Close

Как выглядит счет фактура на аванс: Счет фактура на аванс — образец заполнения 2020 и 2021

Содержание

Счет-фактура на аванс в 1С 8.3 Бухгалтерия

Регистрация счет-фактуры на аванс необходима только в том случае, если предоплата контрагентом поступила на счет продаваемой организации, а товары еще не подгружены. Разберем, как правильно оформить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3 Бухгалтерия несколькими способами.

Предположим, что контрагент-покупатель перечислил на счет организации некую сумму в счет будущей поставки товара. Необходимо отразить поступление денег в программе. Сделаем это с помощью документа «Поступление на расчетный счет». Для этого пройдем в журнал «Банковские выписки», находится он в разделе «Банк и касса», и оформим поступление денежных средств от покупателя.

Заполняем поля:

  • Вид операции – оплата от покупателя;

  • Рег. Номер и дата – пропускаем, так как создаются автоматически;

  • Плательщик – организация, от которой поступил аванс;

  • Сумма – указываем сумму поступившей оплаты;

Все остальные поля заполнять не нужно.

Просто проверить.

Далее нажимаем «Провести» и смотрим проводки, которые образовались. Можем увидеть, что сформировалась одна проводка Дт51 — Кт62.02 «Расчеты по авансам полученным».

А теперь рассмотрим вариант, если контрагенту был отгружен товар на большую сумму, чем внесенный авансовый платеж. Сформируются проводки с разбиением на оплату отгрузки и задолженность:

  • Дт90.02.1 — Кт41.01 – по отгруженному товару, цена приобретения товаров без НДС;

  • Дт62.02 — Кт62.01 — зачет аванса покупателя;

  • Дт62.01 — Кт90.01.1 – отражение задолженности;

  • Дт90.03 — Кт68.02 — начислен НДС.

В этом случае нужно будет выставлять счет-фактуру на аванс.

И еще один вариант рассмотрим, когда поступила оплата от клиента, ее провели в 1С через документ «Поступление на расчетный счет» и в этот же день происходит отгрузка.

Казалось бы, что никакого аванса быть не должно, но если посмотреть внимательно, то поступление денег оформлено раньше по времени, чем создана реализация. Проверим проводки и увидим, что программа также размещает данную сумму на счет 62.02: Дт51 — Кт62.02 «Расчеты по авансам полученным». И по реализации так же:

  • Дт90.02.1 — Кт41.01 – по отгруженному товару, цена приобретения товаров без НДС;

  • Дт62.02 — Кт62.01 — зачет аванса покупателя;

  • Дт62.01 — Кт90.01.1 – отражение задолженности;

  • Дт90.03 — Кт68.02 — начислен НДС.

Чтобы такого не происходило, нужно оформлять поступление на расчетный счет хотя бы секундой позже, чем реализация.

Перейдем к основному вопросу: как оформить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3. Имеется два способа: автоматический и ручной. Ручной режим подразумевает создание документа «Счета-фактуры на аванс» прямо из документа «Поступление на расчетный счет». Делается это через клавишу «Создать на основании», выбрать «Счет-фактура выданный». Откроется сформированный документ. Можно проверить заполнение и провести.

Теперь рассмотрим автоматический. Находим в меню вкладку «Банк и касса», раздел «Регистрация счетов-фактур», заходим в журнал «Счета-фактуры на аванс». Открывается форма обработки, с помощью которой можно провести данное действие. Здесь проставляем период, за который нужно зарегистрировать счета-фактуры и нажимаем клавишу «Заполнить». Программа самостоятельно находит авансовые поступления и заполняет ими табличную часть:

В нижней части экрана находятся настройки этой обработки. Посмотрим, что они в себя включают.

Настройка «Нумерация счетов-фактур» — дает возможность выбора из двух вариантов:

  • Единая нумерация всех выданных счетов-фактур;

  • Отдельная нумерация счетов-фактур на аванс с префиксом А.

  • Дт62.01 — Кт90.01.1 – отражение задолженности;

  • Дт90.03 — Кт68.02 — начислен НДС.

Зачастую бухгалтеры выбирают второй вариант, чтобы отличать их в списке.

Следующая настройка «Счета-фактуры на аванс» включает формирование учетной политики организации. Здесь можно выбрать способ регистрации счетов-фактур:

  • Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса;

  • Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течении 5 календарных дней;

  • Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца месяца;

  • Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца налогового периода;

  • Не регистрировать счета-фактуры на авансы (г.13 ст.167 НК РФ).

По умолчанию установлен первый вариант. Это означает, что на все полученные авансы будет выписан счет-фактура.

После установки необходимых настроек нажимаем «Выполнить». Произойдет формирование счетов-фактур на аванс по отображенным поступлениям. Отсюда можно перейти в сформированный счет-фактуру и проверить правильность заполнения. Так же можно зайти в общий список документов этого вида. Для этого нужно нажать на ссылку внизу экрана «Открыть список счетов-фактур на аванс». Созданный счет-фактура будет отображаться с префиксом «А», номер «А1»:

В общем журнале «Счета-фактуры выданные» можно будет легко их отличить от других:

Если необходимо распечатать сразу несколько документов, с зажатой клавишей «Ctrl» выделяете нужные документы и отправляете на печать.

Создать и посмотреть счета-фактуры | СБИС Помощь

Создать и посмотреть счета-фактуры

В СБИС все счета-фактуры можно разделить на два вида:

  • фактуры, которые СБИС создает автоматически. Например, для поступлений и реализаций. Они нужны, чтобы зарегистрировать дату и номер счета-фактуры, если они не такие же, как в первичном документе. Также это фактуры на аванс, которые формируются в конце отчетного периода в документе «Расчет НДС»;
  • самостоятельные счета-фактуры, которые вы создаете вручную. Например, счет-фактуруа на аванс по просьбе покупателя или входящий счет-фактура на аванс от поставщика.
  • В СБИС предусмотрено два режима начисления НДС с авансов от покупателей: по каждому авансу и на остаток аванса. Более правильным с точки зрения законодательства является первый вариант, поэтому он установлен по умолчанию.

Расскажем, как создать документ вручную и где посмотреть входящие и исходящие счета фактуры.

Создать счет-фактуру

Посмотреть счет-фактуру

Рассмотрим, как создать счет-фактуру на примере фактуры на аванс по просьбе покупателя.

  1. Перейдите в раздел «Учет/Налоги» на вкладку «НДС».
  2. Откройте «Исх. фактуры».
  3. Нажмите +Документ и выберите «Фактура на аванс».
  4. Укажите покупателя и выберите входящий платеж — все поля будут заполнены автоматически.

    В счет-фактуре строка «К платежно-расчетному документу» будет заполняться автоматически только в случае предоплаты. Если оплата была после отгрузки, эту строку можно не заполнять.

  5. Нажмите Провести — будут сформированы проводки по начислению НДС с аванса и запись в регистр НДС.

В СБИС можно посмотреть счета-фактуры двумя способами: в разделе «Учет/Налоги» или прямо из документа.

В разделе «Учет/Налоги»

Перейдите на вкладку «НДС». Выберите «Вх. фактуры» или «Исх. фактуры» и откройте документ.

Обратите внимание, в этот раздел попадают только счета-фактуры. Универсальные передаточные документы (УПД) здесь не отображаются. В настройках учетной политики вы можете выбрать, какую форму печатных документов формировать в реализации: счет-фактуру или УПД. В розничной торговле счет-фактура на реализованные товары не формируется, так как продавец выдает покупателю чек.

В СБИС запись в книгу продаж будет сделана автоматически на основании документа «Реализации розницы».

Из документа

Откройте поступление и реализацию. На панели НДС нажмите «Фактура дд.мм.». Вы можете изменить номер и дату счет-фактуры.

Лицензия

Любой тариф сервиса «Бухгалтерия и учет». Приобретается вместе с тарифами сервиса «Отчетность через интернет».

Изменения в счетах-фактурах с 1 января 2019 года | Новая форма

Хотя общий порядок выставления не изменился, изменения в счетах-фактурах с 1 января 2019 года коснулись формы документа. Появились новые реквизиты, изменилось содержимое и оформление некоторых граф. Посмотреть, как выглядит новый счет-фактура, скачать бланк и образец можно на этой странице. Также мы подробно расскажем, как заполнять документ.

Скачать счет-фактуру нового образца в excel 

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Новые счета-фактуры с 1 января 2019 года: образец заполнения >>

В документе — несколько изменений.

  • В графе 7 «Налоговая ставка» нужно указывать новые значения:
    • вместо обычной ставки 18% указывать 20% — при реализации товаров, работ или услуг,
    • вместо расчетной ставки 18/118 указывать 20/120, например, при получении предоплаты в счет предстоящих поставок.
  • В названии строки добавили надпись «При наличии»;
  • Переименовали графу 11, теперь она называется «Регистрационный номер таможенной декларации»;
  • С 1 октября 2017 форма счета-фактуры включает новую графу «Код вида товара». Раньше ее в документе не было. Подробнее о заполнении >> 
  • В графе 11 счета-фактуры с 1 октября 2017 пишется регистрационный номер таможенной декларации. Раньше писали порядковый. Графа заполняется не для всех товаров, подробнее >> 
  • В строке 8 появилось уточнение о том, что она заполняется только при наличии данных. Кто должен заполнять эту строку >> 
  • C 1 октября 2017 года в счете-фактуре есть новое поле, в котором может поставить подпись уполномоченное лицо предпринимателя.
    Подробнее >> 

Что писать в полях документа — подробно расскажем ниже.

Более 1 500 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Начать использовать

Инструкция по заполнению счета-фактуры 2021

Заполнение строковой части

Строка 1
Номер и дата составления счета-фактуры. Документы нумеруются по порядку, по возрастанию. Обратите внимание, что с 1 октября 2017 установлены новые правила хранения счетов-фактур. Теперь они должны храниться в хронологическом порядке — по дате выставления или по дате получения. Срок хранения счетов-фактур и накладных не изменился — по-прежнему не меньше четырех лет с даты последней записи.

Строки 2, 2а и 2б
Название, адрес, ИНН и КПП продавца. Будьте внимательны! Адрес с 1 октября 2017 года указываются в счете-фактуре по ЕГРЮЛ, подробно, без сокращений (которые допустимы в учредительных документах). Нарушение этого правила может стать основанием для лишения вычета.

Строка 3
Информация об отправителе груза. Указывается только при продаже товаров. При реализации услуг или выполнении работ ставьте прочерк. Если продавец и есть отправитель груза — пишите в этой строке «Он же».

Строка 4
Информация о получателе груза. Грузополучатель и его адрес в счете-фактуре указываются только при продаже товаров. Если выставляете документ на услуги, работы, имущественные права — ставьте прочерк.

Строка 5
Номер платежного поручения — если была предоплата (то есть счет-фактура составляется на аванс). Если нет — ставьте прочерк. Также прочерк ставится, если предоплата была сделана в день отгрузки.

Строка 6
Название, адрес (с 1 октября — строго по ЕГРЮЛ, без сокращений), ИНН и КПП покупателя.

Строка 7
Валюта и ее код. Счет-фактура выставляется в той денежной единице, в которой выражены цены и расчеты по договору.

Строка 8
Номер государственного контракта. Указывается идентификатор госконтракта в счетах-фактурах с 01 июля 2017, и все успели привыкнуть к новшеству. Но будьте внимательны! С 01 октября 2017 сама строка 8 счета-фактуры называется иначе: появилось уточнение о том, что она заполняется только при наличии данных. Вот как это выглядит:


Напомним, указывать в счете-фактуре номер госконтракта (или договора или соглашения о предоставлении из федерального бюджета субсидий, инвестиций, взносов в уставный капитал) обязаны компании, которые работают с контрактами с казначейским сопровождением. Они получают 20-значный код. Он указывается во всех контрактах, составляемых по госзаказу. Найти этот код можно в договоре или в Единой информационной системе. Если вам не нужно писать ИГК в счете-фактуре (то есть вы не работаете с контрактом, которому присвоен идентификатор), то не оставляйте строку пустой — поставьте в ней прочерк.

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах: образец

Заполнение табличной части счета-фактуры

Графа 1
Наименование товара или описание работ, услуг, переданных прав.

Графа 1а
Здесь в счете-фактуре с 01.10.2017 указывается код вида товара. Это касается только той продукции, которая вывозится в страны ЕАЭС.


Если вам нужно указать в счете-фактуре код вида товара, выберите его из справочника ТН ВЭД. Если не нужно — поставьте прочерк.

Графа 2
Код единицы измерения. В счете-фактуре указывается в соответствии с общероссийским классификатором ОКЕИ. Коды в нем находятся в разделах 1 и 2.

Графа 2а
Национальное условное обозначение единицы измерения. Например, «упак». Проверить или узнать это обозначение тоже можно по ОКЕИ.

Графа 3
Количество или объем товаров, работ или услуг. Если их невозможно определить — ставится прочерк.

Графа 4
Цена за единицу измерения без учета налога. Указывается в том случае, когда возможно ее указать, иначе ставится прочерк.

Графа 5
Стоимость товаров, работ, услуг. Указывается без учета налога.

Графа 6
Сумма акциза. Если вы продаете неподакцизные товары — прочерк ставить нельзя. В этом случае пишите здесь «Без акциза».

Графа 7
Налоговая ставка.

Графа 8
Сумма налога в рублях и копейках — полная, без округления.

Графа 9
Стоимость всего количества или объема товара с учетом суммы налога.

Графы 10 и 10а
Страна происхождения товара (в счете-фактуре оба поля заполняются только для импортной продукции). Здесь указываются цифровой код и краткое наименование. Оба значения приводятся в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Не пишите в десятой графе в счете-фактуре цифровой код России: для товаров отечественного производства заполнение не требуется. В этом случае ставьте прочерк, как и в следующей колонке.

Графа 11
Регистрационный номер таможенной декларации (в счете-фактуре указывается только для импортных товаров, в других случаях ставится прочерк). Эта графа — тоже нововведение с 1 октября 2017 года. Раньше в счете-фактуре номер ГТД указывали, но порядковый, а теперь указывается регистрационный. Выглядит это так:


Кто подписывает счет-фактуру?

Счет-фактуру должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации или индивидуальный предприниматель. Но сделать это могут и другие сотрудники — те, которые в соответствии с доверенностью и распоряжением руководителя получают такие полномочия. С 1 октября в счете-фактуре появилось новое поле для подписи — в нем может подписаться вместо предпринимателя уполномоченное лицо. А поля для подписей представителей руководителя и главного бухгалтера были в документе и раньше.


Счет-фактура 2021: бесплатно скачать образец заполнения

Вот как выглядит заполненная новая форма счета-фактуры:


Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать интересующий вас бланк или образец в формате Excel или Word
  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Срок выставления счета-фактуры

Порядок выставления документа изменения с 1 января 2019 года не затронули. Счет-фактура выставляется в течение 5 дней с момента: а) отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, передачи прав, или б) получения предоплаты. Считаются календарные дни.

Срок отсчитывается с того дня, который идет за днем отгрузки или получения предоплаты. Если последний день срока выпадает на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий рабочий день.

Штраф за нарушенный срок предоставления счета-фактуры по законодательству не предполагается. Организация может быть оштрафована только за отсутствие документа. Однако нарушенный порядок выставления счетов-фактур на стыке налоговых периодов все-таки может привести к штрафу. Так, несвоевременное предоставление документа может рассматриваться как его отсутствие. Например, когда организация выставляет в начале текущего налогового периода счет-фактуру, который нужно было выставить в конце предыдущего.

Идентификатор госконтракта в счетах-фактурах: где его взять?

20-значный идентификатор государственного контракта можно найти в самом договоре или на сайте Единой информационной системы в сфере закупок.

Печать на счете-фактуре: ставится или нет?

Печать на счете-фактуре ставить не обязательно. Если считаете нужным, то можете поставить. Тогда печать будет служить дополнительным реквизитом.

С какого числа действуют новые счета-фактуры?

Новая форма счета-фактуры применяется с 1 января 2019 года.

Какой срок хранения накладных и счетов-фактур актуален в 2021 году?

Товарные накладные нужно хранить минимум пять лет (по правилам хранения первичных документов). А счета-фактуры хранятся четыре года.

Код 796 в счете-фактуре: что это?

796 — код штуки (как единицы измерения товара) согласно ОКЕИ. Будьте внимательны! Он отличается от кода изделия (657) и упаковки (778).

Указывать ли код штуки в счете-фактуре, если товар измеряется сотнями?

В ОКЕИ предусмотрены отдельные коды для дюжины, ста, тысячи и т.д. При необходимости вы можете уточнить их в онлайн-версии справочника.

Номер ГТД в счете-фактуре: что это такое?

ГТД — это грузовая таможенная декларация. Ее регистрационный номер — обязательный для счета-фактуры реквизит. Однако он указывается только в случае отгрузки импортных товаров или выпуска продукции внутреннего потребления после окончания действия процедуры свободной таможенной зоны в ОЭЗ Калининграда с 1 октября 2017.

Реквизит указывается в графе 11 счета-фактуры. С 1 октября 2017 она называется «Регистрационный номер таможенной декларации».

Грузополучатель и его адрес в счете-фактуре: юридический или фактический?

Закон (ст. 169 Налогового кодекса РФ) не определяет, какой адрес грузополучателя должен быть указан в счете-фактуре: юридический, фактический, адрес склада. Вы можете указать наименование получателя груза по учредительным документам и его почтовый адрес, в том числе в тех случаях, когда товар предназначается для нескольких торговых точек покупателя — вместо адреса конкретной точки.

Срок выставления счета-фактуры — 5 дней. Календарных или рабочих?

Счет-фактура выставляется в течение 5 календарных дней со дня отгрузки или получения предоплаты.

Приведет ли к штрафу нумерация счетов-фактур не по порядку в 2021 году?

Налоговый кодекс РФ в 2021 году не предполагает ответственности за нумерацию счетов-фактур не по порядку. Штраф возможен только тогда, когда документ вообще не был выставлен.

Заполнение счета-фактуры за несколько минут

МойСклад — это удобная программа для печати счетов-фактур и других документов. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу МоегоСклада создание счета-фактуры занимает не больше минуты. Каждый шаг при составлении документа прозрачен для пользователя и сопровождается понятными комментариями.

Преимущества работы с документами в сервисе МойСклад:

  • экономия 70% времени на подготовке счета-фактуры по новой форме;
  • отсутствие ошибок при вводе данных;
  • автоматическое формирование архива распечатанных документов;
  • автоматическая сквозная нумерация документов;
  • вывод форм в формат Excel и PDF.

Скачайте другие формы документов

Как сделать счет фактуру в 1С?

Для начала следует войти в главную страницу системы 1С. Оказавшись в ней, следует щелкнуть на режим «Продажи». Именно в нем происходит заполнение счет-фактур.

После нажатия кнопки «Продажи» мы входим в режим выполнения операций по расчету с покупателями.

Необходима помощь специалистов? Оставьте заявку. Мы с Вами свяжемся.

Нажимаем на кнопку «Счет-фактуры выданные» и входим в режим выбора вида просмотра всех существующих на предприятии выданных счет-фактур.
 
В этом режиме мы нажимаем кнопку «Создать», и система вводит нас в режим, в котором предлагается выбрать вид счета-фактуры, который желает создать пользователь.
 
После нажатия на кнопку «Счет-фактура на реализацию» система вводит в режим заполнения создаваемого счета-фактуры.
 
К созданию нового счета-фактуры нужно подготовиться. Необходимо ввести во все справочники системы 1С новую информацию, которая понадобится для создаваемого нового документа. 

Перед его формированием необходимо ввести в Справочники системы 1С название всех реквизитов, чтоб исключить появления «двойников», когда одному и тому же реквизиту присваиваются разные названия и обозначения. Система позволяет вносить изменения в Справочники на этапе заполнения счет-фактуры. Если контрагент появляется впервые, то оператор может выйти из режима заполнения счета-фактуры и войти в режим заполнения справочника контрагентов. А потом вернуться назад.

Чтоб исключить возможные ошибки при выполнении операции реализации, 1С обеспечивает одновременность заполнения двух взаимосвязанных документов, без которых нельзя выполнить продажу. Вначале бухгалтер оформляет накладную на выдачу со склада материальных ценностей (если реализуется товар). Лишь после этого, нажатием на кнопку «Оформить счет-фактуру» появляется возможность создать счет-фактуру с соответствующими реквизитами.   

Необходима помощь специалистов? Оставьте заявку. Мы с Вами свяжемся.

Сущность и значение счет-фактуры

Он является единственным по своей налоговой природе документом, который подтверждает, что покупатель товара либо услуги уплатил налог на добавленную стоимость. Уплата производится в составе цены за покупку, как часть этой цены. В дальнейшем у покупателя возникает право на налоговый вычет уплаченного НДС. Это проявляется в том, что сумма уплаты НДС в бюджет уменьшается на величину налогового вычета.

Данный документ дает покупателю право уменьшить размер НДС, уплачиваемый в бюджет. Таким образом, счет-фактура превращается в документ, позволяющий уменьшить суммы уплачиваемых налогов.  И любой плательщик налогов любыми правдами и неправдами старается заполучить такой документ.


Однако его можно выдать только по факту осуществления операции реальной продажи. Из стремления получить это вожделенное право, некоторые налогоплательщики решаются на фиктивные покупки. Следовательно, хотя покупки реально и не было, но у плательщика незаконно возникает право на налоговый вычет.  
 
Чтоб исключить манипуляции с НДС, счет-фактуру имеет право выдать только продавец товаров либо услуг. Таким образом, он документально подтверждает, что сделка продажи реальная, что фактически она имела место. В качестве подтверждения реальности операции продавец обязан оформить счет-фактуру, и вручить ее покупателю. Если он этого не делает, то на него могут быть наложены финансовые санкции. Иногда покупателю не нужен этот документ. Тогда стороны обязаны составить совместный документ об отказе оформлять счет-фактуру.

Основные требования к составлению и применению

В обязательном порядке они составляются на бумажном носителе. Иногда, при необходимости, можно применять и электронную форму. Последнее возможно только по взаимному согласованию сторон, если у них имеются совместимые технические средства, а также существуют одинаковые возможности к приему и дальнейшей обработке. Электронная форма заверяется электронной подписью ответственных лиц.

На основании С-Ф (далее вместо «счет-фактуры») составляются два сводных важнейших налоговых документа, так называемых налоговых регистров. В каждом из них накапливается итоговая информация для расчета итоговых сумм налоговых платежей НДС в бюджет. Первый носит название «Книга учета выставленных счет-фактур». В ней суммируется общая сумма НДС, которую покупатели заплатили продавцу товаров (услуг и т.д.). Второй – Книга выданных счетов-фактур. В ней накапливается результирующая информация о суммах НДС, уплаченных всеми покупателями в целом по продавцу. Разница между первой и второй суммами и есть той величиной НДС, которую продавец обязан уплатить в бюджет.

В теории и практике хозяйственной деятельности имеет место дискуссия – является ли счет-фактура документом первичного учета. Ответ будет отрицательный, если подойти с позиций бухгалтерского учета. Ибо первичные документы фиксируют переход собственности от одной стороны хозяйственной операции на другую. С точки зрения налогового учета, этот документ имеет признаки первичного учета НДС, ибо в нем, впервые на предприятии, фиксируются суммы уменьшения налоговых платежей. На основании совокупности информации из счет-фактур определяются суммы НДС, которые покупатель должен уплатить в бюджет.

Общие требования к заполнению счет-фактур

Вся информация, содержащаяся в документе, может быть представлена в виде семи групп реквизитов.
1.    Номер счет фактуры и дата его составления.
2.    Название продавца и покупателя, их адреса и индивидуальные налоговые номера.
3.    Название грузоотправителя и грузополучателя, их адреса.
4.    Номер платежного поручения, которым перечислен аванс в счет предстоящих поставок.
5.    Валюта платежа.
6.    Наименование объекта продажи (товара, работы, услуги), его количество, название единицы измерения, цена за единицу.
7.    Стоимость сделки продажи (отдельно указываются суммы: без учета НДС; акцизного налога; налоговой ставки НДС; размера НДС; общей стоимости сделки с учетом всех налогов).
8.    Страна происхождения и номер ГТД (в случае, если товар ввозится в РФ).
9.    Подписи должностных лиц, имеющих право на оформление выдачи счет-фактуры.

В хозяйственной практике применяется несколько видов счет-фактур: на реализацию, на аванс, на аванс комитента, на аванс комитенту на покупку, на суммовую разницу. В системе 1С реализацией считается продажа покупателю товаров, предоставление услуг, либо передача любых имущественных прав. В основе таких операций лежит однократное действие по передачи объекта реализации.

 

Первым действием реализации может быть либо передача товара (предоставление услуги, выполнение работы), либо получение оплаты за передачу товара (работ, услуг). Счет-фактура оформляется на ту дату, которая произошла раньше другой. Это может быть либо дата передачи товара (даже если деньги за него не получены). Либо по дате перечисления денег за товар (даже если товар еще не передан).

Счета-фактуры, используемые для минимизации налоговой нагрузки

Счет-фактура на аванс оформляется в случаях, когда покупатель предоставляет продавцу аванс на покупку, предположим, товаров, которые будут поставляться в будущем отдельными партиями и в разные сроки. Аванс является, таким образом, однократной оплатой за товар, который будет поставляться в течение определённого периода.

Счет-фактуры на аванс комитенту оформляется как легальный способ отсрочки налоговых платежей. Мы здесь не будем говорить о сущности таких операций (но для интересующихся предлагаем войти в Google и по ключевому слову КОМИТЕНТ разобраться с их сущностью). Скажем только, что от налогов действительно можно на время освободиться, то есть отсрочить налоговый платеж в бюджет. Однако у собственника товара возникаю риски, что комитент не по назначению использует товар. Поэтому сделки комиссии выполняются только между доверенными лицами. В последующих статьях особенности заполнения таких счет-фактур все же будет рассмотрена.

Счет-фактуры на суммовую разницу создают в случаях, когда в процессе выполнения договора реализации происходят изменения его условий (скажем, изменение цены, сортности, количества поставки). При таких изменениях оказывается измененной общая стоимость договора. А, следовательно, приходится корректировать счет-фактуру (уменьшать либо увеличивать первоначально выписанную сумму).

Заполнение С-Ф каждого вида имеет массу особенностей. Особенно это касается оформления продаж при использовании авансовых платежей. Проблема их заполнения особенно актуально рассматривается в интернете (по сравнению с другими видами С-Ф). Такое внимание вызвано тем, что авансовые расчеты по НДС – это норма, которая появилась практически самое последнее время.

Она появилась в связи с изменениями главы 21 «Налога на добавленную стоимость» НК РФ, вступившими в силу с 1 января 2009 года. Однако эта такой способ расчета относительно редко применяется. И, как правило, крупными плательщиками, которые в состоянии позволить себе такой способ снижения налогового бремени. В массовом порядке используются С-Ф под реализацию.


Образец счета-фактуры на аванс

При перечислении покупателем задатка за оказанные ему услуги или выполненные работы, бухгалтер должен выписать документ бухгалтерского учета, который именуется счет-фактурой на аванс.

 

 

Счет-фактура на аванс

 

На основании данного документа лицо может принять налог на добавленную стоимость к вычету. В соответствии с налоговым законодательством, счет-фактура должна быть выписана не позднее пяти календарных дней с момента перечисления аванса или фактической поставки товара. Форма документа является установленной законом, и изменять ее структуру не может ни одна из сторон.

 

Данная форма утверждена Правительством РФ и является единой как для счет-фактур на аванс, так и для счет-фактур, оформляемых по факту реализации товара.  После оформления, его необходимо зарегистрировать в специально оформленной книге – книге продаж, которая ведется при расчете по НДС. Ее можно оформлять как в электронном виде, так и фиксировать на бумаге.
 

Как правило, счет-фактуру на задаток оформляют и при поставке товара или предоставлении услуг, которые могут осуществляться непрерывно в течение времени, указанного в договоре. Тогда счет-фактуру целесообразно выписывать в конце времени, который прописан в договоре как отчетный.

 

 

Правила заполнения документа

 

Счет-фактура на аванс должна содержать следующие сведения

  1. Порядковый номер документа и дата его составления.

  2. Наименование поставщика и покупателя (полное и сокращенное, которое указано в учредительных документах), индекс места расположения организации, юридический и фактический адрес сторон, КПП, ИНН, ОГРН и иные реквизиты.

  3. Если задаток получен в денежной форме, то указываются все реквизиты платежного документа. Также, необходимо отразить валюту, в которой перечисляются денежные средства и ее код.

  4. Наименование товара, наименование работ или услуг в точном соответствии с тем, которое указано в договоре, а именно в предмете договора. Фиксируем количество товара, стоимость за одну единицу и общую стоимость поставляемой продукции.

  5. Перечисленную сумму аванса, сумму НДС и ставку полностью, т.е. без округления цифр и в точном соответствии с теми суммами, которые указываются на платежных документах.

  6. Подписи сторон (или подписи доверенного лица от организации), печать организации (если имеется).

Счет фактура может составляться письменно, так и с применением электронной техники, а также общая форма может быть напечатана, а оставшиеся графы заполнены от руки. О такой возможности говорит и Постановление Правительства РФ.

 

Ниже расположен типовой образец и бланк счета-фактуры на аванс, вариант которого можно скачать бесплатно.
 

Что такое предварительный биллинг и как его учитывать

Управление денежными потоками имеет решающее значение для вашего бизнеса, а понимание ваших вариантов выставления счетов вашим клиентам и признание того, что выручка является ключевым фактором. Один из способов выставления счетов клиентам для многих предприятий — это предварительное выставление счетов . Предварительный счет — это когда вы выставляете клиенту счет до за предоставление услуги или работы.

Есть много причин, по которым вы можете выбрать предварительное выставление счетов вместо выставления счетов за просрочку.

  • Легко автоматизировать процесс выставления счетов
  • Наличные деньги в наличии до начала работы, обеспечивая при необходимости стартовый капитал
  • Меньше нагрузки на сборы за счет предоплаты
  • Немедленный кредит для новых клиентов
  • Регулярно обновляемое расписание и актуальные платежи для повторяющихся услуг

Следует помнить о некоторых недоброжелателях, особенно если это новый подход для вашего бизнеса и клиентов:

  • Вам может потребоваться возврат или кредит, если работа завершена в рамках бюджета или отменена до завершения
  • Дополнительные расходы должны быть внесены в следующий счет — продление счета за дополнительную работу
  • Иногда клиентов отпугивает авансовый счет, который сначала хочет увидеть стоимость

Как осуществляется авансовый расчет?

Авансовый счет-фактура, по сути, позволяет вам принимать платеж от вашего клиента и в ходе оказания услуги признавать выручку путем связывания обычных счетов-фактур. Это позволяет вам признавать доходы и расходы по проекту в одном периоде главной книги.

Счет-фактура авансового счета обычно состоит из двух отдельных частей: 1) части AR и 2) части начисления.

Раздел счета-фактуры AR действует как обычный счет-фактура, то есть он будет отображаться в вашем отчете об устаревании AR. Но вместо того, чтобы кредитовать счет доходов, он будет проводиться на указанный вами счет отложенного начисления дохода.

Начисляемая часть вашего счета действует как кредитовое авизо.Вы применяете свои обычные счета к полученному первоначальному платежу. В этом случае ваши обычные счета-фактуры не будут проводиться с дебетом в AR, а вместо этого будут проводиться по дебету с вашего назначенного счета отложенного дохода.

Согласно методу начисления, выручка, полученная до получения заработка, отражается как пассив. Если они будут заработаны в течение одного года, они должны быть указаны как текущие обязательства.

Получение и учет авансовых платежей от клиента требует особого внимания к способу внесения записей в ваши бухгалтерские записи. Этот процесс обычно включает определение типа полученного платежа, а затем завершение разноски в главной книге, чтобы после выставления счета за товары и услуги, связанные с платежом, этот платеж мог быть применен должным образом. Некоторые общие шаги, о которых следует помнить, — это то, как вы определяете тип авансового платежа, как вы его учитываете и как сообщать о нем.

Определить вид авансового платежа

Во-первых, уточните вид авансового платежа. Это зависит от того, были ли доставлены товары или услуги.

  • Полученная выручка — это платеж за товары и услуги, которые были частично или полностью доставлены клиенту, но еще не были выставлены в счет-фактуры.
  • Незаработанная выручка — это оплата за товары и услуги, которые будут доставлены и выставлены счета в будущем, и вы еще не предоставили покупателю никаких преимуществ.

Во-вторых, создайте свой счет отложенного дохода. Вы можете подумать, что депозит клиента будет прямым доходом, но, поскольку вы что-то «должны» клиенту, на самом деле это ответственность перед бизнесом.

В-третьих, свяжите авансовый платеж с правильным счетом клиента. Если это новый клиент, создайте учетную запись клиента в бухгалтерских записях. Подробная информация о заработанном или незаработанном доходе должна быть размещена в этой учетной записи.

Счет предоплаты

В своих счетах дебетуйте денежный счет и кредитуйте депозитный счет клиента на ту же сумму. По дебету увеличиваются расходы, активы, такие как наличные деньги или оборудование, и дивидендные счета.Кредиты уменьшают эти счета и увеличивают счета пассивов и капитала.

После оказания услуг высылает заказчику счет. Выставьте счет на сумму ранее внесенного депозита и вычтите ее из общей суммы задолженности. Выручка признается, когда услуги оказываются полностью и клиенту выставлен счет, а не при получении денег.

Затем запишите операцию в бухгалтерском журнале.

  • Зачисление выручки
  • Дебиторская задолженность дебетована
  • Списание вкладов клиентов

Отчетность

Проведите авансовый платеж либо в балансе, либо в отчете о прибылях и убытках, в зависимости от типа платежа.

  • Незаработанная выручка, сумма может быть проведена на балансе компании как обязательство по строке «Незаработанный доход / выручка».
  • Полученная выручка может быть проведена в вашем отчете о прибылях и убытках после отправки счета.

После разноски накладной завершите переходы в бухгалтерских книгах. Это приведет к перемещению незаработанной прибыли из баланса, поскольку теперь ее можно засчитать как платеж по конкретному счету и считать частью дебиторской задолженности за период.

Аналогичным образом, полученный доход может быть перенесен из непогашенной статьи в отчете о прибылях и убытках, примененной к остатку счета.

Авансовый биллинг — это разумный способ управления платежами от клиентов, особенно за повторяющиеся услуги, но для этого требуется некоторое планирование и внимание к вашим счетам, чтобы гарантировать, что вы относите правильные суммы к своему доходу. Это позволяет лучше и точнее прогнозировать денежный поток, а это означает, что у вас есть надежная информация, на которой можно принимать бизнес-решения.

Определение авансового платежа

Что такое аванс?

Авансовый платеж — это тип платежа, который производится с опережением обычного графика, например, оплата товара или услуги до того, как вы их фактически получите. Авансовые платежи иногда требуются продавцами в качестве защиты от неплатежей или для покрытия личных расходов продавца на предоставление услуги или продукта.

Есть много случаев, когда требуются авансовые платежи. Потребители с плохой кредитной историей могут быть обязаны платить компаниям авансом, а страховые компании обычно требуют предоплаты, чтобы распространить покрытие на застрахованную сторону.

Ключевые выводы

  • Авансовые платежи производятся до получения товара или услуги.
  • Во многих случаях авансовые платежи защищают продавца от неплатежа в случае, если покупатель не придет и не заплатит во время доставки.
  • Компании отражают авансовые платежи как активы в своих балансах.
  • Сотовый телефон с предоплатой — это пример предоплаты.

Общие сведения об авансовых платежах

Авансовые платежи — это суммы, выплачиваемые до фактического получения товара или услуги.Причитающийся остаток, если таковой имеется, выплачивается после доставки. Эти виды платежей отличаются от отсроченных платежей или просроченных платежей. В этих случаях товары или услуги сначала доставляются, а потом оплачиваются. Например, сотрудник, которому в конце каждого месяца платят за работу в этом месяце, будет получать отсроченный платеж.

Авансовые платежи отражаются как активы на балансе компании. По мере использования эти активы расходуются и отражаются в отчете о прибылях и убытках за период, в котором они возникли.

Авансовые платежи обычно производятся в двух случаях. Они могут применяться к денежной сумме, предоставленной до согласованного в контракте срока платежа, или они могут потребоваться до получения запрошенных товаров или услуг.

Гарантии авансового платежа

Гарантия авансового платежа служит формой страхования, гарантируя покупателю, что в случае невыполнения продавцом согласованных обязательств в отношении товаров или услуг сумма авансового платежа будет возвращена покупателю. Эта защита позволяет покупателю считать контракт недействительным, если продавец не выполняет его, подтверждая права покупателя на первоначальные уплаченные средства.

Правительства также выплачивают авансовые платежи налогоплательщикам, таким как социальное страхование.

Особенности: авансовые платежи поставщикам

В корпоративном мире компаниям часто приходится вносить авансовые платежи поставщикам, когда их заказы достаточно велики, чтобы обременить производителя. Это особенно актуально, если покупатель решает отказаться от сделки до доставки.

Авансовые платежи могут помочь производителям, у которых нет достаточного капитала для покупки материалов, для выполнения крупного заказа, поскольку они могут использовать часть денег для оплаты продукта, который они будут создавать. Его также можно использовать как гарантию того, что определенная сумма дохода будет получена в результате выполнения крупного заказа. Если от корпорации требуется произвести авансовый платеж, он отражается как предоплата в балансе по методу начисления.

Примеры авансовых платежей

В реальном мире существует множество примеров авансовых платежей.Возьмем, к примеру, мобильные телефоны с предоплатой. Поставщики услуг требуют оплаты услуг сотовой связи, которые будут использоваться клиентом за месяц вперед. Если предоплата не поступит, услуга не будет оказана. То же самое относится к платежам за предстоящую аренду или коммунальные услуги до наступления срока их погашения.

Другой пример относится к правомочным налогоплательщикам США, которые получили авансовые платежи через премиальный налоговый кредит (PTC), предлагаемый в рамках Закона о доступном медицинском обслуживании (ACA).Финансовая помощь помогает гражданам, отвечающим требованиям семейного дохода, оплачивать свое медицинское страхование. Причитающиеся налогоплательщику деньги выплачиваются страховой компании до фактического срока погашения кредита.

От потребителей с плохой кредитной историей также могут потребовать предоставить кредиторам авансовые платежи, прежде чем они смогут приобрести товары или услуги.

авансовых счетов-фактур — Workamajig

Авансовый счет-фактура — это метод выставления счетов, который позволяет вам получать «депозит» от вашего клиента и в ходе проекта / кампании признавать выручку, связывая регулярные счета-фактуры.Это позволяет вам признать доходы и расходы по проекту в течение одного и того же периода GL.

Когда клиенты создаются как часть отношений родительско-дочерней компании, авансовый счет для ребенка или родителя можно использовать для оплаты любого другого дочернего счета.

ПРИМЕЧАНИЕ : Для электронных таблиц счетов в рабочем листе будут доступны только авансовые счета, связанные непосредственно с проектом рабочих листов. Однако, как только счет будет создан, вы сможете связать любой из авансовых счетов клиентов с новым счетом. Новое в Platinum : в электронной таблице счетов вы можете переключаться между авансовыми счетами-фактурами, связанными с проектом и связанными с клиентом.

В этом разделе описывается, что происходит при создании и использовании авансового счета-фактуры. Он также описывает, как кредитовать или закрывать счет AB.

Авансовый счет-фактура отличается от обычного счета-фактуры тем, что в счете-фактуре есть 2 отдельные части: 1) часть AR и 2) часть начисления.

Часть AR действует как обычный счет-фактура, т.е.е. он будет отображаться в вашем отчете об устаревании AR, однако, вместо зачисления на счет доходов, он будет размещен на вашем назначенном счете отложенного начисления дохода.

Часть Начисление действует больше как кредитовое авизо, поскольку вы применяете свои обычные счета к «депозиту». В этом случае ваши обычные счета-фактуры не будут проводиться с дебетованием в AR, а вместо этого будут проводиться по дебету на указанный вами счет отложенного дохода.


Создание авансового счета-фактуры

Есть несколько способов создать авансовый счет-фактуру.Например, на экране «Бюджет проекта / выставления счетов», «На экране кампании», «Создание счета вручную».

Следующие шаги покажут вам, как создать авансовый счет-фактуру вручную. Таким образом, вы можете увидеть все соединяющиеся части.

1. Перейдите в Workamajig> Billing> Today-Billing> щелкните +> Project Advance Bill

.
 

2. Найдите / выберите подходящий проект

 

3. Введите процентное отношение суммы к счету или общей суммы к счету.

 

4. Щелкните Создать счет-фактуру

.
 

5. После этого отобразится счет. При необходимости отредактируйте тему и описание строки и отправьте на утверждение

 

Представленный счет должен быть утвержден и разнесен, чтобы повлиять на главную книгу.

Квитанция клиента вводится и применяется к авансовому счету, затем вы можете использовать авансовый счет для оплаты стандартных счетов для проектов клиента.

Применение авансового счета к счету-фактуре

Чтобы применить авансовый счет, вам нужно будет создать обычный счет. В левом нижнем углу есть раздел, в котором отображается сумма выставления счета непримененного аванса.
1. Щелкните синий значок 0,00, чтобы подключить авансовый счет.

 

2. Выберите соответствующий авансовый счет. При выборе будет применяться полная доступная сумма. Вы можете щелкнуть поле «Примененная сумма», чтобы при необходимости отрегулировать.

 

3.Нажмите кнопку «Применить достижения». Это закроет экран «Добавить авансовые счета» и отобразит список примененных авансовых счетов. Нажмите X, чтобы закрыть, или используйте клавишу ESC

.
 

4. Обратите внимание на изменение в поле Меньше применяемых авансовых счетов.

 

5. Подать / утвердить / разнести счет-фактуру


Обычный рабочий процесс авансового счета и T-диаграммы

Пр. 1 — Вы хотите попросить у своего клиента 50% депозит за работу на 1000 долларов, поэтому вы создаете авансовый счет на 500 долларов.

После публикации вы увидите следующее:

Счет Дебетовая Кредит
Дебиторская задолженность 500
Начисление авансовых счетов 500

Клиент платит вам сразу всю сумму. После публикации вы увидите следующее:

Счет Дебетовая Кредит
Наличные 500
Дебиторская задолженность 500

На данный момент часть AR в авансовом счете закрыта, однако в начислении AB осталось еще 500 долларов.

В следующем месяце вы выполните работу на 250 долларов. Вы создаете обычный счет и применяете авансовый счет-фактуру.

После публикации вы увидите следующее:

Счет Дебетовая Кредит
Начисление авансовых счетов 250
Позиция Валовая выручка 250

В следующем месяце вы выполняете оставшуюся работу на сумму 250 долларов. Вы создаете обычный счет и применяете авансовый счет.

После публикации вы увидите следующее:

Счет Дебетовая Кредит
Начисление авансовых счетов 250
Позиция Валовая выручка 250

На этом этапе использовалась часть начисления авансового счета-фактуры. Таким образом, счет считается закрытым.

Итого: у вас дебет в наличные = 500 долларов и кредит на валовой доход / продажи = 500 долларов


Создание кредита для авансового счета и T-Charts

Пр. 2 — Вы просите 100% депозит за работу в 1000 долларов. Однако они платят только 500 долларов депозита и отказываются платить больше.

Это означает, что вам нужно будет списать часть AR и кредитовать часть начисления, чтобы закрыть счет.

Сначала вы создаете счет-фактуру депозита.

При публикации вы видите следующее:

Счет Дебетовая Кредит
Дебиторская задолженность 500
Начисление авансовых счетов 500
Наличные 500
Дебиторская задолженность 500
Начисление авансовых счетов 250
Позиция Валовая выручка 250
Начисление авансовых счетов 250
Позиция Валовая выручка 250
Счет Дебетовая Кредит
Дебиторская задолженность 1000
Начисление авансовых счетов 1000

Клиент сразу платит 500 долларов.После публикации вы увидите следующее:

Счет Дебетовая Кредит
Наличные 500
Дебиторская задолженность 500

Вы выполняете работу на сумму 500 долларов и выставляете клиенту счет. После публикации вы увидите следующее:

Счет Дебетовая Кредит
Начисление авансовых счетов 500
Позиция Валовая выручка 500

Затем клиент прекращает работу, и проект считается завершенным.Поскольку авансовый счет был на сумму 1000 долларов, вам нужно открыть счет на авансовый счет и щелкнуть вкладку «Кредит», расположенную в правом верхнем углу экрана. Это приведет к созданию 2 счетов-фактур: один счет-фактура очистит сумму начисления, другой очистит сумму AR на ту же сумму, что и начисленная сумма.

Когда вы утвердите и проведете оба этих счета, вы увидите следующие

Счет Дебетовая Кредит
Рельеф AR
Дебиторская задолженность -500
Позиция Валовая выручка -500
Помощь при начислении
Начисление авансовых счетов 500
Позиция Валовая выручка 500

ПРИМЕЧАНИЕ : Этот же метод будет использован, если вы по ошибке создали счет на предварительный счет, и клиент решил не использовать его. Поскольку вы уже учли это в конце месяца, это позволит вам задокументировать это изменение в более поздний период. Если он не использовался в тот же период, вы можете просто удалить счет.


Списание

Если бы клиент ничего не заплатил, вышеуказанный шаг позаботился бы только о 500 долларах в AR. Вам потребуется выполнить дополнительный шаг: открыть счет на авансовый счет и щелкнуть вкладку «Списание», расположенную в верхней правой части экрана. В результате оставшиеся 500 долларов будут переведены на ваш назначенный счет безнадежной задолженности.


Налог с продаж и авансовые счета-фактуры

Поскольку авансовый счет-фактура считается в системе счетом-фактурой, вы можете установить налоговые ставки и выбрать, будет ли строка отслеживать налог с продаж. Однако стоит ли вам использовать эту функцию или нет, будет зависеть от налогового законодательства в вашем регионе. Если этот параметр выбран, сумма налога будет отслеживаться до периода, установленного Датой проводки авансового счета-фактуры. Вот почему важно, чтобы вы приняли решение о том, как лучше всего учитывать налог с продаж при использовании авансового счета-фактуры.

Следует ли отслеживать налог с продаж с помощью функции «Налог с продаж 1/2» в моем счете на предварительный счет?

Существует 2 метода уплаты налога с продаж в отношении авансового счета. Используемый метод зависит от налоговых правил, установленных вашим местным налоговым органом

.
  1. Налог с продаж уплачивается только тогда, когда «Продажа» признана в GL : Этот метод типичен для большинства регионов США. Пожалуйста, подтвердите в местном налоговом органе.
    Поскольку налог будет признан в момент подачи вами Обычного счета-фактуры, вам следует НЕ отметить поле «Налог с продаж 1/2» в строке Предварительный счет-фактура.Вместо этого вы добавите дополнительную строку в авансовый счет-фактуру до утверждения / проводки счета-фактуры. Эта дополнительная строка будет иметь название строки «Налог с продаж» и описание, определяющее, для чего она предназначена. Вам нужно будет вручную рассчитать значение этой строки, используя соответствующий процент налога с продаж.
    Почему? При использовании этого метода вы запрашиваете всю сумму счета и налога, но будете отслеживать эту сумму на своем счете для начисления авансовых счетов. Таким образом, вся сумма может быть использована как для налогооблагаемых, так и для необлагаемых налогом счетов-фактур.При применении к обычному счету настройки обычного счета-фактуры для налогов будут использоваться для отслеживания применимых налогов на основе даты разноски обычного счета-фактуры для налога с продаж и налога с продаж, подлежащего уплате в течение этого периода. Любую неиспользованную сумму авансового счета можно легко вернуть клиенту, и никаких изменений в ваших налоговых отчетах в налоговый орган не потребуется.
  2. Налог с продаж уплачивается в момент создания счета. : Этот метод типичен для многих регионов за пределами США. Когда функции налога с продаж 1/2 реализованы в счете-фактуре авансового счета, сумма налога будет немедленно отображаться в отчете по налогу с продаж на основе Даты проводки счета-фактуры авансового счета и, следовательно, будет подлежать уплате налоговому органу. ПРИМЕЧАНИЕ : Сумма налога с продаж, полученная по авансовому счету-фактуре, может использоваться только для налога с продаж. Его нельзя использовать для оплаты суммы строки до налогообложения или без налогообложения. Налог с продаж, собранный и уплаченный в авансовом счете-фактуре, появится в отчете по анализу налога с продаж. Любой налог на счета-фактуры выручки, примененный к авансовому счету с налогом с продаж, не будет отображаться в отчете по анализу налога с продаж, поскольку он уже был указан в исходном счете-фактуре авансового счета.

Для получения полной информации о каждом сценарии, пожалуйста, просмотрите: Налог через авансовый счет


Как закрыть / аннулировать авансовый счет, который никогда не будет использован

  1. Создайте новый счет для постоянного клиента, который соответствует настройке авансового счета (тот же клиент, сумма, проект и т. Д.).
  2. Добавьте строку в новый счет-фактуру для суммы аванса. Заполните учетную запись GL на счету продаж (помните, какой счет использовался).
  3. Примените этот новый счет к авансовому счету. Это уменьшит непримененную сумму до 0 долларов. Разместите счет-фактуру.
  4. Откройте авансовый счет. Убедитесь, что он опубликован. Затем нажмите «Списать».
  5. Появится новый счет со строкой, указывающей на ваш счет безнадежных долгов. Открытая сумма аванса теперь снижена до 0 долларов.
  6. Измените учетную запись GL в соответствии с учетной записью, использованной в новом счете-фактуре из шага 2.Разместите счет-фактуру.
  7. Все готово. Убедитесь, что все три счета опубликованы, чтобы они отражались в ваших финансовых отчетах.

Чего нельзя делать при использовании авансового счета

1) Никогда не используйте Транзакции по авансовому счету : поскольку авансовый счет считается депозитом, никогда не будет никаких фактических транзакций, связанных со счетом AB.

2) Никогда не применяйте кредитовое авизо к стороне начисления авансового счета. : кредитовое авизо считается кредитом для AR, оно должно быть связано со счетом через раздел оплаты.Сторона начисления может быть освобождена только через счет-фактуру с положительной суммой в долларах, примененный через раздел счета-фактуры счета-фактуры AB.


I Использование кассового учета

Кассовый учет будет проводиться немного иначе, чем метод начисления. Как вы знаете, транзакции не распознаются до тех пор, пока квитанция не будет проведена по счету-фактуре. Это также верно для стороны AR в авансовом счете-фактуре.
Пр. Далее мы создадим авансовый счет

на сумму 2000 долларов.
Деталь проводки поступления по кассовому методу
Дебетовая Кредит
Банк 2000
Счет начисления авансовых счетов 2000

Примечание : квитанция проводится по счету начисления авансового счета, а не по счету AR или счету продаж

Теперь вы связываете обычный счет на 2000 долларов со счетом на авансовый счет

.
Проводка регулярного счета по кассовому методу
Дебетовая Кредит
Счет начисления авансовых счетов 2000
Счет продаж 2000

Примечание: Дата проводки счета-фактуры будет определять дату, когда вы увидите проводки в GL на кассовой основе.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ: До тех пор, пока поступление не будет разнесено в счет-фактуру авансового платежа, в обычном счете-фактуре не будет никаких подробностей разноски на кассовой основе.

Предварительные счета — Chargebee Docs

Некоторые модели подписки позволяют вносить авансовые платежи за определенное количество будущих условий подписки за неделю или две до начала подписки. Это сделано для того, чтобы спланировать или составить бюджет для своевременной доставки или учесть внезапный рост спроса на невозобновляемую подписку.

Если вы используете бизнес-модель, которая требует предварительного выставления счетов, эта функция позволяет оптимизировать процесс выставления счетов за счет авансовых счетов, которые подходят вам и вашим клиентам.

Авансовый счет отличается от обычного (одноразового) счета тем, что позволяет вам собирать платежи по одному или нескольким условиям подписки одновременно. Вот образец авансового счета, который включает три условия выставления счетов, выставляемых вместе:

Дополнительно авансовый счет содержит следующую информацию:

  • Даты, указывающие, когда начинается и заканчивается каждый оплачиваемый срок, поэтому продолжительность будущих условий оплаченной подписки ясна.
  • Дата следующего выставления счета, чтобы ваш клиент знал, когда он будет платить в следующий раз.

Помимо создания единого авансового счета-фактуры для одного или нескольких условий подписки в будущем, вы также можете настроить график авансового выставления счетов для автоматизации создания нескольких авансовых счетов-фактур в будущем для подписки.

Формирование авансового счета

Вы можете сгенерировать авансовый счет для существующей подписки на вашем сайте Chargebee, выполнив следующие действия:

  1. Перейдите на страницу сведений о подписке и щелкните Bill Future Renewals на вкладке Actions .

  2. В диалоговом окне Bill Future Renewals укажите количество продлений, за которое вы хотите взимать плату. Например, если вы используете ежемесячную подписку и хотите выставить счет своему клиенту за следующие три срока, введите «3» в поле «Количество продлений».

  3. Вы также можете дополнительно настроить График авансового выставления счетов, чтобы запланировать автоматическое создание авансовых счетов для дальнейшего продления в будущем.

  4. Вы можете выбрать опцию Добавить к невыплаченным расходам , если для авансовых счетов включены невыплаченные сборы. Вместо того, чтобы выставлять счет сразу, авансовые платежи добавляются к не выставленным счетам и могут быть выставлены в счет позже.

  5. Щелкните Preview Changes , чтобы просмотреть условия, налоги, купоны в счете, и щелкните Generate .

Предоставление авансового счета на определенное количество условий в будущем для подписки позволяет вашему клиенту оплачивать эти условия авансом.Однако, когда этот срок подходит к концу и вы хотите повторить тот же авансовый счет-фактуру, вместо того, чтобы держать напоминание вручную, вы можете настроить предварительный график выставления счетов для подписки.

Настройка графика предварительного выставления счетов

При создании авансового счета для подписки вы можете дополнительно настроить график авансового выставления счетов, чтобы запланировать автоматическое создание авансовых счетов для дальнейшего продления подписки в будущем.

Примечание

  • Пожалуйста, свяжитесь со службой поддержки Chargebee, чтобы воспользоваться этой функцией.
  • Напоминание для авансовых счетов-фактур должно быть настроено для правильной работы графика авансового выставления счетов. Если напоминание не включено и сбор платежа не выполняется, счет не создается.

Вы можете настроить график авансового выставления счетов, выполнив следующие действия:

  1. Перейдите на страницу сведений о подписке и щелкните Bill Future Renewals на вкладке Actions .

  2. В диалоговом окне Bill Future Renewals нажмите Настроить график авансового выставления счетов .

  3. В разделе «Как вы хотите создавать авансовые счета-фактуры» вы можете выбрать один из следующих вариантов:

    • В определенные даты — Вы можете запланировать создание до пяти авансовых счетов-фактур, которые будут созданы в определенные даты, указав Число циклов выставления счетов для выставления счетов и Вкл. Для каждого счета-фактуры. Эти даты должны быть в пределах как минимум одного дня после последнего продления и за один день до последней даты продления, на которую выставляется авансовый счет.

    • С фиксированным интервалом — Вы можете запланировать создание будущих авансовых счетов через регулярные промежутки времени в течение срока действия подписки.

      • Укажите счет-фактуру за количество циклов выставления счетов — Частота авансового счета основана на количестве циклов выставления счетов, которые выставляются каждый раз в течение срока действия подписки. Например, рассмотрим подписку на ежемесячный план с 12 платежными циклами.При планировании авансовых счетов-фактур для этой подписки, когда вы указываете количество циклов выставления счетов для выставления счета в каждом авансовом счете равным 3, авансовые счета-фактуры планируются с ежеквартальной периодичностью. Если вы укажете, что количество циклов выставления счетов для каждого авансового счета равно 5, запланированы 3 авансовых счета. В то время как первые два авансовых счета выставляются на 5 циклов выставления счетов каждый, 2 оставшихся платежных цикла корректируются в окончательном авансовом счете, который планируется.
      • Укажите Количество дней до продления подписки для создания счета. — Укажите количество дней до продления подписки, если вы хотите сгенерировать авансовый счет.В зависимости от периодичности плана вы можете указать количество дней следующим образом:
        • Еженедельная частота — для еженедельного частотного плана можно указать не более 5 дней.
        • Ежемесячная частота — для ежемесячного частотного плана можно указать не более 25 дней.
        • Годовая частота — для годового частотного плана можно указать не более 363 дней.
      • Когда вы хотите закончить это расписание? — Выберите, когда вы хотите остановить предварительный график выставления счетов.
        • Окончание — Вы можете ввести конкретную дату, когда график авансового выставления счетов подойдет к концу.
        • После — график авансового выставления счетов автоматически завершится после указанного количества повторов.
        • По окончании подписки — расписание продолжает формировать авансовые счета до тех пор, пока не закончится подписка.
  4. Нажмите Продолжите .

  5. Щелкните Предварительный просмотр всех счетов-фактур , чтобы просмотреть условия, налоги и дополнительные элементы (например, купоны и дополнения) в каждом счете-фактуре, и нажмите Подтвердить .

Примечание

  • Хотя налоги показаны в предварительном просмотре, фактические налоги для авансового счета указаны в соответствии с налогами, применяемыми на момент создания счета.
  • Напоминание для авансового выставления счетов должно быть включено до планирования авансовых счетов.

Редактирование графика авансового выставления счетов

Вы можете просмотреть авансовый счет, созданный на соответствующей странице сведений о подписке, вместе с графиком авансового выставления счетов (если он настроен) для подписки.

Вы можете редактировать расписание в любое время по мере необходимости, выполнив следующие действия:

  1. На странице сведений о подписке щелкните Изменить расписание выставления счетов .
  2. Во всплывающем окне отображается список авансовых счетов, запланированных для подписки. Вы можете нажать Edit .
  3. На странице Редактировать график выставления счетов вы можете внести необходимые изменения.
  4. Щелкните Proceed и щелкните Confirm , чтобы применить изменения к расписанию.
  5. Вы можете Предварительный просмотр обновленного графика выставления счетов и щелкнуть Создать .

Настройка параметров предварительного счета

По умолчанию для подписок можно создавать авансовые счета. Чтобы настроить поведение создаваемых авансовых счетов, выполните следующие действия:

  1. Щелкните Settings > Configure Chargebee > Billing > Advance Invoices .

  2. На странице «Предварительные счета-фактуры» можно включить настройку «Создавать обновленный авансовый счет-фактуру при изменении подписки с предварительной оплатой ». Вы можете выбрать источники, в которых при внесении изменений в подписку будет создан обновленный авансовый счет, который будет отправлен клиентам. Вы можете выбрать один или несколько из следующих источников:

    • Интерфейс Chargebee
    • Chargebee API
    • Портал самообслуживания
  3. Кроме того, вы можете щелкнуть значок с многоточием и выбрать Разрешить переопределение через интерфейс Chargebee .Если переопределение разрешено, пользователи смогут изменять настройку по умолчанию на уровне подписки.

  4. Если вы настроили выставление счетов календаря на своем сайте Chargebee, вы можете включить настройку в разделе Счета календаря , чтобы согласовать предварительный график выставления счетов с конфигурацией выставления счетов календаря.

  5. Щелкните Применить , просмотрите внесенные изменения и щелкните Подтвердить .

Изменения в подписке и авансовые счета

Изменения в подписке

могут быть выполнены через пользовательский интерфейс Chargebee, Chargebee API или вашими клиентами через портал самообслуживания.Изменения, внесенные в подписку с предоплатой, могут повлиять на одно или все из следующего:

  • Авансовый счет-фактура, который уже был оплачен.
  • График авансового выставления счетов.

Если вы включили необходимые настройки для создания обновленного авансового счета при редактировании подписки, Chargebee дает вам возможность генерировать обновленный авансовый счет вместе с изменениями подписки.

Если вы выберете «Да», будет создан обновленный авансовый счет, который включает текущие платежи за срок, возникшие в результате изменений подписки, и обновленные авансовые платежи. Кредиты автоматически зачисляются на этот счет.

Если для подписки запланировано предварительное выставление счетов, расписание удаляется или сохраняется в зависимости от изменений подписки, как показано ниже:

  • Расписание удаляется при изменении частоты выставления счетов или даты следующего выставления счетов.
  • График не удаляется при изменении количества или цены плана / дополнения. Chargebee отображает возможность обновить авансовый счет в соответствии с настройкой.

Когда подписка с авансовыми платежами приостанавливается, авансовые платежи выдаются клиенту в виде кредитов, а график авансового выставления счетов (если применимо) удаляется.

Когда подписка с предоплатой отменяется, авансовые платежи выдаются клиенту в качестве кредита во время отмены подписки, и график авансового выставления счетов (если применимо) немедленно удаляется. Однако, если отмена подписки запланирована на будущее, авансовые платежи за цикл выставления счетов, выходящие за рамки запланированной отмены, выдаются в виде кредитов. График выставления счетов, выпадающий после отмены подписки, удаляется.Однако график авансового выставления счетов, который выпадает до запланированной отмены, остается неизменным.

Ниже приведен пример, чтобы понять, как отмена подписки влияет на график авансового выставления счетов:

Пример

Рассмотрим ежемесячную подписку, которая продлевается в начале каждого месяца.

10 января вы создаете авансовый счет (для расчетных циклов в феврале, марте и апреле) вместе с созданием ежеквартального графика авансового выставления счетов.Планируется, что авансовые счета будут выставляться каждые три месяца.
Авансовый счет №1 (10 января) — февраль, март и апрель.
Авансовый счет № 2 (1 мая) — май, июнь и июль.
Авансовый счет № 3 (1 августа) — август, сентябрь и октябрь.
Авансовый счет №4 (1 ноября) — ноябрь, декабрь, январь; и так далее.

При отмене подписки 15 мая, вступающие в силу немедленно, изменения аванса, внесенные в авансовый счет за май, июнь и июль, выдаются клиенту в качестве кредита во время отмены, и график немедленно удаляется.

Если в мае месяце подписка планируется отменить, начиная с 20 ноября, график авансового выставления счетов с ноября удаляется. Счета-фактуры выставляются до 1 августа согласно графику. При фактической отмене, 20 ноября, график авансового выставления счетов удаляется.

Если параметр отключен для создания обновленного счета при изменении подписки, авансовые платежи возвращаются клиенту в виде кредитовых авизо.Вы можете вручную создать новый авансовый счет для подписки, чтобы учесть внесенные изменения.

В следующей таблице показано влияние всех схем изменения подписки на авансовый счет и график предварительного вызова подписки:

Примечание

Удаление не выставленных счетов для условий авансового счета:

При удалении не выставленных счетов по подписке для условий авансового выставления счетов не выставленные счета последующих условий удаляются автоматически, в то время как не выставленные счета за предыдущие месяцы остаются.

Консолидированные счета для авансовых счетов

Один клиент может подписаться на два или более ваших продукта / услуг через несколько подписок. Вместо того, чтобы выставлять и отправлять несколько счетов для каждой подписки одному и тому же клиенту, вы можете объединить все расходы в один счет, включив функцию консолидированного счета в Chargebee.

Когда вы включили консолидированное выставление счетов на своем сайте Chargebee, авансовые счета, выставленные по нескольким подпискам для одного и того же клиента, могут быть объединены в один счет (при условии, что подписки и не выставленные счета соответствуют предварительным условиям консолидации счетов).

Неоплаченные расходы по авансовым счетам

Chargebee позволяет настроить не выставленные счета для авансовых счетов. Чтобы включить не выставленные счета для авансовых счетов на вашем сайте, выполните следующие действия:

  1. Щелкните Settings > Configure Chargebee > Unbilled Charges .
  2. Вы можете выбрать либо счет-фактуру сразу, либо добавить их к невыплаченным расходам при создании авансовых платежей.
  3. Щелкните Применить > Подтвердите , чтобы сохранить изменения.

Пользователи могут переопределить эти настройки по умолчанию при создании платежей в интерфейсе Chargebee. Однако, если вы хотите запретить им это делать, щелкните значок с многоточием и отключите переключатель Разрешить переопределение через интерфейс Chargebee .

Напоминание об авансовых счетах

Примечание

Напоминание для авансовых счетов должно быть настроено для правильной работы графика авансового выставления счетов. Если напоминание не включено и сбор платежа не выполняется, счет не создается.

Чтобы включить напоминание для авансовых счетов на вашем сайте Chargebee, выполните следующие действия:

  1. Щелкните Settings > Configure Chargebee > Dunning for Online / Offline Payments > Dunning for cards, e-wallet payment .
  2. Напоминание для авансовых счетов : включение этой опции запускает напоминания для авансовых счетов.
    • Когда условия в авансовом счете-фактуре выполняются, то последнее действие, упомянутое в «Когда заканчивается период напоминания, что происходит со счетом-фактурой / подпиской?» осуществляются.
    • Однако, если условия в авансовом счете еще не вступили в силу, подписка не отменяется (даже если в процессе напоминания настроена отмена). Вместо этого отмена запланирована на конец текущего срока, и полная сумма будет возвращена в виде кредитной ноты. Если платеж еще не был получен, создается корректировочная кредитная нота. Если платеж был получен частично, полученная сумма возвращается в виде возвращаемой кредитной ноты, а оставшаяся часть возвращается в качестве корректировочной кредитной ноты.

Примечание

  • Предварительное выставление счетов не поддерживается для пользователей Dunning v1.
  • Когда авансовые платежи добавляются к невыплаченным расходам, они подчиняются обычным правилам напоминания и не учитываются в правилах напоминания авансовых счетов.

1. Если авансовый счет был сформирован неправильно, как его изменить?

Вы не можете изменить уже созданный авансовый счет. Однако вы можете «аннулировать» счет и создать новый.
Однако, если вы уже получили платежи по счету, не забудьте удалить платеж, прежде чем аннулировать счет.

2. Какая дата указывается в авансовом счете?
В авансовом счете будет указана дата его создания. В позициях счета-фактуры будет указан период, за который они были выставлены.
Например, если у вас есть ежемесячная подписка, которая возобновляется 22 числа каждого месяца, авансовый счет на следующие два месяца, созданный 22 февраля, будет содержать две позиции: Серебряный план на расчетный период с 22 марта по 22 апреля и Серебряный план на расчетный период с 22 апреля по 22 мая. Дата выставления счета — 22 февраля

г.

3. Как применяются купоны?

Если вы настроили купоны, применимые к подписке, для которой был создан авансовый счет, они будут применены автоматически. Обратите внимание, что они будут применяться как обычно — за семестр.

Пример

Если вы выставляете счет за следующие три условия с помощью авансового счета и у вас есть купон на 10 долларов, применимый к каждому сроку, к авансовому счету будет применена купонная сумма в 30 долларов.

Одноразовые купоны — Одноразовые купоны применяются только в том случае, если они действительны на момент создания авансового счета для подписки. Если одноразовый купон действителен, он будет применен к общей сумме авансового счета и не будет применяться на срок.

Пример

Если вы взимаете с клиента плату за следующие четыре условия (где один термин стоит 100 долларов) и у вас есть одноразовый купон на 50 долларов, действительный на момент создания авансового счета, сумма купона в размере 50 долларов будет применена к на общую сумму 400 долларов.

Купоны с ограниченным сроком — Купон с ограниченным сроком применяется к авансовому счету, только если он действителен в течение всего срока, указанного в счете.

Пример

Авансовый счет создается для подписки на следующие пять сроков, где один срок составляет один месяц, то есть пять месяцев. Если купон с ограниченным сроком действия действителен в течение менее пяти месяцев с момента создания счета, он не будет применяться к окончательной сумме счета.Если купон с ограниченным сроком действия действителен в течение периода времени, превышающего пять месяцев с момента создания счета, он будет применяться в зависимости от типа скидки.

В следующей таблице показана применимость купонов для авансовых счетов в зависимости от их срока действия:

Размер купона Срок действия купона Срок действия авансового счета (5 триместров) Будет ли купон применяться к авансовому счету?
$ 50 Следующие 3 месяца Ближайшие 5 месяцев
65 долл. США Следующие 12 месяцев Ближайшие 5 месяцев Есть

Шаблон расширенного счета

Вы найдете все необходимое (и еще кое-что) в расширенной форме счета-фактуры Invoice Home.С более чем 100 уникальными дизайнами, созданными опытными графическими дизайнерами и под наблюдением бизнес-профессионалов, вы гарантированно найдете современный стиль счета, который будет соответствовать вашему бизнесу. Создайте счет-фактуру того же цвета, что и ваш логотип, или вы даже можете загрузить свой собственный логотип компании в свой счет. Не беспокойтесь, если у вас еще нет готового логотипа для своей компании или вы являетесь индивидуальным фрилансером, поскольку в настоящее время мы предлагаем более 500 готовых логотипов различных цветов, которые вы можете выбрать для добавления в счет.Ваши клиенты будут настолько впечатлены, что ваша компания будет обращать внимание на мелкие детали, такие как дизайн их счетов-фактур, что они будут чувствовать себя комфортно, имея с вами дело, и продолжат вести с вами дела.

Все необходимое

Если вам нужна дополнительная информация в вашем счете для деловых целей, налоговых целей или даже если вы хотите быть как можно более подробными, наша расширенная форма счета-фактуры поможет вам. Все наши 100 расширенных шаблонов счетов-фактур оснащены неограниченным пространством для символов, что означает, что вы можете написать в своем счете столько, сколько душе угодно.Наше поле «Условия использования» полностью расширяемо, так что вы можете записывать любую информацию о транзакции, сведениях о клиенте или соглашениях, заключенных с клиентом, в одном месте. Кроме того, в нашей расширенной форме больше полей, чем в основной форме, включая цену за единицу, номер заказа на поставку, дату оплаты и отдельные области «выставить счет» и «отправить», чтобы упростить учет. Если вам нужно создать только базовый счет-фактуру, вы можете легко переключиться на нашу базовую форму счета-фактуры одним щелчком мыши. У нас есть варианты для каждого необходимого вам счета.

Для каждого клиента

Если вы ведете бизнес в глобальном или национальном масштабе, не у всех ваших клиентов будет одинаковый язык, налоговые потребности или даже валюта. К счастью, наша расширенная форма позволяет настраивать каждую область. Все наши формы доступны на семи популярных языках, а каждый шаблон включает более 150 мировых валют. А еще лучше, вы можете изменить форматирование валюты на то, что будет проще для ваших клиентов.Что касается налогов, вы можете добавить несколько налогов к товару, чтобы отразить налоги вашего региона, или добавить таможенный налог, чтобы отразить налоги в районе вашего покупателя. С помощью нашей расширенной формы счета-фактуры вам больше никогда не придется отказывать покупателю из-за местоположения.

Храните все в одном месте

Когда вы создаете учетную запись в Invoice Home, вы автоматически получаете доступ к нашему неограниченному облачному хранилищу, где вы можете сохранять столько счетов, сколько вам нужно. После создания счета-фактуры наша безопасная система автоматически копирует их в вашу учетную запись: не нужно беспокоиться об удалении или забывании сохранить счет-фактуру! Поскольку наша система работает через Wi-Fi, вы можете получить доступ к своей учетной записи, где бы у вас ни было подключение к Интернету, даже через свой телефон с помощью нашего удобного мобильного приложения. Теперь вы можете выставить счет в офисе на рабочем столе, отредактировать его на портативном компьютере во время консультации с клиентом и отправить его со своего телефона по дороге домой.

10 расширенных советов по выставлению счетов, чтобы получать выплаты еще быстрее

Воспользуйтесь этими 10 расширенными советами по выставлению счетов, чтобы улучшить рабочий процесс, сэкономить время и быстрее получать оплату.

Вы уже давно составляете и отправляете счета своим клиентам. И хотя создание счета в облаке и получение оплаты через Интернет — это фантастика, вам нужны расширенные советы по выставлению счетов, чтобы закрутить гайки.

В конце концов, вы чувствуете, что выставление счетов может быть еще проще, быстрее и лучше интегрировано с другими основными сферами бизнеса, такими как управление проектами.

Хорошая новость в том, что с FreshBooks это возможно. Вот 10 дополнительных советов по выставлению счетов за использование FreshBooks, которые улучшат ваш рабочий процесс и помогут вам получать оплату еще быстрее.

Дополнительные советы по выставлению счетов для улучшения рабочего процесса

Получите максимальную отдачу от облачного учета FreshBooks с помощью этих пяти расширенных советов по выставлению счетов.

1. Скопируйте существующий счет-фактуру

Если вам нужно создать счет-фактуру, который будет таким же или похожим на предыдущие, вы знаете, насколько сложно воссоздать его с нуля. К счастью, вам не придется проделывать всю эту тяжелую работу, если вы используете функцию дублирования счетов FreshBooks.

Просто откройте любой существующий счет, нажмите «Дополнительные действия», а затем «Дублировать» в раскрывающемся меню.

Номер счета-фактуры обновляется автоматически, и теперь у вас есть новый счет-фактура, в котором отображается все предыдущее содержимое. Редактируйте, сколько душе угодно, не открывая каждый раз пустой счет.

Дополнительные сведения см. В разделе часто задаваемых вопросов службы поддержки.

2. Настройка повторяющихся счетов-фактур

Представьте, что вы создаете счет-фактуру, который отправляется вашим клиентам на автопилоте, и при этом вам не нужно даже пальцем пошевелить. В этом заключается сила повторяющихся счетов-фактур: счета-фактуры, которые вы отправляете своим клиентам по повторяющемуся графику.

Эти счета ускоряют оплату, улучшают рабочий процесс и высвобождают время для других, более важных деловых операций. Они подходят, если вы работаете в сфере услуг, которая выставляет счета за фиксированное количество часов каждый месяц или предлагает клиентам пакеты услуг.

Чтобы начать работу с повторяющимися счетами, просто включите функцию при создании нового счета в FreshBooks:

Дополнительные сведения см. В разделе часто задаваемых вопросов службы поддержки.

3. Внести отслеживаемое время в счет-фактуру

Вы выставляете счет почасово или у вас есть сотрудники, которые выставляют счет почасово?

FreshBooks не только позволяет отслеживать время по проектам и клиентам, но и позволяет конвертировать это отслеживаемое время в счет-фактуру.Эта интеграция улучшает ваш рабочий процесс, поскольку вы не переключаетесь между приложениями и помогает точно фиксировать все оплачиваемые часы.

Чтобы создать счет на основе отслеживаемого времени, нажмите «Учет времени» в левом меню и «Создать счет-фактуру» в верхнем меню.

Дополнительные сведения см. В разделе часто задаваемых вопросов службы поддержки.

4. Пересчитайте свои расходы

Нести расходы от имени клиента — не редкость. В этих случаях вам нужен простой способ вернуть эти расходы своему клиенту для возмещения этих затрат. С FreshBooks это совсем несложно.

  • Щелкните «Расходы» в левом меню и выберите существующий расход или создайте новый. Затем отметьте расход как подлежащий оплате.
  • Затем назначьте клиента на эти расходы.
  • Теперь создайте счет-фактуру, который вы назначаете тому же клиенту, которому вы назначили оплачиваемый расход. При редактировании счета-фактуры нажмите «Добавить строку».
  • Неучтенные расходы теперь будут отображаться для этого клиента. Выберите его, отредактируйте счет и нажмите «Отправить».

Дополнительные сведения см. В разделе часто задаваемых вопросов службы поддержки.

5. Быстро превратите смету или предложение в счет-фактуру
Смета

— отличный способ начать новые проекты с существующими клиентами, а предложения помогут вам выиграть новый бизнес.

Оба эти документа имеют решающее значение для выполнения проектов в срок и в рамках бюджета, а также для обеспечения успеха проекта.

Но успех любого проекта зависит не только от его реализации, но и от выставления счетов и получения оплаты.Потому что давайте посмотрим правде в глаза: если вы выполняете работу и не получаете зарплату, ваш бизнес в конечном итоге станет неустойчивым.

Вот почему нужно связать сдачу проекта и получение оплаты. FreshBooks создает эту связь, позволяя превратить смету или предложение в счет-фактуру несколькими простыми щелчками мыши. Как только ваш клиент просмотрит один из этих документов, нажмите «Дополнительные действия», пока он открыт, и выберите «Преобразовать в счет-фактуру».

Откроется страница нового счета.Отредактируйте счет по своему усмотрению и нажмите «Отправить».

Дополнительные сведения см. В разделе часто задаваемых вопросов службы поддержки здесь и здесь.

Дополнительные советы по выставлению счетов для более быстрой оплаты

Получайте платежи еще быстрее с этими расширенными советами по выставлению счетов:

6.
Напоминания о поздних платежах

Если клиент опаздывает с оплатой счета, иногда все, что ему нужно, — это подтолкнуть его в правильном направлении. Введите напоминания о просрочке платежа.

Хотя вы можете отправлять эти напоминания по электронной почте, это открывает вам только возможные неловкие денежные разговоры — и кто этого хочет.Лучшим подходом является использование функции напоминания о просрочке платежа FreshBooks, которая позволяет вам устанавливать эти напоминания при создании нового клиента или счета-фактуры.

Эти напоминания будут отправлены автоматически, и вы не поднимете пальца и не будете беспокоиться о том, чтобы выполнить неудобную задачу по вводу электронного письма. Вы также можете отправить до трех напоминаний о просрочке платежа и указать точное количество дней после отправки счета для отправки этих напоминаний.

Дополнительные сведения см. В разделе часто задаваемых вопросов службы поддержки.

7. Комиссия за просрочку платежа

Когда автоматические напоминания о просрочке платежа неэффективны для побуждения клиентов к оплате, возможно, пришло время поднять ставку и взимать плату за просрочку платежа. Мы используем слово «может», потому что взимание пени за просрочку платежа — не всегда хорошая идея, и иногда рекомендуется более мягкий подход.

Например, у клиента могут быть личные проблемы или он не может оплатить счет из-за непредвиденных обстоятельств. Вы должны оценить каждую ситуацию, чтобы определить, подходит ли плата за просрочку платежа.

Если вы решите, что это так, то вам остается только решить, сколько взимать. Ознакомьтесь с законами своего штата, чтобы определить приемлемый уровень интереса.

После того, как вы решили, что взимать, самое время добавить эти сборы к вашему счету — это очень просто в FreshBooks. С FreshBooks вы можете добавить плату за просрочку платежа в виде процента от суммы счета или в виде фиксированной платы.

Дополнительные сведения см. В разделе часто задаваемых вопросов службы поддержки.

8.Платежи ACH

ACH или автоматизированная клиринговая палата — это сеть, соединяющая банки. Эта сеть помогает людям легко и быстро переводить деньги между этими разными банками без чеков. В таком случае платеж ACH — это просто модное слово для обозначения банковского перевода.

Вы можете выбрать отправку счетов через ACH в качестве единственного способа оплаты. Это отличный способ убедиться, что ваши клиенты оплачивают счета так, как вы хотите. Это также означает, что вам платят так же быстро, как по кредитной карте, с комиссией всего в 1% за транзакцию.

Чтобы начать работу с ACH Payments в FreshBooks, сначала включите FreshBooks Payments или Stripe. Затем, при создании счета-фактуры, дайте клиентам возможность оплачивать онлайн с помощью кредитной карты или банковского перевода. Если они выберут банковский перевод, им потребуется аутентифицировать свою учетную запись. Наконец, FreshBooks одобряет или отклоняет транзакцию в зависимости от того, достаточно ли у них средств.

9. Предварительные платежи

Расширенные платежи предоставляют вам виртуальный терминал для безопасного хранения информации о кредитной карте вашего клиента, без необходимости хранить эту информацию в документах Word, блокноте или даже в заметках. Вы сможете быстро и мгновенно взимать плату с клиентов, находясь в пути или по телефону, прямо из FreshBooks.

Как и в случае с платежами ACH, для использования Advanced Payments необходимо активировать FreshBooks Payments. Оттуда вы можете добавить расширенные платежи и списать средства с кредитной карты клиента, нажав «Платежная карта» вверху счета и введя данные клиента.

10. Apple Pay

Apple Pay позволяет любому, у кого есть устройство Apple, платить без предъявления кредитной карты.Начать работу так же просто, как зарегистрировать кредитную или дебетовую карту в цифровом виде через Apple Pay. Оттуда люди могут оплачивать товары в магазине, держа свое устройство рядом с устройством для чтения бесконтактных карт, или совершать покупки в приложении одним касанием.

В FreshBooks последнее возможно, если вы включили Stripe и FreshBooks. Значок Apple Pay будет отображаться на всех счетах — вверху при использовании настольного компьютера и внизу при использовании iPhone. Если клиенты используют iPhone, они могут заплатить, просто нажав на значок и используя Touch ID.

Итог

Возможно, вы уже освоили основы выставления счетов с помощью FreshBooks, но если вы хотите получать оплату еще быстрее и улучшить свой рабочий процесс, пора взглянуть на более сложные советы по выставлению счетов.

В этом посте было рассмотрено 10, от настройки повторяющихся счетов и повторного выставления счетов за ваши расходы до создания напоминаний о просрочке платежа и использования подобных платежей Apple Pay и ACH.

Чего вы ждете? Попробуйте эти расширенные советы и инструменты по выставлению счетов в FreshBooks уже сегодня.

Этот пост был обновлен в сентябре 2019 года.



об авторе

Фрилансер и клиент FreshBooks Ник Дарлингтон — клиент FreshBooks и владелец малого бизнеса, который уже почти четыре года ведет писательский бизнес из своего дома в солнечной Южной Африке. Когда он не делится своими знаниями и опытом о том, как успешно вести, управлять и развивать малый бизнес в сфере услуг, он помогает начинающим и признанным писателям добиться успеха в WriteWorldwide.


Условия оплаты счетов

| Как использовать условия оплаты счетов, чтобы получать выплаты быстрее

6 мин. Читать

Условия оплаты счетов включены во все счета, которые малые предприятия отправляют клиентам, с указанием того, как быстро они ожидают оплаты своих услуг, и различных способов оплаты, которые могут использовать клиенты, что дает предприятиям лучший контроль над своим денежным потоком и помогает им заранее планировать будущие расходы.

Малые предприятия включают условия оплаты счетов-фактур во все счета, которые они отправляют клиентам, с указанием того, как быстро они ожидают оплаты своих услуг, и различных способов оплаты, которые могут использовать клиенты. Условия оплаты счетов позволяют предприятиям лучше контролировать свои денежные потоки и помогают заранее планировать будущие расходы.

Эти темы помогут вам разработать эффективные условия оплаты счетов для бухгалтерского учета малого бизнеса:

Каковы условия оплаты в счете-фактуре?

Каковы лучшие условия оплаты счетов для предприятий?

Какие способы оплаты мне выбрать?

Каковы условия оплаты по счету-фактуре?

Условия оплаты в счете-фактуре позволяют клиентам компании знать, когда они должны оплатить счет и какие методы они могут использовать для отправки платежа.Компании могут включать в свои счета ряд условий оплаты. Это руководство поможет вам разобраться в различных условиях оплаты счетов:

Срок оплаты счета

Термин Определение

PIA

Авансовый платеж; вы сообщаете своему клиенту, что ожидаете, что он выплатит полную сумму, причитающуюся по проекту, до того, как вы начнете работу.

CIA

Наличными вперед; вы указываете и то,, и другое, когда ожидаете выплаты, т. е. до начала работы, и указываете, как клиент может заплатить вам, т. е. наличными.

При получении

Это означает, что вы ожидаете оплаты немедленно, как только клиент получит ваш счет.

Нетто 7

Оплата производится через семь дней с даты выставления счета.

Нетто 21

Оплата подлежит оплате через 21 день с даты выставления счета.

Нетто 30

Оплата должна быть произведена через 30 дней с даты выставления счета. Это один из самых распространенных условий оплаты для малого бизнеса и фрилансеров.

EOM

Оплата должна быть произведена в конце месяца, в котором получен счет.

15 МФО

Оплата должна быть произведена 15 числа месяца, следующего за датой выставления счета.MFI расшифровывается как «месяц после счета-фактуры».

2/10 Нетто 30

Это разновидность Net 30, предлагающая скидку при досрочном погашении. Этот срок оплаты означает, что оплата должна быть произведена в течение 30 дней с даты выставления счета, но вы предлагаете 2-процентную скидку от суммы счета в качестве вознаграждения за оплату в течение 10 дней.

50 процентов предоплаты

Перед началом работ по проекту клиент должен оплатить 50 процентов от общей суммы счета.Это обычное дело для больших проектов, выполнение которых занимает несколько месяцев.

ПОСЛЕДНИЕ ПЛАТЕЖИ ПО НЕОПЛАЧЕННЫМ СЧЕТАМ

Вы хотите убедиться, что условия оплаты вашего счета подлежат исполнению. Включение условий оплаты за просрочку платежа в условия оплаты счета позволит клиентам узнать, что с них будет взиматься дополнительная плата за просрочку платежа. Согласно исследованию FreshBooks, взимание пени за просрочку платежа полезно для бизнеса, поскольку оно приводит к более высокому проценту оплаченных счетов.

Плата за просрочку неоплаченных счетов обычно составляет от 1.5 и 3 процента годовых. Убедитесь, что любые условия оплаты за просрочку платежа, которые вы включаете в условия оплаты, соответствуют законам штата. Ознакомьтесь с максимальной годовой процентной ставкой в ​​вашем штате.

Каковы лучшие условия оплаты счетов для предприятий?

Лучшие условия оплаты счетов для вашего бизнеса — это те, при которых вы платите быстрее всего. Ниже приведены некоторые рекомендации по условиям оплаты счетов:

.

1. ОБЯЗАТЕЛЬНО НАПИСАТЬ УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ СЧЕТА

Вежливость при составлении условий оплаты счетов — это не просто хороший способ поддерживать хорошие отношения с клиентами, это на самом деле может помочь вам обеспечить оплату счетов.Исследование FreshBooks показало, что когда условия оплаты счетов включают такие фразы, как «пожалуйста» и «спасибо», процент оплачиваемых счетов увеличивается на пять процентов.

2. УСТАНОВИТЕ КОНКРЕТНЫЕ СРОКИ

Установка четких и конкретных сроков в условиях оплаты может помочь вашей компании быстрее получать платеж. Расплывчатые и сложные условия оплаты счета, такие как «Чистая 30» или «Оплата при получении», могут запутать клиентов, что может привести к задержке оплаты. Используйте точный язык в сроках платежа.Например, вы можете указать точную дату платежа, как в «Платеж до 31 октября 2018 г.».

3. КОРОТКИЕ СРОКИ ОПЛАТЫ

Чтобы ваши клиенты быстрее получали оплату, вашей компании следует рассмотреть возможность сокращения периода оплаты в ваших счетах. В то время как 30-дневный расчетный период был обычной практикой, технологии позволили клиентам оплачивать свои счета намного быстрее с помощью онлайн-платежей и прямых переводов. Начните с небольшого сокращения периода оплаты с 30 до 21 дня и оцените, помогает ли это вам быстрее получать платежи.

4. ВКЛЮЧАЙТЕ И ИСПОЛЬЗУЙТЕ ПЛАТЕЖНЫЕ ПЛАТЫ

Даже небольшие штрафы за просрочку, такие как пени за просрочку платежа в размере 2% в месяц, могут дать клиентам дополнительный стимул для своевременной оплаты счетов. Просто не забудьте заранее обсудить с клиентами свою политику оплаты за просрочку платежа и быть вежливым, но твердым при применении штрафов.

5. ПРЕДЛАГАЙТЕ ГИБКИЕ СПОСОБЫ ОПЛАТЫ

Чем больше вариантов вы дадите клиентам для отправки платежей по счетам, тем выше вероятность, что они оплатят счета вовремя.Когда у клиентов есть возможность выбрать наиболее удобный для них способ оплаты, они могут произвести оплату легко и быстро. Помимо приема оплаты наличными, чеком и кредитной картой, подумайте о том, чтобы разрешить вашим клиентам настраивать автоматические платежи по счетам, чтобы они могли планировать платежи автоматически и не думать о выплате вам каждый раз, когда вы отправляете счет по электронной почте.

6. РАННЯЯ ВЫПЛАТА НАГРАДЫ

Предложение вашим клиентам скидки за досрочную оплату счетов дает им стимул платить вам раньше, поощряя их за своевременную оплату.Например, обычным вознаграждением является предложение скидки в размере 2% от общей суммы счета, если он оплачивается в течение 10 дней, даже если счет фактически подлежит оплате через 30 дней с даты выставления. Часто это записывается как 2/10 Net 30.

Какие способы оплаты мне выбрать?

Малые предприятия должны предлагать клиентам как можно больше вариантов оплаты, как для обеспечения удобства, так и для более быстрого получения оплаты. Если вы предложите клиентам несколько способов оплаты в своем счете, они смогут выбрать наиболее удобный для них, что повысит вероятность того, что они заплатят раньше.Вот несколько распространенных способов оплаты, которые ваша компания может принять:

  • Наличные деньги
  • Чек
  • Кредитные карты, включая Visa, Mastercard и American Express
  • Онлайн-платежи
  • Мобильные платежи
  • Биткойн и другие криптовалюты

.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *