Close

Образец оформления личного дела работника: Личное дело сотрудника — образец оформления 2021

Содержание

Оформление личного дела работника: образец, как оформить

Закон не обязывает коммерческие компании вести личное дело на каждого сотрудника, однако на практике такой документ оказывается довольно полезным. Связано это с необходимостью периодического доступа к детализированным сведениям о сотруднике и его трудовой деятельности. Вместе с тем, утвержденных правила оформления личных дел в настоящее время нет, поэтому большинству компаний приходится ориентироваться на традиции делового оборота и практику, как оформить образец личного дела работника.

Понятие и основы ведения личных дел

Любое личное дело сотрудника – это комплекс документов, содержащих информацию о нем, а также его профессиональной деятельности в конкретной организации. Получается своего рода досье на трудящегося, в которое подбирают оригиналы и дубликаты документов с разными периодами хранения и содержанием, характеризующие его как члена трудового коллектива, а также дающие представление о его профессиональных и личных качествах.

Ни один нормативный документ не регламентирует, как правильно оформить личное дело работающего на предприятии частной формы собственности. Для госкомпаний упомянута обязанность составления такого комплекта документов – в ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Вместе с тем, и в этом нормативном акте нет четких указаний на то, как оформить личное дело госслужащего.

Поэтому организации коммерческого сектора необходимо с учетом требований законодательства разработать самостоятельную методику ведения личных дел и закрепить ее своем локальном акте. В таком документе необходимо указать:

  • требования к процедуре того, как и по какой форме проходит оформление личного дела работника;
  • список категорий трудящихся, на которых ведут дела;
  • методику добавления документов в дело после его открытия, а также процедуру его закрытия при увольнении трудящегося;
  • перечень лиц, имеющих доступ к просмотру и ведению досье, ответственных за сохранность конфиденциальной информации.

В качестве нормативных документов, на которые следует опираться при разработке процедуры оформления личных дел, можно использовать:

  • п. 3.6 Основных Правила работы архивов организаций (одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Несмотря на то, что этот документ ныне не действует, описанная в нем последовательность действий при оформлении личного дела вполне можно взять за основу внутреннего регламента;
  • п. 4.19 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Процедура создания и ведения личного дела трудящегося

Поскольку методы, приемы и особенности того, как создают и ведут личное дело работника, законодательно не установлены, компании придется самостоятельно определять всю последовательность действий.

Оформление и подшивку всех необходимых документов производят только уполномоченные на это должностные лица.

Как оформить титульный лист папки с личным делом

Как правило, для создания дел работников используют картонные/пластмассовые папки различного размера, снабженные системами подшивки документов. Оформляя личное дело в делопроизводстве персонала, необходимо обеспечить

быструю идентификацию их принадлежности определенному лицу. Для этого оформляют титульный лист с необходимыми данными.

Нормативно требования к форме личного дела работника и его обложке не определены. Поэтому компания может сама установить перечень достаточной для идентификации и поиска сведений информации и порядок ее размещения на первой странице.

На практике целесообразно воспользоваться бланком согласно Приложению № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. При необходимости можно дополнить его нужными реквизитами.

Как правило, на титульном листе указывают:

  • название компании;
  • Ф.И.О сотрудника, на которого ведут досье;
  • период сбора документов;
  • срок хранения;
  • данные о месте размещения в архиве.

Ниже приведен заполненный титульный лист, который можно использовать как образец в личное дело работника.

Что и как помещать в папку с личным делом

Полного регламентированного перечня того, что следует помещать в личное дело сотрудника, нет. Компания сама определяет для себя необходимый и достаточный список документов. На практике в него входят как документы с личными данными сотрудника, предъявляемые им при поступлении на работу, так и создаваемые впоследствии внутри компании и непосредственно связанные с его деятельностью.

Документы подшивают в папку в обратно-хронологическом порядке: то есть, сначала документы об увольнении, а в самом конце документы по приему. Иными словами, как только поступил документ, его кладут в папку поверх уже собранных.

Однако при закрытии и сдаче личного дела в архив их перекладывают в прямом хронологическом порядке – то есть от приема до увольнения.

Опись документов всегда располагают в начале папки. Более того, возможно ее размещение на оборотной стороне титульного листа.

В итоге, окончательная очередность расположения документов при закрытии личного дела следующая:

  1. Анкета или автобиография, резюме. Здесь же могут быть и другие личные данные работника.
  2. Документы, подтверждающие квалификацию работника: диплом, сертификат, рекомендации.
  3. Далее идут все документы, связанные с трудовой деятельности – в последовательности от приема до увольнения. Между ними могут проходить также повышения, переводы, награждения.

Каждый лист при оформлении личного дела сотрудника должен быть пронумерован. Количество страниц должно соответствовать их количеству в описи.

Ниже приведен примерный макет личного дела рядового сотрудника.

Персональные данные и личное дело

Большая часть документов, попадающих в папки с личными делами работников организации, содержит персональные данные. В связи с этим,

обязательно получение письменного согласия работника на их сбор, обработку и хранение. Его составляют в произвольной форме. Оно должно содержать:

  • идентификационные данные лица, дающего разрешение;
  • цель обработки личной информации;
  • идентификационную информацию о работодателе, который будет обрабатывать данные;
  • разрешенные виды действий с персональными данными, а также способы их осуществления;
  • список информации, с которой позволено работать нанимателю;
  • срок действия разрешения, а также подпись трудящегося.

Разрешение тоже подшивают в личное дело.

Что делать с личным делом после увольнения сотрудника

Проблема того, как правильно оформить личное дело сотрудника, не ограничена только периодом его составления и сбора документов. Не менее важные этапы – завершение ведения дела и правильная организация его хранения.

Пока гражданин состоит в трудовых отношениях с компанией, она должна обеспечить ограниченный доступ к его личному делу. Для этого их хранят в металлически запираемых картотеках или сейфах. После оформления увольнения дела сдают в архив.

Если сотрудник после увольнения устроится снова, на него нужно завести новое личное дело.

Перед окончательной подшивкой и сдачей на хранение проверяют:

  • наличие и комплектность всех документов;
  • их количество тому, что указано в описи.

После этого составляют лист-заверитель, в котором указывают общее количество листов в деле, а также дают характеристики физического состояния носителей информации. После этого дело окончательно переплетают для архива.

На титульном листе ставят:

  • конечную дату;
  • общее количество листов;
  • предполагаемый срок хранения дела.

Для корректного составления листа-заверителя ниже приведен образец его оформления для личного дела сотрудника компании.

Сроки хранения дел, законченных после 01.01.2003 –

50 лет, а завершенных до этой даты – 75 лет (ст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Образец и нюансы оформления личного дела сотрудника

Личное дело – это сгруппированный комплекс информации и документации о работнике предприятия и рабочем стаже. Обязанность по ведению кадрового учета возлагается на работников кадров после подписания распоряжения о начале работы.

Общие правила систематизации документов и формирование дел

Для достижения оперативной и эффективной работы кадрового отдела, и последующей обработки, хранения, используется номенклатура дел:

  1. Регистр систематизации заголовков личных дел, открытых отделом кадров, с указанием периода их хранения.
  2. Обязательный справочник по классификации полного реестра заведенных дел служащих работников.
  3. Основной регистр учета делопроизводства, который после истечения нормативных сроков хранения личных дел, сдается с томами дел в ведомственный архив, и продолжает служить учетным документом хранения.
  4. Основа для составления информационно-поисковых картотек и справочников.

Выделяют 2 вида номенклатуры:

  1. Типовая номенклатура – это утвержденный состав личных дел определенного предприятия, а также индексации дел в этой отрасли.
  2. Примерная номенклатура
    – рекомендованный вариант номенклатуры и устанавливает примерный состав и индексы дел.

Для этих двух видов номенклатуры существуют несколько этапов формирования:

  1. Изучение документальной базы учреждения: уставные документы организации, плановой и отчетной документации, должностные инструкции работников, применяемые классификаторы, ведомственные реестры документов номенклатуры прошлых лет, документации, с указанием основных видов деятельности предприятия.
  2. Включает базу документов, подтверждающие полномочия предприятия.
  3. Ведение незаконченных личных дел, переданных для дальнейшего ведения из смежных структурных подразделений при переводе сотрудника.
  4. Систематизация документов служебного пользования составляет в отдельную номенклатуру.

На следующий год номенклатура дел формируется заранее, во второй половине текущего годового периода.

Формирование номенклатуры дел начинается с квалификации отделов организации: к примеру, плановый отдел – 01, бухгалтерия – 02, канцелярия – 03 и т. д.

В 1 столбце документа отражается индексация, составляет которую индексированное подразделение и текущий номер по порядку структурного ведомства.

Во 2 графе отражается последовательность названия дел:

  1. Организационная база документации.
  2. Документация с отражением плановых показателей.
  3. Документация отчетного периода.
  4. Документы об основной деятельности учреждения.
  5. Информационная база для ревизии исполнения целевого направления учреждения.

В 3 графе отражается число страниц кадрового дела, информация этой части документа проставляется при закрытии отчетного года и размером не больше 250 страниц.

Временной период хранения отражается в столбце 4.

Столбец 5 служит для внесения различного рода примечаний.

Основные требования к формированию дел

К формированию дела предъявляют следующие аспекты:

  1. Необходимо группировать документы в рамках одного календарного года.
  2. Группировка информации из документов постоянного и временного пользования ведется раздельно.
  3. В томе используется подлинный экземпляр либо его заверенная копия.
  4. Все документальные элементы, входящие в состав дела, должны удовлетворять государственным требованиям и стандартам.
  5. Личное дело служащего сотрудника должно быть объемом не превышающим 250 страниц, и толщиной не более 4 сантиметров.
  6. Распределение экземпляров производится в хронологическом порядке.

Состав личного дела сотрудника

Составляющие документы личного дела можно подразделить на 3 формальные группы:

  1. Документы при оформлении на работу: анкета, резюме на должность; заявление о приеме на работу; копия документации об образовании; письма с указанием трудовых отзывов; данные о прохождении комиссии в медицинском учреждении; трудовой контракт; приказ о приеме на работу, о назначении на должность, материалы о проведении назначения на конкурсной основе.
  2. Личное дело может дополняться: копиями распоряжений о премировании и поощрениях, переводах и перемещениях и т.д.; копиями материалов, отражающих факт смены анкетной метрики; копиями диплома, полученного в течение работы, прохождения тренингов и повышений квалификационных навыков; различного рода заявлениями и записками; сертификаты аттестации.
  3. Документальные элементы, отражающие увольнение либо окончание трудового контракта.

Все ксерокопии подлежат заверению служащим отдела кадров.

Особенности формирования личного дела сотрудника

Создание дела подразумевает несколько операций:

  1. Расположение проработанной информации, основываясь на применяемую номенклатуру.
  2. Распределение документации внутри личной папки в соответствующем порядке.
  3. Составление титульного листа на лицевую сторону папки.

[box type=»download»] Существует самостоятельная папка делопроизводства для каждого служащего, с указанием названия предприятия, ведомственного структурного подразделения.[/box]

Ниже ставится индекс и точный заголовок, прописанный в номенклатуре дел. Прописывают дату начала ведения и период сохранения папки.

Этапы формирования личного дела

Процесс формирования личного дела происходит в 2 делопроизводственных этапа:

1 этап

Происходит в процессе приема на работу после подписи трудового контракта и приказа о приеме. На этом этапе документы распределяются в соответствующем порядке:

  1. Внутренний регистр документации.
  2. Копия документов об образовании.
  3. Трудовой контракт (договор).
  4. Выписка (копия) изданного приказа о приеме на должность.

2 этап

Заключает в себя распределение поступающей документации в период всей рабочей деятельности.

Все поступающие документы подлежат проверке и заверке копий сотрудником кадрового отдела.

Вся документация должна подкрепляться в хронологической последовательности.

После прекращения трудовой деятельности, личное дело, заполненное в соответствии с этими этапами, служит первоисточником по восстановлению утраченной трудовой книжки служащего.

Образец обложки личного дела

[box type=»info»]

Фонд №

Опись №

Индекс дела 02.07 Дело №

Общество с ограниченной ответственностью «Ростпром»

Бухгалтерия

(наименование организации и структурного подразделения)

ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 07

Зюзькова Юлия Александровна бухгалтер – расчетчик

(заголовок дела)

Дата начала 01.12.2014

Фонд № Дата окончания

Опись № на 24 листах

Дело № хранить 75 лет

[/box]

Личное дело необходимо заводить отдельно для каждого работника. Составленное дело лучше всего прошить либо сброшюровать.

Оформление личного дела

На титульном листе необходимо отразить нужную информацию:

  1. Фамилии и инициалов сотрудника в именительном падеже.
  2. В случае смены фамилии, этот факт необходимо отразить в заголовке.
  3. Общая картотека дополняется заглавными буквами начала фамилии рабочего, под которыми оно далее будет храниться.
  4. Необходимо занести даты составления распоряжения о начале работы либо увольнении рабочего.
  5. Нормативный срок сохранности 75 лет, что касаемо руководящего состава, то срок хранения таких дел неограничен.
  6. Обязательное условие при оформлении личного дела является нумерация его страниц.

Образец титульного листа:

[box type=»info»]

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«Ростпром»
*******************************************************************

ЛИЧНОЕ ДЕЛО

Зюзькова
(Фамилия)

Юлия Александровна
(Имя, Отчество)

Начато « 01 » декабря 20 14 г.
Окончено « » 20 г.

№ п/п Опись документов, находящихся в деле

Отметка о наличии:

  1. Личная карточка работника — Есть.
  2. Анкета — Есть.
  3. Заявление о приеме на работу — Есть.
  4. Трудовой договор — Есть.
  5. Соглашение о сохранении информации,
    содержащей коммерческую тайну — Нет.
  6. Копии документов: паспорт — Есть, об образовании — Есть, военный билет или удостоверение офицера запаса — Нет, свидетельство о присвоении ИНН — Есть, свидетельство государственного пенсионного страхования — Есть.
  7. Договор о материальной ответственности — Есть.
  8. Аттестационные материалы — Нет

ТРУДОВАЯ КНИЖКА: СЕРИЯ ТК № 1503196

ЛИЧНАЯ МЕДИЦИНСКАЯ КНИЖКА № 158686

[/box]

Регистрация и хранение личных дел работников

Для упрощения работы кадровой службы применяется система регистрации и хранения дел. Это обеспечивает сохранность и информационную конфиденциальность.

Личные дела работников регистрируются в инвентарные книги учета кадровой информации.

В рекомендательном составе, журнал может включать графы:

  1. Номер регистрируемого дела.
  2. Фамилия и инициалы регистрируемого работника.
  3. Дата принятия личного дела на регистрационный учет.
  4. Работник, ответственный за ведение дела.

[box type=»download»] Для сохранности личных дел, хранение необходимо организовать в надежном помещении, оборудованном металлическими закрывающимися шкафами либо сейфами. Ежедневно, после окончания рабочего дня, кадровый работник, ответственный за сохранность личных дел, обязан проверить полное наличие томов, закрыть и опечатать хранилище.[/box]

Проверка и ознакомление с личным делом сотрудника

При каждой организации ежегодно создается ревизионная комиссия по проверке наличия и правового состояния личных дел сотрудников. Результаты проверки подробно отражаются в каждом деле работника. При обнаружении факта утраты личного дела либо несоответствующего уровня его состояния формируется акт проверки и осуществляется служебное выяснения обстоятельства пропажи.

В установленном порядке в соответствии с действующим законодательством, проверку и беспрепятственное нахождение на территории предприятия имеют право контролирующие, надзорные и правоохранительные органы, а именно:

  • Прокуратура РФ;
  • Министерство внутренних дел РФ;
  • Государственная трудовая инспекция;
  • Работники архивов;
  • Работники ГИБДД.

Любая проверка должна проводиться на основании распоряжения, и запротоколирована.

Перед проведением подобных процедур, на имя руководителя организации должно поступить официальное письмо.

В ежегодном порядке, работник организации должен быть ознакомлен со своим личным делом. Также, каждый работник может в любой момент потребовать ознакомления с его кадровыми материалами, и внести дополнения и изменения основываясь на документальные материалы, подтверждающие информацию.

Многие руководители организаций нередко задумываются над необходимостью организации картотеки сотрудников. Но как можно понять из данной статьи, это не только весьма целесообразно, но и поможет руководителю организовать более эффективную кадровую политику.

Порядок оформления и ведения личного дела работника в 2017 году

Руководитель, желающий контролировать качество труда и смену кадров в организации, должен сформировать систему учёта данных о персонале. Он вправе издать приказ, содержащий инструкции по составлению личных дел работников, а также список ответственных за кадровый учёт.

Что такое личное дело работника

Это набор документов о работнике фирмы. Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях. Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах (ст. 42 № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года) обязаны заводить и хранить досье на служащих. В коммерческих и гражданских организациях вопросы кадрового учёта решаются на усмотрение руководителя.

Как должен оформляться журнал учёта

Если политика компании предусматривает наличие персональных дел, специалист по кадрам оформляет досье и ведёт журнал учёта. Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы:

  • руководство и заместители;
  • эксперты компании;
  • работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности;
  • служащие с перспективой карьерного роста.

Упорядоченная по алфавиту и в хронологической последовательности база данных сотрудников удобна и необходима для оперативного подбора сведений.

Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании — инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров. Составляя подобную инструкцию:

  1. Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно.
  2. Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий.
  3. Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел.
  4. Сформируйте реестр ответственных за базу данных.

Нанимая персонал по совместительству, руководитель имеет право завести досье на каждого принятого сотрудника. Дело оформляется в общем порядке, к трудовому договору прикладывается ксерокопия паспорта совместителя и документы, свидетельствующие о его квалификации (при необходимости).

