Работа с документами, а не людьми
Автор, я примерно 1,5 года назад заводила такую тему. Если честно, то сначала подумала, что мою кто-то поднял.Я Вас очень понимаю. Я сама сначала в подборе работала, потом в декрете переквалифицировалась в менеджера интернет-магазина. И вот точно так же так достало общение с людьми, что аж прям до трясучки, до нервных срывов доходило.
И я точно так же пыталась найти работу с документами, но всё впустую. При том, что у меня 2 профильных В/О документоведение и управление персоналом + курсы кадрового делопроизводства, правда в 2005 г. И сколько бы я не отправляла своё резюме на делопроизводителей, помощников кадровиков, помощников архивариусов, везде мне был отказ. Я даже отправляла резюме в гос конторы на з\п 8 тыс. при полном дне. Думала зацепиться за эту должность, поработать пол года и уже потом искать что-то посерьёзней. Но и на эти копейки отказ.
Так же отправляла на оператора ПК, но там везде отличное знание 1С8, а я только в 7 работала.
Короче говоря плюнула я на всё это и в конце прошлого августа уволилась в никуда. Хорошо, что у меня была возможность так уволиться. И вот через год с лишним мы с мужем решили открыть свой интернет-магазин товаров для рукоделия, где я сама себе начальница Сейчас наш старт ап в процессе запуска. Муж доделывает сайт, я создаю страницы в соцсетях, на ярмарке мастеров, в инстаграме. Общаюсь с поставщиками, посещаю проф. выставки, фотографирую, выставляю товары.
Поэтому я Вам советую, если у Вас есть возможность сделать паузы, хорошенько отдохнуть, подумать чего же на самом деле Вы хотите, а чего нет и уже тогда принимать решения.
eva.ru
Как правильно назвать работника который занимается документацией??
Человек-документ
Инженер-конструктор. Занимается разработкой проектно-конструкторской документации. Инженер подготовки производства занимается выдачей этой документации в производство..
Документы, предоставляемые работнику работодателем
Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.
Перечень предоставляемых документов
Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:
2.1. Копии:
- приказов о переводах на другую работу;
- приказа об увольнении с работы.
2.3. Справки:
- о заработной плате;
- о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
- о периоде работы у данного работодателя.
3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).
4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (
5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ).
6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее – Закон №
7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).
Обратите внимание
Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.
Копии документов
В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.Обратите внимание
В силу ст. 84.1 ТК РФ
Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.
Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ № 51141-98, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В соответствии с Указом № 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.
К сведению
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо – работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.
Согласно Рекомендациям и Указу № 9779-Х запись о верности копии – соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:
Копия верна.
Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина
25.12.2013 МП
Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.
Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.
Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.
Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.
Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения трудовых книжек), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом№ 9779-Х и Рекомендациями. Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
| Муниципальное учреждение | |||||
| здравоохранения «Поликлиника № 2» | |||||
| (МУЗ «Поликлиника № 2») | |||||
| 05 | 11 | 10 | 2010 | Принята на должность | Приказ |
врача-терапевта. | от 05.11.2010 № 12/к | ||||
Работает по настоящее время. | |||||
25.12.2013 | |||||
Специалист отдела кадров | |||||
Галкина М. Н. Галкина | |||||
МП | |||||
Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.
В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.
Выписки из документов
Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа – из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.
Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.
Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.
Справки и другие документы
Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н. Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.
При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.
Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.
Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР – не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).
А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.
Муниципальное учреждение
здравоохранения «Поликлиника № 2»
(МУЗ «Поликлиника № 2»)
г. Пермь 20.12.2013
Выписка из трудовой книжки
Болотовой Л. И.
Трудовая книжка АТ-IX № 5261347
Фамилия Болотова
Имя Лариса
Отчество Ивановна
Дата рождения 20 апреля 1985 г.
Образование высшее
Профессия, специальность врач
Дата заполнения 08 мая 2011 г.
Подпись владельца книжки Болотова
Подпись лица, ответственного
за выдачу трудовых книжек Мороз
МП
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
Муниципальное учреждение | |||||
здравоохранения «Поликлиника № 2» | |||||
(МУЗ «Поликлиника № 2») | |||||
| 3 | 15 | 07 | 2012 | Принята на должность | Приказ от 15.07.2012 |
врача-терапевта. | № 21-к | ||||
Выписка верна.
Инспектор отдела кадров Галкина /М. Н. Галкина/
МП
При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.
Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.
Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192.
В заключение
Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. А если будет обнаружено аналогичное правонарушение – документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику – то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»).
Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления – в специальном журнале.
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28 (далее – ГОСТ № 51141-98).
- «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».
- «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».
www.klerk.ru
Профессия документовед: должностные обязанности
Документооборот – важная составляющая деятельности и обязательный элемент управления любого учреждения, организации, предприятия. Деловые бумаги должны быть правильно составлены, системно храниться и оптимально перемещаться. С развитием экономики увеличиваются информационные потоки и количество документов во всех сферах деятельности человека. Поэтому в наши дни растет спрос на достаточно новую профессию – документовед.
Кто такой документовед
Документовед – это специалист, который занимается регистрацией и учетом документации. Близкими профессиями являются секретарь, архивист, делопроизводитель.
Распорядительные документы руководства должны быть правильно оформлены в соответствии с нормативами и доведены до сведения работников, причем именно тех, для кого распоряжения предназначались. Документы имеют свойство устаревать, выходить из оборота. В этом случае их необходимо рассортировать в соответствии с законодательными актами по делопроизводству и поместить в архив. Все это делает документовед.
Должностные обязанности специалиста по работе с документами могут показаться скучными. Но это только на первый взгляд. Через руки документоведа, особенно, если он на предприятии один отвечает за документооборот, проходят все информационные потоки, он по документам может отслеживать работу всех подразделений и понимать механизмы деятельности и развития фирмы.
В крупных же организациях обязанности специалистов по работе с документами, как правило, разделены: оформлением, регистрацией, вводом в электронную базу данных, контролем исполнения, хранением занимаются разные люди и даже целые подразделения.
Что должен знать документовед
Чтобы грамотно составлять документы, в которых информация изложена лаконично, четко и понятно, специалист должен знать назначение и формы составления всех видов документов. Чтобы знать, как выглядит имеющий юридическую силу документ, он должен владеть основами права.
Поскольку сегодня большая часть документов хранится на электронных носителях, и нужен компьютерный обмен информацией, специалист по документообороту должен разбираться в программной обеспечении. Он должен формировать электронные базы данных и уметь объясняться с персоналом, обслуживающим автоматизированные системы создания, хранения и передачи документов.
Для хранения документов в архиве специалист должен знать определенные правила и технические условия. Назначение документов и их конфиденциальность, сроки, условия хранения – по этим признакам нужно рассортировать документы в архиве, а затем еще создать эффективную систему поиска.
Обязанности документоведа
Должностные обязанности документоведа в учреждении включают в себя
— составление, учет, хранение и контроль документов;
— систематизацию документооборота и обеспечение перемещения документов;
— организацию оптимального документопотока внутри организации;
— организацию хранения и разработку классификаторов документации;
— сортировку, экспертизу ценности и передачу в архив документов с истекшим сроком действия;
— упорядочивание входящей документации;
— разработку стандартных форм и табелей документов;
— создание баз документов с созданием регистрационных номеров и индексов и электронных адресов хранения;
— подготовку необходимых материалов к совещаниям, переговорам и встречам.
Ведущий документовед должностные обязанности выполняет, собственно говоря, те же, но с большей долей ответственности, плюс дает задания нижестоящим сотрудникам.
Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении
Документовед в образовательном учреждении должен знать кроме прочих законодательных актов Закон РФ «Об образовании». Поскольку детские сады и школы имеют ограниченный штат, то документовед совмещает обязанности и секретаря, и делопроизводителя, и кадрового работника, руководствуется в работе методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Министерства образования РФ от 2.12.2000 г. №03-51/64).
Должностные обязанности документоведа в детском саду, кроме всего, включают составление трудовых договоров с сотрудниками и оформление личных дел, ведение книги учета детей. Он также работает с воинским учетным столом и ведет соответствующую документацию, если в учреждении есть военнообязанные сотрудники.
Документовед должностные обязанности в школе дополняет подготовкой проектов распорядительных документов по движению контингента и оформлению личных дел, ведением алфавитной книги учеников и учетом часов учебной работы работников школы, обработкой и оформлением сдачи личных дел учеников в архив.
Высшие учебные заведения ведут не только образовательную деятельность, но и научную.
Должностные обязанности документоведа в вузе заставляют специалиста хотя бы в общих чертах понимать профиль деятельности конкретного факультета, ведь ему приходится готовить документы для заседаний и совещаний и вести их протоколы и телефонные переговоры по поручению декана.
Личные качества специалиста по документообороту
Внимательность – это самое главное качество специалиста по работе с документами. Аккуратность, скрупулезность и ответственность дополняют список личных качеств, необходимых для работы с деловыми бумагами. Ошибки в данных, нарушение норм законодательства, потеря документов могут дорого обойтись предприятию при заключении договора или кадровом аудите.
Объемы информации, с которыми работает документовед, требуют хорошей памяти.
Для работы в любой сфере ему нужны усидчивость и грамотность при работе с бумагами, а в сфере управления персоналом – и организаторские способности, и креативность, и коммуникационные навыки.
Постановка правильных целей и работа со структурой компании, так называемые предпринимательские качества, необходимы документоведу для организации оптимального документооборота и классификатора.
Часто на небольших фирмах документовед работает один. Самоорганизованность, дисциплинированность и самоконтроль помогают организовать эффективную работу.
Требования к документоведу
Солидная нормативно-правовая база по документообороту требует профессиональной подготовки. Поэтому при приеме на работу требуется диплом высшего учебного заведения или среднего специального учебного заведения по специальностям «Документоведение», «Документационное обеспечение предприятия». Существуют также смежные специальности «Документационное обеспечение в юриспруденции» или «Информационное обеспечение предприятия».
Законодательные и подзаконные акты, распорядительные, нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, касающиеся документооборота, – это общие требования к документам, которые должен знать документовед. Должностные обязанности требуют знаний или хотя бы их основ по методам анализа, исследования, проектирования, реализации и развития документационных систем, по проектированию и эксплуатации автоматизированных систем управления; организации архивного дела и осно программирования.
Преимущества и недостатки профессии документоведа
Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.
Вторым преимуществом можно считать возможность работать администратором, архивистом, делопроизводителем, секретарем-референтом, офис-менеджером, помощником руководителя, а не только документоведом.
Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.
Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.
К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.
Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.
Где может работать документовед
Поскольку документоведы, получившие образование по профилю, умеют работать со всеми видами документов (бухгалтерскими, кадровыми, научно-техническими), они могут быть востребованы в самых разных организациях:
— в органах власти, как местных, так и государственных;
— в органах ведомственного управления;
— в архивно-документационных службах инженерно-технических и проектных, научно-исследовательские учреждений, в здравоохранении, архивных, библиотечных и музейных, правоохранительных структурах;
— в административных службах и отделах коммерческих структур: делопроизводство, офис-менеджмент, управление персоналом;
— в бизнесе по разработке информационных систем, документационному консалтингу, аудиту информационной безопасности.
Карьерный рост документоведа зависит от места работы. В больших структурах он может подняться до управляющего делами, в маленьких – до помощника руководителя. Вершиной карьеры документоведа можно считать подготовку документов для Правительства и Президента Российской Федерации.
fb.ru
Какие документы может запросить работник
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.
Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.
КАК ЗАПРАШИВАТЬ ДОКУМЕНТЫ
Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль. Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник. В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.
Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].
Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.
Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.
Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕ ВПРАВЕ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК
Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью. В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы. И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.
Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.
Локальные нормативные акты
По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].
Штатное расписание, должностные инструкции
Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].
Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.
Приказы для подразделения, нормативные акты министерств
Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].
Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].
Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].
Документы с конфиденциальной информацией
Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].
Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.
Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.
Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].
КАК ОФОРМЛЯЮТСЯ СПРАВКИ
Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.
Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)
Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:
• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;
• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;
• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).
Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.
Справка о занимаемой должности и зарплате
Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.
Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.
Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования к содержанию и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).
Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).
Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.
Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы
Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.
Рекомендованная форма справки приведена в письме Минтруда России от 15.08.2016 № 16-5/В-421. При этом ведомство разъясняет, что орган занятости обязан принять справку в произвольной форме, если она содержит все сведения, необходимые, чтобы определить размер и сроки выплаты пособия по безработице.
Как правило, эту справку готовит бухгалтер, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Печать ставится при ее наличии.
Справка о стаже работы в организации
Справку запрашивают, когда нужно подтвердить, что работник трудился у работодателя в течение определенного времени. Составляется в произвольной форме на фирменном бланке.
Сначала выясните, для чего работник запрашивает справку — от этого будет зависеть объем содержащихся в ней сведений. Уточните, указывать ли периоды работы по всем должностям, которые занимал работник, или достаточно общего трудового стажа в организации, нужны ли ссылки на приказы о приеме и увольнении и т. п.
Справка о неполучении пособия по уходу за ребенком
Получать ежемесячное пособие по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет может один из родителей или другое лицо, фактически осуществляющее уход. Поэтому родитель, который не будет получать пособие и использовать отпуск по уходу за ребенком, должен взять об этом справку.
Форму справки закон не устанавливает. Ее составляют в произвольном виде, подписывают руководитель компании и главный бухгалтер.
Справка о характере и условиях труда по основному месту работы
Если работник хочет трудиться по совместительству у другого работодателя, но там условия труда вредные или опасные, он должен представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Это связано с тем, что нельзя работать по совместительству на вредном производстве, если основная работа связана с такими же условиями.
Справку оформляют в произвольном виде. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное лицо.
[1] Решение Советского районного суда г. Липецка от 25.01.2018 по делу № 2-849/2018г.
[2] Определение Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750.
[3] Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 16.01.2018 по делу № 33-418/2018.
[4] Апелляционное определение Приморского краевого суда от 12.12.2017 по делу № 33-12403/2017.
[5] Апелляционные определения Волгоградского областного суда от 19.12.2014 по делу № 33-374/2015, Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу № 33-663/2017.
[6] Апелляционное определение Свердловского областного суда от 10.03.2015 по делу № 33-3588/2015.
[7] Решение Арзамасского городского суда Нижегородской области от 22.01.2018 по делу № 2-164/2018 (2-3058/2017;) ~ М-2788/2017.
[8] Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 22.11.2016 № 33-9138/2016.
[9] Апелляционное определение от 02.10.2015 по делу № 33-6746/2015.
[10] Апелляционные определения Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14.10.2015 по делу № 33-3515/15, Магаданского областного суда от 25.02.2015 по делу № 2-5237/2014, 33-159/2015.
[11] Приказ ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@.
А. Н. Славинская,
специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»
www.profiz.ru
Для интровертов: работа, где не надо общаться с людьми
Принято считать, что карьерных высот добиваются жизнерадостные экстраверты – люди, для которых активное общение только в радость. А как быть тем, кто по природе своей молчалив, замкнут и погружён в себя? В густонаселённых офисах c требовательными начальниками и шумными сотрудниками интровертам, предпочитающим тишину и одиночество, приходится несладко. Планёрки, дедлайны, цейтноты и обеды с коллегами не лучшим образом сказываются на производительности труда интровертов. Rjob выяснил, какую работу стоит выбрать интроверту, чтобы она приносила ему удовлетворение, а не стресс.
Профессии для одиночек
По мнению профессора Высшей школы корпоративного управления РАНХиГС Елены Яхонтовой, оптимальной работой для интровертов является та, которая не предполагает интенсивного взаимодействия с людьми и постоянных оценочных суждений с их стороны. Более всего подходят профессии, связанные с интеллектуальной и креативной деятельностью, требующие сосредоточенности, вдумчивости и индивидуальной работы.
Практикующий психолог, экзистенциально-гуманистический психотерапевт «Частной психологической практики» Юлия Горожанкина считает, что интровертам комфортно лишь в спокойной обстановке, например, дома.
«Интроверты «заряжаются» в одиночестве, оно им просто необходимо для восполнения энергии. Чтобы находиться в чрезмерно социально-стимулирующей среде офиса, интроверт тратит очень много внутренних сил, которых не остаётся на то, чтобы выполнять свою работу эффективно. Возможно, что часть работы интроверт берёт с собой на дом после рабочего дня или на выходные. Не потому что не успевает её делать в офисе, а потому что в спокойной обстановке он более эффективен и работоспособен, – комментирует психотерапевт. — Лучшая форма работы для интроверты – это либо отдельный кабинет, либо удалённая работа, либо рабочий график, в котором можно только часть времени проводить на рабочем месте. Из интровертов получаются прекрасные финансисты, писатели, блогеры, трейдеры, специалисты в сфере информационных технологий, дизайнеры.»
Психолог Мария Ефимова советует интровертам обратить внимание на следующие сферы деятельности:
IT-индустрия: программист, системный администратор, веб-дизайнер, администратор сайта.
Они выполняют определённые и чёткие задачи, при этом общение с людьми сводится к минимуму. Контактировать с клиентами можно по электронной почте, а работу выполнять удалённо.
Финансы: бухгалтер, финансист, экономист, финансовый аналитик.
Эти профессии связаны с обработкой входящих данных по чётко заданным алгоритмам и правилам. От специалиста требуется усидчивость и исполнительность.
Также интроверты могут заниматься журналистикой (копирайтер, рерайтер), писательской деятельностью, дизайном, маркетингом и наукой. В этих областях они используют свои сильные стороны: способность к творчеству, креативность, хорошую память, аналитический склад ума.
Вождение грузовых транспортных средств тоже подойдет для интроверта. Эта профессия гарантирует минимальный контакт с людьми, требует внимательности и сосредоточенности.
Ещё одну профессию – довольно нетрадиционную – предлагает интровертам Наталья Мигненко, специалист «Международной академии исследования лжи». Речь идёт о верификаторах, которые могут определить ложь без вспомогательных средств.
«Верификаторы успешно трудятся в службах безопасности, HR-отделах. Их умения и навыки применяются во время переговоров на самом высшем уровне (как в сфере бизнеса, так и политики). Они – учёные, которые проводят исследование, а ещё — разведчики, психологи и актеры, – поясняет Наталья Мигненко. – «Человек-сканер» работает с определёнными данными: поза, жесты, вегетативные проявления, дыхание, мимика, речь или её отсутствие, положение человека в пространстве. Верификатор основывается на опыте психологии, физиологии, лингвистики, а также антропологии.»
Очевидно, что у интроверта есть масса вариантов, и данный тип характера не предполагает жёстких ограничений.
«В наше время, при таком количестве технических возможностей, интроверты могут работать практически в любой сфере и отрасли. Там, где они смогут обеспечить себе главное и необходимое условие – быть в комфортной среде и какое-то время в одиночестве, а подзарядившись, «выныривать» в социум и деловую активность до следующей подзарядки», — подчёркивает Юлия Горожанкина.
Прочь из центра внимания: куда интровертам лучше не соваться
Однако есть должности и сферы деятельности, которые не рекомендованы интровертам: шоу-бизнес, медицина, педагогика, ресепшн. Профессор Елена Яхонтова отмечает, что эти профессиональные направления трудны для интровертов, так как требуют интенсивного взаимодействия и глубокого эмоционального контакта с разными людьми.
«Интровертам не стоит работать там, где нужно активно «продавать себя», постоянно быть в центре внимания, «держать лицо», выступать среди большой аудитории», – советует Юлия Горожанкина.
Психолог Мария Ефимова уверена, что эмоционально выматывающими для интровертов могут быть следующие профессии: продавец-консультант, рекламный агент, общественный деятель или оратор. Большинство из этих профессий опустошают и ментально, и физически. Это доставляет дискомфорт интроверту.
Как повысить производительность труда интроверта
Многие интроверты жалуются на то, что не могут в полной мере реализовать свой потенциал – мешают условия, в которых приходится трудиться. Начальник постоянно стоит над душой, коллеги так и норовят вторгнуться в личное пространство, общая атмосфера в офисе напряженная. Что же делать?
«Интроверт чувствует себя комфортно, когда у него есть шанс сконцентрироваться на одной задаче, углубиться в неё. Такому человеку нужен автономный участок работы, желательно, чтобы он не зависел от коллег, подрядчиков и руководителя. Нужно, чтобы сотрудник-интроверт получал информацию заранее и имел возможность подумать, перед тем, как начать действовать. Если руководитель отлично знает своих подчинённых, то сможет правильно использовать ресурсы каждого», – комментирует психолог Мария Ефимова.
По мнению Елены Яхонтовой, эффективность работы сотрудника на рабочем месте, в первую очередь, зависит от его профессиональных и деловых компетенций, и в последнюю – от типа темперамента.
«Необщительные интроверты могут развить в себе коммуникативные навыки и работать гораздо лучше, чем общительные экстраверты. От руководителей требуется создать нормальные условия для работы и развивать компетенции как интровертов, так и экстравертов. Большее влияние тип темперамента оказывает на работу в команде. Для эффективной командной работы интровертов руководители должны предлагать им подходящие командные роли генератора идей, исследователя ресурсов, аналитика, контролера», – советует эксперт.
Психотерапевт Юлия Горожанкина выступает за индивидуальные условия работы для интровертов.
«Не случайно они выбирают более тихие часы для работы. Например, раннее утро, когда ещё нет офисной суеты, или наоборот, вечер, когда большинство сотрудников расходятся по домам.
На совещаниях интровертам необходимо время, чтобы подумать. Они лучше генерируют идеи в одиночку. Им нужна тишина, ощущение личного пространства в офисе.И большой вопрос – насколько реально соблюсти всё это в условиях офисных будней», – говорит Юлия Горожанкина.
Совет эксперта
Чтобы интроверт чувствовал себя комфортно в коллективе, он должен понимать свои особенности и уметь сообщать о них окружающим. Нет ничего хуже, чем интроверт, отрицающий свою интровертность и пытающийся мимикрировать. Во-первых, ему самому будет очень тяжело нести «социальную маску», а во-вторых, коллектив всегда будет чувствовать это несоответствие.
Большая часть интровертов – индивидуалисты, которым важно душевное спокойствие и которые очень чутко реагируют на давление. Но если интроверт найдёт свою стезю и комфортную форму работы, он приложит все силы для того, чтобы реализоваться. Его акцент на внутренних переживаниях будет играть только на руку – потому что нет необходимости мотивировать такого человека извне.
© Алла Панасенко, RJobПри использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!
rjob.ru
Документы при приеме на работу: обязательные и дополнительные
Документы, предъявляемые при приеме на работу
Процедура трудоустройства подробно прописана в Трудовом кодексе. Исходя из положений ТК РФ, документы при приеме на работу можно условно поделить на две категории: от работника и от отдела кадров. Когда в компанию приходит новый сотрудник, кадровик запрашивает у него перечень документов при приеме на работу, предусмотренный статьей 65 ТК РФ.
Общий список документов при приеме на работу-2019
Документ, удостоверяющий личность. Например, внутренний паспорт гражданина РФ. Если сотрудник как раз в период трудоустройства оформляет новый паспорт, личность подтверждается временным удостоверением. Иностранец может предъявить паспорт иностранного гражданина или иной документ, признаваемый международными договорами РФ, а лицо без гражданства — разрешение на временное проживание или вид на жительство, выданный в России.
Важно Допускается подтверждение личности с помощью паспорта моряка, справки, выдаваемая гражданам РФ на период содержания под стражей, или удостоверения военнослужащего. Однако по загранпаспорту или водительскому удостоверению принимать на работу нельзя! |
Трудовая книжка. Необходима в большинстве случаев трудоустройства, за исключением совместительства. Трудовая книжка внутреннего совместителя уже и так хранится в отделе кадров, а записи в трудовую внешнего совместителя вносятся по месту его основной работы. Поступая на работу, новичок передает кадровику свою трудовую книжку и забирает ее только в момент увольнения.
Важно Запись о приеме на работу вносите в трудовую книжку каждого сотрудника, проработавшего в организации свыше пяти дней. |
СНИЛС. Этим документом, бумажным или электронным, подтверждается факт регистрации работника в системе персонифицированного учета.
Документы воинского учета. Только для призывников и военнообязанных. Сведения воинского учета из военного билета или удостоверения призывника копируются в раздел II личной карточки (форма №Т-2).
Документы об образовании, квалификации, наличии специальных знаний. Если должность, на которую претендует работник, требует определенной теоретической или практической подготовки, работодатель имеет полное право запросить аттестат, диплом, сертификат и другие документы, подтверждающие ее наличие.
Например, для работы водителем легкового или грузового автомобиля, автобуса или специализированного транспорта нужны водительские права соответствующей категории. Некоторые виды профессиональной деятельности лицензируются и сертифицируются, поэтому в список документов при приеме на работу в аптеку входит свидетельство об аккредитации (требуется всем фармацевтам), в адвокатскую палату — удостоверение адвоката, на должность врача — действующая лицензия на осуществление медицинской деятельности, и т.д.
Так выглядит минимальный перечень документов, необходимых при приеме на работу в любое учреждение или организацию. Однако в ряде случаев, предусмотренных законом, к нему добавляются дополнительные справки, патенты, разрешения. Требовать документы из расширенного списка допустимо только при условии, что они предусмотрены должностными требованиями, и эти требования должны подтверждаться законодательно. Иными словами, должна быть конкретная норма, указывающая, что работник должен обладать определенными качествами или характеристиками.
Наиболее распространенные дополнительные документы для приема на работу-2019
Патент или разрешение на работу на территории РФ. Для временно пребывающих в России иностранцев и лиц без гражданства. Принять на работу иностранного гражданина без дополнительных документов можно только при наличии у него действующего вида на жительство или разрешения на временное проживание. Временно пребывающему в России безвизовому иностранцу для трудоустройства понадобится патент, а въехавшему по визе — разрешение на работу.
Личная медицинская книжка. Оформляется при приеме на работу, связанную с транспортировкой, производством, хранением и реализацией питьевой воды, лекарств и продуктов питания; бытовым обслуживанием населения; воспитанием и обучением детей. Для получения этого документа работник должен пройти диспансеризацию, сдать ряд анализов, пройти флюорографию, а иногда — еще и курс гигиены (санитарный минимум).
Справка о пройденном медицинском обследовании или психиатрическом освидетельствовании. Требовать, чтобы работник прошел предварительный медосмотр или освидетельствование, можно при приеме на должность с вредными или опасными условиями труда, в ведомственную охрану, на предприятия пищевой промышленности.
В отраслевых документах, регламентирующих деятельность парикмахерских, салонов красоты и косметологических кабинетов, профессиональных спортивных организаций, сферы общественного питания и отдельных видов транспорта тоже есть этот пункт. Без предварительного медосмотра нельзя принимать на работу несовершеннолетних, без психиатрического освидетельствования — персонал на должности, связанные с ношением и применением огнестрельного оружия, подземными или высотными работами, физическими перегрузками, взаимодействием с вредными веществами.
Важно Организовать и оплатить медосмотр должен работодатель, а не работник. |
Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования. Закон запрещает судимым или попавшим под уголовное преследование работникам занимать определенные должности — например, работать педагогами в школах, интернатах, спортивных секциях и прочих воспитательных и учебных учреждениях для детей, в прокуратуре и службе судебных приставов, на таможне.
Справка о том, что работник не подвергался административному наказанию за потребление наркотических или психотропных средств. Нужна при устройстве на морские суда и суда внутреннего плавания, в частную охрану, в подразделения транспортной и авиационной безопасности, на работу, непосредственно связанную с движением поездов, и некоторые другие ответственные должности.
Документы о прохождении профессионального отбора. Этот этап проходят все кандидаты на должности, связанные с движением транспортных средств: пилоты авиации, водители автомобильного транспорта, машинисты (ст. 328 ТК РФ).
Кадровик должен знать, какие нужны документы при приеме на работу в каждом конкретном случае (с учетом всех особенностей должности), и заранее предупредить об этом соискателя.
Нельзя требовать не предусмотренные законом документы. Индивидуальный налоговый номер (ИНН), который так любят запрашивать работодатели, справки об отсутствии беременности или наличии ребенка-инвалида и другие документы, о которых нет ни слова в федеральных и отраслевых нормативных актах, не нужны для приема на работу. Отказ в трудоустройстве считается необоснованным, если поводом для него послужило отсутствие у работника необязательных документов.
Каким документом оформляется прием работника на работу
После того, как работник предоставил все необходимые бумаги, а кадровик ознакомил его с локальной нормативкой, можно переходить к оформлению трудоустройства. Каким документом оформляется прием на работу? Далеко не одним: кадровику придется сразу подготовить как минимум четыре обязательных формы.
При приеме на работу оформляются документы:
- трудовой договор — заключается в первую очередь;
- трудовая книжка — вносится запись о приеме на работу;
- личная карточка — заполняются I-III и IX разделы;
- приказ о трудоустройстве (унифицированная форма №Т-1 или аналог) — издается не позднее трех дней с даты фактического допуска к работе, заверяется руководителем.
Локальными нормами могут предусматриваться и другие документы — анкета, автобиография, заявление о приеме на работу и т.д. Однако без минимального набора, перечисленного выше, не обходится ни одно трудоустройство. Подробнее о нюансах процедуры и часто совершаемых ошибках при ее оформлении расскажет эксперт ↓
Что делать, если работник не принес обязательные документы при приеме на работу
Хорошо, если все документы, необходимые при приеме на работу, правильно оформлены, актуальны и находятся на руках у нового сотрудника. Но так бывает далеко не всегда. Как же должен действовать кадровик, если не хватает одного или нескольких важных документов?
Что делать, если отсутствует…
…трудовая книжка. Для начала выясните, почему ее нет у работника. Если трудоустройство первое в его биографии, трудовую книжку и СНИЛС должен оформить работодатель — эта обязанность четко прописана в статье 65 ТК РФ. Если трудовая книжка была, но потерялась или пришла в негодность, вариантов два. Первый — завести новую трудовую на основании написанного работником заявления (с указанием причин утраты предыдущего документа). Второй — посоветовать работнику обратиться по последнему месту работы с заявлением на получение дубликата, который должны выдать в течение 15 дней с момента обращения.
…патент или разрешение на работу у временно пребывающего иностранца. За прием на работу иностранного гражданина без разрешительных документов или с просроченным разрешением (патентом) компанию оштрафуют. В трудоустройстве придется отказать.
…медицинская книжка. Отсутствие медкнижки в случаях, когда она необходима, чревато для работодателя крупным штрафом. Поэтому прежде, чем заключить трудовой договор, оплатите работнику оформление медицинской книжки и все процедуры, связанные с ее получением. Если он оформил документ за свой счет, компенсируйте расходы.
…документ, подтверждающий квалификацию. Если соискатель отказывается предъявлять диплом, сертификат и любой другой документ о наличии знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, ему можно смело отказать в трудоустройстве.
…паспорт. Попросите предъявить другой документ с фотографией, подтверждающий личность — например, военный билет. У подростков до 14 лет, еще не получивших паспорт гражданина РФ, запрашивается свидетельство о рождении. В случае отказа трудовой договор не оформляйте: закон прямо запрещает принимать на работу сотрудников, личность которых нельзя подтвердить документально.
…военный билет или приписное свидетельство. Принимать в штат военнообязанного или призывника без документов воинского учета — рискованный поступок, ведь работодатель обязан сообщить о трудоустройстве в военкомат, к которому тот приписан. На этом основании соискателю можно отказать в приеме на работу или предложить ему встать на учет самостоятельно.
А если документ поддельный?
Чаще всего подделывают справки о несудимости и медицинские книжки, но иногда в отдел кадров приносят и фальшивые паспорта, военные билеты, дипломы. Документ, вызывающий подозрение, проверьте на подлинность самостоятельно (обращайте внимание на серии, номера, водяные знаки, даты, печати и подписи) или обратитесь в правоохранительные органы. Главное — не оставлять подозрительный бланк без внимания, чтобы в дальнейшем у работодателя не было проблем с ГИТ, ПФР, налоговой или миграционной службой. Посетите двухдневный семинар, посвященный работе с кадровыми документами, чтобы больше не бояться проверок. |
profkadrovik.ru