Close

Как делать план проекта: Как составить план проекта за восемь простых шагов

Содержание

Как составить план проекта за восемь простых шагов

Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.

И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?

Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.

Как составить план проекта за восемь простых шагов…

Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой

Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.

В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.

Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:

  • Как согласуется проект с целями компании?
  • Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
  • Каким образом будет измеряться успех?
  • Какими ресурсами вы располагаете?
  • Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?

Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план

По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.

Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.  

Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту

Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.

Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.

Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.

Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта

Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:

  • Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
  • Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
  • Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.

Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.

Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».

В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.

Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки

По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.

Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.

Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану

Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.

Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.

Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!

В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:

  • Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
  • Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
  • Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
  • Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
  • Опишите роли и обязанности всех участников.
  • Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
  • Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
  • И на этом все!

Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.

Прямиком к счастливому финалу

Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?

Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

7 шагов к успешной реализации

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

  • Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
  • Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
  • Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
  • Конечный пользователь;
  • Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

  • Создавать и распределять задачи;
  • Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
  • Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
  • Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
  • Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
  • Устанавливать стоимость ресурсов;
  • Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
  • Следить за ключевыми событиями;
  • Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

  • Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
  • Плохо обозначенные требования и пожелания;
  • Плохо обозначенные роли и ответственности;
  • Перемены в требованиях;
  • Новые требования;
  • Сокращение бюджета;
  • Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Как создавать простые и эффективные планы проектов

Что такое план проекта? Это результат процесса планирования проекта, в ходе которого менеджер проекта принимает решения, расставляет приоритеты и распределяет задания и ресурсы, необходимые для реализации проекта. В планах проекта указываются имена участников исполнительной команды, перечень необходимых инструментов и материалов, а также порядок действий, которые требуется выполнить для достижения успеха.

Услышав «план проекта», большинство представляет себе некий список, в котором по пунктам перечислено, что и когда нужно сделать. Однако это лишь малая часть плана проекта.

Хороший менеджер проекта составляет план, который охватывает все аспекты — от проблемы, которую требуется решить, до объема работ, конечных результатов, рисков и зависимостей. После этого он намечает порядок действий для успешного завершения проекта.

Без плана проекта у участников проекта нет детального представления о том, как и когда все будет выполнено. Они запутываются в ворохе задач и потребностей и часто просто не знают, с чего начать. Или же, что еще хуже, они рвутся вперед, при этом абсолютно не представляя, как (или когда) их работа впишется в рамки проекта.

Пошаговое составление плана проекта

Есть в этом некая рекурсия — выполнить пошаговый процесс, чтобы создать план, который по сути является пошаговым процессом. Однако это ключевой момент создания надежного и успешного плана.

Прежде чем приступить к составлению плана, проанализируйте все, что вам известно о команде, организации, ресурсах и о том, что вы пытаетесь сделать. Как только начнется планирование, важно достичь общего понимания с командой.

Шаг 2. Познакомьтесь с заинтересованными сторонами.

Ознакомьтесь с неприятными фактами организационной политики, трудными личностями и возможными дискуссионными вопросами, которые могут влиять на процесс управления проектом. Ларри В. Смит, PMP и менеджер проектов в Software Technology Support Center, подчеркивает важность проведения анализа заинтересованных сторон. По словам Смита, все участники хотят, чтобы проект увенчался успехом, но забыв о потребностях хотя бы одного влиятельного участника, можно все испортить.

Смит рекомендует уделить время следующему:

  • Уточнить, кто заинтересованные стороны проекта.
  • Понять их ожидания и уровень влияния.
  • Решить, как реализовывать обратную связь от коллег и заинтересованных сторон по мере продвижения проекта.
  • Соотнести все потребности и ожидания с мероприятиями по планированию рисков и реагированию на риски.
  • Добросовестно спланировать все стратегии коммуникации в рамках проекта.

Коммуникационную составляющую трудно переоценить. Берни Фергюсон, эксперт в области управления проектами компании Atlassian, начинает общение с заинтересованными сторонами на самых ранних этапах проекта. Он рассказывает: «Мы используем метод карты проекта для достижения общего понимания между участниками и заинтересованными сторонами. Чем мы занимаемся? В чем ценность для клиентов и бизнеса? Почему мы считаем это решение правильным? Мы получаем обратную связь по ответам на все эти вопросы до того, как что-либо попадет в дорожную карту команды».

Шаг 3. Без лишних иллюзий составьте календарный график работ.

Одной из распространенных ошибок менеджеров проектов при планировании является их чрезмерный оптимизм. Не предполагайте наилучшую возможную ситуацию, а внимательно изучите проблемы, которые могут возникнуть, и их потенциальное влияние на график управления проектом. Обязательно выполняйте основную комплексную проверку. Проведите семинар по инсценировке краха или серию встреч один на один с основными участниками и заинтересованными сторонами.

Вы можете составить график, спросив у других менеджеров проектов, сколько времени потребовалось на планирование аналогичных проектов. Можно встретиться с командами, с которыми будете работать, чтобы понять, сколько потребуется времени для выполнения конкретных заданий. Если у вас есть инструмент управления проектами, проверьте в архиве графики старых проектов.

Затем общайтесь и еще раз общайтесь. Сообщите подробности всем заинтересованным сторонам. Зачем? А разве вам бы хотелось оставаться в неведении? Упрощенные диаграммы Ганта — это распространенный и эффективный способ визуализации графика, его легко поймет каждый.

Шаг 4. Привлеките помощников.

Вы, как менеджер проекта, обязаны составить план проекта (и в итоге выполнить проект). Но это не значит, что вы должны скрыться в своем кабинете и там его составлять. При разработке плана проекта крайне важно привлекать к этому все заинтересованные стороны. Взаимодействуйте с ними как можно чаще. Вы увидите, что они отличные специалисты.

Выслушивая свою команду и вместе прорабатывая идеи, вы сможете своевременно прийти к разумным выводам. Такая совместная работа способствует созданию более эффективного плана и мобилизации сил для поддержки всего проекта.

Сотрудники Atlassian используют шаблоны, чтобы сократить накладные расходы, связанные с процессом планирования, и инициировать обсуждения, необходимые для оптимального планирования проекта. Шаблоны для составления плана проекта — это отличный способ заставить сотрудников обратить внимание на те аспекты управления проектами, которые раньше они, возможно, не рассматривали.

Одно дело подготовить для проекта хорошую «речь в лифте», но создание надежного плана — это совсем другое. Шаблоны заставляют тщательно продумывать свои действия и убедиться, что ничего не упущено. Следует честно признать, что размышлять о зависимостях и рисках не так уж интересно. При отсутствии некоего инструмента принуждения легко упустить из виду эти составляющие плана.

Совет. Шаблон плана проекта доступен бесплатно. Не требуется даже указывать адрес электронной почты.Получить PDF-файл.

Шаг 5. Определите цели и объем работ.

Сформулируйте суть проблемы, конкретно указав, что именно вы пытаетесь решить. Затем разработайте гипотезу о том, что, по вашему мнению, должно произойти в результате проекта. Далее набросайте объяснение предпосылок проекта и обосновывающие их данные или аналитические выводы. Определите показатели для оценки достигнутого успеха — они, возможно, станут основой для нескольких областей плана.

Спросите себя и участников команды, что вам требуется, что желательно иметь, а что попросту не нужно. Согласовав область проекта на раннем этапе, а также определив, что в нее не входит, вы тем самым уменьшите вероятность возникновения недопонимания между заинтересованными сторонами. Вы знаете, сколько времени надо попросить уделить проекту у других людей, которые в нем участвуют. И сможете легко распознать изменения в области проекта.

Неконтролируемое расширение области проекта — это реальное явление. Главное — сбалансировать область проекта, график и ресурсы таким образом, чтобы ничего не вышло из-под контроля.

Шаг 6. Спрогнозируйте (и предотвратите) неожиданные ситуации.

Во всех планах проектов указаны фактические данные о бюджете, графике и области проекта. Однако хороший план также отвечает на важные вопросы о проекте, в том числе:

  • Ресурсы: какие требуются навыки и кто занят на проекте? Каков бюджет?
  • Решения: кто предоставляет рекомендации и кто в итоге принимает решение?
  • Коммуникация: кто получает сообщения о проекте, когда и в каком формате?
  • Риски: на что участники команды должны обращать внимание, и что собой представляет процесс регистрации и отслеживания рисков?
  • Проверки: каким образом вы собираетесь получить отзывы, прежде чем выпустить проект?
  • Утверждения: кто еще должен подписать данный план? Кто выносит окончательное решение?
  • Сроки: соответствует ли ваш график работы графику проекта? Каким образом вы определили срок выполнения проекта?

В плане не нужно вдаваться в подробности по каждому из этих вопросов, но в нем должно быть достаточно информации, чтобы вы могли беспрепятственно реализовать проект без особых сюрпризов.

Совет. Воспользуйтесь методом DACI для своевременного принятия обоснованных решений по проекту.

Шаг 7. Выберите предпочтительный подход к управлению проектом.

Вы, как менеджер проекта, можете выбрать каскадную модель или agile-подход для управления проектом. Agile-подход позволяет быстро получать результаты посредством выполнения небольших итерационных заданий и постоянной оценки требований, планов и результатов. Этот метод предусматривает, что ресурсы и сроки фиксированы. Если от чего-то нужно отказаться, область проекта сокращается до обязательных компонентов, по крайней мере для текущей итерации. Дальнейшие итерации можно добавить позже, дополнив желательными компонентами.

Каскадная модель — это более традиционный, последовательный (словно водопад) линейный процесс поэтапного выполнения проекта одной командой за другой. В данном методе фиксированной является область проекта, а сроки и ресурсы — гибкими.

Шаг 8. Напишите и проверьте план.

После того как вы ответили на все вопросы, провели все обсуждения и создали ворох стикеров, пришло время написать план проекта. При его написании и оформлении придерживайтесь принципа «чем проще — тем лучше».

Ниже приведены некоторые полезные подробности, которые должны быть в составе любого плана, независимо от его формата.

  • Название проекта
  • Срок сдачи
  • бюджет;
  • Цели плана
  • Обозначенные контрольные точки и ожидаемое измеримое воздействие
  • Запланированные сроки начала и завершения каждого задания
  • Выноски с указанием исполнителей отдельных заданий
  • Подробности заданий и уточняющие замечания
  • Выноски, в которых указаны зависящие друг от друга риски и задания (или команды) с целью предотвращения задержек

Когда план проекта завершен, наступает момент триумфа и можно порадоваться своим успехам вместе с окружающими. Однако прежде чем праздновать, погодите немного. Попросите кого-нибудь, кто не участвовал в составлении плана, проверить его.

Совет. При оценке объема каждого задания постарайтесь не слишком вдаваться в детали. Не забывайте: это только предположения, а не клятвы на крови.

Шаг 9. Поделитесь своим планом… и держитесь 😉

Ваш план проекта составлен и проверен. Настало время показать его сотрудникам, которые вместе с вами будет работать над проектом, а также заинтересованным сторонам, которые должны быть в курсе. Затем готовьтесь к самому интересному — начинается проект, а вместе с этим — по-настоящему серьезные дела. Помните, будут изменения и трудности, вы просто должны быть готовы справиться с ними.

Чтобы ни случилось, всегда придерживайтесь плана. Сосредоточившись на намеченной области проекта и согласованных поэтапных действиях, вы сможете выполнить проект.

Создайте план проекта, который будет работать на вашу команду • Asana

Планы проектов необходимы для грамотной организации и выполнения всех связанных с проектом действий. Хороший план проекта помогает начать работу со всеми необходимыми элементами под рукой: от целей и бюджетов до вех и планов обмена информацией. С помощью плана работ вы сэкономите время (избежав ненужной головной боли) и обеспечите успешность своего проекта.

Что такое план проекта?

План проекта, также называемый планом работ, представляет собой своего рода схему ключевых элементов, которые необходимо реализовать, чтобы коллектив успешно достиг целей проекта. План проекта должен содержать информацию о графике проекта, объёме работ, сроках их выполнения и ожидаемых результатах. Кроме того, он должен быть создан на платформе, доступной всей команде. Создав план проекта в системе управления работой, вы сможете централизованно планировать и контролировать работу, а также вести отчётность по ней.

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Если вы все ещё не понимаете, что такое план проекта, ниже приводятся его отличия от других элементов проекта:

План проекта и план работ

План проекта и план работ — это одно и то же. Разные группы и отделы могут отдавать предпочтение тому или иному термину, но оба они в конечном счёте описывают одно и то же понятие: общий перечень действий, которые необходимо предпринять, чтобы достичь целей проекта.

План проекта и устав проекта

 — это инструмент, который можно использовать для получения согласования от ключевых заинтересованных сторон перед началом проекта. Поэтому устав проекта создаётся до начала работы над планом проекта. Устав проекта — это упрощённая версия плана проекта, в которой указываются только цели, объём и обязанности в рамках проекта. После согласования устава проекта можно приступить к созданию его плана с более детальной прорисовкой ключевых элементов.

Читать о трёх элементах, необходимых каждому уставу проекта

План проекта и объём проекта

Объём проекта определяет его размер и границы. Это часть плана проекта, поэтому необходимо определить объём проекта и поделиться им со всеми заинтересованными сторонами. В случае обнаружения расползания границ проекта, можно будет уточнить объём, заранее определённый в плане проекта, и вернуться в предусмотренные рамки.

Чтобы ваш стратегический план был полным, в него необходимо включить график проекта, но для плана работ требуется не только это. Также нужно указать и другие ключевые элементы, такие как заинтересованные стороны, цели и вехи.

Читать краткое руководство по определению объёма проекта за 8 действий

План проекта и agile-проект

Управление проектами методом Agile — это основа, позволяющая разбить работу коллектива на типовые компоненты. Принципы Agile часто используются в сочетании со Scrum- и спринт-методологиями. Как и в случае любого другого проекта, командам, работающим по системе Agile, не помешает составить план проекта до начала работ.

Читать об Asana для Agile и Scrum

Почему планы проекта так важны?

Планы проекта закладывают основу для всего проекта. Без него у вас не будет первого критически важного этапа в общем процессе управления проектами. Чётко прописанный план управления проектом служит ориентиром для всех заинтересованных сторон и обеспечивает ясность их функций в проекте. По нему можно судить о наличии всех необходимых ресурсов до начала реализации проекта.

Кроме того, план проекта позволяет вам как лицу, ответственному за его реализацию, прогнозировать возможные проблемы ещё на этапе планирования. Таким образом вы сможете обеспечить реализуемость проекта и при необходимости скорректировать его курс. Согласно исследованию, проведённому Институтом управления проектами, существует тесная взаимосвязь между планированием проекта и успешностью его реализации: чем более чётко проработан план, тем лучше конечный результат. То есть качество планирования определяет эффективность и результативность проекта.

Семь шагов по составлению плана проекта, который будет вести вас правильным курсом

Для того чтобы составить чёткий план управления проектом, необходимо обеспечить контроль всех подвижных частей проекта. Какой бы проект вы ни планировали, у каждого плана работ должны быть следующие элементы:

Не знаете, что означает или как должен выглядеть каждый из перечисленных элементов? Давайте рассмотрим их подробнее.

Шаг 1. Определение целей и задач

Раз вы работаете над планом проекта, для этого должна быть какая-то причина. Скорее всего, перед вами, вашим коллективом или компанией поставлена некая конечная цель. Но как узнать, достигнута ли эта цель, если у вас нет возможности оценить успех?

Для любого плана проекта должен быть чётко обозначен желаемый конечный результат. Определение целей не только служит обоснованием для плана проекта, но также обеспечивает единое понимание ситуации и позволяет сосредоточиться на получении желаемого результата. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники, понимающие, как их работа способствует достижению целей компании вдвое более мотивированы по сравнению с остальными. При этом лишь 26% сотрудников имеют такое понимание. Это объясняется тем, что в большинстве случаев цели ставятся в отрыве от реальной работы. Определив цели в плане работ, вы сможете грамотно организовать работу, выполняемую вашим коллективом, с привязкой к целям проекта, которых вы намерены достичь.

В чём разница между целями и задачами проекта?

В общем случае цели проекта стоят выше, чем задачи проекта. Составив список целей проекта, определите, что должно произойти после его успешной реализации, и в какой степени проект соответствует бизнес-задачам. С другой стороны, задачи проекта формулируются для того, чтобы сосредоточить усилия на конкретных результатах, которые вы ожидаете получить по завершении проекта.

В плане проекта задаётся направление, в котором будет продвигаться ваш коллектив на пути к поставленным целям, решая те или иные задачи проекта. Если прописать свои цели непосредственно в документации по планированию, путеводная звезда вашего проекта всегда будет перед вами. Определяя объём и график работ по проекту, обязательно сверяйтесь со своими целями, чтобы выполнение работы способствовало решению главных задач.

Читать статью «Как создать эффективную цель проекта (с примерами)»

Шаг 2. Определение показателей успешности

Определив цели, позаботьтесь о том, чтобы можно было измерить успешность их достижения, установив соответствующие ключевые показатели. Поставленная цель отражает намеченный результат. При этом вам нужен некий ориентир для оценки успешности достижения этого результата. Лучший способ сделать это — установить цели по методу SMART. Формулирование целей по методу SMART обеспечивает чёткость и измеримость показателей успешности, с помощью которых в конце проекта можно будет легко определить, в какой степени эти цели были достигнуты.

Например, целью мероприятия может быть проведение ежегодной трёхдневной конференции для специалистов в области SEO 22 июня. Показателем успешности достижения этой цели может быть участие в конференции не менее 1000 человек. Это чёткий и измеримый показатель.

Шаг 3. Определение заинтересованных сторон и их функций в проекте

Реализация проекта обычно подразумевает привлечение различных участников для выполнения тех или иных работ. Пропишите в плане управления проектом, какие специалисты будут участвовать в проекте, и какую функцию будет выполнять каждый из них. Это поможет определить, кто за какую задачу отвечает (об этом мы скоро поговорим), и даст заинтересованным сторонам понять, как вы видите их участие в проекте.

В рамках этого процесса определите те или иные функции и обязанности, которые могут выполнять заинтересованные стороны. Например, кто непосредственно отвечает за успешность проекта? Планируется ли привлекать каких-либо специалистов, которые будут согласовывать окончательные варианты? Какие смежные заинтересованные стороны будут предусмотрены в плане проекта? Есть ли какие-либо факторы риска с точки зрения управления, которые необходимо учесть?

При этом можно использовать такую систему, как матрица RACI, помогающую определить, кто управляет проектом, кто будет согласовывать решения, кто будет участвовать в проекте и кого нужно будет информировать о ходе работ по нему.

Затем, определив все заинтересованные стороны и их функции, позаботьтесь о том, чтобы эта информация была задокументирована в плане проекта. По завершении работы над планом он станет единым источником достоверных сведений для всех участников.

Читать о девяти стратегиях для успешного управления несколькими проектами

Шаг 4. Определение бюджета

Реализация проектов обычно стоит денег. Независимо от того, привлекаются ли фрилансеры для написания контента или поставщик услуг питания для проведения мероприятия, вам наверняка придётся потратить определённое количество денег.

Поскольку вы уже определили цели и заинтересованные стороны в плане проекта, эту информацию можно использовать для составления бюджета. Например, если этот проект предполагает участие нескольких подразделений, будут ли затраты по проекту разделяться между ними? Если у вас есть определённый показатель успешности, такой как количество участников мероприятия или количество новых пользователей, способен ли предполагаемый бюджет обеспечить достижение этого показателя?

Составив бюджет на этапе планирования проекта (и до начала расходования средств), вы обеспечите себе его согласование, после чего сможете принимать взвешенные и экономически обоснованные решения в ходе реализации проекта. При этом вам будет проще правильно распределить бюджет, поскольку в вашем плане проекта уже будут определены цели и заинтересованные стороны. Планирование поможет вам определить стоимость различных частей проекта и позволит исключить неопределённость на этот счёт.

Шаг 5. Определение вех и ожидаемых результатов

Важной частью планирования проекта является определение вех, или достижений, выражающихся в решении тех или иных конкретных задач. У вех нет дат начала и завершения, но их достижение представляет собой важное событие в ходе реализации проекта. Они используются для измерения прогресса. Например, давайте предположим, что вы работаете над созданием нового продукта для своей компании. Обозначив завершение работы над опытным образцом в качестве вехи в хронологии проекта, вы сможете оценить достигнутый вами прогресс.

С другой стороны, ожидаемый результат проекта — это то, что получается после достижения вехи. В нашем примере с разработкой продукта мы достигаем вехи, когда создаём ожидаемый результат, то есть опытный образец продукта. Воспользовавшись нашим бесплатным шаблоном плана проекта, вы сможете с лёгкостью организовать проект в части ожидаемых результатов и вех. Таким образом, все сотрудники будут иметь чёткое представление о работе, выполняемой в рамках проекта, и вехах, к достижению которых будет стремиться ваш коллектив.

Читать о том, как устанавливать вехи проекта, достигать их и выражать за это признательность

Шаг 6. Составление хронологии и графика

Для достижения целей проекта вам и всем заинтересованным сторонам необходима чёткая общая хронология и график работ по проекту. Привязка по срокам поможет вам лучше расставить приоритеты во время стратегического планирования.

Не у всех проектов есть чётко обозначенная хронология. Если вы работаете над крупным проектом с неопределёнными сроками, вместо составления полной хронологии проекта можно создать дорожную карту проекта. Это позволит чётко определить порядок действий по различным задачам без необходимости устанавливать точные сроки.

Определившись с обязанностями на общем уровне, можно сосредоточиться на деталях. Используя шаблон плана работ, разбейте проект на задачи, не упустив при этом ни одной части процесса. Крупные задачи можно даже разбить на более мелкие подзадачи, чтобы сделать их более управляемыми.

Затем установите сроки начала и завершения каждой задачи и подзадачи. После этого вы увидите, как все элементы выстраиваются в единую хронологию проекта. Обязательно добавьте заинтересованные стороны, определив, кто что делает и в какие сроки.

Читать о том, как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий

Шаг 7. Составление плана обмена информацией

Как известно, в большинстве проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. Это означает, что стили взаимодействия между ними будут отличаться. У вас есть возможность заранее определить свои ожидания по конкретному проекту в его плане. План обмена информацией необходим, чтобы все участники понимали, что происходит, как продвигается работа над проектом и что будет дальше. И в случае возникновения каких-либо преград у вас уже будет чёткая система взаимодействия.

При составлении плана обмена информацией следует ответить на следующие вопросы:

  • Сколько совещаний по проекту вам нужно будет провести? Каковы их цели?

  • Как вы планируете организовать актуализацию состояния проекта? Где вы будете размещать обновления статуса?

  • Какой инструмент вы будете использовать для управления проектом, обмена информацией о ходе работ и публикации обновлений?

Как и в случае с другими элементами плана проекта, необходимо проконтролировать, чтобы план обмена информацией можно было легко отыскать в вашем плане проекта. Заинтересованные стороны и участники из различных подразделений должны иметь возможность легко находить необходимые указания на этапах планирования и реализации проекта.

Читать статью «Почему чёткий план обмена информацией важнее, чем кажется»

Примеры планов проектов

Для того чтобы вам было проще понять, как должен выглядеть план управления проектом, ниже приводятся два примера планов проектов по маркетингу и разработке дизайна, на которые вы сможете ориентироваться при планировании собственного проекта.

Пример плана проекта: ежегодный контент-календарь

Предположим, вы отвечаете за контент в своей организации, и ваша задача заключается в создании контент-календаря по всем маркетинговым материалам, которые будут публиковаться в следующем году. Как вы уже знаете, сначала необходимо создать план работ. Вот как это может выглядеть:

Цели и показатели успешности

Вы решаете, что результатом создания и реализации контент-календаря должно быть повышение уровня вовлечённости на 10%. Показателями успешности достижения этой цели в данном случае является частота открытия и переходов по ссылкам в электронных письмах, количество пользователей соцсетей, отслеживающих вашу компанию, а также рейтинг элементов вашего контента в поисковых системах.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

В этом проекте примут участие пять человек.

  • Вы, ответственный за контент: разрабатываете и ведёте календарь

  • Борис и Яков, писатели: готовят тексты по каждому элементу контента

  • Никита, редактор: выполняет редакторскую работу и обеспечивает обратную связь по контенту

  • Полина, издатель: обеспечивает публикацию контента после его написания и редактирования

Бюджет

Ваш бюджет по плану проекта и стоимость контента на весь год составляет 50 000 долл. США.

Вехи и ожидаемые результаты

Ваша первая веха — подготовка контент-календаря с отображением всех тем за год. Ожидаемым результатом в данном случае является версия календаря, готовая к передаче заинтересованным сторонам. Веху и ожидаемый результат необходимо чётко обозначить в графике проекта.

Хронология и график

Вы решили, что график в плане проекта вашего контент-календаря будет выглядеть следующим образом:

  • С 15 октября по 1 ноября. Стадия исследований с целью поиска идей по темам контента

  • Со 2 по 30 ноября. Определение тем, о которых вы будете писать

  • С 1 декабря по 1 января. Составление календаря

  • С 1 января по 31 декабря. Борис и Яков напишут контент, а его редактированием будет заниматься Никита (в течение всего года)

  • С 16 января по 31 декабря. Полина начнёт регулярно публиковать контент и будет делать это в течение всего года

План обмена информацией

Вашим планом обмена информацией будет предусмотрено организационное совещание, а затем — ежемесячные совещания по актуализации информации. Еженедельные обновления статуса будут рассылаться по пятницам во второй половине дня. Весь обмен информацией по проекту будет осуществляться с помощью инструмента управления проектами.

Бесплатный шаблон редакционного календаря

Пример плана проекта: разработка нового дизайна веб-сайта

В этом примере будет разрабатываться новый дизайн для вашего веб-сайта (фактически это скорее будет его полная переработка). Для этого проекта понадобится детальный план, учитывая масштаб и объём ожиданий со стороны различных заинтересованных лиц. Вот как может выглядеть план вашего проекта:

Цели и показатели успешности

Общая цель вашего плана работ заключается в увеличении количества продаж через веб-сайт компании на 15% к концу года. Показателями успеха в данном случае будет количество ежедневных посетителей, оформляющих подписку на бесплатный пробный период, и количество реальных продаж после пробного периода.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

  • Вы, руководитель проекта: составляете план проекта и управляете его реализацией

  • Софья, ответственная за исследования пользовательского поведения: проводит исследования и собирает аналитическую информацию по ним

  • Яков и Жанна, дизайнеры: разрабатывают новые варианты дизайна веб-сайта

  • Светлана, ответственная за контент: пишет текст и контент для новых компонентов и веб-страниц

  • Катерина, веб-разработчик: обеспечивает работу нового веб-сайта

  • Роберт, ведущий веб-разработчик: отвечает за исполнение и запуск нового веб-сайта

  • Амалия, глава отдела маркетинга: обеспечивает обратную связь и согласования по проекту

Бюджет

Бюджет разработки нового дизайна веб-сайта составляет 30 000 долл. США.

Вехи и ожидаемые результаты

Первая веха достигается при завершении стадии исследований, когда Софья отправит отчёт с рекомендациями о том, как двигаться дальше с точки зрения дизайна и контента (ожидаемый результат).

Хронология и график

  • С марта по май. Софья проводит исследования, необходимые для разработки нового дизайна веб-сайта.

  • С мая по июль. Яков и Светлана одновременно работают над созданием дизайна и контента.

  • Начало августа. Катерина запускает новый веб-сайт с дизайном Якова и контентом Светланы.

План обмена информацией

Что касается плана обмена информацией, то для централизованного хранения задач, сообщений и ресурсов будет использоваться инструмент управления проектами, который позволит всем заинтересованным сторонам легко находить все эти материалы. Перед началом работ пройдёт организационное совещание, а затем будут проводиться регулярные совещания по достижении каждой вехи. Обмен всей прочей информацией, включая обновления статуса и поступающие запросы на выполнение работ, также будет вестись в инструменте управления проектами.

Бесплатный шаблон для процесса работ по веб-дизайну

Полный цикл управления планами проектов в компании ClassPass

Керри Хоффман, старший менеджер проектов по маркетинговым операциям компании ClassPass, курирует все маркетинговые проекты, реализуемые специалистами по творчеству, росту и контенту. Ниже приводятся три главные стратегии управления планами проектов:

  • Заблаговременное определение заинтересованных сторон. Каким бы ни был масштаб проекта, крайне важно знать заинтересованные стороны и их функции в проекте, чтобы на каждой его стадии привлекать нужных людей. Кроме того, это позволяет обеспечить чёткое понимание сотрудниками процесса проверки и согласования результатов ещё до начала работ.

  • Согласование способа обмена информацией о проекте. Определите, где и когда должен осуществляться обмен информацией по вашему проекту, чтобы все ключевые сведения всегда была в нужном месте, а сотрудники всегда были в курсе происходящего.

  • Адаптация и принятие стилей работы других людей. Проекты не всегда идут по плану, но, применив правильное управление интеграциями, вы сможете без проблем реализовать любой проект. Кроме того, следует узнать, как удобнее работать участникам проекта и учесть их предпочтения при составлении плана. Это поможет обеспечить слаженность работы, когда вы приступите к исполнению.

Читать о лучших методах творческого производства от Керри Хоффмана из ClassPass

Составьте свой следующий план проекта как профессионал

Поздравляем! Вы официально стали профессионалом по планированию работ. Выполнив несколько действий, уделив некоторое количество времени и проявив изрядную организованность, вы смогли составить план проекта.

В дальнейшем вы сможете вести свою команду правильным курсом и оперативно решать возникающие проблемы. С помощью такого инструмента управления проектами, как Asana можно с уверенностью проработать все стадии плана проекта.

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Как составить план проекта по разработке сайта

ЗадачаИсполнительЧасыКомментарий
Выделение основных услуг и определение конкурентовМаркетолог6Важно для понимания объема сайта. После изучения конкурентов, список может быть скорректирован.
Экспресс-анализ сайтов конкурентовМаркетолог24В зависимости от знания рынка и сложности проекта, время может быть скорректировано.
Формулировка преимуществ и разработка УТПМаркетолог8На основе информации о компании и конкурентах вырабатываем основное предложение и тезисно отвечаем на вопрос: «почему надо купить у нас».
Начальное планирование структуры сайтаМаркетолог2Только после этого можно составить базовую структуру сайта, которая выглядит на данном этапе как список страниц.
Сбор семантического ядра и сегментированиеSEO-спец26SEO-специалист собирает полный список запросов и объединяет их в смысловые группы. Время я рассчитываю примерно по 2 часа на каждую страницу предварительной структуры сайта (для которых актуально SEO, разумеется). Если уже существует сайт, то следует учесть запросы, по которым сайт уже находится в поисковой выдаче.
Согласование и утверждение сем. ядраМаркетолог8Лучше семантическое ядро согласовать и с заказчиком, чтобы избежать недопонимания в дальнейшем.
Корректировка структуры сайта с учетом сем.ядраSEO-спец6Предложения SEO-специалиста по списку страниц, навигации.
Доработка и согласование структуры сайта с учетом сем.ядраМаркетолог4На данном этапе мы получаем скелет сайта. Дальше я предполагаю наличие типовых страниц. К примеру, что все страницы разных услуг выполнены по одному шаблону.
Базовые рекомендации SEO по контенту для страниц постраничноSEO-спец8Чтобы не пришлось переделывать прототипы или даже готовые страницы, я рекомендую, получить SEO пожелания уже на этом этапе. Этот пункт про блоки на странице. Я закладываю 0,5 часа на 1 стр.
SEO ТЗ на контент страницSEO-спец30Данный пункт про рекомендации по текстам, которые должны быть на страницах. Я закладываю по 2 часа на каждую страницу.
Написание текстовКопирайтер/Маркетолог90Если вам повезло найти хорошего копирайтера, можете доверить написание текстов ему. В большинстве случаев тексты для страниц услуг, уникальных страниц типо «О компании», «404», «Контакты» и т.п. я пишу сама. Время беру по своим меркам, поэтому закладываю по 6 часов на 1 стр. Но от проекта к проекту может меняться.
Прототипирование страницМаркетолог82Закладываю также по 6 часов на 1 страницу, плюс 2 рабочих дня на главную, так как необходимо подготовить разметку макета, шапку и подвал. Мне удобно делать прототипы параллельно с написанием текстов.
Подготовка ТЗ дизайнеруМаркетолог13Хотя прототипы в Axure RP достаточно наглядные, по некоторым пунктам дизайнеру необходимо дать отдельные рекомендации, особенно в начале. Описать стиль, цветовую гамму. Мне удобно прислать примеры стиля и обсудить устно, чтобы быть уверенной, что мы говорим об одном и том же.
Дизайн главной страницы + рекомендации на адаптивДизайнер16Так как сейчас невозможно жить без мобильного сайта, то советую подумать об адаптивной версии уже на этом этапе. Показала себя рабочей схема, когда дизайнер готовит не несколько вариантов дизайна, а пишет рекомендации. Времени тратится меньше, а результат одинаковый.
Дизайн остальных страниц + рекомендации на адаптивДизайнер66Я считаю по 6 часов на страницу. Где-то может быть больше, где-то меньше. В это время закладываю и подготовку верстальщику рекомендаций для адаптивной верстки.
Утверждение и согласование дизайнаМаркетолог14На утверждение макетов всегда тратится время, особенно, когда речь идет об утверждении стиля и дизайну первых страниц. Советую заложить в плане время на это.
Подготовка оптимизированных метатегов и h2SEO-спец16В целом этот пункт можно включить в любой момент до запуска сайта, но не забываем!
Составление ТЗ на верстку и программированиеМаркетолог17Так как я рассматриваю вариант сайта услуг, то не предполагаю сложных в реализации модулей. Поэтому закладываю 1,5 часа на страницу.
SEO рекомендации для этапа верстка и программированиеSEO-спец6Опять же, чтобы не переделывать, лучше сразу готовить сайт с учетом дальнейшего продвижения в поисковиках.
Верстка (адаптивная)Верстальщик104Тут все зависит от сложности макетов. Я предполагаю 2 дня на разворачивание инфраструктуры, подготовку к работе и по 8 часов на 1 стр.
Утверждение и согласование версткиМаркетолог24Можно не включать этот пункт, но проверять верстку, писать правки и принимать все равно придется. В зависимости от команды и проекта на это может уйти достаточно много времени. Поэтому я рекомендую заложить его в проект.
ПрограммированиеПрограммист80Сборка разрозненных страничек в готовый сайт. Вывод в CMS модулей для дальнейшего управления контентом сайта без участия разработчика.
Утверждение и согласование программной частиМаркетолог15Честно говоря, кажется, что я мало времени закладываю на эту задачу. Без этого этапа вы 100% не обойдетесь, оставляйте на него время.
Тестирование и отладкаМаркетолог40Это задача нажать на все кнопочки, посмотреть все странички, попробовать все функции в CMS и проверить сайт в разных браузерах и на разных устройствах. Если проект небольшой, то может быть достаточно проверки своими силами, для сложных подключаем тестировщиков.
Запуск боевой версии сайтаПрограммист8До этого момента все проверки шли на тестовой площадке. Только сейчас переходим на открытый сайт для пользователей.
Подключение аналитики+CallTouch+настройка целейМаркетолог/Программист16Опциональный пункт, который начинает становится нормой, так как без аналитики невозможно понять, на сколько сайт справляется со своими задачами.
Рекомендации по первичная SEO-оптимизацииSEO-спец8Внимательно слушаем, что нам говорит SEO-специалист и выполняем его рекомендации. Если изначально сайт готовился по текущему плану, то доработок должно быть минимум, но robots.txt и карту сайта готовим только сейчас.
Реализация SEO-рекомендацийВерстальщик/Программист16Рассчитываю 2 рабочих дня.
Проверка применения SEO-рекомендаций на тестовой площадкеМаркетолог4
Применение SEO-рекомендаций на основном сайтеПрограммист3

Разработка и планирование проекта

Прежде чем приступать непосредственно к разговору о разработке и планировании проектов, стоит немного освежить в памяти понимание планирования как такового. Суть планирования заключается в постановке целей и определении способов их достижения посредством создания комплекса мероприятий и действий, необходимых для выполнения, использовании способов и путей осуществления мероприятий и действий, увязки ресурсов, требующихся для выполнения и согласовании функций, выполняемых участниками проекта.

Именно с вопроса планирования мы и начнем первый урок (сразу сделаем небольшую оговорку: информации по разработке и планированию проектов очень много, поэтому мы представим ее в концентрированной форме, останавливаясь подробно лишь на наиболее важных моментах).

Планирование проекта

Работа по составлению плана включает в себя все стадии создания и выполнения проекта. Начинается она с разработки концепции проекта руководителем (проект-менеджером), продолжается выбором стратегических решений, разработкой деталей, заключением контрактов и выполнением работ, и заканчивается завершением проекта.

На стадии планирования устанавливаются основные параметры осуществления проекта. К ним относятся:

  • Продолжительность каждого контролируемого элемента проекта
  • Необходимость в ресурсах (финансовых, материально-технических и трудовых)
  • Сроки поставки необходимого оборудования, комплектующих, материалов, сырья и т.п.
  • Сроки и объемы привлечения организаций (строительных, проектных и т.п.)

Любой процесс и любая процедура планирования проекта должны гарантировать осуществляемость проекта в нужные сроки и с соблюдением всех требований, включая стоимость, нормативы и качество. Кроме того, в грамотно организованном проекте за выполнение каждой функции и достижение каждой цели должен нести ответственность отдельный орган: за миссию проекта – проект-менеджер, за частные цели – ответственные лица и т.д. Именно для этого принято разрабатывать матрицу ответственности, определяющую функционал исполнителей и конкретизирующую комплекс их работ.

И здесь мы предлагаем вам поупражняться в планировании проекта и выполнить интересное задание.

Задание на взаимопроверку

Выше вы узнали, что на стадии планирования устанавливаются основные параметры осуществления проекта. Предложите свой план небольшого проекта. При этом обязательно укажите:

  • Продолжительность каждого контролируемого элемента проекта.
  • Необходимость в ресурсах (финансовых, материально-технических и трудовых).
  • Сроки поставки необходимого оборудования, комплектующих, материалов, сырья и т.п.
  • Сроки и объемы привлечения организаций (строительных, проектных и т.п.)

Это задание на взаимную проверку, поэтому сначала вам нужно проверить 2 работы других пользователей, а затем загрузить свою. При проверке чужих работ необходимо оценить проекты на предмет детализации, расчета сроков и ресурсов, а также качество выполнения задания в целом.

Уверены, теперь тема планирования проектов стала вам несколько ближе, а потому изучать дальнейшие материал будет интереснее. Давайте же продолжим.

Чем выше уровень управляющего органа, тем более обобщенные он принимает решения по управлению нижестоящими подразделениями. По мере повышения иерархического уровня увеличиваются временные промежутки между постановкой задач, контролем их выполнения и т.д. В этих промежутках нижестоящие подразделения должны работать самостоятельно и вне зависимости от равных им подразделений. Их независимая работа обеспечивается запасами ресурсов, которые также нужно планировать.

Главная цель планирования – это построение модели реализации проекта, необходимой для координации действий причастных к проекту лиц. Благодаря этой модели устанавливается порядок, согласно которому будут проводиться работы и т.д.

На первой стадии планирования проекта разрабатываются первоначальные планы, служащие основой составления проектного бюджета, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта и т.д. Планирование всегда предшествует контролю и считается базой его применения, т.к. позволяет сравнивать плановые и фактические показатели.

Планирование – это наиболее важный для проекта процесс, ведь от него зависит результат. Объем и детализация планирования зависят от полезности информации, которая может быть получена в процессе реализации и обусловлена замыслом самого проекта. Процесс планирования нельзя полностью автоматизировать, т.к. в нем имеется масса переменных параметров. Плюс на него могут влиять случайные факторы.

В дополнение ко всему планирование проекта состоит из ряда основных и вспомогательных процессов.

Основные процессы (присутствуют всегда):

  • Планирование, документирование и описание содержания проекта
  • Определение основных этапов реализации проекта и разбиение их на более мелкие составляющие
  • Составление сметы и оценка стоимости ресурсов, требующихся для реализации проекта
  • Определение и составление пошагового плана действий, обеспечивающих достижение целей проекта
  • Определение последовательности работ
  • Определение технологических зависимостей и ограничений на работы
  • Оценка продолжительности работ, трудозатрат и прочих ресурсов, требующихся для выполнения отдельных работ
  • Планирование ресурсов (определение типа ресурсов для работ проекта и их объема)
  • Определение сроков выполнения работ при условии ограниченности ресурсов
  • Формирование бюджета и привязка затрат по смете к конкретным видам работ
  • Разработка плана проекта
  • Сбор результатов прочих процессов планирования и их компоновка в единый документ

Вспомогательные процессы (присутствуют по мере необходимости):

  • Планирование и установление стандартов качества, и определение путей их достижения
  • Организационное планирование, включающее в себя определение и распределение функционала, ответственности и норм субординации
  • Подбор людей, необходимых для реализации проекта, и формирование команды
  • Установление коммуникационных и информационных потребностей членов проекта
  • Идентификация, оценка и документирование рисков проекта (установление факторов неопределенности и степени их влияния на проект, определение благоприятных и неблагоприятных сценариев реализации проекта)
  • Логистическое планирование (что, когда, где и как закупать и поставлять)

Представляющие собой результаты планирования планы (сети и графики) в итоге должны выстраиваться в пирамидальную структуру, включающую в себя всю необходимую информацию, дифференцированную по уровням, срокам и т.д. Планирование проекта и систематизация планов выстраиваются по принципам «обратной связи», которые обеспечивают регулярное сравнение плановых и фактических сведений и придают работе больше эффективности, актуальности и гибкости.

Принципы проектного планирования

Принимаемые решения и предпринимаемые действия в сфере проектного планирования основываются на нескольких важных принципах:

  • Принцип целенаправленности. Выражается в том, что проект направляется на достижение конечной цели инициатора проекта (человека, группы людей, организации и т.д.)
  • Принцип системности. Предполагает, что проект управляется как единое целое со своими особенностями формирования и развития, но в то же время может быть разбит на подсистемы с последующим их изучением, т.к. все они взаимосвязаны и воздействуют друг на друга и на весь проект. Это позволяет найти и создать полезные связи подсистем и их эффективные соотношения, представить качественные и количественные оценки процесса реализации всего проекта и его отдельных элементов.
  • Принцип комплексности. Согласно ему, явления рассматриваются с учетом их зависимости и связи, применяются разные методы и формы управления, рассматривается вся совокупность целей проект-менеджмента на различных уровнях и в различных звеньях, отдельные элементы увязываются между собой и соотносятся с основной целью проекта.
  • Принцип обеспеченности. Означает, что все предусматриваемые проектом мероприятия должны быть укомплектованы всеми требующимися для их реализации ресурсами.
  • Принцип приоритетности. Говорит о том, что при разработке проекта и его реализации основное внимание должно уделяться первостепенным задачам, обусловленным общей концепцией стратегического развития.
  • Принцип экономической безопасности планируемых мероприятий. Экономическую безопасность следует рассчитывать, беря за основу вероятность возникновения потерь и убытков как итога неосуществления события, намечавшегося проектом. Никакие нововведения в работе не могут исключать риска, по причине чего в практике разработки и планирования проекта нужно не избегать рисков, а сознательно идти на оправданные риски с целью их снижения до максимально возможного уровня.

Кроме принципов, которые мы назвали, важно учитывать еще и согласованность задач и интересов всех задействованных в разработке и реализации проекта лиц и своевременность достижения поставленных целей в назначенные сроки.

Учитывая особенности планирования проекта и вышеназванные принципы, можно переходить к следующему не менее важному вопросу – разбиению проектных работ на составляющие.

Структура разбиения работ, матрица ответственности, статьи затрат

Структура разбиения работ (СРР) представляет собой иерархическую структуру последовательной разбивки проекта на подпроекты и комплексы детальных работ разного уровня. СРР – это главное средство по созданию системы управления проектом, позволяющее решать разные организационные проблемы, распределять ответственность, оценивать стоимость, создавать систему отчетности, поддерживать сбор данных о выполнении работ и отображать их результаты. Также с помощью СРР удобно согласовывать план проекта с нуждами заказчика.

Для руководителя проекта СРР не менее важна, т.к. позволяет:

  • Определять работы и комплексы работ по достижению промежуточных целей
  • Быть в курсе того, будут ли достигнуты все цели проекта
  • Создавать подходящую структуру отчетности
  • Определять контрольные точки продвижения проекта
  • Распределять ответственность среди исполнителей
  • Обеспечивать членам команды объективное понимание всех задач и целей проекта

Комплексы (пакеты) работ соответствуют, как правило, нижнему уровню детализации СРР и включают в себя детальные работы, которые в свою очередь могут состоять из шагов. Детальные работы и шаги не являются элементами СРР.

СРР можно разрабатывать сверху-вниз (от главного к частному) и снизу-вверх (от частного к главному), либо с применением обоих подходов. Информация для разработки СРР может выявляться при помощи метода мозгового штурма. Итоговая СРР должна учитывать все цели проекта и предпосылки для его реализации.

Благодаря иерархической структуре проекта, основой которой служит СРР, можно использовать процедуры сбора и обработки данных о ходе выполнения проектных работ в соответствии с контрольными точками, пакетами работ и т.д. Также она позволяет обобщать сведения по срокам, ресурсам, затратам и графикам.

Составление СРР может выстраиваться на следующих основаниях:

  • Этапы жизненного цикла проекта
  • Особенности организационной структуры
  • Компоненты результата (товара, услуги и т.п.), получаемого после реализации проекта
  • Функциональные или процессные элементы деятельности организации, которая реализует проект
  • Географическое расположение (если проекты распределены пространственно)

В практической деятельности почти всегда применяются комбинированные СРР, созданные с применением нескольких оснований, и СРР должна включать в себя все работы проекта, включая детальные работы и шаги.

Одним из важнейших этапов построения СРР является анализ ее полноты, так что если в проекте есть работы, которые контролирует не только проект-менеджер, но и заказчик, они тоже должны быть включены в состав СРР – это и обеспечит полноту структуры.

С учетом информации о плане проектных мероприятий осуществляется разбиение СРР по критериям и признакам проекта. Разбиение происходит до тех пор, пока все важные работы и элементы проекта не будут выделены так, чтобы было возможно их спланировать, определить их бюджет, составить график и план действий по их контролю. Чтобы упростить и автоматизировать СРР, всем ее элементам нужно присвоить идентификатор, соответствующий номеру уровня. Идентификаторы должны отражать критерии разбиения работ.

Не менее важно избегать ряда ошибок при структуризации проекта, а именно нельзя:

  • Пропускать стадию структуризации и переходить к поиску решения текущих проблем
  • Использовать в процессе структуризации только организационные подразделения, фазы или функции, а не конечные продукты или применяемые ресурсы
  • Забывать о том, что СРР должна охватывать проект целиком, упуская начальную и конечную фазы проекта и работу отдельных подразделений
  • Повторять элементы структуры
  • Забывать интегрировать структуру проекта с системой подготовки проектной документации и системой ведения финансовой отчетности
  • Чрезмерно или недостаточно детализировать структуру
  • Создавать структуру так, чтобы она не подлежала компьютерной обработке (все элементы или уровни плана должны иметь соответствующую кодировку)
  • Не учитывать «неосязаемые» конечные продукты, например, услуги, сервис и т.п.

СРР – есть основа понимания членами команды сути и зависимостей проектных работ, обеспечивающая последующую согласованную и скоординированную работу всех подразделений.

Упомянутая выше матрица ответственности и структурная схема организации (ССО), реализующей проект, – это два инструмента, помогающие руководителю проекта создавать команду, соответствующую задачам и целям проекта. Применение ССО и СРР при построении матрицы ответственности наглядно отображено на нижеследующем рисунке:

Состав и план проведения проектных работ в огромной степени влияют на форму организационной структуры, необходимой для реализации целей проекта.

