как избранные, чтобы они появлялись первыми
• Назначьте людям задачи, чтобы другие не видели задачи других людей
• Архивировать готовые проекты, чтобы они не отображались в средстве выбора проектов
• Отметьте задачи как выполненные, чтобы они не загромождали ваши проекты

Хотя это требует небольшой административной работы, каждая вложенная здесь минута может сэкономить в сто раз больше для всей компании (поскольку процесс входа становится быстрее и проще для сотен людей).

Если вы думаете, действительно ли кому-то нужен доступ к чему-либо, лучше ошибиться в том, что он ему понадобится — иначе люди будут тратить время на запросы доступа, а вы потратите время на его предоставление.

Некоторые компании настолько велики, что прозрачность контрпродуктивна. В конце концов, менеджеру в одном отделе на самом деле не нужны данные по каждому отделу, и это только загромождает их отчет.

Вот почему полезно разделять информацию по рабочим пространствам или группам пользователей.

Например, вы можете назначать людей в группы и группы в проекты, чтобы контролировать доступ к проекту из одного места. Или вы можете создать отдельные рабочие области для каждого отдела, чтобы данные не смешивались.

26 • Управление и администрирование

В большинстве случаев мониторинг сотрудников плохой

Учет времени на основе доверия лучше, чем отслеживаемый учет времени, особенно если вы имеете дело с работниками умственного труда. Компании, которые не используют методы слежки, более склонны к сотрудничеству и лучше развивают творческий потенциал.

Кроме того, интеллектуальные работники склонны избегать компаний, которые используют мониторинг сотрудников и тактику вторжения в частную жизнь (например, создание случайных снимков экрана или измерение количества нажатий клавиш), поскольку эта тактика связана с токсичной рабочей средой (например, колл-центры).

Если у вас есть удаленные сотрудники, у вас может возникнуть соблазн использовать мониторинг. В конце концов, если они не в кресле, как вы можете быть уверены, что они действительно работают? Это просто иррациональный страх. Подумайте об этом так: просто потому, что кто-то находится в офисе, не означает, что он действительно работает.

Решение? Не нанимайте людей, которым нельзя доверять. И если вы действительно им доверяете, но хотите убедиться, что они работают, разговаривайте с ними и отслеживайте их работу на основе результатов, а не на основании того, сколько времени они отслеживали.

Всегда лучше четко устанавливать ожидания, чем управлять на микроуровне. Когда вы относитесь к людям как к проверенным профессионалам, они так и поступают.

Но в некоторых случаях мониторинг может оказаться хорошей идеей. Например, если ваш бизнес зависит от большого количества временных работников и высока текучесть кадров, доверять честности каждого человека может быть рискованно, особенно когда человеку платят почасово.

27 • Управление и администрирование

Заблокируйте табели учета рабочего времени за предыдущие месяцы, чтобы избежать недоразумений

Каждый должен иметь возможность изменять свои записи времени. Эта гибкость лучше, чем требовать от людей запроса одобрения, когда все, что они хотят сделать, — это изменить опечатку, прикрепить отсутствующий тег или подождать минуту, чтобы сделать запись красивой и круглой.

Но есть момент, когда вы больше не хотите, чтобы что-то менялось, и по истечении этого периода табели учета рабочего времени блокируются.

Это не из-за страха, что кто-то манипулирует или разрушает систему. Это для архивных целей.

После того, как табели учета рабочего времени заблокированы, вы можете безопасно отправить клиенту или рассчитать заработную плату, будучи уверенным, что ничего больше не изменится.

Что еще более важно, люди будут знать, что есть период отсечения и что они должны привести свои табели в порядок.

Недоразумения часто случаются, когда работник исправляет неверно классифицированную запись времени, и позже бухгалтерия не может понять, почему в каком-то проекте не хватает 8h.

28 • Управление и администрирование

Назовите проекты последовательно

Если у вас нет стандартных имен, люди будут тратить много времени на их поиск и размышления, как классифицировать свои записи. Здесь цель состоит в том, чтобы организовать элементы в узнаваемой иерархии, чтобы категоризация записей времени была быстрой и простой.

Когда у вас много проектов, важно давать им одинаковые имена. Обычно создание проекта лучше оставить администраторам.Но если вы позволяете другим создавать их тоже (что необходимо в организациях, где дела идут быстро), у вас должен быть стандарт именования.

Например, вы можете определить соглашение об именах, согласно которому каждый внутренний проект начинается со звездочки (* Внутренний продукт, * Офис), каждый клиентский проект начинается с первых двух букв имени клиента (MSFT, GOOG) или что каждая внутренний идентификатор проекта включается в название проекта h3> P1).

Вы даже можете включить специальный проект под названием «Офис» с задачами «Электронная почта» и «Встречи» или создать проект «Без категории», который можно использовать в качестве пула идей при создании новых проектов.

Если у вас много проектов с одинаковой структурой задач, создайте шаблон, а затем создавайте из него новые проекты всего за несколько секунд.

29 • Управление и администрирование

Стандартизация и документирование процесса

Когда учет рабочего времени станет неотъемлемой частью вашего бизнеса, вам необходимо стандартизировать процесс, политики и ожидания. Вы можете сохранить руководство по учету рабочего времени в вики-сайте вашей компании или в онлайн-документе.

Когда приходит новый сотрудник, вы можете указать на документ во время адаптации, чтобы он знал, чего от него ждут.

Стандарт также полезен для существующих сотрудников, так как он может дать ответ на их дилеммы, например:

• Как классифицировать время, которое я трачу на написание электронных писем?
• А как насчет помощи другим? Что я должен отслеживать это время?
• Когда мне следует использовать теги, а когда задачи?
• Как отслеживать время, которое я трачу на работу над несколькими проектами?
• Что, если я проведу какое-то исследование, связанное с двумя разными проектами?

