Формирование личных дел сотрудников: Порядок формирования личного дела работника в 2021 году

Формирование личных дел: порядок

Компании формируют личные дела сотрудников по своему усмотрению. Конкретного порядка для этой процедуры не установлено. Организации самостоятельно определяют ее, закрепив в своих локальных актах. Однако, проводя формирование личного дела работника, необходимо обратить внимание на некоторые существенные для обеспечения сохранности информации моменты. Итак, разбираем порядок формирования личных дел.

Основные этапы формирования личного дела

Под личным делом сотрудника понимаю комплекс сгруппированных и подшитых в папку документов о нем и его работе. Как правило, дело оформляют в хронологической последовательности – по мере появления документов.

Законодательно закрепленной процедуры, по которой проводят формирование дел по личному составу, нет. Организации самостоятельно разрабатывают внутреннюю политику в данной сфере и закрепляют ее во внутренних документах. При этом обязательно устанавливают перечень должностных лиц

, ответственных за ведение дел.

По сути, формирование личных дел работников сводится к сбору, группировке, сортировке и подшивке документов, содержащих:

• личную информацию, необходимую для оформления и поддержания трудовых отношений;
• данные о результатах работы сотрудника в компании.

Подробнее о том, что подшивать личное дело, читайте в статье «Состав документов в личном деле сотрудника».

Ответственный сотрудник кадровой службы при оформлении работника заводит папку, в которую складывает все документы по приему сотрудника с его личными данными. Он оформляет титульный лист, определяет номер дела и место его хранения.

При появлении иных документов о работе трудящегося их складывают в дело в

обратной хронологической последовательности. То есть так, как поступают. Сначала в папке лежит последний по времени создания документ, а в конце – первые и оформленные в связи с приемом.

Ведение личного дела начинается с приемом работника и заканчивается его увольнением. После оформления документов об увольнении содержание папки перекладывают в прямой хронологической последовательности. То есть, первыми идут документы о приеме, а последующие складывают по дате их издания. Проверяют соответствие состава дела внутренней описи. Все листы нумеруют простым карандашом.

Дело сшивают в книгу толщиной не более

4 см с количеством листов, не превышающим 250 шт. Если объем дела по сотруднику получается больше, его делят на несколько томов. После окончательного формирования личного дела его передают в архив.

О том, как положено хранить личные дела и готовить их для хранения в архиве, узнайте из статьи «Как хранить личные дела сотрудников».

Что подшивают при приеме работника

На первом шаге собирают анкетные данные сотрудника, его личные документы. Также необходимо собрать его заявление о приеме на работу и распоряжение руководителя о зачислении в штат организации. Вот примерный перечень документов на первом этапе:

• личная анкета или резюме, автобиография;
• копии рекомендательных писем;
• копии документов об образовании;
• заявление о приеме на работу;
• приказ о приеме на работу;
• трудовой договор;
• согласие на обработку персональных данных;
• сведения о проведенном медосмотре.

СОВЕТ

Такие документы, как паспорт, ИНН, СНИЛС, свидетельство о браке и рождении ребенка, копию военного билета лучше не хранить в личном деле, а только выписать из них необходимую для заключения трудового договора информацию и вернуть работнику.

Лист с данными, зафиксированными на основании приведенных документов, тоже подшивают в личное дело. В это же время заводят внутреннюю опись, в которой регистрируют все документы, подшиваемые в дело. Обязательно заполняют титульный лист.

Как оформить опись в личное дело, узнайте из материала «Как составить опись документов в личном деле: образец».

Как заполнять титульный лист личного дела – смотрите «Как оформить личное дело работника: правила и образец».

Наполнение личного дела в ходе трудовой детальности сотрудника

В дальнейшем работник, ответственный за ведение дел, должен отслеживать изменения в личных данных работников, а также в их служебном положении и документально фиксировать их в деле. По мере изменения статуса трудящегося, папка может пополняться следующими документами:

• акты проведенных аттестаций;
• документы о повышении квалификации или получении дополнительного образования;
• заявления сотрудника о переводах;
• приказы о переводе, замещении, назначении на должность, наложении дисциплинарных взысканий или поощрении;
• документы, фиксирующие допущенные недочеты, служащие основанием для наказания;
• служебные записки и ходатайства о поощрении работника;
• приказы по отпускам и командировкам.

Что делать при увольнении работника

При увольнении сотрудника в личное дело подшивают документы о расторжении трудовых отношений – заявление, приказ об увольнении.

До того, как сформировать личное дело сотрудника окончательно, необходимо:

• перепроверить все содержащиеся в нем документы;
• сверить их с внутренней описью;
• при необходимости – добавить недостающую информацию.

Листы нумеруют простым карандашом, из папки извлекают все скрепки или скобы. Может быть составлен итоговый лист-заверитель.

Как составить итоговый лист-заверитель, мы рассказали в материале «Как хранить личные дела сотрудников».

После всего этого личное дело по акту приемки-передачи сдают в архив.

Наличие и формирование личных дел сотрудников

Вопрос:

Является ли обязательным наличие и формирование личных дел работников в учреждении?

При их наличии, необходим ли внутренний приказ или иной локальный нормативный акт, регламентирующий порядок ведения и хранения личных дел?

Ответ:

Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

В настоящее время отсутствует правовая база по ведению личных дел. Руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также — на каких работников их заводить. Необходимость ведения личных дел может быть зафиксирована в правилах внутреннего трудового распорядка или в инструкциях по кадровому делопроизводству, а также в приказе руководителя.

Есть фирмы, где вообще не ведут личные дела. Так как личное дело необходимо руководству и специалистам кадровой службы, копии всех документов работника помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого работника. Состав документов, которые помещаются в личные дела, носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: «документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления» (пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, 2002 год).

Правилами делового оборота и практикой выработаны основные требования к личным делам работников.

Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.

Документы следует располагать следующим образом:

• внутренняя опись документов дела
• дополнение к личному листку по учету кадров
• личный листок по учету кадров
• автобиография
• копии документов об образовании
• характеристика
• копия документа об утверждении в должности
• трудовой договор
• копия приказа о приеме на работу
• копии приказов о переводе, поощрениях.

Петросян Э.С.,

эксперт Линии профессиональной поддержки в области гражданского и трудового правасистем «Кодекс»/»Техэксперт»

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;
• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
3. Каждый лист дела нумеруется.
4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Личное дело сотрудника – образец оформления 2020

На законодательном уровне обязанность ведения личных дел установлена только в отношении гражданских служащих (Закон № 79-ФЗ от 27.07.04 г.). На практике большинство коммерческих фирм в любом случае предпочитает оформлять личные дела для систематизации информации о персонале. При этом порядок ведения, составления и хранения таких документов регулируется в ЛНА (локально-нормативные акты) работодателя. Разберемся, как оформлять личные дела работников; какие документы в них можно включить, а какие нет; сколько хранить личные дела.

Читайте: Как составляется анкета работника для личного дела

Порядок формирования личных дел сотрудников

Термин «личное дело» в кадровом делопроизводстве обозначает совокупность документов со сведениями о трудовой, учебной деятельности специалиста. Данные собираются в течение всего периода занятости сотрудника у работодателя, начиная с момента приема в организацию и до увольнения.

Процедура формирования личного дела начинается с определения того, какие документы работодатель вправе хранить в папке, а какие – нет. По каждому бланку задайте вопросы: Требуется ли его наличие в организации, как долго и можно ли обойтись без него? Если на самом деле документ не нужен, уничтожьте его копию или верните работнику. На каждого специалиста заводится отдельная папка-скоросшиватель. В ней собираются необходимые документы, которые могут дополняться по ходу работы. Последовательность хранения – хронологическая.

При составлении личного дела работодатель может руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций по Решению Коллегии Росархива от 06.02.2002, а также Правилами организации хранения по Приказу Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

Первоначально требуется оформить титульный лист. На обложке рекомендуется указать следующие данные:

• Название работодателя (юрлица или ИП).
• Название структурного подразделения (при наличии).
• Заголовок дела.
• № личного дела и № тома (при наличии).
• Индекс дела и архивный шифр.
• ФИО работника.

После того, как все документы подшиты по хронологии в папку, их нужно пронумеровать. Допускается в один том подшивать максимально 250 листов (п. 4.20 Правил № 526). Каждый вновь поступающий бланк вносится во внутреннюю опись дела. Все личные дела подлежат регистрации под индивидуальными номерами в журнале учета личных дел персонала.

Личное дело сотрудника: что должно быть в 2020 году

Не все документы можно включить в состав личного дела. Компания должна обосновать необходимость наличия бланков и получить согласие от сотрудника на обработку персональных данных. Общие требования к обработке персданных обозначены в стат. 86 ТК РФ. По привычке многие работодатели хранят в личных делах копии паспортов работников, ИНН, СНИЛС, дипломов и т.д. Во всех этих документах имеются персональные данные. А значит, просто так их хранить нельзя.

Как минимум, работодателю необходимо получить от человека письменное согласие на обработку персональных данных с обозначением цели их применения. А лучше полностью отказаться от хранения копий личной документации. Информация должна быть получена от работника и зафиксирована при оформлении в штат. Дальше документы возвращаются специалисту «на руки» и у работодателя не хранятся. Это правило распространяется и на уже уволенных работников.

Состав личного дела сотрудника:

• Внутренняя опись включенных в дело документов.
• Заявление о приеме на работу в организацию.
• Заполненная при трудоустройстве анкета.
• Рекомендательные письма сотрудника, а также характеристики с предыдущих мест занятости.
• Личный листок по учету кадров с дополнениями к нему.
• Трудовой договор с работником с допсоглашениями.
• Должностная инструкция работника.
• Заявления, полученные от сотрудника в ходе работы.
• Копии приказов на работника.
• Листы прохождения аттестационных мероприятий.
• Результаты прохождения медицинских осмотров.
• Лист-заверитель личного дела.

При оформлении специалиста в штат предприятия соискатель предъявляет кадровику паспорт, военный билет (для военнообязанных лиц), СНИЛС, ИНН, дипломы и т.д. Информация проверяется и заносится в личное дело. После чего документы возвращаются работнику. В зависимости от специфики должности могут предъявляться и другие документы.

Обратите внимание! Если в личном деле необходимо хранить копии, от работника нужно получить согласие не только на обработку персданных, но и на хранение соответствующих копий. В согласии требуется указать, с какой целью копии хранятся в организации. Если нормативного обоснования нет, хранить копии не допускается. Это подтверждает судебная практика (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 N Ф08-1921/14 и от 11.03.2014 N Ф08-480/14, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2015 N 17АП-5329/15).

Хранение личных дел сотрудников

Все личные дела хранятся в кадровой службе (или бухгалтерии) в закрывающихся металлических шкафах или сейфах. Срок хранения составляет:

• 50 лет – если делопроизводство закрыто после 01.01.2003 г.
• 75 лет – если делопроизводство закрыто до 01.01.2013 г.

Читайте: Архив личных дел уволенных работников

После увольнения специалиста дело передается в архив. Перед этим его нужно завершить. То есть, снять скрепки, подшить документы на 4 прокола в обложку (твердую) или переплести. В начале подшивается внутренняя опись, в конце – лист-заверитель. Важно, чтобы все данные и реквизиты после переплета хорошо читались. На обложке указывается дата завершения дела, общее количество листов в нем (с описью и листом-заверителем) и срок хранения.

(Скачать форму для заполнения) Лист-заверитель личного дела работника

Вывод – вести личные дела на работников или нет, это работодатель решает самостоятельно. Если решение положительное, необходимо разработать регламент ведения и хранения, включая содержание документов. А при формировании личных дел требуется соблюдать законодательные нормы об обработке персональных данных по Закону № 152-ФЗ от 27.07.06 г.

Формирование личных дел сотрудников вневедомственной охраны

Доступ к личным делам имеют только специалист по кадрам и начальник Отделения вневедомственной охраны.

Выдача  личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесёнными в него сведениями производиться с разрешения специалиста по кадрам. Ознакомление работника под расписку с личным делом производится в присутствии специалиста по кадрам.

В целях  обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее 1 квартала года, следующего за отчётным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются  в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

Рассмотрев  общие черты оформления личного  дела сотрудников вневедомственной охраны с. Кизильское, перёйдём к рассмотрению оформления самого личного дела.

В связи  с тем, что в состав сотрудников вневедомственной охраны с. Кизильское входят вольнонаёмные и аттестованные сотрудники, то и личные дела оформляются по-разному.

Вольнонаёмными сотрудниками являются специалист по кадрам, бухгалтер, кассир, дежурный пульта управления (1 и 2 категории), электромонтёры.

Аттестованными  сотрудниками являются начальник Отделения вневедомственной охраны, начальник пульта централизованной охраны, сотрудники полиции младшего начальствующего состава.

Личные  дела вольнонаёмных сотрудников формируются следующим образом:

1. анкета;
2. требование в информационный центр ГУВД о сотруднике;
3. письменный ответ с информационного центра ГУВД о сотруднике;
4. медицинская справка;
5. автобиография;
6. копии документов об образовании.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Приказ  о приёме на работу и об увольнении подшивается в специальную папку  с приказами.

Личное  дело вольнонаёмного сотрудника в архив не передаётся, а передаётся только  приказ об увольнении.

Личное  дело аттестованного сотрудника вневедомственной охраны состоит из пяти разделов.

В первом разделе собираются сведения о послужном списке.  
Документы, подтверждающие (устанавливающие) стаж службы или его  
отдельные периоды о службе сотрудника.

Во втором разделе собирается материал на сотрудника, желающего поступить на службу во вневедомственную охрану, а именно документы, связанные с прохождением службы:

1. заявление о приёме на службу;
2. заключение о приёме на службу;
3. служебный контракт;
4. представления о присвоении специальных званий;
5. наградные листы;
6. аттестации, служебные характеристики и т.п.

Все данные отображаются в личной карточке  государственного (муниципального) служащего (см. приложение 4). На сотрудника и его родственников отправляется требование в информационный центр ГУВД о привлечении вышеупомянутых лиц к судимости. Данное требование и письменный ответ из информационного центра ГУВД также подшивается в дело. В случаи привлечения сотрудника либо его близких родственников к судимости его на работе не принимают.

В третьей части личного дела отображаются документы, связанные с приёмом на работу. Она состоит из следующих документов:

1) заявление  сотрудника о приёме на работу;

2) анкета;

3) автобиография (заполняется собственноручно сотрудником)

4) документы,  связанные с изучением кандидата  на службу;

5) заключение  ОВВК и ПФЛ;

6) обязательство  о неразглашении сведений, составляющих  государственную и служебную  тайну;

7) бланк с текстом присяги, подписанный сотрудником;

8) копии  актов гражданского состояния,  документов об окончании образовательного  учреждения.

Копия приказа о приёме на работу не подшивается, а копия приказа об увольнении подшивается.

В четвёртой  части формируются документы о семейном положении сотрудника, а именно:

1) свидетельство  о браке;

2) свидетельство  о рождении ребёнка;

3) личные  данные супруги сотрудника (фамилия,  имя, отчество, дата рождения, место  жительства, семейное положение,  место работы).

Пятая часть личного дела включает в себя документы проверки по оперативным  учетам и месту жительства, доступ к которым является ограниченным.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в  пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Для каждого раздела личного дела аттестованного сотрудника составляется отдельная внутренняя опись.

При формировании личного дела документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. На обороте титульного листа в кармашек помещаются заверенные фотографии сотрудника, а в кармашек в конце личного дела помещаются трудовая книжка, военный билет.

Оформление  личных дел для передачи в архив  производится специалистом по кадрам. Эта процедура включает:

— подшивку (переплёт) дела;

— уточнение  нумерации листов дела;

— составление  листа-заверителя;

— составление  (уточнение) внутренней описи)

— внесение  уточнений в реквизиты лицевой  обложки дела.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трёх лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются специалистом по кадрам. Передача и приём производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел. Личные дела сотрудников вневедомственной охраны с. Кизильское передаются в архив ГУВД г. Челябинска. 

Вывод по второй главе

Проанализировав формирование личных дел в условиях вневедомственной охраны я в первую очередь узнала об общей характеристике деятельности предприятия. А именно, Отделение вневедомственной охраны при Отделе внутренних дел по Кизильскому муниципальному району Челябинской области (далее Отделение) входит в структуру органов внутренних дел, призванных защищать собственность, интересы личности, общества и государства от преступных и иных противоправных посягательств.

Отделение действует на основании Положения  о нём, которое утверждается начальником УВД при ГУВД по Челябинской области.

В структуру  Отделения входит строевое подразделение  милиции вневедомственной охраны.

Отделение является юридическим лицом в  гражданско-правовых отношениях, участвует  в форме государственного учреждения, имеет печать с изображением Государственного Герба Российской Федерации с указанием своего полного и сокращённого наименования, имеет самостоятельный баланс, расчётный счёт и иные счета в органах федерального казначейства, и имеет в оперативном управлении обособленное имущество, может быть истцом и ответчиком.

Полное  наименование: Отделение вневедомственной охраны при Отделе внутренних дел  по Кизильскому муниципальному району Челябинской области; сокращённое  наименование: ОВО при ОВД  по Кизильскому муниципальному району Челябинской области.

Во второй части данной главы я проанализировала формирование личного дела сотрудника и выяснила, что ведение личного дела предусматривает:

— ведение  записей в соответствующих разделах  личного дела;

— помещение  документов, подлежащих хранению  в составе личных дел;

— изъятие  документов,  надобность в которых  миновала;

— периодическую  проверку состояния личного дела  на предмет сохранности включённых  в него документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

В моей курсовой работе было проанализировано большое количество нормативных  документов, литературы и т.д. Определила из каких документов формируется личное дело госслужащего, как оно оформляется, в каком порядке и способы хранения в организации и передачи в архив.

В теоретической  части моей курсовой работы я выяснила, что:

1)  Личное дело сотрудника — это сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность кадровых документов.

2) Законодательно-нормативное  обеспечение — это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

3) Кадровое делопроизводство определяется как деятельность, которая охватывает вопрос документирования и организации работы с документами относительно личного состава предприятия (или системы) по вопросам принятия, перевода, освобождения, учета работников и тому подобное.

В практической части я изучила общую характеристику деятельности предприятия и порядок  оформления личного дела сотрудника в данной организации.

Сравнив теоретическую и практическую части в своей курсовой работе, я пришла к выводу, что формирование личного дела сотрудника в условиях вневедомственной охраны соответствует требованиям, которые я описала в главе «Теоретические основы формирования личных дел при ведении кадрового делопроизводства предприятия».

Однако, изучив «Положение об Отделе вневедомственной охраны при Отделе внутренних дел  по Кизильскому муниципальному району Челябинской области», я обнаружила, что Закон РФ от 12.11 1996г. «О милиции» №1026-1 с изменениями и дополнениями, которым руководствуется данная организация, утратил силу, а вместо данного закона в силу вступил ФЗ «О полиции» от 07.02.2011г. №3-ФЗ. Следовательно, в организации необходимо разработать новое «Положение об Отделе вневедомственной охраны при Отделе внутренних дел по Кизильскому муниципальному району Челябинской области» в соответствии с новым законом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список источников и используемой литературы

Источники:

1. Конституция Российской Федерации
2. Трудовой кодекс Российской Федерации
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
4. Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
5. Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»
6. Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне»
7. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»
8. Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»
9. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»
10. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»
11. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 года №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба российской федерации»
12. Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года №35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»
13. Постановление Минтруда РФ от 25 ноября 1994 года №72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»
14. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
15. Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»
16. Приказ Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»
17. «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299
18. «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-СТ
19. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. ГОСТ 6.10.4-84», утвержденный Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 года №3549
20. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года №28
21. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования, утвержденный Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17 июля 1972 года №1411
22. «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 года №536
23. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года
24. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года
25. «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года №367
26. «Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93», утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №298
27. «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95, утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №413
28. «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №412
29. «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 года №276-ст
30. «Общероссийский классификатор предприятий и организаций» ОК 007-93 (далее — ОКПО)
31. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37
32. Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»
33. Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда РФ
34. Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства

2.1.3 Файлы и данные персонала

Файлы персонала являются конфиденциальными, и доступ ограничен для защиты конфиденциальности сотрудников. См .:
Guide Memo 1.1.1: University Code of Conduct, раздел 3
Guide Memo 1.5.2: Персональная политика в отношении конфликта обязательств и интересов, разделы 2.b и 2.e
Guide Memo 6.1.1: Административные вычислительные системы , раздел 3.c Памятка руководства
6.2.1: Политика использования компьютеров и сети Памятка руководства
6.4.1: Системы идентификации и аутентификации, раздел 5

а.Доступ сотрудника или представителя
Каждый сотрудник или его уполномоченный представитель может просмотреть личные дела сотрудника по местному персоналу, запросив встречу с местным отделом кадров в обычные рабочие часы и в нерабочее время. Сотрудник или его уполномоченный представитель может проверить собственную заработную плату сотрудника и соответствующие формы, записавшись на прием и предъявив соответствующее удостоверение личности в отдел расчета заработной платы. Уполномоченный представитель должен предоставить письменное разрешение, подписанное сотрудником, позволяющее представителю проводить такую ​​проверку.Такие назначения обычно происходят, если не согласовано в письменной форме, в течение 30 дней после подачи письменного запроса о проверке.

Сотрудник отдела кадров или начисления заработной платы будет присутствовать на время проверки файла, что дает достаточно времени для проверки, соизмеримого с объемом файла. Сотруднику или уполномоченному представителю разрешается делать записи во время проверки.

Сотрудник или его уполномоченный представитель также могут запросить копию личного дела.Уполномоченный представитель должен предоставить письменное доказательство, подписанное сотрудником, о том, что представитель уполномочен получать копию личного дела. Такая копия будет предоставлена ​​за счет сотрудника в течение 30 дней после получения письменного запроса от сотрудника или его уполномоченного представителя. Однако запросы на копию ведомости заработной платы должны быть предоставлены в течение 21 дня с момента получения запроса сотрудника. Текущие сотрудники также могут получить доступ к своим учетным записям заработной платы, включая W-2 и записи о времени и отпусках, в любое время по https: // axess.sahr.stanford.edu/.

г. Доступ бывшего сотрудника
Бывший сотрудник Университета или его уполномоченный представитель может запросить копию своего личного дела на срок до трех лет после увольнения. Запрос должен быть в письменной форме, и представитель должен предоставить письменное доказательство, подписанное сотрудником, уполномочивающее представителя запросить и получить копию личного дела. Как правило, такие запросы будут удовлетворяться один раз в год, а копия предоставляется в течение 30 дней после получения письменного запроса, если Университет и сотрудник (или уполномоченный представитель) не договорятся об ином.Копия файла может быть предоставлена ​​за счет бывшего сотрудника. Запросы бывшего сотрудника на получение копии его ведомости заработной платы должны быть предоставлены в течение 21 дня с момента получения запроса бывшего сотрудника.

г. Доступ сотрудников университета
Должностные лица университета, менеджеры, деканы, руководители отделов, специалисты по персоналу, представители офиса главного юрисконсульта и другие должностные лица университета, которым это необходимо для бизнеса, могут просматривать отдельные файлы.Этот доступ также распространяется на сотрудников по найму в Университете, когда сотрудник является финалистом для продвижения по службе или перевода.

г. Доступ по повестке / повестке
Серверы обработки с повестками или повестками для документов, содержащихся в личном деле отдельного сотрудника, должны быть направлены в Отдел расчета заработной платы или к менеджеру по работе с сотрудниками и трудовыми отношениями в SLAC. Департаменты не имеют права принимать вызовы или повестки в суд.

e.Запросы на подтверждение работы по совместительству (бывшие и нынешние сотрудники)
Стэнфорд не отвечает напрямую на запросы о подтверждении занятости. Стэнфорд заключает договор со сторонним поставщиком услуг на предоставление услуг по проверке занятости, заработной платы и иммиграционной службы. Сотрудники должны следовать инструкциям Stanford’s Gateway to Financial Activity для подтверждения занятости. Запросы на информацию о сотрудниках SLAC следует направлять в отдел кадров SLAC.

ф. Доступ агентов университета
По контракту агенты Университета обязаны подтвердить, что данные персонала Университета будут обрабатываться конфиденциально и использоваться только для целей, указанных в контракте.

г. Запросы о приеме на работу (бывшие и нынешние сотрудники)
Запросы о приеме на работу извне университета следует направлять в местный отдел кадров.Запросы на информацию о сотрудниках SLAC следует направлять в отдел кадров SLAC. Информация, отличная от дат трудоустройства и классификации должностей, требует письменного согласия сотрудника перед разглашением информации.

Настройка записей сотрудников и файлов персонала

Федеральные законы регулируют продолжительность хранения определенных записей о сотрудниках, но не продолжительность хранения всего личного дела. Законы некоторых штатов требуют, чтобы личные дела хранились в течение определенного периода времени после увольнения сотрудника.Сроки хранения варьируются от 60 дней до трех лет после прекращения действия договора.

Умный труд

Лучшей практикой было бы хранить необходимые записи и личное дело в течение семи лет после увольнения любого сотрудника. Среди причин этой рекомендации можно выделить то, что вашему бизнесу может быть предложено предоставить рекомендацию о приеме на работу для сотрудника в будущем или может быть втянут в спор о причине увольнения.

Другие записи о занятости, которые обычно ведутся работодателями, но не указаны конкретно в федеральных требованиях, включают:

• История работы
• оценки производительности
• Дисциплинарные записи
• личные благодарности
• больничных
• отпускных дня
• зачисления на льготы
• Обозначения получателя
• Выписки из заработной платы
• акты рекомендательных проверок
• Информация о компенсации работникам
• медицинская карта
• Информация о тесте на детекторе лжи

Кому разрешено просматривать личные дела?

Так же, как нет федерального закона о ведении личного дела, нет и федеральных законов о том, кто имеет к нему доступ, хотя информация, которую вы собираете о сотрудниках, является конфиденциальной, и немногие люди должны иметь возможность ее просматривать.

Однако ряд штатов принял законы, которые ограничивают или иным образом регулируют доступ сотрудников к личному делу. Следовательно, ограничения, которые вы можете наложить на доступ, вполне могут регулироваться законодательством штата.

Наконечник

Однако имейте в виду, что, несмотря на технические проблемы с правом собственности, личное дело содержит информацию о сотруднике, которая может повлиять на его или ее будущее. Этот сотрудник часто хочет знать информацию, содержащуюся в файле, правильность информации и кому она будет показана.Мы рекомендуем, независимо от того, находится ли ваш бизнес в юрисдикции, требующей доступа сотрудников, вы разрешили разумный доступ к файлам персонала в рамках политики справедливого отношения к сотрудникам.

Обратитесь к нашей карте штата для получения информации о доступе вашего штата к файлам персонала.

Если вы решите разрешить доступ к файлам персонала, вы можете рассмотреть следующие ограничения:

• Ограничьте частоту доступа указанным числом раз в год или «разумной» частотой доступа.
• Требовать предварительный запрос на доступ, чтобы у вас было время просмотреть файл или перенести файл из компьютерного файла в бумажный.
• Укажите время или место просмотра файла, чтобы он как можно меньше влиял на рабочее время как сотрудника, так и работодателя.
• Требовать, чтобы личное дело просматривалось только в вашем присутствии или в присутствии кого-то, кого вы назначили, в целях защиты целостности и содержимого файла.

Можете ли вы ограничить информацию, которую могут видеть сотрудники? Закон штата может разрешить вашей компании ограничить информацию, к которой сотрудник должен иметь доступ. Однако вы можете предоставить доступ к большему количеству информации, чем того требует штат. Как правило, сотрудникам должен быть предоставлен доступ к информации, используемой вами для определения квалификации сотрудников для приема на работу, продвижения по службе и дополнительной компенсации, а также информации о дисциплине и увольнениях.

В некоторых штатах разрешено скрывать определенные типы информации от доступа сотрудников, включая определенные медицинские записи и информацию о других сотрудниках. Если в вашем штате проблема не решена, вы можете решить ее так, как считаете, что лучше всего послужит интересам вашего бизнеса.

Может ли сотрудник скопировать файл? Как правило, сотрудник может сделать копию или запросить копию всей или части информации, содержащейся в личном деле сотрудника.В некоторых штатах разрешается взимать с сотрудника плату за изготовление копий. Вы также можете указать, может ли сотрудник делать копии или он может запрашивать копию только у вас.

Что делать, если сотрудник не согласен с информацией в файле? Законы нескольких штатов регулируют вопрос о процедуре, которой вы должны следовать. В каком бы состоянии ни находилась ваша компания, вы должны установить политику, которой следует следовать в таком случае.

Обычно, когда сотрудник не согласен с информацией, содержащейся в его личном деле, удаление или исправление информации может быть согласовано вами и сотрудником.Если вы не можете договориться об удалении или исправлении, сотруднику должно быть разрешено подать письменное заявление, объясняющее его или ее позицию. Заявление становится постоянной частью личного дела сотрудника и должно сопровождать любую передачу или раскрытие из этого файла любому, кому разрешено его просмотреть.

Кто еще может просмотреть файл? Как правило, только другим руководителям или менеджерам, если таковые имеются, в бизнесе может быть разрешен доступ к файлам только по служебной необходимости.

Если против вашего бизнеса подан иск, у вас есть возможность защитить интересы других сотрудников в отношении конфиденциальности, отказавшись передать информацию о персонале, запрошенную в иске, до тех пор, пока это не будет вызвано повесткой в ​​суд. Даже в этом случае вы должны настаивать на том, чтобы порядок был как можно более узким и чтобы любая запрашиваемая информация напрямую относилась к обвинениям в иске.

Если правительство проверяет вас на предмет определенных требований к ведению документации, и записи находятся в личных делах, то они получают весь файл, если только вы не уберете те части, которые им нужны по отдельности.

Кадровая политика

Назначение

Чтобы иметь полную, точную и актуальную запись истории занятости сотрудника в Университете штата Мичиган, университет ведет кадровые записи, которые составляют личное дело каждого сотрудника. В этой политике изложены ожидания университета в отношении создания, использования и ведения личного дела сотрудника.

Определение

Личное дело сотрудника состоит из кадровых записей, которые могут представлять собой гибрид как бумажных, так и электронных записей и могут храниться в центральном отделе кадров, в подразделении или в цифровом виде. Основной закон штата Мичиган, регулирующий учет персонала, Закон о праве сотрудника Булларда-Плавеки на информацию, определяет «кадровый учет», включающий в себя любые «записи, которые ведет работодатель в той степени, в которой запись используется или использовалась, или может влиять или использоваться в отношении квалификации этого сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.«Университет использует это определение при определении кадрового учета. Коллективные договоры университета могут также содержать положения, касающиеся содержания и ведения личного дела. Для получения дополнительной информации о конкретных документах, составляющих личное дело, см. Таблицы в разделе «Содержание» ниже.

Применимость

Требования данной политики распространяются на всех сотрудников университета, включая руководителей высшего звена, преподавателей и академический персонал, вспомогательный персонал, временных и дежурных сотрудников, аспирантов, студентов-сотрудников, оплачиваемых стажеров и оплачиваемых резидентов.Неоплачиваемые лица и волонтеры не являются сотрудниками университета; поэтому университет не ведет кадровые дела для таких лиц.

Содержание

Элементы, включенные в личное дело

Кадровое дело будет включать, помимо прочего, записи в таблице ниже, если они применимы к сотруднику.

Досье персонала
Материалы для приема на работу.
Обезличенные рекомендательные письма.
Письмо-предложение и акцепт.
Трудовой договор.
Формы и подтверждающая документация, относящаяся к найму сотрудника или изменениям в статусе занятости и / или должностных обязанностях.
Формы подтверждения или согласия сотрудника, связанные с приемом на работу, ориентацией или трудоустройством.
Текущая заработная плата и история окладов.
Специальные или дополнительные формы оплаты.
Копии сертификата / лицензии / диплома об образовании.
Любой требуемый сертификат об обучении в университете или подразделении, если он используется в соответствии с квалификацией этого сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.
Конфликт интересов при приеме на работу.
Оценка эффективности, постановка целей и план профессионального развития, а также любой связанный план повышения эффективности и / или промежуточная или испытательная оценка.
Награды или иное официальное признание, полученное Университетом.
Записи о служебных консультациях.
Дисциплинарные меры, включая любой письменный выговор, отстранение от должности или увольнение, а также любую прилагаемую документацию. Удержание может регулироваться коллективным договором для определенных категорий сотрудников.
Соглашения для сотрудников по коллективному договору.
Краткое изложение окончательных отчетов о расследованиях и заключений по Разделу IX, в которых сотрудник является респондентом, должно быть включено в личное дело. [1]
Любая запись, не указанная выше, которая использовалась, может повлиять или использоваться в отношении квалификации сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.

Досье, не относящиеся к персоналу / Материалы, подлежащие отдельному хранению

Пункты, перечисленные в таблице ниже, обычно не считаются кадровыми записями и не являются частью кадрового дела, и их следует вести отдельно от кадрового дела.

Материалы досье, не относящиеся к персоналу
Данные EEO / Affirmative Action.
Рекомендательные письма, если не анонимно.
Материалы по кадровому планированию, которые относятся к нескольким сотрудникам, включая повышение заработной платы, планы вознаграждения руководству, продвижение по службе и назначения на работу.
Информация о человеке, не являющемся сотрудником, если раскрытие информации будет представлять собой необоснованное вторжение в частную жизнь другого лица.
Проверка биографических данных
Форма I-9s
Записи, которые ведет исполнительный, административный или профессиональный служащий, находятся в исключительном владении создателя записи и не доступны и не передаются другим лицам.Однако запись о происшествии или факте, касающемся работника, может быть внесена в личный учет, если она внесена не позднее, чем через 6 месяцев после даты происшествия или даты, когда факт стал известен.
Медицинская информация. [2]
Документы об отпуске, связанные с Законом о семейных и медицинских отпусках, отпуском по инвалидности или компенсационным отпуском или действием. [3]
Разумные запросы на размещение и соответствующая документация в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями. [4]
Выбор страхового плана и / или плана льгот и информация о получателе.

Дополнения или исключения к личному делу

Запрос сотрудника на добавление или удаление информации из кадрового файла должен быть направлен менеджеру отдела кадров MSU, Academic HR или назначенному представителю отдела кадров MSU. По взаимному согласованию между отделом кадров MSU или Academic HR и сотрудником информация, содержащаяся в личном деле, может быть удалена или исправлена.Если соглашение не достигнуто, сотрудник может подать в MSU HR письменное заявление с объяснением позиции сотрудника. Размер выписки не должен превышать 5 листов размером 8½ дюйма на 11 дюймов, и он должен быть помещен в личное дело.

Доступ к личному делу

1. Доступ сотрудника
   Не реже двух раз в год сотрудник может проверять и просматривать личное дело сотрудника.Сотрудник должен подать письменный запрос на просмотр файла в отдел кадров MSU [email protected]. Отдел кадров MSU обработает все запросы кадровых файлов и соберет все записи кадровых файлов, в том числе те, которые находятся вне отдела кадров MSU, для просмотра сотрудником. Как только запрос будет обработан, отдел кадров MSU свяжется с сотрудником, чтобы назначить проверку. Во всех случаях лиц, просматривающих документы, будет сопровождать уполномоченный представитель университета. Проверка проводится в отделе кадров МГУ в обычное рабочее время.Если проверка в обычное рабочее время потребует от сотрудника перерыва в работе, сотруднику должно быть предоставлено другое разумное время или возможность для проверки. После проверки сотрудник может получить копию некоторой или всей документации по персоналу, и в этом случае могут быть списаны только фактические расходы.
2. Доступ сотрудников университета
   Должностные лица университетов, исполнительные менеджеры, деканы, главы отделов, супервайзеры, специалисты по кадрам, следователи, представители офиса главного юрисконсульта или другие сотрудники университета, которым это необходимо для бизнеса, могут проверять персонал отдельного лица файл по запросу и демонстрации бизнес-необходимости.
3. Доступ третьих лиц
   1. Закон о свободе информации штата Мичиган
      Запрос Закона о свободе информации о личном деле должен быть направлен в Управление Закона о свободе информации MSU для рассмотрения и ответа. Подразделения не уполномочены напрямую отвечать на запросы Закона о свободе информации.
   2. Повестка / повестка
      Повестка или повестка для личного дела должна быть направлена ​​в офис главного юрисконсульта для рассмотрения и ответа.Подразделения не уполномочены принимать услуги по вызову или повестке в суд.
   3. Дисциплинарные меры
      В большинстве случаев письменное уведомление будет предоставлено сотруднику до разглашения информации о дисциплинарных мерах, содержащихся в личном деле, третьей стороне ^[5] .Письменное уведомление должно быть отправлено обычной почтой на последний известный адрес сотрудника и должно быть отправлено по почте в день или до того дня, когда информация будет разглашена из кадрового учета. Любые дисциплинарные взыскания старше четырех лет не будут переданы третьей стороне, за исключением случаев, когда они предписаны в судебном иске к стороне в этом судебном иске и других ограниченных обстоятельствах, описанных в Законе о праве Булларда Плавецки знать, MCL 423.507.

Ведение и хранение кадрового дела Отдел кадров

MSU отвечает за составление всех кадровых файлов сотрудников, включая сбор документации из подразделений и электронных систем или других областей по мере необходимости.Ожидается, что подразделения будут выполнять все запросы кадровых ресурсов МГУ. Личное дело и его составляющие кадровые записи должны храниться в соответствии с законом, Графиком хранения кадровой документации MSU и применимыми коллективными договорами.

Нарушения

Любой, кто нарушает эту политику, может быть подвергнут дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.

История

Выдано: 01.01.20

---

Часто задаваемые вопросы о кадровой политике

Сноски:

[1] Резюме будет описывать характер расследования достаточно подробно, чтобы разумный рецензент мог определить потенциальные модели поведения; сообщит, было ли обнаружено нарушение; и если да, то наложенные санкции.

[2] Обратите внимание, что медицинская информация должна храниться отдельно от личного дела и рассматриваться как конфиденциальная, раскрываемая только по служебной необходимости в соответствии с 29 CFR 1630.14.

[3] См. Сноску 2.

[4] См. Сноску 3.

[5] Третья сторона, как используется в этой политике, не включает трудовую организацию, которая представляет работника, правительственное учреждение, запрашивающее информацию, или суд, предписывающий производство информации .

Что должно быть в личном деле сотрудника?

Родственная практика и юрисдикция

Четверг, 11 февраля 2021 г.

Текущие и бывшие сотрудники имеют право проверять свое личное дело в разумные сроки.Таким образом, когда нынешний или бывший сотрудник намеревается подать иск против своего работодателя, он, скорее всего, запросит копию своего личного дела. Однако, если работодатель не смог должным образом вести личные дела своего сотрудника, не будет кнопки перемотки для воссоздания этого файла. Это то, что судебные инстанции хотели бы, чтобы работодатели знали о личных делах сотрудников.

Ведение кадровых дел сотрудников

В соответствии с требованиями законодательства Калифорнии, разрешающими проверку личных дел сотрудников, работодатель должен хранить личные дела бывших сотрудников в течение не менее трех лет после увольнения сотрудника из компании.

Что должно быть в личном деле

В соответствии с Трудовым кодексом Калифорнии работодатели обязаны предоставлять работнику копию любого документа, который он подписал, чтобы получить и / или сохранить свою работу.

1. Набор и проверка документов, таких как заявки, резюме и академические справки

2. Должностные инструкции

3. Справочник и признательность за политику

4. Трудовые договоры, если применимо

Другие записи, которые обычно хранятся в личном деле, используются для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.Это может включать следующее:

1. Уведомления о признании, предупреждении или наказании

2. Уведомления об увольнении, отпуске и отпуске

3. Уведомления и записи об образовании и обучении

4. Отзывы о производительности

5. Записи посещаемости

6. Формы авторизации заработной платы

7. Уведомления и документация о прекращении действия

Чего не хранить в личном деле

Элемент номер один, который не следует хранить в личном деле сотрудника, — это медицинская информация.Согласно правилам Калифорнии, медицинская информация должна храниться отдельно от личного дела в целях защиты конфиденциальной информации сотрудника. Медицинская информация может включать записи, полученные в рамках заявления о компенсации работникам и / или интерактивного процесса, в ходе которого предоставляются медицинские справки для отпуска или просьбы о предоставлении жилья.

Что такое сотрудник, не имеющий права проверять

По законам Калифорнии сотрудник не имеет права проверять следующее:

1. Протоколы расследования возможного уголовного преступления

2. Рекомендательные письма

3. Рейтинги, отчеты или записи:

   • Получено от предыдущего работодателя работника

   • Подготовлено опознаваемыми членами экзаменационной комиссии

   • Получено в связи с рекламным экзаменом

Хотя систематизация кадровых дел не может оградить работодателя от судебного иска, хранение соответствующих документов в течение соответствующего периода времени и в порядке, требуемом законодательством Калифорнии, поможет упростить судебный процесс для работодателя и его поверенного.

Джексон Льюис П.С. © 2021 National Law Review, Том XI, номер 42

Что сотрудники должны знать о кадровых файлах

Личное дело сотрудника обычно содержит информацию, касающуюся его работы, заработной платы и любых расследований неправомерных действий или медицинских проблем. В результате эти записи обычно считаются конфиденциальными, и доступ к ним имеют только работодатель и сотрудник.Однако некоторые типы сотрудников могут получить доступ к файлам других сотрудников, например, когда руководителю необходимо просмотреть оценки производительности или когда отдел найма должен сравнить зарплаты сотрудников.

Закон о конфиденциальности ограничивает объем информации, которую федеральные агентства, государственные работодатели и военные могут хранить о своих сотрудниках.

Ваша компания может принять политику, в которой конкретно указывается, кто может просматривать ваше личное дело. Сотрудники, нарушающие эту политику, могут быть подвергнуты дисциплинарному взысканию. В то время как бумажные версии файла должны храниться запертыми в картотеке, электронные версии в базе данных вашего работодателя должны быть закрыты для общего доступа других сотрудников и храниться с паролем или другой системой аутентификации.

Медицинские записи

Любая информация о состоянии здоровья сотрудника должна соответствовать требованиям Закона об американцах с ограниченными возможностями (ADA).Эта информация должна храниться отдельно от основного личного дела. Люди, которые могут получить доступ к этой информации, должны быть ограничены руководителем сотрудника, страховыми компаниями и людьми, которым необходимо оказать сотруднику медицинскую помощь, а также государственными служащими, если это необходимо. Сотрудники, которые участвуют в групповых планах медицинского обслуживания через своих работодателей, имеют дополнительные права на конфиденциальность в соответствии с Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA).

Ваше право на просмотр вашего файла

Если вы хотите, чтобы такая информация, как ваш адрес и номер телефона в вашем личном деле, оставалась конфиденциальной, отправьте письменный запрос своему работодателю.

Вероятно, вы имеете право просматривать часть или все свое личное дело, хотя при его просмотре может потребоваться присутствие руководителя или другого представителя вашего работодателя. (Бывшие сотрудники иногда также имеют это право, как обсуждается ниже.) Вы, вероятно, не имеете права просматривать в своем файле информацию, которая относится к личной информации другого сотрудника или информацию о внутренних расследованиях вашего предполагаемого неправомерного поведения.Вы можете сделать копии некоторых документов из своего личного дела, хотя у вас меньше шансов скопировать информацию, относящуюся к обзору производительности, чем информацию, относящуюся к объективным данным, таким как ваша зарплата.

Даже если в законодательстве вашего штата прямо не предусмотрено, что вы имеете право просматривать свое личное дело, вы можете иметь это право, если ваша компания предусматривает это во внутренней политике. Многие компании делают это, чтобы укрепить трудовые отношения.

Бывшие сотрудники просматривают личные дела

В то время как в некоторых штатах только нынешним сотрудникам разрешается просматривать свои личные дела, в других штатах это право распространяется на бывших сотрудников.Иногда бывший сотрудник, которому разрешено просматривать свое дело, обнаруживает, что в нем есть документы, которых не было, когда он последний раз видел его перед увольнением. Вы можете с подозрением относиться к этой ситуации и задаться вопросом, был ли документ создан после вашего расторжения, чтобы оправдать это. Это может быть так, а может и не быть. Если вы были уволены и рассматриваете возможность судебного иска, вы можете попросить просмотреть свой файл в той мере, в какой это разрешено политикой компании. Это даст вам четкое представление о том, что содержалось в файле на момент вашего прекращения.

Законодательство штата регулируется:

• Как и если вы можете получить доступ к своему файлу
• Если вы имеете право на копию вашего личного дела
• Процесс исправления или оспаривания информации в вашем файле

Последнее обновление: сентябрь 2018 г.

Что входит в досье сотрудников?

Личное дело сотрудника — это основной файл сотрудника, который содержит историю трудовых отношений, начиная с заявления о приеме на работу и заканчивая собеседованием при увольнении и документацией об увольнении.

Доступ к личному делу сотрудников

Только персонал отдела кадров и непосредственный руководитель или менеджер сотрудника могут иметь доступ к информации в личном деле сотрудника, и она никогда не покидает офис отдела кадров.

В некоторых компаниях доступ к файлу имеют только сотрудники отдела кадров. В этих организациях руководители или менеджеры хранят свой собственный файл управления, который включает документы, к которым им может потребоваться доступ, например, копии предыдущих служебных аттестаций.

Требования варьируются от штата к штату, не говоря уже о международном, в отношении того, кто имеет доступ к личному делу сотрудника. В некоторых штатах сотрудники имеют право на доступ и даже на получение копий информации в личном деле. В других доступ более узкий. Требования также различаются в зависимости от того, к чему может получить доступ сотрудник. Знайте правила юрисдикции, в которой вы нанимаете людей, чтобы соответствовать вашим юридическим требованиям.

Как правило, вы не захотите хранить документы в личном деле сотрудников, к которым у сотрудника нет разумных прав доступа.Вы можете рассмотреть возможность хранения всех документов, связанных с проверкой биографических данных, рекомендациями, контрольными списками собеседований и рейтингами, в отдельном файле, который создается для хранения всех документов, связанных с конкретным мероприятием по набору и найму.

Личное дело сотрудников обычно хранится в запертом огнестойком картотеке в закрытом месте, доступном для персонала отдела кадров. Конфиденциальность информации о сотрудниках в личном деле имеет первостепенное значение.

Из всех файлов сотрудников, хранящихся в компании, к кадровому файлу чаще всего обращаются изо дня в день работодатель, руководитель или персонал отдела кадров.

Соображения относительно содержания файла персонала

Кадровые файлы обычно содержат документы, которые сотрудник уже просмотрел, и поэтому он или она знакомы с их содержанием. Сюда входят такие документы, как заявления о приеме на работу, оценки результатов работы, письма о признании, записи об обучении и формы, относящиеся к переводам и продвижению по службе.

Вот основные принципы и вопросы, которые следует учитывать при хранении любого документа в личном деле сотрудника.

• Потребуется ли работодателю конкретный документ для обоснования решений, если на него был подан иск? Нужен ли этот документ работодателю в суде?
• Знает ли и понимает ли сотрудник, что документ будет помещен в его или ее личное дело? В большинстве случаев работодатели должны попросить сотрудника подписать документ не для того, чтобы выразить согласие с содержанием документа, а чтобы подтвердить, что они осведомлены о нем и прочитали его.
• Никаких сюрпризов, мнений или личных заметок о сотруднике никогда не следует помещать в личное дело сотрудника. В личном деле сотрудников должны быть только факты, а не спекулятивные мысли.

Содержание личного дела сотрудника

Ниже приведены рекомендации по документации, которую работодатель должен хранить в личном деле сотрудника.

История занятости

• Заявление о приеме на работу
• Резюме
• Сопроводительное письмо к резюме
• Проверка образования
• Проверка занятости
• Отказное письмо
• Должность Описание должности
• Записи анализа работы
• Письмо с предложением о работе или трудовой договор
• Агентство по трудоустройству или временное агентство, если используется
• Контактная информация для экстренных случаев
• Подписанный бланк подтверждения справки сотрудника, подтверждающий получение справки сотрудника
• Контрольный список из ориентации новых сотрудников с указанием тем, охваченных и кем
• Любые соглашения и документация о переселении
• Любой договор, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между работником и работодателем (например, соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией)
• Официальные формы занятости, включая запросы о переводе, продвижении по службе, внутренние заявления о приеме на работу и т. Д.
• Прочая документация, связанная с трудоустройством

Повышение эффективности сотрудников, планы развития и улучшения

• Копии использованной служебной аттестации или планов развития сотрудников
• Самооценка сотрудников
• Записи любых официальных консультаций
• Заметки о явке или опоздании
• Документация по плану повышения эффективности
• Протокол о дисциплинарных взысканиях
• Признание сотрудников, представленное, например сертификаты, письма о признании и т. Д.
• Официальные предложения и рекомендации сотрудников, ответы организаций
• Учебные записи
• Запросы на обучение
• Оценка компетенций
• Учебные классы или уведомления о занятиях или расписания
• Требуются оценки подписаны
• Отчеты о расходах на обучение
• Жалобы клиентов или коллег, которые обсуждались с сотрудником

Записи об увольнении

• Заявление об увольнении сотрудника
• Документация для выездного собеседования
• Уведомление Cobra
• Контрольный список окончания работы
• Окончательный отчет по всем аспектам занятости сотрудника, таким как окончательная зарплата, отпускные, возврат имущества компании и т. Д.

Итог

В личном деле сотрудника следует помещать только те документы, с которыми он знаком.Если просмотр содержимого их файла вызывает удивление у сотрудников, значит, вы не смогли эффективно управлять содержимым файла.

Новый закон штата Колорадо требует доступа сотрудников к кадровым файлам

10 июня 2016 года губернатор Колорадо Джон Хикенлупер подписал законопроект № 16-1432. С 1 января 2017 года новый закон потребует от работодателей частного сектора разрешать сотрудникам получать доступ к своим кадровым файлам не реже одного раза в год. Закон не распространяется на работодателей в государственном секторе (сотрудники которых уже имеют доступ к таким записям в соответствии с Законом об открытых записях штата Колорадо).

Согласно новому закону, работодатели должны разрешить нынешним и бывшим сотрудникам проверять и получать копию любой части своего личного дела в удобное для работодателя и работника время. Бывший сотрудник может один раз проверить свое личное дело после увольнения. Работодатели могут потребовать доступ к кадровым файлам в присутствии лица, ответственного за ведение кадровых файлов, или другого сотрудника, назначенного работодателем. Работодателям также разрешается требовать от сотрудника или бывшего сотрудника оплаты разумной стоимости копирования любой части личного дела.

Определение «кадрового дела»

Новый закон включает положение, определяющее термин «кадровое дело» как «кадровые записи сотрудника… которые используются или использовались для определения квалификации сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, дополнительной компенсации, увольнения с работы или других дисциплинарных мер. . »

Согласно закону, «личное дело» не включает следующие категории документов: (1) документы, требуемые в соответствии с законодательством штата или федеральным законодательством, которые должны храниться в отдельном файле; (2) конфиденциальные отчеты от предыдущего работодателя сотрудника; (3) документы, относящиеся к активному уголовному расследованию; (4) документы, относящиеся к активному дисциплинарному расследованию; (5) документы, относящиеся к активному расследованию регулирующим органом; и (6) документы, идентифицирующие лицо, которое выдвинуло конфиденциальное обвинение (как определено работодателем) против сотрудника, запрашивающего личное дело.

Что делает новый закон Не делает

В законе прямо указано, что он не: (1) создает частную причину иска; (2) требовать от работодателей создавать, поддерживать или сохранять личные дела сотрудников или бывших сотрудников; или (3) создать новые требования к хранению записей. Кроме того, закон не применяется к финансовым учреждениям, зарегистрированным и находящимся под надзором в соответствии с законодательством штата или федеральным законодательством, включая банки, трастовые компании, сберегательные учреждения и кредитные союзы.

Следующие шаги для работодателей

Чтобы подготовиться к дате вступления в силу 1 января 2017 года нового закона, работодатели могут рассмотреть возможность принятия следующих мер:

• Установить протокол на соответствие новому закону.
• Обучите всех менеджеров требованиям нового закона и процессам, с помощью которых компания будет направлять запросы на доступ к файлам персонала.
• Обновить справочники сотрудников, указав возможность проверки файлов персонала.
• Обучить соответствующий персонал документам, которые не должны включаться в личные дела в соответствии с действующим законодательством штата или федеральным законодательством (например, формы I-9, медицинская информация, подпадающая под действие Закона об американцах с ограниченными возможностями, рекомендательные письма, Комиссия по равным возможностям трудоустройства или Colorado Civil Жалобы или обвинения Отдела по правам, а также материалы о компенсации работникам).
• Убедиться, что документы, не подпадающие под определение «досье персонала» в законе, удалены или больше не включены в досье персонала.
• Если это еще не сделано, рассмотрите возможность внедрения политики ведения документации, чтобы подтвердить, что записи о занятости хранятся столько, сколько требуется по закону штата и федеральным законам о хранении записей, а затем, если они не нужны для других целей, надлежащим образом удаляются и / или уничтожаются.

  No related posts.