Матрица ответственности позволяет обеспечить и согласовать структуры ответственности членов команды (подразделений) за выполнения работ. По сути, это форма описания распределения ответственности за проведение проектных работ, где указываются роли членов команды и/или подразделений. Одна ось матрицы ответственности отображает список пакетов работ по СРР, а другая – список исполнителей, ответственных за их выполнение.

Элементы матрицы – это коды видов работы из составленного заранее списка (также в матрицу можно вносить стоимость работ). Объем видов ответственности обусловлен спецификой проекта и его организации, однако рекомендуется использовать небольшой набор простых для понимания и описания видов деятельности. Ниже представлен пример матрицы ответственности:

В матрице ответственности могут отображаться виды ответственности руководителей и роли людей, помогающих в реализации проекта, но прямого участия в этом не принимающих. Если матрица составлена грамотно, она станет прекрасным инструментом, обеспечивающим и эффективное выполнение работ, и успешную поддержку внутренними и внешними ресурсами.

Ответственные за исполнение работ лица назначаются еще при планировании проекта, т.к. иметь представление о доступных ресурсах нужно еще до принятия мер по реализации плана. После определения ресурсов нужно определить, как они могут быть получены; в частности это касается трудовых ресурсов.

Рабочая группа принимает участие в инициации проекта и его планировании. На этом этапе еще нельзя определить ресурсы, т.к. имеются лишь общие сведения о проекте, и более подробные данные будут получены после проведения детальных работ и создания СРР. Итоговое назначение исполнителей и определение их функционала состоится только после окончательной разработки и утверждения плана.

Чтобы правильно назначить ответственных лиц, необходимо знать о нескольких типах ресурсов, которые могут быть использованы:

  • Трудовые ресурсы
  • Финансовые средства
  • Оборудование
  • Техническое оснащение
  • Технологии и информация
  • Поставщики и материалы

Несмотря на то, что не всегда исполнители обладают всеми рычагами управления и применения ресурсов, знание семи типов ресурсов значительно упрощает процесс описания проекта и решения вопроса о распределении ответственности, ведь, как уже и был сказано, пакеты работ должны быть обеспечены всем необходимым для их выполнения. А чтобы это сделать, важно ответить на два вопроса:

  • Какие конкретно ресурсы требуются для реализации всех работ по проекту (список требований можно получить, используя график работ и СРР)?
  • Что из необходимого уже есть?

Как только ответы на эти вопросы будут получены, можно проводить окончательное распределение ответственности.

Здесь же мы должны сказать о дополнительном средстве планирования проектных работ – структуре статей затрат. Ее не следует путать с бухгалтерскими счетами, т.к. по включенным в нее статьям происходит классификация и сбор неподтвержденной документально управленческой информации, необходимой для принятия управленческих решений (имеется в виду, что документации, подтверждающей фактические затраты, нет, но есть предварительные данные об использованных ресурсах, выполненных работах и т.д.).

Статьи затрат – это инструмент управления, который используется с целью сбора данных о фактических затратах выполненных работ и последующего их сравнения с затратами по плану. Эти же статьи применяются для планирования и контроля времени и стоимости, т.к. включают в себя сведения о работах, назначенных, исходя из СРР. Ниже вы можете увидеть пример формирования статей затрат по пакетам работ, за которые ответственны конкретные подразделения (исходя из СРР):

Статьи затрат могут включать в себя данные по множеству пакетов работ, составленных по различным основаниям, таким как:

  • Ответственные лица
  • Структура счетов
  • Сроки выполнения
  • Содержание работ

Подытоживая все вышесказанное о статьях затрат, остается лишь отметить, что они способствуют формированию и мониторингу проектного бюджета, осуществлению текущего управленческого учета и оценке возможных затрат после окончания проектных работ.

Теперь мы можем перейти к рассмотрению наиболее эффективных методов планирования проектов, позволяющих обеспечить своевременное осуществление как проекта в целом, так и отдельных его этапов.

Сетевое планирование проектов

Методы сетевого планирования проектов или, как их еще называют, сетевые диаграммы (граф сеть, PERT-диаграмма) представляют собой графическое отображение проектных работ и имеющихся между ними зависимостей. Понятие «сеть» здесь обозначает полный комплекс работ и контрольных точек проекта с установленными зависимостями между ними.

Сетевые диаграммы отображают сетевую модель в виде графика с рядом вершин, которые соответствуют работам, а связывающие их линии отображают взаимосвязи между этими работами. Граф, часто именуемый диаграммой предшествования-следования или сетью типа «вершина-работа», считается самым распространенным отображением сети. Ниже можно увидеть пример фрагмента такого графа:

Есть также тип сетевой диаграммы, называемый сетью типа «вершина-событие», но в практической работе его применяют не так часто. В этом случае работа имеет вид линии, соединяющей два события (узлы графа), отображающие начало и конец определенной работы. Хорошим примером такой диаграммы является PERT-диаграмма – вот она:

Сетевые диаграммы часто путают с блок-схемами, но это не совсем верно, т.к. отличие сетевой диаграммы состоит в том, что она отображает лишь логические зависимости работ, в то время как блок-схема показывает входы, выходы и процессы. Также в диаграмме нет повторяющихся циклов (петель).

Методами сетевого планирования называют методы, нацеленные на максимальное сокращение продолжительности проекта. Их основой служат метод критического пути (МКП или CPM (от англ. Critical Path Method)) и метод оценки и пересмотра планов (PERT (от англ. Program Evaluation Review Technique)).

Под критическим путем понимается максимально продолжительный путь в сети, а работы, имеющиеся на этом пути, называются критическими. От продолжительности критического пути зависит минимальная продолжительность проектных работ. Общую продолжительность проекта можно сократить посредством сокращения критических работ. Таким образом, задержки по выполнению работ влекут за собой и увеличение продолжительности проекта.

Благодаря методу критического пути можно рассчитать примерные календарные графики выполнения пакета работ, основываясь на логической структуре сети и оценках продолжительности выполнения работ по-отдельности, а также установить общий критический путь для проекта.

Есть также понятие полного резерва (запаса) времени.

Горизонтальная линейная диаграмма, где проектные задачи представлены временными отрезками с конкретными временными параметрами (началом, окончанием, задержками и т.д.) называется диаграммой Гантта, и она тоже является неотъемлемой частью сетевого планирования. Вот ее пример:

Для эффективного планирования удобно использовать и PERT-диаграммы, и граф сети, и диаграмму Гантта. Само же сетевое планирование подразумевает описание всей проектной работы в виде комплекса работ с конкретными взаимосвязями между ними. Чтобы рассчитать и проанализировать сетевой график, обычно применяют набор сетевых операций, называемых процедурами метода критического пути.

Сетевая модель разрабатывается поэтапно:

  • Определяются списки проектных работ
  • Оцениваются параметры работ
  • Устанавливаются зависимости между работами

Списки работ нужно определить, чтобы описать всю деятельность по проекту, включая все детали. Работа – это главный элемент сетевой модели. Пакеты работ обуславливают деятельность, которая должна быть выполнена для достижения проектных результатов. Результаты обычно выделяются контрольными точками.

Перед разработкой сетевой модели нужно удостовериться, что нижний уровень СРР включает все работы, гарантирующие достижение частных проектных целей. Сетевая модель – это результат определения зависимостей между работами и добавления связующих событий и работ. В самой общей форме представленный подход основывается на предположении, что любая работа призвана помочь достичь частной цели. Связующие же работы совсем необязательно должны быть направлены на достижение материального результата, т.к. их целью может быть организация проведения того или иного мероприятия и т.п.

Основная задача проект-менеджера – оценить параметры работ. Для этого могут привлекаться другие участники проекта, ответственные за выполнение отдельных заданий проекта. Оценка продолжительности работ и потребности в финансовых средствах и ресурсах самым прямым образом влияет на актуальность ресурсных и стоимостных планов и календарных графиков, которые составляются после анализа сетевой модели. Такую оценку нужно проводить для каждой из работ. Затем на ее основе обобщаются и формируются уровни СРР в проектном плане.

Чтоб отдельные этапы проекта и весь проект в целом были реализованы своевременно, необходимо также планировать проект по временным параметрам. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Планирование проекта по временным параметрам

Временные параметры следует понимать здесь как временные периоды, в течение которых планируется выполнить работы и пакеты работ, а также точки контроля процесса реализации проекта. Время – важнейший фактор, воздействующий на эффективность осуществления всего замысла.

Сроки реализации элементов проекта и всего проекта всегда планируются заблаговременно, и, конечно же, желательно их минимизировать. Но минимизация сроков ограничена тремя параметрами: техническими возможностями, технологическими требованиями и качеством работ. Все это должно учитываться при планировании.

Планирование по временным параметрам – ключевой элемент проект-менеджмента, включающий в себя несколько составляющих. Этими составляющими являются:

  • Концепция управления проектом по временным параметрам
  • Календарное планирование проекта
  • Контроль хода проектных работ
  • Анализ и урегулирование хода работ
  • Закрытие управления проектом

Нередко проект бывает сложно завершить к установленным срокам. Причиной тому служит нечеткое понимание того, чем именно нужно управлять, причем большая часть проблем возникает еще на этапе планирования.

Причиной расхождений с календарным планом могут быть задержки поставок, недостаток ресурсов и т.п. Если же неверно определены масштабы и предметные области проекта, впоследствии придется вносить корректировки в работы и календарный план.

Когда руководитель имеет дело с типовыми повторяющимися проектами, удобно использовать прошлый опыт, позволяющий точно определить время и последовательность действий, хотя на практике проекты повторяются крайне редко.

Если говорить о причинах временных потерь в проекте, то к ним можно отнести:

  • Ненадлежащее управление качеством и составлением смет
  • Отсутствие резервного плана при непредвиденных затратах
  • Некачественное распределение рисков среди участников проекта
  • Отсутствие структуры в системе коммуникаций
  • Трудновыполнимая система проектной отчетности

А еще одной важной составляющей управления проектом по временным параметрам является управление личными временными ресурсами. Это актуально для каждого исполнителя и участника проекта, но в большей степени важно для руководителя, т.к. он ответственен за успех проекта, а значит, ему нужно успевать проделывать массу всевозможных работ.

Для улучшения управления личным временем желательно применять так называемые формы. Форма – это список необходимых для выполнения работ с указанием исполнителей и сроков выполнения. Наиболее приоритетные работы следует переносить во временные блоки планировочного календаря. Планировочный календарь может выглядеть так:

или так:

В пустые временные блоки можно вносить внеплановые события или работы меньшей приоритетности. В случаях, когда объем работ больше количества времени, работы могут планироваться на несколько дней вперед. Но злоупотреблять этим не стоит, иначе могут возникнуть задержки в выполнении высокоприоритетных задач. А с учетом того, что в последующие дни приоритет низкоприоритетной работы может повышаться, все задания следует выполнять своевременно.

Для эффективного тайм-менеджмента нужно грамотно устанавливать приоритеты и действовать в соответствии с ними. Руководитель проекта не должен отвлекаться на второстепенные и нечеткие задачи и медлить с принятием важных решений. Также он должен уметь делегировать полномочия.

И последнее, на чем мы заострим внимание в первом уроке, – это некоторые организационные моменты.

Организация работ по проектному планированию

Планирование проекта является процессом формирования решений, которые определяют последовательность проектных работ и мероприятий. Оно играет главенствующую роль в проект-менеджменте, представляя собой организующее начало процесса реализации проекта.

Проектное планирование включает в себя несколько этапов:

  • Постановку целей и задач
  • Расчет ресурсов
  • Создание графика продолжительности работ
  • Оптимизацию графика выполнения работ
  • Организацию выполнения работ
  • Создание календарного плана нарастания трудоемкости работ
  • Контроль хода работ
  • Корректировку хода работ

План осуществления проекта – это комплексный план, содержащий исчерпывающую систему задач и целей, детальных работ, действий и мероприятий по достижению главной цели проекта. Составлению плана реализации нужно уделять повышенное внимание, стремясь избегать типичных ошибок, таких как:

  • Постановка ошибочных целей
  • Использование неполной информации
  • Игнорирование прошлого опыта
  • Игнорирование вопроса доступности ресурсов
  • Недостаток внимания координации участников проекта
  • Игнорирование мотивации исполнителей
  • Чрезмерное внимание детализации плана
  • Составление плана ради плана и игнорирование контроля следования плану

Несмотря на достаточно большое количество ошибок и их специфичность, обойти их стороной помогает учет всех элементов планирования, о которых мы вам рассказали. Важно только помнить, что планирование проекта – это систематизированное упорядочивание задач, целью которого является достижение основного результата – реализации проекта. А с учетом того, что план всегда содержит в себе указания к действиям и сами действия, его можно смело считать эталоном или ориентиром, с которым будут сравниваться фактические показатели. Если же в результате подобных сопоставлений будут найдены какие-либо расхождения, необходимо предпринимать меры по корректировке плана.

Во втором уроке мы поговорим о другом важном для руководителя элементе проект-менеджмента – управлении командой. Будут рассмотрены такие вопросы, как состав участников проекта, функции проект-менеджера, особенности формирования и развития проектной команды, признаки и состав команды, урегулирование конфликтов и ряд других.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Сергей КрутькоКирилл Ногалес

Рабочий план реализации проекта

 

План проекта — это единый, последовательный и согласованный документ, включающий результаты планирования всех функций управления проектом и являющийся основой для выполнения и контроля проекта. Разработка реального календарного графика работ основано на планировании развития и использования ресурсов, выстраивании организационной структуры проекта и академическими правилами  управления    процессами.  Такой подход нами выбран не случайно.  При использовании технологии управления проектами определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами, временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от него, эффективного управления изменениями.                                                                                                                          

Организационная структура проекта

  

Взаимосвязь процессов управления проектами:

 

Для разработки рабочего плана реализации проекта используются правила сетевого планирования, которое предоставляет менеджерам проекта гибкий инструмент составления календарного плана и анализа его выполнения.

Сетевой график реализации проекта

 

Основные события

сроки

1.

Разработка нормативной базы проекта

— положение о деятельности площадки;

— дополнительная профессиональная образовательная программа;

— соглашения о сотрудничестве с партнерами площадки

— приказы и распоряжения по кадрам

 

Июнь-август 2011 г.

Сентябрь 2011 г.

 

Сентябрь 2011 г.

По мере необходимости

2.

Формирование команды специалистов, участвующих в реализации проекта

Август – сентябрь

2011 г.

3.

Распределение функциональных обязанностей между специалистами площадки

Сентябрь-октябрь

2011 г.

4.

Подготовка помещений для работы стажировочной площадки

Август-декабрь

 2011 г.

5.

Подготовка оборудования, технологических ресурсов

Август- декабрь

2011 г.

Январь 2012 г.

6.

Подготовка и ведение информационного обеспечения проекта

с октября 2011 года  и в течение всего проекта

7.

Маркетинговые исследования, диагностика образовательных потребностей потенциальных участников стажировки

Январь 2012 и по мере начала стажировок

8.

Реализация образовательной программы стажировки

Ежемесячные циклы

по 6 дней

в соответствии

с графиком КПК

9.

Рефлексия результатов реализации образовательных программ

1 неделя после стажировки

10.

Мониторинг реализации проекта и оценка его эффективности

2 недели после стажировки

11.

Коррекция процессов реализации проекта: отслеживание выполнения сетевого графика и актуализация составленных ранее планов

До начала следующего цикла

12.

Включение нового цикла реализации программ стажировки

 

         * Графическое представление рабочего плана реализации проекта в приложении 5.  

Технология сетевого планирования включает и работу с рисками. Обычно она предусматривает два этапа: первый – определение рисковых событий и оценка их последствий, второй – планирование превентивных мероприятий и разработка сценариев дальнейших действий. Часть рисков можно нейтрализовать, если заранее предусмотреть.

№ п\п

Возможные риски проекта

Пути минимизации или снятия рисков

1.

Несоответствие уровня содержания стажировки ожиданиям слушателей

Предварительная диагностика запросов

2.

Отсутствие спроса  на заявленную тему

 

 

Как написать эффективный план проекта за 6 простых шагов

Проекты — сложный бизнес; в этом процессе задействовано много логистики, элементов и движущихся частей. Итак, если вы хотите, чтобы ваш проект успешно продвигался вперед, вам нужно настроить себя на этот успех, а это означает написание плана проекта.