Вы должны начать работу над документом, как только у вас будет какая-то базовая система.Затем вы просто обновляете документ, добавляя улучшения, новые материалы и ответы на часто задаваемые вопросы.

Документ должен содержать:

• В какое время отслеживать, куда и почему
• Руководящий принцип, который следует использовать, когда правила не являются явными
• Каковы минимальные требования к учетным записям времени и кто их проверяет
• Как создаются проекты
• Что происходит, когда сотрудник увольняется
• Лучшие практики отслеживания времени, которые вы обнаружили

8 Золотых правил учета рабочего времени сотрудников

НЕОБЫЧНЫЙ для перемещения части Bonus в начало руководства.Но вот оно, правило № 9: если вы не отслеживаете время своей команды, первое правило — вы должны это делать.

Отслеживание времени популярно среди предприятий, которые выставляют счет своим клиентам на почасовой основе. Но учет рабочего времени сотрудников также может дать ценную информацию для компаний с другой бизнес-моделью.

Если вы когда-либо работали в компании или в проекте, где учет рабочего времени был необходим, вы знаете, что возникают определенные проблемы. Тем более при удаленном управлении командой. Люди забывают отслеживать свое время, табели учета рабочего времени теряются, а контроль времени отнимает у менеджеров лишние часы.Итак, как вы можете гарантировать, что учет рабочего времени ваших сотрудников идет гладко и без ошибок?

Мы отслеживаем время на протяжении многих лет, переживая наши взлеты и падения. В процессе работы мы усвоили изрядное количество советов и приемов, которые можно и нельзя применять к управлению временем своей команды.

Готовы узнать? Пойдем!

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ: ДЕЛАТЬ — Мелочи, которые улучшают учет рабочего времени ваших сотрудников

В первой части этого руководства мы рассмотрим лучшие практики управления временем.Вы можете применять эти правила, чтобы отслеживать время, отработанное над проектами, или просто отслеживать достижения всех в работе.

Правило №1. Сделать это очень просто

Если вы сравните то, как разные команды отслеживают свое время, вы увидите, что некоторые из них более успешны, чем другие. Их секрет? — супер простая формула учета рабочего времени.

Независимо от того, используете ли вы инструменты для учета рабочего времени или электронные таблицы, чтобы отслеживать работу каждого, она должна быть простой для понимания. Найдите простой онлайн-инструмент или создайте формулы электронных таблиц, которые будут легко пониматься.Избегайте сложных уравнений и схем проектов.

Правило №2. Сделай это быстро

Вы же не хотите оказаться в ситуации, когда учет времени отнимает больше времени, чем помогает сэкономить. Убедитесь, что заполнение расписаний или ввод данных не будет занимать более 10 минут рабочего времени сотрудника каждый день. Чтобы ускорить процесс, создайте заранее составленные табели учета рабочего времени. Если вы используете программное обеспечение для управления работой, настройте категории проектов и типы задач, которые помогут автоматически заполнять поля ввода.

Правило №3.Совместите учет рабочего времени

Когда каждый сотрудник отправляет менеджеру неорганизованные записи учета рабочего времени, на то, чтобы разобраться в данных, может уйти больше суток. Руководители проектов тратят часы на анализ и документирование рабочего времени каждого только потому, что оно неорганизовано и разбросано между электронными письмами и таблицами.

Самый простой способ организовать время сотрудников — использовать инструмент учета рабочего времени, так как он автоматизирует процесс документирования. Вы никогда не потеряете важные данные, а еще лучше — их можно найти с помощью быстрой формулы Control + F.

Правило №4. Организуйте свой тайм-менеджмент

Когда вы приступите к учету рабочего времени, вам необходимо установить некоторые четкие правила, чтобы избежать путаницы в будущем. Есть простые действия, которые вы можете предпринять, чтобы улучшить понимание, которое вы получаете из отчетов о работе и табелей учета рабочего времени.

Добавьте метки проектов и используйте одни и те же категории задач во ВСЕХ проектах. Согласуйте минимальную единицу времени, которая будет использоваться при регистрации — 5, 10 или 15 минут. Согласитесь также записывать больничные, сверхурочные и т. Д.чтобы все были на одной странице, что дает точные результаты и полезную информацию.

Подробнее: Этот 1-часовой еженедельный аудит работы резко повысит вашу производительность

ЧАСТЬ ВТОРАЯ: НЕ — Глупые ошибки, которых нужно избегать как огонь

Хотя учет времени — это не совсем ракетная наука, есть большая вероятность, что вы делаете крошечные ошибки, которые приводят к ошибкам и разочарованию. Избегая типичных ошибок, вы можете значительно улучшить управление временем в команде
.

Правило №1. Не тратьте слишком много времени на отслеживание

Запись ежедневной работы не должна занимать более 10 минут. И определенно не нужно тратить часы времени менеджеров на анализ результатов. Вы же не хотите, чтобы экономящий время процесс управления работой отнимал у вас еще больше времени.

Избегайте двойного ввода данных, гарантируя, что ваши сотрудники отправляют безошибочные и организованные табели учета рабочего времени. Настройте процесс ежемесячной проверки, при котором вы собираете все данные учета рабочего времени одним пакетом, а не пролистываете старые электронные письма в поисках ответов.Еще лучше, если вы сможете перенести учет рабочего времени сотрудников в онлайн и автоматизировать часть своей работы.

Подробнее: 4 совершенных хака, чтобы погрузиться в поток (и получать удовольствие от работы)

Правило №2. Не теряйте фактор доверия

Людям легко чувствовать себя контролируемыми при отправке расписаний и отчетов о работе. Вопросы вроде «Достаточно ли я поработал на этой неделе?» или «Доволен ли мой руководитель моей работой?» быстро приходят в голову. Ежедневное ведение журнала менее 8 часов может показаться угрозой для работы.

Итак, как вы можете получать точные отчеты о работе, не ставя под угрозу чувство безопасности ваших сотрудников? Лучший способ — быть честным. Объясните своей команде, что это нормально вести журнал от 6 до 8 часов каждый день. Таким образом, они не будут вынуждены регистрировать больше времени, чем им фактически потребовалось для выполнения задачи, а вы получите точные отчеты о работе.

Читайте дальше: Обзор 18 лучших инструментов управления временем

Правило №3. Не теряйте свои данные

Что делать, если вы случайно удалили электронное письмо с табелями учета рабочего времени своей команды? Или что, если кто-то нажал не ту кнопку и удалил данные за год в вашем инструменте учета рабочего времени? Есть несколько простых шагов, которые вы можете предпринять, чтобы избежать этих угрожающих перспектив.

Интересное чтение: 10 простых шагов, которые помогут улучшить процесс выставления счетов прямо сейчас

Резервное копирование. Это та работа, о которой вы должны время от времени думать, касаясь всех ваших важных бизнес-данных. Добавляйте дубликаты расписаний сотрудников и отчетов о работе в Dropbox.

При использовании онлайн-инструмента для управления временем ежеквартально экспортируйте важные данные и сохраняйте их где-нибудь за пределами программного инструмента. Еще один отличный совет — заблокируйте свои документы или сделайте их доступными для редактирования / удаления для людей с определенными правами пользователя.

Правило №4. Не забудьте ИСПОЛЬЗОВАТЬ отчеты о времени

Нет смысла отслеживать время вашей команды, если вы не используете эти данные для анализа и оптимизации своей работы. Возможно, вы откроете для себя новые идеи, о которых раньше даже не задумывались. Например, команда, которую мы назовем компанией X, обнаружила, что они проводят более 25% своего времени на встречах с клиентами. Они не думали выставлять клиентам счета за встречи, но после этого огромного разоблачения они установили новый прейскурант, что привело к увеличению ежемесячного дохода на 20%.

Анализ данных расписания может стать настолько увлекательным процессом, что руководителям проектов он понравится, вместо того, чтобы рассматривать его как еще одну скучную обязанность. Ищите способы повысить продуктивность своей команды, взявшись за более прибыльные проекты и избегая трудоемких задач с незначительным результатом.

После того, как вы настроите четкие правила учета рабочего времени и получите полный обзор работы своей команды, все может двигаться только вверх.

Хотите получать больше от своего времени? Ознакомьтесь с этими 16 рекомендациями по отслеживанию рабочего времени.

Все о вашем бизнесе на расстоянии одного клика

Хронометраж: что можно и чего нельзя делать

Работодатели должны вести точный учет рабочего времени сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов. Этот, казалось бы, простой процесс может стать сложным, когда сотрудники приходят рано или поздно уходят, путешествуют по делам, участвуют в корпоративных тренингах и используют мобильные устройства, чтобы оставаться на связи в нерабочее время.Вот несколько советов, которые помогут вам управлять своими обязанностями по хронометражу.

Можно:

• Используйте систему точного хронометража. Работодатели могут выбрать предпочитаемый метод хронометража (например, хронометраж, табели учета рабочего времени или считыватели бейджей) при условии, что он является полным и точным. Хотя лучше всего отслеживать время сотрудников с точностью до отработанных минут, Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) позволяет работодателям округлять часы работы сотрудников из-за неопределенности или неэффективности (максимум до 15 минут).Ваша политика округления времени должна применяться справедливо и не может последовательно округляться в пользу компании или приводить к невозможности подсчета всего фактически отработанного сотрудниками времени. Например, если работодатель округляет до ближайших 15 минут, он может округлить время сотрудника с одной до семи минут, но он должен округлить время с восьми до четырнадцати минут. Примечание: Некоторые штаты устанавливают ограничения на округление времени. Прежде чем применять политику округления времени, ознакомьтесь со всеми применимыми законами и рассмотрите свою систему хронометража.
• Требовать от сотрудников записи всего отработанного времени. Время, потраченное на использование технологий вне офиса для ответа на рабочую электронную почту, доступа к сети компании, проверки телефонных сообщений или выполнения других рабочих задач, обычно считается оплачиваемым рабочим временем. Убедитесь, что сотрудники, не освобожденные от налогов, знают, что они должны сообщать обо всем времени, потраченном на работу, включая время, которое они потратили на проверку рабочей электронной почты в нерабочее время. Если сотрудники не могут использовать вашу обычную систему учета рабочего времени для учета работы в нерабочее время, проинструктируйте их, как быстро и точно сообщать об этих часах.
• Запишите время тренировки и поездки. Согласно закону FLSA и законам многих штатов, работодатели должны оплачивать работникам не только время, фактически потраченное на работу, но и определенное непродуктивное время, например, время, потраченное на обучение или поездки. Например, когда сотрудник уезжает на работу с ночевкой, ему нужно платить за все время, которое выходит за рамки его обычного рабочего времени, независимо от того, совершается ли поездка в его обычный рабочий день. Если обычная продолжительность рабочего дня сотрудника составляет 8 часов а.м. до 17:00, с понедельника по пятницу, вы должны заплатить сотруднику за ночную деловую поездку, которая проходит с 8:00 до 17:00. даже если это произойдет в субботу или воскресенье. Убедитесь, что вы понимаете правила оплачиваемого обучения и времени в пути, и проинструктируйте сотрудников соответствующим образом вести учет своего времени.
• Считайте перерывы на отдых «рабочим временем». Согласно FLSA, если вы предоставляете перерыв для отдыха (любой период продолжительностью 20 минут или менее, который сотруднику разрешено проводить вне работы), он должен быть оплачен.Поэтому следите за тем, чтобы сотрудники не уходили на перерывы продолжительностью 20 минут или меньше. Продолжительность перерыва, как правило, является единственным фактором, определяющим необходимость выплаты заработной платы, а не причиной перерыва.
• Требовать от сотрудников проверки отработанного времени. В конце каждого периода оплаты потребуйте от сотрудников проверять свои учетные записи рабочего времени и проверять их точность. Это может помочь вам внести исправления перед расчетом заработной платы и документально подтвердить, что сотрудник подтвердил точность своих записей рабочего времени.

Нельзя:

• Удерживайте зарплату, если сотрудники не представляют / не подписывают табель учета рабочего времени. Согласно закону FLSA и законам многих штатов, работодатель должен оплачивать работникам все отработанные часы в следующий запланированный день выплаты жалованья, независимо от того, соблюдал ли работник процедуры учета рабочего времени компании. Если сотрудник не представляет или не подписывает табель учета рабочего времени, попросите сотрудника и его руководителя немедленно предоставить / подтвердить отработанные часы и соответственно заплатить сотруднику.
• Разрешить работникам работать в нерабочее время. Работодатели не могут просить или разрешать работникам, не освобожденным от уплаты налогов, работать в нерабочее время. Убедитесь, что у вас есть политика, которая прямо запрещает работу в нерабочее время, и средства контроля для предотвращения этого.
• Удерживать оплату за «несанкционированное» рабочее время. У работодателей может быть политика, требующая от сотрудников получения разрешения перед работой сверхурочно (или перед тем, как прийти на работу раньше или позже выйти из работы). Однако работодатели должны платить работникам, не освобожденным от уплаты налогов, за все отработанное время, независимо от того, было ли это разрешено заранее.Если сотрудники нарушают политику, работодатель может подвергнуть их дисциплинарным взысканиям за непредоставление предварительного разрешения, но ни в коем случае работодатель не может удерживать заработную плату.
• Сделайте автоматические вычеты за периоды приема пищи. Лучше всего требовать от сотрудников выходить и возвращаться на время приема пищи. Это может помочь обеспечить оплату сотрудников за пропущенные обеденные перерывы и учесть время, когда сотрудники возвращаются с обеда поздно. Учет рабочего времени должен точно отражать, что сотрудник ел перерыв, как долго длился перерыв, а также фактическое количество отработанных часов.Кроме того, в некоторых штатах есть требования к ведению учета периода приема пищи, и автоматические вычеты могут нарушать эти требования. Проверьте закон вашего штата на соответствие.
• Забудьте о перерывах в приеме пищи. Согласно FLSA, для неоплачиваемого периода приема пищи он, как правило, должен длиться не менее 30 минут без перерыва, и работник должен быть полностью освобожден от всех обязанностей для того, чтобы есть регулярное питание (в некоторых штатах есть дополнительные требования). Если прием пищи сотрудника прерывается (включая требование о том, чтобы сотрудник был доступен для работы, если необходимо, во время периода приема пищи), сотруднику следует либо заплатить за полный период приема пищи, либо разрешить продолжить свой период приема пищи в течение полных 30 минут после окончания приема пищи. прерывание.Попросите сотрудников сообщать о прерванных обеденных перерывах, чтобы им можно было заплатить за это время.
• Не выполнять обязанности по ведению документации. FLSA требует, чтобы работодатели вели табели учета рабочего времени и другие записи, на которых основывается расчет заработной платы, в течение как минимум двух лет. Работодатели также должны вести учет заработной платы, включая отработанные часы каждый день и общее количество часов, отработанных каждую рабочую неделю, в течение как минимум трех лет. Записи, необходимые для целей федерального налогообложения, должны храниться не менее четырех лет.Проверьте законодательство своего штата на предмет дополнительных требований к ведению документации.

Заключение:

Разработайте политики и процедуры, чтобы обеспечить точный учет рабочего времени для всех сотрудников, не освобожденных от налогов, и чтобы им платили за все время, потраченное на работу.

Узнайте, как отслеживать время и часы работы

Вам не нужны бумажные табели, чтобы отслеживать время на работе. Есть лучшие и более эффективные способы учета рабочего времени.

Правильный учет времени и правильные инструменты помогает оставаться организованным и повышает производительность .Важно убедиться, что все числа совпадают, а ваши данные точны. В противном случае вы потеряетесь в джунглях фигур, занятий и хаотичных связей между вашими задачами и проектами.

Вы можете легко собрать всю информацию, сгруппировать и распределить ее по категориям, чтобы улучшить свою работу. Больше никаких бумажных табелей и сложных процедур. Давайте посмотрим, как лучше всего отслеживать время!

Состав:

Управление временем как ключ к отслеживанию рабочего времени

Учет времени не требует усилий, если вы знаете, как это делать.Нет особой философии в том, чтобы включать и выключать таймер или, если хотите, заполнять электронную таблицу числами. Но то, как вы подходите к этому и то, что вы делаете со всей информацией, может иметь большое влияние на вашу работу.

Чтобы максимально использовать возможности учета рабочего времени и оптимизировать процессы, рассмотрите 4 важных и практических организационных аспекта управления временем.

Каким бы важным ни было управление временем, важно также отслеживать свой успех и находить способы постоянно улучшать свое управление временем.Один из способов упорядоченного просмотра прошлых проектов — создание блога. Ваш блог может быть частным или публичным, позволяя потенциальным клиентам сотрудничать с вами, давая им возможность лучше ознакомиться с вашими прошлыми работами. Чтобы оптимизировать ваши будущие проекты, очень важно время от времени смотреть на свои прошлые усилия, чтобы вы могли расти и видеть, где у вас есть и что можно улучшить.

Составление списка дел, которые вы должны сделать в определенный день или неделю, значительно поможет вам организовать свою деятельность .

Это поможет вам увидеть точное количество задач, которые вам нужно выполнить, и лучше распределить время и ресурсы для проектов. Кроме того, вы узнаете, как лучше спланировать рабочий процесс. А через некоторое время у вас будет личная система управления задачами, адаптированная к вашим потребностям, образу жизни и стилю работы.

И вычеркивание пунктов из вашего списка дел повысит ваш моральный дух. Это отличный мотиватор.

Кроме того, ваш список дел не обязательно должен ограничиваться листом бумаги и задачами.Вы можете использовать столько инструментов и техник для записи всех задач, сколько захотите, чтобы полностью персонализировать их. Люди используют разные способы организации работы:

• Bullet journals — если вы творческий человек, вы можете найти на рынке много модных журналов; используйте наклейки, стикеры, цветные ручки, маркеры и многое другое, чтобы персонализировать ноутбук.
• Выделенные приложения для дел — либо с простыми функциями, либо с расширенными функциями
• Инструменты управления задачами — они предлагают широкие возможности управления функциональные возможности; вы можете настраивать задачи с указанием сроков выполнения, цветов, исполнителей, добавлять файлы, комментарии, приглашать членов команды и т. д.
• Программное обеспечение для управления проектами — если вы работаете над сложными проектами, это будет лучшим решением
• Приложения для учета рабочего времени — не только позволяет вам организовывать свои задачи, но также позволяет отслеживать время для каждого проекта прямо в приложении
• Приложения для ведения заметок — они лучше всего подходят для людей, которые любят свободно записывать идеи на ходу

Записывайте все, что вам нужно сделать, чтобы не терять концентрацию.В списке дел будет ваш второй мозг для хранения всей важной информации.

Билл Коупленд сказал: «Проблема отсутствия цели в том, что вы можете всю жизнь бегать взад и вперед по полю и никогда не забивать».

Если вы не ставите цели, вы ничего не добьетесь. Они похожи на ваши личные ключевые показатели эффективности, которые помогают вам измерять и улучшать производительность.

По словам Рене Лангера, соучредителя PICKHVAC, «Постановка целей важна, потому что они определяют объем работы, ваши приоритеты и ценности вашего бизнеса. Кроме того, достижение целей — отличный способ научиться настойчивости и умению преодолевать трудности ».

С правильным трекером рабочего графика вы можете проверить, приближаетесь ли вы к своим целям. Это также отличный способ отслеживать эффективность.

👉 Посмотрите наш список лучших приложений для отслеживания целей.

Вам нужно знать свои приоритеты. Убедитесь, что ваш распорядок дня составлен правильно, чтобы вы не тратили время на незначительные дела .Как сказал Марк Твен : «Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего сделать это с утра. А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

через GIPHY

Как расставить приоритеты? Сосредоточьтесь на тех проектах и ​​действиях, которые требуют немедленного внимания или трудны — большая лягушка . Каждая следующая задача должна быть проще.

Подумайте об этом, если вы сделаете худшее в конце дня, вы почувствуете усталость и уныние.Лучше завершить день небольшими делами, которые можно легко вычеркнуть из своего списка дел.

Используйте специальные приложения для учета рабочего времени

Нет ничего лучше, чем использовать приложение для учета рабочего времени для подсчета отработанных часов. Если у вас есть план работы и организованы все задачи, вы можете отслеживать время с помощью специальных приложений (мы поговорим об этом в следующем разделе).

Вы можете выбрать одну из нескольких программ для учета рабочего времени. Существуют простые онлайн-таймеры, журналы учета рабочего времени, счетчики времени, которые являются частью инструментов управления проектами, или автономные решения с приложением для автоматического отслеживания.

Проверьте, как считать часы работы с полезными приложениями

Освоив навыки управления временем, вы сможете применять их на практике, внедрив правильную систему учета рабочего времени. Итак, , как регистрировать часы , чтобы убедиться, что вы выжимаете как можно больше из своего приложения?

Выберите систему, которая поможет вам отразить вашу организационную структуру. Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером или владельцем бизнеса, вы можете найти приложения, соответствующие вашим потребностям и предпочтениям.

Мы собрали лучших приложений для отслеживания времени с полезными функциями, которые помогут вам отслеживать время и эффективно организовывать работу .

1. TimeCamp — БЕСПЛАТНОЕ отслеживание рабочего времени и управление посещаемостью

TimeCamp — это бесплатное приложение для отслеживания времени для неограниченного количества пользователей . Он автоматически отслеживает время и генерирует точные расписания с журналами учета рабочего времени для каждой задачи и проекта.

TimeCamp помогает автоматизировать и оптимизировать рабочий процесс, а также избавиться от бумажных табелей учета рабочего времени. Это комбинация программного обеспечения для управления проектами и счетчика рабочего времени.

Вот основные характеристики:

• Настольное приложение автоматически записывает использование времени каждым приложением, запущенным на вашем компьютере, веб-сайтами и задачами
• Создайте проектов и задач с подзадачами .Вы также можете добавить теги , чтобы иметь более конкретную иерархию проекта и лучше корректировать записи времени
• Таблицы рабочего времени с утверждениями
• Встроенный календарь , который показывает отслеживаемые часы в форме красочного расписания
• Эффективное отслеживание и непродуктивная деятельность
• Отслеживание оплачиваемых и не оплачиваемых часов
• Различные виды отчетов, которые вы можете настроить
• Управление посещаемостью с указанием отсутствия, различных типов отпусков, праздников и т. д.
• Определение времени простоя
• Вы может создавать счетов-фактур на основе отслеживаемых часов для точного выставления счетов клиентам
• Отслеживание GPS для внешних сотрудников
• Интеграция со сторонними приложениями или через API
• Плагин Chrome, который работает с более чем 70 дополнительными инструментами

Доступно для : TimeCamp легко синхронизируется на всех ваших любимых устройствах.Он доступен как веб-приложение прямо в вашем браузере, ненавязчивое настольное приложение (для macOS, Windows и Linux) и собственное мобильное приложение (для устройств iOS и Android).

Цена: бесплатно для неограниченного количества пользователей с неограниченным количеством проектов и задач. Платные планы включают базовый — 7 долларов США за пользователя в месяц, Pro — 10 долларов США за пользователя в месяц, Enterprise — индивидуальную цену.

Не тратьте время на бумажные табели учета рабочего времени, позвольте TimeCamp сделать эту работу, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что действительно важно!

Зарегистрируйтесь бесплатно!

2.Pulse — простой таймер

Pulse — это легкий счетчик рабочих часов . У него нет таких подробных функций, как у большинства программ для учета рабочего времени, но он прост в использовании, прозрачен и имеет понятный, интуитивно понятный интерфейс.

С Pulse вы можете отслеживать свое время в минималистичном приложении для настольного компьютера или в веб-приложении в вашем любимом браузере. Он ориентирован на то, чтобы быть функциональным, чтобы вы могли легко создавать проекты и отводить для них время.

Вы получаете командную панель и упрощенные функции управления. , оценки времени проекта, текущее представление о том, кто работает, и командные отчеты.Вы также получаете отчеты о времени с отчетами о проектах, пользователях и времени, затраченном на работу.

Pulse предоставляет простой обзор проекта, который помогает отслеживать финансовое состояние компании и время, которое люди тратят на работу.

Это лучшее приложение для учета рабочего времени для фрилансеров, небольших команд и малых предприятий, которым нужны простые часы с отчетом времени для точного выставления счетов клиентам по проектам. Это также помогает отслеживать время, потраченное на удаленную работу.

Доступно для: в Интернете и в качестве настольного приложения (Windows, macOS)

Стоимость: бесплатно для индивидуального пользователя.4 евро / мес на одного пользователя. Доступна 30-дневная бесплатная пробная версия.

3. Work Log — мобильное приложение для учета рабочего времени

Work Log — это приложение для учета рабочего времени для мобильных устройств (Android). Это инструмент учета рабочего времени, который отслеживает количество отработанных часов и заработную плату, выплаченную за период вашей оплаты . Это отличное решение для сотрудников, которые часто находятся в разъездах и нуждаются в мобильном приложении для быстрого учета рабочего времени.

Функции рабочего журнала просты, но позволяют легко отслеживать время:

• Часы с вводом и выводом времени или вводом времени вручную
• Настройки автоматического удержания перерывов и периода оплаты
• Вы можете настроить приложение в соответствии со своими предпочтениями
• Просматривайте свои часы различными способами, например, по неделям, месяц, период оплаты или все ваши смены одновременно
• Установите период оплаты, чтобы автоматически рассчитывать, сколько времени вы проработали, и размер вашей заработной платы для каждой зарплаты
• Приложение отслеживает расходы, чаевые, продажи, пробег, отпускные и подробнее
• Следите за сверхурочными часами и заработной платой до двух отдельных сверхурочных

Work Log — это популярный мобильный счетчик рабочего времени, который позволяет эффективно отслеживать рабочее время из любой точки мира.

Доступно только в виде мобильного приложения для Android.

Цена: бесплатно. В приложении доступна покупка.

4. Focus Booster — приложение для отслеживания времени для техники Pomodoro

focus Booster — это простое, но мощное приложение для отслеживания времени. Он позволяет отслеживать время с помощью знаменитой техники Pomodoro .

Инструмент — идеальное решение, если вы ищете простой таймер Pomodoro для отслеживания своего времени с 25-минутными интервалами, или если вы хотите опробовать технику, чтобы лучше управлять своим временем.

focus Booster имеет все необходимые функции управления для лучшего программного обеспечения для отслеживания времени — список дел, простое отслеживание времени, мини- и минималистичный таймер, светлый и темный режимы, отчеты с датой, клиентом или этикеткой . Вы можете видеть свой прогресс на аккуратной панели инструментов, которая визуализирует все данные. Кроме того, вы можете вручную добавлять записи о времени в свой табель.

Бесплатный план усилителя фокуса включает 20 сеансов Pomodoro в месяц, простое отслеживание рабочего времени и отчеты о производительности.Отслеживание оплачиваемых часов доступно только в платных планах.

Доступно на: для настольных ПК (Windows, Mac), в Интернете

Цена: бесплатно с ограниченными возможностями. Профессиональный план — 4,99 доллара в месяц.

5. Amazing Marvin — персональное приложение для повышения производительности с учётом рабочего времени

Amazing Marvin — это приложение для повышения производительности, которое предлагает возможность учета рабочего времени. Это легкий настраиваемый диспетчер задач и ежедневник, который поможет справиться с прокрастинацией.

Amazing Marvin — это интересное приложение, которое поможет вам управлять всеми своими задачами, эффективно планировать каждый день и отслеживать свое время, потраченное на различные проекты .

Вот функции отслеживания времени:

• В Marvin есть два встроенных таймера: песочный таймер и таймер для помидоров
• Отслеживание времени с временной блокировкой; вы также можете запланировать определенные задачи или время для работы над конкретными проектами в своих временных блоках
• Оценка времени продолжительности
• Время отслеживания для конкретных задач
• Встроенный таймер запуска / остановки
• Общее время для всех ваших сеансов отслеживания времени для задач
• Ручное редактирование записей времени
• Ежедневные и еженедельные цели времени
• Статистика отслеживания времени с разбивкой отслеживаемого времени
• Табличное представление с отслеживанием времени, организованное по категориям

Marvin позволяет вам создать собственный рабочий процесс и решить, как много часов, которые вы хотите потратить на работу с разными клиентами.

Приложение находится в постоянном процессе разработки, и в нем будет много интересных функций.

Доступен как: Marvin доступен для Интернета, в виде настольных приложений (Windows, Mac и Linux) и мобильных приложений (Android, iOS)

Цена: Amazing Marvin не предлагает бесплатного. Месячная подписка — 12 долларов в месяц; ежегодно с 8 долларами в месяц (оплата ежегодно) и пожизненной покупкой, оплачиваемой один раз на 300 долларов

6. Checkiant — учет рабочего времени с мониторингом сотрудников

Checkiant — это программа для учета рабочего времени с мониторингом сотрудников и отслеживанием производительности.Инструмент прост, но имеет все необходимые функции, необходимые для отслеживания вашего времени.