Как сформировать документы в дело

Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. В папку он подшивает договор и дополнительные соглашения, резюме, ксерокопии документов и персональную карточку служащего.

Запрещается вписывать в досье информацию об убеждениях персонала компании касательно политики и религии, а также об участии в работе общественных организаций. Исключение — письменное согласие работника.

Заполнение титульного листа — образец

Документы личного дела в хронологическом порядке укладывают в папку-скоросшиватель. На титульном листе указывают в соответствии с ГОСТ 17914–72:

  • Ф.И.О. сотрудника;
  • дату заключения договора;
  • дату составления дела;
  • порядковый номер.

Образец заполнения обложки личного дела поможет начинаючему кадровику привести документы в порядок

Порядковый номер папки должен соответствовать номеру досье в книге учёта. Её оформляют в соответствии с п. «б» ст. 695 Перечня типовых управленческих документов. Данные на страницы дела вносят вручную, разборчиво, ручкой синего или чёрного цвета.

Правила формирования досье

Состав личного дела определяет администрация компании в частном порядке. Типовой набор документов:

  • заполненная при приёме на работу анкета;
  • заявление о приёме на работу;
  • ксерокопия приказа;
  • копии страниц паспорта с пропиской и фотографией;
  • копии ИНН и СНИЛС;
  • документ об образовании;
  • персональная карточка и фотография;
  • рекомендации от предыдущих работодателей;
  • копия трудового договора;
  • опись содержимого папки.

Дополнительные документы:

  • свидетельства о браке/разводе/рождении ребёнка;
  • справки, приказы о переводе;
  • документы о премиях и штрафах;
  • справки об уровне дохода;
  • грамоты, дипломы;
  • прочие.

Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся.

Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле. Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см — дела толще следует расформировать на два тома.

Личное дело — закрытый от посторонних документ. Доступ к данным сотрудников есть только у руководителя и специалиста по кадрам.

Как составить внутреннюю опись — образец

Специалист по кадрам заполняет внутреннюю опись содержимого в виде таблицы. Опись растёт по мере пополнения папки и содержит информацию обо всех вложенных документах, их номерах, названиях и числе листов. Страницы описи не входят в сплошную нумерацию.

В описи делают запись с указанием общего числа прикреплённых документов и листов дела. Ответственный специалист ставит свою подпись и указывает должность и текущую дату.

Образец заполнения описи

Наименования столбцов внутренней описи:

  • номер по журналу учёта личных дел;
  • индекс документа — согласно номенклатуре;
  • дата составления документа;
  • дата принятия документа в дело;
  • примечание.

Оформление после увольнения сотрудника

Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист-заверитель, где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц. Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела — неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы. В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив.

Бланк внутренней описи находится здесь.

Порядок учёта и хранения документов в организации

Для регистрации в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье.

Журнал учёта личных дел — образец

Книгу учёта заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы:

  • порядковый номер;
  • номер дела;
  • Ф. И. О. сотрудника и должность;
  • дата формирования дела;
  • дата передачи дела в архив.

Образец заполнения журнала

Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Как вносить поправки в досье

Корректировки в личное дело имеет право вписывать только специалист отдела кадров, определённый приказом директора, а в периоды отпуска — исполняющий обязанности. Исправления вносят согласно требованиям к заполнению первичной документации — некорректную надпись зачёркивают горизонтальной линией, а рядом ставят подпись и дату. К делу прикрепляют копии документов, свидетельствующих о необходимости корректировок.

Особенности хранения персональных дел

Хранить досье на сотрудников нужно так, чтобы исключить доступ к ним третьих лиц. Дела содержат в железном сейфе, по порядку согласно номерам. Ключ от сейфа доступен только руководителю и работнику, ответственному за учёт кадров.

Продолжительность хранения дела в отделе кадров — все время, пока работает сотрудник. С момента увольнения досье передаётся в архив, и назначается новый срок хранения — 75 лет. На госслужбе после увольнения служащего папка с делом остаётся в отделе кадров 10 лет, и только потом направляется в архив.

Ознакомление с персональным досье

Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления. Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов.

Получая досье на руки по распоряжению руководителя, сотрудник расписывается в журнале учёта.

Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно-правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.

Оформление личного дела сотрудника

В любой организации обязательно должно быть личное дело сотрудника, образец оформления которого и состав папки оговаривается в Трудовом кодексе РФ и Указе президента РФ №609 от 30 мая 2005 года. Это обязательный документ, который заводится на каждого работника и предоставляет полную информацию о его трудовой деятельности и учебе в вузе. Личное дело оформляется в начале трудовой карьеры человека, то есть при первом принятии его на работу, со временем туда вносятся необходимые сведения, которые отражают трудовые отношения сотрудника с его работодателями.

Основные требования закона

Для государственного предприятия личные дела работника оформляются в обязательном порядке, что указано в ч. 3 ст. 42 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» от 27.07.2004 года. Поэтому на каждого государственного служащего в день приема на работу заводится личное дело и заносится в базу данных.

При смене места работы новый работодатель с легкостью получит всю необходимую информацию о сотруднике.

Таким образом, единая база данных облегчает доступ к полной информации о платежных данных и формировании налоговых выплат, трудовом и общем стаже, возрасте и другой необходимой информации сотрудников.

Несколько по-другому обстоит дело с учетом работников на частном предприятии. Ни один закон или акт трудового законодательства не обязывает руководителя заводить личные дела своих сотрудников.

Постоянная текучка кадров или нехватка времени и средств усложняет этот процесс, в результате многие признают это непродуктивным занятием. С другой стороны, никто не запрещает оформить в организации такую систему учета.

Для этого нужно выдать определенный акт, приказ или распоряжение, в котором будут полно и доступно раскрыты все правила оформления, ведения и хранения документов. Обязательно надо указать должностное лицо, которое будет нести ответственность за ведение и оформление, а также хранение личного дела сотрудников.

Комплект документов

Оформление личного дела должно соответствовать определенным правилам. Личное дело состоит из целого списка необходимых документов, которые собираются в одну папку.

Там должно находиться заявление работника с просьбой принять его на работу, заполненная анкета с указанием всех важных событий в жизни работника (автобиография) и характеристики с предыдущего места работы, при наличии такового.

Также в папке сотрудника должны быть:

Фото 1. Образец внутренней описи.

  1. Ксерокопии документов об образовании (дипломы, сертификаты).
  2. Копия паспорта.
  3. Копия свидетельства о заключении брака (при наличии).
  4. Трудовое соглашение.
  5. Фотография.
  6. Документ, утверждающий работника в должности, разные выписки из протоколов или результаты тестирования.
  7. Заявление или приказ о переводе на определенную должность (при переходе на другое место работы).

Обязательно в общий комплект включаются должностные инструкции или регламент работы, при повышении квалификации аттестационные листы и отзывы, личный лист учета кадров с дополнениями, документы о награждении или о наложении взыскания.

Кроме того, в личном деле должны находиться справки о доходах и имуществе.

Последовательность наполнения папки

Фото 2. Лист-заверитель.

Заполняют папку документами в порядке хронологии. При появлении необходимых документов их следует внести в общий список или же снять копию и вложить в папку.

Если работник был уволен, его личное дело прекращает функционировать и через 3 года переходит в архив.

Для работников государственной службы дело должно пролежать в кадровом отделе 10 лет и только после этого перейти в архив.

Все бумаги, которые лежат в папке личного дела, должны быть описаны и пронумерованы. Образец внутренней описи можно увидеть на фото 1.

Отдельно должен быть заполнен лист-заверитель, в котором отмечают общее количество пронумерованных страниц (фото 2).

Иногда несколько личных дел группируют между собой в наряд за год. В таком случае общая папка группы должна состоять еще из одного листа с перечнем всех прошитых личных папок. Это делается для упрощения поисков необходимого документа конкретного сотрудника.

На каждого работника формируется только одно личное дело. Это требование государства.

Оформление дела начинается с обложки (фото 3), в которой записывается следующая информация:

Фото 3. Обложка дела.

  • ФИО в именительном порядке;
  • первая буква фамилии;
  • дата поступления на работу;
  • срок хранения;
  • общее количество листов.

Итак, титульный лист (обложка) в верхней части (первая строчка) заполняется только государственным или муниципальным органом при переходе папки в архив (код архива или организации). Все требования подробно расписаны в ГОСТ 17914-72 от 17.07.1972 г. Поэтому на обложке нужно предусмотреть место для этой записи или штампа.

Журнал регистрации

Лучше всего, если на предприятии будет заведен отдельный журнал для регистрации всех личных дел работников.

Строгих условий для его оформления нет, поэтому журнал делают самостоятельно или приобретают готовый. Ведение журнала заключается в записи информации обо всех оформленных делах сотрудников в хронологическом порядке. Расчертить страницу можно по таким параметрам:

  • порядковый номер;
  • номер личного дела;
  • ФИО сотрудника;
  • дата оформления папки;
  • другая информация.

Если же дело передается в архив или сотрудник увольняется, в журнале необходимо сделать определенную пометку с указанием даты закрытия дела и причины.

Заполнение журнала, формирование и оформление личных дел должны проводиться специальным сотрудником службы кадров. Самостоятельно собирать документы личного дела работник не имеет права, также никто не может читать или разглашать персональные данные служащих. За разглашение важных данных человек несет ответственность. Причем каждый сотрудник обязан знать обо всех документах, которые находятся у него в личном деле и ежегодно ставить подпись об ознакомлении с ними.

Если у работника изменились данные (например, при замужестве сменилась фамилия), необходимо отразить это в личном деле. Допускается перечеркивание одной горизонтальной линией старой фамилии с последующим указанием над ней новой.

Такое действие кадровая служба вправе сделать только при наличии подтверждающего документа (в данном случае свидетельства о браке и паспорта).

Хранение и выдача

Все, что находится в личном деле, является строго конфиденциальным, хранение таких документов должно быть безопасным и продуманным. Следует исключить возможность проникновения посторонних лиц с целью ознакомления с важными документами любого сотрудника.

Поэтому чаще всего папки хранятся в сейфе. Будет правильно расположить дела корешками наружу, на которые для удобства можно наклеить порядковый номер или фамилию.

Личное дело работников предприятия на руки не выдается никогда. Лишь правоохранительные или контролирующие органы вправе затребовать эти документы.

форм | Человеческие ресурсы

Формы льгот

Форма декларации о налоговом статусе ребенка домашнего партнера ПДФ  
Зависимая форма обновления информации ПДФ  
Форма заявки на гибкий расходный счет — ASI ПДФ Дополнительная информация
Счет с гибкими расходами Форма регистрации прямого депозита ПДФ Дополнительная информация
Форма изменения выбора гибкого расходного счета ПДФ  
Форма добровольного взноса HSA ПДФ  
ORP Изменение избирательной формы ПДФ  
Аффидевит квалифицированного домашнего партнера ПДФ  
Форма квалифицированного жизненного события Ворд Док  
Прекращение семейного партнерства ПДФ  

Назначенные коллеги по университетскому городку (DCC)

Форма подтверждения партнерской программы ПДФ  
Рабочий лист назначенного коллеги по кампусу MS Word  
Периодическое добровольное соглашение (документ Word с поддержкой макросов) MS Word  
Периодический/нерегулярный рабочий лист волонтера MS Word  
Рабочий лист внутреннего отдела MS Word  

Формы отпуска

Форма заявления о переводе на отпуск по состраданию ПДФ Дополнительная информация
Перенос отпуска по соображениям сострадания — заявление об утрате часов отпуска ПДФ Дополнительная информация
Форма продленного отпуска — классифицированный персонал и университетский персонал MS Word Дополнительная информация
FMLA: справка о серьезной травме или болезни действующего военнослужащего — для отпуска по семейным обстоятельствам ПДФ  
FMLA: свидетельство о серьезной травме или болезни ветерана для отпуска по уходу за военными ПДФ  
FMLA: сертификация поставщика медицинских услуг в отношении серьезного состояния здоровья сотрудника ПДФ  
FMLA: сертификация поставщика медицинских услуг в отношении серьезного состояния здоровья члена семьи ПДФ  
FMLA: Подтверждение квалификации для военного отпуска по семейным обстоятельствам ПДФ  
FMLA: Уведомление о назначении ПДФ  
FMLA: заявление работника на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни ПДФ  
FMLA: Уведомление о правах и правах и обязанностях ПДФ  
Неоплачиваемый отпуск — Назначенный персонал: Шаблон заявления начальника отдела об утверждении/отказе сотрудника Шаблон  
Неоплачиваемый отпуск — Назначенный персонал: Шаблон для запроса Департамента проректору Шаблон  
Неоплачиваемый отпуск — Назначенный персонал: Шаблон заявления сотрудника начальнику отдела Шаблон  

Запрос на оплачиваемый отпуск по уходу за ребенком

Запрос на отпуск после выкидыша/мертворождения

ПДФ

ПДФ

 

Новые формы найма

** Эти формы используются только для обработки утвержденных исключений из нового процесса найма в UAccess.**

Отдельные формы, перечисленные ниже, также содержатся в

 

Форма подтверждения права на трудоустройство I-9 (заполняется в электронном виде). Примечание. В некоторых браузерах вы можете получить сообщение об ошибке «подождите». Просто нажмите «загрузить» с этой страницы ошибки. Форма загрузится на ваше устройство, где вы сможете ее открыть. ПДФ Дополнительная информация
Форма подтверждения права на трудоустройство I-9 (Эта версия не заполняется и должна быть распечатана для заполнения только на бумаге.) ПДФ  
Уведомление о покрытии рынка медицинского страхования ПДФ  
Форма найма (конкурсная и неконкурсная) ПДФ  
Новый рабочий лист MS Word Дополнительная информация
Информационная форма ПДФ  
Самоидентификация Этническая принадлежность ПДФ  
Клятва лояльности сотрудников штата Аризона ПДФ Дополнительная информация
Статус ветерана ПДФ  
Добровольное удостоверение личности инвалида ПДФ  

Письма с предложениями

Письмо с предложением от сотрудников университета – временное назначение MS Word  
Письмо с предложением от сотрудников университета – назначение на должность MS Word  
Письмо-предложение COM

MS Word

 
Письмо с предложением для преподавателей и назначенного персонала Шаблон  
Ассистент выпускника/сотрудник Составитель писем с предложениями Шаблон   
Дополнительное письмо-предложение с ограниченным сроком действия MS Word  
Срок владения правомочным/постоянным правомочным калькулятором даты пересмотра Ссылка  

 

Формы предварительной проверки и проверки биографических данных

Форма согласия на проверку биографических данных ПДФ  
Форма раскрытия информации о проверке биографических данных ПДФ  
Форма разрешения на трудоустройство MS Word  
Краткое изложение прав согласно FCRA ПДФ  
Запрос на наличие судимостей/проверка DMV (для должностей, не поддерживаемых в Talent)   Эта форма больше не доступна.Вступает в силу 25 июня 2021 г. Запросы на проверку биографических данных отправляются в самообслуживании UAccess Manager. Вопросы? Свяжитесь с [email protected]
Запрос о конфиденциальном статусе ПДФ  

Квалифицированные формы сокращения платы за обучение

Заявление на участие в программе обучения для местных партнеров – только для пенсионеров ПДФ Эта форма предназначена только для пенсионеров.Активные сотрудники должны подать заявку онлайн в UAccess Employee. Для получения дополнительной информации нажмите здесь.
Заявление о сокращении платы за обучение — пенсионерам, не имеющим доступа к Интернету, и сотрудникам, работающим только с LTD ПДФ Эта форма предназначена только для пенсионеров и сотрудников с длительной нетрудоспособностью. Активные сотрудники и аффилированные лица должны подать заявку онлайн в UAccess Employee. Для получения дополнительной информации нажмите здесь.

Пенсионные формы

Пенсионные формы перемещены на веб-сайт Road Ahead.

Сотрудник UAccess

Формы электронного менеджера самообслуживания (MSS) Ссылка  
PAF (Форма действий персонала) Ссылка  

Бесплатные формы — HR.com

  • Форма согласия кандидата на проведение теста на наркотики и алкоголь

    Этот бесплатный образец предназначен для помощи специалистам по кадрам в создании формы согласия заявителя на тестирование на наркотики и алкоголь.

  • Справочная версия заявителя

    Этот бесплатный образец предназначен для помощи специалистам по кадрам в создании шаблона справочного выпуска кандидата.

  • Форма оценки кандидата

    Эта бесплатная форма оценки кандидатов предназначена для помощи специалистам по кадрам в процессе найма.

  • Форма регистрации прямого депозита

    Этот бесплатный образец предназначен для помощи специалистам по кадрам в создании формы прямого депозита.

  • Заявление о приеме на работу

    Этот бесплатный образец предназначен для помощи специалистам по кадрам в создании шаблона заявления о приеме на работу.

  • Форма соглашения с независимым подрядчиком

    Этот бесплатный шаблон предназначен для помощи специалистам по кадрам в создании формы соглашения с независимым подрядчиком.

  • Внутренняя запись кандидата

    Этот бесплатный образец предназначен для помощи специалистам по кадрам в создании внутренней формы записи кандидатов.

  • Внутреннее объявление о вакансии

    Этот бесплатный образец предназначен для помощи специалистам по кадрам в создании внутреннего шаблона объявления о вакансии.

  • Вопросы на собеседовании – Менеджер по работе с клиентами

    Этот бесплатный образец шаблона предназначен для того, чтобы помочь специалистам по персоналу сформулировать подходящие вопросы во время интервью с менеджерами по работе с клиентами.

  • Вопросы для интервью — Аналитик

    Этот бесплатный образец шаблона поможет специалистам по кадрам составить подходящие вопросы для интервью с аналитиками.

  • Вопросы для интервью — менеджер по продажам

    Этот бесплатный образец шаблона предназначен для того, чтобы помочь специалистам по персоналу сформулировать подходящие вопросы при собеседовании с менеджерами по продажам.

  • Вопросы для интервью — торговый представитель

    Этот бесплатный образец шаблона предназначен для того, чтобы помочь специалистам по персоналу сформулировать подходящие вопросы во время интервью с торговыми представителями.

  • Вопросы для интервью — выездной техник

    Этот бесплатный образец шаблона предназначен для того, чтобы помочь специалистам по кадрам сформулировать подходящие вопросы во время собеседования с выездным техническим специалистом.

  • Вопросы на собеседовании — специалист по оптимизации

    Этот бесплатный образец шаблона предназначен для того, чтобы помочь специалистам по кадрам сформулировать подходящие вопросы во время интервью с техниками по оптимизации.

  • Вопросы для интервью — менеджер по продукту

    Этот бесплатный образец шаблона поможет специалистам по персоналу сформулировать подходящие вопросы во время интервью с менеджерами по продуктам.

  • Вопросы для интервью — розничные продажи

    Это бесплатный образец шаблона, который поможет специалистам по кадрам сформулировать подходящие вопросы во время интервью с представителями розничных продаж.

  • Вопросы для интервью — координатор по продажам

    Этот бесплатный образец шаблона предназначен для того, чтобы помочь специалистам по персоналу сформулировать подходящие вопросы во время интервью с координаторами продаж.

  • Соглашение об изобретениях служебной информации

    Этот бесплатный образец шаблона предназначен для помощи специалистам по кадрам в создании соглашения об изобретении служебной информации.

  • Форма соглашения о неразглашении

    Этот бесплатный образец предназначен для помощи специалистам по кадрам в создании формы соглашения о неразглашении.

  • Форма согласия на медицинский осмотр

    Этот бесплатный образец шаблона предназначен для помощи специалистам по кадрам в создании эффективной формы согласия на медосмотр.

  • Форма резюме вербовки

    Этот бесплатный образец предназначен для помощи специалистам по кадрам в создании сводной формы рекрутмента.

  • Проверка эталона

    Этот бесплатный образец предназначен для помощи специалистам по кадрам в создании формы проверки рекомендаций.

  • Справочный запрос о выпуске текущего работодателя

    Этот бесплатный образец предназначен для помощи специалистам по кадрам в создании формы запроса на получение справки от текущего работодателя.

  • Образец рекомендательного письма — низкая производительность

    Этот бесплатный образец представляет собой образец рекомендательного письма после плохой работы сотрудника.

  • Экран телефона — торговые представители

    Этот бесплатный образец предназначен для помощи специалистам по кадрам в создании шаблона для телефонного скрининга торговых представителей.

  • Спасибо за заявку (#2)

    Этот бесплатный образец шаблона поможет специалистам по кадрам составить эффективное письмо с благодарностью кандидатам за подачу заявки.

  • Спасибо за заявку (#3)

    Этот бесплатный образец шаблона поможет специалистам по кадрам составить эффективное письмо с благодарностью кандидатам за подачу заявки.

  • Закон о достоверной кредитной отчетности — часть 1 из 3 Разрешение на найм

    Этот бесплатный образец шаблона соответствует части 1 из 3 Закона о достоверной кредитной отчетности.

  • Используйте шаблон формы информации о сотруднике

    Вам нужен организованный способ документирования основной информации о каждом из ваших сотрудников? Если это так, вам нужна форма информации о сотруднике. С помощью формы информации о сотрудниках WPForms вы можете собирать личную информацию о каждом сотруднике в вашем списке и легко получать доступ к этой информации на серверной части вашего веб-сайта в любое время.

    С помощью формы информации о сотрудниках WPForms соберите имена, адреса, контактную информацию, экстренные контакты и информацию о должности, такую ​​как должность, имя руководителя, отдел, офисный контакт, дату начала работы и зарплату, все в одной простой для заполнения форме. .

    Ниже мы создали демо-форму с информацией о сотрудниках, которую вы можете использовать, чтобы легко приступить к работе без каких-либо технических знаний.

    Что содержится в демо-форме формы сведений о сотруднике

    Запустите эту форму как есть или настройте ее по своему вкусу!

    С помощью нашего простого шаблона формы информации о сотрудниках вы получите следующие поля формы:

    • Разделитель секций
    • Имя
    • Электронная почта
    • Телефон
    • Адрес
    • Дата/время
    • Однострочный текст

    Конечно, это всего лишь образец формы с информацией о сотруднике, который поможет вам начать работу.

    Вы можете использовать наш простой в использовании конструктор форм перетаскивания, чтобы добавлять, удалять и настраивать поля по мере необходимости.

    Например, добавьте поле формы «Загрузить файл» в шаблон формы с информацией о сотрудниках, чтобы вы могли включить изображение каждого сотрудника в свои записи и идентификационные бейджи, которые должны быть у сотрудников. Если вы заметили, что ваша форма информации о сотруднике слишком длинная, вместо того, чтобы использовать поля формы «Разделитель разделов», включенные в шаблон, разделите каждый раздел на разные страницы с помощью поля формы «Разрыв страницы».

    Используя надстройку Form Locker WPForms, вы также можете попросить своих сотрудников заполнить свою собственную форму информации о сотруднике, попросив их войти в свою учетную запись, чтобы они могли заполнить и отправить свою форму. Не хотите создавать учетную запись для каждого вашего сотрудника? Ничего страшного, просто защитите паролем свою форму с информацией о сотрудниках и дайте сотрудникам пароль после того, как они будут приняты на работу, чтобы они могли заполнять и регулярно обновлять форму с информацией о сотрудниках.

    Наконец, не забудьте настроить несколько уведомлений по электронной почте независимо от того, кто заполняет форму информации о сотруднике — вы, ваш сотрудник, отдел кадров и т. д.– чтобы каждый мог получать электронное письмо при отправке формы с информацией о новом сотруднике. Это отличный способ держать всех в курсе, независимо от того, сколько сотрудников у вас работает.

    Не позволяйте растущему бизнесу и списку сотрудников мешать вам всегда знать основную информацию о том, кто на вас работает. Сделайте вещи менее напряженными и используйте форму информации о сотрудниках, чтобы вы могли сосредоточиться на других более важных вещах, таких как получение большего дохода.

    Так чего же ты ждешь? Начните работу с WPForms сегодня, чтобы создать собственную форму информации о сотрудниках.В качестве бонуса мы предоставим вам наш шаблон формы с информацией о сотрудниках и более 100 других готовых шаблонов форм!

    Используйте этот шаблон

    Шаблон — примечание к файлу для документирования проблем поведения или производительности

    Шаблон примечания к файлу для документирования проблем поведения или производительности, который можно сохранить или поместить в файл сотрудника

    Шаблон — шаблон примечания к файлу для документирования проблем поведения или производительности

    Обсуждение результатов работы сотрудников — эффективный инструмент для менеджеров и руководителей, позволяющий мотивировать сотрудников и ставить перед ними цели.Обычно обзоры эффективности проводятся ежегодно или раз в полгода. Однако организации следует рассмотреть возможность проведения внеплановых проверок, если в работе или обязанностях сотрудника возникают изменения. Как работодатель, HR Expert Australia рекомендует вам вести подробный отчет о каждом обсуждении производительности с сотрудником.

    Честный, точный и непредвзятый журнал производительности и поведения сотрудников — одна из самых важных задач, которую должен выполнить менеджер или руководитель после обсуждения производительности.Поскольку примечания к файлам потенциально могут поднять голову во время судебного разбирательства, важно понимать значительные последствия в будущем.

    Важность примечаний к файлу для документирования вопросов поведения или производительности

    Надлежащая документация о проблемах с производительностью сотрудников избавляет от проблем, связанных с трудоустройством. Задокументировать поведение и производительность сотрудников постфактум не так просто, поскольку воспоминания не идеальны. Сбор всей важной информации, которую необходимо отметить, является критической задачей при работе с большим количеством сотрудников.Таким образом, хорошо разработанный шаблон, включающий все основные ключевые моменты, не позволит вам пропустить или забыть какие-либо важные моменты.

    Ключевые точки

    • Обязательно опишите поведение или ситуацию и их влияние
    • Укажите, что вы хотели бы видеть в будущем
    • Обратите внимание на любые конкретные вопросы, которые вы хотите задать
    • Начните с открытых вопросов
    • Убедитесь, что вы прояснили все, в чем вы не уверены
    • Задокументируйте любые сроки улучшения, которые обсуждались
    • Подтверждение обязательств, взятых менеджером

    Почему стоит выбрать HR Expert Australia?

    HR Expert Australia предоставляет членам огромное количество профессионально написанных шаблонов для выполнения таких задач, как отправка предупреждений, документирование проблем с производительностью, письмо с беспокойством, а также политики и процедуры HR.Наши шаблоны настраиваются и охватывают все ключевые аспекты HR-деятельности. Вы можете зарегистрироваться для получения нашего премиального членства, которое предоставит вам мгновенный и неограниченный доступ к нашим всеобъемлющим шаблонам HR.

    Формы | Служба управления персоналом

    ..
    Форма альтернативного трудоустройства (AWA) Занятость Для руководителей и сотрудников, чтобы использовать для документирования альтернативных механизмов работы.
    Дополнительная информация для штатного расписания без исключений Занятость Форма, соответствующая требованиям Союза, для отдела, чтобы предоставить дополнительную информацию о новых вакансиях.
    Протокол отбора кандидатов Занятость Резюме собеседования с кандидатом для работодателя для федерального отчета.
    Форма выпуска для проверки биографических данных Занятость Разрешение отдела на получение справочной информации об окончательном кандидате.
    Форма назначения бенефициара Dearborn National Преимущества Пенсионер Обозначение лица/лиц, которые будут получать пособия в случае смерти застрахованного лица.
    Форма назначения бенефициара NMERB Преимущества Обозначение сотрудника, который получит пособие в случае смерти сотрудника.
    Форма назначения бенефициара NMERB с DocuSign Преимущества Форма с поддержкой электронной подписи для обозначения работника, который получит пособие в случае смерти работника.
    Регистрация льгот/отказ от льгот Преимущества Для сотрудников, новых или с квалификационным событием, для регистрации или отказа от медицинской, стоматологической страховки, страховки зрения, жизни и инвалидности.Информацию о ежегодной открытой регистрации см. на сайте ежегодной регистрации
    Форма выпуска кандидата Занятость Отделу по найму для получения дополнительной информации о квалификации кандидата.
    Конфликт интересов Отношения с работниками Чтобы сотрудники сообщали о фактических или предполагаемых конфликтах интересов или обязательствах ежегодно (в сентябре по инициативе HRS), при приеме на работу или при возникновении конфликта.
    Контрольный список личных дел отдела Занятость Для руководителей для оценки и записи типов документации, которые хранятся в личном деле отдела.
    Контрольный список отдела найма для освобожденных и не освобожденных Занятость Помогает отделам в процессах размещения и найма на штатные должности.
    Ведомственный контрольный список набора Факультет Занятость Помогает отделам в процессах размещения и найма на должности преподавателей.
    Контрольный список дисциплинарных взысканий Отношения с работниками Ведомственный контрольный список для помощи руководителям в дисциплинарном процессе.
    Аффидевит о семейном партнерстве Преимущества Для сотрудников, объявивших домашнее партнерство, чтобы предоставить партнеру преимущества.
    Форма прекращения домашнего партнерства Преимущества Для сотрудников, прекративших статус домашнего партнерства, чтобы прекратить льготы для партнера.
    Электронная форма запроса безопасности персонала Занятость Для отдела запрашивать/отменять права безопасности пользователя для обработки найма в PeopleAdmin.
    Контрольный список увольнения сотрудников Занятость Контрольный список для помощи отделам/руководителям в процессе увольнения сотрудника.
    Запрос на подтверждение занятости Занятость Форма, используемая для проверки статуса занятости, обычно третьей стороной.
    Оценочные формы: освобожденный и не освобожденный персонал Отношения с работниками Щелкните ссылку, чтобы перейти на веб-страницу, чтобы определить подходящий процесс оценки для вашего устройства.
    Инструменты и формы оценки/производительности Отношения с работниками Для отделов, чтобы установить цели для новых сотрудников, у которых еще нет формы оценки эффективности.
    Анкета сертификации экспортного контроля Занятость Заполняется нанимающим органом отдела, спонсирующего заявителя на неиммиграционную визу.
    Форма заявления об отпуске факультета Преимущества Может использоваться, когда штатные/нештатные преподаватели запрашивают отпуск.В некоторых колледжах есть своя форма. Пожалуйста, проконсультируйтесь с деканатом колледжа перед заполнением/представлением.
    Форма запроса на должность преподавателя Компенсация Для отделов, чтобы запросить новую должность преподавателя или внести изменения в существующую вакантную должность.
    Гибкие формы счета расходов и информация Преимущества Для сотрудников, чтобы разрешить прямой депозит в их FSA или HRA.
    Форма запроса FMLA Преимущества Чтобы запросить отпуск, покрываемый Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни.
    Подтверждение изменения FTE Занятость Форма для отделов, которую должен заполнить сотрудник для подтверждения изменения FTE. Должен быть прикреплен к FTE. Изменение PAF для обычных должностей.
    Форма ответа на жалобу (AFSCME) Отношения с работниками Для отделов, чтобы ответить на поданные профсоюзом жалобы.
    Запрос регулировки в пределах диапазона Компенсация Для департаментов, чтобы запросить установление справедливых отношений заработной платы для освобожденных сотрудников/заполненных неограниченных должностей.
     
    Инструкция и информационный лист
    Разрешение на снятие страховой премии Преимущества Для пенсионеров, чтобы разрешить автоматическое снятие их страховых взносов.
    Приглашение к самоидентификации (добровольное) Занятость Для новых сотрудников, которые должны добровольно указать свой возраст, пол, этническую принадлежность, статус ветерана и инвалидность для целей отчетности по федеральным данным.
    Форма перераспределения рабочей силы (LRF) – ТОЛЬКО ДЛЯ ОТДЕЛА Финансы Отделам по перераспределению затрат на оплату труда.
    Форма перераспределения труда (LRF) – ЭЛЕКТРОННАЯ Финансы Для подразделений, чтобы в электронном виде представить изменения для перераспределения затрат на оплату труда с использованием MyNMSU. Требуется утвержденный доступ и курс обучения.
    Форма данных нового сотрудника Занятость Для отделов, чтобы запросить создание новой записи сотрудника для кандидатов, которые не имеют идентификатора Aggie или имеют идентификатор Aggie, но никогда не работали в системе NMSU.
    Форма данных сотрудника NMERB Преимущества Для вновь нанятых/повторно принятых на работу/изменений статуса/повторно нанятых пенсионеров и возвращающихся на работу пенсионеров для обозначения статуса NMERB. Эта форма требуется NMERB.
    Объявление о выборе вакансии без исключений Занятость Обязательная форма профсоюза для ведомств, чтобы объявить о выбранном претенденте на вакантную должность.
    Контрольный список адаптации для штатных сотрудников Занятость Адаптация новых штатных сотрудников осуществляется через электронную систему найма NMSU (PeopleAdmin).Подробнее об этом см. http://hr.nmsu.edu/onboarding-guide/
    Контрольный список для адаптации – временный персонал Занятость Ведомственное руководство по адаптации новых временных сотрудников и их ориентации в НМСУ.
    Форма обращения персонала (PAF) Занятость Для отделов, чтобы внести изменения в записи сотрудников или информацию о работе.
    Форма действий персонала (PAF) Инструкции Занятость Инструкция по заполнению ПАФ
    Форма запроса на проверку личного дела Занятость Для сотрудника, чтобы запросить время для просмотра своего личного личного дела.
    Бланк сообщения о завершении работы и позднем приеме на работу Занятость Для отделов для проведения найма после окончания рабочего периода. Это для заданий, которые не удалось обработать с помощью стандартной процедуры.
    Форма для пенсионеров по состоянию здоровья или прекращения жизни Преимущества Для пенсионеров, чтобы отменить покрытие для себя или иждивенцев.
    Разрешение на освобождение от платы за обучение для пенсионеров Преимущества Для пенсионеров, чтобы запросить скидку на обучение на курсах НМГУ.
    NMERB Заявление о возвращении на работу Преимущества  
    Приложение NMERB для возврата к работе с DocuSign Преимущества  
    Соглашение о сокращении заработной платы 403(b) Преимущества Для сотрудников, чтобы начать, изменить или прекратить отчисления из заработной платы для 403(b), добровольного пенсионного плана.
    Соглашение о сокращении заработной платы 457(b) Преимущества Для сотрудников, чтобы начать, изменить или прекратить отчисления из заработной платы для 457 (b), добровольного пенсионного плана.
    Форма запроса на ориентацию Комитета по поиску Занятость Для отделов, чтобы запросить ориентацию процесса Комитета по поиску.
    Контрольный список ответственных обязанностей Занятость Для отделов, чтобы определить, требует ли должность проверки биографических данных.
    Регистрационная форма банка для отпуска по болезни Преимущества Для записи сотрудников в Больничный лист.
    Запрос на снятие средств из банка при отпуске по болезни Преимущества Для сотрудников, чтобы запросить вывод из банка больничных листов.
    Форма запроса на постоянную работу преподавателей Занятость Для отделов, чтобы запросить создание временной должности. Срочные должности не являются регулярными, назначение на них дает право на льготы.
    Табель учета рабочего времени без исключения — обычный — страницы административных и финансовых форм Расчет заработной платы Для не освобожденных сотрудников, чтобы исправить представленное время или представить время, если электронное расписание недоступно.
    Свидетельство об удержании налогов – – Административные и финансовые формы Страница Расчет заработной платы Для сотрудников, чтобы изменить статус подачи налоговой декларации штата Нью-Мексико.
    Электронный запрос доступа к системе I-9 Занятость Для отделов, чтобы запросить доступ к электронной системе I-9 для сотрудников
    Форма временного соглашения о дистанционной работе Занятость Форма, используемая как для руководителя, так и для сотрудника, чтобы иметь четкое общее представление о дистанционной работе сотрудников во время чрезвычайных ситуаций
    Заявление Комитета по поиску Занятость Бланк декларации для членов Поисковой комиссии.
    ОБРАЗЦЫ ПИСЬМО/ДОКУМЕНТОВ    
    Шаблон уведомления о хранении Занятость Образец письма для отдела, предлагающего увеличение удержания.
    Электронный список местонахождения I-9 Занятость Список мест электронной формы I-9, которые будут использоваться в Письме-предложении
    Образец электронной почты с электронной ссылкой I-9 Занятость Шаблон электронной почты со ссылкой на электронную форму I-9.
    Письма-предложения: Факультет-Регистрация (образцы) Занятость Образцы писем для отделов при предложении должности выбранному кандидату.
    Письмо-предложение: Преподавательский состав (образец) Занятость Образец письма для использования отделом при предложении временной должности преподавателя.
    Письмо-предложение: Факультет- Срок (образец) Занятость Образец письма для использования отделом при предложении временной должности преподавателя.
    Письмо-предложение: Ассистент выпускника (образец) Занятость Образец письма для использования отделом при предложении должности аспиранта.
    Письмо-предложение: Постдок с непредвиденными обстоятельствами (образец) Занятость Образец письма для использования департаментом при предложении постдокторской должности на случай непредвиденных обстоятельств.
    Письмо-предложение: Рег. персонала (образец) Занятость Образец письма для использования отделом при предложении штатной должности.
    Письмо-предложение: Регистрация персонала на случай непредвиденных обстоятельств (образец) Занятость Образец письма для использования в департаменте при предложении штатной должности на случай непредвиденных обстоятельств.
    Письмо-предложение: Сезонные сотрудники (образец) Занятость Образец письма для использования отделом при предложении временной сезонной должности сотрудника.
    Письмо-предложение: Персонал- Временный сотрудник (образец) Занятость Образец письма для использования отделом при предложении временной штатной должности.
    Письмо-предложение: Персональный срок (образец) Занятость Образец письма для использования отделом при предложении временной штатной должности.
    Письмо-предложение: Студент (образец) Занятость  
    Письмо: уведомление о переводе персонала на непредвиденные обстоятельства (образец) Занятость Образец письма для использования отделом при уведомлении сотрудника о переводе. Включает формулировку для финансирования непредвиденных обстоятельств.
    Письмо: Должность заполнена (образец) Занятость Образец письма для ведомств, чтобы уведомить других соискателей о заполнении вакансии.
    Письмо: Сообщение закрыто (образец) Занятость Образец письма в отделы с уведомлением о закрытии размещения.
    Промежуточный/действующий дифференциал (образец) Занятость Образец письма для использования отделом при запросе дифференциала
    Руководство для менеджеров по кандидатам, отвечающим требованиям Занятость Руководство для подходящих кандидатов
    Правила путешествия FLSA Занятость Руководство по определению требований к оплате проезда FLSA.
    Шаблон дифференциала трудностей Занятость Шаблон, который департаменты могут использовать при предоставлении временной надбавки за работу в трудных условиях.

    Как создать форму информации о сотруднике [+Бесплатный шаблон]

     

     

    Часть 1


    Что такое информационная форма сотрудника?

    Форма информации о сотрудниках, также известная как форма нового сотрудника, представляет собой жизненно важный документ по управлению персоналом, специально разработанный для упрощения управления информацией о новых сотрудниках.Включает в себя следующие сегменты:

    • Сведения о занятости
    • Частная информационная часть
    • Контактные данные для экстренных случаев

    Помимо обеспечения беспрепятственного сбора жизненно важных данных о рабочей силе, отличная форма информации о сотрудниках также поможет вам вести точную историю работы вашей рабочей силы, указывая важные сведения о занятости, включая:

    • Когда они были наняты?
    • Какую должность они занимали в вашей организации?
    • Когда они начали и перестали работать на вас?

     

    Часть 2


    Зачем нужна форма с информацией о сотруднике? Информационная форма сотрудника

    — это бесценный кадровый документ, который обеспечивает точную запись, архивирование и управление различными аспектами рабочей группы, что дает вам четкое представление о ваших новых сотрудниках.

    • Способствует оценке/оценке рабочей силы с помощью своей богатой базы данных
    • Обеспечивает идеальную возможность для отдела кадров обеспечить соблюдение прав сотрудников
    • Судя по отзывам, этот надежный документ подчеркивает дополнительные навыки человека, что в значительной степени способствует развитию карьеры
    • Предлагая подробную информацию о сотруднике, например, о состоянии его здоровья, этот всеобъемлющий документ способствует обеспечению безопасности персонала в случае чрезвычайной ситуации

    Часть 3


    Что включать в форму информации о сотруднике?

    Несмотря на то, что при разработке этого делового документа существуют различные ингредиенты, типичная форма информации о сотрудниках должна включать такие важные детали, как:

    • ФИО сотрудника
    • Номер телефона и физические адреса
    • Занимаемая должность и последующий отдел
    • Номер социального страхования работника
    • Информация о партнерах
    • Фактическая дата, когда сотрудник начал работать у вас
    • Контактная информация для экстренных случаев

    Часть 4


    Полное пошаговое руководство по созданию формы информации о сотруднике

    Основная идея формы информации о сотрудниках заключается в систематическом сборе и архивировании широкого спектра аспектов, касающихся ваших сотрудников.

    1. Начните все с четкого описания личных данных

    Список личных данных сотрудника.

    Некоторые из наиболее распространенных сведений, которые следует учитывать при включении в этот раздел, включают:

    • ФИО работников
    • Семейное положение физического лица
    • Пол
    • Имя партнера, а также имя братьев и сестер
    • Физический адрес (должен включать как постоянный, так и текущий адрес)
    • Номера телефонов
    • Адрес электронной почты

    Важно понимать, что работодатель будет полагаться на вышеуказанную информацию при обращении к членам семьи в случае возникновения проблем на рабочем месте.Кроме того, ваша организация будет полагаться на эти данные, особенно для существующих предприятий, где есть временное страховое покрытие для супругов и детей, чтобы составить окончательный список подходящих кандидатов.

    Совет : Во избежание мошенничества сотрудники должны предоставить подтверждающие документы, подтверждающие родственные связи, а также адреса.

    2. Образование/обучение

    После создания раздела с личными данными следующей задачей является разработка всеобъемлющего раздела, в котором содержится информация об образовании сотрудника.В этой части вы должны сосредоточиться на оценке академической квалификации вашей рабочей силы.

    Хотя предоставленные отзывы являются важным инструментом для точного понимания образования вашего работника, этот раздел имеет исключительно важное значение. В этом жизненно важном разделе формы информации о сотрудниках идея состоит в том, чтобы создать интуитивно понятную базу данных, которая будет использоваться для проверки компетентности сотрудника в отношении рассматриваемой должности.

    Необходимая информация для включения включает:

    • Посещаемое учебное заведение
    • Перспективы дальнейшего обучения

    3.История работы

    Ключевая информация, которую следует учитывать, включает:

    • Ранее занимаемые должности
    • Должность, которую занимали дольше всего (запрос периода времени, в течение которого занимала должность, поможет лучше понять историю работы)
    • Почему вы оставили свою последнюю должность?

    Опираясь на предоставленные отзывы, вы сможете понять, насколько хорошо вы собираетесь ладить с вашим новым сотрудником, и таким образом предсказать шансы на долгосрочный контракт.

    Совет : Для недавних выпускников, которые ранее не работали, этот раздел не является обязательным и поэтому остается пустым.

    4. Сервисные номера

    Следующим этапом отличной информационной формы сотрудника является создание раздела для номеров государственных услуг, который включает:

    • Информация о медицинском страховании
    • Номер социального страхования

    На большинстве предприятий, особенно на тех, которые предлагают страховое покрытие для своих работников, эта информация является обязательной.

    Часть 5


    Образец формы информации о сотруднике

    Чтобы еще больше отточить свои навыки создания формы информации о рабочей силе, вот отличный пример для сравнения.

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    ProsperForms — получайте отчеты от членов вашей команды на автопилоте. Доступно более 100 форм: отчеты, журналы, запросы и т. д. или создайте свою собственную. Просматривайте и управляйте данными на экранах Timeline и Dashboard, создавайте сводные отчеты в формате PDF. Начало работы

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    ProsperForms — получайте отчеты от членов вашей команды на автопилоте.Доступно более 100 форм: отчеты, журналы, запросы и т. д. или создайте свою собственную. Просматривайте и управляйте данными на экранах Timeline и Dashboard, создавайте сводные отчеты в формате PDF. Начало работы

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    ProsperForms — получайте отчеты от членов вашей команды на автопилоте.Доступно более 100 форм: отчеты, журналы, запросы и т. д. или создайте свою собственную. Просматривайте и управляйте данными на экранах Timeline и Dashboard, создавайте сводные отчеты в формате PDF. Начало работы

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Редактировать и использовать этот шаблон

     

    Часть 6


    Идеальные методы создания формы информации о сотруднике

    Хотя вам суждено стать экспертом в разработке новых форм с информацией о сотрудниках, вот основные приемы, которые следует учитывать, если вы хотите, чтобы документы выглядели впечатляюще.

    1. Весь файл должен быть составлен простым понятным языком. Таким образом, сотрудники смогут быстро понять инструкции, что приведет к точной обратной связи.
    2. Великолепная форма должна быть разработана в четком, последовательном и хронологическом порядке. Поэтому при создании формы не забывайте следовать этому порядку, поскольку это помогает избежать ненужных перекрестных ссылок и путаницы.
    3. Помимо использования простого языка, очень важно избегать использования крайне незнакомых терминов.Рекомендуются простые корпоративные условия.

    Другие основные методы, которые необходимо учитывать Включая

    • Укажите график, когда сотрудники должны подавать свои формы
    • Было бы здорово запечатлеть хобби и интересы

    Информационные формы для сотрудников — это отличные инструменты управления персоналом, которые точно собирают и фиксируют различные аспекты, касающиеся ваших новых сотрудников.

    Как начать:

    Шаг 1:  Создайте бесплатную учетную запись и новый апплет, выбрав настраиваемый шаблон.

    Опции:

    • Установите для апплета значение «Для всей команды», если вы хотите, чтобы все члены команды могли просматривать записи друг друга.
    • Кроме того, вы можете разрешить каждому участнику просматривать только свои собственные записи, а заинтересованным сторонам — просматривать все записи.
    • При необходимости приглашайте гостей с ограниченными правами.
    • Настройте напоминания, если вы хотите, чтобы члены вашей команды получали автоматические напоминания по электронной почте.
    • Настройте, кто будет добавлять записи, выбрав вкладку «Участники».

    Шаг 2:  Пользователи нажимают кнопку « Открыть форму отправки », чтобы заполнить ее и отправить.

     

    Шаг 3 : Как только будет добавлена ​​новая запись, участники с правами «Просмотр» получат уведомление по электронной почте и смогут просмотреть ее в режиме реального времени на экране временной шкалы.

    • Нажмите «Изменить», чтобы изменить статус или другие соответствующие атрибуты.
    • Сотрудники могут обсуждать записи в режиме реального времени — у каждой записи есть свой раздел для живых комментариев.
    • Добавляйте к записи неограниченное количество вложений (документы, изображения, фото, видео, аудиозаметки, файлы).
    • Экспортируйте записи или делитесь ими в Интернете.

    Шаг 4 : Получите мгновенный доступ к историческим данным и файлам с мощными возможностями поиска и фильтрации.

    Шаг 5 : Экран панели инструментов позволяет вам сэкономить время, когда вы хотите проверить общий обзор, с быстрым получением необходимой информации одним щелчком мыши.

     

    Начните сейчас

     

    Часть 4

    ProsperForms — это облачное решение, позволяющее значительно сократить время, затрачиваемое на создание отчетов

    1. Упростите составление отчетов с помощью автозаполнения: Такие поля, как дата, имя, тип отчета и форматирование, автоматически вставляются программным обеспечением.
    2. Автоматическая консолидация отчетов: Отчеты, созданные членами вашей команды, можно легко консолидировать .
    3. Экономия времени благодаря автоматической компоновке : Не нужно часами работать в Word или Excel, совершенствуя макет отчета, потому что он экспортирует ваши обновления в красиво оформленный файл всего за пару кликов .
    4. Спокойствие с автоматическими напоминаниями : Никто не забывает подавать свои отчеты, потому что ProsperForms автоматически отправляет своевременных напоминаний в соответствии с выбранным вами графиком .
    5. Сократите время и усилия, затрачиваемые на ежемесячную, ежеквартальную и годовую отчетность, благодаря мощным функциям фильтрации и экспорта.
    6. Быстрый обмен: Отчеты могут быть либо — экспортируются в файлы и распечатываются или отправляются по электронной почте; — поделился с менеджером онлайн (в режиме реального времени) ;  — опционально публикуется в Интернете в виде 90 745 отчетов о состоянии всей команды, т.е.т. е. все члены команды делятся друг с другом своим прогрессом, чтобы тратить меньше времени на встречи.

    Как настроить отчеты на ProsperForms:

    Шаг 1:
    • Выберите форму (доступно более 100 форм) — настройте наши предустановленные формы или легко создайте новую форму за считанные минуты.
    • Настройте напоминания, если вы хотите, чтобы члены вашей команды получали автоматические напоминания о сроках их отчетов.
    • Настройте тех, кто будет отправлять отчеты, выбрав вкладку « Участники ».
    Шаг 2:  Нажмите кнопку » Открыть форму отправки «, чтобы заполнить и отправить отчет. Такие данные, как тип отчета, дата и имя, будут добавлены автоматически . Как только новый отчет будет добавлен, участники с правами « Просмотр » смогут просматривать его в режиме реального времени. Шаг 3 (необязательно) : Создайте отчет и экспортируйте его в PDF. (Пропустите этот шаг, если вы публикуете отчеты о состоянии в Интернете и не распечатываете их.) Нажмите « Создать отчет ».Сделанный! Начать сейчас

    Бесплатный шаблон онлайн-формы с информацией о сотруднике

    Ознакомьтесь с другими образцами AidaForm, полезными для вашего бизнеса Готовый к использованию новый сотрудник AidaForm Вместо этого информационный шаблон. Мгновенно добавьте его в свою учетную запись AidaForm, нажав кнопку «Использовать этот шаблон».До сих пор нет AidaForm учетная запись? Просто потратьте минуту на процесс регистрации и получите доступ к набору бесплатных шаблонов и нашему удобному инструменту для создания форм. Твой Форма информации о сотруднике будет готова для редактирования, когда вы войдете в систему. Используйте левое меню

    Form Elements для перетаскивания нужных полей и правое меню Form Designer для настройки цветовых схем, шрифтов, значков и т. д.Не забудьте загрузить логотип вашей компании в верхнюю часть шаблона информации о сотруднике. Вы можете изменить все примеры текстов для заголовков, полей, опций и раскрывающихся списков по своему усмотрению. Изменяйте и корректируйте свою форму, пока не будете полностью удовлетворены результатом. Здесь нет ограничений!

    3

    Предварительный просмотр формы. Если все выглядит хорошо, продолжайте Опубликовать свою форму, чтобы сделать ее доступной онлайн для заявителей. Проверьте раздел «Настройка », чтобы включить и настроить уведомления по электронной почте, когда кто-то заполняет формы для ваших новых сотрудников.

    Как сделать информационный лист сотрудника эффективным

    Удаление ненужных вопросов

    Спрашивайте у сотрудников только ту информацию, которая необходима для отслеживания и улучшения рабочих процессов. Не включайте вопросы, которые могут быть восприняты как дискриминационные или даже незаконные (например, этническая принадлежность, раса или инвалидность). Информационная форма сотрудника не должна занимать слишком много времени и усилий, но при этом оставаться информативной для вас как работодателя.

    Используйте стандартные варианты ответов

    Выберите дополнительные поля с множественным выбором и раскрывающимся списком вместо тех, которые требуют текстовых ответов.Это помогает классифицировать и оценивать все формы данных о сотрудниках. Попробуйте наши поля опроса, такие как Рейтинг, Шкала и Ползунки, чтобы сотрудники могли указать свой уровень образования и навыков. Или узнайте их оценку некоторых важных тем, таких как условия труда и бизнес-процессы.

    Запрос личных фотографий или скриншотов документов

    Поле Загрузка файла позволяет вашим кандидатам прикреплять любые файлы, необходимые для регистрации сотрудника. Запросите личные фотографии, удостоверения личности, водительские права, разрешения на работу, профессиональные сертификаты и любые другие документы, которые вы считаете источником контактной информации сотрудников.

    Соблюдайте юридические требования

    Позаботьтесь о защите конфиденциальности и законном сборе личной информации. Просто установите флажок AidaForm Условия , чтобы ваши кандидаты могли оставить свои разрешения. Еще один простой, но полезный вариант — получить и сохранить личную подпись сотрудника. Используйте наше специальное поле Signature для цифровых подписей. Все формы адаптированы для мобильных устройств, что означает, что ваши сотрудники могут легко подписать форму, используя свои смартфоны.

    Использование формы данных о сотруднике в процессе найма

    Среди ваших сотрудников есть новички? Соберите личные данные для правильного онбординга. При приеме на работу вам понадобится целая куча обязательных форм (например, форма W-4, форма I-9 или другие формы в соответствии с вашими местными законами). Убедитесь, что вы собрали все необходимые личные данные в форме информации о новом сотруднике, чтобы не заполнять ее дважды.

    Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *