Как правильно заполнять товарный чек без кассового: Товарный чек для ИП без кассы

Товарный чек для ИП без кассового аппарата: образец

Автор статьи: Судаков А.П.

Многие начинающие предприниматели часто путают понятия кассовый и товарный чек. Это совершенно разные термины: товарные чеки могут выдаваться покупателям даже без наличия кассового аппарата. В данной статье мы разберем вопрос о том, как заполнить товарный чек правильно, а также зачем он вообще нужен покупателю и продавцу.

Введение

Кассовый чек, согласно законодательству России, считается первичным документом. Его выдает кассир после совершения покупки. В этом документе обычно указывается количество товара, его название и цена. Товарный чек считается вторичным документом — его выдача необязательна. В нем указывается подробная информация о товаре — его детальное описание, цвет, марка, стоимость.

Так выглядит образец товарного чека

Обычно товарные чеки выдают по требованию как дополнение к кассовому. В них обязательно ставится отметка магазина о продаже (печать, роспись ответственного лица). Помните, что чек является официальным документом и может использоваться для решения спорных вопросов.

Зачем они нужны?

Многие магазины выбивают чеки не с точным наименованием товара, а обезличенным. К примеру, покупая пачку бумаги формата А4, вы получите документ с описанием “Канцелярия”. Точно такой же вы получите, если купите набор ручек. Чтобы отчитаться перед бухгалтерией, вам нужно детальное описание всех приобретенных позиций, поэтому по требованию кассир выпишет вам детальный товарный чек.

Обратите внимание: не все предприниматели могут иметь кассовые аппараты при осуществлении хозяйственной деятельности, поэтому они выписывают товарные чеки как замену обычным.

В случае получения товарного чека вам нужно будет сдать его вместе с кассовым для отчетности. И хотя товарный чек считается вторичным, его наличие может стать критичным во многих случаях, связанных с возвратом или обменом купленного товара.

В некоторых случаях кассовые чеки заменяются на товарные. Когда такое происходит? В России, согласно закону о предпринимательской деятельности, не всем нужны кассовые аппараты. К примеру, без аппаратов работают предприниматели на ЕНВД, на упрощенке, реализующие с/х продукты и handmade. У них просто должны быть товарные чеки, в которые вписывается наименование товара, его цена, дата совершения сделки. После оплаты чек заверяется предпринимателем печатью и подписью, становясь официальным документом.

Предпринимателю самому необходимо распечатать бланк товарного чека или позаботиться об их приобретении. Не забывайте, что их необходимо выдавать каждому покупателю — в противном случае вы нарушаете закон. Если вам необходимо отчитаться о своей покупке, то при сдаче бланка пишется заявление о том, что торговая точка не оборудована кассовым аппаратом.

Образец заполненного товарного чека с приложением кассового

Как правильно заполнять

Российское законодательство не выдвигает четких требований к заполнению товарного чека, но общие правила все же имеются. Давайте рассмотрим образец заполнения товарного чека — вся указанная ниже информация должна в нем присутствовать:

1. Как именно называется документ.
2. Его номер.
3. Дата, когда был выдан документ.
4. Название организации или ФИО предпринимателя, с которым проходит сделка.
5. ИНН или регистрационный номер предпринимателя.
6. Название приобретаемого товара/услуги.
7. Количество товара.
8. Его стоимость.
9. Общая сумма, указанная цифрами и прописью.
10. ФИО продавца, проводившего сделку, его подпись
11. Печать (при наличии).

Где можно достать бланки? Есть несколько способов:

1. Заказать их в любой типографии. Подобную операцию следует проделывать только в том случае, если вам нужно 5 и более тысяч бланков, иначе они обойдутся достаточно дорого.
2. Распечатать на обычном принтере. Данный документ не относится к строгой отчетности, поэтому может быть напечатан самостоятельно.
3. Купить готовые “книги” с бланками. Вы будете просто заполнять и отрывать чеки, как листы в календаре. Это достаточно удобно, особенно если вам нужны копии (многие книжки содержат двойные странички с копиркой, оригинал отдается покупателю, дубль остается у продавца для отчетности).

Обратите внимание: бланк будет действительным только в случае его правильного заполнения, шапка и размеры не играют никакой роли. Внимательно заполняйте этот документ, чтобы избежать неприятностей и неожиданных проверок.

Обычно слева вверху указывают информацию о ИП или компании (фамилия, номер, ИНН, адрес), в правом — дату заключения сделки. Затем в теле документа прописываются проданные товары, их количество и цена за единицу. Внизу справа указывается общая сумма сделки цифрами и прописью. Внизу слева ставится печать и подпись продавца. Именно такая форма заполнения считается классической и наиболее правильной. По этой ссылке вы можете скачать образец товарного чека для ИП без кассового аппарата — распечатайте его на принтере, нарежьте и выдавайте своим клиентам.

Товарные чеки можно создавать и в электронных системах

Нужна ли печать?

Российское законодательство не требует обязательного наличия печати на данном документе. Но это не означает, что ставить печать не нужно, если она у вас имеется. Печать очень часто становится решающей при возникновении споров между предпринимателем и покупателем. Простой пример — недобросовестный покупатель приобретает у вас любой товар и требует чек. Вы выдаете ему документ без печати. Он имеет на руках образец и спокойно изготавливает новый, вписывая в него что угодно, ставя любые цены и даты. Затем этот бланк может использоваться в суде, как доказательство, или же для возврата товара, который реально не продавался. Печать отсекает подобные виды мошенничества и сводит их к минимуму.

Для покупателя наличие печати также выгодно. Многие недобросовестные продавцы отказываются от своих обязательств, предпочитая не принимать бракованный/неподошедший товар назад. Печать служит гарантией того, что предприниматель признает факт продажи, а значит, ему придется выполнять нормы закона.

Подытожим: обязательств ставить на чек печати у предпринимателей нет. Но наличие оттиска предохраняет обе стороны от возможных мошеннических действий. Бланк с печатью обязательно станет неопровержимым доказательством заключения сделки в суде, без проблем войдет в любую финансовую отчетность и докажет серьезность ИП. Поэтому предприниматели обычно расставляют свои печати сразу на все бланки, чтобы сэкономить время его заполнения. При продаже в него просто вписывают наименование и количество покупок — это занимает всего несколько секунд. В приведенном ниже видео вы сможете увидеть, как заполняют образец товарного чека без кассового аппарата — это очень просто и интуитивно понятно.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Правильно выписать товарный чек без кассового.

Образец товарного чека для ип и правила его заполнения

Любой предприниматель знает, что каждая операция, связанная с реализацией товаров или услуг, требует оформления определенных документов. Так, при расчете наличными законодательством, как правило, предусмотрена . Кроме этого, существуют документы, которые призваны дополнить основные, один из них – бланк товарного чека.

Что это за документ

Этот документ известен многим, но далеко не все знают об особенностях его использования.

Товарный чек свидетельствует о совершении покупки и является дополнением к основному документу, в котором конкретно указываются все приобретенные товары или услуги.

Форма товарного чека (ТЧ) не является утвержденной, поэтому у предпринимателя есть определенная свобода в его изготовлении. Сам документ не относится к , так как носит вспомогательные функции. Образцы товарного чека можно найти в интернете и при работе использовать любой из них.

Также предприниматель волен изготовить бланк самостоятельно или обратиться в любую типографию или полиграфическую фирму.

Последние могут предложить самые разные виды ТЧ, которые отражают специфику того или иного вида деятельности, либо помогут разработать индивидуальный образец.

Отметим, что в некоторых источниках в последнее время высказывается точка зрения о ненужности данного документа, так как многие образцы печатают полную номенклатуру приобретаемого товара на кассовом чеке. Безусловно, в таком случае вопрос, нужен ли товарный чек, отпадает сам собой.

В то же время у многих субъектов предпринимательской деятельности сохраняются старые ККМ, и здесь без товарных чеков не обойтись. Кроме того, для предпринимателей, освобожденных от обязательного применения ККМ, например, ТЧ является документом, который они могут предоставить своим клиентам при совершении покупки.

Обязательные реквизиты

Несмотря на то, что форма товарного чека носит произвольный характер, законодательство содержит определенные требования, которые должны быть соблюдены при его изготовлении или оформлении. В противном случае документ может быть признан недействительным и не сможет быть доказательством понесенных расходов.

• Наименование документа.
• Фамилия, имя, отчество предпринимателя.
• Номер – нумерация может вестись как ежедневно, так и в течение отчетного периода.
• Дата выдачи.
• Полное наименование и количество приобретенных товаров или услуг.
• Итоговая сумма в рублях.

Подпись лица, выдавшего чек, с указанием фамилии, инициалов и должности.

Данные реквизиты должны присутствовать на бланке в любом случае, а также допускается размещение на нем иной информации, на усмотрение предпринимателя.

Как правильно оформлять

Отметим, что нередко возникают ситуации, когда предприниматель не знает, что должен содержать товарный чек.

Правила заполнения товарного чека предусматривают, что туда вносится информация о каждом приобретенном товаре с указанием его наименования, количества, цены и стоимости.

В конце документа указывается итоговая сумма, полученная за все товары. Поэтому оформление ТЧ не представляет ничего сложного.

У начинающих предпринимателей, а также продавцов некоторые сложности вызывает заполнение чека в случае единичной покупки или, наоборот, большого числа товаров. В первой случае, когда приобретается один товар и в бланке остаются пустые строчки, требуется только перечеркнуть пустые графы таким образом, чтобы не было возможности вписать в них что-либо.

В ситуации с многочисленными покупками возможны два варианта:

1. Оформление нескольких чеков с указанием, что они продолжают друг друга.
2. Заполнение товарного чека на определенное количество товаров, при этом каждый новый чек имеет свой номер и итоговую сумму.

Также стоит обратить внимание и на вопрос оформления товарного чека при оказании услуг. Законодательство не содержит каких-либо требований или ограничений по при оказании услуг или выполнении работ. Поэтому товарный чек на услуги оформляется в том же порядке, что и при реализации товаров. Отличие только в наименовании единиц реализации – здесь должно быть четкое обозначение конкретной услуги или работы.

Некоторыми предпринимателями для удобства используется книга учета товарных чеков. Она носит произвольный характер и служит в первую очередь для контроля количества оформленных чеков, а также соблюдения их нумерации. Наличие данной книги не является обязательным.

Нелишним будет дублирование выдаваемых товарных чеков. На практике копия такого документа часто позволяет разрешить конфликтную ситуацию, особенно когда оригинал утрачен клиентом. Также копирование бланков избавляет от необходимости ведения журнала их учета.

Когда и зачем выдавать

Нередко у начинающих предпринимателей возникает вопрос, когда . Ответ на него содержится в законодательстве и носит однозначный характер: товарный чек выдается только по требованию покупателя. При этом предприниматель может самостоятельно их выдавать при оформлении покупки.

Другой не менее распространенный вопрос – зачем нужен товарный чек, имеет более широкое объяснение. Товарный чек, как было отмечено выше, является документом, подтверждающим совершение покупки или получения услуги, что делает его одним из документов для подотчетных лиц.

При авансовом отчете товарный чек показывает целевое использование полученных денежных средств и служит основанием для списания денежных средств на определенные статьи расходов.

Все это делает ТЧ , который должен быть всегда в наличии у предпринимателя в месте продаж, офисе или при посещении клиента.

Здесь стоит дать один совет. Нередко предприниматели оставляют своим сотрудникам пустой товарный чек с проставленной подписью и печатью. На первый взгляд ничего страшного нет, так как это не бланк строгой отчетности, но на практике нередки ситуации, когда в результате использования таких чеков списывались крупные денежные суммы, после чего определенные претензии предъявлялись самому предпринимателю, от имени которого выданы товарные чеки.

Застраховаться от такой ситуации просто: необходимо пронумеровать все чеки и обязать сотрудников копировать их при выдаче. В таком случае вероятность, что товарный чек уйдет «налево», будет сведена к минимуму.

Еще одна опасность кроется при оформлении бланков. Далеко не все продавцы, а уж тем более другие специалисты знают тонкости правильного заполнения ТЧ, что иногда приводит к конфликтным ситуациям. Здесь рекомендация может быть только одна: объяснять сотрудникам эти правила и постоянно контролировать их выполнение. Товарный чек для ИП – привычный и , но только сам предприниматель может сделать так, чтобы работа с этим документом не только не осложняло работу бизнеса, а напротив, значительно облегчало его ведение, заранее пресекая возможные неприятности.

Как правильно оформлять товарный чек : Видео

Товарный чек — это отчетный документ, который удостоверяет факт хозяйственной деятельности организации или частного предпринимателя, заключающейся в создании и исполнении условий договора розничной купли-продажи товара. Это одна из форм учета движения финансов и отчета за их использование.

В товарном чеке должна содержаться наиболее полная информация о товаре – его цене, количестве и сумме, а также данные продавца должны содержаться в полном объеме.

Федеральный закон от 17.07.2009 г. № 162-ФЗ разрешает торгующим организациям и предпринимателям-продавцам не применять в своей деятельности кассовые аппараты и выдавать вместо них как подтверждение факта покупки товара только товарный чек.

В законе не предусмотрена определенная форма составления товарного чека, а значит, продавец или организация могут создать свой шаблон документа и им пользоваться.

Обязательным условием действительности чека является наличие полных реквизитов продавца, предусмотренные Федеральным законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., а также Федеральным законом о применении контрольно-кассовой техники № 54-ФЗ от 22 мая 2003 г.

Если юридические лица или их представители отказываются выдать товарный чек покупателю, организация-продавец может быть наказана денежным штрафом. Контролирует этот процесс налоговая служба. Жалобу об отказе в предоставлении товарного чека можно направить в региональное отделение налоговой инспекции.

Правила заполнения

Определенного стандарта в заполнении бланка товарного чека нет. Интернет-сервисы по ведению складской и предпринимательской документации могут предложить разные формы, но в каждой из них необходимо соблюсти законодательно предусмотренные требования к содержанию документа.

Пять основных пунктов надо учитывать при печати бланка чека:

1. Основная информационная часть включает сведения о продающей организации, о купленном товаре или оплаченной услуге.
2. Гарантийные обязательства на товар или условия возврата при неудовлетворительном качестве.
3. Нанести графическое изображение – логотип или штрих-код компании.
4. Для составления бланка вам нужно руководствоваться образцами из интернет а, но отредактировать форму бланка вы можете по своему усмотрению. Напечатанный бланк размножьте на принтере и используйте при продаже в своей организации.
5. Содержание ТЧ определено в Правилах продажи отдельных видов товаров … (от 27. 01.2009 № 50). В нем может указываться набор сведений о свойствах товара – сорт, артикул и так далее.

Обязательные реквизиты

Законодательно не определена единая форма бланка товарного чека, но содержание его имеет обязательные требования.

1. Название документа, его порядковый номер и дата оформления при покупке товара.
2. Полное наименование организации как в установочных документах. Это обязательное условие при возможном обращении по поводу товара или услуги в арбитражные органы. Если предприятие торговли принадлежит индивидуальному предпринимателю, то указывается его имя, отчество и фамилия.
3. В реквизитах обязательно надо указать идентификационный номер налогоплательщика.
4. В товарном чеке пишется, сколько и какого товара продано покупателю. Если речь идет об услуге или работе, содержание их подробно описывается.

Это неотвлеченное описание действий работников, а конкретное наименование работы с указанием цены.

Если приобретено несколько товаров, информация о количестве, стоимости и цене каждого прописывается в отдельной строке подробно и полно:

1. Цена за единицу товара и вся сумма за покупку указывается в российской валюте.
2. Товарный чек, обычно, выдается продавцом магазина. В конце бланка обязательно надо указать фамилию, инициалы выдавшего чек лица. Ставится его личная подпись. Этот продавец ответственен за товар.

В заполнении товарного чека не допускаются ошибки и исправления. При возникновении этих недочетов следует заполнить бланк заново.

Если предприниматель имеет несколько торговых точек, то в товарном чеке указывается наименование продающего товар магазина и его адрес. Это делается для конкретизации проведенной операции и при возникновении спорной ситуации разобраться в деталях можно в конкретном магазине с подписью продавца на бланке.

Многие организации-покупатели требуют указывать в товарном чеке паспортные данные предпринимателя (без данных о прописке) и ОГРН организации.

Действителен ли товарный чек без кассового?

В ФЗ № 162 были узаконены исправления ранее действовавшего ФЗ №54. В нем рассматривался порядок расчетов наличной валютой или банковской картой с использованием кассовых аппаратов.

Закон разрешал организациям и предпринимателям, которые вносили единый налог на вмененный доход для некоторых видов деятельности вести расчеты с покупателями без фискальных кассовых чеков. Закон об изменениях начал действовать с 7 июля 2009 года.

Вместо кассового чека по требованию покупателя может быть выдан товарный чек с реквизитами продавца и личной подписью оформляющего чек представителя организации. Покупатель может оплатить товар или услугу банковской картой.

В этом случае также он имеет право на получение товарного чека. При отсутствии кассового аппарата у продавца надо зафиксировать факт совершения покупки в товарном чеке. Делать это нужно для защиты прав покупателя в случае обращения в суд.

Образец

«____»_______________20__ г.

ИП _____________________________________________________________________

ИНН ___________________________________________________________________

Наименование товара	Кол-во	Цена	Сумма

Итого_____________________________________________________________________

Продавец _______________________________ Подпись_________________

(фамилия, инициалы)

Правила продажи отдельных видов товаров предусматривают отражение информации о товаре в Товарном чеке:

1. Имеющиеся недостатки товара не просто в устной форме озвучиваются продавцом, но и письменно фиксируются в ТЧ.
2. Договор о сделке считается действительным только после оформления чека, подтверждающего оплату.
3. При разносной торговле также предусмотрена выдача ТЧ.
4. При продаже технически сложных товаров выдача технического паспорта с указанием даты продажи не заменяет оформление Товарного чека.

Автомобили, мототехника и другие автотовары продаются после тщательной проверки, предпродажной подготовки, проверки комплектности товара. С покупкой покупатель получает и товарный чек с полной информацией о марке автомобиля или мотосредства, номерах его отдельных агрегатов, цене товара и времени продажи. Чек заверяет своей подписью представитель продающей организации (продавец).

В ТЧ на ювелирные изделия указывают пробу драгоценного металла, его массу, вид и описание драгоценного камня, используемого в качестве вставки. Обязательно – цена изделия, дата продажи и подпись продавца.

Товарный чек, так же как и кассовый, является главным документом, который подтверждает факт осуществления продажи какого-либо товара или услуги. При этом он содержит более полную информацию о том, какие именно товары и в каком количестве были приобретены, а также какие суммы денег были на это потрачены.

Такой документ выдается покупателю по его требованию после осуществления оплаты покупки или услуги и является фактическим подтверждением сделки. Однако, многие люди, занимающиеся предпринимательской деятельностью, не имеют представления о том, как его заполнить, а также почему его выдача полезна именно им.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Когда это необходимо?

Часто кассовые чеки содержит информацию только о том, где и в какое время была потраченная определенная сумма денежных средств. В таких случаях все виды покупок обозначаются общими группами, например, «Хозтовары», «Канцелярские принадлежности», «Офисная мебель», без указания сколько и каких конкретных товаров было закуплено.

Однако такая информация обязательно нужна для бухгалтерской отчетности и подтверждения правильности финансовых расходов . Товарный чек является более полной расшифровкой кассового и к финансовому отчету необходимо прикреплять оба документа.

Исключения составляют только ситуации, когда выдача кассового отчета не предусмотрена согласно законодательству.

Законом предусмотрено, что товарный чек в обязательном порядке выдается продавцом торговой точки (отдела) или частным предпринимателем по первому требованию покупателя . Также существует ряд ситуаций, когда он становится основным документом при осуществлении покупки и выдается независимо от запроса клиента.

Можно ли его использовать без кассового чека?

Законодательством нашей страны предусмотрены различные виды налогообложения при ведении индивидуальной предпринимательской деятельности. В отдельных случаях при этом разрешено вести расчеты в торговых точках (лотках, павильонах) без применения кассового аппарата. К таким категориям относятся лица, оплачивающие единый налог на вмененный доход () или работающие по .

В обоих случаях неоспоримым преимуществом является возможность работать без наличия кассы . Единственное, о чем следует позаботиться — наличие достаточного количества бланков и осведомленность персонала о правильном их заполнении. Ведь для работы по такой схеме приложение товарных чеков обязательно к каждой покупке вне зависимости от требований клиента.

Для людей, совершающих покупку в таких местах, выписанный продавцом документ может стать основанием для обмена или возврата приобретенного товара.

Для финансовой отчетности необходимо указать, что торговая точка не оборудована кассой, и приложить к документации правильно оформленный предпринимателем или продавцом товарный чек.

Порядок заполнения

Законодательными актами нашего государства не предусмотрены четкие правила заполнения этого документа. Но существует целый ряд требований к информации, которая обязательно должна в нем присутствовать, а именно:

• название самого документа;
• дата его выдачи и индивидуальный номер;
• название организации или ФИО для ИП;
• регистрационный номер в налоговой для организаций или ИНН для индивидуального предпринимателя;
• адрес магазина или торговой точки;
• наименование каждого вида товара, его количество и цена;
• общая сумма покупки, обозначенная цифрами и прописью;
• фамилия, инициалы и подпись работника, выдавшего документ;
• печать (если таковая имеется).

На сегодняшний день есть возможность заказать бланки в типографии, скачать из интернета или создать на компьютере и распечатать на принтере в достаточном количестве. При этом можно выполнить дизайн как в черно-белом, так и в цветном исполнении, а на тыльной стороне разместить рекламу или любую другую информацию.

Основным требованием к документу являются лишь правильное его оформление и четкое занесение необходимой информации.

В левом верхнем углу можно поместить информацию о предприятии (ИП), регистрационный номер и адрес торговой точки. Справа вверху — дату выдачи документа. Ниже по центру — его наименование и номер. Дальше в виде таблицы — наименование товара, количество, цена. Слева внизу можно оставить место для печати, подписи и фамилии лица, выписавшего чек, справа — для записи общей суммы покупки.

Наглядный процесс заполнения документа вы можете посмотреть на следующем видео:

Обязательно ли наличие печати?

По закону ставить печать на товарном чеке для индивидуальных предпринимателей, магазинов и торговых организаций необязательно . Однако, существует множество ситуаций, при которых ее наличие сможет стать дополнительным гарантом в решении споров как для покупателя, так и для продавца товаров или услуг.

К примеру, в случае возврата некачественного товара печать служит гарантией, что данная покупка была совершена именно в данном магазине и в указанном количестве. Ведь доступность подделки чеков побуждает многих людей к совершению мошенничества — любой может заполнить бланк от руки и впоследствии предъявить его как настоящий.

Печать является неопровержимым доказательством для решения конфликтных ситуаций в общественных организациях и суде.

Не секрет, что часто продавцы не хотят принимать назад проданный некачественный товар и возвращать за него всю денежную сумму. Поэтому покупателю, несомненно, выгодно, чтобы оформленный документ был заверен печатью.

Еще не так давно многие граждане нашей страны считали кассовый, а тем более товарный чек ненужной бумажкой. Однако, такие документы являются серьезными аргументами в финансовой отчетности, при решении споров и конфликтов в суде и составлении домашней бухгалтерии.

Поэтому, если в небольшом отделе или ларьке вам от руки выпишут чек на приобретенный товар — не сомневайтесь в законности действий продавца, просто проверьте правильность его оформления.

Товарный чек без кассового аппарата

Нередки случаи, когда покупатели возмущаются по поводу непредоставления им кассового чека, а продавцы не знают, чем аргументировать правомерность таких действий. Так можно ли выдавать только товарный чек без кассового аппарата? И как в таком случае правильно оформить его согласно образцу в 2017 году?

В каких случаях можно выдать товарный чек вместо кассового

Обратившись к законодательству, мы увидим два варианта работы без кассового аппарата:

Вариант 1: ИП или организация платят ЕНВД (так называемая «вменёнка»).
В п.2 ст. 346.26. Налогового кодекса РФ вы найдёте перечень видов деятельности, занимаясь которой вы вправе выдавать «товарник» без чека. Среди них — бытовые услуги; ветеринария; пассажирские и грузоперевозки; торговля в розницу; размещение наружной рекламы; ремонт, обслуживание, мойка автомобилей и так далее — всего четырнадцать пунктов. Читайте статью Кодекса внимательно — закон накладывает ряд ограничений, которые нужно соблюдать. К примеру, если вы торгуете в розницу, то площадь торгового зала вашего магазина должна быть не больше 150 м2.

Важно: условия «вменёнки»могут различаться в зависимости от субъекта. Зайдите на сайт вашей налоговой инспекции и уточните информацию.

Вариант 2: деятельность ИП или организации соответствует условиям статьи 2 Закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники».

• В пункте 2 статьи 2 мы находим описание специфики деятельности.
  Работать без кассового аппарата могут киоски с журналами, газетами и прочей подобной продукцией; с мороженым и разливными напитками; розничные продавцы на рынках и ярмарках; приёмщики стеклотары; носильщики — список довольно обширен. Совет всё тот же: читайте Закон внимательно и соблюдайте указанные требования.

Важно: если вы не используете кассовый аппарат — выписывайте товарный чек по первой же просьбе покупателя!

• В пункте 3 статьи 2 описана специфика местностей, в которой можно работать без кассы.
  Такая возможность предоставляется организациям и ИП, работающим в местностях отдалённых и труднодоступных. Обратите внимание, что перечень таких местностей утверждается каждым субъектом РФ и должен быть на его официальном сайте.

• В пункте 5 дано разъяснение по поводу аптечных пунктов и медицинских организаций.
  Они могут обходиться без выдачи кассового чека, если находятся в сельской местности.

• В пункте 6 описаны условия для религиозных организаций.
  Отметим, что такие организации должны быть соответствующим образом зарегистрированы.

Важно: если вы торгуете подакцизными товарами, то выдавать только лишь товарный чек (без кассового) вам запрещено.

Отличия по заполнению для ИП и ООО

С точки зрения закона, нет различия между ООО или ИП — лишь бы ваша деятельность подходила под описанные выше условия. Помните: если покупатель требует выдать «товарник» — вы обязаны это сделать независимо от формы собственности предприятия и наличия кассового аппарата.

Требования к оформления (с образцом)

Товарный чек — это не бланк строгой отчётности, а лишь документ, который подтверждает факт произведённых расчётов. Поэтому каких-то строгих требований к нему не предъявляется — к примеру, вам необязательно использовать типографские бланки.

Образец товарного чека в 2017 году выглядит следующим образом:

Вы можете сохранить наш образец к себе в компьютер и пользоваться им

Заполнять товарный чек можно на компьютере, или от руки. При этом обязательно указывайте следующие реквизиты:

• Номер товарного чека и дату его выдачи;
• Кем выдан: наименование организации или Ф.И.О индивидуального предпринимателя;
• ИНН продавца;
• Проданный товар/выполненная работа/оказанная услуга — их наименование и количество;
• Цена по каждому виду товара и общая сумма оплаты;
• Должность и Ф.И.О лица, выдавшего документ;
• Его подпись.

Будет правильным дополнить этот список данными о покупателе. Тонкость в том, что для налоговой инспекции эти данные служат подтверждением совершения оплаты именно этим налогоплательщиком.

Важно: товарный чек заполняется в двух экземплярах. Подлинник выдаётся покупателю, а копию нужно прикрепить к приходному кассовому ордеру.

Итак, выдача товарного чека без кассового законна и возможна. Вам необходимо попадать под требования законодательства и соблюдать правила заполнения данного документа согласно принятым стандартам. Наш совет: внимательно изучите статьи нормативных актов, о которых сегодня шла речь. Ведь если вы не имеете права работать без кассового аппарата, то согласно ст. 14.5 КоАП на вас может быть наложен весьма существенный штраф.

Товарный чек без кассового чека

В настоящее время, когда идет активный переход к автоматизации расчетов за товары и услуги и проведение оплат через ККМ, зачастую возникает вопрос – не утратили ли свою актуальность товарные чеки, и действительны ли они без кассового чека?

ТЧ + КЧ = обязательный дуэт?

Нередки случаи, когда при отчете за совершенную покупку с оплатой наличными, бухгалтерия или ИП требуют предоставить к товарному чеку еще и кассовый, мотивируя это тем, что этот альянс не разделим.

Это утверждение – субъективное мнение бухгалтера, поскольку товарный чек без кассового чека действителен, и в 2017 году тоже, и является достаточным для подтверждения совершенной покупки.

Попробуем разобраться в этом вопросе.

В «Порядке учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей», утвержденном приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 13.08.02 г., сказано, что при совершении хозяйственной операции к документу на отпуск товара (в том числе – товарному чеку) необходимо приложить документ, подтверждающий факт оплаты. И такая трактовка, действительно, может быть истолкована таким образом, что только товарного чека недостаточно, и отчитывающееся лицо должно приложить кассовый чек.

В то же время, следует отметить, что ни одна из законодательных норм не содержит конкретного указания на обязательное наличие КЧ с его товарным «аналогом».

Разрешает эти юридические противоречия часть7 пункта 7 Закона №290-ФЗ, которым внесены изменения в закон №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», устанавливающая ряд исключений, при которых продажа товара без кассового чека не является нарушением. Эти исключения установлены для предпринимателей, находящихся на патентной системе налогообложения, а также для предпринимателей и юридических лиц, официально применяющих ЕНВД, как систему налогообложения в своей деятельности, при условии соблюдения ряда дополнительных условий, обусловленных этим же пунктом Закона.

Из вышесказанного следует, что товарный чек без кассового чека действителен. 2017 год не является исключением. Это подтверждает и свежее письмо Минфина России №03-01-15/52653 от 16.08.17, в котором сказано, что товарный чек является одним из первичных документов, по которому покупатель может подтвердить факт покупки в розницу. Учитывая, что ряд организаций и ИП имеют возможность законно не иметь ККМ, а выдавать иные документы, подтверждающие оплату, в частности, тот же товарный чек, главное – соблюсти правила заполнения и наличие всех необходимых реквизитов.

Образец товарного чека без кассового аппарата

Стандартизация товарного чека не проводилась, поэтому в перечень унифицированных форм бухгалтерских документов, этот бланк не включен, что дает право налогоплательщикам самостоятельно утверждать приемлемую форму ТЧ, при условии, что самостоятельно разработанная форма товарного чека без кассового будет содержать все ключевые положения, обусловленные Федеральным законом от 06.12.2011 №402-ФЗ, а точнее те, что перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона).

Сегодня широко используется базовая форма товарного чека, которая не только содержит данные, установленные в ФЗ «О бухгалтерском учете», но и оптимальна для использования как ИП, так и предприятиями.

Образец заполнения товарного чека без кассового чека в форме, рекомендуемой для обращения, идентичен для юридических лиц и ИП, с единственным расхождением – указанием в информативной части юридического статуса продавца товаров или услуг.

Информационное поле товарного чека заполняется по кассовому стандарту – «количество-цена-сумма», с подведением итогов в конце перечня товаров. Заполненный товарный чек заверяется подписью продавца, и печатью (при использовании).

Это важно

Если в своей работе продавец использует электронные технологии учета движения товаров и средств, в качестве допустимой альтернативы традиционному ТЧ, он может создать электронную форму товарного чека без кассового, которая заполняется по факту совершения сделки или оказания услуги, и после распечатки заполненной формы, подписывается, заверяется печатью (при наличии), и передается на руки покупателю.

Необходимо помнить, что подобная форма товарного чека без кассового чека во многом аналогична товарному чеку, действительному при предъявлении кассового, и различаются исключительно наличием дополнительной отметки в форме последнего.

Как правильно заполнить товарный чек: требования и образец заполнения

Для ведения учета и подтверждения факта покупки используется специальный документ, который называют товарным чеком. Когда он может понадобиться? Как правильно заполнять? Нужно ли ставить печать? Ниже вы узнаете ответы на эти вопросы.

Когда нужен товарный чек?

Товарный чек (ТЧ) – специальный учетный документ, в котором указываются основные сведения о покупке. По своим основным свойствам он похож на кассовый чек, но в кассовой учетной бумаге указывается только информация о времени и месте покупки. ТЧ отличается более детальной расшифровкой, а к финансовому отчету необходимо прикрепить оба этих документа.

ТЧ выдается покупателю по первому требованию, тогда как кассовый учетный документ должен быть прикреплен к финансовому отчету в обязательном порядке. Иногда ТЧ выдается покупателю, чтобы избежать разногласий и споров, если у стороны появятся претензии. В случае организаций ТЧ печатается с применением контрольно-кассового аппарата, тогда как в случае ИП он может быть как напечатан, так и написан от руки.

Порядок заполнения

В законах РФ нет четкой инструкции, которая регламентирует порядок заполнения. Но в ТЧ должна быть указана следующая информация:

1. Наименование.
2. Индивидуальный номер и точное время распечатки.
3. Краткое наименование лица, которое осуществляет торговлю (для юридических лиц – название организации, для ИП – полное имя бизнесмена).
4. Регистрационный номер (для организаций) или ИНН (для ИП).
5. Полный адрес торговой площадки.
6. Название, количество и стоимость вещей.
7. Общая стоимость.
8. Фамилия, имя и подпись работника.
9. Штамп (если есть).

Нужна ли печать?

Печать можно не ставить. Это правило распространяется как на организации, так и на ИП. Но некоторые юристы рекомендуют все же ставить штамп, поскольку печать является дополнительной гарантией чистоты сделки, поскольку она подтверждает факт покупки той или иной вещи у конкретного предпринимателя. Например, человек купил в магазине товар, но оказалось, что вещь содержит множество скрытых дефектов. Тогда можно обменять бракованное изделие с помощью ТЧ, а штамп будет выступать в качестве твердого доказательства, что вещь была куплена именно в этом магазине.

Можно ли использовать товарный чек без кассового?

ТЧ можно использовать без кассового, если точка не оборудована таким аппаратом, а сам бизнесмен работает в рамках специального налогового режима (ЕНВД, «упрощенка» и так далее). Вся учетная деятельность ведется с помощью ТЧ, написанного от руки. Также продавец должен правильно вести учет и вовремя подавать отчетность в налоговые органы. По требованию покупателя продавец обязан вручить ему чек, написанный от руки, но выдача этой справки не освобождает продавца от уплаты налогов.

Для ИП

ТЧ оформляется как юридическим лицом, так и ИП. Если у ИП нет контрольно-кассового аппарата, то он может оформить ТЧ самостоятельно от руки либо с помощью компьютера. При необходимости предприниматель обязан выдать его покупателю. При этом законы РФ обязывают бизнесмена, чтобы он включал в такой документ некоторые обязательные сведения, а их отсутствие считается нарушением закона о торговле и предпринимательской деятельности. Во всех чеках в обязательном порядке должна содержаться такая информация:

1. Наименование.
2. ФИО бизнесмена и его ИНН.
3. Номер.
4. Дата и время продажи.
5. Базовые сведения о вещах (название, количество и стоимость).
6. Общая цена.
7. Подпись продавца.
8. Штамп ИП (если есть).

Если вышеперечисленные сведения включены в учетную бумагу, тогда она может быть признана в качестве товарного чека, в противном случае не будет иметь юридической силы.

Пример заполнения (образец)

С его помощью вы поймете, как правильно заполнять чек и какие сведения нужно указывать в том или ином пункте. Рекомендуется делать его на твердом картоне, а на обратной стороне документа разрешается размещать рекламу торговой точки или предприятия. Обычно заполняется ТЧ следующим образом:

• слева сверху указываются данные об ИП, его ИНН, а также номер и адрес магазина;
• справа вверху пишется точная дата и время выдачи;
• по центру указывается номер;
• под номером по центру располагаются информация обо всех купленных вещах в виде таблицы;
• справа снизу указывается полная сумма;
• слева снизу продавец указывает ФИО, а также ставит подпись (опционально здесь ставится печать ИП).

Образец заполнения товарного чека

Заключение

Товарный чек – это специальный документ, в котором указываются сведения о покупке. Также в него вносится дата торговой операции, данные о торговце. Он используется для учета, но по требованию его нужно передать покупателю для подтверждения факта покупки. Обычно эта бумага печатается с помощью кассового аппарата, однако в некоторых случаях разрешается составлять чек от руки (но юридическую силу он будет иметь в том случае, если в нем содержатся обязательные сведения о покупке).

Подведите итоги продаж с помощью формы квитанции о продажах в QuickBooks

Многие компании полагаются на кассовый аппарат или специализированное программное обеспечение для отслеживания ежедневных транзакций продаж. Поскольку большинство из них, скорее всего, будут записывать чеки и другие финансовые транзакции в QuickBooks, им необходимо быстро объединить данные из обеих систем. Если интерфейсная система «точки продаж» имеет доступный инструмент интеграции, результаты продаж можно импортировать в QuickBooks. В других системах такого инструмента может не быть.Для тех систем, которые не интегрируются, вы можете легко обобщить эту информацию в QuickBooks, используя подробную информацию из отчетов «z-out» или «на конец дня» системы точек продаж. Объединив это со всеми другими вашими покупками и финансовыми транзакциями, ваша компания может объединить все это воедино.

В QuickBooks создавайте элементы для отслеживания как можно большего или меньшего количества деталей. Независимо от того, вводится ли подробная информация по облагаемым или необлагаемым налогом продажам, по категории продукта или отделу или по отдельным продуктам и услугам, выбор за вами.Чтобы добавить элементы, просто выберите «Список элементов» в меню «Списки». Нажмите кнопку «Элемент», а затем нажмите «Создать».

Выберите добавление любого из следующих типов товаров для записи результатов продаж (и, возможно, промежуточных итогов), которые помогут вам соответствовать отчету на конец дня из вашей торговой точки:

• Сервис
• Инвентарный запас
• Складская сборка
• Не относящаяся к запасам Часть
• Прочие расходы
• Промежуточный итог
• Группа
• Скидка
• Промежуточный итог
• Позиция налога с продаж
• Группа налога с продаж

Затем добавьте типы позиций платежа, чтобы представить различные способы получения оплачено (например, наличными, чеком, American Express, VISA, MasterCard и т. д.).

Установив элементы, просто откройте «Квитанцию ​​о продаже» (в меню «Клиенты») и выберите элементы в зависимости от того, как они отображаются в развернутом или сводном отчете о продажах. Обычно сначала указываются товары, за которыми следует налог с продаж, а затем — способ оплаты. Вы даже можете добавить элемент для Cash over / short, чтобы уравновесить ежедневные продажи с фактическими деньгами в ящике. Позиции типа платежа используются для записи методов платежа и автоматически отображаются как отрицательные.

Некоторые моменты, которые следует учитывать:

• Налог с продаж в QuickBooks рассчитывается в нижней части формы продажи на основе налогообложения элементов в области подробностей.Вы не можете отменить этот расчет. Поскольку фактическая сумма, полученная от ваших клиентов, может отличаться от этой рассчитанной суммы, вы можете отключить функцию налога с продаж в QuickBooks и добавить элемент типа «Прочие сборы» (направленный на счет обязательств по налогу с продаж) в область подробных сведений. формы.
• Многим также необходимо учитывать любые сокращения запасов и соответствующую стоимость проданных товаров. Это также можно сделать с помощью позиций в форме кассового чека (одна позиция вводится как положительная сумма и направляется на счет запасов в балансе, а другая позиция вводится как отрицательная сумма и направляется на счет себестоимости проданных товаров) .

Чтобы упростить ежедневный ввод данных, запомните дневную сводку продаж для использования в качестве шаблона (выберите Запомнить товарный чек в меню «Правка»). Ежедневно просто находите шаблон, выбирая Запомненный список транзакций в меню «Списки». Выберите запомненную сводку ежедневных продаж и нажмите Enter Transaction . Введите новую информацию за день и нажмите «Сохранить и закрыть».

Объединяем все вместе: Эта простая задача позволит вам накапливать обобщенную информацию о продажах, обязательствах по налогу с продаж и банковскую информацию.

Свяжитесь с нашим офисом, если у вас есть вопросы о ежедневном отслеживании продаж в QuickBooks.

10 вещей-бизнес

Посмотреть 10 вещей, которые должен знать каждый бизнес (в формате PDF) в:

# 1 Проверьте, нужна ли вам бизнес-лицензия

Чтобы узнать, нужна ли вам одна из 55 лицензий DCA, посетите наш Business Toolbox или позвоните по телефону 311. Вы также можете посетить nyc.gov/business, чтобы узнать, что вам нужно для открытия и ведения бизнеса в Нью-Йорке. DCA рекомендует владельцам бизнеса ознакомиться со Биллем о правах владельцев бизнеса, доступным на сайте NYC.gov / bizrights.

# 2 Почтовые цены и способы оплаты

• Если вы продаете товары, цена каждого товара должна быть указана на бирке товара или на табличке, где товар отображается.
• Если вы занимаетесь бизнесом на сумму более 2 миллионов долларов в год, вы должны прикрепить индивидуальные ценники на большинство товаров.
• Если ваша компания продает услуги — например, парикмахерские или маникюрные салоны, химчистки, прачечные, портные, мастера по ремонту, слесари, налоговые инспекторы — вы должны разместить прайс-лист рядом с местом размещения заказов и в кассе.
• Запрещается размещать разные цены для мужчин и женщин за одну и ту же услугу.
• Если вы ограничиваете использование кредитной карты, вы должны четко вывесить полис рядом с кассой и входом.

# 3 Разместите свою политику возврата

Вы можете установить свою собственную политику возмещения, но закон требует, чтобы она была размещена рядом с реестром, где клиенты могут легко ее прочитать. Ваш знак должен объяснять все условия или ограничения на возврат или обмен, например, взимаете ли вы комиссию за пополнение запасов, требуете ли вы квитанцию, имеете ли ограничения по времени на возврат или возмещаете только наличными, кредитом или кредитом магазина.Если вы не разместите политику возврата, клиенты могут вернуть любой товар в течение 30 дней.

# 4 Убедитесь, что квитанции полны и верны

Если покупатель запрашивает квитанцию ​​для покупки на сумму от 5 до 20 долларов, вы должны предоставить ее, а если покупка стоит 20 долларов или более, вы должны по закону предоставить квитанцию.

По закону в ваших квитанциях должно быть указано:

• Название и адрес вашей компании; если вы являетесь лицензиатом, вы должны добавить «Департамент по делам потребителей», а затем номер лицензии DCA
• Сумма уплаченной суммы за каждую позицию
• Общая сумма, уплаченная клиентом, включая налоги отдельной строкой
• Дата покупки
• Марка и модель любой электронной покупки на сумму более 100 долларов

Квитанции не могут указывать на дату истечения срока действия кредитной карты или более пяти последних цифр.

# 5 Убедитесь, что ваши рекламные объявления не являются ложными или вводящими в заблуждение

• Реклама низких цен на товары, которые на самом деле недоступны для покупателей («приманка и подмена»), является незаконной.
• На любом предмете, который вы указываете как «на распродаже», также должна быть четко указана предпродажная цена, и вы должны иметь в наличии разумное количество до объявления продажи. Если вы рекламируете, что у вас продажа из-за пожара, дыма или повреждения водой, или потому что вы выходите из бизнеса, ликвидируете, теряете договор аренды или ремонтируете, вы должны иметь лицензию DCA Special Sale и проводить продажу по адресу: место, которое закрывается.
• Вы должны указать название своей компании, адрес и номер лицензии DCA (если применимо) на всех газетных объявлениях, визитных карточках и служебных автомобилях.

# 6 Знайте предметы, которые нельзя продать

• Продажа поддельного или имитационного оружия незаконна, за исключением случаев, когда вся внешняя часть оружия белого, ярко-красного, ярко-оранжевого, ярко-желтого, ярко-зеленого, ярко-синего, ярко-розового, ярко-фиолетового, полупрозрачного или прозрачного (прозрачного) ). Любой фальшивый или игрушечный пистолет, не относящийся к одному из этих цветов (например, черный, зеленый), является незаконным, даже если у него оранжевый наконечник.
• Вы не можете продавать лазерные указки лицам младше 19 лет. Вы не можете продавать следующие товары лицам младше 21 года: ножницы, травильная кислота, аэрозольная краска.
• Вы не можете продавать никому следующие продукты: лекарства, отпускаемые без рецепта, мотороллеры и продукты, изготовленные из исчезающих или находящихся под угрозой исчезновения видов.

# 7 Знать правила продажи табачных изделий и вывесок

• Продажа сигарет лицам младше 21 года является незаконной. Вы должны запросить надлежащую идентификацию для всех, кто выглядит моложе 30 лет.
• У вас должна быть лицензия DCA на продажу сигарет в Нью-Йорке и размещение необходимых предупреждающих знаков города и штата. Все они доступны в Business Toolbox DCA.
• Продажа «ароматизированного» табака является незаконной, если у вас нет табачного бара или если табак имеет вкус или запах ментола, мяты или грушанки.
• Вы не можете продавать отдельные сигареты («бездельники»).

# 8 Убедитесь, что весы точны

DCA проверяет точность всех весов, используемых в магазинах и аэропортах.Весы должны быть расположены так, чтобы покупатели могли видеть вес и цену за фунт. Если вы продаете упакованные товары, вы должны вычесть вес упаковки («тарный» вес) из стоимости взвешиваемого товара. Компании могут запросить масштабную проверку онлайн в Business Toolbox DCA или по телефону 311.

# 9 Разрешение жалоб клиентов

Если DCA получит жалобу, мы свяжемся с вами по телефону или по почте, чтобы узнать вашу точку зрения, прежде чем выступить посредником. Все лицензиаты должны ответить в течение 20 дней.Посредник DCA будет работать с вами и клиентом, и если мы не сможем разрешить жалобу, она может быть рассмотрена судьей на слушании в городском трибунале или суде штата. DCA ведет постоянный публичный учет историй жалоб и способов их разрешения.

# 10 Обработка нарушений и штрафов

Если инспектор DCA обнаружит нарушение во время проверки, вам будет направлено Уведомление о слушании с указанием даты и времени, когда вам необходимо встретиться с сотрудником по урегулированию споров или оспорить нарушение с судьей по административным делам в городском трибунале.Вы можете привезти с собой адвоката, и вам будут предоставлены бесплатные услуги перевода. Лица с ограниченными возможностями могут запросить специальные приспособления до их слушания. В зависимости от нарушения или вашей истории нарушений вы можете урегулировать нарушение онлайн или по почте. Отсутствие ответа на Уведомление о слушании приведет к дополнительным нарушениям и штрафам.

Расчетно-кассовая процедура | SCC

Подразделение: Business Services
Номер политики SCC: SPR5.3.9-P-1
Выпущено: 18.01.2005
Проверено: 26.03.2021
Исправлено: 28.06.2021
Утверждено президентом / генеральным директором SCC: 28.06.2021
Ссылка на политику KCTCS: 5.3.9-P Учет и обработка денежных средств

---

Обзор

Цель данной процедуры кассовых операций для Somerset Community College (SCC) является дополнением к Бизнес-процедурам KCTCS, размещенным по веб-адресу https: // policy.kctcs.edu/administrative-procedures/5-3-9-P.aspx. Это руководство предназначено для предоставления рабочих процедур, инструкций и информационных примечания, чтобы помочь сотрудникам, ответственным за операции с наличными деньгами, лучше понять и выполнять свои обязанности в соответствии с федеральными постановлениями и постановлениями штата и штата Кентукки. Деловые процедуры системы общественных и технических колледжей (KCTCS).

Применение руководства

Это руководство предназначено для сотрудников, занимающихся обработкой наличных денег. Любой сотрудник колледжа, имеющий отношение к работе с наличными деньгами, обязан прочитать: понимать и соблюдать это руководство. Сотрудник, работающий с наличными деньгами, должен подписать форма подтверждения в конце данного руководства. Копии формы подтверждения хранятся в досье в офисе колледжа.

Использование и изменения руководства

Это руководство служит разработкой бизнес-процедур на уровне вуза. принят KCTCS.Любые вопросы относительно содержания данного руководства или проблем при использовании этого руководства должны быть доведены до сведения вице-президента по административным вопросам колледжа. Время от времени это руководство будет пересматриваться, чтобы отразить изменения в государственных и федеральных законах. правила, изменения в политике и процедурах KCTCS, изменения, рекомендованные внутренним и внешних аудиторов, а также изменения, одобренные руководством колледжа. Все дополнения, для удаления и изменения этого руководства требуется письменное разрешение вице-президента Администрация.Любой пользователь вручную, который определяет необходимость внесения изменений, должен отправить предложение в письменной форме на имя вице-президента администрации. Пользователи будут уведомлены об изменениях сделаны к мануалу.

За соблюдение процедур обращения с наличными деньгами Колледж несет ответственность проводить периодические проверки операций с наличными деньгами, чтобы определить, что все системы функционируют так, как задумано, и что все применимые политики и процедуры последовал.

В данном руководстве под наличными понимаются валюта и монеты США, чеки, выписанные на В банках США и написано в долларах США (включая путешественников, кассиров и сертифицированных чеки), денежные переводы, черновики продаж кредитных карт MasterCard, Visa и Discover. Иностранный при конвертации средств в доллары США взимается комиссия за обработку. В чистая выручка, часто конвертируемая из иностранных фондов, должна равняться сумме, причитающейся колледжу.

Процедура:

Общие правила обращения с наличными деньгами

1. Ответственность за обработку наличных денег возложена на отдельных сотрудников, которые участвуют в любой функции по работе с наличными деньгами и их руководителям. Любой сотрудник, который занимается наличные деньги ответственны за эти деньги. Руководитель любого сотрудника, работающего с наличными деньгами несет ответственность за соблюдение надлежащих и разумных мер предосторожности.Каждый сотрудник, задействованный в операциях с наличными деньгами, принимает на себя ответственность за истинное и точная отчетность обо всех обработанных средствах.
2. Доступ к наличным деньгам должен быть ограничен. Все средства должны всегда храниться в безопасности. Неавторизованный люди не допускаются в зоны обработки наличных денег, то есть в офис. При необходимости могут быть размещены знаки для предупреждения людей о запретной зоне.Вежливый устный предупреждение может также использоваться, если необходимо, в дополнение к указателям для поддержания надлежащего гарантии. Доступ к зонам, где производится подсчет или обработка наличных денег, должен быть ограничен только непосредственно вовлеченные лица. Сверка наличных денег в областях, видимых генералом общественность строго запрещена.
3. Наличные деньги, находящиеся в распоряжении колледжа, должны храниться в сейфах, запираемых ящиках или ящики, или в закрытых ящиках кассовых аппаратов.Входные двери должны быть всегда заперты. в зонах обработки наличных денег. В рабочее время двери сейфов должны быть закрыты. и в остальное время должен быть заблокирован. Необходимо считать и обрабатывать крупные суммы наличных денег. вне поля зрения широкой публики.
4. Наличные деньги нельзя оставлять без присмотра — это касается кассовых аппаратов и рабочих станций. Если сотрудник покидает рабочее место по какой-либо причине, независимо от ее краткости, все наличные деньги должны быть надежно защищены в запертом месте.
5. На все полученные денежные средства выдается письменный кассовый чек. Форма квитанции, в зависимости от обстоятельств, это может быть заранее напечатанная заранее пронумерованная письменная квитанция. или кассовый чек от PeopleSoft. Предварительно пронумерованные квитанции необходимо учитывать последовательно. и поддерживается для целей аудита. Аннулированные формы кассовых чеков должны быть сохранены для целей аудита.В случае признания недействительной квитанции белая и желтая копии аннулируются. направляется в Бизнес-офис, а розовая копия остается в кассовой книге.
6. Чеки должны быть незамедлительно подтверждены ограничительно «Только для депозита», чтобы Колледж — БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ !
7. Денежные средства, хранящиеся в сейфе на ночь (офис колледжа), на выходных или дольше длительный отпуск должен быть разумным.
8. Безопасные комбинации должны предоставляться минимальному количеству сотрудников и только тем, кто чьи функции требуют доступа к наличным деньгам. Безопасные комбинации должны быть изменены, когда сотрудник внутри отдела увольняется.
9. Оборотные фонды всегда должны быть сведены к абсолютному минимуму. Все остальные средства должны находиться в закрытом месте хранения.
10. Чеки принимаются только на суммы, причитающиеся Колледжу. (Персональные чеки не обналичить.)
11. Все излишки и недостачи на сумму более 5 долларов США должны быть подписаны на ежедневной кассовой наличности. сводный отчет заведующего отделом.
12. Сверка ежедневного отчета по операциям с отчетом по кассовым операциям и ежедневным Депозитный билет должен быть изготовлен сотрудником, независимым от отдела обработки наличных. Кроме того, все записи кассовой книги будут проверяться физическим лицом, кроме кассира, как правило, менеджер по коммерческим операциям или его назначенное лицо.
13. Для обеспечения надлежащего разделения обязанностей сотрудники, работающие с кассовыми поступлениями, должны не выполняет функции дебиторской задолженности.

Процедуры открытия и закрытия устройств хранения наличных

1. Два человека должны присутствовать при открытии и закрытии устройств хранения наличных денег. Если эта процедура контроля не может быть осуществлена ​​(потому что есть только один сотрудник) руководитель соответствующего места обработки наличных денег должен лично осуществлять контроль для поддержания надлежащего уровня безопасности, чтобы свести к минимуму возможные потери.
2. Кассовые столы / ящики без присмотра должны быть закрыты, а кассовые аппараты / лотки для наличных заблокирован, с вынутым ключом, даже если касса закрывается на время облегчения.
3. Все окна, двери и входы, где находятся и хранятся наличные деньги, должны быть надежно закреплены. заблокирован, и все сигналы тревоги включены.

Подсчет денег и внесение сдачи

• Все полученные деньги должны быть пересчитаны, и сумма должна быть проверена, прежде чем они будут помещены в денежный ящик.
• Валюта, для которой будет выдана сдача, должна быть размещена на виду у кассира. и клиент, пока транзакция не будет завершена.
• Все изменения, внесенные в транзакцию, должны быть засчитаны клиенту.
• Если во время подсчета / внесения изменений происходит прерывание, процесс должен начинать заново с самого начала.
• Если клиент сообщает сотруднику, работающему с наличными деньгами, что у него / нее было короткое замыкание транзакции, сотрудник должен немедленно уведомить супервайзера, чтобы кассовый можно уравновесить.

Вклады

1. Допускается только персонал, подписанный на процедуры обработки наличных средств SCC. делать депозиты в бизнес-офисе.
2. Должен быть произведен в соответствии с политикой.
3. Квитанции необходимо сдавать ежедневно.
4. Все полученные «наличные» подарки необходимо ежедневно сдавать в местный депозитарий.
5. Ежедневные депозиты требуются независимо от суммы транзакции для балансировки с Главной бухгалтерской книгой, созданной PeopleSoft.
6. Все депозиты должны быть отправлены в депозитарий местного банка в тот же день или на следующий день. рабочий день, если депозит в тот же день невозможен.
7. Все кассовые чеки должны быть депонированы в целости и сохранности.Это означает, что чеки нельзя обналичить или произведенные выплаты, включая возмещение расходов по авансовым платежам, из поступлений.
8. Все средства, внесенные в бизнес-офис другим отделом, должны быть выверены. в журнал и квитанцию, скопированную кассиром до выдачи квитанции на полученные средства.
9. Ни при каких обстоятельствах личные средства не должны смешиваться со средствами колледжа.

Возвращенные чеки

• Ответственность за сбор неоплаченных чеков возложена на бизнес-офис колледжа. На счет студента должно быть наложено финансовое удержание до тех пор, пока не будет возвращен чек. доволен.
• Знак с указанием размера комиссии за возвращенные чеки должен быть размещен в отдел приема чеков и на видном месте, которое хорошо видно публика.
• Если изготовителем возвращенного чека является учащийся, подразделение уведомит учащегося из следующих:
  • Чек возвращен.
  • Причина возврата чека.
  • Дата возврата чека.
  • Что плата за обслуживание была начислена.
  • Общая сумма, причитающаяся Колледжу.
  • Этот платеж подлежит немедленной оплате.
  • То, что до тех пор, пока не будет произведена оплата, на счету студента будет заблокировано финансовое обеспечение. Все стенограммы будут будет отказано, и студент не сможет зарегистрироваться на будущие семестр до тех пор, пока делинквентность устраивает.
  • Оплата должна производиться наличными, «кассовым чеком» или денежным переводом. «Недостаточный денежный чек «не может быть возвращен в финансовое учреждение для обработки, но сумма чека, плюс плата за обработку, должна быть выплачена колледжу.
    • Если производитель возвращенного чека является физическим лицом или агентством, не входящим в Колледж, подразделение подготовит письмо изготовителю, содержащее те же первые шесть пунктов выше.В седьмом пункте следует указать, что если не будет произведена оплата в течение 10 дней, будущий сбор усилия могут быть обработаны через внешний источник и могут привести к дополнительным расходам.

Гарантии

Требуемый уровень защиты при обращении с наличными деньгами зависит от уровня риска на это место.Централизованные пункты приема наличных обычно имеют более высокий уровень риска чем единицы, которые время от времени получают наличные. Для оценки уровня риска используются следующие необходимо учитывать факторы:

1. Сумма привлеченных денег.
2. Физико-географическое положение.
3. Часы работы.
4. Прошлый опыт убытков.
5. Количество задействованных сотрудников.

Как правило, все наличные деньги должны храниться в огнестойком контейнере для хранения (сейф, сундук, шкаф или стол), который оборудован хотя бы одним запорным устройством и не может легко удаляться из помещения. На начальника отдела возложена общая ответственность за обеспечение надлежащих мер безопасности.

Отделения, получающие наличные от имени Колледжа, несут ответственность за поддержание безопасность над наличными деньгами. Надлежащее обращение, надлежащие записи и физическая безопасность необходимо обращать внимание на каждого сотрудника, имеющего доступ к любому колледжу или отвечающего за него. активы, то есть денежные средства, товары, материалы и / или оборудование.

ПРОГРАММНЫЕ ОБЛАСТИ

Оценка

Бланк входа в систему должен быть заполнен учащимися, когда они входят в комнату для сдачи теста. На листе регистрации учащийся должен отметить способ оплаты как наличные. или платежный ваучер. Администратор центра оценки ведет лист входа в систему и собирает деньги индивидуально со студентов. Каждому ученику нужно дать предварительно пронумерованная квитанция. Необходимо учитывать все поступления, даже те, которые могут быть аннулированы и сохранены для целей аудита. Квитанция также выдается студентам, которые используют ваучер для оплаты экзамена с пометкой «списать» на квитанции.

Примечание: Администратор центра оценки выставит счет стороннему агентству на оплату экзамена. Копии квитанций об оплате могут быть использованы для мониторинга тестовых аккаунтов. дебиторская задолженность. См. Бизнес-процедуры KCTCS 7.4 для взыскания дебиторской задолженности. Все платежи должны быть получены и обработаны Бизнес-офисом. Задолженность на счетах записи должны вестись постоянно, и сотрудники бизнес-офиса будут проверять записи на постоянной импровизированной основе.

По мере сбора средств они должны быть помещены в безопасное хранилище с запорный механизм. Денежные средства должны быть подсчитаны, проверены и выверены для входа в систему. простыня. Внизу таблицы общая сумма платежей наличными, чеками и ваучерами. заносятся и сверяются с итогом по ведомости. Сотрудник должен подписать лист как подтверждение инкассации и сверки.

Если тест проводится в будний день, деньги переводятся в Бизнес-офис в в тот же день (или не позднее следующего дня, если тест проводится поздно день). Копия регистрационного листа передается кассиру в Бизнес-офисе. вместе с депозитом. Кассир бизнес-офиса обязан перед выдачей квитанции сверьте лист входа в систему с депозитом.Кассир отвечает за выдачу предварительно пронумерованной квитанции об общей сумме депозита для оценки Персонал центра. Персонал Центра аттестации должен хранить квитанции в файле по мере необходимости. в соответствии с графиком хранения записей, изложенным в Руководстве по бизнес-процедурам KCTCS. Сотрудники, делающие вклады, никогда не должны покидать бизнес-офис, не получив квитанция.

Если тест проводится в выходные, денежный ящик запирается в безопасном месте. до тех пор, пока залог не поступит в офис на следующий рабочий день.

Все сотрудники, участвующие в этом процессе, обязаны обеспечить, чтобы вклады вносятся своевременно, например, не позднее рабочего дня, следующего за дата испытания.

Расшифровка сборов

Процедуры, характерные для кампуса Somerset North:

Если студент оплачивает стенограмму лично или по телефону, сотрудники Приемной комиссии участник должен получить наличные, чек или денежный перевод.(ПРИМЕЧАНИЕ: для кредита карточные операции, физическое лицо должно быть направлено в бизнес-офис для совершения оплата.) Сбор оформляется в протоколе расшифровки и предварительно пронумерованной квитанции. выдается студенту. Если запрос транскрипции и оплата получены через почта, чек или денежный перевод регистрируются, помечаются «только для депозита» и вручаются доставлен в приемную комиссию. Сотрудники приемной комиссии обязаны документально оформить коллекции в протоколе стенограммы (образец журнала см. в Приложении A) и выпуск / отправка по почте предварительно пронумерованная квитанция студенту, если требуется.

В целях внутреннего контроля второй сотрудник должен сверять стенограмму. коллекций в журнал коллекций стенограммы, чтобы определить, равны ли коллекции квитанции. Рецензент должен поставить свою подпись в журнале в строке подписи «проверено». Этот должны выполняться ежедневно, и копию заполненного журнала (содержащего все соответствующие подписи) необходимо направить начальнику отдела для обеспечения соблюдения кассового процедуры обращения.

Если укомплектование персоналом не позволяет должным образом разделить обязанности, вице-президент по делам студентов, или назначенное лицо должны активно контролировать сбор сборов за стенограмму. Излишки или о нехватке необходимо немедленно сообщать вице-президенту по делам студентов или назначенному лицу, кто должен проверить работу. Если будет установлено, что сборы превышены или недостаточны, это находка должна быть отмечена в журнале продаж, подписанном вице-президентом по делам студентов или назначенным лицом, и прилагается к кассовым чекам, принесенным в офис для депозита.А Сотрудник бизнес-офиса подсчитает средства, выдаст квитанцию ​​и подпишет журнал как дополнительная проверка того, что деньги посчитаны и проверены. Вице-президент студента Отделы, в свою очередь, должны сообщать о перерасходе / дефиците вице-президенту колледжа по делам студентов. своевременно, например, в течение следующего рабочего дня.

Собранные средства должны отправляться в бизнес-офис каждый рабочий день ( до 15:00 с.м. ) для депонирования и записи в PeopleSoft. Предварительно пронумерованные квитанции, собранная наличность, и печать колледжа должна храниться в сейфе с ограниченным доступом к ящику. всегда.

Процедуры, относящиеся ко всем остальным кампусам и центрам:

Сборы за стенограмму

взимаются только кассиром кампуса или представителем Центра. Кассир выдаст студенту кассовый чек.Студент возьмет кассовый чек в Приемную комиссию. Сотрудники Приемной комиссии выдадут стенограмма студенту.

Развитие (Подарки)

Любой денежный подарок, полученный любым сотрудником колледжа, должен быть немедленно отправлен Управление институционального развития. Все подарки или пожертвования в натуральной форме должны пройти Управление институционального развития — БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ!

Когда подарок получен офисом кампуса или представителем колледжа, офис или представитель должен направить на следующий день (в тот же день) в офис Институциональное развитие:

1. Актуальный чек или письменное заявление о полученном имуществе.
2. Копия письма дарителя с указанием цели.
3. Ограничения в отношении подарков, если таковые имеются, и формы пожертвования в натуральной форме (если применимо).

Принимающий офис или представитель должны предоставить:

1. Имя и номер счета, на который должен быть депонирован подарок.
2. Имя и адрес дарителя.
3. Имя и адрес лица, получающего подтверждение, если оно отличается от донор.

Любая дополнительная информация, которая поможет Управлению институционального развития при подготовке благодарственного письма колледжа также должно быть предоставлено.

Управление институционального развития отвечает за определение наличия средств. полученные подарки вместо оплаты товаров или услуг.Частные подарки, полученные пользователем Офис институционального развития должен быть подтвержден посредством процесса получения. Для получения наличных / чеков потребуется выдача заранее пронумерованных квитанций. Желтые копии соответствующих квитанций будут приложены в качестве резервной документации к кассовым сборам. журнал, подготовленный Управлением институционального развития и отправленный в кассу в Бизнес-офисе на депозит каждый день.Аннулированные формы квитанции должны быть включены со всеми другими формами квитанций, принесенными в Бизнес-офис и включенными в дневную кассовый отчет, подготовленный Бизнес-офисом. Согласование коллекций и квитанции должны быть выполнены. Если разделение обязанностей невозможно из-за ограниченного сотрудников, сотрудник по институциональному развитию должен проявлять осмотрительность при обращении с квитанций.

Копии любых аннулированных квитанций также должны храниться в Управлении институционального развития. и включены в расписку в тот день.Чеки должны быть одобрены немедленно с использованием штампа подтверждения. Кассир Business Office посчитает наличные в присутствии сотрудника институционального развития и напишет квитанцию сотруднику за наличные. Все квитанции получены после 15:00. будет депонирован к делам на следующий день.

Отдел институционального развития в заранее пронумерованной форме квитанции должен получить любые подарки, полученные по почте в день их получения, и отправленные Бизнес-офис для включения в ежедневный депозит.

Согласно общему правилу , обработка подарков колледжу будет осуществляться следующим образом:

Офис институционального развития будет:

1. Выдать донору квитанцию ​​об оплате наличными, чеком или кредитной картой и / или натурой пожертвование.

2. Соберите всю необходимую документацию для донорского файла:
   • Скопируйте чек, кассовый чек, квитанцию ​​по кредитной карте и оценочную квитанцию ​​в натуральной форме. пожертвование.Это включает любую дополнительную информацию, необходимую для правильной записи дарение подарка (соответствующая форма подарка, подарки на память и т. д.).
   • Заполните форму обработки подарка.

3. Подготовьте форму кассового чека с соответствующей комбинацией полей диаграммы.

4. Отправьте подарочную транзакцию в PeopleSoft Advancement.

5. Отправьте соответствующую документацию вместе с формой обработки в колледж. Офис.

Относительно получения подарков наличными, Бизнес-офис колледжа (касса) буду:

1. После получения бланка обработки подарка и бланка денежной квитанции внесите чек / наличные деньги донора в местном банке колледжа в соответствии с установленным порядком ведения кассового учета.
2. Бизнес-офис колледжа печатает журнал AV на следующий рабочий день, подтверждая остатки депонированных средств по транзакции, зарегистрированной Управлением по продвижению. Копия журнала направляется в Управление институционального развития.

Фонды отчислений

У каждого кассира есть кассовый лоток, и он должен работать только с ним.Денежные ящики не должны использоваться для обмена крупных денежных купюр. Изменить можно только во время фактическая платежная операция. Кассир обязан никогда не уходить его / ее денежный ящик без присмотра даже во время неожиданного пересчета наличных денег.

Выверка авансовых фондов должна быть представлена ​​в форме выверки KCTCS. Он будет сохранен при сверке банковской выписки и должен быть завершен к десятый день следующего месяца.Сотрудник Business Office, который подтверждает конец месяца. Счетные фонды могут выполнять сверку. На случайной основе лицо, назначенное вице-президентом по административным вопросам, определит фонды изменения авансового платежа для аудита.

Денежные средства, выплаченные из авансовых фондов, и чеки, выписанные с авансового банковского счета должен иметь подтверждающую квитанцию ​​/ документ. Согласно процедурам KCTCS, авансовые операции должен быть ограничен до 100 долларов и должен соответствовать процедурам KCTCS для квалифицированных покупок. (см. Приложение B для утвержденных счетов авансовых наличных средств).

Все выверки авансовых средств должны выполняться ежемесячно с использованием Формы KCTCS. TM11. Сверки должны быть рассмотрены и утверждены вице-президентом администрации. не позднее 10-го рабочего дня следующего месяца .

Запросы на все расходы по авансовому фонду должны выполняться ежемесячно.

Чеки, выписанные с авансового банковского счета, ДОЛЖНЫ иметь подтверждающие квитанции / документы.Ежемесячная сверка проверяет наличие соответствующих квитанций / документов, подтверждающих авансовые операции. Если квитанции не включены, вице-президент по администрации колледжа необходимо немедленно уведомить. Сумма авансовых покупок ограничена до 100 долларов США. Пожалуйста, проконсультируйтесь Процедуры закупок для квалифицированных покупок.

Стоимость обучения (зачетные классы)

Все платежи за обучение, сборы, штрафы и другие сборы должны оплачиваться на предприятии. Офис.Все сотрудники Business Office должны соблюдать процедуры и инструкции. изложены в разделе о внутреннем контроле настоящего руководства.

Отчеты на конец дня должны составляться и соответствовать сумме денежных средств, собранных в конце каждого дня. день с балансировкой кассовых поступлений с отчетами по запросу.

Пожалуйста, смотрите Приложение C для ЕЖЕДНЕВНОЙ ОПЛАТЫ — КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК.

Спецодежда и недостачи должны быть сообщены вице-президенту по административным вопросам Колледжа, который день. Сумма начисленных сборов не может быть уменьшена без надлежащей документации, включая плату за обучение. отказы.

Проверка медсестер

Все платежи за тестирование помощницы медсестры производятся через Бизнес-офис. касса.Кассир должен убедиться, что человек, сдающий тест, находится в хорошем финансовом состоянии. стоя до принятия платежа. После подтверждения финансового статуса кассир выдает сдающему тест рукописную квитанцию. Кассир затем регистрирует информацию о лице и платеж в файле Excel, созданном Администратор тестирования медсестры и предоставлен бизнес-офису.

Администратор тестирования медсестры несет ответственность за то, чтобы запрос места для тестирования имеет право на тестирование до направления их в Бизнес Офис для оплаты.Администратор тестирования медсестры несет ответственность за проинформируйте каждого об обязательных документах, которые необходимо принести в назначенную дату проверки. Они также обязаны уведомить потенциального тестировщика о том, что комиссия не возвращается, и это отсутствие следующих инструкций, которые не позволяют человеку пройти тестирование, будет не гарантирует возврата уплаченных сборов.

Примечание: Администратор тестирования медсестры или помощник администратора выставит счет третьей стороне. агентство по оплате экзамена.Копии квитанций об оплате могут быть использованы для контроля тестирование дебиторской задолженности. Пожалуйста, ознакомьтесь с Бизнес-процедурами KCTCS 7.4 для получения информации. дебиторской задолженности. Все платежи должны быть получены Бизнес-офисом. Записи о дебиторской задолженности должны вестись постоянно, а Бизнес-офис Персонал будет постоянно проверять записи на импровизированной основе.

Решения для персонала

Регистрация и оплата индивидуального краткосрочного обучения, повышения квалификации, помощь в обучении для промышленности и Lineman Training, а также для частных и общественных организаций Образовательные программы будут выполняться Отделом решений для персонала с использованием Программный модуль CampusCE.Somerset Community College будет следовать бизнесу KCTCS Процедуры обработки регистраций и платежей, связанных с некредитным обучением занесены в базу данных CampusCE. После того, как персонал Workforce Solutions завершит сверка, средства вместе со всей необходимой резервной документацией должны быть доставляется в бизнес-офис для включения в ежедневный депозит.

Платежи должны быть получены на заранее пронумерованных формах регистрации / оплаты взносов.Проверяет должны быть немедленно подписаны «Только для депозита». Квитанции должны быть всегда защищены. Поскольку офисы департаментов недостаточно оснащены для внесения изменений, валюта не приветствуется. Сборы и квитанции должны быть согласованы с использованием отчетов, доступных через CampusCE. чтобы определить, совпадают ли коллекции с регистрациями. Сверка должна быть выполнена кем-то другим, кроме лица, выполнившего сбор сборов / регистрацию.Если укомплектование персоналом не позволяет такое разделение обязанностей, руководитель отдела или назначенное ему лицо должен контролировать деятельность по сбору. Кроме того, Бизнес-офис проводит выборочные аудиты кассовой деятельности в отделе кадровых решений. это рекомендуется проводить ежемесячный аудит, но не реже одного раза в квартал. потребуется. Об излишках или недостатках необходимо немедленно сообщать в отдел. руководитель, который должен проверить сверку.Если установлено, что сборы закончились короче говоря, это заключение должно быть подписано начальником отдела и приложено к Форма кассового чека, когда средства вносятся на депозит в офис Колледжа (касса). Об избыточном или коротком сроке также необходимо сообщить вице-президенту по административным вопросам Колледжа. Собранные средства необходимо отправить в бизнес-офис колледжа (в кассу). за предыдущий рабочий день до 15:00 р.м. (см. исключение, указанное ниже). Завершенный Бланк кассового чека должен быть отправлен в офис (кассу) со всеми собранные средства. Бизнес-офис (касса) будет подсчитывать средства в присутствие сотрудника Workforce Solutions и выдает ему письменную квитанцию. работник.

С 1 декабря 2015 г. будет сделано исключение для решений для персонала. офис только, чтобы разрешить сбор платежей за транзакции, обработанные с понедельника по Четверг состоится до тех пор, пока сумма депозита не достигнет 500 долларов.На тот момент задаток должны быть сделаны с бизнес-офисом и должны включать все средства с резервной документацией и ежедневные отчеты о сверке данных CampusCE. Это исключение необходимо на основании по нехватке кадров. Это исключение должно пересматриваться каждый год, чтобы определить необходимо продлить или прекратить действие в связи с кадровыми и бюджетными ограничениями.

ПРИМЕЧАНИЕ. Преподаватели не должны взимать плату за обучение.

Штрафы за библиотеку

Сотрудники библиотеки должны разместить индикатор обслуживания в учетной записи студента, когда студент должен выплатить штраф или уплатить штраф за утерю книги. В индикаторе услуги указывается сумма причитается от студента. Студент будет направлен к окну кассира для расчета баланс, связанный с библиотечным трюмом. Кассир отправит платеж на студенческий счет, и будет включать оплату с ежедневным банковским депозитом.Один раз оплачен библиотечный штраф, кассир уберет индикатор обслуживания с учётная запись студента.

Торговые деньги

1. Торговые автоматы должны опорожняться не реже одного раза в месяц.
2. Два сотрудника должны присутствовать, чтобы опустошить кассовые боксы. Если это невозможно, супервайзер должен проверять всю работу.
3. Валюту и монету следует подсчитывать отдельно, а итоговые суммы для обоих включаются в депозитный мешок.
4. Затем средства должны быть доставлены в Бизнес-офис для проверки итоговых сумм, записи в PeopleSoft и депонированы. Кассир выдаст рукописный квитанция сотруднику, вносящему залог.

Процедуры обработки денежных средств, характерные для местоположений центров SCC

С 1 июля 2013 г. должности кассиров в центрах были упразднены. Тем не мение, SCC признает сохраняющуюся потребность в обслуживании студентов в отношении оплаты обучения и обвинения. В случаях, когда оплата связана со счетом студента, Студент Вариант самообслуживания будет предпочтительным способом оплаты, и студенты должны быть рекомендуется использовать этот метод.В случаях, когда у студента нет возможность совершить онлайн-платеж, или оплата не взимается непосредственно в учетную запись студента, необходимо выполнить следующие процедуры.

Обязанности центра

Директор центра и / или назначенное ему лицо, обученное процедурам работы с наличными деньгами, должны собирать выплаты от студентов / клиентов.Каждому студенту / клиенту должен быть присвоен предварительно пронумерованный, собственноручная квитанция от назначенного сотрудника Центра. Все поступления подлежат учету для даже тех, которые могут быть аннулированы и сохранены для целей аудита. В случаях аннулированная квитанция, белая и желтая копии должны быть отправлены в коммерческий офис, а розовая копия остается в чековой книжке.

По мере сбора средств они должны быть помещены в безопасное хранилище с запорный механизм.Денежные средства должны всегда храниться в месте, недоступном для посторонних лиц. широкой общественности. Деньги должны быть заблокированы в сейфе Центра, когда сотрудники покидают офис. Чеки должны быть немедленно подписаны «Только для депозита» — Без исключений .

В конце дня назначенный персонал Центра должен проверить, что платежи сверить с суммой собранных наличных денег / чеков.Если суммы не сбалансированы, Директор центра отвечает за проверку ежедневных коллекций и связывается с Менеджер по коммерческим операциям, если средства не могут быть выверены. Если суммы остаток, назначенные сотрудники Центра заполняют квитанцию ​​о банковском депозите, первоначальную квитанцию ​​о депозите и перевезите депозит в местный банк. По завершении депозит у кассира банка, назначенный персонал должен проверить, что сумма депозита подтверждено кассиром банка, совпадает с суммой в билете о депозите колледжа.Все Расхождения должны быть устранены до выхода из банка.

По возвращении в Центр в тот же день назначенный персонал отсканирует и отправит электронное письмо квитанция о депозите колледжа и квитанция о банковском вкладе (если предоставляется отдельная квитанция банком) в лондонскую кассу. Назначенный персонал размещает все оригинальные документы, включая депозитные билеты, квитанции и всю другую соответствующую резервную документацию, в почте UPS / FedEx в кассу Somerset для доставки на следующий рабочий день.

Обязанности бизнес-офиса

После получения электронных писем, содержащих отсканированные ежедневные депозитные документы, Лондонский кассир должен убедиться, что сумма депозита совпадает и что наличные и чековые операции были точно зарегистрированы. Лондонская касса обрабатывает операции с наличными / чеками либо через модуль PeopleSoft Student, либо через журнал денежных поступлений в модуле PeopleSoft Financials.

Если для платежа требуется публикация в учетной записи студента через PeopleSoft Студенческий модуль, лондонский кассир должен убедиться, что используется правильный целевой ключ как показано ниже:

Ключ кассовой наличности McCreary Center	E2PAY
Ключ кассовой наличности Центра Клинтона	E3PAY
Russell Center Cash Target Key	E4PAY
Ключ кассы центра Кейси	E6PAY

Если для платежа требуется журнал денежных поступлений через PeopleSoft Financials модуль, кассир Лондона должен убедиться, что используется правильный денежный счет, как показано ниже:

Номер расчетного счета McCreary Center	10740
Номер расчетного счета в Центре Клинтона	10738
Russell Center Cash Номер счета	10645
Номер денежного счета в Кейси Центре	10647

Лондонская касса обрабатывает все транзакции через PeopleSoft не позднее, чем на следующий рабочий день после получения электронных писем от Центра.После ежедневных транзакций завершены, лондонская касса пересылает электронные письма Центра указанным Персонал бизнес-офиса для обработки EFT (электронного перевода денежных средств) от местного депозитарий центрального депозитария КЦТК.

ПРИМЕЧАНИЕ : Если лондонская касса обнаружит какие-либо расхождения между суммой депозита и резервную документацию, они должны связаться с персоналом Центра, ответственным за депозит, чтобы попытаться устранить несоответствие.Если лондонская касса и Сотрудники центра не могут определить решение, менеджер по бизнес-операциям должен быть уведомлен, и должен быть завершен полный аудит повседневной деятельности. В случае, если сумма денежных средств больше или меньше суммы депозита, сотрудники Центра несет ответственность за документирование причин расхождений и признание они были проинформированы об элементе сверки.Повторные случаи согласования проблемы будут основанием для лишения права обращения с наличными деньгами у этого конкретного лица, с возможными дополнительными последствиями, определяемыми вице-президентом администрации.

После получения оригинальной документации из Центров кассир Лондона должен: прикрепите квитанции студентов PeopleSoft и кассовые журналы к депозитному пакету, и направить полный пакет назначенному сотруднику бизнес-офиса для аудита и проверка EFT.Папка ежемесячных депозитов должна вестись для каждого По центру, и после завершения всех ежемесячных операций, включая процесс EFT, папки должны быть отправлены Менеджеру бизнес-операций или назначенному завершение ежемесячной выверки банковских счетов и окончательный аудит всех транзакций.

Порядок работы с денежными средствами, относящийся к косметологическим программам

Для полной поддержки учебного плана и целей программы косметологии, Somerset Community Колледж осознает необходимость расширения операций с наличными деньгами.Это расширение включает использование кассовых аппаратов, запрограммированных специально для услуг, предоставляемых во время салонные / клиентские дни, а также предоставление студентам возможности работать кассирами для сбора сборов. Конкретный процесс описан ниже и вступит в силу весной. Семестр 2015 года.

Оценка рисков и подотчетность

Для минимизации риска перерасхода и нехватки денежных средств кассовый аппарат должен использоваться для записи каждой транзакции в течение всех дней работы салона / клиента.Эти кассовые аппараты предоставляются бизнес-офисом и будут предварительно запрограммированы на услуги специфические для программы косметологии. На программы косметологии необходимо приобрести все расходные материалы, необходимые для работы упомянутых кассовых аппаратов, то есть регистрационная лента. Если кто-либо из три программы закрываются, кассовые аппараты возвращаются в Бизнес-офис. Инструктор каждого объекта несет ответственность за управление ежедневной работой новые процессы обработки наличных, при этом Координатор программы имеет окончательные и конечная ответственность за риск и подотчетность.

Обязанности сайта программы

Инструктор на объекте должен быть обучен процедурам работы с наличными деньгами и будет иметь ежедневную контроль кассовых операций. Чтобы каждый студент получил практический опыт при работе с кассовыми операциями салона инструктор сайта составляет журнал назначение двух студентов на салон / клиентский день для работы с кассовым аппаратом и обработки сделки купли-продажи.О любых проблемах, которые возникают у ежедневных студенческих кассиров, следует сообщать. инструктору сайта, который попытается решить возникшие проблемы. Если инструктор сайта не сможет решить вопросы, инструктор сайта свяжется с менеджером Деловые операции за помощью. В случае необходимости, менеджер по коммерческим операциям проведет полный аудит сайта для решения любых вопросов.

Кассовые аппараты запрограммированы так, чтобы два кассира могли обрабатывать транзакции каждый день в том же регистре.Инструктор сайта присваивает номера кассиров студенческие кассиры в каждый салон / клиентский день. Студенты подписывают протокол, подтверждающий их назначение кассира на день, и этот журнал должен быть включен в общий депозит отправляется в кассу бизнес-офиса. Студенческие кассиры регистрируют каждый транзакцию под своим конкретным номером кассира. Студенческие кассиры заберут деньги от клиентов в виде наличных или кредитной / дебетовой карты за услуги оказано.

По мере поступления денежных средств они будут помещены в кассу. Фонды должны быть в безопасности в любое время. Если на стойке регистрации нет персонала постоянно, Инструктор на месте назначает одного из кассиров студентов, в обязанности которого входит защита ключа от кассового аппарата, когда он не используется. Никто, кроме двух ежедневно кассиры студентов и инструктор сайта должны иметь в собственности кассовый аппарат ключ — без исключения !

Практика внесения сдачи для студентов, сотрудников или посетителей из кассы / сдачи фонд строго запрещен.Смена выдается только в случае оформления наличных платежей. от продажи услуг. Фонды сдачи не могут быть использованы для покупки расходных материалов для Программа Косметология. Расходные материалы должны быть заказаны через утвержденную систему закупок KCTCS. методы, либо через procard, либо через заказ на покупку.

В конце каждого дня салона / клиента должен быть завершен ежедневный процесс сверки. Чтобы начать этот процесс, фонд обмена наличных средств, выданный Косметологической программе от Бизнес-офис будет отсчитан и удален из денежного ящика.Перемена средства будут храниться в надежном запертом ящике / шкафу до следующего дня клиента. На этом этапе распечатывается лента X кассового аппарата, и назначенные студенты-кассиры, вместе с инструктором сайта проверяет, что платежи отмечены на кассовом аппарате Лента X согласовывает сумму транзакций с наличными и дебетовыми / кредитными картами. Если остаток сумм, на кассовом аппарате должна быть распечатана лента Z для закрытия всех операций в реестре.Если суммы не сбалансированы, ответственность несет инструктор сайта. для проверки ежедневных сборов и свяжется с менеджером по бизнес-операциям если невозможно сверить средства. После того, как суммы уравновешиваются, инструктор сайта заполняет ежедневный кассовый баланс и принимает бухгалтерский баланс, Журнал назначений студента-кассира, кассовые ленты, квитанции по кредитным картам и ежедневный пакетный отчет и деньги в кассу Business Office для включения в регулярные ежедневные депозиты, за исключением программы косметологии Центра Клинтона.Для Центр Клинтона, инструктор участка косметологии сдает ежедневный залог пакет директору центра или помощнику администратора для депозита.

Обязанности бизнес-офиса

В начале каждого семестра во время, определяемое инструкторами сайта и менеджер по бизнес-операциям, все студенты, обучающиеся по программе косметологии должны быть обучены процедурам обработки наличных денежных средств KCTCS / SCC.Лист авторизации, подтверждающий Посещение этого тренинга будет проводиться каждый семестр и сохраняться в архиве. Бизнес-офисом (см. Приложение F). Понятно, что студенты не будут занимаются обработкой наличных денег до тех пор, пока они не пройдут обязательное обучение из бизнес-офиса.

При получении дневного депозита от Косметологических программ Бизнес Кассир офиса (или директор центра / помощник по административным вопросам для Клинтона) должен проверить что сумма депозита согласована с ежедневным балансом и что наличные и транзакции по кредитным картам были точно зарегистрированы.Кассир напишет рукописная квитанция представителю косметологии о внесении ежедневного депозита. В Представитель косметолога должен приложить квитанцию ​​Business Office к своим документам. в качестве доказательства того, что депозит был подан для включения в ежедневный банк колледжа депозит. Бизнес-офис обрабатывает кассовые операции через кассовые чеки. журнал в модуле PeopleSoft Financials.

ПРИМЕЧАНИЕ : Если кассир бизнес-офиса обнаружит какие-либо расхождения между депозитами количество и резервную документацию, они должны связаться с инструктором сайта программы ответственный за депозит, чтобы попытаться устранить несоответствие. Если бизнес Кассир офиса и Инструктор сайта программы не могут определить решение, уведомить менеджера по бизнес-операциям и провести полный аудит ежедневного деятельность должна быть завершена.В случае, если сумма наличных больше или меньше общей суммы депозита, ответственность за документирование несет Инструктор сайта программы. причины расхождений и признать, что они были осведомлены о согласовании элемент. Неоднократное возникновение проблем с согласованием будет основанием для снятия наличных. обработка привилегий от этой конкретной программы или отдельного лица, с возможными дополнительными последствия, определяемые вице-президентом администрации.

Процедуры обработки наличности, относящиеся к театральному отделу

Касса Предварительные продажи

Часы кассы

устанавливаются на усмотрение отдела и в основном основываются на расписание ассистента театра. Часы и даты продажи билетов должны быть опубликованы. на дверях кассы, как только они будут определены.Касса также открыта в фойе театра за час до занавеса в вечер представлений. Для предварительные продажи осуществляются в кассе, принимаются кредитные карты, а также наличные и чек. Для продажи дверей разрешены только наличные и чеки.

Билеты и места

На все спектакли с билетами выделены места.Ответственный за театральный помощник по изготовлению и печати билетов на каждое выступление.

Цены на билеты (включая налог с продаж Кентукки)

$ 5 Аванс
$ 8 Дверь

Подготовка билетов и схема рассадки

1. Откройте «Stoner Tickets» (находится в папке «Шаблоны») и СОХРАНИТЕ КАК в соответствующем производственная папка.
2. Используйте функцию Ctrl + F, чтобы «Найти и заменить» информацию в шаблоне заявки: Заголовок, Дата и т. Д.
3. Распечатайте билеты на цветном картоне, используя разные цвета для каждого выступления, чтобы помогают отслеживать билеты на каждую ночь.
4. Нарезайте билеты с помощью ножа для бумаги.
5. Сортировка билетов по дате, а затем по строкам. Используйте резинки, чтобы держать их в порядке.
6. Дважды проверьте наличие всех перечисленных номеров мест во время выступлений.
7. Откройте «Stoner Seating Basic» (находится в папке «Шаблоны») и СОХРАНИТЕ КАК в соответствующем производственная папка.
8. Заблокируйте все недоступные места и обновите даты.Обратите внимание, что каждая дата имеет отдельный вкладка в книге. Это помогает выделить дату цветом, который соответствует ее билету. цвет.
9. Сохранить.

Продажа билетов заранее

При продаже будут соблюдаться следующие процедуры:

1. Откройте таблицу рассадки, сохраненную для производства.
2. Спросите у мецената, сколько билетов им нужно и на какой спектакль.
3. Сверьтесь с таблицей, чтобы узнать, какие места доступны. Домик из центра дома наружу. Выделите места, которые вы хотите продать, с помощью кнопки заполнения на панели инструментов. В раскрывающемся меню выберите «Вставить комментарии» и введите текст в поле (а) комментариев выше. место (а) имя покупателя билетов.(Часто кто-то звонит вернуться позже и хотите, чтобы рядом было дополнительное место, чтобы этот процесс прошел гладко.)
4. Найдите соответствующий распечатанный билет (ы), дважды проверьте с клиентом, что они правильная дата.
5. Напомните посетителю, чтобы он прибыл за десять минут до занавеса, и чтобы дети младше 6 лет не разрешены.
6. Принять оплату.
7. Рекордная кассовая книга, предоставленная Business Office, включая имя патрона и номер телефона. Покровитель получает белую копию.
8. Отрежьте корешок билета и отметьте на нем тип совершенной продажи и укажите способ оплаты. (CC = кредитная карта, $ = наличные, CK = чек) Сохраните квитанцию ​​для закрытия денежного ящика и внесения ваш кассовый отчет в конце дня.
9. После транзакции проверьте таблицу рассадки, чтобы убедиться, что нужные места имеют помечены как проданные и сохраните обновленный график.

Продажа билетов окончательна. После того, как заглушка была отрезана, была сделана продажа.

При распределении мест старайтесь оставлять свободные места открытыми группами по 2 или 3 человека.Сделать театр кажется более заполненным, постарайтесь распределить назначенные места среди центральной части и сначала перед боковыми секциями, оставляя пустые места между партиями, которые нужно заполнить более поздними покупателями билетов.

Некоторые посетители потребуют места побольше. Это переносные стулья и обозначаются на билетах «ПОРТ» или в таблице рассадки другим цветом. Попытайтесь приспособиться запросы на рассадку, когда это возможно.

Кредитные карты

Автомат для кредитных карт должен быть заблокирован, когда он не используется. При использовании кредит карточный автомат необходимо включить в розетку и подключить к сети. Несмотря на то что машина распечатывает квитанцию ​​для каждой транзакции, рукописная квитанция также должна быть создан для бизнес-офиса. Прикрепите желтую копию к квитанции о кредитной карте, передайте белую копию патрону вместе с копией квитанции о кредитной карте, и храните розовую копию в чековой книжке.

Расчетно-кассовая деятельность

Все лица, работающие с наличными деньгами, должны пройти обучение работе с наличными деньгами в офисе компании. Свяжитесь с менеджером по бизнес-операциям, чтобы запланировать обучение работе с наличными. Наличные получил необходимо сдавать в кассу ежедневно. Каждый раз, когда наличные деньги переходят из рук в руки, квитанция должна быть написанным, чтобы отслеживать это. Вам нужно будет проверить книги чеков в кассе.Они имеют серийный номер и должны храниться в закрытом шкафу, когда они не используются. Розовый копии квитанций всегда остаются в книге. Когда все чеки использованы, книга возвращается в бизнес-офис. Когда обрабатываются наличные, дверь офиса должны быть закрыты и заперты. При покупке билетов следует соблюдать дополнительные меры предосторожности. поскольку они имеют денежную ценность.

Отчетность

1. Каждый день заполняйте «кассу» и забирайте весь полученный доход, соответствующий корешки билетов и соответствующие квитанции с указанием суммы денег по билету продажа в кассу.
2. Кассир подтвердит, что депозит сбалансирован со всеми учтенными средствами / квитанциями, и выпишет сотруднику Театра квитанцию ​​о внесенной сумме.
3. По завершении прогона и после того, как все деньги и непроданные билеты были депонированы в кассир в бизнес-офисе, создайте отчет о кассовых сборах для театрального режиссера.См. Предыдущие отчеты в папке «Квитанции кассовых сборов» для получения информации о форматировании отчета.

Продажа дверей в кассах

Продажа дверей начинается за час до занавеса. Все билеты стоят 8 долларов каждый, включая KY налог с продаж.

Предварительно проданные билеты будут храниться отдельно от имен посетителей в билетах.

Следите за обстановкой в ​​доме по таблице рассадки. Печатная копия Таблица рассадки предназначена только для справки. Не показывать посетителю схему рассадки гостей. Если посетитель не настаивает, не позволяйте ему выбирать свои места. Сообщите им что вы предоставляете им лучшее место из имеющихся. Если посетитель хочет посидеть с кем-то, кто уже купил билеты, проверьте, не вы можете приспособиться.Если нет, продайте им места ближе всех к другой стороне. Избегайте показа Покровитель график рассадки.

Продам билеты в подъезде

При совершении продажи необходимо следовать следующей процедуре:

1. Спросите у посетителя, сколько билетов им нужно.
2. Зачеркните карандашом места, которые вы продаете посетителю, в таблице рассадки.
3. Найдите соответствующие распечатанные билеты.
4. Принять оплату.
5. Рекордная распродажа при получении, включая имя и номер телефона покровителя. Покровитель получает белая копия. Желтые копии отправляются в бизнес-офис под залог. Розовые копии оставаться в чековой книжке.
6. Отрежьте корешок билета и отметьте соответствующий квадрат на корешке и отметьте оплату. метод.(CC = кредитная карта, $ = наличные, CK = чек) Сохраните квитанцию ​​для закрытия денежного ящика. и составление отчета о кассовых сборах в конце дня.

Продажа билетов окончательна. После того, как заглушка была отрезана, была сделана продажа.

Украшаем дом

Непроданные билеты и билеты, сданные обратно, следует продавать из центра дома. наружу.Заполните сначала центральную часть дома, а затем от проходов к стена. Разложите непроданные билеты в группах по два, три и четыре человека. Предварительно договориться эти группы продавать в момент покупки.

Некоторые посетители потребуют места побольше. Это переносные стулья и обозначаются на билетах «ПОРТ» или в таблице рассадки другим цветом. Попытайтесь приспособиться запросы на рассадку, когда это возможно.

Кредитные карты

Хотя аппарат печатает квитанцию ​​для каждой транзакции, рукописная квитанция также должен быть создан для Business Office. Прикрепите квитанцию ​​о кредитной карте к желтую копию, белую отдайте патрону, розовую копию храните в квитанции книга.

Расчетно-кассовая деятельность

Каждый раз, когда наличные деньги переходят из рук в руки, необходимо выписывать квитанцию, чтобы отследить это.Тебе понадобится для получения чековых книжек в кассе. Они предварительно пронумерованы и должны когда он не используется, хранить его в закрытом шкафу. Розовые копии чеков всегда остаются в книге. Когда все чеки использованы, книга возвращается в Бизнес. Офис. Во время обработки наличных денег дверь офиса должна быть закрыта и заперта. Также следует соблюдать дополнительные меры предосторожности с билетами, так как они имеют денежную ценность.

Студенческая линия быстрого доступа

Когда откроется касса, будет сохранен список «очереди студентов», и студенты будут быть перечислены в порядке очереди. Каждый студент укажет свое имя и имя их учителя.

За пятнадцать минут до начала занавеса (или в любое более раннее время, установленное театром директор) невостребованные билеты будут бесплатно выдаваться студентам по программе «студент линия спешки ».Вычеркивайте их из списка по мере выпуска билетов. Отметьте заглушку соответствующим образом. Освободите билеты из непроданных групп, прежде чем выпускать предварительно проданные билеты.

Прочие фонды

Для получения прочих денежных средств необходимо использовать заранее пронумерованные квитанции. Достаточный документация должна быть приложена к ежедневному отчету о кассовых операциях с описанием цели средств.

Исключения

Любое исключение требует предварительного письменного одобрения вице-президентом по администрации. Скорая медицинская помощь ситуации должны быть доведены до сведения вице-президента администрации, как только насколько возможно.

График B
Счета авторизованных авансовых наличных по состоянию на 26 августа 2020 г.

Сомерсетский кампус

• Бизнес-офис — 1000 долларов (проверка) — Эветта Томпсон
• Business Office — 100 долларов США (кассир) — Chelsey McCown
Бизнес-офис
• — 100 долларов США (кассир) — Сара Эдмон-Бертон
Бизнес-офис
• — 350 долларов (дополнительные средства для внесения изменений) — Эветта Томпсон
• Приемная комиссия / Выписки — 50 долларов (изменение) — Тина Уотсон
• Косметология — 50 долларов (сдача) — Дженнифер Оуэнс
• Assessment Center — 20 долларов (изменение) — апрель Рассел

Лондонский кампус

• Бизнес-офис — 100 долларов (кассир) — Мелисса Брей
• Assessment Center — 30 долларов США (изменение) — Lora Acrey

Центр Клинтона

• Косметология — 100 долларов (сдача) — Joni Upchurch

График 3

Контрольный список ежедневных кассовых операций

1. Открытие (AM / PM) Кассир кампуса (также может быть главным кассиром) открывает кассу, открывается регистрирует и открывает кассиры с помощью функции копирования.Менеджер по бизнесу колледжа Операция создает / удаляет действительные регистры и при необходимости создает кассиров.
2. Каждый кассир должен использовать кассовый аппарат для записи всех транзакций, включая оплату обучения. платежи. Каждому кассиру закреплены отдельные денежные ящики для собственных кассовых аппаратов. Совместное использование / смена ящиков между ящиками не допускается — БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ.
3. Обрабатывать платежи, полученные по почте.
4. Обработка любых возвращенных из банка предметов, обработка любых выплат студентам финансовой помощи потому что ученик выбыл из класса (-ов).
5. Внесите любые фонды отдела, то есть стенограммы, торговые автоматы, B&I, библиотечные штрафы / квитанции, и копировальные чеки.
   
   1. Примечание. Любая услуга, счета за которую колледж должны проходить через Счетную базу данных. (AR) модуль.Журнал кассовых чеков может использоваться для денежных поступлений, не связанных с студенческий платеж или предметы, не относящиеся к сфере обслуживания, которые не требуется обрабатывать через Модуль AR.
6. Обработка ваучеров на записи в журнале для этих депозитов или получение средств отдела через Модуль A / R. (Рекомендуется, чтобы эту задачу выполнял главный кассир.)
7. Конец дня:
   • Кассир в каждой кампусе:
     • Создает отчет по запросу (K_TARGET_KEY_ENTRIES_CSHOFFICE) и проверяет суммы кассиром и проверяет, что использовались правильные ключи цели / тендера.
     • Кассиры организуют квитанции или другую студенческую документацию, необходимую для балансировки.
     • Касси балансируют отдельные регистры, сверяют их с PeopleSoft и выдают квитанции и сопроводительную документацию для главного кассира кампуса.
     • Отдельные кассиры несут ответственность за аннулирование и повторный прием при необходимости.
     • Если требуется отмена платежа и быстрая проводка платежа, менеджер по бизнесу Перед фактической разноской необходимо проконсультироваться с оператором.
     • Основная касса кампуса закрывает, уравновешивает и передает автомат для кредитных карт. итоги.
   • Каждая основная (заключительная касса) Кассир кампуса:
     • Выполняет отчет запроса (K_TARGET_KEY_ENTRIES_CSHOFFICE) для запроса итоговой суммы тендерной заявки кассира и проверяет суммы по регистрам и проверяет, были ли использованы правильные целевые ключи.
     • Выполняет отчет о запросе (K_SF_RCPTS_BY_BUSDAY) к общему запросу кассира и проверяет суммы по регистру.
     • Объединяет средства (деньги) всех кассиров и еще раз сверяет общую сумму в сравнении на запрос.
     • Готовит депозит (-ы) и ежедневный баланс. Если возникает несоответствие, основная касса кампуса выполняет дальнейшие запросы до тех пор, пока не появится несоответствие. расположен.
8. После уравновешивания открытых кассир главный кассир закрывает кассы, а затем закрывает кассу.
9. Заключительная документация должна включать:
   • Электронная таблица Excel и любая лента счетной машины с полученными чеками, прикрепленными к депозит.
   • Копия квитанции о банковском вкладе.
   • Кассовые ленты.
   • Счетная машинная лента с наличными деньгами, которая должна быть четко прикреплена к детали депозита.
   • Подробный пакетный отчет по кредитной карте.
   • Список всех обработанных возвращенных проверок, включая имя студента, номер идентификатора и количество возвращенный товар.
   • Вся документация должна быть приложена к заключительным отчетам по запросу.
10. Депозиты обычно вносятся до 16:30. каждый день назначенным бизнесом офисный работник.
11. Документация (бухгалтерский баланс) направляется менеджеру по коммерческим операциям.
12. Главный кассир ежедневно запускает отчет G / L Feed для проверки совпадения итоговых значений из журналов SF. Депозит.
13. Перевод денежных средств вызывается, по крайней мере, еженедельно (пятница) или когда компенсационный баланс превышает 500 долларов США, с местного банковского счета на денежный счет Колледжа в Системе Офис. (Особое внимание следует уделять ежедневным трансферам.)

Примечания:

• Все студенческие платежи должны проходить через финансовую отчетность студента.
• Все платежи по счетам за услуги, предоставляемые колледжем, должны проходить через AR модуль. Товары, не относящиеся к сфере обслуживания, по которым не может быть выставлен счет колледжа, могут быть разнесены. в Главную книгу через кассовый журнал.
• Для финансовой отчетности студентов, в частности:
  • Во всех случаях, когда студенты получают квитанцию, платежи должны применяться к конкретному срок.
  • Перед тем, как выйти из поля Target Key, кассиры должны убедиться в правильности платежа. тип на основе описания целевого ключа.
  • В случаях, когда студент оплачивает несколько семестров, следует позаботиться о том, чтобы что целевой и тендерный типы совпадают и равны, а предполагаемый срок указан.
  • Доступ к кассирам должен быть строго ограничен отдельными лицами, вошедшими в систему — без обмена паролями или экранами!

Балансировка денежного ящика

Даже с сегодняшними современными системами кассовых терминалов (POS) вам по-прежнему нужна процедура для учета кассовых чеков магазина.Эти средства внутреннего контроля необходимы для предотвращения ненадлежащего обращения с деньгами и защиты активов от потери или кражи.

Надежный внутренний контроль не только способствует повышению операционной эффективности, но и обеспечивает надежную бухгалтерскую отчетность, которая понадобится в налоговое время. Одна из наиболее частых причин потери или усадки в вашем магазине — неправильное обращение с наличными. При расследовании наиболее частая причина сводится к отсутствию надлежащих процедур или средств контроля.

Эта система управления денежными средствами может быть создана одновременно с установлением политики магазина.Многие из сегодняшних POS-систем содержат пошаговые инструкции по закрытию (также известному как балансирование) денежного ящика, чтобы помочь сотруднику.

Бизнес-аналитика

Руководство магазина или кассиры могут получить отчет о продажах в любое время в течение смены. Добавляя начальные деньги в ящике к сумме ежедневных продаж, розничный торговец будет точно знать, сколько денег должно быть в кассовом аппарате или POS-системе в любой момент времени.

Это полезно по нескольким причинам:

• Это позволяет не хранить слишком много денег в торговом зале.
• Защищает от утери в случае ограбления магазина.
• Это предотвращает ситуации, когда покупатель жалуется на слишком маленькую сдачу.
• Обнаруживает частые перерасходы или нехватку у отдельных кассиров.
• Избавляет от соблазна взять наличные без документации из кассового ящика.

Как и когда применять

Балансировка кассы обычно происходит в конце дня или в конце смены кассира. Денежный ящик и его содержимое следует отнести в офис или другое укромное место для подготовки отчета.При балансировке ящика после закрытия убедитесь, что освещение в торговом зале выключено, а дверца заперта. Многие продавцы спешат и начинают закрываться еще до закрытия магазина. Это небезопасная практика. Однако, если у вас несколько сотрудников в магазине, можно закрыть один из регистров в часы работы.

Любые излишки или нехватка должны быть расследованы. В отношении мелких ошибок и небольших сумм следует принимать во внимание человеческую природу, но частые расхождения могут быть признаком кражи сотрудником или могут указывать на необходимость дальнейшего обучения конкретного кассира.Как правило, вы хотите, чтобы расхождения не превышали 2 доллара к концу дня.

Начальная касса кладется обратно в кассовый ящик и хранится на вечер, пока готовится депозит для банка. Все квитанции о кредитных картах, отчеты по терминалам и другие квитанции регистров могут быть прикреплены к ежедневному отчету кассового ящика и поданы по дате.

Разделение обязанностей

Для большей ответственности рассмотрите возможность использования двух человек для балансировки кассового аппарата.Один человек будет считать ящик и составлять ежедневный кассовый отчет, а другой готовит банковский депозит. Оба сотрудника должны подписать отчет, указав, что они несут ответственность за указанные цифры. Хотя никакая система не может предотвратить мошенничество, этот контрольный журнал поможет предотвратить сговор между сотрудниками.

В начале следующей смены каждому кассиру должен быть выделен собственный денежный ящик. Попросите кассира пересчитать деньги в ящике, чтобы проверить начальный баланс.Если у вас небольшой магазин только с одним кассовым аппаратом, наличные, скорее всего, останутся в ящике на ночь. Если это ваша ситуация, процедура такая же.

И последнее замечание: поскольку человеческая ошибка является частью игры, убедитесь, что вы включаете расхождения в ваших денежных средствах как часть своих отчетов о прибылях и убытках. Добавьте в свои отчеты о прибылях и убытках строку, в которой указываются убытки от неправильного учета. Это еще один способ аудита и управления убытками.

В чем разница между кассовым аппаратом и POS?

Содержание

POS или «точка продаж» (также известная как EPOS) — это сердце малого бизнеса по всей Великобритании.Но знаете ли вы разницу между POS и кассовым аппаратом? Они похожи и в то же время сильно различаются тем, как они позволяют принимать платежи и вести свой бизнес. Многие из этих различий могут существенно повлиять на ваш потенциал роста, поэтому мы создали это подробное руководство.

Что такое кассовый аппарат?

Кассовый аппарат (также известный как «касса») — это аппарат, используемый предприятиями для расчета и записи финансовых операций.В большинстве из них есть клавиатура, которая используется для ввода значений, а также возможность подключения сканера штрих-кода, денежного ящика, принтера чеков и весов.

Кассовый аппарат появился в 1879 году, когда он был изобретен Джеймсом Ритти, владельцем салуна из Огайо. Его творение было запатентовано «Неподкупная кассирша». Ритти осознал необходимость устройства, которое могло бы регистрировать количество и стоимость продаж компании, чтобы удерживать сотрудников от краж. В историческом контексте это также означало переход к новому, более аналитическому подходу к бизнесу, ориентированному на прибыль и рост.

Многие кассовые аппараты сегодня являются цифровыми, с сенсорным экраном, а не с ручной клавиатурой и механической внутренней частью.

Что такое POS?

POS-система централизует ваши бизнес-транзакции и операции, используя сочетание аппаратного и программного обеспечения. Это похоже на кассовый аппарат, но он не только отслеживает продажи, но и подключает их к остальной части вашего бизнеса. POS-системы помогают компаниям работать более эффективно благодаря этой способности отслеживать, анализировать и интерпретировать больше показателей.Они также дают вам более глубокую информацию, которая ведет к принятию более взвешенных и осознанных решений.

Что такое квадратный регистр?

Square Register — первая полностью интегрированная кассовая система, которая позволяет вам начать продавать прямо из коробки. Эта система с сенсорным экраном пока работает быстрее, мощнее и надежнее. Принимайте бесконтактные платежи, управляйте онлайн-продажами, продавайте подарочные карты и быстро нажимайте и забирайте / доставляйте все из одного интегрированного POS-реестра.С Square Register вы получаете специализированное оборудование (включая дисплей продавца, дисплей покупателя, аппаратный концентратор и монтажный комплект), встроенное программное обеспечение для точек продаж и технологию безопасных платежей Square — и все они созданы Square, поэтому вы можете продавайте с уверенностью, зная, что все будет работать вместе.

В чем разница между кассовым аппаратом и POS?

Фундаментальное различие между кассовым аппаратом и POS состоит в том, что кассовые аппараты созданы для управления продажами и продажами; С другой стороны, POS-системы действуют как нервный центр вашего малого бизнеса, объединяя эти продажи таким образом, чтобы помочь вам понять такие вещи, как:

• Ваши самые популярные товары
• Кто ваши самые преданные клиенты
• Какие товары распродаются и необходимо пополнить запасы
• Кто из ваших сотрудников добился большего объема продаж
• Что ваши клиенты думают о вашем бизнесе
• Какие области вашего бизнеса в целом работают, а какие нет?

В то время как кассовый аппарат может только сказать вам, сколько денег вы зарабатываете, POS-система может показать вам, как заработать больше, сокращая количество товаров, которые не продаются хорошо, и запасая больше товаров, которые хорошо продаются, награждение ваших самых лояльных клиентов, обучение сотрудников, нуждающихся в поддержке, и так далее.

Еще одно ключевое отличие — доступность. В то время как некоторые POS-системы взимают ежемесячную плату, другие, такие как Square, можно загрузить и запустить бесплатно, без долгосрочных контрактов или обязательств. Все, что вам нужно, — это совместимое устройство и дополнительное платежное оборудование, например картридер.

Какие функции есть у кассового аппарата?

Кассовый аппарат позволяет предприятиям безопасно принимать и отслеживать продажи. Это означает, что для них требуется всего несколько рабочих компонентов:

Клавиатура или сенсорный экран

Для предприятий, которые не имеют штрих-кодов на своих товарах, таких как бары или салоны, необходима клавиатура или сенсорный экран для ввода суммы совершаемой продажи.

Чековый принтер

В некоторых случаях кассовые аппараты имеют собственные встроенные принтеры чеков, позволяющие продавцам предоставлять квитанцию ​​о продаже, подтверждающую, что транзакция имела место. Для тех, кто этого не делает, обычно всегда есть возможность подключиться к внешнему устройству.

Денежный ящик

Денежные ящики входят в стандартную комплектацию большинства кассовых аппаратов. Они защищают сбор, транзакцию и хранение наличных денег, открывая их только после выполнения правильной серии действий на клавиатуре кассового аппарата или вручную с помощью физического ключа.

Какие функции есть в POS-терминале?

POS-системы

просто потрясают кассовые аппараты, когда дело доходит до функций — это одна из основных причин роста их популярности. Вот некоторые из наиболее распространенных функций, которые отличают кассовую систему:

Совместимость и индивидуальная настройка

По мере того, как предприятия становятся менее статичными, многие POS-системы разработаны таким образом, что вы можете запускать свои с любого устройства в любом месте — будь то ноутбук, iPad или даже смартфон.Они также имеют возможность принимать наличные и карточные платежи, а это означает, что нет необходимости заключать отдельные контракты с разными поставщиками услуг.

POS-системы

разработаны так, чтобы их можно было настраивать, с разными уровнями доступа, различными функциями и инструментами, а также с возможностью интеграции другого программного обеспечения.

Аналитика и отчетность

С помощью POS-аналитики вы можете просматривать ключевые показатели по всему бизнесу, даже в нескольких местах. Свобода изменения параметров означает, что вы можете собирать наиболее актуальную информацию в любой момент времени.Вы можете изучить следующие области вашего бизнеса:

• Сводка продаж
• Тенденции продаж
• Используемые способы оплаты
• Эффективность сотрудников
• Скидки
• Продажи модификатора
• Налоги

Узнайте больше об аналитике.

Управление запасами

Понимание того, что продается хорошо, а что нет и что необходимо пополнить, — это ежедневные потребности предприятий, занимающихся производством строительных материалов, но выполнение этого вручную оставляет место для ошибок.POS-системы делают большую часть работы за вас:

• Обновление вашей системы запасов каждый раз, когда вы совершаете продажу
• Уведомление о необходимости пополнения запасов
• Показывает, насколько хорошо продаются товары

Лучшие системы управления запасами также упрощают обновление информации о продуктах, такой как названия, цены и изображения. Они также предоставляют «модификаторы», позволяющие создавать дополнения к вашим продуктам, такие как варианты без молочных продуктов, дополнительные начинки и специальные запросы.

Узнайте больше об управлении запасами.

Управление персоналом

Без данных, чтобы показать вам, кто из ваших сотрудников что продает, когда и в каком объеме, признание недостаточной или избыточной производительности в вашей команде остается только гадать. Инструменты управления сотрудниками помогают стратегически развивать и развивать команду, давая вам конкретную информацию.

Они также позволяют настраивать различные разрешения, создавать табло учета рабочего времени и заставлять сотрудников принимать платежи со своих собственных устройств.

Узнайте больше об управлении командой.

Управление клиентами

Кассовые аппараты

нельзя использовать для привязки транзакций к отдельным клиентам или для отслеживания повторных операций. Программное обеспечение для управления клиентами в POS-системе позволяет создавать, получать доступ и редактировать списки контактов клиентов. Вы даже можете напрямую отправлять сообщения клиентам и собирать заметки об их покупательских предпочтениях.

Узнайте больше об управлении клиентами.

Отзывы клиентов

Обратная связь с клиентами продвигает управление клиентами на один шаг вперед, открывая для них прямой канал связи, чтобы они могли рассказать вам о своем опыте — в частном порядке, вдали от любопытных глаз социальных сетей и сайтов обзоров.Затем вы можете ответить возвратом средств, купонами и другими бесплатными подарками.

Узнайте больше об отзывах клиентов.

Интеграция приложений

В то время как кассовый аппарат является отдельным продуктом, встроенный POS-терминал позволяет подключать другие приложения. Вы можете захотеть сделать это по ряду причин:

• Для консолидации онлайн- и офлайн-продаж, если у вас есть магазин электронной коммерции.
• Чтобы связать бухгалтерское программное обеспечение, чтобы все финансы вашего бизнеса могли быть согласованы в одном месте.
• Для подключения маркетингового программного обеспечения, чтобы вы могли синхронизировать списки клиентов и сообщения.

Узнайте больше об интеграции приложений.

Благодаря технологиям, лежащим в основе лучших POS-систем, постоянно разрабатываются новые функции и инструменты, которые на постоянной основе снабжают ваш бизнес всем необходимым.

Что мне делать: кассовый аппарат или кассовый терминал?

Если вы не уверены, подходит ли вам упрощенный кассовый аппарат или многофункциональный POS-терминал, вот несколько вопросов, которые помогут вам решить.

Вам нужно несколько кассовых аппаратов?

Многопрофильным предприятиям, крупным магазинам с несколькими пунктами обслуживания или продавцам, торгующим на ярмарках и рынках, вероятно, потребуется более одного кассового аппарата. Это не только будет дорогостоящим вложением, но и без возможности синхронизации продаж по каждой кассе вам придется выполнять сверку вручную.

One POS-система может работать на многих устройствах — все, что вам нужно, это смартфон, iPad или ноутбук — она ​​более доступна и обеспечивает отслеживание каждой отдельной продажи, где бы она ни была совершена.

Сколько у вас запасов?

Плохо управляемые запасы не только приводят к внутренней потере денег предприятиям; это также может повлиять на вас в долгосрочной перспективе, когда регулярное отсутствие товаров на складе или ошибки в заказах клиентов вынуждают их искать другие места.

Кассовые аппараты

не дают вам возможности управлять запасами — ценная функция, которую нельзя упустить, если у вашего предприятия много запасов или работает со многими вариантами продуктов.

Сколько сотрудников будет пользоваться системой?

Чтобы ваши сотрудники преуспели в работе, им нужны правильные инструменты, знания и пространство для их использования.Кассовый аппарат может подойти малому бизнесу, где для обработки разовых транзакций нужен только один человек. Но для тех, у кого несколько сотрудников, каждый из которых должен обрабатывать платежи одновременно, лучше всего подойдет система точек продаж, которая интегрируется на нескольких устройствах (даже на их собственных смартфонах).

Каковы ваши планы роста?

Владельцы малого бизнеса не наделены достаточным количеством времени, чтобы думать о будущем, но стоит потратить время на то, чтобы написать бизнес-план и подумать о своей пятилетней дорожной карте.Рост — главная цель продавцов Square, обеспечивающая больший доход и большее количество клиентов. Если это окажется вы, подумайте о том, как в кассовую систему входит программное обеспечение, которое можно обновлять бесплатно, и оборудование, которое можно обновить по доступной цене в случае необходимости.

Несмотря на схожий внешний вид, если углубиться в цены, особенности и функциональность, можно увидеть большие различия между кассовым аппаратом и POS. POS-системы все чаще превосходят кассовые аппараты во всех этих областях, а благодаря технологиям, которые постоянно адаптируются и совершенствуются, они хорошо подходят для нужд гибкого и активного малого бизнеса.

Статьи по теме

Что такое система EPOS?
Сколько стоит POS-система?
Как квадратный стенд может помочь вашему бизнесу в развитии

Определение мелких денежных средств

Что такое мелкие деньги?

Фонд мелкой наличности — это небольшая сумма наличных денег компании, часто хранимая под рукой (например, в запертом ящике или ящике) для оплаты мелких или непредвиденных расходов, таких как канцелярские товары или возмещение расходов сотрудникам.

Фонд мелкой наличности будет периодически сверяться, и операции также будут регистрироваться в финансовых отчетах.В более крупных корпорациях каждый отдел может иметь свой собственный фонд мелкой наличности.

Ключевые выводы

• Мелкие наличные — это номинальная сумма денег, доступная для оплаты расходов, слишком малых для выписки чека или использования кредитной карты.
• В более крупных корпорациях каждый отдел может иметь свой собственный фонд мелкой наличности.
• Фонд мелкой наличности может быть использован для покупки канцелярских товаров, карточек для клиентов, цветов, оплаты обедов с обслуживанием для сотрудников или компенсации расходов сотрудников.
• Основные преимущества Petty cash заключаются в том, что они быстрые, удобные, простые для понимания и использования.
• К недостаткам мелких денежных средств можно отнести их уязвимость к воровству и неправомерному использованию, а также необходимость их периодического контроля и уравновешивания.

Что такое мелкие деньги

Мелкая наличность обеспечивает удобство для небольших транзакций, для которых выдача чека или корпоративной кредитной карты неоправданна или неприемлема. Небольшая сумма наличных денег, которую компания считает мелкой, будет варьироваться: многие компании хранят от 100 до 500 долларов в качестве фонда мелких денежных средств.Примеры операций, для которых используется фонд мелкой наличности, включают:

• Канцелярские товары
• Карты для клиентов
• Цветы
• Оплата обеда с обслуживанием для небольшой группы сотрудников
• Компенсация сотруднику небольших рабочих расходов

Кастодианы фонда мелких денежных средств назначаются для наблюдения за фондом. В обязанности хранителя обычно входит обеспечение соблюдения правил и положений о мелкой наличности, запрос пополнения и выдача средств.

Требования к наличным деньгам

Использование фонда мелкой наличности может обойти определенные механизмы внутреннего контроля. Однако наличие мелкой наличности не означает, что она может быть доступна для любых целей любому человеку. Многие компании применяют строгий внутренний контроль для управления фондом. Часто несколько лиц имеют право утверждать выплаты и могут делать это только для покрытия расходов, связанных с законной деятельностью или операциями компании.

Мелкому кассиру может быть поручено выписывать чек для пополнения счета мелкой кассы и делать соответствующие бухгалтерские проводки.Хранитель мелкой наличности отвечает за распределение наличных и сбор квитанций по всем покупкам или любому использованию средств. По мере того, как общая сумма наличных денег уменьшается, поступления должны увеличиваться и составлять общую сумму снятия.

Благодаря наличию мелкой кассы и хранителя мелкой наличности двойной процесс помогает сохранить средства в безопасности и гарантировать, что только уполномоченные лица имеют к ним доступ.

Учет мелкой наличности

Когда используется фонд мелкой наличности, операции с мелкой наличностью по-прежнему отражаются в финансовой отчетности.Записи в бухгалтерском журнале не производятся, когда покупки совершаются за наличные, и только тогда, когда хранителю нужно больше наличных — и в обмен на квитанции, он получает новые средства, — записи в журнале регистрируются. Запись в журнале о предоставлении хранителю дополнительных денежных средств — это дебет фонда мелкой кассы и кредит наличности.

Если есть дефицит или избыток, запись строки журнала записывается на счет избыточного / короткого. Если фонд мелкой наличности закончился, зачисляется кредит, отражающий прибыль.Если у фонда мелкой наличности недостаточно, дебет вводится для отражения убытков. Избыточный или короткий счет используется для принудительного балансирования фонда после сверки.

Налоговая служба (IRS) рекомендует заполнять квитанции о мелких денежных выплатах и ​​прикреплять их к квитанциям для регистрации и документирования мелких денежных расходов.

Выверка мелких денежных средств

Фонд мелкой кассы периодически сверяется для проверки правильности баланса фонда. Обычно, когда остаток мелкой наличности падает до заранее установленного уровня, хранитель обращается за дополнительной наличностью у кассира.В это время рассчитывается общая сумма всех поступлений, чтобы убедиться, что она соответствует выплаченным средствам из кассы кассы. Если требуются новые средства, кассир выписывает новый чек для пополнения счета мелкой наличности и берет взамен квитанции от покупок, израсходовавших наличные.

Процесс выверки гарантирует, что остаток фонда равен разнице между исходным балансом за вычетом расходов, указанных в квитанциях и счетах. Если остаток меньше, чем должен быть, значит дефицит.Если остаток больше, чем должен быть, значит перерасход. Хотя могут быть незначительные отклонения, в случае несбалансированности источник несоответствия должен быть идентифицирован и исправлен.

Мелкие наличные и наличные в кассе

«Мелкая наличность» и «наличные деньги» звучат очень похоже, и они действительно частично совпадают. Из этих двух более общий термин — «наличные деньги».

Мелкие наличные относятся конкретно к деньгам — буквально монетам и банкнотам, — которые компания держит под рукой для небольших расходов, обычно потому, что использовать наличные деньги проще, чем использовать чек или кредитную карту.

Кассовая наличность — это любых наличных денежных средств, имеющихся в наличии у предприятия или ликвидных средств. Это могут быть реальные деньги, такие как суммы, которые вы еще не положили в банк, или более мелкие купюры и монеты, которые вы храните в кассовом аппарате, чтобы вносить сдачу для клиентов. В этом смысле отличие от мелкой наличности относится к тому, где вы храните деньги и как вы их используете — при этом мелкая наличность больше предназначена для внутренних бизнес-нужд / расходов сотрудников, а наличные деньги относятся к средствам, полученным от или возмещаются клиентам.

Но наличные деньги как бухгалтерский термин имеют большее значение. В финансовом мире это также относится к высоколиквидным активам компании — средствам на текущих или других банковских счетах, фондам денежного рынка, краткосрочным долговым инструментам или другим эквивалентам денежных средств. Хотя это не буквально наличные, это деньги, к которым можно легко и быстро получить доступ, поэтому они «под рукой».

Вкратце: вся мелкая наличность — это форма наличных денег, но не наличные деньги — это мелкие деньги.

Преимущества и недостатки мелкой наличности

У мелкой наличности есть свои плюсы.Наличные во многих случаях остаются самым быстрым, простым и легким способом расплатиться за вещи. Это хорошо работает, чтобы покрыть небольшие импровизированные расходы — например, чаевые ребенку, доставляющему пиццу на встречу за обедом, или проезд на такси домой для сотрудников, работающих допоздна. Это избавляет от необходимости возмещать людям расходы или ожидать, что они будут платить из своего кармана за предметы, связанные с работой.

Мелкие деньги также могут помочь на частые, но повседневные расходы, такие как молоко для офисного холодильника, марки или чистящие средства.

Хотя это не должно быть привычной практикой, в крайнем случае мелкие деньги можно использовать для внесения сдачи для клиентов, если касса заканчивается.

С другой стороны, удобство мелкой наличности также может сделать это проблемой и риском. Наличные деньги трудно получить, и их невозможно отследить; Счета очень легко исчезают без следа, даже если вы установили тщательную систему квитанций или ваучеров.

Это подводит нас к другому недостатку мелких денежных средств: их поддержание, ведение записей и их регулярная сверка — все это требует для кого-то дополнительной работы. Это может быть незначительной неприятностью в крупных фирмах с офис-менеджером или бухгалтерией; для малого бизнеса это может стать бременем.

Коммерческие операции становятся все более безналичными — даже в небольших магазинах и ресторанах, где покупки традиционно в значительной степени зависят от монет. Некоторые критики говорят, что мелкие деньги стали устаревшим понятием. Между кредитными и дебетовыми картами, платежными сервисами, такими как Venmo или Paypal, электронными кошельками и другими бесконтактными способами покупки, существует множество альтернатив, таких как наличные, с дополнительными преимуществами, заключающимися в отслеживаемости, безопасности и меньшей подверженности кражам.

Аспект безопасности часто важен для небольших компаний, которые давно опасаются, что хранение наличных — это приглашение к преступлению.

Плюсы

• Удобно, понятно

• Сразу доступен; предварительное планирование / разрешение не требуется

• Подходит для экстренных случаев / импровизированных нужд

Минусы

• Угроза безопасности: трудно отследить, может быть мошенничество, кража, неправомерное использование

• Требуется ручной контроль, учет

• Старомодный / устаревший

Часто задаваемые вопросы о мелких денежных средствах

Что такое мелкие деньги и для чего они используются?

Мелкие наличные — это деньги, которые бизнес или компания держит под рукой для небольших платежей, покупок и возмещения расходов.Будь то обычные или неожиданные, это транзакции, для которых выписание чека или использование кредитной карты нецелесообразно или неудобно.

Почему это называется мелкой наличностью?

Английское слово «мелкий» происходит от французского « petit », что означает «маленький» или «маленький». Точно так же «мелкий» означает незначительный или незначительный. Итак, мелкие деньги относятся к небольшой сумме денег, отложенной на пустяковые или небольшие покупки, в отличие от крупных расходов или счетов.

Одно из первых употреблений этого слова происходит из просветительской работы по ведению домашнего хозяйства Бенджамина Биллингсли, Совет женщинам и девушкам Лондона , которая датируется 1678 годом.

Какой пример мелкой наличности?

Мелкие деньги обычно хранятся в ящике, сейфе или большом конверте. Типичные покупки за мелкую наличность включают:

• Кофе, конфеты или закуски
• Цветы, открытки на день рождения или другие небольшие подарки
• Стоимость проезда на такси или автомобиля
• Мелкие канцелярские принадлежности — ручки, ластики, степлеры и т. Д.
• Обед в ресторане

Является ли мелкая наличность эквивалентом наличности?

Нет. Мелкие деньги — это настоящие наличные деньги: банкноты и монеты.Эквиваленты денежных средств — это высоколиквидные ценные бумаги и другие активы, которые можно легко конвертировать в наличные: фонды денежного рынка, коммерческие ценные бумаги или краткосрочные долговые обязательства, например казначейские векселя.

Однако в корпоративной финансовой отчетности мелкие денежные средства указаны в разделе баланса «Денежные средства и их эквиваленты». Таким образом, в этом смысле их можно объединить.

Как сбалансировать мелкую денежную наличность в бухгалтерском учете?

Каждый раз, когда вы обращаетесь в фонд мелкой наличности, то есть снимаете деньги, необходимо заполнить бланк или ваучер.Он действует как квитанция, регистрируя сумму вывода, дату, цель и другие детали. Все чаще эти квитанции делаются в электронном виде, их вводят в электронную таблицу или бухгалтерскую книгу. Но также может быть полезно хранить бумажные квитанции вместе с квитанциями о покупках или платежах (если возможно).

После установленного интервала — обычно в одно и то же время каждый месяц или неделю — пора выверять или балансировать счет мелкого фонда. Сначала отметьте текущую сумму в фонде. Затем вычтите эту сумму из начального баланса.Эта сумма является общей суммой, снятой со счета за этот период времени.

Затем просуммируйте сумму всех неоплаченных квитанций (плюс приложенные квитанции). Эта цифра должна быть такой же, как снятая сумма, которую вы рассчитали на основе начального и конечного остатков на счете. И количество денег, которое у вас есть в вашем ящике для хранения или ящике, должно быть таким же, как текущий баланс счета.

Если они не совпадают, вам нужно выяснить, почему: была ли математическая ошибка? квитанция отсутствует или неверна?

Балансирование счета мелкой наличности обычно происходит, когда необходимо пополнить фонд.Хранитель мелкой наличности передает все квитанции или ваучеры бухгалтеру, кассиру или бухгалтеру предприятия. Поступления мелкой наличности регистрируются в Главной книге компании как кредиты на счет мелкой наличности и, вероятно, дебетуются на нескольких различных расходных счетах. Когда мелкий фонд пополняется, обычно путем использования чека, выпущенного компанией, он записывается как дебет счета мелкой наличности и кредит на счет наличности.

Итог

Мелкие деньги — это небольшая сумма наличных, которая хранится на территории предприятия или компании для оплаты мелких расходов и нужд — обычно не более нескольких сотен долларов.Несмотря на то, что это легко понять и просто использовать, мелкие деньги подвержены злоупотреблениям, их легко потерять и они уязвимы для краж. Некоторые считают, что в современном обществе фонд мелкой наличности устарел: существует множество альтернатив для небольших покупок, которые более безопасны и столь же удобны.

Кассовых процедур | Красный Дуб, Техас

Мы принимаем к оплате только НАЛИЧНЫЕ, ЧЕКОВЫЕ или КРЕДИТНЫЕ КАРТОЧКИ. Мы не принимаем American Express, но принимаем MasterCard, Visa и Discover.

При получении чека в качестве оплаты

1. Проверить правильность имени, подписи и адреса по данным водительских прав
2. Укажите номер водительского удостоверения, дату истечения срока действия и дату рождения на чеке
3. Проверить действительный номер чека
4. Проверить точную дату
5. Выполнять чеки к оплате в City of Red Oak
6. Убедитесь, что указанная сумма и числовая сумма совпадают.

Принятие КРЕДИТНОЙ КАРТОЧКИ в качестве платежа

1. Проведите картой через кредитный автомат (справа от кассы). Если он запрашивает PIN-код, это дебетовая карта, поэтому нажмите «Отмена». Мы принимаем только КРЕДИТНЫЕ карты, но в настоящее время большинство карт можно использовать в качестве кредита.
2. Введите сумму в долларах, которая будет взиматься — не используйте кнопку «00», так как я обнаружил, что это приведет к ошибке.
3. Нажмите зеленую кнопку с буквой «O».
4. Машина выполнит транзакцию и распечатает квитанцию ​​для подписи покупателем
5. Попросите клиента подписать квитанцию, а мы сохраним этот — положите его в кассовый ящик, куда попадают чеки, после того, как позвоните в кассу, вы можете либо подождать, либо снова нажать зеленую кнопку, чтобы распечатать копию клиента, чтобы передать им.
6. Вам еще нужно позвонить по транзакции в кассу!
7. Выполните транзакцию в кассе, как обычно (см. Подробности ниже), но вместо того, чтобы нажимать деньги или чек, вы нажимаете кнопку с надписью CHG 1. Положите подписанную квитанцию ​​в ящик, куда идут чеки.

Вызов транзакции — пример

Например, клиент хочет заплатить за утерянную карту (стоит 1 доллар США) купюрой в 5 долларов:

1. Введите денежную сумму (1 доллар).00)
2. Нажмите кнопку типа транзакции (кнопка «Утерянная карта» / «Копии» / «Факс» и т. Д.).
3. Введите сумму, которую покупатель вручает вам для оплаты (5 долларов США).
4. Нажмите тип денег, которые вам вручают (наличные / чек / кредит)
5. И все!

Аннулирование транзакции

1. Возьмите регистрационный ключ с буквами «VD»
2. Вставьте ключ Void и поверните регистр с «Reg» на «Void».
3. Повторно позвоните по транзакции, чтобы ее аннулировали так же, как вы звонили в первый раз
4. Верните ключ в положение «Reg»
5. Выделите аннулированную транзакцию в квитанции, чтобы она была видна человеку, подсчитывающему квитанции на следующий день.
6. Если вы аннулируете транзакцию по кредитной карте, помните, что она должна быть аннулирована в автомате для кредитных карт И на ленте регистрации. Его можно аннулировать только в ЖЕ ДЕНЬ, после чего им не повезло.
7. Если вам нужно отменить кредитную транзакцию, вы нажимаете верхнюю центральную кнопку автомата — ту, которая выглядит как «—». Нажимайте кнопку «+», пока не дойдете до пункта «Аннулировать транзакцию». Затем вы можете нажать зеленую кнопку, чтобы выбрать, какую из них вы хотите аннулировать, самая последняя транзакция обычно находится вверху.

Регистрация гудок?

Это обычно происходит, если вы случайно нажмете кнопку неправильно, когда набираете деньги. Попробуйте нажать красную кнопку «Очистить», чтобы заглушить звуковой сигнал. Затем продолжите транзакцию, на которой вы остановились. Если вы в конечном итоге звоните что-то не так, пытаясь остановить звуковой сигнал, просто завершите транзакцию, а затем аннулируйте ее.

Нужно открыть ящик?

Нажмите кнопку «Нет продажи» с надписью # / NS, и ящик откроется.Постарайтесь не делать это слишком регулярно, если вы можете помочь, так как это следует использовать только в экстренных случаях, если это возможно. Вы должны поставить отметку в квитанции о том, почему вы открыли ящик без транзакции.

Без изменений?

Проверьте конверт с деньгами в ящике аудио / видео на предмет дополнительных изменений. При необходимости вы можете заменить крупные купюры из денежного ящика на такое же количество мелких купюр из конверта. Если вы заметили, что в свободном денежном конверте заканчиваются мелкие счета, сообщите об этом директору, чтобы он мог их заменить.

Крупные купюры

Мы оставляем за собой право попросить клиента оплатить небольшие счета, если мы не сможем внести изменения в его транзакцию. Рекомендуется, чтобы сотрудники библиотеки не принимали счета на сумму более 20 долларов за раз. Патрон может по своему усмотрению списать невыплаченную сумму со счета патрона, чтобы заплатить в следующий раз, когда он войдет.

Регистр показывает ошибку «pp»?

• Выключить регистр, отключив его
• Поверните ключ с отметкой «P» (висит вместе с ключами в шкафу) в положение «P» (программа) (по часовой стрелке в положение «5 часов»).
• Удерживая нажатой кнопку «промежуточный итог», включите машину и продолжайте нажимать кнопку «промежуточный итог», пока принтер не завершит цикл и ECR не издаст звуковой сигнал!
• Немедленно поверните ключ (против часовой стрелки) обратно в положение «REG».

  No related posts.