Отчетность ип с работниками: Отчетность ИП в 2021 году — Links4You | Интересные, оригинальные и качественные сайты и ресурсы

Содержание

Сроки сдачи отчётности в 2021 году для ИП и ООО на УСН, ЕНВД или патенте

В налоговую
Среднесписочная численность	Отдельный отчёт сдавать не нужно, с 2021 он вошёл в РСВ за год
Расчёт по страховым взносам	До 1 февраля — за 2020 год До 30 апреля — за 1 квартал 2021 года До 30 июля — за полугодие До 1 ноября — за 9 месяцев	Отчёт о страховых взносах на пенсионное, медицинское и социальное страхование, которые вы платите за сотрудников в налоговую. Подробнее о РСВ читайте в статье.
6-НДФЛ	До 1 марта — за 2020 год До 30 апреля — за 1 квартал 2021 года До 31 июля — за полугодие До 1 ноября — за 9 месяцев	Не нужно сдавать, если вы не платили зарплату сотрудникам, дивиденды учредителям, и другие физлица не получали от вас доходы в тот период, за который нужно отчитаться. Подробнее о 6-НДФЛ читайте в статье.
2-НДФЛ	Отдельный отчёт сдавать не нужно, с 2021 он вошёл в 6-НДФЛ за год	Не нужно сдавать, если вы не платили зарплату сотрудникам, дивиденды учредителям, и другие физлица не получали от вас доходы в 2020 году. Подробнее о 2-НДФЛ читайте в статье.
В пенсионный фонд
Отчёт СЗВ-Стаж за 2020 год	До 1 марта 2021 года.	Новый отчёт о стаже сотрудников. Его нужно сдавать раз в год.
Отчёт СЗВ-М в ПФР	Ежемесячно до 15 числа — за предыдущий месяц. Если дата выпадает на выходной или праздник, то срок переносится на следующий рабочий день.	Отчёт со списком всех работающих у вас сотрудников.
Отчёт СЗВ-ТД	Не позже, чем на следующий рабочий день после приёма или увольнения сотрудника; по другим кадровым событиям — до 15 числа следующего месяца.	Отчёт о трудовой деятельности сотрудников. На его основании ПФР будет формировать электронные трудовые книжки.
В фонд социального страхования
Отчёт 4-ФСС	До 20 января на бумаге, до 25 января в электронном виде — за 2020 год. До 20 апреля на бумаге, до 26 апреля в электронном виде — за I квартал. До 20 июля на бумаге, до 26 июля в электронном виде — за полугодие. До 20 октября на бумаге, до 26 октября в электронном виде — за 9 месяцев.	Отчёт о взносах на травматизм сотрудников, которые вы платите в ФСС.
Только для ООО — подтвердить основной вид деятельности	До 15 апреля 2021 года	Основной вид деятельности — тот, от которого организация в 2020 году получила больше всего доходов. От него зависит ставка взносов на травматизм за сотрудников. Читайте в статье, как заполнить подтверждение. ИП не подтверждают вид деятельности, а ставка взносов на травматизм определяется по основному коду ОКВЭД.

ИП на ОСНО с работниками

Отчетность ИП с работниками

ИП на общем режиме (с НДС) с работниками

Ежеквартально

•

Отчетность в Пенсионный фонд РФ о начисленных и уплаченных взносах, форма РСВ-1, вместе с Индивидуальными сведениями до 15 числа (до 15 мая, 15 августа, 15 ноября) второго месяца, следующего за отчетным

• Отчетность в ФСС (Фонд социального страхования РФ): форма 4-ФСС до 15
числа (до 15 апреля, 15 июля, 15 октября) месяца, следующего за отчетным кварталом

• Декларация по НДС в Налоговую инспекцию до 25 числа (до 25 апреля, 25 июля, 25 октября) месяца, следующего за отчетным кварталом

За год

в ФСС
• Годовая отчетность 4-ФСС до 15 января года, следующего за истекшим (отчетным) включительно.

• Подтверждение основного вида деятельности до 15 апреля года, следующего за истекшим (отчетным).

в ПФР
• Годовая отчетность за сотрудников (РСВ-1) до 15 февраля года, следующего за истекшим (отчетным).
• Персонифицированный учет за сотрудников до 15 февралягода, следующего за истекшим (отчетным).
• Отчетность об уплаченных взносах за себя форма РСВ-2 до 1 марта года, следующего за истекшим (отчетным).
• Индивидуальные сведения о стаже за себя в Пенсионный Фонд РФ до 1 марта года, следующего за истекшим (отчетным).

В ИФНС
• Декларация по НДС до 20 января года, следующего за истекшим (отчетным).
• Среднесписочная численность работников до 20 января года, следующего за истекшим (отчетным).

• Справки о доходах сотрудников 2-НДФЛ до 1 апреля года, следующего за истекшим (отчетным).
• Декларация по НДФЛ (форма 3-НДФЛ) до 30 апреля года следующего за истекшим (отчетным)
• Декларация о предполагаемом доходе (форма 4-НДФЛ) – в начале деятельности либо в месячный срок с момента 50% увеличения дохода.

Отчетность ИП на ОСНО (без работников)
Отчетность ИП на УСН (без работников)
Отчетность ИП на УСН с работниками

Полезные страницы для ИП

Отчетность ИП — 2019 | Современный предприниматель

Подачу в ИФНС определенного комплекта документов предусматривает сдача отчетности ИП за 2018 год. Набор отчетных форм зависит от применяемого субъектом хозяйствования налогового режима и от наличия у предпринимателя работников. Самый объемный список отчетности характерен для ИП на ОСНО, имеющих наемный персонал.

Отчетность ИП без работников

Использующие ОСНО ИП обязаны ежегодно отчитываться по своим доходам — делается это подачей декларации 3-НДФЛ. Также для расчета размера авансовых платежей вновь зарегистрированным коммерсантам (или перешедшим на ОСНО) надо представить форму 4-НДФЛ. Ее отличие в том, что в ней фиксируется объем не фактических, а прогнозных доходных поступлений. Срок подачи 4-НДФЛ не имеет единого для всех субъектов хозяйствования дня – он зависит от того, когда ИП получил свой первый доход на ОСНО: подать «прогнозную» декларацию следует в течение 5 дней через месяц после первой выручки.

Отчетность ИП 2019 будет содержать декларационные формы по НДС. Их предприниматели на ОСНО подают на общих основаниях с юридическими лицами. ИП-спецрежимники должны отчитываться по НДС, выставляя контрагентам счета-фактуры или исполняя обязанности налогового агента.

Если предприниматель владеет недвижимостью, транспортом, налог на имущество и ТС он платит как физлицо — на основании уведомлений из ИФНС, отчеты по этим обязательствам им не составляются.

Несколько иной комплект представляет собой отчетность ИП на УСН 2019. У упрощенцев отсутствует обязанность отчитываться по НДС (кроме вышеназванных случаев) или НДФЛ. Отчетность ИП на УСН будет состоять из декларации по УСН. Декларация ежегодная, в течение года вносятся авансовые платежи (ежеквартально).

Отчетность ИП на ЕНВД состоит из декларации по вмененному налогу. Условия ее сдачи аналогичны требованиям к юридическим лицам – ежеквартально.

Ежегодно, до 1 апреля, должны сдавать соответствующие декларацию и предприниматели на ЕСХН.

Нулевую отчетность ИП допустимо составлять в виде «Единой упрощенной налоговой декларации». Она подается ежеквартально. Право на ее представление появляется у налогоплательщика при условии, что в рассматриваемом периоде не просто отсутствует объект налогообложения, но и не было движения денег (по банку, в кассе).

К ИП без отчетности можно отнести предпринимателей без наемных работников, работающих по патенту. Они не сдают по производимым за патенты платежам никакой отчетности.

Налоговая отчетность ИП не предусмотрена и для предпринимателей, зарегистрировавшихся в ФНС в качестве самозанятых лиц. Эта система налогообложения начнет применяться в тестовом режиме с 2019 года в нескольких регионах. За них налоговые обязательства рассчитывает налоговая инспекция, сумма к уплате будет выставляться через мобильное приложение.

Какую отчетность сдает ИП-работодатель

Частные предприниматели, использующие наемный труд, помимо основных отчетных форм, характеризующих итоги хозяйственной деятельности, должны представлять в контролирующие органы ряд отчетов по доходам своих работников (независимо от режима налогообложения).