«План проекта — это план действий, описывающий, как… [для] достижения целей проекта», — говорит Джами Яздани, сертифицированный специалист по управлению проектами (PMP), коуч и консультант по управлению проектами, а также основатель Yazdani Consulting and Facilitation.Планы проекта похожи на карту; они четко описывают, как добраться от того, где вы находитесь сейчас (начало проекта), к тому, чего вы хотите достичь (успешное завершение проекта), а написание плана проекта является абсолютной необходимостью для любого нового сложного проекта, который у вас есть. в трубопроводе.

Но как именно вы это делаете? Давайте взглянем на тонкости написания плана проекта — всего за шесть простых шагов:

Почему важны планы проекта?

Обо всем по порядку.Прежде чем приступить к написанию плана проекта, полезно выяснить, почему планы проекта так важны для начала.

Основная причина, по которой планы проекта являются обязательными, заключается в том, что они позволяют визуализировать весь проект от начала до конца и разработать четкую стратегию перехода из точки А в точку Б.

«Планы проекта помогают нам выработать стратегию на пути к успеху проекта, позволяя нам учитывать факторы, которые повлияют на наш проект, от заинтересованных сторон до бюджета, чтобы запланировать задержки, и спланировать, как максимизировать или смягчить эти факторы», — говорит Яздани.

Планы проекта

также помогают привлечь всех к одной и той же странице, устанавливая четкие ожидания относительно того, что должно быть выполнено, когда и кем. «Планы проекта создают основу для измерения прогресса и успеха проекта», — говорит Яздани. «Планы проекта задают четкие ожидания для… заинтересованных сторон, точно определяя, что… будет [достигнуто] и когда это будет реализовано».

Хорошо написанный план проекта также может помочь прояснить, как вклад каждого отдельного члена команды влияет на более широкий масштаб проекта, что может помочь создать заинтересованность и стимулировать участие, что имеет решающее значение для успеха проекта.

«Планы проекта дают командам цель и направление», — говорит Яздани. «Прозрачные планы проекта показывают членам команды, как их индивидуальные задачи и обязанности способствуют общему успеху проекта, поощряя участие и сотрудничество».

Как составить план проекта

Очевидно, что планы проекта являются обязательным элементом любого успешного проекта. Но каковы шаги для его написания?

1. Определение содержания и показателей проекта

Первым шагом к составлению плана проекта является определение того, что именно представляет собой ваш проект, включая его цель, параметры и цели.«Четко определите объем или общую цель вашего проекта», — говорит Яздани. «Подтвердите любые параметры или ограничения проекта, такие как бюджет, доступность ресурсов и сроки», — говорит Яздани.

Очень важно найти время для определения масштаба вашего проекта; это поможет убедиться, что остальная часть вашего плана проекта двигает ваш проект в нужном вам направлении. Но не менее важным, чем определение масштаба и цели вашего проекта, является определение того, какие показатели вы собираетесь использовать, чтобы убедиться, что вы идете по правильному пути в ходе проекта.

«Установите, как вы будете измерять успех, — говорит Яздани. «Есть ли показатели, критерии эффективности или стандарты качества, которым вы должны соответствовать?»

Четкое определение того, что представляет собой ваш проект, его общая цель и то, как вы собираетесь измерять успех, закладывает основу для остальной части вашего плана проекта, поэтому убедитесь, что вы нашли время, чтобы определить каждый из этих элементов с самого начала. идти.

2. Определите ключевые заинтересованные стороны 

После того, как вы определили объем проекта, цель и показатели, пришло время выяснить, кто вам нужен для воплощения проекта в жизнь, или, другими словами, определить основные заинтересованные стороны проекта.

«Перечислите отдельных лиц или группы, которые будут затронуты проектом», — говорит Яздани.

В дополнение к определению , кто должен быть вовлечен в проект, вы также захотите подумать о , как они должны быть вовлечены — и на каком уровне. Например, предположим, что вы управляете многофункциональным проектом по запуску новой маркетинговой кампании, в которой участвуют члены вашей команды из отделов маркетинга, дизайна и продаж.

При определении ключевых заинтересованных сторон вы можете создать разные списки в зависимости от ответственности или уровня участия в проекте, например, лиц, принимающих решения (которые должны будут вносить свой вклад на каждом этапе проекта), менеджеров (которые будут контролировать сотрудники в своем отделе) и творческие таланты (которые фактически будут создавать результаты для кампании) из каждого отдела.

Четкое понимание того, кто должен быть вовлечен в проект, и как они будут вовлечены, поможет направить остальную часть процесса написания плана проекта (особенно когда речь идет о создании и назначении задач).

3. Основные результаты

Как уже упоминалось, определение цели вашего проекта — это первый шаг в написании плана проекта. Но определение цели проекта более концептуально; чтобы убедиться, что ваш проект достигает своей цели (и что вы достигаете того, что намеревались достичь), вы должны сделать еще один шаг — и перейти от концептуального к осязаемому.

Или, другими словами, вам нужно описать все результаты вашего проекта — реальные, осязаемые результаты, которые ваш проект должен дать, чтобы считаться успешным.

«Что вы будете создавать, строить, проектировать, производить, выполнять или доставлять?» — говорит Яздани. «Четко обозначьте конкретные и ощутимые результаты или результаты вашего проекта».

Определение конкретных элементов, которые вам нужно реализовать в рамках проекта, поможет вам перепроектировать то, что должно произойти, чтобы воплотить эти элементы в жизнь — что необходимо, прежде чем переходить к следующему шагу.

4. Разработка задач

После того, как вы четко определили результаты своего проекта, вы можете детализировать эти результаты до практических задач — задач, которые вы затем можете назначить своей команде.

«Пусть ваши результаты определяют работу проекта», — говорит Яздани. «Разбивайте каждый результат на все более мелкие компоненты, пока не дойдете до реальной задачи».

После того, как вы разбили все свои результаты на управляемые, назначаемые задачи, также важно обратить внимание на то, как каждая из этих задач взаимодействует друг с другом; таким образом, вы можете планировать, назначать и добавлять сроки соответственно.

«Выделите любые зависимости между задачами, например задачи, которые нельзя запустить, пока не будет завершена другая задача», — говорит Яздани. «Перечислите все ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения этих задач».

5. Назначение задач и сроков

После того, как вы записали все свои задачи, пришло время назначить их вашей команде вместе с крайними сроками выполнения каждой задачи.

Хотя вы хотите, чтобы ваш проект продвигался вперед в стабильном темпе, вы также хотите убедиться, что ваши задачи и сроки поддерживают мотивацию и вовлеченность ваших команд.Итак, при написании плана проекта обязательно «установите реалистичные и достижимые сроки выполнения задач и результатов», — говорит Яздани. «Выделяйте даты, которые нельзя изменить, и учитывайте зависимости задач. Добавляйте вехи или контрольные точки, чтобы отслеживать прогресс и отмечать успехи».

После того, как вы наметите все свои задачи и сроки, у вас должна быть четкая картина того, как и когда ваш проект будет собран воедино, и первоначальный процесс написания практически завершен.

Но это не значит, что ваш план проекта завершен! Есть еще один ключевой шаг в этом процессе.

6. Делитесь информацией, собирайте отзывы и при необходимости корректируйте план проекта

Хотя шаги с 1 по 5 могут составить ваш первоначальный процесс написания, если вы хотите, чтобы ваш план проекта был настолько сильным и полным, насколько это возможно, важно поделиться им со своей командой и получить их мнение о том, как, по их мнению, он может быть реализован. быть улучшена.

«Поделитесь планом с проектной группой и ключевыми заинтересованными сторонами, собирая отзывы для внесения корректировок и улучшений», — говорит Яздани.

После того, как вы соберете отзывы своей команды и внесете все необходимые коррективы на основе этих отзывов, вы можете считать свой план проекта написанным (ура!).

Но по мере продвижения вашего проекта все может меняться или развиваться, поэтому важно сохранять гибкость и вносить изменения и корректировки по мере необходимости.

«Будьте готовы обновлять свой план по мере сбора дополнительной информации, сталкиваясь с изменяющимися требованиями и задержками, а также извлекая уроки из отзывов и ошибок, — говорит Яздани. «Используя свой план проекта для управления своей деятельностью и измерения прогресса, вы сможете уточнять и улучшать свой план по мере продвижения по проекту, корректируя задачи и сроки по мере разработки результатов.

Советы по написанию эффективных планов проектов

Нужно больше вдохновения? Вот несколько советов, которые помогут сделать планы ваших проектов максимально надежными и эффективными:

Используйте другие планы проектов для вдохновения

Написание плана проекта требует времени и усилий. Но нет необходимости изобретать велосипед для каждого нового проекта! Вместо этого посмотрите на другие успешные планы проектов для вдохновения и используйте их в качестве руководства при написании плана для вашего проекта .

«Просмотрите шаблоны и планы для аналогичных проектов или для других проектов в вашей организации или отрасли, чтобы получить идеи для структурирования и составления вашего собственного плана», — говорит Яздани.

Вовлеките свою команду в процесс

Вы можете возглавить проект. Но это не означает, что вы должны или даже должны писать план проекта в одиночку.

«Сотрудничайте с проектной группой и ключевыми заинтересованными сторонами над составлением плана проекта, — говорит Яздани.«Вклад в план проекта поддерживает заинтересованность в достижении целей проекта и поощряет постоянное участие на протяжении всего проекта».

Не позволяйте лучшему быть врагом хорошего

У вас может возникнуть соблазн написать (и переписать) план вашего проекта, пока вы не пропишете все детали. Но тратить слишком много времени на то, чтобы сделать все «идеальным», на самом деле может задержать проект. Так что не позволяйте идеальному стать врагом хорошего — и вместо того, чтобы зацикливаться на том, чтобы все было идеально с самого начала, оставайтесь готовыми и гибкими, чтобы корректировать свой план проекта по мере продвижения вперед.

«Сосредоточьтесь на результатах, а не на совершенствовании плана», — говорит Яздани. «Хотя было бы здорово, если бы первый набросок нашего плана не требовал никаких изменений, а также вдохновлял нашу команду и обеспечивал успех проекта, нашей целью не должен быть идеальный план. Наша цель — это план, который позволяет нам успешно достигать целей проекта. Реагирование на меняющиеся потребности и изменяющуюся среду важнее совершенства плана».

Выполните следующие шаги для успешного выполнения плана проекта

Написание плана проекта, особенно если вы новичок в этом процессе, может показаться непосильной задачей.Но теперь, когда вы знаете точные шаги для его написания, у вас есть все, что вам нужно, чтобы создать надежный, целостный план с нуля — и наблюдать, как ваш проект процветает в результате.

Как написать план проекта за 8 простых шагов

Пятница, полдень. Вы связались со своей командой, ваши проекты выполнены, и вы готовы к следующей неделе. Ваши выходные выглядят яркими.

Внезапно к вашему столу подходит начальник с захватывающими новостями.Вы будете возглавлять следующий крупный многокомандный проект с ключевым клиентом, начало которого намечено на следующей неделе. Это отличная новость, но теперь этот призрак маячит над вашими выходными. Вам нужно будет организовать проект как можно скорее, но с таким количеством вовлеченных заинтересованных сторон вам нужно подумать о том, как создать план управления проектом.

Процесс планирования проекта может быть сложным, особенно когда проекты становятся все более сложными. По данным Forbes, 25% технологических проектов терпят полный провал, что является удручающей статистикой для руководителей проектов.Хорошая новость заключается в том, что вам не нужно быть экспертом по управлению проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешное начало проекта за короткий промежуток времени. Вам просто нужно понять 8 простых шагов, как написать план проекта.

Как написать план проекта за 8 простых шагов…

Шаг 1. Объясните проект ключевым заинтересованным сторонам, определите цели и получите первоначальную поддержку

Первым шагом в любом проекте является определение «что» и «почему». Ключевые заинтересованные стороны имеют влияние и полномочия, чтобы определить, является ли проект успешным, и их цели должны быть достигнуты.Даже если проект исходит от самого генерального директора, вам все равно нужна его поддержка.

Используйте этот первоначальный разговор, чтобы договориться, определить цели и определить ценность проекта. В этой части процесса планирования проекта обсудите потребности, ожидания и установите базовый план, бюджет и сроки. Это создает прочную основу для вашего рабочего плана проекта. Для начала рассмотрите возможность использования шаблона плана проекта. Venngage предлагает более 30 шаблонов планов проектов , чтобы визуализировать вашу стратегию и обеспечить успех вашего проекта.

Вопросы, которые вы должны обсудить с заинтересованными сторонами:

  • Как составить план проекта, соответствующий целям компании?
  • Чего ожидают заинтересованные стороны? Чего от них ждать?
  • Как вы будете измерять успех?
  • Каковы ваши ресурсы?
  • Какие активы или результаты ожидаются от этого проекта?

Шаг 2. Перечислите цели, согласуйте OKR и наметьте проект

По словам руководителей, отсутствие четких целей является причиной 37% неудач проектов.Без четких целей вы обнаружите, что требования, задачи и сроки, которые вы устанавливаете для своего рабочего плана проекта, не имеют ничего общего с ними. Но теперь, когда у вас есть список потребностей ключевых заинтересованных сторон и их заинтересованность, начните привязывать их к целям и OKR. OKR — это метод планирования и постановки целей, получивший известность благодаря Intel и Google. Ваш проект должен соответствовать OKR вашей команды и компании.

Попробуйте записать цели проекта на доске планов проекта и связать их с требованиями заинтересованных сторон, которые они удовлетворяют.Оттуда создайте структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения этих целей. Например, запуск проекта или продукта сам по себе может стать важной вехой, поэтому важно знать, как вы будете это делать, возможно, используя шаблон плана запуска продукта, чтобы упростить процесс. Вехи могут определять контрольные точки на протяжении всего проекта, чтобы всем было ясно, как выглядит прогресс, каковы ожидания и когда они будут измеряться.

Шаг 3: Создайте документ содержания проекта

Теперь, когда у вас есть план проекта, ваши задачи согласованы с целями и одобрение команды, пришло время создать документ о содержании проекта с подробным описанием элементов проекта, которые вы перечислили на шаге 2.

Посмотрите на каждый результат и определите ряд задач, которые необходимо выполнить для достижения каждого из них. Для каждой задачи определите количество времени, необходимое для ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственных за ее выполнение. Завершите и запишите детали проекта, чтобы у всех был единый источник правды. Сделайте документ легко доступным, как в вашем инструменте управления проектами, чтобы уменьшить вероятность дорогостоящего недопонимания.

В то время как подготовка документации по содержанию проекта и расчет освоенной стоимости должны быть стандартной практикой, каждый четвертый менеджер проекта, опрошенный Wellingstone’s State of Project Management Survey, сказал, что они «никогда» или «иногда» не готовят стандартную документацию по определению объема.Его создание позволит вам выделиться из толпы и поможет всем оставаться на одной волне.

Шаг 4. Составление подробного расписания проекта

Когда ваши цели, задачи и вехи уже намечены для вас, пришло время начать включать ваш проект в расписание. Диаграмма Ганта — это удобный инструмент, который поможет вам легко визуализировать временную шкалу вашего проекта. Это интерактивная временная шкала, которая дает вам полное представление о ходе проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости — это задачи, которые необходимо выполнить, прежде чем можно будет начать другие задачи.Планируя задачи, используйте подзадачи, чтобы разбивать большие задачи на более мелкие. Это может упростить отчетность (вы можете ознакомиться с нашим руководством о том, как написать отчет об управлении проектом!) и управление ресурсами. Определим каждый:

  • Задачи: Отдельные задачи, которые люди должны выполнять для достижения ваших целей.
  • Подзадачи: Не дольше нескольких дней каждая, они помогают вам взять задачу и разбить ее на более мелкие шаги, которые завершат более крупную задачу.
  • Вехи: Основные этапы или события в вашем проекте, которые помогают разбить проект. Используйте вехи в качестве контрольных точек на протяжении всего проекта.

Профессиональный совет: Хотите открыть маленький секрет? Когда вы их настраиваете, добавляйте подушки к ключевым задачам, чтобы у вас было пространство для маневра для противопожарных учений или неожиданных узких мест — например, если клиенту требуется дополнительное время для проверки или член команды звонит по болезни. В идеальном мире некоторые задачи могут занять день. Так что, может быть, вы сделаете их двумя в своем плане.Однако не нужно давать каждой задаче подушку. Взвесьте риски и добавьте их там, где это наиболее целесообразно. Будущее вы будете благодарны вам.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Ресурсы — это люди, оборудование или деньги, необходимые для завершения проекта. После того, как вы выбрали инструменты и получили бюджет, не забывайте о своих людях. Даже люди, которые уже знают, как написать рабочий план проекта и делали это сотни раз, могут недооценивать свои потребности в рабочей силе.

Диаграмма RACI поможет вам определить, кто и что будет делать для вашего проекта. Это матрица всех задач проекта в паре с тем, кто несет ответственность (назначен для завершения работы), подотчетен (имеет право да/нет/право вето), с кем консультируются (должен одобрять или вносить свой вклад) и информирован (должен знать о действии). или решение). Здесь вы найдете все, что вам нужно знать о диаграммах RACI.

Когда вы начнете назначать задачи, убедитесь, что вы принимаете во внимание пропускную способность. Уточните обязанности и ожидания каждого человека.Имейте в виду, что 95 % работников сообщают, что работают более чем в одной команде или над одним проектом одновременно, и если проекты не согласованы, рабочие нагрузки становятся слишком напряженными для команд. Согласно нашему недавнему отчету об эпидемии стресса, стресс приводит к тому, что около 50% работников начинают искать другую работу, а 25% вообще бросают свою текущую работу.

При планировании проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки или бюджет проекта. Крайне важно знать, как рассчитать освоенную стоимость, чтобы контролировать уровень выполненной работы над проектом в соответствии с планом.Руководителям проектов такие инструменты, как Wrike Resource, помогут визуализировать задачи вашего проекта с точки зрения рабочего процесса команды, предоставляя наглядность и гибкость для балансировки рабочих нагрузок.

Шаг 6. Определите процесс связи и регистрации

По данным McKinsey, сотрудники тратят почти 20% рабочей недели на поиск и сбор информации. Кроме того, неэффективное общение и сотрудничество являются двумя основными причинами стресса на рабочем месте.Когда заинтересованным сторонам приходится просматривать страницы электронных писем или постоянно запрашивать обновления, они разочаровываются, а их мотивация падает.

Уменьшите разочарование, разместив все элементы проекта, такие как активы, беседы, задачи, сроки выполнения, обновления, отчеты, в одном месте, подобно инструменту для совместной работы. Это упрощает управление клиентами, отслеживание прогресса, обмен обновлениями и внесение изменений. Определите, как каждый должен общаться на протяжении всего проекта, и держите его в одном инструменте, чтобы каждый мог получить доступ к информации.

Шаг 7: запланируйте что-то не так, как планировалось

Даже если вы эксперт и уже знаете, как составить план проекта, правда в том, что все проекты имеют свои повороты и повороты — это и делает их интересными. Вы дали себе передышку в процессе планирования, убедились, что все знают свою роль, и наладили общение.

Но перед запуском сядьте и определите потенциальные проблемы, такие как предстоящие отпуска для членов команды, праздники или внешние команды, которые могут быть задействованы.Создайте четкую цепочку подчинения и составьте список ключевых контактов в рамках проекта. Заранее сообщайте о рисках, чтобы вся команда была готова к их совместному устранению.

Шаг 8: Устройте вечеринку в честь запуска!

Каждому успешному проекту нужен старт. Назначьте быструю встречу с ключевыми заинтересованными сторонами и составьте четкую повестку дня. Ваша цель должна заключаться в том, чтобы все были на одной странице с целями, ролями, процессом и графиком. Ваша повестка дня должна включать в себя все, на чем вы сосредоточились в предыдущих шагах:

  • Определите цели проекта и ценность, которую они приносят.
  • Перечислите активы, которые, как ожидается, поставит проект.
  • Нарисуйте связь между требованиями заинтересованных сторон и задачами проекта.
  • Покажите временную шкалу (диаграмму Ганта) проекта, чтобы каждый мог видеть зависимости и знать ожидаемые даты.
  • Опишите роли и обязанности каждой заинтересованной стороны.
  • Проанализируйте, как и где все будут общаться на протяжении всего проекта, куда они могут обратиться за информацией (например, в ваш документ о содержании) и к кому обращаться с вопросами.
  • Обсудите риски и убедитесь, что команда готова.
  • Получите это последнее обязательство!

Бонусный совет: Вам не нужно каждый раз начинать с нуля! Теперь, когда вы знаете, как написать план проекта, подходящий для вашей команды, вы можете скопировать план проекта в шаблон, чтобы использовать его снова и снова. По мере роста вы можете создавать несколько шаблонов для конкретных типов рабочих планов проекта. Давайте начнем прямо сейчас с помощью этих бесплатных примеров шаблонов плана проекта.

Как добраться до «Конца»

Похоже, ваши выходные спасены! Пожалуйста. Теперь у вас есть возможность управлять процессом планирования проекта, и после этого у вас будет простой шаблон плана проекта, который поможет вам привести к успеху ваш следующий проект, а затем еще один. На самом деле все эти сложные проекты станут настолько легкими, что вы, может быть, начнете чувствовать, что находитесь в отпуске. Верно?

Теперь, когда вы научились составлять план проекта, вот основные советы по управлению проектами, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

Как создать план управления проектом

План управления проектом (PMP — не путать с сертификацией специалиста по управлению проектами) определяет не только время реализации проекта, но и способ его реализации. Если документ содержит только то, что будет сделано и к какому сроку, это не настоящий план управления проектом.

Это может сбивать с толку, так как существует ряд пояснений о том, как создать план управления проектом или план проекта, в котором не учитываются ключевые компоненты.Полный план управления проектом должен включать рекомендации о том, как проект выполняется, контролируется и контролируется. По данным Института управления проектами, он должен отвечать на все вопросы, перечисленные ниже:

  1. Что делать?
  2. Когда это произойдет?
  3. Сколько это будет стоить?
  4. Кто это сделает?
  5. Какие продукты или услуги будут предоставлены в результате усилий?
  6. Какую ответственность несут как разработчик, так и пользователь?
  7. Кто несет ответственность за приемку продукта в готовом виде?
  8. Что определяет завершение задачи?
  9. Какие механики будут использоваться для формального обращения с механиками?
  10. Как будет измеряться фактический прогресс?

Как составить план управления проектом

Создание плана должно начинаться с шаблона плана управления проектом.Объем и уровень детализации, включенные в план, будут зависеть от вашей организации и проекта. У многих компаний уже есть внутренний шаблон, который они предпочитают использовать, в котором описывается уровень необходимой им информации. План всегда должен начинаться с титульного листа, истории версий и оглавления. Подробный план управления проектом будет включать всю следующую информацию:

  • Базовый план содержания проекта и план управления содержанием
  • Базовый план графика проекта и план управления графиком
  • Базовый план проекта и план управления затратами
  • План управления персоналом
  • Коммуникации план управления
  • план управления рисками

В зависимости от проекта также могут быть дополнительные дополнительные планы, такие как:

  • план управления проблемами
  • план управления качеством
  • план управления закупками
  • план управления требованиями
      8 план
    • План управления процессами
    • План управления изменениями
    • План управления заинтересованными сторонами
    • План обучения

    Приложения к плану могут также включать:

    • Утвержденное экономическое обоснование плана
    • Утвержденный проект rter
    • Ключевые термины и сокращения
    • Любая дополнительная соответствующая информация, такая как:
    • Техническое задание
    • Документация по требованиям заказчика
    • RACI (матрица ответственности)
    • План управления проектом
    • План разработки Очевидно, что при создании плана управления проектом требуется много информации.Разумно задаться вопросом, как руководитель проекта совмещает все это воедино. Во-первых, вы должны знать, что планы проектов часто считаются «живыми» документами. Это означает, что ожидается, что они будут обновляться и изменяться по мере развития проекта и/или обнаружения новой информации, требующей внесения изменений в план. Во-вторых, требуется время и усилия, чтобы составить надежный план управления проектом. Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы сделать это максимально эффективно:

      Шаг 1. Встреча с заинтересованными сторонами проекта

      Даже если заинтересованные стороны проекта уже указаны в другом документе, таком как экономическое обоснование или устав проекта, важно просмотреть список и убедитесь, что он по-прежнему точен.Затем встретьтесь со всеми заинтересованными сторонами проекта, чтобы обсудить цели и объем проекта. Это гарантирует, что все находятся на одной странице, особенно в отношении предположений, ограничений и ожидаемых результатов. Обсудите процесс планирования с заинтересованными сторонами и убедитесь, что вы готовы помочь в этом процессе.

      Шаг 2. Определите ключевые роли в проекте

      Все ключевые заинтересованные стороны должны внести свой вклад в части проекта, относящиеся к ним. Чтобы справиться с этим, важно определить, какие заинтересованные стороны вовлечены в каждую область проекта.Это часто является частью плана управления заинтересованными сторонами или даже частью плана управления коммуникациями. Соответствующие заинтересованные стороны включают спонсора проекта, членов команды, конечных пользователей и любых других непосредственно вовлеченных людей, таких как бизнес-эксперты, аудиторы или специалисты по тестированию качества.

      Шаг 3. Проведение стартового совещания

      На стартовом совещании заинтересованные стороны собираются вместе для обсуждения проекта и начала планирования. Некоторые темы, обычно обсуждаемые на стартовом совещании:

      • Экономическое обоснование проекта
      • Ожидаемые результаты и выгоды от проекта
      • Роли и обязанности заинтересованных сторон
      • Коммуникация и отчетная информация (частота встреч по проекту и т. д.) .)
      • Сроки и процесс выполнения плана проекта
      Шаг 4. Разработка базовых планов проекта

      На этом этапе вы должны быть готовы разработать базовый объем, график и бюджет. Часто проще всего начать с области, затем составить график и закончить базовым планом бюджета. Однако все три являются взаимозависимыми, поэтому имейте в виду, что любое изменение одного из них, скорее всего, повлияет на два других.

      Шаг 5. Создание планов управления базовыми показателями

      После создания базовых планов необходимо иметь планы управления ими.Это включает отчетность по ним, мониторинг отклонений и управление ими, а также описание обстоятельств, которые потребуют обновленного базового уровня.

      Шаг 6. Создайте другие планы управления

      Как вы знаете, планирование — это огромная часть роли менеджера проекта. Чем сильнее ваш план, тем больше вероятность того, что ваш проект будет успешным. Таким образом, недостаточно просто спланировать, как вы будете управлять базовыми показателями. Также должны быть созданы планы для управления всеми другими важными аспектами или входными данными проекта.Как обсуждалось ранее, может существовать широкий спектр планов управления, но минимум должен включать управление ресурсами, управление рисками и управление коммуникациями.

      Дополнительная литература

      Как написать документ о содержании проекта

      Знание того, как написать документ о содержании проекта, является важным навыком для руководителей проектов. Документ о содержании проекта может быть разницей между успешным проектом и проектом, который падает из-за расползания рамок.

      Расползание объема — это когда требования вашего проекта медленно расширяются по всему проекту, в то время как график и бюджет не меняются, чтобы отразить этот рост. Согласно опросу, проведенному PMI (Институт управления проектами), более половины всех проектов испытывают расползание масштабов.

      Следует отметить, что существует разница между ползучести прицела и позолотой. В золочении требования могут оставаться прежними, но трудозатраты выходят за рамки убывающей отдачи.

      Без документа о содержании проекта трудно гарантировать, что объем вашего проекта не раздуется, что приведет к увеличению расходов и риску нарушения сроков.Читайте дальше, чтобы узнать, как написать документ о содержании проекта, который правильно определит объем вашего проекта и защитит от чрезмерного расползания.

      Что такое документ содержания проекта?

      Объем проекта описывает всю работу, необходимую для реализации проекта. Он включает в себя функции и особенности конечного продукта, а также любые факторы, определяющие успех проекта.

      В документе содержания проекта, часто называемом техническим заданием (SOW), записываются все эти характеристики, функции и требования, которые заинтересованные стороны ожидают от проекта.Это часть плана проекта, в которой указывается, какая работа должна быть выполнена для проекта.

      Если что-то не определено в документе содержания проекта, оно считается выходящим за рамки. Например, если есть новая функция, которую вы хотите добавить, но она не входит в объем рабочего документа, то она выходит за рамки, и добавление ее в качестве требования приведет к расширению объема.

      Зачем нужен документ о содержании проекта?

      Ключевым шагом в управлении содержанием является создание документа содержания проекта.Он действует как запись того, о чем было согласовано, поэтому на протяжении всего проекта не возникает путаницы. Без этой записи людям приходится полагаться на свою память, чтобы вспомнить, о чем они договорились.

      Документ о содержании проекта помогает защитить вашу команду от пере- или недовыполнения. Без него ключевые функции могут быть пропущены или исключены из проекта. Клиент также может запросить дополнительные функции. Без документа о содержании проекта у вас и вашей команды не будет документации, подтверждающей тот факт, что то, о чем они просят, выходит за рамки и потребует больше времени и денег для включения.

      В конечном счете, документ о содержании проекта помогает убедиться, что все понимают, что будет и что не будет реализовано в рамках проекта. Вы можете найти шаблон описания содержания, чтобы начать процесс создания собственного документа содержания проекта.

      Кто пишет документ по содержанию проекта?

      Руководитель проекта обычно отвечает за написание документа о содержании проекта. Этот документ требует ввода от клиента и любых основных заинтересованных сторон, включая конечных пользователей, спонсоров проекта, экспертов в предметной области и других.

      Поскольку документ требует сведения воедино потребностей, желаний и мнений нескольких различных групп, менеджер проекта находится в лучшем положении для выполнения этой задачи.

      Как написать объем работ документ

      Вот три шага для написания документа содержания проекта:

      Шаг 1. Создайте свой шаблон

      В каждый рабочий документ следует включить несколько стандартных элементов. Создав стандартный шаблон, вы сэкономите время, гарантируя, что ваши документы всегда будут согласованы и ничего не будет упущено.

      Вот основные разделы, которые вы должны включить в свой шаблон:

      • Экономическое обоснование :  Это причина для проекта и включает в себя конечные цели, которых вы надеетесь достичь.
      • Результаты проекта : Описание всех результатов, которые будут предоставлены заказчику.
      • Критерии приемлемости : Это список критериев, которым должны соответствовать результаты, чтобы заказчик мог их принять.
      • Ограничение s: Ограничения — это ограничения проекта, такие как нехватка времени или денег.Если вам необходимо использовать определенный процесс или следовать установленным правилам, это могут быть ограничения.
      • Предположения : Часто в начале проекта остается много неизвестных. Все, о чем вы должны догадываться, должно быть указано здесь как предположение.
      • Исключения : Этот раздел охватывает все, что вы хотите прояснить, выходит за рамки и не будет включено в проект.
      • Соглашение : Таким образом, нет никаких сомнений в том, согласны ли ваши ключевые заинтересованные стороны с объемом, вы должны попросить их просмотреть и подписать документ.

      Шаг 2: Соберите свою команду

      Ваш рабочий документ никогда не должен заполняться изолированно. Когда у вас есть шаблон, пришло время собрать команду проекта, экспертов в предметной области и других заинтересованных лиц для мозгового штурма требований.

      Постарайтесь включить как можно больше деталей. Вы не хотите, чтобы какие-либо утверждения были расплывчатыми, иначе люди могут интерпретировать их по-разному. Избегайте использования жаргона и терминов, которые читатели могут не понять. Если у нескольких заинтересованных сторон есть противоречивые запросы, важно найти подходящий компромисс и задокументировать его, чтобы потом не возникало вопросов.

      Шаг 3: доработайте документ

      После того, как вы создали документ, пришло время отправить его вашему клиенту для окончательного утверждения. Это должно произойти до того, как вы закончите свой план проекта и начнете выполнять проект. В противном случае ваша команда может начать работу только для того, чтобы обнаружить, что требование неверно, и им придется начинать все сначала.

      После того, как документ будет подписан, убедитесь, что вы сохранили его в надежном и легкодоступном месте на случай, если в ходе проекта возникнут вопросы, связанные с областью действия.

      Создайте идеальный документ по содержанию проекта с помощью Wrike

      Программное обеспечение для управления проектами Wrike поможет вам каждый раз создавать идеальный документ по содержанию проекта. Вы можете создавать и хранить свой шаблон и готовые документы по объему непосредственно в программном обеспечении. Когда вы создаете документ с новым объемом работ, члены команды могут оставлять комментарии и вносить предложения в Wrike. Кроме того, вы можете использовать Wrike Proof, чтобы отправить черновик документа своему клиенту на проверку и утверждение. Зарегистрируйтесь сейчас, чтобы получить бесплатную 14-дневную пробную версию и узнать, как Wrike помогает улучшить ваши проекты!

      Как написать план проекта за 6 шагов

      Планы проекта часто рассматриваются как нечто хорошее в теории, но не на практике.Почему? Вероятно, это во многом связано с тем, как они создаются — без полезной подготовки и последующей деятельности заинтересованных сторон от них можно быстро отказаться.

      Это подробное руководство, состоящее из шести шагов, поможет вам составить план проекта и даст рекомендации по программному обеспечению для управления проектами, которые упростят каждый этап процесса.

      Что такое план проекта?

      Ваш план проекта — это официальный документ, в котором излагаются цели и задачи всего проекта, конкретные задачи и то, как выглядит успех.

      Помимо определения цели вашего проекта, он должен включать другие материалы и результаты, относящиеся к проекту, такие как:

      • Временные графики и диаграммы Ганта для ключевых этапов иметь несколько членов команды, работающих над разными или одновременными задачами (в этом случае вам также может понадобиться планировщик проекта)
      • Ресурсы, необходимые для завершения проекта, такие как инструменты управления проектами, денежные средства, фрилансеры и многое другое.

      Короче говоря, ваш план проекта служит центральным узлом для определения, организации, определения приоритетов и распределения действий и ресурсов на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта.

      Почему важны планы проекта?

      Более чем в половине всех проектов происходит явление, называемое расползанием масштаба. Именно здесь команда в конечном итоге делает больше работы, чем планировалось изначально. Многого из этого можно избежать, если учесть неожиданные задержки или изменения обстоятельств в плане проекта.План проекта также позволяет легко определить, когда возникли проблемы, чтобы вы могли лучше подготовиться к будущим проектам.

      Если вы посмотрите на цифры, относящиеся к управлению проектами, легко понять, где план управления проектами может оказать положительное влияние — 50% проектов не завершаются вовремя, а 45% проектов выходят за рамки бюджета. План проекта может помочь сократить преднамеренное перерасходование средств и поздний оборот за счет раннего выявления этих проблем.

      План проекта может помочь сократить перерасход средств и несвоевременное выполнение работ путем раннего выявления этих проблем.

      Попробуйте планы проектов monday.com

      Присоединяйтесь к более чем 125 тысячам команд, использующих monday.com . Тем не менее, мы рекомендуем вам использовать следующие шесть вопросов в качестве трамплина для его создания.

      1. Стоит ли начинать с резюме?

      Резюме приводится в начале плана проекта и должно обобщать ключевые моменты плана проекта .В нем следует еще раз указать цель плана проекта, выделить основные пункты плана и описать любые результаты, выводы или рекомендации по проекту.

      Несмотря на то, что это начало вашего плана проекта, это то, что вы напишете последним , , поскольку вы будете выделять основные моменты из остальной части вашего плана.

      Он должен быть не длиннее страницы, предлагая краткий обзор:

      • Задачи и задачи проекта
      • Выбранная вами методология/структура проекта
      • Окончательные результаты и критерии приемлемости
      • Основные риски и контрмеры
      • Сводка основных этапов
      • Обзор графика проекта и рисков, связанных с графиком
      • Оценка ресурсов и расходов

      Этот моментальный снимок вашего проекта упрощает работу с ключевыми заинтересованными сторонами, которые не принимают активного участия в механике проекта понять это.Для менеджеров проектов сводка служит быстрым напоминанием о ключевой цели проекта, объеме, ожиданиях и ограничениях. Поскольку треть проектов не достигают своих первоначальных целей, важно, чтобы руководители проектов регулярно пересматривали план проекта, чтобы не сбиться с пути.

      2. Каков масштаб проекта?

      Мало что может быть хуже, чем начинать проект только для того, чтобы он раздулся. Определяя объем проекта, вы устанавливаете границы для дат начала и окончания проекта, а также ожидания в отношении результатов и того, кто утверждает запросы — и что заслуживает одобрения — на протяжении всего проекта.

      Это также включает описание потенциальных рисков, связанных с выполнением этих ожиданий, и предоставление контрмер для снижения этих рисков. Очень важно точно определить, кто несет ответственность за отслеживание этих рисков.

      Этот шаг поможет вам предотвратить расползание области действия или то, как требования проекта имеют тенденцию увеличиваться в течение жизненного цикла проекта. Организации жалуются, что половина всех их проектов сталкивается с расползанием содержания, но только 27% организаций каждый раз прилагают усилия для создания документа определения содержания.

      3. Как вы будете структурировать свой проект?

      Существует несколько структур, которые вы можете использовать для управления своим проектом, и это повлияет на организацию вашего рабочего процесса и на то, как создаются и распределяются результаты.

      Например, если вы используете структуру водопада, вы будете планировать все заранее, последовательно прорабатывая каждый этап разработки, а специализированные владельцы задач будут выполнять свою работу в определенное время.

      Помните, что создание слишком большого количества зависимостей в структуре вашего проекта может негативно сказаться на успехе, поэтому постарайтесь разработать способы автономной работы команд для своевременного достижения результатов.Также полезно учитывать, сколько утверждающих требуется для поддержания порядка, а также для предотвращения узких мест.

      Прежде всего, важно установить время для обмена знаниями в команде, чтобы ваши проекты могли быть более успешными. Запишите структуры коммуникации, которые вы будете использовать для поощрения сотрудничества.

      4. Какие ресурсы у вас есть?

      Определите ресурсы, доступные для этого проекта:

      • Команда
      • Время
      • Бюджет
      • Технологии
      • Физические ресурсы

      В противном случае вам нужно быть точным, когда вы будете оценивать вы печете торт с неправильными ингредиентами.Руководить этим может менеджер ресурсов или менеджер проекта.

      Например, когда в команде есть нужные высококвалифицированные люди, шансы на успех проектов повышаются на 30%. Тем не менее, треть людей не верят, что их команды обладают всеми необходимыми навыками для проекта — верный путь к провалу.

      Количество членов команды также важно — если соотношение работы и доступных людей не соответствует норме, пострадают эффективность и качество. Если вы хотите эффективно распределять свои ресурсы, чтобы оправдать ожидания, вам нужно реалистично относиться к ограничениям ресурсов.

      Например, это может означать корректировку сроков, если у вас не хватает персонала, или увеличение бюджета, если вам нужно больше специализированного оборудования.

      5. Как выглядит ваша временная шкала?

      Организации, которые вводят временные рамки в планы проектов, имеют 52% больше шансов на успех. Несмотря на это, 80% проектов не всегда устанавливают базовые графики. Вероятно, поэтому 43% организаций говорят, что редко или никогда не завершают успешные проекты вовремя.

      В этом смысле целесообразно добавить в план проекта раздел расписания проекта. Эта часть вашего плана должна установить ожидания относительно того, когда вы будете выполнять работу и как вы будете придерживаться графика или календаря проекта.

      Расписание вашего проекта будет немного отличаться в зависимости от того, какую структуру вы выберете.

      Задачи, для которых у вас есть статус «Незавершенное выполнение» (WIP), зависят от возможностей вашей команды. В этом разделе вы должны установить максимальное количество незавершенных работ, которые вы можете иметь в каждом столбце в каждый момент времени.

      6. Как вы будете управлять изменениями?

      Организации ставят контроль над изменениями в число трех главных задач проекта. Если вы не укрепите план управления изменениями, ваша команда не будет знать, что делать, когда произойдут незапланированные изменения. В плане управления динамическими изменениями будут указаны шаги, которым необходимо следовать, и лицо, к которому следует обратиться в случае возникновения непредвиденных изменений.

      Ключевой частью этого является наличие инструмента управления изменениями. monday.com Work OS обладает достаточной гибкостью, чтобы помочь вам управлять всеми этапами жизненного цикла проекта — от планирования и мониторинга до отчетности и управления ресурсами.Давайте взглянем на несколько наших шаблонов, которые помогут вам начать работу — у нас их более 200!

      Начало работы

      5 шаблонов планирования проекта, которые помогут вам написать хороший план проекта

      Шаблоны monday.com могут быть спасительными, когда дело доходит до визуализации каждого раздела вашего плана проекта, и они облегчают начало работы. Попробуйте эти 5 шаблонов плана проекта, чтобы начать процесс планирования проекта.

      1. Структурируйте свой проект

      Ищете шаблон общего плана проекта? Эта панель обзора проекта особенно полезна, если вы используете структуру Waterfall.

      Используя этот наглядный шаблон от monday.com, вы можете структурировать свои подпроекты по установленным периодам времени и назначать ответственных сотрудников для каждого этапа.

      Расставьте приоритеты для каждого проекта и добавьте временную шкалу, чтобы показать, когда ожидаются результаты.

      2. Планируйте свои ресурсы

      С этим простым в использовании шаблоном от monday.com управлять ресурсами очень просто.

      Используйте эту информационную панель для организации всех ресурсов проекта — от технологических инструментов до специалистов.

      Вы можете распределять ресурсы между отдельными лицами и устанавливать временные рамки, чтобы ваши сотрудники знали, за какие ресурсы они несут ответственность на каком этапе. Добавление местоположения позволяет командам легко узнать, куда передавать ресурсы при переходе от одного этапа к другому, и они могут проверить это в нашем мобильном приложении.

      3. Рассчитайте бюджет проекта

      Планировать бюджет намного проще, когда вы можете видеть все свои расходы в одном месте.

      Вот почему этот шаблон управления стоимостью проекта с понедельника.com невероятно удобен.

      Добавьте каждый подпроект и спланируйте предполагаемые затраты, распределив суммы по каждому отделу. Вы можете использовать этот документ для оценки необходимого бюджета и записи утвержденного бюджета проекта. Затем вы можете использовать наши информационные панели или отчеты, чтобы увидеть информацию в другом, более красочном виде.

      4. Набросайте график вашего проекта

      Спланируйте свои графики с помощью этого шаблона временной шкалы проекта.

      Хотя эта панель управления не совсем подходит, если вы работаете с канбан-фреймворком, она идеально подходит для тех, кто работает в фреймворках Waterfall или Scrum.

      Для проектов Waterfall добавьте вехи, прикрепите временную шкалу и выделите определенное количество рабочих дней для выполнения задач для каждой вехи.

      Отметьте руководителя группы для каждого этапа, чтобы руководители проектов знали, за какие этапы они отвечают.

      Во время выполнения проекта команды могут использовать строку состояния для отслеживания хода выполнения. Они также могут добавлять обновления к каждой вехе, нажимая на каждый элемент, что поощряет сотрудничество между командами.

      Для проектов Scrum вы можете организовать информационную панель по спринтам, добавляя конкретные задачи по мере их решения.

      5. Выясните потенциальные риски проекта

      Визуализируйте все масштабы вашего проекта и запланируйте риски в этом шаблоне реестра программных рисков.

      Нет ничего лучше, чем яркая система цветового кодирования, чтобы подчеркнуть, какие предметы являются серьезно рискованным бизнесом. Используйте строки состояния с цветовой кодировкой, чтобы проиллюстрировать статус риска, вероятность риска и влияние риска на объем и график вашего проекта.

      Вы даже можете классифицировать риски, добавить ответственного за риск и предложить стратегии смягчения последствий.Таким образом, другие члены команды проекта знают, что делать, если эти риски начнут перерастать в настоящие сбои.

      Оптимизируйте свой план управления проектами с помощью подходящего инструмента

      Планы проектов являются неотъемлемой частью успеха вашей команды.

      Несмотря на то, что они ориентированы на детали и сложны, их создание и управление не должны вызывать затруднений. Используйте готовые шаблоны планирования monday.com, которые помогут вам разбить каждый раздел плана на части и отслеживать все в режиме реального времени.

      Начало работы

      Как сделать простой проект Планируйте и срывайте сроки

      Планирование проекта настолько сложно, насколько и сложно! Вы имеете дело с огромным объемом информации и стрессовыми дедлайнами.Это также требует определенного уровня знаний или применения навыков и знаний в области управления проектами.

      Из-за проблем, связанных с планированием и реализацией проектов, некоторые источники утверждают, что 7 из каждых десяти проектов терпят неудачу.

      На самом деле, только 2,5% компаний доводят 100% своих проектов до 100% завершения, другими словами; почти никто не доделывает все что задумал до . А по данным Harvard Business Review, экономика США ежегодно теряет до 150 миллиардов долларов из-за провальных ИТ-проектов.

      По сути просто сжигание денег.

      Конечно, составить эффективный план проекта может быть непросто, но возможно. Создание идеального плана проекта начинается с простоты. Речь идет о понимании основ проекта и упрощении процесса.

      «Знание — это процесс накопления фактов; мудрость заключается в их упрощении».

      Мартин Х. Фишер

      Имея это в виду, вот как составить простой план проекта.

      Что такое план проекта?

      Перво-наперво; что такое план проекта? В чистом виде план проекта представляет собой документ, определяющий цели, задачи и объем проекта. Это первый и, пожалуй, самый важный шаг в управлении проектами. Он пытается ответить на такие вопросы, как: 

      • О чем проект и каковы действия/задачи?
      • Как вы будете достигать цели?
      • Каков график работы? И есть ли этапы завершения?
      • Кто чем занимается?

      Если ваш план проекта отвечает на эти фундаментальные вопросы, вы на правильном пути.Это основа того, как составить простой план.

      Зачем составлять простой план проекта?

      Подождите… какой смысл составлять простой план проекта? Что не так с обычными планами? И что еще более важно, как это может помочь вам? Что ж, ответ довольно «простой». Простой план проекта позволяет: 

      • Четкое изображение в целом : Простой план проекта позволяет лучше наметить необходимые процессы и этапы. Это позволяет вам действовать стратегически — с более четким видением более широкой картины.
      • Экономьте драгоценное время : Не привыкайте слишком усложнять задачи. Простота экономит время! А в управлении проектами каждая сброшенная секунда означает большую экономию денег.
      • Убедитесь, что вы не пропускаете основы : избавляет от беспорядка, т. е. от ненужных деталей, которые незначительно влияют на успех проекта. Это позволяет сосредоточиться на том, что действительно важно.
      • Помочь вам лучше предвидеть препятствия : Поскольку вы можете ясно видеть более широкую картину и сосредоточились на основах, единственное логичное последующее действие — это способность предвидеть препятствия в процессе управления вашим проектом.А в бизнес-ландшафте, где проекты терпят неудачу с поразительной скоростью, это может оказаться ключом к вашему успеху.

      Вот как составить простой план проекта

      Теперь, когда вы лучше понимаете, почему важен простой план проекта, давайте углубимся в то, как вы можете его создать, включая некоторые лайфхаки, чтобы сократить сроки, как профессионал. ( PS: В соответствии с мантрой «простоты» я постараюсь максимально упростить процесс ).

      • ШАГ 1. Запишите цели проекта

      Знаете ли вы, что 37% проектов терпят неудачу из-за отсутствия четких целей? По этой причине вы всегда должны начинать с четких целей и общего понимания проекта.Какова цель проекта? Какие ресурсы находятся в вашем распоряжении? Каковы результаты? И каков наилучший подход к получению результатов? Чрезвычайно четкие цели проекта закладывают основу для вашего плана проекта.

      • ШАГ 2. Создание временной шкалы

      У вас есть хорошее представление о масштабах и целях вашего проекта; Далее создается временная шкала. Хорошо составленная временная шкала служит руководством для всего процесса управления проектом, что делает ее самой важной частью плана проекта.Он показывает предполагаемое время, которое каждый член вашей команды должен потратить на выполнение конкретной задачи. Если что-то не так с вашим графиком — весь проект тоже обречен.

      Обратите внимание, что проекты имеют свойство меняться в зависимости от различных обстоятельств. Таким образом, вы можете быть вынуждены время от времени корректировать временную шкалу или даже отодвигать окончательный срок завершения.

      • ШАГ 3. Назначение задач 

      Представляем наиболее трудоемкую и трудоемкую часть составления плана проекта – постановку задач .При работе с крупными проектами вам придется столкнуться с проблемой понимания того, кто для чего лучше всего подходит, и с каким объемом работы каждый член вашей команды может справиться, не перегружая их.

      Правильное выполнение этого шага может превратиться в бесшовный проект, в то время как неразбериха — это средство от повторных назначений и напрасной траты времени. Чтобы упростить процесс, каждый член вашей команды должен подходить к поставленным задачам как к своему личному проекту. По мере того, как люди выполняют свои «проекты», они будут вносить свой вклад в общую картину — шаг за шагом.

      • ШАГ 4. Установка важных вех

      Вехи позволяют разделить проект на более простые и достижимые сегменты. В зависимости от масштаба вашего проекта вы можете рассматривать каждую из этих вех как отдельный проект, используя разные стратегии, бюджеты и результаты. Имейте в виду, что вехи должны быть тесно связаны с графиком проекта, поставленными задачами и целью.

      • ШАГ 5. Составьте контрольный список

      Как вы отслеживаете прогресс или обязанности? Как узнать, какое действие или веха будет следующей, включая те, которым следует отдать приоритет? Простой; создать контрольный список!

      Это позволяет вам или другим членам команды беспрепятственно перемещаться по всему проекту.Это также служит источником мотивации для улучшения результатов вашего проекта.

      • ЭТАП 6. Выявление и оценка возможных рисков

      Независимо от того, насколько хорошо вы планируете проект, всегда есть место для рисков — предотвратимых или неизбежных. Некоторые общие риски включают в себя; неожиданные изменения бюджета, отсутствие сотрудничества внутри команды, плохая коммуникация, конфликт обязанностей и неуместные оценки проекта (т.д., время, бюджет и объем).

      Хитрость в уменьшении этих рисков и повышении шансов на успех заключается в вашей подготовке. Обязательно определите или оцените возможные риски и разработайте эффективные резервные планы для их снижения.

      Последний шаг в составлении простого плана проекта — это путешествие вперед. Сохраняйте позитивный настрой на то, что план вашего проекта будет реализован, и что вы не попадете в статистику «провалов проекта».

      Уловки и лайфхаки, чтобы сократить сроки с помощью простого плана проекта

       Вы ловите себя на том, что просматриваете лавину документов, гонясь за временем? Срочность времени держит нас в напряжении, заставляя нас постоянно сверять часы с абсолютной нетерпимостью ко всему, что занимает секунду нашего времени.

      Однако быстро приближающиеся сроки проекта являются источником стресса и некачественной работы. Согласно статье, опубликованной в журнале Entrepreneur , исследователи предполагают, что спешка наносит ущерб рациональному принятию решений, концентрации внимания и даже здоровью. Это создает иллюзию, что вы заняты, хотя на самом деле вы бежите на месте, а не вперед.

      Чтобы избежать этой ловушки «срочности» в процессе управления проектами, вам нужно научиться расставлять приоритеты задач.Вот несколько приемов для составления простых планов проектов, которые сократят сроки: 

      • C выберите наиболее важные задачи (MITs) : Какие задачи являются наиболее важными в вашем проекте? Какие из них больше всего способствуют достижению целей вашего проекта? Какими бы они ни были, расставьте приоритеты!

        По словам автора книги Zen Habits , MIT — это то, что вы должны обязательно делать, независимо от того, что еще вы запланировали. Рассмотрите возможность включения этого подхода в график проекта и назначение задач.
      • Используйте программное обеспечение для управления проектами : программное обеспечение для управления задачами/проектами имеет множество функций, включая напоминания о сроках, обзоры в реальном времени, доски Канбан и диаграммы Ганта. Эти инструменты управления проектами упрощают процесс планирования проектов, позволяя вам сокращать сроки и более эффективно достигать поставленных целей.

      Taskworld превыше всего ценит простоту и ясность — вот почему у нас есть 4,5/5 на Capterra с более чем 200 отзывами.

      Три самых распространенных слова, которые люди используют, чтобы описать нас?

      Интуитивный. Гибкий. Мощный.

      Мы упростили создание простого плана проекта.
      • Внедрение принципа Парето : Согласно принципу Парето, 20% вашей работы часто дают 80% результатов. Идея состоит в том, чтобы определить задачи, которые обеспечивают наибольшую ценность, и отфильтровать непродуктивные действия. Применяя эту идею на этапе планирования проекта, вы можете расставить приоритеты для задач и этапов, которые наиболее важны для достижения лучших результатов проекта.
      • Научитесь искусству делегирования полномочий : Проблемы с заданием? Почему бы вам не делегировать это тому, кто лучше подходит для реализации? Вместо того, чтобы тратить часы драгоценного времени на борьбу с чем-то, в чем вы явно не разбираетесь, найдите кого-нибудь, кто поможет вам сорвать сроки. Если это крупный проект, это может включать в себя найм подрядчиков для решения технических задач.
      • Сосредоточьтесь на форме, а не на финишной черте : Цель любого проекта — его завершение, но это не должно быть вашей главной задачей.Отвлекитесь от финиша и сосредоточьте все свое внимание на текущем моменте. Выполняя каждую текущую задачу, вы сделаете намного больше.

      Ключи на вынос 

      Как показано в руководстве « как составить простой план проекта », создание удачного плана проекта не должно быть слишком сложным. Вам не нужно быть гуру или жертвовать своими выходными — вам нужно только понять основные шаги. Это, в сочетании с несколькими советами и хитростями, позволяющими сократить сроки, повышает ваши шансы на успех.

      Помните; G камни – T imeline – A ssign Tasks – M ilestones – A контрольный список действий – R isk оценка – C MARC торопится простой план проекта!

      По словам Исаака Ньютона, « Природа любит простоту. И природа не пустышка ».

      Узнайте, как создать план проекта в Excel [издание 2022 г.]

      План проекта в Excel является наиболее важной частью управления проектом.Эффективный план проекта включает в себя определение объема и технико-экономическое обоснование. Только после того, как будет составлен успешный план, можно приступать к его выполнению.

      Существует различное программное обеспечение для управления проектами, которое можно использовать для эффективного планирования проектов, и одним из самых простых и популярных является план проекта в Excel.

      Microsoft Excel — одна из наиболее широко используемых программ для работы с электронными таблицами в мире. Его используют люди всех возрастных групп — в школах, колледжах, дома и в офисах.Excel является неотъемлемой частью большинства организаций для создания отчетов о ходе работы и управления бизнес-данными.

      Программа последипломного образования по управлению проектами
      Полная программа управления проектамиОбзор курса

      Что такое план проекта?

      В Книге знаний по управлению проектами (PMBOK) план проекта определяется как формальный документ, который утверждается всеми вовлеченными сторонами и содержит рекомендации относительно того, как проект выполняется и контролируется.

      План проекта должен дать ответы на следующие вопросы:
      • Что: Каковы основные результаты проекта?
      • Как: Должны ли мы получать результаты рано или вовремя?
      • Кто: Кто будет участвовать в проекте и каковы будут их обязанности?
      • Когда: Когда начнется проект и когда он должен быть завершен?

      Теперь давайте проверим процесс управления проектами в Excel.

      Запишитесь на наш сертификационный курс PMP сегодня и создайте прочную основу в принципах управления проектами

      Управление проектами с помощью Excel

      Microsoft Excel часто используется менеджерами проектов в качестве простого инструмента управления проектами, работающими над проектами малого или среднего размера, для визуализации, планирования и отслеживания хода выполнения.

      Excel позволяет руководителям проектов планировать каждую задачу с помощью электронных таблиц, содержащих столбцы со списком задач, их владельцами, а также датами начала и окончания каждой задачи.Среди прочего, большинство предприятий в значительной степени полагаются на электронные таблицы для записи доходов, расходов и накладных расходов — в первую очередь всего, что бизнес делает для управления своим соответствующим бюджетом.

      Зачем использовать Microsoft Excel?
      • Простое управление данными. В Excel есть несколько инструментов, которые можно использовать для сортировки и поиска данных. Это делает управление проектами с помощью Excel более эффективным и действенным.
      • Аналитические инструменты для эффективного анализа. Excel помогает профессионалам анализировать большие объемы данных и визуализировать их с помощью графиков и диаграмм.
      • Простое отслеживание и мониторинг состояния проекта. Вы можете создавать графики и временные диаграммы, которые помогают отслеживать статус проекта.
      • Шаблоны управления проектами, помогающие собирать данные и выявлять зависимости. Это поможет вам отслеживать ход работы и сравнивать предполагаемые даты с фактическими датами.
      Бесплатный курс: Введение в MS Excel
      Изучите основы MS ExcelЗарегистрируйтесь сейчас

      Как создать диаграмму Ганта в Excel

      Диаграмма Ганта — это горизонтальная гистограмма, используемая в управлении проектами.Он обеспечивает графическое представление расписания проекта в Excel, что помогает создавать и отслеживать сроки, а также ресурсы, необходимые для выполнения проекта.

      Шаги для создания диаграммы Ганта в Excel:

      1. Изготовление проектного стола

      Каждая задача указана в отдельной строке с соответствующей датой начала и сроком (количество дней, необходимое для выполнения этой задачи).

      2. Создайте линейчатую диаграмму Excel

      • Выберите диапазон начальной даты, B1: B11
      • Перейдите на вкладку «Вставка», выберите группу гистограмм.
      • Затем выберите столбец с накоплением в группе двумерных гистограмм.

      • В результате у нас будет гистограмма, как показано на рисунке.

      3. Добавление срока владения на карту

      • Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте графика
      • Выберите параметр «Выбрать данные» в раскрывающемся меню

      Магистерская программа PMP Plus
      Все, что вам нужно для поддержания сертификата PMPОбзор курса
      • Откроется окно «Выбор источника данных»
      • Дата начала уже есть в записях
      • Нажмите кнопку «Добавить», чтобы ввести срок владения

      • Введите «Tenure» в названии серии
      • Затем нажмите на значок «выбор диапазона»

      • Затем выберите срок пребывания в первой ячейке из C2
      • Перетащите все соответствующие ячейки

      • Нажмите «ОК» в диалоговом окне
      • Получаем эту гистограмму на экране

      4.Добавление описания задачи на диаграмму Ганта

      • Открытие диалогового окна «Выбор источника данных»
      • Нажмите кнопку «Изменить», как показано на рисунке 

      • Теперь мы можем видеть задачи в левой части диаграммы Ганта.

      5. Переход от гистограммы к диаграмме Ганта

      • Нажмите на столбцы и выберите «Формат ряда данных»

        БЕСПЛАТНЫЙ курс: Введение в CAPM®
        Станьте CAPM® с этим курсом БЕСПЛАТНО Зарегистрируйтесь сейчас
      • Выберите «Без заполнения» в диалоговом окне «Формат ряда данных»

      • Мы можем видеть диаграмму Ганта на основе введенных нами данных.

      • Нажмите на панель задач
      • Выберите параметр «Категории в обратном порядке» в диалоговом окне «Формат оси»

      • Теперь задачи расположены в правильном порядке, и у нас есть вот такая диаграмма Ганта

      • Как мы видим, даты на диаграмме Ганта относятся к 11 декабря, а даты, которые мы ввели, относятся к 01 января
      • .
      • Скопируйте первую дату в любой ящик

      • Теперь нажмите на скопированную дату и перейдите в меню «Главная», чтобы выбрать показанное диалоговое окно

      • Выберите опцию «Число» в раскрывающемся меню

      • Теперь мы можем видеть число, отображаемое в выбранном поле 

      • Теперь щелкните даты на диаграмме Ганта, и откроется диалоговое окно «Формат оси»
      • Поместим число, полученное на предыдущем слайде, здесь в поле «Минимум»

      • Это последняя диаграмма Ганта, которую мы получили:

       

      6.Улучшение дизайна диаграммы Ганта

      • Мы можем изменить цвет или добавить эффекты на панель

      Наконец, давайте рассмотрим некоторые шаблоны Microsoft Excel, которые еще больше упрощают процесс управления проектами.

      Новый курс: основы PMP
      Изучение планирования проектов, тайм-менеджмента и др. Зарегистрируйтесь сейчас

      Шаблоны Microsoft Excel Шаблоны

      Microsoft Excel дают указания по способам управления и мониторинга задач, подзадач и их хода выполнения в проекте.

      Давайте рассмотрим несколько стандартных шаблонов Microsoft Excel.

      1. Шаблон обзора проекта Excel

      • Шаблон обзора проекта дает четкий обзор всех запланированных, незавершенных и завершенных задач
      • Этот шаблон позволяет руководителям проектов измерять ход выполнения проекта и делиться ими с заинтересованными сторонами

      2. Шаблон бюджета Excel

      • Шаблон бюджета отслеживает все расходы по проекту для точного управления бюджетом
      • Этот шаблон помогает руководителям проектов сравнивать запланированный бюджет для каждой фазы проекта с фактическими затратами

      3.Шаблон отслеживания проектов Excel Sprint

      • Средство отслеживания проектов спринтов используется в гибких проектах для планирования и определения приоритетов различных сессий или спринтов
      • Этот шаблон включает дату начала, дату окончания, продолжительность каждой задачи и процент выполнения

      4. Трекер проекта Excel

      • Project Tracker включает все задачи с их статусом и владельцами, процентом выполнения и запланированным, а также запланированной продолжительностью по сравнению с фактической продолжительностью
      • Этот шаблон отслеживает все запланированные задачи и отслеживает их соответствие исходному плану

      5.Шаблон расписания проекта Excel

      • Шаблон расписания проекта обеспечивает четкое представление всей работы, связанной с реализацией проекта
      • Этот шаблон помогает эффективно управлять проектом, отслеживать время и любую просроченную работу

      6. Шаблон отчета о статусе проекта Excel

      • В шаблоне отчета о состоянии проекта перечислены результаты, разработки и риски, связанные с проектом
      • Этот шаблон дает руководителям проектов возможность информировать всех, кто участвует в критически важных операциях проекта
      • .

      7.Трекер вех в Excel

      • Milestone Tracker помогает отслеживать ход различных событий в проекте
      • Этот шаблон помогает руководителям проектов перечислять свои критические вехи и отслеживать их производительность по временной шкале проекта в Excel
      • .
      Вопросы к практическому экзамену PMP
      Испытайте свои навыки управления проектами. Пройдите тест 8. Планировщик проектов Excel

      • Планировщик проектов содержит список задач и их владельца, а также дату начала и окончания каждой задачи
      • Этот шаблон помогает отслеживать ход выполнения проекта, сравнивая расчетные даты задач с фактическими датами

      Поднимите свои проектные планы на новый уровень

      Чтобы узнать больше о планировании проектов, посмотрите наше видео «Планирование проектов в Excel».Это видео поможет вам понять процесс планирования проекта с помощью Microsoft Excel. В нем мы объясняем процесс управления проектами в Excel и подробно описываем причины, по которым мы должны использовать этот инструмент для эффективного управления проектами.

      Учись бесплатно! Получите доступ к нашей библиотеке из более чем 2000 обучающих видео. Чего же ты ждешь?

      План проекта в Excel зарекомендовал себя как эффективный и развивающийся метод получения успешных результатов для проектов по всему миру в сотнях отраслей.Когда профессионал решает подробно изучить решение, он готовится к успеху и, возможно, лучше подходит для руководящей роли.

      Simplilearn — ведущая организация, предоставляющая обучение для работы в цифровой экономике. Мы внедряем инновации и ускоряем карьерный рост для тысяч таких профессионалов, как вы. Сегодня вы можете записаться на курс обучения сертификации PMP, который подготовит вас к сертификационному экзамену PMP.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *