Перечень документов для личного дела работника: Личное дело работника

Документы в личном деле сотрудника в 2020 году

Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640

Законодательные требования

Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

Какие меры необходимо принять

1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

В личном деле сотрудника хранятся:

• заявление о приеме на вакантную должность;
• резюме;
• ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
• ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
• рекомендации предыдущих работодателей;
• все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
• трудовой договор и приложения к нему;
• данные аттестации;
• должностные инструкции.

Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.

Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

• перечень документов в личное дело сотрудника;
• данные конкретного сотрудника;
• нумерацию папок;
• номенклатурные индексы;
• время составления;
• полный перечень бумаг;
• подпись кадрового работника;
• печать.

Образец внутренней описи документов

Скачать

Порядок ведения

Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

Журнал учета личных дел, образец

Скачать

Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.

Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.

Выдача папок с личными данными

Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки. Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку.

Лист ознакомления с материалами личного дела, бланк

Скачать

Личное дело: как оформить правильно?

В законодательстве определен перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Вместе с тем работодатели зачастую самостоятельно выбирают порядок ведения личных дел сотрудников, целью которых является систематизация и сохранность имеющихся документов и  персональных данных работников. В  этой связи работодателям будет интересен опыт ведения личных дел государственных гражданских служащих. Особое внимание при рассмотрении данного вопроса будет уделено аспектам комплектования и хранения личных дел, а также проблеме конфиденциальности и судебной практике.

Работодатели часто сталкиваются с вопросами приема на работу сотрудников, оформлением документов, их хранением и учетом. Вместе с тем порядок ведения личных дел установлен исключительно для государственных служащих. В данной статье мы рассмотрим нюансы формирования личных дел работников, общие положения о личном деле сотрудника, а также уделим особое внимание проблемам конфиденциальности информации и рассмотрим вопросы сформировавшейся судебной практики

Общие положения о личном деле сотрудника

Личное дело работника – совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Законодательством не установлен срок заведения личного дела. Но учитывая, что личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов по личному составу сотрудников, содержит персональные данные, подлежащие защите от неправомерного использования и утраты, желательно оформлять его непосредственно после приема лица на работу. Таким образом, личное дело должно формироваться кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.

Вместе с тем часто работодатели понимают под личным делом личную карточку работника, а также совокупность документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ):

• копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• копии документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Составные части личного дела

Личная карточка не является составной частью личного дела, а представляет собой самостоятельный сводный учетный документ, используемый кадровой службой для анализа состава и учета работников. Действующая на сегодняшний день форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. Личные карточки заполняются на всех работников – постоянных и временных, совместителей и работающих по основному месту работы. Заполняется личная карточка работником кадровой службы. Самостоятельное заполнение работником собственной личной карточки запрещается.

При ее заполнении необходимо использовать постановление Госкомстата России № 1, а также общероссийские классификаторы:

• Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95 (ОКИН), утвержденный постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 г. № 412;
• Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 г. № 276-ст;
• Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденный постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 г. № 413;
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утвержденный постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367.

В качестве рекомендательной формы оформления лицевой стороны личного дела может служить следующая форма (см. Пример 1).

Законодательством определен порядок включения в состав личного дела документов исключительно для государственных служащих, но данные документы могут быть применены, используя аналогию права ко всем сотрудникам организации.

Пример 1

Личное дело сотрудника

В личное дело любого сотрудника входит ряд документов, собранных за довольно длительный период времени, и представляющих собой информацию о сотруднике, его послужном списке, или же о его студенческом периоде в ВУЗе. Они входят в состав документов компании по личному персоналу.

В соответствии с указом Президента России от 30 мая 2005, № 609, персональные дела работников должны присутствовать в обязательном порядке во всех муниципальных или государственных органах власти. Для большинства компаний или прочих организаций, заведение личного дела допускается по усмотрению руководства.

Практика позволяет удостовериться в факте, что своевременная комплектация личного дела сотрудника во многом весьма полезна. Поскольку вся информация о работнике сконцентрирована и упорядочена в едином сохранном месте, и при необходимости она доступна для быстрого поиска по заданному запросу.

Состав документов личного дела работника

• заявление об устройстве на работу, должность
• трудовой договор и прочие соглашения
• персональный листок учета кадров
• анкета (личная информация от лица сотрудника)
• копии документов, свидетельствующих об окончании высшего образования
• документы об утверждении на должность (выписки или копии). Это могут быть выписки с результатов конкурса, тестирования на должность и т. д.
• рекомендательные письма, прочие характеристики
• регламенты сотрудника (инструкции)
• аттестационный лист, представления, отзывы
• копии паспортных данных, свидетельства о браке
• заявления о переходе на другую должность, приказы о назначении или об увольнении
• копии документов, дипломов о награждении или выписки о взысканиях
• информация о доходах и имуществе сотрудника. Справки, подтверждающие достоверность сведений дела (для государственных или муниципальных служб)
• менее востребованные документы (дипломы, трудовые книжки, свидетельства)

Другие документы по необходимости. Для госслужащих подробная информация в Указе Президента РФ (по ссылке во 2-ом абзаце).

• Формирование личных дел работников

• Документы попадают в личное дело по мере их появления, согласно принципу хронологии. В случае увольнения сотрудника, его личное дело переходит в архив, как законченное делопроизводство. Что касается работников государственной службы, по нормативным требованиям, их дела попадают в архив лишь после десяти лет хранения в службе кадров, т. к. при переходе такого работника на другую государственную службу, его персональное место также отправляется на новое место работы. Для остальных эту процедуру желательно выполнить не позже трех лет после окончания делопроизводства сотрудника.

Ввиду того, что материалы личного дела крайне важны, необходимо проводить внутреннюю опись (см. пример внутренней описи личного дела). Она нумеруется вне остальных документов из дела. Перед архивированием личного дела, в листе-заверителе указывается сума листов внутренней описи.

Каждый сотрудник обладает самостоятельным личным делом. В случае, когда за год личных дел набралось не так много, при архивировании их все можно сгруппировать, прошить в общее дело. Для этого во внутренней описи следует занести информацию о каждом личном деле в отдельности: ФИО служащих, номер листов дела в общем списке для облегчения дальнейшего использования.

Использование подобного общего дела не всегда удобно, поэтому желательно архивировать дела по одному, как самостоятельные единицы. В случае гражданских служащих, отдельное дело обязательно по нормативным требованиям.

Оформление личного дела

При оформлении, данная информация должна быть обязательно отображена на корочке личного дела (по ссылке найдете образец)

• В качестве заголовка должны быть фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже.
• Если в написании фамилии, имени и отчества возможны варианты, они указываются также в качестве заголовка личного дела, как правило, в скобках. Для примера: Величко (Тихомирова) Наталья Степановна.
• Если речь идет об общем деле, заголовок формируется несколько по-другому. Следует указать в заголовке первые буквы фамилий работников, находящихся в общем томе дел. К примеру: Личные дела уволенных сотрудников(2009) «А» — «К»
• Последние даты, по нормативным актам, важно проставлять такие же, как и в приказах об увольнении и поступлении на работу. Некоторые организации осуществляют определение крайних дат по датам назначения на должность и увольнения. Но этот вариант не считается особо правильным.
• На определение крайних дат ни коем образом не влияют документы, помеченные датой более ранней, чем дата приказа об утверждения на должность.
• Личные дела сотрудников хранятся со сроком 75 лет ЭПК. Период хранения у руководителей организации — постоянный, согласно статье 656 Типового перечня(2010 год). При архивировании личного дела, на обложке указывается срок хранения личного дела. Номер статьи на обложку не переносится. Срок хранения не зависит от возрастной категории служащего, отсчет начинается с момента приказа об увольнении.
• Необходимо четко зафиксировать количество в деле листов.

В этой статье расписаны основные документы, необходимые для составления правильного личного дела, также рассмотрены основные требования к его формированию, информация о хранении дела и оформлении обложки. В другой публикации «Опись дел по личному составу» можно узнать об отличительных признаках систематизации дел.

См. также:

 Режим неполного рабочего времени 

Понравилась статья? Расскажите о ней своим друзьям

Что включать в контрольный список файлов сотрудников

Что такое досье сотрудника?

Работодатели должны использовать досье сотрудников для сбора и хранения всех документов по кадрам, заработной плате, льготам и нормативным требованиям в одном месте. С развитием HR-технологий работодатели должны хранить все важные кадровые документы для каждого сотрудника в своей кадровой системе. Несоблюдение требований к ведению и выпуску документации может привести к нарушению нормативных требований или потенциальным штрафам.

Документы, защищенные законами о конфиденциальности, такие как медицинские / страховые записи и справки / проверки биографических данных, не должны включаться в основное досье сотрудника.

Вот снимок элементов, которые могут быть включены в базовый файл сотрудника:

• Должностная инструкция

• Заявление о приеме на работу и / или резюме

• Предложение о работе

• Форма IRS W-4

• Квитанция или подписанное подтверждение справки работника

• Оценка эффективности

• Формы вознаграждений работникам

• Бланки для экстренной связи

• Жалобы клиентов и / или коллег

• Награды или благодарности за отличную работу

• Записи о посещаемости или завершении программ обучения

• Предупреждения и / или другие дисциплинарные взыскания

• Отметки о явке или опоздании

• Любой договор, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между работником и работодателем

• Документы об увольнении работника с предприятия

HR-решение Paycor предлагает унифицированный учет сотрудников и многое другое.Изучите нашу страницу продукта HR, чтобы узнать, как мы избавляемся от бумажных файлов и обеспечиваем безопасность вашей информации. Узнайте больше о приеме на работу новых сотрудников и о том, как подавать налоги без W2.

Найдите более ценные ресурсы, технические документы, веб-семинары, которые вы можете проводить по запросу, и многое другое в нашем Центре ресурсов.

элементов, которые следует хранить (и НЕ хранить) в файлах сотрудников

Важно, а иногда и требуется по закону, создать систему учета персонала (или сотрудников) и управлять ею. Однако важно помнить, что на одного сотрудника приходится не только , один файл .

• Некоторые файлы персонала используются, чтобы помочь руководителям принимать решения, связанные с сотрудниками.
• Другие файлы являются строго конфиденциальными и могут содержать информацию, защищенную законами о конфиденциальности.

Таким образом, кадровая система не может быть универсальным подходом, поскольку существуют определенные типы информации, относящиеся к сотрудникам, которые являются очень личными (например, медицинские), которые должны храниться в отдельной системе. от того, что используется для принятия кадровых решений.

Еще один фактор, определяющий, какими типами файлов управлять, связан с размером компании. Например, некоторым компаниям с менее чем 50 сотрудниками может не потребоваться поддерживать определенный тип формы, как те, у которых есть 51 человек.

Итак, думайте о картотеке персонала как о нескольких типах файлов.

1. Некоторые файлы сотрудников содержат информацию, требуемую законами и постановлениями; и что они требуют конфиденциальности. Эта защищенная информация может быть просмотрена только персоналом, который назначен для ее просмотра по особым, утвержденным правительством причинам.Такие файлы могут касаться пособий, заработной платы, состояния здоровья и юридических вопросов.
2. Другой файл, чаще всего называемый общим «кадровым файлом», содержит информацию, относящуюся исключительно к производительности сотрудника на работе, которую может видеть руководящий персонал сотрудника.

Зачем вообще нужны записи?

Существует несколько основных причин ведения файлов, относящихся к каждому сотруднику:

• Они помогают в принятии решений о повышении или увольнении
• Они предоставляют средства для отслеживания действий, связанных с такими вещами, как обучение, отпуск, похвалы, конфликты
• Они необходимы для соблюдения различных местных, государственных и федеральных законов и постановлений.
• Они предоставляют записи о деятельности, разговорах, обзорах и т. Д., что может иметь важное значение для снижения потенциальной ответственности в случае увольнения сотрудника

Что остается и что уходит?

Следующее должно и не должно включаться в базовое дело о трудоустройстве.

Необходимо включить

Описание должности (настоящие, прошлые должности)
Резюме
Записи, относящиеся к предложениям о работе, продвижению по службе, понижению в должности, переводам, увольнениям, ставкам заработной платы и другим формам компенсации, а также записи об образовании и обучении
Записи, относящиеся к другой занятости практики (включая признание политики и соглашения)
Письма о признании
Дисциплинарные уведомления или документы
Оценки работы и записи о постановке целей
Записи об увольнении
Заявление о приеме на работу
Контрольный список для ориентации
Контактная информация для сотрудников в экстренных случаях
Разрешение на удержание сотрудников
Свидетельство W-4
Свидетельство об удержании налоговых льгот сотрудникам штата, если применимо
Копия водительских прав, если требуется для должности
Подписанная квитанция справочника сотрудника и Заявление о трудоустройстве по желанию
Изменение личности l Форма данных
Оценки эффективности
Формы изменения должности / ставки
Запись о дисциплинарных мерах (устные и письменные предупреждения), если применимо
Заочная запись
Запросы на перерыв
Запросы на обучение
Документация об обучении
Документация о сертификации и / или лицензии (если применимо)
Запросы на проверку кадрового дела
Заявление об увольнении

НЕ ДОЛЖЕН включаться в базовую картотеку

| На каждого сотрудника должно быть по одному файлу.ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем одного сотрудника.

| Следующие документы относятся к ОТДЕЛЬНЫМ файлам и НЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ доступны руководителям, которые ищут информацию об эффективности работы сотрудника. Информация, содержащаяся в этих документах, защищена законами о конфиденциальности и принадлежит другой охраняемой конфиденциальной документации.

EEO / приглашение для самостоятельного определения инвалидности или записи статуса ветерана.
Примечания к собеседованию и результаты теста на трудоустройство.
Справочная информация / проверка биографических данных.
Результаты теста на наркотики.
Иммиграционные формы (I-9).
Медицинская / страховая документация (медицинские анкеты, формы регистрации на пособие и заявления на получение пособия, записи врачей, запросы на размещение и записи об отпусках).
Алименты / украшения.
Судебные документы.
Претензии рабочих о компенсации.
Протоколы расследования.(В личное дело сотрудника будут помещаться только соответствующие дисциплинарные взыскания, консультации или другие виды прямой связи.)
Запросы о приеме на работу / проверка заработной платы.

Файл о преимуществах (конфиденциально)

( | Должен быть один файл на каждого сотрудника. НЕ объединяйте в общий файл документов о льготах более чем для одного сотрудника.)

Форма отказа от льгот
Формы регистрации на страхование здоровья, стоматологии, зрения и / или аптек
Другие формы регистрации (страхование жизни, STD, LTD и т. Д.)
Формы гибкого расходного счета
Избирательная форма / компенсация Уменьшение Соглашение
Форма регистрации для прямого депозита сотрудника
Требования
Форма регистрации, формы выхода на пенсию, формы распределения прибыли
Формы плана только для премиум S125
Форма назначения бенефициара
COBRA или документы о продлении срока действия штата, если применимо

Файл расчета заработной платы (конфиденциально)

( | На каждого сотрудника должно быть по одному файлу.ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем для одного сотрудника.)

Разрешение на прямой депозит
Формы разрешения на вычет из заработной платы
Запросы на сверхурочную работу, если применимо
Таблицы рабочего времени
Отчет о расходах сотрудников
Ваучеры на автоматическое возмещение пробега
Требования к погашению / получению авансовых выплат 9125

Дополнительные конфиденциальные файлы

( | На каждого сотрудника должно быть по одному файлу.ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем для одного сотрудника.)

Документация по расследованию
Судебный иск или расследование DOL / EEOC, корреспонденция
EEOC и данные о позитивных действиях
Справочная информация и результаты тестирования на наркотики
Формы OSHA
Отчет о происшествии сотрудника
Медицинская информация сотрудника
Запрос FMLA для семейного медицинского отпуска
Сертификат поставщика медицинских услуг
Периодические отчеты о семейном медицинском отпуске
Семейный медицинский отпуск Справка о возвращении к работе
Формы заявления о нетрудоспособности и / или компенсации работникам
Заявки на размещение

Источники: SHRM.org, Nolo.com, Paychex.com (PDF).

Статьи по теме

• Контрольный список SmallBusiness.com того, что вам нужно на кухне малого офиса.

• Может быть, в вашем офисе только порезы от бумаги и ушибленное эго, но он все равно умный…

• Чтобы предотвратить нарушения трудового законодательства, вот семь вопросов, которых следует избегать в любое время и в любом месте…

Как создать контрольный список кадрового файла за 7 простых шагов

Компании создают несколько типов записей для одного сотрудника.Отдел кадров следит за конфиденциальностью этих документов и хранит их в безопасности.

Законы о конфиденциальности различаются от штата к штату, и каждая компания имеет свои собственные передовые методы хранения информации. Контрольный список файлов персонала помогает управлять содержимым папок сотрудников при соблюдении надежного процесса документирования.

1. Начните с трудовой документации и статусов отношений

Ваш отдел кадров собирает массу документов, когда приходит новый сотрудник.Храните эти материалы в личном деле, будь то физическое или электронное.

По мере развития отношений с сотрудником в файл помещается все больше записей.

Быстрый список включает (но не ограничивается):

• Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо
• Подтверждение трудоустройства и подписанные письма с предложениями
• Контактная информация для экстренных случаев
• Оценка результатов работы, оценки и многое другое
• Компенсация информация и документы, удерживаемые IRS
• Формы увольнения и расшифровка интервью при выходе, если оно проводится

Почему вы должны включать все эти документы в свои личные дела? Это закон! Законы меняются от штата к штату и тоже меняются со временем.

2. Выясните, что не следует включать

Проведите четкое различие между вашими личными файлами и другими типами файлов.

Вот типы документации, которую нельзя включать в контрольный список кадрового дела:

• Медицинские записи или связанные с ними документы, защищенные Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA). Они будут помещены в отдельную медицинскую карту для сотрудника.
• Конфиденциальная информация или жалобы о расследованиях кадровых ресурсов
• Проверка анкетных данных, справки, криминальные истории и кредитные отчеты
• Номера социального страхования
• Бланки пособий сотрудникам
• Подтверждение трудоустройства и подписанные письма с предложениями

Эти типы конфиденциальных материалов не используются Не принадлежат к личному делу.

3. Упорядочите свой контрольный список как оглавление

Контрольный список дает структуру для каждого файла и поддерживает порядок. Поэтому заказывайте его как оглавление.

Поскольку все будет происходить в одном порядке, вы не будете тратить время на поиск конкретной документации. Вы будете точно знать, где его найти.

4. Максимально упростите

Вы сузили содержание, получили отзывы и создали структуру для своего списка.Вы почти подошли к концу, но не совсем. Пора упростить!

Контрольный список вашего личного дела требует удобной навигации. Его должно быть легко переваривать, сканировать и обновлять.

Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

• По возможности старайтесь держать контрольный список на одной странице.
• Используйте как можно меньше слов.
• Сделайте его визуально чистым с помощью флажков и маркеров.
• Упростите изменение формы или обновление ее новой информацией.
• Оставьте это гибким.

5. Обновление для изменений политики и новых материалов

После того, как вы завершите свой список, оставьте его открытым для обновлений.

Пересматривайте свой контрольный список при появлении новых политик и внимательно следите за изменениями законодательного органа штата в требованиях к записи о занятости.

Если вы ведете физические записи, храните их в огнестойких шкафах. Вы же не хотите потерять эти файлы в результате пожара на рабочем месте!

Три передовых метода, которым необходимо следовать

Что такое личное дело?

Кадровое дело — это место для хранения всех необходимых документов, связанных с работой каждого сотрудника в компании.Как правило, компании ведут кадровый учет по отдельным категориям в целях конфиденциальности и упрощения поиска определенных документов:

• Кадровое дело: Этот файл содержит записи, связанные с трудоустройством.
• Медицинская карта: Этот файл включает в себя документацию о медицинском отпуске, контакты для экстренных случаев и другую медицинскую информацию.
• Файл ведомости заработной платы: Этот файл содержит информацию и документы, связанные с оплатой, такие как табели учета рабочего времени и налоговые формы.
• Форма I-9: Эта форма обычно хранится в отдельном файле.

Отдел кадров обычно ведет личные дела. Другие члены компании могут иметь доступ к некоторым частям личного дела, но в целом эта информация является конфиденциальной.

Indeed link: Общие правила оформления заявлений о приеме на работу

Что включать в личное дело

Есть много разных документов, которые нужно включить в личное дело сотрудника.Некоторые документы будут зависеть от сотрудника и специфики должности.

Личное дело

Вот некоторые из наиболее распространенных документов в личном деле:

• Заявление о приеме на работу
• Резюме
• Сопроводительное письмо
• Проверка образования
• Проверка занятости
• Должностная инструкция
• Письмо с предложением работы или контракт
• Официальные формы, такие как запросы на продвижение
• Официальная обратная связь
• Квитанция из справочника работника
• Документация по прекращению действия
• Прочие документы, связанные с работой сотрудника

Медицинская карта

Вот самые распространенные документы в медицинской карте:

• Бланки медицинского страхования
• Контакты для экстренных случаев
• Информация о получателе
• Заявки на отпуск по болезни
• Оформление актов о семейном отпуске и отпуске по болезни
• Записки врача
• Протоколы несчастных случаев
• Претензии о компенсации рабочим
• Прочие документы, включая медицинскую информацию

Расчетная ведомость

Вот самые распространенные документы в файле заработной платы:

• Форма авторизации платежа
• W-4 форма
• Формы удержаний из заработной платы
• Табели учета рабочего времени
• Записи посещаемости
• Квитанции о возмещении расходов
• Формы запроса на дополнительную оплату
• Оформление документов на повышение сотрудников
• Премиальные или бонусные документы
• W-2 форма
• Прочие документы, связанные с деньгами

Действительно ссылка: Как управлять сотрудниками

Три ключевых практики

Ведение кадровых файлов сотрудников может быть сложной задачей.Используйте эти три метода, чтобы ваши файлы были организованы.

Проверять записи ежегодно

Посвятите несколько дней или недель, в зависимости от размера компании, организации, обновлению и удалению устаревших кадровых файлов каждый год. Компании должны вести личные дела в течение определенного периода времени после того, как сотрудник уволился со своей должности. Однако у каждого документа разный срок хранения. Регулярный просмотр неактивных файлов поможет упорядочить документы и обеспечить их безопасное ведение.

Кодовые файлы

Ознакомьтесь с правилами, касающимися файлов персонала, применимыми к вашей компании. Кодируйте документы в файлах персонала по продолжительности их обслуживания, чтобы помочь с ежегодным удалением старых файлов. Кодирование документов при их создании экономит время при рассмотрении того, что сохранить, а что уничтожить. Уничтожайте файлы, закодированные для утилизации, чтобы защитить любую личную информацию в документах.

Создать сводную ведомость

Когда сотрудник увольняется с должности, его личное дело становится неактивным.На этом этапе создайте сводный лист информации, которую ваша компания должна хранить в течение самого длительного периода времени. Таким образом, при необходимости можно быстро получить доступ к информации, не тратя время на просмотр всего личного дела.

Indeed link: Как нанимать сотрудников: пошаговое руководство

Советы по организации личного дела

Помните об этих советах при создании организационной системы для кадровых дел вашей компании:

• Конфиденциальность : Сохранение конфиденциальности очень важно.Изучите правила и положения о том, кто и какие документы может просматривать в личном деле. Храните личные дела на замке.
• Документация : попросите сотрудников подписать любую форму, которая входит в их личное дело. Убедитесь, что сотрудник осведомлен о том, что документ будет сохранен для возможного использования в будущем, если он потребуется или потребуется.
• Факты : Убедитесь, что информация в личном деле основана на фактах, а не на мнениях.Не включайте в личное дело любые субъективные материалы и включайте только объективные факты, связанные с работой, здоровьем или оплатой сотрудника.

Часто задаваемые вопросы о личном деле

Вот некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов о личных делах.

1. Как долго я должен хранить личные дела?

Существует установленный период времени, в течение которого компании должны хранить большую часть документов в личном деле.Изучите федеральные нормы и правила штата, применимые к вашей компании, и храните документы до истечения срока хранения.

2. Могу ли я хранить личные дела в электронном виде?

Вы можете хранить файлы персонала в электронном виде. Это полезно для крупных компаний с большим количеством сотрудников, поскольку экономит физическое пространство. Однако убедитесь, что информация защищена паролем и доступна только людям, которым может потребоваться доступ к информации.

3. Могут ли сотрудники просматривать свои личные дела?

Сотрудники могут видеть свои личные дела, но то, сколько информации они могут увидеть и когда они смогут ее увидеть, зависит от процедуры компании.

4. Где мне хранить личные дела?

Храните файлы персонала в запертом безопасном месте. Это может быть файловая комната или запирающийся шкаф для документов. Электронные файлы персонала должны быть защищены паролем, и необходимо приложить все усилия, чтобы информация не была взломана.

5. Почему так важно личное дело?

Компании ведут записи, включая все важные документы, которые сотрудник накапливает за время пребывания в компании, в файлах персонала. Помимо организации этих записей в интересах компании, необходимо вести некоторые записи после увольнения сотрудника, если будущему работодателю или другой организации потребуется проверить кадровую документацию. Кадровые файлы помогают бизнесу оставаться организованным и соблюдать закон.

Кадровое дело: краткое руководство, которое отвечает на все ваши вопросы

Что такое кадровое дело?

Файл персонала — это папка, в которой хранятся все данные, относящиеся к сотруднику. Под данными мы подразумеваем персональную информацию о заработной плате. Это может быть физическая папка с бумагами или цифровая папка. Кадровые файлы предназначены не только для текущих сотрудников. Вы также должны архивировать и хранить файлы персонала предыдущих сотрудников. Так что лучше всего хранить их в цифровом формате.В противном случае вам понадобится много места для хранения.

Чем полезно личное дело?

Когда вы организовали кадровые файлы для всех своих сотрудников, вам будет легче найти то, что вам нужно. Вы можете организовать их в алфавитном порядке или по отделам. Файлы персонала помогают вам отслеживать историю сотрудника, следить за его успехами и понимать характер их работы. А когда вы работаете с тысячами сотрудников, очень важно держать все в порядке.

Кроме того, файлы персонала помогают избежать потери или неправильного размещения важных документов.В случае аудита вы сможете быстро найти требуемые документы, сэкономив время и произведя хорошее впечатление.

Что должно включать в себя личное дело?

Личное дело должно включать все документы, относящиеся к рабочей ситуации сотрудника. Начните с документов, которые вы обязаны хранить в соответствии с законодательством вашего штата, таких как трудовые договоры и соглашения, степени образования, а также личные и контактные данные. Затем добавьте историю заработной платы, ситуацию с отпускными днями и документы о посещаемости. Заполните файл записями об обучении, статистикой производительности, дисциплинарными мерами, если таковые имеются, и отзывами предыдущих работодателей.Вот полный список документов, которые нужно включить в личное дело:

• Личные и контактные данные на случай чрезвычайной ситуации;
• История заработной платы, сверхурочные и налоговая информация;
• Контракты и соглашения, льготы и компенсации сотрудникам, а также документы о прекращении работы в случае прекращения работы сотрудника в вашей компании;
• Документы по трудоустройству: резюме, сопроводительное письмо, письмо-предложение, ответы на собеседование, анкеты и т.д .;
• Подписанное подтверждение справочника работника и должностной инструкции;
• Свидетельства об образовании и опыте работы;
• Рекомендательные письма;
• Отпускные и учётные записи;
• Отчеты об исполнении, долгосрочные цели, учебные документы.

Мы упростили вам задачу. Загрузите контрольный список кадрового файла отсюда и убедитесь, что вы поместили все правильные документы в кадровые файлы сотрудников.

Как мне подготовить личное дело?

В наши дни хранить личные дела в цифровом формате безопаснее и дешевле. Инвестируйте в программное обеспечение для управления персоналом, которое соответствует потребностям вашей компании и дает вам умные инструменты для работы. Начните с выбора системы сортировки и разделите сотрудников на категории.Затем добавьте важные документы, необходимые аудитору, и оставьте менее важные документы в конце. Если вы используете цифровой формат, вам будет проще разложить все по хорошо размеченным папкам. У вас также есть инструменты для поиска и автоматической сортировки.

Как хранятся файлы персонала?

Если вы используете бумажные документы, вы должны хранить их в больших досье и архивировать в специальном помещении. Пометьте каждое досье всей необходимой информацией: отдел, должность, имя сотрудника и т. Д.

Если вы используете цифровой формат, все ваши документы будут храниться на жестком диске, сервере или в облаке. Специальное программное обеспечение для управления персоналом предоставляет защищенные формы входа в систему и сохраняет ваши файлы в безопасности. Он также выполняет периодическое резервное копирование, чтобы убедиться, что вы не потеряете какие-либо данные.

Есть ли у сотрудников доступ к своим кадровым файлам?

Во многих штатах доступ сотрудников к своим личным файлам разрешен законом. Даже если в вашем штате это не так, вы можете разрешить сотрудникам просматривать их файлы.Это поддерживает прозрачные отношения между сотрудниками и отделом кадров. Это также расширяет возможности сотрудников и заставляет их больше интересоваться своей рабочей ситуацией. Однако, если вы храните личные дела на бумаге, будет намного сложнее предоставить доступ всем сотрудникам одновременно. Именно здесь цифровые решения могут принести вам важные преимущества.

Какие могут быть проблемы с личным делом?

В картотеке персонала хранятся важные и конфиденциальные документы.Вы должны хранить их в безопасности и обеспечивать надежный доступ. Еще одна проблема — большой объем данных. Если вы храните их на бумаге, вам понадобится много бумаги, принтеров и места для хранения. Бумага также со временем портится, и вам нужно найти способ хранить личные дела сотрудников в течение всего времени, требуемого законодательством вашего штата. Это дорого.

Еще одна проблема, связанная с личными делами, — это система сортировки. Вы должны действовать эффективно и очень быстро находить все, что вам нужно. Файлы персонала включают документы с разным уровнем важности, и вам необходимо получить к ним доступ соответственно.Таким образом, необходима эффективная система поиска и сортировки.

Заключение

Мы надеемся, что ответили на все ваши вопросы, и теперь у вас есть более четкое представление о личных делах. Имейте в виду, что файлы персонала не являются обязательными. Вы должны их получить. Кроме того, они должны включать в себя документы, требуемые законодательством вашего штата. Итак, выбирайте эффективную систему с низкими затратами и хорошими перспективами. Вы не хотите менять это прямо в разгар загруженности компании.

12.0 Приемлемые документы для подтверждения разрешения на работу и удостоверения личности

В этом разделе представлено множество образцов документов из Списка приемлемых документов формы I-9, которые сотрудник может представить для подтверждения своего разрешения на работу и удостоверения личности. Однако в этом разделе не представлены все варианты конкретного документа, и новые версии документа могут стать доступными после того, как мы опубликуем это руководство. Мы не ожидаем, что вы будете экспертом по документам, но мы ожидаем, что вы примете документы, которые разумно кажутся подлинными и относятся к лицу, их представляющему.

Сотрудник должен представить документ или комбинацию документов из Списка A (который показывает как личность, так и разрешение на работу) или один документ из Списка B (который показывает личность) и один документ из Списка C (который показывает разрешение на работу) или приемлемую квитанцию этих документов в течение трех рабочих дней с даты начала оплачиваемой работы. Сотрудник, предъявляющий квитанцию, должен представить фактический документ по истечении срока действия квитанции или при получении документа, в зависимости от того, что наступит раньше.Не требуйте, чтобы сотрудник, представляющий документ списка A, представлял документы списка B и списка C. Не требуйте, чтобы сотрудник, представляющий документы списка B и списка C, представлял документ списка A.

Вы не можете принять квитанцию, подтверждающую, что сотрудник подал заявку на первоначальное разрешение на работу. Вы также не можете принимать квитанции, если вы работаете менее трех рабочих дней. Список приемлемых квитанций для формы I-9 см. В Таблице 1 в разделе 4.3 «Приемлемые квитанции».Примеры разрешительных документов о приеме на работу, выданных Министерством внутренней безопасности (список C # 7), можно найти на сайте uscis.gov/i-9-central.

Некоторые сотрудники (в том числе законные постоянные жители, лица, получившие убежище, и беженцы) могут предоставлять документы с истекшим сроком действия. Вам может потребоваться перепроверить разрешение сотрудника на работу, когда истечет срок действия определенных документов Списка А или Списка С. См. Раздел 5.0, Завершение Раздела 3, для получения дополнительной информации о повторной проверке. USCIS включает даты истечения срока действия некоторых документов, выданных лицам с постоянным разрешением на работу.Если документ вашего сотрудника содержит дату истечения срока действия в будущем:

• Это не препятствует разрешению на непрерывную работу;
• Это не означает, что USCIS не предоставит им последующее разрешение на работу; и
• Не учитывайте дату истечения срока действия при определении того, соответствует ли человек требованиям для определенной должности. Если вы это сделаете, вы можете нарушить законы о дискриминации при приеме на работу.

Дополнительную информацию о незаконной дискриминации см. В разделе 10.0, Незаконная дискриминация и наказания за запрещенные действия.

СПИСОК A: Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

Срок действия всех документов должен быть не истек.

1. Паспорт США или паспортная карточка США
2. Форма I-551, карта постоянного жителя или карта-квитанция о регистрации иностранца (это обычно называется грин-картой). См. Раздел 6.1 «Законные постоянные жители», когда срок действия карты постоянного жителя считается не истекшим после даты истечения срока действия карты.
3. Заграничный паспорт, содержащий временную печать I-551 или временную распечатанную отметку I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе (MRIV)
4. Форма I-766, Документ о разрешении на работу (EAD), который содержит фотографию. Однако при определенных обстоятельствах EAD, срок действия которого истек, считается EAD, срок действия которого не истек. Дополнительную информацию см. В разделе 4.4 «Автоматическое продление разрешений на работу при определенных обстоятельствах».
5. Для иностранцев-неиммигрантов, которым разрешено работать на конкретного работодателя в соответствии со статусом, что означает, что они имеют право на работу на основании их неиммиграционного статуса, заграничный паспорт с формой I-94, имеющий то же имя, что и паспорт, и подтверждение их неиммиграционного статуса статус, если период одобрения еще не истек и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям, указанным в форме
6. Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94, указывающей неиммиграционный допуск в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США и FSM или RMI

СПИСОК B: Документы, устанавливающие личность

Срок действия всех документов должен быть не истек.

1. Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
2. ID-карта, выданная федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что она содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес (этот выбор не включает водительские права или Удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением Соединенных Штатов, указано в пункте 1 этого списка.)
3. Школьный билет с фотографией
4. Карточка избирателя
5. Военный билет США или запись о призыве
6. Удостоверение военнослужащего
7. Карта морского торговца береговой охраны США
8. Племенной документ коренных американцев
9. Водительское удостоверение, выданное канадским государственным органом

Для лиц младше 18 лет, которые не могут предъявить перечисленные выше документы:

10. Школьная успеваемость или табель
11. Справка из поликлиники, врача или больницы
12. Запись в детский сад или детский сад

СПИСОК C: Документы, подтверждающие разрешение на работу

Срок действия всех документов должен быть не истек.

1. Карта с номером счета социального страхования, если карта не содержит одно из следующих ограничений:
   • НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
   • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
   • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS
2. Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (формы DS-1350, FS-545, FS-240)
3. Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью
4. Племенной документ коренных американцев
5. Форма I-197, U.S. Идентификационная карточка гражданина
6. Форма I-179, удостоверение личности гражданина-резидента США
7. Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности. Примеры см. На сайте uscis.gov/i-9-central. (Это не включает форму I-766, документ о разрешении на работу, из списка A.)

6 Контрольный список дел сотрудников, которые необходимо иметь и советы

4. Записи об увольнении

• Заявление об увольнении сотрудника
• Документация об увольнении
• Уведомление Cobra
• Контрольный список окончания работы
• Окончательный отчет по всем аспектам занятости сотрудника, таким как окончательная зарплата, отпускные, возврат компании недвижимость и т. д.

5. Чего не следует включать в файл персонала

Файлы персонала должны включать только те элементы, которые связаны с работой или статусом занятости сотрудника. Вот элементы, которые следует исключить или организовать в отдельный файл.

• Медицинская документация (Для получения информации о хранении медицинских записей, прочтите статью Ноло «Сохранение конфиденциальности кадровых и медицинских записей»)
• Предварительные записи о приеме на работу
• Жалобы информаторов
• Рабочие файлы руководителя
• Мнения или личные записи о сотруднике
• Судебные постановления, такие как уведомления об аресте или запретительные судебные приказы
• Форма I-9 — Проверка права на трудоустройство.(Для получения дополнительной информации об этой форме посетите веб-сайт Службы гражданства и иммиграции США здесь)

Примечание: файлы персонала могут быть вызваны в суд, если есть юридические проблемы с сотрудником. Юридический веб-сайт NOLO разъясняет:

Хорошее практическое правило: не помещайте в личное дело ничего, что вы не хотели бы видеть присяжным.

6. Как создать файлы персонала сотрудников

Не дожидайтесь проверки или подачи иска! Настройте и упорядочите файлы сотрудников с помощью этих 4 шагов.

1. Проведите инвентаризацию: Используйте приведенный выше контрольный список, чтобы определить, где вы находитесь с каждым сотрудником.
2. Определите, чего не хватает: Запишите документы, которые вам не хватает у каждого сотрудника.
3. Проведите собрание: Сообщите своим сотрудникам, что вы собираете информацию о трудоустройстве и что вам может потребоваться помощь, если документы отсутствуют.

   No related posts.