Как заполнить товарный чек: Товарный чек | Бланк и образец заполнения 2020

Товарный чек в Excel — бланк, заполнение, печать

Заполнение товарного чека в Excel с помощью раскрывающихся списков, печать заполненного образца или чистого бланка товарного чека, накладной.

Печать чистых бланков товарных чеков и накладных

Скачайте Excel-файл Печать товарных чеков (10006-pechat-tovarnykh-chekov) и откройте его. Выбрав ярлык «Товарный чек» или «Накладная», распечатайте бланки соответствующих документов.

Бланк товарного чека

Бланк накладной добавлен в связи с тем, что большинство мелких производителей хлебобулочных изделий и выпечки до сих пор поставляют свои товары в сопровождении таких накладных, часто заполненных вручную.

Заполнение товарного чека и накладной в Excel

Описание шаблона товарного чека

Если вы хотите распечатывать из Excel уже заполненные товарные чеки или накладные, скачайте Excel-файл Печать товарных чеков (10006-pechat-tovarnykh-chekov), откройте его и выберите ярлык «Шаблон». Для ознакомления, товарный чек на листе «Шаблон» уже заполнен примерными данными.

Заполненный образец товарного чека

Шаблон товарного чека немного автоматизирован:

• в ячейке с датой расположена формула, отображающая текущую дату;
• «Наименование товара» выбирается из раскрывающегося списка;
• в строках с выбранным наименованием товара автоматически заполняются графы «№», «Ед. изм.», «Цена» и «Сумма»;
• автоматически рассчитываются количество наименований и итоговая сумма, которая дополнительно преобразуется в сумму прописью.

Числовая сумма преобразуется в сумму прописью с помощью формул, расположенных в блоке ячеек на скрытых строках 101-115 рабочего листа Excel.

В шаблоне товарного чека заполняются вручную только ячейки с текущем номером документа и датой, графы «Наименование товара» и «Кол-во». Все остальные ячейки заполняются автоматически, а заполняющиеся автоматически графы таблицы выделены цветом.

Подготовка шаблона к работе

• 1. В товарном чеке на листе «Шаблон» очистите данные в графах «Наименование товара» и «Кол-во», остальные графы, помеченные цветом, очистятся автоматически, в них расположены формулы Excel.
  2. В шаблоне товарного чека укажите данные своей организации или ИП, а если хотите использовать накладную, то измените название документа и надпись «Продавец ____________» замените на «Сдал ____________», а правее добавьте «Принял ____________».
  3. Чтобы случайно не очистить ячейки с формулами Excel, можете защитить лист, оставив незащищенными изменяемые ячейки (текущий номер документа и дата, графы «Наименование товара» и «Кол-во»).
  4. Затем перейдите на вкладку (ярлык) «Номенклатура» и замените ассортиментный перечень на свой.

Если вам нужно больше строк в таблице с данными, вставьте необходимое количество строк внутри таблицы и скопируйте в них формулы, протянув сверху выделенную строку таблицы с формулами вниз по вставленным строкам без формул.

По желанию, можете заменить цветовую заливку неизменяемых ячеек или убрать ее совсем.

Теперь шаблон товарного чека или накладной в Excel полностью готов к работе.

Порядок работы с шаблоном товарного чека

Скопируйте лист с шаблоном в эту же книгу Excel и приступайте к заполнению. Укажите текущий номер документа и, если необходимо, измените дату. Выбирайте в графе «Наименование товара» товары из раскрывающегося списка и добавляйте количество, остальные колонки таблицы заполнятся автоматически. После этого товарный чек или накладную можно распечатывать. Если желаете хранить заполненные товарные чеки в книге Excel, измените подпись ярлычка на более информативную, например, на номер чека или номер и дату. Лишние пустые строки из таблицы с данными можно удалить.

Имя файла 10006-pechat-tovarnykh-chekov можете изменить на более подходящее. Файл создан в Excel 2016, сохранен как Книга Excel 98-2003.

Сохранение накладных и удаление пустых строк

Для автоматического копирования товарных чеков (накладных) на новые листы с целью их хранения и вывода на печать я добавил две кнопки: «Сохранить» и «Очистить». В новом файле Печать товарных чеков 2 (10006-pechat-tovarnykh-chekov-2) вручную копировать лист «Шаблон» уже не нужно. Файл содержит макросы, поэтому они должны быть разрешены в настройках вашей программы Excel.

Кнопка «Сохранить» запускает макрос, который копирует товарный чек на новый лист, удаляет лишние строки и увеличивает номер чека в шаблоне на единицу. Присваиваемое новому листу имя состоит из номера и даты документа.

Сохранить два товарных чека с одинаковыми номерами и датами невозможно, так как Excel не позволяет сохранить два листа с одним именем. Если необходимо исправить ошибку и сохранить чек под тем же номером, сначала удалите предыдущий товарный чек, а номер документа в шаблоне измените вручную.

Кнопка «Очистить» запускает макрос, который удаляет записи из шаблона, чтобы не удалять их вручную. Очистка шаблона закреплена за отдельной кнопкой на случай необходимости подкорректировать исходные данные, чтобы не заполнять их заново.

После копирования товарного чека на новый лист и после очистки шаблона рабочая книга автоматически сохраняется.

На листе «Шаблон» можно изменить название документа «Товарный чек №» на «Накладная №». В строке №50 замените «Продавец ____________» на «Сдал ____________» и «Принял ____________». Объединение ячеек не допускается.

Новые листы копируются со скрытого листа «Копия», в котором можно дополнительно настроить ширину столбцов и заливку ячеек. Для этого придется его отобразить. Скрывать обратно не обязательно, программа сама его скроет при сохранении очередного чека.

Скачать файл Печать товарных чеков 2 (10006-pechat-tovarnykh-chekov-2), в котором можно сохранять все набранные товарные чеки (накладные) одним нажатием кнопки. Файл содержит макросы, поэтому они должны быть разрешены в настройках вашей программы Excel.

Файл обновлен 28.01.2019 в 10:40. В него добавлено автоматическое сохранение рабочей книги и возможность замены товарного чека на накладную на листе «Шаблон».

Как правильно заполнить товарный чек для ИП — образец заполнения

Многие люди, занимающиеся предпринимательской деятельностью, знают о том, что, в некоторых случаях приобретая товар или услугу покупатель может запросить кроме обязательного кассового чека также еще и товарный, который содержит более полную информацию на что и в каком количестве была затрачена определенная сумма денег, но несмотря на это мало кто знает каким образом следует заполнить товарный чек, именно этому вопросу и будет посвящена наша статья.

Для чего нужен товарный чек?

Совершая любую покупку, покупателю обязательно выдается кассовый чек, то есть документ, содержащий информацию, где и когда была оплачена определенная сумма. Но довольно-таки часто лишь этой информации, о потраченных средствах бывает недостаточно, если к тому же учесть и то, что чаще всего в традиционных чеках осуществляется лишь перечисление сумм покупки, следовательно, не совсем понятно на что были потрачены средства.

В товарном же чеке, кроме сумм расписывается, что и в каком количестве было приобретено. Следовательно, и требуется товарный чек чаще всего для подтверждения правильного расходования средств, например, при приобретении работником канцтоваров для офиса может потребоваться такой документ.

[box type=»download»] Но следует помнить о том, что товарный чек выполняет лишь вспомогательную функцию, поэтому прикрепляя его обязательно приложение и кассового чека.[/box]

Когда выдавать?

Начинающие предприниматели очень часто задаются вопросом, в каких случаях выдается товарный чек. Между тем ответ на этот вопрос предусмотрел законодатель, установив, что товарный чек выдается, если его попросил непосредственно сам покупатель, так как ему в дальнейшем нужно будет отчитаться о потраченной сумме также очень часто встречаются случаи когда торговые точки в обязательном порядке за каждую покупку вместе с кассовым выдают и товарный чек.

Обязательные реквизиты товарного чека

Исходя из вышеописанного уже стало понятно, что рассматриваемый документ заполняется в произвольном порядке, к его заполнению нет жестких требований, но несмотря на это есть определенный перечень пунктов, которые обязательно должны присутствовать в нем, иначе он будет считаться недействительным и его нельзя будет использовать в качестве доказательства о сделанной покупке.

Итак, в товарном чеке должны иметь место следующие элементы:

• Естественно, название этого документа.
• Информация об индивидуальном предпринимателе (имя, фамилия) или название торговой точки, которой выдан чек.
• ИНН налогоплательщика и номер предприятия, присвоенный ему при регистрации.
• Адрес места выдачи чека, то есть месторасположение торговой точки.
• Номер товарного чека, нумерация может снова начинаться каждый день либо месяц, это зависит от того какой отчетный период принят в самой торговой организации.
• День покупки и, следовательно, он же будет являться и датой выдачи чека.
• В чеке указываются все, что было приобретено покупателем, вплоть до экземплярности.
• Сумма покупки цифрами и прописью.
• В завершение чека должна присутствовать подпись работника торгового зала, который его заполнил и выдал.

Эта информация должна присутствовать в каждом товарном чеке независимо от специфики деятельности торгующей компании, при необходимости к этим пунктам могут быть добавлены дополнительные, те, которые считаются нужными.

Как заполнять товарный чек ИП?

В заполнении товарного чека индивидуального предпринимателя нет ничего сложного.

Как правило, в каждой торговой точке имеются бланки, на которых уже напечатаны регистрационные номера торгующей или предоставляющей какие-либо услуги организации, следовательно, продавцу остается лишь записать в бланк те наименования товара и их количество, которые приобрел покупатель, суммировать покупку и, поставив дату и свою роспись, отдать документ потребителю.

Часто на практике их скрепляют вместе с кассовым чеком, в таком виде они служат подробным доказательством целевого расходования выделенных средств.

Образец заполнения

Если же все-таки по каким-либо причинам заполнение товарного чека вызвало вопросы, такое между тем вполне может произойти, если человек только встал на путь торговли и ранее с такой задачей не сталкивался, то сегодня образцы заполнения по одному только лишь клику выдаст любая из существующих поисковых систем.

Взглянув же на эти образцы, увидев наглядный пример, все вопросы тут же отпадут. И уже через пару минут товарный будет заполнен.

Бланк товарного чека для ИП

К товарному чеку не предъявляется жестких требований со стороны законодательства, кроме реквизитов, которые обязательно должны присутствовать в каждом из них. Что же касается бланков для этих документов, то если ранее их можно было заказать только в типографиях, то сегодня этот процесс можно решить и собственными силами не затрачивая на это дополнительные финансовые ресурсы.

Для этого можно либо скачать на просторах Всемирной паутины готовые бланки и распечатать их, либо же изготовить их самостоятельно с помощью одной из компьютерных программ, при этом способе есть возможность предусмотреть и дополнительные графы, которые специфичны для той или иной торговой организации.

[box type=»download»] Скачать бланк в формате Word-файла (.doc).[/box]

Товарный чек ИП на ЕНВД

Законодательными актами нашей страны закреплено право предпринимателей, ведущих свою деятельность по системе ЕНВД, то есть если это юридическое лицо оплачивает единый налог на вмененный доход, то в таком случае в работе эта торговая организация имеет право не использовать кассовый аппарат и при совершении покупки потребителем требуется обязательная выдача товарного чека.

В документе в этом случае должны быть указаны следующие реквизиты:

• Название документа, то есть должно быть прописано, что это товарный чек.
• Номер чека и дата его выдачи.
• Название организации, если же такого нет, то информация об индивидуальном предпринимателе.
• ИНН предпринимателя и идентификационный номер, присвоенный организации при ее регистрации.
• Попунктное перечисление всех приобретенных товаров или оказанных услуг вместе с количеством.
• Итоговая сумма с указанием денежной единицы, в которой была произведена оплата.
• Данные о заполнившем и выдавшем этот чек сотруднике (фамилия, имя и занимаемая должность).

Товарный чек ИП на УСН

Довольно-таки часто начинающими предпринимателями выбирается упрощенная система налогообложения, причина такой популярности объясняется:

• Экономической эффективностью.
• Разрешенностью осуществлять деятельность без кассового аппарата.

Экономическая эффективность объясняется более низким налогом 6% для начинающих это довольно-таки значительная поддержка.

А тот факт, что можно работать и без кассы еще более облегчает деятельность, единственное, о чем нужно позаботиться в этом случае об осведомленности сотрудников о том, как следует заполнять товарный чек, так как при работе по данной системе его приложение к каждой покупке обязательно.

Заполнение же этого документа ничем не отличается от тех товарных чеков, которые описывались выше, поэтому останавливаться на этом будет лишним повтором.

Нужна ли печать на товарном чеке ИП?

[box type=»download»] Для индивидуальных предпринимателей на товарный чек ставить печать необязательно, это не требуется законодателем, однако, для самой же торгующей организации, то есть для ИП постановка печати на этот документ может создать дополнительные гарантии.[/box]

Так, например, в случае возврата товара или любой другой конфликтной ситуации наличие печати будет означать, что товар, действительно, был приобретен в данной торговой точке, а не где-то. Ведь товарный чек без печати может заполнить любой человек от руки, поэтому для создания больших гарантий и для себя, и для своих клиентов лучше все-таки заверить товарный чек печатью.

Товарный чек от ИП без кассового чека

На сегодняшний день индивидуальные предприниматели, выплачивающие единый налог на вменённый доход, имеют законное право работать без кассовых аппаратов, соответственно, при покупке в таких точках каких-либо товаров традиционные чеки не выдаются.

Вместо них покупатель получает в подтверждение своей покупки товарный чек, заполненный в соответствии с установленными правилами. Этот документ терять нельзя, так как в случае спорной ситуации предъявление его является обязательным.

Многие рядовые граждане наверняка считают товарный чек простой бумажкой, но изложенная в статье информация свидетельствует об обратном. Поэтому, если вдруг в одном из небольших отделов вам выдадут только товарный чек не стоит сомневаться в законности данных действий. Этот факт еще раз свидетельствует о том, что современная жизнь требует быть информированным во всех вопросах, только, таким образом, человек не окажется в нелепой ситуации и у него все и всегда будет получаться.

Все, что вам нужно знать о товарных квитанциях

Квитанция с продаж — нормальная часть ведения бизнеса. Настолько нормально, что если вы работаете в розничной торговле, вы можете принять это как должное. Однако, когда вы управляете компанией, важно внимательно следить за своими квитанциями. Информация, которую они содержат, то, как вы их создаете и как они публикуются, может повлиять на бухгалтерский учет вашей компании. С помощью эффективной системы создания квитанций и управления ими вы можете следить за финансовой отчетностью и соблюдать налоговые правила Канадского налогового агентства (CRA).

Что такое товарный чек?

Квитанция о продаже — это документ, в котором регистрируется продажа. В своей основной форме этот документ подтверждает, что продавец получил оплату за товары или услуги. Квитанция всегда выдается продавцом и передается покупателю.

Квитанции предоставляются только после передачи товаров или оказания услуг и полной оплаты покупателем. В некоторых случаях предприятия могут выдавать частичные квитанции. Это может произойти, когда покупатель платит за дорогостоящий товар в рассрочку или когда постоянная услуга предоставляется и оплачивается на регулярной основе.Когда это происходит, в квитанции обычно указывается остаток.

Какая информация должна быть в товарном чеке?

Квитанции бывают разных форм. Обычно у вас есть свобода создать документ, который подходит для вашего бизнеса. Чтобы ваши квитанции были полезными, они должны содержать конкретную информацию о транзакции. Некоторые общие компоненты включают:

• Название и / или UPC каждого продукта или услуги
• Количество каждого продукта или услуги
• Цена продажи каждого товара или услуги
• Общая цена продажи
• Ставка налога с продаж и сумма налога
• Итоговая цена с НДС

Когда дело доходит до налогов, точные и полные квитанции являются обязательными.Чтобы соответствовать стандартам CRA, рекомендуется включить:

• Регистрационный номер GST / HST продавца
• Название компании
• Дата, время и адрес, где была проведена продажа
• Контактная информация компании, например номер телефона и / или адрес электронной почты или URL-адрес веб-сайта
• Имя торгового представителя, который позвонил в сделку, или номер станции в реестре, где была произведена оплата продажи

Другая информация, которую вы можете добавить в квитанцию, включает:

Информация для клиентов, если есть

Логотипы компаний и другие фирменные материалы

• Купоны для повторных посещений или другие маркетинговые копии

Что такое подарочные квитанции

Хотя большинство квитанций содержат стандартный набор информации, подарочные квитанции являются исключением из правил. Квитанция о подарке содержит некоторые сведения о распродаже, но почти всегда не включает информацию о цене. Таким образом, получатель может обменять товар, не видя продажной цены. Некоторые подарочные квитанции включают название предмета; другие просто включают штрих-код, который позволяет предприятию получить доступ к записи о продаже. Если вы выдаете подарочные квитанции, вы должны решить, подходит ли квитанция для возврата или ее можно использовать только для обмена.

Почему важны квитанции?

Прежде всего, квитанции служат официальными документами продаж для вашей компании.Очень важно, чтобы ваши квитанции были точными как для внутреннего, так и для внешнего использования. Внутренние квитанции помогают вам отслеживать свои продажи и сумму получаемого дохода — они помогают вам рассчитать все, от движения денежных средств до отчетов о прибылях и убытках. Эта информация поможет вам принимать более обоснованные бизнес-решения, от ежедневных покупок до долгосрочного расширения.

Внешне квитанции являются важной частью требований CRA к ведению финансовой отчетности. Как компания, вы обязаны регистрировать свои продажи и налог, который вы взимаете с клиентов.Эта информация поможет вам точно подавать и уплачивать налоги. Если ваша компания выдает квитанции, соответствующие требованиям CRA, для каждой транзакции, вы автоматически создаете бумажный след. В случае аудита этот документальный след поможет вам подтвердить свои налоговые и налоговые показатели.

Подробные квитанции также будут полезны вашим клиентам. Они помогают им доказывать расходы, подлежащие вычету, отслеживать бизнес-расходы и регистрировать уплаченные налоги. Это также может помочь им во время уплаты налогов.

В чем разница между счетом-фактурой и товарным чеком?

Счета-фактуры и товарные квитанции похожи — они регистрируют продажу и содержат большую часть одной и той же информации.Разница между ними заключается в том, когда они выпускаются и как используются в вашем бухгалтерском учете.

Квитанция, как правило, представляет собой запись о совершенной продаже . Выдается после оплаты. Покупатель купил X товаров по определенной цене, получил товар и оплатил его полностью. Никаких дальнейших ожиданий ни от одной из сторон. Поскольку у вас есть деньги, эта продажа зачисляется в ваши бухгалтерские книги как доход, и вы можете внести эту сумму на свой банковский счет. За исключением возврата или возмещения, продажа закрыта.

записывается частичная транзакция . Обычно они выдаются до оплаты и используются для отслеживания продаж. Счета-фактуры чаще встречаются в сфере услуг, чем в розничной торговле. Представьте, что домовладелец нанимает подрядчика для ремонта крыши. Они договариваются о цене. Затем подрядчик отправляет заказчику счет-фактуру, в котором записываются услуги, которые должны быть оказаны, цена и дата завершения. Когда услуги будут завершены, домовладелец оплатит счет и получит квитанцию ​​о закрытии сделки. Другими примерами счетов-фактур являются ваш счет за электричество и выписка по кредитной карте.

Иногда розничные магазины выставляют счета клиентам, имеющим кредитные счета; это позволяет покупателю сначала получить товар, а потом заплатить.

Счета-фактуры обычно регистрируются в вашей бухгалтерской системе по-другому. Вместо того, чтобы регистрировать продажу как доход, большинство компаний рассматривают счета-фактуры как дебиторскую задолженность. Таким образом, они помечаются для дальнейшей обработки. Только после завершения платежа сумма может быть записана как доход и депонирована в банке.

Различные типы квитанций для различных отраслей

Хотя стандартного формата квитанции не существует, отдельные отрасли часто разрабатывают форму, которая становится неофициальным стандартом. В Канаде основные различия в системах квитанций существуют между продажей товаров и услуг, а также между продажами, ориентированными на клиента, и продажами между предприятиями. Помимо этого, в нескольких нишевых отраслях есть свои особые типы квитанций.

1. Регистровая лента: Этот общий тип квитанции чаще всего используется при розничных транзакциях с клиентами.Квитанция распечатывается автоматически и быстро отрывается, поэтому она удобна для компаний с большими объемами продаж. Продуктовые магазины обычно используют регистровую ленту, как и заправочные станции и специализированные магазины с фиксированными местами расположения.

2. Рукописные угли: Они популярны при индивидуальном обслуживании и импровизированных продажах. Например, домовладельцу могут понравиться написанные от руки угли для подтверждения арендной платы арендатора. Предприниматели, ведущие бизнес в импровизированных или временных киосках, например, на выставке или конгрессе, также могут использовать книгу углерода.Подрядчики, которые привлекают новый бизнес в этой области, например, специалист по ландшафтному дизайну или кровли, который посещает дома потенциальных клиентов, могут вырвать углерод из книги, когда заказчик вносит залог перед выполнением работы. В конце дня вы можете ввести продажи в свою бухгалтерскую систему. CRA принимает рукописные квитанции, если нет оснований подозревать их подлинность.

3. Счета-фактуры: Это очень распространенные записи о продажах между предприятиями.Некоторые покупатели товаров и компании, которые оплачивают услуги, настаивают на том, чтобы им выставляли счета определенным образом на основе их внутренней бухгалтерии. Счета обычно распечатываются и отправляются по почте, но все чаще они доставляются через Интернет. Некоторые процессоры онлайн-платежей могут создавать счет-фактуру в качестве запроса на оплату, в то время как другие, особенно QuickBooks Online, позволяют создавать индивидуальный счет-фактуру для каждого нового клиента или общий формат, который вы можете использовать для всех.

4. Упаковочные листы: Эти квитанции используются компаниями, которые отправляют товары покупателям, а не продают их лично.Упаковочный лист содержит список всех отправленных вам товаров, а также цену и контактную информацию компании. В зависимости от компании он также может включать этикетку возврата. Эта квитанция включена в вашу доставку.

Как оформить товарный чек

У вас есть несколько вариантов составления квитанций о продажах для малого бизнеса. Выбранный вами метод влияет на уровень персонализации и детализации, которые вы можете включить. Это важное соображение — в конце концов, информация в ваших квитанциях может помочь привлечь клиентов и увеличить продажи в будущем.

Если в вашей компании есть партнеры по продажам на местах, удобнее всего использовать рукописные квитанции. Хотя для заполнения этих квитанций требуется время, по сути, они представляют собой пустые холсты — это означает, что у вас есть большая гибкость при перечислении товаров или услуг. Чтобы сэкономить время, полезно найти заранее распечатанные шаблоны, предназначенные для вашей отрасли. Если вы управляете компанией по уходу за газонами, вы можете искать пустые шаблоны квитанций, в которых есть поля для размера двора и цены за квадратный метр, а также место для добавления дополнительных услуг, таких как прополка и окантовка. Если вы управляете маркетинговой компанией, вам потребуются поля для описания услуги, количества часов и названия почасовой оплаты. Когда вы только начинаете заниматься бизнесом, рукописные квитанции легко адаптировать по мере того, как вы учитесь, развиваете и совершенствуете свою деятельность. Поскольку они требуют только ручки и блокнота для квитанций, они являются экономически эффективным вариантом.

Если ваша компания время от времени выдает квитанции, можно использовать текстовые редакторы, такие как Word или OpenOffice. В большинстве программ есть шаблоны квитанций; в противном случае можно купить недорогие шаблоны.Затем вы можете настроить форму в соответствии с уникальными потребностями вашей компании. Как вариант, вы можете создать свой собственный шаблон с нуля. Если вы выберете этот путь, полезно использовать таблицы, чтобы информация была организована и читалась. Обязательно выделите важные детали, такие как имя клиента, промежуточная сумма, налог и общая сумма. Эта опция дает вам полную свободу добавлять такие вещи, как идентификационный номер инвентаря, дополнительные услуги и многое другое.

также полезны, если вы отправляете большую часть своих товаров.В зависимости от объема продаж вы можете создать каждую квитанцию ​​вручную или связать свою базу данных продаж с документом квитанции для автоматического получения информации. Затем вы можете распечатать квитанцию ​​и приложить ее к отправке. Поскольку текстовые процессоры упрощают экспорт квитанций в PDF, они также хорошо работают для квитанций по электронной почте.

Создание товарных чеков в QuickBooks Online

QuickBooks Online дает вам возможность создавать и отправлять по электронной почте квитанции о продажах с любого устройства, подключенного к Интернету.Это означает, что ваши сотрудники могут создавать и отправлять квитанции на месте, независимо от того, работают ли они в поле или в офисе. Эта простая, интуитивно понятная функция также позволяет настроить квитанцию ​​в соответствии с товарами или услугами вашей компании.

Создать квитанцию ​​в QuickBooks быстро и легко. После входа в учетную запись QuickBooks откройте меню со знаком плюса и нажмите «Клиенты». Выберите «Квитанция о продаже», и появится пустая форма. Оттуда вы можете ввести имя клиента или название компании; имейте в виду, что вы можете отложить клиента на потом.В качестве альтернативы можно заполнить поле «Имя» чем-нибудь общим, например «Предоставляемые услуги».

Далее введите проданные вами товары. Если у вас есть стандартный набор продуктов, вы можете просто сохранить каждый предмет как инвентарный список. При создании квитанции вы можете автоматически заполнить поле позиции сохраненными продуктами. Это экономит время, если вы часто продаете одни и те же предметы.

Если вы вводите новые элементы, QuickBooks упрощает добавление информации о продукте или услуге, например идентификационного номера или описания.Затем добавьте цены за единицу. Форма автоматически рассчитывает промежуточную сумму на основе ваших количеств и цен. Поскольку QuickBooks знает ваше местоположение и отрасль, он добавляет налог с продаж, когда это применимо. Каждый раз, когда вы добавляете товар, изменяете цену или обновляете количество, общая сумма поступления изменяется соответствующим образом. QuickBooks также дает вам возможность включать советы или скидки.

Когда квитанция будет готова, у вас есть несколько способов продолжить. Функция предварительного просмотра печати позволяет увидеть окончательную версию, чтобы вы могли обнаружить проблемы или внести изменения.Когда вы будете довольны, просто сохраните квитанцию ​​в базе данных. Затем вы можете распечатать или отправить документ по электронной почте непосредственно клиенту.

Одним из больших преимуществ использования генератора квитанций, такого как QuickBooks, является то, что он интегрирован в вашу бухгалтерскую систему. Это упрощает оптимизацию бухгалтерского учета. Создавая квитанцию, вы можете обозначить ее как счет доходов или дебиторскую задолженность. Затем средства автоматически добавляются в вашу финансовую отчетность, поэтому вам не нужно вводить их отдельно.

Если у вашей компании много повторных заказов, квитанции QuickBooks сэкономят время. Как только вы вводите информацию о клиенте, она сохраняется в облаке. В следующий раз, когда вы перейдете к созданию квитанции, вы можете автоматически заполнить форму их информацией. Даже если продажа, которую вы регистрируете, является разовой, сохраненная копия может быть полезна, если вам когда-нибудь понадобится повторно посетить эту продажу. Сохраняя записи о продажах в облаке, QuickBooks также помогает сохранить ваши жизненно важные данные в безопасности и их практически невозможно потерять.Кроме того, все записи имеют цифровые отметки времени, что создает неизменный «бумажный» след, который CRA принимает в качестве документации продаж. Это также удобно для любого из ваших клиентов, которым необходимо определить свои расходы в данном налоговом периоде.

Управление квитанциями о продажах для малого бизнеса

Как владелец малого бизнеса, товарные квитанции помогают вести точный финансовый учет. Для этого необходима эффективная система управления квитанциями. Если вы были в небольшом ресторане или розничном магазине, возможно, вы видели стопку чеков на металлическом штыре рядом с кассой.Этот метод хранит квитанции в целости и сохранности до конца дня; затем вы можете просуммировать их и ввести в свои книги. Вы также можете использовать ящик для квитанций или ящик в кассовом аппарате с той же целью.

Более современный метод — сохранять цифровые копии транзакций на сервере вашего кассового устройства. Когда вы будете готовы делать книги, вы можете использовать эти данные для заполнения таблицы. По сути, это цифровая версия метода «бумага на шипе», хотя он быстрее и требует меньше бумаги.

Не нужно ждать окончания смены по подсчету продаж. Такие программы, как QuickBooks, хранят информацию в реальном времени в облаке, поэтому вы можете проверять промежуточную сумму каждый раз, когда совершаете продажу. Облачная программа также позволяет вам «печатать регистровую ленту» на лету, пока ваши торговые партнеры все еще работают. Если ваши представители все еще работают, вы даже можете составить прогноз продаж, чтобы увидеть, как сложится день. Просто назначьте вашим представителям разрешения на ввод данных, и программа автоматически заполнит поля для вас, чтобы подсчитать продажи.

Каковы правила CRA для квитанций?

CRA рассматривает квитанции как тип финансовой записи — это означает, что ваши квитанции должны соответствовать тем же правилам, что и другие записи. Для начала вы должны хранить квитанции в Канаде. Они не могут храниться в другой стране и доступны из Канады, если вы не получите специального разрешения от CRA. Это особенно важно, если вы храните квитанции в облаке на серверах, расположенных за пределами страны. В этом случае вы должны быть уверены, что система способна в любое время предоставить CRA доступную и пригодную для использования копию.

После создания квитанции важно хранить копию в течение шести лет после окончания налогового года. Если вы ведете бизнес, налоговым годом считается финансовый год. Имейте в виду, что CRA может посоветовать вам хранить записи дольше; если это произойдет, официальные лица сообщат вам период времени.

Способ создания и хранения квитанций также имеет значение для CRA. Если вы дали клиенту бумажную квитанцию, вы должны хранить бумажную копию в своих записях. Поскольку хранение бумажных копий может быть проблематичным, CRA также позволяет использовать программное обеспечение для обработки электронных изображений для хранения цифровых изображений ваших бумажных квитанций.Все, что вам нужно сделать, это отсканировать квитанции и сохранить файлы. Если вы выберете этот метод хранения, убедитесь, что ваши цифровые файлы точно воспроизводят оригинал квитанции. Изображение должно содержать всю ту же информацию, и вся информация должна быть видна. Это означает, что вам необходимо создавать четкие изображения с высоким разрешением и реалистичными цветами. Если число скрыто, CRA не будет рассматривать изображение как приемлемую запись.

Когда вы храните цифровые изображения бумажных квитанций, CRA требует, чтобы вы следовали национальным стандартам Канады по ведению цифрового учета. Они устанавливаются и обновляются Канадским советом по общим стандартам и могут измениться в любое время.

Если ваша компания выдает только электронные квитанции, вам необходимо хранить исходные электронные файлы — это верно, даже если у вас есть распечатанные бумажные копии. У CRA есть это правило, потому что, если ваша компания проходит аудит, налоговые органы должны иметь возможность проверять исходный файл, используя свои собственные системы. Если у вас есть только распечатанная копия, невозможно узнать, был ли документ изменен или изменен с момента его выпуска.

— неотъемлемая часть ведения бизнеса в Канаде, независимо от того, работаете ли вы в крошечном магазине или в большой корпорации. Эти важные небольшие листки бумаги устанавливают надежные записи о продажах, поэтому вы можете вести точные записи, проводить удобные для клиентов процедуры возврата и возврата средств и вести надежные налоговые записи для CRA. Установив передовой опыт для создания квитанций и управления ими, вы сможете поддерживать свой бизнес в соответствии с законами. Программное обеспечение для облачного учета от QuickBooks автоматизирует этот процесс, упрощая прием платежей в Интернете и быструю выдачу квитанций.

— Word

Квитанция о продаже предназначена для продуктов, которые продавец продает покупателю. Квитанция обычно состоит из количества позиций (количества), умноженного на цену за единицу. В зависимости от продаваемого товара и места совершения сделки может взиматься налог с продаж. Налоги с продаж взимаются штатом и от округа к юрисдикции округа.

— используется для расчета налога с продаж в пределах вашей местной юрисдикции.

Купчая — используется для заключения юридического соглашения о продаже личного имущества.

Счет-фактура — используется для выставления клиенту счета за продажу продукта.

Скачать : Adobe PDF, Microsoft Word (.docx) или текст открытого документа (.odt)

1 — Квитанцию ​​о продаже можно получить на этом сайте

Загрузите и заполните товарный чек, предварительно просмотренный на этом сайте, нажав кнопки «PDF», «Word» или «ODT».

2 — Отображение информации о продавце и квитанции

Найдите верхний правый заголовок, затем заполните строку «Номер квитанции» идентификатором, который ваша организация или компания будет использовать для отслеживания этой документации в будущем.Второй пункт, запрашиваемый в этой части квитанции, — это «Дата», когда продажа была успешно завершена с указанными нами деньгами. «Название продавца» — это первая строка в этой области, где мы будем представлять информацию, определяющую компанию или организацию, выдающую этот документ. Естественно, начните с заполнения юридического наименования лица, которому была произведена оплата.

Продолжайте движение в зоне Продавца, указав номер телефона, по которому с этим лицом можно связаться.Укажите его в строке «Телефонный номер продавца». «Торговый уличный адрес» и сопровождающий его «Город / штат / почтовый индекс» должны быть указаны в последних двух строках этой области

3 — Отчет об информации о клиенте, использованной для транзакции

В разделе «Продано» этого заголовка будет указано «Имя» Потребителя, который купил обсуждаемый товар. Введите «Имя» этой стороны и укажите в первых двух строках этого раздела идентификационные данные любой организации или компании, которую эта сторона представляет (если таковая имеется).В двух следующих строках требуется полный адрес соответствующего Потребителя. В последней строке «Номер телефона» необходимо указать текущий номер телефона Потребителя.

4 — Необходимо отобразить купленные товары

В теле квитанции помещена краткая таблица с несколькими столбцами. Здесь мы определим, что покупатель купил у Продавца. «Описание» приобретенных товаров требуется построчно в первом столбце этой таблицы.Введите «Количество» каждого оплаченного продукта во второй столбец. Цена каждой единицы или предмета, приобретенного Потребителем, указывается в третьем столбце. Наконец, умножьте два числа, которые вы ввели («Количество» и «Цена за единицу») в каждой строке, и получите итоговую сумму в долларах в столбце «Итого по строке».

5 — Представьте общую сумму, связанную с этим платежом

Прямо под правой половиной таблицы квитанций, к которой мы только что работали, будет столбец с помеченными пробелами. В этой области предполагается, что вы произведете разбивку затрат для представленного платежа. Используйте строку «Промежуточный итог», чтобы указать сумму всех итогов, которые вы ввели в последний столбец. Если действуют какие-либо скидки, укажите это в строке «Скидка».

Местный налоговый орган Продавца может потребовать, чтобы Потребитель добавил и уплатил процент. Если да, укажите эту требуемую сумму в строке «Налог с продаж». Добавьте «Промежуточный итог» и «Налог с продаж», обязательно вычтите «Скидку» из этой суммы.Укажите окончательную цифру в пустой строке с надписью «Всего». Ниже этого резюме вы должны проверить полученные деньги. Задокументируйте всю полученную сумму в строке «Выплаченная сумма». «Способ оплаты», отображаемый внизу этой страницы, требует от вас сообщить, как эти деньги были выплачены. Например, Потребитель мог использовать чек, кредитную карту или даже заплатить наличными. Сообщите об этом соответствующим образом, введите номер кредитной карты или номер чека, который использовался для оплаты товаров, в строке «Номер карты / чека».

Как напечатать товарный чек | Small Business

Квитанция о продаже — это документ, который вы передаете тому, кто покупает у вас товар. Сохраните копию квитанции для себя. Покупатель может использовать квитанцию ​​для обновления своих бухгалтерских записей и для подтверждения покупки, если ему позже потребуется вернуть товар. Вы можете ссылаться на свою копию квитанции при составлении отчетов о продажах. Вы можете напечатать свою квитанцию ​​на листе бумаги.

Центр и введите название своей компании вверху.Если у вашей компании есть фирменный бланк, укажите его в квитанции. В противном случае используйте крупный жирный шрифт, чтобы выделить название вашей компании. Используя шрифт обычного размера, поместите по центру и введите почтовый адрес и контактную информацию своей компании под названием компании.

Совместите слово «Дата:» с левым полем. Введите дату получения платежа от клиента в той же строке.

Совместите «Имя:» с левым полем и введите имя клиента в той же строке. Введите «Адрес:» в следующей строке и введите адрес вашего клиента. Если ваша компания не собирает данные о клиентах, пропустите этот шаг.

Создайте таблицу с заголовками «Количество», «Описание товара», «Цена за единицу» и «Сумма». Создайте достаточно строк, чтобы перечислить проданные товары, или, при подготовке шаблона, достаточное количество для размещения типичной транзакции. вы готовите квитанцию ​​об изолированной продаже одного товара, заголовки столбцов могут быть просто «Товар» и «Сумма». Создайте четыре строки внизу таблицы, помеченные слева как «Промежуточный итог», «Отгрузка и обработка», «Налог с продаж» и «Всего выплачено».”

Заполните таблицу количеством, описанием, ценой за единицу и суммой проданных вами товаров. Рассчитайте сумму, умножив количество на цену за единицу. Сложите числа из столбца «Сумма», чтобы вычислить промежуточный итог, и введите эту сумму в строку «Промежуточный итог» под столбцом «Сумма».

Введите сумму собранных вами сборов в строке «Доставка и обработка» под столбцом «Сумма». Введите сумму налога, который вы собрали, в строке «Налог с продаж» под столбцом «Сумма».Добавьте числа из строк промежуточных итогов, отгрузки и обработки и налога с продаж, чтобы рассчитать общую сумму, полученную от вашего клиента. Введите эту сумму в строку «Всего выплачено» под столбцом «Сумма».

Совместите фразу «Способ оплаты» с левым полем под таблицей. Введите способ оплаты, используемый вашим клиентом. Например, если покупатель платит чеком, вы можете ввести номер чека. Если вы создаете форму, укажите типы принимаемых вами платежей и установите флажок рядом с каждым элементом, который можно пометить значком «x».

Центр и напечатайте «Спасибо» внизу квитанции. Если у вашей компании есть слоган, поместите его по центру и введите в нижней части документа.

Ссылки

Биография писателя

Дженис Тингам занимается профессиональным писательством с 1979 года. Она является автором биографии «Э.Б. Уайт: элементы писателя», а ее статьи публиковались в журналах «Женский круг» и «Сегодняшняя христианка». Журналы. Tingum также рисует и пишет электронные книги с инструкциями по рисованию.

Создание товарных чеков

• Регистрируйте каждую продажу отдельно . Вы используете этот метод, если хотите отслеживать, какие клиенты покупают какие товары. Это позволит отслеживать как покупки клиентов, так и уровень запасов.

• Запишите все продажи в партии . Вы используете этот метод, если не хотите отслеживать, какие клиенты покупают какие продукты, создавая партию в конце дня. Другими словами, вы не создаете отдельный товарный чек для каждой продажи, а только один раз в конце рабочего дня.

Шаблон товарного чека похож на шаблон счета-фактуры, и вот как его создать:

1. Щелкните значок «Создать квитанции о продажах» на домашней странице или выберите «Клиенты»> «Ввести квитанции о продажах» в главном меню. Откроется окно «Введите квитанцию ​​о продаже»:

2. Заказчик: Работа .
Укажите своего клиента или вакансию, щелкнув стрелку раскрывающегося списка. Если вам нужно добавить нового клиента или вакансию, выберите <Добавить новый>.После выбора обратите внимание, что правая панель будет заполнена выбранной сводкой о клиенте, недавними транзакциями и примечаниями, если таковые имеются.

3. Класс . Заполните соответствующий класс в поле Class, если он у вас есть.

4. Дата . Заполните соответствующую дату товарного чека.

5. Прод. № .
Вам нужно заполнить только один раз, т.е. при первом создании кассового чека. Вы можете использовать любое число в качестве отправной точки, и QuickBooks автоматически увеличит номер счета в следующий раз, когда вы его используете.

6. Продано на . QuickBooks заполнит информацию из вашей клиентской записи.

7. Проверка № . Введите номер чека или оставьте поле пустым, если платеж осуществляется в другой форме.

8. Способ оплаты . Выберите один из раскрывающегося списка.

9. Товар .
Введите свой элемент в поле «Элемент» из его раскрывающегося меню. В зависимости от информации, которую вы ввели при создании элемента, QuickBooks заполнит поля «Описание» и «Оценка» соответственно.

10. Описание Поле заполняется автоматически, когда вы вводите поле «Товар». Вы можете изменить / добавить любую деталь, если хотите.

11. Тариф (Цена за каждую) поле также автоматически заполняется, в зависимости от типа выбранного вами товара.

12. Сумма . QuickBooks автоматически умножает значение, введенное в поле «Количество», на значение в поле «Ставка (цена за каждую)», чтобы получить здесь значение. Но вы также можете изменить значение в этом поле «Сумма».

13. Налог . QuickBooks заполняет поле «Налог» указанным вами налоговым статусом элемента, а в поле «Налог» под столбцом «Сумма» — налогом с продаж, который вы указали в своей записи о клиенте. Он автоматически рассчитает установленную сумму налога.

14. Сообщение покупателю . Введите определенное сообщение клиента или выберите <Добавить новое>, чтобы добавить новое сообщение.

15. Для печати и отправки по электронной почте флажков. Выберите один или оба в зависимости от ваших потребностей.

16. Памятка . Введите любой текст, который вы хотите, и помните, что этот текст не будет отображаться в распечатанном товарном чеке, но присутствует в выписке.

17. Депозит на . Выберите один из раскрывающегося списка.

18. Сохранить и закрыть для сохранения.

Как составить счет-фактуру и быстрее получать оплату за проданные товары

5 мин. Читать

1. Концентратор
2. Выставление счетов
3. Как составить счет-фактуру и быстрее получать оплату за проданные товары

Малым предприятиям необходимо составлять точные счета-фактуры, чтобы выставлять их клиентам каждый раз, когда они совершают продажу. Владельцы бизнеса могут выставлять простые счета-фактуры, охватывающие все детали продажи, чтобы запросить оплату за проданные товары. Чтобы составить профессиональный счет, вы должны включить краткое описание каждого проданного товара, стоимость каждого товара, общую сумму к оплате и срок оплаты. Независимо от того, продаете ли вы товары в обычном магазине или занимаетесь электронной коммерцией, правильное выставление счетов клиентам поможет вам быстрее получать деньги за свои продажи.

Эти темы научат вас, как составлять счета-фактуры для получения оплаты за ваши товары и услуги:

Как составить счет-фактуру продажи

Какова цель счета-фактуры продажи?

Пример счета-фактуры

Шаблон счета-фактуры

Как составить счет-фактуру продажи

Малые предприятия создают счета-фактуры продаж, чтобы выставить счет покупателям за проданные товары и предоставить подробную запись транзакции.Чтобы выставить счет-фактуру и получить оплату за свои продукты, следуйте этому простому руководству:

Добавьте логотип вашей компании

Создайте заголовок для своего счета и добавьте логотип вашей компании в самом верху документа.

Включите контактную информацию

Также в заголовке добавьте контактные данные своей компании, включая название вашей компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Включите контактную информацию клиента

Затем введите контактную информацию вашего клиента.Укажите их полное имя, адрес доставки, номер телефона и адрес электронной почты.

Добавьте дату

Добавьте дату вверху вашего счета-фактуры. В зависимости от используемого вами метода финансового учета это может быть дата продажи или дата отправки груза.

Создайте подробный список проданных товаров

В основной раздел счета-фактуры включите подробный список всех товаров, включенных в покупку. Список товаров должен содержать следующую информацию:

• Краткое описание каждого проданного товара
• Количество каждого проданного товара
• Стоимость единицы каждого проданного товара
• Промежуточный итог для каждого товара

Самый простой способ отобразить все эти детали в удобоваримом формате — создать таблицу с отдельными столбцами для каждой части информации.

Добавьте общую стоимость

В конце счета укажите общую сумму, причитающуюся за продажу, включая все применимые налоги. Убедитесь, что причитающийся остаток — это самая заметная информация на странице, используя крупный жирный шрифт или шрифт другого цвета.

Добавьте дату платежа

Включите крайний срок платежа в ваш счет-фактуру, указав точную дату платежа. Как и в случае с общей стоимостью, вы хотите, чтобы эта информация была сразу же заметна на странице, чтобы клиенты отмечали крайний срок.

Включить условия оплаты

Добавьте подробные сведения об условиях оплаты в нижнюю часть счета. Это включает в себя способы оплаты, которые вы принимаете, например чек, кредитную карту или онлайн-платежи. Если вы планируете взимать плату за просрочку платежа по просроченным счетам, включите подробную информацию о политике оплаты за просрочку платежа как часть условий оплаты.

Для чего нужен счет-фактура продажи?

Основная цель счета-фактуры — запросить платеж от покупателя за проданные товары и предоставить запись о бизнес-операции. Однако счета-фактуры могут помочь вашему малому бизнесу и другими способами, в том числе:

Бухгалтерия

Счета-фактуры продаж служат в качестве записи продажи. Они важны для бухгалтерского учета, поскольку предоставляют подробный отчет о доходах, поступающих в ваш бизнес. Счета-фактуры могут помочь предприятиям отслеживать свои общие продажи, рассчитывать средние продажи на одного покупателя и определять наиболее популярные способы оплаты. Вся эта информация важна для бухгалтерского учета малого бизнеса компании.

Правовая защита

В ваших счетах-фактурах содержится важная документация, которая может защитить ваш бизнес в случае поддельного судебного процесса. В ваших счетах указываются проданные вами продукты и время продажи. Без счета у вас может не быть доказательств того, что была совершена продажа или цены. Хотя счет-фактура не является юридическим документом в отличие от бизнес-контракта, он по-прежнему является важным документом, подтверждающим ваши продажи.

Налоговая отчетность

Малым предприятиям необходимо хранить все свои счета-фактуры для целей налогообложения.Ваши счета содержат полную информацию о доходах, которые ваша компания получает от продаж. IRS рекомендует хранить определенные подтверждающие деловые документы, чтобы иметь доказательства финансовых операций вашего бизнеса, если вы пройдете аудит, включая все ваши счета-фактуры. Счета-фактуры также могут помочь вам быстрее подавать налоговые декларации, облегчая бремя налогового сезона.

Бизнес-планирование

Счета-фактуры продаж предоставляют ценную информацию о производительности и росте бизнеса, что может помочь владельцам бизнеса создавать полезные планы и прогнозы на будущее.Анализируя счета за длительный период времени, вы можете определить свои самые и наименее популярные продукты, определить время пиковых продаж и распознать тенденции доходов. Вся эта информация может помочь вам сделать ваш бизнес более эффективным и увеличить ваши доходы в будущем.

Пример счета-фактуры

В этом образце счета-фактуры от FreshBooks показаны все детали, которые вы должны включить в свои счета-фактуры, включая подробный список проданных товаров и общую сумму, причитающуюся по счету, выделенные жирным шрифтом.

Шаблон счета-фактуры

Если вы предпочитаете использовать существующий дизайн счета-фактуры, а не создавать свой собственный с нуля, вы можете загрузить и настроить шаблоны счетов-фактур в Интернете. Загрузите бесплатный шаблон счета-фактуры из FreshBooks, отредактируйте его в соответствии с потребностями вашего бизнеса и отправьте заполненный счет-фактуру своему клиенту, чтобы запросить оплату за ваши продукты.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

счетов и товарных чеков: в чем разница?

Как фрилансер, предприниматель или владелец малого бизнеса, вы несете ответственность за документирование финансов своей компании, что подразумевает ведение подробного учета продаж, которые вы совершаете, со счетами-фактурами или товарными квитанциями.

Во многих отношениях товарный чек — это, по сути, упрощенный счет-фактура. Однако есть несколько важных отличий. В этой статье объясняется, как различать счета-фактуры и товарные квитанции, как узнать, какой из них выписывать, и почему они оба являются важными частями финансовой отчетности вашей компании.

Когда выставлять счета-фактуры и товарные чеки

Одно из основных различий между счетами-фактурами и квитанциями продаж заключается в том, когда они выставляются. Счета-фактуры указывают покупателю, сколько он должен заплатить, когда должен быть произведен платеж и какие способы оплаты принимает продавец.Поэтому они выдаются, когда детали продажи были окончательно определены, но до того, как продавец получит деньги от покупателя (и часто до того, как товары или услуги будут поставлены).

С другой стороны, товарные чеки выдаются, когда продажа завершается за один раз, то есть продажа согласована, покупатель платит, а продавец предоставляет товары или услуги в одно и то же время.

Чаще всего товарные квитанции выдаются розничными торговцами, тогда как счета-фактуры обычно более распространены среди фрилансеров, предоставляющих услуги, или компаний, доставляющих большое количество товаров.

Требуется ли выписывать счет-фактуру или кассовый чек, зависит от способа получения платежа. Если вы совершаете продажу с отсрочкой платежа, вам необходимо выставить счет-фактуру. Если вам требуется немедленная оплата, вам следует выписать товарный чек. Можно выставлять счета-фактуры, в которых покупателя просят оплатить, когда он получает счет-фактуру, но они должны быть выставлены только в том случае, если продажа согласована на дату, отличную от того, когда деньги фактически переходят из рук в руки или когда товары / услуги поставляются.

Самый простой способ определить, следует ли выписывать счет-фактуру или товарный чек, — это спросить себя, нужно ли вам также выдавать квитанцию ​​об оплате.Счета-фактуры всегда должны сопровождаться квитанцией об оплате, чтобы подтвердить, что деньги получены и продажа завершена. С другой стороны, нет необходимости выдавать квитанцию ​​об оплате, а также товарный чек, потому что в товарном чеке уже указано, что оплата была произведена.

Что указывать в счетах-фактурах и товарных квитанциях

Еще одно важное различие между счетами-фактурами и товарными квитанциями — это информация, которую они должны содержать. Как правило, каждый счет, который вы выставляете, должен включать:

• Ваше имя, адрес и контактные данные
• Имя и контактные данные вашего клиента
• Слово «счет-фактура»
• Уникальный номер счета
• Дата выпуска
• Срок оплаты
• Подробная информация о предоставляемых товарах или услугах (включая цену, количество и описание каждого конкретного продукта)
• Условия оплаты (например, взимаете ли вы комиссию за просрочку платежа и способы оплаты, которые вы принимаете)
• Общая сумма к оплате.

Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС или НДС, вы также должны указать налоговую ставку для каждого продукта, общую сумму подлежащего уплате налога и свой регистрационный номер налогоплательщика.

Поскольку товарные квитанции по сути являются упрощенными счетами-фактурами, они содержат много одинаковой информации. Квитанции должны содержать подробный список проданных вами продуктов, отдельные цены на каждый товар, общую сумму к оплате и подробную информацию о налогах.

Квитанции о продажах часто содержат основную информацию о компании, предоставляющей товары или услуги (например, название компании и логотип), но необязательно указывать банковские реквизиты или условия оплаты.Также не принято указывать данные клиента или уникальный номер документа.

Как выставлять счета-фактуры и товарные чеки

Существует несколько различных способов создания и отправки счета. В некоторых странах компании обязаны выставлять электронные счета. Во многих других странах (включая Великобританию, Ирландию, Австралию и Южную Африку) у вас есть возможность отправлять бумажные, распечатанные счета-фактуры или выставлять счета-фактуры онлайн, хотя сейчас гораздо чаще отправлять счета-фактуры в цифровом виде с помощью программного обеспечения для онлайн-выставления счетов, а не по почте. копии.

Квитанции о продаже часто приходят в бумажной форме и обычно выдаются на месте. Чтобы создать товарный чек, вы можете использовать специализированный принтер или заполнить шаблон вручную. Интернет-магазины также могут предоставлять электронные квитанции о продажах в форме электронной почты или PDF-файла.

Почему важны счета-фактуры и товарные чеки

Независимо от того, выставляете ли вы счета или товарные квитанции, важно отслеживать каждый документ, который вы передаете клиентам или получаете от поставщиков.

С точки зрения продавца, счета-фактуры и товарные квитанции важны, потому что они помогают отслеживать продажи и могут использоваться для учета любого потерянного дохода.Счета-фактуры и квитанции также необходимы для расчета товарооборота вашего бизнеса, который, в свою очередь, используется для заполнения финансовых отчетов, понимания прибыльности и определения того, сколько налогов вам нужно заплатить.

С точки зрения покупателя, счета-фактуры и квитанции помогают документировать все расходы вашей компании, что необходимо, если вы хотите вернуть НДС с покупок, совершаемых для вашего бизнеса. Также важно вести учет счетов-фактур и товарных чеков на случай, если с вашим заказом возникнут проблемы, или если вы захотите вернуть или обменять товары.

товарных чеков, счетов-фактур и выписок в QuickBooks — бухгалтер в Ореме и Солт-Лейк-Сити, штат Юта

QuickBooks позволяет создавать несколько типов форм продаж (товарные квитанции, счета-фактуры и т. Д.) Для различных ситуаций. Вот что это такое и когда их использовать.

Когда вы покупаете что-то в магазине, вам нужен лист бумаги, на котором указано, что вы купили и сколько заплатили. Если вы получаете товары или услуги до того, как за них заплатите, вы, безусловно, ожидаете получить счет.А если у вас есть несколько транзакций с одной и той же компанией и вы хотите пояснить, что вы заплатили и сколько должны за определенный период времени, компания обычно может отправить вам сводку.

Ваши клиенты хотят того же. Вам может быть сложно предоставить эту финансовую документацию, если вы все еще ведете бухгалтерский учет вручную на бумаге.

К счастью, у QuickBooks есть решение. Вернее, несколько решений. Программное обеспечение включает в себя шаблоны для всех форм продаж, которые вам, возможно, когда-либо понадобятся: счетов-фактур, товарных чеков и выписок.Вот введение, когда и как их использовать.

Когда клиент платит вам на месте, вы можете создать кассовый чек.

Когда вы получаете полную оплату за продукт или услугу во время продажи, правильной формой для использования в QuickBooks является товарный чек . Щелкните значок Создать квитанции о продажах на домашней странице или откройте меню Клиенты и выберите Ввести квитанции о продажах .Вы увидите форму, подобную той, что изображена выше.

Щелкните стрелку вниз в поле Клиент: задание и выберите правильный вариант или <Добавить новый> . Если вы назначаете транзакции Классам , выберите нужную из этого списка. Поле Template должно по умолчанию иметь соответствующую форму. Если вы создали несколько шаблонов товарных чеков, выберите тот, который вам нужен. Щелкните значок над правильным типом оплаты.

Совет. Хотите иметь возможность принимать кредитные карты и электронные чеки? Некоторые клиенты, скорее всего, будут получать деньги быстрее.Вы также сможете принимать платежи на своем смартфоне или планшете и создавать квитанции. Поговорите с нами о добавлении этой возможности.

Выберите соответствующие позиции из этого раскрывающегося списка и введите Qty (количество). Обязательно примените статус продажи Tax , открыв этот список. (Если вы знаете, что несете ответственность за уплату налога с продаж хотя бы с некоторых из своих продаж, но еще не настроили это отслеживание в QuickBooks, мы можем работать с вами над этим.Это важно.) Когда вы закончите заполнять таблицу со всеми товарами или услугами, которые вы продали, вы можете сохранить транзакцию и либо распечатать ее, либо отправить по электронной почте своему покупателю.

Вы создадите и отправите счетов-фактур клиентам, если вы получили частичный платеж или не получили его на момент продажи. Эти завершенные транзакции становятся частью вашей общей Дебиторской задолженности (деньги, причитающиеся вам) . Щелкните Создать счета на домашней странице или перейдите к Клиенты | Создать счета .Заполните поля вверху экрана, как вы это делали в кассовом чеке; формы почти такие же. Однако в счетах есть Bill To и Ship To адресов, а также поля для условий продажи и Срок оплаты

Вам не нужно ничего делать с нижней половиной экрана (на фото выше), если вы не хотите добавить Customer Message , поскольку информация здесь переносится из верхней части экрана.Однако проверьте, правильно ли указан налоговый код .

Важно отметить, что когда дело доходит до создания счета-фактуры и товарного чека для одной и той же транзакции, возникает ситуация «или-или». Лучше не использовать товарные квитанции для оплаты счетов, так как это может вызвать проблемы.

Когда вы создаете выписки, вы сначала выбираете клиентов, которые должны их получать.

очень полезны, когда у вас есть несколько клиентов, у которых просрочены платежи (вы можете узнать это, запустив отчет A / R Aging Summary , который вы найдете в разделе Отчеты | Клиенты и дебиторская задолженность ).Щелкните ссылку Заявления на главной странице или перейдите в раздел « Клиенты | Создать отчеты . Сначала вам нужно выбрать клиентов, которые должны быть в вашем списке, как показано на рисунке выше. На этой странице есть несколько других вариантов, которые помогут вам уточнить эту группу. Когда вы закончите, QuickBooks автоматически сгенерирует их, и вы сможете распечатать их или отправить по электронной почте.

Вы сэкономите много времени, используя формы продаж QuickBooks.