Комплект отчетности работодателей, в т.ч. отчетность ИП-УСН (работники) 2018-2019 включает:

Какая подается отчетность ИП в 2019 году – таблица содержит сводные данные по всем основным формам:

Вид отчета	Условия сдачи, бланки отчетности для ИП
3-НДФЛ (ИП на ОСНО)	Успеть надо до 30 апреля 2019 года (новая форма утв. ФНС приказом № ММВ-7-11/569@ от 03.10.2018 г.)
4-НДФЛ (ИП на ОСНО)	Приказ ФНС от 27.10.2010 № ММВ-7-3/768@. На подготовку документа предпринимателю дается 5 дней спустя месяц после получения первых доходных поступлений в текущем году
2-НДФЛ (ИП с работниками)	Форма претерпела изменения (приказ ФНС № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018 г.). Справка за 2018 г. с признаком «2» сдается не позже 01. 03.2019, с признаком «1» — 01.04.2019
6-НДФЛ (ИП с работниками)	(Приказ ФНС № ММВ-7-11/450@ от 14.10.2015 (ред. от 17.01.2018) Сдается ежеквартально до окончания следующего за отчетным периодом месяца (за 2018 год – 01.04.2019)
Декларация по НДПИ	Подается ежемесячно (до конца следующего месяца за отчетным) только при наличии оснований для уплаты налога (Приказ ФНС № ММВ-7-3/197@ от 14.05.2015 (ред. от 17.04.2017)
Декларация по НДС (налогоплательщики, налоговые агенты, «спецрежимники», выставлявшие счета-фактуры)	До 25 числа месяца после квартала (Приказ ФНС РФ № ММВ-7-3/558@ от 29.10.2014, с 2019 ожидаются изменения в бланке)
Декларация по УСН (ИП, применяющие «упрощенку»)	Декларационная форма-2018 от ИП должна быть получена налоговиками не позже 30.04.2019 (приказ ФНС от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99)
Декларация по ЕСХН (ИП-сельхозпроизводители)	Срок подачи за 2018 истекает 01. 04.2019 (бланк утв. 28.07.2014 приказом ФНС РФ № ММВ-7-3/384@)
Декларация ЕНВД (ИП-«вмененщики»)	Подается поквартально до 20 числа следующего месяца, срок за 4 квартал 2018 – 21.01.2019 (приказ ФНС № ММВ-7-3/414@ от 26.06.2018)
Сведения по средне-списочной численности (ИП с работниками)	Сдают только те предприниматели, которые в отчетном периоде состояли в трудовых отношениях с физлицами (крайний срок сдачи – 21.01.2019), сведения отражаются за истекший 2018 год
СЗВ-М (ИП с работниками)	Ежемесячная отчетность работодателей, подается 15 числа следующего месяца (утв. постановлением ПФР от 01.02.2016 г. № 83п )
СЗВ-СТАЖ (ИП с работниками)	Сдается ежегодно – крайней датой за 2018г. станет 01.03.2019 (постановление ПФР от 11.01.2017 № 3п)
Расчет по страховым взносам (ИП с работниками)	Ежеквартальная форма сдается не позже 30 числа месяца после отчетного периода. 30.01.2019 – отчет за 2018г. (приказ ФНС № ММВ-7-11/551@ от 10.10.2016)
4-ФСС (ИП с работниками)	Отражает взносы на травматизм, подается в Фонд соцстраха ежеквартально в месяце после отчетного периода (20 числа – на бумаге, 25 числа – электронно). За 2018 год — 21 и 25 января 2019г. соответственно (приказ ФСС РФ № 381 от 26.09.2016 (ред. от 07.06.2017)

Помощь в подготовке и сдаче отчетности ИП в налоговую без работников

Отсутствие сотрудников не освободит вас от налогов. В первую очередь придется платить взносы за себя. Они перечисляются в страховые и пенсионные фонды.

Коммерческая деятельность предпринимателя невозможна без заполнения декларации, которая является общепринятым условием. Поэтому ежегодно подготавливается декларация в соответствии с выбранной системой налогового обложения.

Для ИП, действующих без привлечения сотрудников, существуют такие виды налогообложения, как ЕНВД, ОСНО, УСН. И в каждой из них предусмотрены свои правила заполнения и подачи налоговой декларации.

Отчетность по УСН

Упрощенная система или УСН без наемных сотрудников предусматривает сдачу декларации один раз в год. В ФСН декларация подается до 30 апреля включительно. Заполняется в соответствии с Книгой учета расходов и доходов, которая ведется на протяжении всего года.

В отчетности заполняется титульный лист и общие разделы по выбранному способу обложения налогов (15% или 6%). Авансовые платежи надо сдавать до 25 числа первого квартала каждого года не смотря на то, что отчетность подается в ФНС за год единожды.

Отчетность на ЕНВД

На ЕНВД индивидуальные предприниматели без сотрудников сдают отчетность в ФНС до 20 числа каждый квартал в году включительно. Подготавливается отчетность по форме № 7–3/353, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации.

Просчитанный в декларации о доходах налог уплачивается также до 20 числа. При подсчете ЕНВД обычно физический показатель каждого квартала умножается на базовую доходность, затем после суммирования значения данные умножаются на коэффициенты К2 и К1.

Отчетность по ОСНО

ОСНО является общей системой налогового обложения, применяемой индивидуальными предпринимателями. Предприниматель обязан сдать в ФНС декларацию о своих доходах до 25 числа после окончания каждого квартала. Сама отчетность принимается в электронном виде.

До 30 апреля раз в год предоставляется декларация 3-НДФЛ. Налоги платятся ИП до 15 июля ежегодно (декларация 4-НДФЛ также входит в перечень документов, предоставляемых ФНС).

Также в налоговую службу предоставляется справка о численности сотрудников даже в том случае, если их совсем нет — в справке проставляется цифра 0.

Наши специалисты подготовят налоговую отчетность для ИП без работников с учетом выбранной вами системы налогового обложения.

Гарантируем индивидуальный подход и быстрое решение ваших проблем. RUB

Мы действуем в соответствии с нормами гражданского законодательства Российской Федерации.
Доверьте бумажную работу профессионалам!

Как можно подать отчетность?

Многих предпринимателей волнует вопрос: как подать налоговую декларацию и стоит ли ее подготавливать самостоятельно? В соответствии с нормами законодательства Российской Федерации вы можете сделать это самостоятельно, обратившись в налоговую службу по месту регистрации, также допустимо сделать это через своего представителя по имеющейся нотариальной доверенности.

Также предоставить налоговую отчетность можно по почте или через официальный сайт налоговой службы.

Лучше всего не заполнять декларацию самостоятельно, а обратиться к специалистам за квалифицированной помощью. Таким образом вы избежите возможных ошибок и штрафов за несвоевременную сдачу.

Стоимость услуг по подготовке и сдаче бухгалтерской отчетности

Система налогообложения, применяемая в организации	Тариф «Спящий»	Тариф «Главный бухгалтер»	Тариф «Статистика»
Основная система налогообложения	5 000 RUB/кв	от 15 000 руб/кв	от 3 000 руб/кв
Упрощенная система налогообложения	3 000 руб/кв	от 10 000 руб/кв	от 1 500 руб/кв
ИП	3 000 руб/год	от 5 000 руб/кв	3 000 руб/год

Какие отчеты сдает ИП с работниками и без них в 2019 и 2020 годах

Многие ИП начинают бизнес без сотрудников. Со временем они расширяются и приглашают на работу людей «с улицы», знакомых или родственников. В результате возрастают расходы бизнеса, приходится организовать учет кадров, регистрироваться в качестве работодателя и более тесно работать с уполномоченными органами. Возникает дилемма, какие отчеты сдает ИП с работниками и до найма персонала (без сотрудников). Рассмотрим эти моменты подробно.

Какие годовые отчеты должен сдавать ИП

По законодательству РФ ИП сдает отчетность в ряд уполномоченных органов. Форма документации, нюансы и правила заполнения, виды деклараций зависят от режима выплаты налогов и наличия сотрудников у ИП.

Базовые документы:

Декларации в ФНС — НДФЛ (2, 3, 4 и 6), НДС.
Отчеты (финансовые, по бухгалтерии) — ОКУД (0710001, 0710003, 0710004) и 4-ФСС.
Документы в ФСС (статистика) — 1-ИП, ПМ-пром и другие.
«Нулевая» отчетность. ИП сдает ее в ФНС, если раньше не было денежного оборота. При наличии работников направляется С3В-М (в пенсионный фонд) и 4-ФСС (в ФСС).

Если предприниматель занимается частной практикой, он вправе не вести бухучет и не сдавать никаких деклараций. Но учет прибыли и расходов в специальной книге ведется обязательно.

Какие годовые отчеты сдает ИП: две ситуации — с работниками и без них

Теперь рассмотрим, какие отчет сдает ИП при наличии или отсутствии сотрудников.

Без работников

Если у предпринимателя нет сотрудников, он передает отчетность в зависимости от режима налогообложения.

Декларации и иные бумаги:

УСН — до 30.04. Вместе с отчетом передается книга учета прибыли и затрат;
ОСНО (3-НДФЛ) — до 30.04. Вмести с ним отправляется 4-НДФЛ (передается в срок до пяти суток после первого получения дохода или при росте/снижении прибыли в сравнении со сведениями, указанными в декларации.
ЕНВД — декларация сдается до 20.01.
ЕСХН — сдача декларации до 31.03. (в ФНС). Также отправляется отчетность по НДС (до 25-го числа месяца, идущего за отчетным кварталом).

С работниками

Если предприниматель нанимает работников, количество отчетов, которые направляются в уполномоченные органы, возрастает. Предприниматель сдает ту же документацию, что рассмотрена выше, а в дополнение к ней:

Декларация по НДФЛ. Справки 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. В первом случае бумага передается до 01.04. и до 01.03. по прибыли, с которой не получилось взять налог. В случае с 6-НДФЛ отчетность ИП сдает бумаги каждый квартал до окончания месяца.
Страховые отчеты. Документация по страховым платежам до 30.01. (за год), а в дальнейшем до конца отчетного месяца. Также передается 4-ФСС (за 12 месяцев года — до 20-го отчетного периода или до 25-го (при сдаче в электронной форме).
Дополнительные бумаги в ПФР — С3М и С3В-Стаж, а также ОДВ-1. Также сдается отчет по среднем доходе работников за 12 месяцев.
Передача бумаг в Росстат — обязательная процедура для ИП с работниками, которые ведут любые виды деятельности, кроме торговли в розницу (исключения — продажа авто и мототехники). При количестве людей от 100 и выше передается 1-ИП (каждый месяц до 4-го числа). Речь идет о предприятиях, производящих и поставляющих электричество, газ, пар, лес, осуществляющих деятельность в сфере обработки и добычи, рыболовства. Кроме того, 1-ИП (торговля) передаются предпринимателями, которые ремонтируют или торгуют бытовыми приборами. Они могут быть обязаны передавать отчетность по 1-ИП.

Данные по декларациям (в каких случаях, и куда передавать), сведены в таблицу.

Электронная отчетность через интернет для ИП

Сдавать электронную отчетность удобно не только организациям, но и индивидуальным предпринимателям. Законодательство устанавливает случаи, когда отчетность нужно сдавать только в электронной форме. Так, организации со среднесписочной численностью от 100 человек обязаны представлять в ИФНС декларации только в электронном виде (пункт 3 статьи 80 НК РФ).

Электронную отчетность в ПФР и ФСС обязаны представлять организации, у которых средняя численность работников за предшествующий год превышает 25 человек.

ИП может сдавать отчетность с сайта ФНС или через спецоператора.

Сроки сдачи отчетности зависят от применяемой системы налогообложения: ОСН, УСН, ЕНВД.

Индивидуальные предприниматели могут не иметь сотрудников, а могут иметь. В первом случае отчетность представляется только в налоговый орган, во втором — еще и в ПФР.

Если ИП не вел предпринимательскую деятельность на протяжении года, то он все равно обязан сдать нулевую отчетность. Иначе ему грозит штраф.

Сдавать отчетность в контролирующие органы можно, не выходя из дома или офиса. Чтобы отправить бухгалтерскую или налоговую отчетность, индивидуальному предпринимателю необходимо иметь лишь компьютер и доступ в интернет.

На сегодняшний день есть много сервисов, помогающих ИП сдавать электронную отчетность.

Отчитываться в срок и без ошибок предпринимателям помогут:

Онлайн-Спринтер — система представления отчетности в электронном виде из защищенного онлайн-кабинета, позволяющая отправлять отчетность через Интернет с любого компьютера из любой точки мира без привязки к рабочему месту в офисе;
Доклайнер — решение для сдачи отчетности в одной программе за несколько организаций.

Представление отчетности в электронной форме имеет для ИП ряд преимуществ:

экономия личного времени, которое можно потратить на развитие собственного бизнеса;
исключена вероятность возникновения ошибок;
отчетность можно отправлять круглосуточно, даже в выходные и праздничные дни.

Сдавая отчетность в электронном виде, предприниматель избавится от визитов в контролирующие органы, сэкономит время и получит возможность представить отчетность в последний день сдачи до 23 часов 59 минут.

Отчетность ИП с работниками в 2019 году

На первоначальном этапе, создавая бизнес, предприниматель часто может обойтись своими силами. Но в ходе развития предприятия придется нанимать сотрудников. Чтобы избежать штрафных санкций, нужно знать сроки сдачи и виды документов, входящих в отчетность ИП за работников.
Но мы можем облегчить ведение Вашего бизнеса и возьмем всю бумажную работу на себя. Что для этого нужно?
Позвонить нам или написать на электронную почту.

Как мы работаем:

Назначается встреча для обсуждения всех вопросов
Заключается договор (гарантия исполнения наших обязанностей)
Начинаем помогать Вам в ведении Вашего бизнеса (подготовка счетов, товарных накладных, отчетов, договоров.) + Юридическая, бухгалтерская консультация по любым Вашим вопросам! Мы готовы предоставить Вам месяц бесплатного бухгалтерского обслуживания

Прием на работу, формирование штата приводит к изменениям ведения бухгалтерии, увеличению платежей и появлению ряда дополнительных отчетов. Владелец бизнеса, у которого есть работники должен проводить следующие обязательные мероприятия:

Оплачивать труд и перечислять за сотрудников все отчисления и платежи.
Организовать на предприятии кадровый документооборот. С этим может справиться и сам предприниматель или нанять специалиста. Обязанности кадровика – оформление и подписание соглашений с нанятым персоналом, приказов, ведение трудовых книжек, прием и увольнение, перевод, стажировка и т.д.
Пройти процедуру государственной регистрации в фондах, обеспечивающих страхование персонала (ПФР, ФСС, ФОМС).
Сдача дополнительных отчетов по наемным сотрудникам в различные государственные инстанции: налоговую инспекцию, Пенсионный фонд и ФСС.

В обязанности предпринимателя в качестве работодателя входит следующее:

знание и соблюдение норм трудового законодательства;
соответствие вида и объема работы заключенному трудовому договору с работником;
обеспечить безопасность труда;
предоставить работнику необходимые инструменты и инструкции;
вовремя и в полном объеме выплачивать заработную плату, которая предусмотрена контрактом; организация коллективных переговоров;
контроль и предоставление информации для заключения работниками коллективного договора, если есть в этом необходимость.

Формирование отчетности для ФНС

Одним из важнейших направлений деятельности любого предприятия является исчисление и уплата налоговых платежей. В задачи инспекции входит контроль за своевременностью и полнотой внесения налогов. Поэтому работодатель обязан сдавать отчетность ИП за работников, соблюдая правила заполнения форм и сроки их предоставления.

Налоговая инспекция требует перечень следующих документов:

Сведения о среднесписочной численности работников.
Полученные данные и непосредственно сами расчеты сдаются в инспекцию до 20.01 каждый год.
Форма 2-НДФЛ.
Декларация 6-НДФЛ.
Отчетность с расчетом по взносам во внебюджетные фонды.

Расчет среднесписочной численности

Предоставление расчета усредненных значений количества персонала проводится в контрольных целях. Показатель численности влияет на порядок исчисления некоторых налогов, определяет способ подачи отчетов, служит основанием для применения специальных льготных режимов налогообложения. Кроме того, этот отчет позволяет получить статистические данные и проанализировать уровень занятости населения. Отчет о численности предприниматель составляет в том случае, если в текущем году он принимал на работу сотрудников.

Этика IP

Добро пожаловать на наш сайт

Это служба конфиденциальной отчетности, где сотрудники International Paper могут задавать вопросы, сообщать о проблемах и решать проблемы. Эта услуга также доступна клиентам, поставщикам, подрядчикам или представителям общественности, у которых есть вопросы или опасения.

Сообщение о проблеме

Сообщения на горячую линию обрабатываются независимой сторонней службой.Мы рекомендуем вам сообщить о своей проблеме конфиденциально, не опасаясь возмездия или преследований. International Paper не приемлет репрессалий в отношении тех, кто добросовестно сообщает о проблеме — это обещание компании в обмен на то, что наши сотрудники делают такие сообщения. Если это разрешено законом, вы можете подать сообщение анонимно.

Сделать доклад

Последующие действия по отчету

Ваш вклад имеет значение

Мы стремимся быть местом, где наши сотрудники гордятся своей работой, и бизнесом, которому наши партнеры могут доверять.Наши основные ценности — приверженность, ответственность, уважение и совершенство — важны для нас, и каждый из нас обязан высказаться, если нам станет известно о любой ситуации, которая нарушает эти ценности. Вот почему ваш голос так важен для International Paper. Ваше выступление поможет нам сохранить наше общее наследие честности и внести свой вклад в наш успех в будущем. Примеры ситуаций, о которых следует сообщить:

Кража или неправомерное использование активов компании
Преследование или дискриминация
Небезопасные ситуации и поведение
Неподходящие подарки или деловые знаки внимания
Конфликт интересов
Проблемы аудита и бухгалтерского учета
Мошенничество
Любые другие нарушения закона или политики и процедур компании

Примечание. Местные законы о конфиденциальности могут повлиять на доступность и условия использования горячей линии.В некоторых странах горячую линию можно использовать только для сообщения о проблемах, связанных с нарушениями финансового и бухгалтерского учета. В других странах анонимное сообщение может быть недоступно.

Нам очень важно ваше желание выступить. Спасибо, что нашли время поделиться своим беспокойством.

ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ РЕСУРСЫ И ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНАЯ СОБСТВЕННОСТЬ: КАК РЕАЛИЗОВАТЬ ПОЛИТИКУ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

Это вторая часть серии блогов, состоящей из двух частей, о роли, которую ваш отдел кадров может сыграть в реализации политики вашей компании в области интеллектуальной собственности.Прочтите первую часть здесь.

Когда дело доходит до защиты интеллектуальной собственности вашей компании, важно, чтобы вы заняли активную позицию — начиная с собеседования и процесса приема на работу. В качестве первого шага сотрудники должны подписать трудовые договоры, в которых излагаются (среди прочего) их обязательства по защите конфиденциальной информации компании и других активов интеллектуальной собственности. А если трудовой договор не используется, сотрудники должны подписать письменное заявление о согласии с политикой компании в отношении конфиденциальной информации и защиты интеллектуальной собственности.

Но вы также должны соблюдать эти политики, чтобы гарантировать, что вопросы конфиденциальности остаются в центре внимания ваших сотрудников. В этом посте мы расскажем о лучших практиках, которые вы можете использовать, чтобы последовательно укреплять ожидания вашей компании и политику в области интеллектуальной собственности в течение срока пребывания сотрудника в должности и при увольнении сотрудника.

ОБМЕН IP-ПОЛИТИКОЙ ВО ВРЕМЯ ЗАНЯТОСТИ

Важно организовать постоянные информационные и образовательные кампании, а также принять меры предосторожности против любых упущений, связанных с технологиями.

1. ОБУЧЕНИЕ И ОБУЧЕНИЕ ПО ПОЛИТИКЕ КОМПАНИИ в области интеллектуальной собственности

Постоянное напоминание вашим сотрудникам о политике вашей компании в области интеллектуальной собственности может помочь предотвратить случайное раскрытие информации. Политика вашей компании в области интеллектуальной собственности должна быть подчеркнута не только в трудовых договорах и письменных учебных материалах, но и на официальных курсах обучения для всех новых сотрудников.

Впоследствии ваша политика в области интеллектуальной собственности должна быть изложена в письменных документах, доступных сотрудникам для ознакомления, и дополнительно подкреплена как минимум одним курсом повышения квалификации в год.

2. ПРИНЯТИЕ ПОЛИТИКИ «ПРИНЯТЬ СОБСТВЕННОЕ УСТРОЙСТВО»

Один из наиболее распространенных способов «утечки» конфиденциальной информации — через личные устройства ваших сотрудников. Если ваши сотрудники берут на работу свои телефоны или ноутбуки, вам необходимо убедиться, что они случайно или намеренно не используют свое устройство таким образом, который может поставить под угрозу конфиденциальную информацию вашей компании.

Политики, которые вы можете применить, включают:

Шифрование или защита паролем всех устройств
Мониторинг всех методов обмена файлами, таких как внешние диски и облачные платформы
Мониторинг учетных записей электронной почты
Запрещение использования камер, в том числе на личных телефонах
Отключение USB-портов на устройства
Внедрение политики социальных сетей для определения того, какой рабочей информацией можно или нельзя делиться
Немедленное сообщение в случае потери или кражи устройства
Сохранение права на очистку устройств, будь то на месте или удаленно

3.

ОГРАНИЧЕНИЕ ДОСТУПА СОТРУДНИКОВ К КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Сотрудники должны иметь доступ только к той информации, которая им необходима для работы. Другими словами, доступ к конфиденциальной информации должен быть ограничен людьми, которые действительно в ней нуждаются. Например, вашей маркетинговой команде может не потребоваться информация о вашем последнем изобретении, особенно если оно еще не было реализовано в продукте.

Если сотрудник может получить доступ к коммерческой тайне, ему следует сообщить, что это коммерческая тайна, и проинструктировать о том, как обращаться с коммерческой тайной.

4. ПРЕДЛОЖЕНИЕ СТИМУЛОВ И НАГРАД ДЛЯ СОТРУДНИКОВ, СОЗДАЮЩИХ ЦЕННЫЙ IP

Самый эффективный способ отслеживания интеллектуальной собственности, созданной сотрудником, — это поощрение сотрудников к документированию своего вклада путем предоставления отчетов о раскрытии изобретений (IDR), которые часто называются другими названиями, такими как «меморандумы об изобретениях» или «раскрытие информации об изобретениях». формы. » По сути, это внутренний документ, в котором сотрудники предоставляют всю необходимую информацию об изобретениях, связанных с их компанией.

Для заполнения IDR часто требуется много работы, поэтому ваша политика в отношении ИС должна включать некоторые стимулы или вознаграждения для сотрудников, которые создают ценные ИС и сообщают о них. Например, компании часто предоставляют денежные премии, опционы на акции или признание сотрудников, которые подают IDR, указаны как изобретатели в патентных заявках или указаны как изобретатели в выданных патентах.

Чтобы помочь сотрудникам, занимающимся исследованиями и разработками, понять, когда подавать IDR, вы можете проинформировать этих сотрудников об изобретениях, которые ваша компания уже запатентовала или получила охрану коммерческой тайны, а также о том, какие идеи могут быть запатентованы или охраняется коммерческой тайной.

КАК ОБЕСПЕЧИТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ СТРАТЕГИЮ ВЫПУСКА

Независимо от того, увольняются ли ваши сотрудники добровольно или нет, примите меры, чтобы конфиденциальная информация не ушла с ними!

1. ОТКАЗ ДОСТУПА К ЛЮБОЙ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

В зависимости от роли и способности сотрудника получать доступ к информации вам необходимо будет отслеживать все места, где сотрудник мог хранить информацию.

На самом базовом уровне сотрудник должен удалить всю электронную почту, документы и информацию компании со своих личных устройств, таких как смартфон и ноутбук.Им также необходимо будет вернуть все физические материалы, принадлежащие компании (например, рабочие ноутбуки), и уничтожить любые материальные материалы, находящиеся в их распоряжении (например, путем измельчения документов или дисков).

2. ПРОВЕДЕНИЕ ВЫХОДНОГО ИНТЕРВЬЮ

Выходное собеседование — ваша лучшая возможность поговорить с уходящим сотрудником и убедиться, что он больше не владеет конфиденциальной информацией или не имеет к ней доступа.

Во время собеседования при выходе вы должны напомнить сотруднику об их обязанностях, изложенных в их первоначальном трудовом соглашении или политике компании в области интеллектуальной собственности, и просмотреть контрольный список материалов и данных, которые необходимо вернуть или уничтожить. В заключение попросите их подписать заявление, подтверждающее их обязательства по сохранению конфиденциальности.

Если у вас нет возможности провести собеседование при выходе и попросить сотрудника лично подписать это заявление, вы можете вместо этого отправить ему письмо с напоминанием об их обязанностях. При необходимости вы даже можете приложить копию подписанного трудового договора.

3. ПОСЛЕДУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ, КОНКУРЕНТЫЕ РАБОТОДАТЕЛИ

В случае, если сотрудник увольняется, чтобы присоединиться к конкуренту, вы можете отправить письмо новому работодателю, чтобы проинформировать его об обязательствах сотрудника по соблюдению конфиденциальности перед вашей компанией.

ПОДДЕРЖАНИЕ КУЛЬТУРЫ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ КОМПАНИИ

Несмотря на то, что вы должны заранее сформулировать ожидания относительно того, как сотрудники должны обращаться с конфиденциальной информацией, также важно, чтобы вы продолжали поддерживать внутреннюю культуру, которая ценит конфиденциальность посредством образования, обучения и строгой политики увольнения.

Также не помешает упростить процесс документирования: вы можете упростить процесс заполнения IDR, предложив шаблон, охватывающий все основы.Если у вас его нет, скачайте наш БЕСПЛАТНЫЙ шаблон, чтобы сразу приступить к документированию своих изобретений!

ДОКУМЕНТ ДЛЯ ВАШИ ИЗОБРЕТЕНИЯ
Получите наш бесплатный шаблон записи об изобретении, чтобы отслеживать все детали, необходимые для документирования права собственности вашей компании на свои изобретения.

СКАЧАТЬ

ЗАЩИТИТЕ СВОЮ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНУЮ СОБСТВЕННОСТЬ

Отслеживание интеллектуальной собственности, которую создают ваши сотрудники, — это не только хорошая практика ведения бизнеса, но также помогает оптимизировать сам процесс патентования.

Наш БЕСПЛАТНЫЙ шаблон раскрытия информации об изобретении — это простой документ, который поможет вам:

Запишите основные сведения о своем изобретении
Приведите доказательства важных дат
Ускорить процесс разработки изобретения и подачи заявки на патент
Craft Strong патентных претензий

Заполните небольшую форму на этой странице, чтобы получить шаблон.

Майкл К.Генри, доктор философии.

Майкл К. Генри, доктор философии, является директором и одним из основателей фирмы. Он специализируется на создании всеобъемлющих, ориентированных на рост IP-стратегий для технологических компаний на ранней стадии.

Установка ограничений времени перфорации

Вы можете контролировать какие компьютеры разрешено использовать сотрудникам для определения времени. От указание IP-адресов компьютеров, которые разрешены сотрудникам для использования вы можете ограничить отчеты о времени сотрудников на этих компьютерах Только.

Примечания:

В список разрешенных IP-адресов используется для отметки времени сотрудника только ограничения. Чтобы настроить ограничения активации для ExponentHR Time Kiosks, используйте утилиту Time Clock Kiosk Setup, доступную в Payroll. Управление.
Любая сотрудник может быть освобожден от ограничений по IP-адресам активировав часы Disable Time Clock Поле IP Restrictions для соответствующего сотрудника записывать. Чтобы увидеть полный список сотрудников, освобожденных от уплаты налогов, нажмите Просмотр освобожденных пользователей в разделе «Ограничения IP-доступа к сайту» в разделе «Управление паролями». страница.
Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники могли записывать время ударов с любой компьютер, но не с веб-сайта ExponentHR Mobile, этот параметр контролируется в мобильном приложении раздела «Часы времени» Конфигурации компании. инструмент.

Менеджмент обеспокоен тем, что некоторые сотрудники ошибочно сообщают о своих часы приходить и уходить из дома. В результате организация хочет ограничить сотрудников от отчетности за пределами офисная среда. Использование раздела Ограничения тайм-панча в Password Management укажите IP-адреса рабочих компьютеров которые сотрудники могут использовать для составления отчетов по времени.

Для установки ограничений по времени. по местонахождению:

1. В меню навигации управления щелкните Настройки > Управление паролями.

Пароль Откроется страница управления.

2. На сайте В разделе «Ограничения доступа по IP» выберите «Активировать». Флажок «Ограничения IP-адресов для временных отметок сотрудников».

3.Введите IP-адрес компьютера в Интернете. где разрешена отчетность сотрудников по учету рабочего времени.

Примечание: если у вашей организации несколько IP-адресов, начинающихся с одного и того же номера последовательность, вы можете оставить последнее поле IP-адреса пустым, чтобы автоматически захватить все соседние IP-адреса. Например, 041.102.400 .— разрешает диапазон от 041.102.400.000 до 041.102.400.999.

4. Щелкните Добавить -> кнопка, чтобы переместить адрес в список разрешенных IP-адресов. список.

5. Нажмите кнопку «Сохранить». кнопка.

Результат: Если пользователь пытается выполнить временной удар с компьютера, который не был указан в списке разрешенных они увидят, что время отчета / только часы отчета выбор недоступен.

Примечание: если вы хотите, чтобы ваши сотрудники могли записывать время ударов с любой компьютер, но не с веб-сайта ExponentHR Mobile, пожалуйста, свяжитесь с Клиентские службы ExponentHR.

Связанные разделы справки

Управляющий Требования к паролю и безопасность веб-сайта

Дом Требования к надежному паролю

Отфильтруйте сотрудников, работающих на дому, в Google Analytics

С ростом числа сотрудников, работающих на дому, многие люди пытаются выяснить, как исключить этот «внутренний» трафик из своих отчетов Google Analytics.Есть простой вариант для сайтов с низким или умеренным трафиком.

Проблема

Типичный подход к исключению внутреннего трафика в Google Analytics — «фильтрация IP», но на самом деле это работает только с небольшим количеством фиксированных местоположений со стабильным подключением к Интернету. Когда люди начинают работать из дома (или в кафе), их IP-адреса могут меняться изо дня в день, поэтому требуется другое решение.

Опции

Есть три способа запретить отображение определенного трафика в отчетах:

Не отслеживать посещения в первую очередь

Этот подход предотвращает запись посещения фрагментом Google Analytics.Это можно сделать с помощью надстройки браузера, такой как надстройка браузера Google Analytics Opt-Out. Это означает, что вам нужно, чтобы все ваши внутренние пользователи установили надстройку во все браузеры, которые они используют, а затем правильно выбрали параметры, чтобы прекратить отправку данных отслеживания. Для нетехнических пользователей это может быть проблематично.

Производная от этого подхода использует файлы cookie, полученные при посещении внутренней страницы или во время сценария входа в систему. Затем код отслеживания изменяется, чтобы исключить отслеживание, если этот файл cookie доступен.

Остановить (отфильтровать) обращения по мере их получения в Google Analytics

Этот подход включает фильтры просмотра — обычно фильтрацию по IP-адресу — которые исключают трафик на основе интернет-адреса, с которого он пришел. Для нескольких фиксированных и стабильных мест это нормально, но динамичный характер работы на дому делает это невозможным. Некоторые интернет-провайдеры могут изменить используемый IP-адрес в любое время.

Фильтровать (сегментировать) трафик из ваших отчетов

Этот подход использует фильтры или сегменты для удаления посещений из ваших отчетов на основе характеристик посетителя.Раньше люди могли фильтровать трафик от определенных сетевых доменов или поставщиков услуг, но Google Analytics больше не заполняет эти данные. Это оставляет нам меньше вариантов — и предлагаемое ниже решение является одним из них.

Простое маленькое решение

Исключить пользователей, которые посещают определенную страницу

Предлагаемый подход состоит в том, чтобы предоставить страницу только для внутренних пользователей и создать простой сегмент в Google Analytics, чтобы исключить любых пользователей , которые посещают эту страницу . Это не идеальное решение, но его относительно быстро и легко реализовать, и оно работает задним числом. Это действительно требует, чтобы ваши пользователи посещали конкретную страницу (а не внутренние пользователи НЕ посещали страницу), и, поскольку он использует сегмент, сайты с более высоким трафиком могут испытывать некоторую выборку данных, вызванную использованием сегмента.

Обратите внимание, что сегмент фильтрует пользователей, а не сеансы — это важно, поскольку в противном случае потребовалось бы, чтобы ваши внутренние пользователи посещали вашу внутреннюю страницу во время каждого сеанса.Он также имеет преимущество исторической фильтрации: он отфильтровывает предыдущие сеансы, которые они проводили в том же браузере. Такая обратная фильтрация внутреннего трафика невозможна с другими подходами.

ЯРКАЯ ИДЕЯ: вы можете использовать параметр URL-адреса на своей домашней странице вместо целой новой веб-страницы, отправляя ссылку своим сотрудникам, например «https://www. analyticsedge.com ? Internal» , и искать URL с параметр в вашем сегменте.

Предостережения и ограничения

Обратите внимание, что это будет работать только в том случае, если внутренние пользователи действительно посещают внутреннюю страницу.Предоставьте пользователям полезный контент на этой странице, чтобы стимулировать посещения.

Это также делает ваши отчеты восприимчивыми к выборке данных с более высоким объемом трафика веб-сайта, поэтому обязательно проверьте.

Вам также необходимо убедиться, что внутренняя страница недоступна для внешних пользователей, по крайней мере, через обычную навигацию на веб-сайте.

Углубленный взгляд на интеллектуальную собственность: Часть вторая

Определите интеллектуальную собственность NIST

Основополагающим шагом в стратегии интеллектуальной собственности (IP) NIST является определение IP, разработанного в результате исследований и разработок NIST. Каждый сотрудник, соавтор и получатель гранта обязаны сообщать о развитии ИС, поскольку существуют законы, постановления и политики, требующие своевременного и точного отчета об ИС. Отдел технологического партнерства (TPO) в NIST отвечает за получение отчетов об изобретениях сотрудников и работу со всеми сторонами, участвующими в патентовании и лицензировании изобретений. Эти процессы описаны в приказах NIST о патентовании.

Инвентаризация всех IP-адресов NIST необходима для выполнения миссии NIST по передаче технологий (T2).Весь исследовательский персонал федеральных агентств должен сделать T2 основной частью своей профессиональной практики. Это означает серьезное отношение к нашим обязательствам по своевременной и полной отчетности об интеллектуальной собственности. Чтобы сообщить о доступности IP внешним сторонам, NIST должен знать, что доступно, и сделать эту информацию доступной для всех.

Предполагаемые права правительства

ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СРЕДСТВА ИЛИ ОБОРУДОВАНИЕ
, КАСАЮЩИЕСЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Защита интеллектуальной собственности NIST

После сообщения об изобретении офис главного юрисконсульта NIST проведет определение прав, чтобы решить, имеет ли правительство право на изобретение. Обычно предполагается, что правительство получит все права, титул и интерес в отношении любого изобретения, сделанного любым государственным служащим в рабочее время. Это также относится к любому вкладу государственных учреждений, оборудования, материалов, средств или информации. Если есть время или услуги, предоставляемые другими государственными служащими, выполняющими официальные обязанности, или они имеют прямое отношение к официальным обязанностям изобретателя или оказываются в результате его выполнения, то это также применимо.

Когда следует патентовать

NIST активно стремится идентифицировать коммерчески ценные изобретения, которые являются результатом его исследований.NIST обычно будет добиваться патентной защиты, если патент увеличивает потенциал коммерциализации изобретения, оказывает положительное влияние на новую область науки или технологий, способствует достижению целей Соглашения о совместных исследованиях и разработках (CRADA) или другого соглашения, способствует производству в США. , или потенциально ведет к лицензии на коммерциализацию. Могут возникнуть особые обстоятельства, при которых NIST может подать заявку на патент по другим причинам, которые могут улучшить общие интересы NIST.

Когда становится очевидным, что правительство заинтересовано в изобретении, принимается решение о том, как лучше всего реализовать потенциал изобретения.Первый пункт решения — добиваться ли патентной защиты, что также называется патентным преследованием. Это непростое решение, поскольку продвижение патентного преследования обрекает NIST на потенциально дорогостоящее будущее. То, что что-то можно запатентовать, не означает, что это нужно запатентовать.

Важно подчеркнуть, что решение о подаче патента не является оценкой научной или исследовательской ценности. Проще говоря, патентное преследование — это бизнес-решение. Анализ рисков и выгод, который NIST проводит при каждом решении о патентовании, должен отражать вопросы патентоспособности, рыночных факторов, вероятности коммерциализации и затрат на патентное преследование. Иногда лучшее бизнес-решение — не подавать патент. Есть некоторые преимущества в использовании других форм защиты IP или в передаче IP в общественное достояние, что может быть лучше для передачи данной технологии.

Рассмотрение патентов

ПАТЕНТНОСТЬ
РАСШИРЕНИЕ ПОТЕНЦИАЛА ДЛЯ КОММЕРЦИАЛИЗАЦИИ
ПОЛОЖИТЕЛЬНОЕ ВЛИЯНИЕ НА НОВУЮ ОБЛАСТЬ НАУКИ
ПОТЕНЦИАЛ КОММЕРЦИАЛИЗАЦИИ
ДАЛЬНЕЙШИМ ЦЕЛИ СОГЛАШЕНИЯ
U.S. ПРОИЗВОДСТВО
ВЕРОЯТНО ВЕДЕТ К ЛИЦЕНЗИИ НА КОММЕРЦИАЛИЗАЦИЮ
ОСОБЫЕ ПОТРЕБНОСТИ

Управление IP

NIST IP имеет свои корни в исследовательских программах, проводимых в лаборатории на основе требований миссии NIST. Цель и миссия NIST остаются первостепенными при управлении IP. Коммерциализация интеллектуальной собственности — это передача товаров и услуг американскому народу, который финансировал эту работу.Ранние решения о партнерстве и проведении исследований напрямую влияют на конечный продукт и то, как продукты и услуги в конечном итоге попадут на рынок. Каждая часть базового IP имеет определенную потенциальную ценность сама по себе. В каждом сообщаемом открытии может содержаться фундаментальная научная информация, и все они вносят вклад в общую программу NIST, а также в портфель интеллектуальной собственности. В идеальном состоянии (рис. 1) миссия NIST ведет к фундаментальным открытиям или новым областям, которые поддержат будущие усилия.С точки зрения патентного портфеля эти фундаментальные изменения могут быть названы базовой интеллектуальной собственностью, поскольку формула изобретения обширна и может повлиять на несколько секторов, а также создать основу для будущей работы. Базовый IP-адрес может использоваться для привлечения партнеров для постоянного улучшения или может вести непосредственно к продуктам.

Со стратегической точки зрения, эти базовые патенты не являются идеальными кандидатами для эксклюзивного партнерства. Эксклюзивные лицензии означают, что IP становится единственным доменом лицензиата (обсуждается далее в разделе лицензирования). Эксклюзивность накладывает ограничения на потенциальные партнерские отношения и ограничивает способность NIST работать с множеством компаний, которые могут вносить новые идеи в различных областях использования. Хотя NIST не заинтересован в том, чтобы обременять технологию на этом этапе, стоит отметить, что большинство компаний вступят в дискуссию о поиске исключительного контроля во всех областях использования на этом раннем этапе.

Для перемещения открытий из лаборатории на рынок могут потребоваться дальнейшие исследования и разработки.Именно здесь часто возникает необходимость сотрудничества, чтобы продвинуть базовый IP. Это можно увидеть в устойчивой экосистеме исследований и разработок на основе консорциумов. Базовый IP-адрес может использоваться для привлечения партнеров на основе различных потенциальных вариантов осуществления изобретения, которые могут расширяться в более конкретные области исследований, ведущих к созданию продуктов. Эти специфические для компании варианты осуществления могут привести к дополнительным патентам на усовершенствования, которые имеют более конкретные формулы, которые определяют использование в специфическом для компании приложении и продукте, который будет разработан компанией.

Для улучшений требуется лицензия на базовую интеллектуальную собственность, которая обычно не является исключительной, но будет лучшим кандидатом на получение исключительной лицензии на любой патент на улучшение, особенно когда компания является соавтором. По мере того, как улучшения строятся на основе, они становятся более конкретными, а основания для эксклюзивности возрастают.

Сотрудничество

Если говорить абстрактно, то разработка может происходить направленно как таковая:

Исследования, ведущие к фундаментальным открытиям и основание IP
Патенты на сотрудничество и улучшения
Передача посредством лицензирования на новые продукты и услуги

Соглашения о совместных исследованиях и разработках (CRADA) между федеральными лабораториями, научными кругами и внешними партнерами являются эффективным средством передачи технологий.Помимо улучшенного ноу-хау и новых технологий, эти совместные усилия часто помогают сотрудникам использовать ресурсы и технические возможности друг друга. Они также предоставляют сотрудникам механизмы для приобретения технических знаний и приобретения новых навыков. Чтобы избежать проблем и конфликтов, а также соответствовать требованиям законодательства, для сотрудничества часто требуется формальное соглашение между NIST и внешней организацией. CRADA содержат условия, определяющие, как будут обрабатываться будущие IP. По мере того, как исследователи NIST работают над вопросами, основанными на исследованиях, которые способствуют пониманию конкретных вопросов, могут быть задействованы базовые IP.Это может привести к усовершенствованию базового IP, которое может быть разработано исследователем, не входящим в NIST, что может усложнить дальнейшую разработку. Соглашения, которые касаются этих потенциальных проблем, связанных с последующим владением, могут помочь сохранить базовое владение ИС.

Владение правами ИС может иметь большое влияние на управление ИС. Когда NIST работает с другими, и эти сотрудники являются совместными изобретателями, NIST не имеет полного контроля над IP. Когда нет официального соглашения, NIST необходимо будет вести переговоры с внешними сторонами на нескольких этапах, в том числе о том, какая сторона будет подавать и будут ли консолидированы права.Каждая сторона может действовать отдельно, поскольку NIST не контролирует действия других при совместном изобретательстве. В большинстве случаев внешние изобретатели будут иметь действующее соглашение со своим работодателем, в котором будут определены требования к их отчетности и управлению интеллектуальной собственностью. Это аналогично требованиям к государственным служащим в соответствии с нормативными актами (37 CFR 501 и последующие) и Указом правительства 10096.

Закон Бей-Доула

Закон Бэя-Доула (см. 35 USC 200 et seq) имеет большое влияние на управление ИС, финансируемой из федерального бюджета.В соответствии с основным принципом Закона Бэя-Доула у получателя федеральных средств есть два года, чтобы выбрать право собственности на развитую ИС. Хотя есть исключения, они редко относятся к NIST (например, ядерное оружие). Определение исключительных обстоятельств должно быть сделано до разработки ИС в качестве условия присуждения. Как уже отмечалось, они ограничены действительно исключительными ситуациями и требуют одобрения Министерства торговли США для NIST. Хотя авторство NIST по-прежнему защищено и NIST имеет определенные права, партнер в соответствии с Законом Бэя-Доула может решить, хотят ли они запатентовать изобретение.NIST через TPO должен будет провести переговоры со стороной Bayh-Dole относительно того, как будет управляться IP.

Положения CRADA и внешние права, предоставленные в соответствии с Законом Бей-Доула, могут казаться ограничивающими, если их не рассматривать со стратегической точки зрения. Однако цель прямо противоположная. NIST не будет заниматься коммерциализацией технологии, и эти инструменты просто ускорят процесс до достижения желаемого результата.

программ повышения осведомленности в области интеллектуальной собственности для сотрудников — Financier Worldwide

Почему программы повышения осведомленности в области интеллектуальной собственности важны? Во многих случаях ИС — самый ценный актив компании. Поэтому крайне важно, чтобы сотрудники компании понимали, что такое ИС, как и почему ее следует защищать и обеспечивать. В некоторых случаях этот IP может состоять из технологий или программного обеспечения, как это происходит с такими технологическими компаниями, как Apple и Google. В других случаях он может состоять из фармацевтических составов, как это происходит с фармацевтическими компаниями, такими как Pfizer. Во многих случаях он может состоять в основном из торговых марок и логотипов, как и в случае с крупными FMCG-компаниями, такими как Procter & Gamble. Не говоря уже об Anheuser-Busch InBev и SABMiller, которые недавно решили объединить все свои ценные торговые марки в один очень большой котел.Между прочим, для таких компаний, как Apple и Google, их торговые марки не менее важны и ценны, чем их технологии.

По крайней мере, сотрудники должны иметь базовое понимание IP. Они должны знать, что именно патентный закон защищает технологии и инновации, что закон о дизайне защищает дизайн продукта и что именно закон о товарных знаках защищает названия торговых марок, логотипы, слоганы и цветовые комбинации, которые компании используют, чтобы отличать свои продукты от других. у конкурентов.Они также должны понимать, что именно закон об авторском праве защищает значительную часть вспомогательной ИС, такой как рекламные материалы компании, материалы, которые появляются в брошюрах компании, и материалы, которые появляются на веб-сайте компании. В некоторых случаях авторское право защищает даже продукцию компании, как в случае с кинокомпаниями или звукозаписывающими компаниями.

Однако в идеале сотрудники должны иметь больше, чем просто базовое понимание IP. Гораздо лучше, если они смогут оценить некоторые последствия прав ИС и понять, что им необходимо учитывать ИС во многих делах, которые они делают для своей компании на повседневной основе.Когда дело доходит до запуска новых продуктов, очевидно, что необходимо учитывать проблемы нарушения патентных прав. Запуск новых продуктов, конечно, также может привести к нарушению прав на товарный знак, как и простое введение суббренда, или даже новая рекламная или брендовая кампания, или упаковка для уже существующего бренда. Сотрудники должны знать, что Интернет не отменил авторское право и что материалы, которые они находят в Интернете, не всегда могут быть использованы без разрешения.

Сотрудники должны быть максимально осведомлены о возможных нарушениях интеллектуальной собственности своей компании. Не кажется ли продукт конкурента слишком похожим на продукт его собственной компании? Не выглядит ли брендинг конкурента слишком знакомым? это может сбить с толку публику? Очевидно, что большинство сотрудников не будут иметь подробных знаний о том, какая именно защита ИС имеет их компания, не говоря уже о специальных знаниях, позволяющих определить, имело ли место нарушение. Однако они должны, по крайней мере, знать, к кому им следует обращаться в компании со своими вопросами и проблемами.

Сотрудники должны знать гораздо больше. Сотрудники должны понимать, что бренд компании лежит в основе ее бизнеса и часто является ее самым ценным активом. Они также должны понимать, что хорошие бренды — это постоянство — постоянство продукта и постоянное обслуживание. Они должны понимать, насколько легко можно навредить бренду из-за поведения сотрудников — из-за неспособности быстро справиться с клиентом, из-за неспособности относиться к клиенту с уважением, из-за слишком долгого ответа на телефонные звонки.Таким образом, осведомленность об IP требуется на всех уровнях, даже от тех, кто работает в производственном цеху и отвечает на телефонные звонки компании.

Сотрудники должны понимать, какова политика компании в отношении изобретений или инноваций, созданных сотрудниками. Как правило, изобретения или инновации, созданные сотрудниками в процессе и в рамках их занятости, принадлежат компании. Но что это включает в себя и при каких обстоятельствах сотрудники обязаны раскрывать компании то, что они разработали? Существуют ли какие-либо системы стимулирования, побуждающие сотрудников проявлять новаторский подход?

Сотрудники должны понимать, что всякий раз, когда компания инструктирует третьи стороны о создании IP для компании, это имеет последствия для IP. Это может относиться к технологиям, программному обеспечению, письменным материалам или материалам для брендинга и рекламы. Кому будет принадлежать ИС в материалах, созданных третьей стороной? Вполне может быть предположение, что им будет владеть компания. В конце концов, он платит за это. Это происходит автоматически, или это должно быть указано в контракте? Если вам интересно, являются ли это тактикой запугивания, подумайте об этом — в Великобритании были громкие судебные дела, по которым брендинговые компании предъявляли претензии на товарные знаки (логотипы), которые они создали для клиентов много лет назад, и которые впоследствии стали очень успешными. бренды.Причина, по которой они смогли это сделать, заключалась в том, что вопрос владения интеллектуальной собственностью не был урегулирован в контракте.

Обучение осведомленности в области ИС, конечно же, может принимать различные формы. Самая простая форма — это создание руководств или справочников или протокола IP для использования в компании. Это, вероятно, наименее эффективная форма, поскольку руководства компании часто не читаются и не соблюдаются. У руководств действительно есть место, если они используются вместе с семинарами — эти семинары могут проводиться для сотрудников в массовом порядке, или они могут проводиться на уровне отделов.Регулярные занятия (возможно, ежегодно), вероятно, будут намного более эффективными, чем разовые семинары. Адвокаты компании, скорее всего, предложат такое обучение юридическому, маркетинговому и техническому персоналу компании.

В заключение, когда дело доходит до программ повышения осведомленности в области ИС, цель состоит не в том, чтобы создавать экспертов по ИС, а в том, чтобы убедиться, что сотрудники осведомлены об ИС и о том, как она может повлиять на компанию. Конечно, критически важно, чтобы все сотрудники знали, куда обращаться, когда у них есть IP-запросы.Они также должны знать, как и где они получают разрешения по вопросам, связанным с интеллектуальной собственностью. Очевидно, что очень важны линии полномочий, цепочки подчинения и внутренние процессы.

Хорошая подготовка по вопросам интеллектуальной собственности должна быть направлена на большее, чем просто повышение осведомленности и базовое понимание интеллектуальной собственности. Он должен быть направлен на то, чтобы сотрудники компании чувствовали гордость за интеллектуальную собственность, которая выделяет их компанию и делает ее успешной. Это также должно оставить тех сотрудников, которые хотят улучшить и улучшить эту интеллектуальную собственность.

Гэлин Скотт — руководитель отдела интеллектуальной собственности ENSafrica. С ней можно связаться по телефону +27 83632 1445 или по электронной почте: [email protected] .

Защита интеллектуальной собственности: 10 советов по обеспечению безопасности интеллектуальной собственности

Интеллектуальная собственность (ИС) — это источник жизненной силы каждой организации. Раньше не было. В результате сейчас, более чем когда-либо, это цель, попадающая прямо в прицел для различных форм кибератак.Станьте свидетелем длинного списка взломов Голливуда и интеллектуальной собственности индустрии развлечений, включая «Пиратов Карибского моря» и недавнюю серию HBO «Игра престолов».

ИС вашей компании, будь то патенты, коммерческая тайна или просто ноу-хау сотрудников, может быть более ценным, чем ее физические активы. Специалисты по безопасности должны понимать темные силы, которые пытаются получить эту информацию от вашей компании, и собрать ее воедино. Некоторые из этих сил выступают в роли исследователей «конкурентной разведки», которые теоретически руководствуются рядом юридических и этических принципов, тщательно разработанных Обществом профессионалов в области конкурентной разведки (SCIP).Другие — откровенные шпионы, нанятые конкурентами или даже иностранными правительствами, которые не остановятся ни перед чем, включая взятки, воровство или даже включенный под давлением магнитофон, спрятанный в кресле вашего генерального директора.

Защита интеллектуальной собственности — это сложная задача, аспекты которой входят в компетенцию юридических, ИТ, кадровых и других отделов. В конечном итоге директор по безопасности (CSO) или комитет по рискам часто служат для объединения усилий по защите интеллектуальной собственности. Поскольку защита от кибератак стала критически важной, главный специалист по информационной безопасности (CISO) теперь играет важную роль.

Этот учебник охватывает все, от установления основных политик до процедур защиты IP.

Что такое интеллектуальная собственность?

IP может быть чем угодно: от конкретного производственного процесса до планов выпуска продукта, коммерческой тайны, такой как химическая формула, или списка стран, в которых зарегистрированы ваши патенты. Это может помочь думать об этом как о нематериальной служебной информации. Официальное определение ИС Всемирной организацией интеллектуальной собственности (ВОИС) — это творения ума — изобретения, литературные и художественные произведения, символы, имена, изображения и рисунки, используемые в торговле.

ИС делится на две категории: Промышленная собственность включает, помимо прочего, патенты на изобретения, товарные знаки, промышленные образцы и географические указания. Авторское право распространяется на литературные произведения, такие как романы, стихи и пьесы, фильмы, музыку и художественные произведения, например рисунки, картины, фотографии, скульптуры, страницы веб-сайтов и архитектурный дизайн. Права, связанные с авторским правом, включают права артистов-исполнителей на их выступления, производителей фонограмм на их записи и вещателей на их радио- и телепрограммы.

[ Связано: кража интеллектуальной собственности IBM в Китае ]

Для многих компаний, например, фармацевтических компаний, ИС гораздо ценнее любых физических активов. По данным Комиссии по кражам интеллектуальной собственности, кража интеллектуальной собственности обходится американским компаниям в 600 миллиардов долларов в год.

Четыре юридически определенных категории интеллектуальной собственности, за кражу которых может быть возбуждено уголовное дело:

Патенты предоставляют законное право исключать кого-либо еще из производства или продажи ваших уникальных материальных вещей. Их также можно зарегистрировать в зарубежных странах, чтобы не дать международным конкурентам узнать, чем занимается ваша компания. Если у вас есть патент, другие могут подать заявку на лицензию на ваш продукт. Срок действия патента составляет 20 лет.

Товарные знаки — это названия, фразы, звуки или символы, используемые в связи с услугами или продуктами. Торговая марка часто связывает бренд с уровнем качества, на котором компании строят репутацию. Защита товарного знака длится 10 лет после регистрации и может быть продлена бессрочно.

Авторское право защищает письменные или художественные выражения, зафиксированные на материальном носителе — романы, стихи, песни или фильмы. Авторское право защищает выражение идеи, но не саму идею. Владелец произведения, защищенного авторским правом, имеет право воспроизводить его, создавать на его основе производные работы (например, фильм по книге) или продавать, исполнять или демонстрировать произведение для публики. Вам не нужно регистрировать свой материал, чтобы иметь авторские права, но регистрация является обязательным условием, если вы решите подать в суд за нарушение авторских прав.Авторское право действует в течение жизни автора плюс еще 50 лет.

Коммерческая тайна может быть формулой, шаблоном, устройством или набором данных, которые предоставляют пользователю преимущество перед конкурентами и являются коммерческой тайной. Они подпадают под действие закона штата, а не федерального. Чтобы защитить секрет, бизнес должен доказать, что он увеличивает ценность компании — что это, по сути, секрет — и что внутри компании были приняты соответствующие меры для защиты секрета, такие как ограничение знаний избранной горсткой руководителей.

IP тоже может быть идеей. Если у руководителя вашего отдела исследований и разработок во время утреннего душа возникает момент эврики, а затем он применяет свою новую идею на работе, это тоже интеллектуальная собственность.

Как обеспечить безопасность интеллектуальной собственности?

Если ваш IP украден бездельниками, поймать их сложно, преследовать их труднее, а вернуть украденную информацию — положить пресловутую кошку обратно в сумку — обычно невозможно. В этой области очень помогает небольшая паранойя, потому что люди действительно хотят вас достать.Вот почему так важно, чтобы CSO, CISO и директор по рискам (CRO) принимали участие в защите интеллектуальной собственности. Рассмотрим эти примеры из реальной жизни.

Инженер регулярно обедал с бывшим начальником, теперь работающим на конкурента, и воображал себя героем в сборе информации о конкурентах. Информация, которую он давал взамен, привела к тому, что его работодатель, бывший лидер рынка, проиграл три крупных предложения за 14 месяцев.
Ученые-иммигранты из Восточной Европы, которые работали над защитой Америки, получили незапрошенные приглашения из своих стран выступить на семинарах или выступить в качестве оплачиваемых консультантов.Приглашения понравились им как ученым — они хотели поделиться информацией о своей работе с коллегами. Страны считали такой сбор разведывательной информации более дешевым, чем исследования и разработки.

Приведенные ниже шаги — это минимум, который вы должны выполнить, чтобы обезопасить свой IP.

1. Знайте, какая у вас интеллектуальная собственность

Если все сотрудники понимают, что нужно защищать, они смогут лучше понять, как это защищать и от кого защищать. Для этого ОГО должны постоянно общаться с руководителями, контролирующими интеллектуальный капитал.Не реже одного раза в квартал встречаться с генеральным директором, операционным директором и представителями отдела кадров, маркетинга, продаж, юридических услуг, производства и НИОКР. Корпоративное руководство должно работать сообща для адекватной защиты интеллектуальной собственности.

2. Знайте, где находится ваша интеллектуальная собственность

Если вы сосредоточите свои усилия на основных ИТ-системах для защиты IP, вы упустите из виду другие области, где она может храниться или обрабатываться. К ним относятся:

Принтеры, копировальные аппараты, сканеры и факсы: все ваши устройства ввода / вывода хранят документы, которые они обрабатывают, и обычно они объединены в сеть и подключены к системам удаленного управления.Необходимо наличие надлежащих политик и процедур для очистки этих документов и защиты от несанкционированного доступа.
Облачные приложения и службы обмена файлами: это могут быть корпоративные или теневые ИТ-службы. Вам необходимо знать, что используют ваши сотрудники, чтобы вы могли ограничить несанкционированные облачные сервисы и убедиться, что сервисы, санкционированные компанией, правильно настроены и защищены.
Личные устройства сотрудников: Сотрудник может отправить документ домой по электронной почте, как правило, по уважительным причинам.Обучите своих сотрудников правильному обращению с IP и установите системы мониторинга, чтобы отслеживать, куда отправляется ваш IP.
Сторонние системы: IP часто передается деловым партнерам, поставщикам или клиентам. Убедитесь, что ваши контракты с этими сторонами определяют, как эти третьи стороны должны защищать ваш IP, и имеют средства контроля для обеспечения соблюдения этих условий.

3. Расставьте приоритеты для своей интеллектуальной собственности

ОГО, которые защищают интеллектуальную собственность в течение многих лет, рекомендуют провести анализ рисков и затрат и выгод.Составьте карту активов вашей компании и определите, какая информация, в случае ее потери, больше всего повредит вашей компании. Затем подумайте, какие из этих активов подвергаются наибольшему риску кражи. Объединение этих двух факторов должно помочь вам понять, на что лучше всего потратить свои защитные усилия (и деньги).

4. Обозначьте ценную интеллектуальную собственность

Если информация является конфиденциальной для вашей компании, поместите на нее баннер или этикетку с указанием этого. Если данные вашей компании являются конфиденциальными, отметьте это на каждом экране входа в систему.Это кажется тривиальным, но если вы окажетесь в суде, пытаясь доказать, что кто-то взял информацию, которую он не уполномочен принимать, ваш аргумент не выдержит критики, если вы не сможете продемонстрировать, что вы дали понять, что информация была защищена.

5. Защитите свою интеллектуальную собственность как физически, так и в цифровом виде

Физическая и цифровая защита является обязательной. Заблокируйте комнаты, в которых хранятся конфиденциальные данные, будь то серверная ферма или затхлая комната бумажного архива. Следите за тем, у кого есть ключи.Используйте пароли и ограничивайте доступ сотрудников к важным базам данных.

6. Информируйте сотрудников об интеллектуальной собственности

Обучение осведомленности может быть эффективным для устранения и предотвращения утечек IP, но только если оно нацелено на информацию, которую определенная группа сотрудников должна защищать. Когда вы говорите конкретно о том, во что инженеры или ученые потратили много времени, они очень внимательны. Как это часто бывает, люди часто являются самым слабым звеном в защитной цепи.Вот почему усилия по защите IP, которые опираются на брандмауэры и авторские права, но не сосредоточены на осведомленности и обучении сотрудников, обречены на провал.

В большинстве случаев IP покидает организацию случайно или по неосторожности. Убедитесь, что ваши сотрудники знают, как они могут непреднамеренно раскрыть IP. Согласно исследованию Egress Software Technologies, проведенному в феврале 2019 года, наиболее распространенными технологиями, с помощью которых могут быть случайно взломаны конфиденциальные данные, такие как IP, являются:

Внешняя электронная почта, такая как учетная запись Gmail или Yahoo (51 процент)
Корпоративная электронная почта (46 процентов)
Обмен файлами по FTP (40 процентов)
Инструменты для совместной работы, такие как Slack или Dropbox (38 процентов)
SMS или приложений для обмена мгновенными сообщениями, таких как Whatsapp (35 процентов)

При использовании электронной почты IP-адрес может быть отправлен не тому человеку, потому что:

Отправитель использовал неправильный адрес — например, Outlook автоматически вставил адрес электронной почты для кого-то, кроме предполагаемого получателя
Получатель переслал электронное письмо
Вложение содержало скрытое содержимое, например на вкладке Excel
Данные отправлены на личный адрес электронной почты

7.Знайте свои инструменты для защиты интеллектуальной собственности

Для отслеживания документов и других хранилищ интеллектуальной собственности доступно все больше разнообразных программных инструментов. Инструменты предотвращения потери данных (DLP) теперь являются основным компонентом многих пакетов безопасности. Они не только находят конфиденциальные документы, но также отслеживают, как и кем они используются.

Шифрование IP в некоторых случаях также снижает риск потери. Данные опроса Egress показывают, что только 21 процент компаний требует шифрования при обмене конфиденциальными данными извне, и только 36 процентам оно требуется внутри компании.

8. Сделайте общую картину

Если кто-то сканирует внутреннюю сеть и ваша система обнаружения вторжений срабатывает, кто-то из ИТ-отдела обычно звонит сотруднику, выполняющему сканирование, и просит его остановиться. Сотрудник предлагает правдоподобное объяснение, и на этом все. Позже ночной сторож видит сотрудника, который несет защищенные документы, и его объяснение: «Ой … Я не понял, что это попало в мой портфель». Со временем группа кадров, аудиторская группа, коллеги и другие лица замечают отдельные инциденты, но никто не объединяет их воедино и не понимает, что все эти нарушения были совершены одним и тем же человеком.Вот почему разрывы в общении между группами информационной безопасности и корпоративной безопасности могут быть настолько опасными. Для защиты IP необходимы соединения и связь между всеми корпоративными функциями. Юридический отдел должен играть определенную роль в защите интеллектуальной собственности. То же самое с человеческими ресурсами, информационными технологиями, исследованиями и разработками, проектированием, графическим дизайном и так далее.

9. Применяйте мышление контрразведки

Если бы вы шпионили за своей собственной компанией, как бы вы это делали? Обдумывание такой тактики приведет вас к тому, чтобы подумать о защите телефонных списков, измельчении бумаг в мусорных баках, созыве внутреннего совета для утверждения публикаций ваших научных сотрудников или других идей, которые могут оказаться полезными для вашего конкретного бизнеса.