Close

Порядок проведения инвентаризации товарно материальных ценностей: Правила проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей

Содержание

Преимущества программы EqMan для инвентаризации товарно-материальных ценностей

Все материальные ценности компании должны находиться под четким контролем. С этой целью периодически проводится инвентаризация тмц (товарно-материальных ценностей), в ходе которой проводится сверка фактического их наличия с тем, что было ранее заявлено в документах. Помимо ревизии активов, во время инвентаризации проводится упорядочивание имущества. Когда все расположено на своих местах, все подразделения работают четко и слаженно. Инвентаризация представляет собой достаточно сложный и трудоемкий процесс. Чтобы повысить точность учета, можно воспользоваться приложением для автоматизации EqMan.

Задачи инвентаризации товарно-материальных ценностей

Основной задачей инвентаризации ТМЦ является фактическая сверка, которая требует выявление расхождений и их фиксации. Также к задачам инвентаризации относят следующее:

  • Определение оценочной стоимости активов;

  • Проверка соблюдения условий хранения и эксплуатации;

  • Выявление необходимости переоценки или списания имущества;

  • Выявление просроченной задолженности.

Задачи инвентаризации могут варьироваться в зависимости от причин и объекта проверки. На сайте https://eqman.co/inventarizaciya-tovarno-materialnyh-cennostey/ можно получить детальную консультацию о программе EqMan, которая поможет решить любую задачу инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации ТМЦ

Данная процедура проводится в следующем порядке:

  • Указывается причина ревизии. Если форс-мажор или конкретное предписание отсутствует, сверку относят к плановым;

  • Формируется приказ с перечислением членов комиссии;

  • Обозначаются сроки проведения. При их несоблюдении назначают повторную проверку;

  • Непосредственно сверка;

  • Принимаются управленческие решения на основании полученных в результате инвентаризации сведений.

Преимущества программы для инвентаризации ТМЦ

Программа EqMan позволяет ускорить инвентаризацию в 3 раза. Специальный софт – простой и логичный инструмент для оптимизации работы.

С EqMan с самого начала прием и постановка товаров и прочих ценностей на учет происходит оперативно и точно. Каждая единица сканируется, в программу вносятся полные сведения об активе. Программа позволяет создавать списки локаций и сотрудников. Благодаря этой функции можно впоследствии быстро найти, где и у кого находится интересующий вас объект.

Во время инвентаризации EqMan помогает быстро обнаружить все активы благодаря записям перемещений. Все коды с объектов считываются быстро, а информация вносится автоматически. После сверки результаты ревизии формируются так же быстро и просто, без участия человека. Таким образом, вероятность ошибок сводится к минимуму.

Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей

 

В кооперативных организациях назначение и проведение инвентаризаций осуществляется в соответствии с Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 30.11.2007 №180 и Методическими рекомендациями о порядке проведения инвентаризации активов и обязательств в организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации Белкоопсоюза

, утвержденных постановлением Правления Белкоопсоюза от 18.10.2013 №258.

Процедура проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей включает несколько этапов.

1. Организационный этап:

— Издание руководителем распоряжения (приказа) на проведение инвентаризации.

— Создание инвентаризационной комиссии во главе с председателем. Подготовка комиссии к инвентаризации (получение бланков описей, актов, пломбатора, предварительной информации об остатках средств в инвентаризируемом объекте).

— Регистрация распоряжения (приказа) в Книге учета инвентаризаций

.

2. Начальная работа инвентаризационной комиссии на объекте:

— Прибытие инвентаризационной комиссии на объект. Закрытие объекта на инвентаризацию, опломбирование входов (кроме одного).

— Истребование у материально ответственного лица всех документов, отражающих движение имущества.

— Материально ответственное лицо составляет товарный отчет на день инвентаризации, прилагает к нему все имеющиеся документы. Отчет передаётся председателю инвентаризационной комиссии, который визирует каждый первичный документ своей подписью и надписью: «До инвентаризации на_____(дата), порядковый номер документа __» (приходные и расходные документы нумеруются отдельно).


— Начинается оформление инвентаризационной описи в 2 экземплярах (при передаче ценностей – в 3-х). В самом начале описи оформляется расписка МОЛ о сдаче всех документов и отчетов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей.

— Если инвентаризация проводится в объекте розничной торговли, то проводится инвентаризация наличных денежных средств. Оформляется Акт проверки наличия денежных средств кассового суммирующего аппарата при проведении инвентаризации, данные которого отражаются на титульном листе инвентаризационной описи в реквизите «При инвентаризации установлено следующее: а) наличных денег __».

— Проверка весоизмерительных приборов и других технических средств проведения инвентаризации.

— Сбор одноименных наименований товаров, если они находятся в разных местах (например, в торговом зале и в подсобке), в одно место.

3. Снятие остатков и полное оформление документации по инвентаризации:

— Материально ответственным лицом производится измерение, взвешивание и пересчет товарно-материальных ценностей под контролем членов инвентаризационной комиссии. Осмотр и пересчет товарно-материальных ценностей проводится в порядке расположения товаров в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного товара к другому, а также переброски товаров из одного места в другое. В рознице ни в коем случае нельзя ограничиваться подсчетом только ящиков, коробок или бочек без проверки содержимого. Всё должно распаковываться. На оптовых складах допускается распаковывать места хранения выборочно. На весовой и мерный товар оформляются отдельные

ведомости отвесов, акты обмеров, технические расчеты (в 2-х экземплярах).

— Фактически выявленные товарно-материальные ценности, надлежащего качества, вносятся в опись (в каждый экземпляр) отдельными строками.

Отдельная опись оформляется на тару, надлежащего качества.

— По испорченным товарам и таре оформляются соответствующие акты илиоформляются отдельные описи. В основную опись товары ненадлежащего качества не вносятся. По порче с МОЛ истребуется письменное

объяснение. Информация о порче оперативно передаётся руководству организации.

— На товары с истекшими сроками годности оформляется отдельная опись.

— На имущество, находящееся на ответственном хранении, принятое для реализации на условиях консигнации, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Отдельная опись оформляется по товарно-материальным ценностям, отпущенным во время инвентаризации.

— Оформляются итоговые данные по каждой странице описи, там указывают, кроме итога по графе «сумма», число порядковых номеров материальных ценностей (прописью) и общий итог (прописью) количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

— Оформляются итоговые данные в целом по описи товаров и по описи тары, надлежащего качества. Итоги записываются прописью.

— Оформление в описи реквизитов подписей. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

— Оформление сводной описи остатков товаров, если работало несколько подкомиссий, например, в отдельных помещениях объекта, и было оформлено несколько инвентаризационных описей.

4. Завершение работы инвентаризационной комиссии:

— Инвентаризационная комиссия сверяет итоги по описи с данными документального учета и выводит предварительный результат инвентаризации.

— Инвентаризационная комиссия информирует администрацию о завершении инвентаризации, её предварительных результатах. На этом этапе при необходимости администрация может провести контрольную проверку качества проведения инвентаризации, оформить её результаты Актом контрольной проверки правильности проведения инвентаризации

— Председатель инвентаризационной комиссии оформленные и пронумерованные описи фактических остатков передаёт:

• 1-й экземпляр (заполненный членом комиссии) – в бухгалтерию организации, вместе со всеми другими документами составленными в ходе инвентаризации;

• 2-й и 3-й (если есть при передаче) экземпляр (заполненный членом комиссии) – материально ответственным лицам.

— До открытия объекта могут быть приняты председателем инвентаризационной комиссии заявления материально ответственных лиц о том, что недостача или излишки были вызваны ошибкой в наименовании товарно-материальных ценностей, пропуском, просчетом и т.п. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и, в случае их подтверждения, производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

— Объект открывается для текущей работы, если расхождения незначительны. При выявлении крупной недостачи объект опечатывается и материалы инвентаризации передаются в следственные органы.  

— Бухгалтерия принимает материалы инвентаризации, проверяет и обрабатывает их в установленном порядке. При этом оформляются: сличительная ведомость, расчет естественной убыли. Материалы предварительной бухгалтерской обработки представляются руководителю для выработки управленческого решения.

5. Заключительный этап:

— Результаты инвентаризации рассматриваются администрацией.

— Руководитель организации принимает управленческое решение, что оформляется приказом. В приказе оговариваются: порядок бухгалтерского урегулирования расхождений, меры ответственности виновных лиц, мероприятия по устранению и предотвращению недостатков в обеспечении сохранности ценностей.

— Производится окончательное отражение результатов инвентаризации (пересортиц, излишков, недостач) в бухгалтерии, после принятия решения руководителем. Составляются необходимые бухгалтерские записи, бухгалтерские остатки приводятся к фактическому наличию ценностей.

 

образец акта, приказа и сличительной ведомости ТМЦ

Чтобы без всякой опаски приступить к проведению инвентаризации материальных ценностей (МЦ), надо представить её выполнение как необходимый инструмент всякой предпринимательской деятельности. Требования к процессу выполнения инвентаризации товарных остатков регулируются многочисленными инструкциями, знать которые обязан каждый работник склада и бухгалтер-материалист.

Понятие и особенности проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей

Под инвентаризацией товарно-материальных ценностей (ТМЦ) понимается процедура сличения имеющегося у компании имущества с показаниями бухгалтерской документации. Причём товарно-материальные ценности фирмы в этот момент могут размещаться в офисе, складских помещениях, участвовать в производственных процессах и продаваться на площадках магазинов.

По условиям расположения имущество компании можно разделить на следующие категории:

  • пребывающие в складских сооружениях различного назначения: сырьевых, горюче-смазочных материалов (ГСМ), деталей и инструментов, продовольственных, товарных;
  • участвующие в хозяйственно-производственной деятельности: в цеховых помещениях, на строительных площадках и других объектах;
  • выставленные в торговых заведениях или в демонстрационных залах.

Инвентаризация материально-производственных запасов производится не реже 1 раза в квартал

Различают плановые и внеплановые инвентаризационные проверки МТЦ.

Подробнее о порядке проведения инвентаризации основных средств можно почитать на нашем сайте по ссылке: http://ipshnik.com/vedenie-ip/inventarizatsiya-osnovnyih-sredstv.html

В какой срок следует провести плановую инвентаризацию

Плановые проверки осуществляются через определённые промежутки времени. Цикличность осуществления инвентаризации предписывается распоряжением руководителя фирмы. Большей частью мероприятия осуществляются согласно графику ежегодно, ежеквартально и ежемесячно.

Практически всегда инвентаризационная проверка выполняется в конце года, так как её осуществление по окончании четвёртого квартала является обязательным мероприятием (ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте»). По итогам этой проверки производится сличение ТМЦ с годовой бухгалтерской отчётностью.

Памятка по организации внеплановой проверки товарных и материальных запасов

Внеплановые инвентаризации осуществляются:

  • при продаже и сдаче в аренду;
  • когда МТЦ передаются под ответственное хранение новому исполнителю;
  • при воровстве имущества;
  • при подозрении на умышленную порчу МТЦ;
  • после случившихся пожаров, наводнений и других природных катаклизмов, а также после аварий и техногенных катастроф;
  • при закрытии фирмы;
  • в случае перехода предприятия к иному владельцу.

Тотальные и выборочные проверки на предприятии

По охвату проведения инвентаризации бывают полные и частичные.

При полной проверке осуществляется глобальная сверка всего имущества компании на зафиксированную в приказе дату. Обычно такой аудит перед составлением годового бухгалтерского отчёта, а также при коренной реорганизации фирмы или её ликвидации.

Частичная проверка исполняется на отдельных объектах, которые обычно выбрало руководство компании. Такая инвентаризация обычно выполняется по причине назначения нового материально ответственного лица на отдельный склад, магазин, стройку. Иногда она осуществляется после выявления недостачи или случаев кражи.

Формы инвентаризации

Кроме перечисленных выше проверок, различают натуральную и документальную инвентаризацию.

Натуральная проверка состоит в непосредственном пересчёте, вычислении объёмов и определении веса МТЦ.

Документальная — ограничивается изучением документации подтверждающей наличие имеющегося имущества.

Натуральная инвентаризация подразумевает сплошной пересчёт всех ТМЦ независимо от места их нахождения

Подготовка

Подготовка инвентаризационной проверке начинается с опубликования приказа руководителя о необходимости её осуществления.

Согласно постановлению Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 этот документ оформляется на унифицированном бланке ИНВ-22.

Как должен оформляться приказ об инвентаризации

Решение руководства о пересчёте имущества принимает руководитель. Оформляться оно должно приказом на выполнение инвентаризационной проверки МТЦ, примерный образец которого приведён ниже.

Образец приказа на проведение инвентаризации МТЦ

Документ подписывается руководителем предприятия. Исходящий номер и дата регистрации документа записываются в специальный журнал для приказов по проведению инвентаризации. Этот журнал унифицирован согласно инструкциям Госкомстата в форме бланка ИНВ-23.

Порядок проведения проверок в ООО или ЗАО

Основными положениями, определяющими правила выполнения инвентарных проверок, являются два нормативных документа.

  1. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации» (зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598).
  2. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества».

В этих приказах не указывается минимальное и максимальное количество членов инвентарной комиссии, но зато определяется, какие специалисты обязаны в ней находиться.

Персональный список членов комиссии определяется руководителем. В этом списке обязательно должны присутствовать бухгалтер, юрист, товаровед или технолог, то есть не менее трёх человек.

При выполнении инвентаризации по просьбе правоохранительных органов разрешается присутствие их представителей. Однако в члены комиссии они не включаются. Когда проводится инвентаризация, в комиссию обычно вводят специалиста из ревизионной организации.

Допустимо ли участие в проверке материально ответственных лиц?

Зачисление в список инвентаризационной команды материально ответственного лица (МОЛ) в инструкциях специально не оговаривается. В то же время является обязательным его присутствие на стадии непосредственного пересчёта имущества.

Материально ответственное лицо, пребывающее в момент инвентаризации под арестом, сотрудники правоохранительных органов обязаны доставить к месту проверки, иначе инвентаризация не будет иметь юридической силы. То же самое касается членов комиссии. Если на месте проведения инвентаризации будет отсутствовать любой из них, то итоги проверки будут считаться недействительными.

Прохождение инвентаризации МТЦ

Инвентаризация МТЦ происходит путём непосредственного пересчёта, а также измерения объёма и веса МТЦ в точках сбережения. Основная процедура инвентаризации заключается в сличении имеющегося по факту имущества с бухгалтерскими цифрами.

Как организовать процесс учёта имущества

Категорически запрещается пересчитывать материально-технические ценности согласно накладным и счетам-фактурам, так как тогда можно не увидеть и не зафиксировать не учтённое в них имущество, МТЦ с так называемым нулевым остатком. Пересчитывать материально-технические ценности необходимо согласно их местонахождению. Такая методика позволяет полностью исключить пропуск материалов, которые не учтены в бухгалтерской документации.

Правильный анализ товаров и запасов

Сама процедура пересчёта имущества зависит от вида МТЦ. Легче всего посчитать имущество поштучно. При таком подходе производится выборочное вскрытие заводской упаковки и пересчёт находящихся там предметов по описи в каждой открытой упаковке. Если наблюдается несоответствие комплектации по описи и факту, то вскрываются и пересчитываются все упаковки.

Пересчёт имущества на складе

При проверке МТЦ, представленных сыпучей массой и жидкостями, необходимо проводить взвешивание таких веществ. Если невозможно взвесить упаковку, измеряют её объём и пересчитывают итоговую массу. При этом производятся поправки на температуру воздуха и принимаются во внимание другие особенности имущества.

Свои нюансы имеет инвентаризация сельскохозяйственной продукции. Здесь объём и вес фруктов и овощей, заложенных в хранилищах, вычисляется с помощью расчётных таблиц с переводом объёма отдельных разновидностей сельхозпродукции в килограммы и тонны.

Организация работы на складе в момент проведения инвентаризации

На период выполнения инвентаризации продажа, покупка и передача по доверенности подсчитываемых МТЦ приостанавливается. На это время запрещается оформление и выдача любой приходно-расходной бухгалтерской документации. И также на период проверки категорически запрещается нахождение посторонних лиц и тем более их передвижение на вход и выход.

Инструктаж персонала

Чтобы во время проверки не возникали конфликтные ситуации, в приказ на инвентаризацию МТЦ предписывается внести запись о запрещении хранения личных вещей в складских сооружениях, местах нахождения товаров и другого имущества.

При вынужденных остановках инвентаризации на обеденный перерыв, а также после завершения рабочего дня помещение запирается на замок и опечатывается. Ключ передаётся материально ответственному лицу, а опись помещается в сейф, который опечатывается председателем комиссии. Такие предосторожности не дают никому проникнуть в помещение без ведома всех заинтересованных сторон.

Инвентаризация забалансовых счетов

Нередко бухгалтеры интересуются, нужно ли проверять во время инвентаризации имущество и вложения в доходные ценности, числящиеся на забалансовых счетах. Ответ, безусловно, положительный: в ходе проверки ТМЦ, числящиеся за балансом, должны оцениваться по их учётной стоимости. Выявленные излишки следует оприходовать в установленном порядке, по поводу обнаруженных недостач материально ответственным лицам нужно составить объяснительные записки.

Во время проверки на забалансовое имущество составляются отдельные инвентаризационные описи и сличительные ведомости (пп. 2.11 и 4.1 Методических указаний по инвентаризации).

http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/predusmotreno_li_dlya_zabalansovyh_schetov_provedenie_inventarizacii/

Рекомендации по оформлению инв. списка

Итоги физического пересчёта тут же заносятся в инвентаризационную опись по форме ИНВ-3.

Унифицированный бланк ИНВ-3 для оформления итогов физического пересчёта

Обычно эта опись представляется в двух экземплярах: для материально ответственного лица и для бухгалтерии. Дополнительный экземпляр передаётся в правоохранительные органы по их просьбе.

Нюансы заполнения бланка инвентаризационной описи МТЦ

Опись в зависимости от объекта проверки выполняется на различных стандартных бланках. Так, для основных средств применяется форма ИНВ-1, а для нематериальных активов — форма ИНВ-1.

Для учёта МТЦ опись выполняется по форме ИНВ-3.

Образец заполнения инветаризационной описи на бланке ИНВ-3

Как заполнить документ о проведении инвентаризации

Составление протокола инвентаризации при кажущейся простоте имеет свои сложности. Один из нюансов — суммирование итогов по всем колонкам, приводящее к сложению метров, экземпляров, центнеров и литров. Конечно, никакого физического смысла такая арифметика не имеет, но зато затрудняет подделку подписей лиц скрепляющих опись.

Внизу этого документа вдобавок к подписи пишется ещё одна запись МОЛ в том, что он присутствовал на инвентаризации и никаких претензий к её достоверности не имеет.

При смене материально ответственного лица внизу описи ставится расписка о принятии материально-технических ценностей под его ответственность.

Как оформить инвентаризацию МТЦ, принятых на ответственное хранение

Иногда кроме формы ИНВ-3 составляется ведомость по форме ИНВ-5. В ней перечисляется имущество, принятое на ответственное хранение другим предприятием.

При ответственном хранении проверка делается аналогично стандартной инвентаризации. Различие заключается в том, что владелец склада и владелец ТМЦ заранее договариваются о сроках плановых проверок. Руководство фирмы, в которую были переданы ТМЦ для ответственного хранения, обязано организовать условия для осуществления инвентаризации. Ведомость на бланке ИНВ-5 оформляется также, как форма ИНВ-3 в количестве 2–3 экземпляров. Позицию материально ответственного лица здесь занимает сотрудник фирмы-хранителя.

Образец бланка ИНВ-5, используемого для инвентаризации ТМЦ на ответственном хранении

Как проводить инвентаризацию отгруженных товаров

При инвентаризации отгруженных ТМЦ, срок оплаты которых ещё не истёк или срок закончился, но имущество всё равно осталось не оплаченным, применяется форма ИНВ-4. Она составляется почти так же, как ИНВ-4. Единственное различие заключается в том, что в графе «Примечание» по каждому названию ТМЦ указывается покупатель.

В форме ИНВ-4 на странице 1 указаны основные сведения об организации и перечислены направления проведения ревизии.

Акт инвентаризации по форме ИНВ-4 для инвентаризации отгруженных товаров

Страница 2 формы ИНВ-4 заполняется по стандартным правилам: здесь указываются наименование, характеристики, количество и стоимость ТМЦ. В графу «Примечания» можно вносить любые пояснительные записи.

На оборотной стороне акта инвентаризации по форме ИНВ-4 должны расписаться все члены комиссии

Как правильно заполнять акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15 в текущем году? Читайте далее: http://ipshnik.com/vedenie-ip/akt-inventarizatsii-nalichnyih-denezhnyih-sredstv.html

Как оценить результаты

Обработка итогов инвентаризации заключается в сличении инвентаризационной описи с бухгалтерскими данными. На этой стадии фиксируются различия между бухгалтерским учётом и подсчитанными остатками ТМЦ. Руководство предприятия и инвентаризационная комиссия выполняют тщательный анализ итогов инвентаризации и выясняют причины, по которым возникли расхождения. При необходимости поднимаются описи предыдущей проверки и прослеживается движение МТЦ за время прошедшее между последними инвентаризациями.

Как должна составляться сличительная ведомость

Обнаруженные различия отражаются по форме ИНВ-19, закреплённой в перечне основных документов по инвентаризации в качестве сличительной ведомости результатов инвентаризации товарных и материальных ценностей.

Фотогалерея: методические рекомендации по оформлению формы № ИНВ-19
Обработка результатов инвентаризации
Оформление результатов инвентаризации: заполнение формы ИНВ-19
Оформление результатов инвентаризации: фиксирование результатов

Правила документального подведения итогов

Период подведения итогов начинается приказом об утверждении полученных результатов. Примерный образец соответствующего приказа приведён ниже.

Образец приказа об утверждении результатов проведённой инвентаризации должен содержать пункт об отражении итогов проверки в бухгалтерском учёте

Одновременно с приказом окончательно подбиваются итоги инвентаризации по форме ИНВ-26.

Как отразить факты излишков, недостач и пересорта ценностей

В форму ИНВ-26 вписываются значения по излишкам и недостаче МТЦ. Здесь же перечисляется испорченное имущество с выделением средств, списываемых на естественную убыль, а также сумм, которые должны быть компенсированы. Кроме этого, пересчитывается баланс от пересортицы.

Образец ведомости ИНВ-26

Бланк ведомости учёта результатов инвентаризации ИНВ-26 удобен для наглядного представления итогов инвентаризации

Документ скрепляется подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия. Оформление приказа и ведомости учёта результатов свидетельствуют о документальном завершении инвентаризационной проверки.

Отражение недостачи в бухучёте

Обнаруженные проверкой недостачи делятся на три категории.

  1. Естественное убытие и порча имущества.
  2. Небрежное содержание и воровство со стороны установленных лиц.
  3. Порча и кража имущества, по которым виновных не обнаружено. К этой категории относятся случаи, когда суд не нашёл убедительных доказательств причастности конкретных граждан к порче и краже МТЦ.

Списание недостачи в рамках естественной убыли

Списание недостачи в первом варианте производится на стандартных торговых бланках ТОРГ-6, 15, 16, 20. В ТОРГ-6 производится списание по причине завеса тары, в ТОРГ-15 — списание по причине боя, ломки, порчи, в ТОРГ-16 — списание в общем плане, в ТОРГ-20 — списание из-за подработки, подсортировки и перетаривания. Списывание МТЦ производится согласно нормам естественной убыли, которые устанавливаются приказами отраслевых министерств.

Документальное отражение недостачи виновных лиц

Если виновным признано конкретное лицо, то недостача покрывается за его счёт. При этом сумма ущерба берётся по закупочным ценам, а упущенная выгода не принимается во внимание. Для списания недостачи виновный работник пишет заявление, где указывает причины недостачи. Решение о взыскании средств оформляется соответствующим приказом. В дальнейшем, если дойдёт до суда, то этот приказ будет там обязательно затребован.

Как действовать, если нельзя привлечь виновных к ответственности

Когда виновным является не материально ответственное лицо, будет весьма проблематично привлечь его к выплате недостачи в принудительном порядке. Поэтому чаще всего недостача списывается в расходы.

Бухгалтерские проводки

Итоги инвентаризации в бухучёте оформляются на основании положений, зафиксированных «Законом о бухгалтерском учёте» (п.5. ст.8 и ст.12).

В статье 12 выделяются следующие категории счетов, в которых отражается разница между фактическим наличием МТЦ и указанным в бухгалтерских накладных данными:

  • излишек МТЦ приходуется, а их стоимость прибавляется к финансовым результатам предприятия;
  • недостача МТЦ, а также их порча вследствие естественных причин, считающихся естественной убылью, причисляются к издержкам производства;
  • недостача МТЦ и их порча, вызванная небрежным обращением или кражами, относится к покрытию за счёт виновных лиц. Если виновные не установлены (в том числе на основании решения суда), то все убытки списываются на финансовые результаты предприятия.

Оприходование излишков

В плане ведения бухгалтерских счетов излишки включаются в состав прочих доходов. В бухгалтерских проводках они отражаются в кредитном счёте 91, субсчёт 1.

Списание пришедших в негодность и неликвидных ТМЦ

Предварительно, до определения источника их покрытия, все суммы недостачи отражаются на счёте 94. Расходы от недостачи, потери и порчи имущества, когда виновного нет или его невозможно определить, дебетуются по счёту 91, субсчёт 1.

Таблица: проводки по утверждению итогов

Итог инвентаризацииДебетКредит
Выявлен излишек ТМЦ4191.01
Обнаружена недостача товара9441
Произведено сторнирование торговой наценки9442
Учтён НДС при недостаче и порче имущества до момента оплаты продавцу9419

Инструкция по налогообложению выявленных излишков и недостач ТМЦ

В налоговом учёте излишки, обнаруженные по итогам проведения инвентаризации, включают во внереализационные доходы (п.20, ст. 250 НК РФ). Суммы убытков от недостачи, при отсутствии виновных лиц, в налоговом учёте относятся к внереализационным расходам (пп. 5, п.2, ст. 265 Налогового кодекса).

Отражение итогов инвентаризации в бухучёте проводится на основании актов, подписанных ревизионной комиссией

Пересортица товаров и тары

При пересортице товаров бухгалтерские проводки приобретают более сложную конфигурацию. Дело в том, что в этом случае обнаруживается недостача одного товара и излишек другого товара. Например, 500 кг муки первого сорта посчитали крупой второго сорта. Тогда при инвентаризации обнаружится недостача 500 кг крупой первого сорта и излишек того же количества муки второго сорта.

Следует отметить, что согласно положениям «Методических указаний при инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ Минфина от 13.06.1995 №49 (пункт 5.3), пересортица имеет место, если:

  • излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период;
  • ответственен за это один человек;
  • излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Тогда, если случай с крупой признаётся пересортицей, то осуществляется следующая цепочка проводок:

  • дебет 94 — кредит 41 отражается недостача крупы первого сорта;
  • дебет 41 — кредит 94 отражается излишек крупы второго сорта;
  • дебет 41 (субсчёт «крупа первого сорта») – кредит 41 (субсчёт «крупа второго сорта») – отражается компенсация недостачи крупы первого сорта излишками крупы второго сорта.

В итоге на складе будет не хватать вычисленного в результате проводок количества муки первого сорта. Так как в пересортице виновным является только материально ответственное лицо, то на него и будет возложена компенсация за недостачу.

Читайте также обо всех нюансах проведения инвентаризации денежных средств в кассе: http://ipshnik.com/vedenie-ip/poryadok-provedeniya-inventarizatsii-denezhnyih-sredstv-v-kasse.html

Средства и программы, оптимизирующие учёт товаров в магазинах, оптовой торговле и на производственных предприятиях

Инвентаризация — это сложный и длительный процесс, который требует немалых денежных затрат. Чтобы облегчить проведение инвентаризации, используют специальные программы. Такой софт позволяет быстро выявить ошибки и оперативно их исправить, с его помощью можно также вовремя зафиксировать случаи хищения.

Программа «Клеверенс. Учёт имущества» помогает получать оперативную и достоверную информацию о наличии и движении ТМЦ

В настоящее время создано много специальных программ, которые помогают в работе кладовщику и бухгалтеру. Среди них можно отметить:

  1. «Клеверенс. Учёт имущества». Программа помогает облегчить и ускорить инвентаризацию применением штрих-кодов и RFID. Она может эффективно работать не только с большими, но и малыми предприятиями.
  2. «Драйвер инвентаризации с помощью ТСД для «1С: Предприятия» на основе Mobile SMARTS». Этот программный инструмент совместим с Android и Windows.
  3. «Клеверенс. Инвентаризация имущества». Программное обеспечение с применением терминала сбора данных и сканера типа штрих-код.

Совершенствование складского учёта в розничной торговле и на аптечном складе

«Программа складского учёта онлайн: Класс 365». Этот софт поможет автоматически создать и напечатать стандартные инвентаризационные формы.

Помощь малому бизнесу и ИП

«Мой склад». Программа обладает возможностями автоматического составления стандартных приходно-расходных документов. В неё встроены функции по определению достоверности наличия запасов материально-технических ценностей на складе и выдаче соответствующего заключения.

Инвентаризация МЦ составляет неизбежную и необходимую часть хозяйственной деятельности любого предприятия. Проведение инвентаризации имеет свои сложности, которые можно преодолеть, профессионально владея информацией. Готовых инструкций по правилам проведения инвентаризации довольно много, но для ускорения этого процесса рекомендуется воспользоваться автоматизированными сервисами или специальными складскими программами.

Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

Порядок проведения инвентаризации | Статьи компании «РосКо»

В каком порядке проводится инвентаризация? Что нужно учитывать на каждом этапе ее проведения?

Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. №49 (далее по тексту – Методические указания).

Обозначим основные составляющие, которые должны быть учтены компаниями при проведении инвентаризации. 


Порядок инвентаризации следующий:

I. Подготовительный период.

До того момента, как непосредственно приступить к проведению инвентаризации, руководителем компании определяется перечень инвентаризируемого имущества, разрабатывается график проведения инвентаризации в каждом цехе, переделе, складе (на крупных предприятиях).

При подготовке к инвентаризации определяется состав комиссии, рассчитываются временные трудозатраты на проведение инвентаризации. На крупных предприятиях в цехах (переделах) назначается ответственное лицо за подготовительные работы: проверка нанесения инвентарных номеров на объекты основных средств, наличие ярлыков на материалах, визуальный осмотр имущества по местам хранения.

Итогом подготовительных работ является издание приказа о проведении инвентаризации имущества. 

ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА

Образец приказа приведен ниже.

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЮТИК»

ПРИКАЗ

«24» декабря 2018 г. г. Москва          №651

О проведении инвентаризации

имущества АО «Лютик»

В соответствии со ст.11 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», пунктами 26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. №34н

П Р И К А З Ы В А Ю:

Провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей, основных средств, незавершенного производства по состоянию на 31.12.2018 г.

Для проведения инвентаризации создать заводскую инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель комиссии:

главный инженер

Ромашкин С.С.

Члены комиссии:

зам. директора по производству

Лютиков Д.С.

зам. директора по экономике и финансам

Цветочкин А.Д.

зам. директора по экономической безопасности

Ландышев Т.М.

главный бухгалтер

Нарциссова Т.П.

К инвентаризации приступить 28 декабря 2018 г. в 8-30 ч. утра местного времени и закончить 29 декабря 2018 г. в 17.00 ч. местного времени.

Начальникам складов на период инвентаризации организовать работу погрузочно-разгрузочных средств.

Рассмотреть материалы инвентаризации на заседании заводской комиссии.

В срок до 12 января 2019 г. оформить протоколы заседаний рабочих инвентаризационных комиссий и сличительные ведомости данных инвентарного и бухгалтерского учета имущества.

Отразить в бухгалтерской отчетности за 2018 г. результаты проведенной инвентаризации имущества и обязательств после их рассмотрения и утверждения в установленном порядке в АО «Лютик».

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Нарциссову Т.П.

Директор завода                                                                                                                                                                                                      Т.М. Незабудкин

Согласованно:

Главный инженер

Зам. директора по производству

Зам. директора по экономике и финансам

Зам. директора по экономической безопасности

Главный бухгалтер 

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ТОВАРОВ

II. Непосредственное проведение инвентаризации.

Перед началом проведения инвентаризации необходимо получить с материально ответственного лица расписку, образец которой приведен ниже.

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо:

___________                   ___________                           _____________________

(должность)                      (подпись)                                (расшифровка подписи)

На данном этапе осуществляется подсчет ТМЦ, денежных средств и других финансовых активов, проверяется правильность оценки и обоснованности определения указанной стоимости в бухгалтерском учете с занесением данных в графу «Фактическое наличие» инвентаризационной описи.

Методика проведения инвентаризации определяется спецификой деятельности предприятия. Например, инвентаризация незавершенного производства заключается в определении заделов, агрегатов. Сама методика инвентаризации зависит от технологических процессов производства, вида незавершенного производства.

Так, на предприятиях цветной металлургии (п.144 Методических указаний по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции на предприятиях цветной металлургии, утв. Роскомметаллургией от 07.12.1993 г.) в статье «незавершенное производство» на начало и конец месяца (квартала) показывается стоимость не законченной обработкой продукции и полуфабрикатов, подлежащих доработке в цехе, изготовляющем их, а также продукции и полуфабрикатов, хотя и законченных обработкой, но не принятых отделом технического контроля (ведомственной инспекцией) или не сданных на склад. 


Незавершенное производство оценивается:

— металл в чушках и слитках во время остывания и проведения анализа и другая продукция, не принятая ОТК и не сданная на склад (на всех металлургических заводах), а также кондиционный концентрат, не принятый ОТК из-за отсутствия лабораторных анализов (на обогатительных фабриках) — по производственной себестоимости за вычетом потерь от брака;

В этом случае инвентаризация проводится в несколько этапов – снятие натуральных остатков, затем – технические расчеты по методике оценки НЗП (с учетом процента готовности), установленными отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг).

По каждому цеху, переделу, участку составляются отдельные инвентаризационные описи, в которых указываются: процент (стадия) готовности, количество, объем.  

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

III. Документальное оформление проведенной инвентаризации.

На этом этапе составляется протокол заседания рабочей комиссии, инвентаризационные и сличительные ведомости.

IV этап. Подведение итогов инвентаризации. Анализ результатов проведенной инвентаризации.

На этом этапе подводятся итоги проведенной инвентаризации. Руководителем компании издается приказ об утверждении итогов инвентаризации.

V этап. Отражение результатов инвентаризации в учете.

Данный этап является заключительным. В случае отсутствия излишков и (или) недостач никакие бухгалтерские записи на счетах учета не проводятся.

В случае наличие «пересортицы» материальных ценностей, особое внимание нужно обратить на порядок налогового учета. В целях избежания налоговых рисков, необходимо развернуто отражать излишки в составе внереализационных доходов и недостачи – в составе внереализационных расходов (письма Минфина РФ от 23.05.2016 г. №03-03-06/1/29309, от 01.12.2014 г. №03-03-06/1/61228, определение ВАС РФ от 19.12.2012 г. №ВАС-16243/12). То есть правила отражения пересортицы в бухгалтерском учете и налоговом учете различаются.

Процедура инвентаризации — AccountingTools

Шаг 3. Инвентаризация перед подсчетом

Проведите инвентаризацию за несколько дней и подсчитайте все предметы, которые можно поместить в запечатанные контейнеры. Запечатайте их в контейнеры и отметьте количество на герметизирующей ленте. Это значительно упрощает задачу подсчета во время фактического подсчета. Если пломба сломана, то счетная бригада будет знать, что им необходимо пересчитать содержимое контейнера.

Шаг 4. Завершение ввода данных

Если необходимо завершить какие-либо операции ввода данных, сделайте это до начала инвентаризации.Сюда входят проводки отпусков со склада, возвратов на склад и перемещений между ячейками на складе.

Этап 5. Уведомление о внешних складских помещениях

Если у компании есть какие-либо внешние складские помещения или сторонние склады, на которых хранятся товарно-материальные запасы компании в консигнационном состоянии, уведомите их о том, что они должны подсчитать имеющиеся запасы на дату официальной подсчета, и перешлите это сообщение. информацию заведующему складом.

Шаг 6. Заморозка складской деятельности

Остановить все поставки со склада, а также отделить все вновь поступившие товары, где они не будут учитываться.В противном случае инвентарные записи будут постоянно меняться во время инвентаризации и поэтому не будут полностью надежными.

Шаг 7. Проинструктируйте группы подсчета

Соберите команды из двух человек для подсчета запасов и проинструктируйте их об их обязанностях по подсчету. Эти обязанности заключаются в том, что один человек подсчитывает запасы, а другой человек записывает информацию на счетной бирке. Одна копия бирки прикрепляется к инвентарю, а другая копия остается у команды.

Шаг 8.Выдача тегов

Клерк по инвентаризации выдает блоки счетных тегов группам подсчета. Каждая команда отвечает за возврат определенного числового диапазона счетчиков тегов, независимо от того, используются теги или нет. Поддержание контроля над всеми метками счетчика гарантирует, что потерянные метки будут расследованы быстро.

Шаг 9. Назначение областей подсчета

Назначьте определенный диапазон ячеек для каждой группы подсчета. Отметьте эти места маркером на карте склада. Клерк по инвентаризации должен вести основной список того, какие области склада были подсчитаны, и какие группы были назначены для каждой области.

Шаг 10. Инвентаризация подсчета

Один человек в каждой команде подсчитывает конкретный предмет в ячейке, а затем другой человек отмечает местонахождение ячейки, описание предмета, номер детали, количество и единицу измерения на бирке подсчета. Команда прикрепляет оригинальную копию бирки к предмету инвентаризации и сохраняет копию.

Шаг 11. Проверка меток

После завершения подсчета каждая группа подсчета возвращается к инвентаризатору, который проверяет, возвращены ли все метки.Если необходимо подсчитать больше складских площадей, назначьте новую зону группам подсчета и при необходимости выдайте им новые блоки счетных меток.

Шаг 12. Введите информацию о теге

Введите информацию о счетчике тегов в онлайн-форму ввода данных. После завершения ввода данных распечатайте отчет, в котором показаны все введенные номера тегов, отсортированные по номеру тега, и найдите пробелы в числах. Исследуйте все обнаруженные пробелы в нумерации. Это гарантирует, что все выпущенные теги счетчика будут включены в файл.

Шаг 13. Исследование необычных результатов

Пересортируйте отчет об инвентаризации несколькими способами для поиска необычной информации и исследуйте запись тега, связанную с каждым из них.

Как провести инвентаризацию за 12 шагов

Управление запасами является основой успешного розничного бизнеса. Надлежащим образом укомплектованный запас гарантирует, что клиенты найдут то, что им нужно с первого раза, а ваши сотрудники будут иметь подходящие материалы для выполнения своей работы.

В лучшем случае ваши ежедневные операции поддерживаются организованным запасом, чтобы персонал мог сосредоточиться на клиентах.В худшем случае у вас останется логистический кошмар с недостающими товарами и потерянными продажами.

Чтобы ваш инвентарь работал бесперебойно, вашей команде необходимо регулярно и тщательно подсчитывать, отслеживать и обрабатывать предметы. По мере того, как наступает сезон инвентаризации, мотивированы ли они для этой задачи или они предпочли бы скрыться? Если вы управляете розничным бизнесом, избавьтесь от стресса с помощью следующих 12 шагов для подсчета физических запасов.

1. Сохраните дату

Независимо от того, нужно ли вам физически подсчитывать свои запасы ежемесячно, ежеквартально или в конце отчетного периода, это может быть важным событием.Инвентаризация — сложный процесс, который может выполняться в нерабочее время.

Убедитесь, что вы правильно распланировали работу персонала, чтобы никто не взял на себя вступительную смену, и заранее предупредите свою команду, чтобы они могли соответствующим образом планировать свои обязанности. Если вам нужно закрыть свой магазин в рабочее время, уведомите своих клиентов, разместив уведомление в своем магазине или в социальных сетях. Подготовка является ключевым моментом.

2. Назначьте счетчики

Подсчет инвентаря требует опыта.Прежде чем назначать своих счетчиков, превратите эту роль в возможность обучения как для новых, так и для опытных сотрудников, позволив сотрудникам обучать друг друга и обеспечивать сдержки и противовесы на протяжении всего процесса.

Создайте документированную процедуру и включите в нее сведения о том, как вы достигнете четкой точки отсечки для перемещения запасов для точного подсчета. Команды подсчета обычно состоят из двух человек, один из которых ведет подсчет, а другой ведет запись.

Сообщите вашей команде их расписания как можно раньше, чтобы гарантировать, что все будут доступны в назначенный день и время.

3. Сообщите обо всех складах

Независимо от того, хранит ли ваша компания запасы на внешнем складе или на консигнации, обязательно уведомите соответствующие третьи стороны о том, что они также должны провести инвентаризацию запасов на указанную дату.

Не забудьте разделить все недавно полученные предметы, чтобы они не учитывались. По возможности отложите поставки на склад, чтобы не было колебаний при подсчете. Вам понадобится чистый лист, прежде чем приступить к подсчету.

4. Проверьте свои запасы

Оцените свои запасы за несколько дней, чтобы убедиться, что все в порядке. Проверьте наличие неполных или отсутствующих номеров деталей и позиций, находящихся в состоянии, которое может затруднить процесс. Внесите необходимые поправки, чтобы подготовить свой инвентарь к физической инвентаризации.

5. Распланируйте участок

Предоставьте карту своего этажа, подсобных помещений и склада, чтобы сотрудники знали, куда им нужно идти. Если вам нужно сфотографировать или нарисовать план, карта облегчит вам распределение сотрудников по их станциям.

Выделите отдельный номер для каждой витрины, стойки и полки и создайте лист отслеживания, соответствующий каждому разделу. Визуализация вашего инвентарного пространства уменьшит путаницу и поможет вашим сотрудникам сразу подключиться.

6. Создайте свои категории

Категории помогут вам подсчитать и объединить похожие предметы вместе. Для розничной торговли категории могут включать обувь, верх, низ, верхнюю одежду и аксессуары. Эти категории также могут быть разделены по полу или цвету, в зависимости от вашего бизнеса.Создание структурированной системы сделает процесс подсчета более плавным.

При планировании физического подсчета вы столкнетесь с некоторыми предметами, которым не выделено место в вашем магазине. Вам нужно решить, как поступать с предметами, у которых нет определенного дома. Это могут быть возвраты или переводы из других мест. Отложите их пока.

7. Начать предварительный подсчет

Перед началом подсчета убедитесь, что все помечено и маркировано надлежащим образом. Неспособность справиться с незакрепленными предметами может стать источником головной боли и разочарования после того, как все предметы будут подсчитаны.Получите фору, посчитав некоторые предметы заранее.

После завершения предварительного подсчета храните подсчитанные предметы в запечатанных коробках. Если в день фактического физического подсчета вы обнаружите сорванные пломбы на коробках, которые уже были пересчитаны, товар необходимо будет пересчитать.

Подготовьте почву для динамичного и динамичного дня инвентаризации. Обеспечьте свою команду обедом, прохладительными напитками и запоминающимся плейлистом, чтобы время пролетело незаметно.

8. Несколько напоминаний

Когда наступит важный день, расскажите своим сотрудникам о том, чему они научились на тренингах.Поблагодарите их за участие в важном и иногда утомительном процессе, который поддерживает работу вашего бизнеса.

Если вы переместили какие-то предметы или станции, проведите своих сотрудников по магазину, чтобы избежать путаницы. Раздайте инструкции, описывающие процесс подсчета в виде простых шагов. Хотя не должно быть предметов без ценников или ярлыков, подчеркните важность сбора таких предметов в специально отведенном месте, чтобы с ними можно было разобраться в последнюю очередь.

9. Продемонстрируйте процесс

Возьмите на себя инициативу и покажите своим сотрудникам, как правильно проводить физическую инвентаризацию запасов.Дайте им пример заполненного листа и рассмотрите их первую попытку проверить правильность заполнения листа.

Используйте карту, чтобы распределить различные секции магазина по командам подсчета. Отметьте области, которые были подсчитаны на карте, чтобы избежать двойного учета.

10. Готов, готов, считай

Ваши команды готовы разбиться на пары и считать. После того, как первое лицо, второе лицо завершает тег счет с следующей выборкой. Информация:

  • Расположение

  • 1

    Элемент Описание

  • Номер детали

  • Количество

  • единица измерения

Когда счетная бирка завершена, команда прикрепляет оригинал к предмету инвентаризации, сохраняет копию и передает бирки ответственному лицу, которое подтвердит, что все бирки были тщательно заполнены и ни одна из них не пропущена.

11. Еще раз проверьте свои товары

Выполните выборочную проверку секций, чтобы выяснить, правильно ли были подсчитаны товары. Если этот аудит выдает ошибку, воспользуйтесь возможностью перепроверить каждый раздел. Повторение того, что уже было подсчитано, будет стоить затраченных усилий. Группа ввода данных также должна состоять из двух человек, чтобы обеспечить точность ввода.

12. Завершение отчетности

Запишите свои подсчеты в электронную таблицу, чтобы вы могли подсчитать свои расчеты.Ваши отчеты об инвентаризации помогут вам определить любые расхождения между физическим и бухгалтерским количеством, чтобы создать план действий по сокращению любых расхождений.

Составьте отчеты о инвентаризации физического подсчета за определенный период, чтобы определить возможные тенденции. Например, есть ли в вашем магазине область, в которой особенно мало товаров? Существуют ли процессы, которые вы можете ужесточить, чтобы обезопасить товар от потери? Ваши отчеты и результаты должны влиять на каждую область вашего бизнеса — от визуального мерчандайзинга до финансирования.

Подведение итогов для хорошего будущего

При продуманном планировании сезон инвентаризации может стать тем, чего с нетерпением ждет ваша команда. Вы сможете принять корректирующие и превентивные меры для защиты одного из ваших самых ценных активов — ваших акций.

Чтобы узнать больше о том, как добиться успеха в этом году, загрузите Отчет о состоянии сменной работы за 2021 год, чтобы узнать о тенденциях сменной работы, которые менеджеры игнорируют, но не должны.

Инвентаризация: этапы, передовой опыт и советы

Узнайте все, что вам нужно знать о проведении физической инвентаризации, включая этапы, методы, процесс, планирование и преимущества.Кроме того, советы экспертов, календари и метрики помогут вам стать профессионалом в области инвентаризации.

Видео: что такое инвентаризация?

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация — это структурированный подход к подсчету запасов компании, при котором персонал использует заранее определенный метод для подсчета товаров.Компании планируют инвентаризацию в конце отчетного периода.

Четыре типа инвентаризации

Существует четыре типа инвентаризации: ручная, электронная, циклическая инвентаризация и полная инвентаризация. Методы различаются, но выбор правильной техники может стать разницей между хорошими и плохими данными для вашей компании.

Плюсы и минусы типов инвентаризации

Метод физической инвентаризации Описание Плюсы Минусы
Заполнение вручную Этот подсчет использует бумажные карточки подсчета или листы и карандаши для учета запасов. Низкая стоимость материалов Высокий уровень ошибок
Электронный счетчик Этот счетчик может использовать сканеры, RFID, штрих-коды или мобильные устройства. Значительно снижает количество ошибок при подсчете. Для выполнения этого метода по-прежнему требуется дополнительное время и ресурсы.
Подсчет циклов Персонал подсчитывает случайные части или чередующиеся разделы инвентаря в любой момент времени. Это сокращает дополнительное время или ресурсы, необходимые для подсчета, и компаниям может не потребоваться останавливать операции во время подсчета. В зависимости от метода подсчета циклов некоторые компании подсчитывают запасы меньше идеального количества раз.
Полный перечень Компании перепрофилируют персонал или нанимают временный персонал для подсчета всех запасов за один раз. Этот метод обеспечивает точные инвентарные записи для создания годового финансового документа. Этот метод может потребовать остановки работы и требует больших затрат труда и времени.

Физическая инвентаризация и подсчет циклов

Инвентаризация — это всеобъемлющий, часто ежегодный подсчет запасов, имеющихся в наличии у компании. Циклический подсчет — это более систематический метод подсчета частей запаса. Иногда компании проводят циклическую инвентаризацию не реже одного раза в день, и желательно проводить ее не реже одного раза в квартал.

Инвентаризация не всегда автоматизирована.Однако подсчет циклов обычно автоматизирован. Автоматизация оптимизирует процесс инвентаризации в целом, будь то физический учет или подсчет циклов. Это экономит время, устраняет большинство человеческих ошибок и позволяет получать полезные данные в режиме реального времени. Наиболее точные подсчеты запасов — это те, которые сочетают подсчет циклов с автоматизацией.

Ежегодная инвентаризация

Предприятия обычно проводят ежегодную инвентаризацию перед составлением годовых финансовых отчетов.Проведение инвентаризации только один раз в год не всегда дает самые точные результаты. Наилучшая практика подсчета запасов зависит от типа вашего бизнеса и целей.

Типы предприятий, которые проводят ежегодную физическую инвентаризацию, включают розничных продавцов, производителей, оптовых дистрибьюторов и компании, занимающиеся электронной торговлей. Они могут провести полную инвентаризацию один раз или выполнить циклический подсчет. При циклической инвентаризации персонал подсчитывает секции запасов на ротационной или систематической основе. Прочтите наше руководство по циклической инвентаризации, чтобы узнать больше об этой практике.

Даже если у вас есть автоматизированная система, которая управляет вашей инвентаризацией, эксперты согласны с тем, что вам необходимо провести хотя бы некоторую физическую инвентаризацию. Компьютеризированная система не может заменить физическую инвентаризацию. Предприятия с небольшим количеством запасов могут по-прежнему проводить ежегодную физическую инвентаризацию.

Компании с большими запасами, такие как дистрибьюторы, считают замораживание запасов для подсчета запасов весьма разрушительным. Поэтому они могут предпочесть внедрение системы постоянной инвентаризации, чтобы успокоить своих аудиторов и согласовать свои запасы, вместо полной ежегодной инвентаризации.

Преимущества проведения физической инвентаризации

Инвентаризационная инвентаризация является важной частью обеспечения точности и актуальности инвентарных записей. Актуальные записи о запасах обеспечивают более точные прогнозы продаж и закупок и гарантируют, что у вас всегда будет нужное количество продукции.

Проведение физической инвентаризации приносит пользу вашим клиентам, а точный подсчет физических запасов является необходимостью.Ни один конечный пользователь, будь то потребитель, торговый посредник или оптовик, не хочет иметь дело с нестабильным уровнем запасов в этот современный день мгновенного удовлетворения. Удовлетворенность клиентов имеет первостепенное значение. Обновленные уровни запасов гарантируют, что вы сможете быстро выполнять заказы для своих клиентов или сообщать им, когда они могут быть выполнены.

Еще одно преимущество физического подсчета запасов заключается в том, что вы понимаете и можете спланировать потери. Потеря может быть связана с кражей или поломкой. Каждый день, пока предмет остается в инвентаре, его стоимость уменьшается.По мере того, как стоимость уменьшается, риски, связанные с тем, что стоимость хранения предмета превышает его стоимость, становятся очень реальными.

Проведение физических инвентаризаций увеличивает вашу прибыль в целом. Вы можете классифицировать определенные продукты на своем складе как устаревшие запасы, что является ценным методом для определения того, какие товары следует продавать, а какие товары для быстрой продажи. Этот процесс также снижает ответственность и безубыточность, по крайней мере, для сомнительных продуктов.

Проблемы с инвентаризацией

Самая большая проблема, которую компании называют при проведении физической инвентаризации, заключается в том, что она требует много времени и ресурсов.Некоторые компании останавливают части или все операции для проведения физической инвентаризации. Когда это происходит, они рискуют плохо обслуживать клиентов.

У некоторых предприятий нет персонала для проведения полной физической инвентаризации.

Обычно расхождения возникают при физическом подсчете из-за того, что внутренний или временный персонал неточно регистрирует часть запасов, или они неправильно классифицируют предметы или регистрируют новые предметы. Независимо от уровня точности, есть некоторые вещи, которые персонал не должен учитывать во время физической инвентаризации.К ним относятся:

  • Поступления поставщиков после установленной даты окончания подсчета
  • Любые известные кражи
  • Любые известные поставки, отправленные без счетов-фактур

Советы и рекомендации по подготовке к физическому подсчету

Лучший способ успешно провести инвентаризацию — детальное планирование.Использование комплексной письменной политики и инструкций позволяет уменьшить число неизвестных и упростить инвентаризацию.

Другие советы по повышению точности подсчета вашего персонала включают в себя:

  • Использование сканеров или другого оборудования для подсчета запасов
  • Отбор персонала, внимательного к счетчикам
  • Немедленное устранение несоответствий
  • Выполнение имитации подсчета во время планирования
  • Обеспечение того, чтобы стоимость подсчитываемого предмета не отображалась во время подсчета
  • Остановка операций при проведении полной физической инвентаризации
  • Обеспечение присутствия персонала на объекте во время полной физической инвентаризации только для подсчета
  • Охрана склада в день инвентаризации
  • Использование программного обеспечения для инвентаризации

Цель инвентаризации

Инвентаризация может обеспечить точную инвентаризацию.Персонал физически пересчитывает каждую единицу товара. Этот физический осмотр товаров должен подтвердить то, что указано в отчете системы управления запасами. Любое несоответствие должно предупредить вас о другой проблеме.

Предприятия проводят инвентаризацию по другим причинам, например, при подготовке баланса к налоговому сезону. Дополнительные цели инвентаризации включают:

  • Контрольно-балансовые уровни запасов: Инвентаризация может помочь менеджерам увидеть любые расхождения между их отчетами системы управления запасами и тем, какие предметы находятся в их хранилище.
  • Управление или отслеживание кражи: Разница между тем, что отображается в системе управления запасами, и тем, что есть, может быть связано с отсутствием, кражей, потерей или поломкой предметов. Если персонал не введет данные вручную, когда возникнут эти сценарии, система их не распознает.
  • Создайте точный бюджет: Компании с точным подсчетом запасов могут лучше планировать свой бюджет для заказов запасов на следующий год.
  • Отчет о точных доходах: Неточная инвентаризация означает, что компания будет сообщать неправильную сумму себестоимости проданных товаров, валовой прибыли и чистой прибыли. Публичные компании в первую очередь несут ответственность перед своими заинтересованными сторонами за предоставление правильных цифр в своей годовой отчетности.

Типы запасов, которые компаниям необходимо учитывать физически, включают сырье, незавершенное производство (НЗП), готовую продукцию, упаковочные материалы и техническое обслуживание, ремонт и эксплуатацию (ТОиР).Использование правильных показателей запасов может помочь вам измерить относительный успех того, как ваша компания хранит и управляет этими категориями запасов. Вы можете использовать оборачиваемость запасов в качестве показателя успеха для всех этих категорий. Однако существуют дополнительные показатели, которые рекомендуется использовать для каждого типа инвентаря. На приведенной ниже диаграмме показаны примеры рекомендуемых метрик для каждой категории.

Как измерить успех вашей практики управления запасами по типу акций

Типы запасов Метрическая система Метрическая формула Эталон для метрики
Сырье Коэффициент оборачиваемости запасов (Себестоимость проданных товаров за год) / (Средняя стоимость запасов сырья на конец месяца) Лучшие исполнители — ~16.5 раз в год.
Незавершенное производство (НЗП) Запасы незавершенного производства/Обороты (Себестоимость проданных товаров) / (Средний запас, использованный для производства товаров) Сравните этот показатель с предыдущими годами, чтобы оценить производительность.
Готовая продукция Время цикла заказа Рассчитайте количество времени с момента размещения заказа покупателем до получения им продукта. Сообщите этот показатель в днях. Лидеры отрасли два-три дня.
Упаковочные материалы Стоимость упаковки Сложите упаковку, коробки, наполнитель и общие затраты на оплату труда. Для каждого бизнеса эта цифра разная, но каждая компания должна стремиться к постоянным улучшениям.
Техническое обслуживание, ремонт и эксплуатация Точность инвентаризации (Количество товаров, перечисленных как имеющиеся на складе) / (Общее количество найденных запасных частей и сырья) ~95%

Пошаговые инструкции по инвентаризации

Успешная инвентаризация требует соответствующего планирования, подготовки и руководства со стороны персонала.Вовлекайте менеджеров в каждый шаг и попросите их дать совет и надзор для достижения наилучших результатов. Начните планировать свою физическую инвентаризацию как минимум за три месяца.

Предоставляя инструкции по подсчету, вы можете использовать письменную политику компании, которой вы всегда следуете, или готовить новый план каждый год. Убедитесь, что вы охватили следующие действия перед любой запланированной инвентаризацией:

  1. Начните с плана: Если у вашей компании уже есть план, прекрасно.Если вы составляете план, начните с выяснения того, контролирует ли ваша компания запасы с помощью периодической или постоянной системы инвентаризации. Прочтите наше «Основное руководство по управлению запасами», чтобы узнать о наиболее эффективном методе подсчета запасов в зависимости от того, где на вашем складе находятся артикулы.
  2. Определите интервал между подсчетами: В рамках плана решите, как часто вы будете подсчитывать запасы. Точный учет запасов требуется для целей налогообложения в публичных компаниях, но вы можете чаще подсчитывать запасы.
  3. Проект перечня инвентарных запасов для подсчета: Этот черновик перечня должен включать количество запасов. Знание этого числа должно помочь вам определить, сколько времени займет инвентаризация.
  4. Выберите дату инвентаризации: В идеале, эта дата, которую вы выбираете для инвентаризации, оказывает минимальное влияние на ваши обычные бизнес-операции, поскольку инвентаризация требует времени. Выбор времени, которое не приведет к перебоям в работе, не всегда возможен для крупных предприятий или складов поставщиков, но постарайтесь выбрать время, когда оно не особенно занято.
  5. Выберите, кто будет проводить инвентаризацию: Как только вы определитесь с датой инвентаризации, выясните, кто из сотрудников может проводить инвентаризацию. Хорошей практикой является проведение анализа затрат на заработную плату персонала и сверхурочные, чтобы определить, сколько стоит проведение подсчета. Возможно, более экономичным будет нанять и обучить внештатную временную помощь на крупных предприятиях. Внешний дополнительный персонал может высвободить часть вашего штатного персонала для продолжения необходимых операций.
  6. Выберите даты обучения персонала: Точно так же, как вы выбираете дату инвентаризации, вам нужно выбрать одну (или две, в случае большего количества сотрудников) даты для обучения персонала процессу инвентаризации.Это обучение должно проводиться не более чем за неделю до запланированного подсчета, предпочтительно за рабочий день (дни) непосредственно перед подсчетом.
  7. Уведомление внешних партнеров и мест хранения: Поставщики и партнеры должны заранее знать, повлияет ли ваш физический подсчет на их операции, поэтому отправьте сообщение с указанием даты, времени и того, как подсчет повлияет на них. Раннее общение позволяет вашим партнерам обращаться к вам с вопросами и проблемами.
  8. Уведомление персонала: Начните процесс, уведомив персонал о расписании обучения и подсчета голосов.Решите, основываясь на старшинстве или уже существующих разграничениях, кто будет в каждой счетной команде. Некоторые компании предпочитают сочетать опытного сотрудника с новичком.
  9. Закажите необходимое оборудование: Независимо от того, будут ли ваши сотрудники использовать планшеты и карандаши, счетные бирки или сканеры, закажите их заблаговременно до прибытия на обучение. Бирки для подсчета представляют собой тяжелые карточки с последовательной нумерацией, проштампованной сверху и снизу, которые счетчики используют для отслеживания запасов.
  10. Проверьте свое электронное оборудование: Если вы используете электронное счетное оборудование, запланируйте его проверку задолго до подсчета. Возможно, вам потребуется заказать детали, заменить аккумуляторы или зарядить устройства.
  11. Обзор любых приложений и программного обеспечения: Не забывайте об обновлениях программного обеспечения! Если вы планируете использовать приложения или программное обеспечение для инвентаризации, убедитесь, что ваши сотрудники используют самую последнюю версию.
  12. Предварительный просмотр инвентаря: Прогуляйтесь по кладовой или складу.Вы можете получить идеи о том, как уменьшить любые проблемы, с которыми могут столкнуться счетчики. Например, могут быть временные физические барьеры, которые могут замедлить их.
  13. Подготовьте помещение для инвентаризации: Определите любые дополнительные помещения, необходимые для подсчета или персонала. Например, если вы будете вытаскивать мелкие детали для подсчета в этой области, установите контейнеры для использования во время подсчета. Область инвентаря должна быть свободна от любого беспорядка или мусора.
  14. Провести инвентаризацию: Складские помещения всегда должны быть самыми чистыми на любом складе.Тем не менее, не должно быть никаких продуктов, ожидающих, чтобы их убрали, или вне их обычного места хранения.
  15. Идентификация запасов, которых нет в пересчете: Используйте знаки, чтобы показать запасы, которых нет в пересчете. Персоналу легко запутаться во время долгого сеанса и начать считать эти предметы без четкой маркировки.
  16. Подготовьте свой окончательный список предметов: Создайте окончательную версию (включая количество) вашего первоначального списка инвентаря, который будет подсчитан персоналом.
  17. Обучение персонала процедуре: Персоналу потребуются письменные инструкции о том, как проводить подсчет. Учитывайте любые непредвиденные обстоятельства, которые могут возникнуть, такие как дублирование, отсутствующие элементы или элементы, расположенные не в том месте. Заранее решите, как действовать в этих сценариях. Например, персонал может столкнуться с неправильным продуктом в каком-либо месте. Решите, следует ли им прекратить подсчет и вернуться, заполнить новую карточку для присутствующего предмета и пересчитать его или исследовать несоответствие.
  18. Обучение персонала работе с оборудованием: Во время этого же обучения, если вы используете карточки для подсчета, научите персонал, как их заполнять. Если вы используете электронное оборудование, такое как сканеры, обучите команду использованию всех необходимых функций и устранению любых проблем с оборудованием. Включите указания о том, что они должны делать, если оборудование неисправно.
  19. Проведите демонстрацию: Во время обучения персоналу будет полезна демонстрация того, как подсчитывать запасы.
  20. Остановить ввод данных перед подсчетом: Перед печатью списка позиций для подсчета обязательно заморозьте ввод данных в системе управления запасами, чтобы уменьшить расхождения.
  21. Предварительный подсчет запасов: Если возможно, предварительно подсчитайте некоторые части запаса в качестве пробного прогона. Ищите проблемы со счетом и комментируйте, нуждается ли участок предварительного счета в повторном счете или считаете ли вы его завершенным.
  22. Распечатайте список подсчета: Если вы используете карандаш и бумагу, распечатайте окончательный список вечером или утром перед подсчетом, чтобы убедиться, что вы зафиксировали все детали в последнюю минуту.
  23. Заморозить другие действия: В случае полного подсчета заморозить любые другие действия компании, связанные с запасами. Другими словами, не получайте и не корректируйте какие-либо акции компании до тех пор, пока подсчет не будет завершен и не выверен.

На приведенном ниже примере показана одна физическая инвентаризация за три дня. Этот сценарий для крупной компании или поставщика-склада. Как видите, сотрудники начинают планировать физический подсчет за 12 недель.

Пример шагов инвентаризации в днях

Процесс инвентаризации физических запасов

После составления подробного соответствующего плана инвентаризации пришло время выполнить процесс физической инвентаризации. Назначьте супервайзера каждой команде счетчиков, перед которым они отчитываются, и все необходимое им оборудование.

Процесс в день подсчета начинается с того, что менеджеры замораживают товарно-материальные ценности.У них также должны быть распечатки списка инвентаря, который будет подсчитан. Следующие шаги в инвентаризации:

  1. Назначьте карты, распечатки инвентаря для подсчета и оборудование для персонала.
  2. Персонал подсчитывает назначенный инвентарь.
  3. Персонал заполняет электронные таблицы или считает теги.
  4. Персонал возвращает электронные таблицы или счетчики менеджерам.Если сотрудники используют счетные бирки, они прикрепляют верхнюю часть бирки к инвентарю или месту хранения запасов.
  5. Менеджеры вводят данные в систему инвентаризации.
  6. Менеджеры сравнивают данные подсчета с данными в системе.
  7. Менеджеры сравнивают данные с отчетами по урожайности и упаковке.
  8. Руководители назначают сотрудников для расследования любых несоответствий.
  9. Персонал пересчитывает или обосновывает расхождения.
  10. Персонал повторно отправляет менеджерам любые изменения данных.
  11. После того как менеджеры проверяют данные подсчета, они отправляют их в бухгалтерию.
  12. Бухгалтерия проверяет данные инвентаризации.
  13. Бухгалтерия утверждает инвентаризацию.
  14. Менеджеры размораживают акции и возвращаются к нормальной работе.

Блок-схема процесса инвентаризации

Используйте карту своего обычного склада или зоны хранения и обозначьте зоны, где будет работать каждая группа подсчета.Обратите внимание, как увеличенный раздел на изображении ниже показывает маркировку каждого места хранения. Назначьте сотрудников в определенные места.

Карта планировки склада на день инвентаризации

Типичный подсчет включает местоположение, описание элемента, номер детали, присутствующее количество и единицу измерения. Персонал должен проверить все бирки на предметах и ​​информацию о них. Аудиторы должны следить за подсчетом каждого раздела, как только команда завершает его.Выборочные проверки на протяжении всего процесса также являются хорошей идеей. Наконец, вознаградите сотрудников за их участие в инвентаризации. Хотя инвентаризация необходима, она может не быть любимым занятием ваших сотрудников.

После подсчета начинается захватывающая часть: анализ. Если ваше исследование показывает какие-либо нарушения запасов, назначьте расследование. Определите любые зоны в вашем хранилище, которые представляют высокий риск или могут иметь аномалии. Определите любые дополнительные показатели, которые вы будете сообщать, например оборачиваемость запасов.Для получения дополнительной информации об оборачиваемости запасов прочитайте «Учебник по оборачиваемости запасов: расчеты, показатели и анализ».

Как оптимизировать инвентаризацию с помощью NetSuite

Инвентаризация – это факт ведения бизнеса. Использование системы управления запасами может помочь вам всегда иметь нужный объем запасов в нужных местах для удовлетворения спроса клиентов. В решении NetSuite для управления запасами и складами есть все инструменты, необходимые менеджерам по управлению запасами, чтобы помочь им отслеживать и находить запасы в любой момент.Система поддерживает все основные функции будущего, такие как AI, VMI и интеграция с мобильными устройствами.

Функция Inventory Count

NetSuite улучшает отслеживание запасов и обеспечивает повышенный контроль над ключевыми активами. Компании могут классифицировать запасы на основе объема транзакций и/или стоимости и вводить регулярные периодические подсчеты количества товаров в наличии для поддержания точности запасов.

В то время как физический подсчет раз в год может показаться хорошим вариантом, циклический подсчет менее разрушительный и обеспечивает больше ежедневного контроля запасов.Использование системы управления запасами и системы управления складом с регулярным циклическим подсчетом дает компаниям более точный уровень запасов; автоматические подсказки предметов, которые необходимо пересчитать; возможность категоризировать товары по объему или стоимости; улучшенная гарантия качества; и более высокие показатели удовлетворенности клиентов. Использование циклического счета делает расхождения все меньше и меньше с каждым счетом. Примирение тоже проще.

Узнайте больше о решении NetSuite для управления запасами.

10 простых и практичных советов

Быстрый прием: Хотите быстро и эффективно провести инвентаризацию? Этот пост вас охватил.

  • Изучите различные методы подсчета физических запасов.
  • Получите советы о том, как повысить скорость и точность инвентаризации.
  • Узнайте, почему вам следует использовать приложение для подсчета запасов, чтобы легко подсчитывать и сверять свои запасы.

Как розничный торговец, физический подсчет запасов, вероятно, не входит в список ваших любимых занятий. Утомительная задача, подсчет товаров в магазине, может занять несколько часов, а для некоторых продавцов это также требует временного закрытия магазина.

Но даже если это работа, которая вам не слишком нравится, физический подсчет запасов является обязательным для любого розничного продавца. Внимательное наблюдение за запасами, которые у вас есть на бумаге, по сравнению с тем, что есть на самом деле в магазине, позволяет вам поддерживать точность запасов, заблаговременно выявлять причины усадки и гарантировать, что у вас всегда есть нужный объем запасов в нужное время.

Прежде чем мы двинемся дальше, давайте сначала разберемся, что такое физический инвентарный подсчет.

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация — это практика личного подсчета ваших розничных товаров. Обычно в этом процессе сотрудник розничной торговли (или группа рабочих) проходит через торговый зал и складские помещения розничного продавца и подсчитывает каждый товар. Затем данные записываются либо вручную, с помощью ручки и бумаги, либо в электронном виде с помощью мобильного устройства.

Целью инвентаризации является проверка запасов в магазине и обеспечение того, чтобы данные о запасах, имеющиеся у розничного продавца на бумаге, соответствовали запасам, которые фактически находятся в магазине.

Чтобы облегчить вам эту задачу, мы собрали несколько практических советов по организации процесса инвентаризации, проведению инвентаризации и т. д. Проверьте их ниже.

Обновление: советы по инвентаризации во время COVID-19

Мы понимаем, что вы можете читать, пока мир переживает пандемию коронавируса.

Возможно, вы находитесь в режиме блокировки, но все же хотите убедиться, что у вас есть хороший контроль над уровнем ваших запасов. Возможно, ограничения вашего штата или страны ослабевают, и вы готовитесь вновь открыть свой магазин.

В любом случае, вот несколько советов, которые помогут вам оставаться в безопасности и быть здоровыми при подсчете продуктов.

Если возможно, пересчитайте продукты самостоятельно или с кем-нибудь из членов вашей семьи

Ограничение контактов с людьми за пределами вашего дома — одна из лучших вещей, которые вы можете сделать, чтобы избежать потенциального заражения или распространения вируса.

Так что посмотрите, сможете ли вы провести инвентаризацию физических запасов самостоятельно или вместе с членом вашей семьи, если у вас есть более крупный каталог.

В зависимости от того, сколько продуктов у вас есть, вам может потребоваться разбить сеансы подсчета.

Если вам необходимо привести своих сотрудников, соблюдайте физическое дистанцирование

Нужно привести свой персонал? Примите меры, чтобы защитить себя и их. Носите средства индивидуальной защиты, такие как маски и перчатки, когда вы находитесь в магазине.

И обязательно соблюдайте безопасное расстояние — не менее 6 футов — при подсчете продуктов. Вы можете сделать это, назначив различные области, в которых вы и ваша команда можете считать продукты. Например, у вас может быть один член команды, который будет подсчитывать товары перед входом в магазин, пока вы остаетесь на складе.

Другим вариантом является планирование подсчета по сменам, чтобы вы не находились в магазине в одно и то же время. Например, вы можете поручить сотруднику приходить утром, а во второй половине дня заниматься инвентаризацией.

Использовать устройства, ограничивающие физический контакт

Чем меньше предметов или устройств вы прикасаетесь, тем лучше. Имейте только одно устройство на человека при подсчете продуктов. Поэтому вместо буфера обмена, ручки и бумаги выберите приложение для подсчета акций, такое как Scanner, которое люди могут загрузить на свои телефоны — никаких дополнительных устройств не требуется.

Также постарайтесь ограничить продукты, к которым вы прикасаетесь. По возможности старайтесь сканировать штрих-код товара, не беря его с полки.

Теперь, когда мы рассмотрели здоровье и безопасность инвентаризации в условиях COVID-19, вот более общие советы, которые помогут сделать инвентаризацию более эффективной в вашем бизнесе.

1. Проводить инвентаризацию? Рассмотрим подсчет циклов

Вы когда-нибудь пробовали циклический подсчет (частичный учет)? Это процесс частичного подсчета товаров на постоянной основе, чтобы вы могли контролировать уровень запасов, не прерывая работу магазина. Известный как один из наиболее эффективных методов инвентаризации для розничных продавцов, циклическая инвентаризация может проводиться ежедневно или еженедельно (обычно перед открытием магазина) и избавляет вас от необходимости проводить полную инвентаризацию.

Филип Правда из SuitCafe.com настоятельно рекомендует этот метод. «У меня было четыре магазина роскошной мужской одежды, и мой метод инвентаризации был почти ежедневным, — делится он.

«Я выбирал небольшие отделы магазина или определенную марку рубашки, костюма, пальто и т. д. Я подсчитывал их по номерам моделей и размерам. Затем подойдите к моему компьютеру и сравните. Делать весь магазин для малого бизнеса сложно, потому что вы всегда помогаете покупателям и, конечно же, не хотите закрываться раньше или целый день проводить инвентаризацию.

Точно так же Престон Вили из сайта электронной коммерции SewellDirect.com говорит, что частичная инвентаризация на постоянной основе работает для них хорошо.

« Сотрудникам нашего отдела доставки поручается проводить несколько проверок каждую неделю — товары с большими объемами попадают на проверку гораздо чаще, чем продавцы с небольшими объемами, но каждый продукт подсчитывается не реже одного раза в год », — говорит он. . «Кроме того, мы выявляем проблемы намного раньше, что не позволяет им стать серьезными проблемами.

С другой стороны, если циклическая инвентаризация не для вас или если вы чувствуете, что вам необходимо провести полную инвентаризацию в дополнение к частичной инвентаризации (как это делают некоторые розничные продавцы), вам следует воспользоваться другими советами в этом посте. сделать вашу жизнь проще.

2. Использование инвентарных сканеров или других типов технологий инвентаризации

Традиционно инвентаризация проводится с помощью ручки и бумаги. Персонал будет использовать инвентарную ведомость для подсчета продуктов и согласования данных в своей системе.

Хотя этот метод может выполнить свою работу, он крайне неэффективен и требует двойной записи. Не говоря уже о том, что, поскольку физический подсчет запасов уже является «ручной» задачей, последнее, что вам нужно, — это подсчитывать и записывать данные вручную.

Если вы используете POS или программное обеспечение для управления запасами, проверьте, предлагает ли оно функции подсчета запасов, которые вы можете использовать.

Например, функция

Vend Inventory Counts позволяет розничным продавцам максимально безболезненно подсчитывать свои запасы.Такие функции, как одновременная инвентаризация, позволяют использовать несколько устройств для более быстрого подсчета запасов, а функция режима быстрого сканирования Vend позволяет розничным продавцам подсчитывать запасы с помощью сканера штрих-кода или путем поиска артикулов.

Если вы уже используете Vend, ознакомьтесь с нашими новыми функциями инвентаризации и воспользуйтесь ими в следующий раз, когда будете проводить физическую инвентаризацию в своих магазинах.

Другие технологии, которые вы должны рассмотреть:

Приложение для сканера . Оцифруйте процесс подсчета с помощью Scanner, бесплатного мобильного приложения, которое упрощает подсчет запасов.

Сканер позволяет выполнять полную и частичную инвентаризацию с помощью iPhone, iPad или iPod Touch. Просто отсканируйте штрих-коды вашего продукта с помощью камеры вашего устройства, и приложение автоматически сохранит и запишет всю необходимую информацию о продукте.

Сканер

также синхронизирует завершенные подсчеты с вашей учетной записью Vend, поэтому, когда вы закончите подсчет, вы можете легко обновить свои уровни запасов.

Не пользователь венда? Сканер создаст файл CSV, который вы легко сможете отправить по электронной почте себе и своим сотрудникам.

Наконечник для продажи


Экономьте время и уменьшите количество человеческих ошибок при проведении инвентаризации. Нажмите на ссылку, чтобы узнать больше о Scanner – бесплатном приложении для сканирования штрих-кодов.

Узнать больше

RFID – Нужен более сложный инструмент для инвентаризации? Рассмотрим технологию RFID. Сокращенно от «радиочастотная идентификация», RFID позволяет вам встраивать чипы в упаковку ваших товаров, чтобы вы могли легко отслеживать их местонахождение.RFID действительно удобен не только с точки зрения предотвращения потерь, но и когда речь идет о поддержании точности инвентаризации.

Подумайте, что Mammoth, магазин спортивных товаров в Калифорнии, делает для оптимизации инвентаризации. Вместо того, чтобы проводить полную инвентаризацию, компания ежедневно физически подсчитывает свои дорогостоящие и малоусадочные товары, а затем циклически пересчитывает процент своих запасов с целью подсчета всех своих товаров каждые две недели.

Mammoth также использует программное обеспечение Truecount RFID для создания отчетов о том, что у них должно быть на складе.

«Truecount позволяет нам создать сравнительный отчет на основе того, что наша компьютеризированная система инвентаризации говорит, что у нас есть на складе, и того, что мы можем посчитать», — сказал NRF совладелец Mammoth Фил Херцог. Эта задача выполняется после закрытия, и на следующее утро они согласовывают свой инвентарь, чтобы найти расхождения. Если есть какие-либо различия, персонал информируется о том, где должны быть недостающие предметы, чтобы их можно было физически проверить.

Совет для профессионалов: Независимо от того, как выглядит ваш технический стек, убедитесь, что ваше аппаратное и программное обеспечение работает безупречно.Проверьте свои сканеры штрих-кодов, просмотрите функциональные возможности вашего программного обеспечения и выполните несколько тестовых подсчетов, чтобы убедиться, что все готово к официальному подсчету.

3. Грамотно выбирайте счетчики

Не назначайте инвентаризацию любому сотруднику. Группа, проводящая инвентаризацию, должна состоять как из опытных сотрудников, так и из тех, кто может дать свежий взгляд.

Вам понадобятся опытные члены команды, так как они будут лучше знакомы с вашей политикой и расположением различных предметов.Тем не менее, кто-то, кто так привык к вашему магазину или складу, может упустить из виду мелкие проблемы и детали, поэтому наличие людей, которые немного новичок в команде, может быть полезным.

Другой вариант — нанять сторонних счетчиков запасов. Это полезно, если у вас нет внутреннего опыта или ресурсов для самостоятельного проведения подсчета. Теперь фактическая процедура подсчета будет варьироваться от одного поставщика к другому. Лучше проконсультироваться со сторонним счетчиком акций и следить за их процессами.

4. Если вам необходимо провести полную инвентаризацию, запланируйте ее заранее

Время процесса инвентаризации имеет большое значение, поэтому подумайте, когда (и в какое время) запланировать инвентаризацию, а затем спланируйте (насколько далеко) вперед.

Когда обычно проводится инвентаризация?

Вопрос о том, когда (и как часто) следует проводить полную физическую инвентаризацию, действительно зависит от вас. Некоторые магазины делают это один раз в год, другие — раз в два года, третьи — чаще.

Доктор розничной торговли Боб Фиббс пишет в своем блоге, что лучше всего делать это в последние выходные января или в конце июля, поскольку в эти периоды ваши SKU потенциально находятся на самом низком уровне.

Что бы вы ни решили, вы должны назначить дату заблаговременно (за несколько недель или даже месяцев) и убедиться, что ваши сотрудники знают, что произойдет. На этом этапе вам нужно записать имена людей, которые будут помогать вам с инвентаризацией.Убедитесь, что они могут быть доступны в назначенную дату.

В идеале вы не хотели бы останавливать работу магазина, поэтому, если вы можете справиться с этим, запланируйте инвентаризацию в нерабочее время. Но если это невозможно, и вам нужно закрыть магазин на день или несколько часов, обязательно предупредите своих клиентов.

Предупредите постоянных клиентов о том, что вы будете закрыты в определенный день, устно сообщите людям, когда они будут в вашем магазине, и повесьте вывеску за пределами вашего магазина или на кассе с указанием даты и времени, когда вы будете закрыты и почему.

5. Общение, общение, общение

Мы упоминали об этом ранее, но на этом стоит остановиться подробнее. Если вы проводите полную инвентаризацию, вам необходимо заранее сообщить о своих планах нужным людям.

Свяжитесь с вашей командой и сообщите им заранее, когда вы планируете проводить подсчет и в каких местах, чтобы они могли подготовить продукты и свести к минимуму движения запасов в день проведения подсчета.

Это может означать планирование доставки товаров на другое время и приостановку торговли в магазине.

В любом случае, регулярные сообщения и напоминания проложат путь к беспрепятственной инвентаризации.

6. Карта вашего магазина

Составьте карту вашего магазина и складского помещения, показывающую, где находятся ваши товары. Как отмечает Фиббс, вам следует «набросать расположение каждой стойки, дисплея, стены и полки, если это необходимо».

Это даст краткий обзор вашего магазина и облегчит вам назначение людей в каждую секцию, чтобы вы могли определить лучший способ проведения процесса подсчета (т.е. с чего начать считать, как передвигаться по магазину).

Ваша карта также может служить удобным контрольным списком, когда вы фактически подсчитываете продукты. Вы можете отметить разделы, которые уже были подсчитаны, чтобы было легче увидеть, сколько вы выполнили.

7. Ящики и полки с этикетками

Не заходить в задание вслепую. Если вы проводите физическую инвентаризацию, обязательно пометьте коробки или полки на складе, если продукты в них не видны.

Как пишет блог Supply Chain Cowboy: «Когда приходит время подсчитывать запасы, важно иметь все в отмеченном месте. Эти незакрепленные коробки и поддоны без дома часто являются проблемами, которые возвращаются, чтобы преследовать вас, пока вы пытаетесь примириться. Даже если вам нужно создать новые временные локации на время подсчета, положите все в хорошо обозначенное и определенное место и оставьте там».

Убедитесь, что все находится там, где должно быть.Пройдитесь по магазину или складу и следите за предметами, которые находятся не на своем месте. В разделе обуви прячутся майки? Кто-то неправильно маркировал коробку с товаром? Обязательно исправьте эти ошибки, прежде чем начать подсчет.

8. Подумайте о предметах, находящихся в подвешенном состоянии

При планировании инвентаризации подумайте, как вы будете поступать с вещами, которые находятся в подвешенном состоянии. Сюда могут входить товары в пути, например невыполненные заказы от поставщиков или возвращенные товары. В идеале, эти элементы должны быть обработаны и обработаны до выполнения подсчета, чтобы избежать путаницы в дальнейшем.

Если вы реализуете услуги по выполнению заказов в магазине, такие как BOPIS и самовывоз, четко пометьте товары, ожидающие выполнения или самовывоза, чтобы вы могли убедиться, что они не учитываются при подсчете.

То же самое для дефектных продуктов. Если вы обнаружите поврежденные предметы до того, как произойдет подсчет, разберитесь с ними на ранней стадии.

9. Ориентируйте посох

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда знала обо всех шагах, которые вы предприняли выше.Если вы создали карту, покажите ее им и убедитесь, что они знают, где назначены люди.

Изменили ли вы положение определенных предметов или перемаркировали коробки и секции? Скажи им или, еще лучше, покажи им . Прогуляйтесь с ними по торговому залу или складу, чтобы они могли ознакомиться со всем. Это значительно облегчит задачу фактического подсчета и согласования.

10. Приготовление еды и напитков для персонала

Вода, газированные напитки и несколько коробок пиццы сделают ваших сотрудников счастливыми и эффективными. Физический подсчет инвентаря — утомительный процесс, поэтому вам нужно, чтобы ваша команда оставалась на высоте. Сытое питание и полив помогают им в этом.

11. Пост-счет: контролируйте свой инвентарь

Закончили подсчет ваших запасов? Немедленно примите меры для повышения точности инвентаризации. Вот как:

Перепроверьте и проверьте свои подсчеты как можно скорее . Всегда полезно перепроверить свои инвентарные номера, прежде чем обновлять уровни запасов, чтобы убедиться, что все было подсчитано правильно.И самое время сделать это сразу после того, как вы завершите инвентаризацию. Информация должна быть свежей в вашем уме, поэтому не откладывайте инвентаризационные проверки и аудиты.

Получение отчетов об инвентаризации . Это позволит вам проанализировать данные и увидеть, что вы можете сделать для улучшения своего бизнеса.

Эта задача должна быть простой, если ваша POS-система или система управления розничной торговлей имеют возможности отчетности и розничной аналитики. Просто создавайте правильные отчеты и изучайте данные, чтобы получить полезную информацию.Кроме того, вы можете использовать такой инструмент, как бесплатный шаблон инвентаризации Excel от Vend, чтобы получить необходимые данные и идеи.

Определение зон высокого риска — Используйте отчеты о запасах для определения зон или регионов высокого риска в ваших магазинах. Расскажите своим сотрудникам об этих зонах повышенного риска и выясните, как можно минимизировать потери в этих регионах.

Сравнение нескольких заполненных отчетов о инвентаризации . После того, как вы выполнили несколько инвентаризаций за определенный период времени, полезно изучить эти отчеты, чтобы выявить закономерности.Это поможет вам понять, почему происходят потери или несоответствия, чтобы вы могли принять превентивные меры на будущее.

Сравнение прошлых отчетов с текущими также поможет вам увидеть, работают ли ваши методы инвентаризации. Уменьшаются ли расхождения со временем или нет? В любом случае, единственный способ выяснить это – сравнить данные.

Устранение расхождений

Если вы обнаружите несоответствия, примите немедленные меры, чтобы выяснить причину проблемы.Как мы упоминали в нашем посте о сверке запасов, расхождения часто можно отнести к человеческим ошибкам, неправильным расчетам или отсутствующим документам. В таких случаях вам нужно ужесточить свои процессы. Документируйте свои процедуры и автоматизируйте различные шаги, чтобы свести к минимуму ошибки. Например, если вы вручную вводите продукты в свою систему, используйте вместо этого сканер штрих-кода или файл CSV.

Иногда расхождения в инвентаре вызваны более зловещими причинами. Возможно, вы имеете дело с кражей или мошенничеством в своем магазине, и в этом случае вам придется провести расследование и принять меры для предотвращения и устранения проблем.

В любом случае, единственный способ определить, с чем вы имеете дело, — это регулярно проводить инвентаризацию, так что постарайтесь всегда быть в курсе этой задачи. Отслеживание данных о ваших запасах (в идеале с использованием программного обеспечения для отчетности по розничным продажам) также очень помогает.

Нижняя строка

Независимо от того, управляете ли вы запасами с помощью Excel или используете решение для розничной торговли, такое как Vend, инвентаризация является важной частью работы розничного магазина.

Гладкая и безболезненная инвентаризация не происходит случайно.Детали планируются заранее, а продукты, материалы и инструменты, которые вы будете использовать, готовятся заранее. Если вы собираетесь провести инвентаризацию в ближайшее время, обязательно выполните задачи, о которых мы говорили выше. Это сделает вашу жизнь намного проще.

Есть еще какие-нибудь советы по инвентаризации? Дайте нам знать об этом в комментариях.

О Франческе Никасио

Франческа Никасио — эксперт по розничной торговле и контент-стратег Vend. Она пишет о тенденциях, советах и ​​других интересных вещах, которые позволяют розничным торговцам увеличивать продажи, лучше обслуживать клиентов и в целом быть более крутыми.Она также является автором бесплатной электронной книги Retail Survival of the Fittest, которая поможет ритейлерам подготовить свои магазины к будущему. Свяжитесь с ней в LinkedIn, Twitter или Google+.

Как провести физическую инвентаризацию

В соответствии с правилами налогообложения или бухгалтерского учета большинство розничных продавцов обязаны указывать точную стоимость товаров в наличии в своих магазинах путем физического подсчета всех запасов. Хотя розничный магазин может использовать систему непрерывного учета или другое программное обеспечение для отслеживания всех товаров, все равно может потребоваться физический подсчет всех запасов.

Вот как можно провести физическую инвентаризацию с минимальными нарушениями и с максимальной точностью. Эти советы сделают процесс более простым и точным для предпринимателей и их сотрудников.

Как считать инвентарь

Заполнение полок товарами со склада. Постарайтесь убрать как можно больше инвентаря из задней комнаты. Убедитесь, что под кассой, в офисе или любом другом месте нет товаров. Вы не хотите, чтобы какой-либо сюрприз и неучтенные товары всплывали позже.

Чтобы провести инвентаризацию как можно быстрее, запланируйте время, когда продажи идут медленно, а уровень запасов снижается. В связи с этим завершите полное зонирование (восстановление) или выпрямление магазина перед физической инвентаризацией, чтобы все товары были аккуратными и упорядоченными для легкого подсчета. Учет товаров, когда запасы невелики, а в магазине порядок, — ваш лучший шанс для беспрепятственного подсчета запасов.

Если для проведения физической инвентаризации была нанята служба инвентаризации, следуйте инструкциям, которые они предоставляют, и подготовьте магазин в соответствии с их инструкциями.С другой стороны, если инвентаризация проводится сотрудниками магазина, встретьтесь с персоналом, чтобы объяснить процесс инвентаризации.

Менеджер магазина должен выборочно проверить несколько счетных ведомостей, чтобы убедиться в точности подсчета, проведенного сотрудниками. Назначьте каждому сотруднику местонахождение и предоставьте предварительно пронумерованные листы учета запасов с подробным описанием запасов с указанием наименования товара, цены и уровня запасов. Убедитесь, что в состав группы инвентаризации входят несколько человек и что у них есть карандаши с ластиками, чтобы легко исправлять ошибки.

Если у вас есть какие-либо причины сомневаться в способности вашего персонала успешно провести физическую инвентаризацию, вы можете следовать своей интуиции и вместо этого воспользоваться услугой инвентаризации. Лучше перестраховаться, чем сожалеть, когда дело доходит до такого утомительного процесса.

Когда возникают расхождения

Лица, проводящие инвентаризацию, должны подсчитывать каждый предмет на своем листе и записывать только точное количество. Когда инвентаризация завершена, сравните инвентаризацию с записью постоянной инвентаризации.

Расхождения должны быть дополнительно исследованы и устранены. Пересчет может потребоваться другой счетной группе для любого серьезного несоответствия. Если вы решили использовать свой собственный персонал, а не службу инвентаризации, несоответствие в подсчете может быть красным флажком, что кто-то ошибся. Пересчет, который не приводит к расхождениям, — это один из вариантов, который вы должны проследить за тем, чтобы ошибка была исправлена.

Когда процесс инвентаризации завершается

В конце процесса инвентаризации скорректируйте постоянную запись инвентаризации для каждой позиции, чтобы отразить количество и стоимость инвентаризации.Теги, показывающие завершенные зоны, должны помочь в этом.

Руководство по процессу управления запасами

Какие методы вы используете для управления запасами? Есть ли у вас система управления запасами и контроля запасов?

Если у вас нет ответов на эти вопросы, вы не принимаете наиболее обоснованных решений для своего инвентаря. Это означает, что вы тратите больше на хранение и получаете меньше прибыли.

Внедрение новых методов управления запасами поможет вам сократить потери и сосредоточиться на развитии вашего бизнеса.

Мы можем помочь вам понять, как управлять вашим инвентарем, некоторые из лучших инструментов для использования и преимущества, которые вы можете ожидать. Это важная часть нашего руководства по управлению запасами.

Что такое управление запасами?

Управление запасами — это процесс снижения затрат на управление запасами и оптимизации вашей способности удовлетворять спрос клиентов. Это можно сделать с помощью различных методов управления запасами, таких как сокращение мертвого запаса (см. значение мертвого запаса) или расчет оптимальной точки повторного заказа с использованием формулы точки повторного заказа.

Эта наиболее важная часть управления запасами заключается в том, что она требует особого внимания к отслеживанию запасов. Вы можете провести инвентаризацию вручную или инвестировать в систему управления запасами.

Система управления запасами Определение

Система управления запасами — это система, которая управляет всеми аспектами запасов компании. Это включает в себя покупку, доставку, отслеживание, хранение, оборот запасов и повторный заказ. Этот тип универсального программного обеспечения для управления запасами может быть интегрирован в вашу POS-систему для обеспечения непрерывного учета запасов.

Целью управления запасами является…

Основная цель управления запасами — найти баланс между инвестициями в запасы и обслуживанием клиентов. Это означает, что вы должны как можно меньше инвестировать в запасы, но при этом иметь возможность удовлетворять потребительский спрос на свои продукты.

Модель запасов «точно в срок» (JIT) — прекрасный пример этой веры в действие. При JIT никакие дополнительные продукты никогда не хранятся на складе компании.Вместо этого все необходимые предметы и материалы доставляются только по мере необходимости для выполнения заказов клиентов. Это устраняет все лишние накладные расходы и оптимизирует цепочку поставок.

Процесс управления запасами

Управление запасами требует создания и выполнения простого набора процессов. После установки эти процессы ограничивают вероятность неправильного управления вашими запасами и должны быть найдены в любом резюме менеджера склада. Прежде чем строить свой план, вы должны сначала понять шаги, через которые проходит инвентаризация.

Этапы процесса управления запасами

Существует восемь шагов процесса управления запасами, вокруг которых строятся все планы запасов. Вот эти шаги.

  1. Товар доставляется на ваш объект. Это точка, в которой товары впервые попадают в ваш инвентарь.
  2. Продукт проверяется, сортируется и хранится. Вы можете использовать для этого кросс-докинг, прямую поставку или другую стратегию, которая лучше всего подходит для вашего места хранения.
  3. Уровни запасов контролируются. Это может быть осуществлено с помощью физической инвентаризации, подсчета циклов инвентаризации или программного обеспечения непрерывной инвентаризации.
  4. Заказы клиентов размещены. Покупатели могут совершать покупки лично или через вашу цифровую витрину.
  5. Заказы клиентов утверждены. Вероятно, это автоматизированный процесс в вашей POS-системе. Если вы участвуете в дропшиппинге, это будет момент, когда вы передаете заказ своему поставщику.
  6. Товары берутся со склада. Этот товар находится по номеру артикула, упаковывается и отгружается или доставляется непосредственно покупателю.
  7. Уровни запасов обновлены. Программа постоянной инвентаризации автоматически изменит уровень ваших запасов. Вы также можете вручную регистрировать каждую продажу или обнаруживать изменения при проведении физической инвентаризации.
  8. Уровень запасов вызывает повторный заказ. Расчет точки повторного заказа для каждого продукта, который вы продаете, может оптимизировать этот шаг и предоставить вам товары, необходимые для удовлетворения спроса.Это основной компонент модели запасов точно в срок.

Определение потока процесса управления запасами

Эти восемь шагов могут быть выполнены более эффективно при правильно управляемом потоке процесса управления запасами. Каждый шаг можно оптимизировать, отслеживая и просматривая каждый шаг. Вы можете устранять потери, обнаруживать недостатки и перераспределять ресурсы на любой этап, который в них нуждается, чтобы увеличить прибыль и ограничить расходы.

Создание карты процесса управления инвентаризацией

Карта процесса инвентаризации представляет собой блок-схему, показывающую каждый шаг вашей программы инвентаризации.Хотя восемь шагов довольно стандартны, есть много переменных, характерных для вашего бизнеса. Планируя все шаги и варианты, вы всегда можете быть готовы к любым изменениям спроса или предложения.

Например, если поступил заказ, а товара нет в наличии, вам нужно знать, что делать. Ваша карта процесса инвентаризации должна включать предпочтительный метод вашего бизнеса в этой ситуации. Это может быть размещение отложенного заказа или возврат средств покупателю. Вы даже можете указать на своей карте, что вы делаете и то, и другое в зависимости от стоимости предмета.

Что такое первый шаг управления запасами?

Первым шагом в управлении запасами является выполнение планирования спроса и прогнозирование. На этом этапе вы изучаете тенденции потребительского спроса и данные о продажах, чтобы определить, какое количество каждого продукта вам потребуется для удовлетворения потребительского спроса в будущем. Без этого шага вы просто будете покупать инвентарь, не зная, сможете ли вы его продать и достаточно ли вы заказали.

Методы управления запасами

Методы управления запасами или методы управления запасами — это инструменты, которые можно использовать для более эффективного отслеживания запасов.Они охватывают весь спектр от заказа продуктов до способов доставки, и каждый из них предлагает уникальные преимущества, если все сделано правильно. Управление уровнями запасов имеет первостепенное значение для получения наибольшей прибыли и обеспечения выполнения заказов ваших клиентов.

Объяснение различных методов управления запасами

Четыре основных механизма управления запасами: Анализ запасов ABC , Экономический объем заказа (EOQ), страховой запас и повторный заказ. Эти устройства обеспечивают достаточный запас товаров для удовлетворения потребительского спроса. Они предлагают свои собственные преимущества в зависимости от бизнеса, которым вы управляете. Вот краткое руководство по каждому из них.

ABC-анализ оценивает стоимость всех товаров в вашем инвентаре. Это позволяет вам перераспределять ресурсы и прикладывать усилия для создания лучших предметов. EOQ — это модель запасов, которая определяет идеальный объем заказа для минимизации затрат на хранение. Буферный запас — это дополнительный запас товаров, который вы держите под рукой на случай быстрого увеличения спроса.Точки повторного заказа — это точная точка, в которой вы должны повторно заказывать продукты для удовлетворения спроса, не храня больше товаров, чем необходимо.

Канбан-метод управления запасами

Канбан-метод управления запасами представляет собой систему планирования запасов, которая поддерживает минимальный уровень запасов. Он построен вокруг «контейнеров», которые разделяют материалы, используемые в производстве. Это основной компонент модели «точно в срок», или модели бережливого производства. Это позволяет вам иметь под рукой ровно столько припасов, сколько нужно для выполнения активных заказов.Каждый раз, когда размещается новый заказ, вы получаете доставку компонентов, необходимых для его выполнения.

Вот пример того, как работает метод канбан. Допустим, вы управляете мясоперерабатывающим заводом. В соответствии с методом канбан вы хотите иметь под рукой достаточное количество мяса и упаковочных материалов для удовлетворения ваших потребностей в выполнении заказа (см. значение выполнения заказа). Таким образом, когда поступает новый заказ на 500 фунтов говядины, вы в первую очередь используете мясо и припасы, которые есть в наличии. Как только эта «корзина» с материалами будет использована, вы размещаете заказ у своего поставщика, чтобы завершить его выполнение.Это повторяется по мере необходимости каждый раз при получении заказа.

Методы отслеживания запасов

Одной из самых важных вещей, которые вам необходимо сделать для контроля и управления запасами, является отслеживание каждого отдельного продукта.

Вот наиболее распространенные способы отслеживания запасов:

  • Ежемесячная инвентаризация. Подсчет запасов вручную — самый старый и самый трудоемкий способ отслеживания запасов. Вам нужно закрыть все операции и создать группы, которые будут проходить через ваш склад и вести учет всех запасов.Эта информация отслеживается либо с помощью специального инструмента, либо в электронной таблице Excel. Хотя этот метод является хорошим началом, он может стать чрезмерно обременительным по мере роста вашего инвентаря.
  • Количество циклов инвентаризации. Циклическая инвентаризация похожа на миниатюрную физическую инвентаризацию. Вместо того, чтобы вручную подсчитывать все свои продукты каждый месяц, вы считаете только самые ценные из них каждые несколько дней. Это позволяет вам следить за продуктами, которые наиболее важны для вашего бизнеса, и позволит вам действовать быстрее, когда возникает проблема.Это также позволяет вам подсчитывать запасы без остановки операций. Однако вы не будете знать свои общие уровни запасов, поэтому для максимального эффекта его следует использовать в сочетании с другим методом отслеживания запасов.

Использование программного обеспечения для непрерывного управления запасами. Лучший способ отслеживать свои запасы — инвестировать в постоянную систему управления запасами. Это программное обеспечение автоматически обновляется всякий раз, когда продукты поступают, продаются или считаются утерянными или уничтоженными. В вашем распоряжении всегда будет самая точная инвентаризация, и вы сможете помочь вам скорректировать курс и удовлетворить спрос клиентов до того, как возникнут какие-либо проблемы.Там прикреплен ценник, поэтому единственный настоящий недостаток заключается в том, что это дополнительные расходы.

Внутренний аудит процесса управления запасами

Управление запасами требует регулярного проведения инвентарного аудита процессов управления. Будь то ежемесячно или еженедельно, вам необходимо внимательно следить за процессами инвентаризации. Любые аномалии или напрасные усилия могут быть быстро обнаружены, а любые потери могут быть уменьшены. Это может быть достигнуто путем проведения оценки управления запасами.

Оценка управления запасами

Оценка управления запасами — это оценка эффективности и практики вашего процесса управления запасами. На рынке есть инструменты, которые вы можете использовать для этого, и некоторые программы управления запасами имеют встроенный инструмент. Если нет, вы можете оценить свои процессы, используя инвентарный подсчет, чтобы обнаружить проблемы с уровнем запасов. Вам также следует просмотреть карту процессов, чтобы убедиться, что все переменные учтены и процессы соблюдены.

Как улучшить процесс управления запасами

Существует множество способов улучшить управление запасами и получить от них максимальную отдачу.

Вот несколько вариантов:

  • Согласование с поставщиками. Чем лучше ваши отношения с поставщиками, тем лучше управление запасами. Если вы регулярно сообщаете об изменениях спроса и потребностях в продуктах, они могут гарантировать, что вы всегда будете снабжены.
  • Нанять менеджера по управлению запасами. Человек, которому поручено управлять запасами, всегда будет лучше, чем человек с несколькими обязанностями. Этот человек может оставаться в курсе проблем с поставками и реагировать быстрее, чем вы. Управление запасами является основным фактором при создании зарплаты и должностных инструкций менеджера по запасам.
  • Отслеживание времени выполнения заказа. Повторный заказ продукта может быть лучше рассчитан по времени, если вы знаете ожидаемое время выполнения заказа (см. определение времени выполнения заказа). Это также поможет вам избежать проблем с удовлетворением потребностей клиентов.
  • Приобретите программное обеспечение для управления запасами. Чем больше становится ваш инвентарь, тем сложнее будет отслеживать его вручную. Программное обеспечение для управления запасами — отличный вариант для снижения рабочей нагрузки и увеличения прибыли.

Тест: основные цели управления запасами не включают…

Прежде чем мы закончим, давайте воспользуемся шансом проверить, как много вы узнали об управлении запасами.

К основным целям управления запасами не относятся:

  1. Минимизация затрат, связанных с поддержанием запасов.
  2. Поддержание больших запасов в течение длительного времени.
  3. Поддержание достаточного количества запасов, чтобы клиенты были довольны.
  4. Поддержание достаточного качества запасов, чтобы клиенты были довольны.

Если вы выбрали B, вы правы! Размер вашего инвентаря должен быть достаточным только для удовлетворения спроса клиентов. Все остальные варианты помогут сохранить ваш бизнес успешным, а клиентов — довольными.

Сможете ли вы справиться с этим?

Управление запасами может создать или разрушить бизнес.Убытки могут быстро накапливаться, и ваш инвентарь может стоить больше, чем он стоит. Если вы не потратите должное количество времени на проверку уровня своих запасов и внесение корректировок на свой онлайн-рынок или платформу электронной коммерции, ваш бизнес может пострадать.

Следуйте нашему руководству выше и попробуйте новые методы управления, чтобы найти лучший метод для вашего бизнеса. Ваша тяжелая работа может оптимизировать поток ваших запасов, снизить затраты и увеличить прибыль. Прогнозирование запасов также важно, чтобы вы могли приобрести оптимальное экономичное количество заказа.

Проведение физической инвентаризации для корректировки вашей товарной ведомости…

Заявление о политике

Все единицы товаров для перепродажи, независимо от того, используется метод постоянной или периодической инвентаризации, должны:

  • Ежегодно проводить инвентаризацию имеющихся товаров.
  • Скорректируйте зарегистрированную оценку запасов, чтобы она соответствовала результатам физической инвентаризации.
  • Сообщите о скорректированном уровне по состоянию на 30 июня в университетскую бухгалтерскую и финансовую отчетность (UAFR) в информационном бюллетене на конец года.

Бизнес-менеджер подразделения, руководитель подразделения или декан должны обеспечить составление и документирование общего плана проведения ежегодной физической инвентаризации. План должен предусматривать контролируемую настройку для обеспечения подсчета всех элементов и того, чтобы каждый элемент подсчитывался только один раз.

Процедура

Чтобы провести физическую инвентаризацию, чтобы скорректировать учетную запись товаров:

  1. Расписание инвентаризации:
  • Запланируйте инвентаризацию на время, когда движение товаров в хранилище и из него будет минимальным, если вообще будет.
  • Если инвентаризация не запланирована на 30 июня, установите меры для отслеживания любых поступлений или изъятий товаров между датой инвентаризации и 30 июня.
  • Убедитесь, что письменные инструкции для всех сотрудников, проводящих инвентаризацию, наряду с текущими планами этажей, учетными ведомостями и необходимыми расходными материалами, доступны на дату проведения физической инвентаризации.
  1. Подготовка к проведению инвентаризации:
  • Ведомости подсчета должны содержать список всех предметов инвентаризации, подлежащих подсчету, и место для записи подсчитанного количества, единицы подсчитываемых предметов, описания и местонахождения каждого предмета инвентаря (например, 12, 1 ящик, лампочки, Комната 23). /Проход 7/Полка 2).
  • Если в вашем подразделении используется постоянная система инвентаризации, не включайте в учетные листы какие-либо обозначения количеств из постоянной записи.
  • Назначьте «группы счетчиков» для подсчета товаров в определенных местах, чтобы убедиться, что все складское пространство занято.
  • Раздайте счетные листы.
  • Проинструктировать персонал не подсчитывать инвентарь:
  • В наличии.
  • В процессе получения и еще не включены в постоянный запас.
  • В процессе отгрузки и уже снят с постоянного складского запаса.
Эти товары следует отслеживать отдельно, чтобы их можно было добавить в инвентарную запись после завершения формального подсчета товаров на складе.
  1. Провести инвентаризацию:
  • Систематически перемещайтесь по отведенному им пространству, чтобы убедиться, что все пространство для хранения проверено.
  • Убедитесь, что они записывают на счетных ведомостях каждую единицу товаров в помещении, за исключением консигнационных или находящихся в процессе получения/отгрузки.
  • Обратите внимание, хранился ли какой-либо товар в течение некоторого времени и может быть устаревшим.
  • Если в вашем подразделении используется система постоянной инвентаризации, ни одно лицо, участвующее в получении и ведении инвентарной записи, не может участвовать в физической инвентаризации.
  1. После подсчета запасов:
Только для постоянной инвентаризации: лицо, не являющееся счетчиком или регистратором постоянной инвентаризации, должно сравнить подсчет физической инвентаризации с записями постоянной инвентаризации и устранить расхождения, чтобы проверить фактический подсчет.Обратите внимание на любые расхождения между постоянной записью и количеством: 91 196
  • Сосчитайте еще раз, чтобы убедиться, что первоначальный счет был точным.
  • Просмотрите постоянную запись на предмет расхождений, чтобы убедиться, что в нее не включены товары в пути (полученные, но не хранящиеся на складе или отправленные, но не удаленные из постоянной записи).
  • Запишите результаты сверки на листе подсчета и четко укажите окончательный, точный подсчет.
  1. Вычислите оценку записи запасов, чтобы отразить результаты инвентаризации.
  • Бессрочные инвентарные единицы:
  • Если запись и количество были разными, скорректируйте количество постоянной инвентарной записи для каждого элемента.
  • Скорректируйте стоимость этих элементов, используя оценку, практикуемую вашим подразделением, например, по принципу «первым пришел – первым ушел» (FIFO) или скользящее среднее.
  • Вычислить пересмотренное значение итоговой суммы и соответствующим образом скорректировать постоянную инвентарную запись.
  • Единицы периодической инвентаризации:
  • Оценить каждую единицу товарных запасов с использованием метода ФИФО.Используйте закупочные цены, основанные на счетах-фактурах для самых последних приобретенных товаров, а затем возвращайтесь к более старым счетам-фактурам до тех пор, пока количество в наличии не будет учтено и оценено.
  • После того, как стоимость каждого предмета в наличии будет подсчитана, сложите все суммы предметов вместе, чтобы получить общую стоимость запасов.
  1. Ваш бизнес-менеджер проверяет подсчеты и оценку, чтобы убедиться, что они точны и разумны. Он/она должен просмотреть как записи в инвентарных ведомостях, так и сравнение подсчета с записями о продажах на предмет потенциально устаревших запасов.
Если установлено, что товарно-материальные запасы устарели или их количество значительно превышает ожидаемые объемы продаж, скорректируйте оценку в сторону уменьшения, чтобы отразить расчетную рыночную стоимость товара (сумма ожидаемой выручки от продаж в будущем).
  1. Для большинства подразделений UAFR опубликует корректировку на основе данных вашего информационного бюллетеня на конец года. Если ваше подразделение решит скорректировать свою собственную запись баннера, используйте ваучер журнала на сумму, равную окончательной оценке, прежде чем отправлять информационный бюллетень:
  • Бессрочные инвентарные единицы:
  • Зарегистрируйте увеличение запасов как кредит Запасы для перепродажи — избыточные и короткие (счет 187102 в Операционной книге [OL]) и дебет в Запасы для перепродажи (счет 55000 Главной книги [GL]).
  • Запишите уменьшение запасов по дебету статьи «Запасы для перепродажи — избыточная и короткая» (счет ПР 187102) и кредиту статьи «Запасы для перепродажи» (счет ГК 55000).
  • Запишите любое уменьшение запасов в результате устаревания путем дебетования Запасы для перепродажи — Устаревшие запасы (счет ПР 187103) и кредитование Запасов для перепродажи (счет ГК 55000).
  • Единицы периодической инвентаризации:
  • Запишите увеличение запасов как кредит по статье «Закупка товаров для перепродажи» (счет ПР 187100) и дебет по статье «Запасы для перепродажи» (счет ГК 55000).
  • Запишите уменьшение запасов по дебету статьи «Закупка товаров для перепродажи» (счет ПР 187100) и кредиту статьи «Запасы для перепродажи» (счет ГК 55000).
  • Запишите любое уменьшение запасов в результате устаревания путем дебетования Запасы для перепродажи — Устаревшие запасы (счет ПР 187103) и кредитование Запасов для перепродажи (счет ГК 55000).
  1. Включите оценку запасов по состоянию на 30 июня в информационный бюллетень на конец года, который вы отправляете в UAFR.Если физическая инвентаризация не проводилась 30 июня, используйте записи об отгрузках и продажах поставщиков, чтобы определить стоимость по состоянию на 30 июня для представления в информационном бюллетене.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *