Хранение документов в личном деле работника: Можно ли хранить копии документов в личном деле работника 2020 и 2021

Что можно, а что нельзя хранить в личном деле сотрудника

У каждой компании есть личные дела всех сотрудников. Они представляют собой пакеты документов с обязательной документацией, связанной с трудовой деятельностью. Такие документы хранятся в отделе кадров, и бухгалтер несёт за них персональную ответственность. Однако часто в личные дела попадают документы, не имеющие отношения к работе или вовсе запрещённые для хранения. Часто причина тому принцип: «Собрать всё, что можно — пусть будет».

Давайте разберемся, что разрешено хранить в личном деле сотрудника, а что нельзя.

Можно

К документам, необходимым для хранения относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью. Папка может пополняться по мере поступления новых бумаг. Пакет документов содержит в себе:

• трудовой договор,
• приказы (приемы, переводы, поощрения и т.д.),
• соглашение о неразглашении сведений,
• доклады и объяснительные записки.

Все документы кадровый работник подшивает в папку в хронологическом порядке и составляет опись.

Нельзя

Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с работой. Это лишняя бумага. Также нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника. К ним относятся:

• паспорта,
• свидетельство ИНН,
• СНИЛС,
• диплом об образовании,
• военный билет,
• свидетельство о заключении или расторжении брака, рождении ребенка.

Их наличие в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещён.

Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику (ст. 65 ТК).

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27. 07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что бы хранить копии личных документов, необходимо получить согласие физических лиц.

Что делать если трудовая инспекция или ИФНС, ФСС, ПФР и т.д. запрашивают у работодателя документы, необходимые при проверке?

Без согласия сотрудника работодатель не вправе хранить копии документов, которые содержат его персональные данные. В ответ проверяющим органам направьте письмо в произвольной форме, по какой причине данных документов нет. Суды подтверждают, что работодатели не обязаны предоставлять копии личных документов.

Анна Данькова — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более пяти лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

 

Может ли работодатель хранить копию паспорта в личном деле работника? — Новости

Обязанность оформлять личные дела установлена в отношении государственных и муниципальных служащих (Указ Президента РФот 30.05.2005 № 609, ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ). На работников коммерческих организаций оформлять личные дела необязательно.

Однако если коммерческая организация решила вести личные дела работников, то целесообразно закрепить порядок их ведения в соответствующем положении.

В личные дела работников могут помещаться следующие документы:

• анкета, автобиография, резюме;
• заявление о приеме на работу;
• копии документов об образовании;
• рекомендации и характеристики;
• медицинские справки;
• трудовой договор;
• выписка из приказа о приеме на работу;
• выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;
• личная карточка.

Копии документов (выписки) должны заверять работники кадровой службы. Документы личного дела подшиваются в папку «Дело». В личном деле должна быть оформлена внутренняя опись документов.

В п. 16 Указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609 установлено, что к личному делу гражданского служащего в числе прочего приобщаются копия паспорта и копия документов ЗАГСа. Однако применять это требование к личным делам лиц, которые не являются гражданскими служащими, неправомерно.

Документы, удостоверяющие личность, нужны работодателю исключительно при оформлении трудовых отношений. Данные, которые содержат паспорта, СНИЛС и ИНН признаются персональными.

Под персональными данными понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (п. 1 УказаПрезидента РФ от 06.03.1997 № 188). Сбор, обработка, передача, хранение и иные действия с такой информацией должны выполняться в строгом соответствии с Федеральным законом от 27.

07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

В соответствии с п. 2 ст. 5 Закона № 152-ФЗ обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

Паспорт и СНИЛС нужны работодателю для заключения договора, поэтому их предоставление ограничено целью заключения трудового договора. Следовательно, хранить копии этих документов в личном деле работодатель не вправе. Обратите внимание, требовать у работника ИНН работодатель не имеет права, поэтому хранение копии ИНН в личном деле не служит для достижения законных и заранее определенных целей.

Хранение копий паспорта, СНИЛС и ИНН в личном деле может повлечь ответственность за нарушение законодательства о персональных данных (см. например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Например, Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд, привлекая к ответственности работодателя постановлением от 14.

03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу А53-12557/2013, указал следующее: в личных делах работников общества хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие установленный пунктом 2 статьи 86 ТК РФ объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный законодательством. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, фотографии работников.

Основные нарушения при обработке персональных данных работника

Работники — те субъекты персональных данных, благодаря которым операторами персональных данных являются почти все юридические лица нашей страны. Именно поэтому они находятся в привилегированном положении: в трудовом кодексе выделена целая глава, которая регулирует вопросы обработки отдельного вида персональных данных – персональных данных работников. Кроме того, новое Постановление Правительства РФ № 1119 от 01.11.2012, установило новый вид информационной системы персональных данных (Далее – ИСПДн) — ИСПДн, обрабатывающая персональные данные (ПДн) сотрудников оператора.

Несмотря на то, что законодатель нас постоянно подталкивает к защите и грамотной организации обработки персональных данных работников, большинство работодателей от этого старательно уклоняются. У каждого свои причины, но самая главная из них — страх перед неизведанным. В этой статье мы попытаемся передать необходимые знания об основных нарушениях при обработке персональных данных работников и о том, что необходимо сделать для их устранения.

Главная проблема в защите и организации обработки персональных данных — это наличие правовой основы обработки персональных данных. Запомните: сколько бы вы не потратили сил и времени на выполнение требований законодательства о персональных данных, — это может быть все впустую, если вы нарушаете принципы и условия их обработки. Принципы (статья 5 ФЗ «О персональных данных») и условия обработки (статья 6 закона ФЗ «О персональных данных) по нашему мнению, одни из самых главных статей ФЗ «О персональных данных». Поясним почему.

Удивительно, но 99 % знакомых и опрошенных нашими коллегами специалистов кадровых служб уверены, что они имеют право хранить ксерокопию паспорта сотрудника, при том, что, только 5% из них могут сказать для чего он им нужен, и никто из них не может назвать правовое основание и законную цель обработки материального носителя персональных данных — ксерокопии.

Дело в том, что в нашем законодательстве нет законного основания для хранения ксерокопий паспортов работника в личном деле (кроме некоторых случаев, связанных с государственной службой). Главное не путать – хранение без цели (на всякий случай) и однократное использование для каких-либо нужд (например, если нужно ксерокопию паспорта работника отправить в учебное заведение, где он будет повышать квалификацию или в банк для выдачи банковской карты). Во втором случае, если нам нужна копия этого документа, то мы ее у него запрашиваем непосредственно для выполнения определенного действия с персональными данными. Хранение документов «на всякий случай» запрещено статьей 5 ФЗ «О персональных данных».

Более того – даже, если взять с работника согласие на обработку ксерокопии паспорта — это не поможет, потому что исходя из статьи 5 ФЗ «О персональных данных»: обработке подлежат только те ПДн, которые отвечают целям их обработки, а цели должны быть конкретными и законными. Грубо говоря, вы не сможете объяснить Роскомнадзору РФ — зачем вам эти данные. Вы скажете — для трудоустройства, они вам в ответ – ТК РФ устанавливает закрытый перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу. Посмотрел в паспорт, данные в Т-2 переписал и верни паспорт обратно. И так далее. Конечно, дорогие читатели и их коллеги по кадровому цеху могут возразить и, сославшись на богатую фантазию, придумать цель обработки, но цифры победить трудно: наличие ксерокопии паспорта работника в личном деле — одно из трех самых частых нарушений, фиксируемых Роскомнадзором РФ и его территориальными органами при проведении проверочных мероприятий.

Что касается целей обработки персональных данных работников, то мы должны придерживаться рамок Трудового кодекса Российской Федерации — статья 86: «обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества».
Одной из самых волнующих тем при обработке персональных данных работников является согласие на обработку персональных данных. Трудовой кодекс предусматривает, что при передаче работодателем персональных данных работника, первый обязан запастись письменным согласием на обработку.

Здесь мы плавно переходим к другому самому частому нарушению, фиксируемому Роскомнадзором (его территориальными органами), при проведении проверочных мероприятий. Сейчас почти в каждой организации заработную плату работники получают на банковские карты. Однако, в большинстве случаев (почти всегда), отношения с банком в области обработки персональных данных оформляются неправильно с точки зрения регуляторов. Прежде всего, с работника забывают взять согласие, а так как по ТК это согласие должно быть в письменной форме, его необходимо оформить со всеми требованиями статьи 9 ФЗ «О персональных данных». Очень часто операторы путаются в согласиях для зарплатного проекта, потому что банки предоставляют свои формы согласий. Здесь важно понимать, что согласие должен давать работник своему работодателю на передачу своих персональных данных в банк (статья 88 ТК РФ). Поэтому, согласия, которые берет банк для вас, как для работодателей не играют для вас никакой роли. Другой важный момент — если в вашем согласии прописано, что работник разрешает передавать свои данные в кредитные организации без указания конкретной организации, то это тоже будет нарушением. Необходимо указать в какой именно банк будут передаваться данные. В нашей «Базе Решений» Вы можете найти формы согласий, соответствующие требованиям законодательства.

Кроме этого, в договоре с банком Роскомнадзор (его территориальный орган) часто замечает такой вид правоотношений в области персональных данных, как поручение оператором обработки другому лицу. То есть, работодатель поручает банку обрабатывать персональные данные своих работников. Данная постановка вопроса — весьма спорная. Не спроста ни один банк добровольно это не признает, но есть ли там поручение обработки или нет, как и что нужно сделать, чтобы избежать проблем — это тема для отдельной дискуссии. Мы же просто доводим до читателя факты — отсутствие в договоре с банком положений части 3 статьи 6 ФЗ «О персональных данных» — одно из главных нарушений, устанавливаемых Роскомнадзором (его территориальным органом) при проведении проверочных мероприятий (третье основное нарушение).

При том, нарушители здесь не банки, а работодатели, потому что именно они поручают обработку персональных данных. Поэтому, чтобы избежать возможных проблем – просмотрите свой договор с банком и внесите в него дополнения. Текст, который нужно добавить, можно легко извлечь из части 3 статьи 6 ФЗ «О персональных данных». Также, обратите внимание не только на договор с банком, но и на другие договоры, в соответствии с которыми вы передаете персональные данные работников. Это могут быть, например, договоры на обучение работников, или на проведение медицинских осмотров.

Возвращаясь к проблеме ксерокопии паспорта, стоит обратить внимание на все личное дело сотрудников и определить — все ли документы, в нём находящиеся, вы обрабатываете законно. Нет ли в этих документах, например, сведений о судимости. В соответствие со статьей 10 ФЗ «О персональных данных» сведения о судимости могут обрабатываться только в установленных законом случаях. Прочитайте её, пожалуйста, полностью. Поэтому, если вы «обычный»работодатель, а не, например, школа, то вы не можете обрабатывать сведения о судимости работников, как бы ваша служба безопасности этого не хотела.

Другое частое нарушение законодательства о персональных данных в данной сфере – сбор излишней информации о родственниках. Часто в личном деле работника можно встретить такие сведения о родственниках как место их работы, контактные телефоны (это как минимум). К сожалению, если опираться на законодательство, то в большинстве случаев работодатель может обрабатывать только данные о родственниках, которые указаны в карточке Т-2. Естественно, мы не рассматриваем случаи, когда работник – государственный служащий. Там совсем другая ситуация с данными родственников и другие подобные случаи.

Кроме нарушения непосредственно самого закона, работодатель часто нарушает и требования подзаконных актов, в частности Постановления Правительства 687 от 15.09.2008. Самый частый случай – нарушение пункта 6 данного постановления: «Лица, осуществляющие обработку персональных данных… должны быть проинформированы о факте обработке ими персональных данных,… категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки…».

Все возможные нарушения невозможно изложить в данной статье, но мы надеемся, что она поможет вам избежать основные. Еще важно понимать, что сотрудники Роскомнадзора РФ (его территориальных органов) при проведении проверки не будут досконально изучать ваши локальные документы, часто они вообще не уделяют им внимание – есть — хорошо (если нет, то плохо). Сотрудники Роскомнадзора РФ (его территориальных органов), как большие профессионалы, поступают правильно, ведь намного важнее не наличие красивых документов, а законность обработки тех или иных персональных данных. И в подтверждение наших доводов видно, что почти все основные нарушения вообще не связаны с комплектом ваших внутренних документов. Вы пригласили специалистов, они сделали вам комплект документов, поставили средства защиты и ушли, оставив вас один на один со всеми проблемами.

Поэтому, важным элементом построения грамотной защиты и системы обработки ПДн в организации является наличие своего специалиста разбирающегося в законодательстве о персональных данных. Мы не говорим, что надо их искать и увеличивать штат. Обработка персональных данных — это каждодневная деятельность сотрудника отдела кадров. И вдвойне будет замечательно, если ваш кадровик во всем сам разберется, станет хорошим специалистом и в этом вопросе (именно в вопросах обработки персональных данных работников). Если у вас обрабатываются персональные данные и других субъектов – не надо все валить на специалиста по кадрам, так как обработка персональных данных иных субъектов также требует определенных знаний. Возможно, для этого его нужно будет отправить на пару семинаров или пригласить на аудит сторонних специалистов, но это будет лучше, чем не иметь такого специалиста вообще.

В нашей «Базе Решений» Вы можете найти шаблоны документов с примерами их заполнения для выполнения требований законодательства о персональных данных.

Бизнес-википедия — e-xecutive.ru

Хорошая статья

Финансовым рычагом принято считать потенциальную возможность управлять прибылью организации, изменяя объем и составные капитала собственного и заёмного. Финансовый рычаг (леверидж) применяется предпринимателями тогда, когда возникает цель увеличить доход предприятия. Ведь именно финансовый леверидж считается одним из основных механизмов управления доходностью предприятия.

Читать полностью

Избранный метод

Для лучшего понимания причин «финансового нездоровья» предприятия необходимо глубоко изучить основные бизнес-процессы, чтобы потом попытаться их изменить. В диагностике предприятия существуют два основных объекта анализа: результаты деятельности предприятия за период, его состояние на текущий момент; и основные бизнес-процессы предприятия. Таким образом, мы формулируем первое положение диагностики, которое определяет две сферы приложения.

Читать полностью

Избранная статья

Профессиональный союз — это добровольная общественная организация, которая объединяет работающих людей, связанных по роду деятельности в производственной или непроизводственной сфере. Цель профсоюзов — защита трудовых, социальных, экономических интересов своих членов и их законных прав.

Читать полностью

Интересные статьи

• Новая статья: CPS и CPA-модели («Маркетологи пытаются выделить модель CPS в отдельное направление, мотивируя это тем, что совершение коммерческих сделок – это отдельный вид активности, такой вид целевых действий оплачивается рекламодателями по самому высокому тарифу. Но покупки – это такое же действие интернет-пользователя, как и любая другая активность на сайте, поэтому многие маркетологи сходятся во мнении, что CPS – это составляющая СРА-модели, а значит, можно их уравнять»).
• Новая статья: Заемный капитал («Заемные средства целесообразно привлекать для финансирования тех событий, мероприятий и активностей, которые нехарактерны для обычной деятельности компании и носят единичный характер. Если без заемного капитала можно обойтись, его отсутствие не нарушит привычные процессы, не отразится на них негативно, такие займы можно назвать ликвидными»).
• Новая статья: CPM, CTR и CPC-показатели в интернет-рекламе («Для понимания отчетов о проведенных рекламных кампаниях, а также их планирования, существуют такие параметры измерения рекламных стратегий как CPM, CTR и CPC-показатели. CPM и CPC — это профессиональные термины, обозначающие модели ценообразования, варианты оплаты рекламы в сети. А CTR – это показатель эффективности рекламы в интернете»).
• Новая статья: ROE. Рентабельность собственного капитала («Финансовый показатель отдачи ROE важен для инвесторов или собственников бизнеса, так как с его помощью можно понять, насколько эффективно был использован вложенный в дело капитал, насколько эффективно компания использует свои активы для получения прибыли. Данный показатель характеризует эффективность использования не всего капитала (или активов) организации, а только той его части, которая принадлежит собственникам предприятия»).
• Новая статья: Доходы («Это денежные суммы или материальные ценности, которые были получены в течение определенного периода и в результате осуществления какой-либо деятельности. Выделяют доходы государства, доходы предприятий и доходы частных лиц»).
• Новая статья: Командообразование («Команда – это нечто больше, чем определенное количество людей. В команде существуют взаимопонимание, доверие, поддержка, сплоченный коллектив быстрее решает любые задачи. То есть, команда работает лучше, результативнее и эффективнее – это то, к чему стремятся абсолютно все руководители – иметь в подчинении не просто коллектив, а команду»).

Передача в архив личных дел

Отдельные вопросы, встречающиеся при подготовке к передаче в архив личных дел

Правовое регулирование

В данной статье мы поговорим о том, как преодолеть ошибки, возникающие при формировании личных дел сотрудников. На всякий случай скажем несколько слов о том, что же представляет собой личное дело.

Личное дело — подборка документов о сотруднике

Начинают личное дело документы, которые составляются при поступлении на работу (личный листок по учету кадров, автобиография, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу), продолжают и заканчивают копии приказов о переводах, совместительстве, награждениях, увольнении сотрудника и пр.

Не стоит забывать

Следует отметить, что личные дела, в основном, ведутся в делопроизводстве тех кадровых служб, которые являются государственными органами и сотрудники которых, в соответствии с действующим законодательством, относятся к государственным служащим. В иных организациях личные дела ведутся по усмотрению кадровых служб. В связи с тем, что действующее законодательство требует вести только личные дела госслужащих, от ведения личных дел в настоящее время многие коммерческие организации просто отказываются, оставляя для кадрового делопроизводства только личные карточки.

Типовой перечень документов

Согласно Типовому перечню личные дела, созданные и закрытые до 2002 года года включительно, хранятся 75 лет, а закрытые с 2003 года — 50 лет. Причем не стоит забывать, что личное дело работающего человека и уволенного — это разные вещи. Сдавать в архив на государственное хранение можно документы только уволенных сотрудников.

Полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

В правилах описаны и иные требования к формированию личных дел

Кроме того, Указом Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 из общего объема личных дел, формируемых кадровыми службами организаций, в отдельную группу выделены личные дела лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы (Указ не применяется в отношении порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации).

Помимо этого существуют нормативные акты соответствующих ведомств, которыми должны руководствоваться подведомственные организации, например, Требования по организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах, утвержденные Приказом Инспекции негосударственных пенсионных фондов при Минтруде России от 31.08.2001 N 115.

Проблемы и решения

Тем не менее при формировании личных дел зачастую возникают проблемы, конкретные пути решения которых действующим законодательством не предусмотрены. Работая с архивами по личному составу, автор данной статьи не один раз сталкивался с такими сложными вопросами. В этой статье я попытался привести возможные ответы на два наиболее интересных из них.

Вопрос 1: При подготовке личных дел к архивному хранению в них нередко обнаруживаются документы, не имеющие дат. В основном это происходит по вине самих сотрудников кадровых служб, забывающих указывать даты документов, либо принимающих документы без дат от сотрудников. Как сформировать документы, не имеющие дат?

Ответ: Прежде чем ответить на этот вопрос, необходимо проверить, указаны ли рассматриваемые нами документы в описи документов личного дела. Напомним, что во внутреннюю опись документов личного дела вносятся данные о документах, его составляющих, в виде таблицы с указанием в ее графах порядкового номера документа, названия документа, даты документа и других необходимых сведений. Такая опись обычно составляется сотрудниками кадровой службы, в которой ведется конкретное личное дело.

Недатированные документы, следует сформировать после датированных

Но только при условии, если эти документы действительно должны храниться в данном личном деле, что установлено соответствующими нормативными документами — Типовым или ведомственным перечнями, Указом N 640 и т.п. Если Вы сможете установить, что документы, попавшие во вторую группу, храниться в личном деле не должны, необходимо такие документы изъять и дальнейшую работу с ними осуществлять согласно установленным требованиям (сформировать в отдельные дела или с другими делами, передать по сдаточной описи в архив либо отложить для уничтожения по акту и т. п.).

Вопрос 2: В личном деле сотрудника приказ о приеме на работу датирован ранее его заявления. В каком порядке сформировать указанные документы в личном деле?

Ответ: Документы личного дела обычно располагаются в хронологической последовательности. Однако по логике событий, отраженных в указанных документах, работник сначала должен был написать заявление о приеме на работу, а уже потом должен был быть издан приказ. В данном случае для систематизации документов следует соблюсти логическую последовательность. Исходя из смысла Основных правил формирования дел, такие нестандартные ситуации следует отразить в соответствующем предисловии к описи.

Предисловия могли бы выглядеть следующим образом

Пример 1. Отдельные документы личных дел, не имеющие дат, но ранее внесенные в опись документов, имеющуюся в личном деле, сформированы в конце каждого дела перед описью, не зафиксированные — после описи. В ряде личных дел оставлены обходные листы сотрудников, ранее внесенные в опись документов, имеющихся в личном деле.

Пример 2. В личном деле работника приказ о приеме на работу датирован ранее заявления. Этот порядок не был сохранен в процессе систематизации документов данного личного дела. Документы представлены в логической последовательности, то есть в том порядке, который должен быть соблюден при оформлении приема на работу. 

Из рассмотренных ситуаций видно, насколько осложняет процесс подготовки личных дел к архивному хранению их несоответствие действующим нормативным документам.

Что хранить в файлах персонала

Файлы персонала — одни из самых важных файлов в любой организации. Очень важно убедиться, что у вас есть все необходимое, чтобы доказать, что сотрудникам разрешено работать по закону, и убедиться, что вы принимаете надлежащие меры, когда дело касается налогов и требований к страхованию. Если вы решите уволить сотрудника, также может оказаться важным показать документацию, подтверждающую поведенческие проблемы или проблемы с производительностью.

Однако с другой стороны уравнения также важно ограничить объем данных, хранящихся в файлах сотрудников.Чем больше данных вы храните в файлах сотрудников, тем больший объем конфиденциальной информации может быть скомпрометирован. Может быть полезно иметь руководство относительно того, что следует и не следует хранить в личном деле сотрудников.

Что хранить в файлах сотрудников

Папки с файлами сотрудников можно разделить на несколько разделов: файл персонала, конфиденциальный, льготы и платежные ведомости. В зависимости от сотрудника могут потребоваться дополнительные категории.Разделение документов в картотеке сотрудника по разным папкам может помочь избежать случайного раскрытия конфиденциальной информации. Важно различать личное дело и документы, которые не должны храниться в личном деле.

Кадровое дело сотрудника

Кадровое дело сотрудника может включать такие документы, как:

• Документы по набору / проверке:
  • Заявление
  • Резюме / CV
  • Стенограммы
• Описание должности
• Любые записи, связанные с :
  • Предложения о работе
  • Повышение или понижение в должности
  • Переводы
  • Увольнения
• Справочник сотрудника / признательность за политику
• Записи об обучении и обучении
• Информация о вознаграждении и оплате
• Награды и благодарственные письма
• Оценка результатов работы
• Неконкурентоспособность / конфиденциальность / другие соглашения
• Предупреждения / дисциплинарные уведомления
• Уведомление о прекращении трудовых отношений
• Документация при увольнении с собеседования

Конфиденциальное дело

Конфиденциальное дело сотрудника должно включать документы, содержащие отправленные Ситуационная или конфиденциальная информация. Хранение такой документации в отдельном файле или папке поможет вам избежать случайного раскрытия содержащейся в ней информации. Эти документы могут включать:

• Справочные документы
• Результаты проверки данных
• Формы EEO и позитивных действий
• Результаты теста на наркотики
• Судебные / юридические документы
• Алименты на ребенка или выплаты заработной платы
• Записи исследований на рабочем месте
• Трудоустройство / заработная плата запросы на подтверждение

Файл преимуществ

Информацию о преимуществах и формы следует хранить в отдельной папке с файлами.Регистрация в программе Benefits проводится ежегодно, поэтому рекомендуется хранить всю необходимую информацию в отдельной папке. Эти формы пособий могут включать:

• Формы регистрации на пособия
• Формы назначенных получателей

Файл расчета заработной платы

Файл расчета заработной платы должен включать все записи, связанные с расчетом заработной платы, в том числе:

• Разрешение на выплату
• Формы W-4
• Расписания и записи посещаемости
• Формы W-2
• Повышение заработной платы
• Вычеты из заработной платы
• Возмещения
• Предварительные запросы на оплату
• Награды и бонусы

Дополнительные файлы

Формы, такие как I-9, сообщения об опасности Третьим лицам может потребоваться доступ к журналам обучения, медицинским записям, заявлениям о компенсации работникам, отчетам о расследованиях и отчетам об изъятиях. Привязка этих документов к личным файлам сотрудников может позволить получить доступ к конфиденциальной информации. Их отдельное хранение обеспечивает безопасность этой информации, позволяя соответствующим сторонам получать доступ к определенным данным.

Медицинская карта

Отдельная медицинская папка может использоваться для хранения любых файлов, относящихся к медицинским записям сотрудников. ADA фактически запрещает работодателям хранить медицинские файлы в общих папках сотрудников. Эти медицинские формы могут включать:

• Медицинские анкеты
• Заявления о выплате пособий
• Записи о медицинском отпуске
• Запросы FMLA
• Записки врача
• Заявления о компенсации работникам
• Запросы о размещении
• Контакты для экстренных случаев

Формы I-9

Иммиграционные формы I-9 не следует хранить в общей папке с личными делами сотрудников.Если эта форма хранится у работодателя, ее необходимо хранить отдельно от других записей сотрудника.

Чего нельзя хранить

Информация о личной жизни сотрудников не должна храниться в их файлах. Некоторая не относящаяся к делу информация, которая была найдена в файлах сотрудников, включает хобби, политическую принадлежность, религию и количество детей. С добавлением анализа социальных сетей к некоторым стратегиям найма, адреса сайтов сотрудников в социальных сетях — еще одна вещь, которую следует удалить из файлов сотрудников, если они были сохранены.

Несмотря на то, что записи о результатах работы должны храниться в файлах, работодатели должны быть осторожны, чтобы придерживаться фактов. Сотрудники могут попросить показать свои файлы, и файлы могут быть рассмотрены юрисконсультом или присяжными, если подан иск. Написание заметок, которые можно было бы считать дискриминационными или неуместными, в таких ситуациях могло нанести вред работодателю.

Как долго следует хранить файлы сотрудников?

По закону компании обязаны вести учет сотрудников в течение определенного периода времени, даже если они больше не работают в вашей компании. Точный срок зависит от того, где находится ваша компания. Период времени может варьироваться в зависимости от штата, поэтому важно изучить все законы, касающиеся ведения документации. Может быть хорошей идеей постоянно хранить файлы сотрудников на случай, если они понадобятся, например, для подтверждения занятости.

Следует ли хранить файлы в цифровом виде?

Бумажные файлы ушли в прошлое. Современное программное обеспечение HR позволяет хранить все документы в цифровом виде. Даже если вы решите хранить бумажные резервные копии, все файлы также следует хранить в цифровом виде.Это упрощает поиск и сортировку записей о сотрудниках. Специалистам по персоналу намного проще управлять картотекой сотрудников и получать к ней доступ, когда это делается в цифровом виде.

Очистка файлов сотрудников и обеспечение хранения только самой актуальной и актуальной информации может повысить безопасность и защитить работодателей. Использование HRIS может упростить правильное и безопасное хранение информации о сотрудниках. Если вам нужна помощь в поиске HRIS, подходящего для вашей компании, посетите нашу страницу сопоставления поставщиков, чтобы начать работу.

Переходите на безбумажный формат? Правовые нормы и советы для безбумажного отдела кадров

Переходить на безбумажный? Правовые инструкции и советы для безбумажного отдела кадров

В сегодняшней высокотехнологичной деловой среде работодатели часто оцифровывают кадровые документы. Хранение этих документов в электронной форме имеет очевидные преимущества, включая простоту доступа и эффективность хранения. Хотя электронное хранение кадровой документации разрешено федеральными законами о занятости, работодатели должны помнить о законодательных нормах, касающихся сроков хранения документов и электронных систем хранения, чтобы избежать юридических ошибок.Если ваша компания рассматривает возможность внедрения безбумажного отдела кадров, ознакомьтесь с юридическими рекомендациями и советами, чтобы обеспечить плавный переход.

Кадровая документация и прикладные материалы

Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) требует, чтобы кадровые и трудовые записи хранились в течение следующих периодов:

• Частные работодатели должны хранить записи в течение одного года с даты внесения записи или соответствующих кадровых действий, в зависимости от того, что произойдет позже, но в случае недобровольного увольнения сотрудника они должны сохранить кадровую или трудовую книжку уволенного сотрудника для одного год со дня расторжения. Примеры документов включают: оценки эффективности; записи посещаемости; дисциплинарные записи; справочные квитанции; запросы на подтверждение занятости; сертификаты об образовании; Приложения; и резюме.
• Учебные заведения, государственные и местные органы власти должны хранить такие записи в течение двух лет с даты создания записи или соответствующих действий персонала, в зависимости от того, что произойдет позже, но в случае недобровольного увольнения сотрудника они должны сохранить уволенный трудовая книжка сотрудника за два года с даты увольнения.

Обратите внимание, что в некоторых штатах действуют законы, регулирующие сроки хранения файлов персонала, которые отличаются от правил EEOC. Кроме того, периоды хранения записей могут быть дольше, если у работодателя есть обязательства в отношении позитивных действий или если регулирующие органы требуют хранить записи в течение более длительного периода времени.

Медицинская карта

Медицинская информация (включая документы, относящиеся к запросу на приспособление для инвалидов или к запросу Закона о семейном медицинском отпуске (FMLA)) должна храниться конфиденциально и отдельно от основного личного дела сотрудника. Одним из способов решения этой проблемы является размещение электронных медицинских данных в отдельной базе данных с собственным отдельным протоколом доступа.

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы покрытые работодатели хранили все файлы, связанные с ADA, по крайней мере в течение одного года с даты создания файла. FMLA требует, чтобы покрытые работодатели хранили файлы, связанные с FMLA, не менее трех лет. Рекомендуется хранить медицинские записи уволенных сотрудников не менее четырех лет с даты увольнения.Обратите внимание, что медицинские записи, относящиеся к искам о компенсации работникам, имеют другой срок хранения.

Формы EEO-1

EEOC рекомендует хранить формы идентификации расовой и этнической принадлежности отдельно от основного личного дела сотрудника. Опять же, может быть разумным хранить электронные данные о расе / этнической принадлежности в отдельной отдельной базе данных с собственным отдельным протоколом доступа.

Заработная плата

Поскольку Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) не требует определенного порядка или формы записей, записи о заработной плате могут вестись в электронном виде.Если записи хранятся в электронном виде, записи должны быть доступны для копирования и транскрипции по запросу представителей Министерства труда (DOL), а репродукции должны быть четкими и идентифицируемыми. FLSA требует, чтобы работодатели вели учет заработной платы не менее трех лет. Кроме того, работодатели должны вести все записи (включая ставки заработной платы, оценки должностей, системы старшинства и заслуг, а также коллективные договоры), объясняющие основания для выплаты разной заработной платы работникам противоположного пола в одном и том же учреждении в течение как минимум двух лет.Обратите внимание, что законы штата о заработной плате (, т.е. , Аризона) могут требовать более длительных периодов удержания.

Записи OSHA

Записи, требуемые Управлением по охране труда и здоровья (OSHA), могут храниться в электронном виде при условии, что компьютер, на котором они хранятся, может создавать формы, эквивалентные формам OSHA, когда они необходимы, и система соответствует определенным нормативным требованиям. Доступ к записям о травмах и заболеваниях должен быть ограничен. Когда уполномоченный представитель правительства запрашивает определенные записи ( i.е. , журнал OSHA 300, в котором перечислены все травмы и заболевания на рабочих местах) копии записей должны быть предоставлены в течение четырех (4) рабочих часов. Наконец, рентгеновские снимки должны быть сохранены в их первоначальном состоянии (, т.е. , если рентгеновские снимки были получены в виде бумажных копий, то они должны быть сохранены в бумажной форме).

Формы I-9

Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) требует, чтобы электронные системы, используемые для хранения документов I-9, имели:

• разумные меры контроля для обеспечения целостности, точности и надежности электронной системы хранения;
• разумные меры контроля, предназначенные для предотвращения и обнаружения несанкционированного или случайного создания, добавления, изменения, удаления или порчи электронной формы I-9, включая электронную подпись, если она используется;
• программа проверки и обеспечения качества, которая регулярно оценивает электронную систему генерации или хранения и включает периодические проверки хранящихся в электронном виде I-9, включая электронную подпись, если она используется;
• — поисковая система, которая включает в себя систему индексации, которая разрешает поиск по любому элементу данных; и
• возможность воспроизведения разборчивых бумажных копий.

Бумажные копии форм I-9 не должны храниться в электронном виде, при условии, что система хранения соответствует последним стандартам. Работодатели должны хранить формы I-9 в течение трех лет после даты начала работы или одного года после даты увольнения сотрудника, в зависимости от того, что наступит позже. Если вы являетесь сельскохозяйственной ассоциацией, сельскохозяйственным работодателем или подрядчиком по трудоустройству на ферме, вы должны сохранять форму I-9 в течение трех лет после даты начала работы для лиц, которых вы нанимаете или направляете за плату.

Остерегайтесь : Копии форм I-9 должны быть доступны после трехдневного уведомления о проверке Иммиграционной и таможенной службы США (ICE).

Документы о выплате сотрудникам

Закон о гарантиях пенсионного дохода сотрудников (ERISA) содержит два положения о хранении записей, которые применяются ко всем планам вознаграждений сотрудников ERISA (пенсионные планы, планы медицинского страхования и социального обеспечения):

• ERISA 107: требует от всех, кто хранит или удостоверяет определенную информацию (например, форму 5500), вести достаточные записи ( i. е. , электронные таблицы, переписка по электронной почте, плановые документы, поправки, рабочие записи) для объяснения, подтверждения, обоснования и уточнения того, что содержится в документации или сертификации. Согласно ERISA 107, работодатель должен хранить эти записи в течение шести лет после даты подачи (или с даты любой продленной даты подачи).
• ERISA 209: требует, чтобы работодатель сохранял всю такую ​​информацию «до тех пор, пока существует вероятность того, что они [записи] могут иметь отношение к определению прав участника или бенефициара.«По сути, это неопределенный срок. ERISA 209 применяется к таким документам, как уведомления о планах и сервисные записи, используемые для определения права на участие.

Общие требования к электронным запоминающим устройствам

Требования федерального законодательства о занятости к ведению документации обычно выполняются при использовании электронных носителей, если:

• Существуют разумные средства контроля для обеспечения целостности, точности, подлинности и надежности записей, хранящихся в электронной форме.
• Электронные записи хранятся в разумном порядке, в безопасном и доступном месте таким образом, чтобы их можно было легко проверить или изучить.
• Электронные записи легко конвертируются в разборчивые и читаемые бумажные копии, которые могут потребоваться для выполнения требований к отчетности и раскрытию информации.
• Система электронного учета не подлежит, полностью или частично, никаким соглашениям или ограничениям, которые прямо или косвенно скомпрометировали бы или ограничили способность человека соблюдать любые требования к отчетности и раскрытию информации.
• Установлены и внедрены надлежащие методы управления записями (, т.е. , обеспечение безопасной среды хранения; создание резервных электронных копий и выбор места хранения за пределами предприятия; соблюдение программы обеспечения качества, подтвержденное регулярными оценками электронной системы ведения документации, включая периодические проверки документов, которые ведутся или хранятся в электронном виде, и сохранение бумажных копий записей, которые нельзя четко, точно или полностью передать в систему электронного учета).

Полезные советы по электронной памяти

• Если против вашей компании подан иск, у вас будет юридическая обязанность сохранить соответствующие документы в их первоначальном виде и приостановить их уничтожение или изменение, как только вы узнаете, что судебный процесс неизбежен, и до тех пор, пока иск не будет разрешен. Хотя в настоящее время документы могут быть отсканированы в электронную форму, бумажные копии не следует уничтожать во время рассмотрения иска.
• Учитывайте простоту поиска и поиска при разработке и внедрении протоколов создания и хранения электронных документов.Выделите время и усилия заранее, чтобы разработать подробные метаданные, чтобы улучшить возможности поиска.
• Установите протоколы безопасности, чтобы только уполномоченные лица могли получить доступ к каждому электронному файлу. Это включает в себя создание безопасной и надежной среды электронного хранения, включая резервное копирование за пределами предприятия, а также протоколы полного и безопасного уничтожения в соответствии с политикой хранения бумажных копий.
• Если технология не предусматривает самоаудита или мониторинга соответствия, рассмотрите возможность программы обеспечения качества, которая включает регулярные оценки и проверки системы электронного учета.
• Сохранять бумажные копии любых записей, которые не могут быть четко, точно или полностью переданы в электронную систему учета (, т.е. , исполнительные документы, которые включают пометки карандашом или светлыми чернилами).

* Адаптировано из Going Paperless? Правовое руководство по электронному хранению документов и доказательств , совместно представленное Тиффани Л. МакДонаф и Майклом Фаганом для отделения «Колокол свободы» ARMA International (апрель 2014 г.) и Archive Systems (май 2014 г.).

Досье сотрудников

Как специалист по персоналу, вы не привыкать к бумажной работе. Кажется, что для каждого действия по трудоустройству — подачи заявления, собеседования, приема на работу, дисциплинарных мер и т. Д. — существует определенная форма, которую необходимо заполнить. Однако убедиться, что вы правильно заполнили документы, — это только половина дела. Как только вы закончите заполнять форму, вы столкнетесь с совершенно новой проблемой: что с ней делать. Будучи умным человеком, вы знаете, что надлежащая документация является ключом к защите вашей компании в неудачном случае судебного процесса, но знать, что нужно хранить, где и как долго и кто может это видеть, может быть довольно сложно.Давайте поговорим об основах.

Что входит в личное дело сотрудников?

В то время как в большинстве штатов «досье персонала» определяется свободно, и содержимое файла может отличаться в зависимости от отрасли, досье персонала обычно состоит из документов, которые связаны с «квалификацией сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации, увольнения или других дисциплинарная мера.» В файл следует сохранить следующие элементы:

• заявления о приеме на работу
• формы аттестации
• записей дисциплины
• подписанные справочники благодарностей
• налоговые формы, например W-4s
• информация о платеже, например о повышениях или сокращениях. (Примечание: не ведомости заработной платы, их следует вести отдельно.)

В вашем штате могут быть дополнительные правила в отношении того, что должно быть включено в файлы персонала, поэтому обязательно ознакомьтесь со своим Руководством по персоналу на hrsimple.com.

Что нужно хранить отдельно?

Медицинская информация

Как правило, все медицинские записи должны храниться в тайне и храниться отдельно от личных дел.Медицинская информация может быть получена по различным причинам, связанным с работой, и ее следует точно и надежно хранить в случае расследования. Некоторые примеры медицинской информации включают:

• запросов на отпуск FMLA
• Требования о компенсации рабочим
• результаты тестирования на наркотики
• Записки врачей об пропусках занятий по болезни
• страховых выплат

Иммиграционные формы

Хотя работодатели обязаны хранить формы I-9 сотрудников в течение трех лет с даты найма или одного года после увольнения, их следует хранить отдельно от кадрового дела. Хранение форм I-9 вне досье персонала обеспечивает определенную защиту в случае правительственного расследования, поскольку некоторая информация о занятости может указывать на дискриминацию со стороны работодателя, и было бы лучше, если бы ее не раскрывали.

Заработная плата

Ведение точного учета того, кому, сколько и когда было выплачено, чрезвычайно важно по налоговым причинам и в случае аудита или расследования, но эти записи должны храниться вне информации о персонале.Как и в случае с иммиграционными формами, иск о дискриминации может возникнуть, если информация о персонале раскрывается во время расследования истории оплаты компании, поэтому целесообразно хранить эту информацию отдельно.

Кому следует предоставить доступ?

Распространенная проблема с файлами персонала заключается в том, следует ли предоставлять вашим сотрудникам доступ к их собственным файлам или нет. Некоторые сотрудники могут расстроиться, если увидят конфиденциальную информацию, содержащуюся в их файлах, например заметки о дисциплинарных мерах и информацию о заработной плате. С другой стороны, отказ от доступа может повредить отношениям с сотрудниками. Кроме того, в нескольких штатах есть законы о том, предоставлять ли доступ сотрудникам или нет.

Все, что вам нужно знать

Если у вас есть сотрудники, у вас есть для ведения кадровых дел. Как только численность персонала достигает 15 человек, федеральные правила определяют, какие документы вы должны хранить и как долго.Теперь вы находитесь в сфере документооборота и находитесь среди критических комплаенс-рисков:

• Неполные или отсутствующие документы
• Несоблюдение правил ведения записей о том, как долго документы должны храниться и как организации должны реагировать на аудиты или судебные разбирательства
• Риски, связанные с обменом кадровыми документами

Этих рисков можно избежать с помощью правильных методов и технологий.

КАДРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ВЕДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

При обсуждении соответствия управления кадровыми документами важно обращаться к технологиям управления персоналом, поскольку каждая система влияет на соблюдение требований к ведению документации.Большинство организаций имеют информационную систему по персоналу (HRIS), компонент системы планирования ресурсов предприятия (ERP) или внешнего поставщика услуг. За последние несколько лет все больше компаний внедрили программное обеспечение для адаптации и набора персонала, а также различные инструменты управления информацией о человеческом капитале. В 2012 году, по оценкам аналитиков, этот рынок оценивался в 4 миллиарда долларов и продолжал расти.

Bersin by Deloitte оценивает, что в среднем крупный отдел кадров использует не менее семи различных систем, и это не включает системы учета рабочего времени и посещаемости.Каждая технология служит определенной цели, но вместе они создают информационные хранилища. Одни и те же документы или информация могут существовать более чем в одной системе, и люди распечатывают документы из одной системы, чтобы они могли поместить информацию в другую. Практически невозможно получить полное представление о сотруднике.

Поскольку большинство этих систем были разработаны для управления данными персонала, а не документами, они не очень помогают в ведении документации сотрудников. В лучшем случае они предлагают способ загрузки вложений в запись о сотруднике.Разрозненные технологии управления персоналом повышают риск соответствия документации. HR необходимо связать эти системы, заставить их общаться друг с другом и упростить процесс управления кадровыми документами.

НЕПОЛНЫЕ ЗАПИСИ

Хорошей практикой является использование нового контрольного списка приема на работу, но сбор всех необходимых документов, как бумажных, так и цифровых, может быть сложной задачей. В то время как менеджеры по найму собирают одни документы, а кадровые агентства или рекрутеры — другие, в конечном итоге ответственность за полные файлы остается за кадрами. По мере того, как документы добавляются в несколько систем, становится все труднее найти и поддерживать их в актуальном состоянии.

Юридические и кадровые эксперты согласны с тем, что полные и актуальные кадровые файлы являются самым надежным средством защиты организации от судебных разбирательств. Однако неполные записи, такие как отсутствующие обзоры производительности, неподписанные подтверждения или неправильная версия писем с предложениями, продолжают беспокоить организации.

Общество управления человеческими ресурсами (SHRM) отмечает, что количество судебных исков, связанных с сотрудниками, за последние 10 лет увеличилось.В 2012 году статистика Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) показала более 99 000 обвинений в дискриминации работников частного сектора, и EEOC не участвует в большинстве судебных исков сотрудников. Деньги, которые работодатели тратят на судебные иски, ошеломляют.

ВЕДЕНИЕ НЕСООТВЕТСТВУЮЩИХ ЗАПИСЕЙ

Требования и критерии хранения различных документов усложняют ведение документации. В дополнение к федеральным нормам Службы гражданства и иммиграции США (USCIS) и EEOC, почти каждый федеральный закон о занятости (например, ERISA, ADA, FMLA и OSHA) устанавливает правила хранения документов.В штатах также есть требования, которые меняются в зависимости от отрасли.

Каждой организации нужен график хранения документации с письменной политикой. Политики должны указывать, какие документы создаются и хранятся, кем и в каком месте. Вам также нужны политика и механизм для сохранения записей в случае аудита или судебного разбирательства, пока проблема не будет решена.

Вы также должны быть осторожны с избыточным удержанием, так как это увеличивает расходы. Если у вас есть записи, которые следовало удалить, они могут стать частью судебного процесса.Надлежащий график хранения обеспечивает безопасное уничтожение документов.

Чтобы поддерживать соответствующую программу ведения документации, HR должен управлять документами и информацией на протяжении всего жизненного цикла сотрудника, от приема на работу до выхода на пенсию. По мере внедрения новых форм, политик и правил файлы должны обновляться, а устаревшие документы проверяться и удаляться.

Юристы и специалисты по персоналу знают, что некоторые документы сотрудников не находятся в одном файле с другими документами.Передовой опыт ведения соответствующей документации указывает на то, что платежные ведомости, медицинские документы и фоновые изображения должны храниться отдельно. Некоторые компании ведут файл расследований с документацией, касающейся жалоб сотрудников. Если у вас есть бумажные файлы, разделите эти документы, чтобы случайно не предоставить доступ не тем людям.

Заявления о пособии по безработице — еще одна причина иметь соответствующие, хорошо организованные файлы. Компании с высокой текучестью кадров тратят много времени, отвечая на претензии.Документы по персоналу, которые не поддерживаются в надлежащем состоянии, затрудняют уместность в окне ответа.

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ОБЩЕНИЯ

Последний риск соответствия — это совместное использование документов. Специалисты по персоналу знают, что файлы сотрудников необходимо тщательно охранять. В компаниях, где файлы сотрудников являются бумажными, файловая комната и / или картотеки должны быть заблокированы, а журнал должен показывать, кто обращался к файлам.

Персональные файлы передаются людям за пределами отдела кадров, что создает проблемы с соблюдением требований.Сотрудники могут запросить копию любого подписанного документа и могут запросить другие документы при увольнении. Менеджерам часто требуется доступ к документам в личном деле сотрудника, таким как обзоры производительности и оценки обучения. Во время судебного разбирательства или аудита документы сотрудников могут быть переданы внешнему юрисконсульту или внешним аудиторам и регулирующим органам.

В ходе опроса, проведенного Access, 34% специалистов по персоналу заявили, что они обмениваются кадровыми документами с третьими сторонами не реже одного раза в месяц.Отправка отсканированных изображений по электронной почте и отправка физических копий файлов были двумя основными методами обмена информацией, но оба связаны с риском.

Отправка кадрового документа по электронной почте означает, что вы теряете контроль над безопасностью документа и не знаете, сколько еще копий будет создано. Невозможно определить, кто видит сообщение электронной почты или где оно заканчивается. Это увеличивает риск, увеличивает уязвимость организации и создает проблемы для соблюдения программы хранения, которая требует, чтобы документы удалялись в надлежащее время.

Проблемы соответствия усугубляются и при совместном использовании физических копий. Копии отправляются по почте, факсу или за ночь — не лучший способ защиты конфиденциальных документов.

HR-специалисты несут ответственность за защиту своих организаций, а также за защиту информации о сотрудниках. Из-за конфиденциального характера кадровых документов утечка данных может привести к краже личных данных или к худшему. HR должен защищать конфиденциальность сотрудников.

ВРЕМЯ ДЕЙСТВИЯ

Лучший способ снизить эти риски — реализовать безопасное центральное хранилище для управления документами персонала. Вот несколько советов, которые следует помнить при рассмотрении технологий:

Решения не могут игнорировать бумагу

Отказ от бумажных документов может быть пустой тратой времени и ресурсов, если технология не поддерживает потребности отдела кадров. При развертывании правильной технологии риски соответствия кадровой документации снижаются, потоки информации ускоряются, а затраты значительно снижаются.
Технология, которая идентифицирует отсутствующие документы, также избавляет от опасений по поводу потенциально неполных файлов.Система работает как автоматизированный контрольный список документов: как только он определяет документ как отсутствующий, она запускает рабочий процесс, чтобы отследить документ и убедиться, что он добавлен в файлы. Это позволит вам лучше противостоять судебным искам, проверкам или заявлениям о безработице.

Технологии должны контролировать сохранение документов

Если в репозитории есть правила хранения документов и отслеживаются триггеры, управляющие этими правилами, например дата найма или последняя сертификация, то система может управлять всем процессом. Удаление документов по истечении срока хранения станет обычным делом. Если записи необходимо приостановить из-за аудита или судебного разбирательства, ваша технология должна справиться с этим.

Поделиться ссылками, а не копиями

Вместо того, чтобы отправлять электронные или бумажные копии документов, ваша технология должна обеспечивать безопасную обратную связь с хранилищем, где вы можете контролировать, что люди делают с документами. Ваша технология должна обеспечивать отслеживание того, кто что и когда проверял.Уметь отправлять ссылку, которая доставляет только запрошенные документы и определяет, как долго получатель имеет доступ.

Электронные формы, а не бумажные

Бумажные документы легко преобразовываются в цифровые версии, что позволяет сократить количество бумажных документов, повысить эффективность и снизить затраты. Надежный механизм электронной формы управляет кампаниями и предоставляет панель мониторинга для отслеживания прогресса и результатов.

Ваши кадровые и кадровые документы должны оставаться в безопасности, и существует риск, связанный с неполной информацией, несоответствующим ведением документации или совместным использованием документов.Осведомленность об этих проблемах и внедрение правильной технологии поможет вам избежать рисков и соблюдать требования.

Лучшие 5 советов по минимизации рисков и повышению соответствия

1. Внедрите технологию, которая снижает риски, снижает зависимость от бумаги и повышает эффективность.
2. Разработка и обеспечение соблюдения политик и процедур ведения документации.
3. Создайте график хранения для каждого типа документов.
4. Обучите своих менеджеров понимать их роль в поддержании соответствующей программы — политики и процедуры эффективны только в том случае, если они подкреплены обучением и обучением.
5. Рассмотреть возможность самоаудита для определения областей, в которых можно улучшить; еще лучше — внедрить правильную технологию для непрерывного проведения аудита за вас.

Гордон Рэпкин
Посмотреть исходную статью в Peer to Peer Magazine

Кадровая политика

Назначение

Для того, чтобы иметь полную, точную и актуальную запись истории занятости сотрудника в Университете штата Мичиган, университет ведет учет персонала, который составляет личное дело каждого сотрудника.В этой политике изложены ожидания университета в отношении создания, использования и ведения личного дела сотрудника.

Определение

Личное дело сотрудника состоит из кадровых записей, которые могут представлять собой смесь бумажных и электронных записей и могут храниться в центральном отделе кадров, в отделе или в цифровом виде. Основной закон штата Мичиган, регулирующий учетные записи персонала, Закон о праве сотрудников Булларда-Плавеки на информацию, определяет «учетную запись персонала», включающую любую «запись, которая ведется работодателем в той степени, в которой запись используется или использовалась, или может влиять или использоваться в отношении квалификации этого сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер. «Университет использует это определение при определении кадрового учета. Коллективные договоры университета также могут содержать положения, касающиеся содержания и ведения личного дела. Для получения дополнительной информации о конкретных документах, составляющих личное дело, см. Таблицы в разделе «Содержание» ниже.

Применимость

Требования данной политики распространяются на всех сотрудников университета, включая руководителей высшего звена, преподавателей и академический персонал, вспомогательный персонал, временных и дежурных сотрудников, ассистентов выпускников, студентов-сотрудников, оплачиваемых стажеров и оплачиваемых резидентов.Неоплачиваемые лица и волонтеры не являются сотрудниками университета; поэтому университет не ведет кадровые дела таких лиц.

Содержание

Элементы, включенные в личное дело

Кадровое дело будет включать, помимо прочего, записи в таблице ниже, если они применимы к сотруднику.

Досье персонала
Материалы для приема на работу.
Неидентифицированные рекомендательные письма.
Письмо-предложение и акцепт.
Трудовой договор.
Формы и подтверждающая документация, связанные с приемом на работу сотрудником или изменениями в статусе занятости и / или должностных обязанностях.
Формы подтверждения или согласия сотрудников, связанные с приемом на работу, ориентацией или трудоустройством.
Текущая заработная плата и история окладов.
Специальные или дополнительные формы оплаты.
Копии сертификата / лицензии / диплома об образовании.
Любой требуемый сертификат об обучении в университете или подразделении, если он используется в связи с квалификацией сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.
Конфликт интересов при приеме на работу.
Оценка эффективности, постановка целей и план профессионального развития, а также любой связанный план повышения эффективности и / или промежуточная или испытательная оценка.
Награды или иное официальное признание, полученное Университетом.
Записи о служебных консультациях.
Дисциплинарные меры, включая любой письменный выговор, отстранение от должности или увольнение, а также любую прилагаемую документацию. Удержание может регулироваться коллективным договором для определенных категорий сотрудников.
Соглашения для сотрудников по коллективному договору.
Краткое изложение окончательных отчетов о расследованиях и заключений, содержащихся в Разделе IX, в которых сотрудник является ответчиком, должно быть включено в личное дело. [1]
Любая запись, не указанная выше, которая использовалась или может повлиять или использоваться в отношении квалификации сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.

Досье, не относящиеся к персоналу / Материалы, подлежащие отдельному хранению

Пункты, перечисленные в таблице ниже, обычно не считаются кадровыми записями и не являются частью кадрового дела и должны храниться отдельно от кадрового дела.

Материалы дел, не связанные с персоналом
Данные EEO / Affirmative Action.
Рекомендательные письма, если не анонимно.
Материалы по кадровому планированию, относящиеся к нескольким сотрудникам, включая повышение заработной платы, планы вознаграждения руководству, продвижение по службе и назначения на работу.
Информация о человеке, не являющемся сотрудником, если раскрытие информации будет представлять собой необоснованное вторжение в частную жизнь другого лица.
Проверка биографических данных
Форма I-9s
Записи, которые ведет исполнительный, административный или профессиональный служащий, находятся в исключительном владении создателя записи и не доступны и не передаются другим лицам.Однако запись о происшествии или факте, касающемся работника, может быть внесена в личный учет, если она внесена не позднее, чем через 6 месяцев после даты происшествия или даты, когда факт стал известен.
Медицинская информация. [2]
Документы об отпуске, связанные с Законом о семейных и медицинских отпусках, отпуском по инвалидности или компенсационным отпуском или действием. [3]
Разумные запросы на размещение и соответствующая документация в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями. [4]
Выбор страхового плана и / или плана льгот и информация о получателе.

Дополнения или исключения из личного дела

Запрос сотрудника на добавление или удаление информации из кадрового файла должен быть направлен менеджеру отдела кадров MSU, Academic HR или назначенному представителю отдела кадров MSU. По взаимному согласованию между отделом кадров MSU или Academic HR и сотрудником информация, содержащаяся в личном деле, может быть удалена или исправлена.Если соглашение не достигнуто, сотрудник может подать в MSU HR письменное заявление с объяснением позиции сотрудника. Размер выписки не должен превышать 5 листов размером 8½ дюйма на 11 дюймов и должен быть помещен в личное дело.

Доступ к личному делу

1. Доступ сотрудника
   Не реже двух раз в год сотрудник может проверять и просматривать его личное дело.Сотрудник должен подать письменный запрос на просмотр файла в отдел кадров MSU [email protected]. Отдел кадров MSU обработает все запросы кадровых файлов и соберет все записи кадровых файлов, в том числе те, которые находятся вне отдела кадров MSU, для проверки сотрудником. Как только запрос будет обработан, отдел кадров MSU свяжется с сотрудником, чтобы запланировать проверку. Во всех случаях лиц, просматривающих документы, будет сопровождать уполномоченный представитель университета. Проверка проводится в отделе кадров МГУ в обычное рабочее время.Если проверка в обычное рабочее время потребует от сотрудника перерыва в работе, сотруднику должно быть предоставлено другое разумное время или возможность для проверки. После проверки сотрудник может получить копию некоторого или всего файла кадрового дела, и в этом случае могут быть списаны только фактические расходы.
2. Доступ сотрудников университета
   Должностные лица университета, исполнительные менеджеры, деканы, главы отделов, супервайзеры, специалисты по кадрам, следователи, представители офиса главного юрисконсульта или другие сотрудники университета, которым это необходимо для бизнеса, могут проверять персонал файл по запросу и демонстрации бизнес-необходимости.
3. Доступ третьих лиц
   1. Закон о свободе информации штата Мичиган
      Запрос Закона о свободе информации о личном деле должен быть направлен в Управление Закона о свободе информации MSU для рассмотрения и ответа. Подразделения не уполномочены напрямую отвечать на запросы Закона о свободе информации.
   2. Повестка / повестка
      Повестка или повестка для личного дела должны быть направлены в офис главного юрисконсульта для рассмотрения и ответа.Подразделения не уполномочены принимать услуги по вызову или повестке в суд.
   3. Дисциплинарные меры
      В большинстве случаев письменное уведомление будет направлено сотруднику до разглашения информации о дисциплинарных мерах, содержащихся в личном деле, третьей стороне ^[5] .Письменное уведомление должно быть отправлено обычной почтой на последний известный адрес сотрудника и должно быть отправлено по почте в день или до того дня, когда информация будет разглашена из кадрового учета. Любые дисциплинарные взыскания старше четырех лет не будут переданы третьей стороне, за исключением случаев, когда они предписаны в судебном иске к стороне в этом судебном иске и других ограниченных обстоятельствах, описанных в Законе о праве Булларда Плавецки знать, MCL 423.507.

Ведение и хранение кадрового дела Отдел кадров

MSU отвечает за составление всех кадровых файлов сотрудников, включая сбор документации из подразделений и электронных систем или других областей по мере необходимости.Ожидается, что подразделения будут выполнять все запросы кадровых ресурсов МГУ. Личное дело и входящие в него кадровые записи должны храниться в соответствии с законом, Графиком хранения кадровой документации MSU и применимыми коллективными договорами.

Нарушения

Любой, кто нарушает эту политику, может быть подвергнут дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения.

История

Выдано: 01.01.20

---

Часто задаваемые вопросы о кадровой политике

Сноски:

[1] В резюме будет достаточно подробно описан характер расследования, чтобы разумный рецензент мог определить потенциальные модели поведения; сообщит, было ли обнаружено нарушение; и если да, то наложенные санкции.

[2] Обратите внимание, что медицинская информация должна храниться отдельно от личного дела и рассматриваться как конфиденциальная, раскрываемая только по служебной необходимости согласно 29 CFR 1630.14.

[3] См. Сноску 2.

[4] См. Сноску 3.

[5] Третья сторона, как используется в этой политике, не включает трудовую организацию, которая представляет работника, правительственное агентство, запрашивающее информацию, или суд, предписывающий производство информации .

Goodbye Papercuts. Электронные кадровые файлы Hello.

В ноябре мы обсудили вопрос о хранении документации и о том, как долго работодатели должны придерживаться всего, что связано с наймом и удержанием сотрудников. Как и было обещано, теперь мы рассмотрим передовые методы хранения той же информации в электронном виде. Возьми это, бумажный монстр!

Знать основы Само собой разумеется, что ваши электронные записи должны храниться в безопасном и доступном месте и таким образом, чтобы их можно было легко проверить (аудиторами или сотрудниками, если это разрешено в вашем штате).Электронные файлы должны быть преобразованы в удобочитаемые бумажные копии, чтобы удовлетворить требованиям отчетности и раскрытия информации.

Обеспечьте такую ​​же безопасность, как Форт-Нокс Пожалуй, наиболее важным фактором при хранении кадровой документации является безопасность. Вы не стали бы оставлять конфиденциальные документы в незапертом картотеке и должны следовать тому же самому процессу мышления при хранении документов в электронном виде. Безопасность компьютеров, документов, серверов и сетей имеет решающее значение. Поскольку записи о сотрудниках содержат конфиденциальную информацию, такую ​​как история болезни, адреса сотрудников и информация об учетной записи социального обеспечения, нарушение может иметь катастрофические последствия и иметь долгосрочные последствия для сотрудников и вашего бизнеса.При настройке безопасного электронного хранилища лучше всего работать с вашей ИТ-командой или сторонним экспертом по технологиям с проверенной репутацией. Наконец, убедитесь, что на серверах, на которых хранятся записи о персонале, регулярно выполняется резервное копирование для предотвращения потери данных.

Разделяй, чтобы побеждать Как и в случае с бумажными копиями, электронные файлы следует разделять следующим образом:

• Кадровое дело — заявление о приеме на работу, резюме, описание должности, письмо с предложением, формы изменения статуса, подтверждение справочника компании, кодекс поведения и другие политики, контакты для экстренных случаев, формы изменения адреса, дисциплинарные меры, оценки, сертификаты, завершенные курсы и размещение.
• Досье о льготах — бланки регистрации / отказа, формы изменения регистрации, медицинские формы, информация о компенсации работникам.
• Проверка рекомендаций и проверка перед приемом на работу — проверка рекомендаций, проверка запросов о приеме на работу, тесты на наркотики и проверка биографических данных.
• Файл расчета заработной платы — изменения компенсаций, формы W-4 и налоговых выплат штата, формы прямого депозита.
Файл
• I-9 с правом работы в проверочных документах США.

Кроме того, вам может потребоваться создать дополнительные файлы и хранить их отдельно от файлов персонала, заработной платы и льгот.Они могут включать:

• Дело о удержании заработной платы.
Файл
• FMLA и / или файл адаптации ADA.

Хорошее эмпирическое правило — начинать с конца. Подумайте о ком-то, кому нужен доступ к вашим личным файлам. Что им нужно увидеть? Например, если ваша компания была предметом аудита ICE, вам необходимо будет предоставить I-9 своим сотрудникам (помните, вы должны хранить I-9 в течение трех лет после даты найма или одного года после даты найма). расторжения, в зависимости от того, что дольше).Аудиторы не должны иметь доступа к другим кадровым документам, которые могут содержать информацию о заработной плате, льготах, медицинских услугах, отпусках или другую конфиденциальную информацию. Наличие I-9 отдельно от других документов означает, что вы можете предоставить доступ только к этим документам.

Принесите измельчитель Наиболее частый вопрос, который возникает у предприятий при переходе на электронный учет, — что делать с бумажными документами. После того, как вы надежно переместили бумажные записи в электронную систему хранения, утилизируйте бумажные копии, измельчив их.

Единственное предостережение к совету по измельчению заключается в том, что против вашей компании ведется расследование или судебный процесс (или вы подозреваете, что оно может появиться). В этом случае документы следует хранить в исходном формате до решения юридических вопросов.

Оставайтесь текущими После того, как вы переведете свои записи в электронное хранилище, важно быть в курсе новейших технологий и новых решений, которые могут возникнуть. Меньше всего вам хотелось бы, чтобы ваши записи оказались в ловушке устаревших технологий.Ваша ИТ-команда и поставщики будут вашими лучшими ресурсами в этом деле. Точный и тщательный кадровый учет — лучшая защита вашей компании в случае возникновения судебного процесса, связанного с трудоустройством. По этой причине рекомендуется работать с внешним юристом, когда вы обдумываете переход на электронное хранилище.

Ведение учета сотрудников — Johnson Pope Bokor Ruppel & Burns, LLP.

Независимо от отрасли или профессии, все работодатели борются с записями и документами, особенно в связи с тем, что все больше предприятий пытаются работать без бумаги.Работодатели должны внимательно относиться к своим кадровым документам и документации, а также к их ведению, поскольку многие федеральные законы и законы штатов требуют, чтобы работодатели хранили конкретную информацию о своих сотрудниках.

Работодатели должны вести личные дела всех сотрудников. Как правило, кадровый файл сотрудника должен включать: 1) документы, созданные во время приема на работу, такие как заявления / резюме, информацию о компенсации заработной платы, подписанные подтверждения справочника сотрудника компании или других политик или процедур компании, актуальную информацию о вакансии описания и все заключенные трудовые соглашения, соглашения о конфиденциальности и отсутствии конкуренции; 2) документы, созданные во время трудовых отношений, такие как служебные аттестации, планы повышения производительности, письменные предупреждения и другие дисциплинарные меры, а также надбавки к заработной плате, премии или другие применимые компенсационные документы; и 3) документы, созданные по окончании работы, такие как письма об увольнении, уведомления об увольнении, документация о причинах увольнения или увольнения, соглашения о расторжении или увольнении, а также документы, защищающие коммерческую тайну и конфиденциальную информацию работодателя, включая письменное подтверждение того, что работник имеет вернул все имущество компании при расторжении.

Подобно тому, как определенные документы должны быть включены в личное дело сотрудника, некоторые документы никогда не должны включаться в личное дело. Например, любые документы, которые могут раскрыть генетическую информацию, защищенную Законом о генетической информации, или медицинская информация, защищенная федеральными, государственными или местными законами, такими как Закон об американцах с ограниченными возможностями, должны храниться в файле отдельно от личного дела сотрудника и с ограниченный доступ к медицинской карте. Такие документы могут включать медицинские осмотры после предложения, результаты тестов на наркотики, медицинские записи, заметки врачей, документы Закона о семейном и медицинском отпуске, запросы на размещение и страховые требования, поданные сотрудником.Кроме того, любые документы, идентифицирующие сотрудника как члена защищенного класса или относящиеся к любому расследованию преследований или дискриминации, должны храниться отдельно от личного дела. И, наконец, следует хранить и уничтожать справки в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности, а формы I-9 должны храниться в соответствии с Законом об иммиграционной реформе и контроле 1986 года.

Почти все эти записи можно хранить в электронном виде. Однако некоторые законы устанавливают особые требования к электронному хранению записей.Например, работодатели могут хранить формы I-9 в электронном виде только в том случае, если система хранения отвечает определенным требованиям, таким как средства контроля для обнаружения и предотвращения несанкционированного или случайного создания, изменения или удаления заполненных в электронном виде форм. Записи COBRA и OSHA также подчиняются определенным системным требованиям. При хранении записей в электронном виде важно, чтобы записи о персонале и записи, которые могут содержать медицинскую или другую защищенную информацию, хранились в отдельных электронных файлах с гарантиями доступа к защищенной информации.

Как и в случае с электронным хранилищем записей, нет однозначного ответа на вопрос, как долго работодатель должен хранить записи, поскольку продолжительность будет варьироваться в зависимости от типа записи.