Close

Как правильно хранить личные дела сотрудников: ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ

Содержание

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Как хранить личные дела сотрудников в организации

Дорогие читатели, наши специалисты подготовили для вас этот материал совершенно бесплатно. Однако статьи рассказывают о типовых способах решения вопросов по трудовым спорам. Но каждый случай индивидуален и носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта. Это быстро и бесплатно.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Как организовать хранение личных дел сотрудников

Дорогие читатели, наши специалисты подготовили для вас этот материал совершенно бесплатно. Однако статьи рассказывают о типовых способах решения вопросов по трудовым спорам. Но каждый случай индивидуален и носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта. Это быстро и бесплатно. Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения.

Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи. Личное дело сотрудника — это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т После того, как в году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально—нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству. Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников. Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации. Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника. Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:. То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов.

Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения. Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД.

Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа. После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений заявление и копия приказа , а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет. Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:. Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя.

Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника. Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника. В каких случаях пишется объяснительная по факту выявленных нарушений и как она передается руководству организации.

Во многих хозяйствующих субъектах, использующих труд наемных работников, на вновь трудоустроенного подчиненного заводится личное дело.

При этом, внешний вид и структура подобного документа не имеет строгой регламентации. Как быть в этом случае и как его тогда составлять — насущные вопросы многих кадровиков. Действующим законодательством РФ предусмотрены такие случаи обязательного открытия личных дел работников:.

В остальном же, административные органы хозяйствующих субъектов-юрлиц и ИП вправе самостоятельно определяться с необходимостью формирования дел и категориями подчиненных, по отношению к которым они составляются, руководствуясь Конституцией, ТК ст.

Принятое решение должно быть зафиксировано в локальных нормативных актах например, соответствующей инструкции по делопроизводству HR-отдела, Уставе. В них же, ввиду нерегламентированности основных вопросов формирования документа на макроуровне, следует отразить:. Таким образом, формирование и хранение личных дел многими отечественными хозяйствующими субъектами может осуществляться в добровольном порядке.

Комплектование дел позволяет сконцентрировать и упорядочить в одном месте и общем виде все данные о штатных единицах, а также обеспечивает оперативный доступ к требуемой информации. Поэтому многие отечественные субъекты не отказываются от этой делопроизводственной процедуры.

Стандартизированная комплектация картотеки предусмотрена только для такой категории работников, как госслужащие. В остальных случаях дело может содержать любые заверенные копии и оригиналы различных документов распоряжений, заявлений , хранящихся на постоянной или временной более десятилетия основе.

Под третьими подразумеваются доказательства прекращения работы, то есть заявление об увольнении и копия соответствующего локального распоряжения руководства. Что касается трудовой книжки, то в личное дело можно вкладывать исключительно ее копию, но не оригинал, поскольку он считается бланком строгой отчетности, который полагается хранить в специальных условиях специально оборудованных помещениях, к примеру и выдавать по заявлению.

Исходя из вышенаписанного, комплектация дел начинается с момента трудоустройства работника, сразу после издания соответствующего приказа о его приеме, и осуществляется вплоть до момента окончания им трудовой деятельности. После этого его передают на архивное хранение решение Росархива от 06 февраля г. Этим занимается лицо, на которое администрацией возлагается подобная ответственность зачастую — сотрудник отдела кадров. При этом неважно, трудится ли работник на основном рабочем месте или по совместительству, в течение длительного периода или по срочному трудовому контракту.

На штатные единицы, к которым не предъявляются специфические требования технический персонал, к примеру , личные дела зачастую не заводятся. Кроме этого, нецелесообразно включать в личное дело более 1-го экземпляра каждого документа ввиду того, что его объем не должен превышать листов, при толщине не более 4 см. Альтернативой прокола служит переплет.

При этом текст содержимого особенно даты, визы и резолюции должен свободно читаться. После этого оно подлежит регистрации в журнале учета. Его форма нигде не определена, поэтому он может составляться в произвольном виде. Запрещено подшивать в папку документацию, содержащую информацию о частной жизни, политической и религиозной принадлежности трудящегося ст.

Получение и обработка работодателем первых сведений, согласно ст. Все персональные данные следует уточнять лично у подчиненного. Если получить их можно только у третьей стороны, работника заранее об этом уведомляют с целью получения от него согласия в письменном виде. Для этого ему сообщается о целях, источниках, способах получения, содержании подобной информации и последствиях отказа. Чтобы обезопасить себя, следует в уставных документах отразить перечень сотрудников, имеющих доступ к персональным данным.

Ознакомиться со своим личным делом имеет право и сам работник. В некоторых компаниях это происходит ежегодно, один раз и в обязательном порядке, под расписку в карточке, прилагаемой к делу. Запрещена передача информации сторонним лицам, за исключением правоохранительных и медицинских работников по факту официального запроса первых и в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника вторыми, а также их хранение в структурных подразделениях, не являющихся юрлицом и не относящихся к работодателю.

Также разрешено хранить личные дела в составе нарядов — алфавитных групп хранения. При этом в начале наряда вкладывается сводная опись включенных в него документов. Как правило, отдел кадров хранит только дела работающих членов коллектива, а документы уволенных работников передаются на хранение в архив. Альтернативным вариантом является выдача на руки увольняющемуся в последний день его работы копий документов, подшитых к делу.

Целесообразно для этого открыть журнал, в котором работник будет расписываться о факте получения. Это освобождает работодателя от ответственности за обеспечение неприкосновенности и сохранности конфиденциальных данных подчиненного. Внутренняя опись подписывается ее составителем и к ней составляется итоговая запись, в которой, в буквенном и цифровом эквиваленте, указывается количество имеющихся бланков и размер самой описи.

Ее нумеруют отдельно. После этого составляется заверительный лист Приложение 9 Правил , в котором фиксируются:. Он также подлежит визированию составителем. Все последующие корректировки ЛД подлежат отметке в нем со ссылкой на соответствующий акт. На титульном листе указывается дата его закрытия и срок период хранения, исчисляемый с начала года, следующего за годом закрытия.

Если в личном деле имеются документы с разными сроками хранения, то дело хранится по максимальному из них. В случае невостребования некоторых документов работником они вкладываются в подшиваемый к личному делу нумеруемый конверт. При этом, сначала нумеруется конверт, потом — вложения. Личное дело следует передать архивариусу не позднее чем через 36 месяцев после их завершения в делопроизводстве. Штрафные санкции к кадровому специалисту могут применяться в случае неправильного заполнения им унифицированных форм в размере р.

Личные дела сотрудников к таковым, как уже упоминалось, не относятся. Так, нарушители законодательных норм в области персональных данных привлекаются к ответственности следующего характера:. Эффективной превентивной мерой является компьютеризированный формат ведения кадровой документации, в том числе и личных дел, на который переходит все больше отечественных хозяйствующих субъектов, и получение письменного согласия от подчиненных на обработку информации о них.

Без последнего работа с ней, не содержащая уголовно наказуемых деяний, чревата штрафами:. Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:. Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности например, на руководящий состав.

Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Порядок ведения и хранения личного дела

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия если работодатель принял решение о ведении таких документов. По закону дела ведутся только на госслужащих см. Федеральный закон от Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня. Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ.

Хранение личных дел

Активировать демодоступ. Хранение личных дел сотрудников организации производится в соответствии с установленными нормами архивного законодательства и положениями закона о персональных данных. Как правильно организовать текущее и архивное хранение личных дел работников предприятия рассказывается в статье. Эффективность процесса управления персоналом зависит во-многом от того, насколько индивидуальным будет подход к каждому конкретному работнику. Чем больше сведений о сотруднике известно, тем в большей степени будет обеспечиваться его персонификация. Такие сведения собираются, систематизируются и анализируются с помощью личных дел. В них подшиты документы, позволяющие получить точное, объективное и максимально полное представление о конкретном работнике. Обязанность работодателя организовать формирование, ведение и хранение личных дел сотрудников установлена законом только в отношении учреждений государственного подчинения. Управляющая компания также имеет право установить такую обязанность в отношении предприятий, находящихся в ее непосредственном подчинении. Но никто не запрещает работодателям вести такие дела и на коммерческих предприятиях.

Как формируются личные дела сотрудников?

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. Все личные дела содержат персональные данные работника.

Проект Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части увеличения срока выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком с полутора до трех лет».

My Solutions. По размеру бизнеса. Решения для отраслей.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Автор: Данилова В. Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации в том числе коммерческие ее применяют.

.

Как хранить личные дела сотрудников в организации

.

Темы: Кадровое делопроизводство. Хранение личных дел сотрудников организации производится в соответствии с установленными.

.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ

.

.

Где хранить личные дела сотрудников?

.

.

Кадровые записи: оформление файла

Надлежащее ведение кадрового учета может помочь работодателю отслеживать эффективность работы сотрудников, демонстрировать соблюдение трудового законодательства и обосновывать спорное увольнение. С другой стороны, плохое ведение кадрового учета может привести к ответственности работодателя. Каждому работодателю важно знать, что должно и не должно входить в личные дела.

В личном деле каждого сотрудника следует документировать его или ее историю работы в компании с первого дня до увольнения, рассказывая историю этого человека в компании – взлеты и падения, изменения в должности или обязанностях, а также обоснование любых решения, принятые работодателем в отношении работника. Учитывая личный характер файлов сотрудников, они должны храниться в безопасном месте и строго конфиденциальны. Доступ должен быть ограничен для тех, у кого есть законная «необходимость знать» или в соответствии с требованиями закона.

Основной целью документирования является предоставление доказательств во время судебного разбирательства. Работодатели должны документировать так, как будто все однажды предстанет перед судьей и присяжными: использовать соответствующий язык, писать четко и лаконично, быть тщательным — и ошибаться в сторону чрезмерного документирования. Если вы сомневаетесь, следует ли задокументировать инцидент, лучше задокументировать проблему. Хотя документирование требует много времени и утомительно, лучше перестраховаться, чем потом сожалеть — любой вопрос с трудоустройством может превратиться в судебный процесс.

Что должно быть включено ?

Документы о приеме на работу. Документация должна включать записи, полученные от работника при приеме на работу: заявление, резюме, рекомендации, любые разрешения, полученные от работника (т. е. проверка биографических данных или тестирование на наркотики), формы работника W-4 и I-9, и любые формы выбора/отказа от льгот.

Должностная инструкция. В должностных инструкциях должны быть указаны основные функции или обязанности, ответственность и/или другие важные особенности конкретной должности.Описание должно включать любые требуемые конкретные навыки, ожидаемые усилия и/или результаты, а также должно описывать условия работы, такие как часы или место, в котором будет выполняться работа, и должно быть подписано работником. Наличие документации об основных функциях работы в личном деле становится критически важным, если работодатель получает запрос работника на разумное приспособление (например, ADA, Закон об американцах с ограниченными возможностями) или должен защищать иск о дискриминации по инвалидности.

Подтверждение получения руководств, политик и обучения компании. Файл должен включать документы, демонстрирующие, что сотрудник получил, прочитал и принял руководство и политику компании, включая сексуальные домогательства, дискриминацию, FMLA (Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни) и политику в отношении социальных сетей. Политика занятости должна пересматриваться и обновляться ежегодно, а сотрудников следует поощрять читать любые обновления и задавать вопросы.Сотрудники всегда должны подписывать подтверждение получения материалов и понимать, что их обязанность — читать их и задавать вопросы. Благодарности должны храниться в личных делах сотрудников.

Записи об образовании и обучении. Подайте Документы или результаты, относящиеся к обучению и тестам, которые использовались для принятия решений о приеме на работу, связанных с повышением , понижением в должности , переводом , увольнением или другими трудовыми действиями.

Оплата и льготы. Информация, документально подтверждающая ставки заработной платы и другие формы вознаграждения, включая любые изменения, должна быть включена в кадровые документы.

Записи выступлений

Как работодатель вы должны документировать как положительные, так и отрицательные аспекты работы и/или поведения вашего сотрудника. Это, пожалуй, самая важная категория в личном деле сотрудника. Почему? По одной причине: важно отслеживать прогресс сотрудника в компании и уведомлять сотрудника о том, что его или ее производительность или поведение нуждаются в улучшении, или документировать, когда сотрудник показал хорошие результаты и заслуживает признания.

Кроме того, личные дела часто играют решающую роль в защите работодателя от неблагоприятного решения о приеме на работу. Документация о работе или поведении сотрудника, содержащаяся в кадровых записях, может стать решающим доказательством законной и законной причины работодателя для применения дисциплинарных мер или принудительного увольнения. Таким образом, личные дела должны содержать документацию о любых дисциплинарных уведомлениях, письменных предупреждениях, отчетах об инцидентах, записях устных консультаций, выговорах/дисциплинарных отчетах, планах действий по повышению производительности, соглашениях о последнем шансе или других документах, подтверждающих неблагоприятные действия при приеме на работу.

К сожалению, большинство менеджеров и руководителей не тратят время на тщательное документирование нарушений трудовой политики, производительности и поведения. Слишком часто работодатель начинает документировать неправомерное поведение только после того, как принял решение об увольнении сотрудника, но хочет создать документальный след, подтверждающий, что увольнение действительно. Это плохая идея. Когда документация создается задним числом в ожидании судебного разбирательства, ее достоверность снижается. Каждый работодатель должен регулярно выполнять документирование:

  • Положительное и отрицательное поведение
  • Жалобы и благодарности от коллег и клиентов
  • Вопросы посещаемости и отпуска
  • Производительность
  • Изменения в работе, такие как продвижение по службе и переводы
  • Нарушение политики или правил

В дополнение к проведению регулярных оценок производительности руководители должны документировать любые негативные действия сотрудников во время инцидента или вскоре после него, чтобы обеспечить точную запись того, что произошло.При документировании неправомерных действий включите факты — «кто, что, где, когда и как». Обратите внимание на цель записи и укажите любые последствия инцидента, если это уместно. Сообщите сотруднику о записи. Он/она не может совершенствоваться, не зная, в чем ему/ей нужно совершенствоваться.

Работодатели должны обсудить с ним оценки эффективности каждого сотрудника и попросить его подписать свою оценку. Работодатель может напомнить работнику, что его подпись не означает, что он с ней согласен, но признает, что работодатель обсудил ее с работником и ему была предоставлена ​​копия.Для документации, не связанной с аттестацией, работодатель может отправить сотруднику электронное письмо, в котором будет запечатлена неформальная беседа, и сохранить копию электронного письма, ответ сотрудника или квитанцию ​​о прочтении в личном деле.

Расследования и жалобы

Документируйте расследования и жалобы, касающиеся работника или поданные им. Работодатели должны сохранять документы, отражающие характер жалобы, действия, предпринятые компанией в ответ, идентифицировать свидетелей и описывать окончательное решение по жалобе или расследованию.Для незначительных проблем допустимо ведение соответствующих документов в личном деле. Для более серьезных или деликатных жалоб или расследований (например, жалоб на домогательства или дискриминацию со стороны работника или против него) работодатель должен вести отдельный файл.

Завершение

Документы, использованные при увольнении, должны храниться в личном деле. Среди прочего, они могут включать в себя форму действий при увольнении, контрольный список увольнения, соглашения об отказе от прав и выходных пособиях, а также анкеты для собеседования при увольнении.Работодатель также должен хранить копию любой корреспонденции или документации, касающейся возврата имущества компании, а также копию сводного сводного сводного закона о сверке бюджета (COBRA), которое было отправлено сотруднику в личном деле сотрудника. Работодатель также должен вести учет любых процедур выплаты компенсации по безработице.

Что не должно быть включено ?

Некоторые записи сотрудников следует хранить отдельно от личного дела, поскольку они являются защищенными конфиденциальными документами.Другие документы нельзя использовать в качестве основы для принятия решений о трудоустройстве, и поэтому их не следует смешивать с документами, которые служат основанием для таких решений, чтобы оградить работодателей от ответственности. К данной категории документов относятся следующие виды записей:

Все медицинские записи, включая медицинские осмотры перед приемом на работу; бланки заявлений на получение пособия по инвалидности; справки от врачей; запросы на отпуск FMLA; запросы на размещение ADA; история вознаграждения работника; претензии и сопутствующие документы; результаты пригодности к службе; оценки функциональных возможностей; рекомендации относительно участия сотрудника в программе помощи сотрудникам компании; результаты тестов на наркотики/алкоголь; заявления о возмещении медицинских расходов; сведения о состоянии здоровья членов семьи работника; и любую документацию о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья или инвалидности.

Кредитные отчеты, включая любую кредитную информацию, связанную с потребителем, личные и/или финансовые данные.

Иммиграционные формы, , включая форму I-9 Службы гражданства и иммиграции США (USCIS) и подтверждающие документы, подтверждающие право на трудоустройство (разделение этих документов также упрощает для компании создание необходимых записей, если она подлежит государственной проверке).

Документы, относящиеся к жалобам и расследованиям, включая внутренние претензии, претензии государственных органов и судебные иски, которые должны храниться в файле до полного разрешения претензии или другого судебного разбирательства.

Заметки, отражающие личные мысли о сотруднике, которые не имеют никакого отношения к должностным обязанностям или результатам работы сотрудника.

Данные о заработной плате требуются в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах и ​​законами штата о труде, регулирующими типы и требования к учетным записям и сопутствующим документам (например, распоряжения об увольнении), которые необходимо вести. Кроме того, в соответствии с Законом Лилли Ледбеттер о справедливой оплате труда от 2009 года работодатели теперь должны быть готовы документировать причины своих решений о заработной плате, поэтому эти записи также необходимо хранить.

Данные кандидатов, которые не были приняты на работу, включая объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на работу, представленные в любое агентство, проверки рекомендаций, результаты медицинских осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документацию о достоверности тестов, используемых в Процесс выбора и связанная с ним информация.

Тщательное и полное ведение записей о сотрудниках является важной обязанностью работодателей, и ее нельзя игнорировать или делать поверхностно. Инвестиции, которые работодатель тратит на ведение точной и последовательной истории всех своих сотрудников, окупятся в случае неудачного судебного разбирательства или аудита.

КАДРОВАЯ ПОЛИТИКА | СЛКК

Правило

отдела кадров

ЛИЧНОЕ ДЕЛО

Одобрение Кабинета Министров 29.10.20

  1. ПОЛИТИКА

Отдел кадров устанавливает, поддерживает и контролирует доступ к кадровым записям нынешних и бывших сотрудников Колледжа для документирования решений, связанных с трудоустройством, выбора льгот и соблюдения государственных требований к ведению документации.Эти записи считаются конфиденциальными и будут периодически проверяться отделом кадров для удаления устаревших материалов в соответствии с Графиком хранения документации Колледжа.

  1. ССЫЛКИ
    1. Кодекс штата Юта, глава 2, раздел 63, «Закон о доступе к государственным документам и управлении ими»
    2. Кодекс штата Юта, часть 2, глава 7, раздел 53b, «Сообщение информации о заработной плате»
  2.        ОПРЕДЕЛЕНИЯ
    1. См. Определения отдела кадров.
  3.        ПРОЦЕДУРЫ
    1. Отдел кадров является основным хранителем личных дел сотрудников. Отдел кадров может предоставлять и контролировать временный доступ к личным делам начальнику сотрудника, руководителю второго уровня и/или другим отделам/подразделениям Колледжа в целях деловой необходимости Колледжа.
    2. Личные дела хранятся в соответствии с Законом штата Юта о доступе к государственным документам и управлению ими («GRAMA»).Нынешние и бывшие сотрудники могут запросить в отделе кадров копию своего личного дела. Отдел кадров может взимать номинальную плату для покрытия расходов на поиск, копирование и/или электронные устройства хранения данных.
    3. Отдел кадров будет координировать запросы на публичные записи, обнаруженные в личных делах сотрудников, с Управлением по управлению рисками в соответствии с GRAMA. Это включает в себя все внешние запросы на информацию, обнаруженную в личных делах сотрудников, за исключением случаев, когда информация и материалы классифицируются как «контролируемые», «частные» или «защищенные» в соответствии с GRAMA, или раскрытие информации и материалов запрещено в соответствии с государственными или федеральными законами. закон.
    4. Отдел кадров ведет отдельную и конфиденциальную медицинскую карту для каждого сотрудника. Отдел кадров также ведет файлы I-9 отдельно от личных дел.
    5. Заметки руководителей, неофициальные корректирующие действия и/или документы о пересмотре сроков пребывания в должности не хранятся в личных делах сотрудников.
    6. Сотрудники могут отправить письменное письмо в ответ на любой документ, добавленный в их личное дело, в течение 30 дней с момента добавления документа в личное дело.Письменный ответ будет приложен к документу. Копия письменного ответа должна быть направлена ​​работником руководителю работника.
    7. Сотрудники обязаны уведомить отдел кадров в письменной форме о следующих изменениях: имя, адрес, номер телефона, бенефициары и контакт для экстренной связи.

HR Руководство по хранению личных дел сотрудников в 2022 году

Работодатели обязаны хранить учетные записи и документацию сотрудников в течение определенного периода времени.Как долго они должны храниться, зависит от конкретной документации. Здесь мы сформулировали исчерпывающее руководство, в котором объясняется, какую документацию необходимо поддерживать и как долго. Понимание этой важной информации поможет вашей организации полностью соответствовать требованиям.

 

Как долго отдел кадров должен хранить форму I-9 и трудовые книжки? Форма

I-9 подтверждает, что сотрудник может легально работать в США. На федеральном уровне работодатели обязаны хранить форму I-9 в файле для каждого сотрудника и сохранять форму через три года после даты приема на работу сотрудника или через год после увольнения — в зависимости от того, какая дата наступит позднее.

По данным Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), работодатели должны хранить всю кадровую и трудовую документацию, включая заявления о приеме на работу, просьбы о разумных приспособлениях и т. д., в течение одного года с даты увольнения .

 

Как долго отдел кадров должен хранить данные о заработной плате, налогах и льготах?

По данным Министерства труда, в соответствии с Законом о справедливом труде и стандартах работодатели должны хранить все записи о заработной плате, а также записи о продажах и покупках, , в течение как минимум трех лет .

DOL также требует от работодателей вести записи о заработной плате, такие как табели учета рабочего времени, таблицы ставок заработной платы, оценки работы, коллективные договоры, графики работы и записи об изменениях заработной платы в течение двух лет .

Кроме того, работодатели должны вести учет налогов на сотрудников за четыре года после 4-го квартала того года подачи. Согласно IRS, налоговые отчеты должны включать: 

  • Ваш идентификационный номер работодателя

  • Суммы и даты всех выплат заработной платы, аннуитетов и пенсий

  • Сообщенное количество чаевых

  • Справедливая рыночная стоимость выплаченной натуральной заработной платы

  • Имена, адреса, номера социального страхования и профессии сотрудников и получателей

  • Любые копии формы W-2 для сотрудников, возвращенные вам как недоставленные

  • Даты трудоустройства

  • Периоды, за которые работники и получатели получали оплату во время отсутствия по болезни или травме, а также сумма и еженедельная ставка выплат, произведенных вами или сторонними плательщиками

  • Копии справок об удержании подоходного налога с сотрудников и получателей (формы W-4, W-4P, W-4S и W-4V)

  • Даты и суммы внесенных вами налоговых депозитов

  • Копии поданных деклараций

  • Записи выделенных чаевых

  • Записи о предоставленных дополнительных льготах, включая обоснование

 

Как работодатели должны хранить информацию о пособиях?

Работодатели должны вести записи о льготах, такие как документы плана, форма 5500, финансовые отчеты, формы выборов, записи о прекращении действия плана, трастовые отчеты, формы 401(k), документация COBRA и другая документация по льготам в течение шести лет после увольнения сотрудника из организация.

 

Как работодатели должны управлять записями?

Организации всегда должны проводить кадровые аудиты для определения сильных и слабых сторон существующей системы учета. Аудиты помогут вам следить за всей необходимой документацией, обеспечивать наличие надлежащих систем регистрации и поддерживать соответствие требованиям.

В то время как работодателям разрешено хранить записи в бумажной или электронной форме, большинство руководителей отрасли согласны с тем, что инвестирование в безопасную систему HRIS является самым безопасным и наиболее эффективным способом управления документацией сотрудников.Организации должны напрямую интегрировать свою систему HRIS в свои политики соблюдения требований и ведения документации. При правильном использовании HRIS может помочь работодателям упростить процесс ведения документации, значительно повысив уровень соблюдения требований.

HR-группы обычно несут ответственность за распространение массива уведомлений, которые часто требуют подтверждения со стороны сотрудников. Эти уведомления могут также часто требовать подписи сотрудников. Полностью интегрированная система HRIS должна управлять записями, требующими участия сотрудников, предлагая сотрудникам доступ к документам в электронном виде.Также следует включить функцию, позволяющую администраторам экспортировать все подписанные уведомления и документацию. Эти процедуры помогут вам соблюдать требования, когда придет время для аудита.

 

Дополнительные ресурсы

Вы также можете быть в курсе требований к хранению записей и других важных тем, получая знания и знания, используя исчерпывающие ресурсы BerniePortal:

  • Блог BerniePortal — универсальный источник новостей HR-индустрии
  • Глоссарий HR — содержит наиболее распространенные термины, сокращения и соответствие требованиям HR
  • Руководства по управлению персоналом — основные элементы, охватывающие обширный список всеобъемлющих тем по управлению персоналом
  • BernieU — бесплатные онлайн-курсы по управлению персоналом, утвержденные для повторной сертификации SHRM и HRCI
  • HR Party of One — наша популярная серия и подкаст на YouTube, посвященные новым тенденциям в области управления персоналом и актуальным темам в области управления персоналом 

Кадровый учет: что следует хранить?

В соответствии с законодательством штата Висконсин работодатели не обязаны вести индивидуальные личные дела.Но если они это сделают, сотрудники — нынешние и бывшие — могут проверять свои записи не реже двух раз в год.

Эти записи относятся к квалификации, связанной с приемом на работу, продвижением по службе, компенсацией, увольнением и другими дисциплинарными мерами.

«Когда работодатели спрашивают меня, что им следует хранить в личных делах, я отвечаю, что в Висконсине вообще не требуются конкретные личные дела», — сказала адвокат Эллен Франц. «Но я предлагаю, чтобы они хранили определенные вещи в личном деле, чтобы у них была хорошая документация, если возникнет проблема.”

Среди ее предложений:

  • Бланки заявок и сопутствующие материалы
  • Копии оценок сотрудников
  • Договор при наличии у работника индивидуального трудового договора
  • Дисциплинарные взыскания

«Малый бизнес может иметь или не иметь систему оценки или дисциплины», — сказал Франц. «Но в современном мире большинству работодателей следовало бы».

Frantz рекомендует вести дополнительные записи помимо официального личного дела.Дополнительный файл может использоваться для хранения медицинских записей, форм иммиграционной проверки I-9, записей о заработной плате и часах и других записей, которые могут понадобиться в случае государственной проверки.

Запросы на просмотр личного дела могут быть представлены в письменной форме, после чего у работодателя есть семь дней для выполнения. Копии файла должны быть предоставлены по разумной цене – не выше фактических расходов.

Однако некоторые предметы могут быть удержаны, в том числе:

  • Записи о возможных уголовных преступлениях против работника.
  • Рекомендательные письма для этого сотрудника.
  • Тестовый документ, отличный от совокупной оценки раздела или всего теста.
  • Материалы, используемые для планирования персонала.
  • Информация личного характера, которая может нарушить частную жизнь другого лица.
  • Записи, относящиеся к находящейся на рассмотрении претензии между работодателем и работником.

Если вы в качестве работника просматриваете записи и обнаруживаете ошибку(и), вы должны довести ее до сведения работодателя для исправления, удаления или с приложением объяснения по спорному пункту.

За непредоставление доступа к персональным записям взимается штраф в размере 10 долларов в день за каждый день нарушения. «Штраф небольшой, но может сложиться», — сказал Франц.

Статья Эллен Франц, адвоката по трудовым спорам Ла-Кросс. Чтобы вызвать юриста по трудоустройству в Ла-Кроссе, штат Висконсин, позвоните по телефону 608-784-5678.

Переход на безбумажный? Юридические рекомендации и советы для безбумажного отдела кадров

Переход на безбумажный? Юридические рекомендации и советы для безбумажного отдела кадров

В современной высокотехнологичной бизнес-среде работодатели часто оцифровывают кадровые документы.Хранение этих документов в электронной форме имеет очевидные преимущества, включая простоту доступа и эффективность хранения. Хотя электронное хранение кадровых документов разрешено федеральным законодательством о занятости, работодатели должны помнить о законодательных правилах, касающихся сроков хранения документов и электронных систем хранения, чтобы избежать юридических ловушек. Если ваша компания рассматривает возможность внедрения безбумажного отдела кадров, ознакомьтесь с юридическими рекомендациями и советами, чтобы обеспечить плавный переход.

Персональные записи и прикладные материалы

Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы записи о персонале и занятости сохранялись в течение следующих периодов:  

  • Частные работодатели должны хранить учетные записи в течение одного года с даты внесения записи или связанного с ней кадрового иска, в зависимости от того, что произойдет позднее, но в случае принудительного увольнения работника они должны хранить персональные или трудовые книжки уволенного работника в течение одного года. года со дня увольнения.Примеры документов включают: оценки эффективности; записи посещаемости; дисциплинарные записи; справочные квитанции; запросы на подтверждение занятости; сертификаты об образовании; Приложения; и возобновляет.
  • Образовательные учреждения, а также государственные и местные органы власти должны хранить такие записи в течение двух лет с даты внесения записи или соответствующего кадрового решения, в зависимости от того, что произойдет позже, но в случае принудительного увольнения работника они должны сохранить уволенный личную или трудовую книжку работника за два года с даты увольнения.

Обратите внимание, что в некоторых штатах действуют законы, регулирующие сроки хранения личных дел, которые отличаются от правил EEOC. Кроме того, периоды хранения записей могут быть более длительными, если работодатель имеет обязательства по позитивным действиям или требует от регулирующих органов хранить записи в течение более длительного периода времени.

Медицинские записи

Медицинская информация (включая документы, связанные с запросом на приспособление для инвалидности или запросом на отпуск по семейным обстоятельствам (FMLA)) должна храниться в тайне и отдельно от основного личного дела сотрудника.Одним из способов решения этой проблемы является размещение электронных медицинских данных в отдельной базе данных с собственным отдельным протоколом доступа.

Закон об американцах-инвалидах (ADA) требует, чтобы работодатели, на которых распространяется действие страховки, хранили все файлы, связанные с ADA, не менее одного года с даты создания файла. FMLA требует, чтобы работодатели, на которых распространяется действие FMLA, хранили файлы, связанные с FMLA, не менее трех лет. В соответствии с передовой практикой медицинские записи уволенных сотрудников должны храниться не менее четырех лет с даты увольнения.Обратите внимание, что медицинские документы, связанные с претензиями работников на компенсацию, имеют другой срок хранения.

Формы EEO-1

EEOC рекомендует хранить формы идентификации расы и этнической принадлежности отдельно от основного личного дела сотрудника. Опять же, может быть разумным хранить электронные данные о расе/этнической принадлежности в отдельной базе данных с собственным отдельным протоколом доступа.

Документация по расчету заработной платы

Поскольку Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) не требует определенного приказа или формы записей, записи о заработной плате могут вестись в электронном виде.Если записи хранятся в электронном виде, записи должны быть доступны для копирования и расшифровки по запросу представителей Министерства труда (DOL), а копии должны быть четкими и идентифицируемыми. FLSA требует от работодателей вести учет заработной платы не менее трех лет. Кроме того, работодатели должны вести все записи (включая ставки заработной платы, оценки должностей, системы выслуги лет и заслуг, а также коллективные договоры), объясняющие основания для выплаты разной заработной платы работникам противоположного пола в одном и том же учреждении в течение как минимум двух лет.Обратите внимание, что законы штата о заработной плате ( т.е. , Аризона) могут требовать более длительных сроков хранения.

Записи OSHA

Записи, требуемые Управлением по охране труда и здоровья (OSHA), могут храниться в электронном виде при условии, что компьютер, на котором они хранятся, может создавать формы, эквивалентные формам OSHA, когда они необходимы, и система соответствует определенным нормативным требованиям. Доступ к записям о травмах и заболеваниях должен быть ограничен. Когда уполномоченный представитель правительства запрашивает определенные записи ( i.е. , журнал OSHA 300, в котором перечислены все травмы и заболевания на рабочих местах), копии записей должны быть предоставлены в течение четырех (4) рабочих часов. Наконец, рентгеновские снимки должны быть сохранены в исходном виде ( т. е. , если рентгеновские снимки были получены в виде бумажных копий, то они должны быть сохранены в виде бумажных копий).

Формы I-9

Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) требует, чтобы электронные системы, используемые для хранения документации I-9, имели:

  • разумный контроль для обеспечения целостности, точности и надежности электронной системы хранения;
  • разумные средства контроля, предназначенные для предотвращения и обнаружения несанкционированного или случайного создания, добавления, изменения, удаления или порчи электронной формы I-9, включая электронную подпись, если она используется;
  • программа проверки и обеспечения качества, которая регулярно оценивает электронную систему генерации или хранения и включает периодические проверки хранящихся в электронном виде I-9, включая электронную подпись, если она используется;
  • поисковая система, включающая систему индексации, позволяющую осуществлять поиск по любому элементу данных; и
  • возможность воспроизведения разборчивых бумажных копий.

Бумажные копии форм I-9 не нужно сохранять, если они хранятся в электронном виде, при условии, что система хранения соответствует последним стандартам. Работодатели должны хранить формы I-9 в течение трех лет после даты начала работы или в течение одного года после даты увольнения лица, в зависимости от того, что наступит позже. Если вы являетесь сельскохозяйственной ассоциацией, сельскохозяйственным работодателем или подрядчиком по сельскохозяйственным работам, вы должны сохранять форму I-9 в течение трех лет после даты начала приема на работу лиц, которых вы нанимаете или направляете за вознаграждение.

Осторожно : Копии форм I-9 должны быть доступны за три дня до проверки иммиграционной и таможенной службой США (ICE).

Документы о вознаграждениях работникам

В Законе об обеспечении пенсионных доходов сотрудников (ERISA) есть два положения о хранении записей, которые применяются ко всем пенсионным планам ERISA (пенсионным планам, планам медицинского страхования и социального обеспечения):

  • ERISA 107: требует от любого, кто регистрирует или подтверждает определенную информацию (например, форму 5500), вести достаточные записи ( i.е. , электронные таблицы, переписка по электронной почте, плановые документы, поправки, рабочие записи) для объяснения, подтверждения, обоснования и разъяснения того, что содержится в документации или сертификате. В соответствии с ERISA 107 работодатель должен хранить эти записи в течение шести лет после даты подачи (или с даты любой продленной даты подачи).
  • ERISA 209: требует, чтобы работодатель хранил всю такую ​​информацию «до тех пор, пока существует вероятность того, что они [записи] могут иметь отношение к определению прав на льготы участника или бенефициара.Это по сути бессрочная продолжительность. ERISA 209 применяется к таким документам, как уведомления о планах и служебные записи, используемые для определения права на участие.

Общие требования к электронным системам хранения

Требования ведения документации федерального законодательства о занятости обычно выполняются при использовании электронных средств, если:

  • Существуют разумные средства контроля для обеспечения целостности, точности, подлинности и надежности записей, хранящихся в электронной форме.
  • Электронные записи хранятся в разумном порядке, в безопасном и доступном месте и таким образом, чтобы их можно было легко проверить или изучить.
  • Электронные записи легко конвертируются в разборчивые и читаемые бумажные копии, которые могут потребоваться для выполнения требований к отчетности и раскрытию информации.
  • Электронная система ведения документации полностью или частично не подпадает под действие каких-либо соглашений или ограничений, которые прямо или косвенно ставят под угрозу или ограничивают способность лица выполнять какие-либо требования по отчетности и раскрытию информации.
  • Установлены и внедрены надлежащие методы управления записями ( т. е. , обеспечивающие безопасную среду хранения; создание резервных электронных копий и выбор места хранения за пределами площадки; соблюдение программы обеспечения качества, подтверждаемой регулярными оценками системы электронного ведения документации, включая периодические проверки записей, которые ведутся или хранятся в электронном виде, а также сохранение бумажных копий записей, которые невозможно четко, точно или полностью перенести в электронную систему ведения документации).

Полезные советы по хранению электронных данных

  • Если против вашей компании будет подан иск, вы будете обязаны сохранять соответствующие документы в их первоначальном виде и приостановить их уничтожение или изменение, как только вы узнаете, что судебный процесс неизбежен, и до тех пор, пока судебный процесс не будет разрешен. Хотя в настоящее время документы могут быть отсканированы в электронную форму, бумажные копии не должны уничтожаться во время рассмотрения судебного дела.
  • Учет простоты извлечения и поиска при разработке и внедрении протоколов создания и хранения электронных документов.Заранее потратьте время и усилия на разработку подробных метаданных для улучшения возможностей поиска.
  • Установите протоколы безопасности, чтобы только уполномоченные лица могли получить доступ к каждому электронному файлу. Это включает в себя создание безопасной и надежной электронной среды хранения, в том числе резервное копирование за пределами площадки, а также полные и безопасные протоколы уничтожения в соответствии с политикой хранения бумажных копий.
  • Если технология не предусматривает самоаудит или мониторинг соответствия, рассмотрите возможность программы обеспечения качества, включающей регулярные оценки и проверки системы электронного учета.
  • Сохраняйте бумажные копии любых записей, которые не могут быть четко, точно или полностью перенесены в электронную систему ведения записей ( т. е. , рабочие документы, содержащие записи карандашом или светлыми чернилами).

*Адаптировано из Безбумажной? Юридические рекомендации по электронному хранению документов и рассмотрению доказательств , совместно представленные Тиффани Л. Макдонаф и Майклом Фэганом для отделения Колокола Свободы ARMA International (апрель 2014 г.) и Archive Systems (май 2014 г.).

Доступ к файлу персонала | Человеческие ресурсы

Информация о политике

Номер полиса: 04.08
Дата выдачи: 01.07.2006

Ссылки по теме

Заявление о политике

Герцог ведет индивидуально идентифицируемые личные дела лиц, которые были или являются его сотрудниками, с целью принятия решений о приеме на работу.

Сотрудник имеет право проверить или получить копию личного дела Герцога или отдела.Личные дела Герцога могут быть проверены только в рамках отдела кадров в обычное рабочее время. Будут вестись записи обо всех лицах и учреждениях, запрашивающих информацию из личных дел. Ознакомление с личными делами отдела возможно только в пределах кабинета руководителя в присутствии руководителя.

Ни одному физическому лицу, частному или государственному учреждению, не имеющему отношения к Duke, не будет разрешен доступ к личному делу Duke любого лица без явного письменного согласия заинтересованного лица, но со следующими исключениями.

Информация в таких файлах будет добровольно предоставлена ​​федеральным агентствам или агентствам штата, когда: агентство обладает юрисдикцией для проведения конкретного расследования, запрашиваемая информация может быть получена по повестке в суд, и соответствующие должностные лица Герцога удовлетворены тем, что запрашиваемая информация действительно относится к делу на запрос агентства. Персонал Duke имеет доступ к личному делу другого сотрудника Duke или отдела только на основании необходимости знать . Все лица, изучающие дело по причине необходимости знать, будут относиться к содержимому дела как к конфиденциальному, за исключением случаев, когда по судебной повестке и/или когда содержание может быть включено в рекомендацию, регулирующую будущий статус сотрудника.

Сведения о политике

Файлы отдела

Сотрудники Герцога могут просмотреть личное дело своего отдела, назначив встречу со своим руководителем. Руководитель должен присутствовать во время просмотра файла, и файл можно просматривать только в офисе, где он хранится. Сотрудники могут добавлять рекомендательные письма или другие материалы, которые они считают полезными для справок о приеме на работу, в личные дела своего отдела. При переходе сотрудника из одного отдела в другой кадровое дело отдела должно быть передано в отдел найма.При желании текущий отдел может сохранить копию личного дела отдела.

Личное дело Герцога

Управление людских ресурсов хранит копию личного дела каждого сотрудника. Этот файл содержит формы заработной платы и пособий, а также все формы изменения статуса и другую корреспонденцию, касающуюся трудового стажа сотрудника в Duke. Эти файлы доступны для просмотра сотрудником по запросу. Сотрудник должен связаться с отделом кадров, чтобы назначить встречу.Во всех случаях файл должен просматриваться только в отделе кадров. Обычно единственной информацией, которая раскрывается из личного дела сотрудника в ответ на запрос извне, являются названия должностей и даты приема на работу, за исключением случаев, когда раскрытие дополнительной информации требуется по закону или в соответствии с положениями применимого контракт или грант. Сотрудник может дать разрешение на раскрытие дополнительной информации, подав письменный запрос представителю отдела кадров организации или отдела или в отдел кадров Duke.Для обеспечения точной контактной информации и соблюдения требований налоговой службы налоговой отчетности сотрудники должны немедленно сообщать о любых из следующих изменений своему руководителю и/или в отдел кадров Duke:

.
  • Имя
  • Адрес
  • Аварийные контакты
  • Иммиграционный статус
  • Семейное положение

Требования к ведению документации

Обычно единственной информацией, которая раскрывается из личного дела сотрудника в ответ на запрос извне, является название должности и даты приема на работу, за исключением случаев, когда раскрытие дополнительной информации требуется по закону или в соответствии с положениями применимый контракт или грант.Сотрудник может дать разрешение на раскрытие дополнительной информации (например, банковских, кредитных или справочных сведений о трудоустройстве), подав письменный запрос представителю отдела кадров организации/отдела или в отдел кадров Duke.

В следующей таблице представлены требования к ведению учета занятости. Большая часть этой информации хранится централизованно в записях отдела кадров/начисления заработной платы, и ее не нужно хранить в отделе.

Информация Требования к хранению Закон
Имя сотрудника и любой идентификационный номер, используемый вместо имени в любых рабочих записях (хранится централизованно) 4 года с даты уплаты налога или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позднее Закон о социальном обеспечении
Номер социального страхования (хранится централизованно) 4 года с даты уплаты налога или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позднее Закон о социальном обеспечении
Домашний адрес сотрудника, включая почтовый индекс (хранится централизованно) 4 года с даты уплаты налога или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позднее Закон о социальном обеспечении
Дата рождения, если сотрудник моложе 19 лет (хранится централизованно) 3 года ФЛСА

Закон о равной оплате труда

Дата рождения всех сотрудников (хранится централизованно) 3 года АДЕА
Пол сотрудника (хранится централизованно) 3 года ФЛСА

Закон о равной оплате труда

Должность сотрудника (хранится централизованно) 3 года ФЛСА

Закон о равной оплате труда

АДЕА

Записи о возрасте (хранятся централизованно) Срок не установлен законом ЭРИСА
Служебная книжка для определения того, отработал ли сотрудник 1000 часов или имел ли он перерыв в работе (хранится централизованно) Срок не установлен законом ЭРИСА
Запись о семейном положении (хранится централизованно) Срок не установлен законом ЭРИСА
Форма I-9 (хранится централизованно) Через 3 года после приема на работу или с даты приема на работу или направления (если получено указание от агентства по трудоустройству) или после увольнения в течение одного года или 3 лет после приема на работу, в зависимости от того, что наступит позже Закон об иммиграционной реформе и контроле от 1986 года
Заполнить заявление о приеме на работу 3 года Раздел VII

АДА

Резюме или другие формы запроса на трудоустройство 3 года АДЕА
Прочие материалы для найма 3 года Раздел VII

АДА

Заказы на работу, представленные работодателем в агентство по трудоустройству 3 года АДЕА
Контрольные работы на должность, если контрольная работа раскрывает результат теста 3 года АДЕА
Результаты любых медицинских осмотров, рассматриваемых работодателем в связи с действиями персонала 1 год АДА
Любые объявления о вакансиях 3 года АДЕА
Записи о перемещении должностей (повышения в должности, понижения в должности, переводы) 1 год Раздел VII

АДА

АДЕА

Материалы об увольнениях 1 год Раздел VII

АДА

АДЕА

Материал, относящийся к заделке 1 год

 

Записи о принудительно уволенных сотрудниках должны храниться в течение одного года с даты увольнения.

Раздел VII

АДА

Отбор для обучения или ученичества 1 год Раздел VII

АДА

АДЕА

Заявки на физическое трудоустройство 1 год АДА

*Самый безопасный вариант — хранить все записи в течение 4 лет.

Как долго нужно хранить кадровые документы?

Автор: Пэтти Хилгер

Один из наиболее частых вопросов, которые нам задают, звучит так: «Как долго отдел кадров хранит записи о сотрудниках или кадровую документацию?» И это отличный вопрос — уничтожение записей, которые вы должны хранить, может привести к серьезным юридическим проблемам.И наоборот, слишком долго хранить кадровые документы также не рекомендуется. В этой статье определяются проблемы, связанные с документами по кадрам, и представлены рекомендации по хранению документов по кадрам.

Проблема №1: слишком быстрое уничтожение файлов и документации

Совершенно очевидно, почему сотрудники не должны просто уничтожать или выбрасывать документы сразу после решения проблемы или «завершения» мероприятия. Это хорошо изложено в статье Политика ведения документации: ведение, хранение и уничтожение записей:

.

«Законы обычно налагают гражданско-правовые денежные штрафы за неведение установленных законом записей.В некоторых случаях предусмотрена индивидуальная ответственность и уголовная ответственность. Надлежащее ведение трудовых книжек также имеет решающее значение для защиты от судебных разбирательств, связанных с трудоустройством. Фактически, работодатель может быть привлечен к ответственности за неправомерное уничтожение трудовой книжки в соответствии с теорией хищения доказательств».

В случае аудита для сотрудников запрашиваются некоторые стандартные нормативные документы о приеме на работу; слишком быстрое уничтожение этой документации может поставить вас в тупик.

Убедитесь, что в вашем справочнике для сотрудников описаны все процессы и действия, которые необходимо знать вашим сотрудникам.Загрузите
Шаблон справочника сотрудников сегодня!

Еще одна проблема с уничтожением файлов и документации заключается в том, как справиться с их уничтожением. Работодатели несут ответственность за защиту своих записей, чтобы предотвратить кражу личных данных; Вот почему существуют законы, регулирующие уничтожение записей. (Это означает, что вы не можете просто выбрасывать записи в мусорную корзину!) Многие штаты требуют от вас демонстрации соблюдения законов о конфиденциальности путем создания журналов, в которых указывается, какие записи были уничтожены, а также как и когда .

В дополнение к определению того, как долго хранить кадровую документацию, мы рекомендуем работодателям изложить в своих справочниках политику, касающуюся уничтожения информации о занятости. Мы также предлагаем вести журнал очищенных файлов занятости и документировать, как вы от них избавились.

Законы штатов могут преобладать над федеральными законами — по умолчанию применяется тот из них, который является наиболее щедрым. Если вы получаете противоречивую информацию о том, как долго отдел кадров должен хранить записи о сотрудниках, по умолчанию соблюдайте требование, которое требует более длительного периода времени.Например, закон штата Массачусетс предписывает хранить записи о посещаемости/карты учета рабочего времени в течение 6 лет после увольнения, в то время как федеральный закон предписывает хранить те же записи в течение 3 лет после увольнения. В этом случае вам следует придерживаться закона штата Массачусетс о хранении записей, поскольку он требует, чтобы вы хранили их в течение более длительного периода времени.

Проблема № 2: слишком долго висеть на бумажной работе

Есть и другая сторона хранения кадровых документов: как долго нельзя хранить различные файлы и документы в вашем офисе?

Мне очень нравятся эти советы от специалиста по кадрам о документах отдела кадров, которые не следует хранить :

  • Не будь накопителем «на всякий случай»; хранить записи только по юридическим, операционным или архивным причинам.
  • Не храните незапланированные временные материалы, такие как черновики, напоминания, рабочие листы или дополнительные копии.
  • Не держитесь за документы только из-за их сентиментальной или пиар-ценности. Информация должна окупаться, как и любой другой актив. Полная запись прошлого, которая способствует «памяти компании», может быть активом, но при этом обязательно минимизируйте свою юридическую ответственность.

Эти советы подчеркивают важность избавления от документов, которые могут стать помехой.Точно так же, как важно убедиться, что вы храните то, что вам нужно для соблюдения закона, важно систематически избавляться от бумажных и электронных документов, которые вам не понадобятся, когда придет время.

Требования к ведению делопроизводства отдела кадров и рекомендации по хранению документов отдела кадров

Процедуры хранения различаются; существуют федеральные правила, постановления штата, местные законы об исковой давности и лучшие отраслевые практики, о которых должен знать ваш отдел кадров. Когда дело доходит до кадровых документов, нужно следить за многим, и может быть трудно оставаться в курсе постоянно меняющихся правил и ожиданий соответствия.Тем не менее, ведение кадрового делопроизводства не подлежит обсуждению — правильное хранение записей о сотрудниках имеет решающее значение для вашей организации.

Федеральные законы, такие как Федеральный закон о страховых взносах (FICA), FLSA и Закон о равной оплате труда (EPA), налагают на работодателей обязанности по ведению учета. Эти обязанности по ведению учета требуют от работодателей создания и хранения определенной информации, связанной с соблюдением федеральных законов. В приведенной ниже таблице приведены многочисленные требования работодателя к ведению и хранению кадровой документации с указанием самого длительного периода хранения, установленного федеральным законом.

Государственные законы об удержании сильно различаются в зависимости от налогов, безработицы и сведений о компенсации работникам, а также экологических и других требований, поэтому для получения подробной информации обратитесь в органы власти вашего штата и региона. Для клиентов GenesisHR это просто еще один способ помочь и внести ясность.

Вы также должны проконсультироваться со своей бухгалтерией и юристом в отношении надлежащего периода времени, необходимого для хранения конкретных документов.

Общие документы и срок их хранения

Тип документа Как долго хранить
Отчеты о доходах персонала Постоянно
Закон о семейном отпуске и отпуске по болезни (FMLA) Документы* Три года с даты окончания отпуска
Отчеты о страховании группы и сотрудников 6 лет
Сведения об инвалидности и пособиях по болезни 4 года
Трудовые договоры 7 лет
Записи о приеме на работу Через 2 года после принятия решения о приеме на работу
Формы I-9 Не более чем через 3 года после увольнения

*Это включает медицинские сертификаты и соответствующую медицинскую информацию; вид отпуска; даты или часы отпуска; ФИО, должность и размер оплаты труда находящегося в отпуске; копии всех уведомлений, переданных или полученных от работника; документы, описывающие льготы и статус сотрудников; документы, описывающие политику и практику работодателя в отношении отпусков; записи любого спора о назначении отпуска отпуском FMLA.

(ШРМ, специалист по кадрам)

Сосредоточение внимания на личном деле

Кадровые дела являются одним из самых сложных аспектов кадровой документации и ведения документации, но в юридических целях и в соответствии с передовой практикой у работодателей есть веские причины хранить несколько личных дел. (Например, в штате Массачусетс закон требует от работодателей с 20 и более сотрудниками вести файл.)

Мне нравится, как подводит итог эта статья из The Balance Careers:

«Документация необходима, чтобы работодатель имел точное представление о трудовой деятельности сотрудника.Документация поддерживает решения работодателя и может защитить работодателя в судебном процессе, если она сохранена правильно.

Содержимое личного дела представляет собой исторический обзор важных событий в карьере сотрудника. Они поддерживают решения, которые принимаются в отношении сотрудника и его или ее карьеры. Они демонстрируют обоснование работодателем решений о приеме на работу, продвижении по службе, переводе, поощрении и признании, а также об увольнении».

EEOC заявляет, что все персональные и трудовые записи, сделанные или использованные (включая, помимо прочего, просьбы о разумном приспособлении, формы заявлений, поданные заявителями, и записи, касающиеся найма, продвижения по службе, понижения в должности, перевода, увольнения или увольнения, ставки заработной платы, компенсация, срок пребывания в должности, отбор для обучения или ученичества или другие условия найма) должны быть сохранены.

Элементы, которые следует хранить в ваших личных записях и файлах

Согласно SHRM, в общем личном деле также должна храниться следующая информация:

  • Заявления, резюме и академические справки
  • Должностные инструкции
  • Предложения о работе, продвижение по службе, понижение в должности, переводы и увольнения
  • Информация об оплате и компенсациях
  • Записи об образовании и обучении
  • Справочники и рекомендации
  • Неконкуренция, соглашения о конфиденциальности
  • Благодарственные письма и награды
  • Предупреждения, консультации и дисциплинарные взыскания
  • Оценка производительности и запись целей
  • Уведомление о расторжении и документация

Следующие записи должны храниться в конфиденциальном файле:

  • Справка/результаты фоновой проверки
  • Результаты теста на наркотики
  • Равные возможности трудоустройства Самоидентификация пола и расы/этнической принадлежности
  • Позитивная самоидентификация расы, пола и статуса ветерана
  • Алименты и украшения
  • Судебные документы
  • Протоколы осмотра на рабочем месте (однако соответствующие дисциплинарные взыскания, консультации или другие прямые сообщения должны быть помещены в личное дело работника)
  • Запросы на подтверждение трудоустройства/начисления заработной платы

Проявите инициативу в организации учета сотрудников.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *