Close

Перечень документов личного дела работника: Какие документы должны быть в личном деле сотрудника

Содержание

перечень документов и персональные данные

Законом состав личного дела сотрудника не установлен, поэтому работодатель сам вправе определять его. Для этого он может исходить из сроков хранения, ценности документов и полезности для нанимателя содержащейся в них информации. При этом установленный организацией порядок необходимо оформить соответствующим локальным актом. Рассказываем про состав личного дела работника 2021: перечень документов и персональные данные.

Требования к составу документации личного дела

Определяя, что должно быть в личном деле работника, работодатель исходит необходимости включать туда документы, связанные непосредственно с трудовыми взаимоотношениями.

В личное дело не следует помещать документы, имеющие незначительные периоды хранения (п. 3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Обычно личное дело включает:

  • документацию трудящегося, прямо относящуюся к его трудовой деятельности и предоставляемую самим работником по законодательству РФ;
  • оформляемую нанимателем в обязательном порядке в процессе выполнения им должностных функций.

Условно состав личного дела сотрудника можно поделить на 3 части:

  1. Документы при приеме на работу.
  2. Документы о прохождении сотрудником конкурса в качестве соискателя при приеме на работу (если проводился).
  3. Документы с информацией о деятельности сотрудника у работодателя.

В результате, в перечень документов в личном деле включают как сведения, носящие характер персональной информации о сотруднике, так и данные о непосредственном выполнении им трудовых обязанностей.

Все их располагают в хронологическом порядке, а каждый лист дела нумеруют.

Все документы регистрируют во внутренней описи, которую включают в состав папки.

Из чего состоит личное дело сотрудника

Законодательно состав документов личного дела работника не утвержден. Однако в кадровом деле сложилась определенная практика его формирования.

Чаще всего папки личных дел организуют по структуре, пример которой приведен на схеме.

Важно

В личное дело не стоит включать копии документов с личными данными работника: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета.

Считается, что это избыточные данные. Нужную информацию из них записывают, после чего возвращают работнику. Причем делать этого не нужно даже при получении от сотрудника разрешения об обработке персональных данных (см.. например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013).

При приеме работника обычно сохраняют:

  • заявление;
  • его анкету или данные резюме;
  • соглашение о неразглашении коммерческой информации;
  • копии дипломов;
  • рекомендательные письма, характеристики с прежних мест работы.

В качестве документов, связанных с трудовой деятельностью, чаще всего подшивают:

  • трудовой договор и допсоглашения к нему;
  • приказы по перемещению, совместительству, совмещению, переводу, увольнению;
  • приказы по оплате труда – начисление премий, назначение надбавок;
  • приказы об отпусках, о командировках;
  • приказы по поощрениям, награждениям;
  • приказы об аттестации и копии актов по ее результатам;
  • служебные записки о поощрении или о применении дисциплинарных взысканий, объяснительные сотрудника, акты служебных расследований;
  • заявления об увольнении или переводе;
  • договор о материальной ответственности;
  • должностные инструкции.

При начале оформления папки заводят также внутреннюю опись, которая входит в список документов в личном деле работника. В нее добавляют новые строки по мере поступления в дело новых документов. После увольнения работника её тоже подшивают в папку.

Можно без ограничений помещать в личное дело документы по трудовой деятельности сотрудника: их список открыт.

Включение в состав дела персональных сведений о работнике

Под персональными данными понимают любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому лицу. Для ее сбора и обработки необходимо получить письменное согласие от работника (п. 1 и п. 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

В части того, что входит в личное дело работника, это требование касается:

  • медкнижки работника;
  • документов об образовании;
  • справки об отсутствии (наличии) судимости;
  • характеристики и рекомендательных писем.

При этом важно соблюдать ряд принципов хранения и обработки персональных данных:

  • цель их использования – трудоустройство работника, обеспечение его продвижения по службе, контроль качества выполняемой им работы;
  • строгое соблюдение норм Конституции и ТК РФ при их обработке;
  • сотрудник должен быть под роспись ознакомлен с локальными актами, регламентирующими порядок работы с персональными данными.

Определяя список документов в личном деле работника, в него обязательно нужно добавить письменное согласие на обработку персональных данных. Срок действия такого разрешения можно ограничивать окончанием действия трудового договора или моментом достижения цели использования персональной информации. Оно может быть письменно отозвано работником в любой момент. Однако нужно понимать, что отсутствие согласия на использование персональной информации может сделать фактически невозможным продолжение трудовых отношений.

Письменное разрешение на обработку персональных данных хранят в течение 3-х лет с момента окончания его действия.

Перечень документов в личное дело сотрудника в году

Скачать дополнительные материалы в базе КонсультантПлюс. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства — по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т. Сроки оформления личного дела Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом. Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя.

В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника. Особенности формирования личного дела Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел: Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель.

Для каждого сотрудника они должны быть отдельными. Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования. Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.

Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами. В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии. Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями. В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа. Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.

Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения. Какие документы включаются в состав личного дела Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы. Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп: Первичная документация при приеме на работу.

К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть: резюме; документы об образовании и квалификации; копии удостоверяющих документов паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть ; рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей при необходимости ; документ или его копия о воинском учете если имеется ; справка об отсутствии судимости нужна при приеме на определенные должности ; данные медосмотра; заполненная анкета если это предусмотрено ; заявление о трудоустройстве; копия приказа о приеме; заключенный трудовой договор и т.

Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены: различные квалификационные удостоверения; свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости; свидетельства о рождении детей то же обоснование ; должностная инструкция; заключаемые допсоглашения если это делалось ; копия договора о материальной ответственности если должность его предусматривает ; акты о прохождении аттестации; документы об установлении медограничений или инвалидности если это случилось во время работы ; копии приказов про внутреннее изменение должности перевод, повышение, понижение и др.

Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть: заявление на увольнение; документы об увольнении в связи с внешним переводом; свидетельство о смерти сотрудника. Как правильно оформить личное дело Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования.

Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют: первичное заведение личного дела; внесение в него новых записей и документов; изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных; при необходимости заверение копий; внутренняя опись входящих в дело документов; плановая проверка состояния личных дел; ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись; хранение дел; помещение неактуальных дел в архив.

Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников. Обложка личного дела Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе обложке. Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с Опись состава личного дела Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

Кадры Какие документы хранятся в личном деле работника Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно?

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. На что обратить внимание Есть несколько ключевых моментов. Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника.

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника

На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства — по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе. Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т. Сроки оформления личного дела Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом. Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника. Особенности формирования личного дела Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией.

Состав личного дела работника

Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих. Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Из чего состоит структура Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись. Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают: согласие на обработку персональных данных; копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника; заключение медицинской комиссии если требуется для занимаемой должности ; справку о наличии отсутствии судимости если требуется ; трудовой договор экземпляр работодателя ; копию приказа о приеме на работу; договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.

Образец справки о выходе на работу Внимание!

Указ Президента РФ от Правила ведения и оформления В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника образец , можно посмотреть ниже. Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы. Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Какие документы хранятся в личном деле сотрудника

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик. Как правильно вести Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в году в его составе.

После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета.

.

Особенности и алгоритм формирования личного дела сотрудника. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.

Перечень документов в личном деле сотрудника

.

Какие документы хранятся в личном деле работника

.

Документы для личного дела работника и его формирование

.

Что должно храниться в личном деле сотрудника

.

Личное дело работника

.

.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Личные дела работающих сотрудников, как правило, хранятся в отделе кадров предприятия. Вместе с тем, в архиве предприятия остаются и личные дела уже уволенных сотрудников. Как правильно должна происходить архивация личных дел уволенных сотрудников, и где они должны храниться? Личное дело сотрудника содержит все документы  о Человеке, приказы о принятие на должность, награждениях, порицаниях, увольнение,  трудовой договор итд.

В числе таких документов:

  • анкета, или личный листок по учету кадров;
  • копии документов, подтверждающих личность работника, копии ИНН и страхового свидетельства;
  • копии документов, подтверждающих образование и квалификацию сотрудника;
  • автобиография сотрудника;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • все документы о повышении квалификации и прохождении аттестации;
  • копии документов о вступлении в брак и смене фамилии, если это произошло во время работы на предприятии.

Для учета документов, входящих в личное дело, составляется  внутренняя опись, прикрепляемая первой в папку. В ней указывается перечень документов, входящих в дело, регистрируются новые документы и вносятся сведения об изъятии текущих. Все документы в личном деле подшиваются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением, а последним документом является приказ об увольнении работника.

Архивация

Личные дела уволенных сотрудников подлежат архивации и хранятся в специальных архивах отдела кадров на предприятии. Если предприятие не имеет собственных площадей для организации архива, личные дела уволенных сотрудников можно сдать на депозитарное хранение.

На личные дела уволенных сотрудников должна быть составлена отдельная опись, а сами личные дела и карточки уволенных сотрудников систематизируются по дате увольнения и затем, в каждом полученном массиве, по алфавиту. Срок хранения личных дел уволившихся сотрудников составляет 50-75 лет. В зависимости от даты увольнения.

Документы надо обрабатывать

Становится понятным, что для обработки архива отдела кадров на предприятии и подготовку личных дел уволенных сотрудников для сдачи в архив потребуются дополнительные сотрудники. Одним из способов экономии фонда заработной платы в подобных случаях является аутсорсинг работников архива, который можно заказать в компании «Архивный Эксперт».

Мы осуществляем систематизацию и архивную обработку документов. Наш опыт работы в этой сфере позволяет не только предоставить клиентам самые выгодные цены, но и обеспечить выполнение любого объема работ.

Личное дело сотрудника — важность, контрольный список, процесс — INDOVISION GLOBAL

Это больше не просто хорошая идея для работодателя вести личное дело каждого сотрудника, но также необходимо учитывать, что принятое решение в основном основано на данных, а также нужны доказательства и документация.

Документация трудовой стаж, записи о вкладе и достижениях, дисциплинарные уведомления, рекламные акции, планы развития производительности и многое другое должны быть личное дело.

У работодателя хорошие причины хранить несколько кадровых дел — некоторые юридические, а некоторые — лучшие для работы цели практики. Документация необходима, чтобы у работодателя был точный просмотр трудовой книжки сотрудника. Документация поддерживает работодателя решения и могут защитить работодателя в судебном процессе — сохранены правильно.

Содержимое досье персонала содержит исторический обзор важных событий во время карьера сотрудника. Они поддерживают решения, которые принимаются в отношении сотрудник и его карьера.Они демонстрируют доводы работодателя за наймом, продвижением по службе, переводом, наградами и признанием и увольнением решения.

Прошли те времена, когда большинство личных документов и записей были в твердом формате, которые были сложны в обслуживании, обновлении и, кроме того, очень труднодоступны. Также было сложно составить содержательный отчет для сотрудников в целом в организации.

В наши дни большая часть компании хранят данные о сотрудниках в электронном виде и ведут записи в HRMS (Система управления человеческими ресурсами), хотя для небольших компаний это может быть также удалось в Excel.

Оба эти HRMS доступны в Интернете, а также для небольших устройств в формате приложения. Есть некоторые документы, которые необходимо подписать и хранить в твердом формате отдельно от данные, хранящиеся в HRMS, и, следовательно, личные файлы не менее важны.

Личное дело сотрудников является наиболее важным файлом с точки зрения соответствия как внутри, так и по закону. Также для HR-функции необходимо иметь это задокументированное свидетельство для аудита отдела.Личный файл обычно подготовлены на момент присоединения сотрудника отделом кадров и имеют все личные записи хранятся для идентификации личности и для руководства цель.

Личное дело сотрудников это файл, который содержит документы от присоединения до выхода и имеет документы жизненного цикла прямо из его резюме, документов о трудоустройстве, перевода Письмо, письмо об оценке / повышении квалификации, письмо о повышении, другая документация, связанная с трудоустройством вместе с сотрудниками Подтверждение личности, банк связанные доказательства, квалификационные документы и предыдущая работа, связанная с документы. Здесь также есть копии уставных документов, таких как PF ESIC и т. Д.

Что произойдет, если вы не ведете личное дело сотрудников ?

Если вы не поддерживаете личное дело сотрудников, что может привести к потере огромных данных записей сотрудников а также делает вас нарушителем закона. А хорошо задокументированное кадровое досье является ключом к защите работодателя при проверках и иски. Хорошо управляемые кадровые файлы позволяют работодателю должным образом контролировать и проверять производительность сотрудников.

Давайте рассмотрим контрольный список документов, необходимый для поддержки личное дело сотрудника:

сотрудник:

Имя Имя Отчество Имя Фамилия
E-код Дата Регистрация:
Общий опыт
Дата рождения
Вертикально-отдел. /Проект Расположение:

Личное дело — Контрольный список документов: —

Sl. No. Документы Статус
1 резюме / Форма занятости
2 Сковорода Карта
3 Аадхар Карта
4 Избиратель Удостоверение личности
5 Обязательство Знак
6 Существующий ПФ №/ № КАС / ЭСИК №
7 Образование Подробности PGGraduation12 th 10 th Другое
8 Опыт Письмо с предложением Письмо3 месяца Квитанция о зарплате RC ЛК-3 ЛК-2 ЛК-1
9 2 Фотография
10 Форма — 2 (декларация PF)
11 Форма 1 (Декларация ESIC)
12 Форма 11 (для освобожденных от ПФ сотрудников)
13 Форма F (Форма для номинаций на получение вознаграждения)
14 Декларация о доходах Форма
15 Отменено Проверять
16 Получение Письма-предложения вашей компании
17 Получение Письма о назначении вашей компании
18 Получение Письма-подтверждения вашей компании
19 Получение письма об увеличении вашего Компания
20 Получение Письма о переводе вашего Компания
21 Другой Документы

Подготовлено : -__________________ Проверено По: —

Контрольный список документов Обзор: —

CV : первый документ сотрудника, который вы получите во время собеседования. Из что вы можете легко получить все подробности об их предыдущих опыт, личные данные и квалификация.

Форма трудоустройства : Во время присоединения HR попросят сотрудника заполнить Форма трудоустройства. Должным образом заполнены им / ею, а также заверены самими собой, что предоставляет подробную личную информацию о сотруднике. Резюме требуется сотрудника для дальнейшего подсчета информации, предоставленной сотрудником во время собеседование совпадает с выданными сертификатами или нет..

Pan Card: Pan Card является обязательным документом для целей налогообложения и PF KYC.

Карта Aadhar: для идентификации, подтверждения адреса и PF KYC.

Удостоверение избирателя: для подтверждения личности и адреса

Знак предприятия: Это форма декларации, которую сотрудник подписывает в случае отсутствия каких-либо документов на момент присоединения.

Существующий номер PF / номер UAN / номер ESIC: Для привязки предыдущего номера UAN и номера ESIC.

Документы об образовании: Необходимо собрать документы об образовании в проверьте правильность предоставленных вам образовательных данных.

Документы об опыте работы: Целью сбора документов об опыте работы является для проверки правильности информации, указанной сотрудником. Нравится:

  • Письмо-предложение: Вы можете проверить Подтверждение работы сотрудника in Предыдущая компания
  • Письмо о назначении: Чтобы проверить структуру заработной платы в предыдущей компании, обозначение и подтвержденная дата присоединения.
  • Заработная плата: Вы можете проверить зарплату из их зарплаты и Письмо с предложением, и его можно перепроверить с общими деталями.
  • Письмо об освобождении: Для обеспечения продолжительности работы сотрудника в последнем организация.

Форма 1 (декларация ESIC) / Форма Mediclaim: Назначение TIC (временная идентификационная карта), для семьи, кандидат и настоящий адрес рядом с больницей ESIC в вашем районе. Претензия Med форма помогает в медицинском страховании сотрудника и его семьи, где сотрудник также предоставляет подробную информацию о кандидате.

Форма — 2 (Форма назначения в ПФ): Это форма, которую сотрудник заполняет, чтобы назначить кровь родственника для иска ПФ в его отсутствие

Форма F (форма для подачи заявки на получение вознаграждения): Эта форма предназначена для обозначения крови в отношении требования безвозмездной выплаты. в его отсутствие.

Форма декларации по подоходному налогу: Для сбора информации об инвестициях для вычета подоходного налога.

Первая страница аннулированного чека / сберегательной книжки: для перекрестной проверки реквизиты банка, предоставленные сотрудником, верны.

Приемка по официальным документам : Вам необходимо сохранить акцепт на все документы, которые Сообщение отдела кадров в отношении Наемный рабочий. Как письмо с предложением, письмо о назначении, письмо с подтверждением, увеличение Письмо, переводное письмо и т. Д.

  • Прием Письма-предложения вашей компании:
  • Получение Письма о назначении вашей компании
  • Получение Письма-подтверждения вашей компании
  • Получение Инкрементного письма вашей компании
  • Получение Письма о переводе вашей компании

Контрольный список файлов сотрудников | Малый бизнес

Одной из наиболее важных функций отдела кадров является ведение документации, включая файлы занятости, файлы управления льготами и безопасностью, записи обучения и повышения квалификации.Файл сотрудника содержит запись каждого действия по найму. Файлы занятости — часто называемые файлами персонала — требуют точных и точных мер, чтобы файлы были точными, полными и актуальными. Во многих организациях существует два типа файлов занятости. Отдел кадров ведет файл для каждого сотрудника. Департамент также ведет так называемый файл «руководителя» или «отдела». Этот файл обычно содержит только информацию, относящуюся к посещаемости, производительности и контакту сотрудника в чрезвычайных ситуациях.

Хранение файлов сотрудников

Файл кадровых ресурсов является конфиденциальным, и доступ предоставляется только определенным сотрудникам отдела кадров. Важнейшим элементом обучения персонала является конфиденциальность файлов сотрудников и последствия любого нарушения конфиденциальности. Согласно Комиссии США по равным возможностям при трудоустройстве, файлы сотрудников должны храниться в течение одного года после даты увольнения сотрудника. Кроме того, в соответствии с Законом о стандартах добросовестного труда и Законом о дискриминации по возрасту при приеме на работу записи о сотрудниках, касающиеся заработной платы, повышения заслуг, продвижения по службе и связанных с ними действий по найму, должны храниться до трех лет. Всегда сверяйтесь с правилами вашего штата, регулирующими сохранение трудовых книжек. Например, закон Техаса, касающийся удержания сотрудников, составляет четыре года в вопросах, касающихся мошенничества со стороны сотрудников или нарушения конфиденциальности.

Содержание файла сотрудника отдела кадров

Первыми документами, которые входят в дело сотрудника, являются заявление о приеме на работу и любые примечания, касающиеся процесса отбора и собеседований. После того, как кандидат принял предложение о работе, он должен подтвердить право на работу в США.S. В зависимости от обстоятельств сотрудника, эта документация может включать удостоверение личности, например свидетельство о рождении, карту социального страхования, водительские права, паспорт или документацию о рабочей визе, полученную в Службе гражданства и иммиграции США.

Документы, относящиеся к предварительному расследованию и подписанные соглашения о раскрытии информации и конфиденциальности компании, содержатся в трудовом деле. Подписанное подтверждение получения справочника также является частью дела сотрудника.

Дело о трудоустройстве должно также содержать следующее: документация, касающаяся дисциплинарных взысканий, поощрений, служебной аттестации, повышения заработной платы, бонусов, посещаемости, продвижения по службе, понижения в должности, переводов и контактную информацию для экстренных случаев.

Файлы сотрудников, защищенные HIPAA

Отдельный файл сотрудника должен быть доступен только уполномоченным лицам в отделе кадров. Этот отдельный файл содержит всю информацию, касающуюся медицинских осмотров, выбора медицинской страховки, заявлений об инвалидности и вопросов компенсации работникам.Согласно Закону о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), вся медицинская документация должна храниться в секции льгот. Как правило, это менеджер по выплатам, который имеет сертификат HIPAA и отвечает за эти конфиденциальные записи.

Ссылки

Ресурсы

Автор биографии

Рут Мэйхью пишет с середины 1980-х годов, а с 1995 года является экспертом в области управления персоналом. , «и ее цитировали в многочисленных публикациях, включая журналы и учебники, посвященные методам управления человеческими ресурсами.Она имеет степень магистра социологии Университета Миссури в Канзас-Сити. Рут проживает в столице страны, Вашингтоне, округ Колумбия.

Необходимые документы для кадрового дела

Как работодатель, вы должны знать законы штата и федеральные законы, которые определяют тип информации, которая должна храниться в кадровых файлах. Некоторые из необходимых кадровых документов включают личную контактную информацию сотрудника, статус работы, информацию о заработной плате и информацию о производительности.

Информация о трудоустройстве

Информация о занятости в личном деле обычно поступает в виде заявления о приеме на работу или документов о новом найме. Файл может также включать копию письма с предложением о приеме на работу, отправленного сотруднику, и подписанную квитанцию ​​от сотрудника, подтверждающую, что он получил копию справочника для сотрудников компании. Хотя в личном деле сотрудника должна быть указана дата рождения для целей выплаты пособий, получение этой информации для использования при принятии решения о приеме на работу является незаконным.

Статус работы

Статус работы — это юридическая документация, подтверждающая, что сотрудник может работать в США. В качестве подтверждения статуса работы в личном деле сотрудника должна быть копия его карты социального страхования. Если сотрудник не является гражданином США, необходимо приложить заполненную форму I-9 (не являющийся гражданином США, эквивалентный форме W-4), копию паспорта сотрудника и копию рабочей визы сотрудника. в личном деле сотрудника.

Заработная плата

Другой основной компонент кадрового файла относится к расчету заработной платы. Работодатель должен поддерживать актуальную федеральную налоговую форму W-4. Наряду с формой W-4 файл персонала может также содержать табели учета рабочего времени для периодов оплаты, в которые работает сотрудник. Если у сотрудника есть какие-либо деньги, законно удерживаемые из его заработной платы, постановление суда или копия постановления также должны быть в личном деле.

Информация о производительности

Аттестация сотрудников — еще одна неотъемлемая часть кадрового файла.Сюда могут входить копии профессиональных целей и служебных аттестаций сотрудника, написанные руководителем или менеджером сотрудника. Если необходимо, в личном деле также содержатся выговоры или предупреждения, полученные сотрудником во время его работы в компании.

Информация о налогах штата

Если в штате, в котором вы ведете свой бизнес, есть налоги штата, вам необходимо иметь форму W-4 для удержания налогов. Подобно федеральной налоговой форме W-4, форма штата должна обновляться и храниться в личном деле сотрудника в качестве резервной записи для надлежащих вычетов из зарплаты сотрудника и в случае проверки IRS или государственная налоговая служба.

Требования к хранению формы I-9 для HR-групп

Соблюдение требований при приеме на работу — сложный, но необходимый компонент обязанностей любой HR-команды. Это включает в себя новую документацию по найму, такую ​​как Форма I-9, которая содержит собственный набор правил и положений. Имеет ли значение, где работодатели хранят эти формы, и существуют ли законы, требующие хранения I-9 отдельно от кадровых документов?

Что такое форма I-9?

Форма I-9 является официальной формой U.S. Документ Службы гражданства и иммиграции (USCIS), который помогает компании удостовериться в том, что ее сотрудникам разрешено работать в Соединенных Штатах по закону. Закон требует от каждого сотрудника США заполнить форму I-9, когда они приступают к новой работе. подтвердить свою личность и право на работу в стране. Сотрудники также должны заполнить форму, чтобы она прошла надлежащую проверку.

USCIS определяет три разные категории документов, которые вновь нанятые сотрудники должны предоставить для подтверждения своей личности, разделенных на списки A, B и C.Обычно принимаются следующие документы:

  • Паспорт США или паспортная карточка США
  • Карта постоянного жителя или квитанция о регистрации иностранца (форма I-551)
  • Водительское удостоверение
  • Карточка социального обеспечения США
  • Полный список приемлемых документов можно найти на сайте USCIS. gov
  • .

После того, как работодатель лично проверил I-9 каждого сотрудника, он должен хранить все I-9 в течение трех лет или одного года после увольнения — в зависимости от того, что наступит позже.

Следует ли хранить форму I-9 отдельно?

USCIS рекомендует хранить файлы формы I-9 и информацию о персонале отдельно друг от друга и что формы могут храниться в электронном виде или на бумаге, на микрофильмах или микрофишах.

Работодатели должны следовать этому руководству для защиты информации о сотрудниках. Безопасное хранение формы I-9 и файлов персонала — простой способ обеспечить соответствие требованиям и защитить информацию о сотрудниках. Организации могут даже использовать платформы HRIS для каталогизации и защиты документов и данных сотрудников с установленными разрешениями, так что только HR может получить доступ к информации формы I-9 сотрудников.

Кроме того, отдельное хранилище может добавить дополнительную защиту от потенциального аудита, который проводится иммиграционной и таможенной службой США (ICE). ICE проводит личные проверочные аудиты в соответствии со сроками, которые обновляются каждый год.

Существуют ли штрафы за ненадлежащее хранение формы I-9?

Работодатели могут столкнуться с риском штрафных санкций, если они не соблюдают или намеренно игнорируют определенные требования иммиграционного законодательства. Аналогичным образом, наиболее актуальный риск судебного разбирательства связан с тем, как HR хранит эти документы и где они хранятся.Закон об иммиграционной реформе и контроле 1986 года (IRCA) запрещает работодателям дискриминировать сотрудников по признаку национального происхождения или статуса гражданства — информация, содержащаяся в каждой форме I-9.

Если эта защищенная информация раскрывается неуполномоченному лицу и затем используется для дискриминации другого сотрудника, жертва дискриминации имеет право подать в суд на своего работодателя.

Контрольный список дел сотрудников — Центр чартерных школ Нью-Йорка

Отчет Бюджет штата Нью-Йорк
Учащиеся во временном жилище: права учащихся и обязанности школ Закон МакКинни-Венто дает важные права на образование бездомным или нестабильным учащимся. или временное жилье.В Чартерном центре прошел бесплатный семинар,… 2020 законы и правила новая школа-развитие-набор учащихся 2020
Въезд и установка: шаблоны и образцы финансовый- менеджмент new-school-development контрольный список образец шаблона презентации
собрание группы начального уровня 2020 академическое тестирование новая школа-разработка форма шаблона 2020
принятие финансовых решений : Персонал и программное обеспечение 2020 финансовый менеджмент новая школа развития рабочий лист 2020
ELLS: Условия тестирования для учащихся с ограниченным знанием английского языка и изучающих английский язык 2020 ell -mll-education информация 2020
Философия учебной программы: общественные науки 2020 академики-тестирование новой школы презентация руководства 2020
Создание школ, управляемых данными 2020 академиков-тестирование отчет 2020
Иск об аренде отклонен 2020 нормативно-правовые акты об объектах информация 2020
Альтернативная оценка штата Нью-Йорк (NYSAA) 2020 академики, тестирующие специальное образование 2020
Исследование CREDO: Городские чартерные школы превосходят сверстников в традиционных школах (март 2015 г. ) 2020 академическое тестирование отчет об исследовании проблем 2020
Сравнение финансирования школ Независимое бюджетное управление Нью-Йорка (IBO) (2010-11) 2020 финансовый менеджмент отчет об исследовании проблем 2020
Образец проспекта совета для предлагаемой чартерной школы 2020 лидерство-управление новая школа-развитие контрольный список информации 2020
Обучение совету по чартерной школе Центр чартерной школы Нью-Йорка сотрудничал с Институтом чартерной школы SUNY, офисом чартерной школы NYSED и офисом Министерства энергетики Нью-Йорка… -school-development образцы 2020
Набор и найм эффективных учителей 2020 2020
Работа с Администрацией по обслуживанию детей (ACS) Управление по обслуживанию детей ( ACS) работает над укреплением партнерских отношений с char ter школам для поддержки учащихся, участвующих в программе защиты детей. ACS… 2020 управление операциями по охране здоровья информация 2020
Лотереи чартерных школ Нью-Йорка: часто задаваемые вопросы Этот одностраничный обзор лотерей приема в чартерные школы Нью-Йорка отвечает на часто задаваемые вопросы , в том числе: Как работают лотереи? Они честны? … 2020 набор студентов — набор вопросы и ответы — исследование 2020
Юридические вопросы Чартерной школы: организации «Друзья» Организация «Друзья Чартерной школы XYZ» является отдельной, а не -коммерческая корпорация 501 (c) (3), созданная для сбора средств, повышения осведомленности и иной поддержки устава… 2020 законы-правила руководство-управление информация 2020
Справочник по взаимодействию с родителями Родители играют жизненно важную роль в жизни и образовании ребенка.Для родителей важно вовлекать своего ребенка и строить прочные партнерские отношения с… 2020 участие сообщества отчет 2020
Управление операциями: навигация по городским и государственным системам Независимо от того, новая ли вы школа или Вы новичок в своей роли, поэтому вам нужно ориентироваться во многих системах Нью-Йорка и штата Нью-Йорк. 2020 Управление операциями doe-systems info 2020
Понимание вариантов школьного питания В чартерном секторе Нью-Йорка существует так много неправильных представлений о школьных обедах.Но незнание того, как работают различные программы, может оставить ваших учеников… 2020 новая школа-развитие школьное питание-транспорт faq info 2020
Новые положения, принятые в Закон о государственном бюджете на 2018-19 годы на 2018-19 годы включает несколько бюджетных статей и поправку к законодательству, затрагивающую чартерные школы в Нью-Йорке. В этом меморандуме содержится подробная информация о… 2020 законы и правила финансового управления исследования проблем 2020
Управление: устав и политика в отношении конфликта интересов для чартерных школ Все чартерные школы должны иметь набор подзаконные акты и политика в отношении конфликта интересов в соответствии с законодательством штата Нью-Йорк. Когда был последний раз… 2020 законы-правила руководство-управление пример презентации 2020
Создание эффективного взаимодействия с сообществом Эта презентация, предназначенная для групп предварительного авторизации, фокусируется на эффективных практиках для стратегии вовлечения сообщества и защиты интересов. В дополнение к многочисленным подсказкам и советам,… 2020 вовлечение сообщества, развитие новых школ, набор учащихся, набор презентация 2020
Подотчетность: разработка панели управления лидерством Информационная панель — это важный инструмент для руководителей и правления чартерных школ.Эта презентация поможет вам создать информационную панель для вашей чартерной школы. 2020 лидерство-управление презентация 2020
Процесс доступа к объектам: совместное размещение и частное пространство В марте 2014 года в закон штата были внесены изменения, чтобы предоставить подмножеству чартерных школ Нью-Йорка законное право в помощь объектам. Закон об образовании §2853 (3)). Устав… 2020 нормативные акты об объектах вопросы-исследования 2020
Иммунизация Чартерные школы обязаны соблюдать требования Департамента здравоохранения штата Нью-Йорк, действующие с сентября 1, 2016, и… 2020 doe-systems, законы и правила техники безопасности и охраны труда руководство по часто задаваемым вопросам 2020
Что такое Чартерные школы — ресурсы 2020 2020
Финансовые формы для чартерных школ Чартерные школы могут использовать этот набор шаблонов из Центра чартерных школ г. Нью-Йорка для создания своих собственных форм.Включены шаблоны для… 2020 финансовый менеджмент, новая школа, управление операциями, шаблон формы 2020
Закон о занятости 101 Правовые вопросы влияют на все этапы процесса приема на работу. Эта презентация Центра чартерных школ Нью-Йорка совместно с McCarter and English… 2020 законы о человеческих ресурсах, правила развития новой школы презентация 2020
Взаимодействие с общественностью Эти простые, но эффективные инструменты помогут вашей школе взаимодействовать с избранными вами должностными лицами, местными руководителями, родителями и другими людьми. 2020 законы о взаимодействии с сообществами новые школы развития исследования проблем 2020
Обзор ATS, разработанный руководителями чартерных школ Это всеобъемлющее руководство, разработанное и первоначально представленное Ребеккой Даверин из Explore Школы — отличный универсальный ресурс для наиболее полезных функций ATS и… 2020 Управление операциями doe-systems руководство 2020
ELLS: NYSITELL Administration and Scanning Как школы идентифицируют Студенты ELL после зачисления в чартерную школу? В соответствии с федеральным мандатом, школы должны проводить опрос по изучению домашнего языка по адресу… 2020 ell-mll-education законы-постановления набор студентов-набор презентация 2020
Создание учредительного совета чартерной школы навыки и самоотверженность персонала, входящего в состав Совета учредителей чартерной школы, необходимы для успеха новой школы. Эти ресурсы будут… 2020 лидерство-управление, развитие новой школы контрольный список, шаблон руководства 2020
SPED: правила и процедуры Положения Уполномоченного доступны в Интернете. Часть 200 — это закон, регулирующий специальное образование в штате Нью-Йорк. Руководство по стандартным операционным процедурам представляет собой практическое руководство, объясняющее… 2020 законы и правила специальное образование руководство 2020
Инструмент оценки совета директоров Эта матрица оценки помогает в оценке Чартерной школы Эффективность правления.Роли руководства, состав совета директоров, собрания и комитеты классифицируются по трем уровням:… 2020 лидерство и управление информация 2020
Контрольный список файла сотрудника Шаблон Файл сотрудника или файл персонала содержит файл подробный отчет о каждом приеме на работу и протокол. Файлы о трудоустройстве требуют точных мер и обслуживания, чтобы гарантировать… 2020 человеческие ресурсы шаблон 2020
Образец протокола доски Протокол собрания — это формальная запись транзакций, которые произошли в определенное время и в определенном месте.Протоколы — это запись того, что было сделано в… 2020 лидерство-управление, развитие новой школы образец передовой практики 2020
Часто задаваемые вопросы: Закон об открытых собраниях Знаете ли вы, что Нью-Йорк чартерные школы подчиняются требованиям Закона штата Нью-Йорк об открытых собраниях (OML)? OML — это… 2020 законы-правила взаимодействия с сообществами руководство-управление операциями-менеджмент информация о часто задаваемых вопросах 2020
Примеры справочника семьи Справочник семьи предоставляет семьям чартерных школ ответы на самые распространенные вопросы. вопросы и помогает направлять семьи и учащихся в школьных процессах… 2020 новая школа-управление операциями по развитию образец 2020
График подачи заявок на 2019 год — NYSED и SUNY Вот обновленные сроки для подача заявок на открытие чартерных школ в штате Нью-Йорк, санкционированная Попечительским советом штата Нью-Йорк и… 2020 new-school-development информация об образце 2020
SPED: ATS Special Education Reports Это руководство по отчету ATS знакомит читателей с наиболее распространенными специальными образовательными ion сообщает, что школы могут работать в рамках ATS.ОБЗОР Это руководство предназначено для ветеранов… 2020 doe-systems, специальное образование информационный отчет о руководстве 2020
Пример панели данных Панель данных является важным инструментом для всех чартерных школ. Он позволяет руководителям школ мгновенно проверять различные показатели и оценивать, где… 2020 академики-тестирование лидерство-управление образец 2020
Запрос OPT на процедуру обслуживания Это руководство из офиса Департамента энергетики Нью-Йорка of Pupil Transportation (OPT) относится к процедурам запроса услуг.В это руководство включены: Список… 2020 doe-systems, школьные обеды, транспортировка руководство по форме 2020
Руководство по эксплуатации Образец Эксплуатация и техническое обслуживание школьных помещений предназначены для поддержки основной цели любой школы: качественное обучение. Поддерживая рабочее Руководство по эксплуатации для вашей школы,… 2020 Оперативное управление развитием новой школы образец 2020
Объекты: для чартеров, совместно расположенных в зданиях DOE Наборы DOE Нью-Йорка четкие правила кампуса для школ, расположенных в зданиях DOE, будь то районные или чартерные школы. Космический отдел Министерства энергетики… 2020 Руководство-управление операциями-менеджментом объектами презентация 2020
ELLS: передовой опыт: опросы по определению домашнего языка Директор Чартерного центра Нью-Йорка по совместному и инклюзивному специальному образованию «Образовательные инициативы», Мелисса Кац, изложила передовой опыт, чтобы гарантировать точность… 2020 ell-mll-education набор учащихся специального образования презентация 2020
Charter Management Organization Guide Из всех решений, принимаемых новыми чартерными школами, немногие более важны, чем решение о заключении контракта на услуги управления школой.Для правильного выбора… 2020 Руководство и руководство руководство 2020
Справочник персонала Четкие ожидания способствуют сильным результатам. Подробное руководство для персонала — лучший способ убедиться, что все сотрудники понимают профессиональные стандарты и культуру… 2020 законы о человеческих ресурсах, правила, операционное управление образец руководства 2020
SPED: CSE и Соответствие требованиям В сентябрьской презентации 2010 г. «Общие проблемы координации» Агентства поддержки учащихся Бруклинской чартерной школы рассматриваются общие проблемы координации, с которыми сталкиваются школы с учащимися специального образования.… 2020 специальное образование презентация образца руководства 2020
Набор и набор студентов: набор студентов и лотерея Презентация Программы права старта Центра чартерных школ Нью-Йорка о наборе студентов и лотерея. Также в виде отдельных документов включены… 2020 набор студентов-набор шаблон презентации 2020
ФИНАНСИРОВАНИЕ: Городские субсидии для чартерных школ Ежегодно офисы президентов округов и городской совет Нью-Йорка Члены распределяют миллионы долларов из государственных фондов через дискреционные программы грантов. Государственные школы… 2020 привлечение сообщества к политике финансового управления презентация 2020
Набор студентов: лучшие практики набора Здесь вы можете найти полезные шаблоны набора студентов и образцы от ваших коллег при создании процедур новой школы или в… 2020 Управление операциями набор студентов шаблон 2020
Обновление устава В дополнение к проведению регулярных обсуждений с уполномоченными лицами, Устав Центр собрал эти ресурсы и образцы, чтобы помочь школам, столкнувшимся со сложным проектом… 2020 руководство-управление ny-charter-authorizers операционное управление образец 2020
Должности в совете директоров Понимание ролей и обязанностей членов правления я s важный шаг к эффективному управлению.Эти ресурсы помогут прояснить, что такое председатель правления и… 2020 руководство-управление контрольный список презентация справочника 2020
Справочник по учету учащихся Справочник МЭ Нью-Йорка по учету учащихся для чартерных школ. Введение: Введение в учет учащихся; Организационное дерево Сети кадровых служб школьников. Прием студентов:… 2020 Управление производством, набор студентов, набор руководство 2020
ATS Видеообучение Добро пожаловать в мир ATS! Это обучающее видео — отличный универсальный ресурс для наиболее полезных функций и отчетов ATS.Он охватывает… 2020 операционное управление презентация 2020
Закон штата Нью-Йорк о чартерных школах 1998 года (с поправками) Закон штата Нью-Йорк о чартерных школах претерпел важные изменения в апреле 2014 года и май 2010. Чартерный центр создал черную версию… 2020 нормативные акты отчет 2020
Информация о дипломе средней школы Для средних школ, желающих заказать дипломы, обратите внимание, что чартерные школы не используют диплом NYC DOE.Поскольку штат не требует… 2020 Управление операциями шаблон часто задаваемых вопросов 2020
Разработка надежного школьного бюджета В этой презентации Центра чартерных школ Нью-Йорка объясняется, как правильно подготовиться бюджет новой чартерной школы. Вся выручка… 2020 финансовый менеджмент, управление операциями шаблон презентации 2020
NYSTL Закупки в FAMIS Каждая чартерная школа получает грант на учебники, библиотечные книги и программное обеспечение в соответствии с Учебником штата Нью-Йорк Закон (NYSTL).Грант администрируется… 2020 финансово-менеджмент-менеджмент информация 2020
Рабочий календарь чартерной школы Нью-Йорка Этот рабочий лист, составленный школьным персоналом по всему сектору, представляет собой интерактивный контрольный список основных действия и сроки, которые влияют на действие устава… 2017 управление операциями информация 2017
Закон о достоинстве для всех студентов (DASA) Департамент образования штата Нью-Йорк недавно выпустил руководство и обучение материалы для окружных школ, связанные с Законом о достоинстве всех учащихся (DASA), который… 2020 законы и правила, запрещающие предвзятость образования, и правила взаимодействия с общественностью руководство с примерами 2020
Типовая политика в отношении конфликта интересов Типовая политика в отношении конфликта интересов, включая исключения из t он закон; явные запреты; штрафы; раскрытие интересов. 2020 законы-правила руководство-управление образцы 2020
ATS для Управления школьного транспорта Эта публикация Департамента энергетики Нью-Йорка представляет собой подробное руководство по использованию ATS для управления транспортными услугами. Руководство содержит обзор OPT и ATS, ключевые… 2020 doe-systems по управлению операциями руководство 2020
Руководство по операционным ресурсам Управление Министерства энергетики США подготовило для помощника Руководство по операционным ресурсам в важных задачах на конец и начало года.Это… 2020 doe-systems управление операциями руководство 2020
Льготы для сотрудников Эти ресурсы помогут чартерным школам решить, какие льготы предложить сотрудникам, и упростят процесс создания планов льгот. Устав льгот сотрудникам Начало… 2020 человеческие ресурсы контрольный список Примеры презентаций 2020
Краткое описание деятельности: часто задаваемые вопросы о Законе штата Нью-Йорк о свободе информации (FOIL) Все чартерные школы Нью-Йорка подпадают под требования Закона штата Нью-Йорк о свободе информации (FOIL). FOIL — это закон штата Нью-Йорк, который… 2020 законы-правила руководство-управление операциями-менеджмент faq 2020
Ресурсы для сертификации учителей Ресурсы Чартерного центра собраны из NYSED и нашего опыта помощи учителя, чтобы ориентироваться в процессе сертификации. Школы, участвующие в нашей программе сертификации учителей… законы и правила о человеческих ресурсах презентация
Руководства Управления по строительству школ Нью-Йорка (SCA) NYCSCA разработало данное Руководство по программе и процедурам безопасности, в дальнейшем именуемое « Руководство по безопасности SCA », чтобы направлять и направлять руководство, персонал,… Управление производством помещений руководство
Рекомендации по приему и зачислению Это руководство, первоначально представленное в Чартерной школе Нью-Йорка Центр в 2012 г. представит обзор передовой практики при приеме и… Управление операциями — набор студентов — набор презентация передовой практики
Юридические консультации и ресурсы Чартерной школы Закон штата Нью-Йорк о чартерных школах изменилось во многом за последние пять годы.Мы создали черную версию Закона, визуально… актуальные инструкции от Департамента образования Нью-Йорка для чартерных школ с использованием системы ATS. Он охватывает все основные функции доступа… 2020 Управление операциями doe-systems руководство 2020
Новые положения, принятые в законодательстве штата о бюджете на 2019–20 годы Бюджет штата Нью-Йорк на 2019–20 годы включает несколько статьи бюджета и законодательная поправка, затрагивающая чартерные школы в Нью-Йорке.Эта памятка содержит подробную информацию о… 2020 финансовое управление исследование проблем 2020
Рабочие документы для студентов Студенты в возрасте 14-17 лет, которые работают неполный рабочий день, включая летнюю работу, должны иметь «Свидетельства о трудоустройстве» (часто называемые рабочими документами), выдаваемые школой. 2020 законы-правила, управление операциями форма руководства 2020
Плакаты и листовки DOH для школ 2020 covid-19-eoeg 2020
Здравоохранение И Руководство по общественной безопасности 2020 covid-19-eoeg 2020
Ресурсы управляющего совета для школ 2020 covid-19-eoeg 2020
Рекомендации Министерства энергетики США И коммуникации 2020 covid-19-eoeg 2020
Руководство для уполномоченных лиц штата Нью-Йорк и коммуникации 2020 covid-19-eoeg 2020
Руководство и коммуникации NYSED 2020 covid-19-eoeg 2020
NY C Руководство по специальному образованию DOE 2020 covid-19-eoeg 2020
NYC DOE Guidance and Communications for Schools 2020 covid-19-eoeg 2020
Исполнительные приказы штата Нью-Йорк — Экстренное бедствие 2020 covid-19-eoeg 2020
Исполнительные указы штата Нью-Йорк — Изменения в образовании 2020 covid-19-eoeg 2020
Ресурсы для семей 2020 covid-19-remote-Learning 2020
Special Education And Mll / Ell Resources 2020 covid-19-remote-Learning 2020
Чартерные школы Модели дистанционного обучения 2020 covid-19-Remote-Learning 2020
Технологические ресурсы и советы 2020 covid-19-remote-Learning 2020