Checkiant предлагает автоматическое отслеживание времени с помощью простого онлайн-счетчика времени запуска / остановки. Вы можете свободно добавлять, удалять и изменять записи времени или отслеживать время вручную.

Вы получаете простые отчеты с проектами, клиентами и отслеживанием времени для всех членов команды. Помимо отслеживания времени, вы можете отслеживать время, которое ваши сотрудники тратят на работу, чтобы лучше распределять ресурсы и планировать рабочий процесс.

Поскольку Checkiant не имеет интеграции, лучше всего использовать его как отдельное решение.Однако вы можете использовать их API для создания пользовательских функций для более персонализированного учета времени.

Доступно только как онлайн-приложение для учета рабочего времени.

Стоимость : Доступна 30-дневная бесплатная пробная версия. В этот период вы можете опробовать все возможности. После пробной версии вы можете либо придерживаться плана freemium (для 1 человека), либо подписаться на Premium (5 долларов США за пользователя в месяц) или Enterprise (10 долларов США за пользователя в месяц).

7. DOL-Timesheet — учет рабочего времени сверхурочной работы

U.Мобильное приложение табеля рабочего времени S. Департамента труда является официальным государственным приложением для учета рабочего времени . Это приложение для отслеживания отработанных часов и расчета заработной платы.

Есть простой автоматический счетчик времени, который работает как часы. Вы можете добавлять или редактировать записи времени вручную. DOL помогает отслеживать оплачиваемое время для обычного рабочего времени, перерывов и сверхурочных.

Кроме того, приложение рассчитывает оплату сверхурочных по ставке, в полтора раза (1,5) превышающей обычную ставку оплаты за все часы, которые вы проработали более 40 часов в рабочую неделю.

доступны в виде простых расписаний с основной информацией — временем начала и окончания работы, перерывами, общим временем, затраченным на работу, и датой.

Этот DOL-табель в настоящее время не обрабатывает такие элементы, как чаевые, комиссионные, бонусы, удержания, отпускные, оплата за выходные, разница в смене или оплата за обычные дни отдыха. Однако новые функции находятся в разработке и постоянно добавляются.

Приложение доступно только на iPad и iPhone и не интегрируется с другими инструментами.

Стоимость: Приложение для учета рабочего времени DOL бесплатное, и вы не платите за его использование.

8. OnTheClock — учёт посещаемости и рабочего времени

OnTheClock — это система учета рабочего времени сотрудников для малых предприятий и групп, позволяющая отслеживать отработанные часы сотрудников и улучшать расчет заработной платы.

Это приложение для учета рабочего времени, которое работает как журнал рабочего времени и позволяет быстро просматривать табели учета рабочего времени, управлять сотрудниками и сменами.

Интернет-часы автоматически рассчитывают табели учета рабочего времени, включая обычные и сверхурочные часы, оплачиваемое время в нерабочее время и многое другое.Количество часов и времени, которое вы тратите на разные проекты, доступно в отчетах расписания.

Кроме того, вы можете авторизовать практически любое устройство для использования в качестве часов; сотрудники могут входить в систему со своего телефона, компьютера или с помощью отпечатка пальца. Функция GPS позволяет использовать OnTheClock в качестве приложения для мониторинга сотрудников.

OnTheClock также предлагает функцию обмена сообщениями для общения с членами вашей команды в одном приложении.

Доступно как: онлайн-приложение для учета рабочего времени, мобильное приложение (iOS, Android).

Стоимость : бесплатный тариф доступен максимум для 2 пользователей. Цена начинается от 3 долларов. Доступна бесплатная 30-дневная пробная версия со всеми функциями.

Другие способы отслеживания рабочего времени

Статистика показывает, что объем мирового рынка учета рабочего времени будет расти со среднегодовым темпом роста почти 20,69% до 2025 г. . Приложения для автоматического учета рабочего времени — самая популярная форма отслеживания времени, поскольку они помогают точно заполнять табели учета рабочего времени и повышают производительность.

И вы можете отслеживать, сколько времени вы тратите на работу разными способами, а не только с использованием программного обеспечения для учета рабочего времени.

Одной из последних тенденций на рынке отслеживания времени является Polygon — устройство, которое помогает управлять временем. Это еще один инструмент для людей, которые хотят просто и эффективно отслеживать время. Polygon поставляется со специальным программным обеспечением для учета рабочего времени, которое позволяет отслеживать ваши отработанные часы. Такие устройства больше похожи на гаджеты, но они идеально подходят для людей, которые любят пробовать новое и экспериментировать.

Другая форма для отслеживания времени включает приложений для повышения производительности – списков дел, инструменты управления работой и задачами или специализированное программное обеспечение для управления проектами .Эти инструменты часто предлагают функцию отслеживания времени, но она не так расширена, как в специализированных приложениях для отслеживания времени.

К счастью, вы можете легко интегрировать свое любимое приложение с программой для учета рабочего времени.

Однако, если вы больше привержены традиции, вы можете использовать простых табелей учета рабочего времени , например, Excel или бумажные табели учета рабочего времени. Несмотря на свою простоту, использование электронной таблицы может быть не лучшим вариантом, если вы не используете готовый

👉 Читайте также: Лучшие шаблоны расписания на неделю, которые помогут вам организовать время

Какой ваш любимый способ отслеживать время?

Существует множество приложений для повышения производительности и учета рабочего времени, как мобильных, так и настольных, которые помогают отслеживать и отслеживать рабочее время.Прежде чем вы решите использовать какой-либо из них, убедитесь, что он соответствует потребностям вашего бизнеса.

Вы можете легко экспериментировать и играть с инструментами, методами и гаджетами. Кроме того, есть много людей, которые являются экспертами по тайм-менеджменту и чьи советы могут помочь вам в вашей работе. Вы можете читать книги, блоги и узнать, как эффективно отслеживать время.

Кроме того, постарайтесь установить свои собственные распорядки и стратегии, потому что вы единственный человек, который действительно знает ваш стиль работы. Если вы готовы вносить изменения и поддерживать последовательность, ваша продуктивность взлетит до небес.

Отслеживание часов — это способ организации работы, а не попытки действовать как робот. Так что помните, что он нужен для того, чтобы помочь вам стать более эффективным, а не для того, чтобы вы почувствовали, что все под контролем. Удачи!

⏰ Учет рабочего времени 101: Заполняют ли наемные сотрудники табели учета рабочего времени?

Вы уже знаете, что табели учета рабочего времени необходимы вашим почасовым сотрудникам. Таблицы учета рабочего времени не только содержат записи о количестве часов, отработанных вашими сотрудниками в каждый платежный период, но и в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA), как владельцу малого бизнеса, вам, как владельцу малого бизнеса, на самом деле требуется , для учета времени и обеспечения точности. записи — например, табели учета рабочего времени — для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов.

А как насчет наемных сотрудников? Каков порядок учета рабочего времени сотрудников, получающих заработную плату? Нужно ли им также отслеживать свое рабочее время в табеле или табеле учета рабочего времени?

Понимание законов о табелях учета рабочего времени

Как уже упоминалось, федеральный закон требует, чтобы владельцы малого бизнеса вели точный учет всех сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, включая учет рабочего времени. В соответствии с FLSA работодатели должны регистрировать время и день начала рабочей недели сотрудника, общее количество рабочих часов за каждый рабочий день и общее количество часов, отработанных сотрудником за каждую рабочую неделю.

Как вы регистрируете и отслеживаете эти часы, зависит от вас (согласно Министерству труда, «работодатели могут использовать любой метод хронометража по своему выбору. Например, они могут использовать часы, иметь хронометриста, чтобы вести учет рабочего времени сотрудника. или попросите своих сотрудников записывать свое собственное время в учетные записи.Любой план учета рабочего времени приемлем, если он является полным и точным, но независимо от того, какой метод вы используете, вам необходимо точно отслеживать рабочее время своих сотрудников, не освобожденных от налогов.

Итак, чтобы определить, нужно ли наемным сотрудникам заполнять табели учета рабочего времени, важно понимать разницу между не освобожденными и освобожденными работниками.

Рабочие, не освобожденные от уплаты налогов, имеют право на сверхурочную оплату — это означает, что если они работают сверх 40 часов в течение одной рабочей недели, они получают компенсацию за эти сверхурочные часы (что как минимум в полтора раза превышает их обычную ставку оплаты) .

Освобожденные работники освобождены от сверхурочной оплаты — поэтому, даже если они работают более 40 часов в рабочую неделю, они не имеют права на сверхурочную оплату.

Итак, будет ли наемный работник заполнять табель учета рабочего времени, будет зависеть от того, будет ли он освобожден от уплаты налогов или нет.Если они освобождены от уплаты налогов, а это большинство наемных сотрудников, вам не нужно заставлять их заполнять табель учета рабочего времени, но если они подпадают под категорию не освобожденных от налогов (например, если зарплата сотрудника составляет менее 684 долларов США за каждого сотрудника). неделя), то им нужно будет заполнить табель учета рабочего времени.

Почему ваши наемные сотрудники должны заполнять табели учета рабочего времени — даже если это не требуется по закону. часы работы — но то, что вы не обязаны это делать, не означает, что вы не должны этого делать.

Практика ведения журналов учета рабочего времени всех ваших сотрудников, включая наемных сотрудников, имеет множество преимуществ, помимо соблюдения нормативных требований. Есть множество причин, по которым вы должны попросить наемных сотрудников заполнять табели учета рабочего времени, в том числе:

• Отслеживание и контроль отпусков и отпусков по болезни . Если ваши наемные сотрудники имеют право на больничный и отпуск, вам необходимо отслеживать а) как они накапливают отпуск и б) когда они берут отпуск в виде дней отпуска по болезни или отпуска.Если ваши наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это поможет вам более эффективно отслеживать, контролировать и управлять их отпусками, а также упрощает весь процесс для вас и вашей команды кадров.
• Более точное управление проектами. Если у вас есть сотрудники, работающие над множеством разных проектов, вам необходимо знать, какое рабочее время уходит на то, на какие проекты; в противном случае сложно оценить, как продвигается каждый проект, и нужно ли переключать сотрудников между проектами, чтобы добиться результатов.Если наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, а затем сравнивают свое рабочее время с общим рабочим временем проекта, которому они назначены, это может дать вам представление о том, как продвигаются проекты, и о том, нужно ли вам вносить какие-либо изменения в свои рабочие задания .
• Не допускайте выгорания. Вы хотите, чтобы у ваших сотрудников был баланс между работой и личной жизнью; если ваши сотрудники работают слишком много, это может быть рецептом выгорания, что не пойдет на пользу ни им, ни вам. Если ваши наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это поможет вам определить, когда сотрудники затрачивают слишком много времени, и поможет вам вернуть их к обычному графику, прежде чем они полностью сгорят.
• Повышенная производительность. Если наемный сотрудник работает более 50 часов в неделю и по-прежнему не работает на уровне других членов вашей команды, это дает вам знать, что есть возможность повысить производительность, и вы можете предоставить этому сотруднику необходимое обучение или поддержку. чтобы добиться результатов за меньшее время. Но единственный способ определить эту возможность — это знать, сколько они работают — информация, к которой вы легко сможете получить доступ, когда они заполнят табель учета рабочего времени.
• Выявить красные флажки . Несмотря на то, что наемные сотрудники не получают почасовую оплату, вы все равно ожидаете, что они будут работать определенное количество часов каждый день. Если наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это подтвердит, что они приходят вовремя и работают разумное количество часов, или, если они опаздывают и уходят каждый день рано, это подскажет вам, что происходит.
  

Убедитесь, что все ваши сотрудники заполняют табели учета рабочего времени — включая наемных сотрудников