Как создать контрольный список кадрового файла за 5 простых шагов

3 мин чтения

Хотите, чтобы ваши документы о занятости были организованы и соответствовали требованиям? Создайте контрольный список файлов персонала для каждой папки сотрудника.

Компании создают несколько типов записей для одного сотрудника. Отдел кадров следит за конфиденциальностью этих документов и хранит их в безопасности.

Законы о конфиденциальности различаются от штата к штату, и каждая компания имеет свои собственные передовые методы хранения информации. Контрольный список файлов персонала поможет вам управлять содержимым папок сотрудников, следуя строгому процессу документирования.

1. Начать с трудовой документации и статусов отношений


Ваш отдел кадров собирает гору документов, когда приходит новый сотрудник.Храните этот материал в личном деле, будь то физическое или электронное.

По мере того, как отношения с сотрудником со временем развиваются, в файл помещается больше записей.

Быстрый список включает (но не ограничивается):

  • Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо
  • Подтверждение приема на работу и подписанные письма-предложения
  • Контактная информация для экстренных случаев
  • Оценка эффективности, аттестация и многое другое
  • Информация о компенсации и документы, удерживаемые IRS
  • Формы увольнения и расшифровка выходного интервью, если оно проводится

Почему вы должны включать все эти документы в свои личные дела? Это закон! Законы меняются от штата к штату и тоже меняются со временем.

2. Выясните, что не следует включать

Проведите четкое различие между вашими личными делами и другими типами файлов.

Вот типы документации, которую нельзя включать в контрольный список кадрового дела:

  • Медицинские записи или связанные с ними документы, защищенные Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA). Они будут помещаться в отдельную медицинскую карту для сотрудника.
  • Конфиденциальная информация о расследовании или жалобах сотрудников отдела кадров
  • Проверка биографических данных, справочная информация, криминальное прошлое и кредитные отчеты
  • Номера социального страхования
  • Формы выплат работникам
  • Подтверждение приема на работу и подписанные письма-предложения

Данные конфиденциальные материалы не относятся к личному делу.

3. Закажите контрольный список как оглавление

Контрольный список дает структуру для каждого файла и поддерживает порядок. Поэтому заказывайте его как оглавление.

Поскольку все будет происходить в одном порядке, вам не придется тратить время на поиск конкретной документации. Вы будете точно знать, где его найти.

4. Максимальное упрощение

Вы сузили содержание, получили отзывы и создали схему для своего списка.Вы почти подошли к концу, но не совсем. Пора упростить!

Контрольный список вашего личного дела требует удобной навигации. Его должно быть легко переваривать, сканировать и обновлять.

Вот несколько моментов, о которых следует помнить:

  • По возможности старайтесь держать контрольный список на одной странице.
  • Используйте как можно меньше слов.
  • Сделайте его визуально чистым с помощью флажков и маркеров.
  • Упростите изменение формы или обновление ее новой информацией.
  • Оставьте его гибким.

5. Обновление для изменений политики и новых материалов

После завершения составления списка оставьте его открытым для обновлений.

Пересматривайте свой контрольный список, когда появляются новые правила, и внимательно следите за изменениями законодательного собрания штата в требованиях к записи о занятости.

Если вы ведете физические записи, храните их в огнестойких шкафах. Вы же не хотите потерять эти файлы в результате пожара на рабочем месте!

Защищены ли файлы от повреждения огнем? Взгляните на наши варианты страхования бизнеса, чтобы узнать, можете ли вы воспользоваться более выгодными тарифами и покрытием сегодня.

Поговорите со своим местным лицензированным агентом Pekin Insurance по поводу расширения охвата вашего бизнеса!

Досье персонала

Инструкции

Департаменты могут использовать это в качестве справочника для множества записей, которые должны храниться как часть официального кадрового файла (OPF) для лиц, работающих по их найму. Недавние обновления графика хранения записей расширили типы записей и увеличили время их хранения.Полный список записей с соответствующими периодами хранения см. В Графике хранения системных записей.

Начальник отдела или аналогичный руководитель несет ответственность за обеспечение содержания ОБТК в безопасном месте. Требования к конкретным записям, связанным с трудоустройством, могут потребовать, чтобы они хранились в отдельных конфиденциальных файлах с дальнейшим ограниченным доступом. Дополнительную информацию см. В Стандартной административной процедуре 33.99.99.M0.01: Официальное личное дело.

Документы для включения в OPF

Трудовая книжка (относится к трудовым отношениям)

  • Заявление и утверждение программы «Время выпуска» для образовательных учреждений
  • Документ и разрешения об альтернативном месте работы
  • Гибкие соглашения о времени
  • Годовой отчет
  • Формы обратной связи с сотрудниками
  • Письма о годовой заработной плате или назначении
  • Официальные меморандумы / переписка
  • Письменные выговоры или иные формальные дисциплинарные меры
  • Опровержения сотрудниками оценок или дисциплинарных мер
  • Сертификаты обучения не указаны в TrainTraq
  • Официальные награды, награды и награды
  • Письма об увольнении / увольнении
  • Контрольный список увольнения сотрудников (на рассмотрении)

Документы, хранящиеся в отдельных картотеках

Документы, содержащие медицинскую информацию о сотрудниках, хранятся в отдельном конфиденциальном файле.

  • Запросы на отпуск
  • Запросы и благодарности из пула отпусков по болезни
  • Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA), документы
  • Страхование компенсации работникам (WCI) требует
  • Запросы / соглашения о размещении в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA)
  • Тесты на наркотики и алкоголь / результаты
  • Медицинские осмотры перед приемом на работу
  • Электронная почта или другая корреспонденция, содержащая медицинскую информацию о сотрудниках

Жалобы, расследования или любые внешние обвинения, инициированные отдельным сотрудником, указанием его имени или связанным с ним, хранятся в отдельном конфиденциальном файле.Документы будут связаны со следующими действиями:

  • Защита и соблюдение гражданских прав
  • Жалобы и апелляции (протоколы жалоб)
  • Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) или Гражданская комиссия Техасской рабочей силы
  • Отдел прав (TWCCRD)
  • Любые документы, относящиеся к расследованию (например, документы из офисов Системы или Университета или между ними, заявления свидетелей, заметки относительно расследований)
  • Заработная плата

Сохранение записей о процессах найма персонала и временных / временных должностей

HROE Recruitment хранит все документы, относящиеся к процессу найма.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *